PT.

Graha Bumi Hijau

SISTEM KONTROL
LACAK BALAK FSC,
PT.GBH Cikampek
(FSC CoC Documented Control System)

Lokasi Kantor Pusat : Gedung Ranuza 4 Jalan Timor No. 10 RT/RW. 009/004 Kel.
Gondangdia kec. Menteng, Jakarta Pusat
Tel/fax : 62-21-29650800 / 62-21-53120362
Email : grahabumihijau@gmail.com ; kelik@tessatissue.com
Website : www.tessatissue.com
Penanggungjawab : Manajemen Representatif
Date Update : 10 Agustus 2018

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 1 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

DAFTAR ISI

Introduksi ………………………………………………………………………………………………………………….. 3
A. Cakupan Sertifikat Lacak Balak ..…………………………………………………………………… 7

B. Ruang Lingkup ………….…….……………………………………………………………………………… 7

C. Tanggal Efektif dan Validitas….……………………………………………………………………… 8

Bagian I: Persyaratan Umum

1. Sistem Manajemen CoC .………………………………………………………………………………… 9
2. Sumber Bahan/ Material …………………………………………………………………………………. 19
3. Penanganan Bahan/ Material ….……………………………………………………………………. 22
4. Pencatatan Produk dan Material FSC .…………………………………………………………… 25
5. Penjualan ….……………………………………………………………………………………………………… 28
6. Kepatuhan Terhadap Legalitas Kayu …………..…….………………………….……………… 31

Bagian II: Kontrol Klaim FSC

7. Pembentukan Kelompok Produk Untuk Pengendalian Klaim FSC ……………… 32
8. Sistem Transfer dan Sistem Kredit ………………………………………………………………….. 33

Bagian III: Persyaratan Tambahan

9. Syarat Pelabelan FSC ………..……………………………………………………………………………. 36
10.Penanganan Pengaduan/Klaim FSC …….............................................. 38

Bagian IV: Kriteria Kelayakan Untuk Sertifikasi CoC Tunggal

11.Kelayakan Sertifikasi CoC Tunggal …..……………………………………………………………. 39

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 2 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

INTRODUKSI

PROFILE PERUSAHAAN

PT. Graha Bumi Hijau adalah salah satu perusahaan dari Group Muba Green Indonesia
yang didirikan pada Tahun 2017 yang berlokasi di Kawasan Industri Kujang Cikampek
(KIKC) Kav. II-A1 Dawuan Tengah, Cikampek-Jawa Barat, 41373. Pabrik PT. Graha Bumi
Hijau berdiri di atas lahan seluas 6,5 Ha dan Converting PT. Graha Bumi Hijau yang
beralamatkan di Jl Raya Teuku Umar Km 43-44 Bekasi
17520, Indonesia

PT. Graha Bumi Hijau memproduksi berbagai jenis tissue dengan teknologi tinggi dan
higienis. Untuk informasi perusahaan lebih lanjut dapat dilihat di website :
www.tessatissue.com

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 3 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

VISI MISI

VISI
MENJADI PERUSAHAAN JARINGAN GLOBAL TERKEMUKA
DAN DIHORMATI YANG MEMBERIKAN NILAI SUPERIOR
KEPADA PELANGGAN, KOMUNITAS, KARYAWAN, DAN
PEMEGANG SAHAM DENGAN KESINAMBUNGAN UNTUK
MEMPERTAHANKAN KEBERLANJUTAN BISNIS DI BAWAH
PANDUAN GARIS FSC ( Forest Stewardship Council ).

MISI
1. MENINGKATKAN PENJUALAN DAN PANGSA PASAR
2. MENGEMBANGKAN PRODUKSI DAN MENINGKATKAN
EFESIENSI DENGAN YANG TERBARU TEKNOLOGI
RAMAH LINGKUNGAN
3. MENCIPTAKAN PRODUK BARU YANG INOVATIF DAN
BERMANFAAT BAGI MASYARAKAT
4. MENINGKATKAN KETRAMPILAN KARYAWAN YANG
MERUPAKAN BAGIAN INTEGRAL DARI KESUKSESAN
5. MENCIPTAKAN GCG SEBAGAI PRINSIP UTAMA
PERUSAHAAN UNTUK KEBERLANGSUNGAN BISNIS
6. MEMAKSIMALKAN NILAI PEMEGANG SAHAM

KEBIJAKAN PT. GBH TENTANG FSC

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 4 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Kebijakan PT. GBH tentang FSC

PT. Graha Bumi Hijau bekerja sama dengan Dewan Kepengurusan Hutan atau
afiliasinya (selanjutnya disebut: FSC) dengan menjadi anggota atau memiliki hubungan
kontrak dengan FSC. PT. Graha Bumi Hijau menyatakan bahwa telah membaca dan
memahami “Kebijakan untuk Asosiasi Organisasi dengan FSC” seperti yang diterbitkan
di www.fsc.org.

PT. Graha Bumi Hijau selama bekerja sama dengan FSC, menyatakan untuk menolak
melakukan secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam kegiatan sebagai
berikut:

a) Illegal logging atau perdagangan kayu illegal atau hasil hutan;

b) Pelanggaran hak asasi manusia tradisional dan dalam operasi kehutanan;

c) Penghancuran nilai konservasi tinggi dalam operasi kehutanan;

d) Signifikan konversi hutan menjadi perkebunan atau penggunaaan non-hutan;

e) Pengenalan organisme hasil rekayasa genetika dalam kegiatan kehutanan;

f) Pelanggaran terhadap konvensi inti ILO sebagaimana didefinisikan dalam

Deklarasi ILO tentang Prinsip dan Hak Dasar di Tempat Kerja.

Jakarta, 10 August 2018

JAKA
Direktur

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 5 of 41

 ST
RU
KT
PT. Graha Bumi Hijau
UR
PURCHA OR
SING GA
PEMBELI NI
MANA
ANPRODUK SA
LOGISTI
SALES STAFF GEMEN
BAHAN SI SI
TRADEK MR T
VOLUME
FAKTOR KO
PENERIM
MARK DOKUME REPRES
ACCOUTI
KONVER OR
AAN
USE N TASI ENTATI
NG
SI DI
DAN
SALE DAN VE
VOLUME
PENYIMP NA
DAN
PRODUK LAPORA
ANAN N SI
INVOICE
SI
SERTA FS
SYSTEM
PENGIRI C
CLAIM
Co
C
PT.
GR
AH
A
ADMINISTRASI
BU
DOKUMEN
MI & LAPORAN
HI
JA
U

Buat Oleh :

HRD
PRODUKSI
TRAININGKONVERSI
FAKTOR
PENERIMAAN
VOLUME PRODUKSI
KARYAWAN SISTEM
KELIK HERIYONO
MANAGEMENT
REPRESENTATIVE

HRD
TRAININ
G
PENERIM
AAN
KARYAW
AN
SISTEM

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 6 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

A. Cakupan

Tujuan standar adalah untuk menyediakan persyaratan pengelolaan dan produksi

minimum untuk CoC dalam sebuah organisasi untuk menunjukkan bahwa bahan dan
produk berbasis hutan yang dibeli, diberi label, dan dijual sebagai sertifikasi FSC
berasal dari hutan yang dikelola dengan baik, sumber yang dikontrol, bahan
reklamasi, Atau campuran dari ini, dan klaim terkait yang sah dan akurat

B. Ruang Lingkup Sertifikat Lacak Balak

1.1 Deskripsi (FSC)

Kategori Material Bahan Baku untuk semua FSC MIX X , FSC MIX CREDIT dan FSC
Kelompok Produk FSC; CONTROL WOOD

Sistem Pengontrolan Klaim FSC Sistem Kredit dan Sistem Transfer

Klaim FSC untuk Kelompok Produk FSC FSC MIX dan FSC CONTROL WOOD

Penggunaan Merk Dagang FSC  Label FSC untuk Produk

 Promotional Panel FSC untuk Hal
Promosi
 Label CB

Lokasi yang dilibatkan dalam cakupan PT. GBH

sertifikat FSC COC Gedung Ranuza 4 Jalan Timor No. 10
RT/RW. 009/004 Kel. Gondangdia kec.
Sistem Kontrol Lacak Balak Page 7 of 41
 PT. Graha Bumi Hijau

Menteng, Jakarta Pusat

PABRIK
Kawasan Industri Kujang Cikampek ( KIKC )
Kav.II-A1 Dawuan Tengah.

Cakupan kegiatan di PT. GBH :

 Sebagai pusat manajemen CoC di pabrik
 Administrasi penggunaan label FSC untuk
produk dan promosi
 Penyimpanan seluruh dokumentasi FSC
COC
 Memproduksi semua kelompok produk FSC
meliputi, penyimpanan bahan baku, proses
produksi, finishing dan packing, shipping.

C. Tanggal Efektif dan Validitas

No Tindakan Revisi Nomor Revisi Tanggal Terbit

1. Sistem Kontrol Lacak Balak FSC, serta update

FSC STD-50-001 V2-0, FSC STD-40-004 versi 3.0 00 10-Agustus-18
(COC) dan FSC STD-50-004 versi 3.0 (CW)

Bagian I : Persyaratan Umum

1. Sistem Manajemen CoC

1.1 Tanggung Jawab
Sistem Kontrol Lacak Balak Page 8 of 41
 PT. Graha Bumi Hijau

Management Representative (MR) untuk sistem lacak balak FSC adalah penanggungjawab
keseluruhan sistem lacak balak di PT. Graha Bumi Hijau, termasuk kewenangan dalam
pemenuhan hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan dan pelaksanaan sistem kontrol
lacak balak yang mana harus sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ada di standar FSC-
STD-40-004v3.0 dan beberapa standar pendukung lainnya.

1.2 Prosedur
Semua prosedur dan/atau instruksi kerja yang didefinisikan dalam sistem kontrol lacak balak
untuk kebutuhan di PT. Graha Bumi Hijau, adalah dibawah tanggungjawab Wakil Manajemen
Lacak Balak FSC, termasuk tanggung jawab untuk memelihara dan memperbarui semua
prosedur/instruksi kerja yang ada di sistem kontrol setiap saat diperlukan dan tetap harus
mengacu pada semua syarat-syarat yang diminta oleh standar lacak balak FSC dan Badan
Sertifikasi (CB).

Dalam praktiknya, wakil manajemen akan dibantu oleh beberapa staff inti dalam memelihara
dan melakukan pembaruan prosedur/sistem lacak balak FSC.

Personil yang bertanggungjawab di area-area utama di setiap prosedur yang tercakup dalam
sistem kontrol FSC COC, di tetapkan oleh Top Managemen PT. Graha Bumi Hijau.

1.2.1. Daftar Personil di Area-area Utama dalam Prosedur Lacak Balak FSC:

Personil
Divisi
PT. GBH
Manajemen Representatif Kelik Heriyono
Kepala Bagian Pembelian Bhoni
Kepala Bagian Keuangan Ayu R
Kepala Bagian Pelabelan Resta P
Kepala Bagian SDM Della
Kepala Bagian Gudang Bahan Baku Resta P
Kepala Bagian K3 Kelik Heriyono
Kepala Bagian Produksi Liberty
Kepala Bagian Dokumentasi CoC Asep Lukman
Kepala Bagian Penjualan & Shipping Pandu

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 9 of 41


1.2.2. Tanggungjawab Personil dan Kualifikasi/Ukuran Pelatihan
Prosedur Tanggungjawab Prosedur
Management Penanggung jawab keseluruhan lacak balak CoC di
Representative (MR) PT. GBH termasuk kewenangan dalam Pemenuhan
hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan dan
pelaksanaan sistem kontrol lacak balak yang mana
harus sesuai dengan persyaratan-persyaratan lacak
balak FSC, meliputi:
 Memastikan perusahaan sudah menjalankan
prosedur dan sistem berdasarkan persyaratan-
persyaratan FSC;
 Melakukan komunikasi dan negosiasi dengan
pembeli dan sub-kontraktor/outsourcing;
 Melakukan update daftar kelompok produk FSC
pada saat di perlukan;
 Melakukan update prosedur/sistem kontrol lacak
balak FSC sesuai dengan persyaratan-
persyaratan terbaru dari masing-masing standar
terkait;
 Membuat perencanaan dan pelaksanaan
pelatihan untuk seluruh staff dan pekerja yang
terlibat dalam sistem kontrol lacak balak FSC;
 Memonitor kontrak/perjanjian dengan sub-
kontraktor/outsourcing, serta mengawasi
pelaksanaannya;
Mengkoordinir pembuatan label FSC untuk
produk, promosi, dan sesuai dengan standar-
standar merk dagang FSC dan CB untuk produk
dan promosi
Kepala Bagian  Mempromosikan produk-produk FSC kepada
Penjualan/export, pembeli;
Sistem Kontrol Lacak Balak
PT. Graha Bumi Hijau
Kualifikasi dan/atau Ukuran Pelatihan
 Minimum dalam posisi sebagai kepala bagian di
PT. GBH;
 Memiliki kemampuan memimpin;
 Memiliki keahlian mengenai komputer dan
bahasa;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Memahami keseluruhan proses di PT. GBH;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0), baik yang diadakan oleh
perusahaan maupun oleh pihak luar;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar penggunaan trademark FSC
dalam produk maupun untuk promosi (FSC-STD-
50-001);
 Mengerti dan Memahami persyaratan
penggunaan trademark badan sertifikasi.
 Minimum 2 tahun telah memiliki pengalaman
dalam bidang penjualan;
Page 10 of 41

 Mempersiapkan kontrak penjualan (Sales
Contract) dengan pembeli;
 Membuat invoice penjualan dan packing list, dan
memastikan invoice untuk FSC, tidak tercampur
dengan yang non-FSC;
 Mengurus dokumen perkapalan/transportasi
untuk expor (BL, etc), dan memastikan dokumen
untuk FSC, tidak tercampur dengan yang non-
FSC;
 Memastikan semua informasi yang disyaratkan
oleh FSC telah dicantumkan dalam invoice dan
dokumen-dokumen perkapalan;
 Bekerjasama dengan staff bagian pengepakan
dan pengiriman, memastikan produk FSC yang
akan dikirim sudah sesuai dengan klasifikasi
barang yang diminta oleh pembeli dan mengikuti
standar FSC;
 Bekerjasama dengan staff bagian pengepakan,
memastikan penggunaan label FSC yang
tertempel di barang/kardus sudah sesuai dengan
klaim FSC dan standar yang terkait untuk
pelabelan;
 Membuat catatan dan laporan penjualan secara
manual dan database;
Kepala Bagian  Melakukan inspeksi ke lokasi supplier untuk
Pembelian memastikan bahan baku yang akan di beli sesuai
dengan spesifikasi PT. GBH;
 Mengkonfirmasi harga bahan baku;
 Melakukan verifikasi validitas supplier dan
cakupan produk FSC yang dijualnya melalui
website FSC;
 Setelah kontrak penjualan (sales contract)
diterima dan ditandatangani, bagian pembelian
Sistem Kontrol Lacak Balak
PT. Graha Bumi Hijau
 Memiliki kemampuan memimpin;
 Memiliki keahlian mengenai komputer dan
bahasa;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Memahami keseluruhan proses penjualan dan
pemasaran di PT. GBH;
 Memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam
pengurusan dokumen perkapalan/transportasi;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai prosedur penjualan di PT. GBH;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0), terutama persyaratan
FSC yang berkaitan dengan
penjualan/pemasaran;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar penggunaan trademark FSC
dalam produk maupun untuk promosi (FSC-STD-
50-001);
 Mengerti dan Memahami persyaratan
penggunaan trademark badan sertifikasi
 Minimum 2 tahun telah memiliki pengalaman di
bidang pembelian bahan baku;
 Memiliki kemampuan memimpin;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Memahami keseluruhan proses pembelian
bahan baku di PT. GBH;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
Page 11 of 41

mempersiapkan daftar pesanan (Purchase
Order);
 Memastikan Sales Contract dan Purchase Oder
mencantumkan informasi yang disyaratkan oleh
standard FSC seperti material kategori, kode
sertifikat FSC dan lainnya;
 Bekerjasama dengan bagian penerimaan di log
yard, memastikan invoice supplier dan dokumen
pendukung lainnya diidentifikasi untuk
memeriksa hal-hal yang disyaratkan dalam
standar FSC;
 Membuat laporan pembelian bahan baku.
Kepala Bagian  Memonitor pencatatan semua penerimaan
Warehouse (raw bahan baku (termasuk pengecekan dokumen
material) angkutan, surat jalan)
 Memberikan identifikasi terhadap semua
raw material FSC;
 Mempersiapkan raw material sesuai
permintaan bagian produksi dan cross-check
dengan job order;
 Pengiriman raw material ke bagian produksi;
 Memonitor semua stock raw material
berdasarkan kategori FSC;
 Melakukan pelabelan untuk masing-masing raw
material FSC;
 Memastikan penyimpanan raw material FSC
aman dan terpisah dari material bukan-FSC;
 Melakukan administrasi bahan pembantu dan
melakukan stock opname setiap bulannya;
 Memastikan staff warehouse telah melakukan
identifikasi dan pemisahan yang jelas untuk
semua material FSC;
 Memastikan staff warehouse mencatat semua
data material baik penerimaan maupun
Sistem Kontrol Lacak Balak
PT. Graha Bumi Hijau
mengenai prosedur pembelian di PT. GBH
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0), terutama persyaratan
FSC yang berkaitan dengan pembelian dan
penerimaan;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar penggunaan trademark FSC
dalam produk maupun untuk promosi (FSC-STD-
50-001);
 Minimum 2 tahun telah memiliki pengalaman di
proses gudang bahan baku;
 Memiliki kemampuan memimpin;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Memahami keseluruhan proses pergudangan
bahan baku termasuk penandaan di PT. GBH;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai prosedur warehouse di PT. GBH;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0), terutama persyaratan
FSC yang berkaitan penerimaan raw material
(gudang)
Page 12 of 41
 PT. Graha Bumi Hijau

pengeluaran.
Kepala Bagian  Membuat permintaan pulp ke warehouse sesuai  Minimum 2 tahun memiliki pengalaman di
Produksi job order; bidang industry tissu;
 Memastikan jalannya produksi sudah  Memiliki kemampuan memimpin;
berdasarkan job order;  Memiliki komitmen yang kuat untuk
 Menganalisa efisiensi & jam kerja; mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
 Memonitor hasil kerja produksi mulai dari awal sesuai dengan standar yang berlaku;
hingga produk jadi;  Memahami keseluruhan proses produksi PT.
 Memastikan bahwa selama proses produksi, GBH;
material FSC disimpan, diberikan  Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
identifikasi/penandaan, dan terpisah dari mengenai prosedur produksi di PT. GBH;
material bukan-FSC;  Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
 Memastikan bahwa selama proses produksi, mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
semua data volume material FSC (FSC-STD-40-004 v3.0), terutama persyaratan
terdokumentasi dengan baik. FSC yang berkaitan dengan produksi;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar penggunaan trademark FSC
dalam produk maupun untuk promosi (FSC-STD-
50-001)
Kepala Bagian  Menerima data log FSC dan bukan-FSC, lengkap  Minimum 2 tahun memiliki pengalaman di
Dokumentasi CoC FSC dengan dokumen angkutan; bidang administrasi dan dokumentasi;
 Menerima data bahan baku, lengkap dengan  Memiliki komitmen yang kuat untuk
dokumen angkutan; mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
 Mengumpulkan data proses produksi (label & sesuai dengan standar yang berlaku;
laporan harian);  Memahami keseluruhan proses administrasi.
 Input data produksi per mesin sampai produk  Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
jadi dan packing; mengenai prosedur administrasi di PT. GBH;
 Memisahkan data produksi terkait untuk  Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
kategori FSC, dan membuat rangkuman terpisah mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
masing-masing kategori per kelompok (FSC-STD-40-004 v3.0), terutama persyaratan
produknya FSC yang berkaitan dokumentasi hal-hal yang
berkaitan dengan sertifikasi FSC;

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 13 of 41


Kepala Bagian  Mempersiapkan design penggunaan trademark
Pelabelan FSC FSC berdasarkan standar FSC tentang pelabelan
baik untuk on-product maupun promosi/off-
product;
 Berkoordinasi dengan wakil manajemen lacak
balak FSC dalam merancang trademark FSC
untuk suatu produk atau promosi
 Sebagai kontak utama dengan Badan sertifikasi
dalam proses aplikasi label;
 Melampirkan semua aplikasi penggunaan label
FSC kepada Badan sertifikasi untuk
persetujuan;
 Menyimpan semua koresponsensi atau dokumen
persetujuan label FSC dalam bentuk hard copy
atau elektronik file;
Kepala Bagian SDM  Menyiapkan program-program pelatihan dan
pengembangan karyawan
 Berkoordinasi dengan wakil manajemen lacak
balak FSC dalam setiap penyelenggaraan
pelatihan lacak balak FSC baik dari internal
maupuan eksternal sesuai dengan rencana
pelatihan
 Menyiapkan karyawan sesuai dengan klasifikasi
yang diminta oleh bagian masing-masing dengan
mengacu kepada standar yang berlaku nasional
maupun internasional
 Menyediakan kegiatan pemeliharaan area kerja,
kebersihan dan menjamin keamanan didalam
area kerja
Sistem Kontrol Lacak Balak
PT. Graha Bumi Hijau
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b)
 Minimum 1 tahun memiliki pengalaman
dibidang pelabelan;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0), terutama yang
berkaitan dengan pelabelan;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
 Minimum 2 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar penggunaan trademark FSC
dalam produk maupun untuk promosi (FSC-STD-
50-001)
 Minimum 1 tahun memiliki pengalaman
dibidang pengembangan SDM ;
 Memiliki komitmen yang kuat untuk
mengimplementasikan sistem lacak balak FSC
sesuai dengan standar yang berlaku;
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar lacak balak FSC versi terbaru
(FSC-STD-40-004 v3.0)
 Minimum 1 kali telah mendapat pelatihan
mengenai standar-standar tambahan (FSC-STD-
40-004a & FSC-STD-40-004b);
Page 14 of 41
 PT. Graha Bumi Hijau

 Memastikan syarat-syarat legal formal

perusahaan berjalan dengan baik
 Melakukan manajemen administrasi karyawan
meliputi penerimaan, mutasi, promosi, legal
dokumen dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 15 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

1.3 Pelatihan
Perencanaan dan Penerapan Pelatihan di PT. GBH, adalah dibawah tanggungjawab HRD.

PT. GBH menganggap penting adanya pelatihan internal baik untuk staff inti maupun pekerja
produksi harian yang secara langsung/tidak langsung terlibat dalam proses produksi semua
produk-produk FSC.

Tujuan utama pelatihan adalah untuk memberikan pengetahuan dan kesadaran pemahaman
mengenai persyaratan-persyaratan dalam standar lacak balak FSC, yang kemudian dapat
diterapkan dalam proses produksi semua kelompok produk FSC di area-area utama setiap
prosedur.

Kebutuhan pelatihan mengenai dasar-dasar standar lacak balak (CoC) wajib diberikan untuk
semua staff dan pekerja, tanpa terkecuali, minimum 1 kali dalam setahun. Hal ini dilakukan
untuk memberikan pencerahan dan update mengenai persyaratan-persyaratan standar lacak
balak FSC terbaru. Pendalaman standar untuk staff inti dapat dilakukan lebih dari 1 kali
dalam setahun, sesuai kebutuhan. Sedangkan kebutuhan pelatihan yang lebih spesifik
mengenai bagian yang dikerjakan akan diadakan saat penerimaan pekerja baru atau saat
diperlukan.

Perencanaan pelatihan yang meliputi waktu pelatihan, peserta pelatihan, dan session/materi
pelatihan, akan dipertimbangkan berdasarkan kualifikasi dan/atau ukuran pelatihan yang
sudah di definisikan untuk masing-masing bagian.

Semua dokumen hasil pelatihan seperti notulensi/materi pelatihan, daftar hadir, photo, dan
dokumen pendukung lainnya akan di simpan dalam hard file selama 5 tahun, dan disiapkan
untuk kebutuhan evaluasi auditor Badan sertifikasi saat audit FSC.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 16 of 41


1.3.1 Rencana Pelatihan
Materi Pelatihan (Berdasarkan
Kualifikasi/ukuran pelatihan -
bag. 2.2)
1. Sistem Kontrol
Lacak Balak FSC PT. GBH
2. Gambaran
umum mengenai standar
lacak balak FSC (STD-40-
004V3.0, STD-40-004a,
STD-40-004b; STD-50-001)
3. Pelatihan
Penggunaan Trademark
milik Certification Body
Pendalaman materi standar
lacak balak FSC untuk masing-
masing personil yang
bertanggungjawab di setiap
prosedur CoC
Pendalaman materi standard
penggunaan merek dagang FSC
(FSC STD-50-001), serta CB
Trademark Guidance
Sistem dan prosedur penjualan
dan shipping PT. GBH
Sistem pelabelan produk FSC
Sistem dokumentasi penjualan,
perkapalan, transportasi
Sistem dan prosedur Pembelian
dan Penerimaan PT. GBH
Sistem identifikasi bahan baku
dan pemisahan
Sistem dokumentasi pembelian
dan penerimaan
Sistem dan prosedur produksi
PT. GBH
Sistem identifikasi bahan baku
di proses produksi serta
pemisahannya
Sistem Kontrol Lacak Balak
PT. Graha Bumi Hijau
Peserta Pelatihan Waktu Pelatihan Pelatih
 Wakil Manajemen 1 kali dalam setahun Konsultan/Internal
CoC FSC;
 Kepala Bagian setiap
prosedur CoC FSC;
 Staff inti setiap
prosedur CoC FSC;
 Kepala Bagian setiap Minimal 1 kali dalam Konsultan atau
prosedur CoC FSC; setahun Wakil Manajeman
 Staff inti setiap
prosedur CoC FSC
 Kepala bagian Minimal 1 kali dalam Konsultan atau
pelabelan dan setahun Wakil Manajeman
staffnya
 Kepala bagian 1 kali dalam setahun Konsultan atau
penjualan/shipping Wakil Manajemen
dan staff nya
 Pekerja lapangan
 Kepala bagian 1 kali dalam setahun Konsultan atau
pembelian dan Wakil Manajemen
staffnya
 Kepala bagian
penerimaan (bahan
baku,barang jadi,
warehouse) dan staff
nya
 Pekerja lapangan
 Kepala bagian 1 kali dalam setahun Wakil Manajemen
produksi dan staffnya
 Pekerja lapangan
Page 17 of 41
 PT. Graha Bumi Hijau

Manajemen dan organisasi Seluruh kepala bagian, 1 kali dalam setahun Konsultan, Manajer
(tanggungjawab, staff, dan pekerja umum/HRD, atau
kepemimpinan, dll) Wakil Manajemen

Komputer, database, bahasa Staff yang membutuhkan Tidak pasti, setiap saat Konsultan, Manajer
diperlukan umum/HRD, atau
Wakil Manajemen

Sistem kerja mesin dan Pekerja harian produksi Tidak pasti, setiap saat Kepala bagian
produksi diperlukan produksi

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 18 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

2. Sumber Bahan/ Material

Penanggungjawab : Manager Pembelian

Proses pembelian meliputi : permintaan pembelian, pemilihan pemasok (supplier),

pembuatan Order Pembelian (PO) dimana proses komunikasi, negosiasi, administrasi dan
penyimpanan dokumentasi pembelian dilakukan di kantor pusat PT. Graha Bumi Hijau.

2.1 Permintaan Pembelian

Berdasarkan laporan stock bahan baku pulp dari Admin Logistik Dept., Seksi Eksport / Import
membuat laporan PO outstanding, laporan pembelian pulp dan laporan average persediaan
harian dan mendistribusikan laporan-laporan tersebut ke GM Finance & Admin. GM Finance &
Admin akan memutuskan untuk melakukan pembelian bahan baku dengan menyebutkan
volume (Qty) bahan baku yang akan dibeli disertai FSC claimp atas product dan
mengistruksikan ke Seksi Eksport / Import untuk membuat Surat Permintaan Membeli Barang
(SPMB). Adapun tahapan dalam pembuatan SPMB yang dilakukan oleh Seksi Eksport / Import
meliputi :

2.1.1 Pembuatan Surat Permintaan Membeli Barang

Seksi Eksport / Import membuat Surat Permintaan Membeli Barang (SPMB) 4 rangkap dengan
mengikuti ketentuan sebagai berikut :

a) Menyebutkan no dokumen SPMB (ref. IK-PRC-0001)

b) Menyebutkan department pembuat SPMB
c) Menyebutkan tanggal pembuatan SPMB
d) Menyebutkan product claim (kategori) bahan baku pulp, species bahan baku pulp
e) Menyebutkan satuan bahan baku pulp
f) Menyebutkan volume (kuantitas) bahan baku pulp
g) Menyebutkan syarat dokumen yang harus disertakan dalam pengiriman produk (COA, COO)

2.1.2 Otorisasi dan distribusi SPMB

Proses otorisasi SPMB dilakukan setelah Seksi Eksport / Import memberikan tanda tangan
dalam formulir SPMB rangkap 4 sebagai peminta barang, kemudian didistribusikan ke GM
Finance & Admin untuk diotorisasi sebagai Kepala Bagian, didistribusikan ke Manager
Pembelian untuk diotorisasi sebagai koordinator pembelian, setelah proses otorisasi selesai,
distribusi fisik SPMB sebagai berikut:

- Lembar 1 didistribusikan ke bagian Logistik Pusat untuk pembuatan PO

- Lember 2 dilampirkan dalam bukti kas (proses pembayaran hutang)
- Lembar 3 didistribusikan ke logistik
- Lembar 4 disimpan oleh Seksi Eksport / Import untuk diarsip selama 5 tahun.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 19 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

2.2 Pembuatan Order Pembelian (PO)

Pemilihan pemasok merupakan satu rangkaian proses dalam pembuatan Order Pembelian
(PO), proses pembuatan order pembelian diawali dengan permintaan penawaran harga /
Kontrak ke supplier terpilih, kemudian supplier memberikan sales confirmation and contract
dengan menyebutkan :

- Product claim ( FSC mix %, atau FSC Controlled Wood)

- Species produk
- No sertifikat FSC COC Supplier

2.2.1 Verifikasi Supplier

Sebelum PT. Graha Bumi Hijau memutuskan untuk melakukan pembelian bahan baku (pulp),
logistik pusat akan melakukan verifikasi validitas supplier dan cakupan sertifikasi yang dimiliki
oleh supplier berdasarkan bahan baku (pulp) yang akan dibeli, verifikasi ini dilakukan melalui
pengecekan database FSC di website http://info.fsc.org, dan memperbaharui supplier list.

GM Logistik Pusat memberikan persetujuan atas sales confirmation and contract dari
supplier, setelah dilakukan verifikasi supplier.

2.2.2 Pembuatan Order Pembelian (PO)

Logistik Pusat membuat PO (Purchasing Order) berdasarkan SPMB (lembar 1) dari seksi
eksport/ impor dan sales confirmation and contract dari supplier dengan ketentuan :

1. Menyebutkan No PO (ref. IK-PRC-0002)

2. Menyebutkan tanggal pembuatan PO
3. Menyebutkan identitas detail supplier yang telah diverifikasi sebelumnya di
http://info.fsc.org. oleh seksi eksport/ import terdiri atas :
- Nama lengkap supplier
- Alamat lengkap supplier
- No telp. dan no fax
- Alamat e-mail
4. Menyebutkan klasifikasi bahan baku meliputi :
- Description terdiri atas : species bahan baku, FSC Claim product
- Volume / kuantitas
- Harga
5. Menentukan syarat pengiriman barang (Terms of Delivery)
6. Menentukan waktu dan pengiriman barang (Time of Delivery)
7. Menentukan jenis dan syarat pembayaran
8. Menentukan supporting dokumen (sertifikasi) untuk setiap pengiriman sbb
- COA (Certificate of Analysis) Pulp
- COO (Certificate of Origin) Pulp
- Mencantumkan no sertificate, no license FSC COC dalam dokumen pengiriman
- Mencantumkan product claim dalam packinglist product
9. Menentukan alamat lengkap penerima product
10. Menentukan alamat lengkap untuk korespondensi dokumen

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 20 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

2.2.3 Otorisasi dan Distribusi PO

PO diotorisasi oleh GM Logistik Pusat setelah pembuatan PO tepat sesuai dengan ketentuan
dan didistribusikan oleh logistic Pusat ke :

- Supplier terpilih
- Seksi Eksport/ Import

Seksi Eksport / Import mendistribusikan kembali ke Cost Control dept. sebagai dasar
pengecekan dari penerimaan bahan baku pulp sedangkan dokumen fisik diarsip dalam arsip PO
dan disimpan dikantor pusat selama 5 tahun.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 21 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

3. Penanganan Bahan/ Material

Penanggungjawab: Manager Logistic

3.1 Bahan Baku Pulp

3.1.1 Identifikasi Input

Identifikasi Dokumen Supplier:

 Dokumen asli dari supplier, diterima kurang lebih 1 minggu sebelum bahan baku pulp
dikirim ke PT. Graha Bumi Hijau, kemudian diidentifikasi oleh bagian keuangan.
 Bagian keuangan akan menginformasikan jenis bahan baku pulp yang akan masuk,
selanjutnya pihak gudang akan melakukan kroscek dengan surat jalan kedatangan
bahan baku pulp.
 Bila invoice yang diterima dicantumkan produk FSC , maka selanjutnya dilakukan
pengecekan pada surat jalan, COO, COA, dan Packing list.

3.1.2 Penerimaan dan Penempatan Bahan Baku Pulp FSC

Bahan Baku Pulp FSC ditempatkan secara khusus dan diberi tanda FSC, dengan
mengikuti prosedur terlampir :

1. Petugas keamanan memberikan informasi kedatangan pulp ke petugas

gudang dengan menyerahkan dokumen pengiriman (Delivery Order dan Packing List)
2. Petugas gudang memeriksa dokumen pengiriman (DO dan P/L)
3. Petugas gudang melakukan pemeriksaan fisik bahan baku dengan cara
melakukan penimbangan untuk mencocokan fisik bahan baku dengan data di dokumen
pengiriman (DO dan P/L)
4. Apabila tidak ditemukan kesalahan petugas gudang melakukan unloading
bahan baku dengan memeriksa spesifikasi dan klasifikasi bahan baku beserta produk
klaim FSC
5. Petugas gudang menempatkan bahan baku sesuai dengan spesifikasi dan
klasifikasi bahan baku dan produk klaim
6. Administrasi gudang membuat laporan penerimaan bahan baku

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 22 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

3.1.3 Pengiriman Pulp ke Produksi

Proses dan tahapan dalam pengiriman bahan baku pulp ke produksi adalah sebagai
berikut :

a) Bagian produksi mengirimkan surat permintaan bahan baku pulp yang divalidasi oleh
pimpinan produksi
b) Petugas gudang melakukan pengecekan surat permintaan bagian produksi
c) Petugas gudang mempersiapkan bahan baku pulp sesuai permintaan
d) Petugas gudang mengirimkan bahan baku pulp ke bagian produksi
e) Serah terimakan bahan baku pulp ke produksi dengan info keterangan packing list pada
bahan baku pulp, dan katagori claim
f) Laporan serah terima bahan baku pulp di simpan dalam arsip selama 5 tahun

Formulir/dokumen yang digunakan di gudang logistik bahan baku:

a) Bukti Permintaan pulp (Bon K)

b) Laporan serah terima pulp ke produksi
c) Laporan persediaan pulp di warehouse

3.2 Barang Jadi Jumbo Roll

3.2.1 Penerimaan Barang Jadi Jumbo Roll yang Berlabel FSC

Hal yang harus diperhatikan pada saat menerima jumbo roll yang berlabel FSC, sebagai
berikut :
1. Operator rewinder mencatat data barang jadi jumbo roll (kode, volume, lebar, ply,
dll)
2. Memberikan label FSC sesuai produk klaim
3. Checker In bagian logistik menerima barang jadi jumbo roll
4. Operator Forklift menempatkan barang jadi jumbo roll dilokasi yang telah disesuaikan
dengan produk klaim FSC dan non FSC dengan diberi tanda khusus
5. Admin gudang penerimaan barang jadi membuat laporan penerimaan barang jadi
jumbo roll

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 23 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

3.2.2 Pengiriman Barang Jadi Jumbo roll berlabel FSC

Pengiriman barang jadi jumbo roll dilakukan untuk penjualan lokal maupun ekspor,
adapun proses pengeluaran jumbo roll adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan form permintaan barang dari bagian sales, petugas gudang
melakukan pemeriksaan ketersediaan barang jadi jumbo roll berlabel FSC :
2. Lakukan konfirmasi kebagian PPIC apabila stock tidak tersedia untuk dilakukan
proses produksi
3. Apabila tersedia, bagian gudang menyiapkan barang jadi dan melakukan loading
barang jadi jumbo roll berlabel FSC
4. Bagian administrasi gudang membuat dokumen pengiriman (DO) yang diotorisasi
oleh kepala gudang setelah ditandatangani oleh administrasi gudang
5. Bagian gudang mendistribusikan dokumen pengiriman ke driver
6. Petugas gudang mengupdate data pengeluaran barang jadi

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 24 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

4. Pencatatan Produk dan Material FSC

Penanggungjawab: Kepala Bagian Dokumentasi CoC

Semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pelaksanaan sertifikasi lacak balak FSC mulai
dari proses pembelian, penerimaan, gudang bahan baku, proses produksi, finishing,
penjualan, packing, sampai proses pengiriman, juga termasuk daftar kelompok produk, daftar
supplier, ringkasan volume, faktor konversi, dan penggunaan label FSC/CB, akan di
dokumentasikan terpusat di PT. GBH. Dokumen-dokumen tersebut akan di buat rangkap dalam
hard copy, dan di simpan selama 5 tahun.

Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

1) Supplier Bahan Baku.

PT. GBH mendokumentasikan data semua supplier yang menyuplai bahan baku untuk
input kelompok produk FSC, data tersebut dibuat dalam sebuah daftar dan
mencantumkan informasi sebagai berikut:
a) Jenis produk(product type) dan kode nya berdasarkan klasifikasi produk FSC (40-
004a)
b) kategori material input
c) kode sertifikat FSC supplier

Lihat Lampiran:Daftar Supplier FSC

2) Faktor Konversi

PT. GBH mengidentifikasi faktor konversi untuk beberapa tahapan proses utama yang
terlibat perubahan volume bahan baku yang digunakan untuk kelompok produk FSC
(tetapi jika tidak memungkinkan, identifikasi faktor konversi untuk total proses saja).

PT. GBH membuat metodologi/sistem untuk menghitung faktor-faktor konversi

berdasarkan rekapitulasi aktual dari proses produksi dalam sebuah laporan volume,
dan faktor konversi ini akan di update setiap saat bila diperlukan dan akan disimpan
dokumen nya selama 5 tahun.

Metodologi penghitungan faktor konversi:

Faktor konversi atau biasa disebut rendemen adalah rasio antara kuantitas input dan
kuantitas output untuk sebuah transformasi yang di buat. Penghitungannya adalah
kuantitas output dibagi kuantitas input per komponen atau kelompok produk.

Sistem Penghitungan Faktor Konversi :

 Dari Sales Kontrak yang ada, PT. GBH akan tentukan jumlah bahan baku yang akan kita
olah di paper mill, hal ini perlu agar Rendemen awal bisa kita ketahui sebagai patokan.
 Perhitungan dilakukan dengan membandingkan volume finish good dengan volume raw
Material yang akan di rencanakan. Dengan demikian kita sudah mengetahui standar
rendemen dari produk tersebut.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 25 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

 Perhitungan rendemen PT. GBH berdasarkan Hasil Produksi dibandingkan dengan

Pemakaian pulp dalam 1 bulan.
 Perhitungan dibedakan atas Rendemen Recovery; Rendemen Local; Rendemen Total.

Tahapan Proses Faktor Konversi(estimasi)

Proses Produksi dari pulp menjadi tissue 93 %

3) Data Ringkasan Volume

 PT. GBH menyiapkan 2 jenis data ringkasan volume tahunan;

a) ringkasan volume untuk (input) berdasarkan kategori material, dan
b) ringkasan volume untuk produk (output) berdasarkan jenis produk (mengacu
pada 40-004a);
 Ringkasan volume tahunan untuk bahan baku/input akan mencantumkan;
a) Volume bahan baku;
b) Bahan baku digunakan untuk produksi
c) Bahan baku masih dalam persediaan/stock
 Ringkasan volume tahunan untuk produk/output akan mencantumkan;
a) Produk dalam persedian/stock;
b) Produk yang di jual dengan klaim FSC
 Ringkasan volume akan di buat pada bulan Desember setiap tahunnya;
 Ringkasan volume tahunan akan disiapkan untuk masing-masing kelompok produk
FSC;
 Data untuk ringkasan tahunan ini akan berdasarkan data volume di database yang
di dokumentasikan setiap hari oleh staff administrasi;
 Ringkasan tahunan akan di dokumentasikan selama 5 tahun dan akan di perlihatkan
untuk kebutuhan tinjauan auditor Badan sertifikasi/FSC pada saat audit tahunan;

Lihat Lampiran:
 Form Final Report of FSC

4) Catatan Volume

Setiap hari PT. GBH akan melakukan pencatatan secara manual semua volume bahan
baku dan produk, kemudian hasil pencatatan manual tersebut akan di dokumentasikan
secara elektronik di computer, laporan volume ini akan mencantumkan;

a) Referensi nomor invoice supplier ;

b) volume input Pulp;
c) Kategori material input ( FSC Mix);
d) Job order sebagai pilihan untuk PT. GBH ;
e) Klaim FSC untuk produk/output ( FSC Mix)

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 26 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

f) Informasi detil produk dalam invoice penjualan

g) Referensi nomor invoice penjualan untuk produk/output.

Lihat Lampiran:Catatan Volume, Form Final Report

Penanggung Jawab: Manager Produksi

PT. Graha Bumi Hijau memiliki dua (2) line Tissue Machine (TM) yaitu TM #1 dan TM
#2 yang masing-masing dapat melakukan proses produksi secara terpisah. Secara garis
besar di gedung TM #1 terdiri dari beberapa unit sistem mesin, diantaranya:
1. Stock Preparation Line #1
2. Tissue Machine Line #1
3. Rewinder A
4. Rewinder B
5. Rewinder C
6. Timbangan
7. Mesin Wrapping

Sedangkan digedung TM #2 terdiri dari:

1. Stock Preparation Line #2
2. Tissue Machine Line #2
3. Rewinder D
4. Timbangan
5. Mesin Wrapping

Kedua mesin identik dengan jenis tissue yang diproduksi meliputi facial tissue, toilet
tissue, napkin, towel, dan carrier tissue. Semua jenis tissue yang diproduksi
menggunakan bahan baku pulp baik LBKP (Leaf Bleached Kraft Pulp) maupun NBKP
(Needle Bleached Kraft Pulp) serta broke (internal dan converting). Untuk jenis tissue
napkin dan towel disamping kedua bahan tersebut diatas, juga juga menggunakan
bahan non-wood.
Secara lebih jelas, proses produksi akan diuraikan pada bagian selanjutnya
dari dokumen ini.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 27 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

5. Penjualan
Penanggungjawab: Kepala Bagian Penjualan

5.1 Invoice

Bagian penjualan mempersiapkan invoice untuk produk yang dijual dengan klaim FSC dan
memastikan untuk mencantumkan informasi sebagai berikut:
a) Nama dan detil kontak PT. GBH;
b) Nama dan alamat pembeli;
c) Tanggal invoice;
d) Nomor Invoice;
e) Nomor Sales Kontrak
f) Nomor PO
g) Deskripsi mengenai produk yang di jual dengan klaim FSC;
h) Kuantitas produk yang dijual dengan klaim FSC;
i) Kode sertifikat FSC PT. GBH (CB-COC-xxxxxx);
j) Klaim FSC yang dapat dipakai oleh PT. GBH, dalam hal ini menggunakan klaim FSC mix .
k) Apabila diminta oleh pihak pembeli, maka dicantumkan nama dagang dan/atau spesies
dan asal-usul kayu

5.2 Dokumentasi Perkapalan/Transportasi

Dalam pengiriman barang melalui kapal laut, salinan invoice tidak mengikuti produk secara
fisik, hanya salinan dokumen pemuatan (bill of lading) yang mengikuti produk sampai ke
tempat tujuan/pembeli. Invoice dan dokumen-dokumen transportasi asli dikirim ke pembeli
melalui kurir, waktu pengiriman invoice dan dokumen tersebut dapat bersamaan saat produk
sedang dalam perjalanan menuju tujuan/pembeli.

Untuk itu, bagian penjualan harus memastikan bahwa “bill of lading”, telah mencantumkan
semua informasi yang disyaratkan untuk invoice, untuk produk FSC yaitu:
a) Nama dan detil kontak PT. GBH;
b) Nama dan alamat pembeli;
c) Tanggal dokumen pemuatan (bill of lading);
d) Nomor dokumen;
e) Nomor container dan seal
f) Deskripsi mengenai produk yang di jual dengan klaim FSC;
g) Kuantitas produk yang dijual dengan klaim FSC;
h) Kode sertifikat FSC PT. GBH (CB-COC-xxxxxx);
i) Klaim FSC yang dapat dipakai oleh PT. GBH, dalam hal ini akan menggunakan klaim FSC
mix .
j) Apabila diminta oleh pihak pembeli, maka dicantumkan nama dagang dan/atau spesies
dan asal-usul kayu.

5.2.1 Proses Pengurusan Dokumen Export

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 28 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Proses shipping dan pengurusan dokumen-dokumen export adalah sebagai berikut:

a) Spv Penjualan memberikan “Shipment Advise” ke customer yang berisikan

informasi :
 Nama Kapal
 Nomor voyage
 ETD
 ETA
 Barang yang dikirim
 Kuantiti yang dikirim
b) Berdasarkan persetujuan pembeli atas “Shipping Advise”, kemudian “Shipping
Instruction” dibuat dan dikirim ke forwarding/pelayaran;
c) Dokumen instruksi ini mencantumkan sebagai berikut:
 To (ditujukan kepada forwarding/pelayaran)
 Notify party dan consignee
 Nama kapal
 Pelabuhan muat
 Pelabuhan bongkar
 Tanggal rencana stuffing
 PEB no dan tanggal
 No HS code
 No KPBC
 Jumlah total dan ukuran container (20’ / 40’)
 Description (measurement,gross weight, nett weight)
d) Forwarding / pelayaran mengeluarkan “Delivery Order” untuk pengambilan
container. Rekanan PT. GBH mengambil container dan mengatur proses transportasi dan
Export.
e) Stuffing dilakukan setelah mendapatkan “Delivery Order” dari
Forwarding/Pelayaran;
f) Pengurusan PEB (Pemberitahuan Export Barang) dan PE (Persetujuan Export) di
Bea Cukai, dilakukan oleh rekanan
g) Dalam pengurusan BL, pihak agen pelayaran mengirimkan draft BL terlebih
dahulu ke PT. GBH untuk proses koreksi sebelum BL tersebut di cetak.
h) Copy BL mengikuti proses perjalanan produk dari port Jakarta ke port tujuan;
i) Invoice asli dan dokumen shipment/export asli (invoice, Packing list, BL, WL)
dikirimkan kepada pembeli melalui kurir.

Dokumen Penjualan dan Dokumen Shipping:

1. Invoice
2. Packing List
3. Bill of Lading (BL)
4. Weight List (WL)
5. Permintaan Pemeriksaan Barang Export (PPBE)
6. Pemberitahuan Export Barang (PEB)
7. Persetujuan Export (PE)

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 29 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

5.2.2 Proses Pengurusan Dokumen Penjualan Lokal

Proses pengurusan dokumen penjualan lokal adalah sebagai berikut: berdasarkan order
pembelian (PO) dari customer dan proses pengiriman oleh bagian logistik barang jadi telah
selesai dilaksanakan :
1. Bagian keuangan membuat invoice (tagihan) atas penjualan barang jadi yang
dilengkapi dokumen sebagai berikut :
a. Faktur pajak penjualan
b. Copy DO (delivery order)
c. Copy PO
2. Bagian keuangan membuat laporan penjualan lokal
3. Bagian keuangan mendistribusikan dokumen penjualan ke customer

5.3 Informasi Spesies dan Asal-Usul Kayu

1. Atas permintaan pelanggan, PT. GBH menyediakan informasi berikut ini kepada
pelanggan tentang produk bersertifikat FSC sesuai peraturan perundang-undangan
legalitas kayu yang berlaku;
a. Nama dagang spesies kayu yang digunakan dalam produk, dalam hal terjadi ketidak
jelasan jenis spesies, maka nama latin dari spesies tersebut yang digunakan;
b. Negara asal bahan kayu, dan apabila memungkinkan nama daerah (provinsi, kota)
asal-usul kayu
2. PT. GBH menyediakan informasi yang diminta tersebut dalam jangka waktu 1-2 minggu
setelah permintaan diterima;
3. Apabila PT. GBH tidak memiliki informasi pada poin 2a dan/atau 2b diatas, permintaan
informasi tesebut diteruskan kepada pihak supplier.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 30 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

6. Kepatuhan Terhadap Legalitas Kayu

Penanggunjawab: Kepala Bagian Penjualan

6.1 Penggunaan merk dagang FSC/CB untuk promosi

Proses pembuatan design label, komunikasi dengan Badan sertifikasi, dan penyimpanan semua
dokumen yang berkaitan dengan penggunaan label FSC/CB dipusatkan di PT. GBH. Dalam
mempersiapkan model label FSC, PT. GBH mengacu pada semua persyaratan yang tercantum
dalam standar merek dagang FSC untuk penggunaan dalam promosi (off-product/promotional)
yaitu FSC STD-50-001.

Pembuatan Promotional Panel FSC untuk penggunaan off-product, dilakukan melalui website
FSC Labeling Generator (http://info.fsc.org/chlogin), Kemudian dimasukkan dalam design
kemasan atau ditempatkan pada produk oleh bagian pembuatan design label

6.1.1 Pengajuan Penggunaan merk dagang ke Badan sertifikasi

Divisi Penjualan/Pemasaran menyampaikan semua pengajuan penggunaan merk dagang FSC

untuk promosi (off-product) ke badan sertifikasi melalui email. Pengajuan ini selalu
dilakukan sebelum design tersebut digunakan. Pengajuan ini termasuk promosi di
periklanan/advertisement, brosur, website, catalog, press release, pameran perdagangan, hal
promosi perusahaan (contohnya kaos, gelas, topi, souvenir, dll).

Semua dokumen yang berkaitan dengan pengajuan penggunaan label seperti korespondensi
dan persetujuan resmi dari badan sertifikasi untuk penggunaan label FSC, CB trademark, akan
disimpan dalam hard copy dan soft copy selama 5 tahun.

Dokumen-dokumen tersebut disimpan untuk keperluan evaluasi oleh auditor badan sertifikasi
pada saat audit tahunan, dan juga dapat sebagai bukti resmi apabila ada pengaduan dari
pihak luar.

6.1.2 FSC Promotional Panel

Untuk penggunaan merk dagang FSC pada off-product materials, PT. GBH mengacu pada FSC
promotional panel yang diambil dari FSC Labeling Generator. Bagian Pelabelan memastikan
bahwa FSC Promotional Panel tersebut memiliki elemen-elemen:
a) FSC logo
b) FSC license code
c) Promotional statement, contohnya: “mark of responsible forestry” atau “responsible
forest management”
d) Alamat website FSC.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 31 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Bagian II : Kontrol Klaim FSC

7. Pembentukan Kelompok Produk Untuk Pengendalian

Klaim FSC
Penanggunjawab: Kepala Bagian Penjualan

1. Bagian Penjualan mengendalikan dan bertanggung jawab, serta memiliki otoritas untuk
menangani pengaduan/klaim pihak ketiga atas produk yang tidak sesuai dengan
persyaratan FSC. Apabila ditemukan Pengaduan/Klaim pihak ketiga adalah valid (disertai
dengan bukti-bukti yang relevan), maka;
a) Bagian Penjualan akan menginformasikan Wakil Manajemen untuk segera mengadakan
pertemuan pembahasan Pengaduan/Klaim pihak ketiga, selambatnya 2x24 jam (hari
kerja) setelah diterimanya Pengaduan/Klaim
b) Bagian Penjualan menginstruksikan petugas penjualan dan logistik untuk segera
menghentikan penjualan dan pengiriman produk yang tidak sesuai yang masih tertahan
di gudang stock barang jadi;
c) Bagian Penjualan menginformasikan kepada semua pelanggan terkait secara resmi dan
tertulis dalam waktu kurang dari 3 hari kerja atas adanya produk yang klaim FSC nya
tidak sesuai, pemberitahuan ini disimpan dalam bentuk soft copy;
d) Bersama dengan tim FSC PT. GBH, melakukan analisa proses untuk mengetahui
penyebab terjadinya kesalahan klaim produk, dan memodifikasi atau menerapkan
prosedur/instruksi kerja yang tepat sebagai langkah pencegahan agar kejadian serupa
tidak berulang
e) Wakil Manajemen akan memberitahukan Certification Body terhadap Pengaduan/Klaim
yang diterima beserta langkah-langkah penanganan yang sudah diambil
f) Bekerja sama dengan certification body untuk proses konfirmasi dan verifikasi oleh
certification body bahwa langkah-langkah penanganan yang dilakukan sudah tepat

2. Semua Pengaduan/Klaim yang diterima, disimpan dalam arsip dalam bentuk soft copy.
3. Apabila diminta, arsip Pengaduan/Klaim dapat ditunjukkan kepada badan sertifikasi
4. Langkah-langkah penanganan klaim (poin 1 diatas) telah diimplementasikan dan
didokumentasikan

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 32 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

8. Sistem Transfer dan Sistem Kredit

Penanggungjawab: Management Representative

Sesuai dengan standar FSC-STD-40-004 versi 3.0, dalam implementasi sistem pengontrolan
klaim produk FSC, PT. GBH menggunakan sistem klaim produk, sebagai berikut :

1. Untuk produk yang diproduksi berdasarkan order (job order basis), menggunakan
Sistem Transfer
2. Untuk produk yang diproduksi berdasarkan kebutuhan stock (period basis),
menggunakan Sistem Kredit dengan Claim Period 3 bulanan.

8.1 Sistem Transfer berdasarkan job order

PT. GBH dalam menerapkan sistem pengontrolan klaim FSC menggunakan sistem transfer
berdasarkan job order pada produk FSC dengan klaim: FSC 100%, FSC Mix X%, FSC Mix Credit,
dan FSC Controlled Wood dimana kategori material bahan baku pulp disesuaikan dengan order
dari Dept. Sales, Atau menggunakan material kategori yang paling rendah apabila
menggunakan lebih dari satu kategori bahan baku. Adapun ilustrasi tabel komposisi
penggunaan bahan baku dalam sistem transfer berdasarkan job order adalah sbb:

Komposisi Bahan Baku

Sistem
FSC Mix FSC Controlled Klaim Produk Akhir
Pengendalian FSC 100 % FSC Mix X%
Credit Wood
V - - FSC 100%
V V FSC Mix Credit
V V - FSC Mix X%
Sistem Transfer
V V FSC Controlled Wood
V V FSC Controlled Wood
V V FSC Controlled Wood

8.1.1 Penerapan sistem transfer atas klasifikasi produk klaim pada dokumen penjualan
(Invoice)

Penerapan klasifikasi produk klaim pada dokumen penjualan (Invoice) dengan menggunakan
sistem transfer menyesuaikan dengan kategori material, adalah sebagai berikut :

1. Produk akhir dengan produk klaim FSC 100%

Apabila produk akhir adalah klaim FSC 100% , maka dalam dokumen penjualan (invoice)
dituliskan FSC 100% bersamaan dengan detail produk untuk memproduksi type FSC 100%
hanya menggunakan bahan baku FSC 100%.
2. Produk akhir dengan produk klaim FSC Mix Credit
Apabila produk akhir merupakan gabungan dari bahan baku pulp dengan produk klaim
FSC 100% dan FSC Mix Credit, maka dalam dokumen penjualan (invoice) dituliskan
produk klaim FSC Mix Credit bersama dengan detail produk untuk itu tidak boleh
menggunakan FSC controlled wood.
3. Produk akhir dengan produk klaim FSC Mix X%
Apabila produk akhir merupakan gabungan dari bahan baku pulp dengan produk klaim
FSC X% yang berbeda, maka dalam dokumen penjualan (invoice) dituliskan produk klaim

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 33 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

FSC dengan X% yang terkecil dari bahan baku pulp yang dipakai bersama dengan detail
produk untuk itu tidak boleh menggunakan FSC controlled wood.
4. Produk akhir dengan produk klaim FSC Controlled Wood
Apabila produk akhir merupakan FSC Controlled Wood, maka dalam dokumen penjualan
(invoice) dituliskan FSC Controlled Wood bersama dengan detail produk. Secara proses
tidak boleh menggunakan bahan baku non FSC. Produk dengan klaim FSC Controlled
Wood pada invoice hanya boleh dijual kepada buyer yang memiliki sertifikat FSC
CoC/CW.
NOTE: Penjualan dengan menggunakan klaim FSC Controlled Wood pada invoice
mencantumkan kode sertifikasi CW: CB-CW-XXXXXX

8.1.2 Penerapan sistem transfer atas klasifikasi produk klaim pada label produk

Penerapan klasifikasi produk klaim pada label produk dengan menggunakan sistem transfer
menyesuaikan dengan produk klaim adalah sebagai berikut :

1. Produk akhir dengan produk klaim FSC 100%

Apabila produk akhir adalah klaim FSC 100%, maka menggunakan label FSC 100 % (FSC
STD-50-001 versi 3.0)
2. Produk akhir dengan produk klaim FSC Mix X %
Apabila produk akhir merupakan produk FSC Mix X %, maka menggunakan label FSC Mix
dengan catatan produk klaim dari produk akhir tersebut adalah minimum FSC Mix 70 %
(FSC STD-50-001 versi 3.0)
3. Produk akhir dengan produk klaim FSC Mix Credit
Apabila produk akhir merupakan produk FSC Mix Credit, maka menggunakan label FSC
Mix (FSC STD-50-001 versi 3.0)
4. Produk akhir dengan produk klaim FSC Controlled Wood
Apabila produk akhir merupakan FSC Controlled Wood, maka tidak menggunakan label
FSC (FSC STD-40-005 versi 3.0 annex 4 point 1.4)

8.2 Sistem Kredit menggunakan Claim Period

PT. GBH dalam penerapan sistem pengontrolan klaim FSC dengan sistem kredit berdasarkan
claim periode dimana periode klaim 3 bulan (credit account GBH di-update sekali dalam satu
bulan) dan pengelolaan credit account dicatat dalam sebuah laporan material balance atas
volume produk (Dokumen: Laporan Material Balance Credit System).

Penambahan kredit dilakukan setelah pembelian material sebelum digunakan dalam produksi.
Perhitungan credit input atas berbagai jenis material kategori yang dibeli, adalah sebagai
berikut;
1. Pembelian material berkategori FSC 100%, maka keseluruhan volume setelah dikalikan
dengan conversion factor (0.93) dianggap sebagai credit input.
2. Pembelian material berkategori FSC Mix Credit, maka keseluruhan volume setelah
dikalikan dengan conversion factor (0.93) dianggap sebagai credit input.
3. Pembelian material berkategori FSC Mix X%, perhitungan credit input dilakukan dengan
cara mengalikan total volume material dengan X%, kemudian dikalikan dengan
conversion factor (0.93). Misalnya; pembelian 100 ton input dengan kategori FSC Mix
70%, maka yang dianggap sebagai credit input adalah 65.1 ton (100ton x 70% x 0.93)

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 34 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

4. Pembelian material berkategori FSC Controlled Wood tidak menambah credit input,
tapi boleh digunakan sebagai campuran/tambahan dalam produksi FSC.

Perolehan kredit yang tidak terpakai selama 12 bulan dianggap kadaluarsa, dan tidak
dimasukkan sebagai credit input di bulan ke-13. Pengurangan kredit dilakukan setelah produk
dipasang label di gudang jumbo roll.

Total produk yang diberi label FSC harus dipastikan tidak melebihi akumulasi ketersediaan
kredit (credit balance) pada bulan berjalan. Apabila ketersediaan kredit sudah menipis
sementara terdapat kebutuhan penjualan/pelabelan produk FSC, maka PT. GBH harus
melakukan pembelian material FSC guna menambah kebutuhan kredit.

8.2.1 Penerapan sistem kredit atas klasifikasi produk klaim pada dokumen (Invoice)

Penerapan klasifikasi produk klaim pada dokumen penjualan (Invoice) dengan menggunakan
sistem kredit yaitu dengan menuliskan FSC Mix Credit bersamaan dengan detail produk.

Sisa produksi material yang menggunakan Credit System namun tidak diberi label FSC Mix
dapat dijual sebagai FSC Controlled Wood. Dalam dokumen penjualan (invoice) dituliskan FSC
Controlled Wood bersama dengan detail produk. Produk dengan klaim FSC Controlled Wood
pada invoice hanya boleh dijual kepada buyer yang memiliki sertifikat FSC CoC/CW.

NOTE: Penjualan dengan menggunakan klaim FSC Controlled Wood pada invoice
mencantumkan kode sertifikasi CW: CB-CW-XXXXXX

8.2.2 Penerapan sistem kredit atas klasifikasi produk klaim pada label produk

Penerapan klasifikasi produk klaim pada label produk dengan menggunakan sistem kredit
yaitu dengan menggunakan label FSC Mix sesuai dengan FSC STD-50-001 versi 3.0

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 35 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Bagian III : Persyaratan Tambahan

9. Syarat Pelabelan FSC

9.1 Pelabelan Dalam Produk (on-product)

Proses pembuatan design label, bagian penjualan melakukan komunikasi dengan badan
sertifikasi untuk proses registrasi dan penyimpanan semua dokumen yang berkaitan dengan
penggunaan label FSC/CB dipusatkan di PT. GBH. Dalam mempersiapkan model label FSC, PT.
GBH akan mengacu pada semua persyaratan yang tercantum dalam standar merek dagang FSC
untuk penggunaan dalam produk (on-product) yaitu FSC STD-50-001.

Pembuatan Label FSC sesuai material kategori, dilakukan melalui website FSC Labeling
Generator (http://info.fsc.org/chlogin), Kemudian dimasukkan dalam design kemasan atau
ditempatkan pada produk oleh bagian pembuatan design label. Sedangkan penggunaan merk
dagang Badan sertifikasi mengacu pada Trademark Guidelines dari Certification Body.

PT. GBH akan menggunakan FSC label dalam produk (on-product labeling). Bagian penjualan
dan penanggung jawab lacak balak FSC akan memastikan bahwa klaim FSC yang ditempel
dalam produk adalah sesuai/sama dengan klaim FSC yang tercantum dalam invoice dan
dokumen-dokumen perkapalan/transportasi.

Bagian penjualan dan penanggung jawab lacak balak akan memastikan bahwa invoice untuk
produk yang dijual dengan klaim FSC, tidak akan mencantumkan label/tanda/klaim lain yang
berasal dari skema penilaian kesesuaian kehutanan.

9.1.1 Pengajuan Penggunaan Label ke Badan sertifikasi

Bagian penjualan menyampaikan semua pengajuan penggunaan label FSC baik on-product
maupun off-product ke badan sertifikasi melalui email atau melalui website pengajuan
approval yang dimiliki oleh Certification Body. Pengajuan ini selalu dilakukan sebelum label
FSC/CB dicetak dan digunakan PT. GBH. Walaupun adanya perubahan standar dari versi 1 – 2
menjadi Versi 2-0 kami memilih untuk persetujuannya atau pengesahannya tetap
pengesahannya lewat badan sertifikasi.

Semua dokumen yang berkaitan dengan pengajuan penggunaan label FSC dan/atau trademark
CB seperti korespondensi dan persetujuan resmi dari Badan sertifikasi untuk penggunaan
label, akan disimpan dalam hard copy dan soft copy selama 5 tahun.

9.1.2 Penerapan Label FSC

Divisi produksi memastikan sebagai berikut:

a) Hanya produk-produk yang tercantum dalam daftar kelompok produk FSC PT. GBH yang
akan di berikan label FSC Mix ;

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 36 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Divisi Sales memastikan sebagai berikut:

b) Pembuatan label tersebut dilakukan melalui FSC Labeling Generator untuk mendapatkan
hasil yang sesuai persyaratan standar FSC (tidak membuat secara manual)

9.1.3 Penerapan label FSC antara pemegang sertifikat FSC

Apabila pembeli yang bersertifikat FSC suatu ketika meminta PT. GBH untuk menggunakan
kode sertifikat FSC milik pembeli dalam label FSC untuk produk-produk yang dibelinya dari
PT. GBH, Maka Divisi Penjualan/Pemasaran harus memastikan sebagai berikut:
a) Pembeli dan PT. GBH memberitahukan lembaga sertifikasi FSC nya masing-masing,
keduanya harus menerima otorisasi tertulis dari masing-masing lembaga sertifikasi
tersebut untuk pengaturan pelabelan
b) PT. GBH menerima persetujuan final dan memastikan kode sertifikat milik pembeli
hanya digunakan dalam produk-produk yang di pasok untuk pembeli tersebut
c) PT. GBH menyimpan semua korespondensi dan dokumentasi persetujuan tersebut
secara jelas terpisah

9.1.4 Penerapan Label FSC atas nama bukan pemegang sertifikat FSC

Apabila pembeli yang bukan pemegang sertifikat FSC, suatu ketika meminta PT. GBH untuk
mencantumkan nama merek/brand milik pembeli dalam label FSC dalam produk (on-product)
untuk produk-produk yang dibelinya dari PT. GBH, maka bagian penjualan memastikan
sebagai berikut:
a) Permintaan ini diberitahukan kepada Badan sertifikasi
b) Label FSC dikirim ke Badan sertifikasi seperti prosedur normal untuk di-review dan
disetujui oleh Badan sertifikasi sebelum label tersebut digunakan
c) PT. GBH menggunakan label FSC untuk produk tersebut
d) Korespondensi dan dokumen persetujuan dari Badan sertifikasi tersimpan secara jelas dan
terpisah
Pelabelan dalam Produk (on-product labeling)

10. PENANGANAN PENGADUAN/KLAIM FSC

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 37 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Penanggunjawab: Kepala Bagian Penjualan

1. Bagian Penjualan mengendalikan dan bertanggung jawab, serta memiliki otoritas untuk
menangani pengaduan/klaim pihak ketiga atas produk yang tidak sesuai dengan
persyaratan FSC. Apabila ditemukan Pengaduan/Klaim pihak ketiga adalah valid (disertai
dengan bukti-bukti yang relevan), maka;
a) Bagian Penjualan akan menginformasikan Wakil Manajemen untuk segera mengadakan
pertemuan pembahasan Pengaduan/Klaim pihak ketiga, selambatnya 2x24 jam (hari
kerja) setelah diterimanya Pengaduan/Klaim
b) Bagian Penjualan menginstruksikan petugas penjualan dan logistik untuk segera
menghentikan penjualan dan pengiriman produk yang tidak sesuai yang masih tertahan
di gudang stock barang jadi;
c) Bagian Penjualan menginformasikan kepada semua pelanggan terkait secara resmi dan
tertulis dalam waktu kurang dari 3 hari kerja atas adanya produk yang klaim FSC nya
tidak sesuai, pemberitahuan ini disimpan dalam bentuk soft copy;
d) Bersama dengan tim FSC PT GCPU, melakukan analisa proses untuk mengetahui
penyebab terjadinya kesalahan klaim produk, dan memodifikasi atau menerapkan
prosedur/instruksi kerja yang tepat sebagai langkah pencegahan agar kejadian serupa
tidak berulang
e) Wakil Manajemen akan memberitahukan Certification Body terhadap Pengaduan/Klaim
yang diterima beserta langkah-langkah penanganan yang sudah diambil
f) Bekerja sama dengan certification body untuk proses konfirmasi dan verifikasi oleh
certification body bahwa langkah-langkah penanganan yang dilakukan sudah tepat

2. Semua Pengaduan/Klaim yang diterima, disimpan dalam arsip dalam bentuk soft copy.
3. Apabila diminta, arsip Pengaduan/Klaim dapat ditunjukkan kepada badan sertifikasi
4. Langkah-langkah penanganan klaim (poin 1 diatas) telah diimplementasikan dan
didokumentasikan ,
5. Identifikasi semua pelanggan yang relevan, dan menyarankan para pelanggan secara
tertulis dalam waktu tiga (3) hari kerja dari produk yang tidak sesuai dan menyampaikan
masukan tertulis;
6. Menganalisis penyebab terjadinya produk non-conformity dan menerapkan langkah-
langkah untuk mencegah tidak terjadinya kembali.
7. Memberitahu kepada pihak SGS;
8. Bekerja sama dengan SGS untuk memungkinkan SGS mengkonfirmasi bahwa tindakan yang
tepat diambil untuk memperbaiki ini ada-complaince.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 38 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Bagian IV : Kriteria Kelayakan Untuk Sertifikasi CoC

Tunggal

10. Kelayakan Untuk Sertifikasi Tunggal

Di bawah tanggunjawab wakil Manajemen lacak balak FSC, PT. Graha Bumi Hijau (PT. GBH)
menetapkan, memelihara dan memperbarui daftar kelompok produk yang akan di jual dengan
klaim FSC.

Daftar kelompok produk FSC tersebut dibuat dalam format yang disediakan oleh Badan
sertifikasi dan akan diperbarui sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan, kemudian
informasi pembaruan tersebut akan diinformasikan ke Certification Body untuk diupdate di
FSC dan Badan sertifikasi database. Daftar kelompok produk akan di simpan dalam file selama
5 tahun periode sertifikasi FSC.

Masing-masing kelompok produk FSC mencantumkan informasi sebagai berikut:

 Kelompok produk FSC;
 Jenis Produk dan Kode (mengikuti daftar klasifikasi produk FSC – FSCSTD-40-004a);
 Klaim FSC;
 Species kayu (mengikuti klasifikasi species FSC – FSC STD-40-004b);
 Kategori material bahan baku;
 Sistem kontrol yang digunakan untuk membuat klaim FSC;
 Lokasi/tempat yang dilibatkan dalam proses lacak balak FSC (manajemen,
penyimpanan dan penanganan bahan baku FSC, dan penjualan)

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 39 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

10.1.1 Daftar Kelompok Produk FSC

Date of update: 3 Jul 2018

Jenis Ketegori Sistem

Kelompo Product & Klaim Material Kontrol Lokasi/tempat yang
k Produk Kode Jenis Kayu
FSC untuk untuk dilibatkan dalam proses
Input Klaim FSC lacak balak FSC

Jumbo P 2.6 Acacia Sistem PT. GBH

Roll FSC mangium; FSC MIX kredit  Administrasi
tissue Mix Betula X%, pembelian bahan
Credi pendula; baku FSC
t Eucalyptu FSC Mix  Administrasi dokumen
s globulus; Credit, export termasuk
FSC Eucalyptu invoice.
Mix X s grandis; FSC
% Eucalyptu Control Sistem PT. GBH
s led Transfer  Sebagai pusat
macarthur Wood manajeman CoC
ii;  Administrasi
Eucalyptu penggunaan label FSC
s nitens; untuk produk dan
Eucalyptu promosi
s  Penyimpanan seluruh
urophylla; dokumentasi FSC COC
Larix spp.;  Memproduksi semua
Picea kelompok produk FSC
abies; meliputi penyimpanan
Pinus bahan baku, proses
radiata; produksi, finishing,
Pinus transport dokumen
sylvestris;
Populus
spp.;
Populus
tremula

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 40 of 41

 PT. Graha Bumi Hijau

Bagian V : Penutup
Demikian dokumen control sistem ini. Akan kami lakukan dengan komitmen tinggi dan
perbaikan yang berkesinambungan.

Sistem Kontrol Lacak Balak Page 41 of 41