BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sejarah singkat PT. FASTRATA BUANA

PT. Fastrata Buana adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang pendistribusian produk kopi Kapal Api. PT. Fastrata Buana

merupakan anak perusahaan dari PT. Santos Jaya Abadi yang

merupakan produsen kopi Kapal Api. Keberadaan perusahaan ini

adalah sebagai saluran distribusi tunggal di Indonesia yang

bertanggung-jawab untuk menyalurkan dan mendistribusikan produk

kopi Kapal Api dari produsen ke tangan konsumen.

Sejak tahun 1927 group perusahaan ini sudah menekankan pada

kualitas produk,pengembangan perusahaan ini di rintis oleh Mr. Goe

Soe Loct pendiri perusahaan ini. Setelah berdiri selama bertahun-tahun

perusahaan ini mengalami perkembangan yang membanggakan karena

perusahaan ini telah menjelma menjadi group perusahaan yang sangat

besar dan bidang usaha nya mencakup berbagai sektor dengan

konsentrasi produk pada kopi yang di beri merek Kapal Api. Selain

merek Kapal Api, perusahaan ini juga memproduksi beberapa kopi

dengan merek lain seperti, Kopi Ya, Kopi Kapten, Kopi ABC, dan

beberapa merek lainnya.

PT. Fastrata Buana selaku Distributor tunggal PT. Santos Jaya

Abadi, produsen kopi Kapal Api, tidak hanya berfungsi

mendistribusikan produk kopi Kapal Api, tetapi juga mendistribusikan

produk-produk lainnya, seperti permen dengan merek Kapal api,

Relaxa, Yesko, Expresso, dan beberapa produk lainnya

4.1.1 Tujuan PT. Fastrata Buana

Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan

kegiatannya selalu mempunyai tujuan yang ingin di capai.

Maksud disusunnya tujuan-tujuan tersebut adalah agar semua

kegiatan operasional peusahaan dapat lebih terarah dan

terkoordinir sehingga kelangsungan hidup dan kontinuitas

perusahaan dapat terjamin.

Agar pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan lebih terarah

dan terkoordinir, PT. Fastrata Buana menetapkan beberapa

tujuan, baik tujuan jangka panjang maupun jangka pendek.

Tujuannya adalah sebagai berikut :

a. Tujuan jangka panjang

1. Meningkatkan volume distribusi produk

2. Menjadi Distributor utama bagi perusahaan

b. Tujuan jangka pendek

1. Mencapai laba yang maksimal

2. Memperluas daerah pemasaran

3. Menambah jumlah saluran Distribusi yang ada.

 4.1.2 Struktur Organisasi PT. Fastrata Buana

Suatu organisasi pada umumnya memiliki struktur organisasi

yang di gunakan sebagai acuan atau pedoman dalam

menjalankan seluruh kebijakan dan tugas yang telah di

tetapkan. Adapun struktur organisasi yang di gunakan pada

PT. Fastrata Buana adalah sebagai berikut :

Rapat Umum Pemegang Saham

Dewan Komisaris

Branch Manager

Accounting &
Pemasaran Personalia Gudang Transportasi
Finnance

Sales
Accounting Urusan Logistik Sopir

Umum

Promosi
Keuangan Personalia

Gambar 4.1

Struktur organisasi
Berikut akan di jelaskan mengenai pembagian tugas dari

masing-masing bagian yang ada di dalam struktur organisasi

tersebut, yaitu :

a. Rapat Umum Pemegang Saham

Rapat Umum Pemegang Saham adalah pimpinan

tertinggi di dalam perusahaan ini yang mempunyai tugas

sebagai berikut :

1. merupakan kekuasaan tertinggi perusahaan

2. menentukan misi dan visi perusahaan

3. mengambil kebijakan perusahaan yang bersifat

strategis

4. mendelegasi wewenang terhadap dewan komisaris

5. menerima laporan pertanggung-jawaban dari dewan

komisaris

6. menentukan dan mengesahkan rencan kerja dan

anggaran perusahaan

7. mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris

8. menentukan pembagian laba perusahaan

b. Dewan Komisaris

Dewan komisaris adalah pihak yang mewakili Rapat

Umum Pemegang Saham dan merupakan penasehat

Rapat umum pemegang saham, tugas nya adalah :

1. menghadiri rapat umum pemegang saham

 2. memberikan saran dan masukan kepada Rapat

Umum Pemegang saham

3. mewakili Rapat umum pemegang saham jika rapat

umum pemegang saham berhalangan atau jika di

minta oleh Rapat umum pemegang saham

4. turut menentukan kebijakan perusahaan

5. mengambil keputusan yang bersifat strategis

6. mengangkat dan memberhentikan dewan direksi

7. mengawasi dan mengarahkan kegiatan direksi dalam

pengembangan perusahaan untuk mencapai tujuan

8. menerima laporan pertanggung-jawaban dari seluruh

Branch Manager yang ada

9. memberikan laporan pertanggung-jawaban kepada

Rapat Umum Pemegang Saham

c. Branch Manager

Branch Manager adalah pimpinan tertinggi di dalam

kegiatan operasional perusahaan di kota Tegal

mempunyai pembagian tugas sebagai berikut :

1. Membawahi para manajer yang ada di perusahaan

2. Mengkoordinasi kegiatan para manajer dan

kewajibannya sesuai dengan bidang nya masing-

masing
 3. Bertanggung jawab terhadap maju-mundur nya

perusahaan

4. Memberikan laporan pertanggung jawaban terhadap

dewan komisaris

5. Memberikan laporan pertanggung jawaban dari

seluruh manajer yang ada di perusahaan

6. Membuat konsep kerja dan anggaran perusahaan

d. Manajer Pemasaran

Manajer pemasaran merupakan pimpinan tertinggi di

departemen pemasaran yang mempunyai tugas sebagai

berikut :

1. Mengkoordinir seluruh kegiatan ppemasaran dan

mengkoordinir seluruh tenaga penjualan

2. Mengawasi pelaksanaan kerja para tenaga

pennjualan nya.

3. Menjaga hubungan baik dengan seluruh anggota

saluran distribusi perusahaan

4. Menyusun strategi pemasaran yang sesuai

5. Menyusun strategi promosi yang tepat pada masing-

masing daerah pemasaran

6. Menyusun anggaran promosi dan mengajukan

anggaran itu kepada Branch Manager untuk

memperoleh persetujuan
 7. Dalam menjalankan selurh tugas dan

kewajibannya,manajer promosi bertanggung jawab

terhadap Branch Manager

e. Accounting dan financial Manager

Accounting dan financial Manager adalah pimpinan

dari departemen accounting dan financial yang

memiliki pembagian tugas sebagai berikut :

1. Mengkoordinir seluruh kegiatan di departemen

keuangan dan accounting

2. Mengawasi pengendalian dan pengaturan keluar

masuk nya uang perusahaan

3. Menyetujui dan menolak pengeluaran dana

perusahaan

4. Melakukan audit secara menyeluruh terhadap

laporan keuangan perusahaan yang di lakukan

secara periodik

5. Membuat laporan neraca, laporan laba rugi dan

laporan arus kas secara periodik

6. Menangani administrasi keuangan perusahaan

7. Menangani pembayaaran seluruh karyawan dan

staf perusahaan
 8. Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya,

financial dan accounting manager bertanggung

jawab terhadap Branch Manager

f. Manajer personalia

Manajer personalia merupakan pimpinan tertinggi

departemen personalia yang memiliki tugas sebagai

berikut :

1. Mengkoordinir seluruh kegiatan di dalam

departemen personalia

2. Malaksanakan penarikan, seleksi, dan penampatan

kerja

3. Menyusun kriteria calon karyawan yang akan di

rekrut

4. Menangani penyelenggara evaluasi dan trainning

5. Menangani penyelenggaraan administrasi dan

kesejahteraan karyawan

6. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan

pihak SPSI

7. Menyelesaikan perselisihan yang terjadi baik

perselisihan antara karyawan ataupun perselisihan

antara perusahaan dengan karyawan

8. Memberikan pertanggung jawaban terhadap

Branch Manager
g. Manajer gudang

Manajer gudang merupakan pimpinan tertinggi di

departemen gudang yang mempunyai tugas sebagai

berikut :

1. Mengawasi barang yang ada di gudang

2. Menerima pengiriman barang dari produsen ,

menyetujui pengeluaran barang dari gudang

3. Mencatat persediaan barang secara periodik

4. Mencata perputaran ( perbandingan antara keluar

masuknya barang ) di gudang

5. Menyusun sistem penataan barang yang efisien di

gudang

6. Menjaga keamanan produk selama ada di gudang

7. Dalam menjalankan seluruh tugas dan

kewajibannya, manajer gudang bertanggung

jawab kepada Branch Manager.

h. Manajer transportasi

Manajer transportasi merupakan pimpinan tertinggi

dalam departemen transportasi yang memiliki tugas

sebagai berikut :

1. Menangani masalah transportasi dan

pengangkutan barang perusahaan

 2. Menyusun jadwal pengiriman agar pengiriman

barang dapat berlangsung dengan efisien

3. Menyusun sistem transportasi untuk seluruh

pengiriman barang

4. Meninjau secara langsung setiap anggota

saluran distribusi perusahaan

5. Mengawasi dan mengkoordinir karyawan di

departemen transportasi

6. Bertanggung jawab sepenuh nya atas perawatan

dan pemeliharaan sarana transportasi

perusahaan

7. Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya,

manajer transportasi bertanggung jawab kepada

Branch Manager

4.1.3 Visi dan Misi PT.Fastrata Buana

1. Visi PT.Fastrata Buana

Menjadi distributor yang dominan dalam distribusi

makanan dan minuman di indonesia yang memiliki prose

dan sistem yang “world class” untuk pelaksanaan yang

unggul dan lingkungan kerja yang mengembangkan

sumber daya manusia untuk mencapai potensi

maksimalnya.
 2. Misi

“We make your smile”

4.2 Hasil Penelitan/ Pembahasan

Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan

melakukan wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-

karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu melakukan

pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari,

khususnya pada alur penjualan kredit.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder

yang di peroleh secara langsung dari perusahaan yang berupa copy

bukti-bukti transaksi perusahaan.Untuk menganalisis data-data yang

terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang bertujuan agar

dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan

sistem informasi penjualan kredit.

4.2.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan

Kredit

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

pada PT. Fastrata Buana antara lain, sebagai berikut:

a. Prosedur Order Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini

bertanggung jawab untuk menerima surat order dari

pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk

menambahkan informasi yang belum ada pada surat order

 tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman),

menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order

pengiriman.

b. Prosedur Pengiriman

Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan

dokumen pengiriman yang disebut surat pengantar barang

(SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang

kepada pelanggan. Seluruh informasi yang dibutuhkan

untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada

pelanggan dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh

bagian pengiriman barang.

Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan

dan menyiapkan barang, kemudian bagian pengiriman

(gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan

sesuai dengan informasi yang tercantum pada SPB yang

sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang ini

juga melakukan penginputan secara komputerisasi,

kemudian data tersebut ditransfer ke bagian penagihan

untuk dicocokan dengan penginputan secara manual.

c. Prosedur Penagihan

Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan

membuat faktur penjualan. Faktur penjualan adalah

dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-

 benar dikirim. Informasi yang dicantumkan ke dalam

faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari

dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan

disiapkan dan selanjutnya di kirim ke pelanggan.

d. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian

akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku

piutang sebagai rekapan dari piutang PT. Fastrata Buana

kepada pelanggannya.

4.2.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan

Kredit

Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh

PT. Fastrata Buana adalah sebagai berikut :

a. Surat order pengiriman

b. Nota atau kontra bon

c. Surat Pengantar Barang (SPB)

d. Faktur penjualan

e. Surat Penagihan

4.2.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT. Fastrata Buana

dalam sistem akuntansi penjualan kredit, yaitu

a. Jurnal Penjualan

b. Kartu Piutang
 c. Kartu Gudang

4.2.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredi

Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit

pada PT. Fastrata Buana adalah sebagai berikut

a. Bagian Penjualan

b. Bagian Kredit

c. Bagian Gudang

d. Bagian Pengiriman

e. Bagian Penagihan

f. Bagian Akuntansi

4.3 Fungsi yang terkait pada PT. Fastrata Buana

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit ,

a. Fungsi penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memerima surat order

di pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan

informasi yang belum ada pada surat order tersebut ( seperti

spesifikasi barang dan rute pengiriman ), meminta otorisasi kredit,

menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan

dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Pada perusahaan

Fungsi penjualan telah sesuai dengan fungsi yang sebenarnya /

tanggung jawabnya.
b. Fungsi Kredit.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada

pelanggan karena hampir semua penjualan dalam perusahaan

manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari

pelanggan di penuhi, harus lebih dahulu di peroleh otorisasi

penjualan kredit dari fungsi kredit.

Pada perusahaaan :

Fungsi kredit pada perusahaan Fastrata Buana di bagi menjadi dua,

yakni bagian FAA (finnance accounting ) dan Oracle. Bagian FAA

hanya meneliti status kredit sedangkan Oracle hanya membuat

faktur.

c. Fungsi Gudang.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang

dan menyiapkan barang yang di pesan oleh pelanggan serta

menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang

atas dasar surat order pengiriman yang di terimanya dari fungsi

penjualan serta bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak

ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari

pihak yang berwenang., dimana pihak yang berwenang untuk

mengotorisasi adalah pihak pada fungsi gudang.

e. Fungsi Penagihan.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan

mengirimkan faktur penjualan pada pelanggan serta menyediakan

copy faktur bagi pencatat transaksi penjualan oleh fungsi gudang.

Pada Perusahaan :

Pada perusahaan PT. Fastrata Buana, bagian fungsi penagihan di

bagi menjadi dua yakni Oracle dan Collector. Dimana bagian

Oracle bertugas membuat faktur sedangkan bagian Collector hanya

melakukan penagihan di lapangan.

f. Fungsi Akuntansi.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang

timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta

mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur serta

membuat laporan penjualan

Pada perusahaan :

Fungsi akuntansi pada PT. Fastrata Buana hanya mencatat ke

dalam Jurnal penjualan dan buku besar pembantu piutang.

4.3.1 Dokumen yang Digunakan oleh PT. Fastrata Buana

a. Surat order pengiriman dan tembusannya

 Surat order pengiriman ini memberikan otorisasi kepada

fungsi pengiriman untuk mengirimkan jumlah barang yang

di pesan sesuai

dengan jumlah yang tertera pada dokumen, disertai

tembusannya.

b. Faktur penjualan dan tembusannya

Faktur penjualan dikirim oleh fungsi penagihan kepada

pelanggan,

jumlah faktur yang dikirimkan tergantung dari permintaan

pelanggan

c. nota atau kontra bon

d. surat pengantar barang

e. surat penagihan

4.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan oleh PT. Fastrata

Buana

a. Jurnal penjualan.

Catatan akuntansi ini di gunakan untuk mencatat transaksi

penjualan secara kredit

b. Kartu piutang

Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap – tiap debiturnya

c. Kartu gudang.
 Untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang

disimpan di gudang

Digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang

dijual selama periode akuntansi tertentu.

4.3.3 Unsur Pengendalian Intern pada PT. Fastrata Buana.

a. Organisasi

1. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi bagian

gudang, untuk menghindari adanya kecurangan pada

fungsi penjualan seperti, ketidakjujuran saat

pengembalian barang dari gudang untuk keperluan

pribadi.

2. Fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi penagihan

Agar setiap piutang yang berhasil di tagih akan

langsung di arsipkan pada bagian akuntansi dan

menghindari laping.

3. Fungsi kredit terpisah dengan bagian akuntansi.

Untuk menghindari adanya kecurangan yang

dilakukan oleh pihak fungsi Kredit

4. Fungsi kredit terpisah dengan fungsi penagihan,

Untuk menghindari adanya kecurangan.

 b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. Persetujuan kredit harus di otorisasi oleh bagian

kredit

2. Surat pesanan penjualan harus di otorisasi oleh

bagian penjualan

3. Surat pengambilan barang harus di otorisasi oleh

bagian gudang.

4. Faktur penagihan lunas di otorisasi oleh departemen

collector dan pihak pembeli.

5. Penyetoran uang di otorisasi oleh pihak bank.

c. Praktik yang sehat

1. Semua faktur bernomor urut cetak.

2. Meneliti jumlah uang sesuai dengan jumlah yang

tertera di faktur.

3. Merekonsiliasi jurnal penjualan dengan rekening

buku besar.

4.3.4 Uraian bagan alir dokumen sistem penjualan kredit pada

PT. Fastrata Buana.

Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit pada PT.

Fastrata Buana akan diuraikan perbagian yang terkait dalam

sistem penjualan kredit.

1. Bagian order penjualan

 a. Menerima order penjualan

b. Menyetujui order dari pelanggan

c. Membuat daftar pesanan barang (DPB) 2 rangkap

d. Daftar pesanan barang lembar 1 di simpan di bagian

order penjualan

e. Daftar pesanan barang lembar 2 ke bagian penagihan

f. Berdasarkan Daftar pesanan barang 1 kemudian

membuat surat pengantar barang (SP) rangkap 3

g. Surat pengantar barang lembar 1 di arsip secara

permanen berdasarkan nomor.

h. Surat pengantar barang lembar 2 ke bagian gudang

i. Surat pengantar barang lembar 3 di berikan ke

pelanggan.

2. Bagian gudang

a. Menerima surat pengantar barang dari bagian order

penjualan kemudian menyiapkan barang yang di

pesan oleh pelanggan

b. Menyerahkan barang dan Surat Pengantar barang ke

bagian pengiriman dan di catat di kartu gudang

3. Bagian pengiriman

a. Menerima Surat pengantar barang dan barang dari

bagian gudang

b. Membuat surat pengantar barang rangkap 4

 c. Menyerahkan barang kepada pelanggan

d. Surat pengiriman barang lembar 1,2,3 dan Surat

Pengantar barang ke bagian penagihan

e. Surat Pengantar barang lembar 4 di arsip berdasarkan

nomor

4. Bagian penagihan

a. Berdasrkan daftar pesanan barang dari bagian order

penjualan dan Surat pengiriman barang serta Surat

pengantar barang dari bagian pengiriman, kemudian

di buatkan faktur rangkap 3

b. Surat pengiriman barang lembar 1,2 ke bagian

akuntansi dan Surat pengantar barang di arsipkan

secara permanen berdasrakan nomor.

c. Faktur lembar 1,2 di kirim ke pelanggan

d. Faktur lembar 3 ke bagian akuntansi

5. Bagian akuntansi

a. Menerima faktur dari Surat Pengiriman Barang dan

bagian gudang

b. Berdasar faktur dan Surat Pengiriman Barang,

kemudian membuat surat penagihan rangkap 2

c. Surat penagihan lembar 1 di kirim ke pelanggan

d. Surat penagihan lembar 2 di arsip berdasarkan nomor

 Bagan Alir (Flow Chart) Sistem Penjualan Kredit pada
PT. Fastrata Buana Tegal

BAGIAN ORDER
GUDANG PENGIRIMAN
PENJUALAN

Mulai 1 2

Menerima Order DPB DPB

Penjualan 2 2

Menyiapkan Memeriksa
DPB 2 SPB
Barang
1

1
DPB
2 4
Membuat SPB 3
SPB 2
3 1

Kartu N
Gudang
3 Menyerahkan
SPB 2 Barang
1

Ke Pelanggan
3
SPB 2
N Sumber: PT. FASTRATA BUANA TEGAL
DPB 1
2 2

4
 PENAGIHAN AKUNTANSI

4 5

3
2
2
SPB 1
Faktur 1
DPB 2

5
N

N
Membuat Surat
Penagihan
Membuat Faktur

Faktur 2
Surat
SPB 1
Penagihan
2 3
Faktur 1
N

ke Pelanggan ke Pelanggan
5

Sumber: PT. Fastrata Buana Tegal.

DPB : Daftar Pesanan Barang

SP : Surat Pengantar
SPB : Surat Pengantar Barang