BAB IV

HASIL PENILITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Setelah lebih dari tiga dasawarsa menjalankan usahanya di Indonesia, group

Miwon tidak hanya berhasil bertahan sampai sekarang melainkan juga tumbuh

dan berkembang. Di samping kapasitas produksinya meningkat, bidang usaha dan

diversifikasi produknya juga bertambah banyak. Jumlah tenaga kerja yang

terserap dari kegiatan produksi dan perdagangan serta dari kegiatan-kegiatan

usaha yang muncul akibat adanya kegiatan usaha group Miwon sangat banyak.

Sehingga tidak berlebihan bila dikatakan group Miwon Indonesia ikut berperan di

dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat Indonesia pada umumnya dan

karyawan beserta keluarga khususnya.

Miwon Indonesia merupakan group perusahaan yang terdiri dari PT Miwon

Indonesia, PT Jico Agung dan PT. Aneka Boga Nusantara yang semuanya

merupakan anak perusahaan dari Daesang Corporation, Korea. Usaha Group

Miwon di Indonesia sudah dimulai sejak tahun 1973 melalui PT Miwon Indonesia

yang bergerak dibidang industri penyedap rasa, kemudian PT. Jico Agung yang

memfokuskan bidang usahanya pada distribusi atau perdagangan dalam negeri,

dan dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen di bidang makanan dan

minuman yang terus berkembang, didirikanlah PT Aneka Boga Nusantara.

38
 39

PT Miwon Indonesia yang telah berdiri sejak tahun 1973 secara konsisten

sampai dengan saat memfokuskan diri pada Industri Monosodium Glutamate

(MSG) atau di kalangan masyarakat di kenal dengan istilah penyedap rasa. MI-

WON adalah salah satu merek dagang perusahaan yang sudah sangat dikenal oleh

masyarakat luas. Loyalitas masyarakat terhadap penyedap rasa MI-WON inilah

yang membuat perusahaan tetap dapat berhan dan terus berkembang, di Indonesia

sampai dengan saat ini.

Selaku perusahaan penanaman modal asing, PT Miwon Indonesia juga telah

berhasil mengembangkan kemampuan tenaga-tenaga kerja Indonesia untuk

kemudian diberikan kesempatan dan tempat serta peran dalam proses manajemen.

PT Jico Agung yang didirikan pada tahun 1976 semula dimaksudkan untuk

mendukung kegiatan usaha PT Miwon Indonesia dalam hal pendistribusian dan

penjualan hasil produksinya. Selaku distributor utama dari produk-produk yang

dihasilkan oleh Group Miwon Indonesia, perusahaan memiliki kantor-kantor

perwakilan hampir di seluruh kota propinsi di pulau Jawa dan di beberapa kota

propinsi di Sumatera, Sulawesi dan Kalimantan yang memungkinkan jaringan

distribusinya menjangkau ke seluruh wilayah Indonesia. Perusahaan juga

menunjuk agen-agen penjualan untuk setiap wilayah penjualan guna mendukung

kegiatan distribusi yang dijalankan oleh setiap kantor perwakilan.

Budaya kerja keras, disiplin tinggi dan pelatihan yang diterapkan dan

dijalankan perusahaan selama ini berhasil mencetak tenaga-tenaga kerja

profesional di bidang marketing dan penjualan. Sehingga mereka merupakan asset

perusahaan dengan nilai tambah lebih.

 40

Kemajuan perusahaan serta perkembangan kebutuhan masyarakat di

Indonesia, saat ini PT Jico Agung tidak hanya mendistribusikan produk- produk

dari Miwon Indonesia melainkan juga produk-produk dari Daesang Group, Korea

dan afiliasinya. PT Aneka Boga Nusantara didirikan sebagai jawaban dari

perkembangan dan peningkatan kebutuhan konsumen di Indonesia terhadap

produk-produk makanan dan minuman yang kreatif, higienis dan berkualitas.

Perusahaan dikhususkan untuk memproduksi produk-produk makanan dan

minuman kreatif yang berhasil dikembangkan oleh Pusat Penelitian dan

Pengembangan group Miwon Indonesia, yang tidak pernah berhenti berinovasi

dalam penelitiannya guna menghasilkan atau memenuhi kebutuhan masyarakat.

Perubahan bidang usaha perusahaan yang dimulai sejak tahun 2003 merupakan

keputusan yang tepat dari manajemen dalam rangka menjawab tantangan dari

konsumen di Indonesia.

4.1.2 Visi dan Misi PT. Jico Agung Palembang

1. Visi 

Menjadi perusahaan distributor penyedap rasa yang dapat memenuhi

permintaan pelanggan dengan produk yang berkualitas dan senantiasa

meningkatkan produktivitas demi kemajuan perusahaan.

2. Misi

a. Kepuasan Pelanggan

b.  Berkualitas dan Tepat Waktu

c. Meningkatkan kemampuan karyawan

d. Mengikuti perkembangan teknologi.

 41

4.1.3 Struktur Organisasi

Agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu

sistem kerja yang baik dan teratur yang dapat dipertanggung jawabkan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yakni struktur organisasi.

Organisasi merupakan unsur yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan

perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Struktur organisasi

mempunyai hubungan yang sangat erat, sebab untuk mencapai atau menciptakan

organisasi, terlebih dahulu disusun struktur organisasi yang akan memperlihatkan

aspek-aspek kegiatan yang ada dalam organisasi. Setiap perusahaan memerlukan

adanya struktur organisasi sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuan

perusahaan. Perusahaan sebagai salah satu bentuk organisasi memerlukan adanya

pembagian kerja, penempatan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas

sehingga mencapai kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan perusahaan.

Dengan adanya struktur organisasi yang tersusun secara baik maka akan

memudahkan koordinasi, integrasi dan meningkatkan efisiensi kerja dan bagian-

bagian yang ada didalam perusahaan. Struktur organisasi adalah suatu susunan

dan hubungan antara tiap bagian yang ada pada perusahaan dalam menjalin

hubungan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi mempunyai

hubungan erat dengan pembagian fungsi kerja dan tanggung jawab, sistem

wewenang dan otorisasi serta mekanisme kerja melalui pencerminan sistem

koordinasi dan komunikasi, baik dalam hubungan operatif, administratif maupun

informatif dari organisasi tersebut.

 42

Bentuk dari bagan organisasi pada PT. Jico Agung Palembang terbagi

menjadi dua bagian yaitu Branch Office dan Logistik. Adapun gambarnya seperti

berikut :

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT. Jico Agung Palembang

Team Logistik
Regional

Kepala Gudang

Admin Gudang

Driver Gudang
Staff Gudang

Sales

Sumber : PT. Jico Agung Logistik Palembang

 43

4.1.4 Uraian Tugas

Uraian tugas dan tanggung jawab yang ditetapkan PT. Jico Agung adalah

sebagai berikut :

a. Team Logistik

Tugas dan tanggung jawab team logsitik secara garis besar adalah sebagai

berikut :

a. Membuat schedule kegiatan atau jadwal kegiatan pekerjaan.

b. Memonitor atau memantau progress pekerjaan yang dilakukan tenaga

ahli.

c. Bertanggung jawab dalam melaksanakan supervisi langsung dan tidak

langsung kepada semua karyawan yang berada di bawah tanggung

jawabnya, antara lain memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat

mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi

teamnya dan dapat menerapkan sikap disiplin kepada karyawan sesuai

dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.

d. Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina

kerja sama team yang solid.

e. Bertanggung jawab dalam mencapai suatu target pekerjaan yang telah

ditetapkan dan sesuai dengan aturan.

f. Mengkoordinir seluruh aktifitas Tim dalam mengelola seluruh kegiatan

baik dilapangan maupun dikantor.

g. Bertanggung jawab terhadap pemberi pekerjaan yang berkaitan terhadap

kegiatan tim pelaksana pekerjaan.

 44

h. Membimbing dan mengarahkan anggota team dalam mempersiapkan

semua laporan yang diperlukan.

i. Melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.

j. Melaksanakan presentasi dengan direksi pekerjaan dan instansi terkait.

b. Kepala Gudang

Tugas tanggung jawab kepala gudang adalah sebagai berikut :

a. Mengontrol ketersediaan stok barang yang ada di gudang.

b. Melakukan pemesanan barang pada pabrik perusahaan.

c. Mengkoordinir semua staff gudang untuk melakukan pengecekan barang

setiap akhir tahun.

d. Mengawasi semua barang yang keluar maupun masuk dari gudang.

e. Melaporkan posisi dan peredaran stok kepada Branch Manajer.

c. Admin Gudang

a. Menginput data barang masuk dan keluar di gudang

b. Melakukan pendataan barang yang ada di gudang (stocktake)

c. Membuat surat jalan

d. Membuat surat tanda terima barang dan surat-surat yang

diperlukan untuk operasional gudang

e. Melakukan administrasi yang diperlukan dalam kegiatan gudang

d. Staff Gudang

a. Menjaga kuantitas dan kualitas barang di gudang

b. Menjaga hubungan baik dengan pihak produksi demi kondusifitas kerja

 45

c. Memastikan barang yang dipesan selalu siap untuk dberikan.

d. Menerima dan menyimpan barang yang dikirim dari kantor pusat, dari

pembelian atau retur dari langganan.

e. Mencatat barang-barang ke dalam kartu barang.

f. Mengeluarkan barang yang dipesan beurdasarkan dokumen atau faktur

penjualan yang telah disetujui oleh bagian yang berwenang.

g. Bertanggung jawab terhadap barang yang disimpan dari kemungkinan

hilang atau rusak.

e. Driver

a. Melakukan pengantaran barang kepada langganan sesuai dengan perintah

pengiriman berupa faktur atau DO dan meminta stempel serta tanda

tangan dari penerima barang.

b. Membawa kembali barang yang telah dipesan atau ditolak karena sebab

tertentu, misalnya salah harga. Mutu dan sebab lainnya.

c. Melakukan kelancaran bagian lain atas izin dari atasan bila dibutuhkan

tenaga drivernya.

f. Sales

a. Digunakan untuk mengembangkan memperkenalkan produk baru, lebih

meningkatkan penjualan yang ada atau untuk mengcover tempat-tempat

tertentu yang tidak bisa atau tidak dijangkau.

b. Menjual produk toko-toko kecil, mendistribusikan produk ke toko, dalam

arti tidak hanya volume penjualan tetapi jumlah toko juga menjadi target

sales monitoring.
 46

c. Memperkenalkan produk baru

d. Mencapai target penjualan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

e. Melaporkan progam yang dilakukan oleh pesaing (kompetitor)

4.1.5 Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang PT. Jico Agung Palembang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Jico Agung Palembang dalam

pembuatan MSG seperti tetes tebu (molassis), gula, asam gluamat ke proses

kristalisasi dan lainnya, sedangkan untuk non MSG meliputi bahan baku dalam

pembuatan aneka tepung seperti tepung, gula, garam, lada, perasa, dan lainnya.

Dibawah ini persediaan barang dagang PT. Jico Agung Palembang, yaitu :

a. Tepung Mama Suka

b. Miwon

c. Penyedap Rasa

d. Kecap Asin

e. Rumput Laut

f. Mayonaise

a. Tepung Mama Suka

Merupakan tepung yang dipadu dengan bahan dan bumbu pilihan yang

berkualitas, sehingga menghasilkan tepung bakso yang berfungsi sebagai bahan

tambahan membuat aneka Bakso, Siomay dan Otak-otak. Hasil Bakso, Siomay

dan Otak-otak menjadi lebih halus , kenyal.

 47

b. Miwon

Merupakan bahan tambahan pangan untuk memperkaya dan memperkuat

rasa gurih pada masakan atau makanan sehingga mendapatkan kelezatan yang

diinginkan.

c. Penyedap Rasa Mama Suka

Merupakan bahan tambahan makanan yang memberikan rasa pada bahan

tertentu, sehingga suatu makanan dapat bertambah manis, asam, dan sebagainya.

Umumnya penyedap rasa diberikan kepada makanan yang tidak atau kurang

memiliki rasa (misal agar-agar, masakan berkuah, dan sebagainya) sehingga

disukai konsumen.

d. Kecap Asin Mama Suka

untuk menambahkan cita rasa pada masakan. Kecap asin akan memberikan

rasa asin yang khas. Biasanya orang memakai kecap jenis ini untuk tumisan atau

bubur.

e. Rumput Laut Mama Suka

Khusus jenis rumput laut yang berwarna cokelat, kandungan iodiumnya

sangat tinggi. Zat ini sangat diperlukan tubuh untuk memproduksi hormon tiroid.

Sehingga, rumput laut juga sering dikonsumsi untuk mencegah atau mengobati

penyakit gondok. Selain itu, rumput laut juga memiliki sejumlah nutrisi baik,

antara lain asam amino esensial, antioksidan, mineral, trace element, serat, dan

asam lemak tak jenuh ganda.

 48

f. Mayonaise Mama Suka

sebagai campuran dari makanan cepat saji, seperti burger, hot dog, kebab,

french fries, ayam goreng, dan sebagainya. Mayones juga bisa digunakan sebagai

campuran saus tomat atau saus sambal. Selain itu, mayones juga sangat bagus jika

digunakan sebagai bahan tambahan di dalam salad

Tabel 4.2

Laporan Persediaan Barang Dagang

PT. Jico Agung Palembang

No. Kode Nama Barang Satuan Stock

1. P-001 Miwon Dus 2860
2. P-002 Tepung Mama Suka Dus 2350
3. P-003 Penyedap Rasa Mama Suka Dus 2025
4. P-004 Kecap Asin Mama Suka Dus 2189
5. P-005 Rumput Laut Mama Suka Dus 2552
6. P-006 Mayonaise Mama Suka Dus 2088
Sumber : Data diolah, 2020

4.1.6 Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Dagang pada PT. Jico

Agung Palembang

a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian intern PT. Jico Agung Palembang terhadap persediaan barang

dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun lingkungan

pengawasan dibawah ini:

1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Pada PT. Jico Agung Palembang, falsafah manajemen dikondisikan dengan

adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan

bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak

dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang
 49

berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Jico Agung

Palembang merupakan perusahaan manufaktur dibidang logistik, yang proses

produksinya berdasarkan pesanan dari pihak luar atau konsumen. Tujuan utama

perusahaan ini adalah mencari laba. Agar tujuan perusahaan tercapai, salah satu

usahanya adalah dengan menghasilkan produk atau barang denga kualitas yang

baik dan biaya yang efisien.

2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi PT Jico Agung Palembang ini di susun dan dirancang

dengan baik secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi

keuangan dan administrasi, fungsi logistik serta fungsi produksi. Penyusunan

struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT.

Jico Agung Palembang karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan

wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga

pengendalian dapat dilakukan dengan baik di PT. Jico Agung Palembang.

3. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari

struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk

pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Jico Agung Palembang

juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi,

fungsi produksi serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi

tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-

bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan

tugasnya dengan baik sesuai fungsinya.Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini

 50

juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur

organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan

memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan. Sehingga pada PT

Jico Agung Palembang penetapan wewenang dan tanggung jawab dilakukan

dengan cukup baik , dilihat dari pembagian tugas dan masing-masing pada

struktur organisasi perusahaan.

4. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen oleh perusahaan dilakukan dengan

mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan, pertimbangan

manajemen, dan analisa nilai terhadap masing-masing jenis persediaan barang

dagang. Manajemen menetapkan kebijakan ini dengan memperhatikan

pertimbangan atau keputusan manajemen bukan pengalaman masa lalu, serta

mengaitkannya dengan kemungkinan perubahan pasar pada masa yang akan

datang. Menurut penulis, metode pengendalian manajemen yang dilakukan

oleh PT Jico Agung Palembang sudah cukup mendukung terciptanya

lingkungan pengendalian yang baik.

5. Fungsi Audit Intern

PT. Jico Agung Palembang mempunyai auditor internal, secara satu kali dalam

setahun ataupun sewaktu-waktu PT. Jico Agung Palembang melakukan audit

intern. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan

serta menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut

ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan

dilaporkan kepada pimpinan.

 51

b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagang

PT. Jico Agung Palembang menilai persediaan barang dagang berupa bahan

barang dagang seperti : Miwon, Tepung, Penyedap rasa, Bumbu dapur, Rumput

laut, dll. Dengan memperhatikan masa pakainya. Jadi apabila tiba masanya, maka

barang dagang tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan

menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan

stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin oleh

Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh tim audit intern, serta oleh

beberapa orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya

memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai terjadi

kerusakan barang dagang/bahan baku. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan

fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik

berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname.

Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi

persediaan barang dagangan adalah wajar dan tepat waktu sudah cukup baik.

Manajemen telah mengenali dan mempelajari resiko-resiko yang ada, serta

membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi

hal tersebut.

c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagang

Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT. Jico Agung

Palembang belum cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur

yang belum jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan

 52

persediaan barang dagangan yang melibatkan beberapa fungsi terkait, yaitu sering

terjadi selisih paham, komunikasi antara pihak gudang dan pihak manajemen.

Dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan

pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber

yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi

oleh pihak yang berwenang.

d. Aktivitas Pengendalian

1. Otorisasi transaksi

Otorisasi atas transakasi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda

tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut,

misalnya: laporan penerimaan barang dan pengeluaran barang diotorisasi oleh

Kabag logistik. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan

aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan pengendalian intern

persediaan barang dagangan.

2. Pemisahan tugas

PT. Jico Agung Palembang telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup

pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang

dagangan. Satu diantaranya adalah pada kegiatan perhitungan fisik persediaan

barang dagangan, dilihat bahwa ada pembagian tugas yang jelas, yakni :

melaporkan jumlah persediaan barang dagangan gudang oleh Kasub Logistik,

menghitung fisik persediaan, yang terdiri dari Kabag logistic dan tim audit

intern, dan beberapa petugas dari bagian logistik serta membuat laporan fisik

oleh komputer logistik.

 53

3. Catatan akuntansi

PT. Jico Agung Palembang telah membuat dokumen-dokumen dan catatan-

catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan, namun dokumen-

dokumen tersebut tidak mempunyai nomor urut tercetak. Menurut penulis,

tidak adanya nomor urut tercetak ini akan melemahkan pengendalian intern

pada perusahaan karena hal ini dapat menyebabkan karyawan kurang berhati-

hati atau kurang bertanggung jawab dalam penggunaan formulir dan bukti

transaksi lainnya lebih dari satu kali.

4. Pengendalian akses

Perlindungan fisik atas persediaan barang dagangan pada perusahaan ini sudah

cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang sebagai tempat

penyimpanan dan dilengkapi dengan Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci oleh pegawai logistik

yang berwenang setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik terhadap

dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu dengan tersedianya blinder

map sebagai tempat penyimpanan masing-masing dokumen, serta membuat

kembali dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam komputer

maupun catatan manual. Selain itu, perusahaan juga telah melakukan

pengawasan fisik terhadap komputer, yaitu dengan memilih jaringan komputer.

Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan

perlindungan fisik terhadap persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan

sudah cukup memadai dalam mewujudkan pengendalian intern yang baik.

5. Pengecekan independen atas pelaksanaan

 54

Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan

dengan pengawasan persediaan. Kebijakan ini secara tidak langsung

menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara bagian-bagian yang

melakukan penjualan, mengeluarkan barang, mengirimkan barang, yang

mencatat, dan bagian yang membuat faktur.

e. Pemantauan

Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk

mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT.

Jico Agung Palembang melakukan pemantauan persediaan barang dagangan

dengan melakukan stok opname setiap bulannya untuk disesuaikan dengan

perkembangan permintaan konsumen, serta memperhatikan keluhan-keluhan

pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan

tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya

pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas

pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya

pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

4. 2 Pembahasan

4.2.1 Analisis Pengendalian Intern atas Barang Dagang pada PT. Jico Agung

Palembang
 55

Pelaksanaan pengendaliaan intern persediaan barang dagang pada PT. Jico

Agung Palembang dilaksanakan berdasarkan proses persediaan, dokumen yang

berkaitan dengan penerimaan persediaan, prosedur penerimaan yang memenuhi

aturan, prosedur penyimpanan persediaan, kegiatan penerimaan barang, prosedur

penyimpanan yang memenuhi aturan, prosedur pengawasan persediaan, syarat-

syarat dalam sistem pengawasan persediaan, tujuan pengawasan persediaan, dan

pembukuaan persediaan. Skema ini dilakukan berdasarkan pola yang terjadi pada

perusahaan. Perencanaan persediaan barang dilakukan langsung oleh staff

karyawan PT. Jico Agung Palembang dengan metode Fifo (first in first out).

Perencanaan persediaan barang dagang dilakukan berdasarkan SOP (Standar

Operasi Prosedur) adalah sebagai berikut :

a. Proses Persediaan

Proses persediaan dengan memeriksa jenis dan kualitas mutu barang, serta

membuat laporan penerimaan dan melaporkan barang yang diterima ke kantor

cabang dan melaporkan barang yang diterima ke fungsi logistik.

b. Dokumen yang berkaitan dengan penerimaan persediaan

Dokumen yang berkaitan yaitu tembusan surat order pembelian dan laporan

penerimaan barang yang terdiri dari : Laporan penerimaan asli, akan dikirim ke

fungsi pembelian. Tembusan pertama, akan dikirim kepada fungsi gudang/logistik

dikirim bersama barang ke dalam gudang. Tembusan kedua, dikirim kepada

fungsi akuntansi untuk dicatat dalam kartu persediaan. Tembusan ketiga sebagai

arsip fungsi penerimaan.

c. Prosedur Penerimaan yang memenuhi aturan

 56

Prosedur yang dilakukan sesuai dengan memenuhi aturan, yaitu penerimaan

barang dilakukan oleh fungsi penerimaan dan barang yang diterima oleh fungsi

penerimaan harus sesuai dengan surat order pembeliaan. Laporan penerimaan

barang adalah sebagai bukti barang telah diterima fungsi penerimaan dan

didistribusikan kebagian pembelian, bagian gudang, dan bagian akuntansi. Setiap

barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, harus dihitung dan

diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan

penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang

disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.

d. Prosedur Penyimpanan Persediaan (Logistik)

Prosedur penyimpanan persediaan dengan menerima laporan penerimaan,

memeriksa dan menghitung barang serta menandatangani laporan penerimaan

barang dan meneruskan laporan ke bagian akuntansi.

e. Kegiatan Penerimaan Barang

Kemungkinan yang dihadapi dalam kegiatan penerimaan yaitu, menerima

barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan, menerima barang

yang rusak/cacat, dan menerima barang dengan kuantitas rendah.

f. Prosedur Penyimpanan yang Memenuhi aturan

Penyimpanan dilakukan oleh fungsi gudang, Fungsi gudang terpisah dari

fungsi penerimaan. Barang yang disimpan sesuai dengan laporan penerimaan

persediaan dan dikelompokan menurut jenis, ukuran, sifat persediaan yang

dimiliki perusahaan. Barang yang masuk dicatat dalam kartu gudang dan

dilakukan oleh fungsi gudang.

 57

g. Prosedur Pengawasan Persediaan

Dalam prosedur pengawasan persediaan, perusahaan harus dapat

mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimal, pengadaan dan

penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan dalam kuantitas dan kualitas,

terjaminnya barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi pesanan pembeliaan

serta terlindungi dari pencurian, kerusakan dan kerusakan mutu barang.

Prosedur pengawasan persediaan juga meminimumkan penanaman

modal/investasi bahan dan dapat melayani produksi dengan bahan-bahan yang

dibutuhkan pada waktu/tempat, serta mencegah penyalahgunaan dan

penyelewengan dengan pencatatan persediaan yang akurat tentang barang masuk,

keluar dan penggunaannya.

h. Syarat-syarat dalam sistem pengawasan persediaan

Syarat dalam sistem pengawasan persediaan yaitu memiliki gudang yang

luas serta sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab dibagian gudang, sistem

pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan barang yaitu dengan pencatatan

jumlah barang yang dipesan, barang keluar dan sisa barang. Perencanaan untuk

mengganti barang yang keluar, rusak, usang, dan barang lama (out of date) serta

melakukan pengecekan untuk menjamin efektivitas kegiatan rutin.

i. Tujuan Pengawasan Persediaan

Tujuan pengawasan persediaan untuk menjaga agar persediaan selalu ada,

sehingga kegiatan produksi tidak terhenti dengan pembentukan persediaan yang

tidak besar, sehingga biaya yang timbul juga tidak besar.

j. Pembukuan Persediaan
 58

Pembukuan persediaan menggunakan sistem persediaan periodik (Periodic

inventory system) pada sistem ini perhitungan persediaan barang dagangan akan

dilakukan pada akhir periode berjalan. Serta menggunakan sistem persediaan

perpetual (Perpetual Inventory system) Pada sistem pencatatan perpetual ini,

perhitungan persediaan barang dagangan dilakukan setiap saat terjadi perubahan

persediaan barang dagangan. Contoh sistem check out terkomputerisasi dengan

laser scanner di supermarket. Dengan sistem ini, scanner akan membaca barcode

product pada kemasan produk, dan transaksi dicatat secara langsung dan tingkat

persediaan diperbaharui.

1. Lingkungan Pengendalian.

Lingkungan pengendalian merupakan corak suatu organisasi dan

mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan

pengendalian merupakan dasar atas semua komponen pengendalian intern

yang lain, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian

pada PT Jico Agung Palembang akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan

faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan ,

yaitu :

a. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan

parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya

pengendalian. Pada PT Jico Agung Palembang, falsafah manajemen

dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen untuk

menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan
 59

ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen,

pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan.

Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan

yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang

berhubungan dengan persediaan baik laporan penjualan, laporan

penerimaan barang, laporan stock opname. Dalam hal ini laporan-laporan

tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta

telah di dukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup.

b. Struktur organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan

tanggung jawab yang terdapat pada perusahaan, struktur organisasi formal

biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini

menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi.

Struktur organisasi disusun secaran fungsional , yang terdiri dari

fungsi pemasaran , fungsi keuangan dan administrasi. Fungsi logistik serta

fungsi produksi. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini

sesuai untuk perusahaan seperti PT Jico Agung Palembang karena akan

terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap

fungsional yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan

dengan baik.

c. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Disamping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal

mengenai wewenang dan tanggung jawab, masalah jenis yang berkaitan

 60

dengan pengendalian sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti

memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian, organisasi

formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan yang

terkait, dokumen kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai,

perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan

pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di

wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada

PT. Jico Agung Palembang juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran,

fungsi keuangan dan administrasi, fungsi produksi serta fungsi logistik.

Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat

yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah

setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai

fungsinya.Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan

pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.

Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan

terbaik dari setiap karyawan. Sehingga pada PT Jico Agung Palembang

penetapan wewenang dan tanggung jawab dilakukan dengan cukup baik ,

dilihat dari pembagian tugas dan masing-masing pada struktur organisasi

perusahaan.

d. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang

digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota

 61

organisasi. Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-

teknik yang digunakan oleh manajer untuk menyampaikan instruksi dan

tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-

hasilnya.

Metode pengendalian manajemen oleh perusahaan dilakukan

dengan mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan,

pertimbangan manajemen, dan analisa nilai terhadap masing-masing jenis

persediaan barang dagang. Manajemen menetapkan kebijakan ini dengan

memperhatikan pertimbangan atau keputusan manajemen bukan

pengalaman masa lalu, serta mengaitkannya dengan kemungkinan

perubahan pasar pada masa yang akan datang. Menurut penulis, metode

pengendalian manajemen yang dilakukan oleh PT Jico Agung Palembang

sudah cukup mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang baik.

e. Fungsi Audit Intern

Fungsi audit intern dibuat dalam suatu usaha untuk memantau

efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan

pengendalian. Untuk meningkatkan ke efektifan fungsi audit intern,

adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan

akuntansi menjadi penting, dan melapor kepada tingkat manajemen

yang lebih tinggi dalam organisasi baik manajemen puncak atau komite

audit dari dewan direksi komisaris.

PT. Jico Agung Palembang mempunyai auditor internal, secara

satu kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu PT. Jico Agung

 62

Palembang melakukan audit intern. Audit internal ini bertugas untuk

meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika

dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan

penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan

dilaporkan kepada pimpinan.

Dilihat dari faktor-faktor yang mendukung lingkungan

pengendalian seperti: falsafah dan gaya manajemen operasi, struktur

organisasi, penetapan wewenang dan tanggung jawab, metode

pengendalian manajemen, serta fungsi audit intern, PT Jico agung

Palembang sudah cukup mendukung terciptanya lingkungan pengendalian

yang baik dan memadai.

2. Penilaian Resiko

Perusahaan memiliki resiko yang terkait dengan internal maupun

eksternal. Dengan adanya resiko-resiko tersebut, perusahaan harus dapat

menganalisis dan malakukan penilaian resiko yang bisa saja terjadi di perusahaan.

Resiko-resiko tersebut dapat menghambat operasional perusahaan sehingga

penjualan akan menurun dan mengurangi pendapatan. Maka perlu adanya

pengelolaan resiko tersebut oleh Manajemen Persediaan. Perusahaan mengatasi

resiko kadaluwarsa jika bagian tim terkait mengecek setiap barang dan tidak

melakukan kecurangan sehingga barang yang akan diterima dan disimpan

digudang mendapatkan kategori siap jual.

PT. Jico Agung Palembang menilai persediaan barang dagang berupa

bahan barang dagang seperti : Miwon, Tepung, Penyedap rasa, Bumbu

 63

dapur, Rumput laut, dll, dengan memperhatikan masa pakainya. Jadi apabila

telah habis masa pakai nya maka barang dagang tersebut akan

mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian

bagi perusahaan.

Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijakan

stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin

oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh tim audit intern, serta

oleh beberapa orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini

tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar

jangan sampai terjadi kerusakan barang dagang/bahan baku. Pada

pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock

opname, kecuali jika Kepala Logistik berhalangan atau tidak bisa hadir pada

hari yang ditetapkan untuk stock opname.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang

membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas

tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk

menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan.

Otorisasi transaksi, pemisahan tugas, catatan akuntansi, pengendalian akses,

verifikasi independen dapat dikategorikan sebagai aktivitas pengendalian.

Berdasarkan penjelasan diatas penulis dapat meneliti aktivitas

pengendalian pada PT Jico Agung Palembang.

1) Otorisasi transaksi
 64

Otorisasi atas transakasi dan aktivitas dilakukan dengan

pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen

untuk transaksi tersebut, misalnya: laporan penerimaan barang dan

pengeluaran barang diotorisasi oleh Kabag logistik. Menurut penulis,

pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai

dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan barang dagangan.

2) Pemisahan tugas

PT. Jico Agung Palembang telah mengadakan pemisahan tugas

yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan

persediaan barang dagangan. Satu diantaranya adalah pada kegiatan

perhitungan fisik persediaan barang dagangan, dilihat bahwa ada

pembagian tugas yang jelas, yakni : melaporkan jumlah persediaan barang

dagangan gudang oleh Kasub Logistik, menghitung fisik persediaan, yang

terdiri dari Kabag logistic dan tim audit intern, dan beberapa petugas dari

bagian logistik serta membuat laporan fisik oleh komputer logistik.

3) Catatan akuntansi

PT. Jico Agung Palembang telah membuat dokumen-dokumen dan

catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan, namun

dokumen-dokumen tersebut tidak mempunyai nomor urut tercetak.

Menurut penulis, tidak adanya nomor urut tercetak ini akan melemahkan

pengendalian intern pada perusahaan karena hal ini dapat menyebabkan

karyawan kurang berhati-hati atau kurang bertanggung jawab dalam

penggunaan formulir dan bukti transaksi lainnya lebih dari satu kali.
 65

4) Pengendalian akses

Perlindungan fisik atas persediaan barang dagangan pada

perusahaan ini sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang

sebagai tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan Alat Pemadam Api

Ringan (APAR) untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci

oleh pegawai logistik yang berwenang setelah jam kerja selesai.

Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai,

yaitu dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan

masing-masing dokumen, serta membuat kembali dan tetap menyimpan

catatan yang rusak baik dalam komputer maupun catatan manual. Selain

itu, perusahaan juga telah melakukan pengawasan fisik terhadap komputer,

yaitu dengan memilih jaringan komputer. Menurut penulis, kebijakan

perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik

terhadap persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan sudah cukup

memadai dalam mewujudkan pengendalian intern yang baik.

Verifikasi Independen
Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang

berhubungan dengan pengawasan persediaan. Kebijakan ini secara tidak

langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara

bagian-bagian yang melakukan penjualan, mengeluarkan barang,

mengirimkan barang, yang mencatat, dan bagian yang membuat faktur.

4. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan

yang meliputi sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang
 66

dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi

entitas (baik peristiwa maupun kondisi)dan untuk memelihara akuntabilitas

bagi aset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang

dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen

untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas

dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.

Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran

dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern

terhadap pelaporan keuangan.

Berdasarkan penjelasan diatas Sistem informasi dan komunikasi yang

dilakukan oleh PT. Jico Agung Palembang belum cukup baik. Hal ini dapat

dilihat dari penyusunan prosedur yang belum jelas di dalam perusahaan,

termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan barang dagangan yang

melibatkan beberapa fungsi terkait, yaitu sering terjadi selisih paham,

komunikasi antara pihak gudang dan pihak manajemen. Dokumen dan

catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke

dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang

dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi

oleh pihak yang berwenang.

5. Pemantauan

Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian

intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan

operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses

 67

ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus,

evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di

berbagai entitas, auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan

serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas

pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan

pihak luar seperti keluhan customers dan komentar dari badan pengatur yang

dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan

perbaikan.

Dengan demikian pengendalian internal yang andal dapat mengurangi

berbagai kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dalam

pelaksanaan kegiatan perusahaan, sehingga persediaan selalu tersedia untuk

dijual, dalam arti tidak mengalami kerusakan, keusangan, kelebihan atau

kekurangan persediaan maupun kehilangan ataupun pencurian, bilaman

kondisi ini terpenuhi maka pengelolaan persediaan barang dagang yang

efektif dapat tercapai.

Berdasarkan penjelasan diatas pemantauan yang dilakukan PT Jico

Agung Palembang dinilai efektif karena dilakukannya stock opname pada

persediaan barang dagang setiap bulannya dan disesuaikan dengan

perkembangan permintaan konsumen, serta memperhatikan keluhan-keluhan

pelanggan. Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk

mengetahui pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern lain.