PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA KUPANG 2012

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Pemerataan pembangunan di kawasan timur wilayah Indonesia menjadi target penting yang harus dicapai dalam pembangunan nasional. Pembangunan yang menjangkau seluruh pelosok wilayah administrasi Republik Indonesia. Pembangunan nasional merupakan suatu proses perubahan yang mampu mengubah potensi sumber daya nasional menjadi kekuatan ekonomi nasional yang nyata. Pembangunan di bidang ekonomi diarahkan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara ekonomi. Pembangunan ekonomi di kota Kupang dan sekitarnya dari waktu ke waktu semakin menunjukan kemajuan, hal ini terlihat dari semakin banyaknya usaha-usaha dalam berbagai bidang yang berkembang. Pemenuhan kebutuhan pokok baik sandang, papan, makanan,

pendidikan dan kesehatan adalah indikator penting dalam mencapai tujuan pembangunan nasional, khususbnya pembangunan Kota Kupang. Pemenuhan bahan makanan di Kota Kupang menjadi penting karena Kota Kupang bukan kota agraris dengan produksi bahan makanan yang masih harus terus ditingkatkan. Perusahaan Roti Dwi Jaya adalah salah satu peruhaan kecil yang berkembang di kota Kupang, berupaya ikut serta dalam pembangunan dalam bidang pemenuhan bahan makanan. Perusahaan ini bergerak dalam bidang konsumsi yaitu memproduksi roti dengan target konsumennya adalah warga kota kupang dan sekitarnya.

1|Page

BAB II DATA LAPANGAN A. Sejarah Singkat Perusahaan Perusahaan ini sudah ada di kota kupang sejak tahun 1997 yang pada saat pertama buka di kelurahan kayuputih dan sejak pada tahun 1999 perusahaan ini kemudian membuka pabrik di Kelurahaan Oebufu Kota Kupang. Namun saat sampai tahun 2000 masih buka rumahan dengan produksi yang sangat terbatas dan hanya di titip di kios kecil saja. Sajak tahun 2000, Perusahaan Roti Dwi Jaya didirikan secara resmi dengan nomor Surat Ijin Usaha Perindag- KK-510/PK/130/2001 dan tanda daftar perusahaan nomor 241255200099 yang diberi nama Perusahaan Roti Dwi Jaya Kupang yang berlokasi di Kelurahan Oebufu Kota Kupang. B. Struktur Organisasi

Dalam mencapai tujuan suatu organisasi perusahaan harus dapat menyusun struktur organisasi dengan hubungan-hubungan, fungsi-fungsi dan wewenang serta tanggung jawab dan pembagian tugas dari masing-masing bagian dalam perusahaan jelas tanpa ada kerancuan. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan suasana kerja yang terkoordinir dengan kesatuan arah dan gerak dalam bekerja sehingga terjadi hubungan kerja yang kondusif dan harmonis diantara bagian-bagian yang ada tersebut sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

2|Page

Perusahaan Roti Dwi Jaya menyusun struktur organisasinya dengan mengadopsi dari bentuk-bentuk organisasi yang sudah ada. Adapun Struktur Organisasi Perusahaan Roti Dwi Jaya Kupang adalah sebagai berikut :

Pimpinan

Bagian Produksi

Bagian Pengemasan

Bagian Pemasaran Pengecer

Tenaga Kerja

Sumber : Perusahaan Roti Dwi Jaya Kupang Berdasarkan struktur organisasi diatas maka tugas dan fungsi masing-masing bagian adalah sebagai berikut : a) Pimpinan Perusahaan Pimpinan perusahaan adalah orang yang mempunyai perusahaan dan sekaligus merupakan pimpinan produksi yang bertanggung jawab terhadap segala aktivitas produksi perusahaan. Pimpinan perusahaan membawahi beberapa bagian yaitu

bagian produksi, bagian pengemasan dan bagian pemasaran. b) Bagian Produksi

3|Page

Bagian produksi dipimpin oleh seorang manajer produksi. Bagian ini berfungsi untuk memproduksi bahan mentah menjadi produk jadi yang siap untuk dipasarkan. Bagian produksi melakukan produksi berdasarkan arahan dari pimpinan perusahaan.

c)

Bagian Pengemasan Bagian ini di pimpin oleh seorang manajer, berfungsi untuk mengemas produk olahan yang sudah jadi dan siap untuk dipasarkan. Bagian ini awalnya satu bagian dengan produksi, namun di pecah untuk menjamin kualitas kemasan dan memberi wewenang yang lebih dalam menuangkan kreatifitas kemasan yang diharapkan akan meningkatkan penjualan.

d)

Bagian Pemasaran

Bagian ini, dipimpin seorang manajer pemasaran, berfungsi untuk memasarkan produk yang sudah dikemas, mendistribusikan ke penjual. Bagian pemasaran juga mempunyai satu bagian lain yaitu bagian pengecer yang bertugas untuk memasarkan produk roti ke kios-kios atau toko-toko yang membutuhkan. C. Jenis dan Bahan Produksi a. Perusahaan Roti Dwi Jaya Kupang memproduksi 2 (dua ) jenis produk yang

dibedakan berdasarkan ukuran dan harga jualnya, dan masing-masing mempunyai 4 (empat) pilihan rasa yaitu rasa strowbery, rsa coklat, rasa moca dan roti manis. Produksi roti yang dilakukan Perusahaan bersifat kontinyu (terus-menerus) dimana pola aliran bahan baku diproses hingga menjadi produk jadi yang siap untuk dijual. Tujuan proses produksi adalah untuk mengisi persediaan sehingga produk selalu ada dan siap untuk dipasarkan.

4|Page

b. Bahan baku yang digunakan Bahan baku dalam proses produksi terdiri dari tepung, mentega, gula, keju, kacang dan bahan-bahan pelengkap lainnya. Bahan bahan ini sebagian besar di datangkan langsung dari Surabaya. Kelancaran proses pengiriman bahan baku ini menjadi salah satu faktor dalam proses produksi. c. Alat-alat yang digunakan Alat alat yang digunakan meliputi alat produksi dan alat transportasi untuk distribusi produk. Alat produksi didatangkan dari Jakarta dengan pemeliharaan mandiri. D. Visi dan Misi Perusahaan roti Dwi Jaya 1. Visi : berperan serta dalam pemenuhan bahan konsumsi masyarakat 2. Misi : memproduksi secara optimal, memasarkan secara maksimal dalam rangka penyediaan alternatif bahan makan bagi masyarakat.

E. Aspek-aspek

atau fungsi manajemen yang menjadi strategi untuk mencapai misi

perusahaan yaitu menjadi perusahaan yang ikut berperan serta dalam pemenuhan kebutuhan bahan makanan bagi masyarakat. Manajemen merupakan proses yang di pakai utnutk mencapai tujuan perusahaan melalui perencanaan, pengoganisasian, pengarahan serta pengendalian diri sebagai sumber daya organisasi. Manajer bertanggung jawab mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki perusahaan. Aktivitas manajemen difokuskan pada fungsi-fungsi manajemen. 1. Perencanaan

5|Page

Untuk mencapai tujuan dari perusahaan roti Dwi Jaya maka seorang kepala cabang memerlukan perencanaan yang disusun secara terperinci , yang mliputi proses penetapan tujuan, baik tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek. Perusahaan Roti Dwi Jaya memiliki perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut: Uraian ringkas tentang industri dan keterangan rinci tentang produk yang ditawarkan perusahaan: produk yang di tawarkan adalah roti dengan berbagai jenis dan rasa. Analisis pasar, meliputi ukuran seberapa besar pasar konsumsi makanan khususnya roti yang ada di kota kupang dan sekitarnya, berkaitan dengan bagaimana kebutuhan masyarakat akan tingkat konsumsi roti dan barang olahan sejenis. Rencana operasi yang meliputi ramalan penjualan dalam hal ini target penjualan bulanan dan tahunan yang menjadi acuan, proyeksi keuangan, prosedur akuntansi dan pernyataan sumber daya manusia yang tepat guna. Rencana permodalan meliputi jumlah dan sumber modal yag di butuhkan perusahaan. 2. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah penataan sumber daya manusia kegiatan ini meliputi menetapkan strukutur, personil, jabatan dan aktivitasnya. Stuktur organisasi mengatur jabatan, personil dan unit-unit pekerjaan yang bersifat umum dan hubungan yang ada di antara unsur-unsur tersebut. a. Langkah langkah pengorganisasian.

6|Page

Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan perusahaan agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan, membagi beban kerja keseluruh bagian yang ada di dalam perusahaan yang logis dan memadai, mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi secara efisien dan logis, menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam suatu kesatuan yang harmonis, serta memantau efektivitas organisasi dengan meminta laporan dari masing bagian setiap bulannya. b. Asaz organisasi Asaz-asaz organisasi merupakan berbagai pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar aktivitas organisasi dapat berjalan lancar. Asazasaz organisasi yang diterapkan adalah : Perumusahan tujuan organisasi yang jelas hal ini di maksudkan agar mempermudah penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, kebutuhan SDM, kontribusi kecakapan, pengalaman, daya kreasi dan ketrampilan yang dibutuhkan. Departmenisasi atau pembagian yang merupakan aktivitas menyusun unit-unit organisasi yang di perlukan dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi yang ada dan hal-hal yang menjadi perhatian dari perusahaan ini adalah nama dan jumlah unit organsasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan yaitu bagian produksi, bagian pemasaran, bagian administrasi dan akuntasi pembukuan,. Setiap bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda.

7|Page

Pembagian kerja Dalam pembagian kerja perusahaan roti Dwi Jaya, setiap bagian atau unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas, setiap SDM harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas, variasi tugas bagi seorang pejabat yang sejenis atau yang berkaitan, beban tugas yang merata, the right man in right place.

Koordinasi Asaz ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus memiliki keselarasan, sehingga dapat di hindari terjadinya konflik, perebutan sumber dan fasilitas, kekosongan pekerjaan dan merasa terpisah satu sama lain. Dengan koordinasi perusahaan dapat menjamin kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan implementasi secara kekeluargaan.

Pelimpahan wewenang Kemampuan setiap orang terbatas, makin banyak bawahan makin berat beban atasan oleh karena itu agar tugas dan wewenang dapat berjalan dengan baik maka perusahaan roti ini perlu adanya pelimpahan wewenang. Asaz ini memberikan beberapa manfaat pimpinan dapat melakukan tugas/pekerjaan yang pokok saja, tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat, meningkatakn inisiatif dan rasa tanggung jawab, mengurangi sikap menunggu perintah, aktivitas perusahaan dapat berjalan terus walaupun pimpinan tidak ada ditempat.

Rentang kendali

8|Page

Merupakan jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat di pimpin dengan baik oleh seorang atasan, faktor yang mempengaruhi rentang kendali di perushaan yaitu sisi subjektif yaitu pengalaman, kecakapan, dan umur atasan maupun bawahan, sedamgkan sisi objektif yaitu corak pekerjaan, letak bawahan, stabilitas organisasi, jumlah tugas atasan jumlah tugas bawahan dan waktu

menyelesaikan pekerjaan. Pada perusahaan ini belum ada penetapan rentang kendali yang jelas. Jenjang organisasi merupakan tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukan serta fungsi satuan organisasi. Hubunganhubungan yang dilakukan di perusahaan adalah hubungan kebawah merupakan bimbingan perintah, penugasan. pelimpahan hubungan wewenang, ke atas pengawasan, laporan

berupa

pertanggung jawaban, keluhan saran atau pendapat. Hubugan mendatar merupakan permintaan, pertimbangan, ataupun

persetujuan. Penerapan jenjang organisasi pada perusahaan roti Dwi Jaya ini sudah ada namun perlu di kuatkan lagi agar proses organisasi lebih bagus lagi. Asaz kesatuan perintah asaz ini menyatakan bahwa tiap-tiap pejabat atau karyawan hanya mendapat satu perintah dan tanggung jawab dari seorang atasan, sehingga tidak menimbulakan keraguan atau kebingungan dari para bawahan, dalam hal ini perintah dari

9|Page

pimpinan cabang kepada seluruh karyawan. Roti Dwi Jaya mengartikan asaz ini dengan baik karena direkturnya menyadari betul akan pentingya informasi yang tepat yang harus di jalankan karyawan adalah kunci sukses dari misi perusahaan. Fleksibilitas Struktur organisasi Perusahaan Roti Dwi Jaya relative mudah di ubah, disesuaikan dengan perubahan yang terjadi tanpa mengurangi aktivitas yang sedang berjalan.

10 | P a g e

c. Penggerakan (actuating) Seorang pimpinan harus dapat menggerakan karyawan dalam aktivitas untuk mencapai tujuan, sebagaimana yang sudah di tetapkan dalam perencanaan. Fungsi menggerakan yang pokok pada perusahaan ini adalah: mempengaruhi karyawan supaya mengikuti perintah , membuat karyawan suka mengerjakan tugas dengan baik, dapat memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan tugas dan juga menanamkan rasa tanggung jawab. d. Pengendalian Pengendalian merupakan proses yang menjamin proses tercapainya tujuan. Aktivitas ini meliputi pemantauan kemajuan kearah tercapainya tujuan dan tindakan koreksi atas penyimpangan . Fungsi pokok pengendalian yang dilakukan antara lain : mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan dalam setiap proses baik produksi, pemasaran dan administrasi, dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sangsi yang semestinya. Menerapkan kebijakna reward and punishment dalam setiap tanggungjawab yang dibebankan ke semua karyawan. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi, mendinamisasikan organisasi sehingga setiap unit atau divisi organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. Serta mempertebal rasa tanggung jawab. Sebuah sistem pengendalian yang efektif memiliki ciri-ciri: akurat, tepat waktu, fokus pada titik pengendalian yang strategis, ekonomis, realistis fleksibel dan diterima oleh anggota.

11 | P a g e

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan 1. Manajemen sebagai suatu proses untuk mengelola sumber daya organisai yang terbatas untuk mencari solusi, sudah diterapkan pada Perusahaan Roti Dwi Jaya, meski dengan semua keterbatasan. 2. Perusahaan Roti Dwi Jaya sudah menjalan fungsi-fungsi manajemen dengan sebaik mungkin, baik itu fungsi perencanaan , fungsi pengorganisasian dengan langkah pengorganisasian yang tepat dengan asaz-asaz organisasi, fungsi penggerakan atau mengarahkan kayarawan untuk mencapai tujuan, fungsi pengendalian dengan baik. Semua fungsi manajemen di jalankan dengan sangat baik sehingga tujuan organisa dapat tercapai, visi dan misi dapat di realisasikan. B. Saran 1. Perusahaan Roti Dwi Jaya sebagai perusahaan yang memproduksi bahan olahan makanan sangat tergantung kelangsungan hidupnya pada hasil penjualan produknya, perlu meningkatkan terus kinerja pemasarannya dengan terus menggali kemampuan dan kreatifitas bagian pemasaran. 2. Dukungan, koordinasi dan pelimpahan manajemen pemasaran harus terus berproses menuju kearah yang lebih baik untuk mencapai tujuan perusahaan.

12 | P a g e