LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

KEGIATAN MENGAGENDAKAN DAN PENGARSIPAN

SURAT DI DINAS LINGKUNGAN HIDUP KOTA
PONTIANAK
(06 AGUSTUS s/d 05 OKTOBER 2018)

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan

Mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan MIT 52603

Disusun Oleh :

NURFADILA
3201602057

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
POLITEKNIK NEGERI SAMBAS
SAMBAS
2018

i
 HALAMAN PENGESAHAN

KEGIATAN MENGAGENDAKAN DAN PENGARSIPAN

SURAT DI DINAS LINGKUNGAN HIDUP KOTA
PONTIANAK

06 AGUSTUS s.d 05 OKTOBER 2018

Disusun Oleh :
NURFADILA
3201602057

Disetujui dan Disahkan Sebagai

Laporan Praktik Kerja Lapangan

Dosen Pembimbing, Pembimbing Lapangan,

THERESIA WIDJI ASTUTI, S.Kom., M.Kom. DRA. SRI SUHARTI

NIDN. 1109098102 NIP. 19601109 198903 2 003

Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi

SRI WAHYUNI, S.Kom., M.Cs

NIDN. 1108098301

ii
 HALAMAN PERSETUJUAN

Naskah laporan praktik kerja lapangan oleh mahasiswa:

Nama : Nurfadila
NIM : 3201602057
Judul : Kegiatan Mengagendakan dan Pengarsipan Surat di Dinas
Lingkungan Hidup Kota Pontianak

Telah diperiksa dan dikoreksi dengan baik dan cermat. Oleh karena itu

pembimbing menyetujui mahasiswa tersebut untuk diuji.

Sambas, Oktober 2018

Pembimbing,

Theresia Widji Astuti, S.Kom., M.Kom.

NIDN. 1109098102

iii
 BUKTI PELAKSANAAN SEMINAR
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

KEGIATAN MENGAGENDAKAN DAN PENGARSIPAN SURAT DI

DINAS LINGKUNGAN HIDUP KOTA PONTIANAK
06 AGUSTUS 2018 s/d 05 OKTOBER 2018

Bahwa Laporan Praktik Kerja Lapangan ini Telah Diseminarkan Dihadapan Tim
Penguji Praktik Kerja Lapangan Program Studi Sistem Informasi Pada Tanggal 25
Oktober 2018 dan Dinyatakan Telah Memenuhi Syarat Untuk Mata Kuliah
Praktik Kerja Lapangan.

Oleh :
NURFADILA
NIM. 3201602057

Menyetujui :

Dosen Penguji,
Dosen Pembimbing,

Heldi Hastriyandi, ST., M.Kom Theresia Widji Astuti, S.Kom., M.Kom.

NIDN. 1111058202 NIDN. 1109098102

iv
 HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN

Laporan praktik kerja lapangan ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua

sumber yang dikutip maupun rujukan telah saya nyatakan dengan benar.

Sambas, Okotober 2018

Penulis,

Nurfadila

v
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang

senantiasa melimpahkan rahmat, ridho serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan kegiatan praktik kerja lapangan dan menyusun laporan praktik
kerja lapangan. Sholawat dan salam semoga senantiasa tercurah ke atas nabi besar
Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan umatnya yang mudah – mudahan
selalu dijalan kebenaran yakni jalan yang diridhoi Allah SWT hingga akhir jaman.
Laporan praktik kerja lapangan ini disusun adalah sebagai pemenuhan mata
kuliah Praktik Kerja Lapangan di dalam struktur kurikulum Program Studi Sistem
Informasi Politeknik Negeri Sambas. Selama pelaksanaan kegiatan praktik kerja
lapangan, penulis banyak memperoleh manfaat yaitu berupa pengetahuan dan
pengalaman serta berkesempatan memproyeksikan konsep teori dan praktikum
yang dipelajari di bangku perkuliahan ke dalam dunia kerja nyata.
Dalam penyelesaian laporan praktik industri ini tidak lepas dari banyak pihak
yang telah memberikan masukan serta bantuan. Untuk itu, penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar – besarnya kepada:
Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya berupa
kesempatan, kesehatan, dan kelancaran dalam pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan hingga dalam penyusunan laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
1. Bapak Mahyus, S.Pd., SE., MM selaku Direktur Politeknik Negeri Sambas.
2. Uray Heri Mulyanto, ST, M.Kom. selaku Ketua Jurusan Manajemen
Informatika.
3. Ibu Sri Wahyuni, S.Kom., M.Cs. selaku Ketua Prodi Sistem Informasi.P
4. Ibu Theresia Widji Astuti S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing
Praktik Kerja Lapangan.
5. Ibu Thinorma Butar Butar, SH selaku Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Pontianak.

vi
6. Ibu Dra. Sri Suharti selaku Kasubbag Umum dan Aparatur dan Sebagai
Pembimbing Lapangan Selama Melakukan Kegiatan di Dinas Lingkungan
Hidup Kota Pontianak.
7. Kedua Orang Tua yang senantiasa memberikan dukungan dan selalu
memberikan doa dan restu kepada penulis.
Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan ini, dan
diharapkan laporan ini dapat memberikan manfaat yang sebesar – besarnya bagi
semua pihak terutama untuk penulis dan pembaca. Dalam penyusunan laporan
praktik kerja lapangan ini penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan
sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritikan yang membangun.

Sambas, Oktober 2018

Penulis

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN........................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... iii
HALAMAN BUKTI SEMINAR LAPORAN PKL........................................ iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN..................................................... v
KATA PENGANTAR....................................................................................... vi
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ vii
DAFTAR ISI...................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Kegiatan............................................................... 1
1.2 Ruang Lingkup Kegiatan............................................................... 2
1.3 Profil Perusahaan........................................................................... 3
1.3.1 Sejarah Badan Lingkungan (BLH) Kota Pontianak............. 3
1.3.2 Pembentukan DLH Kota Pontianak..................................... 4
1.3.3 Visi Dan Misi....................................................................... 7
1.3.4 Struktur Organisasi............................................................... 8
1.3.5 Unit Kerja Praktik Kerja Lapangan...................................... 8
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan.................................................... 9
1.5 Tujuan dan Manfaat Magang.........................................................10
1.5.1 Tujuan...................................................................................11
1.5.2 Manfaat.................................................................................11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................13
2.1 Surat...............................................................................................13
2.2 Buku Agenda.................................................................................14
2.3 Penggandaan..................................................................................16
2.4 Web................................................................................................16
2.5 Database.........................................................................................18
BAB III KEGIATAN MAGANG....................................................................19
3.1 Uraian Kegiatan.............................................................................19
3.2 Pembahasan Hasil Kegiatan...........................................................20
3.3 Identifikasi Kendala Yang Dihadapi .............................................29
3.4 Cara Mengatasi Kendala................................................................29
BAB IV PENUTUP...........................................................................................35
4.1 Kesimpulan....................................................................................31
4.2 Saran..............................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organiasi Dinas Lingkungan Hidup Kota Pontianak........ 8

Gambar 1.2 Denah Lokasi Dinas Lingkungan Hidup Kota Pontianak............... 10
Gambar 1.3 Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kota Pontianak Dari Depan....... 10
Gambar 3.1 Buku Jurnal DLH Kota Pontianak.................................................. 20
Gambar 3.2 Buku Jurnal Surat Masuk................................................................ 22
Gambar 3.3 Buku Jurnal Surat Undangan Masuk............................................... 23
Gambar 3.4 Papan Kegiatan atau Schedule........................................................ 24
Gambar 3.5 Buku Jurnal Surat Keluar................................................................ 25
Gambar 3.6 Flowchart Mengagendakan Surat.................................................... 25
Gambar 3.7 Kegiatan Penggandaan Surat .......................................................... 26
Gambar 3.8 Pengarsipan Surat Pada Map Odner................................................ 27
Gambar 3.9 Perbaikan Pada Surat Undangan Keluar......................................... 27
Gambar 3.10 Absen Pegawai DLH Kota Pontianak........................................... 28
Gambar 3.11 Tampilan Aplikasi Manajemen Surat............................................ 30

ix