Nama : Nadia Wirefsi

NIP : 199709292022032002

PEMBUATAN SISTEM RETENSI PENYUSUTAN ARSIP SURAT KELUAR

DI SEKRETARIAT INSPEKTORAT JENDERAL
KEMENTERIAN PERTAHANAN
DALAM RANGKA MEWUJUDKAN SMART ASN

A. Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Ahli Pertama – Arsiparis Sub Bagian Tata Usaha Bagian Umum Sekretariat Inspektorat
Jenderal
Kementerian Pertahanan
Identifikasi Isu : 1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kurang memahami pengelolaan arsip
2. Lemahnya kualitas jaringan internet dilingkungan Set Itjen Kemhan
3. Keterbatasan sarana dan prasarana pengelolaan arsip
4. Tidak adanya ruang penyimpanan arsip (Record Center) di lingkungan Set Itjen Kemhan
5. Tidak adanya penyusutan arsip surat keluar yang dilakukan di Subbag TU Bagum Set Itjen
Kemhan
Isu Yang Diangkat : Tidak adanya penyusutan arsip surat keluar yang dilakukan di Subbag TU Bagum Set Itjen
Kemhan
Gagasan Pemecahan Isu : Pembuatan Sistem Retensi Penyusutan Arsip Surat Keluar di Sekretariat Inspektorat Jenderal
 Kementerian Pertahanan dalam Rangka Mewujudkan Smart ASN
B. Tabel Matriks Rancangan Aktualisasi

Kontribusi terhadap
Tahapan Keterkaitan Substansi Penguatan Nilai
No Kegiatan Output/Hasil Visi – Misi
Kegiatan Mata Pelatihan Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Mengumpulkan 1.1. Melakukan - Catatan hasil Kompeten : Terkumpulnya data Terkumpulnya
data dan referensi diskusi dengan diskusi Mempelajari data dan dan referensi dalam referensi terkait
terkait pembuatan atasan terkait - Dokumentasi referensi dari berbagai membuat sistem pembuatan
sistem retensi rencana foto sumber retensi penyusutan produk sistem
penyusutan arsip pembuatan Harmonis : arsip surat keluar retensi
sistem retensi Menjaga hubungan baik dapat berkontribusi penyusutan arsip
penyusutan arsip dengan atasan terhadap Visi menjadi
surat keluar Kolaboratif : Kementerian penguatan nilai –
Kerjasama berdiskusi guna Pertahanan yaitu nilai
mendapatkan hasil yang “Terwujudnya Profesionalisme
solutif Indonesia yang dan Integritas
1.2. Mempersiapkan - Data – data Akuntabel : berdaulat, Mandiri pada Sekretariat
data dan referensi referensi yang Mengumpulkan data dan dan berkepribadian Inspektorat
yang sesuai dibutuhkan referensi yang dapat berlandaskan Jenderal
dalam dipertanggun-jawabkan gotong royong” Kementerian
pembuatan secara jelas serta Misi Pertahanan
sistem retensi Smart ASN : Kementerian
Berwawasan Global dalam Pertahanan ke lima
mengumpulkan data – data yaitu “Mewujudkan
literasi bangsa yang
 1.3. Membuat laporan - Membuat Akuntabel : berdaya-saing”
hasil data – data catatan laporan Bertanggungjawab dan terutama dalam
dan referensi tranparansi dalam membuat bidang kearsipan”.
yang telah laporan hasil
dikumpulkan Kompeten :
Giat mengerjakan laporan
dalam meningkatkan kinerja
sebagai dasar pembuatan
sistem retensi penyusutan
arsip
2 Perancangan dan 2.1. Membuat alur - Flow chart Akuntabel : Membuat Tersusunnya
pembuatan pembuatan pembuatan Membuat alur pembuatan perancangan dan perancangan
Sistem Retensi sistem retensi sistem retensi sistem retensi dengan pembuatan sistem dan pembuatan
Penyusutan Arsip penyusutan arsip penyusutan bertanggungjawab dan retensi penyusutan sistem retensi
Surat Keluar surat keluar arsip surat transparansi arsip surat keluar penyusutan arsip
keluar Kompeten : dapat berkontribusi merupakan
Menuangkan ilmu yang terhadap Visi implementasi
dimiliki dalam rancangan Kementerian penguatan dari
dan pembuatan sistem untuk Pertahanan yaitu nilai – nilai
kelancaran pekerjaan “Terwujudnya Akuntabel,
Smart ASN : Indonesia yang Integritas,
Menunjukkan penguasaan berdaulat, Mandiri Inovatif serta
teknologi digital dalam dan berkepribadian Profesionalisme
pembuatan sistem retensi berlandaskan gotong dalam
penyusutan arsip royong” serta Misi menyelesaikan
2.2. Menyusun - Table pada Akuntabel : Kementerian pekerjaan di
 kerangka Microsoft Excel Menyusun kerangka Pertahanan ke lima Sekretariat
rancangan sistem berisi kolom rancangan dengan jujur dan yaitu “Mewujudkan Inspektorat
retensi JRA cermat bangsa yang Jenderal
penyusutan arsip Kompeten: berdaya-saing” Kementerian
surat keluar pada Mampu menuangkan ilmu terutama dalam bidang Pertahanan
Microsoft Excel yang dimiliki dalam kearsipan.
berdasarkan JRA mengerjakan rancangan
arsip gagasan kreatif
Smart ASN :
Mengembangkan wawasan
digital dan dapat
menerapkan pada
rancangan gagasan kreatif
2.3. Pembuatan - Table pada Kompeten :
sistem retensi Microsoft Excel Menuangkan ilmu yang
penyusutan arsip dan sudah dimiliki dalam proses
surat keluar pada diberi rumus pembuatan rancangan
Microsoft Excel dan dibuat gagasan kreatif
sesuai dengan berdasarkan Loyal :
klasifikasi surat klasifikasi surat Memberikan komitmen
keluar dalam mengerjakan
rancangan gagasan kreatif
Adaptif :
Berinovasi dalam
menuangkan gagasan kreatif
pada rancangan retensi
 penyusutan arsip
2.4. Berdiskusi - Catatan hasil Harmonis :
dengan atasan diskusi Membangun dan menjaga
atas kerangka - Dokumentasi hubungan baik dengan
rancangan dan foto atasan dalam proses
pembuatan rancangan kerangka sistem
sistem aplikasi retensi penyusutan arsip
yang telah dibuat Smart ASN :
Hospitality dalam
membangun kerjasama yang
sinergis didalam upaya
penerapan gagasan kreatif
3 Penerapan 3.1. Mengumpulkan - Kumpulan Akuntabel : Penerapan sistem Dalam
Sistem Retensi dan memilah berkas arsip Melakukan pengumpulan retensi penyusutan penerapan
Penyusutan Arsip berkas arsip surat surat keluar dan pemilahan dengan arsip dapat sistem retensi
Surat Keluar keluar yang sudah transparansi dan berkontribusi terhadap penyusutan arsip
berdasarkan berdasarkan terpilah bertanggungjawab Visi Kementerian terdapat nilai –
Klasifikasinya klasifikasinya berdasarkan Kompeten : Pertahanan yaitu nilai penguatan
klasifikasinya Menerapkan ilmu yang “Terwujudnya pada organisasi
dimiliki dalam pengumpulan Indonesia yang melalui
dan pemilahan berkas arsip berdaulat, Mandiri Akuntabel dan
Loyal : dan berkepribadian Profesionalisme
Memberikan komitmen berlandaskan gotong yang dijalankan
dalam mengumpulkan dan royong” serta Misi selama
memilah berkas arsip Kementerian pengerjaan dan
3.2. Menginput arsip - Daftar arsip Akuntabel : Pertahanan ke lima penerapan
 surat keluar yang pada sistem Menginput berkas arsip yaitu “Mewujudkan rancangan
sudah terpilah ke penyusutan dengan jujur, cermat dan bangsa yang produk di
dalam sistem arsip sesuai penuh tanggungjawab berdaya-saing” Sekretariat
retensi sheet Kompeten : terutama dalam bidang Inspektorat
penyusutan arsip klasifikasinya Melaksanakan tugas dengan kearsipan. Jenderal
berdasarkan kualitas kemampuan terbaik Kementerian
klasifikasinya Adaptif : Pertahanan
Mampu menuangkan
kreatifitas dalam
mengerjakan gagasan kreatif
3.3. Menginput JRA - Kolom JRA Aktif Akuntabel :
arsip sesuai dan Inaktif pada Memasukkan JRA arsip
dengan ketentuan Microsoft Excel dengan jujur, transparansi
JRA masing – dan penuh tanggungjawab
masing arsip Kompeten :
Melaksanakan tugas dengan
kualitas kemampuan terbaik
4 Membuat 4.1. Berdiskusi - Catatan hasil Harmonis : Kegiatan membuat Pembuatan
panduan dengan atasan diskusi Membangun dan menjaga panduan dalam panduan
penggunaan terkait bentuk dan - Foto hubungan baik dengan penggunaan sistem mengenai
sistem retensi isi panduan yang dokumentasi atasan melalui kegiatan retensi penyusutan penggunaan
penyusutan arsip akan dibuat diskusi arsip dapat sistem retensi
Kolaboratif : berkontribusi terhadap penyusutan arsip
Bekerjasama untuk Visi Kementerian memberikan
mendapatkan hasil yang Pertahanan yaitu penguatan nilai –
solutif dari apa yang dibuat “Terwujudnya nilai organisasi
4.2. Pembuatan - Buku panduan Loyal : Indonesia yang berupa
panduan sistem penggunaan Memberikan komitmen berdaulat, Mandiri Akuntabel,
retensi sistem retensi dalam pembuatan panduan dan berkepribadian Integritas dan
penyusutan arsip penyusutan sistem retensi penyusutan berlandaskan gotong Profesionalisme
berdasarkan hasil arsip arsip royong” serta Misi yang ada pada
diskusi dengan Adaptif : Kementerian Sekretarias
atasan Mampu mengembangkan Pertahanan ke lima Inspektorat
kreatifitas dalam pembuatan yaitu “Mewujudkan Jenderal
panduan sistem retensi bangsa yang Kementerian
penyusutan berdaya-saing” Pertahanan
4.3. Menerima - Hasil feedback Harmonis : terutama dalam bidang
feedback dari terhadap Membangun dan menjaga kearsipan.
rekan kerja panduan dan hubungan baik dengan
terhadap panduan penggunaan rekan kerja melalui feedback
dan penggunaan sistem retensi panduan dan penggunaan
sistem retensi penyusutan sistem retensi
penyusutan arsip arsip Kolaboratif :
Bekerjasama saling
memberikan saran dan
pendapat mengenai sistem
retensi penyusutan arsip
yang dibuat untuk
mendapatkan hasil yang
maksimal
Smart ASN :
Hospitality dalam
 membangun sinergi dalam
penerapan sistem retensi
penyusutan arsip
5 Melakukan 5.1. Mengevaluasi - Laporan Kompeten : Melakukan evaluasi Penguatan nilai –
Evaluasi hasil feedback evaluasi hasil Mampu mengevaluasi hasil penerapan produk nilai organisasi
penerapan Sistem atas panduan dan feedback dari penerapan sistem yang dapat berkontribusi melalui kegiatan
Retensi Arsip penggunaan dibuat dengan baik terhadap Visi evaluasi
Surat Keluar sistem retensi Loyal : Kementerian penerapan
penyusutan arsip Memberikan komitmen Pertahanan yaitu produk ini adalah
surat keluar melalui evaluasi terhadap “Terwujudnya Integritas dan
penerapan rancangan dari Indonesia yang Profesionalisme
gagasan kreatif berdaulat, Mandiri yang
Smart ASN : dan berkepribadian dilaksanakan
Profesional dalam berlandaskan gotong pada Sekretariat
mengevaluasi dan mengkaji royong” serta Misi Inspektorat
penerapan produk sesuai Kementerian Jenderal
dengan solusi yang Pertahanan ke lima Kementerian
dibutuhkan yaitu “Mewujudkan Pertahanan
5.2. Berdiskusi - Cacatan hasil Kolaboratif : bangsa yang
dengan atasan diskusi evaluasi Bekerja sama dengan berdaya-saing”
terkait evaluasi penerapan atasan demi terlaksananya terutama dalam bidang
terhadap sistem retensi tujuan dari penerapan kearsipan.
feedback penyusutan rancangan
penerapan sistem arsip surat Smart ASN :
retensi keluar Hospitality dalam
penyusutan arsip - Dokumentasi membangun sinergi untuk
 surat keluar foto hasil yang membangun dan
sesuai yang diharapkan
5.3. Melakukan - Penyempurnaan Kompeten :
perbaikan produk produk sistem Berkomitmen dalam
sistem retensi retensi melakukan perbaikan
penyusutan arsip penyusutan produk hasil rancangan
surat keluar arsip yang telah Adaptif :
diperbaiki Melakukan perbaikan
produk rancangan dengan
berpikir luas dan kreatif
terhadap
penyempurnaannya
Manajemen ASN :
Bertanggungjawab dalam
menjalankan,
menyelesaikan serta
melakukan perbaikan
produk