RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN DENGAN

MEMBUAT METODE PENGELOLAAN DOKUMEN PEGAWAI

BERBASIS DIGITAL MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE

DI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKERETAAPIAN

OLEH / NIP :

MUHAMMAD SOFYAN HADI MUSTOFA

19950509 201902 1 003

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN
PUSAT PENGEMBANGAN SDM APARATUR PERHUBUNGAN

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III ANGKATAN VIII
BOGOR, 23 MEI 2019
 LEMBAR PENGESAHAN

RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN DENGAN

MEMBUAT METODE PENGELOLAAN DOKUMEN PEGAWAI
BERBASIS DIGITAL MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE

DI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKERETAAPIAN

Nama : MUHAMMAD SOFYAN HADI MUSTOFA

NIP : 19950509 201902 1 003

Unit Kerja : - Balai Pengujian Perkeretaapian

- Sekretariat Direktorat Jenderal Perkeretaapian

Telah diseminarkan dan disahkan

Bogor, 23 Mei 2019

Penguji, Coach,

Ir. MARYATI KARMA, MM. Dra. FIFI PRIHANDAYANI

Pembina Utama Madya (IV/d) Pembina (IV/a)
NIP. 19571127 198803 2 001 NIP. 19591012 199203 2 001
 Rancangan Aktualisasi
Nama : Muhammad Sofyan Hadi Mustofa
Jabatan : 1. Analis Pengujian (SK CPNS)
2. Pengolah Database Pegawai (SK Penempatan)

Unit Kerja (SK Penempatan) : Bagian Kepegawaian dan Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Perkeretaapian
Tugas dan Fungsi : 1. Menerima dan memeriksa surat atau berkas kepegawaian yang akan disimpan di file
Pengolah Database Pegawai pegawai dan di sistem aplikasi komputer database pegawai.
(Berdasarkan PM No. 114 2. Meneliti dan memeriksa kelengkapan berkas setiap pegawai.
Tahun 2016, tentang Peta 3. Meneliti dan menyusun berkas pegawai ke tempat penyimpanan secara sistematis sesuai
Jabatan dan Uraian Jenis dengan masalah dan urutannya agar memudahkan pencariannya kembali.
Kegiatan Jabatan di 4. Menginput dan mengupdate data pegawai dalam sistem aplikasi komputer
Lingkungan Direktorat 5. Menginventarisir permasalahan dalam pengolahan dan input data pegawai.
Jenderal Perkeretaapian 6. Mengolah dan menyajikan data pegawai sesuai permintaan.
Kementerian Perhubungan) 7. Mengkonsep laporan pelaksanaan kegiatan pengolahan database pegawai.
8. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.

Visi-Misi Organisasi : Visi :

(Direktorat Jenderal “Perkeretaapian yang handal, berdaya saing, berintegrasi, berteknologi, bersinergi dengan
Perkeretaapian) industri, terjangkau dan memberikan nilai tambah secara berkelanjutan bagi ketahanan
nasional”
 Misi :
1. Meningkatkan Konektivitas jaringan transportasi perkeretaapian.
2. Meningkatkan keselamatan, keamanan, dan kinerja pelayanan transportasi perkeretaapian.
3. Meningkatkan profesionalisme SDM transportasi perkeretaapian dan penerapan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
4. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik.
5. Memperluas peran transportasi perkeretaapian terhadap pembangunan nasional yang
berkelanjutan
Nilai-nilai Organisasi : 5 (lima) Citra Manusia Perhubungan :
(Kementerian Perhubungan) 1. Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Tanggap terhadap kebutuhan masyarakat akan pelayanan jasa yang tertib, teratur, tepat
waktu, bersih dan nyaman.
3. Tangguh menghadapi Tantangan.
4. Terampil dan Berperilaku Gesit, Ramah, Sopan, serta Lugas.
5. Tanggung Jawab terhadap Keselamatan dan Keamanan Jasa Perhubungan.
Identifikasi Isu : 1. Penyimpanan arsip yang kurang sistematis sehingga menyulitkan dalam pencarian;
2. Sumber Daya Manusia yang masih kurang untuk menagani database pegawai;
3. Penggunaan sistem digital yang kurang optimal dalam pengarsipan dokumen pegawai.
Penetapan Isu : Penggunaan sistem digital yang kurang optimal dalam pengarsipan dokumen pegawai
Gagasan Pemecahan Isu : Metode Pengelolaan Dokumen Pegawai Berbasis Digital dengan Menggunakan Google Drive
di Sub Bagian Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Perkeretaapian
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Membuat 1. Menghadap 1. Notulen hasil Akuntabilitas : Dengan membuat Mengusulkan
usulan kepada kepada mentor diskusi dengan Partisipatif (Membantu usulan kepada kepada mentor
mentor terkait untuk mentor yang pegawai lainnya dalam mentor terkait mengenai
pengelolaan mendiskusikan berisikan ide mengelola dokumen pengelolaan pengelolaan
dokumen ide yang akan atau gagasan pegawai di kantor) dokumen pegawai dokumen pegawai
pegawai dilakukan yang disetujui Nasionalisme : berbasis digital, berbasis digital
berbasis digital 2. Membuat 2. Konsep Percaya Diri (Memiliki memberikan merupakan
kesimpulan rancangan keberanian dalam kontribusi sesuai penguatan dari nilai
terkait diskusi pengelolaan mengusulkan dengan sopan serta ramah.
konsep dokumen rancangan ide kepada Meningkatkan
pengelolaan pegawai pimpinan) profesionalisme
dokumen berbasis digital Etika Publik : Sumber Daya
pegawai Sopan (Menunjukkan Manusia (SDM)
berbasis digital sikap sopan santun transportasi
kepada atasan dengan perkeretaapian dan
cara mendiskusikan penerapan ilmu
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
ide terlebih dahulu pengetahuan dan
agar mendapat teknologi.
persetujuan)
Komitmen Mutu :
Inovasi (Memiliki ide
kreatif dalam
pengelolaan dokumen
pegawai di kantor)
Anti-Korupsi :
Berani (Berani
mengajukan ide
kepada mentor terkait
pengelolaan dokumen
pegawai)

DAMPAK :
Apabila nilai ANEKA
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
tidak dilaksanakan,
maka tidak terjadi
hubungan yang
harmonis dengan
mentor atau
perwujudan etika yang
kurang baik.
2 Mempersiapkan 1. Menghimpun 1. Data dokumen Akuntabilitas : Dengan Mempersiapkan
dokumen dokumen pegawai Tanggung jawab mempersiapkan dokumen pegawai,
pegawai pegawai 2. Data dokumen (Menyiapkan dokumen dokumen pegawai, menguatkan nilai
2. Mengklasifikasik pegawai yang pegawai dengan hati- memberikan organisasi dalam
an dokumen telah hati dan menjaga agar kontribusi sesuai hal terampil dan
pegawai diklasifikasikan tidak ada dokumen dengan berperilaku gesit.
berdasarkan berdasarkan yang hilang atau mewujudkan tata
nama yang nama yang tercampur) kelola pemerintahan
bersangkutan bersangkutan Nasionalisme : yang baik
Gotong – Royong
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
(Melakukan koordinasi
dengan rekan kerja
lainnya yang dapat
menciptakan rasa
saling tolong-
menolong)
Etika Publik :
Cermat (Melakukan
pekerjaan dengan
cermat dan tidak asal-
asalan)
Komitmen Mutu :
Efektif
(Mengelompokkan
dokumen sesuai
dengan
jenisnya yang dapat
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
menciptakan efektifitas
dalam pencarian
dokumen)
Anti-Korupsi :
Kerja Keras (Bekerja
keras dan tidak
menyepelekan
pekerjaan)

DAMPAK :
Apabila nilai-nilai
dasar ANEKA tidak di
kerjakan, maka
persiapan dokumen
pegawai akan
bermasalah.
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
3 Menginventarisir 1. Membuat list 1. Formulir list Akuntabilitas : Dengan Menginventarisir
dokumen kelengkapan kelengkapan Adil (menginventarisir menginventarisir dokumen pegawai,
pegawai dokumen dokumen semua dokumen dokumen pegawai, menguatkan nilai
pegawai pegawai pegawai sub bagian memberikan organisasi dalam
2. Mengecek 2. Checklist kepegawaian dan kontribusi hal tanggung jawab.
kelengkapan kelengkapan organisasi) mewujudkan tata
dokumen dokumen Nasionalisme : kelola pemerintahan
pegawai pegawai Kerjasama yang baik.
(melakukan koordinasi
dengan para pegawai
dalam pengumpulan
dokumen pegawai)
Etika Publik :
Cermat (meneliti satu
per satu kelengkapan
dokumen pegawai)
Komitmen Mutu :
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Berorientasi Mutu
(berusaha
mengumpulkan
dokumen pegawai
selengkap mungkin)
Anti-Korupsi :
Jujur (menginventarisir
dokumen pegawai
tanpa memanipulasi
checklist kelengkapan
dokumen)

DAMPAK :
Apabila nilai-nilai
dasar ANEKA tidak di
kerjakan, maka
kegiatan
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
menginventarisir
dokumen pegawai
akan terhambat dan
kelengkapan dokumen
tidak akan terpenuhi.
4 Mengarsip 1. Melakukan 1. Data softfile scan Akuntabilitas : Dengan mengarsip Mengarsip dokumen
dokumen scanning dokumen Adil (Menyelesaikan dokumen pegawai pegawai dari
pegawai dari dokumen pegawai semua kegiatan dari hardcopy ke hardcopy ke dalam
hardcopy ke pegawai scanning dokumen dalam bentuk bentuk softfile
dalam bentuk 2. Memberi nama 2. Data softfile pegawai) softfile (PDF) (PDF), menguatkan
softfile (PDF) dokumen dokumen Nasionalisme : memberikan nilai organisasi
pegawai sesuai pegawai sesuai Saling Membantu kontribusi sesuai dalam hal tertib dan
dengan perihal dengan (Melaksanakan dengan teratur.
dokumen perihalnya pekerjaan dengan meningkatkan
pegawai lainya demi profesionalisme
terciptanya kerjasama SDM transportasi
yang baik) perkeretaapian dan
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Etika Publik : penerapan ilmu
Tanggap (Merespon pengetahuan dan
dengan cepat dalam teknologi.
membantu pegawai
lainnya dalam
memindai dokumen)
Komitmen Mutu :
Efektif (Dengan
melakukan
pemindaian data akan
membuat pencarian
dokumen lebih efektif)
Anti-Korupsi :
Disiplin (Melakukan
pekerjaan tepat pada
waktunya/tidak
menumpuk tugas)
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

DAMPAK :
Apabila nilai ANEKA
tidak dilaksanakan,
maka kegiatan
mengarsip dokumen
pegawai dari hardcopy
ke dalam bentuk
softfile (PDF) akan
terhambat dan tidak
berjalan sesuai
dengan yang
diharapkan
5 Mengunggah 1. Membuat folder 1. Folder dokumen Akuntabilitas : Dengan kegiatan Mengunggah softfile
softfile dokumen dokumen sesuai nama Netral (Memproses Mengunggah softfile dokumen pegawai
pegawai ke pegawai sesuai pegawai semua dokumen dokumen pegawai ke dalam google
dalam google pegawai tanpa ke dalam google drive, menguatkan
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
drive dengan nama 2. Dokumen memihak kalangan drive, memberikan nilai organisasi
pegawai pegawai terinput tertentu) kontribusi sesuai tangguh
2. Menginput sesuai dengan Nasionalisme : dengan menghadapi
softfile dokumen folder nama Amanah (Menjaga meningkatkan tantangan di era
pegawai ke pegawai semua data pegawai profesionalisme digital.
dalam folder dengan baik) SDM transportasi
Etika Publik : perkeretaapian dan
Menjaga Rahasia penerapan ilmu
(Memberikan akses pengetahuan dan
hanya kepada pemilik teknologi.
dokumen pegawai)
Komitmen Mutu :
Efisiensi
(Memperingkas
penyimpanan
dokumen)
Anti-Korupsi :
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Adil (Semua pegawai
berhak mengakses
dokumen milik
masing-masing)

DAMPAK :
Apabila nilai ANEKA
tidak dilaksanakan,
maka kegiatan
pengunggahan softfile
dokumen pegawai ke
dalam google drive
akan terdapat
keberpihakan dan
bocornya dokumen
pegawai
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
6 Membantu 1. Membuat materi 1. Materi mengenai Akuntabilitas : Dengan Mengadakan
pimpinan mengenai penggunaan Mendahulukan mengadakan sosialisasi terkait
melakukan penggunaan google drive Kepentingan Publik sosialisasi terkait penggunaan Google
sosialisasi google drive sebagai (Memberitahukan penggunaan Google Drive sebagai
terkait sebagai pengarsipan informasi kepada Drive sebagai pengelolaan
penggunaan pengarsipan dokumen semua pegawai di Sub pengelolaan dokumen pegawai,
Google Drive dokumen pegawai Bagian Kepegawaian dokumen pegawai, menguatkan nilai
sebagai pegawai 2. Kegiatan dan Organisasi) memberikan organisasi dalam
pengelolaan 2. Menyampaikan sosialisasi Nasionalisme : kontribusi sesuai hal ramah, sopan
dokumen sosialisasi kepada para Tidak Diskriminatif dengan serta lugas.
pegawai kepada para pegawai (Mengundang semua mewujudkan tata
pegawai khususnya di pegawai di Sub kelola pemerintahan
khususnya di Sub Bagian Bagian Kepegawaian yang baik.
Sub Bagian Kepegawaian dan Organisasi untuk
Kepegawaian dan Organisasi mengikuti sosialisasi)
dan Organisasi Etika Publik :
Hormat (Tetap
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
menghormati semua
pegawai ketika
kegiatan sosialisasi)
Komitmen Mutu :
Efektifitas
(Mengumpulkan
seluruh pegawai Sub
Bagian Kepegawaian
dan Organisasi dalam
satu forum sosialisasi)
Anti-Korupsi :
Mandiri (Menyiapkan
kegiatan sosialisasi
dan berkoordinasi
dengan semua
pegawai Sub Bagian
Kepegawaian dan
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Organisasi dengan
inisiatif sendiri)

DAMPAK :
Apabila nilai ANEKA
tidak dilaksanakan,
maka kegiatan
sosialisasi terkait
penggunaan Google
Drive sebagai
pengelolaan dokumen
pegawai akan
terhambat dan tidak
semua pegawai
memahami dengan
adanya kegiatan ini.
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
7 Melakukan 1. Melaksanakan 1. Hasil monitoring Akuntabilitas : Dengan melakukan Melakukan
monitoring kegiatan pengelolaan Konsistensi monitoring terhadap monitoring terhadap
terhadap monitoring dokumen (Melakukan monitoring kegiatan kegiatan
kegiatan pengelolaan pegawai secara secara berkala) pengelolaan pengelolaan
pengelolaan dokumen berkala Nasionalisme : dokumen pegawai dokumen pegawai
dokumen pegawai secara Rela Berkorban (Rela berbasis digital, berbasis digital,
pegawai berkala 2. Laporan hasil mengorbankan waktu memberikan menguatkan nilai
berbasis digital 2. Melaporkan hasil monitoring untuk melaksanakan kontribusi sesuai organisasi dalam
monitoring kepada atasan / tugas) dengan hal tanggung jawab.
kepada atasan / mentor Etika Publik : meningkatkan
mentor Integritas (Tetap keselamatan,
melaksanakan keamanan, dan
kegiatan monitoring kinerja pelayanan
secara berkala dalam transportasi
situasi apapun) perkeretaapian.
Komitmen Mutu :
Berorientasi Mutu
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
(Menjaga dokumen
pegawai selalu
termonitor dan up-to-
date)
Anti-Korupsi :
Peduli (Responsif
terhadap perubahan
dokumen pegawai dan
siap memperbarui
dokumen)
DAMPAK :
Apabila nilai ANEKA
tidak dilaksanakan,
maka kegiatan
monitoring terhadap
kegiatan pengelolaan
dokumen pegawai
 Kontribusi
Tahap Output/Hasil Penguatan Nilai-
No Kegiatan Nilai-nilai Dasar Terhadap Visi Misi
Kegiatan Kegiatan nilai Organisasi
Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
berbasis digital tidak
termonitor, dokumen
pegawai yang tidak
up-to-date, dan
susahnya pegawai
dalam mengakses
data yang dibutuhkan