OPTIMALISASI DALAM PENERAPAN RESPON TIME MELALUI PENGAWASAN

TERHADAP PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN FASILITAS UTAMA PKP-PK

MENGGUNAKAN SPREADSHEET DI UPBU KELAS III GEWAYANTANA

OLEH/NIP

JUAN ADITYA MONIUNG,A.Md.Tra

200007112021121003

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN

PUSAT PENGEMBANGAN SDM APARATUR PERHUBUNGAN

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN 1 ANGKATAN 8

Bogor, Juli 2022

i
 LEMBAR PENGESAHAN

OPTIMALISASI DALAM PENERAPAN RESPON TIME MELALUI PENGAWASAN

TERHADAP PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN FASILITAS UTAMA PKP-PK
MENGGUNAKAN SPREADSHEET DI UPBU KELAS III GEWAYANTANA

Nama : Juan Aditya Moniung,A.Md.Tra

NIP : 200007112021121003

Unit Kerja : Kantor UPBU Kelas III Gewayantana Larantuka

Telah diseminarkan dan Disahkan

Bogor, Juli 2022

Penguji Coach

Gaguk Yuliyanto, S.T., M.Eng

ii
DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 1
LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 1
TUJUAN ............................................................................................................................................. 2
RUANG LINGKUP ........................................................................................................................... 2
IDENTIFIKASI ISU ........................................................................................................................... 2
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ............................................................................................. 3
PENETAPAN ISU............................................................................................................................. 3
RENCANA KEGIATAN .................................................................................................................... 4
TAHAPAN KEGIATAN .................................................................................................................... 4
RENCANA OUTPUT KEGIATAN .................................................................................................. 6
AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR.............................................................................................. 6
RENCANA AKTUALISASI TERHADAP PENGUATAN TUJUAN DAN NILAI ORGANISASI
............................................................................................................................................................ 7
BAB III PENUTUP ............................................................................................................................... 8
KESIMPULAN ................................................................................................................................... 8
LAMPIRAN ........................................................................................................................................ 9

iii
 BAB I PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) adalah pendidikan
dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Pelatihan Dasar CPNS
bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara
terintegrasi. Kompetensi diukur berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku
bela negara; mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas
jabatannya; mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka Negara
Kesatuan Republik Indonesia; dan menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis
yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas. Sementara terintegrasi berarti
penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS memadukan antara pelatihan klasikal
dengan nonklasikal; dan Kompetensi Sosial Kultural dengan Kompetensi Bidang.
Sistem pelatihan dasar ini menuntut setiap CPNS untuk mengaktualisasikan
nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif yang disingkat BerAKHLAK. Aktualisasi
merupakan suatu proses yang bertujuan untuk mengimplementasikan ketujuh nilai
dasar (BerAKHLAK) secara nyata, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi di unit kerja
masing-masing. Perencanaan aktualisasi dilakukan melalui penyusunan Laporan
Rancangan Aktualisasi sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi
di unit kerja.
Berdasarkan Pengamatan yang telah dilakukan selama kurang lebih tiga bulan
di Kantor UPBU Kelas III Gewayantana Larantuka khususnya Unit PKP-PK masih
terdapat isu yang belum terselesaikan seperti belum dioptimalkan respon time melalui
pengawasan terhadap maintenance fasilitas PKP-PK yang akan berdampak pada
kegiatan operasi PKP-PK.

1
TUJUAN

1. Mencegah ketidaksanggupan dalam mencapai respon time PKP-PK.

2. Pengoptimalan pemeliharaan dan perbaikan Fasilitas PKP-PK melalui pengawasan.
3. Menerapkan Nilai-Nilai BerAKHLAK pada pegawai yang mencakup Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

RUANG LINGKUP

1. Isu permasalahan yang terjadi di Kantor UPBU Kelas III Gewayantana pada Unit PKP-
PK.
2. Pelaksanaan aktualisasi dilakukan di Kantor UPBU Kelas III Gewayantana.

IDENTIFIKASI ISU

Belum optimalnya maintenance pada fasilitas utama PKP-PK seperti

kendaraan utama yang belum optimal. Hal ini akan berdampak pada pencapaian
respon time yang tidak maksimal sehingga tugas dalam operasi akan terganggu. Isu
ini dapat dilihat pada kendaraan utama PKP-PK yang belum bisa memaksimalkan
fungsi dari kendaraan tersebut dikarenakan terdapat kerusakan pada bagian bagian
kendaraan utama seperti turet. Pemeliharaan yang belum terlaksana secara optimal
mengakibatkan penurunan fungsi dari kendaraan tersebut yang akan berdampak pada
respon time.

2
 BAB II RANCANGAN AKTUALISASI

PENETAPAN ISU

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peserta, terdapat beberapa

permasalahan yang muncul, yaitu:

1. Fasilitas watchroom yang belum memadai.

2. belum optimalnya maintenance pada fasilitas utama PKP-PK seperti pengawasan
terhadap kendaraan utama yang belum optimal secara fungsi dikarenakan kerusakan
pada turet.
3. Masih terbatas suku cadang pada kendaraan utama.

Digunakan metode Urgency, Seriousness, Growth(USG), yaitu teknik tapis dalam

memberi pembobotan nilai pada isu-isu yang ada untuk mendapatkan isu utama yang
akan dipilih.

No Isu Urgency Seriousness Growth TOTAL

1 Fasilitas watchroom yang
3 2 2 7
belum memadai
2 belum optimalnya maintenance
pada fasilitas utama PKP-PK
seperti pengawasan terhadap
kendaraan utama yang belum 3 4 3 10
optimal secara fungsi
dikarenakan kerusakan pada
turet.
3 Masih terbatas suku cadang
pada kendaraan utama. 2 3 3 8

Dari hasil pembobotan tersebut, maka diperoleh bahwa Isu nomor 2 menjadi
isu yang akan dibahas yaitu Masih kurang optimalnya pemeliharaan pada kendaraan
utama PKP-PK, hal ini menyebabkan berkurangnya fungsi dari kendaraan utama
tersebut saat melakukan operasi atau training yang akan menyebabkan terkendalanya
tugas dari personel PKP-PK, hal ini juga berdampak pada response time personel.

3
RENCANA KEGIATAN

Melalui faktor yang telah dijelaskan diatas, maka gagasan pemecahan isu yang
diangkat adalah * OPTIMALISASI DALAM PENERAPAN RESPON TIME MELALUI
PENGAWASAN TERHADAP PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN FASILITAS
UTAMA PKP-PK MENGGUNAKAN SPREADSHEET DI UPBU KELAS III
GEWAYANTANA * gagasan ini diambil sebagai pemecahan isu dari belum optimalnya
maintenance pada fasilitas utama PKP-PK seperti pengawasan terhadap kendaraan
utama yang belum optimal secara fungsi dikarenakan kerusakan pada turet. Kemajuan
teknologi informasi adalah sesuatu hal yang perlu disyukuri karena dalam teknologi
informasi segala kegiatan dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif. Oleh karena
itu kegiatan yang akan di laksanakan akan menggunakan teknologi informasi berupa
spreadsheet yang akan melakukan pengawasan terhadap pemeliharaan dan
perbaikan pada fasilitas utama PKP-PK. Melalui spreadsheet, pengawasan akan
menjadi lebih fleksibel dikarenakan dapat di monitor melalui satu form. Dan tentunya
akan memecahkan permasalahan pengawasan ini. Penyelenggaraan teknologi
informasi dan komunikasi di Kementerian(e-Government) perlu kesamaan
pemahaman, keserempakan tindak, dan keterpaduan langkah dari seluruh unit
organisasi untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dalam
meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien.

TAHAPAN KEGIATAN

1. Berkoordinasi dengan atasan mengenai tahapan kegiatan rancangan

aktualisasi
Melakukan koordinasi dengan atasan mengenai tahapan kegiatan rancangan
aktualisasi adalah tahap pertama dimana saran dan masukan dari atasan merupakan
hal yang wajib dipertimbangkan. Dalam tahapan ini, penulis berkoordinasi untuk
meminta saran dan masukan terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan.

2. Membuat form sistem pengawasan melalui spreadsheet

Melakukan pembuatan form sistem pengawasan menggunakan spreadsheet
adalah langkah yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan aktualisasi setelah
melaksanakan koordinasi dengan atasan. Yang harus dilakukan pada tahap ini adalah
mempelajari cara kerja dari spreadsheet, kemudian melakukan pemasukan data-data

4
yang diperlukan dalam pembuatan form untuk nanti dapat dipergunakan dalam
melakukan pengawasan. Dalam form tersebut, data yang terdapat dalam form yaitu :
o Nomor, yaitu nomor urut pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan.
o Kerusakan/kekurangan pada fasilitas utama, yaitu jenis kerusakan/kekurangan
yang terjadi pada fasilitas utama.
o Tanggal Kerusakan/Kekurangan, yaitu tanggal terjadinya atau terdeteksinya
kerusakan/kekurangan.
o Kegiatan pemeliharaan dan perbaikan, yaitu jenis kegiatan yang dikerjakan.
o Tanggal pemeliharaan dan perbaikan, yaitu tanggal dilakukan kegiatan
tersebut.
o Bukti, yaitu hasil pengerjaan dalam bentuk link yang terdapat file hasil kegiatan.
o Penanggung jawab, yaitu orang yang memiliki wewenang dalam kegiatan
tersebut, berisi nama beserta tanda tangan.

3. Sosialisasi Form Spreadsheet kepada personel PKP-PK

Tahapan selanjutnya adalah melakukan sosialisasi atau perkenalan form
spreadsheet kepada personel PKP-PK guna menindak lanjuti rancangan aktualisasi
tersebut. Kegiatan sosialisasi/ perkenalan form spreadsheet ini bertujuan agar
personel mengetahui tentang form ini, asal usulnya dan cara mengisi form
spreadsheet ini agar tidak terjadi kesalahpahaman saat implementasinya nanti.

4. Implementasi penggunaan form spreadsheet sebagai sistem pengawasan

Kegiatan ini adalah inti dari semua tahapan. Dilakukan implementasi pada form
spreadsheet yang telah disusun dan disosialisasikan agar mendapatkan hasil dari
kegiatan ini. Personel PKP-PK dapat langsung mengakses ke link yang telah
disediakan. Pada saat mendeteksi kerusakan/kekurangan dapat langsung di masukan
kedalam form spreadsheet ini, begitu juga pada saat telah menyelesaikan
pemeliharaan dan perbaikan. Format yang dapat ditemui personel PKP-PK adalah
Nomor, kerusakan/kekurangan pada fasilitas utama, tanggal Kerusakan/kekurangan,
keiatan pemeliharaan dan perbaikan, tanggal pemeliharaan dan perbaikan, bukti dan
penanggung jawab.

5. Evaluasi
Setelah dilakukannya implemetasi pada form spreadsheet, selanjutnya dilakukan
evaluasi guna mengetahui beberapa diantaranya
o Perkembangan yang didapatkan dalam pelaksanaan pengawasan terhadap
pemeliharaan dan perbaikan pada fasilitas utama PKP-PK

5
 o Mengetahui kendala-kendala yang terjadi selama pengisian form spreadsheet
o Mengetahui feedback dan respon yang didapat

RENCANA OUTPUT KEGIATAN

Rencana Hasil/output yang didapat pada kegiatan rancangan aktualisasi ini

adalah terciptanya form spreadsheet pengawasan yang bertujuan sebagai sistem
pengawasan terhadap pemeliharaan dan perbaikan fasilitas utama PKP-PK dan
mendapatkan data kegiatan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas utama PKP-PK.

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR

1. Berorientasi Pelayanan
Kegiatan ini memiliki peran dalam pelayanan dengan melakukan pembuatan form
spreadeheet guna mengoptimalkan pengawasan terhadap pemeliharaan dan
perbaikan fasilitas utama PKP-PK.

2. Akuntabel
Nilai akuntabel juga terdapat dalam kegiatan ini, sebagai sistem pengawasan
terdapat data-data yang dipertanggung jawaban dalam pemeliharaan dan perbaikan
fasilitas utama PKP-PK.

3. Kompeten
Kompeten dalam kegiatan ini menjadi nilai yang penting dikarenakan harus
profesional dalam pembuatan form seperti memasukan data-data dan format yang
dibuat agar menjadi efisien dan efektif.

4. Harmonis
Koordinasi antara satu unit dalam kegiatan ini sangat diperlukan agar menghindari
miss komunikasi dan terjadi kesalahan saat pengisian agar proses kegiatan ini dapat
terlaksana dan mendapatkan hasil yang diinginkan.

5. Loyal
Selalu taat pada peraturan-peraturan baru dan pendapat yang diberikan pada saat
pembuatan dan pada saat evaluasi guna mendapatkan sistem yang efektif dan efisien.

6
 6. Adaptif
Melakukan pembuatan form khususnya spreadsheet merupakan tindakan yang
inovatif dikarenakan mengandalkan teknologi informasi yang ada sekarang ini guna
dimanfaatkan dalam pekerjaan khususnya pengawasan terhadap pemeliharaan dan
perbaikan fasilitas utama PKP-PK.

7. Kolaboratif
Kerjasama sangat diutamakan dalam kegiatan ini guna mendapatkan hasil yang
memuaskan, kerjasama pimpinan dan atasan saat koordinasi dan sosialisasi
merupakan hal yang dibutuhkan agar mengindari kesalahan saat implementasi.

RENCANA AKTUALISASI TERHADAP PENGUATAN TUJUAN DAN NILAI

ORGANISASI

Rencana aktualisasi terhadap penguatan tujuan dan nilai organisasi, melalui tahapan-
tahapan yang dibuat dalam rancangan aktualisasi memiliki tujuan dalam peningkatan
efektifitas dan efisiensi terhadap penguatan tugas dan fungsi dan juga meningkatkan
pengawasan.

7
 BAB III PENUTUP

KESIMPULAN

Core value PNS telah diterapkan dalam kegiatan rancangan aktualisasi ini
diantaranya Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif
dan Kolaboratif. Dan juga nilai ASN tentang Smart ASN. Penulis melakukan kegiatan
aktualisasi di Kantor UPBU Kelas III Gewayantana Larantuka mendapat beberapa hal
diantaranya :

1. Isu yang diangkat adalah “ Optimalisasi dalam penerapan respon time melalui
pengawasan terhadap pemeliharaan dan perbaikan fasilitas utama PKP-PK
menggunakan spreadsheet di UPBU Kelas III Gewayantana “.
2. Gagasan pemecahan isu adalah Membuat sistem pengawasan terhadap
pemeliharaan dan perbaikan pada kerusakan fasilitas utama secara berkala guna
mempersiapkan fasilitas yang ada saat terjadinya operasi.
3. Tahapan Rancangan Aktualisasi
A. Berkoordinasi dengan atasan mengenai tahapan kegiatan rancangan
aktualisasi.
B. Membuat form sistem pengawasan melalui spreadsheet.
C. Sosialisasi Form Spreadsheet kepada personel PKP-PK.
D. Implementasi penggunaan form spreadsheet sebagai sistem
pengawasan.
E. Evaluasi

8
 LAMPIRAN

RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI

NAMA : Juan Aditya Moniung,A.Md.Tra

Unit Kerja : Kantor UPBU Kelas III Gewayantana

Identifikasi Isu : Fasilitas watchroom yang belum memadai, belum optimalnya

pengawasan terhadap maintenance pada fasilitas utama PKP-PK
seperti kendaraan utama yang belum optimal secara fungsi
dikarenakan kerusakan pada turet, Masih terbatas suku cadang pada
kendaraan utama.

Isu yang diangkat : OPTIMALISASI DALAM PENERAPAN RESPON TIME MELALUI

PENGAWASAN TERHADAP PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN
FASILITAS UTAMA PKP-PK MENGGUNAKAN SPREADSHEET DI
UPBU KELAS III GEWAYANTANA.

Gagasan pemecahan : Membuat sistem pengawasan terhadap pemeliharaan dan perbaikan

pada kerusakan fasilitas utama secara berkala guna mempersiapkan
fasilitas yang ada saat terjadinya operasi.

9
 KONTRIBUSI PENGUATAN
OUTPUT/ TERHADAP VISI NILAI-NILAI
No KEGIATAN TAHAP KEGIATAN NILAI-NILAI DASAR
HASIL DAN MISI ORGANISASI
ORGANISASI
Berorientasi Pelayanan: Dengan melakukan Dalam tahap
Meminta dukungan kepada kegiatan koordinasi Berkoordinasi
atasan dan izin untuk program ini dengan atasan dengan atasan
secara sopan. mengenai tahapan mengenai
Akuntabel: kegiatan rancangan tahapan
Menentukan data-
Berkoordinasi Penjelasan Gagasan ide yang aktualisasi maka akan kegiatan
data yang akan
dengan atasan Dokumentasi terstruktur memberikan rancangan
dimasukan dan
mengenai dan hasil Kompeten: kontribusi kepada visi aktualisasi
berkonsultasi/berkoor
1 tahapan koordinasi Pembahasan ide yang memiliki dan misi untuk menjadi tahap
dinasi dengan
kegiatan berupa manfaat untuk program kedepan meningkatkan SDM untuk
pimpinan mengenai
rancangan catatan Harmonis: yang profesional mengumpulkan
kegiatan rancangan
aktualisasi Tetap menjaga sikap saat gagasan ide
aktualisasi
melakukan konsultasi dalam
Loyal: peningkatan
Menghormati saat atasan efektifitas dan
memberikan gagasan idenya efisiensi.
Adaptif:

1
 Menulis poin-poin penting dari
konsultasi secara cermat
Kolaboratif:
Melakukan Kolaborasi gagasan
ide dengan atasan secara baik

Berorientasi Pelayanan: Dengan pembuatan Pembuatan

Memberikan pelayanan dengan form sistem form sistem
membuat form yang kreatif dan pengawasan melalui pengawasan
inovatif spreadsheet maka melalui
1. Mempelajari cara Akuntabel: akan memberikan spreadsheet
kerja dari spreadsheet Merancang form sesuai kontribusi terhadap merupakan
Membuat form 2. Melakukan kegitan kesepakatan dengan atasan visi dan misi dalam tindak lanjut dari
sistem penginputan data- Kompeten: meningkatkan koordinasi yang
Sistem form
2 pengawasan data yang akan Membuat form dengan melihat pelayanan telah
spreadsheet
melalui diperlukan untuk fungsi dan efisiensinya. dilakukakan
spreadsheet membuat sistem Harmonis: dengan
pengawasan melalui Menjalin hubungan yang baik membuat sistem
spreadsheet. saat mamasukan data-data pada pengawasan
form tersebut telah
Loyal: menunjukan
Form yang disusun sesuaid peningkatan
dengan apa yang dikonsultasikan tehadap

2
 Adaptif: pekerjaan yang
Form yang dibuat lebih kreatif telah di
Kolaboratif: percayakan.
Kerjasama dengan pimpinan saat
pembuatan form

Berorientasi Pelayanan: Dengan melakukan Mempertanggun

Memberikan sosialisasi dengan sosialisasi form g jawabkan apa
baik dan ramah spreadsheet kepada yang telah
Akuntabel: personel PKP-PK dipercayakan
1. melakukan Bertanggung jawab terhadap apa maka akan merupakan
perkenalan form yang disosialisasikan memberikan bentuk ketaatan
Sosialisasi
spreadsheet kepada Kompeten: kontribusi terhadap dengan
Form
personel PKP-PK Memberikan sosialisasi dengan visi dan misi dalam melakukan
Spreadsheet Catatan dan
3 2. melakukan sesi profesional agar pendengar dapat meningkatkan kinerja sosialisasi
kepada Laporan
tanya jawab untuk memahami kepada
personel PKP-
lebih memperjelas Harmonis: personel PKP-
PK
asal-usul dan cara Memberikan suasana yang PK
kerja form tersebut nyaman
Loyal:
Memberikan penyampaian sesuai
aturan yang berlaku
Adaptif:

3
 Memberikan penyampaian secara
kreatif dan inovatif
Kolaboratif:
Bekerjasama dengan peserta
dengan memberikan ruang
diskusi

Berorientasi Pelayanan: Dengan melakukan Melakukan

Menyediakan form tanpa Implementasi tahapan
kesalahan penginputan penggunaan form Implementasi
1. mulai menjalankan
Akuntabel: spreadsheet sebagai penggunaan
sistem pengawasan
Bertanggung jawab terhadap sistem pengawasan form
form spreadsheet ini.
Implementasi data-data maka akan spreadsheet
2. personel
penggunaan Kompeten: memberikan sebagai sistem
melakukan Data-data
form Memberikan form yang terstruktur kontribusi terhadap pengawasan
4 penginputan saat hasil
spreadsheet dan mudah untuk dimengerti visi dan misi dalam merupakan
mendeteksi penginputan
sebagai sistem Harmonis: mewujudkan bentuk
kekurangan/kerusaka
pengawasan. Membimbing personel untuk pelayanan yang dukungan
n, pemeliharaan dan
melakukan penginputan data berkualitas terhadap
perbaikan fasilitas
Loyal: pengawasan
utama
Tetap mengikuti aturan yang atas fasilitas
berlaku saat implementasi utama PKP-PK
Adaptif:

4
 Memberikan sistem penginputan
yang inovatif
Kolaboratif:
Bekerjasama dengan semua
personel saat melakukan
penginputan

Berorientasi Pelayanan: Pada tahap evaluasi Pada tahap

Menyediakan sarana sebagai dilakukanmaka akan evaluasi, semua
masukan dan saran memberikan masukan, saran
1. Melakukan tahap Akuntabel: kontribusi terhadap dan pendapat
pemeriksaan kembali Bertanggung jawab atas data visi dan misi dalam harus
terhadap hasil dan yang telah diinput mewujudkan dipertimbangka
kendala selama Kompeten: pelayanan yang n guna
penginputan kedalam Data yang diinput harus dikelola berkualitas dan mendapatkan
5 Evaluasi Laporan
form spreadsheet secara profesional. keselamatan sistem
tersebut Harmonis: penerbangan. pengawasan
2. Mengetahui Melakukan komunikasi yang baik yang optimal
feedback dan respon dengan pimpinan dalam evaluasi dalam
yang diterima. Loyal: melakukan
Melakukan evaluasi atas dasar peningkatan
arahan pimpinan terhadap tugas
Adaptif: dan fungsi.

5
Melakukan perubahan yang
positif pada saat melakukan
evaluasi
Kolaboratif:
Bekerjasama dengan pimpinan
dalam melakukan evaluasi