RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR BERAKHLAK DALAM

OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN SPB MANUAL PADA

PT.PELRA ( PELAYARAN RAKYAT ) BERBASIS GOOGLE DRIVE PADA
KSOP KELAS III PEKANBARU

OLEH:
ZEFANYA WINNER PURBA
NIP. 20000904 202210 1 002

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN
PUSAT PENGEMBANGAN SDM APARATUR PERHUBUNGAN

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III ANGKATAN 2

PEKANBARU, FEBRUARI 2023

 LEMBAR PENGESAHAN

RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR BERAKHLAK DALAM

OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN SPB MANUAL PADA
PT.PELRA ( PELAYARAN RAKYAT ) BERBASIS GOOGLE DRIVE DI KSOP
KELAS III PEKANBARU

Nama : Zefanya Winner Purba

NIP : 20000904 202210 01 002
Unit Kerja : Ksop Kelas III Pekanbaru

Telah diseminarkan dan disahkan

Pekanbaru , Februari

Penguji Coach

MOHAMMAD SYUKRI PESILETTE, S.T., M.M Ir. SUGENG WIBOWO, M.M.

NIP. 19720908 199803 1 002 NIP. 19620305 198803 1 002

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI................................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG.................................................................................... 1
B. TUJUAN ..................................................................................................... 2
C. RUANG LINGKUP ...................................................................................... 2
D. RUMUSAN ISU .......................................................................................... 2

BAB II RANCANAGN AKTUALISASI .......................................................................... 4

A. PENETAPAN ISU ....................................................................................... 4
B. RENCANA KEGIATAN ............................................................................... 6
C. TAHAPAN KEGIATAN ............................................................................... 8
D. RENCANA OUTPUT KEGIATAN ............................................................... 9
E. RELEVANSI RENCANA KEGIATAN DENGAN AKTUALISASI ................ 10
F. RENCANA AKTUALISASI TERHADAP PEGUATAN TUJUAN DAN
NILAI ORGANISASI ................................................................................ 13

BAB III PENUTUP ..................................................................................................... 17

LAMPIRAN
A. FORMULIR PERSETUJUAN MENTOR
B. FORMULIR RANCANGAN AKTUALISASI
C. BAHAN TAYANGAN SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah badan pelaksana tugas dan fungsi
Kementerian Perhubungan, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Menteri Perhubungan dan dipimpin oleh Kepala Badan yang dibentuk melalui Surat
Peraturan Menteri 36 Tahun 2012. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut mempunyai
tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang
perhubungan laut.
Salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Direktorat Jenderal
Perhubungan Laut (DJPL) adalah KSOP Kelas III Pekanbaru. Menurut PM 36 Tahun
2012 KSOP Kelas III Pekanbaru unit pelaksana teknis di lingkungan Direktorat
Jenderal Perhubungan Laut Kementrian perhubungan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut . KSOP Pekanbaru
memiliki tugas melaksanakan pengawasan, dan penegakan hukum di bidang
keselamatan dan keamanan pelayaran, koordinasi kegiatan pemerintah di pelabuhan
serta pengaturan, pengendalian dan pengawasan kegiatan kepelabuhan pada
pelabuhan yang diusahakan secara komersial. Organisasi KSOP Pekanbaru Terdiri
dari Subbagian Tata Usaha , Seksi Status Hukum dan Sertifikasi Kapal, Seksi
Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli, dan Seksi Lalu lintas dan Angkutan
Laut, dan Usaha Kepelabuhan.
Terdapat beberapa permasalahan yang ada dalam pengarsipan dokumen pada
SPB (Surat Persetujuan Berlayar) Manual pada PT. PELRA (Pelayaran Rakyat).
Permasalahan-permasalahan tersebut banyak disorot terutama pada tahapan
penyimpanan data, dan pencarian kembali. Kerusakan dokumen biasanya disebabkan
oleh rayap, dan pelapukan. Untuk mengindari hal itu terjadi dilakukannya penyimpanan
dokumen secara digital yang akan mempermudah untuk mencari dokumen tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membuat Rancangan Aktualisasi
dengan judul “OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN SPB MANUAL PADA
PT.PELRA (PELAYARAN RAKYAT) BERBASIS GOOGLE DRIVE PADA KSOP KELAS III
PEKANBARU”.
4
 Diharapkan dengan dimanfaatkannya penyimpanan secara digital ini dapat
meningkatkan ketepatan waktu dalam mengumpulkan suatu dokumen untuk keperluan
tertentu.

B. Tujuan
Dengan diangkatnya isu ini, penulis berharap dapat mempermudah staff
Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli (KBPP) dalam mengakses dan
mengumpulkan dokumen misalnya seperti dokumen SPB Manual untuk keperluan
KBPP atau agen kapal dan penulis sebagai peserta Latsar CPNS Kementerian
Perhubungan diharapkan dapat menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK
(Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan
Kolaboratif) dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di unit kerja sehingga
dapat melaksanakandan mendukung pemerintah dalam bidang transportasi.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam pembuatan rancangan aktualisasi yaitu:
1. Isu yang diangkat merupakan isu yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi
penulis dan yang terjadi di Seksi Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli
(KBPP), Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan dengan melibatkan
arahan dari mentor dan diskusi dengan rekan-rekan di unit kerja.
2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan secara off campus Seksi
Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli (KBPP).

D. Rumusan Isu
Beberapa isu yang didapat penulis di tempat kerja adalah sebagai beriku:
1. Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen Seksi Keselamatan Berlayar, Penjagaan
dan Patroli (KBPP). Yang akan menghambat staff KBPP dalam mengakses
dokumen dan kelengkapan dokumen.
Isu ini muncul karena banyak dokumen-dokumen di seksi KBPP yang belum
tersimpan dengan rapih sehingga saat dokumen tersebut dibutuhkan sulit untuk
mencarinya.

5
2. Terkendalanya Pemrosesan SPB Online jika koneksi jaringan lnternet lamban.
Isu ini muncul karena sewaktu pemrosesan SPB Online terhambat atau lama
dikarenkan jaringan Internet tiba-tiba down atau lamban, sehingga pemrosesan
SPB Online belum selesai.

3. Belum Adanya Media Untuk Mempermudah Pencoklikan Data Kepanduan Kapal.

Isu ini muncul karena tidak efesiensinya pencoklikan data kepanduan kapal yang
dilakukan pihak PELINDO, sehingga pencoklikan data kepanduan kapal terkadang
memakan waktu yang lama.

6
 BAB II

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Penetapan Isu
Berdasarkan isu yang telah diambil, maka untuk menentukan isu prioritas kita
bisamenggunakan tapisan isu USG (Urgency, Seriousness, Growth) yang nantinya
dari beberapa isu tersebut akan di prioritaskan dan dianalisis faktor dominan
penyebabnya.Metode USG merupakan salah satu teknik untuk menyusun urutan
prioritas isu yang harus diselesaikan, dengan menentukan berdasarkan tingkat
urgensi, keseriusan, danperkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1-5. Isu
yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas dari isu-isu yang ada.
Berikut merupakan pengertian urgency, seriousness, dan growth:
 Urgency atau tingkat kepentingan dari masalah, yakni melihat dari segi waktu
danketersediannya apakah mendesak atau tidak untuk segera diselesaikan;
 Seriousness atau tingkat keseriusan dari masalah, yakni melihat keseriusan
dampak masalah tersebut terhadap produktivitas kerja;
 Growth atau tingkat perkembangan masalah, yakni melihat kemungkinan isu
berkembang yang akan memburuk jika dibiarkan
Hasil analisis menggunakan metode USG untuk menenukan isu prioritas
sebagai berikut:

7
 Tabel 2.1 Analisis metode USG untuk mentukan isu prioritas
Bobot Skor Total
No. Isu/Masalah Prioritas
U S G Skor

Belum Optimalnya Pengarsipan

1. Dokumen SPB Manual 5 5 4 14 I
Pada PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat )

Terkendalanya Pemrosesan
SPB Online jika koneksi jaringan 4 4 4 12 III
2. lnternet lamban
Belum Adanya Media
3. Untuk Mempermudah Pencoklikan 5 4 4 13 II
Data Kepanduan Kapal

Keterangan:
U = Urgency (Penting)
S = Seriousness (Keseriusan)
G = Growth (Berkembangnya isu)

Range nilai (skala 1-5):

1 = Sangat kecil
2 = Kecil
3 = Sedang
4 = Besar
5 = Sangat Besar

Dapat dilihat bahwa total skor tertinggi terdapat pada isu Belum Optimalnya
Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat ). dengan
jumlah skor 14. Total skor terbanyak kedua yaitu isu Belum Adanya Media Untuk
Mempermudah Pencoklikan Data Kepanduan Kapal dengan jumlah skor yaitu 13.
Ketiga yaitu isu Terkendalanya Pemrosesan SPB Online jika koneksi jaringan
lnternet lamban dengan jumlah skor sebanyak 12. Dari hasil tersebut dapat
disimpulkan bahwa isu yang diprioritaskan adalah isu tentang Belum Optimalnya
Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat ).
Isu dipilih Belum Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada
PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat ) dan menjadi prioritas dikarenakan dokumen-

8
dokumen di seksi KBPP yang belum tersimpan dengan rapi sehingga saat
dokumen tersebut dibutuhkan sulit untuk mencarinya. Pengumpulan dokumen
dalam Google Drive akan mempermudah staff dalam mencari dan menyerahkan
dokumen tersebut Kepala seksi atau agen kapal jika dibutuhkan untuk sesuatu hal.
Dampak yang terjadi apabila isu tersebut diabaikan yaitu staff kesulitan
mengumpulkan dokumen untuk kepentingan tertentu, dan tidak bisa melengkapi
dokumen yang diminta sesuai deadline yang ditentukan.

B. Rencana Kegiatan
Dari penetapan isu yang diambil, maka adapun gagasan pemecahan isu
dengan membuat arsip dokumen seksi Keselamatan Berlayar, Penjagaan Dan
Patroli (KBPP) dalam Google Drive dengan mengklasifikasikan sesuai dengan
tahapan seksi KBPP dan dapat mempermudah staff KBPP dalam mengakses
dokumen-dokumen tersebut.
Pelaksanaan pembuatan arsip dokumen dalam Google Drive “Optimalisasi
Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada PT.PELRA (Pelayaran Rakyat )
Berbasis Google Drive Pada Ksop Kelas III Pekanbaru” ini berlansgung mulai
dari tanggal 31 Januari sampai dengan 02 Maret 2023 di KSOP kelas III Pekanbaru.
Adapun rencana kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

9
 Tabel 2.2 Time Table dan Rencana Kegiatan Aktualisasi

JANUARI FEBRUARI MARET

NO KEGIATAN IV V I II III IV V I
20 21 22 23 24 27 28 29 30 31 1 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 1
Koordinasi dengan mentor dan rekan kerja
1 mengenai rencana pelaksanaan aktualisasi
Mengumpulkan Arsip Dokumen SPB Manual
2 PT.PELRA
Digitalisasi Asrip dengan menyimpan pada Google
3 Drive
Mensosialisasikan arsip dokumen dalam Google
4 Drive kepada rekan kerja di seksi KBPP
Melakukan Evaluasi terhadap arsip dokumen seksi
5 KBPP
6 Melaporkan hasil pelaksanaan aktualisasi

Keterangan
: Pelaksanaan Kegiatan

7
C. Tahapan Kegiatan
Berdasarkan identifikasi rencana kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut,
berikut adalah penjelasan terhadap kegiatan dan tahapan kegiatan yang akan
dilakukan selama pelaksanaan kegiatan aktualisasi:
Tabel 2.3 Tahapan kegiatan aktualisasi
No Kegiatan
1 Koordinasi dengan mentor danrekan
kerja mengenai rencanapelaksanaan
aktualisasi
2 Mengumpulkan Arsip
Dokumen SPB Manual
PT.PELRA
3 Digitalisasi Asrip dengan menyimpan
pada Google Drive
4 Mensosialisasikan arsip dokumen
dalam Google Drive kepada rekan
kerja di seksi KBPP
5 Melakukan Evaluasi terhadap
arsip dokumen seksi KBPP
6 Melaporkan hasil pelaksanaan
aktualisasi
Tahapan Kegiatan
1. Melakukan koodinasi dan diskusi terkait
rancangan dan rencana aktualisasi kepada
mentor dan coach
2. Mencatat saran dan masukan dari
mentor
3. Melaksanakan arahan yang diberikan mentor
dalam pembimbingan rancangan
aktualisasi
1. Mengumpulkan Dokumen SPB Manual
PT.PELRA
2. Mengelompokan Arsip sesuai Tahapan
3. Melengkapi kekurangan dokumen.
1. Mencatat dokumen yang sudah ada
2. Memindai (Scan) Arsip dokumen yang belum
ada.
3. Menyusun Dokumen hasil Memindai(Scan)
pada PC/Komputer
4. Unggah/Upload File Digital ke Aplikasi
Google Drive.
1. Melakukan sosialisasi kepada rekan kerja
tentang dokumen yang sudah ada di Google
Drive
1. Melakukan evaluasi terhadap arsip dokumen
yang telah dibuat kepada Kasie KBPP
2. Melakukan perbaikan jika terdapat
kekurangan atau kesalahan
1. Mencatat kegiatan yang telah
dilaksanakan setiap minggu;
2. Mengumpulkan hasil laporan mingguanuntuk
disusun menjadi laporan hasil pelaksanaan
aktualisasi;
3. Menyampaikan laporan pelaksanaan
aktualisasi Kepada mentor untuk diperiksa;
4. Menyampaikan hasil revisi laporan
8
D. Rencana Output Kegiatan
Rencana kegiatan aktualisasi diharapkan penulis akan menghasilkan output yang
akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
Tabel 2.4 Rencana Output Kegiatan Aktualisasi
No Kegiatan
1 Koordinasi dengan mentor danrekan
kerja mengenai rencanapelaksanaan
aktualisasi
2 Mengumpulkan Arsip
Dokumen SPB Manual
PT.PELRA
3 Digitalisasi Asrip dengan
menyimpan pada Google
Drive
4 Mensosialisasikan arsip
dokumen dalam Google Drive
kepada rekan kerja seksi
KBPP
5 Melakukan Evaluasi terhadap
arsip dokumen seksi KBPP
6 Melaporkan hasil
pelaksanaanaktualisasi
Output Kegiatan
1. Memperoleh arahan dan pendapat dari mentor
untuk diimplementasikan kedalam pembuatan
rancangan aktualisasi sesuai kebutuhan bidang unit
kerja
1. Terkumpulnya dokumen SPB Manual PT.PELRA
2. Arsip tersusun lebih rapih
3. Kelengkapan seluruh dokumen
1. Membuat catatan tentang dokumen yang telah
ada
2. Tersedianya Dokumen Digital (File).
3. Penyimpanan Database File Digitalberbasis
Offline.
4. Penyimpanan Database File Digital
Berbasis Online.
Staff mengetahui letak letak dokumenyang ada di
dalam Google Drive
Pengarsipan dokumen pada Google Drive siap
digunakan oleh staff seksi KBPP
1. Membuat Laporan Pelaksanaan
Aktualisasi;
2. Membuat Revisi Laporan Pelaksanaan
Aktualisasi;
3. Meminta tanda tangan Mentor sebagai
persetujuan
9
E. Relevansi Rencana Kegiatan Dengan Aktualisasi
Nilai-nilai dasar Pegawai Negeri Sipil (PNS) yaitu BerAKHLAK yang terdiri dari
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan
Kolaboratif yang telah dipelajari selama Diklat Pelatihan Dasar CPNS tahun 2023 harus
diterapkan dalam setiap kegiatan atau tugas yang dilakukan di lingkungan kerja.
Penerapan nilai-nilai tersebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan public
dan kinerja ASN, sehingga tidak hanya sekedar melaksanakan kebijakan dan tugas,
tetapi juga memberikan nillai tambah bagi setiap kegiatan. Hal ini bermanfaat untuk
meningkatkan citra diri dan wibawa PNS dalam pandangan masyarakat, sehingga
berdampak pada hilangnya sikap apatisme dan skepti masyarakat terhadap kinerja
PNS. Adapun relevansi/keterkaitan rencana kegiatan dengan aktualisasi yang penulis
akan lakukan adalah sebagai berikut:

Tabel 2.5 Relevansi Rencana Kegiatan dengan Aktualisasi

No Kegiatan Nilai-Nilai Dasar

1 Koordinasi dengan mentor dan rekan LOYAL
kerja mengenai rencanapelaksanaan Berinteraksi dengan mentor dalampenyusunan
aktualisasi aktualisasi.
ADAPTIF
Aktif menghubungi mentor dalam penyusunan
aktualisasi.
HARMONIS
Kesepakatan antara mentor dengan penulis terkait
isu yang akan diimplementasikan dalam aktualisasi.

2 Mengumpulkan Arsip Dokumen SPB KOMPETEN

Manual PT.PELRA Mengumpulkan dokumen yang diperlukan.
KOLABORATIF
Melibatkan rekan kerja dalam pengumpulan
dokumen.
ADAPTIF
Berinovasi dalam proses prubahan digitalisasi

3 Digitalisasi Asrip dengan menyimpan KOMPETEN

pada Google Drive Mengupload dokumen yang sudah terkumpul sesuai
dengan tahapan.
BERORIENTASI PELAYANAN
Penguploadan dokumen untuk mempermudah
seksi dalam menyimpan
dokumen.

10
4 Mensosialisasikan arsip dokumen BERORIENTASI PELAYANAN
dalam Google Drivekepada rekan Memberikan kemudahan dalam mencari
kerja di seksi KBPP dokumen.
AKUNTABEL
Tanggung jawab atas kegiatan yang
dilakukan.
KOLABORATIF
Melibatkan rekan kerja untuk mensosialisasikan arsip
Google Drive.
5 Melakukan Evaluasi terhadaparsip AKUNTABEL
dokumen seksi KBPP Tanggung jawab atas kegiatan yang
dilakukan.
KOMPETEN
Terus memperbaiki kesalahan dan
kekurangan yang ada.
ADAPTIF
Berinovasi dan antusias dalam melakukan
perubahan.
KOLABORATIF
Meminta koreksi kepada kasie terhadapGoogle Drive
yang telah dibuat.
6 Melaporkan hasil pelaksanaan AKUNTABEL
aktualisasi Bertanggung jawab atas kegiatan yangtelah
dilakukan.
KOMPETEN
Menyelesaikan Laporan dengan baik dan benar.
LOYAL
Berkontribusi dalam kegiatan Latsar CPNS dengan
menyelesaikan laporan aktualisasi

11
F. Rencana Aktualisasi terhadap Penguatan Tujuan dan Nilai Organisasi
Tabel 2.6 Rencana Aktualisasi terhadap Penguatan Tujuan dan Nilai Organisasi
No Kegiatan
1 Koordinasi dengan mentor danrekan
kerja mengenai rencanapelaksanaan
aktualisasi
2 Mengumpulkan Arsip
Dokumen SPB Manual
PT.PELRA
3 Digitalisasi Asrip dengan
menyimpan pada Google
Drive
4 Mensosialisasikan arsip
dokumen dalam Google Drive
kepada rekan kerja seksi
KBPP
Penguatan Tujuan dan Nilai Organisasi
Koordinasi dengan mentor dan rekan kerja yang
berkompeten di dalam bidangnya, akan
berkontribusi terhadap misi organisasidalam
mewujudkan komunikasi yang baik , yaitu
Meningkatkan sumber daya manusia
perhubungan laut sesuai standar kompetensi
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas
operasional sektor kesyahbandaran.
Melakukan koordinasi dengan mentor dan rekan
kerja dengan menggunakan etika yang baik
sebagai bentuk membangun sinergi positf dan
harmonis antara mentor
dan penulis.
Pengumpulan dokumen untuk keperluan arsip
akan mempermudah staff dalam mencari
dokumen yang diperlukan misalnya untuk
Kebutuhan data di seksi KBPP
Dalam mengumpulkan dokumen SPB MANUAL
PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat) terdapat nilai
organisasi, yaitu sinergi. Bersinergi dalam
melengkapi dokumen yang kurang untuk dijadikan
bahan arsip.
Dengan menggunakan teknik digitalisasi dalam
salah satu kegiatan akan membuatKSOP
Pekanbaru menjadi Kesyahbandaran yang
pengarsipannya rapi, dan kemudahan
mengakses dan memperoleh data lebih mudah
Dalam pelaksanaan digitalisasi arsip dokumen
terdapat nilai organisasi yang diterapkan, yaitu
realistis karena setiap
dokumen yang di upload harus benar.
Mensosialisasikan arsip dokumen dalam Google
Drive kepada rekan kerja supaya semua staff
dapat mengakses saat dokumen tersebut
dibutuhkan sesuai dengan pelayan yang cepat dan
rapi, yaitu Menjalin kerja sama dengan
stakeholder dalam peningkatanpelayanan di
KSOP Pekanbaru.
12

5 Melakukan Evaluasi terhadap
arsip dokumen seksi KBPP
6 Melaporkan hasil
pelaksanaanaktualisasi
Dengan mensosialisasikan arsip dokumendalam
Google Drive kepada rekan kerja di seksi KBPP
terdapat nilai organisasi, yaitusinergi karena
bersinergi dengan rekan
kerja dalam memberikan inovasi baru.
Dengan melakukan evaluasi terhadap pekerjaan
yang sedang dilakukan akan meningkatkan
kualitas dari pekerjaan tersebut agar pelayanan di
KSOP Pekanbaru cepat dan praktis ,agar KSOP
Pekanbaru menjadi Kesyahbandaran yang
pengarsipannya rapi, dan kemudahan
mengakses dan memperoleh data lebih mudah
Dalam pelaksanaan evaluasi terhadap arsip
dokumen seksi KBPP terdapat nilai organisasi
yang diterapkan, yaitu akuntabilitas dan sinergi.
Karena dalamkegiatan ini penulis berkoordinasi
denganrekan kerja dan mentor terkait perbaikan
apa yang menjadi kekurangan.
Membuat dan melaporkan laporan aktualisasi
kepada mentor dan coach merupakan salah satu
tahapan dalam menyelesaikan kegiatan aktualisasi
latsar CPNS yang sesuai dengan tugas KSOP
Pekanbaru, yaitu melaksanakan pengawasan
dan penegakan hukum di bidang keselamatan
dan kemanan pelayaran
Dalam penyusunan dan melaporkan hasil
pelaksanaan aktualisasi terdapat nilai organisasi
yang diterapkan, yaitu akuntabilitas, karena
penulis melaporkan kegiatan yang telah dilakukan
sebagai bentuk pertanggungjawaban atas apa yang
sudah dikerjakan.
13
 BAB III
PENUTUP

Berdasarkan rancangan aktualisasi yang telah dibuat oleh penulis, terdapat

beberapa hal sebagai berikut:
1. Isu yang diangkat untuk dibahas adalah “Belum Optimalnya Pengarsipan
Dokumen SPB Manual Pada PT. PELRA (Pelayaran Rakyat ).”.
2. Gagasan yang diajukan dalam pemecahan isu tersebut yaitu “Optimalisasi
Pengarsipan Dokumen SPB Manual pada PT.PELRA Berbasis Google Drive pada
KSOP KELAS III Pekanbaru ”.
3. Diharapkan gagasan dapat bermanfaat dan diimplementasikan di Seksi KBPP
(Keselamatan Berlayar, Penjagaan Dan Patroli).
4. Kegiatan yang dilakukan dalam pelaksanaan gagasan tersebut terdiri dari 7 (tujuh)
kegiatan yang masing-masing terdiri dari beberapa tahapan kegiatan.
5. Pada masing-masing tahapan kegiatan, mengandung nilai-nilai dasar ASN
BerAKHLAK dan dapat diterapkan pada proses aktualisasi.
6. Kegiatan aktualisasi ini memberikan contoh penerapan pada perkembangan
teknologi (Smart ASN dan Manajemen ASN).
7. Proses dan hasil tiap kegiatan diarapkan dapat memberikan kontribusi dan
penguatan nilai-nilai organisasi.
8. Setelah laporan rancangan aktualisasi ini dibuat, tahap selanjutnya adalah
pembuatan laporan aktualisasi berdasarkan pelaksanaan habituasi di lingkungan
kerja.

14
 Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai BerAKHLAK
Optimalisasi Pengarsipan Dokumen SPB Manual
Pada PT. PELRA ( Pelayaran Rakyat )
Berbasis Google Drive Pada Ksop Kelas III Pekanbaru

Formulir Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : KSOP KELAS III Pekanbaru

Identifikasi Isu : 1. Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada PT. PELRA (Pelayaran
Rakyat ).

2. Terkendalanya pemrosesan SPB Online jika koneksi internet lamban

3. Belum Adanya Media Untuk mempermudah Pencoklikan data kepanduan kapal

Isu yang Diangkat : Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen SPB Manual Pada PT. PELRA (Perusahaan
Rakyat ).
Gagasan Pemecah Isu : Optimalisasi pengarsipan dokumen SPB Manual Pada PT.PELRA (Pelayaran Rakyat)
Berbasis Google Drive Pada KSOP kelas III Pekanbaru
 Output/Hasil Nilai-nilai Dasar Kontribusi Terhadap Visi Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan Kegiatan (BerAKHLAK) dan Misi Organisasi nilai Organisasi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1. Koordinasi 1. Melakukan 1. Memperoleh LOYAL Koordinasi dengan mentor Melakukan koordinasi

dengan mentor koodinasi dan arahan dan Berinteraksi dan rekan kerja yang denganmentor dan
dan rekan diskusi terkait pendapat dari dengan mentor berkompeten di dalam rekan kerja dengan
kerja mengenai rancangan dan mentor untuk dalam bidangnya, akan menggunakan etika
rencana rencana diimplementas penyusunan berkontribusi terhadap misi yang baik sebagai
pelaksanaan aktualisasi ikan kedalam aktualisasi. organisasi dalam bentuk membangun
aktualisasi kepada mentor pembuatan ADAPTIF mewujudkan komunikasiyang sinergi positf dan
dan coach rancangan Aktif baik, yaitu Melaksanakan harmonis antara
2. Mencatat saran aktualisasi menghubungi pengawasan dan mentor dan penulis.
dan masukan dari sesuai mentor dalam penegakan hukum di
mentor kebutuhan penyusunan bidang keselamatan dan
bidang unit kerja aktualisasi. kemanan pelayaran
3. Melaksanakan
HARMONIS
arahan yang
Kesepakatan
diberikan mentor
antara mentor
dalam
dengan penulis
pembimbingan
terkait isu yang
rancangan
akan
aktualisasi
Diimplementasikan
dalam aktualisasi
2. Mengumpulkan 1. Mengumpulkan 1. Terkumpulnya KOMPETEN Pengumpulan dokumen Dalam mengumpulkan
Arsip Dokumen Dokumen SPB dokumen SPB Mengumpulkan untuk keperluan arsip akan dokumen SPB Manual
SPB Manual PT. Manual PT. Manual PT. dokumen yang mempermudah staff dalam PT.PELRA (Pelayaran
PELRA PELRA PELRA diperlukan. mencari dokumen yang Rakyat) terdapat nilai
(Pelayaran (Pelayaran (Pelayaran KOLABORATIF diperlukan, sesuai dengan organisasi, yaitu
Rakyat) Rakyat) Rakyat). Melibatkan rekan misi KSOP Kelas III sinergi. Bersinergi
2. Mengelompokan 2. Arsip tersusun kerja dalam Pekanbaru yaitu dalam melengkapi
Arsip sesuai lebih rapih pengumpulan Meningkatkan dokumen yang kurang
Tahapan dokumen. Pengawasan Keamanan untuk dijadikan bahan
3. Kelengkapan
ADAPTIF dan Keselamatan Kapal arsip.
3. Melengkapi seluruh
Berinovasi dalam
kekurangan dokumen
proses prubahan
dokumen.
digitalisasi

3. Digitalisasi 1. Mencatat 1. Membuat catatan KOMPETEN Dengan menggunakan Dalam

Asrip dengan dokumen yang tentang Mengupload teknik digitalisasi dalam pelaksanaan
menyimpan sudah ada dokumen yang salah satu kegiatan digitalisasi arsip
pada Google
Drive
 2. Memindai (Scan) dokumen yang sudah terkumpul akan membuat KSOP dokumen terdapat
Arsip dokumen telah ada sesuai dengan Kelas III Pekanbaru nilai organisasi yang
yangbelum ada. 2. Tersedianya tahapan. menjadi Kesyahbandaran diterapkan, yaitu
3. Menyusun Dokumen BERORIENTASI yang pengarsipannya realistis karena
Dokumen hasil Digital (File). PELAYANAN rapi, dan kemudahan setiap dokumen yang
Memindai (Scan) 3. Penyimpanan Penguploadan mengakses dan di upload harus
pada Database File dokumen untuk memperoleh data lebih benar.
PC/Komputer Digital berbasis mempermudah mudah
Offline. seksi dalam
4. Unggah/Upload
menyimpan
File Digital ke 4. Penyimpanan
dokumen.
Aplikasi Google Database File
Drive. Digital Berbasis
Online.

4. Mensosialisas 1. Melakukan 1. Staff BERORIENTASI Mensosialisasikan arsip Dengan

ikan arsip sosialisasi mengetahui letak PELAYANAN dokumen dalam Google mensosialisasikan
dokumen dalam kepada rekan letak dokumen Memberikan Drive kepada rekan kerja arsip dokumen dalam
Google Drive kerja tentang yangada didalam kemudahan supaya semua staff dapat Google Drivekepada
kepada rekan dokumen yang Google Drive dalam mencari mengakses saat dokumen rekan kerjadi seksi
kerja diseksi sudah ada di dokumen. tersebut dibutuhkan sesuai KBPP terdapat nilai
KBPP Google Drive AKUNTABEL dengan misi, yaitu organisasi, yaitu
Menjalin kerja sama sinergi karena
 Tanggung jawab dengan stakeholder bersinergi dengan
atas kegiatan yang dalam peningkatan rekan kerja dalam
dilakukan. pelayanan sektor memberikan inovasi
KOLABORATIF kesyahbandaran baru.
Melibatkan rekan
kerja untuk
mensosialisasikan
arsip google
drive.
5. Melakukan 1. Melakukan 1. Pengarsipan AKUNTABEL Dengan melakukan Dalam pelaksanaan
Evaluasi evaluasi terhadap dokumen pada Tanggung jawab evaluasi terhadap evaluasi terhadap
terhadap arsip dokumen Google Drive atas kegiatan yang pekerjaan yang sedang arsip dokumen seksi
arsip yang telah dibuat siap digunakan dilakukan. dilakukan akan KBPP terdapat nilai
dokumen kepada Kasie oleh staff seksi KOMPETEN meningkatkan kualitas dari organisasi yang
seksi KBPP KBPP sebagai KBPP Terus memperbaiki pekerjaan tersebutsesuai diterapkan, yaitu
mentor/atasan kesalahan dan dengan misi KSOP akuntabilitas dan
langsung kekurangan yang Pekanbaru, yaitu sinergi. Karena
2. Melakukan ada. Meningkatkan dalam kegiatan ini
perbaikan jika ADAPTIF Pengawasan Keamanan penulis
terdapat Berinovasi dan dan Keselamatan Kapal Berkoordinasi dengan
kekurangan atau antusias dalam rekan kerjadan mentor
kesalahan melakukan terkait perbaikan apa
perubahan. yang menjadi
KOLABORATIF kekurangan.
Meminta koreksi
kepada kasie
terhadap Google
Drive yang telah
dibuat.
6. Melaporkan 1. Mencatat 1. Membuat AKUNTABEL Membuat dan melaporkan Dalam penyusunandan
hasil kegiatan yang Laporan Bertanggung laporan aktualisasi kepada melaporkan hasil
pelaksanaan telah Pelaksanaan jawab atas mentor dan coach pelaksanaan
aktualisasi dilaksanakan Aktualisasi; kegiatan yang merupakan salah satu aktualisasi terdapat
setiap minggu; 2. Membuat telah dilakukan. tahapan dalam nilai organisasi yang
2. Mengumpulkan Revisi Laporan KOMPETEN menyelesaikan kegiatan diterapkan, yaitu
hasil laporan Pelaksanaan Menyelesaikan aktualisasi latsar CPNS akuntabilitas, karena
mingguan untuk Aktualisasi; Laporan dengan yang sesuai dengan misi penulis melaporkan
disusun menjadi baik dan benar. Ksop Pekanbaru,yaitu kegiatan yang telag
3. Meminta tanda
laporan hasil LOYAL kesyahbandaran yang dilakukan sebagai
tanganMentor
pelaksanaan Berkontribusi pengarsipannya rapi, dan bentuk
sebagai
aktualisasi; dalam kegiatan kemudahan mengakses pertanggung jawaban
persetujuan
Latsar CPNS dan memperoleh Data atas apa yangsudah
3. Menyampaikan
dengan lebih mudah dikerjakan.
laporan pelaksanaan
menyelesaikan
aktualisasi Kepada
laporan aktualisasi.
mentoruntuk
diperiksa;
4. Menyampaikan
hasil revisi
laporan
RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR BERAKHLAK DALAM
OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN PROGRAM STUDI
TEKNOLOGI PEMELIHARAAN PESAWAT UDARA
BERBASIS GOOGLE DRIVE PADA
POLITEKNIK PENERBANGAN MEDAN

OLEH:
ADZRA AFIFAH
NIP. 200007072021122001
GELOMBANG 1 ANGKATAN 4 KELOMPOK 1
 LATAR BELAKANG

TUJUAN
Mempermudah staff seksi KBPP ( Keselamatan Berlayar , Penjagaan dan Pantai )
dalam mengakses dan mengumpulkan dokumen misalnya seperti dokumen
SPB Manual yang diberikan untuk keperluan seksi KBPP.
 Optimalisasi Pengarsipan
Dokumen Program Studi
Teknologi Pemeliharaan
Pesawat Udara Berbasis
Google Drive Pada Politeknik
Penerbangan Me