Anda di halaman 1dari 36

RANCANGAN AKTUALISASI DAN HABITUASI NILAI - NILAI ANEKA DALAM

PENATAAN PENYIMPANAN ARSIP SURAT MASUK, SURAT KELUAR DAN


DISPOSISI DENGAN MEMBUAT DATABASE DI GOOGLE DRIVE SECARA
ONLINE DI SUBDIT ANGKUTAN SEKSI ANGKUTAN BARANG DIREKTORAT
LALU LINTAS DAN ANGKUTAN KERETA API

OLEH:

NAMA : FERY CHRISNATA SANTOSO

NIP : 199012262020121003

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN
PUSAT PENGEMBANGAN SDM APARATUR PERHUBUNGAN

BEKERJASAMA DENGAN

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA


PELATIHAN DASAR CPNS GELOMBANG 1 ANGKATAN III
TAHUN 2021
LEMBAR PENGESAHAN

PENATAAN PENYIMPANAN ARSIP SURAT MASUK, SURAT KELUAR DAN


DISPOSISI DENGAN MEMBUAT DATABASE DI GOOGLE DRIVE SECARA
ONLINE DI SUBDIT ANGKUTAN SEKSI ANGKUTAN BARANG DIREKTORAT
LALU LINTAS DAN ANGKUTAN KERETA API

Nama : FERY CHRISNATA SANTOSO

NIP : 199012262020121003

Unit Kerja : SUBDIT ANGKUTAN

DIREKTORAT LALU LINTAS DAN


ANGKUTAN KERETA API

Telah diseminarkan dan disahkan

Jakarta, 9 Juni 2021

PENGUJI, COACH,

Capt. MUMAN YITNO SUTRISNA, S.Si.T., M.M Dr. PUNGKAS HENDRATMOKO, S.Si.T., M.M.Tr.
NIP. 19771115 200502 1 002 NIP. 19740216 199602 1 001

1
DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 2

DAFTAR TABEL ................................................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 4

A. Latar Belakang ........................................................................................................... 5

B. Tujuan ......................................................................................................................... 5

C. Ruang Lingkup ........................................................................................................... 5

D. Rumusan Isu ............................................................................................................... 5

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ............................................................................. 7

A. Penetapan Isu .............................................................................................................. 7

B. Rencana Kegiatan ....................................................................................................... 9

C. Tahapan Kegiatan ...................................................................................................... 9

D. Rencana Kegiatan Aktualisasi ................................................................................ 12

E. Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi .................................................................. 15

F. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................ 32

BAB III PENUTUP ............................................................................................................ 35

2
DAFTAR TABEL

Tabel 1. Analisa APKL .......................................................................................................... 8

Tabel 2. Tabel Kegiatan, Tahapan Kegiatan, dan Jadwal Pelaksanaan Kegiatan .......... 9

Tabel 3. Tabel Analisa Isu ................................................................................................... 14

Tabel 4. Tabel Rencana Kegiatan ....................................................................................... 15

Tabel 5. Tabel Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................. 32

3
BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelatihan dasar adalah pelatihan sebagai upaya untuk pembentukan karakter PNS,
sehingga mampu bersikap dan bertindak professional dalam mengelola tantangan dan
masalah sosial kultural. Pelatihan dasar akan mengajarkan nilai-nilai dasar Aparatur
Sipil Negara (ASN) kepada peserta diklat yang kemudian harus mampu berfungsi
sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayanan publik dan perekat bangsa. Oleh karena
itu ASN harus memahami nilai-nilai dasar profesi ASN yang disebut dengan ANEKA
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) sesuai
dengan PerLAN No. 12 tahun 2018.

Dalam melaksanakan pelatihan dasar, Kementerian Perhubungan juga turut menerapkan


undang-undang dan peraturan tersebut dalam mendidik Calon Pegawai Negeri Sipil
Kementerian Perhubungan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Pada
Direktorat Jenderal Perkeretaapian yang memiliki visi handal, berdaya saing,
berintegrasi, berteknologi, bersinergi dengan industri, terjangkau, memberikan nilai
tambah, berkelanjutan serta ketahanan dan misi meningkatkan aksesbilitas masyarakat,
meningkatkan keselamatan dan keamanan transportasi kereta api, serta meningkatkan
kinerja pelayanan jasa transportasi kereta api, maka sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil
Kementerian Perhubungan khususnya Direktorat Jenderal Perkeretaapian patut melayani
masyarakat dalam menjaga dan meningkatkan pelayanan jasa transportasi kereta api.

Dalam rancangan aktualisasi ini penulis mengangkat isu “Belum Optimalnya


Penyimpanan Arsip Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi yang belum tertata pada
Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta
Api”, isu tersebut merupakan bagian dari fungsi ASN yaitu dalam mengelola Pelayan
Publik dimana kegiatan tersebut memberikan dampak secara tidak langsung kepada
masyarakat umum terkait dengan koordinasi dalam bentuk surat - menyurat antar sub
sektor yang ada di kementrian perhubungan maupun di luar instansi kementerian
perhubungan dalam meningkatkan pelayanan moda transportasi kereta api. Dan kegiatan
tersebut dapat juga menjadi Whole of Government dimana salah satu bentuk koordinasi
4
antar sub sektor yang ada di dalam instansi kementrian perhubungan maupun di luar
instansi kementerian perhubungan.

B. Tujuan
Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk Penyimpanan Arsip Surat Masuk, Surat Keluar
dan Disposisi dengan membuat Database Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi di
Google Drive Secara Online di Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu
Lintas dan Angkutan Kereta Api dengan Menerapkan Nilai-Nilai ASN di Subdit
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang ada pada rancangan aktualisasi ini antara lain:
1. Isu permasalahan yang diangkat merupakan isu yang terjadi di Subdit Angkutan
Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api;
2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan di tempat off campus di Subdit
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api;

D. Rumusan Isu
Rancangan aktualisasi ini disusun berdasarkan identifikasi beberapa isu atau
permasalahan yang ditemukan dalam melaksanakan tugas sebagai staf Penyusun Bahan
Evaluasi dan Pelaporan di Unit kerja Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api
Sub Direktorat Angkutan Seksi Angkutan Barang. Sumber isu yang diangkat berasal dari
individu, unit kerja, dan area kerja. Isu-isu yang menjadi dasar rancangan aktualisasi ini
bersumber tiga dari aspek, yaitu: Whole of Goverment (WoG), Pelayanan Publik, dan
Manajemen ASN. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Peraturan
Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor 122 tahun 2018 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Perhubungan Pasal 593, Subdirektorat Angkutan
menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang angkutan kereta api baik angkutan
orang maupun angkutan barang;
b. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang angkutan kereta api baik angkutan
orang maupun angkutan barang;

5
c. penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang
angkutan kereta api baik angkutan orang maupun angkutan barang;
d. penyiapan bahan pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi di bidang angkutan
kereta api baik angkutan orang maupun angkutan barang; dan
e. penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang angkutan kereta api baik angkutan
orang maupun angkutan barang
Subdirektorat Angkutan terdiri atas, Seksi Angkutan Penumpang dan Seksi Angkutan
Barang. Seksi Angkutan Barang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan
kriteria, pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta evaluasi dan pelaporan di
bidang angkutan barang, pelaksanaan pemantauan kinerja dan kebutuhan angkutan
barang, tarif angkutan barang, standar pelayanan angkutan barang dalam perjalanan dan
di stasiun kereta api barang, pengelolaan data dan informasi pengembangan angkutan
barang kereta api, penyusunan pedoman perhitungan, administrasi pelaksanaan angkutan
motor gratis dengan kereta api pada masa angkutan lebaran, serta penyiapan program dan
dokumentasi angkutan barang di bidang perkeretaapian.

6
BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI

A. Penetapan Isu
Rancangan aktualisasi yang dibuat pada laporan ini ditentukan berdasarkan
permasalahan pada unit kerja yang menjadi prioritas utama yang harus diselesaikan.
Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri
Perhubungan Republik Indonesia Nomor 122 tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Perhubungan Pasal 596 yaitu, melakukan penyiapan bahan
perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan
kriteria, pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta evaluasi dan pelaporan di
bidang angkutan barang, pelaksanaan pemantauan kinerja dan kebutuhan angkutan
barang, tarif angkutan barang, standar pelayanan angkutan barang dalam perjalanan dan
di stasiun kereta api barang, pengelolaan data dan informasi pengembangan angkutan
barang kereta api, penyusunan pedoman perhitungan, administrasi pelaksanaan angkutan
motor gratis dengan kereta api pada masa angkutan lebaran, serta penyiapan program dan
dokumentasi angkutan barang di bidang perkeretaapian.
Isu-isu aktual yang dapat ditemukan pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang
Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api sebagai berikut:
1. Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar dan
disposisi yang belum tertata pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang
Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api.

2. Belum teraturnya penataan area kerja staff pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan
Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api.

3. Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang aktifitas kerja pegawai pada


Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan
Kereta Api.

7
Tabel 1. Analisis APKL
No Isu Kriteria Isu
A P K L
1 Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat √ √ × √
masuk, surat keluar dan disposisi yang belum tertata pada
Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu
Lintas dan Angkutan Kereta Api
2 Belum teraturnya penataan area kerja staff pada Subdit √ √ × ×
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas
dan Angkutan Kereta Api
3 Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang √ × × √
aktifitas kerja pegawai pada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan
Kereta Api

Keterangan skala teknik analisis APKL:


Keterangan:
A: Aktual
P : Problematik
K : Kekhalayakan
L : Layak

Dalam menganalisa isu-isu yang muncul diatas, saya akan menganalisa isu menggunakan
alat penetapan isu berdasarkan APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak).
Aktual artinya benar-benar terjadi dan sedang terjadi. Problematik artinya sebuah isu
memiliki permasalahan yang kompleks sehingga butuh dicarikan solusi
permasalahannya. Kekhalayakan artinya isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak.
Layak artinya isu yang diangkat realistis dan masuk akal untuk dipecahkan masalahnya.
Berdasarkan alat bantu penetapan isu pada tabel. Dapat disimpulkan bahwa isu nomor 1
memenuhi semua kriteria APKL. Sementara isu nomor 2 dan 3 tidak memenuhi kriteria
Layak. Dengan hasil ini Penulis memilih mengangkat isu

8
B. Rencana Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan off campus berlangsung mulai tanggal 11 Juni – 25 Juli 2021 di
Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta
Ap. Penulis melakukan beberapa kegiatan untuk menyelesaikan isu permasalahan yang
diangkat sesuai dengan tugas pokok fungsi dari jabatan yang diberikan kepada penulis.
Berikut adalah kegiatan-kegiatan dalam menyelesaikan isu permasalahan yang diangkat:
1. Melakukan Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor yang juga merupakan Kepala
Seksi Angkutan Barang terkait kegiatan yang akan dilakukan;
2. Mencari dan Mengumpulkan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
Tahun 2021 pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas
dan Angkutan Kereta Api;
3. Melakukan Scan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021
pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan
Kereta Api;
4. Membuat email dan akun google drive untuk menyimpan database Surat Masuk,
Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021 pada Subdit Angkutan seksi Angkutan
Barang;
5. Membuat Folder untuk Database Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi Tahun
2021 pada Akun Google Drive Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang;
6. Memindahkan data Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi ke dalam Folder
Database yang telah di buat pada Akun Google Drive.

C. Tahapan Kegiatan
Dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh penulis berisi tahapan kegiatan yang
dilaksanakan, tahapan kegiatan tersebut sebagai berikut:

Tabel 1. Tabel Kegiatan, Tahapan Kegiatan, dan Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Jadwal


1. Melakukan Konsultasi a. Menghubungi Mentor selaku Minggu ke 1
dan Diskusi dengan atasan langsung untuk s/d 2, Bulan
Mentor yang juga menentukan waktu dan tempat Juni
merupakan Kepala konsultasi
Seksi Angkutan Barang

9
terkait kegiatan yang b. Melaporkan kepada mentor
akan dilakukan tentang rencana pelaksanaan
aktualisasi
c. Mencatat saran dan masukan
mentor
2. Mencari dan a. Melakukan koordinasi dengan Minggu ke 2
Mengumpulkan Staff Administrasi di Subdit s/d 3, Bulan
Dokumen Surat Masuk, Angkutan seksi Angkutan Juni
Surat Keluar dan Barang guna membuat jadwal
Disposisi Tahun 2021 dalam pencarian berkas Surat
pada Subdit Angkutan Masuk, Surat Keluar dan
seksi Angkutan Barang Disposisi.
Direktorat Lalu Lintas b. Mencari dan Mengumpulkan
dan Angkutan Kereta surat masuk, surat keluar dan
Api Disposisi dari dan kepada
subdit angkutan seksi angkutan
barang.
c. Memisahkan surat masuk, surat
keluar dan disposisi dari dan
kepada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang.
3. Melakukan Scan a. Melakukan koordinasi dengan Minggu ke 4
Dokumen Surat Masuk, staff administrasi Subdit Bulan Juni s/d
Surat Keluar dan Angkutan seksi Agkutan Minggu ke 1
Disposisi Tahun 2021 Barang untuk membuat jadwal Bulan Juli
pada Subdit Angkutan peminjaman alat scan
seksi Angkutan Barang b. Melakukan Scan Dokumen
Direktorat Lalu Lintas Surat Masuk, Surat Keluar dan
dan Angkutan Kereta Disposisi.
Api c. Membuat Folder untuk
Dokumen yang telah di scan
dan Memisahkan bedasarkan
bulan pada Surat Masuk, Surat
Keluar dan Disposisi yang
ditujukan dan dikeluarkan
Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang.
4. Membuat email dan a. Pengajuan Permohonan dengan Minggu ke 1
akun google drive untuk Kasie Angkutan Penumpang Bulan Juli
menyimpan database dan Kasie Angkutan Barang
Surat Masuk, Surat dalam Membuat Email dan
Keluar dan Disposisi Akun Google Drive untuk
Tahun 2021 pada Subdit

10
Angkutan seksi Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Angkutan Barang
b. Membuat Email dan Akun
Google Drive dengan atas dasar
persetujuan Kasi Angkutan
Barang
5. Membuat Folder untuk a. Membuat Folder Database Minggu ke 2
Database Surat Masuk, Subdit angkutan, seksi s/d Minggu ke
Surat Keluar dan Angkutan Barang 3 Bulan Juli
Disposisi Tahun 2021 b. Membuat Folder Bulan dan
pada Akun Google Tahun untuk menyimpan Surat
Drive Subdit Angkutan Masuk, Surat Keluar dan
seksi Angkutan Barang Disposisi

6 Memindahkan data a. Memindahkan data Surat Minggu ke 3


Surat Masuk, Surat Masuk dan Surat Keluar yang s/d Minggu ke
Keluar dan Disposisi ke telah di scan ke dalam Folder 4 Bulan Juli
dalam Folder Database Database yang telah di buat
yang telah di buat pada pada Akun Google Drive,
Akun Google Drive berdasarkan bulan dan tujuan
surat pada Subdit angkutan,
Seksi Angkutan Barang
b. Menginformasikan kepada
staff administrasi Subdit
Angkutan seksi Angkutan
Barang
c. Melaporkan hasil output
kegiatan kepada Kasi
Angkutan Barang

11
D. Rencana Kegiatan Aktualisasi

Nama Peserta : Fery Chrisnata Santoso S.E

Jabatan : Penyusun Bahan Evaluasi dan Pelaporan

Unit Kerja Es 3 : Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang,

Unit Kerja Es 4 : Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api

Dalam rancangan aktualisasi ini penulis mengangkat isu “Buruknya Penyimpanan Arsip Surat Masuk,
Surat Keluar dan Disposisi yang belum tertata pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat
Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api”, isu tersebut merupakan bagian dari fungsi ASN yaitu dalam
mengelola Pelayan Publik dimana kegiatan tersebut memberikan dampak secara tidak langsung kepada
Latar Belakang : masyarakat umum terkait dengan koordinasi dalam bentuk surat - menyurat antar sub sektor yang ada di
kementrian perhubungan maupun di luar instansi kementerian perhubungan dalam meningkatkan
pelayanan moda transportasi kereta api. Dan kegiatan tersebut dapat juga menjadi Whole of Government
dimana salah satu bentuk koordinasi antar sub sektor yang ada di dalam instansi kementrian perhubungan
maupun di luar instansi kementerian perhubungan.

1. Buruknya Penyimpanan Arsip Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi yang belum tertata pada Subdit
Identifikasi Isu : Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api
2. Buruknya Penataan Area Kerja Staff pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu

12
Lintas dan Angkutan Kereta Api
3. Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang aktifitas kerja pegawai pada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api

Dalam menganalisa isu-isu yang muncul diatas, saya akan menganalisa isu menggunakan alat penetapan
isu berdasarkan APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak). Aktual artinya benar-benar terjadi
dan sedang terjadi. Problematik artinya sebuah isu memiliki permasalahan yang kompleks sehingga butuh
dicarikan solusi permasalahannya. Kekhalayakan artinya isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak.
Analisa Isu Layak artinya isu yang diangkat realistis dan masuk akal untuk dipecahkan masalahnya.

13
Tabel 3. Analisa Isu
No Isu Kriteria Isu Keterangan:

A P K L A: Aktual

1 Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat √ √ × √ P : Problematik


masuk, surat keluar dan disposisi yang belum tertata K : Kekhalayakan
pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang L : Layak
Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api
2 Belum teraturnya penataan area kerja staff pada Subdit √ √ × ×
Berdasarkan alat
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu bantu penetapan
isu pada tabel.
Lintas dan Angkutan Kereta Api Dapat disimpulkan
3 Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang √ × × √ bahwa isu nomor 1
memenuhi semua
aktifitas kerja pegawai pada Subdit Angkutan seksi kriteria APKL.
Sementara isu
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan nomor 2 dan 3
Kereta Api tidak memenuhi
kriteria Layak.
Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar dan disposisi yang belum tertata
Isu yang Diangkat :
pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api

Penataan Penyimpanan arsip Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi pada Subdit Angkutan seksi
Pemecahan Isu :
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api dengan membuat Database Surat

14
Masuk, Surat Keluar dan Disposisi di Google Drive secara online

E. Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi

Tabel 4. Rencana Kegiatan

Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-


No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

1. Melakukan a) Menghubungi Catatan Saran dan A: Akuntabilitas Dengan Melakukan Melakukan


Konsultasi dan Mentor selaku Masukan dari Konsultasi dan integrasi dengan
(Tanggungjawab)
Diskusi dengan atasan langsung Mentor Diskusi maka Tujuan menuangkan ide-
Mentor yang juga untuk Bertanggung jawab awal dari Kegiatan ide Kreatif dengan

merupakan Kepala menentukan atas laporan semua untuk penataan Arsip sikap yang
Seksi Angkutan waktu dan tempat rencana kegiatan Penyimpanan Surat profesional untuk
Barang terkait konsultasi yang akan Masuk, Surat Keluar memecahkan isu

kegiatan yang akan b) Melaporkan dilaksanakan. dan Disposisi pada dengan atasan
dilakukan kepada mentor langsung.
tentang rencana

15
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

pelaksanaan N: Nasionalisme: Subdit angkutan dapat


aktualisasi. dilaksanakan
(Hormat -
c) Mencatat saran
Menghormati) Selalu
dan masukan
menghargai pendapat
mentor
dan masukan dari
mentor.

E: Etika Publik:

(Sopan)

Selalu menjaga sikap


sopan santun saat
konsultasi dengan
mentor.

K: Komitmen
Mutu:

16
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

(Efektivitas)

Memanfaatkan
waktu dengan
sebaik-baiknya.

A: Anti Korupsi:

(Disiplin)

Komitmen tepat
waktu sesuai dengan
jadwal hari yang
telah disepakati.

2. Mencari dan a) Melakukan Data keseluruhan A: Aktualisasi Dengan Dengan


Mengumpulkan koordinasi Surat Masuk, mengumpulkan dilaksanakannya
(Jujur)
Dokumen Surat dengan Staff Surat Keluar dan dokumen surat masuk, Pencarian dan
Masuk, Surat Administrasi di Disposisi di subdit surat keluar dan Pengumpulan

17
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

Keluar dan Subdit Angkutan angkutan seksi Menginformasikan disposisi maka data Dokumen Surat
Disposisi Tahun seksi Angkutan angkutan barang dengan jujur kepada dukung untuk Masuk, Surat
2021 pada Subdit Barang guna Direktorat Lalu Staff Pegawai di pelaksanaan kegiatan Keluar dan
Angkutan seksi membuat jadwal Lintas dan Subdit Angkutan telah diperoleh. disposisi yang
Angkutan Barang dalam pencarian Angkutan Kereta seksi Angkutan berlandaskan nilai
Direktorat Lalu berkas Surat Api Barang mengenai objektifitas,
Lintas dan Masuk, Surat maksud dan tujuan mengutamakan
Angkutan Kereta Keluar dan rencana kegiatan pencapaian hasil,
Api Disposisi. serta keperluan data kerjasama tim,
pendukung untuk dan komitmen
b) Mencari dan kegiatan. maka nilai
Mengumpulkan organisasi yang
N: Nasionalisme
surat masuk, surat akuntabel
keluar dan (Kerja Sama) diperkuat.
Disposisi dari dan Bekerjasama dengan
kepada subdit staff administrasi

18
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

angkutan seksi Subdit Angkutan


angkutan barang. untuk mencari dan
mengumpulkan
dokumen surat
c) Memisahkan masuk, surat keluar
surat masuk, surat dan disposisi tahun
keluar dan 2021
disposisi dari dan
E: Etika Publik
kepada Subdit
Angkutan seksi (Menjaga Rahasia)

Angkutan Barang Tidak


Menyebarluaskan
tentang perihal dan
informasi yang ada
dalam surat masuk,
surat keluar dan

19
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

disposisi yang dari


dan kepada subdit
angkutan seksi
angkutan barang
Direktorat Lalu
Lintas dan Angkutan
Kereta Api.

A: Anti Korupsi

(Kerja Keras)

Bekerja Keras sesuai


dengan tahapan
kegiatan dalam
mencari,
mengumpulkan, dan
memisahkan surat

20
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

masuk, surat keluar


dan disposisi dari dan
kepada subdit
angkutan seksi
angkutan barang
Direktorat Lalu
Lintas dan Angkutan
Kereta Api.

3. Melakukan Scan a) Melakukan Folder Data Surat A: Akuntabilitas Dengan Melakukan Dengan
Dokumen Surat koordinasi Masuk, Surat Scan Dokumen Surat Melakukan Scan
(Tanggungjawab)
Masuk, Surat dengan staff Keluar dan Masuk dan Surat Dokumen Surat
Keluar dan administrasi Tahun dalam
Disposisi melakukan Keluar maka Masuk dan Surat
Disposisi Tahun Subdit Angkutan 2021 yang telah di peminjaman alat scan didapatkan file-file Keluar maka nilai
2021 pada Subdit seksi Agkutan scan dengan menjaga dalam bentuk pdf Tanggung Jawab,

21
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

Angkutan seksi Barang untuk barang agar tidak untuk dipisahkan sinergi, dan
Angkutan Barang membuat jadwal menggunakan barang berdasarkan ketelitian telah
Direktorat Lalu peminjaman alat diluar konteks fungsinya. tercapai dalam
Lintas dan scan. kepentingan usaha
Angkutan Kereta kegiatan. menyelesaikan
Api b) Melakukan Scan kegiatan dengan
N: Nasionalisme
Dokumen Surat baik.
Masuk, Surat (Tidak Memaksakan

Keluar dan Kehendak)

Disposisi Melakukan
kerjasama dengan
tim staf subdit
c) Membuat Folder angkutan dalam
untuk Dokumen meminjam alat scan
yang telah di scan dengan tidak
dan Memisahkan memaksakan

22
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

bedasarkan bulan kehendak ketika


pada Surat ingin menggunakan
Masuk, Surat alat scan saat alat
Keluar dan tersebut sedang tidak
Disposisi yang dipergunakan.
ditujukan dan
E: Etika Publik
dikeluarkan
Subdit Angkutan (Sopan)

seksi Angkutan Berperilaku sopan


Barang Direktorat kepada tim staff di
Lalu Lintas dan subdit angkutan
Angkutan Kereta ketika ingin
Api. meminjam alat scan
untuk digunakan

23
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

sesuai dengan
kebutuhan kegiatan.

4. Membuat email dan a) Pengajuan Akun Email dan Transparansi dalam Dengan telah Dengan
akun google drive Permohonan Akun Google menyampaikan membuat email dan menyampaikan
untuk menyimpan dengan Kasie Drive Subdit permohonan atas akun google drive, permohonan atas
database Surat Angkutan Angkutan seksi pelaksanaan kegiatan maka sudah tersedia pelaksanaan
Masuk, Surat Penumpang dan Angkutan kepada pimpinan penampungan untuk kegiatan dalam
Keluar dan Kasie Angkutan Barang menyimpan arsip surat pembuatan dan
K: Profesionalisme
Disposisi Tahun Barang dalam masuk, surat keluar penyimpanan
dalam melakukan
2021 pada Subdit Membuat Email dan disposisi pada Surat Masuk,
kegiatan sesuai
Angkutan seksi dan Akun Google Subdit Angkutan seksi Surat Keluar dan
dengan arahan dari
Angkutan Barang Drive untuk Angkutan Barang Disposisi pada
pimpinan yaitu Kasi
Subdit Angkutan akun google drive,
Angkutan Barang
seksi Angkutan maka nilai
Barang transparansi,

24
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

b) Membuat Email Profesionalisme


dan Akun Google telah tercapai
Drive dengan atas
dasar persetujuan
Kasi Angkutan
Barang.

5. Membuat Folder a) Membuat Folder Folder Data K: Komitmen Mutu Dengan membuat Dengan membuat
untuk Database Database Subdit Surat Masuk, folder dalam akun folder untuk Surat
(Inovasi)
Surat Masuk, Surat angkutan, seksi Surat Keluar google drive maka Masuk dan Surat
Keluar dan Angkutan Barang dan Disposisi Dalam hal membuat dapat dikelompokkan Keluar pada akun
Disposisi Tahun Tahun 2021 Folder sesuai dengan sesuai dengan jenisnya Google Drive
2021 pada Akun b) Membuat Folder pada Akun Perihal dan tujuan dari dokumen untuk yang berpedoman
Google Drive Bulan dan Tahun Google Drive dari Surat Masuk, surat masuk, surat pada nilai
Subdit Angkutan untuk menyimpan Subdit Surat Keluar dan keluar dan disposisi kesempurnakan

Surat Masuk, Angkutan seksi Disposisi sesuai pada subdit angkutan maka

25
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

seksi Angkutan Surat Keluar dan Angkutan dengan tempat dan seksi Angkutan penyimpanan file
Barang Disposisi Barang fungsinya Barang surat masuk, surat
keluar dan
disposisi akan
lebih teratur
sesuai dengan
tempat dan
fungsinya.

6. Memindahkan data a) Memindahkan Database Akun A: Akuntabilitas Dengan memindahkan Dengan membuat
Surat Masuk, Surat data Surat Masuk Google Drive data ke dalam folder laporan
(Transparan)
Keluar dan dan Surat Keluar untuk Surat Surat Masuk dan Surat pertanggungjawa
Disposisi ke dalam yang telah di scan Masuk, Surat Transparansi dalam Keluar maka kegiatan ban atas kegiatan
Folder Database ke dalam Folder Keluar dan memberikan Penyimpanan Surat yang telah
yang telah di buat Database yang Disposisi di informasi dan Masuk dan Surat dilakukan secara

telah di buat pada Subdit Angkutan dokumentasi atas Keluar Tahun 2021 transparan,

Akun Google hasil yang telah di dengan Membuat menghargai

26
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

pada Akun Google Drive, seksi Angkutan buat kepada Database Surat Masuk, kerjasama,
Drive berdasarkan bulan Barang pimpinan yaitu Kasi Surat Keluar dan kesempurnaan,
dan tujuan surat Angkutan Barang. Disposisi Tahun 2021 profesionalisme,
pada Subdit di Google Drive telah serta jujur maka
N: Nasionalisme
angkutan, Seksi di selesaikan dan dapat akan memperkuat
Angkutan Barang (Kerjasama) digunakan. nilai

Dalam hal Nasionalisme


b) Menginformasika berkoordinasi dalam
n kepada staff dengan bagian terkait menyelesaikan
administrasi yaitu staff semua pekerjaan.
Subdit Angkutan administrasi
seksi Angkutan angkutan barang
Barang
E: Etika Publik

c) Melaporkan hasil (Jujur)


output kegiatan

27
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

kepada Kasi Bersikap jujur dalam


Angkutan Barang melaporkan semua
tahap kegiatan yang
telah dilakukan
kepada pimpinan
yaitu Kasi Angkutan
Barang

K: Komitmen Mutu

(Berorientasi Mutu)

Menyelesaikan
seluruh tahap
kegiatan dengan
baik untuk

28
Output/Hasil Relevansi dan Nilai- Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-
No Kegiatan Tahap Kegiatan
Kegiatan Nilai Dasar Tusi Organisasi nilai Organisasi

mendapatkan hasil
terbaik.

29
Dari serangkaian kegiatan diatas tentunya berkaitan dengan mata pelatihan
manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan whole of goverment yang telah di
dapatkan sebelumnya oleh penulis. Berikut adalah penjelasan diantaranya:
A. Kaitan dengan mata pelatihan “Manajemen ASN”
Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai
ASN yang professional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas intervensi
politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme. Manajemen ASN
lebih menekankan kepada pengaturan profesi pegawai sehingga diharapkan
agar selalu tersedia sumber daya ASN yang unggul selaras dengan
perkembangan jaman. Serangkaian kegiatan yang akan saya aktualisasikan
tentunya sangat berkaitan dengan dengan mata pelatihan Manajemen ASN
karena dalam prosesnya saya di tuntut untuk professional, berkedudukan
sebagai unsur aparatur negara yang menjalankan kebijakan yang ditetapkan
oleh Instansi dengan mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik melalui
tertib administrasi dalam pengelolaan penyimpanan arsip dokumen surat
masuk, surat keluar dan disposisi di Subdit Angkutan Seksi Angkutan
Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api.
B. Kaitan dengan mata pelatihan “Pelayanan Publik”
Dalam UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dijelaskan
bahwa pelayanan publik adalah kegiatan rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan
publik. Penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara,
korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang
untuk kegiatan pelayanan publik.
C. Kaitan dengan mata pelatihan “Whole of Goverment”
Perkembangan teknologi informasi yang lebih kompleks juga mendorong
pentingnya WoG dalam pelaksanaan pemerintahan sebagai penyelenggara
kebijakan dan layanan publik. Dari isu yang saya pilih “Kurang optimalnya
penataan penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar dan disposisi yang
belum tertata pada Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu

30
Lintas dan Angkutan Kereta Api” saya memanfaatkan teknologi dalam
gagasan pemecahan isu yaitu dengan Digitalisasi Sistem Penyimpanan
Arsip dengan menggunakan aplikasi Google Drive.

31
F. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Tabel 5. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan


No. Kegiatan Juni Juli
Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Melakukan Konsultasi dan Diskusi dengan
Mentor yang juga merupakan Kepala Seksi
Angkutan Barang terkait kegiatan yang
akan dilakukan
2 Mencari dan Mengumpulkan Dokumen
Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
Tahun 2021 pada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas
dan Angkutan Kereta Api
3 Melakukan Scan Dokumen Surat Masuk,
Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021
pada Subdit Angkutan seksi Angkutan

32
Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api

4 Membuat email dan akun google drive


untuk menyimpan database Surat Masuk,
Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021
pada Subdit Angkutan seksi Angkutan
Barang
5 Membuat Folder untuk Database Surat
Masuk, Surat Keluar dan Disposisi Tahun
2021 pada Akun Google Drive Subdit
Angkutan seksi Angkutan Barang
6 Memindahkan data Surat Masuk, Surat
Keluar dan Disposisi ke dalam Folder
Database yang telah di buat pada Akun
Google Drive
Ket:

: Aktivitas Kegiatan

33
BAB III
PENUTUP

Berdasarkan rancangan aktualisasi yang telah dibuat oleh penulis, terdapat


beberapa hal sebagai berikut:
1. Isu permasalahan yang diangkat adalah Buruknya Penyimpanan Arsip
Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi yang belum tertata pada Subdit
Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan
Kereta Api;
2. Gagasan isu permasalahan penulis adalah Penataan Penyimpanan arsip
Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi pada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api
dengan membuat Database Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi di
Google Drive secara online;
3. Penulis menerapkan nilai-nilai dasar ASN yakni nilai Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi pada
setiap kegiatan di Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat
Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api;
4. Kegiatan yang dilakukan penulis berkaitan juga dengan visi misi
organisasi dan penguatan nilai-nilai organisasi;
5. Adapun kegiatan rancangan aktualisasi dalam rangka digitalisasi dalam
Penataan Penyimpanan arsip Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api diantaranya:
a. Melakukan Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor yang juga
merupakan Kepala Seksi Angkutan Barang terkait kegiatan yang
akan dilakukan;
b. Mencari dan Mengumpulkan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar
dan Disposisi Tahun 2021 pada Subdit Angkutan seksi Angkutan
Barang;
c. Melakukan Scan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
Tahun 2021 pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang;

34
d. Membuat email dan akun google drive untuk menyimpan database
Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021 pada Subdit
Angkutan seksi Angkutan Barang;
e. Membuat Folder untuk Database Surat Masuk, Surat Keluar dan
Disposisi Tahun 2021 pada Akun Google Drive Subdit Angkutan
seksi Angkutan Barang;
f. Memindahkan data Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi ke
dalam Folder Database yang telah di buat pada Akun Google Drive

35