UKD1011 / LK2
SEPTEMBER 2022/2023
Minggu Pertama
Saya, Nur Ellysa Suraya binti Mohd Nor yang memegang nombor matrik A22A0577,
telah menyertai kokorikulum UKD1011 Pengurusan Organisasi untuk minggu pertama pada
tarikh tersebut. Saya merupakan salah seorang daripada 65 orang pelajar yang telah
menghadirkan diri dalam kelas pertama yang dijalankan secara bersemuka di UMK Kampus
Kota iaitu di B201D. Pensyarah yang bertanggungjawab mengajar kami sepanjang 14 minggu
pembelajaran ialah Dr. Muhammad Ikhwan.
Dr. Muhammad Ikhwan atau lebih dikenali dengan Dr. Ikhwan merupakan salah seorang
tenaga pengajar di Universiti Malaysia Kelantan Kampus Kota. Untuk kelas pertama, Dr.
Ikhwan telah memperkenalkan diri beliau dan memberikan penerangan dan taklimat dengan
lebih lanjut tentang kursus UKD1011 Pengurusan Organisasi serta menyatakan silibus kursus
ini sepanjang semester ini berlangsung.
Seterusnya, perjalanan kelas yang berlangsung dilanjutkan lagi dengan Dr. Ikhwan
membuat perancangan kuliah dan pembentukan organisasi. Kami juga diberikan arahan agar
kami memperkenalkan diri masing-masing dengan menyatakan nama, nama panggilan,
negeri asal serta kursus yang diambil.
Pada pandangan saya, sesi penerangan taklimat mengenai kursus dan sesi perkenalan
dijalankan membuatkan hubungan kami lebih rapat meskipun baru sahaja bertemu buat
pertama kalinya di sesi kelas yang pertama ini. Walaupun kami baru sahaja mengenali,
namun kami selesa untuk berkomunikasi antara satu sama lain. Selain itu, saya juga dapat
mengetahui dengan lebih mendalam maklumat tentang khusus ini dengan penerangan yang
diberi oleh Dr. Ikhwan. Saya amat menghargai usaha yang dilakukan oleh Dr. Ikhwan kerana
beliau telah berjaya menerapkan minat yang mendalam di dalam diri saya untuk terus
mendalami kursus ini sepanjang semester ini berlangsung.
Minggu Kedua
Untuk kelas pada minggu kedua, Dr. Ikhwan telah memulakan sesi pembelajaran dengan
membuat perbincangan awal mengenai pengurusan organisasi. Bagi meneruskan
pembelajaran tersebut, Dr. Ikhwan telah membahagi para pelajar kepada dua kumpulan.
Kumpulan ini ditetapkan dengan tugas masing-masing iaitu, kumpulan pertama membuat
lawatan, manakala kumpulan kedua menjalankan program amal. Saya adalah ahli daripada
kumpulan pertama.
Seterusnya, kedua-dua kumpulan ini dikehendaki membuat kertas kerja bagi program
yang akan dijalankan oleh kumpulan masing-masing. Setiap kumpulan haruslah membuat
pemilihan bagi memilih ahli jawatankuasa bagi memastikan program yang akan dilakukan
berjalan dengan lancar. Antara ahli jawatankuasa adalah seperti pengarah program, timbalan
pengarah 1 dan 2, setiausaha, bendahari serta jawatankuasa-jawatankuasa yang lain. Saya
dipilih sebagai ahli jawatankuasa pengangkutan.
Setiap minggu pengarah program akan mengambil alih kelas selama 30-40 minit untuk
membincangkan program yang akan dianjurkan. Setiap ahli pengurusan organisasi perlu
melaporkan progress setiap jawatankuasa semasa kelas berlangsung. Kerjasama dan
komitmen setiap pelajar akan diambil kira dalam pemarkahan pengurusan aktiviti.
Seperti yang saya terangkan, pembelajaran minggu kedua agak ringkas kerana penerangan
yang ringkas namun padat telah diberikan oleh Dr. Ikhwan. Penerangan beliau membuatkan
saya lebih faham akan konsep kepimpinan serta gaya kepimpinan. Beliau juga berjaya
menjadikan saya lebih celik akan sikap kepimpinan yang betul semasa mengetuai sesebuah
organisasi atau mengelola sesebuah jawatan tinggi. Minggu ini juga memerlukan saya untuk
bergaul dengan rakan sekelas dan mencari ahli kumpulan untuk latihan dalam kumpulan.
Proses pencarian ahli kumpulan membuatkan saya lebih rapat dan lebih mengenali rakan
sekelas yang lain meskipun kami jarang bersemuka.
Minggu Ketiga
Untuk kelas pada minggu ketiga, Madam Ros telah menggantikan Dr. Ikhwan. Madam
Ros atau Puan Ros Dalilah, merupakan pensyarah di fakulti pengajian bahasa dan
pembangunan insan. Beliau merupakan salah seorang tenaga pengajar kursus Bahasa Inggeris
di Universiti Malaysia Kelantan Cawangan Bachok. Untuk kelas pertama bersama beliau,
Madam Ros telah memperkenalkan diri beliau dan memberikan penerangan dengan lebih
lanjut tentang panduan asas penubuhan kelab dan persatuan.
Penubuhan kelab dan persatuan merupakan sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur,
berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh ahli-ahli yang
berdaftar, mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta
bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam
melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat berpersatuan atau kelab yang
telah ditetapkan dan dipersetujui bersama.
Pada pandangan saya, dengan wujudnya penubuhan kelab dan persatuan ini dapat
menjadikan para pelajar lebih aktif dalam tugas masing-masing dan memberi lebih banyak
pengalaman dalam menguruskan sesuatu persatuan. Contohnya, pengarah persatuan memberi
arahan kepada ahli jawatankuasa bawahannya dalam menjalankan tugas masing-masing.
Perkara ini sekaligus mengeratkan lagi hubungan antara ahli kelab dan persatuan dalam
bekerjasama menjalankan tugas yang telah ditetapkan.
PENGURUSAN KELAB DAN PERSATUAN
Merancang
Mengelola
Memimpin
Mengawal
Untuk kelas pada minggu keempat, Madam Ros telah memulakan pengajaran bagi topik
keempat ialah jabatan pendaftaran pertubuhan Malaysia. Jabatan pendaftaran pertubuhan
Malaysia iaitu Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) terbahagi kepada dua, Register of
Company (ROC) dan Register of Society (ROS).
Sejarah pertubuhan jabatan, pada zaman penjajahan British adalah galakan kedatangan
orang keturunan Cina ke Malaya. Pendatang Cina ini terlibat dalam aktiviti perdagangan dan
perlombongan timah. Mereka terdiri daripada pelbagai kaum, antaranya ialah Hakka,
Kantonis, Hokkien dan lain-lain. Mereka membentuk perkumpulan iaitu “Huay Kuan”,
“Kongsi” dan “Shay-Hui”.
Objektif jabatan ialah memastikan pertubuhan berdaftar bergerak sejajar dengan Akta
Pertubuhan 1966, undang-undang tubuh pertubuhan dan dasar-dasar negara, manakala visi
ialah peneraju pembangunan masyarakat sivil, serta misi ialah memperkasakan pertubuhan ke
arah pembangunan dan kesejahteraan rakyat.
Pada pandangan saya, pembelajaran mengenai jabatan dan sejarah pertubuhannya adalah
sangat penting dan bermanfaat bagi semua pihak kerana ia memberi banyak maklumat yang
perlu diketahui dan bermakna, terutamanya bagi saya sebagai seorang pelajar. Saya amat
menghargai usaha yang dilakukan oleh Madam Ros kerana beliau telah berjaya menerapkan
minat yang mendalam di dalam diri saya untuk terus mendalami kursus ini sepanjang
semester ini berlangsung.
Minggu Kelima
Untuk kelas pada minggu kelima, Madam Ros masih menggantikan Dr. Ikhwan. Madam
Ros telah memulakan pengajaran untuk topik kelima iaitu jabatan pendaftaran pertubuhan
Malaysia.
Melalui topik ini, saya lebih mengetahui tentang setiap prosedur pertubuhan sesebuah
pertubuhan. Dr. Ikhwan juga berjaya menerapkan fokus pada saya untuk mendalami dengan
baik topik ini.
Minggu Keenam
Pada : 22 NOVEMBER 2022
Untuk kelas pada minggu keenam, Dr. Ikhwan kembali mengajar kami. Dr. Ikhwan telah
memulakan pengajaran untuk topik keenam iaitu bakat dan kemahiran memimpin. Bagi
menjadi seorang pemimpin, seseorang itu hendaklah mempunyai ciri-ciri pemimpin yang
baik iaitu, semangat, kejujuran dan integriti, dorongan kepimpinan, pengetahuan dalam
bidang, kreativiti, fleksibiliti dan fizikal. Seterusnya, fungsi dan peranan pemimpin pula
adalah menentukan arah dan matlamat, mencipta wawasan, menggembleng manusia dengan
urusan itu, berkomunikasi dengan individu-individu penting, menurunkan kuasa, menjadi
sumber ilham dan memberi dorongan dan memupuk semangat individu-individu yang
dipimpin.
Selain itu, gaya kepimpinan juga penting bagi menjadi seorang pemimpin. Antara gaya
pemimpin adalah gaya mengarah, gaya mendukung, gaya menyertai, gaya orientasi dan
sebagainya. Bagi mengawal semasa bercakap, kita mestilah bersedia berlatih secukupnya dan
sentiasa mencari pengalaman serta bayangkan keadaan yang sebenar. Semasa bercakap juga
perlulah bergerak-gerak bagi memberi keyakinan dan tidak kekok untuk bersuara dan
sentiasa mengikut petua agama.
Bagi ucapan yang berkesan, perlulah memilih topik dan tujuan berucap serta memahami
siapa yang mendengar ucapan. Kajian berkaitan topik berkenaan turut perlu serta
merumuskan mauduk topik. Seorang pemimpin juga harus menggunakan bahasa yang dan
bahan-bahan ucpan yang sopan. Penutup dan pembukaan ucapan juga perlu direka agar tidak
kekok dalam pembicaraan.
Menurut saya, saya mempunyai bakat kepimpinan dalam menjadi seorang pemimpin yang
baik. Ini kerana saya sentiasa bersemangat untuk berada dalam kelompok yang ramai dan
sentiasa yakin untuk berkomunikasi. Saya juga mempunyai sifat yang mendorong untuk
memimpin dan yakin mampu untuk menguruskan sesuatu dengan baik. Oleh itu, dengan
adanya topik pembelajaran seperti ini, saya dapat meningkatkan ilmu pengetahuan saya untuk
menjadi seorang pemimpin yang lebih berkualiti pada masa akan datang.
Minggu Ketujuh
Untuk kelas pada minggu ketujuh, Dr. Ikhwan telah memulakan pengajaran bagi topik
ketujuh iaitu kaedah penulisan surat rasmi dan pengurusan fail. Surat rasmi merupakan surat
formal yang dibuat khusus untuk tujuan yang rasmi. Ia tidak boleh ditulis sesuka hati kerana
ia memerlukan format tertentu, penggunaan bahasa dan huruf yang betul. Antara tujuan rasmi
yang menggunakan surat rasmi adalah surat permohonan pekerjaan, surat membuat aduan,
derma atau sumbangan dan lain-lain. Manakala pengurusan fail merupakan proses
mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan
pengurusannya apabila diperlukan. Tujuannya adalah untuk kecekapan sesuatu jabatan.
Jenis kumpulan fail terbahagi kepada dua iaitu housekeeping dan operational.
Housekeeping meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perjawatan dan senarai
kakitangan manakala operational meliputi fail-fail tentang fungsi asas sesuatu organisasi
seperti rekod tanah untuk Pejabat Tanah, rekod pendapatan untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri
dan sebagainya.
Selain itu, terdapat empat kaedah pendaftaran fail iaitu mengikut siri, mengikut tahun,
mengikut pengkelasan perkara dan mengikut bahagian atau unit. Pergerakan fail pula ialah
fail keluar masuk melalui kerani pendaftaran penghantaran antara pegawai dan perlu ada slip
transaksi serta perlu ada sistem simpan dalam perhatian.
Untuk kelas pada minggu kelapan, Dr. Ikhwan telah memulakan pelajaran untuk topik
yang kelapan iaitu kerja berpasukan (teamwork). Kerja berpasukan ialah usaha kolaboratif
kumpulan untuk mencapai matlamat bersama atau untuk menyelesaikan tugas dengan cara
yang paling berkesan dan cekap. Konsep ini dilihat dalam rangka kerja yang lebih besar bagi
sebuah pasukan, iaitu sekumpulan individu yang saling bergantung yang bekerjasama ke arah
matlamat yang sama.
Kerja berpasukan yang berkesan terbahagi kepada tiga. Pertama, keterbukaan iaitu ahli
pasukan perlu bersedia untuk mengenali antara satu sama lain dan terbuka tentang diri
mereka sendiri, supaya mereka sedar bahawa mereka semua mempunyai latar belakang dan
minat yang pelbagai. Ini membantu mereka lebih terbuka kepada idea baharu dan sudut
pandangan yang berbeza. Kedua ialah kepercayaan, yang bermaksud ahli pasukan perlu
cukup mempercayai antara satu sama lain untuk berasa selesa berkongsi idea dan perasaan.
Apabila kepercayaan ini dibina, ahli pasukan belajar untuk bersikap jujur dan hormat
dalam pendekatan mereka antara satu sama lain dan yang ketiga ialah hormat. Hormat
menghormati adalah penting untuk pasukan tidak memberi tumpuan kepada siapa yang harus
dipersalahkan apabila berlaku sesuatu yang tidak betul, sebaliknya mereka perlu mencari
jalan untuk memperbaikinya dan bagaimana untuk belajar daripada kesilapan. Maklum balas
yang membina dan menghormati dan bukannya menyalahkan akan membantu pasukan
mencapai keputusan dengan lebih cepat.
Pada pendapat saya, ahli kumpulan saya semua mempunyai semangat berpasukan yang
baik. Kami bekerjasama dalam melakukan semua tugasan bersama-sama tanpa mempunyai
sikap mementingkan diri sendiri. Semua ahli mempunyai sifat menghormati antara satu sama
lain. Saya gembira mempunyai ahli pasukan seperti itu.
Minggu Kesembilan
Untuk kelas pada minggu kesembilan, Dr. Ikhwan telah memulakan pelajaran untuk topik
yang kesembilan iaitu tatacara pengurusan mesyuarat. Pada minggu ini, kelas hanya
dijalankan secara atas talian iaitu melalui Microsoft Teams akibat berlakunya bencana banjir
di kampus kami iaitu, Kampus Kota.
Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam
situasi formal. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat,
menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberikan maklumat dan
mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam
suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butir percakapan akan direkodkan untuk
semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. Kejayaan sesuatu mesyuarat itu pula banyak
bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir, sama ada sebagai
pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli yang diundang.
Minggu Kesepuluh
Pada : 27 DISEMBER 2022
Untuk kelas pada minggu kesepuluh, kami telah mempelajari untuk topik yang kesepuluh
iaitu perancangan/pengurusan kelab dan persatuan. Pada minggu ini, ajk tertinggi memaklum
program yang ingin dijalankan kepada semua ahli. Selepas itu, semua ahli terlibat dalam
memegang jawatan maing-masing. Contohnya, setiausaha, bendahari, AJK makanan, AJK
keselamatan, AJK pengangkutan, AJK penginapan dan banyak lagi jawata lain. Saya
memegang jawatan sebagai AJK pengangkutan bersama dua orang lagi ahli iaitu Harith dan
Izzati.
Dengan adanya jawatan ini, saya bersama Harith dan Izzati bersama-sama dalam
menguruskan pengangkutan sebagai ahli jawatankuasa pengangkutan. Ia juga menjadikn
kami semakin rapat dengan adanya komunikasi dan kerjasama sekaligus memudahkan segala
tugas kami tanpa rasa kekok untuk berbicara antara satu sama lain.
Minggu Kesebelas
Pada : 3 JANUARI 2023
Untuk kelas pada minggu kesebelas, Dr. Ikhwan telah memulakan pelajaran untuk topik
yang kesebelas iaitu pengelolaan projek. Dalam pengelolaan projek ini, semua ahli
jawatankuasa melakukan perbincangan. Seterusnya, persediaan alatan, tempat dan persediaan
yang lain dilakukan awal sehari sebelum projek dimulakan. Ini adalah bagi memastikan
projek yang dirancang dapat berlangsung dengan baik.
Selepas itu, ada juga ahli jawatankuasa yang bertugas awal, hari jumaat iaitu ahli
jawatankuasa makanan. Mereka menyiapkan bahan-bahan untuk disediakan sepanjang
berlangsungnya projek tersebut. Contohnya, minuman dan lain-lain.
Pada keesokkan harinya iaitu hari sabtu, berlangsungnya aktiviti yang dirancang iaitu
Mystery Run. Aktiviti berlangsung dari 2:30 petang hingga 8:00 malam. Ia dijalankan di
kabin pensyarah Kampus Kota. Aktiviti ini mempunyai 7 check point yang ditempatkan di
kawasan kabin tersebut. Aktiviti ini dianjurkan oleh kumpulan 2 dan mereka yang ditugaskan
untuk menjaga check point tersebut. Aktiviti ini juga dimainkan oleh kumpulan 1 iaitu
kumpulan saya. Kumpulan kami diagihkan kepada 6 kumpulan dan saya ialah kumpulan
pink. Setiap kumpulan dikehendaki membuat cheers dan ditetapkan tempat yang akan dituju.
Aktiviti ini dijalankan adalah membentuk kerjasama antara ahli kumpulan untuk
bekerjasama bagi mendapat gelaran juara. Setelah berakhirnya aktiviti ini, kumpulan saya
iaitu kumpulan pink mendapat tempat kedua dan seterusnya diakhiri dengan ucapan daripada
Dr. Ikhwan.