ISBN 978-979-1053-06-8
SNSRT 2017
Fakultas Sains dan Teknologi (FaST)
Universitas Pelita Harapan
ABSTRAK
CV. Budi Karya adalah salah satu perusahaan job order yang masih menggunakan metode
pergudangan manual. Sistem pencatatan dan pengecekan barang di gudang CV. Budi Karya
dilakukan secara manual. Pencatatan dilakukan dengan menulis spesifikasi barang yang masuk dan
keluar gudang pada nota barang sedangkan pengecekan barangnya dilakukan dengan melihat fisik
barang dan menghitung jumlah barang satu per satu setiap ada barang yang akan masuk dan keluar
gudang. Metode pencatatan tersebut memiliki banyak kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain
Sering terjadi kekeliruan dalam pencatatan, pencarian dan penelusuran data historis membutuhkan
waktu yang lama dan proses penyimpanan dan penggambilan barang membutuhkan waktu yang
lama sehingga tidak efisien dari segi waktu, tenaga dan biaya. Tahap penelitian dimulai dari analisis
terhadap sistem dan kondisi sistem gudang saat ini. Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan
sistem pergudangan yang terintegrasi. Tahap berikutnya adalah tahap perancangan sistem. Pada
tahap ini dilakukan penggalian kebutuhan informasi-informasi apa saja yang akan ditampilkan oleh
sistem pergudangan yang baru, kemudian dibuat perancangan basis data yang saling berhubungan.
Tahap perancangan tersebut meliputi Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram serta Entity
Relationship Diagram. Hasil dari penelitian ini berupa rancangan sistem informasi pergudangan
CV. Budi Karya. Dengan kebutuhan fungsional berupa sistem yang terkomputerisasi menggunakan
database sehingga memudahkan proses penginputan dan perolehan data yang dibutuhkan, serta
kebutuhan non-fungsional seperti komputer pentium 4 dengan sistem operasi 2000 sampai terbaru,
bahasa pemerograman, microsoft access serta printer. Sistem yang dirancang sudah menggunakan
sistem database, yang mana sistem tersebut terhubung dengan masing-masing bagian, di dalam
perusahaan maupun di luar perusahaan.
Kata kunci: Sistem Informasi Pergudangan, Analisis Perancangan Sistem informasi, Sistem
Terintegrasi
1. PENDAHULUAN
Gudang adalah bagian penting dalam sebuah perusahaan. Warman (2004) mendefinisikan gudang sebagai bangunan
untuk menyimpan barang, sedangkan pergudangan adalah kegiatan atau aktivitas menyimpan barang. Gudang dan
manajemen pergudangan penting bagi perusahaan karena dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan. Sebagai
contoh, pergudangan yang tidak baik dapat menyebabkan adanya barang kadaluarsa maupun barang yang hilang dan
sehingga dapat mengurangi pendapatan perusahaan. Warman (2004) mengungkapkan bahwa manajemen
pergudangan yang baik adalah pergudangan yang memiliki sistem pelayanan yang baik. Sistem pelayanan yang baik
mencakup adanya jaminan keamanan, kemudahan akses informasi keluar, masuk, dan penyimpanan barang, serta
kesesuaian kondisi lingkungan fisik bagi barang yang disimpan. Aktivitas tersebut merupaan bagian dari fungsi
planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory
Control). Secara khusus bagian PPIC tersebut berperan penting dalam manajemen pergudangan.
CV. Budi Karya adalah salah satu perusahaan job order yang bergerak di bidang jasa teknik yang beroperasi dalam
5 divisi, antara lain Gear Manufacturing, General Machining Process, Automotif, Contruction dan Fabrication.
Fokus utama CV. Budi Karya adalah Gear Manufacturing. Perusahaan tersebut dalam menyokong kegiatan
produksi harus menyetok bahan baku untuk persediaan produksinya. Bahan baku tersebut didapat dari pemasok dari
III-157
Analisis Perancangan Sistem Informasi Pergudangan dengan Metode SDLC
luar dan didatangkan apabila perusahaan memerlukan bahan baku tersebut. Setelah bahan baku tersebut sampai di
perusahaan, bahan baku tersebut dipindahkan ke gudang dengan menggunakan alat forklift truck (Pemilik, 2016).
Setelah sampai di gudang, pencatatan dan pengecekan barang di CV. Budi Karya dilakukan secara manual. Proses
pencatatan dilakukan dengan menulis spesifikasi barang yang masuk dan keluar gudang pada nota barang dan buku
catatan. Selain itu pengecekan barang dilakukan dengan melihat fisik barang dan menghitung jumlah barang satu per
satu setiap barang yang akan masuk dan keluar dari gudang. Metode pencatatan tersebut memiliki banyak
kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain sering terjadi kesalahan dalam pengimputan data (human error). Sistem
tersebut membuat terjadi penumpukan barang pada saat ada barang yang masuk. Hal tersebut dikarenakan lamanya
proses pengecekan antara bukti barang dengan barang yang ada sehingga menimbulkan antrian barang yang panjang
(Pemilik, 2016).
Selain itu untuk penentuan lokasi penyimpanan barang dalam gudang juga dilakukan secara tidak teratur dan tidak
tertata dengan rapi. Hal tersebut memungkinkan tercampurnya jenis bahan yang berbeda. Sistem tersebut tidak
efisien untuk diterapkan dan dapat menyebabkan kerusakan pada bahan. Penerapan sistem seperti itu juga
menyulitkan seorang pemimpin perusahaan dalam mengontrol kapasitas dan jumlah persediaan bahan baku yang
terdapat digudang. Sistem juga menyulitkan pemimpin dalam menentukan kapan harus melakukan pemesanan dan
pembelian barang (Pemilik, 2016).
Kondisi di CV. Budi Karya menunjukan bahwa kurangnya distribusi informasi yang baik. Seorang pemimpin harus
turun langsung tiap kali ingin mengecek dan mengontrol persediaan gudang. Pimpinan juga harus mencari terlebih
dahulu dari catatan petugas gudang dan menghitung langsung ketersediaan bahan tersebut. Permasalahan
ketersediaan juga ditemui dilapangan, yaitu tidak terkontrolnya salah satu bahan sehingga dalam kondisi habis.
Permasalahan tersebut menyebabkan produksi terhenti sementara. Kegiatan produksi terhenti karena harus memesan
bahan baku tersebut terlebih dahulu. Hal tersebut juga dapat menyebabkan penurunan pendapatan perusahaan.
Permasalahan ini dapat diatasi dengan perancangan sistem informasi. Sistem informasi secara umum adalah suatu
sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen pada pengambilan keputusan dan menjalankan operasional
dari kombinasi orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi (Susanto, Azhar. 2004).
Sistem informasi yang baik dapat menyokong kegiatan perindustrian secara efektif.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kondisi sistem informasi manajemen pergudangan yang
diterapakan CV. Budi Karya sebagai bahan pertimbangan dalam perancangan sistem yang akan diusulkan,
mengetahui kebutuhan dari sistem informasi manajemen pergudangan CV. Budi Karya baik kebutuhan fungsional
maupun non fungsional, dan mengetahui rancangan model sistem manajemen pergudangan CV. Budi Karya yang
terintegrasi.
Gudang
Dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Pergudangan”, 2005. Rienna Oktarina menyatakan bahwa gudang
adalah tempat kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan semua bahan di pabrik. Bahan yang disimpan
digudang biasa berupa bahan baku, barang perlengkapan atau barang jadi.
III-158 Seminar Nasional ke-2: Sains, Rekayasa & Teknologi UPH - 2017
Dandy Permana Arkaf dan Bramatiyo Eko Putro C.27
Studi lapangan pada penelitian ini merupakan langkah pertama yang harus dilakukan dalam upaya untuk
memperoleh gambaran nyata mengenai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan CV. Budi Karya yang
bertempat di Jl. Pasundan No. 27 Cianjur. Setelah studi lapangan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa
permasalahan yang ada pada perusahaan ini adalah mengenai sistem informasi inventori yang masih manual. Sistem
manual berdampak terhadap sulitnya pengontrolan bahan baku yang ada di gudang serta keperluan bahan baku yang
ada digudang. Maka diperlukan pengelolaan yang baik guna mendukung proses penjadwalan produksi dengan
ketersediaan bahan baku yang efektif dan efisien.
Studi pustaka merupakan proser pengumpulan teori-teori yang akan mendukung penyelesaian penelitian ini.
Landasan teori yang diperoleh dari literatur dijadikan acuan dasar dalam menentukan variabel-variabel penelitian,
serta dapat memberikan kontrol terhadap arah penelitian secara keseluruhan. Pada penelitian ini dilakukan studi
pustaka mengenai topik-topik yang dibutuhkan, yaitu menegenai manajemen logistik, PPIC, pergudangan,
manajemen sistem informasi, metoda SDLC, proses perancangan dan pengembangan sistem serta sistem database.
Studi pustaka penelitian ini diperoleh dari berbagai sumber, yaitu jurnal, buku dan laporan karya ilmiah.
Data yang diperoleh yaitu data primer yang dikumpulkan langsung dari objek penelitian. Data sekunder didapat dari
dokumen dan surat-surat serta laporan. Teknik pengumpulan datanya dengan menggunakan sampling, wawancara
serta melakukan obsesvasi secara langsung terhadap objeknya. Selanjutnya menggunakan teknik triangulasi yang
berfungsi sebagai pembanding.
Perancangan ini mencakup analisis sistem manajemen pergudangan yang berlangsung, analisis ini dipermudah
dengan menggunakan flow map. analisis kebutuhan sistem seperti kebutuhan komputer dengan spesifikasi tertentu
dan analisis kebutuhan informasi dari setiap bagian. Setelah tahapan sebelumnya terpenuhi maka pada tahapan ini
baru dilakukan perancangan sistem dengan menggunakan diagram, yang mana diagram tersebut saling berkaitan
sesuai dengan alur sistem dan informasinya.
Pada tahap terakhir yaitu perancangan sistem database, perancangan ini sesuai dengan diagram yang ada, gunanya
untuk mengelompokan data supaya mudah diakses dan digunakan oleh pengguna sebagai informasi yang
dibutuhkan. Perancangan ini meliputi kamus data yang nantinya digunakan untuk menyusun ERD. Berdasarkan
hasil pengolahan data tersebut maka analisis dan pembahasan atas dasar hasil dari perancangan sistem perbandingan
atara sistem awal dengan sistem usulan, yang kemudian sistem usulan diharapkan akan diterapkan supaya
memberikan improvement yang signifikan dengan berdasarkan analisis sistem pada permodelan menggunakan
sistem informasi manajemen inventori berbasis database dengan pendekatan metoda SDLC.
Prosedur pembelian alat dan bahan baku di CV. Budi Karya dimulai dengan bagian gudang memeriksa dan mencatat
bahan atau alat yang kosong. Bagian gudang mengajukan Surat Permintaan Barang (SPB) kepada bagian
purchasing. Bagian purchasing mengajukan pembelian barang kepada pemimpin perusahaan, setelah disetujui
bagian purchasing mengorder barang kepada supplier. Setelah barang masuk, data barang tersebut dicatat di buku
catatan alat produksi dan bahan produksi.
Perangkat keras (hardware) yang dapat digunakan dalam pengoperasian sistem adalah sebagai berikut :
1. Processor pentium 4
2. Ruang penyimpanan data (Harddisk)
3. Memori (RAM) minimal 512 MB
4. VGA Card minimal 128 MB
5. Monitor, Mouse, Keyboard, CD ROM dan Printer.
Nota Faktur
Sistem
Informasi Manajemen
Dafta_Kebutuhan_Barang Pergudangan Laporan_Produksi
Faktur
Daftar_Produksi
Laporan_Penjualan
Nota Rincian_Pembelian_Barang
Marketing
Permintaan_Barang Gudang
Pembayaran Dafta_Kebutuhan_Barang
Laporan
Pemilik
III-160 Seminar Nasional ke-2: Sains, Rekayasa & Teknologi UPH - 2017
Dandy Permana Arkaf dan Bramatiyo Eko Putro C.27
Jadi diagram konteks tersebut menjelaskan seluruh kegiatan dan alur proses data yang terjadi dengan melibatkan
suatu sistem yang terhubung masing-masing bagian. Sistem tersebut juga memudahkan seorang pemilik perusahaan
dalam melakukan pengontrolan seluruh proses dan perencanaan produksi.
Data Pembelian
Purchasing Stok Barang
Daftar_Barang
Data Kebutuhan Barang
Faktur & Retur Stok Barang
2
Laporan Pembelian Proses
Pembelian PO
Bahan Supplier
Data Stok Barang
Faktur
Data Kebutuhan Barang
Gudang
Retur
Data Kebutuhan Barang
Data Produksi Gudang
Daftar_Produksi
Data Barang
Data Produksi
3
Laporan Produksi Data Barang
Proses
Produksi
Produksi
Data Kebutuhan Barang Barang
Marketing Data Produksi
Data Permintaa Barang
Laporan Penjualan Nota Penjualan
4 Pembayaran
Pembayaran Proses
Marketing
Penjualan
Data Penjualan Barang Data Penjualan
Data_Penjualan
Stok Barang Data Penjualan
Daftar_Barang
Stok Barang
Laporan 5
Persediaan Barang Proses Cetak
Laporan
Persediaan
Barang
Konsumen
PK ID_konsumen
nama_konsumen
alamat
Permintaan telp Penjualan
PK no_permintaan PK no_nota
nama_supplier nama_operator
alamat jabatan
telp bagian
Analisis ERD
Dari hasil perancangan ERD didapat beberapa field yang saling berelasi, masing-masing field ber-relasi untuk
membangun sebuah basis data yang kompleks. Dimulai dari primery key field konsumen, didalamnya tersusun data
konsumen yang nantinya akan menjadi secondary data di dalam field permintaan. Field-field lainnya juga sama
terdiri dari primery key dan saling ber-relasi dengan secondary key yang menyusun data field tersebut.
Terdapat hubungan relasi one-to-many dari tiap field, hubungan tersebut menjelaskan tentang sebuah field yang
tersusun dari berbagai data. Field yang berisi data tersebut akan menjadi penyusun field lainnya apabila field
tersebut dibutuhkan karena field tersebut menjadi secondary data-nya.
4. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dalam menganalisis Perancangan Sistem Manajemen Inventory di CV.
Budi Karya, penulis menarik kesimpulan bahwa :
1. Pencatatan aktivitas pergudangan di CV. Budi Karya masih dilakukan secara manual, metode ini mempunyai
kelemahan-kelemahan, diantaranya sering terjadi kekeliruan dalam pencatatan dan penentuan dan proses
penyimpanan dan penggambilan barang membutuhkan waktu yang lama.
2. Perusahaan CV. Budi Karya dari segi fungsional membutukan perancangan sistem baru yang secara real time
dapat mengakomodasi kebutuhan sistemnya. Proses pergudangan, pembelian dan penjualan yang dulunya
masih manual telah dilakukan perancangan sistem baru yang terkomputerisasi dengan menggunakan database.
Hasil yang diperoleh yaitu memudahkan pengguna dalam proses menginput atau memperoleh data yang
dibutuhkan karena keseluruhan data sudah terdapat dalam suatu sistem yang terhubung ke masing-masing
bagian.
Kebutuhan non-fungsional pada sistem ini adalah komputer pentium 4 dengan sistem operasi windows 2000 sampai
yang terbaru, dengan bahasa pemerograman dan microsoft access serta sebuah printer.
Sistem yang dirancang sudah menggunakan sistem database, yang mana sistem tersebut sudah terhubung dengan
masing-masing bagian, di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Sistem tersebut memudahkan dalam
pengolahan data yang meliputi data barang, permintaan, penjualan dan pembelian, supplier, informasi stok barang
dan perencanaan produksi akan lebih mudah dikontrol, praktis, cepat dan akurat.
III-162 Seminar Nasional ke-2: Sains, Rekayasa & Teknologi UPH - 2017
Dandy Permana Arkaf dan Bramatiyo Eko Putro C.27
5. SARAN
Penulis berharap dengan dirancangnya sistem baru yang disampaikan dapat berguna dan diterapan sebaik mungkin
dalam meningkatkan fungsi dari Sistem Informasi Manajemen Pergudangan yang sudah berbasis komputerisasi.
Adapun beberapa saran yang penulis ingin sampaikan yaitu :
1. Perlu adanya kesinambungan antara masing-masing bagian yang mana akan memudahkan dalam menjalankan
proses bisnis yang berjalan.
2. Untuk menghindari adanya kesalahan dan kehilangan/kerusakan data, sebaiknya dilakukan backup data yang
berfungsi untuk mengamankan data.
Perlu dilakukan pengembangan program yang berkaitan dengan pengkodean barang, seperti menerapkan aplikasi
barcode yang memudahkan dalam pengecekan barang masuk maupun keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. (2009). Pengenalan Sistem Informasi. ANDI. Al-Bahra, Yogyakarta.
Apple, James M. (1990). Tata Letak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Edisi Ketiga. ITB. Bandung.
Bowersox, Donald J. (1978). Manajemen Logistik: Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan
Manajemen Material (Terjemaahan Drs. A. Hasyim Ali). Bumi Aksara, Jakarta.
Fadlil, A. dkk. (2008). Pengembangan Sistem Basis Data Presensi Perkuliahan dengan Kartu Mahasiswa Ber-
barcode. Vol 6, No. I, ISSN: 1693-6930.
Fatansyah. (1999). Basis Data. Informatika Bandung. Bandung.
Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi III. ANDI, Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. (2001). Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta.
Jr. Tony Arnold., Stephen N. Chapman., Llyoid M. Clive. (2008). Introduction to Material Management. 6th
Edition. Prentice Hall.
Kristianto, Andri. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Penerbit: Gara.
Mustikasari. (2007). Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
Purnomo, Hari. (2004). Perencanaan dan Perancangan Fasilitas. Edisi Pettama. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Raymond McLeod, Jr., George P. Schell. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Penerjemaah: Ali Akbar, Yulianto,
Afis R. Fitriati. Salemba Empat, Jakarta.
Stoner JAF. (1991). Perancangan dan Pengambilan Keputusan dalam Manajemen (I). Erlangga, Jakarta.
Subagya Ms. (1994). Manajemen Logistik. Cetakan Keempat. PT. Gunung Agung, Jakarta.
Susanto, Azhar. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya.
Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. ANDI, Yogyakarta.
Warman, Jhon. (2004). Manajemen Pergudangan.