MATA KULIAH NAMA DOSEN

APLIKASI KOMPUTER Irwandi, ME

MICROSOFT ACCESS

OLEH
KELOMPOK 6

ANGGA RESTIAMEDY (12020717561)

DIMAS ALFITRA (12020710143)
HANIFA AULIA SARI (12020720136)

KELAS A
PRODI ILMU HUKUM
FAKULTAS SYARIAH DAN HUKUM
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2022/2023
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan karunia-Nya kepada kita

bersama sehingga penyusunan tugas makalah ini dapat berjalan dengan lancar.

Sholawat dan salam atas junjungan alam nabi Muhammad SAW, mudah-mudahan

dengan seringnya bersholawat kita termasuk umat yang mendapat syafaat beliau di

akhir kelak nanti. Amiin.

Makalah ini berjudul “MICROSOFT ACCESS”. Makalah ini disusun untuk

melengkapi tugas mata kuliah Aplikasi Komputer.

Penulis mengharapkan kritik dan saranya yang bersifat membangun dan

memperbaiki makalah ini kedepan. Atas kritik dan sarannya penulis ucapkan terima

kasih. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Pekanbaru, 20 November 2022

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992

dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft

menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0,

yaitu sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM

berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan), dan ruangan kosong

hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan).

Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy

3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan

sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali

adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan

Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang

digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa

(prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa

pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai

sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan

Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah dan mesin

pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama
 lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for

Applications (VBA).

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, dirumuskan sejumlah

masalah sebagai berikut:

1. Apa defenisi dari micosoft access?

2. Bagaimana Basisdata di microsoft access?

3. Bagaimana cara membuat Basisdata baru di microsoft access?

4. Apa saja tipe data di microsoft access?

5. Bagaimana cara menampilkan data di microsoft access?

6. Bagaimana cara mengurutkan data di microsoft access?

7. Bagaimana cara mengelompokkan data di microsoft access?

8. Bagaimana cara mengubah di microsoft access?

9. Bagaimana cara menghubungkan table (join) di microsoft access?

C. Tujuan Penulisan

Adapun Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu:

1. Untuk mengetahui defenisi dari micosoft access.

2. Untuk mengetahui bagaimana Basisdata di microsoft access.

3. Untuk mengetahui cara membuat Basisdata baru di microsoft access.

4. Untuk mengetahui apa saja tipe data di microsoft access.

5. Untuk mengetahui cara menampilkan data di microsoft access.

6. Untuk mengetahui cara mengurutkan data di microsoft access.

7. Untuk mengetahui cara mengelompokkan data di microsoft access.

 8. Untuk mengetahui cara mengubah di microsoft access.

9. Untuk mengetahui cara menghubungkan table (join) di microsoft access.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Defenisi Microsoft Access

Microsoft Office Access atau lebih populer dengan sebutan

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer

relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil

hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi

Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan

Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data

Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang

intuitif untuk memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam

format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL

Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung

standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat

menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang

kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat

menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang

sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi

 objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu

pemrograman berorientasi objek.

B. Basis Data Access

Pengetian umum dari basis data ialah kumpulan dari beberapa data record

yang terorganisir dalam sistem komputer untuk tujuan tertentu, misalnya

untuk menyimpan data alamat dan nomor telepon dari teman, menyimpan

data-data pelanggan dan sebagainya.

Sebuah basisdata memiliki tabel-tabel yang bertujuan untuk menyimpan

data. Tabel memiliki field-field yang mewakili kolom data. Setiap field

memiliki tipe an ukuran yang harus didefinisikan terlebih dahulu. Antar

tabel-tabel yang ada di didalam basisdata dapat saling berelasi untuk

menghasilkan kesatuan data.

C. Membuat Basisdata Baru

Micosoft Access memberikan eksistensi .mdb pada setiap basisdata yang

anda buat. Basis data tersebut meliputi tabel, query, form, dan yang lainnya.

Untuk membuat basis data baru langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pertama kali klik tombol START , Programs, dan pilih Microsoft Office,

lalu pilih Microsoft Access untuk membuka program aplikasi Microsoft

Access. (gambar mengaktifkan program microsoft access)

2. Maka tampilan awal dari Microsoft Access yang akan tampak seperti

gambar di bawah ini: (gambar tampilan program m.a)

 Kemudian dari menu taskpane (menu yang ada di sebelah kanan layar),

kemudian pilih “blank database” utuk membuat basisdata baru dari awal.

3. Selanjutnya akan muncul tampilan untuk memasukkan nama dari

basisdata baru yang anda buat pada kotak “file name” misalkan anda

masukan nama “latihan”, anda dapat Access akan secara otomatis

memberikan ekstensi .mdb ke nama file tersebut bila anda mengklik

tombol create, nama file anda menjadi “latihan.mdb”.

(gambar membuat basisdata baru).

4. Kemudian klik tombol Create untuk menampilkan jendela utama seperti

pada gambar (jendela utama database acces)

Untuk membuat sebuah tabel yang baru maka pilih table kemudian klik

tombol new, maka MS Access akan menampilkan jendela “new table”

seperti gambar (kotak dialog new table)

5. Dari daftar pilihan yang ada pada jendela new table pilih design view

kemudian klik tombol OK untuk menampilkan jendela design untuk

membuat table, seperti terlihat pada gambar (kotak dialog design view)

6. Pada frame sebelah atas jendela design view terdapat tiga kolom yaitu

Field Name, Data Type dan Description. Anda dapat memulai dengan

memasukkan kolom field dapat memulai dengan memasukkan data

dalam kolom field name dan date type. Dalam kolom field name anda

dapat mendefinisikan Field dari tabel yang akan dibuat, misalnya nama,

alamat, notelfon, email dan usia usahakan agar dalam penulisan nama

field tidak mengandung spasi.

7. Setelah mendefinisikan Field Name, maka langkah selanjutnya adalah

memasukkan “Data Type”. Yang dimaksud denga data type ialah tipe

format dari data yang akan dimasukkan, misalnya field nama maka

format datanya akan berupa text, field notelpon maka format datanya

akan berupa number, dan lain-lain.

8. Setelah memilih tipe datanya, anda juga harus menentukan size/

ukurannya ada jendela bagian bawah (Field Properties). Perlu iingat

bahwa anda harus lebih bijaksana dalam menentukan size tegantung

keperluannya saja jangan dilebih-lebihkan.

9. Pada kolom dicription anda dapat memberi deskripsi tentang field

tersebut, tetapi isi dari kolom bukan merupakan bagian dari data dan

tidak ditampilkan dalam tabel.

10. Jika sudah selesai, tutup tampilan jendela “design view” dengan meng-

klik tombol “close window”di sebelah kanan atas tampilan “design

view” atau tean kombinasi tombol Ctrl+S untuk mengaktifkan perintah

save as.

11. Jika anda menekan tombol close window, MS Access akan melakukan

konfirmasi kepad anda, apakah anda akan menyimpan “design table”

yang baru. Klik Yes.

12. Masukkan nama untuk tabel baru anda misalnya “Data Mahasisa”,

kemudian Klik OK.

13. Kemudian MS Access akan memunculkan ‘message box” yang akan

memberitahu bahwa tabel anda belum memiliki “primary key” (kunci

 primer). Jika anda menginginkan MS Access mendefinisikan kunci

primer secara otomatis, maka klik Yes, jika tidak maka klik No.

14. MS Acces akan kembali ke tampilan jendela utama. Coba anda klik tabel

maka disana telah ada nama tabel baru saja anda buat.

D. Tipe Data

Adapun jenis-jenis tipe data pada MS Acces yaitu:

1. Text

Tipe data ini adalah yang paling umum digunakan. Tipe data ini bisa

digunakan untuk dield alfanumerik, seperti nama, alamat, kode pos dan

lain-lain, anda dapat memasukkan samapi dengan 255 karakter ke field

denga tipe data ini.

2. Memo

Tipe data ini mirip dengan text, tetapi kelebihannya ialah dapat

menampung sampai dengan 64.000 karakter, anda harus mempunyai

pertimbangan yang matang untuk menggunakannya kalau tidak

mengingkan ukuran file basisdata menjadi sangat besar.

3. Number

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numerik yang akan

digunakan untuk perhitungan matematis, anda dapat menggunakannya

untuk menghitung jumlah produk dalam sebuat tabel produk.

4. Date/Time
 Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu daam periode

tahun 100 dan 9999, anda dapat menggunakan tipe data ini untuk tanggal

lahir atau tanggal pembelian.

5. Cuurency

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang, tetapi anda juga

dapat menyertakan tipe data numerik dalam perhitungan yang

memerlukan satu sampai empat angka desimal.

6. AutoNumber

AutoNumbr adalah berupa angka urut yang ditetapkan oleh MS Access

untuk recor baru yang ditambahkan ke sebuah tabel.

7. Yes/No

Tipe data ini hanya dapat mempunyai nilai Yes atau No. Ini digunakan

untuk fiel yang hanya punya dua nilai.

8. OLE Objet

Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file

suara.

9. Hyperlink

Merupakan gaungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks

dan digunakan sebagai alamat hperlink.

10. Lookup Wizard

 Bila anda menggunakan tip data ini untuk sebuah field, anda bisa

memilih sebuah nilai dar tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang

ditampilkan dalam sebuah kotak dafar atau “combobox”.

Adapun hal yang ada di tipe data di MS Acces yaitu Primary Key

dan Relationship.

E. Menampilkan Data di Microsoft Access

Berikut ini beberapa contoh syntax SQL untuk menampilkan data:

 Menampilkan semua nama dan alaat dari tabel latihan

SELECT nama, alamat

FROM latihan

 Menampilkan 5 record teratas dari semua nama dan alamat dari tabel

latihan

SELECT TOP 5 nama, alamat

FROM latihan

 Menampilkan semua data dari tabel latihan

SELECT*

FROM latihan

 Menampilkan nama dengan ketentuan namanya adalah ‘Bernad

Renaldy’ dari tabel latihan

SELECT nama

FROM latihan
 WHERE nama=’Bernard Renaldy’ Tanda kutip (‘) satu digunakan

pada nilai string.

 Menampilkan usia dengan ketentuan usianya terletak antara 20

sampai dengan 30 dari tabel latihan

SELECT*

FROM latihan

WHERE usia between 20 and 30

 Bila “beetween” diberlakukan pada nilai date, maka data harus diapit

dengan tanda # di awal dan diakhir

WHERE ttgllahir between #2/221980# and #2/3/2000#

 Menampilan semua data dengan ketentuan karakter kedua dari

namanya mengandung huruf “u” dari tabel latihan

SELECT*

FROM latihan

WHERE nama like’_u%

F. Mengurutkan Data

 Menampilkan semua nama dan alamat dari tabel latihan dan tururut

secara Ascending berdasarkan namanya

SELECT nama, alamat

FROM latihan

ORDER BY nama ASC

 Penulisan kata ASC untuk menunjukkan pengurutan secra ascending

boleh ditiadakan karena default pengurutan akan dianggap

Ascending (dari kecil ke besar atau dari 0-9, a-z).

 Menampilkan semua data dengan ketentuan usianya terletak antara

20 sampai 30 dari tabel latihan dan terurur secara Descending

berdasarkan usianya.

SELECT*

FROM latihan

WHERE usia between 20 and 30

ORDER BY usia DESC

G. Mengelompokkan Data

 Menampilkan kelompok usia dari tabel latihan

SELECT usia

FROM latihan

GROUP BY usia

 Menampilkan kelompok usia dengan ketentuan usianya terletak

antara 20 sampai dengan 30 dari tabel latihan dan terurut secara

Desceding berdasarkan usianya

SELECT usia

FROM latihan

WHERE usia between 20 and 30

GROUP BY usia
 ORDER BY usia DESC

 Menampilkan kelompok usia, beserta banyaknya usia tersebut dari

tabel latihan

SELECT usia, count(usia)

FROM latihan

GROUP BY usia

H. Mengubah Data

Berbeda dengan cara sebelumnya telah dibahas sesungguhnya untul

melakukan pengubahan data yang mencakup penambahan data (inputan),

pengubahan data lama, dan penghapusan data termasuk dalam kategori

DML (Data Manipulation Language) sedangkan SQL lebih banyak

digunakan untuk pencarian data sintaksnya:

 Penambahan Data

INSERT INTO [table] ([field1], [field2],….,[fieldn]) VALUES

[value1], [value2]….,[value n])

Menambahkan Recor baru pada tabel latihan

UPDATE INTO into (nama, alamat, notelpon, email, usia)

VALUES ‘(Batman Jogja’, ‘Jogja’, 9999999, ‘Bat@yogya.com’, 90)

 Pengubahan Data

UPDATE[Table]SET[field1]=[value1],[field2]=[value2]….

[fieldn]=[value n] WHERE criteria.

 Mengubah record email untuk recor dengan nama ‘BatmanJogja’

dari tabel latihan

UPDATE latihan SET email=Batman@yogya.com’

WHERE nama=’BatmanJogja’

 Penghapusan Data

DELETE [table.*] FROM [table] WHERE criteria

Meghapus recor dengan nama ‘BatmanJogja’ pada tabel latihan

DELECT *FROM latihan

WHERE nama=’BatmanJogja’

I. Menghubungkan Table (JOIN)

Join merupakan penggabungan dua atau lebih tabel yang memiliki field

referensi untuk berelasi satu dengan lainnya. Pada MS Access terdapat 3

macam operasi Join, yaitu:

 INNER JOIN

Inner Join adalah jenis (penggabungan) yang paling umum dan

banyak digunakan. Cara kerjanya adalah mengkombinasikan setiap

record dari dua tabel yang memiliki isi field yang ama (field

referensi).

 LEFT JOIN

Cara kerjanya aalah mengkombinasikan kedua tabel dengan

menggunakan seluruh record yang terdapat pada tabel primer

(pertama) sebagai field referensinya.

 RIGHT JOIN

cara kerjanya adalah mengkombinasikan kedua tabel dengan

menggunakan seluruh record yang terdapat pada tabel sekunder

(kedua) sebagai field referensinya.

SELECT TOP n[ALL|DISTINCTINCTROW]

([table1].[field1],[table1].[field12,……[table n].[field n])
FROM [table1] INNER JOIN|LEFT JOIN|RIGHTJOIN
[table2] ON [table1].[field1]=[table2].[field1]
WHERE criteria
GROUP BY [table1].[field1].[table1].[field2],…..,[table n].[field n]
HAVING criteriadarigroup
ORDER BY [table1].[field1] ASC, [table1].[field2] DESC,….
Bila Tabel yang digunakan untuk berelasi berjumlah lebih dari dua

maka dalam klausa harus diperluaskan sehingga menjadi:

FROM [table1] INNER JOIN|LEFT JOIN|RIGHT JOIN

[table2] INNER JOIN|LEFT JOIN|RIGHT JOIN
[table3] INNER JOIN|LEFT JOIN|RIGHT JOIN
[table n]
ON [table3].[field1] =[tablen].[field1]
ON [table2].[field1] =[table3].[field1]
ON [table1].[field1] =[table2].[field1]

Anda dapat menggunakan file latihan.mdb yang dibuat

dengan MS Access untuk digunakan dalam mencoba perintah SQL,

caranya adalah sebagai berikut:

1. Bukalah basisdata, lalu klik pilihan Queries.

2. Pilih Create query in Design View

3. Pilih Table pada dialog “showtable”, kemudian klik Add.

 4. Klik View kemudian pilih SQL-View.

5. Pada kotak dialog tersebut, anda dapat mencoba perintah SQL-

nya.

6. Untuk mengetahuinya (menjalankan SQL), klik Query-Run.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran