Bekerja dengan tim lintas fungsi

Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin akan bekerja dengan tim lintas fungsi. Tim lintas
fungsi terdiri dari anggota tim yang memiliki latar belakang, jenis keahlian, dan fungsi pekerjaan
yang berbeda. Meskipun keahlian yang dimiliki anggota tim berbeda-beda, menempati peran yang
berbeda, dan bahkan mungkin bekerja di departemen yang berbeda, mereka semua bekerja untuk
mencapai tujuan yang sama: menyelesaikan proyek Anda hingga berhasil.

Sering kali anggota tim lintas fungsi disebut sebagai profesional yang “T-shaped." Mereka terampil
dalam berkolaborasi dan berinovasi dengan orang-orang di fungsi pekerjaan dan lintas departemen
yang berbeda, tetapi tetap berkontribusi kepada bidang keahlian khusus mereka sendiri.
Setiap anggota tim lintas fungsi memiliki perspektif dan pengalaman mereka sendiri yang unik,
yang membawa berbagai ide dan strategi ke dalam proyek tersebut.

Mari kita lihat setiap jenis ide ini secara lebih rinci.

Memperjelas tujuan
Saat bekerja dengan tim lintas fungsi, Anda perlu memastikan bahwa setiap anggota tim memahami
peran mereka, bagaimana mereka saling mendukung, dan tujuan umum proyek. Sangat penting
untuk menetapkan tujuan tim dengan jelas dan memastikan bahwa tim memahami
tujuan tersebut. Bersikaplah lugas dan ringkas, hindari detail dan penjelasan yang tidak relevan.
Saat mengomunikasikan tugas atau tujuan proyek, pastikan Anda menentukan item-item utama,
seperti anggaran, tenggat waktu, persyaratan kualitas, atau sumber daya penting. Pastikan anggota
tim Anda memahami tugas dan tujuan proyek dengan mendorong mereka untuk mengajukan
pertanyaan dan melakukan klarifikasi informasi atas sesuatu. Anda sebaiknya memantau tim untuk
memastikan mereka semua berjalan untuk mencapai tujuan mereka, tetap berada di jalurnya, dan
menyelesaikan pekerjaan yang berkualitas. Tim lintas fungsi dapat bekerja di departemen yang
berbeda, berada di lokasi fisik yang berbeda, dan memiliki kepemimpinan yang berbeda, tetapi
semua anggota tim bekerja sama dengan manajer proyek untuk mendukung proyek yang saat ini
dikerjakan. Mungkin akan ada banyak prioritas lain di samping proyek Anda, sehingga komunikasi
timbal balik di antara Anda dan tim secara jelas dan sering dapat membantu Anda mengidentifikasi
potensi permasalahan atau persoalan sebelum terjadi.

Mendapatkan anggota tim dengan keterampilan yang tepat

Memastikan Anda memiliki anggota tim dengan keahlian yang tepat untuk setiap fungsi proyek
adalah hal yang sangat penting. Jika Anda sedang membangun sebuah pesawat terbang dan
memiliki lima insinyur tetapi tidak memiliki mekanik, Anda kehilangan sebuah elemen penting dari
tim lintas fungsi Anda. Sebagai manajer proyek, Anda harus memastikan bahwa tim Anda memiliki
orang yang tepat dengan keahlian yang tepat yang diperlukan agar proyek berhasil. Dalam program
ini, kita akan membahas beberapa tool yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi keahlian
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas proyek Anda.

Mengukur kemajuan
Menunjukkan kepada tim Anda seberapa banyak hal yang telah mereka capai akan membantu
mereka tetap termotivasi. Luangkan waktu untuk mengukur dan mengomunikasikan kemajuan
proyek di seluruh tim lintas fungsi. Hal ini membantu semua orang melihat gambaran lengkap dan
mengenali peran mereka terhadap proyek tersebut. Anda dapat mengukur kemajuan dalam banyak
cara, termasuk memenuhi milestone (tahap pencapaian), menyelesaikan tugas proyek, dan
memenuhi tujuan proyek dengan tepat waktu dan sesuai anggaran. Berkomunikasi secara teratur
dengan anggota tim Anda untuk memantau kemajuan mereka. Tanyakan apakah mereka telah
mempersiapkan diri untuk menyelesaikan tugas tepat waktu. Jika tidak, tanyakan bagaimana Anda
dapat membantu agar mereka berhasil. Lacak kemajuan tim di seluruh proyek dengan
mendokumentasikan kapan tugas dan tujuan telah selesai, dan beri tahu anggota tim Anda apakah
proyek berjalan sesuai rencana atau tidak. Pastikan Anda mengomunikasikan keberhasilan,
penundaan, atau permasalahan, kepada tim sehingga mereka tahu bagaimana kemajuan proyek
saat ini. Menjaga agar semua orang memperoleh informasi adalah hal yang sangat penting untuk
keberhasilan proyek.

Menghargai upaya
Sering kali, ketika Anda bekerja dengan tim lintas fungsi, ada keterampilan tertentu yang lebih
diakui dibanding keterampilan lain. Seorang mekanik bisa mendapatkan pujian karena menemukan
solusi untuk sebuah masalah dalam proyek, sementara seseorang di bagian keuangan yang
menjadi sumber pendanaan proyek justru terlupakan. Sebagai seorang manajer proyek, adalah
tugas Anda untuk memastikan bahwa setiap anggota
tim lintas fungsi menyadari nilai dari upaya mereka di setiap tahapan proyek. Anda telah
mempelajari pentingnya membangun hubungan dengan pemangku kepentingan, dan membangun
hubungan dengan anggota tim lintas fungsi Anda juga sama pentingnya. Mempelajari apa yang
membuat anggota tim Anda merasa didukung, memberi dan menerima umpan balik, dan
memperhatikan latar belakang, pengenal pribadi, dan gaya kerja setiap individu dapat menjembatani
berbagai perbedaan di antara para anggota tim.

Hal penting yang bisa dipelajari

Mampu berkomunikasi dengan jelas dengan anggota tim, memperjelas tujuan proyek, mendapatkan
anggota tim dengan keterampilan yang tepat, mengukur kemajuan tim, dan menghargai upaya
anggota tim adalah bagian penting dari peran Anda sebagai manajer proyek, dan merupakan kunci
keberhasilan proyek Anda.