REVIEW ROLES & RESPONSIBILITIES OF PROJECT MANAGER & PROJECT

MANAGEMENT TEAM
• Siapa Itu Manager Proyek
Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk memimpin
proyek. Dengan kata lain, manajer proyek adalah ujung tombak dari sebuah proyek.
Mereka memastikan bahwa proyek selesai dalam tenggat waktu yang ditentukan dan
dikirimkan ke klien tanpa kekurangan. Dia menangani semua aspek proyek dari inisiasi
proyek hingga pengiriman proyek.

Sederhananya, dia adalah juara proyek. Dia memberikan visi proyek kepada anggota
timnya dan menjaga fokus mereka tetap pada hal yang sama. Dia adalah orang yang
pada akhirnya dipuji atas keberhasilan proyek atau didiskreditkan karena kegagalannya.
Manajer proyek bertanggung jawab atas nasib proyek.

• Apa Itu Team Proyek

Tim proyek adalah sekelompok individu yang bekerja sama. Tujuan mereka
adalah untuk mencapai tugas atau tujuan bisnis tertentu. Tim proyek dapat dibuat secara
sementara atau untuk durasi yang sangat lama. Durasi dapat berkisar dari satu minggu
hingga beberapa tahun. Orang-orang yang terampil ini dapat berasal dari area
fungsional yang berbeda atau yang serupa. Selanjutnya, perusahaan dapat membuat tim
dari karyawan yang ada atau dapat mempekerjakan orang baru untuk mengelola proyek.
Seorang manajer proyek juga merupakan bagian integral dari tim proyek. Tim dan
manajer bersama-sama berkontribusi untuk keberhasilan proyek.

• Yang Bertanggung Jawab Atas Proyek

Tanggung jawab seorang manajer proyek dapat bervariasi dari organisasi ke organisasi.
Kadang-kadang, mereka bahkan dapat berubah tergantung pada kebutuhan proyek.
Namun di seluruh perusahaan, ada beberapa tanggung jawab inti yang ditangani
sebagian besar manajer proyek. Apa itu? Baca di bawah:

- Rencana

Seperti disebutkan, seluruh tujuan menjalankan proyek adalah untuk

mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, membuat peta jalan atau perencanaan
sebelumnya merupakan peran penting dari manajer proyek. Selanjutnya,
rencana Anda adalah yang menentukan apakah Anda mendapatkan persetujuan
untuk suatu proyek atau tidak.

Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan perencanaan? Perencanaan

menjawab setiap pertanyaan berikut:

▪ Tugas apa yang harus diselesaikan?

▪ Siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas ini?
▪ Kapan tugas-tugas ini harus diselesaikan?
- Pengorganisasian
Setelah manajer proyek memiliki cetak biru tentang bagaimana
melaksanakan proyek, apa yang dia lakukan selanjutnya? Melaksanakan
rencananya, tentu saja. Pertama adalah tanggung jawab utama
pengorganisasian. Sederhananya, ini tentang memberikan struktur kepada tim
proyek. Saat melakukannya, manajer proyek memperhitungkan struktur yang
ada diikuti oleh organisasi.

- Memimpin

Memimpin adalah peran luas yang dapat mengakomodasi semua peran

lain dari seorang manajer proyek. Oleh karena itu, dapat dianggap sebagai
tanggung jawab yang paling penting dari manajer proyek.

Manajer proyek harus memimpin langsung dari kata pergi. Dia harus
berkoordinasi dengan orang yang berbeda untuk memastikan bahwa proyek
berjalan dengan lancar. Dia harus terus memeriksa perkembangan proyek.
Manajer memastikan bahwa anggota tim proyek memenuhi tenggat waktu dan
mengikuti pedoman. Dia secara teratur melakukan pertemuan dan membuat
anggota tim melakukan tindakan tindak lanjut.

Memimpin juga berarti membuat keputusan pada setiap tahap kemajuan proyek.
Tugas mana yang harus diberikan kepada anggota tim mana? Haruskah proyek
dihentikan karena melebihi ambang batas sumber daya tertentu? Seorang
manajer proyek bertanggung jawab untuk memikirkan masalah yang begitu luas
dan membuat keputusan. Selain itu, manajer proyek harus membangun
pengetahuannya tentang masalah teknis yang terkait dengan proyek tersebut.

- Memantau

Manajer proyek harus selalu waspada dan harus memastikan bahwa

proyek berada di jalur yang benar. Ini berarti mereka harus memastikan bahwa
sumber daya digunakan secara efisien. Juga, mereka harus memastikan bahwa
proyek akan selesai dalam kerangka waktu. Untuk membantu langkah ini,
banyak manajer proyek menggunakan proses pengendalian tiga langkah
berikut:

▪ Ukur: Tetap waspada terhadap kemajuan proyek

▪ Evaluasi: Tentukan akar penyebab penyimpangan
▪ Benar: Lakukan koreksi yang sesuai untuk mengatasi masalah
penyimpangan
 - Komunikasi

Seseorang tidak dapat cukup menekankan pentingnya komunikasi

dalam keberhasilan suatu proyek. Hal ini sangat penting sehingga banyak survei
menunjukkan bahwa manajer proyek menghabiskan 90 persen waktunya untuk
berkomunikasi. Seberapa sukses manajer proyek melakukan semua peran yang
disebutkan tergantung pada kemampuannya untuk berkomunikasi? Ini
membedakan manajer proyek yang sukses dari rata-rata.

Namun, sebagian besar komunikasi biasanya terjadi antara manajer

proyek dan anggota tim. Dia berbagi visi dan tujuan proyek dengan anggota tim.
Manajer proyek juga memberi dan menerima pembaruan rutin dari anggota tim
dan melakukan pertemuan status, dll. Tapi, itu tidak berakhir dengan
komunikasinya. Dia juga perlu mengambil peran memberdayakan anggota
timnya untuk berbagi atau bertukar informasi.

- Mengelola Resiko
Proyek jarang berjalan mulus. Dengan demikian, risiko adalah bagian
tak terhindarkan dari sebuah proyek. Jadi, mengelola kondisi yang tidak pasti
ini yang dapat berdampak negatif pada proyek merupakan peran penting dari
seorang manajer proyek. Sangat penting bahwa PMBOK Project Management
Institute menunjukkan manajemen risiko sebagai salah satu bidang pengetahuan
utama. Ini berarti seorang manajer proyek harus menunjukkan kompetensi di
bidang ini untuk mendapatkan sertifikasi.

• Bagaimana manajer proyek menangani risiko?

Mengelola risiko melibatkan identifikasi potensi ancaman atau perkembangan

positif. Risikonya bisa dalam bentuk kemungkinan anggota tim utama mengundurkan
diri dari pekerjaan atau sponsor tiba-tiba keluar dari proyek. Berikutnya adalah tugas
mengembangkan tindakan jika risikonya terjadi. Ini melibatkan berbagai tanggapan
seperti mencari alternatif, memperkirakan biaya solusi lain, dll.

Manajemen risiko juga melibatkan komunikasi. Manajer proyek perlu memberi

tahu anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya tentang risikonya. Ini juga
mencakup, dalam beberapa kasus, menugaskan tugas penanganan risiko tertentu
kepada anggota tim tertentu. Jika dia tidak mengoptimalkan risiko, itu adalah tugas
manajer proyek untuk meminta pertanggungjawaban orang tersebut. Akhirnya, peran
manajer proyek adalah untuk memastikan bahwa respon risiko dilaksanakan seperti
yang diharapkan.
• Tanggung jawab Tim Manajemen Proyek
Anggota tim manajemen proyek juga memiliki tanggung jawab tertentu.
Prioritasnya adalah untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka oleh
manajer proyek mereka. Selanjutnya, anggota perlu berkomunikasi dengan manajer
proyek tentang kemajuan tugas. Jika ada perubahan/permasalahan diharapkan segera
menginformasikan kepada pimpinannya.
Dalam hal, anggota tim telah dibawa ke dalam tim sebagai 'ahli' di beberapa
bidang. Kemudian, dia diharapkan menunjukkan inisiatif dan tidak menunggu manajer
proyek untuk membimbing mereka bahkan untuk tugas-tugas kecil. Bagaimana jika
anggota tim tidak akur satu sama lain? Ini dapat menyebabkan penundaan dan, dalam
skenario terburuk, kegagalan seluruh proyek. Oleh karena itu, mereka perlu bekerja
dengan anggota tim lainnya dan memperlakukan mereka dengan hormat.
Jika itu adalah proyek besar, maka beberapa anggota bertindak sebagai
pemimpin tim dan memberikan bantuan kepada anggota tim. Dengan begitu, koordinasi
antar anggota tim akan lebih baik. Selain itu, proyek dapat dikirimkan ke klien tepat
waktu tanpa penundaan.
 REVIEW INTEGRATION MANAGEMENT OVERVIEW
Melakukan Manajemen Integrasi dalam suatu proyek adalah menjaga proyek yang
saling berhubungan secara lengkap sebagai satu kesatuan rangkaian kegiatan. Ini adalah peran
kunci manajer proyek. Eksekusi yang efektif dari peran ini ditentukan untuk menjadi faktor
penentu keberhasilan bagi manajer proyek.
Agar berhasil dalam ujian PMP, Anda harus memikirkan manajemen integrasi dari perspektif
proyek berskala besar. Proyek ini bisa menjadi proyek multi-lokasi yang melibatkan kolaborasi
lintas fungsi, lintas budaya, yang memiliki potensi penghematan jutaan dolar. Individu yang
melakukan Manajemen Integrasi secara efektif pada proyek besar tidak akan menghadapi
banyak tantangan dalam memberikan ujian PMP tanpa kerumitan. Selama proyek berlangsung,
anggota tim sangat terlibat dalam menyelesaikan tugas yang ditunjuk (paket pekerjaan),
pimpinan proyek dan sponsor terus memantau proyek untuk menghindari perubahan dan
tantangan sumber daya dan manajer proyek terus mengintegrasikan kegiatan proyek. Dia
menjaga proyek yang saling berhubungan sebagai satu kesatuan yang utuh sehingga
menghasilkan hasil yang lebih cepat, kegiatan ekonomi dan sumber daya yang lebih sedikit
dan juga memastikan bahwa tujuan proyek terpenuhi.
Manajemen Integrasi Proyek adalah tentang menjaga keseimbangan di semua bidang
proyek (waktu, ruang lingkup, biaya, kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko,
pengadaan, pemangku kepentingan, antara lain). Ini adalah proses yang saling berhubungan
dan tidak dapat dilakukan dalam silo. Untuk membuat piagam proyek, misalnya, kita perlu
merinci tujuan bisnis dan keterkaitannya dengan tujuan proyek, kita juga perlu mengukir
pernyataan masalah, pernyataan ruang lingkup, analisis biaya-manfaat (perhitungan
keuangan), antara lain. Demikian pula, untuk menggabungkan ruang lingkup tambahan setelah
proyek dimulai, kita perlu mengidentifikasi antara lain kebutuhan akan sumber daya tambahan,
perubahan jadwal, peningkatan kegiatan proyek. Manajer proyek terutama menjaga proyek
yang saling berhubungan ini sebagai satu kesatuan kegiatan dalam semua contoh yang
diberikan.
Dalam ujian PMP, Anda bisa mendapatkan 12 hingga 15 pertanyaan dari bidang pengetahuan
Manajemen Integrasi. Ini berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh manajer proyek
pada tingkat yang sangat tinggi. Bab-bab lain menjelaskan pekerjaan terperinci yang dilakukan
oleh seorang manajer proyek. Jika tidak dipersiapkan dengan baik, pertanyaan dari topik ini
mungkin akan sulit Anda tangani.
Saat membahas topik ini, perspektif Anda harus memikirkan tentang proyek yang dijalankan
dalam skala besar. Anda mungkin harus meninjau kembali topik ini setelah membaca semua
bab untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang Manajemen Integrasi. Tinjauan
rinci tiga kali ini akan memungkinkan pemahaman yang efektif dari bab ini. Perlu dicatat
bahwa peran utama Manajer Proyek adalah Manajemen Integrasi, oleh karena itu, ini adalah
salah satu bab terpenting dan kritis
Poin penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah bahwa Manajemen Integrasi
terjadi di semua kelompok proses yaitu Inisiasi, Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantauan dan
Pengendalian dan Penutupan. Manajer proyek terus mengintegrasikan proyek agar tetap saling
berhubungan dan bersatu di semua fase.
 REVIEW PROJECT CHARTER
Piagam Proyek adalah dokumen formal yang memberi wewenang kepada tim proyek
untuk melaksanakan kegiatan proyek dan memberi manajer proyek kemampuan untuk
menerapkan sumber daya organisasi ke kegiatan proyek. Ujian PMP dapat mencakup enam
hingga sepuluh pertanyaan tentang piagam proyek. Pemahaman tentang komponen piagam
proyek, penggunaan efektif setiap komponen dan penerapannya selama proyek sangat penting
untuk menjawab pertanyaan dengan tepat selama ujian PMP Anda.
Mengembangkan piagam proyek melibatkan penilaian kelayakan proyek berdasarkan
kendala yang diberikan dan perencanaan proyek pada tingkat tinggi. Kami tidak membuat
rencana proyek terperinci saat mengembangkan piagam proyek karena umumnya dilakukan
setelah penandatanganan resmi dari sponsor proyek. Penandatanganan resmi memungkinkan
alokasi uang dan sumber daya dan dengan demikian melengkapi pengembangan rencana
proyek yang terperinci. Selama inisiasi proyek, Anda menentukan tujuan, ruang lingkup, risiko,
asumsi, kendala, dan persyaratan tingkat tinggi dengan maksud untuk memeriksa kelayakan
proyek dengan bertemu dengan pemangku kepentingan penting.
Mengembangkan piagam proyek membutuhkan beberapa kegiatan sebagai berikut:
• Identifikasi pemangku kepentingan/pelanggan: Seorang manajer proyek perlu
mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dan pelanggan pada awal proyek.
• Identifikasi ruang lingkup proyek: Pelingkupan adalah kegiatan penting untuk
membuat batasan pekerjaan apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh
dilakukan. Kami akan membahas ruang lingkup proyek secara rinci dalam bab
Manajemen Ruang Lingkup.
• Identifikasi risiko proyek: Mengidentifikasi risiko adalah aktivitas yang sedang
berlangsung dari manajer proyek. Kegiatan ini dimulai dari awal proyek dan berlanjut
sepanjang siklus hidup proyek.
• Identifikasi asumsi proyek: Ada beberapa kegiatan yang dilakukan berdasarkan faktor
organisasi dan lingkungan proyek. Kegiatan ini dilakukan baik karena kebijakan proses
atau asumsi tertentu. Dengan demikian, penting untuk mengungkap semua asumsi. Ini
biasanya dilakukan oleh manajer proyek dalam diskusi dengan pemangku kepentingan
lainnya.
• Identifikasi persyaratan dan tujuan proyek tingkat tinggi: Persyaratan dan tujuan tingkat
terperinci tidak mungkin dilakukan pada tahap proyek ini. Oleh karena itu, Manajer
Proyek harus fokus pada persyaratan dan tujuan proyek tingkat tinggi.
• Identifikasi kriteria keberhasilan proyek: Manajer Proyek juga harus mengidentifikasi
kriteria keberhasilan proyek. Ini digunakan sebagai dasar dan dibandingkan dengan
kinerja proyek yang sebenarnya.
• Dokumentasi elemen yang teridentifikasi: Semua elemen yang teridentifikasi perlu
didokumentasikan untuk membantu membakukan pekerjaan proyek
Hal di atas tidak dapat dilakukan oleh manajer proyek individu. Hal ini memerlukan
pertemuan dengan pemangku kepentingan penting, pakar materi pelajaran, dan orang proses
terkait.
Poin penting untuk diamati adalah bahwa pembuatan piagam proyek mencakup semua area
proyek termasuk, ruang lingkup, risiko, waktu, biaya, kualitas, sumber daya manusia,
komunikasi, dan pengadaan). Sehingga, menjadikan Develop Project Charter sebagai proses
integrasi.
 RESUME DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLANS
Rencana Manajemen sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek. Strategi untuk
melaksanakan dan mengelola proyek dan proses yang terkait dengan bidang pengetahuan ruang
lingkup, jadwal, biaya, kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan pengadaan
didokumentasikan dalam Rencana Manajemen. Dengan demikian, setiap area pengetahuan
memiliki rencana pengelolaan. Saat membuat rencana, manajer proyek harus memikirkan
sebelumnya semua aktivitas yang dia rencanakan untuk dilakukan selama proyek berlangsung.
Misalnya, Anda perlu memikirkan bagaimana Anda akan mengidentifikasi perubahan untuk
proyek ini. Anda perlu memikirkan seluruh aliran proses tentang apa yang akan terjadi setelah
perubahan diidentifikasi. Anda juga perlu memikirkan siapa yang akan menyetujui perubahan
dan dokumen/pelacak mana yang akan digunakan untuk mendokumentasikan dan meninjau
perubahan. Rencana manajemen diperlukan di semua langkah dan berbeda dari satu proyek ke
proyek lainnya.
Tingkat rincian dan format yang digunakan dalam rencana manajemen harus
disesuaikan agar sesuai dengan faktor lingkungan organisasi, kebutuhan proyek dan juga gaya
kerja manajer proyek. Misalnya, sebagai kelanjutan dari contoh Prosedur Manajemen
Perubahan di atas, rencana manajemen harus membahas apa yang terjadi setelah perubahan
diidentifikasi, siapa yang akan mengoordinasikan perubahan yang diminta, siapa yang akan
menyetujui perubahan tersebut, format apa (seperti Change Control Register (CCR ), Formulir
Permintaan Perubahan (CRF) akan digunakan dan siapa yang akan mengimplementasikan
perubahan.
Karena Manajemen Integrasi merupakan tanggung jawab pekerjaan penting dari manajer
proyek, Rencana Manajemen merupakan bagian integral dari pekerjaan manajer proyek.
Rencana manajemen dibuat untuk semua bidang pengetahuan. Setiap rencana manajemen
bersifat futuristik dan jika Anda mendapatkan pertanyaan yang berbicara tentang masalah
dalam proyek, jawabannya mungkin bagi manajer proyek untuk melihat rencana manajemen
untuk melihat bagaimana rencana tersebut mengatakan untuk menangani masalah seperti itu
Atau ketika pekerjaan sedang dilakukan, manajer proyek mungkin mengacu pada rencana
manajemen risiko untuk melihat bagaimana risiko seharusnya diidentifikasi, dilacak, dan
dilaporkan pada proyek.
Baseline (Dasar Pengukuran Kinerja)
Selama tahap perencanaan, ruang lingkup, jadwal dan garis dasar biaya dibuat untuk
dimasukkan dalam rencana manajemen proyek. Manajer proyek mengukur dan melaporkan
kinerja proyek terhadap garis dasar yang diidentifikasi ini.
Dasar Cakupan :
• Pernyataan Ruang Lingkup Proyek
• Kamus WBS
• Struktur Rincian Pekerjaan (WBS)
Baseline Jadwal : Jadwal yang disepakati, termasuk tanggal mulai dan berhenti
Dasar Biaya : Anggaran biaya berbasis waktu (yaitu rencana pengeluaran yang
menunjukkan berapa banyak uang yang tersedia untuk proyek dan kapan dana tersedia)
Note : Ketiga baseline tersebut secara bersama-sama disebut sebagai baseline pengukuran
kinerja.
Salah satu tanggung jawab penting dari seorang manajer proyek adalah
mengidentifikasi dengan jelas, lengkap dan realistis garis dasar untuk ruang lingkup, jadwal
dan anggaran biaya. Pekerjaan manajer proyek tidak berakhir di sini. Kinerjanya sendiri
dan kinerja proyek diukur berdasarkan garis dasar. Hal ini karena bagian penting dari
pengendalian proyek adalah memastikan baseline tercapai. Menyelesaikan proyek sesuai
rencana juga memastikan bahwa sponsor dan juara mendapatkan manfaat penuh dari
proyek yang telah mereka mulai.
Perubahan baseline tidak boleh didorong. Garis dasar adalah dasar dari setiap proyek dan
mengubah garis dasar berarti mengerjakan dasar lagi. Namun, perubahan baseline dapat
diminta secara formal di fase lain seperti pelaksanaan proyek, pemantauan dan
pengendalian.
Penyimpangan dari baseline merupakan penyebab dari ketidaklengkapan identifikasi risiko
dan manajemen risiko. Jadi, jika Anda mendapatkan pertanyaan yang menanyakan apa
yang harus Anda lakukan ketika sebuah proyek menyimpang secara signifikan dari garis
dasar yang ditetapkan, jawaban yang tepat kemungkinan besar adalah tentang meninjau
proses manajemen risiko proyek.
Rencana Manajemen Persyaratan
Rencana manajemen persyaratan menjelaskan bagaimana upaya menganalisis
kebutuhan, keinginan, harapan, dan asumsi pemangku kepentingan akan dilakukan untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mendokumentasikan persyaratan, serta bagaimana
persyaratan akan dikelola dan dikendalikan di seluruh proyek.
Perubahan Rencana Manajemen
Perubahan tidak bisa dihindari dalam sebuah proyek. Memastikan bahwa kami
mengikuti proyek sesuai rencana manajemen proyek lebih penting. Perubahan dapat
memiliki efek positif pada proyek dan juga dapat menyebabkan efek negatif. Saat Anda
bekerja sebagai manajer proyek, Anda tidak hanya diharapkan untuk memfasilitasi
perubahan yang dibuat oleh orang lain, tetapi juga berdiri sebagai barikade untuk
menghindari perubahan yang tidak perlu dan merencanakan proyek yang akan membantu
meminimalkan kebutuhan akan perubahan.
Dalam rencana manajemen perubahan, kami menyertakan proses pengelolaan dan
pengendalian perubahan yang selanjutnya meliputi:
• Ubah prosedur control
• Ubah Papan Kontrol (CCB)
• Tingkat persetujuan untuk mengotorisasi perubahan
• Garis besar rencana tentang bagaimana perubahan dikelola dan dikendalikan
• Rapat dan rencana komunikasi mengenai perubahan
 • Alat dan aplikasi yang digunakan oleh organisasi untuk melacak dan mengontrol
perubahan
Rencana Manajemen Konfigurasi
Rencana manajemen konfigurasi adalah rencana untuk mengelola perubahan pada
kiriman dan dokumentasi yang dihasilkan, termasuk alat organisasi yang akan Anda gunakan
saat mengelola perubahan ini. Rencana ini membantu setiap orang mengetahui berbagai versi
ruang lingkup, jadwal, dan komponen lain dari rencana manajemen proyek.
Sistem Manajemen Konfigurasi
Sistem Manajemen Konfigurasi adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen
Proyek (PMIS). Seperti sistem kontrol perubahan, ini berisi alat dan metode untuk melacak dan
mengendalikan evolusi dokumentasi proyek dan termasuk alat, proses, dan prosedur
manajemen konfigurasi standar organisasi.
Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek
Rencana manajemen proyek dibuat dengan melengkapi ruang lingkup, jadwal, dan
garis dasar biaya. Sebagai langkah selanjutnya, pemangku kepentingan utama dan sponsor
menyetujui rencana manajemen proyek. Proses penyelesaian rencana manajemen proyek yang
memiliki dukungan pemangku kepentingan, disetujui, realistis, dan formal ini merupakan
keluaran dari Rencana Manajemen Proyek Kembangkan.
Penandatanganan melalui perubahan pada tahap selanjutnya. rencana manajemen
proyek bertindak sebagai alat untuk mengelola proyek setiap hari. Ini adalah dokumen yang
memberikan arahan kepada semua pemangku kepentingan. Rencana ini perlu dipikirkan dari
perspektif end-to-end dan harus lengkap. Mungkin
Seperti yang Anda lihat pada diagram, pelanggan adalah pencetusnya. Dia
memberikan pernyataan kerja. Faktor lingkungan organisasi memberikan budaya perusahaan,
sistem yang ada, proses, prosedur, dan informasi sejarah. Ini digunakan oleh manajer proyek
untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan mendokumentasikan piagam proyek.
Sponsor menandatangani piagam dan manajer proyek kemudian mengembangkan rencana
manajemen proyek.
Komponen Tambahan Rencana
Selain 10 rencana anak perusahaan dan 3 baseline, komponen tambahan juga dibuat
dan diintegrasikan dengan rencana manajemen proyek secara keseluruhan. Komponen
tambahan adalah 6 yang meliputi berikut ini selain dari rencana manajemen perubahan dan
konfigurasi yang dijelaskan sebelumnya:
• Baseline pengukuran kinerja – ini adalah integrasi dari 3 baseline yang berfungsi
sebagai ukuran referensi untuk membandingkan kinerja proyek pada interval yang
direncanakan dalam proyek
• Siklus hidup proyek – ini menjelaskan fase proyek
• Pendekatan pengembangan – ini mungkin prediktif, iteratif, gesit atau hibrida
• Tinjauan manajemen - ini menjelaskan poin tinjauan proyek
 RESUME DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK
Integrasi semua pekerjaan pelaksanaan untuk mencapai rencana manajemen proyek
dan menghasilkan kiriman adalah dua kegiatan penting dari Direct and Manage Project
Execution. Meminta perubahan dan menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan oleh permintaan
perubahan yang disetujui terlibat dalam Direct and Manage Project Execution. Mengarahkan
dan Mengelola proses Eksekusi Proyek dan proses Monitor dan Kontrol Pekerjaan Proyek
memerlukan upaya yang cukup besar selama proyek berlangsung.
Proses Langsung dan Kelola Eksekusi Proyek melibatkan:
• Mengelola anggota proyek / pemangku kepentingan / lainnya
• Melaksanakan tugas
• Perbaikan proses
• Ubah manajemen
• Membantu tim untuk menyelesaikan pekerjaan
• Memastikan tim dikalibrasi, fokus, dan terinformasi
Dalam proses Langsung dan Kelola Eksekusi Proyek, peran manajer proyek meliputi:
• Fasilitasi yang efektif
• Komunikasi yang efektif
• Menjaga proyek di jalur sesuai jadwal
• Meningkatkan efisiensi dengan melakukan perbaikan proses
Untuk tugas-tugas yang dilakukan oleh manajer proyek, diasumsikan bahwa selama
pelaksanaan proyek, cukup waktu dihabiskan untuk mengatur jadwal, anggaran, kualitas,
risiko, dan semua bidang pengetahuan. Sebagian besar manajer proyek tidak terbiasa dengan
pendekatan pengelolaan proyek ini. Mereka cenderung mengelola proyek secara keseluruhan
daripada memberikan perhatian pada area pengetahuan individu. Hal ini juga menunjukkan
bahwa waktu yang cukup tidak diberikan untuk memahami dampak dari satu bidang
pengetahuan di bidang lain (misalnya masalah manajemen mutu dapat mempengaruhi
manajemen risiko dan jadwal proyek).
Pada waktunya, manajer proyek juga ketinggalan untuk memikirkan beberapa bidang
pengetahuan. Hal ini menjadikan area pengetahuan manajemen integrasi sebagai salah satu
area paling kritis yang mengharuskan manajer proyek untuk mengingat semua area
pengetahuan setiap saat.
 RESUME MANAGING PROJECT KNOWLEDGE
Proyek mendapat manfaat dengan memanfaatkan pengetahuan organisasi yang ada
dan menciptakan pengetahuan baru dalam proyek untuk meningkatkan hasil proyek dan fase
proyek di masa depan. Pengetahuan terdiri dari dua jenis:
• Pengetahuan eksplisit – ini dapat didokumentasikan (dikodifikasi) dengan mudah
dalam kata-kata, gambar, dll. Tetapi ini tidak dapat mencakup pengetahuan untuk
semua konteks, misalnya – semua skenario dari satu proses. Untuk ini, kami
membutuhkan pengetahuan tacit.
• Pengetahuan tacit – ini ada di benak para ahli yang mengerti bagaimana menggunakan
pengetahuan untuk berbagai konteks atau situasi. Tetapi ini sulit untuk dikodifikasi
karena tergantung pada pengalaman dan kepercayaan, dll.
Berbagi pengetahuan dan integrasi dari berbagai bidang diperlukan saat menggunakan
kembali pengetahuan yang ada atau menciptakan pengetahuan baru. Lingkungan kepercayaan
dan keamanan sangat penting untuk berbagi pengetahuan. Pengelolaan pengetahuan paling
baik dilakukan secara tatap muka, misalnya dengan berjejaring, forum diskusi, lokakarya, work
shadowing, kafe pengetahuan, pelatihan interaktif, kelompok kepentingan atau komunitas.
Sedangkan pengelolaan informasi memerlukan penggunaan layanan perpustakaan atau daftar
pembelajaran, pencarian web dan membaca artikel. Akhirnya, pengetahuan harus tetap up-to-
date dan harus digunakan. Karena itu, manajer proyek harus menunjukkan kepemimpinan.
 RESUME MONITOR AND CONTROLTHE PROJECT WORK
Pemantauan dan Pengendalian Pekerjaan Proyek melibatkan pelacakan kinerja proyek
yang sebenarnya dengan kegiatan manajemen proyek yang direncanakan. Ini terutama dapat
dilihat sebagai fungsi Kontrol yang berlangsung di semua tahap proyek yaitu dari Inisiasi
hingga Penutupan. Untuk proyek kecil, pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek relatif
merupakan tugas yang mudah. Namun, Manajemen Proyek lebih ketat diperlukan untuk proyek
besar di mana manajer proyek memerlukan upaya formal untuk memantau dan mengontrol
bagaimana proses berjalan, sehingga tidak akan terlibat secara pribadi dalam melakukan
pekerjaan proyek dalam proyek besar.
Beberapa output dari Monitor and Control Project Work antara lain:
• Permintaan Perubahan (termasuk CAPA dan perbaikan cacat, CAPA – Tindakan Benar
dan Pencegahan)
• Pembaruan pada rencana manajemen proyek
• Pembaruan untuk dokumen proyek
Manajer proyek harus menyeimbangkan persyaratan bidang pengetahuan yang berbeda
untuk mengendalikan proyek melalui pekerjaan proyek Monitor and Control. Manajer Proyek
membuat ukuran kinerja atau menggunakan ukuran kinerja organisasi yang ada untuk
mengidentifikasi kinerja proyek secara berkala selama proyek berlangsung.
Pemantauan dan Pengendalian pekerjaan proyek melibatkan pemantauan setiap ukuran
kinerja lain yang telah dibuat atau digunakan oleh manajer proyek untuk proyek ini.

Ada beberapa aspek penting dan kritis dalam monitor dan kontrol dalam project
▪ Perubahan Permintaan
Perubahan tidak bisa dihindari. Terlepas dari perencanaan proyek hingga detail terkecil,
seorang manajer proyek akan menemukan perubahan selama proyek berlangsung.
Perubahan ini merupakan tambahan untuk proyek. Mereka juga dapat mengubah kebijakan
dan prosedur yang ada yang digunakan pada proyek.
▪ Aksi Pencegahan
Mengambil tindakan korektif adalah pendekatan reaktif sedangkan mengambil
tindakan pencegahan adalah pendekatan proaktif. Ini berarti berurusan dengan
penyimpangan yang diantisipasi atau mungkin dari baseline pengukuran kinerja.
Mengetahui kapan harus mengambil tindakan preventif membutuhkan lebih banyak
pengalaman daripada sekadar pemahaman tentang kerangka manajemen proyek, oleh
karena itu, proses mengambil tindakan preventif tidak sejelas tindakan korektif. Beberapa
contoh tindakan preventif antara lain :
- Mengganti vendor karena produk mereka hampir gagal memenuhi kriteria
penerimaan
- Keterampilan silang anggota tim pada tugas khusus tertentu untuk mengelola
staf dan bekerja jika staf khusus secara tidak sengaja jatuh sakit atau tidak
masuk kerja
 - Perform Integrated Change Control juga akan berlaku untuk setiap tindakan
pencegahan. Tindakan pencegahan dapat mengubah rencana manajemen
proyek, garis dasar, kebijakan atau prosedur, piagam, kontrak, atau pernyataan
kerja.

▪ Memperbaiki Barang Cacat

Ketika komponen proyek tidak menghasilkan output yang dibutuhkan atau tidak
memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan, perbaikan cacat dapat diminta. Perbaikan cacat
dapat mengubah rencana manajemen proyek, garis dasar, kebijakan atau prosedur,
piagam, kontrak, atau pernyataan kerja, oleh karena itu, harus melalui Proses Kontrol
Perubahan Lakukan Terpadu.
 RESUME PERFORM INTERGRATED CHANGE CONTROL
Fokus utama dari Integrated Change Control adalah mengukur dampak perubahan pada
semua batasan proyek. Perubahan pada bagian mana pun dari proyek dapat diminta selama
proyek berlangsung, terutama selama fase pelaksanaan dan pemantauan dan pengendalian
proyek. Tidak perlu menjalankan semua perubahan. Dalam Perform Integrated Change
Control, perubahan diterima atau ditolak berdasarkan evaluasi dan dampaknya.
Ada dua prasyarat untuk mengukur dampak perubahan:
• Rencana manajemen proyek yang realistis untuk digunakan sebagai garis dasar
• Cakupan produk dan proses yang lengkap (sebagaimana berlaku)
Karena perubahan tidak dapat dihindari, manajer proyek harus bekerja untuk mencegah
akar penyebab perubahan jika memungkinkan. Sebagian besar kasus menunjukkan
perencanaan proyek yang tidak tepat menghasilkan permintaan perubahan. Meskipun
perubahan dapat terjadi, hal itu tidak dianjurkan dan penanganan perubahan yang mungkin
terjadi harus direncanakan, dikelola, dan dikendalikan.
Mungkin ada antara 18-25 pertanyaan dari topik ini dalam ujian. Oleh karena itu, ini adalah
salah satu topik yang paling penting untuk dipahami.
Untuk mengontrol perubahan pada proyek, manajer proyek harus:
• Identifikasi semua persyaratan di awal
• Secara komprehensif mengidentifikasi semua risiko yang terkait dengan proyek
• Tetapkan faktor waktu dan biaya
• Menetapkan Proses Manajemen Perubahan
• Ikuti proses manajemen perubahan
• Miliki template yang diperlukan untuk membuat permintaan perubahan
• Identifikasi peran dan tanggung jawab yang jelas di antara pemangku kepentingan
untuk menyetujui perubahan
• Jika sejumlah perubahan menjadi tidak proporsional, evaluasi ulang kasus bisnis
• Pertimbangkan untuk menghentikan proyek (jika diperlukan) jika jumlah perubahan
tidak proporsional
• Pastikan hanya perubahan yang disetujui yang ditambahkan ke garis dasar
Perubahan dapat memiliki dua kategori: yang berdampak pada rencana manajemen proyek,
garis dasar, kebijakan dan prosedur, piagam, kontrak, atau pernyataan kerja dan yang tidak
memengaruhi semua ini.
➢ Mengganti kontrol pada board
Berdasarkan tingkat otoritas manajer proyek, mungkin diminta untuk memfasilitasi
keputusan tentang beberapa perubahan, daripada benar-benar membuat keputusan. Oleh karena
itu, ada kebutuhan untuk mengubah papan kontrol. Tinjauan dan analisis permintaan perubahan
dilakukan oleh dewan. Dewan dapat menyetujui atau menolak permintaan perubahan. Dewan
dapat mencakup banyak pemangku kepentingan termasuk pelanggan, pakar, sponsor, manajer
fungsional, manajer proyek, dll.
 ➢ Proses untuk Membuat Perubahan
Sangat penting untuk mencegah akar penyebab yang membuat perubahan terjadi.
Mengelola perubahan datang kemudian, hal pertama yang harus dilakukan manajer proyek
adalah menghilangkan kebutuhan akan perubahan. Langkah selanjutnya adalah
mengidentifikasi perubahan. Penggagas perubahan bisa jadi manajer proyek, sponsor, tim,
manajemen, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya. Manajer proyek dapat proaktif
untuk mengidentifikasi perubahan dari semua sumber ini. Jika ia mampu mengidentifikasi
perubahan sejak dini, dampak perubahan tersebut akan berkurang. Identifikasi dampak
perubahan adalah langkah ketiga. Langkah keempat adalah Membuat Permintaan Perubahan.
Proses membuat perubahan harus mengikuti rencana manajemen perubahan. Langkah
selanjutnya (kelima) adalah melakukan kontrol perubahan terintegrasi.
Perform Integrated Change Control mencari jawaban atas pertanyaan kunci:
Bagaimana perubahan akan memengaruhi batasan proyek lainnya? Untuk mengatasinya, hal
pertama yang harus dilakukan adalah Assess The Change. Langkah selanjutnya adalah Mencari
Pilihan. Yang ketiga adalah memeriksa apakah perubahan disetujui atau ditolak dan poin
terakhir adalah mendokumentasikan perubahan dalam sistem kontrol perubahan.
 RESUME PROJECT CLOSE OR PHASE
Apa itu project close project or phase ?
Penutupan proyek adalah fase terakhir dari sebuah proyek. Saat itulah manajer proyek
memverifikasi bahwa klien, pemangku kepentingan, atau pelanggan telah menerima hasil
proyek. Jika proyek atau produk sedang berlangsung setelah proyek selesai, maka
pemeliharaan harus diatur.
Manajer proyek juga akan meninjau keseluruhan proyek sebelum menutupnya, menilai kinerja,
dan membandingkannya dengan baseline. Tim proyek akan menjadi bagian dari proses ini,
menawarkan pengamatan dan umpan balik mereka, yang dikumpulkan dalam dokumen
pembelajaran. Ini memberikan panduan untuk proyek-proyek masa depan.
Pentingnya penutupan proyek lebih dari sekadar menandatangani semua dokumentasi,
memenuhi kontrak apa pun dengan vendor, dan melepaskan tim untuk berpartisipasi dalam
proyek lain. Itu memastikan bahwa tujuan awal proyek telah terpenuhi dan mengikat setiap
jalan keluar, seperti risiko atau masalah yang tetap terbuka.

Langkah penutupan project

1. Menyusun Post Mortem
Mengelola proyek bukan hanya tentang tugas dan sumber daya, anggaran, dan tenggat
waktu, ini adalah pengalaman yang dapat terus dipelajari. Meskipun seharusnya belajar
sepanjang proyek, sekarang adalah waktu yang tepat untuk melihat ke belakang tanpa
tekanan dan gangguan yang mungkin telah menumpulkan fokus.
2. Dokumen Lengkap
Sebagaimana dicatat, proyek menghasilkan rim dokumen. Dokumen-dokumen ini
harus mendapatkan tanda tangan dan persetujuan dari para pemangku kepentingan.
Semuanya perlu diperhatikan dan harus ditandatangani, yang merupakan bukti sah yang
sebenarnya dibuat oleh dokumen-dokumen ini. Itu termasuk menutup semua kontrak
yang mungkin telah dibuat dengan mitra internal atau vendor atau sumber daya lain
yang ada pada kontrak.
Ini termasuk menangani semua pembayaran terutang. lebih memastikan bahwa semua
tagihan, komisi, biaya, bonus, apa pun yang dimiliki, dibayar. Selesaikan semua biaya
yang terkait dengan proyek. Belum selesai kalau belum dibayar.
3. Melepaskan Sumber Daya

Mengumpulkan tim untuk proyek tersebut, dan sekarang harus membebaskan mereka.
Ini adalah proses formal, dan krusial, yang membebaskan mereka untuk proyek
selanjutnya. Setiap tim disatukan untuk memadukan keterampilan dan pengalaman
yang mereka bawa ke sebuah proyek. Proyek menentukan anggota tim yang ingin Anda
ajak bekerja sama, dan setiap proyek akan sedikit berbeda, yang akan tercermin dalam
tim yang disewa untuk melaksanakannya.
 4. Menyimpan Dokumen
Ada pelajaran yang bisa dipetik dari proyek lama, itulah sebabnya bertemu dengan tim
secara teratur selama proyek berlangsung dan meninjau kembali proses setelahnya.
Namun, jika tidak memiliki arsip untuk menarik catatan lama, maka pengetahuan apa
pun yang diperoleh akan hilang karena organisasi dan manajemen yang buruk. bekerja
keras untuk memiliki dokumentasi proyek yang hebat, jangan sampai hilang.

Daftar Periksa Penutupan Proyek

Untuk memastikan sebelum menutup proyek dengan benar, kita dapat melakukan penutupan
proyek langkah demi langkah ini.
1. Mulailah dari awal dengan dokumen lingkup proyek yang dibuat dan pastikan dapat
memenuhi semua persyaratan yang tercantum di sana.
2. Pastikan bahwa semua kiriman telah diserahkan dan ditandatangani oleh pemangku
kepentingan, mendapatkan persetujuan dan kepuasan mereka.
3. Dokumen proyek lainnya juga harus ditandatangani oleh orang yang tepat, termasuk
kontrak dan perjanjian yang belum diselesaikan dengan vendor dan kontraktor lainnya.
4. Setelah dokumen ditandatangani, proses dan lunasi semua faktur dan tutup semua
kontrak terkait proyek.
5. Tambahkan semua dokumen bersama-sama, termasuk menyelesaikan semua laporan
proyek, lalu atur dan arsipkan sebagai data historis untuk digunakan sebagai referensi
di masa mendatang.
6. Gunakan dokumen yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan
pelajaran selama proyek berlangsung, termasuk umpan balik dari pemangku
kepentingan, sehingga tidak membuat kesalahan yang sama di proyek mendatang.
7. Tetapkan orang pendukung transisi untuk mengawal proyek setelah selesai sehingga
penutupan proyek menyeluruh.
8. Lepaskan atau tetapkan kembali sumber daya proyek, yang mencakup tim dan personel
proyek lainnya serta peralatan atau persewaan lokasi apa pun yang digunakan untuk
proyek tersebut.
9. Jika belum pernah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, dapatkan satu,
karena membantu mengontrol tidak hanya siklus hidup proyek tetapi juga proses
penutupan proyek secara menyeluruh.
10. Terakhir, tetapi mungkin yang paling penting, rayakan bersama tim proyek. Mereka
melakukan pekerjaan itu dan pantas mendapat pujian dan kesempatan untuk
mengeluarkan tenaga sampai proyek berikutnya dimulai.