Cara menggunakan templat rencana

peningkatan kinerja (PIP)

Tim Asana • 18 Desember 2022 • 6 menit membaca

Ringkasan

Rencana peningkatan kinerja (PIP) adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat
langkah-langkah individual dan dapat ditindaklanjuti untuk membantu anggota tim
membuat kemajuan di tempat kerja. PIP dapat bermanfaat bagi anggota tim yang menurut
Anda akan mendapat manfaat dari rencana tindakan terstruktur. Gunakan artikel ini untuk
mempelajari bagaimana PIP dapat bermanfaat bagi tim Anda.

Tidak pernah mudah memberi tahu seseorang di tim Anda bahwa mereka perlu berkembang.
Namun terkadang, itu tidak bisa dihindari. Ketika seseorang ADALAH kinerjanya buruk,
Anda harus melakukan percakapan itu. Tetapi ketika Anda membuat percakapan itu dapat
ditindaklanjuti dan memberi mereka jalur yang jelas menuju perbaikan, Anda menawarkan
mereka kesempatan untuk memulai (atau memulai kembali) berhasil dalam tim.
Rencana peningkatan kinerja (PIP) adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk membantu
anggota tim yang tidak seimbang menemukan pusat mereka . Baca terus untuk mengetahui
apa yang harus disertakan dalam template rencana peningkatan kinerja dan bagaimana alat ini
dapat memperkuat tim Anda.

Apa itu rencana peningkatan kinerja?

Rencana peningkatan kinerja (PIP) adalah alat motivasi yang menawarkan langkah-langkah
individual dan dapat ditindaklanjuti bagi anggota tim untuk mencapai sasaran kinerja. Jika
Anda memiliki anggota tim yang tidak mencapai tujuan, Anda dapat menggunakan PIP
sebagai peluang untuk meningkatkan diri melalui langkah-langkah tindakan yang
disesuaikan.
Biasanya, Anda akan bertemu dengan anggota tim satu per satu untuk membahas masalah
kinerja dan bekerja dengan anggota tim tersebut untuk membuat PIP. PIP harus mencakup
rencana terstruktur untuk masa depan dan tujuan yang dapat dicapai .
Anda mungkin bertanya-tanya kapan harus menggunakan rencana peningkatan kinerja versus
mengambil rute yang kurang formal atau lebih serius. PIP dapat berguna dalam skenario
berikut:
 Ketika seorang anggota tim memiliki masalah kinerja yang konsisten
 Saat Anda merasa dapat memperbaiki masalah kinerja anggota tim dengan rencana
tindakan
 Setelah Anda menyediakan semua akomodasi yang wajar untuk anggota tim
 Setelah Anda memberikan semua pelatihan yang diperlukan untuk posisi tersebut
Beberapa anggota tim berkinerja buruk di tempat kerja karena mereka kekurangan struktur,
tetapi dapat berkembang dengan penerapan yang tepat. Itulah yang ingin disediakan oleh PIP.

Kiat untuk dipertimbangkan sebelum

menerapkan rencana peningkatan kinerja
Hal terpenting untuk diingat sebelum Anda masuk ke percakapan ini adalah bahwa PIP
dirancang untuk membantu anggota tim menjadi lebih baik. Anggap ini sebagai percakapan
di mana Anda menawarkan umpan balik yang konstruktif dan membuat langkah nyata
selanjutnya untuk perbaikan. Kiat-kiat di bawah ini dapat memudahkan Anda melakukan
percakapan dengan pikiran terbuka dan membantu anggota tim mencerna informasi secara
efektif.
 Persiapkan anggota tim Anda: Jika ini adalah percakapan PIP pertama Anda, Anda
mungkin ingin membicarakannya tanpa memberi tahu anggota tim Anda, tetapi
dengan mempersiapkan anggota tim Anda, Anda dapat memfokuskan percakapan
pada peningkatan yang konstruktif. Terlepas dari bagaimana Anda memulai
pembicaraan, pastikan untuk mendorong komunikasi yang kuat di tempat kerja
sehingga mereka merasa nyaman untuk mengekspresikan diri.
 Dengarkan secara aktif : Setelah Anda bertatap muka, tujuan Anda seharusnya
adalah mendengarkan dan mencoba memahami. Alih-alih menyalahkan, minta
mereka untuk menjelaskan situasi dan apa pun yang mungkin berkontribusi pada
masalah kinerja mereka. Berbicara secara individu kepada mereka dapat
mengungkapkan masalah yang tidak Anda sadari sebelumnya, yang dapat
memengaruhi rencana peningkatan kinerja yang Anda buat bersama.
  Tetap positif: Saat Anda memberikan umpan balik yang konstruktif kepada anggota
tim, pertahankan sikap positif. PIP memang menakutkan, tetapi pada intinya PIP juga
merupakan kesempatan untuk berkembang.
 Temukan akar penyebab masalah: Memahami akar penyebab masalah performa
kerja sangatlah penting, dan pertemuan empat mata bisa menjadi tempat yang tepat
untuk menggali lebih dalam. Anda mungkin melihat perilaku atau tindakan yang
berasal dari akar penyebab situasional atau pribadi. Mendapatkan alasan inti itu dapat
membantu Anda mengembangkan rencana tindakan yang lebih tepat.
 Tentukan jalur yang jelas menuju sukses: Memberi tahu anggota tim apa yang
mereka lakukan salah tidak akan membantu kecuali jika Anda menawarkan cara
untuk melakukan yang lebih baik. Di sinilah rencana aksi PIP menjadi berguna.
 Jelaskan bahwa Anda akan meninjau kemajuan mereka: Saat anggota tim Anda
mengerjakan langkah-langkah di PIP mereka, beri tahu mereka bahwa Anda akan
berada di sana untuk meninjau kemajuan mereka dan memotivasi mereka sepanjang
proses. Ini akan membuat mereka tahu bahwa mereka tidak sendirian dalam
perjalanan ini. Ini juga akan membantu mereka tetap bertanggung jawab dan tetap
pada jalurnya dengan tujuan mereka.

Apa yang termasuk dalam rencana

peningkatan kinerja?
Sebelum Anda menyesuaikan rencana peningkatan kinerja, penting untuk memahami apa
yang biasanya terjadi. Saat Anda menyusun template Anda, ingatlah daftar periksa ini.
  Pernyataan harapan perusahaan: Ini mungkin merupakan pernyataan standar
tentang harapan perusahaan Anda untuk kinerja kerja anggota tim.
 Ikhtisar kinerja: Bagian ini harus menyoroti kinerja anggota tim tersebut
dibandingkan dengan ekspektasi peran mereka.
 Rencana tindakan: Berikan item tindakan dengan langkah-langkah terukur untuk
dipenuhi oleh anggota tim. Jika memungkinkan, bingkai tujuan ini sebagai tujuan
SMART.
 Jadwal tindak lanjut: "T" di SMART berarti terikat waktu. Setiap template PIP
harus menyertakan garis waktu dengan tonggak kemajuan .
 Konsekuensi: Bagian PIP ini menjelaskan apa yang mungkin terjadi jika PIP terbukti
tidak efektif. Ini mungkin termasuk eskalasi lebih lanjut atau kemungkinan
penghentian.

Cara menulis rencana peningkatan kinerja

Menulis rencana peningkatan kinerja akan membutuhkan pertemuan yang bijaksana dengan
anggota tim Anda. Sebelum rapat, siapkan bukti apa yang Anda miliki untuk mendukung
klaim masalah kinerja anggota tim Anda. Kemudian selama rapat, Anda dan anggota tim
Anda dapat mengerjakan komponen yang tercantum di atas satu per satu. Gunakan langkah-
langkah di bawah ini untuk menyusun PIP selama rapat.

1. Tinjau perusahaan dan peran serta harapan

Langkah pertama dalam menulis PIP adalah memenuhi ekspektasi. Meskipun anggota tim
mungkin memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda , Anda harus memiliki cara
umum untuk menentukan apa yang Anda harapkan dan apa yang memenuhi syarat sebagai
berkinerja buruk.
Pernyataan ini akan berfungsi sebagai perbandingan dan dapat membantu Anda menjelaskan
setiap masalah unik yang dihadapi anggota tim Anda. PIP tidak boleh menjadi anggota tim
yang pertama kali melihat pernyataan ini. Jika Anda ingin anggota tim memenuhi ekspektasi,
Anda harus memperjelas ekspektasi tersebut sejak awal dan sering.
Tip: Perusahaan harus memiliki dokumentasi formal tentang harapan mereka terhadap
anggota tim. Pastikan anggota tim Anda selalu memiliki akses ke ekspektasi ini, bahkan saat
mereka tidak mengalami masalah kinerja. Dengan begitu, setiap orang dapat tetap mendapat
informasi tentang apa yang diharapkan dari mereka.

2. Identifikasi area untuk perbaikan

Setelah Anda meninjau ekspektasi perusahaan, identifikasi area spesifik yang perlu
diperbaiki. Ini berarti membuat daftar cara-cara spesifik yang anggota tim ini tidak memenuhi
harapan dan memberikan contoh kinerja mereka.
Meskipun Anda perlu menunjukkan masalah dalam PIP untuk membantu anggota tim yang
kesulitan, Anda juga dapat membingkai bagian ini agar bermanfaat dan dapat ditindaklanjuti.
Tips untuk membuat bagian ini lebih konstruktif antara lain:
 Ungkapkan keyakinan Anda pada anggota tim untuk berbuat lebih baik
 Hanya nyatakan masalah objektif
 Selalu sertakan detail dan fakta untuk mendukung masalah yang Anda rujuk
 Fokus pada masalah yang memiliki solusi yang jelas
 Jangan tunjukkan masalah yang berasal dari perbedaan pendapat atau kekurangan
yang tidak dapat dikendalikan oleh anggota tim
 Cari akar penyebab dari setiap masalah untuk mengidentifikasi solusi jangka panjang.
Kiat: PIP harus didasarkan pada objektivitas dan menyertakan fakta—bukan opini subjektif
berdasarkan versi Anda sendiri tentang seperti apa kesuksesan itu. Anda dapat menghindari
bias yang tidak disadari ini yang dikenal sebagai bias penilai istimewa dengan menetapkan
kriteria penilaian yang spesifik dan jelas dan melakukan tinjauan multi-penilai untuk
mengumpulkan data kinerja.

3. Buat rencana tindakan

Setiap PIP harus menyertakan rencana tindakan terperinci tentang bagaimana anggota tim
dapat meningkat. Rencana aksi ini dapat mencakup tujuan, tonggak kemajuan, dan pelatihan
tambahan.
Secara khusus, pastikan tujuan yang Anda tetapkan SMART. Sasaran SMART bersifat
spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Struktur sasaran SMART sangat
ideal saat membuat rencana aksi karena memberikan tujuan terukur untuk diperiksa. Ini
membuat proses tindak lanjut terasa lebih terstruktur dan nyata.
Kiat: Lacak rencana tindakan Anda di sumber kebenaran utama, seperti alat manajemen
proyek . Pastikan Anda dan anggota tim Anda memiliki akses ke alat tersebut, sehingga Anda
dapat melihat pembaruan dan melakukan perubahan secara waktu nyata. Kemudian, gunakan
bagan Gantt untuk memvisualisasikan pencapaian dan melacak kemajuan saat Anda
melakukannya.
4. Tetapkan jadwal tindak lanjut
Setiap PIP harus memiliki jadwal tindak lanjut yang selaras dengan rencana tindakan Anda.
Jadwal ini harus mencakup check-in dan pendampingan dengan waktu yang teratur di seluruh
rencana peningkatan kinerja.
Jadwal akan membuat anggota tim bertanggung jawab atas tujuan mereka dan memberikan
tanggal target kapan Anda berharap untuk melihat peningkatan. Ini juga akan memberikan
kejelasan dan struktur saat Anda check in dan mendukung mereka selama proses
peningkatan.
Tips: Buat jadwal dan tugas dengan pengingat untuk check-in Anda berikutnya. Ini akan
memberi anggota tim Anda sesuatu yang dinanti-nantikan sehingga mereka merasa
termotivasi untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka.

5. Tentukan langkah selanjutnya

Di bagian ini, Anda akan menjelaskan apa yang mungkin terjadi jika PIP tidak efektif. Jika
seorang anggota tim tidak dapat membuat peningkatan yang berarti dan terukur, maka posisi
tersebut mungkin tidak cocok untuk mereka. Konsultasikan dengan tim SDM atau pimpinan
departemen Anda untuk langkah selanjutnya.

Contoh PIP dan template gratis

Di bawah, Anda akan melihat contoh rencana peningkatan kinerja.
Contoh skenario: Sally saat ini tidak memenuhi ekspektasi perusahaan karena dia sering
melewatkan tenggat waktu, melewatkan rapat tim, dan gagal berkontribusi pada proyek tim.
Penampilannya harus meningkat jika dia ingin tetap dalam peran ini, tetapi manajernya, Kat,
menganggap peningkatan itu mungkin dilakukan. Akar penyebab buruknya kinerja Sally
tampaknya mudah diperbaiki. Dengan manajemen tugas yang lebih baik, kolaborasi tim, dan
bimbingan dari Kat, Sally seharusnya bisa unggul seiring berjalannya waktu.
Contoh rencana aksi/sasaran SMART: Dalam 3 bulan ke depan, Sally akan memenuhi
semua tenggat waktu, menghadiri semua rapat yang dijadwalkan, dan berkontribusi pada
setidaknya satu proyek tim.
Cara melacak tujuan PIP
Salah satu bagian terpenting dari proses PIP adalah memantau kemajuan anggota tim Anda
dari waktu ke waktu. Tanpa langkah ini, Anda tidak akan tahu apakah PIP berfungsi.
Untuk melakukan ini, pastikan tujuan dan rencana tindakan Anda hidup di tempat yang sama.
Terlalu sering, penetapan tujuan terjadi di spreadsheet atau dek slide, yang dipisahkan dan
dipisahkan dari pekerjaan sebenarnya yang terjadi. Tanpa hubungan antara tujuan dan tugas,
anggota tim Anda tidak akan dapat melihat dengan jelas bagaimana kemajuan mereka dan—
yang paling penting—meningkat.
Itulah mengapa di Asana, kami mengintegrasikan tujuan ke dalam produk kami. Dengan
memvisualisasikan tujuan dan tugas berdampingan, anggota tim dapat:
 Buat anggota tim bertanggung jawab atas tenggat waktu mereka
  Pantau kemajuan anggota tim secara real time
 Lacak sasaran peningkatan terhadap tinjauan kinerja sebelumnya
 Jadwalkan pertemuan tindak lanjut
 Sertakan anggota tim dalam proses ini untuk transparansi penuh

Lacak kemajuan PIP dengan perangkat

lunak manajemen kerja
PIP dapat membangkitkan rasa urgensi dan motivasi dalam anggota tim yang berjuang untuk
mendorong mereka melakukan yang terbaik. Saat Anda membantu orang-orang ini
menetapkan sasaran kinerja, gunakan alat seperti Asana untuk melihat mereka berhasil dalam
waktu nyata dan mendorong mereka untuk terus maju.