PELAYANAN PENDAFTARAN

SOP
No. Dokumen :…………………..
No. Revisi :-
Tgl terbit :…………………
Halaman :1/6
Ditetapkan oleh

KLINIK PRATAMA
MEDISSRA

Dr. RIKA CORNELLIA

1. Pengertian Pendataran adalah awal kegiatan rekam medis yang dilakukan sebagai sumber
informasi dalam memperoleh data pasien yang memerlukan pelayanan
kesehatan di Klinik Medissra
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pelayananan pendaftaran kepada
semua pasien yang berkunjung
3. Kebijakan Keputusan Penanggung Jawab Klinik Medissra Nomor: /SK/MDS/ /2023
Tentang Prosedur Pendaftaran Di Klinik Medissra.
4. Referensi 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1999, tentang
Perlindungan Konsumen;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2009, tentang Praktik
Kedokteran;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009, tentang
Kesehatan;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Indonesia Nomor 269 Tahun 2008, tentang
Rekam Medis;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017,
tentang Keselamatan Pasien.
5. Alat dan Bahan 1. Kartu tanda pengenal pasien
2. Buku Register kunjungan
3. Kartu status rekam medis
4. Alat tulis
5. Komputer
6. Prosedur Pasien Baru
Yang dilakukan pasien
1. Pasien melakukan pendaftaran diloket pendaftaran dengan menujukkan
kartu tanda pengenal (KTP /BPJS/KIS/KK dll) dan menunggu giliran
antrian
Yang dilakukan Petugas
1. Petugas menerima pasien dan menanyakan keperluan kunjungan kepada
pasien atau keluarga pasien
2. Petugas menanyakan kepada pasien apakah sudah atau belum pernah
berkunjung ke Klinik
3. Petugas mendaftar pasien dengan kartu identitas pasien (KTP/
BPJS/KIS/KK dll)
4. Bagi peserta BPJS yang menunjukkan kartu kepesertaan akan di lakukan
pengecekan dan pendaftaran di aplikasi P-CARE
5. Jika kartu kepesertaan tidak aktif maka pasien di kategorikan pasien umum
jika bersedia, atau diarahkan untuk kembali ke klinik jika kartu sudah aktif
kembali
6. Petugas mengisi status rekam medis sesuai identitas pasien
7. Tanyakan Poli/layanan kesehatan yang ingin dituju oleh pasien
8. Petugas membuat Kartu berobat/kunjungan pasien sesuai dengan identitas
pasien meliputi :
a. Nama pasien
b. Alamat Pasien
c. Nomor Indeks/ Rekam Medik
d. Jenis kunjungan pasien umum / BPJS
9. Buat status rekam medis
a. Tulis nomor indeks/rekam medik
b. Tulis nama pasien
c. Tulis usia pasien
d. Tulis alamat
e. Tulis pekerjaan
f. Tulis Golongan Kunjungan dll
g. Tulis nomor handphone
h. Tulis alergi obat pasien jika ada
10. Tulis hari, tanggal, dan jam pelayanan di lembar status pasien
11. Petugas menyerahkan kembali kartu identitas pasien dan menyerahkan kartu
kunjungan pasien serta menjelaskan bahwa pasien wajib membawa kartu
kunjungan pasien apabila melakukan kunjungan ulang
12. Bagi pasien peserta BPJS tidak di kenakan biaya retribusi
13. Persilahkan pasien untuk menunggu di poli tujuan pasien
14. Petugas (transporter) mengantar status rekam medis pasien ke poli tujuan
pasien
15. Ambil kembali Status rekam medis pasien setelah pelayanan telah diberikan,
tulis registrasi pasien dalam buku register kunjungan.
16. Masukkan kembali status pasien pada map rekam medis dan ditaruh dalam
rak penyimpanan status rekam medis
Pasien Lama
Yang dilakukan pasien
1. Pasien datang dan melakukan pendataran di loket pendaftaran dengan
menunjukkan kartu tanda pengenal (KTP /BPJS/KIS/KK, kartu kunjungan
pasien dll) dan tunggu mendapatkan giliran antrian
Yang dilakukan Petugas
1. Petugas menerima pasien dan menanyakan keperluan kunjungan kepada
pasien atau keluarga pasien
2. Bagi peserta BPJS yang menunjukkan kartu kepesertaan akan di lakukan
pengecekan dan pendaftaran di aplikasi P-CARE
3. Jika kartu kepesertaan tidak aktif maka pasien di kategorikan pasien umum
jika bersedia atau diarahkan untuk kembali ke klinik jika kartu sudah aktif
kembali
4. Tanyakan Poli/layanan kesehatan yang ingin dituju oleh pasien
5. Cari data pasien (searching)
6. Ambil kartu status rekam medis pasien pada rak penyimpanan
7. Tulis tanggal pelayanan di kartu status pasien
8. Petugas (transporter) mengantar status rekam medis pasien ke poli tujuan
pasien
9. Persilahkan pasien untuk menunggu di poli tujuan pasien
10. Ambil kembali Status rekam medik pasien setelah pelayanan diberikan, dan
tulis registrasi pasien dalam buku register kunjungan.
11. Masukkan kembali status pasien pada Map Rekam medis dan ditaruh dalam
rak penyimpanan status rekam medis

Pasien tidak membawa kartu

Yang dilakukan pasien
1. Pasien melakukan pendaftaran diloket pendaftaran
2. Pasien wajib menunjukkan tanda pengenal pasien selain kartu kunjungan
(KTP/ BPJS/KIS/KK, dll) dan tunggu untuk mendapatkan giliran dilayani
oleh petugas
Yang dilakukan Petugas
1. Panggil pasien sesuai dengan kedatangan pasien
2. Tanyakan apakah pasien atau keluarga pasien pernah berobat di Klinik
Medissra
Jika pasien pernah berobat :
1. Cari di dalam nomor rekam medis sesuai dengan nama dan alamat atau pada
database pasien
2. Apabila didalam aplikasi P-care terdapat nomor rekam medis dan nama
 yang sama, cari status rekam medis dan cek kembali data pasien sesuai
dengan status rekam medis
3. Pasien langsung bisa terdaftar jika benar informasi di atas, jika tidak cari
kembali
4. Jika pasien belum pernah berobat maka akan terdaftar sebagai pasien baru

Pasien gawat darurat

1. Pasien masuk ke ruangan UGD dan dilayani secara langsung, kemudian
salah seorang keluarga pasien mendaftarkan pasien ke Petugas Administrasi
di loket pendaftaran.
Petugas Melakukan :
Jika pasien Baru
1. Petugas menanyakan kartu identitas pasien (KTP /BPJS/KIS, KK dll)
2. Petugas membagi peserta BPJS yang menunjukkan kartu kepesertaan akan
di lakukan pengecekan dan pendaftaran di aplikasi P-CARE
3. Jika kartu kepesertaan tidak aktif maka pasien di kategorikan pasien umum
4. Petugas membuat Kartu Berobat/Kunjungan;
a. Nama pasien
b. Alamat Pasien
c. Nomor Indeks/ Rekam Medik
d. Jenis kunjungan pasien umum / BPJS
5. Buat status rekam medis
a. Tulis nomor indeks/rekam medik
b. Tulis nama pasien
c. Tulis usia pasien
d. Tulis alamat
e. Tulis pekerjaan
f. Tulis Golongan Kunjungan dll
g. Tulis nomor handphone
h. Tulis alergi obat pasien jika ada
6. Tulis hari, tanggal, dan jam pelayanan di lembar status pasien
7. Petugas memasukkan data pasien baru ke komputer
8. Petugas menyerahkan kembali kartu tanda pengenal pasien
9. Bagi pasien peserta BPJS tidak di kenakan biaya retribusi
10. Petugas menulis registrasi pasien dalam buku register kunjungan

Jika Pasien Lama

1. Petugas menanyakan kartu identitas pasien (KTP /BPJS/KIS/KK dll)
2. Petugas mengambil kartu status pasien pada rak penyimpanan
3. Petugas menulis tanggal pelayanan di kartu status pasien
4. Petugas menyerahkan kembali kartu tanda pengenal pasien
5. Bagi pasien peserta BPJS tidak dikenakan biaya retribusi
6. Petugas menulis registrasi pasien dalam buku register kunjungan.
1. Diagram alir
Pasien datang dan melakukan
pendaftaran di loket pendaftaran

Petugas memanggil sesuai

dengan kedatangan peserta

Melakukan identifikasi pasien

Pasien Pasien
Baru Lama

Menunjukkan kartu Menunjukkan kartu berkunjung

identitas/ pengenal ((KTP, berobat atau (KTP, Kartu
Kartu ASKES/KIS/BPJS, KK) ASKES/KIS/BPJS, KK)

Membuatkan kartu pengunjung dan Mencarikan status pasien

kartu rawat jalan dan membuat sesuai dengan nomor kartu
status rekam medis pasien berobat pasien

Mengkonfirmasi kembali kesesuaian

data pasien dan memberikan
Mengkonfirmasikan kembali
informasi peraturan mengenai kartu
kesesuaian data
pengunjung pasien

Menanyakan keluha pasien, tulis hari, tanggal,

dan jam pelayanan di lembar status pasien dan
persilahkan pasien menunggu untuk panggilan
poli

Petugas (transporter) mengantar status

rekam medis pasien ke poli tujuan
pasien

Ambil kembali status rekam medik pasien setelah

pelayanan diberikan, dan tulis kunjungan pasien pada
buku register kunjungan dan melakukan entri data
pasien (manual dan online)

Masukkan kembali status

pasien pada Map Rekam medis
dan ditaruh dalam rak
penyimpanan status rekam
medis
8. Unit Terkait Unit pendaftaran, Rawat Jalan, Rawat Inap, IGD

9. Rekaman Historis Perubahan

Tanggal Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan
     
     
     

PELAYANAN PENDAFTARAN
No. Dokumen : …………………
DAFTAR No. Revisi :-

TILIK Tgl terbit : …………………

Halaman : 1/5
 Ditetapkan oleh

KLINIK PRATAMA
MEDISSRA

Dr. RIKA CORNELLIA

Unit :
Nama Petugas :
Tanggal Pelaksanaan :
Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1. Pasien Baru
Yang dilakukan pasien
1. Apakah pasien melakukan pendaftaran diloket
pendaftaran dengan menujukkan kartu tanda pengenal
(KTP /BPJS/KIS/KK dll) dan menunggu giliran antrian ?
Yang dilakukan Petugas
1. Apakah petugas menerima pasien dan menanyakan
keperluan kunjungan kepada pasien atau keluarga pasien?
2. Apakah petugas menanyakan kepada pasien apakah sudah
atau belum pernah berkunjung ke Klinik ?
3. Apakah petugas mendaftar pasien dengan kartu identitas
pasien (KTP/ BPJS/KIS/KK dll) ?
4. Apakah bagi peserta BPJS yang menunjukkan kartu
kepesertaan akan dilakukan pengecekan dan pendaftaran
di aplikasi P-CARE ?
5. Apakah jika kartu kepesertaan tidak aktif, pasien di
kategorikan pasien umum jika bersedia, atau diarahkan
untuk kembali ke klinik jika kartu sudah aktif kembali ?
6. Apakah petugas mengisi status rekam medis sesuai
identitas pasien?
7. Apakah menanyakan Poli/layanan kesehatan yang ingin
dituju oleh pasien ?
8. Apakah petugas membuat Kartu berobat/kunjungan
pasien sesuai dengan identitas pasien ?
9. Apakah petugas membuat status rekam medis pasien ?
10. Apakah petugas menulis hari, tanggal, dan jam pelayanan
di lembar status pasien ?
11. Apakah petugas menyerahkan kembali kartu identitas
 pasien dan menyerahkan kartu kunjungan pasien serta
menjelaskan bahwa pasien wajib membawa kartu
kunjungan pasien apabila melakukan kunjungan ulang ?
12. Apakah bagi pasien peserta BPJS tidak di kenakan biaya
retribusi?
13. Apakah petugas mempersilahkan pasien untuk menunggu
di poli tujuan pasien ?
14. Apakah petugas (transporter) mengantar status rekam
medis pasien ke poli tujuan pasien ?
15. Apakah petugas mengambil kembali Status rekam medis
pasien setelah pelayanan telah diberikan, tulis registrasi
pasien dalam buku register kunjungan.?
16. Apakah petugas memasukkan kembali status pasien pada
map rekam medis dan ditaruh dalam rak penyimpanan
status rekam medis ?
2. Pasien Lama
Yang dilakukan pasien
1. Apakah pasien datang dan melakukan pendataran di loket
pendaftaran dengan menunjukkan kartu tanda pengenal
(KTP /BPJS/KIS/KK, kartu kunjungan pasien dll) dan
menunggu mendapatkan giliran antrian ?
Yang dilakukan Petugas
1. Apakah petugas menerima pasien dan menanyakan
keperluan kunjungan kepada pasien atau keluarga pasien?
2. Apakah bagi peserta BPJS yang menunjukkan kartu
kepesertaan akan di lakukan pengecekan dan pendaftaran
di aplikasi P-CARE ?
3. Apakah jika kartu kepesertaan tidak aktif maka pasien di
kategorikan pasien umum jika bersedia atau diarahkan
untuk kembali ke klinik jika kartu sudah aktif kembali ?
4. Apakah petugas menanyakan Poli/layanan kesehatan yang
ingin dituju oleh pasien ?
5. Apakah petugas mencari data pasien (searching) ?
6. Apakah petugas mengambil kartu status rekam medis
pasien pada rak penyimpanan ?
7. Apakah petugas menulis tanggal pelayanan di kartu status
pasien ?
8. Apakah petugas (transporter) mengantar status rekam
medis pasien ke poli tujuan pasien ?
9. Apakah petugas mempersilahkan pasien untuk menunggu
 di poli tujuan pasien ?
10. Apakah petugas mengambil kembali Status rekam medik
pasien setelah pelayanan diberikan, dan tulis registrasi
pasien dalam buku register kunjungan ?
11. Apakah petugas memasukkan kembali status pasien pada
Map Rekam medis dan ditaruh dalam rak penyimpanan
status rekam medis ?
3. Pasien tidak membawa kartu
Yang dilakukan pasien
1. Apakah pasien melakukan pendaftaran diloket
pendaftaran ?
2. Apakah pasien menunjukkan tanda pengenal pasien selain
kartu kunjungan (KTP/ BPJS/KIS/KK, dll) dan tunggu
untuk mendapatkan giliran dilayani oleh petugas ?
Yang dilakukan Petugas
1. Apakah petugas memanggil pasien sesuai dengan
kedatangan pasien ?
2. Apakah petugas menanyakan apakah pasien atau
keluarga pasien pernah berobat di Klinik Medissra ?
Jika pasien pernah berobat :
1. Apakah petugas mencari di dalam nomor rekam medis
sesuai dengan nama dan alamat atau pada database
pasien?
2. Apakah apabila didalam aplikasi P-care terdapat nomor
rekam medis dan nama yang sama, cari status rekam
medis dan cek kembali data pasien sesuai dengan status
rekam medis ?
3. Apakah pasien langsung bisa terdaftar jika benar
informasi di atas, jika tidak cari kembali ?
4. Apakah jika pasien belum pernah berobat maka akan
terdaftar sebagai pasien baru ?
4. Pasien gawat darurat
1. Apakah pasien masuk ke ruangan UGD dan dilayani
secara langsung, kemudian salah seorang keluarga pasien
mendaftarkan pasien ke Petugas Administrasi di loket
pendaftaran ?

Petugas Melakukan :
Jika pasien Baru
1. Apakah petugas menanyakan kartu identitas pasien
 (KTP /BPJS/KIS, KK dll) ?
2. Apakah petugas membagi peserta BPJS yang
menunjukkan kartu kepesertaan akan di lakukan
pengecekan dan pendaftaran di aplikasi P-CARE ?
3. Apakah jika kartu kepesertaan tidak aktif maka pasien di
kategorikan pasien umum ?
4. Apakah petugas membuat Kartu Berobat/Kunjungan?
5. Apakah petugas membuat status rekam medis pasien ?
6. Apakah petugas menulis hari, tanggal, dan jam pelayanan
di lembar status pasien ?
7. Apakah petugas memasukkan data pasien baru ke
komputer ?
8. Apakah petugas menyerahkan kembali kartu tanda
pengenal pasien ?
9. Apakah bagi pasien peserta BPJS tidak di kenakan biaya
retribusi ?
10. Apakah petugas menulis registrasi pasien dalam buku
register kunjungan ?

Jika Pasien Lama

1. Apakah petugas menanyakan kartu identitas pasien
(KTP /BPJS/KIS/KK dll) ?
2. Apakah petugas mengambil kartu status pasien pada rak
penyimpanan ?
3. Apakah petugas menulis tanggal pelayanan di kartu status
pasien ?
4. Apakah petugas menyerahkan kembali kartu tanda
pengenal pasien ?
5. Apakah bagi pasien peserta BPJS tidak dikenakan biaya
retribusi ?
6. Apakah petugas menulis registrasi pasien dalam buku
register kunjungan ?

Compliance rate (CR) = …………………… %

…………..…,…………………………
Auditor
(…………..…………………………)