TUGAS ANUGRAH ATARA

NAMA:ANUGRAH CHARIS ATARA

KELAS:X’1MPLB

SOAL,JAWAB ELEMEN 5 DAN 6

ELEMEN 5 dan 6

1. Apa yang di maksud dengan dokumen dan dokumentasi?

Jawab:
-Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan yang lebih meyakinkan
-Dokumentasi adalah rankaian proses pekerjaan yang bertugas untuk
mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,dan mengelolah serta memelihara dan
menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat
2. Berikan contoh dan dokumentasi!
Jawab:
-Cek,Packing List,Faktur,Kuitansi,Surat Pengantar,Saham.
-Kartu Tanda Penduduk(KTP),Surat Izin Mengemudi(SIM),Akte Kelahiran,Ijaza
3. Jelaskan apa yang di maksud dengan dokumentasi menurut beberapa sumber!
Jawab:
-Kamus Administrasi Perkantoran
Dokumentasi adalah pekerjaan yang bertugas mencar,mengumplkan,sehingga menjadi
dokumen
-Nider (Niderlanes Institut Voor Documentatie En Regestra Toor)
Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan yang di dasarkan pada bahan-bahan
yang ada di perpustakaan dan pemberitahuaan tentang literatur.
-FID(Federation International De Documentation)
Dokumentasi aadalah segala pekerjaan mengumpulkan,menyusun,dan menyebarluaskan
dokumen darisegala jenis lapangan aktifitas manusia.
-Hasil Seminar Dokumentasi Dan Kearsipan
Dokumntasi adalah suatu aktivitas dari suatu yang melayani badan tadi dengan
menyajikan hasil pengelolahan bahan-bahan document yang lebih bermanfaat bagi badan
yang mengadakan dokumentasi.
4. Sebutkan jenis-jenis dokumen!
Jawab:
a. Menurut Pemakaian nya:Dokumen pribadi,Niaga,Pemerintah,dan Dokumen
Sejarah

1|TUGAS MPLB
TUGAS ANUGRAH ATARA

b. Menurut Kegunaannya:Nilai Penerangan,Nilai Perdagangan,Nilai Yuridis dan

Nilai Historis
c. Menurut Sumbernya:Dokumen
Pemerintah,Suwasta,Kontrak,Aktivitas,Lembaga Persuratkabaran,dan Penerbitan
d. Dilihat dari Fungsinya:Dokumen Dinamis dan Dokumen Statis
e. Di Tinjau dari Penelitian:Dokumen Primer,Skunder Dan Tersier
f. Menurut bentuk fisiknya:Dokumen Literal,Eorporal dan Prifat
g. Menurut sifat datanya:-Data fisik atau manual
-Data digital atau elektronik
5. Sebutkan jenis-jenis dokumentasi!
Jawab:
-Dokumen Pribadi
-Dokumen Niaga
-Dokumen Pemerintah
6. Jelaskan perbedaan dokumen dan dokumentasi!
Jawab:
Dokumen di fokuskan pada pengelolaan/kegiatannya sedangkan dokumen di
fokuskan pada benda dan informasinya.
7. Jelaskan pengertian dokumen digital!
Jawab:
Dokumen digital adalah sebuah konsep pengumpulan,penyimpanan,dan
pengelolaaninformasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang dapat di
pakai sebagai bukti atau keterangan.
8. Sebutkan contoh-contoh dokumen digital!
Jawab:
-kontrak kerja
-dokumen hokum
-invoice
-from digital dan sebagainya
9. Sebutkan jenis-jenis peralatan perlengkapan dalam pengelolaan arsip!
Jawab:
-Guide
-Folder:stop map,hanging map,snelhecter
-Ordner
-Lemari arsip(cap board):drawer dan lateral
-Lemari gambar
-Filing cabinet
-rak arsip
-rak penyortir.
-peralatan khusus(cd,flasdisk,hardisk,microfilm,computer,arsip elektronik,e-arsip)
10. Jelaskan pengertiaan mengenai peralatan digital!
2|TUGAS MPLB
TUGAS ANUGRAH ATARA

Jawab:
Media penyimpanan digital adalah bentuk fisik tempat computer menyimpan
data,aplikasi,informasi dan program.
11. Sebutkan jenis-jenis media penyimpanan digital!
Jawab:
-DVD
-memori SD
-disket
-media penyimpanan magnetic
-media penyimpanan optikal
-cloud storage
12. Apa yang di maksud dengan digitalisasi dikumen?
Jawab:
Digitalisasi dokumen adalah suatu proses mengubah arsip konversional menjadi
arsip elektronik.
13. Apa manfaat digitalisasi dalam menangulangi dokumen di perusahaan?
Jawab:
-administrasi lebih cepat
-akurasi data barang
-fleksibilitas
-efisiensi biaya
-memudakan kantor dan biyaya
14. Sebutkan tahapan penanganan dokumen berbasis digital!
Jawab:
-tahap pemulihan
-tahap pemudahan
-tahap penyusun
-tahap pendaftaran
-tahap berita acara
-tahap pengolaan arsip elektronik
15. Apa tahapan pengelolaan arsip elektronik pasal 9 ayat 1?
Jawab:
-pembuatan dan penerimaan arsip elektronik
-penggunaan arsip elektronik
-penyimpanan arsip elektronik
-pemelliharaan dan allih media arsip elektronik
-penyusutan arsip elektronik
-akurasis arsip elektronik
-deskripsi dan pengolahan arsip elektronik
16. Apa yang di maksud dengan peralatan dan perlengkapan?
Jawab:
3|TUGAS MPLB
TUGAS ANUGRAH ATARA

Peralatan dan perlengkapan adalah segenap alat yang di gunakan untuk

mencatat,mengirim,menganda,dan mengelolah bahan keterangan yang bekerja
secara mekanis,elektris,elektronik,magnetic,atau secara kimia.
17. Apa yang di maksud dengan peralatan dan perlengkapan kantor?
Jawab:
Peralatan atau perlengkapan adalah alatatau bahan ang di gunakan untuk
membantu pelaksanaaan pekerjaan kantor,sehinga menghasilkan suatu pekerjaan
yang di harapkan sesuai lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik.
18. Sebutkan fungsi pekerjaan kantor?
Jawab:
 Memberikan pelayanan terhadaop pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan oeratif
untuk mencapai tujuan organisasi
 Menydiakan informasi atau keterangan pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan
 Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
19. Sebutkanjenis-jenis peralatan dan prlengkapan kantor menurut (GR.Telly)
Jawab:
-pekerjaan magnetic
-pekerjaan menghitung
-checking(menghitung)
-filing(menyimpan warkat)
-telephoning(menelepon)
-dupllicating(menggandakan)
-mailing(mengirim surat)
20. Apa saja prosedur perencanaan peralatan kantor?
Jawab:
 Menyusun daftar peralatan atau perlengkapan yang di sesuaikan dengan
kebutuhan dari rencana kegiatan
 Menyusun perkiraan biaya yang di perlukan untuk pengadaan barang
trsebut tiap bulan
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan
dan kemudian menjadi rencana tahunan
21. Apa manfaat sarana dan prasarana?
Jawab:
Sarana dan prasarana bermanfaat untuk mempermuda proses kegiatan ,supaya semua
tujuan bersama dapat tercapai.
22. Sebutkan tiga faktor pemanfaatan sarana dan prasarana!
Jawab:
-banyaknya sarana dan prasarana
-banyaknya ruang dalam suatu perusahaan

4|TUGAS MPLB
TUGAS ANUGRAH ATARA

-banyaknya personel dalam suatu perusahaan

23. Sebutkan aplikasi perkantoran dalam pekerjaan kantor!
Jawab:
-Microsoft Word
-Excel
-Power Poin
-Google Docs
-Google
24. Jelaskan pengertian kantor menurut yulu(2005:9)
Jawab:
Menurut yuli (2005:9) pekerjaan kantpr di pandang sebagai aktvitas kerja
karyawan aktivitas karyawan terdiri dari tugas dan tanggung jawab dalam bekerja
sesuai dengan uraian kerja yang telah di tetapkan
25. Apa yang di maksud dengan efisiensi?
Jawab:
Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan tepat dan cermat
26. Apa yang di maksud dengan aplikasi perkantoran?
Jawab:
Aplikasi perkantoran merupakan perangkat lunak atau softwer khusus yang di
gunakan dalam pekerjaan kantor
27. Apasaja keuntungan dan kerugian aplikasi perkantoran?
Jawab:
KEUNTUNGAN
-meningkatkan produktivitas kerja
-meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga
KERUGIAN
-menjadi ketergantungan akan teknologi
-banyaknya ahli computer yang tidak bertanggung jawab yang bias merugikan
perusahaan sampai pencurian data rahasia
28. Apa yang di maksud dengan pekerjaan?
Jawab:
Pekerjaan adalah suatu hubungan yang melibatkan dua pihak antara perusahaan
dengan para pekerja atau karyawan
29. Sebutkan minimal 5 aplikasi kantor!
Jawab:
-Word Processing
-Voice Mail
-Elecfronik Calendaring
-Audip Conferencing
-Video Conferencing
30. Sebutkan 4 praktik dalam pemanfaatan sarana dan prasarana kantor!
5|TUGAS MPLB
TUGAS ANUGRAH ATARA

Jawab:
-Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis kantor(atk)
-Pemanfaatanmesin mesin kantor
-Pemanfaatan perabot kantor
-Pemanfaatan alat komunikasi kantor

6|TUGAS MPLB