BAGIAN III

SISTEM MANAJEMEN

(MANAGEMENTS SYSTEM)

Kesepakatan

Kesepakatan merupakan dasar penting dalam menjalankan program bimbingan dan konseling yang
komprehensif. Hal ini melibatkan penyusunan dokumen yang menggambarkan peran dan tanggung
jawab konselor, siswa, dan orang tua dalam program tersebut. Kesepakatan ini juga menetapkan
harapan, batasan, dan kebijakan kerahasiaan yang harus dipatuhi oleh semua pihak terlibat.

Tujuan utama dari kesepakatan adalah untuk menciptakan pemahaman yang jelas dan saling percaya
antara konselor, siswa, dan orang tua. Dengan memiliki kesepakatan yang jelas, semua pihak akan
tahu apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang mereka dapat harapkan dari program bimbingan
dan konseling. Hal ini membantu menghindari adanya kesalahpahaman dan membangun hubungan
kerja yang baik antara semua pihak.

Dalam penyusunan kesepakatan, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan meliputi:

1. Peran dan tanggung jawab: Kesepakatan harus menjelaskan dengan jelas peran dan
tanggung jawab masing-masing pihak. Misalnya, peran konselor dalam memberikan
bimbingan dan konseling, peran siswa dalam mengikuti proses bimbingan dan konseling,
serta peran orang tua dalam mendukung anak mereka dalam program ini.

2. Harapan yang diharapkan: Kesepakatan harus memuat harapan yang diharapkan dari semua
pihak terkait. Misalnya, konselor dapat menyampaikan harapan mereka terkait komitmen
siswa dalam menghadiri sesi konseling secara teratur, siswa dapat mengekspresikan harapan
mereka terhadap dukungan konselor dalam mencapai tujuan pribadi mereka, dan orang tua
dapat menyampaikan harapan mereka terhadap informasi dan pembaruan berkala mengenai
perkembangan anak mereka.
 3. Batasan perilaku: Kesepakatan juga harus memuat batasan perilaku yang harus diikuti oleh
semua pihak. Hal ini mencakup aturan-aturan mengenai penghormatan, kerahasiaan, dan
etika dalam konteks bimbingan dan konseling. Misalnya, kesepakatan dapat
menggarisbawahi pentingnya menjaga kerahasiaan informasi pribadi siswa yang dibagikan
selama sesi konseling.

4. Kebijakan kerahasiaan: Kesepakatan harus menjelaskan kebijakan kerahasiaan yang

diterapkan dalam program bimbingan dan konseling. Ini melibatkan penjelasan mengenai
bagaimana informasi siswa akan dikelola, disimpan, dan dibagikan dengan pihak lain.
Kebijakan kerahasiaan harus memberikan kepercayaan kepada siswa bahwa informasi
pribadi mereka akan dilindungi dan hanya akan diungkapkan dengan persetujuan mereka
atau dalam situasi yang memerlukan kecuali jika ada ancaman serius terhadap keselamatan
mereka.

Setelah kesepakatan disusun, semua pihak terkait harus mendapatkan salinan kesepakatan dan
diminta untuk membacanya dengan cermat. Kemudian, mereka harus menandatangani kesepakatan
tersebut sebagai tanda persetujuan mereka untuk mengikuti program bimbingan dan konseling. Hal
ini menunjukkan komitmen mereka terhadap program dan memastikan pemahaman yang jelas
tentang peran, tanggung jawab, harapan, dan kebijakan yang berlaku.

Dalam praktiknya, kesepakatan ini akan menjadi panduan yang digunakan oleh konselor, siswa, dan
orang tua dalam menjalankan program bimbingan dan konseling. Kesepakatan harus disesuaikan
dengan kebutuhan dan kebijakan sekolah yang relevan serta dapat direvisi secara periodik untuk
memastikan kesesuaian dengan perubahan yang mungkin terjadi seiring waktu.

Dalam kesepakatan yang meliputi personil dalam pelayanan bimbingan dan konseling, tujuan utama
adalah untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat dalam program ini memahami peran dan
tanggung jawab mereka. Hal ini penting agar ada kerjasama yang efektif dan terkoordinasi antara
personil yang terlibat dalam pelayanan bimbingan dan konseling. Berikut adalah beberapa hal yang
dapat dicakup dalam kesepakatan ini:

1. Konselor:

- Menjelaskan peran dan tanggung jawab konselor dalam memberikan pelayanan bimbingan dan
konseling kepada siswa.

- Menyebutkan kompetensi dan kualifikasi yang dimiliki oleh konselor dalam menjalankan tugas
mereka.

- Menyepakati batasan kerja konselor, seperti waktu konseling, metode yang digunakan, dan
kebijakan kerahasiaan.

- Menjelaskan harapan terkait etika profesional yang harus diikuti oleh konselor.

2. Siswa:
 - Mengkomunikasikan harapan yang diharapkan dari siswa dalam memanfaatkan layanan
bimbingan dan konseling.

- Menyepakati komitmen siswa dalam aktif terlibat dalam proses konseling dan menjalankan
tindakan yang direkomendasikan oleh konselor.

- Menjelaskan hak dan tanggung jawab siswa dalam menjalani program bimbingan dan konseling.

- Menyepakati kebijakan kerahasiaan yang melibatkan siswa, seperti privasi informasi pribadi.

3. Orang Tua:

- Menginformasikan peran dan keterlibatan orang tua dalam program bimbingan dan konseling.

- Menjelaskan harapan terkait partisipasi orang tua dalam mendukung perkembangan anak dan
menjalankan tindakan yang direkomendasikan oleh konselor.

- Menyepakati kebijakan kerahasiaan yang melibatkan orang tua, seperti privasi informasi pribadi.

- Menyediakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh konselor untuk berkomunikasi dengan
orang tua.

Kesepakatan ini dapat disusun dalam bentuk dokumen tertulis yang diberikan kepada semua pihak
terlibat, seperti konselor, siswa, dan orang tua. Setiap pihak diharapkan membaca, memahami, dan
menandatangani kesepakatan sebagai persetujuan mereka untuk mengikuti program bimbingan dan
konseling ini. Hal ini akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang saling percaya dan
mendukung antara personil yang terlibat, serta memberikan kerangka kerja yang jelas dalam
melaksanakan pelayanan bimbingan dan konseling.

Dewan Penasihat

Dewan Penasihat adalah komponen penting dalam program bimbingan dan konseling. Tujuan dari
Dewan Penasihat adalah untuk memberikan saran, masukan, dan dukungan dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi program tersebut. Dewan Penasihat terdiri dari anggota yang berasal dari
berbagai latar belakang, seperti staf sekolah, orang tua, dan anggota masyarakat yang berkualifikasi.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detail tentang dewan penasihat dalam program layanan
bimbingan dan konseling:

1. Pembentukan Dewan Penasihat:

- Dewan Penasihat akan dibentuk dengan mengidentifikasi individu yang memiliki keahlian,
pengetahuan, dan pengalaman yang relevan dengan bidang bimbingan dan konseling.
 - Anggota Dewan Penasihat dapat meliputi staf sekolah, termasuk kepala sekolah, guru, atau
petugas konseling, yang memiliki wawasan mendalam tentang kebutuhan siswa dan pengelolaan
program di sekolah.

- Juga penting untuk melibatkan orang tua dalam Dewan Penasihat, karena mereka memiliki
persepsi unik tentang kebutuhan anak mereka dan dapat memberikan perspektif yang berharga.

- Terakhir, melibatkan anggota masyarakat yang berkualifikasi, seperti ahli bimbingan dan konseling
dari lembaga pendidikan, profesional dalam bidang terkait, atau perwakilan dari organisasi
masyarakat yang peduli pada pendidikan dan kesejahteraan siswa.

2. Peran dan Tanggung Jawab Dewan Penasihat:

- Dewan Penasihat akan berfungsi sebagai konsultan dan penasihat dalam merancang,
melaksanakan, dan mengevaluasi program bimbingan dan konseling.

- Mereka akan memberikan saran dan masukan tentang kebijakan, prosedur, dan strategi yang
terkait dengan pelayanan bimbingan dan konseling.

- Dewan Penasihat juga akan membantu dalam merencanakan kegiatan khusus, seperti seminar,
lokakarya, atau acara yang berkaitan dengan bimbingan dan konseling.

- Selain itu, mereka dapat membantu dalam mengidentifikasi sumber daya dan peluang kolaborasi
dengan pihak luar, seperti lembaga pendidikan, lembaga amal, atau organisasi masyarakat, untuk
memperkaya program bimbingan dan konseling.

3. Pertemuan Dewan Penasihat:

- Dewan Penasihat akan mengadakan pertemuan secara berkala, sesuai dengan jadwal yang
ditentukan.

- Pertemuan ini dapat diadakan sekali dalam beberapa bulan atau sesuai kebutuhan yang muncul
dalam pengembangan program.

- Selama pertemuan, anggota Dewan Penasihat akan membahas isu-isu terkini, memberikan
umpan balik, dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan program.

- Agenda pertemuan akan disiapkan sebelumnya oleh koordinator program atau kepala sekolah dan
akan mencakup topik yang relevan dengan pelayanan bimbingan dan konseling.

Melibatkan Dewan Penasihat dalam program bimbingan dan konseling membawa banyak manfaat.
Mereka dapat memberikan wawasan yang berbeda, pengalaman praktis, dan pandangan yang luas
dalam pengembangan program ini. Dengan berkolaborasi bersama-sama, program bimbingan dan
konseling dapat ditingkatkan secara signifikan dalam menyediakan dukungan yang efektif dan
komprehensif bagi siswa.

Penggunaan Data
Penggunaan data dalam program bimbingan dan konseling merupakan elemen penting untuk
memahami kebutuhan dan perkembangan siswa secara holistik. Dengan menggunakan data yang
relevan, konselor dapat membuat keputusan yang didasarkan pada bukti dan merancang strategi
yang tepat untuk membantu siswa mencapai tujuan mereka. Berikut adalah penjelasan lebih rinci
tentang penggunaan data dalam program bimbingan dan konseling:

1. Pengumpulan Data:

- Identifikasi jenis data yang relevan: Data yang relevan dapat mencakup data akademik, data
perilaku, data kesehatan mental, dan informasi lainnya yang berhubungan dengan perkembangan
siswa.

- Metode pengumpulan data: Rancang alat pengumpulan data seperti survei, wawancara, atau tes
yang sesuai dengan tujuan dan kebutuhan program. Pastikan metode ini memberikan data yang valid
dan reliabel.

- Sumber data: Data dapat diperoleh dari siswa, orang tua, guru, dan catatan akademik dan perilaku
yang ada di sekolah. Penting untuk menjaga privasi dan kerahasiaan data siswa sesuai dengan
kebijakan privasi yang berlaku.

2. Analisis Data:

- Mengumpulkan data yang diperlukan: Lakukan analisis data yang sistematis untuk
mengidentifikasi kebutuhan, kekuatan, dan tantangan siswa.

- Interpretasi data: Menafsirkan data dengan hati-hati untuk memahami kondisi dan kebutuhan
siswa secara komprehensif.

- Menggunakan alat analisis: Gunakan metode analisis yang sesuai, seperti statistik deskriptif,
grafik, atau perbandingan data, untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam.

3. Pemahaman Kebutuhan Siswa:

- Mengidentifikasi kebutuhan individu: Gunakan data yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi

kebutuhan spesifik siswa secara individu, termasuk kebutuhan akademik, sosial, emosional, atau
karir.

- Pemetaan kekuatan dan kelemahan: Identifikasi kekuatan dan kelemahan siswa berdasarkan data
yang ada. Ini akan membantu dalam merancang intervensi yang sesuai dan membangun pada
kekuatan siswa.

4. Perencanaan dan Intervensi:

- Merancang strategi dan tujuan: Berdasarkan analisis data, buatlah rekomendasi dan tujuan yang
spesifik untuk membantu siswa mengatasi tantangan mereka atau mencapai tujuan mereka.
 - Menggunakan pendekatan yang berdasarkan bukti: Pilih intervensi yang didasarkan pada bukti-
bukti ilmiah tentang keefektifan mereka dalam konteks yang relevan. Ini dapat mencakup
pendekatan kognitif, perilaku, atau psikoterapi.

- Kolaborasi dengan pihak terkait: Libatkan orang tua, guru, dan anggota staf sekolah lainnya dalam
perencanaan dan implementasi intervensi untuk mendukung siswa secara holistik.

5. Evaluasi dan Pemantauan:

- Mengukur kemajuan siswa: Gunakan data untuk melacak kemajuan siswa seiring waktu dan
memastikan bahwa intervensi yang diberikan efektif.

- Evaluasi program: Gunakan data untuk mengevaluasi efektivitas program secara keseluruhan.
Dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan yang ditetapkan, program dapat
disesuaikan dan ditingkatkan.

Penggunaan data dalam program bimbingan dan konseling membantu konselor dalam mengambil
keputusan yang tepat, merancang strategi yang sesuai, dan mengukur efektivitas intervensi yang
diberikan. Data memberikan wawasan yang berharga tentang kebutuhan dan perkembangan siswa,
memungkinkan konselor untuk memberikan layanan yang komprehensif dan responsif sesuai dengan
kebutuhan individu.

Penggunaan waktu

Penggunaan waktu yang efektif merupakan faktor kunci dalam menjalankan program bimbingan dan
konseling yang sukses. Konselor perlu mengelola waktu mereka dengan bijaksana agar dapat
memberikan pelayanan yang berkualitas kepada siswa, berkoordinasi dengan staf sekolah, dan
menjalankan kegiatan program dengan efisien. Berikut adalah penjelasan lebih detail tentang
penggunaan waktu dalam program bimbingan dan konseling:

1. Perencanaan Waktu:

- Menetapkan jadwal konseling yang fleksibel: Memastikan konselor memiliki jadwal yang fleksibel
untuk memenuhi kebutuhan siswa. Ini dapat melibatkan penawaran jam kerja yang mencakup waktu
di luar jam sekolah atau membuat jadwal yang dapat disesuaikan dengan jadwal siswa.

- Mengatur waktu untuk kegiatan lain dalam program: Selain sesi konseling, program bimbingan
dan konseling juga melibatkan kegiatan lain seperti seminar, lokakarya, atau kunjungan ke kampus
universitas. Mengalokasikan waktu yang memadai untuk kegiatan-kegiatan ini penting untuk
melengkapi program secara komprehensif.

2. Manajemen Waktu:
 - Membuat daftar tugas: Menyusun daftar tugas yang perlu diselesaikan dan mengatur prioritasnya.
Hal ini membantu konselor mengelola pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan menghindari
pekerjaan yang tertinggal.

- Mengatur prioritas: Mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting dan mendesak, dan
memberikan perhatian yang lebih tinggi pada tugas-tugas tersebut. Mengutamakan tugas-tugas ini
memastikan fokus pada hal-hal yang krusial.

- Menghindari penundaan: Mencegah atau mengatasi kecenderungan untuk menunda pekerjaan

dengan mengidentifikasi penyebabnya dan menerapkan strategi mengelola waktu yang efektif,
seperti pengaturan tenggat waktu, penggunaan alat pengingat, atau penciptaan rutinitas kerja yang
teratur.

3. Kolaborasi dan Komunikasi:

- Berkomunikasi dengan siswa: Mengatur waktu yang efektif untuk berkomunikasi dengan siswa
mengenai jadwal konseling, membuat janji temu, dan memberikan dukungan sesuai kebutuhan
mereka.

- Kolaborasi dengan staf sekolah: Berkoordinasi dengan staf sekolah, seperti guru, kepala sekolah,
atau petugas administrasi, untuk mendapatkan informasi yang relevan tentang siswa dan mendukung
upaya kolaboratif dalam membantu siswa.

- Pertemuan tim: Menghadiri pertemuan tim dengan staf sekolah atau anggota Dewan Penasihat
untuk berdiskusi, merencanakan kegiatan, dan memberikan update tentang program bimbingan dan
konseling.

4. Pengembangan Profesional:

- Melanjutkan pendidikan dan pelatihan: Mengambil bagian dalam program pengembangan

profesional yang relevan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan dalam bidang
bimbingan dan konseling. Mengelola waktu untuk pengembangan diri penting untuk menjaga
kualitas layanan yang diberikan.

- Mempertahankan keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi: Mengatur waktu dengan bijaksana
untuk menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi yang sehat. Memiliki waktu untuk
istirahat, rekreasi, dan menjaga keseimbangan emosional juga penting untuk kesejahteraan konselor.

Dengan penggunaan waktu yang baik, konselor dapat menjalankan program bimbingan dan
konseling dengan lebih efisien dan efektif. Mampu mengelola waktu dengan baik memungkinkan
mereka memberikan perhatian yang memadai kepada siswa, memenuhi kebutuhan mereka, dan
melibatkan mereka dalam proses bimbingan dan konseling. Penggunaan waktu yang efektif juga
membantu dalam mengelola tugas-tugas administratif, kolaborasi dengan pihak terkait, dan
pengembangan diri sebagai seorang profesional.