LAPORAN AKHIR MAGANG PBF

PT. DISTRIBUTOR FARMASI KENDARI

DI USUSN OLEH :
INDRI WAHYUNINGSIH O1A120021
KARINA NURUL HIKMA O1A120091
FIQA ZULFITRIA ZAKARIA O1A120163
RESTY NURMAWATI O1A120198

PROGRAM STUDI S1 FARMASI

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS HALU OLEO
KENDARI
2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami selalu panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaian Laporan Magang PBF (Pedagang Besar
Farmasi) PT. Distributor Farma Kendari ini. Laporan ini merupaka salah satu syarat yang
harus dipenuhi oleh setiap kelompok magang untuk melanjutkan ke batch selanjutnya.
Shalawat serta salam tak lupa kami haturkan kepada nabi besar nabiullah Muhammad
SAW yang telah membawa kita semua dari alam kebodohan yang gelap gulita ke alam terang
benderang yang penuh dengan kecanggihan teknologi seperti sekarang ini.
Terima kasih kami sampaikan kepada dosen dan preseptor yang telah membimbing
kami selama proses magang selama 1 bulan ini. Terima kasih juga kepada teman-teman atas
kerja samanya selama magang dan pembuatan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan
manfaat dalam rangka meningkatkan proses magang selanjutnya.

Kendari, 19 Juli 2023

Penyusun
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan Praktek Lapangan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)
2.1.1 Sejarah PBF
2.1.2 Tugas PBF
2.1.3 Fungsi PBF
2.1.4 Tujuan PBF
2.2 Pelayanan Farmasi DI PBF
2.2.1 Perencanaan
2.2.2 Pngadaan
2.2.3 Penyimpanan
2.2.4 Distribusi
2.2.5 Dokumentasi
2.3 PBF PT. Distributor Farmasi Kendari
2.3.1 Kendari
2.3.2 Alur distribusi di PBF
2.3.3 Pengelolaan SDM di PT. Distributor Farmasi Kendari
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Manajemens Sumber Daya Mansuai (SDM)
3.2 Manajemens Perbekalan Farmasi
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Salah satu faktor penting dalam membangun sumber daya manusia yang berkualitas
adalah kesehatan, maka ketersediaan obat-obatan yang bermutu sangat diperlukan untuk
menunjang dan meningkatkan derajat yang kesehatan masyarakat. Obat bukan merupakan
komoditi biasa karena obat digunakan untuk menyelamatkan jiwa (life saver), memulihkan
(restore), atau memelihara (preserve) kesehatan seseorang.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai salah satu mata rantai pendistibusian obat dan
perbekalan farmasi merupakan aktor penting dalam menjaga mutu kualitas obat, PBF juga
merupakan bagian dari pelaku pembangunan kesehatan, penyelenggaraan yang meliputi
upaya dan kegiatan yang menyangkut dasar manusia yang sangat berharga yakni hidup dan
kesejahteraan.
Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan sistem jaminan
kualitas, sehingga obat yang didistribusikan terjamin mutu, khasiat, keamanan, dan
keabsahannya sampai ke tangan konsumen. Sistem ini dilakukan sejalan dengan sistem
Quality Assurance yang telah dilakukan industri farmasi dalam menjalankan kegiatannya.
Jaringan distributor obat, yakni PBF harus menjamin bawa obat yang didistribusikan
mempunyai izin edar, dengan kondisi penyimpanan yang sesuai dan terjaga mutunya, serta
selalu dimonitor termasuk selama transportasi serta terhindar dari kontaminasi. Untuk dapat
terlaksananya jaringan distribusi yang baik, maka harus diperhatikan aspek-aspek yang
penting, antara lain manajemen mutu, personil, bagunan dan peralatan, dokumentasi, dan
inspeksi diri.
Praktek kerja lapangan di PBF bagi mahasiswa D3 Farmasi merupakan program
pendidikan bagi calon ahli madya farmasi agar memiliki gambaran mengenai kondisi dan
situasi yang nyata pada PBF dengan segala. permasalahan yang akan dihadapi dengan
mengamati dan mempelajari cara dari pengadaan, penyimpanan, hingga penjualan ke
pelayanan farmasi, sehingga mahasiswa memiliki tambahan pengetahuan dan pengalaman
secara langsung kegiatan di PBF.
1.2 TUJUAN PRAKTEK LAPANGAN
Setelah mengikuti kegiatan magang ini mahasiswa mampu :
1. Memahami organisasi struktural PBF
2. Memahami aspek-aspek CDOB
3. Memahami monitoring dan pengawasan penyimpanan
4. Memahami analisa dan verifikasi pemesanan oleh pelanggan
5. Memahami pengelolaan obat rusak, kadaluwarsa, dan pemusnahan obat
6. Memahami penanganan obat kembalian dan obat yang ditarik
7. Memahami tata kelola administrasi dan pelaporan
8. Berkomunikasi secara efektif
9. Bekerja dalam tim
10. Mengelola tugas mandiri dan/atau tugas kelompok
11. Bertanggung jawab atas tugas mandiri dan/atau kelompok
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)
1 Sejarah
PT. Distributor Farmasi Kendari didirikan pada tahun 2020 di Kendari,
Provinsi Sulawesi Tenggara selama masa pandemi berlangsung, oleh Bapak Charles
Tessy yang juga sebagai pemilik perusahaan sekaligus direkur dalam perusahaan itu
sendiri. Bapak Charles Tessy adalah seorang pekerja keras sehingga perusahaan ini
menjadi cukup besar dalam waktu singkat. Bapak Charles juga memiliki perusahaan
distributor yang juga bergerak dalam bidang obat-obatan yang kini sudah menjadi salah
satu perusahaan Distributor Farmasi terbesar di Makassar.
PT. Distributor Farmasi Kendari ini belum memiliki terlalu banyak sejarah
karena baru saja berdiri pada tahun 2020 lebih tepatnya 2 setengah tahun lalu. maka
sedikit dari kami pihak Mahasiswa mendapat cerita sejarah tentang PT. Distributor
Farmasi Kendari ini.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi menjelaskan bahwa
Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk
badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat atau
bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang
Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1 ayat 12 yang berbunyi Pedagang Besar Farmasi adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Dalam peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa hal yang
berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan mengenai :
a. Perbekalan Farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat dan alat
kesehatan.
b. Sarana pelayanan kesehatan adalah apotik, rumah sakit, atau unit kesehatan lainnya
yang ditetapkan Menteri Kesehatan, toko obat dan pengecer lainnya.
Setiap PBF dapat mendirikan PBF Cabang. PBF Cabang adalah cabang PBF yang
telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Setiap PBF dan PBF Cabang harus memiliki apoteker penanggung jawab yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran obat dan bahan obat.
Pedagang Besar Farmasi wajib memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, yaitu:
 a. Dilakukan oleh badan hukum, perseroan terbatas, koperasi, perusahaan nasional,
maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah
memperoleh perusahaan nasional.
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
c. Memiliki Apoteker sebagai penanggung jawab dan Tenaga Teknis Kefarmasiaan
yang bekerja penuh.
Pedagang Besar Farmasi mempunyai tugas, fungsi dan tugas yang telah ditetapkan
oleh Menteri Kesehatan, yaitu:
2. Tugas PBF
PBF berkewajiban untuk melakukan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran
perbekalan farmasi dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar sesuai ketentuan
perundang-undangan yang berlaku. Pedagang besar farmasi dapat menyalurkan
perbekalan farmasi ke apotek, rumah sakit atau unit pelayanan kesehatan lainnya, toko
obat dan pengecer lainnya yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
3. Fungsi PBF
Adapun fungsi PBF antara lain:
a. PBF berkewajiban mengadakan perbekalan farmasi yang memenuhi persyaratan
mutu yang ditetapkan menteri.
b. Melakukan penyimpanan dan mendistribusikan perbekalan farmasi ke PBF,
Apotek, Toko Obat, Rumah Sakit, Klinik dan lain-lain.
c. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek, dan Rumah Sakit serta
institusi yang diizinkan berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani Apoteker
pengelola apotek atau Apoteker penanggung jawab instalasi Farmasi Rumah
Sakit, atau Apoteker penanggung jawab PBF, atau Apoteker penanggung jawab
unit yang diizinkan oleh menteri.
d. Melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan dan penyaluran secara
tertib di tempat usahanya mengikuti pedoman teknis yang ditetapkan oleh
menteri.
e. Meningkatkan ketersediaan obat, sediaan farmasi yang bermutu, aman dan
berkhasiat dengan pelayanan yang profesional.
f. Memenuhi kebutuhan obat-obatan dan alkes, sekaligus mencegah
penyalahgunaan obat-obatan.
4. Tujuan PBF
Adapun tujuan PBF antar lain
a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi
b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah air
secara merata dan teratur guna memperbaiki pelayanan kesehatan.
c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan penyediaan
obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.
2.2 Pelayanan Farmasi Di PBF
Aktivitas perusahaan menentukan besar kecilnya pendapatan dari perusahaan
tersebut. Kegiatan utama PBF adalah memasarkan obat-obatan yang diproduksi oleh
berbagai pabrik. Daerah pemasaran dari perusahaan adalah kota dan daerah di luar kota.
Obat-obatan yang dipasarkan adalah berbagai produk yang dihasilkan oleh perusahaan
mitra. Kompetensi farmasi di PBF antara lain:
a. Melakukan pekerjaan kefarmasian dalam pengadaan, produksi, distribusi dan
pelayanan sediaan farmasi.
b. Melakukan kegiatan pendistribusian meliputi penerimaan pesanan, penyaluran
obat dari gudang, pengiriman obat kepada pihak yang memerlukan dan
menyalurkan obat kepada unit-unit penerima yang dapat dipertanggungjawabkan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
c. Menjaga mutu atau keabsahan obat, sehingga obat-obatan yang sampai ke tangan
konsumen adalah obat yang aman dan dapat digunakan sesuai tujuan pengobatan.
d. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.
e. Mempunyai kemampuan untuk mengelola sumber daya (manusia, fisik,
anggaran) dan informasi, juga harus dapat dipimpin dan memimpin orang lain.
Sasaran pemasaran dari PBF adalah apotek-apotek baik lingkungan rumah sakit
maupun tidak dalam lingkungan rumah sakit, serta toko-toko obat. Selain obat-obatan,
PBF juga memasarkan berbagai jenis jamu atau obat tradisonal, alat-alat kesehatan serta
bahan-bahan kimia. Dengan demikian berarti perusahaan tidak hanya terfokus pada
pemasaran obat-obatan saja tetapi juga pemasaran produk-produk kesehatan lainnya.
Suatu distributor hendaknya mempunyai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang
menerangkan secara jelas bermacam-macam kegiatan operasional yang dapat
mempengaruhi kualitas produk atau aktifitas distribusi seperti, prosedur penerimaan
pesanan, prosedur pengiriman, penyimpanan, pembersihan dan perawatan bangunan
(termasuk pest control), pencatatan kondisi penyimpanan dan pengiriman, pengamanan
stok termasuk pencatatan produk pelanggan, obat kembalian, cara penanganan recall dan
sebagainya. Beberapa kegiatan operasional tersebut antara lain:
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari dari
kekosongan obat.
Tujuan dari perencanaan obat adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat
yang sesuai dengan kebutuhan menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat
dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional. Hal ini dikarenakan perencanaan
merupakan hal penting dalam pengadaan obat. Apabila dalam perencanaan lemah
maka akan mempengaruhi dan mengakibatkan kekacauan siklus manajemen secara
keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya
pengadaan dan penyimpanan, serta tidak tersalurnya obat hingga rusak atau
kadaluwarsa.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan sebelumnya. Hal ini terkait dengan tujuan dari pengadaan barang yaitu
memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman obat
terjamin tepat waktu, serta proses berjalan lancar dengan tidak memerlukan waktu dan
tenaga yang berlebihan.
Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang
diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pegelolaan di bawahnya,
tujuannya agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan
yang diajukan. Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat yang
bertanggung jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan
penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.
Petugas penerima obat wajib melakukan pengecekan terhadap obatobatan yang
diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan ditanda tangani oleh petugas
penerima. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat mengajukan keberatan.
Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib menulis obat yang kurang (rusak,
jumlah kurang dan lain-lain). Setiap penambahan obat-obat, dicatat dan dibukukan
penerimaan obat dan kartu stok.
3. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengalaman terhadap obat-obat yang
diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik atau kimia dan
mutunya tetap terjamin. Tujuan penyimpanan adalah agar obat yang tersedia di
gudang farmasi pedagang besar farmasi mutunya dapat dipertahankan
a. gudang
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan kefarmasian, khususnya
menyimpan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi yang siap untuk
didistribusikan. Gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas dan
obat jadi) dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga serta melindungi obat
dari kerusakan.
1) Pengelolaan efisiensi gudang
Hal-hal yang diperlukan dalam efisiensi pergudangan:
a. Penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan
mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yang seharusnya tidak
disimpan di gudang. Gudang merupakan tempat menyimpan barang-barang
persediaan yang memang sangat dibutuhkan dan harus ditempatkan di gudang.
b. Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun harus manusia/barang
yang tidak berguna selama proses penyimpanan, pelayanan distribusi atau
kegiatan lain.
c. Mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu, mengingat
biaya pengelolaan yang tersedia terbatas.
 Ada beberapa poin penting dalam meningkatkan efisiensi kerja di pergudangan
ini, diantaranya:
a. Memanfaatkan ruangan yang tersedia dan ruangan yang lain secara maksimum.
b. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan memanfaatkan tinggi
ruangan, dengan tetap memperhatikan ketentuan penumpukan barang.
c. Pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa, sehingga arus
barang atau karyawan menjadi lebih cepat dan waktu yang dibutuhkan untuk mutasi
barang menjadi lebih singkat.
d. Kondisi kerja, diantaranya ventilasi yang cukup agar kondisi kerja dapat lebih baik,
kebersihan ruang kerja dan fasilitas kebersihan serta ruangan istirahat.
e. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami, serta uraian tugas untuk masing-
masing petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja.
f. Supervisi yang berkesinambungan, sehingga semua karyawan mempunyai tanggung
jawab dalam melaksanakan pekerjaan yang pada akhirnya akan meningkatkan
efisiensi kerja.
g. Pelatihan yang berkesinambungan, baik bersifat manajerial maupun fungsional.
2. Persyaratan gudang dan pengatur penyimpanan yang baik dapat dipertahankan.
a. Cukup luas minimal disesuaikan dengan jumlah obat yang disimpan.
b. Ruangan kering tidak lembab.
c. Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab atau panas.
d. Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk
menghindari adanya cahaya langsung berteralis.
e. Lantai dibuat dari tegel atau semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya
debu dan kotoran lain. Wajib diberi alas papan (pallet).
f. Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.
g. Mempunyai pintu yang dilengkapi dengan kunci ganda.
3. Tata cara menyimpan dan menyusun obat
a) Pengaturan penyimpanan obat
Pengaturan obat dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan
disusun secara alfabetis. Contohnya kelompok sediaan tablet, kelompok
sediaan sirup dan lain-lainnya
b) Penerapan sistem FIFO dan FEFO
Penyusunan dilakukan sistem First In First Out (FIFO) untuk masing-
masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan
terlebih dahulu dari obat yang datang kemudian, dan First Expired First Out
(FEFO) untuk masingmasing obat artinya obat yang lebih awal
kadaluarsanya harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluarsanya
lebih lama.
c) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
 d) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box
masing-masing. Ambil seperlunya dan susun dalam satu rak bersama dengan
obat-obatan lainnya.
4) Pencatatan stok obat dengan kartu stok
a) Fungsi
1. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).
2. Tiap lembar kartu stok hanya digunakan untuk mencatat data mutasi satu
jenis obat yang berasal dari satu sumber dana.
3. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat satu kejadian mutasi obat.
4. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan,
pengadaan dan distribusi serta sebagai pembanding terhadap keadaan
fisik obat dalam tempat penyimpanan.
b) Kegiatan yang harus dilakukan
1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan.
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.
3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau
kadaluwarsa), langsung dicatat dalam kartu stok.
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
c) Informasi yang didapat
1. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2. Jumlah obat yang diterima.
3. Jumlah obat yang keluar.
4. Jumlah obat yang hilang, rusak, atau kadaluwarsa.
5. Jangka waktu kekosongan obat.

4. Distribusi
Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen
sampai ke tangan masyarakat (konsumen). Distribusi merupakan kegiatan ekonomi
yang menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi.
Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara
distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan
mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya.
Prinsip-prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) berlaku untuk aspek
pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian obat dan/atau bahan
obat dalam rantai distribusi (BPOM, 2012).
Pedagang Besar Farmasi hanya dapat melaksanakan penyaluran obat keras
kepada :
 a.Pedagang Besar Farmasi lainnya berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani
oleh penanggung jawab PBF.
b. Apotek berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek.
c.Rumah sakit berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker
Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
d. Instalasi lain yang diizinkan MENKES (DEPKES RI, 2011).
5. Dokumentasi
Semua dokumentasi hendaknya dilaksanakan secara baik dengan maksud :
a. Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan
perundang- undangan.
b. Untuk menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual pada
pemesanan, penerimaan, keadaan stok, penyaluran, dan sebagainya.
c. Untuk menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin kelancaran
pelayanan.
d. Untuk menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah, identitas,
kualitas.
e. Untuk menjamin penyimpanan yang tepat yang tidak akan mempengaruhi mutu
dan mampu memberi perlindungan terhadap kehilangan, pencurian, kebakaran,
dan sebagainya.
f. Untuk melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat semua
kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan penyaluiran obat.

2.3 PBF PT. Distributor Farmasi Kendari

1. Kendari
Fungsi struktur organisasi yaitu untuk mempertegas dan memperjelas kedudukan,
wewenang, dan tanggung jawab dari masing masing bagian, dengan demikian proses
pelaksanaan administrasi dan operasional tidak mengalami hambatan, dan organisasi yang
baik dapat menjalin hubungan yang baik pula dengan seluruh karyawan. Adapun struktur
organisasi di PT. Distributor Farmasi Kendari adalah sebagai berikut :

2. Alur Distribusi di PBF

Seperti yang telag diuraiakan diatas, PT. Distributor Farmasi Kendari memiliki alur
yang untuk mendistribusikan sediaan farmasi mulai dari menerima pesanan dari apotek,
tokoh obat, juga sesama PBF lainnya. Untuk toko obat pemesanan hanya terbasar untuk
obat bebas, obat bebas terbesar, jamu dan suplemen.
Pemesanan dapat dilakukan langsung ke PT. Distributor Farmasi Kendari melalui
telepon, Aplikasi Whatsapp, maupun Email jika pemesanan sudah memiliki hubungan
kerjsama dengan PT. Distributor Farmasi Kendari. Selain itu, pemesanan juga dapat
dilakukan melalui sales PT. Distributor Farmasi Kendari ketika melakukan kunjungan
rutin outlet maupun leewat telepon.
 Pesanan dari outlet akan dibuat menjadi SP (Surat Pesanan) kemudian akan dibuat
faktur jika oitlet tersebut tidak memiliki piutang yang jatuh tempo.
Faktur harus diketahui oleh apoteker dan ditanda tangan oleh apoteker dan BM
sebelum barang disediakan oleh pihak gudang, tidak lupa juga ditulis nama pemesan
beserta totalnya kedalam buku arsip yang telah disiapkan. Barang yang telah disiapkan
melalui yang telah diberikan akan kembali diperiksa oleh pihak ceker sebelum dipacking.
Pengantaran barang ke outlet yang berada di wilayah Kendari akan langsung diantar
oleh pihak PT. Distributor Farmasi Kendari, sedangkan untuk luar daerah Kendari
pengantaran dilakukan oleh pihak ekspedisi yang sudah memiliki kerja sama dengan PT.
Distributor Farmasi Kendari.

3. Pengelolaan SDM di PT. Distributor Farmasi Kendari

Jumlah karyawan pada PT Distributor Farma Kendari tahun 2023 Seluruhnya
berjumlah 20 orang. Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. PT. Distributor Farma Kendari
sangat menjunjung tinggi kedisiplinan sehingga bila ada karyawan yang melanggar
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan maka karyawan tersebut akan
mendapat sanksi ataupun teguran.
Berdasarkan klasifikasi jumlah karyawan pada PT Distributor Farma Kendari dibagi
menjadi beberapa daftar uraian sebagaimana dijelaskan dibawah ini :
Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Pada PT Distributor Farma
Kendari (Sumber PT Distributor Farma Kendari (2023))
No Jenis Kelamin Jumlah
1. Pria 12
2. Wanita 8
Jumlah 20

Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jabatan Pada PT Distributor Farma Kendari

pada bulan Mei 2023 (Sumber : PT Distributor Farma Kendari (2023))
No Jabatan Jumlah
1. Direktur 1
2. Apoteker Penanggung Jawab 1
3. Internal Audit 1
4. Bagian Keuangan 1
5. Bagian Gudang 7
6. Bagian Ekspedisi 4
7. Sales 5
8. Fakturis 2

Jam kerja Yang dilakukan PT Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin dapat dilihat
sebagai berikut :
Tabel 3. Hari dan Jam Kerja Karyawan Pada PT Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin
Hari Masuk (Jam) Istrahat (Jam) Pulang (Jam)
Senin 08.00 12.00-13.00 17.00
Selasa 08.00 12.00-13.00 17.00
Rabu 08.00 12.00-13.00 17.00
Kamis 08.00 12.00-13.00 17.00
Jum’at 08.00 12.00-13.00 17.00
Sabtu 08.00 12.00-13.00 16.00
Seperti yang terlihat pada tabel diatas, hari dan jam kerja pada Distributor Farma
Kendari yakni 5 hari jam kerja mulai pukul 08.00 WITA sampai dengan 17.00 WITA, khusus
hari sabtu para karyawan dipulangkan pukul 16.00. Bila ada karyawan yang datang terlambat
atau berhalangan hadir harus melapor dan bila tidak ada keterangan akan mendapatkan
teguran.
Struktur organisasi suatu perusahaan yang baik adalah struktur organisasi yang sehat
dan efisien. Struktur organisasi yang sehat adalah tiap satuan organisasi yang ada dapat
menjalankan peranannya dengan tertib. Kedudukam Struktur di PT. Distributor Farma
Kendari yaitu :
1. Apoteker Penanggung Jawab
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
1) Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keamanan Faktur serta mengarsipkan secara baik dan benar.
3) Berwenang melarang orang yang tidak berkepentingan memasuki ruangan faktur.
4) Melakukan follow up pada bagian ekspedisi atas faktur-faktur yang belum kembali dari
proses pengiriman
5) Berhak menolak dan menerima faktur-faktur yang belum lengkap (tanda tangan dan
stempel outlet) yang dikirim oleh bagian ekspedisi
6) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan
7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja
b. Rincian Tugas :
1. Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan berkala.
2. Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.
3. Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan, faktur pembelian, retur
penjualan, pengadaan keluar masuk barang.
4. Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi antar Cabang
5. Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan obat digudang
6. Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang
7. Menerima faktur, melakukan cek atas kelengkapan cap dan tanda tangan pada faktur
serta menanda tangani register faktur untuk ekspedisi pada kolom pool faktur
 8. Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan dan pengecekan kebenaran
laporan narkotika dan psikotropika sebelum ditandatangani oleh Kepala cabang dan
melaporkankannya ke BPOM.
9. Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsungApoteker Penanggung
Jawab di Sapta Sari Tama di tugaskan di bagian gudang,agar Apoteker dapat mencek
keluar dan masuknya barang. Kegiatan Pokokyang dilakukan oleh Apoteker setiap
harinya adalah :
a) Update Kartu Stock obat yang keluar.
b) Mencek suhu ruangan
c) Mencocokkan Surat Pesanan dengan Faktur
d) Mencek email dari Pusat
2. Bagian Keuangan
a. Wewenang dan tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Akuntansi dan Keuangan Cabang/Pimpinan
Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keamanan uang.
3) Berwewenang menolak pengeluaran keuangan bila vouchervoucher tidak memenuhi syarat
pembayaran.
4) Berwenang melarang orang yang masuk keruang kasir (bagi yang tidak berkepentingan),
5) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
6) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang lainnya.
7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja,
b. Rincian Tugas
1) Menerima setoran hasil tagihan dan giro sesuai daftar tagihan
2) Melakukan arsip Receipt Voucher rangakap 1, dan Payment Voucherrangkap 1, Daftar
tagihan rangkap 1 dan print out laporan hariankas/Bank.
3) Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment Voucheryang sudah di
approve oleh Pimpinan Cabang.
4) Menyimpan uang tunai dan cek giro.
5) Menyetor uang tunai dan giro untuk di clearingkan ke Bank.
6) Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan dengan laporan harlan
Kas/Bank (print out komputer) dan fisik uang.
7) Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang disetujui oleh Pimpinan
Cabang dilakukan setiap saat bila diperlukan dan basil opname dikirim ke Kantor Pusat
8) Membuat rekap transfer ke kantor pusat.
9) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
3. Bagian Gudang
a. Wewenang dan Tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab Kepada Kepala Gudang /PimpinanCabang.
2. Bertanggung Jawab atas persediaan barang di gudang sesuai dengansistem dan
prosedur yang berlaku.
3. Menata kerapian barang dan kebersihan gudang.
4. Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5. Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yanglain. 6)
Menjaga kebersihan lingkungan kerja.
b. Rincian Tugas :
1) Menerima copy sales order rangkap 2 dari EDP dan copyfaktur rangkap 5 serta
menyiapkan barangsesuai barang yang tertera pada faktur.
2) Menginformasikan kepadaData Proses ketersediaan barang.
3) Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi sesuai barang yang
tertera pada faktur.
4) Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur rangkap 5 dan
kemudian diarsip sesuai dengan nomor urutnya.
5) Memeriksa expired date produk, serta melakukan penyisihan barang yang
kadaluarsanya dekat dan barang yang rusak.
6) Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah expired/rusakuntuk
kemudian dibuat laporan barang rusak.
7) Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria retur yang ditetapkan
direktorat sales dan melakukan cek antara barang retur dengan form Tanda
Terima Retur Barang (TTRB).
8) Menginformasikan TTRB ke Direktorat Sales dan Data Proses untuk proses
retur.
9) Arsip atas dokumen gudang sesuai dengan nomor urutnya (BKB, BPB, TTRB,
rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).
10) Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen penerimaan dan
pengeluaran barang (BPB dan BKB).
11) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
4. Salesman
a. Fungsi: Melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan denganpenjualan
produk-produk yang diageni dan penagihan piutangnya.
b. Tugas:
 Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan produk-produkpesaing yang
sejenis.
 Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi tanggungjawabnya guna
mengetahui:
 Jumlah outlet yang ada di rayonnya, baik dalam kota dan atau luarkota beserta
spesifikasinya (nama, alamat, pemilik, carapembayaran, dan sebagainya).
  Kegiatan distributor pesaing dan produk pesaing dari pabrik yang diageni.
 Mengunjungi kembali pelanggan yang selama ini tidak aktif
 Meningkatkan pembelian dari pelanggan yang selama ini kurangmaksimal
("pelanggan tidur").
 Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan gunapendistribusian produk-produk
dan pencapaian target yang telahditetapkan.
Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke pelanggan sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku, yaitu :
a) Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat. Gunakanrute yang palingefektif
danefisien.
b) Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order dalam SP pelanggan,
tanyakan kembali apakah ada tambahan pesanan untuk produk dari prinsipal lain
selain yang sudah tercatat untuk SP pelanggan.
c) Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni olehcabang-cabang kepada
pelanggan.
d) Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku sesuaidengan kontribusi
masing-masing prinsipal, dimulai dari yangpaling besar dan berurut sesuai
kontribusinya.
e) Memastikan jumlah order yang diperoleh telah memenuhiketentuan nilai faktur
minimal prinsipal yang ada. Bila belummemenuhi nilai minimal faktur, tanyakan
apakah ada tambahanpesanan dari outlet yang bersangkutan.
f) Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah memenuhiketentuan POM yang
berlaku, yaitu:
1) SP memakai kop nama pelanggan,
2) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
3) Lengkap dengan Nomor SIK.
4) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan POM).
5) Nama perusahaan tertulis dengan jelas.
6) Nama produk.
7) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.
g) SP yang diterima selanjutnya diproses sesuai dengan prosedurstandar perusahaan
(ditelepon ke kantor, di faks atau dibawa langsung ke kantor).
h) Salesman meminta tanda tangan dan stempel dari pelanggan pada formulir rencana
kunjungan
1. Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni baik di rayon dalam kota dan
atau luar kota sesuai dengan ketentuan dan strategi penjualan yang telah ditetapkan.
2. Melaksanakan tukar faktur dan atau penagihan piutangnya sesuai dengan ketentuan
dan strategi penagihan yang telah ditetapkan.
 3. Menyetorkan uang hasil tagihan kepada bank (account cabang) apabila setoran di atas
10 juta atau untuk salesman luar kota setiap hari dan sisanya ke kasir disertai dengan
copy transfer apabila ada dana yang telah disetor ke bank.
4. Melaksanakan jadwal up country yang telah ditetapkan sales administrasi atau kepala
cabang.
5. Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.
6. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha mendapatkan umpan balik
untuk melakukan perbaikan atau penyempuman pelayanan.
7. Membuat laporan harian dan laporan up country sesuai dengan SOPdan format yang
telah ditetapkan.
5. Bagian Ekspedisi
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
1) Bertanggung jawab kepada KepalaGudang/Pimpinan Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraanpada saat pengiriman
barang.
3) Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem danprosedur.
4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang lainnya.
6) Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.
6. Fakturis
Tugas fakturis yaitu:
1) Menerima semua faktur
2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota
4) Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Manajemens Sumber Daya Mansuai (SDM)
Sumber daya manusia sangat mempengaruhi pelayanan kefarmasian di Pedagang
besar farmasi. Jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terdapat di PBF Distributor Farma
Kendari berjumlah 20 orang yang terdiri dari 12 orang pria dan 8 orang wanita. Berdasarkan
klasifikasi jumlah karyawan pada PT Distributor Farma Kendari dibagi menjadi beberapa
daftar uraian berdasarkan masing-masing jabatan yang terdapat dalam tabel. 2, sedangkan
hari kerja PBF Distributor Farma Kendari yaitu Senin-Jum’at dengan jam kerja 08.00 wita-
17.00 wita, dan khusus hari sabtu jam kerja 08.00-16.00.
PT. Distributor Farma Kendari dipimpin oleh seorang BM (Bisnis Manajer) yang
membawahi setiap divisi yang terdiri dari Inkaso, Sales Administratif dan Apoteker
Penanggung Jawab. Inkaso membawahi bagian kasir dan bagian fakturis, Sales Administratif
membawahi bagian salesman yang tersebar di wilayah Kendari dan sekitarnya dan Apoteker
membawahi bagian logistik dan delivery. Untuk semua bagian mempunyai tugas dan
tanggung jawab masing-masing yaitu :
1. Apoteker Penanggung Jawab
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
 Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
 Bertanggung jawab atas keamanan Faktur serta mengarsipkan secara baik dan benar.
 Berwenang melarang orang yang tidak berkepentingan memasuki ruangan faktur.
 Melakukan follow up pada bagian ekspedisi atas faktur-faktur yang belum kembali
dari proses pengiriman
 Berhak menolak dan menerima faktur-faktur yang belum lengkap (tanda tangan dan
stempel outlet) yang dikirim oleh bagian ekspedisi
 Berhak mengajukan pendapat kepada atasan
 Menjaga kebersihan lingkungan kerja
b. Rincian Tugas :
1. Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan berkala.
2. Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.
3. Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan, faktur pembelian , retur
penjualan, pengadaan keluar masuk barang.
4. Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi antar Cabang
5. Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan obat digudang
6. Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang
7. Menerima faktur,melakukan cek atas kelengkapan cap dan tanda tangan pada faktur
serta menandatangani register faktur untuk ekspedisi pada kolom pool faktur.
8. Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan danpengecekan kebenaran
laporan narkotika dan psikotropika sebelumditandatangani olehKepala cabang dan
melaporkankannya ke BPOM.
9. Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsungApoteker Penanggung
Jawab di Sapta Sari Tama di tugaskan di bagian gudang,agar Apoteker dapat mencek
 keluar dan masuknya barang. Kegiatan Pokokyang dilakukan oleh Apoteker setiap
harinya adalah :
a) Update Kartu Stock obat yang keluar.
b) Mencek suhu ruangan
c) Mencocokkan Surat Pesanan dengan Faktur
d) Mencek email dari Pusat
2. Bagian Keuangan
a. Wewenang dan tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Akuntansi dan Keuangan Cabang/Pimpinan
Cabang.
2. Bertanggung jawab atas keamanan uang.
3. Berwewenang menolak pengeluaran keuangan bila vouchervoucher tidak memenuhi
syarat pembayaran.
4. Berwenang melarang orang yang masuk keruang kasir (bagi yang tidak
berkepentingan),
5. Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
6. Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang lainnya.
7. Menjaga kebersihan lingkungan kerja,
b. Rincian Tugas
1. Menerima setoran hasil tagihan dan giro sesuai daftar tagihan
2. Melakukan arsip Receipt Voucher rangakap 1, dan Payment Voucherrangkap 1, Daftar
tagihan rangkap 1 dan print out laporan hariankas/Bank.
3. Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment Voucheryang sudah di
approve oleh Pimpinan Cabang.
4. Menyimpan uang tunai dan cek giro.
5. Menyetor uang tunai dan giro untuk di clearingkan ke Bank.
6. Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan dengan laporan harlan
Kas/Bank (print out komputer) dan fisik uang.
7. Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang disetujui oleh
Pimpinan Cabang dilakukan setiap saat bila diperlukan dan basil opname dikirim ke
Kantor Pusat
8. Membuat rekap transfer ke kantor pusat.
9. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
3. Bagian Gudang
a. Wewenang dan Tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab Kepada Kepala Gudang /PimpinanCabang.
2. Bertanggung Jawab atas persediaan barang di gudang sesuai dengansistem dan
prosedur yang berlaku.
3. Menata kerapian barang dan kebersihan gudang.
4. Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
 5. Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yanglain. 6)
Menjaga kebersihan lingkungan kerja.
b. Rincian Tugas :
1. Menerima copy sales order rangkap 2 dari EDP dan copyfaktur rangkap 5 serta
menyiapkan barangsesuai barang yang tertera pada faktur.
2. Menginformasikan kepadaData Proses ketersediaan barang.
3. Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi sesuai barang yang tertera
pada faktur.
4. Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur rangkap 5 dan kemudian
diarsip sesuai dengan nomor urutnya.
5. Memeriksa expired date produk, serta melakukan penyisihan barang yang
kadaluarsanya dekat dan barang yang rusak.
6. Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah expired/rusakuntuk
kemudian dibuat laporan barang rusak.
7. Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria retur yang ditetapkan
direktorat sales dan melakukan cek antara barang retur dengan form Tanda Terima
Retur Barang (TTRB).
8. Menginformasikan TTRB ke Direktorat Sales dan Data Proses untuk proses retur.
9. Arsip atas dokumen gudang sesuai dengan nomor urutnya (BKB, BPB, TTRB,
rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).
10. Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen penerimaan dan pengeluaran
barang (BPB dan BKB).
11. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.

4. Salesman
a. Fungsi: Melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan denganpenjualan
produk-produk yang diageni dan penagihan piutangnya.
b. Tugas:
1) Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan produk-produkpesaing yang
sejenis.
2) Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi tanggungjawabnya guna
mengetahui: a) Jumlah outlet yang ada di rayonnya, baik dalam kota dan atau luarkota
beserta spesifikasinya (nama, alamat, pemilik, carapembayaran, dan sebagainya).
 Kegiatan distributor pesaing dan produk pesaing dari pabrik yang diageni.
 Mengunjungi kembali pelanggan yang selama ini tidak aktif
 Meningkatkan pembelian dari pelanggan yang selama ini kurangmaksimal
("pelanggan tidur").
 Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan gunapendistribusian produk-
produk dan pencapaian target yang telahditetapkan.
 Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke pelanggan sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku, yaitu :
 1. Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat. Gunakanrute yang palingefektif
danefisien.
2. Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order dalam SP pelanggan,
tanyakan kembali apakah ada tambahan pesanan untuk produk dari prinsipal lain
selain yang sudah tercatat untuk SP pelanggan.
3. Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni olehcabang-cabang kepada
pelanggan.
4. Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku sesuaidengan kontribusi
masing-masing prinsipal, dimulai dari yangpaling besar dan berurut sesuai
kontribusinya.
5. Memastikan jumlah order yang diperoleh telah memenuhiketentuan nilai faktur
minimal prinsipal yang ada. Bila belummemenuhi nilai minimal faktur, tanyakan
apakah ada tambahanpesanan dari outlet yang bersangkutan.
6. Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah memenuhiketentuan POM yang
berlaku, yaitu:
1) SP memakai kop nama pelanggan,
2) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
3) Lengkap dengan Nomor SIK.
4) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan POM).
5) Nama perusahaan tertulis dengan jelas.
6) Nama produk.
7) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.
1. Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni baik di rayon dalam kota dan
atau luar kota sesuai dengan ketentuan dan strategi penjualan yang telah ditetapkan.
2. Melaksanakan tukar faktur dan atau penagihan piutangnya sesuai dengan ketentuan
dan strategi penagihan yang telah ditetapkan.
3. Menyetorkan uang hasil tagihan kepada bank (account cabang) apabila setoran di atas
10 juta atau untuk salesman luar kota setiap hari dan sisanya ke kasir disertai dengan
copy transfer apabila ada dana yang telah disetor ke bank.
4. Melaksanakan jadwal up country yang telah ditetapkan sales administrasi atau kepala
cabang.
5. Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.
6. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha mendapatkan umpan balik
untuk melakukan perbaikan atau penyempuman pelayanan.
7. Membuat laporan harian dan laporan up country sesuai dengan SOPdan format yang
telah ditetapkan.

5. Bagian Ekspedisi
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
1) Bertanggung jawab kepada KepalaGudang/Pimpinan Cabang.
 2) Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraanpada saat pengiriman
barang.
3) Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem danprosedur.
4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang lainnya.
6) Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.

6. Fakturis
Tugas fakturis yaitu:
1) Menerima semua faktur
2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota
4) Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota

B. Manajemens Perbekalan Farmasi

Pedagang besar Farmasi adalah badan hukum perseroan terbatas atau koperasi yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam
jumlah besar sesuai ketentuaan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu pedagang
besar farmasi juga sangat dibutuhkan masyarakat sekaligus membantu pemerintah dalam
pengawasan dan pengendalian obat yang beredar di masyarakat, karena disamping
fungsinya sebagai sarana untuk meningkatkan kesehatan masyarakat, obat dapat pula
membahayakan kesehatan apabila penggunaan yang tidak tepat. Dalam pemberian
pelayanan kesehatan kefarmasian, pedagang besar farmasi senantiasa berpegang pada
peraturan pemerintah di samping adanya tanggung jawab moral untuk senantiasa
mementingkan kepentingan sosial. Salah satu fungsi PBF adalah untuk :
1. Pengadaan
Sistem pengadaan di PBF Distributor Farma Kendari berdasarkan metode konsumsi,
epidemologi dan berdasarkan pesanan yang dilakukan oleh outlet. Yaitu dengan
membuat surat pemesanan, SP yang ada di PBF Distributor Frama Kendari ada 3 yaitu
SP non Reguler, Reguler dan Prekursor. Setelah di buat SP maka SP dikirim ke PBF
untuk dipesankan barangnya ke Industri/Pabrik, setelah itu PBF akan langsung
memesankan barang ke industri/pabrik yang diinginkan. Kemudian barang bisa dikirim
sekitar 1-2 minggu dengan melalui exspedisi. Apabila barang sudah datang, barang
akan dicek kesesuaian berdasarkan surat jalan oleh bagian gudang, apabila sudah sesuai
maka barang disimpan serta surat jalan dan resi exspedisi dikirim melalui email yang
telah discan lalu dikirim ke pusat untuk dimintakan DO (Delivery Order), DO tersebut
dicek dan diprint out, lalu dicek lagi aadan diinput ke komputer baru bisa dibuat BPB
(Bukti Penerimaan Barang). DO dan BPF disimpan dan dijadikan satu file.
 Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama untuk mencegah
kekurangan stock obat, oleh karena itu proses pengadaan sebaiknya membeli barang
sesuai dengan kebutuhan yang tepat dan jumlah yang tepat, mengetahui obat yang
dibeli mempunyai standar kualitas yang baik, bisa mengatur pengiriman obat dari
prinsipal secara berkala (dalam waktu tertentu) menghindari kelebihan persediaan dan
kekurangan barang, serta mengatur jadwal pembelian obat.
2. Penyimpanan
Setelah barang diterima dan di cek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang
digudang. Penyimpanan di PBF Distributor Farma Kendari sudah dilakukan secara
baik, berdasarkan FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Obat
yang mendekati Expired maka didepannya diberi keterangan tanggal expired date.
Untuk obat-obatnya sendiri disusun berdasarkan principal, divisi (reguler & non
reguler) kemudian sediaan farmasi disusun berdasarkan abjad/alfabetis dan bentuk
sediaannya. Obat disusun beralaskan palet, Sedangkan penyimpanan obat prekusor
disimpan pada satu ruangan khusus yang terpisah dari produk lainnya. Penyimpanan
obat harus juga di sesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis obatnya, tetapi tidak
semua obat disimpan dalam suhu tertentu seperti suhu dingin 2-8ºC, sejuk 8-15ºC, suhu
kamar 15-30ºC. Suhu yang ada digudang PBF Distributor Farma Kendari menggunakan
suhu 16ºC. Sebaiknya penyimpanan obat juga harus disesuaikan dengan petunjuk yang
ada dikemasan atau menurut aturan penyimpanan obatnya karena suhu yang tidak
sesuai akan merusak obat dan volume pemesanan obat harus memperhitungkan
kapasitas sarana penyimpanan didalam gudang.
Untuk menjaga akurasi sediaan stok maka harus dilakukan stok opname satu bulan
sekali setiap tanggal 3 awal bulan. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai prosedur
tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya kesalahan keluar masuk,
pencurian, penyalahgunaan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan
harus disimpan.
3. Pendistribusian
Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen
sampai ke tangan masyarakat konsumen. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang
menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi. Pedagang Besar Farmasi Distribusi
Farma Kendari berpedoman pada sistem CDOB (Cara Distribusi Obat Yang Baik).
Pendistribusian obat oleh PT. Distributor Farma Kendari meliputi: Apotek, Toko Obat,
dan PBF lain.
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Manajemen perbekalan farmasi di PT. Distributor Farma Kendari antara lain:
a. Pengadaan Pengadaan obat dan alkes berdasarkan pada pola konsumsi, history
dan permintaan sales kemudian permintaan pengadaan akan dilanjutkan ke PT.
Distributor Farma Kendari. Setelah diproses di PT. Distributor Farma Kendari
akan dilanjutkan ke masing-masing prinsipal.
b. Penyimpanan Penyimpanan dilakukan dengan cara FIFO (First in First Out)
dan FEFO (First Expired First Out) dan penyusunan barang dilakukan
berdasarkan prinsipal, alfabetis, bentuk sediaan, suhu serta berdasarkan barang
regular dan non-reguler.
c. Pendistribusian Pendistribusian yang dilakukan oleh PT. Distributor Farma
Kendari sudah dilakukan sesuai prinsip-prinsip CDOB yang berlaku dalam
penyaluran barang dari produsen sampai ketangan masyarakat (Konsumen).
Distribusi obat di PT. Distributor Farma Kendari meliputi daerah Kendari.
Untuk pendistribusian ke luar kota PT. Sapta Sari Tama bekerja sama dengan
tim ekspedisi Bus Damri masing-masing kota.
B. Saran
1. Lebih diperhatikan persyaratan penyimpanannya, perlunya rak untuk menyimpan
barang-barang dan tidak hanya beralaskan palet saja, selain itu pula agar gudang lebih
rapi dan barang-barang lainnya tidak mudah tercecer dan memudahkan Tim Gudang
dan Ceker menjadi lebih mudah saat pengambilan barang berdasarkan Faktur Keluar.
2. Lebih menerapkan cara penyimpanan FIFO (First in First Out) dan FEFO (First
Expired First Out) untuk menghindari terjadinya Expired Date.
 DAFTAR PUSTAKA
Anief, Moh. (2005). Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
BPOM RI. (2012). Peraturan Kepala BPOM RI NOMOR HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012
tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta : BPOM RI
Depkes RI. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang
Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta : Depkes RI
Menkes RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta : Menkes RI