6s

DEFINE (1)
6s Tahapan Penerapan Six Sigma
Lima Fase Untuk Menuju Perbaikan Yang Disebut
Konsep DMAIC, yaitu :

Control Define DMAIC merupakan jantung

Analisis Six Sigma yang
menjamin Voice Of Customer
berjalan dalam keseluruhan
proses sehingga produk yang
Improvement Measure dihasilkan dapat memuaskan
pelanggan

Analyze
6s Define
Pada tahap ini kita perlu mendefinisikan beberapa hal yang terkait
dengan:
1. Kriteria pemilihan proyek Six Sigma.
2. Peran dan tanggung jawab dari orang-orang yang akan terlibat
dalam proyek Six Sigma.
3. Kebutuhan pelatihan untuk orang-orang yang terlibat dalam
proyek Six Sigma.
4. Proses-proses kunci dalam proyek Six Sigma beserta
pelanggannya.
5. Kebutuhan spesifik dari pelanggan.
6. Pernyataan tujuan proyek Six Sigma
6s Kriteria Pemilihan Proyek Six Sigma

 Pemilihan proyek terbaik adalah berdasarkan pada

identifikasi proyek yang terbaik sepadan (match)
dengan kebutuhan, kapabilitas, dan tujuan
organisasi yang sekarang.
 Secara umum setiap proyek Six Sigma yang terpilih
harus mampu memenuhi kategori:
1) memberikan hasil-hasil dan manfaat bisnis
2) kelayakan (feasibility)
3) memberikan dampak positif kepada organisasi.
6s Kriteria Manfaat Bisnis atau Hasil-Hasil (1)

 Dampak pada pelanggan eksternal dan

kebutuhan mereka.
Proyek Six Sigma yang dipilih harus memberikan
manfaat atau dampak positif kepada “pelanggan
pembayar (pembeli)”, dan/atau pihak-pihak
eksternal seperti: pemegang saham, pemerintah,
mitra dalam supply chain management, dll.
6s Kriteria Manfaat Bisnis atau Hasil-Hasil (2)

 Dampak pada strategi bisnis dan posisi persaingan

(competitive position).
Proyek Six Sigma yang dipilih harus memberikan manfaat
yang akan membantu organisasi untuk merealisasikan visi
organisasi, menerapkan strategi pemasaran, dan/atau
meningkatkan posisi persaingan dari organisasi itu.
 Dampak pada kompetensi inti (core competencies).
Proyek Six Sigma yang dipilih harus memberikan dampak
positif berupa meningkatkan kekuatan pada kompetensi
inti (core competencies) dari organisasi.
6s Kriteria Manfaat Bisnis atau Hasil-Hasil (3)

 Dampak pada keuangan organisasi.

Proyek Six Sigma yang dipilih harus memberikan dampak
positif pada keuangan organisasi, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang, sebagai misal:
penurunan biaya, peningkatan efisiensi, peningkatan
penjualan, peningkatan pangsa pasar, dll.
 Urutan kepentingan.
Apakah masalah-masalah atau isu-isu yang ditangani
merupakan masalah-masalah utama dan penting serta
mendesak untuk ditangani segera
6s Kriteria Manfaat Bisnis atau Hasil-Hasil (4)

 Kecenderungan.
Apakah masalah-masalah atau isu-isu yang ditangani
merupakan masalah-masalah yang memiliki kecenderungan
menjadi lebih besar sepanjang waktu mendatang
 Sekuens dan kesalingtergantungan.
Apakah proyek Six Sigma yang dipilih itu memiliki sekuens
dengan proyek-proyek Six Sigma lain yang mungkin, atau
mempunyai kesalingtergantungan dengan isu-isu lain dan
memiliki ketergantungan pada masalah-masalah atau isu-isu
lain yang sedang ditangani pertama kali?
6s Kriteria Kelayakan /Feasibility Criteria (1)

 Sumberdaya yang dibutuhkan.

Berapa banyak orang, waktu, dan uang yang mungkin
diperlukan.
 Keahlian yang tersedia.
Pengetahuan apa atau keterampilan teknikal apa yang
dibutuhkan dan apakah memiliki keahlian dan
kemudahan menggunakan tenaga ahli.
 Kompleksitas.
Bagaimana tingkat kesulitan yang harus diantisipasi ketika
mengembangkan dan menerapkan solusi peningkatan.
6s Kriteria Kelayakan /Feasibility Criteria (2)

 Kemungkinan sukses.
Proyek Six Sigma yang dipilih itu harus memiliki tingkat
kesuksesan yang tinggi dalam kerangka waktu lama
proyek yang rasional.
 Fasilitas pendukung.
Berapa banyak fasilitas pendukung termasuk dukungan
manajemen yang dibutuhkan dan kemampuan
menyediakan fasilitas pendukung termasuk dukungan
manajemen untuk melaksanakan proyek Six Sigma yang
dipilih ?
6s Kriteria Dampak pada Organisasi

 Manfaat pembelajaran (learning benefits).

Apa pengetahuan baru—berkaitan dengan bisnis,
pelanggan, proses, dan/atau sistem Six Sigma—yang akan
diperoleh dari proyek Six Sigma yang dipilih itu?
 Manfaat lintas-fungsi (cross-functional benefits).
Sampai sejauhmana proyek Six Sigma yang dipilih itu
mampu mengatasi hambatan-hambatan lintas-fungsi
yang ada di antara kelompok-kelompok orang dalam
organisasi dan menciptakan manajemen proses yang
lebih baik dalam lingkup keseluruhan organisasi?
6s Pareto Priority Index (1)

Savings Cost Time

Proyek Probability
($) ($) (Years)
A 100.000 0,7 10.000 2
B 50.000 0,7 2.000 1
C 30.000 0,8 1.600 0,25
D 10.000 0,9 500 0,5
E 3.000 0,6 1.000 0,1
6s Pareto Priority Index (2)

Jawab
Ranking terhadap lima proyek itu menggunakan PPI
ditunjukkan dalam daftar berikut:

Savings Cost Time

Proyek Probability PPI
($) ($) (Years)
A 100.000 0,7 10.000 2 3,5
B 50.000 0,7 2.000 1 17,5
C 30.000 0,8 1.600 0,25 60,0
D 10.000 0,9 500 0,5 36,0
E 3.000 0,6 1.000 0,1 18,0
6s Pareto Priority Index (3)

Jawab
Ranking proyek berdasarkan PPI tertinggi sampai
terendah.
Savings Cost Time
Proyek Probability PPI
($) ($) (Years)
C 30.000 0,8 1.600 0,25 60,0
D 10.000 0,9 500 0,5 36,0
E 3.000 0,6 1.000 0,1 18,0
B 50.000 0,7 2.000 1 17,5
A 100.000 0,7 10.000 2 3,5

Berdasarkan PPI, maka kita memberikan prioritas tertinggi untuk

proyek-proyek C dan D.
6s Mendefinisikan Peran Orang-orang yang
Terlibat dalam Proyek Six Sigma
Beberapa orang atau kelompok orang dengan peran generik
beserta gelar-gelar yang umum dipakai dalam program Six Sigma
diantaranya :
1. Dewan Kepemimpinan (Leadership Council), Dewan Kualitas
(Quality Council), Komite Pengarah (Steering Committee) Six
Sigma, Senior Champions
2. Champions
3. Master Black Belts
4. Black Belts
5. Green Belts
6. Anggota Tim (Team Members)
6s 1. Dewan Kepemimpinan (Dewan Kualitas)

Peranan dari orang-orang yang berada dalam posisi ini

adalah:
1. Menetapkan visi, peran dan infrastruktur dari Six Sigma
2. Memilih proyek-proyek spesifik Six Sigma dan
mengalokasikan sumber-sumber daya
3. Meninjau-ulang secara periodik tentang kemajuan dari
berbagai proyek Six Sigma serta menawarkan ide-ide
dan bantuan agar menghindarkan terjadinya overlapping
pada proyek-proyek Six Sigma
4. Berperan secara individual sebagai “Sponsor” dari
proyek Six Sigma
6s 1. Dewan Kepemimpinan (Dewan Kualitas)

5. Membantu mengkuantifikasikan dampak dari usaha-usaha

Six Sigma kepada orang-orang yang berada di tingkat bawah
dalam organisasi
6. Menilai kemajuan serta mengidentifikasi kekuatan-kekuatan
dan kelemahan-kelemahan dalam usaha-usaha Six Sigma
7. Membagi atau menyebarluaskan praktek-praktek terbaik dari
Six Sigma ke seluruh organisasi serta kepada pemasok-
pemasok kunci dan pelanggan-pelanggan utama
8. Membantu mengatasi hambatan-hambatan dalam organisasi
yang berdampak negatif pada proyek-proyek Six Sigma
9. Menerapkan pelajaran-pelajaran baik yang dipelajari dari Six
Sigma pada gaya manajemen organisasi
6s 2. Champions

Secara umum, Champions bertanggung jawab untuk:

1. Mendefinisikan jalur implementasi Six Sigma ke seluruh
organisasi
2. Menetapkan dan memelihara atau mempertahankan
sasaran yang luas untuk proyek peningkatan kualitas Six
Sigma yang berada di bawah tanggung jawab dan
wewenangnya termasuk menciptakan proyek Six Sigma
yang rasional dan menjamin agar proyek Six Sigma itu
selaras dengan prioritas bisnis
3. Menyetujui perubahan-perubahan dalam arah atau
lingkup dari proyek Six Sigma, apabila diperlukan
6s 2. Champions
4. Mengembangkan rencana pelatihan komprehensif untuk implementasi
Six Sigma
5. Menemukan dan menegosiasikan sumber-sumber daya untuk proyek Six
Sigma
6. Memberikan pengakuan dan penghargaan
7. Mewakili tim untuk bertemu dengan Dewan Kepemimpinan (Dewan
Kualitas) atau Senior Champions dan bertindak sebagai penasehat dari
tim
8. Membantu mengatasi isu-isu dan tumpang-tindih yang meningkat di
antara tim atau dengan orang-orang di luar tim
9. Bekerjasama dengan pemilik proses agar menjamin konsistensi
perhatian pada proyek Six Sigma
10. Menerapkan pengetahuan yang diperoleh melalui peningkatan proses
pada tugas-tugas manajemen
6s 2. Champions
4. Mengembangkan rencana pelatihan komprehensif untuk implementasi
Six Sigma
5. Menemukan dan menegosiasikan sumber-sumber daya untuk proyek Six
Sigma
6. Memberikan pengakuan dan penghargaan
7. Mewakili tim untuk bertemu dengan Dewan Kepemimpinan (Dewan
Kualitas) atau Senior Champions dan bertindak sebagai penasehat dari
tim
8. Membantu mengatasi isu-isu dan tumpang-tindih yang meningkat di
antara tim atau dengan orang-orang di luar tim
9. Bekerjasama dengan pemilik proses agar menjamin konsistensi
perhatian pada proyek Six Sigma
10. Menerapkan pengetahuan yang diperoleh melalui peningkatan proses
pada tugas-tugas manajemen
6s 3. Master Black Belts

Secara umum, Master Black Belts bertanggung jawab untuk:

1. Bekerjasama dengan Champions
2. Mengembangkan dan menyebarluaskan bahan-bahan pelatihan
tentang Six Sigma kepada berbagai tingkat dalam organisasi
3. Membantu dalam mengidentifikasi proyek-proyek Six Sigma
4. Melatih dan mendukung Black Belts dalam pekerjaan-pekerjaan
proyek Six Sigma
5. Berpartisipasi dalam peninjauan-ulang proyek-proyek Six Sigma serta
memberikan bantuan-bantuan berupa keahlian teknikal
6. Mengambil tanggung jawab kepemimpinan dari program-program
utama
7. Memudahkan atau menyediakan fasilitas untuk penyebarluasan
praktek-praktek terbaik berdasarkan Six Sigma ke seluruh organisasi
6s 4. Black Belts

Secara umum, Black Belts bertanggung jawab untuk:

1. Merangsang pemikiran Champion
2. Mengidentifikasikan hambatan-hambatan yang ada dalam proyek
Six Sigma
3. Memimpin dan mengarahkan tim dalam mengeksekusi proyek Six
Sigma
4. Melaporkan kemajuan-kemajuan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan
5. Membantu Champions, apabila diperlukan
6. Mendefinisikan dan membantu orang lain dalam penggunaan alat-
alat Six Sigma yang sesuai teknik-teknik manajemen tim dan
pertemuan (management meeting)
6s 4. Black Belts

Secara umum, Black Belts bertanggung jawab untuk:

7. Menyiapkan penilaian proyek secara terperinci selama tahap pengukuran
8. Mempertahankan jadual proyek dan menjaga kemajuan proyek menuju
solusi akhir dan hasil-hasil
9. Memperoleh masukan-masukan dari operator, supervisor lini pertama,
dan pemimpin-pemimpin tim
10. Mengelola risiko proyek Six Sigma
11. Mendukung transformasi dari solusi baru atau proses-proses baru
menuju operasional yang berlangsung terus-menerus, serta bekerjasama
dengan manajer-manajer fungsional dan/atau pemilik proses (process
owner) yang bertanggungjawab terhadap proses secara keseluruhan
yang berada di bawah wewenang pemilik proses itu
12. Mendokumentasikan hasil-hasil akhir dan menciptakan “storyboard”
(peta-peta kemajuan) dari proyek
6s 5. Green Belts

Secara umum Green Belts memiliki tanggung jawab untuk:

1. Berpartisipasi pada proyek Six Sigma yang ditangani oleh
Black Belts dalam konteks tanggung jawab yang telah ada
pada mereka
2. Mempelajari metodologi Six Sigma untuk dapat
diaplikasikan pada proyek-proyek tertentu berskala kecil
yang akan ditangani oleh mereka
3. Melanjutkan mempelajari dan mempraktekkan metode-
metode dan alat-alat Six Sigma setelah proyek Six Sigma
berakhir
6s 6. Project Team Members

 Anggota-anggota tim proyek Six Sigma harus menerima

pelatihan dasar tentang metode-metode dan alat-alat Six
Sigma agar mereka mampu menerapkan dalam proyek-
proyek spesifik atau proses-proses pendukung yang
melintasi fungsi (lintas-fungsi) dalam organisasi.
 Di bawah petunjuk dari Black Belts, anggota-anggota tim
proyek Six Sigma dapat mengumpulkan dan menganalisis
data, juga membantu mempertahankan hasil-hasil yang
telah dicapai melalui proyek Six Sigma