PROYEK EFESIENSI BIAYA RS

PROJECT CHARTER
A. PROJECT INFORMATION

1. Nama Proyek PROJECT EFESIENSI BIAYA RS

2. Team Leader Amin Wildani, SE
3. Jangka Waktu Pelaksanaan Januari – Desember 2023
4. Mulai kerja November 2022
5. Akhir Masa Kerja Desember 2023
6. Sumber dana RKA 2023
7. Deliverable 1. EBITDA > 20%
2. Efisiensi HPP < 22,5%
3. Efisiensi SDI < 44,0%
8. Lingkup Proyek a. Pembentukan team project
b. Pembekalan team project
c. Penyusunan project charter
d. Penetapan anggaran dengan e-budgeting
e. Menyiapkan progress report tiap 3 bulan
f. Menyiapkan closing report di akhir tahun 2023
11. Tujuan Proyek Adanya efisensi biaya yang dihasilkan dari project
charter yang dijalankan
B. KOMPOSISI DAN TUGAS TEAM PROJECT
No Nama Posisi dalam Tim Kualifikasi/bidang Uraian Tugas Lama pekerjaan
1. Amin Wildani Project Leader Kepala Unit Tata Bertanggung 12 Bulan
Usaha jawab
terhadap
jalannya
project,
berkoordina
si dengan
jajaran
manajer
2. Aulia Paramedika Penanggung MPP Bertanggung 2 Bulan
Jawab Kegiatan : jawab dalam
Standarisasi terlaksananya
Clinical Pathway penyusunan
pada kasus bedah dan
Implementasi
CP dalam 10
kasus bedah
3. Chintya Puspa Ayu T Penanggung Manager Farmasi Berkoordinasi 1 hari
jawab kegiatan : untuk
Review melakukan
pengadaan 2022 review
dan rencana 2023 pengadaan
berdasarkan farmasi 2022
anggaran dan rencana
2023
berdasarkan
anggaran
Penanggung Manager Farmasi Bertanggung 3 bulan
jawab kegiatan : jawab dalam
Optimalisasi kegiatan
penggunaan obat review,
fornas bagi pasien evaluasi,
 BPJS sosialisasi
penggunaan
obat fornas
bagi pasien
BPJS
4. Anggraeta Penanggung Kepala Unit Melaksanakan 2 bulan
Pramudita PP jawab kegiatan : Gudang Farmasi koordinasi dan
Standarisasi Obat pemilihan
Generik vendor
standarisasi
obat generic
5 Noor Syam Sidiq H Penanggung Manager Melaksanakan 8 hari
jawab kegiatan : Penunjang Medis koordinasi dan
Diskusi diskusi
perencanaan perencanaan
pengadaan pengadaan
dengan unit dengan unit
penunjang medis penunjang
dan farmasi medis dan
farmasi
6. Noni Setiani Penanggung Ka Unit Farmasi Melaksanakan 3 bulan
jawab kegiatan : Rawat Inap review, diskusi
Perbaikan system dan sosialisasi
retur farmasi system baru
untuk
perbaikan retur
obat farmasi
7. Apriliana Dyah P Penanggung Ka Unit Gizi Melaksanakan 3 bulan
jawab kegiatan : review, diskusi
Perbaikan system dan sosialisasi
retur gizi system baru
untuk
perbaikan
waste order
 gizi
8. Zuhal Penanggung Keuangan Melaksanakan 3 Bulan
jawab Kegiatan : Koordinasi,
Analisa pareto Diskusi dengan
(Kasus bagian terkait
penyumbang dalam hal
kerugian terbesar kegiatan
beserta analisis pareto
rekomendasi dan
penanganan) rekomendasi
penanganan
Zuhal Penaggung jawab Keuangan Mengkoordinas 3 Bulan
kegiatan : ikan dengan
Penyusunan unit terkait,
proporsi obat perihal
pada pasien penyusunan
rawat jalan dan penetapan
proporsi obat
pada pasien
rawat jalan
Zuhal Penaggung jawab Keuangan Melaksanakan 3 Bulan
kegiatan : koordinasi,
Penyusunan tools penyusunan /
monitoring klaim instal tools
BPJS monitoring
klaim BPJS,
sampai ke
kegiatan
implementasi
Zuhal Penanggung Keuangan Melakukan 3 Bulan
jawab kegiatan : koordinasi,
penyusunan tariff diskusi dengan
jasa berbasis bagian terkait
proporsional dalam
 penyusunan,
penetapan
tariif jasa
berbasis
proporsi
9. Amin Budi S Penanggung Ka. Sub. Unit Melakukan 3 Bulan
jawab kegiatan : Rumah Tangga koordinasi
Assesment, dalam kegiatan
evaluasi dan Assesment,
monitoring monev
pengadaaan pengadaan
barang umum barang umum
logistic logistic dengan
bagian terkait
Amin Budi S Penanggung Ka. Sub. Unit Melaksanakan 3 Bulan
jawab kegiatan : Rumah Tangga koordinasi,
Tools terintegrasi penyusunan /
pengelolaan asset instal tools
RS terintegrasi
pengelolaan
asset RS,
sampai ke
kegiatan
implementasi
10. Slamet Mustaqim Penaggung jawab Ka. Unit Personalia Melaksanakan 3 Bulan
kegiatan : Review Koordinasi,
Kebutuhan Diskusi dengan
ketenagaan RS unit2 terkait
dalam kegiatan
review pola
ketenagaan
dan alur
rekrutmen di
RS
11. Hilda Rahma A Penaggung jawab Ka. Unit Diklat Melaksanakan 6 Bulan
kegiatan : koordinasi,
Pembuatan penyusunan /
system IHT Online instal system
(LMS) IHT online
(LMS) di RS,
sampai ke
kegiatan
implementasi
 No Nama program Definisi operasional Done Definition
1. Standarisasi Clinical Pathway Penyusunan CP kasus Realisasi kepatuhan CP
Kasus Bedah bedah dengan cost kasus bedah ≥80%
tertinggi
2. Optimalisasi pengelolaan Pengelolaan perbekalan Realisasi anggaran
pengadaan farmasi (ALKES farmasi dan penunjang perbekalan farmasi dan
dan BMHP) di gudang farmasi secara penunjang 100%
efesien
3. Perbaikan system retur Perbaikan system retur Obat tertinggal di C. PROGRAM KERJA YANG
(farmasi dan gizi) obat dan order gizi pada bangsal yang terlambat DIRENCANAKAN
pasien pulang di retur 0%,
Waste order gizi pada
pasien pulang 0%
4. Optimalisasi penggunaan obat Program Peresepan obat fornas
fornas bagi pasien BPJS mengoptimalkan pasien bagi pasien BPJS ≥80%
BPJS sesuai formularium
nasional
5. Analisis Pareto (Kasus Penyusunan kelompok Diangnosa termitigasi
penyumbang kerugian diagnose penyakit secara pareto 100%
terbesar beserta rekomendasi berdasarkan pareto
penanganan)
6. Penyusunan proporsi obat Adanya prosentase Kelompok diagnosis
pada pasien rawat jalan plafon biaya obat pada rawat jalan ditetapkan
rawat jalan prosentase plafon obat
100%
D. PROJECT SCHEDULE
7. Penyusunan tools monitoring Aplikasi monitoring Aplikasi monitoring
klaim BPJS klaim BPJS terimplemtasi 100%
8. Assesment, evaluasi dan Proses pengkajian ulang Kesesuaian permintaan
monitoring pengadaaan terhadap kebutuhan order dan kebutuhan
barang umum logistic dan penggunaan barang unit 100%
umum dan logistik
9. Tools terintegrasi pengelolaan Penyusunan Aplikasi Aplikasi terintegrasi
asset RS terintegrasi pengelolaan pengelolaan RS
asset RS terimplementasi 100%
10. Penyusunan tarif jasa berbasis Penyusunan tarif jasa Buku tariff berbasis
proporsi medis berdasarkan proporsi
proporsional
11. Review Kebutuhan Merupakan kegiatan Review ketenagaan unit
ketenagaan RS pengkajian ulang antara berjalan 100%
unit SDI, manager dan
 Program Kerja Januari-Desember 2018
B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12
Standarisasi Clinical
Pathway Kasus Bedah
Optimalisasi
pengelolaan
pengadaan farmasi
(ALKES dan BMHP)
Perbaikan system
retur (farmasi dan
gizi)
Optimalisasi
penggunaan obat
fornas bagi pasien
BPJS
Analisis Pareto (Kasus
penyumbang
kerugian terbesar
beserta rekomendasi
penanganan)
Penyusunan proporsi
obat pada pasien
rawat jalan
Penyusunan tools
monitoring klaim
BPJS
Assesment, evaluasi
dan monitoring
pengadaaan barang
umum logistic
Tools terintegrasi
pengelolaan asset RS
Penyusunan tarif jasa
berbasis proporsi
Review Kebutuhan
ketenagaan RS
Pembuatan system
IHT Online (LMS)

E. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

 1. WBS Semester 1 (Januari-Juni)
No Kegiatan Durasi Mulai Akhir PJ Cost Januari Februari Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 1. Standarisasi Clinical 60 hari 2 Jan 28 feb Aulia P

Pathway Kasus
Bedah
1.1 Analisis 10 kasus 3 hari 2 Jan 4 Jan Aulia P
terugi
1.2 Penyusunan CP 7 hari 5 Jan 11 Jan Aulia P
1.3 Sosialisasi 2 hari 12 Jan 13 Jan Aulia P
1.4. Implementasi 44 hari 14 Jan 27 Feb Aulia P
1.5. Evaluasi 1 Hari 28 Feb 28 Feb Aulia P
2. 2. Optimalisasi 90 hari 2 Jan 31 Mar Chintya A
pengelolaan
pengadaan
farmasi (ALKES
dan BMHP)
2.1 Review 1 hari 2 Jan 2 Jan Chintya A
pengadaan 2022
dan rencana 2023
berdasarkan
anggaran
2.2.Standarisasi 60 hari 3 Jan 28 Feb Anggraeta
pengadaan obat
generic
2.2.1 Sosialisasi ke 1 hari 1 1 Maret Anggraeta
vendor. Maret
2.2.2. Penerimaan 15 hari 2 15 Anggraeta
proposal Maret Maret
dari vendor
2.2.3 Pemilihan 7 hari 16 23 Anggraeta
vendor Maret Maret
 2.3. Diskusi internal 6 hari 24 30 Noor Syam
penunjang medis Maret Maret
utk menetapkan
perencanaan

2.4. Diskusi dengan 1 Hari 31 31 Noor Syam

unit farmasi Maret Maret
3 3 Perbaikan system 90 hari 2 Jan 31 Mar Noni S dan
retur (farmasi dan Lia (Gizi)
gizi)
3.1 Review obat retur 60 hari 2 Jan 28 Feb Noni S dan
dan waste order Lia (Gizi)
gizi pasien pulang
ke unit terkait
3.2 Sosialisasi 30 hari 1 30 Noni S dan
implementasi Maret Maret Lia (Gizi)
system baru
3.3 Evaluasi 1 Hari 31 31 Noni S dan
Maret Maret Lia (Gizi)
4 4. Optimalisasi 90 hari 2 Jan 31 Mar Chintya A
penggunaan obat
fornas bagi pasien
BPJS
4.1. Review PFT 7 hari 2 Jan 8 Jan Chintya A
4.2. Evaluasi bersama 7 hari 9 Jan 16 Jan Chintya A
MPP dan unit
farmasi
4.3 Sosialisasi ke 7 hari 10 Jan 18 Jan Chintya A
Dokter
4.4 Monev 70 hari 19 Jan 31 Chintya A
Implementasi Maret

5 5. Analisis Pareto 90 hari 2 Jan 31 Mar Zuhal

 (Kasus
penyumbang
kerugian terbesar
beserta
rekomendasi
penanganan)
5.1. Analisa kasus 14 hari 2 Jan 15 Jan Zuhal
penyumbang
kerugian
5.2 Pengelompokan 14 hari 16 Jan 31 Jan Zuhal
kasus
5.3. Penyusunan 45 hari 1 feb 15 Zuhal
rekomendasi maret
penanganan
5.4. Penetapan 15 hari 16 31 Zuhal
Maret Maret
6. 6. Penyusunan 90 hari 2 Jan 31 Mar Zuhal
proporsi obat
pada pasien rawat
jalan
6.1. Analisa diagnose 14 hari 2 Jan 15 Jan Zuhal
penyakit pada
rawat jalan
6.2 pengelompokan 14 hari 16 Jan 31 Jan Zuhal
diagnose penyakit
6.3. Penyusunan 45 hari 1 feb 15 Zuhal
proporsi maret
6.4. Penetapan 15 hari 16 31 Zuhal
Maret Maret
7 7. Penyusunan tools 90 hari 2 Jan 31 Mar Zuhal
monitoring klaim
BPJS
7.1.Diskusi pemilihan 7 hari 2 Jan 8 Jan Zuhal
vendor
 7.2. Beauty contest 7 hari 9 Jan 15 Jan Zuhal
vendor
7.3. Pemilihan vendor 1 hari 16 Jan 16 Jan Zuhal
7.4. Instal Aplikasi 13 hari 17 Jan 31 Jan Zuhal
7.5. Monev aplikasi 60 hari 1 Feb 31 Zuhal
Maret
8. 8. Assesment, 90 hari 2 Jan 31 Mar Amin Budi
evaluasi dan
monitoring
pengadaaan
barang umum
logistic
8.1. Menyusun form 7 hari 2 Jan 8 Jan Amin Budi
assesment
8.2. Simulasi 7 hari 9 Jan 15 Jan Amin Budi
Implementasi form
assesment
8.3. Penyempurnaan 7 hari 16 Jan 22 Jan Amin Budi
Form
8.4. Sosialisasi Form 2 hari 23 Jan 24 Jan Amin Budi
Assesment
8.5. IMplementasi 7 hari 25 Jan 31 jan Amin Budi
form
8.6. Monitoring dan 60 Hari 1 Feb 31 Amin Budi
evaluasi form Maret
9. 9. Tools terintegrasi 90 hari 2 Jan 31 Mar Amin Budi
pengelolaan asset
RS
9.1.Diskusi pemilihan 7 hari 2 Jan 8 Jan Amin Budi
vendor
9.2. Beauty contest 7 hari 9 Jan 15 Jan Amin Budi
vendor
9.3. Pemilihan vendor 2 hari 16 Jan 17 Jan Amin Budi
9.4. Instal Aplikasi 12 hari 18 Jan 31 Jan Amin Budi
 9.5. Monev aplikasi 60 Hari 1 Feb 31 Amin Budi
Maret
10. 10. Penyusunan tarif 90 hari 2 Jan 31 Mar Zuhal
jasa berbasis
proporsi
10.1. Pengumpulan 30 hari 2 Jan 31 Jan Zuhal
data
10.2. Olah Data 15 hari 1 Feb 15 Feb Zuhal
10.3. Draft penetapan 7 hari 16 Feb 22 feb Zuhal
tariff
10.4. Diskusi dengan 30 hari 23 Feb 28 Zuhal
dokter spesialis Maret
10.5 Penetapan tariff 2 hari 29 30 Zuhal
Maret Maret
10.6. Evaluasi 1 Hari 31 31 Zuhal
Maret Maret
11. 11. Review 90 hari 1 April 30 Jun Slamet M
Kebutuhan
ketenagaan RS
11.1. Penyusunan 30 hari 1 April 30 April Slamet M
Analisis Jabatan
(ANJAB)
11.2. Penysunan ABK 15 hari 1 Mei 15 Mei Slamet M
11.3 DIskusi 7 hari 16 Mei 22 Mei Slamet M
11.4. Review Pola 36 hari 23 Mei 29 Juni Slamet M
Ketenagaan dan
alur rekrutmen
11.5. Evaluasi 1 Hari 30 Juni 30 Juni Slamet M
12. 12. Pembuatan 180 hari 2 Jan 30 Jun Hilda
system IHT Online
(LMS)
12.1. Proses 90 hari 2 Jan 31 Hilda
Pembelian Aplikasi Maret
/ pemilihan vendor
12.2. Trial and error 60 hari 1 April 31 Mei Hilda
aplikasi
12.3 Implementasi 29 hari 1 Jun 29 Jun Hilda
Aplikasi
12.4 Evaluasi 1 Hari 30 Juni 30 Juni Hilda
No Proses Identifikasi Probabilitas Severitas Scor Mitigasi Resiko dan anggaran
Resiko
1. Standarisasi CP yg ditetapkan 4 4 16 Koordinasi intens dengan MPP
Clinical tidak selesai dan DPJP
Pathway sesuai jadwal
Kasus Bedah
CP yang disusun 4 5 20 Koordinasi dengan MPP dan
tidak dijalankan KOmite Medis
oleh DPJP
2. Optimalisasi SIM RS tidak 5 5 25 Koordinasi dengan Man SDI dan
pengelolaan mendukung Umum, IT dan Neurovi
pengadaan untuk kebutuhan
farmasi penyediaan data
perencanaan /
(ALKES dan
pengelolaan
BMHP)
pengadaan

3. Perbaikan Ketidakpatuhan 3 5 15 Koordinasi intens dengan ManKep

system retur petugas bangsal
(farmasi dan menjalankan
gizi) system retur obat
dan gizi pasien
pulang yang
disepakati
4. Optimalisasi Ketidakpatuhan 3 5 15 Koordinasi dengan PFT dan
penggunaan dokter Komite Medis
obat fornas menjalankan
bagi pasien kebijakan dan
program
BPJS
5. Analisis Pareto Ketidaktersediaan 2 5 10 Koordinasi intens keuangan
(Kasus data awal untuk dengan casemix
penyumbang analisis
kerugian
terbesar
beserta
rekomendasi
penanganan)
6. Penyusunan Ketidaktersediaan 2 5 10 Koordinasi intens keuangan
proporsi obat data awal untuk dengan casemix dan manajer
pada pasien analisis farmasi
rawat jalan
7. Penyusunan Aplikasi banyak 3 5 15 Koordinasi intens dengan vendor,
tools trouble dan tidak IT dan User
monitoring berjalan
klaim BPJS semestinya
8. Assesment, Metode 3 5 15 Melakukan benchmark atau
evaluasi dan Assesment tidak mencari metode lain yg sudah
monitoring bias diterapkan diimplementasikan di tempat lain
pengadaaan untuk
mengevaluasi
barang umum
efesiensi
logistic
pengadaan
9. Tools Aplikasi banyak 3 5 15 Koordinasi intens dengan vendor,
terintegrasi trouble dan tidak IT dan User
pengelolaan berjalan
asset RS semestinya
10. Penyusunan Ketidaktersediaan 2 5 10 Koordinasi intensi keuangan dan
tarif jasa Data penyusunan casemix
berbasis
proporsi
11. Review Metode 4 5 20 Diskusi dan koordinasi intens
Kebutuhan penetapan dengan manajer keperawatan, SDI
ketenagaan RS kebutuhan tidak personalia, komite
dapat disepakati
12. Pembuatan Aplikasi banyak 3 5 15 KOordinasi intens dengan vendor,
system IHT trouble dan tidak IT, dan Diklat
Online (LMS) berjalan
semestinya

F. RISK MANAGEMENT MITIGATION

*probabilitas= seberapa memungkinkan resiko tersebut terjadi (1-5)
Severitas = seberapa besar dampak/keparahan jika resiko tersebut terjadi (1-5)
Kalikan probalitisa dengan severitas dab lihat berdasarkan skor masuk dalam level resiko yang mana
dibawah ini:
Risk Atribute Scor minimal Scor Maksimal
SR Sangat Rendah: tidak berpengaruh 0 1
pada organiasi (cukup monitoring)
R Rendah/minor: tidak mengganggu 1 4
proses (manage by riutine procedure)
S Sedang/Moderate: bisnis bisa 5 9
terganggu sementara (mendapat
respon dari management)
T Tinggi/Major: Menghentikan proses 10 15
bisnis sementara (penanganan
spesifik)
ST Sangat tinggi/extreme 16 25
(kewapadaan tinggi)

G. PENUTUP
Demikian Project Chapter Project Efesiensi Biaya RS ini kami susun,
semoga dapat terlaksana dengan lancar dan baik, dan dapat mencapai target /
output yang telah ditentukan.

Mengetahui,
Direktur
RS PKU Muhamamdiya Wonosobo Project Leader

dr. Akhmad Muzairi, MARS Amin Wildani, SE

Semangat Tanpo Sambat
Bedo Dino Bedo Cerito