EPC (Engineering, Procurement, Contruction)

Hiduplah Untuk Banyak Memberi Bukan Hidup Untuk Banyak Menerima

KEPALA TATA USAHA / KEPALA ADMINISTRASI

Nama Jabatan         : Kepala Tata Usaha (KTU) / Kepala Administrasi (Kasie)

Golongan               : H s/d F

Departemen/Divisi  : Engineering/Operations

Lokasi Kerja           : Pabrik

Atasan Langsung    : Factory Manager

Rekan Sederajat      : Asisten, Asisten Kepala.

Bawahan langsung  : Kerani  Pembukuan, Kasir,  Adm.  Gudang, Kerani Personalia, Kasie.

Hubungan Kerja      : (selain dengan atasan langsung)

Kedalam (Intern & Antar Dept) : Antar Departemen

Keluar: Muspika, Bank, Supplier.

URAIAN JABATAN

Umum

Mengelola semua kegiatan administrasi dan keuangan dalam lingkungan pabrik untuk mendapatkan
data yang benar dan akurat sehingga menghasilkan laporan dan informasi yang tepat waktu, relevan
dan konsisten sebagai alat pengendalian, pengamanan aset dan sumber daya serta pengambilan
keputusan.

Tugas-tugas Pokok

Perencanaan

Merencanakan persiapan kegiatan pekerjaannya sedemikian rupa sehingga penerimaan data,

laporan dan informasi dari seluruh bagian terkordinasi dengan baik dan cepat untuk menghasilkan
laporan yang tepat waktu dan relevan.

Koordinasi

Koordinasi dengan Askep dan Asisten dalam administrasi dan rencana penyusunan anggaran tahunan
pabrik.
Koordinasi dengan departemen terkait lainnya untuk logistik dan dana.

Pelaksanaan.

Melaksanakan semua sistem dan prosedur administrasi keuangan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di lingkungan perusahaan.

Melaksanakan  pemeriksaan rutin ke kantor gudang, bengkel, kamar mesin dan laboratorium, untuk
memastikan bahwa pencatatan dan pelaporan data serta informasi mengenai produksi, tenaga kerja,
persediaan dan pemakaiaan bahan dan alat-alat, semua surat/dokumen dan bukti transaksi telah
diadministrasikan dengan baik dan benar sesuai prosedur yang berlaku.

Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan yang mencakup :

–        Laporan Permintaan Dana Operasional.

–        Laporan Pertanggungjawaban Dana.

–        Laporan Outstanding PP/PO.

–        Laporan Rekonsiliasi Bank.

–        Laporan Rekening Koran antar Kebun/Pabrik.

–        Laporan Keuangan dan Management.

Pengawasan

Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dalam rangka kegiatan perusahaan.

Mengawasi agar semua laporan harian, berkala dan insidentil telah disusun sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dan disampaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan.

Mengawasi semua data dan informasi yang diperoleh dan telah dicatat dengan cara yang benar dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penyampaian

Menyampaikan kepada Factory Manager hal-hal atau pekerjaan yang diperkirakan akan
mengakibatkan biaya melebihi anggaran.

Menyampaikan hasil evaluasi prestasi bawahan kepada atasan.

Menerima

Menerima dan menyampaikan berita via Ratel/SSB dari dan kepada yang berkepentingan.
Menerima laporan Produksi dari asisten laboratorium.

Menerima laporan bulanan Maintenance dari Asisten Maintenance (Mechanical & Electrical)
mengenai kondisi dan pemakaian mesin-mesin utama Pabrik dan mesin pendukung Pabrik.

Menerima Rencana Kerja Bulanan dari seluruh Asisten Pabrik.

Menerima barang-barang yang dikirim oleh Kantor Perwakilan, Supplier, Kebun dan Pabrik lainnya.

Uang (dana remise) dari Bank.

Menerima instruksi dan ketetapan dari Factory Manager yang berhubungan dengan pekerjaan
administrasi.

Mengusulkan

Mengusulkan perbaikan/penyempurnaan prosedur administrasi.

Mengusulkan pelatihan, pengembangan, mutasi, promosi dan jumlah kompensasi seluruh

bawahannya.

Mengusulkan penjualan/penghapusan atas aktiva perusahaan yang tidak bermanfaat

lagi/kadaluwarsa.

Evaluasi

Mengevaluasi atas segala dokumen Pabrik sebelum ditandatangani oleh Factory Manager.

Mengevaluasi semua kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang diterima.

Menandatangani

Menandatangani surat pengantar/pengiriman barang.

Menandatangani cek dan giro bersama penerima kuasa lainnya.

Menandatangani Surat Perintah Kerja Lembur karyawan bawahannya.

Menandatangani Surat Pengantar CPO/Kernel serta surat izin masuk/keluar Pabrik bilamana ada
otorisasi dari Manager Pabrik.

Tanggung Jawab

Bertanggungjawab atas ketetapan dan keakuratan pelaporan yang dibuatnya.

Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku.

Wewenang

Memutuskan Sendiri

Menegur dan mengeluarkan Surat Peringatan kepada bawahannya.

Mengatur kegiatan harian mess dan penempatan tamu di mess.

Mengelola belanja dan kebutuhan harian untuk mess.

Menyetujui/menolak biaya pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan.

Persetujuan Atasan

Menetapkan penerimaan, promosi dan mutasi bawahannya.

Melakukan pembelian lokal

Hubungan Antar Departemen

Membina kerjasama yang baik dengan HRD, Kebun, Transportir, Commercial, Accounting, Budget,
Perwakilan, Riset, CCD dan D&L.

Kriteria Keberhasilan

Kebenaran, kewajaran dan ketetapan jadwal pelaporan.