USULAN STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMENT STORE 2NE1

Dewan Komisaris

Direktur

Intern. Auditor

Sekretaris

Manajer SDM

Man. Logistik

Man. Keuangan

Man. Marketing

Man. Umum

Personalia

Gudang

Akuntansi

Pemasaran

Rumah tangga

Humas

Inventarisasi

Kasir

penjualan

Teknik & SI

Dewan Komisaris Menerima laporan dari auditor internal Mengangkat dan memberhentikan direktur Melakukan pengawasan atas jalannya perusahaan Mengawasi direktur Internal Auditor Melakukan pemeriksaan atas pengendalian internal perusahaan Memberikan rekomendasi kepada direktur dan manajer perbaikan-perbaikan pengendalian internal Menyusun laporan hasil pemeriksaan kepada dewan komisaris Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan perusahaan Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan Direktur o Bertanggung jawab kepada dewan komisaris

o o o o o o o o o

membuat keputusan strategis perusahaan pada seluruh operasional perusahaan menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasional perusahaan melakukan evaluasi atas operasional perusahaan bertanggung jawab kepada komisaris memberikan keterangan-keterangan yang dibutuhkan internal auditor memberikan persetujuan atas anggaran, program kerja tiap departemen, pengadaan barang serta pengeluaran kas yang diajukan memberikan persetujuan atas dokumen/surat untuk pihak eksternal mengangkat dan memberhentikan manajer menerima laporan dari manajer secara keseluruhan

Sekretaris o Bertanggungjawab dalam penyimpanan dokumen/arsip secara umum. o Bertindak sebagai tangan kanan dari Direktur dan bertugas menggantikan Direktur jika diminta. o Membantu direktur dalam penyusunan agenda harian o Bertugas membuat persuratan dan dokumen lain atas persetujuan direktur o Bertindak sebagai customer service perusahaan, menerima kritik dan saran dari pihak ekstern dan melaporkannya ke bagian terkait Departemen SDM o Manajer SDM Bertanggung jawab kepada direktur Menerima rekapitulasi karyawan dari personalia dalam hal kriteria penggajian serta memberikan persetujuan dan memohonkan validasi kepada direktur Menyusun rencana kerja, anggaran, LRA dan SOP bagian SDM Melakukan kontrol atas program kerja bagian SDM Memberikan persetujuan atas penerimaan pegawai dan memohonkan validasi kepada direktur Melakukan pengecekan atas permohonan pengeluaran kas dalam jumlah besar dari divisi dan meminta otorisasi direktur o Personalia Bertanggung jawab kepada Manajer SDM Melakukan rekruitmen pegawai Bertanggung jawab atas pelatihan pegawai untuk meningkatkan pelayanan Menyelesaikan persoalan internal perusahaan Merencanakan kebutuhan tenaga kerja Menyiapkan data-data yang dibutuhkan untuk penggajian dan menyerahkannya kepada manajer SDM Meminta otorisasi kepada kepala bagian apabila akan melakukan pengeluaran kas dalam jumlah besar

Meminta otorisasi dan memohonkan dana ke manajer keuangan untuk pengeluaran kas dalam jumlah kecil Public affair Bertanggung jawab kepada manajer SDM Memperhatikan dan mengedepankan kepentingan publik menjaga hubungan baik dengan rekanan dan media bertanggung jawab dalam program pertanggungjawaban sosial perusahaan memperhatikan isu-isu yang berkembang dan mungkin dapat mempengaruhi perusahaan Sebagai juru bicara perusahaan Meminta otorisasi kepada kepala bagian apabila akan melakukan pengeluaran kas dalam jumlah besar Meminta otorisasi dan memohonkan dana ke manajer keuangan untuk pengeluaran kas dalam jumlah kecil

Departemen Logistik o Manajer Logistik Bertanggung jawab kepada direktur Memberikan persetujuan terhadap pengadaan barang dari laporan bagian gudang dan memohonkan validasi atas pengadaan barang kepada direktur Melakukan pemesanan kepada vendor yang telah ditentukan Menyusun SOP departemen logistik Menyusun anggaran serta laporan realisasi anggaran Menerima laporan atas hutang yang hampir jatuh tempo dari bagian inventarisasi dan melaporkannya ke bagian manajer keuangan Melakukan pengecekan atas permohonan pengeluaran kas dalam jumlah besar dari divisi dan meminta otorisasi direktur o Gudang Bertanggung jawab kepada Manajer Logistik Bertanggung jawab atas arus fisik barang dagang Menjaga mutu dan kualitas barang dagang Mengkoordinasi distribusi barang dagang yang masuk dari vendor dan bertanggung jawab atas distribusi barang ke bagian toko Menerima barang yang dibeli dari vendor Menerima laporan dari pramuniaga apabila stock barang habis Mengajukan permohonan pengadaan barang kepada manajer logistik Memastikan barang cacat yang ada Meminta otorisasi kepada kepala bagian apabila akan melakukan pengeluaran kas dalam jumlah besar Meminta otorisasi dan memohonkan dana ke manajer keuangan untuk pengeluaran kas dalam jumlah kecil o Inventarisasi Bertanggung jawab kepada Manajer Logistik

Mencatat bukti atas barang yang masuk dan keluar dari gudang Melakukan pengecekan secara rutin atas bukti penerimaan dan pengeluaran barang dengan jumlah fisik yang ada Memeriksa keabsahan bukti barang masuk Memberikan konfirmasi kepada manajer keuangan untuk melakukan pembayaran kepada vendor. Melakukan pengendalian hutang Meminta otorisasi kepada kepala bagian apabila akan melakukan pengeluaran kas dalam jumlah besar Meminta otorisasi dan memohonkan dana ke manajer keuangan untuk pengeluaran kas dalam jumlah kecil

Departemen Keuangan o Manajer Keuangan Bertanggung jawab kepada direktur Bertanggung jawab atas rasio-rasio laporan keuangan Memberikan persetujuan atas pengeluaran kas dalam jumlah kecil dari divisi Memberikan perintah kepada kasir untuk mengeluarkan sejumlah uang kepada pemohon dana Mengidentifikasi risiko finansial yang mungkin muncul Mengomunikasikan keputusan finansial yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan Menyetorkan uang yang dipegang ke bank Bertanggung jawab atas jumlah uang yang ada di bank Menerima perintah dari direktur atas pengeluaran uang dalam jumlah besar o Akuntansi Bertanggung jawab kepada manajer keuangan Melakukan rekonsiliasi secara rutin kepada bank Menerima Laporan Penerimaan Kas Harian dari Kasir Induk Melakukan Penjurnalan,Pemostingan, dan Penyusunan Laporan Keuangan tiap akhir periode. Bertanggung jawab pada pencatatan keuangan perusahaan baik aktiva di tangan, di bank, maupun di entitas lain Mengikuti perkembangan standar pelaporan dan perpajakan Bertanggungjawab atas pajak perusahaan Menerima bukti-bukti pengeluaran maupun pemasokan kas dari setiap divisi ataupun vendor. Menerima laporan penerimaan kas harian dari kasir

Kasir Bertanggung jawab kepada manajer keuangan

Mengeluarkan kas kepada divisi atas persetujuan manajer keuangan untuk operasional perusahaan termasuk penggajian dan pembayaran kepada vendor. Menerima pembayaran dari konsumen Membuat Laporan Penerimaan Kas Harian yang diserahkan kepada Akuntansi Menerima nota penjualan dan barang dari pramuniaga Menginput transaksi penjualan ke mesin cash register Mengepak barang yang dibeli pelanggan

Departemen Marketing o Manajer marketing Bertanggung jawab kepada direktur Memberikan persetujuan terhadap rencana pemasaran dan penjualan dan mengomunikasikannya kepada direktur Menyusun tata letak departement store Menyusun SOP departemen marketing Menyusun anggaran serta laporan realisasi anggaran Menjaga hubungan baik dengan partner bisnis, klien atau pelanggan Melakukan pengecekan atas permohonan pengeluaran kas dalam jumlah besar dari divisi dan meminta otorisasi direktur Memastikan target penjualan dapat tercapai Menyusun strategi penjualan yang efektif dan efisien o Penjualan Bertanggung jawab kepada manajer marketing Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan Membantu pelanggan memilih barang Menerima barang dari pelanggan Membuat nota penjualan Melaporkan kepada bagian gudang apabila terdapat barang yang habis Menyerahkan barang dan nota penjualan ke kasir unit o Pemasaran Bertanggung jawab kepada manajer marketing Menyusun strategi dan kebijakan pemasaran Mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang telah ada Meriset respon pasar terhadap produk perusahaan yang telah dipasarkan di pasaran Melakukan survei pasar Bertugas sebagai administrator media sosial maupun website perusahaan Melakukan promosi produk ke berbagai media dalam berbagai bentuk

Departemen Umum o Manajer Umum

Bertanggung jawab kepada direktur Menyusun SOP departemen umum Menyusun anggaran serta laporan realisasi anggaran Melakukan pengecekan atas permohonan pengeluaran kas dalam jumlah besar dari divisi dan meminta otorisasi direktur Memastikan kondisi bangunan perusahaan dalam keadaan baik Bertanggung jawab atas pembaruan aset-aset Departement store (ex : lemari, rak baju, kursi) serta memperbarui software program untuk sistem informasi Bertanggung jawab atas pembayaran listrik, telepon dan air dengan mengajukan permohonan pembayaran kepada manajer keuangan dan menerima uang dari kasir serta menyerahkan bukti pembayaran kepada akuntansi Rumah tangga Bertanggung jawab kepada Manajer umum Mengelola kebersihan, parker, dan keamanan Department Store Mengkoordinasi office boy dan cleaning service Bertanggung jawab atas pengelolaan air dan listrik Teknisi dan Sistem Informasi Bertanggung jawab kepada manajer umum Mengajukan pembaruan hardware atau software untuk menunjang alur informasi perusahaan Memastikan sistem yang ada dalam keadaan baik dan up to date Memperbaiki kerusakan-kerusakan yang ada pada alat-alat penunjang operasional perusahaan Bertanggung jawab atas database pelanggan, keuangan, pemasok dan informasi penting lainnya