Pengertian

• Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya,

seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah
data menjadi informasi.

• Pembelian adalah mendapatkan bahan baku, bahan penolong

dan seluruh kebutuhan perusahaan secara kredit maupun
tunai dengan memilih pemasok yang paling terbaik dan
menguntungkan bagi perusahaan.

• Sistem Akuntansi Pembelian adalah sistem yang digunakan

oleh perusahaan untuk melaksanakan pengelolaan bahan
baku, bahan penolong, bahan keperluan kantor dan aktiva
tetap yang dibutuhkan dalam kegiatan perusahaan secara
keseluruhan.
Fungsi Yang Terkait

01 Fungsi Gudang
Untuk menyimpan barang & mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang.

02 Fungsi Pembelian
Untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok barang, mengeluarkan order pembelian.

03 Fungsi Penerimaan
Untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok.

04 Fungsi Akuntansi
Mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas
keluar , menyelenggarakan arsip dokumen, mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Dokumen Yang Digunakan
01 Surat Permintaan Pembelian
“Formulir yg diisi oleh fungsi gudang/fungsi pemakai barang”

02 Surat Permintaan Penawaran Harga

“Untuk meminta penawaran harga bagi barang yg tak repetitif”

03 Surat Order Pembelian

“Untuk memesan barang kepada pemasok yg telah dipilih”
Dokumen Yang Digunakan
(Lanjutan)

04 Laporan Penerimaan Barang

“Untuk menunjukkan barang telah memenuhi persyaratan”

05 Bukti Kas Keluar

“Untuk dasar pencatatan transaksi pembelian”
 → Tembusan Surat Order Pembelian

Arsip Tanggal Penerimaan

Tembusan Bagi Unit Peminta Barang 3 5 Arsip Pemasok

Tembusan Pengakuan Oleh

2 6 Tembusan Fungsi Penerimaan
Pemasok

1 7 Tembusan Fungsi Akuntansi

Surat Order Pembelian
Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

Register Bukti Kas Keluar jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan voucher payable procedure.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan

Jurnal Pembelian menggunakan account payable procedure.

Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

Kartu Utang utang kepada pemasok jika pencatatan utangnya
menggunakan account payable procedure.

Digunakan untuk mencatat harga pokok

Kartu Persediaan persediaan yang dibeli.
Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Akuntansi Pembelian

01 Prosedur Permintaan Pembelian

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintan pembelian kepada fungsi pembelian.

Prosedur Permintaan Penawaran

02 Harga dan Pemilihan Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran
harga kepada para pemasok.

03 Prosedur Order Pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.

04 Prosedur Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang.
Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Akuntansi Pembelian

05 Prosedur Pencatatan Utang

fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai
catatan utang.

06 Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.

07 Prosedur Permintaan Cek

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan
permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek.

08 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi
cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen
tersebut.
Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Akuntansi Pembelian

09 Prosedur Pembayaran Kas

Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek
kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut
kepada kreditur yang Namanya tercantum pada bukti kas
keluar.

10 Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
 Tahapan Sistem Pembelian Tunai
“Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk
pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang”

Fungsi pembelian dimulai dengan

mengenali kebutuhan untuk Informasi mengenai penerimaan
01 menambah persediaan kembali 04 barang digunakan untuk
melalui observasi catatan memperbarui catatan persediaan.
persediaan.

Proses pembelian menentukan

jumlah yang akan dipesan, memilih Proses utang usaha menerima faktur
02 memasok, dan membuat pesanan 05 dari pemasok.
pembelian.

Setelah beberapa waktu, Buku besar menerima ringkasan

03 perusahaan akan menerima brang 06 informasi dsri utang usaha dan
persediaan dari pemasok. pengendali persediaan.
Fungsi Pembelian Dalam Perusahaan Meliputi :

Pembelian barang dagangan,

bahan baku, bahan penolong,
suku caadang, dan berbagai Pembelian perlengkapan Memelihara hubungan
supplies seperti supplies kantor,dll. pengepakan. dengan pemasok.

Pembelian mesin – mesin Pembelian – pembelian lain

dan peralatan pabrik, untuk keperluan perusahaan.
serta peralatan kantor.
Kategori Pembelian
“Yang jangka waktu pembayarannya sangat
Pembelian Tunai singkat ataupun bersamaan dengan terjadinya
penerimaan barang”
Berdasarkan jangka waktu pembayaran
“Yang jangka waktu pembayarannya lebih lama
Pembelian Kredit misalnya 1 bulan, 2 bulan atau sesuai perjanjian”
Berdasarkan jumlah barang yang dibeli
“Yaitu pembelian dalam jumlah banyak. Karena
Pembelian Grosir nilai pembeliannya juga cukup besar, maka pada
umumnya pembelian grosir bersifat kredit”

“Yaitu pembelian dalam jumlah sedikit. Karena nilai

Pembelian Eceran pembeliannya juga relatif sedikit, maka pada
umunya pembelian eceran bersifat tunai”

“Yaitu jika terjadi pengalihan hak dari pihak penjual

Pembelian Umum ke pihak pembeli. Pembelian ini merupakan bentuk
yang paling umum, karena penjual tidak
Berdasarkan hak atas barang yang dibeli menanggung resiko apapun jika barang sudah
dibeli”

“Yaitu barang yang dijual sebenarnya adalah milik

Pembelian Konsinyasi supplier asal. Artinya jika barang tidak laku, dapat
dikembalikan kepada supplier-nya”
Informasi Yang Diperlukan Manajemen Sistem Akuntansi Pembelian :

2. Order pembelian
yang telah dikirim
kepada pemasok

1. Jenis persediaan
yang telah mencapai
titik pemesanan
kembali (reorder point)
3. Order pembelian
yang telah dipenuhi
oleh pemasok

5. Tambahan
kuntitas dan harga 4. Total saldo utang
pokok persediaan dagang pada
dari pembelian tanggal tertentu &
Saldo utang dagang
kepada pemasok
tertentu
 Pengendalian Internal
Pengendalian organisasi
01 “Terjadinya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang
bertanggung jawab dalam pengendalian persediaan mesti terpisah
dengan unit yang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi”

Pengendalian dokumen
02 “Pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen harus ada
dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh
dokumen, rancangan database dan lain sebagainya).”

Pengendalian praktik manajemen

03 “Pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang
jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem
yang sudah berjalan, serta adanya audit rutin atas siklus
pembelian.”
Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian