Case 9.

2: Troston plc

Pertanyaan

i. Jelaskan tujuan umum atas sistem upah

Siklus jasa personalia (personnel service cycle) suatu entitas menyangkut peristiwa dan
aktivitas yang berhubungan dengan kompensasi eksekutif dan karyawan. Jenis-jenis
kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi
saham dan tunjangan karyawan. Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah
transaksi penggajian (payroll transaction).

Sebelum melakukan audit atas jasa personalia, adalah penting bagi auditor untuk memahami:
- Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas.
- Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan system pengendalian yang
berbeda dengan kompensasi gaji.
- Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi
saham, serta perjanjian pensiun.

Jika kompensasi suatu entitas terutama didasarkan atas gaji dan menunjukkan hubungan
yang dapat diprediksi dengan pemberian jasa, maka auditor dapat menekankan pada prosedur
analitis dalam pengembangan strategi audit. Jika beban kompensasi didasarkan atas upah per
jam, dan menunjukkan tingkat variabilitas yang tinggi sepanjang periode berjalan, maka
auditor dapat menekankan pendekatan penilaian tingkat risiko pengendalian yang lebih
rendah.

Pertimbangan Penilaian Risiko Pengendalian untuk Gaji dan Upah

Debet (Pembelian) Kredit – Debet (Pembayaran) Kredit

Beban kompensasi Utang kompensasi akrual Rekening bank penggajian
Beban Pajak Kewajiban sebesar jumlah yang Rekening bank umum
Tenaga kerja Langsung dipotong dari karyawan
Overhead pabrikasi Utang pajak gaji dan upah akrual

Tujuan Audit Spesifik

Page 1 of 9
 Case 9.2: Troston plc

Kategori Asersi Tujuan Audit Kelompok Tujuan Audit Saldo

Transaksi Akun

Keberadaan/Keterjadia Beban gaji serta beban Saldo kewajiban gaji

n pajak gaji yang tercatat
berhubungan dengan
kompensasi untuk jasa
yang diberikan selama
periode berjalan
akrual serta pajak gaji
menunjukkan jumlah
yang terutang pada
tanggal neraca

Kelengkapan Beban gaji serta beban Kewajiban gaji akrual

pajak gaji yang tercatat serta pajak gaji
mencakup semua beban mencakup semua
semacam itu yang terjadi jumlah yang terutang
untuk jasa personalia kepada personel dan
selama tahun berjalan lembaga pemerintah
pada tanggal neraca

Hak dan Kewajiban Kewajiban gaji serta

pajak gaji adalah
kewajiban entitas
yang melaporkan

Penilaian/Alokasi Beban gaji dan beban Beban gaji dan beban

pajak gaji telah dihitung pajak gaji telah
serta dicatat secara akurat dihitung serta dicatat
secara akurat.
Distribusi tenaga kerja
pabrik telah dihitung
serta dicatat dengan
benar

Penyajian dan Beban gaji serta beban Akun kewajiban gaji

Pengungkapan pajak gaji telah akrual serta pajak
diidentifikasi serta telah diidentifikasi
diklasifikasi dengan tepat serta diklasifikasi
dalam laporan laba rugi dengan tepat dalam
neraca.
Laporan keuangan
memuat
pengungkapan yang
Page 2 of 9
 Case 9.2: Troston plc

layak atas pensiun dan

program tunjangan
lainnya

ii. Kemukakan beragam pertanyaan yang biasa terjadi pada area penggajian dan
kepegawaian

1. Pertanyaan terkait penyiapan master file data pegawai.

a) Siapakah yang berhak dalam melakukan penginputan dan mengubah data master
file pegawai?
b) Apakah data master file pegawai yang ada telah memiliki data yang lengkap
mengenai karyawan yang diperkerjakan (seperti nama, alamat, tempat tanggal
lahir, tanggal mulai bekerja, nomor induk pegawai dan NPWP?
c) Ketika diperlukan atau adanya perubahan master file data pegawai seperti tingkat
upah dan penerimaan ataupun pemberhentian pegawai apakah ada approval dari
supervisor ataupun manajer yang menangani kepegawaian?
d) Apakah terdapat password untuk mengakses master file data pegawai bagi
karyawan yang berkepentingan?
e) Apakah terdapat dokumentasi data log access bagi setiap perubahan atas data
pegawai yang ada?
f) Apakah dilakukan pengecekan secara independen atas data log acess perubahan
data pegawai yang ada?

2. Pertanyaan terkait pencatatan pengupahan pegawai.

a) Apakah terdapat supervisi atas absen masuk dan pulang karyawan pada card
reader di lokasi kerja?
b) Apakah ada supervisi dan kontrol terhadap kartu absensi kepegawaian yang masih
kosong?

3. Pertanyaan terkait perhitungan upah pegawai.

a) Apakah sistem pengupahan yang ada telah berdasarkan standar waktu kerja per
minggu?
b) Apakah overtime authorization forms (OAFs) telah direview dan diauthorisasi
oleh supervisor/manajer yang bertanggung jawab sebelum diinput keadalam
system?
c) Apakah payroll system yang ada telah memiliki fungsi pengecekan validasi data
pada kolom data, termasuk didalamnya untuk transaksi dan kewajaran,
keberadaan, dan pengecekan karakter huruf pada kata yang dimasukkan?

Page 3 of 9
 Case 9.2: Troston plc

d) Apakah adanya pengecekan atas perhitungan upah karyawan oleh

supervisor/pejabat senior yang bertanggung jawab?

4. Pertanyaan terkait pembayaran upah pegawai.

a) Dalam setiap pengupahan, apakah pengupahan tersebut telah ditinjau oleh pejabat
yang berwenang dan dilakukan authorisasi terhadapat list form bank transfer
sebelum dikirimkan kepada bank?
b) Apakah perusahaan melibatkan lebih dari satu individu yang independen terkait
proses pengupahan dalam pembuatan paket gaji dan proses jam kerja di luar jam
kerja normal?

5. Pertanyaan terkait akuntansi untuk beban gaji dan pengurangannya?

Apakah terdapat proses komparasi dan rekonsiliasi oleh pejabat yang berwenang dan
independen terhadap personel departemen atas hal-hal sebagai berikut:

a) Apakah sistem payroll yang ada telah secara otomatis mentransfer uang upah dan
pengurangannya seperti pajak dan uang pension dari akun yang tepat dari general
ledger.
b) Apakah dilakukan pembanding antara beban yang actual dan beban payroll yang
telah dianggarkan dan investigasi atas varian-varian yang signifikan?
c) Apakah atas penghasilan pegawai dari upah yang dibayarkan telah dipotong pajak
sesuai peraturan yang berlaku?

iii. Review sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc dan identifikasi
keunggulan dan kelemahan atas sistem yang berjalan

Beberapa keunggulan atas sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc ialah:
1) Pemisahan tugas yang memadai, yaitu Departemen Personalia independen terhadap
Departemen Penggajian dan bertanggungjawab atas penambahan dan pengurangan
pegawai, tarif pembayaran dan pengurangan gaji karyawan
2) Pemisahan tugas yang memadai, yaitu Departemen Penggajian terpisah dari pihak
yang menandatangani slip pembayaran bank atas gaji yaitu Chief Accountant dan
kasir yang mengeksekusinya
3) Adanya pembagian otorisasi yang tidak tumpang tindih, yaitu Departemen Personalia
yang bertanggungjawab atas otorisasi penambahan dan pengurangan pegawai dari
daftar penggajian. Selain itu, tarif gaji dan pengurangan telah tepat diotorisasi oleh
pihak penyelia diatas karyawan yang melakukan pekerjaan atau lembur. Persetujuan
dicatat pada kartu jam kerja dan request overtime dari PCD atau group forepersons.

Page 4 of 9
 Case 9.2: Troston plc

4) Telah dipakainya dokumen dan catatan yang memadai yang berfungsi sebagai
dokumen pendukung yang diperlukan untuk perhitungan gaji, lembur dan bonus grup.
Sebagai tambahan, dokumen pencatatan jam kerja diberi nomor (prenumbered) untuk
mengurangi kemungkinan dibuatnya dokumen fiktif.
5) Dari segi pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan, Troston plc telah membatasi
akses ke slip pembayaran gaji dimana Chief Accountant dan salahsatu Direktur yang
berwenang mengotorisasinya. Ini memperlihatkan bahwa slip pembayaran gaji
ditandatangani oleh pegawai yang berwenang dan dilakukan eksekusi atas slip
tersebut terpisah yaitu oleh kasir.
6) Peran Chief Accountant dalam mereview kembali penggajian dari Departemen
Penggajian memperlihatkan adanya pemeriksaan independen atas kinerja karyawan,
dalam hal ini perhitungan gaji ataupun bonus grup. Perhitungan diverifikasi secara
independen, dengan membandingkan jumlah satuan jam kerja atau jam produksi yang
diperbandingkan dengan waktu standar, dengan laporan harian untuk melihat tidak
adanya keganjilan diantara keduanya.

Telah disinggung sebelumnya mengenai dokumen dan catatan yang memadai sebagai
keunggulan sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc. Berikut ini dijabarkan dokumen
dan catatan yang dipakai dalam sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc:
a. Bagian Operasional dan Produksi
Fungsi bisnis: pencatat waktu dan penyiapan pembayaran gaji
Dokumen dan catatan:
a.1 a personal encoded plastic card
Pengendalian yang berjalan:
1) Card reader ditempatkan dekat dengan kantor pabrik di pintu masuk pabrik
2) Card reader diawasi oleh pegawai khusus pada kantor pabrik
3) Data harian di update ke central computer payroll

a.2 Overtime Authorization Forms (OAF)

Pengendalian yang berjalan:
1) Jam kerja harian diatas 8 jam diotorisasi oleh Kepala Departemen Pengendalian
Produksi (Production Control Department/PCD)
2) Data overtime disimpan di file overtime pada computer desktop harian sebelum
di update ke central computer payroll
3) Overtime request dari PCD atau group forepersons

a.3 Batch/Equipment Ticket (BET)

Pengendalian yang berjalan:
1) BET yang berfungsi mencatat actual time produksi dicatat oleh group foreperson
(diberi inisial) dan initial karyawan produksi dan tandatangan petugas pengawa

Page 5 of 9
 Case 9.2: Troston plc

yang menilai kualitas produk yang selesai diproduksi, lalu BET diserahkan ke
PCD
2) PCD yang bertugas memasukan actual times dari Daily Production Reports
(computer file) dan data waktu standard dan aktual produksi ke central computer
payroll untuk perhitungan bonus grup

b. Departemen Penggajian
Fungsi bisnis: pencatat waktu dan penyiapan pembayaran gaji
Dokumen dan catatan: payroll, bank transfer form
Pengendalian yang berjalan:
1) Meng-input validation run
2) Review payroll dan persetujuan pelaksanaan harus ditandatangani oleh 2
karyawan pada departemen ini
3) Membandingkan bank transfer form dengan payroll sebelum dikirimkan ke Chief
Accountant

c. Departemen Personalia
Fungsi bisnis: kepegawaian dan penempatan pegawai
Dokumen dan catatan: master file employee
Pengendalian yang berjalan:
1) Sudah terdapat master file yang berisi catatan kepegawaian mengenai kontrak
kerja, PHK, form tarif gaji, form tarif bonus
2) Otorisasi perubahan data ditandatangani oleh Kepala Departemen Personil dan
direview periodic oleh Direktur Produksi yang menandatangani seluruh kontrak
kerja

Pertimbangan Risiko Pengendalian – Transaksi Penggajian

 Mengangkat Karyawan
Potensi salah saji: karyawan-karyawan fiktif mungkin ditambahkan pada daftar gaji
Pengendalian komputer/manual:
1. Dept.personalia mengotorisasi semua pengangkatan karyawan baru.
2. Hanya beberapa karyawan kunci di dept.personalia yang dapat menambahkan
karyawan baru pada file induk gaji.
3. Komputer melaporkan semua perubahan pada file induk data personalia.
4. Manajemen di dept.personalia menelaah laporan tentang semua perubahan file
induk.

 Mengotorisasi perubahan gaji

Potensi salah saji: karyawan mungkin menerima kenaikan tarif gaji yang tidak
diotorisasi
Pengendalian komputer/manual:
Dept.personalia mengotorisasai semua perubahan tarif upah ke dalam file induk
personalia.
Page 6 of 9
 Case 9.2: Troston plc

Potensi salah saji: karyawan yang sudah berhenti mungkin tetap ada dalam daftar
gaji
Pengendalian komputer/manual:
1. Dept.personalia menghapus karyawan yang sudah berhenti dari file induk data
personalia.
2. Hanya beberapa karyawan kunci di dept.personalia yang dapat mengubah
informasi dalam file induk data personalia.
3. Manajemen di dept.personalia menelaah semua perubahan pada file induk data
personalia.

 Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu

Potensi salah saji: karyawan mungkin dibayar untuk jam kerja yang tidak
dilakukan/karyawan mungkin tidak dibayar untuk jam kerja yang dilakukan.
Pengendalian komputer/manual:
Menggunakan prosedur jam waktu (time clock) dan persetujuan tiket waktu oleh
penyelia.

d. Fungsi bisnis: pembayaran gaji

Pengendalian yang berjalan:
1) Chief Accountant mereview kembali daftar penggajian dan validasinya dengan
inisialnya sebagai bukti persetujuan
2) Chief Accountant yang menandatangani Bank Transfer Form lalu dikirim ke
salahsatu direktur
3) Kasir yang membawa dan eksekusi bank transfer form ke bank

 Menyiapkan daftar dan mencatat gaji

Potensi salah saji: data gaji mungkin hilang pada saat diserahkan ke bagian
accounting.
Pengendalian komputer/manual:
Menghitung total batch untuk jam kerja yang telah disiapkan serta diverifikasi oleh
computer.

Potensi salah saji: transaksi gaji mungkin memuat data yang salah ketik/tidak valid.
Pengendalian komputer/manual:
Menguji pembatasan komputer atas jumlah jumlah jam kerja yang dilakukan serta
jumlah setiap cek gaji.
Tanggal penyerahan untuk diproses dibandingkan dengan file induk gaji.

 Membayarkan gaji serta melindungi upah yang belum diambil

Potensi salah saji: Cek gaji mungkin dibeagikan kepada penerima yang tidak
diotorisasi.
Pengendalian komputer/manual:
Page 7 of 9
 Case 9.2: Troston plc

Identifikasi karyawan diperlukan untuk menerima gaji.

 Membayarkan SPT pajak gaji

Potensi salah saji: SPT pajak gaji mungkin tidak diserahkan secara tepat waktu
Pengendalian komputer/manual:
Menetapkan tanggungjawab untuk menyerahkan SPT pajak secara tepat waktu.
Menelaah penyerahan SPT pajak secara tepat waktu oleh manajemen akuntansi.

Potensi salah saji: Gaji mungkin dicatat untuk jasa yang tidak diterima, dibukukan
ke akun yang salah, atau dengan jumlah yang salah.
Pengendalian manajemen:
Tingkatan manajemen yang sesuai harus menelaah semua pembelian yang
dibebankan ke pusat pertanggungjawaban secara tepat waktu, dengan meneleaah
karyawan, jumlah dan akun yang dibebani.

Kelemahan atas sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc ialah:

1) Absen menggunakan kartu masih memiliki celah fraud jika ada kerjasama antar
karyawan dimana mereka saling menitipkan kartu, walaupun tidak efektif untuk
overtime karena harus menandatangani tiket dan atas persetujuan kepala PCD, namun
untuk kecurangan kecil seperti keterlambatan atau pulang cepat hal ini masih dapat
terjadi. Sebaiknya absen karyawan menggunakan sistem finger print.
2) Departemen penggajian hanya mempekerjakan 2 karyawan yang harus megerjakan
data 175 karyawan, yang dikhawatirkan akan menyebabkan besarnya risiko kesalahan
input. Sebaiknya dilakukan oleh 3 karyawan dan diacak atau digilir sehingga tidak
ada kecurangan atas kedekatan karyawan departemen penggajian dengan karyawan
yang dikerjakan penggajiannya.
3) Karyawan pada departemen penggajian melakukan review sekaligus menandatangani
persetujuan payroll. Hal ini terlalu beresiko menyebabkan fraud pada departemen
penggajian. Sebaiknya persetujuan tetap ada pada minimal 2 departemen yang
berbeda.
4) Chief Accountant hanya melakukan review kewajaran dalam dalam payroll.
Sebaiknya semua data terkait selalu dilampirkan hingga akhir agar semua pihak dapat
mereview ataupun rekonsiliasi dengan baik sebelum menandatangani persetujuan
payroll.
5) Tidak disebutkan adanya rekonsiliasi payroll dengan bank, menyebabkan adanya
kemungkinan fraud yang dilakukan oleh kasir. Sebaiknya rekonsiliasi payroll dengan
bank segera dilakukan setiap selesai proses payroll.
Page 8 of 9
 Case 9.2: Troston plc

6) Tidak disebutkan adanya pengawasan atau pengecekan kembali atas cek penggajian
ataupun transfer penggajian apakah sudah sesuai dengan penerimanya atau ada
kemungkinan terjadinya penggajian fiktif atau penyelewengan dana gaji dimana
penerima gaji tersebut bukan penerima yang seharusnya. Sebaiknya semua dana yang
cair untuk payroll dipastikan diterima dengan baik dan adanya pengecekan ataupun
sistem otorisasi yang baik dalam adanya perubahan data tujuan pembayaran
penggajian karyawan baik tunai, cek, ataupun alamat transfer bank.
7) Berkaitan dengan pajak penghasilan, tidak disebutkan ada atau tidaknya pemotongan
pajak. Jika ada pemotongan pajak, tidak disebutkan di bagian mana perhitungan
maupun pemotongan pajak dilakukan, ketepatan waktu pembayaran pajak, dan bukti
potong pajak yang seharusnya diberikan kepada karyawan. Sebaiknya divisi terkait
juga mengawasi hal ini agar tidak terjadi kecurangan atau kesalahan.

Page 9 of 9