LAPORAN KELOMPOK

PELAKSANAAN STUDI LAPANGAN VIRTUAL

LOCUS
DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
SISTEM PERPUSTAKAAN TERPADU JOGJA LIBRARY FOR ALL
(SEPATU JOLIFA)

DI SUSUN OLEH :
KELOMPOK 1
KETUA : Hj. URIP SANTOSO (NAK-11)
SEKRETARIS : BAMBANG ELFRIADY EKA SAPUTRA (NAK-3)
ANGGOTA :
AGUS CHANDRA WIRAWAN (NAK-1)
AGUSTRIADI (NAK-2)
HADRIANSYAH (NAK-4)
MANIS SUHARJO (NAK-5)
MUHAMAD IRWAN (NAK-6)
NICOLAS PUTRA EFFENDY (NAK-7)
ROLY IRHAMNA (NAK-8)
SALMADI (NAK-9)
SAMUEL (NAK-10)

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN VI

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PEMERINTAH
PROVINSI KALIMANTAN TENGAH
TAHUN 2022

i
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KELOMPOK
PELAKSANAAN STUDI LAPANGAN VIRTUAL
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA)
ANGKATAN VI TAHUN 2022

DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
SISTEM PERPUSTAKAAN TERPADU JOGJA LIBRARY FOR ALL
(SEPATU JOLIFA)

DI SUSUN OLEH :
KELOMPOK 1
KETUA : Hj. URIP SANTOSO (NAK-11)
SEKRETARIS : BAMBANG ELFRIADY EKA SAPUTRA (NAK-3)
ANGGOTA :
AGUS CHANDRA WIRAWAN (NAK-1)
AGUSTRIADI (NAK-2)
HADRIANSYAH (NAK-4)
MANIS SUHARJO (NAK-5)
MUHAMAD IRWAN (NAK-6)
NICOLAS PUTRA EFFENDY (NAK-7)
ROLY IRHAMNA (NAK-8)
SALMADI (NAK-9)
SAMUEL (NAK-10)

Telah dipresentasikan dan disetujui pada hari Kamis tanggal 24 Maret 2022

PEMBIMBING :

Dr. STEPANUS, S.Hut., MP

NIP. 19720226 199803 1 011

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa dan Kuasa yang telah
memberikan kekuatan dan kesehatan sehingga penulisan Laporan Studi
Lapangan Virtual Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan VI
tahun 2022 ini dapat terselesaikan tepat waktu.
Laporan ini sesungguhnya bukanlah sebuah kerja individual dan akan sulit
terlaksana tanpa bantuan banyak pihak yang tak mungkin Penulis sebutkan
satu persatu, namun demikian penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Sri Widanarni, S. IP, M. Si, selaku Kepala BPSDM Provinsi Kalimantan

Tengah yang telah memberikan fasilitasi, dukungan dan bantuan dalam
pelaksanaan kegiatan Studi Lapangan PKA Angkatan VI Tahun 2022.

2. Ana Windyawati, SH., MH selaku Kepala Biro Organisasi Pemprov DIY

beserta team Lokus Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah yang telah
berbagi dan memberikan informasi kepada kami sebagai bahan penyusun
laporan ini.

3. Dr. Stepanus, S.Hut., MP, selaku Widyaiswara Pendamping yang telah

memberikan arahan, saran, kritik, dan bimbingan dalam kami
melaksanakan Studi Lapangan Virtual sampai kepada penyusunan
laporan ini.

4. Rekan-rekan seperjuangan peserta Pelatihan Kepemimpinan

Administrator Angkatan VI yang secara bersama terus berbagi dan
bertukar informasi dalam pelaksanaan Studi Lapangan Virtual hingga
bersama menyelesaikan penyusunan laporan ini.

Penulis berharap semoga Laporan Studi Lapangan dapat bermanfaat

bagi kita semua yang membaca, serta harapan kritik dan saran dari segenap
pembaca untuk perbaikan penulisan-penulisan laporan dimasa yang akan
datang.
Palangka Raya, 26 Juni 2021
Penulis

KELOMPOK I PKA ANGK. VI

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ ii

KATA PENGANTAR ................................................................................ iii

DAFTAR ISI ........................................................................................... iv

BAB I LESSON LEARNT KEUNGGULAN KINERJA ............................. 1

A. Profil Organisasi .................................................................... 1

B. Deskripsi Kinerja Organisasi Dinas Perpustakaan Dan

Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta ......................... 8

C. Identifikasi Komponen–Komponen Penting Dalam

Peningkatan Kinerja Organisasi / Key Succes Factors (KSF)
Dan Strategi Manajemen Kinerja Organisasi .......................... 13

D. Menetapkan Key Succes Factor (KSF) Yang Dominan Dalam

Stategi Peningkatan Dan Manajemen Kinerja Organisasi. ...... 22

E. Mengidentifikasi Key Performance Indicator (KPI) yang

penting untuk menjaga keberlangsungan keunggulan
strategi dan manajemen kinerja ............................................. 24

F. Merumuskan Lesson Learnt hasil studi lapangan .................. 25

BAB II LESSON LEARNT KEPEMIMPINAN KINERJA .......................... 26

A. Peran Kepemimpinan............................................................. 26

B. Inovasi Pelayanan .................................................................. 29

C. Kompetensi Dan Pemberdayaan Sdm .................................... 33

D. Membangun Jejaring Kerja Dan Kolaborasi Stakeholders...... 37

E. Penerapan Manajemen Kinerja .............................................. 38

F. Penerapan Manajemen Resiko ............................................... 38

G. Perencanaan Dan Pembiayaan .............................................. 44

H. Pemanfaatan Teknologi ......................................................... 45

BAB III PENUTUP ................................................................................. 47

A. Kesimpulan ........................................................................... 47

B. Saran .................................................................................... 47

iv
 BAB I

LESSON LEARNT KEUNGGULAN KINERJA

A. Profil Organisasi

1. Sejarah Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi

Yogyakarta
Sejarah Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi
YogyakartaPeringatan Hari Ulang Tahun tak dapat lepas dari
sejarah, karena dari sejarahlah diketahui asal-usul seseorang
ataupun suatu Lembaga/Kantor. Seperti halnya Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Perpustakaan ini dahulu bernama Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia, dipersiapkan berdirinya sejak bulan Januari
1948 atas anjuran Mr. Santoso (waktu itu menjabat sebagai Sekjen
Kementrian PP dan K) dan Mr. Hendromartono, sebagai pelaksana
ditunjuk R. Patah, yang memulai tugas persiapannya bertempat di
kamar samping dari paviliyun Museum Sono Budoyo di
Yogyakarta.

Sebagai modal pertama kali dikumpulkannya buku – buku,

brosur- brosur, majalah-majalah dan surat kabar-surat kabar,
yang terutama berasal dari hadiah atau sumbangan, antara lain
dari Panitia Milik Bangsa Asing (PMBA), Komite Nasional
Indonesia, Dewan Pertahanan Negara, P.F. Dahler, USIS, British
Counsil, Bupati Pacitan dan juga berupa titipan dari Mr. Ali
Sastroamidjojo, Rumah Penjara Yogyakarta, Prof. Dr.
Poerbotjaroko serta ditambah dengan sementara buku-buku dari
pembelian. Dalam rangka persiapan ini, pada pertengahan tahun
1948 telah dapat dibuka sebuah ruang baca bertempat di Jl.
Mahameru dan dibuka tiga kali seminggu di waktu sore dari jam
16.00–18.00 WIB, dengan pelayanan dua orang petugas. Koleksi
yang dimiliki lama-kelamaan juga berkembang seiring dengan

1
perkembangan perpustakaan pada masa itu. Setelah mengalami
Aksi Militer Belanda ke-II, maka dengan modal yang masih ada,
Perpustakaan mendapat gedung di Jl. Tugu 66, bekas “Openbar
Leesaal en Bibliotheek” buatan Belanda dan mendapat tambahan
alat-alat meubeler serta buku – buku dari OLB tersebut. Sejak
itulah persiapan-persiapan dilanjutkan dengan penuh ketekunan,
di samping penambahan formasi pegawai.

Akhirnya, tibalah saat kelahiran Perpustakaan Negara dengan

nama lengkapnya “PERPUSTAKAAN NEGARA REPUBLIK
INDONESIA”, pada tanggal 17 Oktober 1949, jam 16.30 WIB yang
dibuka resmi oleh Y.M. Menteri Pendidikan Pengajaran dan
Kebudayaan, Mr Sarmidi Mangoensarkoro. Oleh Menteri R. Patah
ditunjuk sebagai pengasuh Perpustakaan Negara yang telah lama
beliau siapkan.

Sejak permulaan tahun 1950, ruang baca tidak hanya dibuka pada
jam–jam kerja pagi hari saja, tetapi juga tiap-tiap sore dari jam
18.00 hingga 20.00 WIB. Perpustakaan Negara berkembang terus,
dari bukan ke bulan dan dari tahun ke tahun, akhirnya pada
tanggal 17 Maret 1952 Perpustakaan Negara harus meninggalkan
gedung di Jl. Tugu 66 (sekarangJl. P Mangkubumi), karena sudah
tidak memenuhi syarat kebutuhan lagi dan pindah ke gedung yang
lebih besar dari Jl. Malioboro175, yakni bekas toko buku dan
penerbitan “Kolf Bunning” hingga saat ini.

Kepala perpustakaan R. Patah, mantan pegawai Sono Budoyo,

memimpin perpustakaan sejak lahirnya mendapatkan hak
pensiun pada tahun 1958 (wafat pada 31 hari minggu tgl 30 April
1966) dan digantikan oleh Bp. Dajoesman. Perpustakaan Negara
Yogyakarta dibawah pimpinan Bp. Djajoesman tahun 1958 mulai
mengembangkan dan menggunakan sistem klasifikasi DDC atas
anjuran Biro perpustakaan Kementrian PP dan K waktu itu.
Sebelumnya koleksi Perpustakaan Negara menggunakan sistem
2
klasifikasi katalogus berupa buku (Sheaf Catalog), seperti yang
digunakan di Perpustakaan Museum Sono Budoyo dan
Perpustakaan Museum LKI di Jakarta.

Untuk mengubah sistem lama ke sistem DDC, mengalami kendala.

Hal ini disebabkan koleksi perpustakaan sejak perintisannya
sampai tahun 1958 telah banyak bahan pustaka yang diklasir
menurut sistem lama sehingga untuk mengubah seluruhnya
dalam waktu singkat memakan waktu lama dan energy yang
banyak. Akhirnya diambil kebijaksanaan, tambahan-tambahan
pustaka sejak tahun 1958 dan seterusnya langsung menggunakan
klasifikasi DDC dengan kartu catalog. Sedang pustaka-pustaka
yang dikumpulkan sebelum tahun 1958 berangsur – angsur
diubah ke dalam DDC dengan kartu katalog.
Pada tahun 1973 Bp. Djajoesman memasuki masa pensiun,
kemudian pimpinan Perpustakaan Negara dipegang oleh Bp. St
Kostka Soegeng yang sebelumnya mengasuh Perpustakaan Negara
di Singaraja. Sejak itu Perpustakan Negara di Yogyakarta
mengalami beberapa perkembangan, antara lain perkembangan
dan pembangunan gedung, peralatan perpustakaan, tambahan
jumlah staf, peningkatan pelayanan masyarakat, pambinaan
perpustakaan-perpustakaan lain dan promosi, serta bimbingan
minat baca. Di samping itu diadakan pula penataran-penataran
Ilmu Perpustakaan umum dan perpustakaan sekolah,
bekerjasama dengan pustakawan-pustakawan se-Daerah
Istimewa Yogyakarta.

Mulai tanggal 18 Oktober 1976, Perpustakaan Negara

meningkatkan pelayanannya khusus untuk anak-anak yang
duduk di Taman Kanak-kanak hingga Sekolah Lanjutan Pertama,
dengan membuka "Taman Pustaka Kanak-Kanak" yang dibuka
sore hari. Untuk menggairahkan anak-anak mengunjungi
perpustakaan, setiap dua minggu sekali diputarkan film anak-

3
anak. Sebagai Pusat Informasi, Perpustakaan Negara di
Yogyakarta mulai menerbitkan Bibliografi Daerah merupakan
sarana untuk mengetahui karya-karya penerbitan yang ada di
Daerah Istimewa Yogyakarta dengan biaya dari Proyek
Pengembangn Perpustakaan

Pada tahun 1978, nama Perpustakaan Negara Yogyakarta diubah

menjadi "Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta" berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia No.0199/o/1978 tanggal 23 Juni
1978. Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa
Yogyakarta, tanggal 4 Juli 1981 Nomor 136/Hak/KPTS/1981;
kepada Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta diberi ijin hak Pakai Tanah Pemerintah Daerah
Istimewa Yogyakarta, terletak di Badran Kecamatan Jetis
Kotamadya Yogyakarta.

Di samping terbitnya SK Gubernur tersebut, diterima juga dana

DIP 1980/1981 dan 1981/1982 untuk pembangunan gedung
maka dibangunlah gedung Perpustakaan Wilayah seluas 1500
meter per segi dengan kontruksi bangunan 2 (dua) lantai. Gedung
tersebut diresmikan pembukaannya pada tanggal 2 Februari 1984
oleh Ibu Prof.Dr. Haryati Soebandio, Direktur Jendral Kebudayaan
Debdikbud. Dengan demikian, Perpustakaan Wilayah memiliki
dua gedung dan selanjutnya diadakan pembagian penempatan
koleksi, yaitu Unit Malioboro memberikan layanan untuk koleksi
Bahasa Sastra, Seni dan Olah Raga, Koran, Majalah serta
Yogyasiana.

Sedangkan Unit Badan untuk layanan koleksi ilmiah, dalam

meningkatkan dan mengembangkan pelayanan perpustakaan
kepada masyarakat luas, maka Perpustakaan Wilayah Daerah
Istimewa Yogyakarta telah mempersiapkan diri sebagai pusat
jaringan Informasi untuk Daerah Istimewa Yogyakarta dan tingkat
4
nasional. Untuk persiapan tersebut telah dimulai komputerisasi
untuk diberdayakan kepada masyarakat luas.
Untuk meningkatkan sumberdaya dokumentasi yang ada di
Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta,
maka diusahakan usaha micro film surat kabar/harian. Surat
kabar tersebut terbit sejak tahun 1845 – 1975 dan menyediakan
micro reader untuk membaca micro film yang mengungkapkan
misteri peristiwa sejarah. Untuk menjangkau masyarakat sampai
ke pelosok desa, mulai tahun 1986 Perpustakaan Wilayah Provinsi
Daerah Istimewa Yogyakarta mengoperasikan Perpustakaan
Keliling. Lokasi layanan Perpustakaan Keliling yaitu meliputi desa-
desa yang belum mempunyai Perpustakaan Desa di kabupaten-
kabupaten seluruh wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta.

Jauh sebelum Perpustakaan Keliling beroperasi, Perpustakaan

Wilayah telah melayani Layanan Paket Buku/Bulk Loan ke
Perpustakaan Desa yang berminat. Dari segi koleksi selalu
diusahakan penambahan-penambahan koleksi pustaka sepanjang
tahun guna pelestarian dan pengembangan kebudayaan dan
pengetahuan bangsa. Di samping kemajuan-kemajuan yang telah
diraih dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, proses
regenerasipun tetap mengiringi perjalanan hidup Perpustakaan
Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tepatnya tanggal
11 Mei 1990, Kepala Perpustakaan Wilayah DIY, Bp. St. Kostka
Soegeng memasuki masa pensiun. Tampak pula proses regenerasi
dalam lingkup pembinaan perpustakaan di Indonesia.

Menurut Keppres Nomor 11 tahun 1989, Perpustakaan Wilayah

yang semula statusnya UPT dari Pusat Pembinaan Perpustakaan
di bawah naungan Depdikbud berganti nama menjadi
Perpustakaan Daerah yang ada di bawah naungan Perpustakaan
Nasional RI. Dalam Keppres tersebut terlukiskan bahwa
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia merupakan Lembaga

5
Pemerintah Non-Departemen (LPND) yang berada di bawah dan
bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Tindak lanjut dari
Keputusan Presiden Nomor 11 tahun 1989 terbit Surat Keputusan
Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor: 001/Org/9/1990,
tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional.
Berdasarkan SK tersebut memantapkan Perpustakaan Daerah,
baik secara organisatoris maupun dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya.

Sejalan dengan adanya perubahan status Perpustakaan Daerah

sebagai satuan organisasi Perpustakaan Nasional dilaksanakan
pelantikan Kepala Perpustakaan Daerah se Indonesia, tepatnya
pada tanggal 25 Februari 1991. Terhitung mulai tanggal 1 April
1991 Perpustakaan Daerah DIY dipimpin oleh Drs. Sungkowo
Rahardjo, SH. Sejalan dengan perkembangan, Perpustakaan yang
sebelumnya berstatus LPND dengan eselonering 3A kiranya perlu
pembenahan. Maka pada tanggal 29 Desember 1997 keluarlah
Keppres Nomor 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional.
Dalam keputusan tersebut Perpustakaan Daerah berganti nama
menjadi Perpustakan Nasional provinsi dan eselonnya meningkat
menjadi eselon 2A. Dengan perkembangannya diharapkan
langkah Perpustakaan Nasional Provinsi akan semakin mulus
dalam rangka pembinaan semua jenis perpustakaan.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah DIY Nomor 7 tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tatakerja Inspektorat, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan satuan Polisi
Pamong Praja Daerah Istimewa Yogyakarta. Gerak langkah Badan
Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta selalu
mengikuti arus perkembangan yang terjadi di berbagai sektor,
kemajuan-kemajuan berikutnya akan tercatat dalam sejarah.

6
Pada tanggal 21 Desember 2015 pemerintah Yogyakarta telah
resmi memiliki gedung perpustakaan terbesar di Indonesia yang
diberi nama Grahatama Pustaka yang terletak di Jalan Janti,
Banguntapan, Bantul, Yogyakarta. Peresmian Perpustakaan
terbesar ini dilakukan oleh Gubernur Yogyakarta Sultan
Hamengku Buwono X. Nama Grahatama Pustaka mengandung
arti tempat menyimpan swaka. Karena di Perpustakaan ini
terdapat berbagai koleksi buku yang masih baru hingga buku
langka yang sudah dicetak lagi, baik dalam bentuk buku maupun
digital. Gedung perpustakaan baru ini dirancang untuk
mengakomodir fungsi perpustakaan sebagai institusi yang mampu
memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian,
informasi dan rekreasi bagi masyarakat luas. Gedung tersebut
dibangun dengan empat menara menjulang yang mengandung
makna empat kesempurnaan orang Jawa, yaitu Prakoso, Wulung,
Wangi, dan Agung. Perpustakaan itu diharapkan mampu menjadi
pintu gerbang bagi manusia dalam mencapai derajat tertinggi
melalui pengetahuan yang terkandung dalam berbagai koleksi
perpustakaan tersebut.

Grahatama Pustaka merupakan perpustakaan umum yang dibuka

secara gratis, sehingga masyarakat umum bisa mengaksesnya
Perpustakaan yang menghabiskan anggaran sekitar Rp 70 miliar
ini berdiri di atas lahan seluas 2,4 hektare yang bisa dinikmati
mulai dari anak-anak usia balita sampai orangtua. Diperkirakan
perpustakaan tersebut akan mampu menampung sebanyak 2.000
pengunjung. Perpustakaan Grhatama Pustaka memiliki berbagai
fasilitas seperti ruang belajar, ruang audio visual, ruang digital,
ruang bermain, ruang dongeng, ruang koleksi anak, ruang musik,
bioskop 6 Dimensi, ruang teater, dan dilengkapi dengan akses free
wifi yang cukup kencang bagi para pengunjungnya. Perpustakaan
Grahatama Pustaka buka pada pukul 08.00 WIB dan tutup pukul
22.00 WIB. Bagi pelajar dan mahasiswa cukup dengan

7
 menunjukkan kartu tanda pelajar atau kartu tanda mahasiswa,
sedangkan masyarakat Yogyakarta cukup dengan menunjukan
kartu tanda penduduk (KTP) untuk mendapatkan kartu
perpustakaan. Pengunjung perpustakaan ini akan dilayani oleh
sebanyak 30 tenaga kontrak

2. Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi

Yogyakarta

Sesuai dengan Rencana Strategis Pemerintah Daerah Istimewa

Jogyakarta Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah menselaraskan
Visi Daerah yaitu Terwujudnya Peningkatan Kemuliaan Martabat
Manusia Jogja. Dan dalam pencapaian Visi tersebut telah
ditetapkan Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah yaitu :
a. Meningkatkan kualitas hidup, kehidupan dan penghidupan
masyarakar yang berkeadilan dan berkeadaban;
b. Mewujudkan Tata Pemerintahan yang demokratis.

Dalam mendukung Visi dan Misi yang telah ditetapkan maka

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah menetapkan kebijakan
yang selaras dan berpadu padan dengan kebijakan Peningkatan
Aksesibilitas dan Kualitas Pendidikan, melakukan Fasilitas
Penatausahaan, pemeliharaan Dokumen dan Pengawasan Tanah
Kasultanan, Kadipaten dan Tanah Desa. Serta dirumuskan secara
mendalam dalam tujuan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
DIY Tahun 2018 – 2022 yaitu meningkatnya pemanfaatan koleksi
pustaka dan arsip.

8
 Secara umum hirarkie pencapaian Visi dan Misi Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah dapat digambarkan dalam
Hirarkie perencanaan sebagai berikut:

Meningkatkan kualitas hidup, Mewujudkan Tata

MISI kehidupan dan penghidupan
masyarakar yang berkeadilan
Pemerintahan yang
dan berkeadaban demokratis

Peningkatan Aksesibilitas dan Kualitas Pendidikan,

KEBIJAKAN melakukan Fasilitas Penatausahaan, pemeliharaan
Dokumen dan Pengawasan Tanah Kasultanan,
Kadipaten dan Tanah Desa

TUJUAN Meningkatnya Pemanfaatan Koleksi Pustaka Dan Arsip

B. Deskripsi Kinerja Organisasi Dinas Perpustakaan Dan Arsip

Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

1. Struktur Organisasi
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah
Istimewa Yogyakarta Nomo 70 Tahun 2018 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
adalah sebagai berikut :

9
a. Kepala Dinas
b. Sekretariat, terdiri atas :
(i) Subbag Program;
(ii) Subbag Keuangan;
(iii) Subbag Umum.
c. Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi terdiri
atas:
(i) Seksi Deposit, Pengelolaan Bahan Pustaka, dan
Informasi;
(ii) Seksi Pelestarian Bahan Pustaka.
d. Bidang Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan terdiri
atas
(i) Seksi Pembinaan Perpustakaan; dan
(ii) Seksi Pengembangan Minat dan Budaya Baca.
e. Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan,
terdiri atas :
(i) Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan;
(ii) Seksi Pengelolaan Arsip;
f. Bidang Pelestarian dan Layanan Arsip, terdiri atas :
(i) Seksi Pelestarian Arsip; dan
(ii) Seksi Layanan Arsip.
g. Unit Pelaksana Teknis, dan
h. Jabatan Fungsional.

10
Struktur organisasi Dinas Perpustakan dan Arsip Daerah DIY tahun saat
ini adalah sebagai berikut :

Gambar 2. Struktur Organisasi DPAD DIY

2. Tugas

Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta

Nomo 70 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah, (Pasal 4) Dinas mempunyai tugas membantu Gubernur
melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan
urusan pemerintahan bidang kearsipan.

3. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Dinas

11
Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY mempunyai fungsi :
a. Penyusunan program kerja Dinas.
b. Perumusan kebijakan teknis bidang perpustakaan dan
kearsipan.
c. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, pengawasan dan
pengendalian bidang kearsipan kabupaten/kota.
d. Pelaksanaan koordinasi bidang perpustakaan
kabupaten/kota.
e. Pengelolaan, pelestarian, dan pemanfaatan bahan pustaka
dan arsip.
f. Pembinaan perpustakaan Perangkat Daerah.
g. Pembinaan dan fasilitasi perpustakaan dan kearsipan pada
Satuan Pendidikan Menengah dan Sekolah Luar Biasa di
lingkungan Pemerintah Daerah.
h. Fasilitasi penyelenggaraan urusan perpustakaan dan
kearsipan Pemerintah Kabupaten/Kota.
i. Pengelolaan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
j. Pembinaan dan pengawasan kearsipan pada pencipta arsip di
lingkungan Pemerintah Daerah dan lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota.
k. Pelindungan, pelestarian, pengembangan, pemanfaatan
bahan pustaka dan dokumen/arsip sebagai warisan budaya.
l. Fasilitasi pengelolaan bahan pustaka dan arsip kasultanan
dan kadipaten.
m. Pemberdayaan sumberdaya dan mitra kerja bidang
perpustakaan dan kearsipan.
n. Pelayanan perpustakaan dan kearsipan.
o. Pembinaan jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis di
lingkungan Pemerintah Daerah.
p. Penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan.

12
 q. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengawasan
urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan
yang menjadi kewenangan kabupaten/kota.
r. Pemantauan, pengevaluasian, dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan bidang perpustakaan dan kearsipan.
s. Pelaksanaan dekonsentrasi dan tugas pembantuan.
t. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas Dinas.
u. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai
dengan tugas dan fungsi Dinas.

C. Identifikasi Komponen–Komponen Penting Dalam Peningkatan

Kinerja Organisasi / Key Succes Factors (KSF) Dan Strategi
Manajemen Kinerja Organisasi.

1. Man
a. SDM banyaknya Perpustakaan di DIY (39) buah
perpustakaan.
Dukungan stakeholder atau 39 Perpustakaan yang ikut
bergabung di Sepatu Jofita memberikan kontribusi yang
sangat besar karena menambah ketersediaan referensi yang
di butuhkan pemustaka dan menciptakan sinergisitas yang
saling menguntungkan.
b. Pemustaka yaitu pengunjung pustaka, tinggi kunjungan
pemustaka baik yang bersifat online maupun offline
menandakan bahwa kehadiran Sepatu Jofita dapat
membantu mereka memenuhi kebutuhan.
c. Komitmen dari tiap tiap Pimpinan, Point penting dari
keberhasilan Sepatu Jofita sangat ditentukan dari tingginya
Komitmen dari Pimpinan dalam hal ini Komitmen Pimpinan
Tertinggi Raja Hamengku Buwono X sekaligus sebagai
Gubernur DIY yang kemudian menjadi komitmen seluruh
Pimpinan untuk mendukung terwujudnya keberhasilan
Sepatu Jofita secara berkelanjutan.

13
 d. Dukungan dan Etos kerja yang tinggi berorientasi pada
kinerja dari seluruh SDM. Budaya kerja yang sudah
terbangun dari seluruh SDM menghasilkan kinerja pelayanan
yang tinggi .
e. Budaya baca
Keberhasilan Dinas perpustakaan dan Arsip daerah dalam
membangun infrastruktur Sistem Perpustakaan Terpadu
Jogja Library For All (Sepatu Jolifa) tidak lepas dari minat
baca masyarakat yang ada di Daerah Istimewa Yogyakarta

2. Media
a. Teknologi ada beberapa teknologi yang ada disana.
Jaringan kerja sama antar perpustakaan berbasis teknologi
informasi. Jenis layanannya yaitu integrasi informasi 39
perpustakaan yang meliputi data katalog buku, e-resources,
informasi fasilitas perpustakaan, dan informasi buku
unggulan.
b. Sistem pengelolaan mandiri
Untuk mencapai tujuan berdasarkan kebijakan yang telah
ditetapkan diperlukan Sistem Pengeolaan Mandiri, tetapi
terdapat berbagai cara yang berbeda dalam pencapaiannya..
Pemerintah DIY memiliki otonomi tertentu untuk
mengembangkan tujuan kebijakan, strategi manajemen,
distribusi SDM dan sumber daya lainnya, memecahkan
masalah, dan mencapai tujuan berdasarkan kondisi masing-
masing. Karena dikelola secara mandiri maka mereka lebih
memiliki inisiatif dan tanggung jawab.
c. Geografis
Secara administratif, wilayah DIY dibatasi dengan Kabupaten
Magelang (di sebelah barat laut), Kabupaten Klaten (di sebelah
timur), Kabupaten Wonogiri (di sebelah tenggara), dan

14
 Kabupaten Purworejo (di sebelah barat). Secara administratif,
DIY terbagi dalam 5 (lima) wilayah daerah tingkat II yaitu :

1) Kotamadya Yogyakarta dengan luas 32,5 km2

2) Kabupaten Bantul dengan luas 506,85 km2
3) Kabupaten Gunung Kidul dengan luas 1.485,36 km2
4) Kabupaten Kulon Progo dengan luas 586,27 km2
5) Kabupaten Sleman dengan luas 574,82 km2. Jumlah
kecamatan seluruhnya sebanyak 78, dan jumlah
kelurahan/desa seluruhnya sebanyak 440.
d. Keistimewaan DIY
Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta diatur dalam
Undang-Undang Nomor 13 tahun 2012. Kewenangan
istimewa meliputi tata cara pengisian jabatan, kedudukan,
tugas, dan wewenang Gubernur dan Wakil Gubernur,
kelembagaan Pemerintah Daerah DIY, kebudayaan,
pertanahan, dan tata ruang. Dengan demikian, Pemerintahan
Daerah DIY mempunyai kewenangan yang meliputi
kewenangan istimewa berdasarkan Undang-Undang ini dan
kewenangan berdasarkan undang-undang tentang
pemerintahan daerah. Namun, kewenangan yang telah
dimiliki oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota di DIY
tetap sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Pemanfaatan teknologi dan geografis sangat mendukung
keberhasilan Sepatu Jolifa disamping itu keberadaan
Yogyakarta sebagai Daerah Istimewa dan Kesultanan serta
sebagai kota pelajar menjadi salah satu kunci sukses nya.

3. Money
a. Perencanaan & Pembiayaan yang berkelanjutan.
Penguatan Regulasi dengan membuat Perda / Perkada (dalam
hal ini yaitu Perda tentang Integrasi dan Otomasi
Perpustakaan dan Perkada tentang Penyelenggaraan

15
 Perpustakaan Digital) sehingga dengan dasar tersebut
Organisasi Perangkat Daerah pengampu dapat
menganggarkan kegiatan/inovasi tersebut dalam APBD
secara berkesinambungan.
b. Pembayaran pengantaran ditanggung APBD
Dukungan pemerintah daerah dalam ketersediaan anggaran
meliputi dari proses perencanaan, implemetasi sampai
evaluasi.

4. Machine
a. 1 ( satu ) akun untuk semua/terintegrasi
Terintegrasi adalah komunikasi daring, komunikasi yang
menggunakan perantara jaringan internet dan teknologi yang
sesuai sehingga bisa berhubungan satu sama lainnya.
b. Upgrade Insfrastruktur teknologi informasi
Membaharui insfratruktur ( sumber daya ) yang berhubungan
dengan teknologi informasi
c. Koleksi digital liblary
Koleksi perpustakaan atau arsip yang dikonversikan kedalam
format yang terbaca oleh mesin ( machine – redable format )
untuk tujuan pelastarian atau penyedia akses elektronik.

5. Methode
a. Political will
Political will Pemerintah Daerah DIY dalam bentuk kebijakan
yang mendukung terselenggaranya program sepatu jolifa
melalui perencanaan dan penganggaran yang berlanjut.
Dalam hal penganggaran pengembangan program sepatu
jolifa terus mengalami penangkatan.
b. Otomasi
Proses Otomasi Perpustakaan pada aplikasi Sepatu Jolifa
adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan

16
 menggunakan bantuan Teknologi informasi (TI). Proses
otomasi dilaksanakan pada 39 Perpustakaan yang
terintegrasi Sistem Otomasi Perpustakaan menggunakan
aplikasi VuFind yang beroperasi berdasarkan pangkalan data
untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Dengan
batuan Teknologi informasi maka beberapa pekerjaan
manusia dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses
pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat
untuk ditelusur kembali.
c. Kolaborasi antar stakeholder
Sistem perpustakaan terpadu Sepatu Jolifa dibangun atas
dasar kesadaran untuk kolaborasi dalam rangka memenuhi
keterbatasan sumber daya layanan informasi. Kolaborasi
dilakukan untuk saling memenuhi kebutuhan informasi
masyarakat melalui berbagi koleksi berupa buku cetak
maupun elektronik, fasilitas dan ruang perpustakaan, dan
sarana TIK di perpustakaan
d. Menjaga keberlangsungan aplikasi
Hal – hal yang diperlukan dalam menjaga keberlangsungan
aplikasi :
1) Menjaga konsistensi kelangsungan aplikasi, Sumber
daya pelayanan dan transfer knowledge
2) Melakukan Update Infrastruktur Tekhnologi Informasi
3) Melakukan Riset & Development
e. Adanya SOP dan Standard Pelayanan
Dalam rangka pelayanan kepada pemustaka penyusunan
Standard Operating Proceduresm enjadi lebih penting. SOP
disusun sebagai Serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan agar pelayanan
lebih cepat dan akuntable. Sedangkan Standart Pelayanan

17
 merupakanSuatu tolok ukur yang dipergunakan sebagai
pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian
kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara
kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang
berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.
f. Menjaga kualitas SDM
Dalam rangka menjaga kualitas SDM Sepatu Jolifa
melakukan training SDM penunjang layanan TI meliputi
training virtual melalui penggunaan aplikasi Zoom, dan
beberapa aplikasi layanan lainnya serta training offline.
g. Reward Dan Punishment
Reward merupakan bentuk apresiasi dalam usaha untuk
mendapatkan tenaga kerja yang profesional sesuai dengan
tuntutan jabatan. Diperlukan suatu pembinaan yang
berkesinambungan, yaitu suatu usaha kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggunaan, dan
pemeliharaan tenaga kerja agar mampu melaksanakan tugas
dengan efektif dan efisien. Sebagai langkah nyata dalam hasil
pembinaan maka diadakan pemberian reward pegawai yang
telah menunjukan prestasi kerja yang baik.
Punishment adalah ancaman hukuman yang bertujuan
untuk memperbaiki kinerja karyawan pelanggar, memelihara
peraturan yang berlaku dan memberikan pelajaran kepada
pelanggar (Mangkunegara, 2000).
Pada dasarnya keduanya sama-sama dibutuhkan dalam
memotivasi seseorang, termasuk dalam memotivasi para
pegawai di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah dalam
meningkatkan kinerjanya.
h. Regulasi
Regulasi adalah seperangkat peraturan untuk mengendalikan
suatu tatanan yang dibuat supaya bebas dari pelanggaran
dan dipatuhi semua anggotanya.

18
 Regulasi adalah suatu peraturan yang dibuat untuk
membantu mengendalikan suatu kelompok, lembaga/
organisasi, dan masyarakat demi mencapai tujuan tertentu
dalam kehidupan bersama, bermasyarakat, dan
bersosialisasi.
Regulasi adalah kata serapan dari bahasa Inggris “Regulation”
yang artinya aturan. Menurut Collins Dictionary, regulasi
adalah aturan yang dibuat oleh pemerintah atau otoritas lain
untuk mengontrol cara sesuatu yang dilakukan atau cara
orang berperilaku yang dibuat dalam Peraturan Daerah
sehingga dapat mengikat dan mengatur Para Pemangku
Kepentingan dalam melaksanakan tugasnya khususnya
Sepatu Jalipa.
i. Komunikasi Melalui Lobby dan Persuasi
Komunikasi persuasi merupakan suatu usaha mengubah
sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai
suatu tujuan. Secara sederhana, komunikasi persuasi yang
efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu
pesan dengan cara yang membuat audiens merasa
mempunyai pilihan orang lain, memberi saran agar prosedur
operasi lebih efisien mengumpulkan suatu dukungan untuk
kegiatan tertentu. dan membuatnya mereka setuju.
“Lobi” dalam Bahasa Indonesia sering dikaitkan dengan
kegiatan politik dan bisnis. Perkembangan dewasa ini Lobi-
melobi tampaknya tidak terbatas pada kegiatan tersebut
namun mulai dirasakn oleh manajer organisasi untuk
menunjang kegiatan manajerial baik sebagai lembaga
birokrat maupun lembaga usaha khususnya dalam
pemberian pelayanan.
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, melobi ialah
melakukan pendekatan secara tidak resmi, sedangkan
pelobian adalah bentuk partisipasi politik yang mencakup

19
 usaha individu atau kelompok untuk menghubungi para
pejabat pemerintah atau pemimpin politik dengan tujuan
mempengaruhi keputusan atau masalah yang dapat
menguntungkan sejumlah orang.
Aplikasi Sepatu Jalipa dalam melaksanakan system dan
metode pelaksanaannya melakukan lobby dan pendekatan
persuasif kepada masing – masing Stckholder sehingga
tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
j. Manajemen Resiko
Manajemen risiko adalah proses perencanaan kegiatan yang
dibuat untuk mengantisipasi terjadinya risiko perusahaan.
Termasuk adanya kegiatan identifikasi, perencanaan,
strategi, dan penilaian hal-hal negatif yang dapat bekerja.
Selain definisi umum seperti yang di jelaskan diatas, ada juga
beberapa definisi dari berbagai ahli mengenai manajemen
risiko seperti :
1) Menurut Bramantyo
Definisi manajemen risiko menurut Bramantyo adalah
proses terstruktur dalam mengidentifikasi, memetakan,
mengukur, mengembangkan solusi penanganan risiko.
2) Menurut Djojosoedarso
Manajemen risiko adalah pelaksanaan fungsi
manajemen dalam mengelola risiko, termasuk pada
risiko yang dihadapi oleh perusahaan, keluarga dan
masyarakat. Didalamnya termasuk pada aktivitas
merencanakan, menyusun, mengorganisir kegiatan
penanggulangan risiko.
Aplikasi Sepatu Jalipa dimana terdapat system silang
tukar dan bila terjadi kerusakan ataupun hilang data
menjadi tanggung jawab instansi peminjam.

20
 k. Evaluasi Berkala
Dengan adanya evaluasi secara rutin, maka masalah-
masalah yang timbul dalam usaha Anda akan lebih cepat
diatasi dan peluang untuk pengembangan bisa lebih cepat
dilakukan. Anda dapat menentukan sendiri mau berapa lama
sekali melakukan evaluasi rutin ini. Bisa 1 tahun sekali, 6
bulan sekali, 3 bulan sekali, bahkan untuk beberapa kasus
dilakukan 1 bulan sekali.
Dalam menggukur keberhasilan system ini dilakukan
evaluasi secara berkala sehingga dapat mengetahui factor
keberhasilan dan factor kekurangganya.
l. Sinergitas Antar Perpustakaan
Dimana dalam system ini masing – masing perpustakaan
yang terdapat di Wilayah Daerah Istemewa Yogyakarta dapat
terkoneksi satu dengan yang lainnya seorang pemustaka
dapat mencari buku atau literasi dari satu tempat saja tidak
perlu pindah keperpustakaan lain.
m. Tidak Beroreintasi Profit
Sistem Sepatu Jalipa bahwa peminjaman buku sifatnya gratis
tidak ada pembayaran malah pemustaka mendapatkan
diskon ataupun potongan.
n. Dimanapun dan kapanpun bisa diakses
Pemustaka dalam mencari buku atau literasi di salah satu
perpustakaan tapi buku atau literasi tidak terdapat,
pemustaka tidak perlu pindah perpustakaan lain tapi cukup
dari tempat dia berada saja.

6. Marketing
a. Pelayanan Silang Kunjung Silang Pinjam
Layanan ini di berikan perpustakaan kepada pemustaka
apabila informasi yang diinginkan tidak tersedia di

21
 perpustakaan, maka petugas menawarkan jasa ini kepada
pemustaka, misal bekerjasama dengan pestaka UGM
b. Pelayanan yang inklusif bukan ekslusif
Sistem layanan yang mengatur agar difabel dapat dilayani
perpustakaan terdekat dengan memunculkan dorongan,
motivasi untuk membaca
c. Adanya kurir untuk mengantar buku untuk peminjam
Adanya jasa pengantaran untuk pemustaka yang meminjam
literature yang tidak ada diperpustakaan tempat meminjam,
ini dilakukan oleh petugas/kurir yang disediakan oleh
perpustakaan tempat literature tersebut berasal.
d. Tidak diperlukannya jaminan untuk pemustakan
Perpustakaan tidak memerlukan jaminan atau agunan
kepada pemustaka sebagai bentuk kepercayaan kepada
public
e. Sistem diskon/member
Salah satu strategi promosi sebagai penghemat biaya baik
secara offline maupun online

D. Menetapkan Key Succes Factor (KSF) Yang Dominan Dalam Stategi

Peningkatan Dan Manajemen Kinerja Organisasi.

Dalam menetapkan KSF yang dominan dalam stategi peningkatan dan

manajemen kinerjaorganisasi menggunakan ANALISA USG.

Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) adalah salah satu metode

skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan.
Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan
dampaknya. Bila telah didapatkan jumlah skor maka dapat
menentukan prioritas masalah.

22
 Tabel 1
Analisa USG

KRITERIA TOTAL
NO SITUASI/ KESERIUSAN PENILAIAN
U S G

Komitmen pimpinan daerah dalam

mendukung inovasi sepatu jolifa

1 5 5 4 14
meliputi Man, Money, Media, Machine,

Methode dan Market

2 Kolaborasi antar stakeholder 4 5 5 14

Sustainable/ keberlanjutan dalam

menjaga konsistensi kelangsungan

3 5 5 5 15
aplikasi, SDM pelayanan dan Transfer

knowledge

4 Inklusifitas pelayanan 3 4 5 12

Aksebilitas pelayanan mudah dan

5 4 4 5 13
terjangkau

Dari analisa USG didapatkan prioritas isu yang harus diselesaikan

adalah Sustainable/ keberlanjutan dalam menjaga konsistensi
kelangsungan aplikasi, SDM pelayanan dan Transfer knowledge dengan
score 15.

23
E. MENGIDENTIFIKASI KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) YANG
PENTING UNTUK MENJAGA KEBERLANGSUNGAN KEUNGGULAN
STRATEGI DAN MANAJEMEN KINERJA.

Tabel 2
Analisa Key Performance Indicator

STAKEHOLDERS PERSPEKTIF KEY PERFORMANCE

INDICATOR (KPI)
Dinas 1. Manajemen Pengawasan 1. Nilai LAKIP : AA
Perpustakaan 2. Stakeholder atau OPD 2. Jumlah Stakeholder atau
Dan Aset Daerah terkait OPD terkait : 2 Instansi
dan 39 Perpustakaan
3. Aplikasi yang 3. Jumlah Aplikasi yang
terintegrasi integrasi : 5 buah
Aplikasi
4. PIC, pengelola teknisi 4. Jumlah statistik login
jaringan, dan Content aplikasi sebanyak 3.222
Web kali
5. Pembiayaan dilakukan 5. Kontribusi pembiayaan
secara sharing oleh dari stakeholder
pelaku jaringan
6. Kinerja pustakawan 6. Tingkat kepuasan
pelayanan : Sangat Puas
7. Pelayanan yang 7. Tingkat kemudahan :
terintegrasi Sangat Mudah
8. Konten yang diunggah 8. Jumlah upload literatur
sejumlah 1.259.190
record, 37 free scientific
journal, 98 ebook gratis,
83 tugas akhir dan
disertasi, 14 link
institusional repository,
392 berita perpustakaan.
Pemustaka 1. Kunjungan Pemustaka 1. Jumlah kunjungan
online dan offline sebesar
34.285 kali
2. Perpustakaan yang 2. Jumlah perpustakaan
tergabung dalam Sepatu yang tergabung 39
Jolifa Perpustakaan
3. Pendaftar 3. Jumlah pemustaka 956
pendaftar

24
F. MERUMUSKAN LESSON LEARNT HASIL STUDI LAPANGAN.

Sepatu Jolifa dapat diterapkan di daerah lain. Kuncinya adalah

kemauan bekerjasama dan saling berbagi. Untuk menerapkan Sepatu
Jolifa, identifikasi kebutuhannya adalah sebagai berikut :
1. Komitmen kerjasama yang dituangkan dalam MoU mapun
regulasi lain melalui pergub, atau perda
2. Sistem Informasi. Menggunakan aplikasi VuFind Aplikasi ini
merupakan aplikasi opensource.
3. Jaringan infrastuktur TIK, meliputi komputer server untuk
menghimpun data, jaringan internet, dan Database perpustakaan
yang siap di Harvest
4. Kolaborasi Person In Charge (PIC) di masing-masing
perpustakaan sebagai petugas teknis operasional layanan.
5. Kebijakan melalui peraturan gubernur yang mengamanatkan
bahwa semua jenis perpustakaan di DIY harus terintegrasi dan
bergabung di sistem perpustakaan Terpadu.
6. Pembiayaan rutin melalui APBD untuk melakukan pemeliharaan
aplikasi dan jaringan, rapat koordinasi dan promosi
7. Kolaborasi antar sumber daya manusia pendukung system
perpustakaan terpadu menjadi langkah awal kerjasama
peningkatan kompetensi SDM perpustakaan.

25
 BAB II
LESSON LEARNT KEPEMIMPINAN KINERJA

A. Peran Kepemimpinan
1. Pengertian
Menurut Miftah Thoha dalam bukunya Perilaku Organisasi (1983:
255) pemimpin adalah seseorang yang memiliki kemampuan 11
memimpin, artinya memiliki kemampuan untuk mempengaruhi
orang lain atau kelompok tanpa mengindahkan bentuk alasannya.
Menurut Robin (1996), Pemimpin adalah seseorang yang mampu
untuk mempengaruhi perilaku orang-orang agar bekerja bersama-
sama menuju suatu tujuan tertentu yang mereka inginkan
bersama.
Menurut Ordway Teod dalam bukunya” The Art Of Leadership”
(Kartono 1998: 38) kepemimpinan merupakan kegiatan
mempengaruhi orang-orang bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang mereka inginkan.
Kepemimpinan dapat terjadi dimana saja, asalkan seseorang
menunjukkan kemampuannya mempengaruhi perilaku orang lain
ke arah tercapainya suatu tujuan tertentu
Pemimpin dalam sebuah organisasi memiliki peranan penting
dalam mengarahkan dan mempengaruhi para bawahannya. Tanpa
adanya orang yang mengatur dan mengarahkan suatu organisasi
niscaya organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya sesuai
dengan visi dan misinya.

2. Peran Pemimpin
“Pemimpin tidak memaksa orang lain untuk mengikutinya – dia
mengundang orang untuk ikut dalam sebuah perjalanan.” (Charles
Lauer).
Peran Pemimpin dalam organisasi adalah sebagai berikut :
a. Peran interpersonal (antar manusia). Peran ini terdiri atas :

26
 1) Figur kepala (figur head), pemimpin mewakili organisasi
untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi
2) Pemimpin (leader), manajer mengoordinasikan,
mengendalikan, memotivasi, dan mendukung
bawahannya agar mampu melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya secara optimal.
3) Penghubung (liaison): manajer menghubungkan
personal di semua tingkatan manajemen. yang dimaksud
dengan peran selaku penghubung, adalah kegiatan
pemimpin untuk melakukan hubungan selain hubungan
ke atas menurut jalur komando
b. Peran informational: peran dari manajer sebagai pusat syaraf
(nerve center) organisasi 20 untuk menerima informasi yang
paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator)
informasi ke seluruh personel di organisasi. Secara rinci
peran tersebut adalah :
1) Peran selaku pencatat (monitor)
2) Peran selaku penyebar (disseminator)
3) Peran selaku juru bicara
c. Peran decisional / pengambil keputusan. Peran ini terdiri
atas:
1) Peran entrepreneur. Pemimpin bertanggungjawab untuk
memajukan dan menyesuaikan organisasinya dengan
perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi.
2) Peran menangani gangguan. Organisasi selalu
menghadapi permasalahan baik permasalahan yang
disebabkan oleh internal maupun eksternal.
3) Peran selaku pembagi sumberdaya, Peran ini menitik
beratkan tanggungjawab pemimpin untuk menentukan
“siapa akan dapat apa, siapa akan melakukan apa”
dalam organisasi yang dipimpinnya.
4) Peran selaku perunding.

27
3. Peran Pemimpin dan Gaya Kepempinan Pemerintah Daerah
Istimewa Yogyakarta.

Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki kekhususan tersendiri yang

berbeda dengan provinsi lain yang ada Indonesia. Dimana
Gubernur selaku Kepala Daerah adalah seorang Sultan/Raja
Dengan kekhususnya memudahkan dalam pengelolaan tata
pemerintahan sehingga tidak terpengaruh situasi politik daerah.
Gubernur sebagai kepala daerah merupakan pemimpin
kharismatik dan transformasional dimana selain sebagai
pemimpin yang dapat mewujudkan atmosfir motivasi atas dasar
komitmen dan identitas emosional pada visi, filosofi, dan gaya
mereka dalam diri bawahannya, pemimpin tersebut mampu
memainkan peran penting dalam menciptakan perubahan.
Disamping itu dia memiliki Kemampuan memberi inspirasi dan
memotivasi pengikut untuk mencapai sasaran transendental dari
pada kepentingan diri jangka pendek serta pencapaian aktualisasi
diri dari pada keamanan.
Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip DIY juga merupakan
pemimpin yang transformation karena mampu membangun tim
kerja/tim efektif , khususnya dalam melakukan berbagai inovasi
yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya salah satunya adalah
Sistem Perpustakaan Terpadu Jogja Library For All atau lebih
dikenal dengan sebutan SEPATU JOLIFA.
Memimpin perubahan merupakan salah satu faktor tanggung
jawab kepemimpinan terpenting dan tersulit. Dibutuhkan peran
kepemimpinan yang efektif untuk memperbaharui organisasi dan
dapat merubah suatu daerah sehingga lebih maju. Keberhasilan
program perubahan yang terpusat pada peran pimpinannya akan
lebih besar kemungkinannya berhasil. Peran pemimpin sangat
penting dalam memotivasi karyawan untuk melakukan pekerjaan
dan menumbuhkan perilaku yang inovatif. Lesson Learnt yang

28
 paling utama dari peran kepemimpinan Kepala Daerah dan Kepala
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY adalah keberhasilan
dalam hal transformasional kepemimpinan yang dapat
melanjutkan visi dan misi yang telah dicanangkan serta
kemampuan dalam membangun sinergitas dengan stakeholder
internal dan eksternal serta berkelanjutan menuju pelayanan
keperpustakaan kearah yang lebih baik.

B. Inovasi Pelayanan
Menurut Sa’ud, inovasi adalah pilihan kreatif, pengaturan, serta
seperangkat manusia dengan Sumber-sumber material baru, dan juga
menggunakan cara-cara yang unik guna menghasilkan peningkatan
atas pencapaian yang telah menjadi tujuan sebelumnya.

Inovasi ialah semua hal baru yang berangkat dari ilmu pengetahuan,
serta dapat memberikan manfaat dalam kehidupan manusia. Ilmu
pengetahuan sangat dibutuhkan dalam pengembangan inovasi.
Pelayanan publik Menurut Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan
peraturan perundangundangan bagi setiap warga negara dan
penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang
disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Inovasi pelayanan publik dikatakan sebagai inisiatif terobosan dari

instansi/lembaga publik dalam upaya meningkatkan kualitas
pelayanan publik. Inisiatif terobosan tersebut terletak pada kebaruan
(novelty). Prinsip kebaruan tersebut dibedakan dengan inovasi dalam
teknologi yang merupakan keunikan yang khas berbeda dengan yang
lain. Kebaruan boleh merupakan pengembangan dari inovasi pelayanan
publik yang telah ada, karena inovasi pelayanan publik terus
diperbaharui dan bahkan ditiru dengan cara melakukan replikasi.

29
Dengan bahasa populer replikasi inovasi pelayanan publik dilakukan
dengan proses yang mudah yaitu Amati, Tiru, dan Modifikasi atau
disingkat dengan ATM.

Inovasi Pelayanan Publik SEPATU JOLIFA (Sistem Perpustakaan

Terpadu Jogja Library for All)
1. Keunikan dan kekhususan
Sepatu Jolifa memberikan pendekatan layanan yang berbeda
dengan perpustakaan terpadu lainnya. Sepatu Jolifa
menghimpun semua jenis perpustakaan di DIY
dengan layanan online dan offline. Layanan online menyediakan
akses data koleksi dan e resources. Layanan Offline berupa
pemanfaatan sumber informasi tercetak, pemanfaatan fasilitas
perpustakaan (silang kunjung), dan pinjam koleksi buku
antar perpustakaan (silang pinjam).

Layanan online Sepatu Jolifa dapat diakses melalui alamat

www.jogjalib.com . Melalui aplikasi website tersebut masyarakat
dapat mengakses sumber-sumber informasi di 39 perpustakaan
melalui satu pintu penelusuran. Pemegang kartu anggota sistem
perpustakaan terpadu akan mendapatkan manfaat
kemudahan akses ke perpustakaan anggota.

2. Implementasi
Strategi dan Langkah kunci sebagai berikut :
a. Tahun 2015 Penandatanganan komitmen kolaborasi
39 perpustakaan selesai dilaksanakan.
b. Tahun 2016 dilakukan Upgrade aplikasi Sistem Perpustakaan
Terpadu Jogja Library for All dengan penambahan fitur utama
yaitu fitur Teknik harvesting data dan fasilitas pinjam koleksi
antar perpustakaan. Pada tahun 2017 dilakukan ujicoba
sistem dan perbaikan celah sistem . Pada tahun 2018
dilaksanakan operasional layanan.

30
 Teknologi Informasi dan komputer di Sepatu Jolifa meliputi :
1) Sumber Daya Manusia TIK, meliputi Person in Charge
(PIC) Pengelola Anggota, Content Web, dan Pengelola
teknis jaringan.
2) Aplikasi sistem perpustakaan terpadu
3) Data dan Informasi yang meliput ; katalog koleksi
perpustakaan, Institutional repository (abstrac/fulltex),
eresources (abstract/full text), koleksi Digital library,
informasi fasilitas perpustakaan, informasi buku
unggulan.
4) Infrastuktur meliputi Komputer server, Perangkat
penyimpan data, Web Hosting
c. Tahun 2019 berproses menyusun regulasi sisem
perpustakaan terpadu. Komitmen kolaborasi pada awalnya
dituangkan dalam Perjanjian Kerjasama antara Pemda DIY
dengan Perpustakaan. Dengan jumlah permintaan
bergabung ke sistem perpustakaan terpadu yang semakin
bertambah, mekanisme perjanjian kerjasama kemudian di
usulkan untuk dinaikkan menjadi regulasi yang lebih tinggi
melalui peraturan Gubernur.
Peraturan Gubernur mengamanatkan bahwa semua
perpustakaan di DIY wajib terintegrasi dan bergabung dalam
sistem perpustakaan terpadu Jogja Library for All.
3. Dampak Sebelum / Sesudah
Dampak yang dirasakan setelah adanya Sepatu Jolifa dapat terlihat
dari table berikut :
Tabel 3
Aspek Manfaat

No Aspek Sebelum Sesudah

Kemanfaatan

1 Penelusuran Melakukan Pencarian tunggal di

Informasi pencarian satu 39 perpustakaan
persatu di masing- melalui

31
 masing aplikasi, dari mana
perpustakaan saja dan kapan saja

2 Kemudahan Layanan Eksklusif keringanan biaya

akses khusus anggota, administrasi
masuk non Anggota minimal 40 %
perpustakaan dikenakan biaya bahkan gratis
non anggota

3 Peminjaman Tidak diperbolehkan Menggunakan

koleksi non mekanisme Pinjam
anggota antar perpustakaan
dan disediakan
petugas pengantar

4. Keberlanjutan

Potensi Keberlanjutan perpustakaan terpadu Jogja Library for All

dijabarkan kedalam beberapa aspek yaitu :
a. Kebijakan melalui peraturan gubernur.
b. Pembiayaan rutin melalui APBD.
c. Kondisi sosial masyarakat Yogyakarta yang lekat dengan
dunia Pendidikan, dan berpredikat sebagai kota pelajar.
d. Kolaborasi antar sumber daya manusia pendukung sistem
perpustakaan terpadu menjadi langkah awal kerjasama
peningkatan kompetensi SDM perpustakaan.
e. Potensi Replikasi Kuncinya adalah kemauan bekerjasama dan
saling berbagi. Untuk menerapkan Sepatu Jolifa, identifikasi
kebutuhannya adalah sebagai berikut :
1) Komitmen kerjasama yang dituangkan dalam MoU mapun
regulasi lain melalui pergub, atau perda
2) Sistem Informasi. Menggunakan aplikasi VuFind.
Aplikasi ini merupakan aplikasi opensource.
3) Jaringan infrastuktur TIK, meliputi komputer server untuk
menghimpun data, jaringan internet, dan Database
perpustakaan yang siap di Harvest

32
 4) Kolaborasi Person In Charge (PIC) di masing-masing
perpustakaan sebagai petugas teknis operasional layanan.

C. Kompetensi Dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia

1. Kompetensi
Sebagai organisasi penyedia data dan arsip penting, BPAD
memerlukan kompetensi SDM yang handal dan professional. Hal
ini untuk mendukung segala langkah yang diambil segenap
organisasi dalam perencanaan maupun pengambilan keputusan
yang tentunya didasarkan pada sumber informasi berupa arsip
sebagai sumber informasi vital. Terkait dengan kepentingan
tersebut maka arsip perlu untuk dijamin keselamatannya baik
secara fisik maupun informasinya. Ketersediaan sumber daya
manusia kearsipan yang handal dan professional merupakan
syarat wajib untuk dapat mewujudkan hal tersebut. Era
globalisasi dan informasi saat ini menuntut adanya peningkatan
mutu sumber daya manusia di bidang kearsipan. Untuk itu
diperlukan adanya klasifikasi dan kualifikasi standar kemampuan
sumber daya manusia kearsipan.
Berkenaan dengan hal tersebut diperlukan adanya upaya
mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik
serta perlu adanya penilaian untuk menjamin dan memberikan
pengakuan atas kompetensi dan profesionalitas penyelenggaraan
kearsipan. Selain itu diperlukan juga adanya upaya untuk
memberikan jaminan terhadap kompetensi profesionalitas dalam
penyelenggaraan kearsipan. Salah satu upaya untuk
merealisasikannya adalah dengan menyelenggarakan Sertifikasi
Kearsipan.
Pembinaan SDM Kearsipan dimaksudkan untuk menyamakan
persepsi, meningkatkan ketrampilan, mengoptimalkan fungsi
seluruh subsistem bidang kearsipan serta meningkatkan minat
dan etos kerja sumber daya manusia kearsipan dalam rangka

33
pelaksanaan sistem kearsipan pola baru secara utuh dan
konsisten.

Adapun Tujuan dilaksanakannya pembinaan SDM kearsipan

adalah untuk:
a. Menciptakan tertib administrasi (kearsipan) pada instansi;
b. Meningkatkan koordinasi dan kemampuan teknis SDM
kearsipan;
c. Meningkatkan mutu pengelolaan arsip instansi;
d. Meningkatkan mutu pelayanan kearsipan;
e. Memantau dan mengendalikan pelaksanaan Sistem
Kearsipan Pola Baru;
f. Meningkatkan upaya mengubah citra arsip menjadi informasi
yang tertata
Disamping pembinaan SDM, peningkatan kompetensi SDM
pengelola kearsipan dan juga Pustakawan terus dilaksanakan
BPAD Jogya. Salah satu kegiatan peningkatan kompetensi SDM
adalah dengan melakukan sertifikasi bagi SDM kearsipan baik
arsiparis maupun pengelola kearsipan.
Peningkatan kompetensi SDM meliputi 3 (tiga) aspek, yaitu :
 Aspek Pengetahuan (knowledge) antara lain pendidikan yang
sesuai profesi, diklat yang disyaratkan dan memiliki
pengetahuan dan pengalaman yang diverifikasi.
 Aspek Keterampilan (Skill) antara lain ketrampilan dalam
melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi
segala kemungkinan yang akan terjadi, ketrampilan mengelola
lingkungan kerja serta ketrampilan beradaptasi dengan
lingkungan pekerjaan.
 Aspek Sikap (Attitude) diantaranya adalah performa selama
berada ditempat kerja, tanggapan lingkungan kerja,
penghargaan dan penilaian.

34
 Pelaksanaan sertifikasi dilaksanakan oleh Direktorat Akreditasi
dan Profesi Kearsipan ANRI dengan mengelompokan sertifikasi
SDM kearsipan menjadi dua sertifikasi yaitu kompetensi profesi
dan sertifikasi status profesi.

2. Pemberdayaan Sumber Daya Manusia

Berbagai upaya dapat dicoba dilakukan guna mengangkat
martabat SDM bidang kearsipan menjadi lebih terhormat. Bahkan
mampu menjadikan lembaga maupun orang bergantung pada
arsip dalam kehidupannya seperti halnya bidang keuangan
maupun kepegawaian.
Ada beberapa cara / strategi yang dapat ditempuh antara lain :
a. Perubahan mindset dan culturset di bidang kearsipan
Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan untuk merubah
mindset dan culturset birokrasi, masyarakat, dan pengguna
arsip di bidang kearsipan antara lain melalui kegiatan ;
1) Sosialisasi,
2) Apresiasi,
3) Pendidikan dan pelatihan
4) Bimbingan teknis,
5) Monitoring, dan
6) Pengawasan
b. Penguatan kelembagaan kearsipan
Mengingat betapa pentingnya arsip dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara maka Undang –
Undang 43 Tahun 2009 mewajibkan untuk dibentuk
lembaga kearsipan di setiap wilayah di Negara Indonesia yang
terdiri dari Arsip Nasional RI, Arsip Daerah Provinsi, Arsip
Daerah Kabupaten/Kota, dan Arsip Universitas di Perguruan
Tinggi Negeri. Bahkan bidang kearsipan menurut Peraturan
pemerintah Nomor 38 tahun 2007 menjadi urusan wajib buka

35
 urusan pilihan, artinya apapun kondisi pemerintahan maka
masalah kearsipan harus menjadi perhatian.
c. Penguatan sumber daya manusia kearsipan
Dalam rangka penguatan SDM kearsipan berbagai upaya
yang dapat ditempuh antara lain :
1) Memenuhi kebutuhan arsiparis trampil dengan latar
pendidikan Diploma 3 Kearsipan dan arsiparis ahli
dengan latar belakang pendidikan Diploma 4 Kearsipan
atau S1 Kearsipan/Non kearsipan dengan melalui Diklat
Penciptaan Arsiparis Ahli, yang tersebar di Satuan
Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah
Daerah Istimewa Yogyakarta
2) Meningkatkan kualitas arsiparis melalui pendidikan D4,
S1, S2, S3
3) Meningkatkan kemampuan ketrampilan arsiparis
melalui, seminar, work-shop, pedidikan dan pelatihan
yang diselenggarakan oleh Pusdiklat ANRI, Badan Diklat,
dan Bimbingan Teknis Kearsipan oleh BPAD
4) Meningkatkan kompetensi pejabat struktural pengelola
arsip dinamis di Satuan Organisasi Perangkat Daerah
maupun di Lembaga Kearsipan melalui Pendidikan dan
Latihan yang diselenggarakan oleh Pusdiklat ANRI.
5) Meningkatkan kemampuan berbahasa asing,
6) Meningkatkan kemampuan intelektual bagi arsiparis
melalui Jurnal yang diakui secara
Nasional/Internasional

d. Pemenuhan Fasilitas Kearsipan

e. Optimalisasi Unit Kearsipan.
f. Mengembangkan pemanfaatan teknologi informasi.
g. Mengembangkan khasanah arsip guna memenuhi
kebutuhan pengguna.

36
D. Membangun Jejaring Kerja Dan Kolaborasi Stakeholders
Jejaring kerja kemitraan atau sering disebut partnership, secara
etimologis berasal dari akar kata partner. Partner dapat diartikan
pasangan, jodoh, sekutu atau kompanyon. Sedangkan partnership
diterjemahkan persekutuan atau perkongsian. Dengan demikian,
kemitraan dapat dimaknai sebagai suatu bentuk persekutuan antara
dua pihak atau lebih yang membentuk satu ikatan kerjasama di suatu
bidang usaha tertentu atau tujuan tertentu sehingga dapat memperoleh
hasil yang lebih baik. Membangun jejaring kerja kemitraan pada
hakekatnya adalah sebuah proses membangun komunikasi atau
hubungan, berbagi ide, informasi dan sumber daya atas dasar saling
percaya trust dan saling menguntungkan diantara pihak-pihak yang
bermitra yang dituangkan dalam bentuk nota kesepahaman atau
kesepakatan guna mencapai kesuksesan bersama yang lebih besar.
Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa membangun Jejaring Kerja
kemitraan dapat dilakukan jika pihak-pihak yang bermitra memenuhi
persyaratan berikut :
1. Ada dua pihak atau lebih organisasilembaga
2. Memiliki kesamaan visi dalam mencapai tujuan
organisasilembaga.
3. Ada kesepakatankesepahaman
4. Saling percaya dan membutuhkan
5. Komitmen bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar.
Pengembangan Jejaring kerja diperlukan adanya kolaborasi yang
melibatkan stakeholders. Kolaborasi saat ini menjadi bagian penting
karena dengan kolaborasi masing-masing stakeholders dapat duduk
bersama dalam satu forum, membangun kesepahaman dan komitmen
serta merasa tanggung jawab dalam kelangsungan pembangunan.
Jejaring kerja dalam JOGJA LIBRARY FOR ALL ini melibatkan 39
perpustakaan yang ada di DIY, Dinas perpustakaan dan arsip daerah
DIY, dan beberapa perguruan tinggi di DIY dan Dinas Kominfo DIY

37
E. Penerapan Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja merupakan gaya manajemen yang
mengintegrasikan dan memanfaatkan informasi kinerja dalam proses
pengambilan keputusan. Integrasi berarti informasi kinerja menjadi
bagian yang tidak terpisahkan dalam siklus manajemen, mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengendalian.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
secara Best practice mampu menerpakan manajemen kinerja yang
sangat baik hal ini dapat dilihat dari capaian output dan outcome
(manfaat) yang telah dirasakan oleh masyarakat dalam hal
penyelenggaraan pelayanan public.
Sistem Akuntabilitas Kinerja (SAKIP) Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2020 memperoleh nilai
83,93 Kategori A dengan interpretasi memuaskan, memimpin
perubahan, berkinerja tinggi, dan sangat akuntabel.
Melalui Inovasi Sistem Perpustakaan Terpadu Jogja Library For All
(Sepatu Jolifa) mampu mengintegrasikan 39 Perpustakaan di DIY yang
diakses secara online dan offline, Memberikan kemudahan baik dari
sisi waktu, ekonomi, aksesibilitas baik untuk anggota maupun non
anggota. Sistem Perpustakaan Terpadu Jogja Library For All (Sepatu
Jolifa) meraih penghargaan Top 45 Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik
Tahun 2019 dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi.

F. Penerapan Manajemen Resiko

1. Resiko
Risiko adalah kemungkinan terjadinya akibat buruk atau akibat
yang merugikan seperti kemungkinan kehilangan, cidera,
kebakaran, dan sebagainya. Dalam risiko tidak ada metode
apapun yang bisa menjamin seratus persen bahwa akibat buruk
itu setiap saat dapat dihindarkan, kecuali kegiatan yang
mengandung risiko tidak dilakukan.

38
Risiko dapat dikarakterisasikan dalam dua hal yaitu:
a. Threat (ancaman), contohnya yaitu kemungkinan
terputusnya aliran listrik dari PLN bagi layanan
perpustakaan.
b. Concequences (konsekuensi), contohnya yaitu akibat dari
putusnya aliran listrik dari PLN ke perpustakaan
menimbulkan kerusakan pada database center, hardisk
rusak ataupun kehilangan data perpustakaan.

Kedua hal tersebut, ancaman dan konsekuensi adalah dua

hal yang penting untuk membangun keseluruhan konsep
risiko dan menjadi hal yang penting dalam pemahaman serta
implementasi konsep manajemen risiko.

Lebih lanjut Pinontoan mengemukakan setelah

mengidentifikasi karakteristik dari risiko, cara lain adalah
menggunakan matematika deskriptif dengan mengidentifiaksi
ancaman yang dapat dijabarkan menjadi beberapa komponen
penting dalam bentuk informasi maupun data sebagai
berikut:

1) Likelihood, kemungkinan terjadinya dari ancaman.

2) Threat event, kejadian dari ancaman.
3) Threat source, sumber ancaman.
4) Threat category, kategori ancaman,

Dalam konsep matematika deskriptif untuk menggambarkan

karakterisik risiko, maka ilustrasi kecelakaan ditugu tani
dapat dijadikan pembelajaran untuk mengetahui komponen-
komponen apa saja yang masuk dalam kategori karakteristik
risiko.

39
2. Sumber ancaman
Sumber ancaman dari risiko dapat dikategorikan dalam 3 kategori
yakni alamiah, teknis dan manusia. Kerangka Kerja Manajemen
Risiko Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.
Secara umum penerapan manajemen risiko sistem informasi
manajemen perpustakaan dapat dilaksanakan dalam 7 fase
kegiatan utama, yaitu:
a. Fase I : Kajian Risiko.
Dalam fase kajian resiko perpustakaan harus melakukan
kegiatan kajian risiko dengan melalukan kegiatan antara lain:
1) Mengidentifikasi semua ancaman yang mungkin dapat
terjadi yang mengganggu kelancaran sistem informasi
manajemen perpustakaan dan data center
perpustakaan. Sumber ancaman dari faktor alamiah,
teknis dan manusia sebisa mungkin diidentifikasi secara
maksimal dan periodik berdasarkan rentang waktu yang
telah ditentukan.
2) Mengidentifikasi kejadian-kejadian yang mungkin terjadi
akibat dari ancaman tersebut. Misalnya banjir yang
menyebabkan terendamnya data center, atau putusnya
aliran listrik akibat gardu listrik yang terendam banjir.
3) Mengidentifikasi konsekuensi dari kejadian-kejadian
tersebut bagi perpustakaan. Misalkan terputusnya
aliran listrik akan mengakibatkan semua layanan sistem
informasi perpustakaan menjadi terhenti dan terganggu.
Perpustakaan tidak melayani pemustaka yang mencari
informasi. Kerusakan hardware dan software pun dapat
menimbulkan konsekuensi terhentinya layanan
informasi perpustakaan kepada pemustaka.
4) Menghitung besaran biaya yang ditimbulkan dari
sumber ancaman. Seberapa besar dampak finansial yang
timbul akibat terganggunya layanan.

40
 5) Meneliti dan menghitung nilai kemungkinan terjadinya
sebuah ancaman berdasarkan data-data historis
maupun perhitungan lainnya.
6) Menentukan nilai risiko melalui kalkulasi nilai-nilai
sebelumnya yang telah dihitung.
b. Fase II: Kajian Opsi Pengendalian Risiko.
Pada fase ini perpustakaan mengkaji risiko dengan cara
mengidentifikasi opsi atau pilihan apa saja yang dapat
digunakan dan diimplementasikan untuk mengendalikan
risiko. Kegiatan tersebuat antara lain :
1) Risk acceptance, menerima risiko tanpa melakukan
tindakan apapun.
2) Risk avoidance, menghindari sepenuhnya sebuah risiko.
3) Risk reduction, mengurangi efek negatif dari ancaman
hingga pada tingkat yang dapat diterima organisasi,
khususnya perpustakaan.
4) Risk transfer, memindahkan efek negatif dari ancaman
kepada pihak lain, seperti yang terjadi pada sebuah
perusahaan dengan cara mengasuransikan semua aset
perusahaan pada asuransi.
c. Fase III: Kajian Efektivitas Dan Biaya Pengendalian Risiko.
Pada tahap ini perpustakaan mengkaji efektifitas dan biaya
pengendalian risiko yang harus dilakukan dengan
memperhatikan tingkat keberhasilan mengendalikan risiko
dengan memperhatikan juga faktor biayanya. Terdapat tiga
kegiatan pada fase ini: pertama adalah mengidentifikasi
semua biaya yang dibutuhkan untuk mewujudkan realisasi
keempat opsi pengendalian risiko, kedua menguji efektivitas
setiap opsi dalam hal mengurangi nilai risiko yang telah
diidentifikasi, ketiga adalah menghitung nilai total biaya
pengurangan kajian risiko yang paling sedikit memerlukan
biaya.

41
d. Fase IV: Pelaporan Hasil Kajian Risiko.
Pada fase ini perpustakaan membuat laporan hasil
identifikasi kajian risiko dengan mengkaji berbagai macam
sumber ancaman dan konsekunsi yang menghambat
kelancaran sistem informasi manajemen perpustakaan.
Kagiatan pelaporan kajian risiko tersebut memberikan
gambaran jumlah biaya minimal dan maksimal yang
digunakan untuk mengantisipasi risiko untuk layanan
perpustakaan.
e. Fase V: Pemilihan Opsi Pengendalian Risiko.
Fase kelima dari manajemen risiko tersebut adalah memilih
opsi pengendalian risiko yang paling baik diterapkan
diperpustakaan dengan memperhatikan komponen-
komponen yang diperlukan oleh perpustakaan. Pemilihan
opsi ini harus disesuaikan dengan kondisi perpustakaan
secara global dan faktor biaya yang harus dikeluarkan untuk
kegiatan pengendalian risiko.
f. Fase VI: Implementasi Pengendalian Risiko.
Pada kegiatan ini perpustakaan hanya menjalankan program
kegiatan pengendalian risiko yang telah disepakati,
dikomunikasikan dengan pengambil kebijakan dengan
terlebih dahulu melaksanakan kelima fase kegiatan
pengendalian risiko sistem informasi manajemen
perpustakaan tersebut diatas.
g. Fase VII: Pengawasan Dan Pengendalian Risiko.
Kegiatan pengawasan dan pengendalian keseluruhan risiko
harus menjadi standart operating procedure bagi
perpustakaan dengan basis teknologi informasi. Pengawasan
tersebut dilaksanakan oleh pustakawan yang berkedudukan
sebagai administrator sistem informasi perpustakaan. Fase
pengawasan dan pengendalian risiko merupakan tahap akhir
dalam mengkaji konsep manajemen risiko sistem informasi

42
 manajemen perpustakaan. Kegiatan lain yang perlu
dilaksanakan pada fase ini adalah memberikan laporan
secara periodik kapada pengambil kebijakan untuk
memberikan gambaran perkembagan dan kelangsungan
sistem informasi manajemen perpustakaan secara
menyeluruh.

3. Kajian Risiko Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

Bagi perpustakaan sekarang ini untuk mengkaji manajemen risiko
sistem informasi manajemen perpustakaan yang harus dilakukan
adalah melaksanakan fase kajian risiko untuk opsi pengendalian
risiko dengan mengimplementasikan kategori risk reduction,
artinya perpustakaan hanya mengkaji kegiatan dengan cara
mengurangi efek negarif dari ancaman pada tingkat yang dapat
diterima oleh perpustakaan. Sebagai contoh perpustakaan
mengimplemenasikan kegiatan tersebut dengan mengantisipasi
sumber ancaman sebagai berikut:
a. Alamiah, mengantisipasi sumber ancaman dari faktor alam
dengan melaksanakan prosedur kegiatan integrasi datacenter
yang terintegrasi dengan memperhatikan faktor lingkungan,
seperti jauh dari banjir, angin puting beliung, petir, kedap
suara dan udara, anti bocor dan anti kebakaran serta
pendingin udara yang konstan dalam satu ruangan.
b. Teknis, dengan melaksanakan kegiatan uji coba software dan
update software, menyediakan mesin genzet dan UPS untuk
antisipasi lampu padam, kegiatan backup data menggunakan
media sekunder berupa DVD, server khusus backup dan
hardisk eksternal secara periodik.
c. Manusia, kegiatan yang dilaksanakan adalah upgrade
kemampuan pustakawan baik operator dan administrator
untuk sadar merawat hardware dan software, utamanya
untuk sistem informasi manajemen perpustakaan. Otorisasi

43
 hak akses untuk masing-masing bidang disistem informasi.
Update antivirus secara periodik dimasing-masing komputer
client. Pengawasan dan perbaikan network peripheral secara
berkala.

Keseluruhan kegiatan tersebut yang harus dilaksanakan oleh

perpustakaan untuk menjamin berjalannya sistem informasi
manajemen perpustakaan. Sedangkan untuk kegiatan manajemen
risiko dalam hal kegiatan pengendalian risiko ketiga opsi
pengendalian tersebut sulit dilaksanakan oleh perpustakaan pada
umunya. Asumsinya jika perpustakaan menerima begitu saja
risiko tanpa melakukan kegiatan apapun, berarti tidak ada
mekanisme pemecahan masalah bagi perpustakaan. Menghindari
risiko sepenuhnya juga bukan merupakan alasan bijak bagi
perpustakaan sebagai organisasi yang berkembang dinamis yang
pasti menghadapi permasalahan mengkaji risiko. Sedangkan
untuk memindahkan efek negarif dari ancaman kepada pihak lain
seperti ke perusahaan asuransi memang masih dapat
dilaksanakan, tetapi memerlukan investasi biaya yang tidak
sedikit meskipun dapat dilaksanakan oleh perpustakaan yang
memiliki dana besar, namun bagi perpustakaan sekarang ini opsi
pengemdalian risiko dengan mengurangi efek kerugian sekecil
mungkin dan dapat diterima untuk perpustakaan merupakan
jawaban yang tepat menuju layanan prima berbasis teknologi
informasi.

G. Perencanaan Dan Pembiayaan

Perencanaan merupakan proses awal di mana manajemen
memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan terjadi di
semua tipe kegiatan. Perencanaan dalam organisasi merupakan suatu
kegiatan yang sangat penting. Karena memang fungsi-fungsi
manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan dan

44
 pengawasan sebenarnya merupakan impelementasi dari keputusan-
keputusan perencanaan.
Perencanaan anggaran dalam organisasi mesti disusun secara
sistematis, meliputi seluruh kegiatan organisasi, dinyatakan dalam
satuan keuangan, dan berlaku untuk jangka waktu yang akan datang.
Tahap penganggaran menjadi sangat penting karena anggaran harus
berorientasi pada kinerja organisasi sehingga perencanaan yang sudah
disusun dapat tercapai. Perencanaan dan penganggaran merupakan
aktifitas untuk memfasilitasi tercapainya tujuan organisasi.
Dalam pelaksanaannya Innovasi Sepatu Jolifa dibiayai dari APBD Prov
DIY pada DPAD melalui UPT Balai Layanan Perpustakaan dan untuk
beberapa pembiayaan lainnya dilakukan secara sharing oleh anggota
jaringan antara lain meliputi fasilitasi rapat, workshop, pelatihan, dan
promosi.
Untuk menjamin keberlanjutan pembiayaan dilakukan dengan
penguatan Regulasi dengan membuat Perda / Perkada (dalam hal ini
yaitu Perda tentang Integrasi dan Otomasi Perpustakaan dan Perkada
tentang Penyelenggaraan Perpustakaan Digital) sehingga dengan dasar
tersebut Organisasi Perangkat Daerah pengampu dapat
menganggarkan kegiatan/inovasi tersebut dalam APBD secara
berkesinambungan.

H. Pemanfaatan Teknologi
Pemanfaatan teknologi adalah teknologi yang berfungsi untuk
membantu baik perorangan atau suatu grup untuk membuat,
mengubah, menyimpan, menyampaikan, hingga menyebarkan
informasi.
Pemanfaatan teknologi informasi tentu saja terdapat di media
elektronik seperti handphone, komputer, televisi, serta perangkat
lainnya. Kini pemanfaatan teknologipun telah dirasakan diberbagai
bidang kehidupan.

45
Jaringan Informasi Sistem Perpustakaan Terpadu Jogja Library For All
Menggunakan aplikasi VuFind. Aplikasi ini merupakan aplikasi
opensource
sehingga masyarakat dapat mengakses koleksi buku perpustakaan,
memanfaatkan koneksi internet, mendapatkan akses resources, dan
beberapa layanan perpustakaan lainnya,. Jaringan infrastuktur TIK,
meliputi komputer server untuk menghimpun data, jaringan internet,
dan Database perpustakaan yang siap di Harvest.

46
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil Studi lapangan (STULA) melalui media daring
dengan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Jogyakarta pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah, terdapat beberapa hal yang dapat kami
simpulkan sebagai berikut :
1. Capaian dan prestasi yang diraih Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
DIY tidak lepas dari pola dan gaya kepemimpinan Gubernur Jogyakarta
Sri Sultan Hamengkubiwono X, dimana dengan gaya kepemimpinan
Kharismatik-transformasional dengan serta corak pemimpin yang
memiliki karakter kuat (strong leadership) dalam meminpin daerahnya.
2. Terobosan inovasi Sistem Perpustakaan Terpadu Jogja Library For
All (SEPATU JOLIFA) dengan digitalisasi pengelolaan dan manajemen
Perpustakaan dan kearsipan memberikan dampak yang begitu besar
dalam meningkatkan literasi masyarakat dengan berpedoman pada
tujuan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah yaitu Meningkatnya
Pemanfaatan Koleksi Pustaka Dan Arsip.
B. Saran
Dalam rangka meningkatkan literasi dan kegemaran membaca bagi
masyarakat khususnya di Propinsi Kalimantan Tengah, duplikasi program
dan kegiatan serta aplikasi Sepatu Jolifa dapat menjadi satu panduan dan
model yang tentu akan dapat diterapkan di Kalimantan Tengah. Dengan
penggunaan software yang bersifat open source tentu akan memberikan
kemudahan bagi stakeholder kearsipan untuk bisa berbagi dengan lebih
luas.

47