LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI UNIT PENGELOLA TERMINAL ANGKUTAN JALAN – DINAS PERHUBUNGAN

PROVINSI DKI JAKARTA

Disusun Oleh :

KELOMPOK 3

Fathir Moehamad Yogi 0063608453

Laras Kartika Putri 0056123058
Nicholas Ariyanto 0012560307
Siti Nuraeni 0065575471

BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA DAN PERKANTORAN

SMK PEMBANGUNAN

JAKARTA

2023
 HALAMAN PENGESAHAN
Nama dan NISN : 1. Fathir Moehamad Yogi 0063608453
2. Laras Kartika Putri 0056123058
3. Nicholas Ariyanto 0012560307
4. Siti Nuraeni 0065575471

Setelah diperiksa dan dikoreksi melalui proses, maka pembimbing dengan ini
menyatakan bahwa Laporan Praktik Kerja Industri dinyatakan valid.

Jakarta, 3 Maret 2023

Pembimbing Sekolah Pembimbing DU/DI

Adam B. Saputra, S. Pd. Dwi Purnamasari

Mengesahkan,
Kepala SMK
Pembangunan

Drs. H. Dahman

i
 KATA PENGANTAR
Puji syukur praktikan panjatkan kepada Allah SWT karena atas izinnya
praktikan dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin)
ini sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Laporan ini merupakan hasil dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
yang praktikan lakukan selama 2 (dua) bulan lamanya di Unit Pengelola Terminal
Angkutan Jalan, Dinas Perhubungan DKI Jakarta.

Penyelesaian laporan ini terwujud atas bantuan dan bimbingan dari berbagai
pihak, untuk itu praktikan ucapkan terima kasih kepada :

1. Kepala SMK Pembangunan Jakarta,

2. Kepala UPT Angkutan Jalan – Dinas Perhubungan DKI Jakarta
3. Wakil Kepala SMK Pembangunan Jakarta bidang Kurikulum,
4. Wakil Kepala SMK Pembangunan Jakarta bidang kesiswaan,
5. Kepala Program Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran SMK
Pembangunan Jakarta
6. Guru Bimbingan dan Konseling sekaligus Pembimbing Prakerin di Sekolah.
7. Pembimbing DU/DI di UPTAJ – Dinas Perhubungan DKI Jakarta
8. Staff beserta karyawan UPTAJ – Dinas Perhubungan DKI Jakarta yang
bertugas

Atas bimbingannya selama dan setelah Praktik Kerja Industri. Praktikan

menyadari sepenuhnya bahwa dalam pelaksanaan maupun dalam penyusunan laporan
ini masih terbilang jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, Praktikan mengucapkan
mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan. Kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat praktikan harapkan dalam penyempurnaan laporan ini. Akhir
kata, semoga penyusunan laporan ini dapat bermanfaat bagi praktikan khususnya
serta bagi pembaca umumnya.

Jakarta, Maret 2023

Praktikan

ii
 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG .................................................................................... 1

B. TUJUAN PRAKERIN.................................................................................... 2

C. MANFAAT PRAKERIN ............................................................................... 2

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................ 3

A. ETIKA DALAM BEKERJA .......................................................................... 3

B. MENGELOLA DOKUMEN KANTOR ........................................................ 3

C. SISTEM KEARSIPAN .................................................................................. 4

D. MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA ................................ 7

E. MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA .......................................................... 9

F. MELAKUKAN PERTEMUAN RAPAT ...................................................... 9

G. SARANA DAN PRASARANA KANTOR ................................................. 10

H. SISTEM INFORMASI KOMUNIKASI ...................................................... 11

BAB III METODOLOGI DAN TUGAS INDIVIDU ......................................... 13

A. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN .............................................. 13

B. TUGAS INDIVIDU ..................................................................................... 13

BAB IV PENUTUP................................................................................................ 17

A. KESIMPULAN ............................................................................................ 17

B. SARAN......................................................................................................... 17

BAB V DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 19

LAMPIRAN-LAMPIRAN ....................................................................................... 21

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta tuntutan globalisasi
mengakibatkan persaingan yang sangat ketat dalam penyediaan sumber daya manusia
yang unggul. Untuk mempertahankan daya saing, sumber daya manusia dituntut
untuk terus meningkatkan kompetensi keahlian, pengetahuan dan keterampilannya.
Sehubungan dengan hal tersebut, salah satu langkah untuk mempersiapkan sumber
daya manusia yang berkualitas adalah dengan proses pendidikan. Dengan kata lain
dapat dikatakan penidikan memegang peranan penting untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia.

Pendidikan Menengah Kejuruan merupakan salah satu macam jenis

pendidikan yang diterapkan di Indonesia. Sekolah Menengah Kejuruan merupakan
sub sistem pendidikan nasional yang mengutamakan mempersiapkan peserta didik
untuk mampu memilih karir, memasuki lapangan kerja, berkompetisi, dan
mengembangkan dirinya dengan sukses di lapangan kerja. Salah satu upaya untuk
meningkatkan mutu dan relevansi pendidikan kejuruan adalah peningkatan
keterkaitan dan keterpaduan (link and match) dalam implementasi Pendidikan Sistem
Ganda (PSG) yang merupakan kebijaksanaan Departemen Pendidikan Nasional.

Pendidikan sistem ganda merupakan penyelenggaraan pendidikan kejuruan

yang mengintegrasikan secara tersisitem kegiatan pendidikan di sekolah dengan
kegiatan pendidikan (praktik) di dunia usaha atau dunia industri. Undang-Undang
Prakerin Kemendikbud (2020) mengungkapkan bahwa Praktik Kerja Industri
(Prakerin) adalah program wajib yang harus dilaksanakan oleh sekolah khususnya
sekolah menengah kejuruan dan pendidikan luar sekolah serta wajib diikuti oleh
peserta didik/ warga belajar. Penyelenggaraan prakerin akan membantu peserta didik
untuk memantapkan hasil belajar yang diperoleh di sekolah serta membekali peserta
didik dengan pengalaman nyata sesuai dengan program studi yang dipilihnya.

1
 B. TUJUAN PRAKERIN
Tujuan praktik industri menurut Bukit ( 2014 : 50) yaitu:

1) Mendapat pengalaman bekerja di lini produksi;

2) Memahami sikap dan disiplin kerja melalui praktek kerja industri di lini
produksi;

3) Mendapatkan kompetensi kejuruan sesuai dengan standar komptensi

yang dituntut oleh dunia industri;

4) Mendapatkan kompetensi sosial, yaitu: bekerja sama dalam

mengerjakan pekerjaan, mencari pemecahan terhadap kesulitan dalam
pekerjaan.

C. MANFAAT PRAKERIN
Menurut (Hamalik, 2007:93) manfaat praktik kerja industri secara umum
adalah sebagai berikut :

1) Menumbuhkan sikap kerja yang tinggi,

2) Peserta didik mendapatkan kompetensi yang tidak didapatkan di

sekolah,

3) Peserta didik dapat memberikan konstribusi tenaga kerja di perusahaan,

4) Memberikan motivasi dan meningkatkan etos kerja peserta didik,

5) Mempererat hubungan kerjasama antara sekolah dengan institusi

pasangan,

6) Memungkinkan industri memberikan bantuan kepada sekolah, misal

magang guru, bantuan praktik, dan sebagainya dan ,

7) Sebagai promosi tamatan SMK. agar pelaksanaan prakerin dapat

berjalan dengan lancar, maka tahapan-tahapan yang harus dilalui
meliputi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi

2
 BAB II
LANDASAN TEORI

A. ETIKA DALAM BEKERJA

Messier, Jr. (2006) mendefinisikan etika sebagai berikut : Etika mengacu pada
sistem atau kode etik berdasarkan tugas dan kewajiban moral yang menunjukkan
bagaimana seseorang harus berperilaku dalam masyarakat. Sementara itu, menurut
Keraf (2001) terdapat dua pengertian etika. Pertama, secara etimologis kata etika
berasal dari bahasa Yunani yaitu Ehtos yang berarti adat istiadat atau kebiasaan,
sehingga dalam pengertian yang pertama ini etika adalah hal yang berkaitan dengan
kebiasaan hidup yang baik, baik pada diri seseorang maupun pada suatu masyarakat
atau sebagainya.

Menurut pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa etika kerja menjadi
perekat perilaku dalam kebersamaan suatu organisasi atau perusahaan. Etika kerja
sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan sehingga nilai-nilai etis
dicantumkan dalam misi organisasi atau perusahaan.

B. MENGELOLA DOKUMEN KANTOR

Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang didalam bahasa Belanda
disebut “document”, dan dalam Bahasa Inggris disebut “document”, maka istilah
dokumen berarti menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukan adanya
dokumen. Menurut Purwono (2010:2) Sebagai kata suatu warkat asli yang
dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu
keterangan.

Menurut Purwono (2010:35) Pembagian ini merupakan pembagian yang

lazim digunakan dalam dokumentasi. Berdasarkan ketajaman dalam sebuah dokumen
maka dokumen dapat dibagi menjadi dokumen: primer, sekunder, dan terseier.

1. Dokumen Primer
Dokumen primer adalah dokumen yang disiapkan oleh pengarang,
berisi informasi mengenai penelitian yang dilakukan sendiri, penjelasan
sebuah teori dalam semua bidang ilmu pengetahuan. Yang termasuk dokumen
premier adalah majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah
lokakarya.

3
 2. Dokumen Sekunder
Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi mengenai
dokumen primer. Dengan kata lain merupakan dokumen yang mengacu ke
dokumen primer karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang
dokumen primer. Yang termasuk dalam dokumen sekunder yaitu, bibliografi,
katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.

3. Dokumen tersier
Dokumen Tersier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai
dokumen sekunder. Dokumen tersier mengumpulkan, menyarikan dan
memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan
kadang-kadang juga pada dokumen primer kemudian diolah kembali sesuai
keperluan pemakai atau pembaca. Yang termasuk dokumen tersier adalah
buku ajar, direktori, panduan literatur, bibliografi. (Pambudi, 2018)

C. SISTEM KEARSIPAN
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2003), pengelolaan arsip atau proses kearsipan memiliki
beberapa cakupan diantaranya pengelolaan surat masuk dan keluar, sistem
penyimpanan arsip yang digunakan, penemuan kembali arsip, dan pemeliharaan
arsip. Keempat cakupan tersebut dijelaskan sebagai berikut:

1) Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

Pengelolaan merupakan suatu proses merumuskan kebijakan serta tujuan
organisasi dalam memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam
pelaksanaan suatu kebijakan tersebut guna mencapai tujuan organisasi.
Pengelolaan surat dalam suatu organisasi harus diperhatikan karena dengan
pengelolaan yang sesuai dengan prosedur akan memudahkan dalam penemuan
kembali surat yang dibutuhkan. Surat masuk merupakan surat semua jenis surat
yang diterima dari instansi lain ataupun individu, baik yang diterima melalui pos
maupun jasa pengiriman. Sedangkan surat keluar adalah segala komunikasi
tertulis ynag diterima oleh suatu badan atau lembaga dari instansi lain maupun
individu. Langkah-langkah pengelolaan surat masuk yaitu:
a) Penerimaan yang meliputi mengumpulkan dan menghitung jumlah surat
yang masuk, meneliti ketepatan alamat si pengirim surat, menggolongkan
surat sesuai urgensi penyelesaian, menandatangani bukti pengiriman;

4
 b) Penyortiran yakni dilakukan dengan memisahkan atara surat biasa, rutin dan
rahasia;
c) Pencatatan yakni setelah diperiksa ketepatan jenis maupun lampirannya
kemudian dilakukan pencatatan;
d) Mengagendakan surat masuk yakni kegiatan mencatat surat masuk ke dalam
buku agenda serta diberi nomor;
e) Pengarahan dan penerusan artinya surat diarahkan dan diteruskan kepada
devisi atau pejabat yang berhak mengolahnya;
f) Penyampaian surat, hal ini dilakukan oleh petugas arsip yakni dengan
dilakukan pendisposisian surat, penyampaian terhadap devisi terkait dan
terakhir penyimpanan surat.
Sedangkan langkah-langkah dalam mengelola surat keluar antara lain:
a) Pembuatan konsep surat;
b) Pengetikan, setelah konsep surat disetujui dan memperoleh kode atau nomor
surat kemudian diteliti oleh bagian unit pengolah, biar tidak terjadi
kesalahan;
c) Mengetik surat dalam bentuk akhir artinya konsep yang telah disetujui
pimpinan kemudian diketik dalam kertas berkepala surat atau kop surat;
d) Penandatanganan, ini disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang;
e) Mengecek surat yang akan dikirim;
f) Mendistribusikan surat.
2) Penyimpanan Arsip
Salah satu cakupan dalam proses pengelolaan arsip adalah penyimpanan arsip.
Menurut Sedarmayanti (2003), pada umumnya sistem penyimpanan arsip yang
dipakai adalah sistem abjad, wilayah, pokok soal, nomor terakhir, klasifikasi
desimal dan sistem tanggal. Berikut penjelasan dari jenis sistem penyimpanan
arsip tersebut:
a. Sistem Abjad
Penyimpanan yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap
(nama) dokumen bersangkutan. Sistem ini dokumen disimpan berdasar
urutan abjad, kata demi kata atau huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari
dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan atau organisasi. Nama orang
terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama badan terdiri
dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.

5
b. Sistem Wilayah
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem
lokasi atau sistem nama tempat. Sistem ini digunakan karena adanya
kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokan
menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan
dengan nama badan, individu, atau isi dokumen yang bersangkutan. Sistem
geografis dapat dikelompokan menurut tingkatantingkatan yaitu menurut
nama depan negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama
pembagian wilayah administrasi khusus.
c. Sistem Pokok Soal
Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada isi dari dokumen
yang bersangkutan. Isi dokumen juga disebut perihal, pokok soal. Sistem ini
merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi
dokumen dan kepentingan dari dokumen tersebut. Penyelenggaraan sistem
ini perlu ditentukan terlebih dahulu permasalahan yang dihadapi sehari-hari
organisasi yang bersangkutan.
d. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan atau organisasi. Sistem nomor
penyimpanan dokumennya berdasarkan dengan kode nomor. Pada sistem
nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama yaitu file nomor yang digunakan
untuk menyimpan surat-surat yang telah dipindahkan kedalam map individu
(map yang berisi surat-surat koresponden yang jumlahnya sudah mencapai
lima), indeks yaitu suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang
diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bila nama nomor yang
bersangkutan tidak diketahui dan buku nomor yaitu buku yang berisi nomor-
nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden dalam file
sistem nama. Sistem penyimpanan nomor tepat digunakan untuk
penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan
nomor penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, pada
lembaga pendidikan, dan penyimpanan faktur transaksi.

6
 e. Sistem Tanggal (Kronologi)
Sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini
dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Sistem
ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang
banyak. Sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan dan
tahun dokumen itu disimpan. Segi peletakan dan penyimpanan sistem ini
mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta
tahun. Penemuan kembali dokumen yang telah disimpan, sistem ini kurang
begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan
berdasarkan kata panggil (caption) tanggal.
f. Sistem Klasifikasi Desimal
Penyimpanan arsip sistem klasifikasi desimal dikenal sebagai sistem
desimal, sistem klasifikasi atau sistem “Dewey”. Buku-buku perpustakaan
disimpan dengan sistem Dewey. Sistem klasifikasi adalah penyimpanan
arsip yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan

Secara umum penyimpanan arsip dapat dibedakan menjadi sistem

penyimpanan berdasarkan abjad, geografis, subjek, nomor, kronologis dan warna.
Sistem abjad artinya arsip disusun berdasarkan urutan abjad, kata demi kata dan huruf
demi huruf. Sistem geografis artinya sistem penyimpanan yang disesuaikan menurut
nama tempat. Sistem subjek artinya penyimpanan arsip menurut isi dari dokumen
yang berupa perihal, pokok masalah, masalah atau pokok surat. Sistem nomor artinya
sistem penyimpanan arsip berdasrakan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau nama badan atau organisasi. Sistem kronologis artinya sistem
penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu sedangkan sistem warna berarti
penyimpanan arsip dengan kombinasi guide-guide dengan warna yang berbeda-beda.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pemeliharan

arsip bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan yang ditimbulkan baik dari
arsip itu sendiri ataupun lingkungan dimana arsip tersebut disimpan.(Ardiana &
Suratman, 2020).

D. MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Menurut Bambang (1991), lingkungan kerja merupakan salah satu faktor yang
mempengaruhi kinerja seorang karyawan. Seorang karyawan yang bekerja
dilingkungan kerja yang mendukung dia untuk bekerja secara optimal akan
menghasilkan kinerja yang baik, sebaliknya jika karyawan bekerja dalam lingkungan

7
kerja yang tidak memadai dan tidak mendukung untuk bekerja secara optimal akan
membuat karyawan yang bersangkutan menjadi malas dan cepat lelah sehingga
kinerja pegawai tersebut akan rendah.

Kondisi lingkungan kerja dikatakan baik atau sesuai apabila tenaga kerja
dapat melaksanakan kegiatan secara optimal, sehat, aman dan nyaman. Dampak
lingkungan kerja baru dapat dilihat dalam jangka waktu yang lama. Lingkungan kerja
yang kurang baik dapat menuntut tenaga kerja dan waktu yang lebih banyak dan tidak
mendukung diperolehnya rancangan sistem kerja yang efisien (Sedarmayanti, 2009).

Apabila ingin tercipta lingkungan kerja yang baik, perusahaan harus

mengupayakan adanya komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan dan
antar sesama karyawan agar tercipta hubungan kerja yang baik di dalam perusahaan.
Karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan biasanya hanya fokus pada pekerjaan
yang sedang dikerjakan sehingga kurang adanya komunikasi dengan karyawan
lainnya. Kurangnya komunikasi antar karyawan dapat menimbulkan hubungan kerja
yang kurang dekat dengan karyawan lainnya dan dapat menimbulkan hubungan yang
kurang baik antar karyawan.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan,

informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2012), sehingga komunikasi perlu
diperhatikan perusahaan untuk menjaga hubungan antar karyawan. Perusahaan harus
mengupayakan agar karyawannya selalu melakukan komunikasi yang baik di dalam
maupun di luar perusahaan. Perusahaan mengharapkan dengan adanya komunikasi
yang baik antar karyawan dan karyawan dengan pimpinan dapat menimbulkan
hubungan harmonis dalam perusahaan. Komunikasi yang baik dapat berpengaruh
terhadap karyawan dalam memberikan masukan atau motivasi kepada karyawan lain.

Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan
karyawan. Kinerja karywan mempengaruhi seberapa banyak mereka memberikan
kontribusi kepada perusahaan. Setiap pekerjaan memiliki kriteria pekerjaan yang
spesifik atau dimensi kerja yang mengidentifikasi elemen-elemen yang paling penting
dari suatu pekerjaan. Perusahaan perlu mengetahui berbagai kelemahan dan kelebihan
karyawan sebagai landasan untuk memperbaiki kelemahan dan menguatkan
kelebihan dalam rangka meningkatkan produktifitas dan pengembangan karyawan
sehingga kinerja karyawan dioptimalkan demi tercapai tujuan perusahaan.

8
 Oleh karena itu, cara terbaik untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah
dengan menciptakan lingkungan kerja yang baik dan komunikasi yang baik. Jika
sudah terasa adil dan kompetitif oleh karyawan, maka perusahaan akan lebih mudah
untuk menarik karyawan yang potensial, mempertahankannya dan memotivasi
karyawan agar lebih meningkatkan kinerjanya.(Sari, 2019).

E. MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA

Pelayanan prima adalah kegiatan untuk memberikan nilai tambah agar dapat
memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Pelayanan prima merupakan
terjemahan istilah “excellent service” yang secara harfiah berarti pelayanan terbaik
atau sangat baik. Disebut sangat baik atau terbaik karena sesuai dengan standar
pelayanan yang berlaku atau dimiliki instansi pemberi pelayanan.

Menurut Daryanto dan Setyobudi (2014), pelayanan prima adalah “pelayanan

yang terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan
pelanggan, baik pelanggan di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan”.
Pelayanan prima (excellent service) secara harfiah berarti pelayanan yang terbaik.

Menurut Rahmayanty (2010) pelayanan prima adalah : a) Pelayanan yang

sangat baik dan melampaui harapan pelanggan; b) Pelayanan yang memiliki ciri khas
kualitas (quality nice); c) Pelayanan dengan standar kualitas yang tinggi dan selalu
mengikuti perkembangan kebutuhan pelanggan setiap saat, secara konsisten dan
akurat (handal); d) Pelayanan yang memenuhi kebutuhan praktis (practical needs)
dan kebutuhan emosional (emotional needs) pelanggan. Berdasarkan beberapa
pendapat para ahli mengenai pelayanan prima, maka dapat disimpulkan bahwa
pelayanan prima merupakan pelayanan yang mampu memberikan kelebihan
melampaui harapan.(Silvia, 2018).

F. MELAKUKAN PERTEMUAN RAPAT

Rapat sebagai kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti
pertemuan atau kumpulan untuk membicarakan sesuatu. Penelitian memandang rapat
sebagai alat yang secara efisien dapat memfasilitasi pertukaran informasi diantara
beberapa orang. KBBI juga mendefinisikan rapat dalam beberapa bentuk seperti,
rapat akbar, rapat paripurna, rapat terbuka dan masih banyak lagi. Secara umum rapat
yang terjadwal adalah proses penentuan tema, waktu dan peserta dari sebuah rapat.
Terdapat berbagai macam mekanisme dalam penjadwalan rapat, biasanya disesuaikan
dengan lingkungan kerja dari sebuah organisasi atau kumpulan tempat
penyelenggaraan rapat (Marianti, 2004).

9
 Alasan perlu dilakukan rapat yaitu karena setiap orang akan melaksanakan
tugas dan pekerjaan yang berbeda sehingga perlu koordinasi, komitmen, dan
kerjasama yang baik. Alasan lain yaitu setiap orang memiliki ide, pengetahuan, dan
pengalaman yang berbeda sehingga perlu dilakukan rapat untuk mencapai mufakat,
solusi, dan keputusan bersama.

Proses manajemen diperlukan untuk mengintegrasikan komponen yang

mendukung pelaksanaan rapat, meliputi: rencana penyelenggaraan, agenda, peserta,
sesi rapat yang sedang berlangsung, notulensi berisi kesimpulan rapat, tindak lanjut
sesuai hasil rapat, dan rencana rapat berikutnya. Manajemen rapat diharapkan
memberikan akses kepada para peserta rapat untuk menangkap, mendistribusikan,
dan mengarsipkan informasi penting dari pertemuan sekaligus memberi komprehensif
pelacakan poin rapat yang akan ditindaklanjuti atau hal lain (Sastypratiwi et al.,
2018).

G. SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai
kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat bergantung pada sarana dan sistem
pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya sarana dan prasarana, tidak mungkin tujuan
suatu lembaga dapat tercapai. Oleh karena itu, dalam suatu lembaga membutuhkan
sarana dan prasarana kantor yang dapat memfasilitasi karyawan dalam melaksanakan
tugas dan pekerjaannya agar menyelenggarakan kegiatan administrasi maupun
kegiatan operasional lainya dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Agus Dharma (1991) berpendapat bahwa : “Kinerja karyawan adalah sesuatu

yang dicapai oleh karyawan, prestasi kerja yang diperhatikan oleh karyawan,
kemampuan kerja berkaitan dengan penggunaan peralatan kantor.” Sejalan dengan
pengertian tersebut, penggunaan peralatan kantor yang merupakan sarana dalam
membantu karyawan agar bisa melaksanakan tugasnya dengan optimal. Oleh karena
itu, diperlukan pengelolaan sarana dan prasarana yang bisa memfasilitasi
karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Menurut Sinungan (2003) tinggi rendahnya kinerja para karyawan dapat

dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain: kemampuan dan kemauan kerja,
fasilitas kerja yang digunakan, dan tepat tidaknya cara yang dipilih instansi dalam
memberikan motivasi kepada karyawan, dengan cara yang tepat dalam memotivasi
karyawan untuk bekerja maka akan semakin terlihat peningkatan produktivitas sesuai
yang diharapkan oleh perusahaan. Maka salah satu hal yang perlu digaris bawahi di

10
sini adalah fasilitas kerja yang digunakan, yang dalam hal ini bisa dikategorikan
sebagai sarana dan prasarana yang disediakan oleh pemberi kerja kepada karyawan
atau pekerja dalam melakukan tugasnya.

Fasilitas kantor yang disediakan oleh instansi atau perusahaan yang

merupakan sarana dan prasarana untuk memudahkan pekerjaan. Fasilitas kerja yang
memadai dengan kondisi yang layak pakai dan terpelihara dengan baik akan
membantu kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Pemberian fasilitas yang
lengkap juga dijadikan salah satu pendorong untuk bekerja. Fasilitas kerja harus
menjadi perhatian dari pada setiap organisasi karena dapat mempengaruhi kinerja
karyawan secara keseluruhan. Perusahaan akan mampu mencapai tujuan yang telah
direncanakan dengan memiliki sumber daya yang berkualitas dan sarana prasarana
yang memadai (Wibowo et al., 2022)

H. SISTEM INFORMASI KOMUNIKASI

Menurut Fauziah dan Hedwig (2010), Teknologi (technology) merupakan
peralatan yang digunakan manusia dalam memecahkan masalah yang digunakan
sebagai pengetahuan tata cara pemakaian sebuah perangkat baik perangkat keras
maupun lunak sehingga dapat bekerja secara mudah, baik, dan efisien. Umumnya
teknologi erat kaitannya dengan kehidupan manusia. Berdasarkan aspek kehidupan
sudah digantikan dengan teknologi. Contohnya pekerjaan yang semula dikerjakan
secara manual, sekarang sudah dikerjakan melalui penggunaan teknologi. Terutama
dalam hal membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah.

Seiring berkembangnya teknologi banyak kegiatan manusia yang tergantikan

oleh mesin. Khususnya dalam pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi.
Menurut Irham Fahmi (2015) “administrasi adalah sebuah bangunan yang tertata
secara sistematis yang membentuk sebuah jaringan yang saling bekerjasama satu
sama lainnya untuk mendukung terwujudnya suatu mekanisme kerja yang tersusun
dalam mencapai tujuan yang diharapkan”. Dalam administrasi banyak pekerjaan yang
digantikan oleh suatu sistem sebagai contoh pekerjaan surat-menyurat. Dahulu
kegiatan tersebut masih menggunakan sistem manual dengan menulis pada selembar
kertas. Pekerjaan tersebut menjadi tidak efektif, harus menggunakan ketelitian dalam
membuat surat kemudian surat tersebut dikirim kebagian yang dituju. Namun, seiring
perkembangan teknologi kegiatan tersebut diringkas dengan mengetik surat
menggunakan aplikasi dan mengirim surat menggunakan email.

11
 Teknologi informasi juga mempermudah pegawai dalam menjalankan
kegiatan kantor atau instansi. Menurut Farid, Wael, dan Ahmed (2018) manfaat
teknologi informasi sangat memberi keuntungan dibidang administrasi, dengan
penerapan elektronik untuk semua kegiatanya akan lebih mudah dibandingkan
dengan penggunaan teknologi yang manual. Diimbangi kemajuan secara ilmiah dan
teknis sehingga dengan teknologi mendapatkan perubahan yang signifikan bidang
administrasi. Karena di zaman sekarang teknologi khususnya elektronik sangat
diperlukan dalam berbagai kegiatan khususnya bidang administrasi.

Penggunaan teknologi informasi juga mempermudah dalam berkomunikasi,

membantu pekerjaan menjadi lancar, dan teknologi informasi bermanfaat untuk
membantu suatu kantor atau instansi. Dalam melakukan suatu promosi, instansi bisa
memanfaatkan internet dengan menggunakan website. Teknologi informasi memberi
dampak yang positif bagi instansi. Berikut ini merupakan dampak posistif dari
teknologi informasi menurut Sutarman (2012), sebagai berikut:

1) Membuka peluang dalam berbisnis,

2) Memperkaya budaya,
3) Menciptakan berbagai lapangan kerja yang baru,
4) Meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam bidang politik,
5) Mempermudah dalam berkomunikasi dan mencari informasi.
6) Meningkatkan pembaharuan berbagai teknologi,
7) Membuka peluang bisnis baru,
8) Mengembangkan kemampuan pada masyarakat,
9) Meningkatkan kualitas dalam pendidikan.

12
 BAB III
METODOLOGI DAN TUGAS INDIVIDU

A. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Dalam melaksanakan Prakerin, kami melaksanakan kegiatan praktik
lebih kurang selama dua bulan, dimulai sejak tanggal 3 Januari sampai dengan
3 Maret 2023. Hari dan jam kerja praktikan adalah hari Senin sampai Jumat
dengan jam kerja mulai dari 08.00–16.30 WIB.

Lokasi Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin) yaitu

di Unit Pengelola Terminal Angkutan Jalan – Dinas Perhubungan DKI
Jakarta, Kelurahan Rawamangun, Kecamatan Pulogadung, Jakarta Timur
13220. Selama menjalankan Prakerin, kami di tempatkan di beberapa Sub
Bagian Kepegawaian, yang sifat pekerjaannya khusus menagani data milik
pegawai di UPTAJ serta mendata surat-surat kendaraan. Jenis pekerjaan yang
dilakukan Praktikan berkaitan dengan bidang kearsipan, pengelolaan surat,
penggandaan dokumen, memindai surat dan penginputan data.

B. TUGAS INDIVIDU

1. Mengarsip Kelengkapan Dokumen Pegawai dan

Mengurutkan Dokumen Pegawai
Tugas pertama yang diterima Praktikan adalah mengarsip
kelengkapan dokumen pegawai. Berikut ini uraian bagaimana cara
mengarsip kelengkapan dokumen pegawai:

a. Praktikan diberikan daftar dokumen pegawai untuk diperiksa

kelengkapannya.
b. Praktikan mengambil seluruh box file yang ada di lemari arsip, 1
(satu) box file berisi macam-macam dokumen milik 1 (satu)
pegawai.
c. Praktikan mengecek kelengkapan dokumen milik pegawai yang di
dalam nya berisikan Ijazah, pengangkatan CPPPK menjadi PPPK,
golongan pangkat, kenaikan gaji berkala, daftar riwayat hidup,
surat mutasi, sertifikat, dan lain-lain.
d. Praktikan mencatat dokumen pegawai yang kurang lengkap.
e. Praktikan menyusun Ijazah dan golongan pangkat berdasarkan
sistem kronologis.

13
f. Setelah itu dokumen di simpan kembali ke box file pegawai dan
dimasukan lagi ke lemari arsip berdasarkan sistem kearsipan
abjad.
g. Praktikan memeriksa catatan kelengkapan dokumen milik
pegawai, apabila dokumen pegawai yang kurang lengkap berjenis
surat seperti : surat mutasi, surat cuti, surat lamaran kerja,dan surat
kenaikan gaji berkala maka Praktikan akan melakukan penemuan
kembali arsip. Namun apabila dokumen pegawai yang kurang
lengkap berjenis sertifikat , ijazah, dan kenaikan pangkat, maka
Praktikan akan memberikan catatan tersebut kepada pegawai yang
bersangkutan untuk segera melengkapi dokumen tersebut.

2. Penemuan Kembali Arsip

Selain melakukan pengecekandan mengurutkan dokumen
pegawai, Praktikan juga diberi tugas untuk melakukan penemuan
kembali arsip. Berikut ini uraian yang dilakukan Praktikan untuk
penemuan kembali arsip :

a. Praktikan melihat catatan dokumen pegawai yang kurang lengkap

untuk mengetahui jenis surat apa yang harus di temukan.
b. Praktikan ke Sub Bagian Umum untuk melakukan pengecekan
buku agenda guna melihat tanggal dan nomor surat untuk
memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
c. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh Sub Bagian
Umum adalah sistem subjek, dengan begitu Praktikan segera
mengambil beberapa folder yang bertuliskan Kepegawaian untuk
mencari dokumen yang dibutuhkan.
d. Setelah menemukan dokumen yang dicari, Praktikan menyamakan
lagi nomor surat, nama pegawai, perihal dan isi surat agar benar-
benar yakin bahwa surat tersebut adalah benar surat yang dicari.

3. Menggandakan Dokumen
Setelah melakukan penemuan kembali arsip di Sub Bagian
Umum, Praktikan melakukan penggandaan dokumen untuk di buat
arsip sendiri di Sub Bagian Kepegawaian. Berikut uraian Praktikan
menggandakan dokumen:
a. Praktikan menyiapkan dokumen yang akan digandakan.

14
b. Selanjutnya Praktikan menyalakan mesin fotocopy dengan
menekan tombol power.
c. Jika mesin fotocopy sudah dipastikan menyala, maka Praktikan
mengatur ukuran kertas yang ingin digunakan, apakah kertas A4
atau F4 di menu Paper Select.
d. Selajutnya Praktikan langsung meletakkan dokumen yang akan
digandakan di dalam mesin fotocopy dan menentukan banyaknya
dokumen yang akan digandakan.
e. Praktikan menekan tombol start untuk memulai penggandaan.
f. Setelah selesai, Praktikan mematikan mesin fotocopy dengan
menekan tombol off.
g. Praktikan mengembalikan dokumen yang ada ke Sub Bagian
Umum untuk kembali diarsipkan.

4. Memindai Dokumen
Setelah melakukan pengecekan kelengkapan dokumen milik
pegawai dan menemukan kembali arsip, Praktikan juga diberi tugas
memindai dokumen milik pegawai untuk diarsipkan secara digital
dengan mesin scanner. Adapun langkah- langkah yang dilakukan
untuk memindai dokumen adalah sebagai berikut :
a. Praktikan menyiapkan dokumen milik pegawai yang akan di scan.
b. Praktikan menyalakan komputer dan mesin scanner, lalu
memastikan jika kedua nya sudah terhubung dengan baik.
c. Praktikan membuka perangkat lunak Adobe Photoshop yang ada
di komputer.
d. Praktikan memasukkan dokumen kedalam mesin scanner.
e. Selanjutnya Praktikan meng-klik start untuk memulai scanning.
f. Setelah proses scanning selesai, Praktikan meng-klik Preview
untuk melihat hasil scanning.
g. Setelah hasil scanning terlihat sempurna, Praktikan menyimpan
data tersebut di folder komputer yang sudah tertulis nama pegawai
masing-masing.

5. Membuat Surat
Dalam hal komputer administrasi, Praktikan juga mendapat
tugas membuat surat untuk pegawai UP Terminal Rawamangun.
Beberapa macam surat yang dibuat Praktikan adalah: surat cuti

15
pegawai, surat mutasi pegawai, surat kenaikan gaji berkala, surat
tugas, surat keputusan kepala pengadilan, surat peringatan pegawai,
surat keterangan pensiun pegawai, surat usulan kenaikan pangkat,
surat pengangkatan pegawai dari CPPPK menjadi PPPK, dan surat
telah melaksanakan tugas. Berikut uraian mengenai pembuatan surat
cuti dan surat mutasi pegawai :

a. Pegawai yang menginginkan pembuatan surat, terlebih dahulu

harus mengisi data di buku agenda. data yang dimaksud berupa
nama, perihal, isi singkat surat, dan tanggal surat.
b. Praktikanakan membuat surat sesuai urutan pengisian buku
agenda oleh pegawai dari yang pertama.
c. Format pembuatan segala macam surat sudah ada di komputer,
jadi Praktikan hanya tinggal mengedit nama pegawai, isi surat,
dan tanggal surat.
d. Setelah sudah sempurna, Praktikan segera mencetak surat tersebut
sebanyak dua lembar.
e. Praktikan ke Sub Bagian Umum untuk memberikan nomor surat
secara manual, setelah itu menyerahkan satu lembar surat kepada
Bagian tersebut untuk dijadikan arsip.
f. Kemudian Praktikan meminta tanda tangan sebagai tanda bahwa
surat tersebut telah disahkan.
g. Praktikan menyimpan surat yang telah disahkan ke dalam sebuah
map, untuk sewaktu-waktu diberikan apabila pegawai yang
bersangkutan meminta surat tersebut.

16
 BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Praktikan menjalankan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) selama
kurang lebih dua (2) bulan dan ditempatkan di beberapa bagian Kepegawaian
UPTAJ – DISHUB DKI Jakarta. Jenis pekerjaan yang dilakukan oleh
Praktikan berkaitan dengan bidang kearsipan, teknologi perkantoran, dan
komputer administrasi. Adapun uraian pekerjaan Praktikan diantaranya
adalah: pengecekan kelengkapan dokumen pegawai, penemuan kembali arsip,
penggandaan dokumen, pemindaian dokumen, dan penginputan data.

Pada saat penyelesaian kerja, praktikan tidak menemukan beberapa

kendala, namun kendala-kendala tersebut dapat diatasi dengan baik melalui
usaha, tanggung jawab dan koordinasi dengan Pamong DU/DI dan
Pembimbing Praktik Kerja Industri di Sekolah.

B. SARAN
Berikut ini adalah saran yang bisa Praktikan berikan dalam
pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, yaitu :

1. Bagi Peserta Didik

a. Lebih ditekankan lagi dalam segi koordinasi dan ketepatan waktu
sehingga beban kerja yang ditanggung tidak begitu membebani
peserta didik
b. Diharapkan peserta didik lebih aktif lagi dalam koordinasi dengan
Pamong DU/DI dan/atau Pembimbing Prakerin di Sekolah

2. Bagi Sekolah
a. Lebih mengarahkan peserta didik untuk mengenalkan duni kerja dan
kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan terjadi dalam dunia
pekerjaan
b. Pendalaman materi terkait Prakerin ditekankan kepada praktik, bukan
lagi dibebankan ke teori serta praktik tersebut dibiasakan sejak kelas
X
c. Bekerja sama dengan instansi negeri ataupun swasta untuk
mempermudah Siswi menemukan tempat PKL.

17
3. Bagi Instansi
a. Memberikan hukuman yang tegas untuk menjaga disiplin pegawai
dalam hal penyerahan kelengkapan dokumen pegawai.
b. Membuat sistem penyimpanan arsip di setiap bagian, agar tidak
terjadi kesalahan dan penumpukan arsip di salah satu bagian.
c. Mencatat alur peminjaman arsip, agar arsip yang keluar dari tempat
penyimpanan dapat diketahui keberadaannya.

18
 BAB V
DAFTAR PUSTAKA
Ardiana, S., & Suratman, B. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan
Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal
Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 335–348.
https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p335-348

Kemendikbud. (2020). Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik

Indonesia Nomor 50 Tahun 2020 Tentang Praktik Kerja Lapangan Bagi Peserta
Didik. Jurnal Pendidikan, 2013–2015.
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/163849/permendikbud-no-50-tahun-
2020

Marianti, M. (2004). Pembicara Rapat Selain GM, Adalah Marketing Manager,

Operation/ Manajemn Rapat Yang Efektif Dan Efisien. Bina Ekonomi, 8(2), 1–
76.

Pambudi, D. R. (2018). Pengelolaan Dokumen Pada Lembaga Kerja Dan Pelatihan

Quali International Surabaya. Pengelolaan Dokumen Pada Lembaga Kerja Dan
Pelatihan Quali International Surabaya, 1–71.
http://sir.stikom.edu/id/eprint/3134

Sari, R. W. (2019). Pengaruh Lingkungan Kerja Dan Komunikasi Terhadap Kinerja

di BUMN PT. Inhutani IV Kab. Pasaman. Menara Ekonomi, 5(3), 91–99.

Sastypratiwi, H., Prihartini, N., Nyoto, R. D., & Anra, H. (2018). Traceability
Kebutuhan dan Perancangan Konseptual Manajemen Rapat Terintegrasi. Jurnal
Edukasi Dan Penelitian Informatika (JEPIN), 4(1), 43.
https://doi.org/10.26418/jp.v4i1.24499

Silvia, F. (2018). Pelayanan Prima dan Kepuasan Pelanggan di Kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negata (KPPN) Makassar II. Pelayanan Prima Dan Kepuasan
Pelanggan Di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Makassar II,
1–12. https://core.ac.uk/display/160497369

Wibowo, N. A., Zainul Abidin, M., Firmansyah, R. D., Setyawardani, R. D., Rahma,
A., Tinggi, D. S., Ekonomi, I., Malang, I., Tinggi, M. S., Bodhi, A., & Surabaya,
I. (2022). Manajemen Sarana Prasarana Kantor Guna Menunjang Kinerja
Karyawan Di CV Bumi Buana Citra. Jurnal Manajemen Purna Iswara , 4(1),

19
 19–24.

Sedarmayanti. (2009). Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja.

Bandung: CV Mandar Maju.

Handoko, T. Hani. 2012. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta: BPFE

20
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Memindai Berkas Menginput Data

Mengganda Berkas Menyusun Berkas

Mencatat Surat Keluar Menginput Data

21
 Mengantar Surat Menginput Data

Pendampingan Kelompok 3 hari pertama pelaksanaan Prakerin didampingi oleh

Adam Bagus Saputra, S.Pd.

Penjemputan Kelompok 3 untuk kembali ke SMK Pembangunan didampingi oleh

Iing Jaenudin, S.Pd.

22
Susunan Organisasi UPTAJ – DISHUB DKI Jakarta

Visi dan Misi UPTAJ – DISHUB DKI Jakarta

23