PENGAWASAN

MELEKAT

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

KD. nomor KD.53/Dirut/0621 tgl. 30 Juni 2021 tentang
Organisasi dan Tata Keja Regional dan Unit Pelaksana
Teknis PT Pos Indonesia (Persero):

Kantorpos Cabang Pembantu adalah Unit bisnis di bawah

Ka n t o r C a b a n g U t a m a a t a u Ka n t o r C a b a n g ya n g
melaksanakan fungsi Pelayanan Pelanggan

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Tugas pokok Kepala Kantorpos cabang Pembantu adalah melakukan:
• transaksi pelayanan jasa surat, paket, jasa keuangan dan keagenan,
giro dan penyaluran dana dan pembayaran pensiun
• proses tutupan pos dan antaran pos
• kegiatan pendukung dan administrasi lainnya sebagai infrastruktur
bisnis, dan operasi dari kantorpos cabang utama dan atau kantor
cabang yang bertalian untuk mencapai pendapatan, dan mutu operasi

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Untuk menjalankan tugas pokok, Kepala kantorpos cabang melaksanakan aktivitas
antara lain sebagai berikut:
• Membuat Uraian Tugas (Job Describtion) di Kcp sebagai pedoman kerja
• Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan di Kcp telah sesuai dengan SOP dan
ketentuan perusahaan
• Melakukan penerimaan transaksi layanan di loket Kcp
• Membuka kantungpos yang diterima dari KCU/KC yang bertalian di hadapan saksi,
dan melakukan pemeriksaan dan pencocokan
• Mempertanggungkan transaksi penerimaan dan pengeluaran keuangan yang terjadi
di kantorpos cabang pada daftar pertanggungan N2
• Melakukan tutupan surat dan paket
• Melakukan pemeriksaan segi tiga (besar uang – naskah pencatatan/pertanggungan)
• Mengirimkan naskah pertanggungan keuangan dan lampirannya ke Kprk

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Sistem Pengendalian Intern (Menurut
COSO)
Meliputi antara lain : integritas para pejabat,
Lingkungan Pengendalian nilai-nilai etika yang berlaku, kompetensi, dan
Manajemen yang Kondusif cara pimpinan mengatur/membagi wewenang
dan tanggung jawabnya
Kemampuan Memprediksi Kemampuan mengidentifikasi dan
menganalisis resiko-resiko yang relevan untuk
dan Mengantisipasi Resiko
pencapian tujuan suatu organisasi

Aktivitas Pengendalian Dapat berbentuk kebijakan dan prosedur guna

menghadapi resiko yang mungkin dihadapi
yang Memadai dalam mencapai sasaran dan tujuan

Informasi dan Komunikasi Kelancaran informasi dan komunikasi

berkolerasi dengan transparansi/keterbukaan
yang Efektif dan lancarnya sosialisasi kebijakan manajemen

Adanya Pemantauan, Pemantauan terhadap aktifitas pengendalian

Evaluasi dan Tidak Lanjut dilakukan secara terus menerus atau melalui
evaluasi secara periodik
Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat
 PENGAWASAN
• Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja
dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian
hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah
ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired results.
(Schermerhorn,2002)
• Pengawasan adalah proses untuk memastikan
bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan.
the process of ensuring that actual activities
conform the planned activities.
(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

 Pengertian
• Suatu proses yg teratur & sistematis
dlm membandingkan hasil yg dicapai
Penilaian dg tolok ukur/kriteria yg ditetapkan 
pengambilan keputusan

• Penilaian sekaligus koreksi thd setiap

penampilan pegawai utk mencapai
Pengawasan tujuan  penampilan organisasi
• Hanya memberi masukan/saran
• Proses pemantauan, penelitian &
pelaporan rencana atas pencapaian
tujuan yg telah dietapkan utk tindakan
Pengendalian korektif guna menyempurnakan lebih
lanjut.
• Punya wewenang koreksi
Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat
 Maksud dan Tujuan Pengawasan
1. Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak
2. Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan
mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali
kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru
3. Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan
dalam rencana awal (planning) terarah kepada
sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program
(fase/tingkat pelaksanaan)
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang
telah ditetapkan dalam perencanaan

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

Tujuan dari Fungsi Pengawasan
1. Adaptasi lingkungan
2. Meminimalkan kegagalan
3. Meminimumkan biaya
4. Mengantisipasi kompleksitas
dari organisasi

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

Teknik- Teknik Pengawasan
1. Analisis 9. Tracing (Penelusuran)
2. Perbandingan 10. Verifikasi
3. Konfirmasi 11. Vouching
4. Footing 12. Tanya jawab
5. Crossfooting 13. Rekomputasi
6. Inspeksi 14. Observasi
7. Rekonsiliasi 15. Scanning
8. Testing atau sampling

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 Jenis-Jenis Pengawasan
(Berdasarkan subyek yg melakukan pengawasan)

1. Pengawasan Melekat, yaitu pengawasan yang dilakukan

setiap pimpinan terhadap bawahannya dan satuan kerja
yang dipimpinnya
2. Pengawasan Fungsional, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh instansi yang diadakan khusus untuk
membantu pimpinan dalam menjalankan fungsi pengawasan
di lingkungan instansi yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Pengawasan Masyarakat, yaitu pengawasan yang
dilakukan oleh masyarakat.

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

Pengawasan Melekat
1. Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
2. Inpres No. 1 Tahun 1983 tentang Pedoman Pengawasan Melekat

Pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat

sebagai pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap
bawahan, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara
efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku

Pengendalian
Pengawasan
melekat = manajemen = Pengendalian
intern

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 Pengawasan melekat dilakukan melalui :
1. Penggarisan struktur organisasi yang jelas dengan pembagian tugas
dan fungsi beserta uraiannya.
2. Perincian kebijakan yang merupakan pedoman yang ditetapkan oleh
manajemen secara tertulis untuk mendorong tercapainya tujuan
organisasi.
3. Rencana kerja yang menggambarkan kegiatan yang harus dilaksanakan,
hubungan kerja antara berbagai kegiatan beserta sasaran yang harus
dicapai.
4. Prosedur kerja yang merupakan petunjuk pelaksanaan yang jelas dari
atasan kepada bawahan.
5. Pencatatan hasil kerja serta pelaporannya yang merupakan alat
bagi atasan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi
pengambilan keputusan serta penyusunan pertanggungjawaban
6. Pembinaan personil yang terus menerus agar para pelaksana mampu
melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat
 Prinsip-Prinsip Pengawasan Melekat
Namun demikian, pada saat tertentu
Dilakukan secara berjenjang dapat dilakukan pada setiap jenjang
yang ada di bawahnya

Lebih diarahkan pada pencegahan Oleh karena itu, perlu adanya

petunjuk yang jelas yang dapat
terhadap penyimpangan
mencegah terjadinya penyimpangan

Tindak lanjut harus:

a. Dilakukan secara tertib.
Harus bersifat membina b. Didasarkan pada penilaian yang
objektif melalui analisisi yang
cermat
Dilaksanakan oleh pimpinan Tidak terpisahkan dari
sebagai salah satu fungsi perencanaan, pengorganisasian,
menejemen dan pelaksanaan
Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat
Pengawasan Periodik Sebagai Salah Satu Bentuk
Pengawasan Melekat
Pengawasan periodik adalah salah satu bentuk pelaksanaan pengawasan melekat yang
dilakukan oleh kepala kantorpos terhadap bawahannya yang wajib dilakukan secara
periodik dengan cara melakukan uji petik untuk memastikan bahwa pengendalian internal
pada level dibawahnya berjalan dengan baik

Dasar : Tujuan pemeriksaan periodik adalah

1. Ke p u t u s a n D i r e k s i P T P o s
Indonesia (Persero) nomor :
KD.39/DIRUT/0418 tanggal 23
April 2018 tentang Pemeriksaan
Periodik di Kantorpos.
2. S u r a t E d a r a n N o m o r :
SE.75/DIRSDM/0810 tanggal
10 Agustus 2010, tentang
pengawasan melekat untuk
mencegah kecurangan
untuk melakukan tindakan preventif
dan represif terhadap terjadinya
penyimpangan yang dapat
m e n i m b u l k a n t i d a k t e rc a p a i nya
tujuan perusahaan dan
menemukenali permasalahan yang
t e r j a d i d a l a m a d m i n i s t ra s i d a n
keuangan di kantorpos sehingga
dapat memberikan rekomendasi /
solusi terhadap penyelesaiannya

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 Kendala Waskat
Salah Kaprah
terhadap tugas Mencari Kesalahan Segan / Sungkan
pengawasan
• Bukan tugas saya • Hanya menyalahkan • Hubungan / rasa
• Sudah ada SPI • Kurang menguasai kekeluargaan
substansi masalah • Senioritas
yang diawasi • Ikut “kecipratan”

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 Tipe-tipe Pengawasan
• Pengawasan Pendahuluan (Steering
Control), dirancang utk mengantisipasi masalah-
masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari
standar/tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan
• Pengawasan “Concurrent” (screening
Control),pengawasan yang dilakukan pd saat
melakukan kegiatan (Berhenti-terus, Ya-tidak)
• Pengawasan Umpan Balik (Past-action
Control), mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

UNSUR UNSUR PENGAWASAN

Pengorganisasian Prosedur

Kebijakan Supervisi dan

Review Internal

Personil Pelaporan

Perencanaan

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 TAHAPAN DALAM PROSES
PENGAWASAN

1. Penetapan standar pelaksanaan

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan
dengan standar dan penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

 Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

 Karakteristik-Karakteristik
Pengawasan Yang efektif
• Akurat
• Tepat Waktu
• Obyektif dan menyeluruh Realistik secara
organisasional
• Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
• Fleksibel
• Bersifat petunjuk dan operasional
• Diterima para anggota organisasi

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

Indikator keberhasilan Waskat

1. Meningkatnya disiplin, prestasi dan

pencapaian target
2. Berkurangnya penyalahgunaan wewenang
3. Berkurangnya kebocoran dan pemborosan
4. Peningkatan kualitas pelayanan
5. Cepatnya pengurusan kepegawaian

Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat

 Tugas Harian KaKpc
• Awal Dinas
• Memantau kesiapan sarana dan
prasarana pelayanan
• Memastikan kesiapan karyawan
• Melakukan aktivasi aplikasi layanan
• Menyerahkan panjar kerja
• Membuka kantungpos dari Kprk di
hadapan saksi
• Melakukan pemeriksaan dan
pencocokan uang dan BPM
• Menyerahkan surat dan paketpos yang
akan diantar kepada petugas antaran
(untuk kp.cabang yang mempunyai
tugas antaran)
• Akhir Dinas
• Menerima setoran uang tunai dan neraca loket
serta dokumen pendukungnya
• Mempertanggungkan transaksi harian pada
daftar pertanggungan N2
• Membuat permintaan BPM serta benda pihak
ketiga lainnya pada N2a
• Melakukan pengiriman uang (remise) hasil
transaksi ke Kprk melalui bank atau tunai
• Melakukan tutupan surat dan paket
• Mengirimkan naskah pertanggungan keuangan,
dokumen sumber, resi-resi ke kantorpos
• Menyimpan barang cetak berharga, uang tunai
ditahan dan naskah naskah berharga lainnya di
tempat yang aman
Divisi Pengembangan SDM – Kantor Pusat
 Pengawasan Melekat
Di Kantorpos cabang Pembantu
Pengawasan melekat di kantorpos Cabang dilakukan oleh Ka Kp. Cabang terhadap pekerjaan
karyawan / stafnya seperti petugas loket dan petugas antaran (bila ada), dengan uraian
antara lain sebagai berikut :

PENGAWASAN KANTUNGPOS / KIRIMAN POS

• Melakukan pemeriksaan terhadap kantungpos yang diterima dari petugas angkutan

• Membuka kantungpos, menghitung uang Remise dan BPM serta mencocokkan seluruh isi
kiriman dengan dokumen terkait di hadapan saksi.
• Menandatangani bukti serah terima kiriman kantungpos

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
PENGAWASAN TRANSAKSI LOKET
1. Melakukan verifikasi data transaksi keuangan dan produksi harian loket terhadap
penerimaan layanan surat dan paket, penerimaan dan pembayaran jasa keuangan,
penjualan BPM, benda pihak ketiga lainnya, penyaluran dana dengan dokumen
pendukungnya.
2. Melakukan verifikasi data transaksi keuangan dan produksi harian loket terhadap
pertanggungan (Neraca loket ) dan pelaporan layanan termasuk tertib
administrasinya apakah telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Melakukan pencocokan segitiga antara jumlah uang yang di setor, dokumen
pendukung dan neraca loket;
4. Mengawasi penggunaan register berharga
5. Melakukan uji petik terhadap kebenaran penetapan besar uang tarif jasa pos dan
tingkat berat kiriman yang dikenakan kepada pelanggan, bandingkan dengan resi;
6. Untuk kiriman Luar Negeri, lakukan uji petik terhadap kelengkapan pengisian EMS-5
dan CP-72;
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
6. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan loket layanan kp cabang termasuk
pembayaran pensiun Taspen dan Asabri dan pertanggungannya
7. Sewaktu waktu melakukan pemeriksaan terhadap panjar kerja loket termasuk
BPM berupa uji petik;
8. Periksa kebenaran dan kecocokan data Neraca loket dan dokumen pendukungnya;
9. Mengawasi penggunaan password untuk operasional layanan di loket,
mengendalikan dan memelihara password seluruh aplikasi di kantorpos Cabang.
10. Membuat dan mengirimkan surat kepada sipenerima sebagai uji petik terhadap
kebenaran besar uang dan kebenaran penerimaan layanan pembayaran seperti
remittance, tabanas, pensiun dan pembayaran lainnya, secara sampling dan acak;
11. Lakukan uji petik terhadap kirimanpos untuk mengetahui apakah terdapat kiriman
yang terlarang dikirim lewat pos atau dilarang pihak pengangkut;
12. Lakukan uji petik terhadap kiriman yang dinyatakan batal apakah benar benar
batal;
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
SURAT UJI/ UJI PETIK/konfirmasi
• Tujuan pembuatan surat uji al. :

1. Meyakini kebenaran transaksi dan besar uang : transaksi Tabanas,

Remitten, FD dll

2. Mengukur kepuasan pelanggan

3. Pengambilan Keputusan terhadap kasus

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
PENGAWASAN ANTARAN

1. Memeriksa pelaksanaan antaran surat dan paket termasuk sisa antaran;

2. Melakukan uji petik terhadap pekerjaan antaran dengan cara mengirimkan surat uji
kepada penerima secara sampling;
3. Meyakinkan bahwa surat yang dinyatakan tidak terantar atau buntu oleh pengantar
adalah benar benar demikian;
4. Lakukan uji petik terhadap alamat penerima/tujuan kiriman apakah sesuai dengan
jaringan layanan yang bertalian;
5. Mengawasi penggunaan seal;

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
PENGAWASAN PERTANGGUNGAN KCP

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
Contoh
N-2

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
 DAMPAK LEMAHNYA WASKAT
Lemahnya pelaksanaan Pengawasan Melekat memberi andil terhadap
terjadinya kecurangan yang mengakibatkan kerugian perusahaan, seperti
contoh berikut:
kasus Cipondoh,
Matur, Madiun,
WTKP & SWP tidak Denda, Batubara – Sumut,
tercapai complain Palu,Pemalang
Kiriman hilang / rusak
Kasus kecurangan Kiriman
Kiriman meterai di Kp Medan Salah salur
Bodong lk.Rp 2 M
Kecurangan
kas via Cash
Piutang tak Kasus Kecurangan kas
to acccunt
tertagih, hukum dengan merubah
Pelanggan kabur lap. akts

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019
TERIMA KASIH

Pelatihan
Divisi
Kepala
Pengembangan
Kantorpos SDM
Cabang
– Kantor
TahunPusat
2019