INSTRUMEN AUDIT

Nama unit yang di audit : TATA USAHA

Auditor : - Asmawati,S.SiT
- Kasnidar,A.Md.Keb
- Irhamni,A.Md.Farm

waktu pelaksanaan :

instrumen audit :
No Kriteria audit Daftar pertanyaan
1 standar akreditasi Apakah dokumen kepegawaian
PUSKESMAS tertata dengan rapi dan lengkap?

2 Apakah surat keluar dan surat

masuk terdokumen dan tercatat
dengan lengkap?

3 Apakah tersedia dengan lengkap SK

petugas dari kepala puskesmas
pada buku arsip tata usaha?

4 apakah SOP terdokumen dan

tercatat dan lengkap pada buku
register?
5 apakah notulen semua kegiatan
puskesmas tercatat?

6 Apakah di ruang TU terpampang

data kepegawaian?

7 Apakah ada data struktur

organisasi puskesmas?

8 Apakah ada buku penjagaan

pangkat dan berkala yang tertulis
lengkap?

9 apakah ada uraian tugas masing-

masing?

Auditee

( )
INSTRUMEN AUDIT
Fakta Lapangan
ditemukan bahwa dokumen kepegawaian
tertata dengan rapi tetapi isinya belum
lengkap. Beberapa dokumen seperti SK
pegawai, STR, tidak ditemukan dalam buku
arsip tata usaha.
ditemukan bahwa surat keluar dan surat
masuk telah terdokumen dan tercatat dengan
lengkap. Setiap surat keluar dan surat masuk
memiliki nomor urut yang tercatat dengan
jelas di buku register. Informasi mengenai
tanggal pengiriman atau penerimaan surat,
tujuan surat, serta pengirim atau penerima
surat juga tercatat dengan lengkap.
ditemukan bahwa SK petugas dari kepala
puskesmas tidak tersedia dengan lengkap.
Beberapa SK petugas tidak tercatat atau
terdokumen dengan lengkap dalam buku
register
Saat dilakukan observasi dan penelusuran
dokumen di buku register, ditemukan bahwa
SOP (Standard Operating Procedure) telah
terdokumen dan tercatat dengan lengkap.
Setiap SOP memiliki nomor urut yang tercatat
dengan jelas di buku register. Informasi
mengenai tanggal pembuatan SOP, deskripsi
prosedur, serta penanggung jawab SOP juga
tercatat dengan lengkap
Temuan audit
Dokumen-dokumen tersebut rapi dan
tercatat dengan lengkap sesuai dengan
standar akreditasi Puskesmas
Proses pengelolaan surat keluar dan surat
masuk telah dilakukan dengan baik dan
sesuai dengan standar akreditasi
Puskesmas. Hal ini menunjukkan adanya
kepatuhan terhadap prosedur pengelolaan
surat dan memudahkan aksesibilitas
terhadap informasi yang terkandung
dalam surat-surat tersebut
bahwa SK petugas dari kepala puskesmas
tidak tersedia dengan lengkap pada buku
arsip tata usaha. Dokumen SK kepala
puskesmas perlu tercatat dan terdokumen
dengan lengkap pada buku register untuk
memastikan kepatuhan terhadap standar
akreditasi Puskesmas
bahwa SOP telah terdokumen dan tercatat
dengan lengkap pada buku register. Proses
pengelolaan SOP telah dilakukan dengan
baik dan sesuai dengan standar akreditasi
Puskesmas. Hal ini menunjukkan adanya
kepatuhan terhadap prosedur pengelolaan
SOP dan memudahkan aksesibilitas
terhadap informasi mengenai prosedur
operasional yang diperlukan dalam
pengelolaan puskesmas
tidak ditemukan bukti adanya notulen yang Tidak ada dokumen notulen yang tercatat
mencatat semua kegiatan yang dilakukan di dengan lengkap dalam buku arsip tata
puskesmas. Tidak ada dokumen notulen yang usaha
tercatat dengan lengkap dalam buku arsip tata
usaha

ditemukan bahwa data kepegawaian tidak
terpampang secara jelas atau terlihat di
ruangan tersebut. Tidak ada informasi yang
dapat dilihat secara langsung mengenai data
kepegawaian seperti daftar pegawai, struktur
organisasi, atau informasi lainnya terkait
kepegawaian
Penting untuk memastikan bahwa data
kepegawaian, seperti daftar pegawai dan
struktur organisasi, terpampang dengan
jelas di ruang TU untuk memudahkan
aksesibilitas dan informasi terkait
kepegawaian

ditemukan data struktur organisasi puskesmas namun data tersebut terlihat sudah lama
yang terpampang di ruang Tata Usaha (TU). dan belum diperbarui sesuai dengan
Namun, data struktur organisasi tersebut perubahan yang terjadi dalam puskesmas
terlihat sudah lama dan belum diperbarui
sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam
puskesmas

tidak ditemukan buku penjagaan pangkat dan bahwa tidak ada buku penjagaan pangkat
berkala yang tertulis lengkap di ruang Tata dan berkala yang tertulis lengkap di ruang
Usaha (TU). Tidak ada informasi yang dapat Tata Usaha (TU)
dilihat secara langsung mengenai buku
tersebut

Terdapat dokumen berupa daftar jabatan dan
uraian tugas yang terdokumen dengan
lengkap dan terperinci. Dokumen ini
memberikan informasi yang jelas mengenai
tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukan oleh setiap pegawai di puskesmas.
Terdapat papan pengumuman yang
terpampang dengan daftar jabatan dan
uraian tugas yang spesifik untuk setiap
pegawai di puskesmas.