BAB III PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengendalian dokumen adalah system yang memuat cara penyusunan,cara pengesahan,cara

pengkodean,cara distribusi,cara penyimpanan,cara meninjauan dan revisi,dan cara pemusnahan
semua level dokumen yang ada di klinik perulam Lombok. Cara pengendalian Dokumen di atur
dengan prosedur danharus di pahami dan dilaksanakan oleh semua karyawan klinik.

A. CARA PENYUSUNNA DOKUMEN

1. Cara penyusunan dokumen disesuaikan dengan tingkat kewenangan dan pelaksanaan
tugas
a. Kebijakan disusun oleh ejabat structural
b. Pedoman /manual disusun oeh penganggung jawab kegiatan,ketua tim atau
karyawan yang ditunjuk dengan mengacu pada kebijakan yang sudah ada.
c. Standar Oprasional Prosedur (SOP) disusun oleh pelaksana masing-masing
d. Rekaman sebagai bukti telusur dibuat sesuai kebutuhan oleh pelaksana kegiatan
dengan mengacu pada level dokumen di atasnnya.
e. Dokumen disusun sesuai dengan format yang telah dibakukan
f. Dokumen disusun dalam bentuk soft copy dan hard copy.
g. Dokumen yang berbentuk pedoman/KAK/SOP harus disosialisasikan kepada
karyawan /unit terkait.
h. Dokumen disusun berdasarkan Pedoman Tata Naskah Klinik Perulam Lombok.
B. CARA PENGESAHAN DOKUMEN
Semua doukmen yang ada di klinik di sahkan sebelum diberlakukan. Dokumen disahkan
oleh penanggung jawab Klinik.
C. SOSILISASI DOKUMEN
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi
dokumen tersebut, husus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut
perlu dilakukan pelatihan.
D. PENCATATAN DOKUMEN, DISTRIBUSI DAN PENARIKAN DOKUMEN
Penanggung Jawab Klinik menunjuk salah satu anggota Tim Mutu sebagai petugas
pengendali dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab atas :
a. Penomeran dokumen
 b. Pencatatan dalam Datar Dokumen Eksternal atai Internal
c. Menyerhakan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan .
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah di beri stempel terkendali
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta
mengisi pormat usulan penambahan /penarikan dokumen
f. Mengarsikan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan
stempel”kedalwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama due tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetakan
E. CARA PENYIMPANAN DOKUMEN
Agar data dimanaatkan dengan baik dan terkendali,dokumen yang ada harus disimpan
dengan baik. Cara penyimpanna dokumen adalah sebagai berikut :
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah di nomori yang sudah ditanda tangani
disimpan di seceretariat.
b. Rekaman sebagai bukti telusur disimpan disetiap unit sesuai tugas dan fungsi
masing-masing
c. Dokumen fotocopy disimpan di asing-masing unit, dimana dokumen tersebut
dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib
mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke seketariat tim mutu
atau bagian adiministrasi sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih
berlaku saja.
d. Dokumen dalam bentuk Soft copy dismpan oleh tim mitu.
e. Dokumen harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah
dibaca oleh pelaksana.
f. Penggandaan dokumen harus mendapatkan ijin dari penanggung jawab dari klinik.
g. Penyimpanan dokumen kadalwarsa/ pasca refisi dipisahkan dengan dokumen yang
masih berlaku oleh pemegang masing-masing sesuai kewenangannya.
F. PENATA DOKUMEN
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen klinik di kelompokkan masing-masing
kelompok pelayanan dan diberikan daftar secara berurutan.
G. REFISI ATAU PERUBAHAN DOKUMEN
 a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta harus mendapat pengasuhan sesuai pejabat
yang berwenang.
b. Setiap kali refisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
c. Isi reisi atau perubahan harus tercatat pada History Perubahan Dokumen.
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini
( untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)
H. CARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Dokumen yang sudah tidak berlaku dalam batas waktu tertentu dapat dimusnahkan. Cara
pemusnahan dokumen adalah sebagai berikut.
a. Dokumen yang sudah kedalwarsa dilakukan penarikan dari tiap unit oleh tim mutu
b. Penarikan dokumen kedalwarsa dengan membuat berita acara penarikan dokumen.
c. Dokumen kedalwarsa disimpan ditempat husus
d. Pemusnahan dokumen kedalwarsa administrasi dan rekam medis setelah lima tahun
inaktif
e. Pemusnahan dokumen kedalwarsa berupa persetujuan tindakan medik setelah
sepuluh tahun.
f. Pemusnahan dokumen kedalwarsa keuangan setelah dua puluh tahun.
g. Pemusnahan dokumen kedalwarsa resep setelah tiga tahun.