Organisasi : Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi (BPPT)

1. Prosedur penyelesaian dokumen

Mulai

Kabid/Kabag Penyusunan Dokumen

Pemeriksaan
Wakil Manejemen
Dokumen

Pengesahan
Kabid/Kabag Dokumen

Pendaftaran
Pengendali Dokumen
Dokumen

Pengendali Dokumen Pendistribusian

Dokumen

Penggunaan
Kabid/Kabag
Dokumen

ya
Revisi

Pelatihan
Dokumen

Kaji Ulang
Dokumen
 tidak
Sesuai

ya

tidak Penyimpanan
Dokumen dalam
E-File
Penarikan
Dokumen

Selesai

Pemusnahan
Dokumen

Penjelasan

1. Kepala Bidang/Bagian : menyusun dokumen yang dilakukan sesuai dengan

permintaan atas kebutuhan akan dokumen untuk pelaksanaan Sistem Menejemen
Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.
2. Kepala Bidang/Bagian : melakukan pemeriksaan dokumen yang telah disiapkan
sesuai dengan bidang masing-masing
Wakil manejemen : mengesahkan dokumen tersebut
3. Pengendali Dokumen : melakukan pendaftaran dokumen yang telah relevan secara
internal/eksternal kemudian dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi.
Salinan dari daftar induk dicetak dan dikirim ke Kepala Bidang/Bagian terkait kurang
lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam system dokumentasi.
4. Pengendali Dokumen melakukan pendistribusian dokumen level I dan level II kepada
Kepala Bagian/Bidang. Dokumen level III dan seterusnya di distribusikan ke seluruh
pengguna untuk dipelajari, dimengerti, dan digunakan sesuai dengan bing masing-
masing.
5. Penggunaan dokumen oleh kabid/kabag, dokumen yang telah disahkan dan
didaftarkan dalam Daftar Induk Dokumen digunakan dalam pelaksanaan kegiatan
pada seluruh Sistem Menejemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.
6. Pelatihan Dokumen (Wakil Menejemen, Kabit, Kabag)
Apabila dokumen baru atau yang telah dimodifikasi perlu untuk didistribusikan
dengan memo untuk dimengerti oleh pengguna. Jika hal ini tidak cukup serta
dianggap perlu maka Kepala Bagian/Bidang beserta dengan Wakil Manejemen akan
melakukan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan dokumen.
7. Kaji Ulang Dokumen
Wakil Menejemen dan Kepala Bidang/Bagian melakukan kajian ulang terhadap
dokumen paling tidak selama satu tahun sekali untuk memeriksa kesesuaian dengan
Standar Nasional SNI ISO 9001:2008 dan persyaratan internal lainnya.
8. Penarikan Dokumen
Pengendali Dokumen akan melakukan penarikan dokumen terhadap dokumen yang
kadaluarsa/tidak dipakai dari semua tempat penerbitan.
9. Pemusnahan Dokumen
Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan atas sepengetahuan dan persetujuan
Wakil Manajemen. Sebelum pemusnahan dilakukan, Pengendali Dokumen
menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau
eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka dokumen yang disimpan dan dipelihara sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
10. Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk Elektronik
Semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu yang masuk dalam
Daftar Induk Dokumen disimpan dalam bentuk elektronik file oleh Wakil
Manajemen.

2. Gerak tangan seorang pimpinan atau atasan dalam melaksanakan tanda tangan
a. Mencari (search) : atasan mencari pena sebagai alat untuk tanda tangan
b. Menemukan (find) : atasan menemukan pena yang dicari dengan mata
c. Memilih (select) : atasan memilih pena yang akan digunakan untuk tanda tangan
diantara benda-benda yang ada disekitar pena tersebut
d. Mencekau (graps) : tangan atasan memegang pena
e. Berjalan dengan muatan (transport loaded) : tangan atasan memindahkan pena
dari beberapa barang yang ada disekitar meja tersebut
f. Mencerai (dissamble) : memisahkan dokumen yang akan ditandatangani dengan
dokumen lainnya dan pena dari tutupnya
 g. Meletakkan (position) : menaruh penutup pena di meja
h. Menggunakan (use) : menggunakan pena tersebut untuk menandatangani
dokumen
i. Menghimpun (assamble) : menutup kembali pena dengan tutupnya dan
menyatukan dokumen yang telah ditandatangani
j. Memeriksa (inspect) : memeriksa kembali dokumen yang telah terdantatangani
k. Meletakkan guna pengerjaan berikutnya (pre-position) : meletakkan kembali pena
tersebut ketempat awal
l. Melepaskan muatan (release load) : melepas pena tersebut dari tangan
m. Berjalan tanpa muatan (transport empty) : menggerakkan tangan untuk istirahat
n. Beristirahat untuk melepaskan Lelah (rest to overcome fatigue) : berisitirahat
sejenak
o. Perencanaan (plan) : merencanakan kegiatan yang akan dilakukan setelahnya

Saat melakukan tanda tangan menggunakan gerak tangan kelas dua karena pada saat
tanda tangan hanya jari-jari dan perlegalangan tangan yang bergerak.

Sumber referensi :

a. PPT Sistem dan Prosedur kantor

b. http://wxmod.bppt.go.id/SOP/SOP_21.pdf