Selesaikan studi kasus komunikasi organisasi berikut ini:

Perusahaan Politecbrea telah berada di pasar selama lebih dari 20 tahun, menawarkan
produk kimia, seperti poliuretan, ter, dan pigmen dengan viskositas tinggi, yang biasa
digunakan di perusahaan baja atau resin industri.

Dalam dua dekade terakhir, hasil komersial sangat menguntungkan, sedemikian rupa
sehingga perusahaan ini telah mengembangkan pasarnya ke Amerika Tengah dan
sebagian Amerika Selatan.

Ara. 1 Bagan organisasi perusahaan.

Direktur umum perusahaan telah mendeteksi bahwa akhir-akhir ini terjadi pergantian
karyawan yang tinggi, menimbulkan masalah serius, karena ada karyawan yang masuk
pada hari Senin dan tidak kembali pada hari Kamis, dalam banyak kasus bahkan tidak
mengumpulkan bagian yang proporsional. minggu atau dua minggu mereka telah bekerja.
Pada awalnya CEO percaya bahwa masalah dapat diselesaikan dengan memberikan
lebih banyak pelatihan kepada karyawan, tetapi peristiwa kontinjensi terjadi minggu lalu
(seorang karyawan dari wilayah administrasi dan seorang pekerja dengan kasar
menyerbu ke kantor CEO untuk mengeluhkan perlakuan yang mereka terima dari masing-
masing. bos.
Untungnya, insiden tersebut tidak berlanjut) menyebabkan mencari bantuan dari seorang
profesional dalam konsultasi dan diagnosis organisasi.

Oleh karena itu, direktur umum menyewa jasa konsultan eksternal yang memiliki banyak
pengalaman dalam diagnosis organisasi. Konsultan, sebagai langkah pertama, secara
formal mewawancarai, dalam pertemuan yang dijadwalkan sebelumnya, direktur dari dua
bidang fungsional (Komersialisasi, dan Administrasi dan Produksi), pengontrol dan
direktur umum itu sendiri; Dia meminta mereka untuk menyiapkan dan menyampaikan
laporan tertulis tentang apa yang menurutnya menyebabkan masalah pergantian ini, dan
mengirimkannya ke alamat emailnya.

Karena hal di atas, direktur komersial meminta manajer komersial dan asisten
manajernya untuk membantunya mengamati dan mendeteksi apa yang terjadi di
wilayahnya, dan dengan demikian dapat menyiapkan laporan yang diminta oleh konsultan
secara efisien. Untuk melakukan ini, ia mengadakan pertemuan dengan semua karyawan
yang membentuk manajemen dan bertukar sudut pandang; tanyakan apa yang terjadi,
mengapa menurut mereka masalah (pergantian) ini terjadi dan bagaimana cara
mengatasinya. Baik direktur, manajer, dan asisten manajer memperhatikan komentar
yang diberikan oleh masing-masing karyawan kepada mereka, dan mencatat sebentar
oleh asisten manajer, yang menjadi dasar untuk menyiapkan laporan akhir untuk
disampaikan kepada konsultan. Rapat tersebut menyimpulkan bahwa sebagian besar
karyawan merasa sangat tidak termotivasi dan dalam banyak kesempatan kekurangan
masalah mendasar untuk pengembangan kerja mereka, misalnya kurangnya kebersihan
di toilet dan ruang makan, pembatasan beberapa penghargaan produktivitas dan
perlakuan buruk yang biasa mereka terima dari karyawan mereka. atasan. Akhirnya,
manajemen area (pemasaran) memberi tahu mereka bahwa semua pengamatan dan
komentar mereka akan diperhitungkan, dan bahwa mereka berterima kasih atas
ketulusan mereka dan terutama dukungan mereka.

Di sisi lain, di Departemen Administrasi dan Produksi, direktur, manajer, dan asisten
manajer bertemu, dan mereka sendiri merasakan apa yang terjadi, dan menyiapkan
laporan yang diminta, sampai pada kesimpulan bahwa yang terjadi adalah mayoritas
karyawan malas dan suka berkonflik, dan jika mereka memutuskan untuk keluar, itu
karena mereka tidak dapat mengikuti kecepatan kerja dan tanggung jawab. Perlu
disebutkan bahwa Direktorat ini tidak berkonsultasi kapan pun dan dengan cara apa pun
kepada karyawan yang membentuk Direktorat ini.

Kemudian, secara tidak langsung, direktur bidang Pemasaran dan Administrasi/Produksi

bertemu di toilet eksekutif dan mengomentari kesimpulan dalam laporan masing-masing.

Direktur Pemasaran menyatakan bahwa masalah yang terjadi akibat turnover yang tinggi
sangat kompleks, oleh karena itu sangat mendesak untuk diselesaikan, dan cara terbaik
untuk melakukannya adalah dengan membentuk tim kerja yang hebat dimana para
pekerja dan manajer membentuk satu kesatuan. front umum, selain berkomentar bahwa
konsultan eksternal telah sangat membantu dalam memecahkan masalah.

Di sisi lain, Direktur Administrasi dan Produksi sedikit jengkel ketika mendengar komentar
sebelumnya dan menegaskan bahwa solusi tidak dapat diselesaikan secara tim
melainkan serangkaian tindakan disipliner harus diterapkan, dan itu, jika staf memiliki
rotasi tinggi, yang harus dicari adalah orang yang benar-benar ingin bekerja dan tidak
mengeluh sepanjang waktu; Selain itu, dia berpikir bahwa mempekerjakan konsultan
eksternal sangat mahal dan tidak perlu, karena dia dapat melakukan pekerjaan konsultan
dengan lebih baik, dan dia juga berkomentar bahwa menurutnya konsultan tersebut
sangat mengejutkan dan sombong.

Pengawas keuangan, yang juga ada di kamar kecil, tetapi tetap agak jauh dari
percakapan, mendengarkan sebagian dari percakapan dan pergi. Meninggalkan kamar
mandi, dia bertemu dengan asisten manajer umum, yang telah berteman baik dengan
mereka selama bertahun-tahun, dan dia mengatakan kepadanya bahwa untuk
menyelesaikan masalah mereka berpikir untuk menerapkan serangkaian tindakan
disipliner untuk semua staf. dan memecat sebagian besar pekerja, dan di antaranya
konsultan, karena kinerjanya yang buruk.

Controller, percaya bahwa konsultan akan dipecat, tidak membuat laporan yang diminta
pada pertemuan sebelumnya dengan konsultan dan tidak mengirimkan informasi atau
komentar apapun kepada konsultan.

Terakhir, konsultan, secara bergantian, terhadap laporan yang harus disampaikan oleh
direktur area dan pengontrol, melakukan pemeriksaan visual dan pengalaman terhadap
situasi ketenagakerjaan karyawan, serta pembicaraan informal dengan pekerja dari dua
arah. . Pembicaraan ini akan lebih sering dilakukan saat makan siang atau saat konsultan
berada di koridor pabrik atau di kantor. Selain itu, konsultan telah diakui oleh hampir
semua karyawan sebagai orang yang ada untuk membantu mereka memiliki kondisi kerja
yang ideal, dan integrasi konsultan dengan karyawan sedemikian rupa sehingga mereka
mengundangnya ke tamasya yang mereka bawa. keluar tahunan. .

Konsultan pergi bertamasya dan ini memungkinkannya untuk lebih berbagi keprihatinan
karyawan, karena, dalam bentuk obrolan selama makan bersama oleh semua,
sekelompok besar karyawan berbicara kepadanya tentang masalah perusahaan,
sehingga melengkapi diagnosis Anda.

Terakhir, konsultan menyiapkan laporan akhirnya dan mengintegrasikan informasi yang

dikirim oleh direktur area kepadanya dalam laporan mereka (kecuali yang dari controller,
yang tidak pernah mengirimkannya), dia juga melengkapi laporannya dengan
pengamatan dan pengalaman yang dia miliki. dalam perusahaan dan pendapat serta
percakapan yang dia kumpulkan selama hidup berdampingan dengan karyawan. Dengan
ini, konsultan meringkas laporan dan komentar tambahan yang dapat dia kumpulkan dari
wawancara dan investigasi, sehingga mengintegrasikan laporan umum, dilengkapi
dengan beberapa strategi solusi.

Laporan ini diberitahukan kepada direktur umum dalam presentasi eksekutif, yang dihadiri
oleh direktur area dan pengawas. Laporan ini disampaikan secara fisik (tertulis dan pada
disk fleksibel) kepada CEO, sementara manajer dan pengontrol lainnya dikirim salinannya
melalui email.

Akhirnya, konsultan menyimpulkan bahwa masalahnya bukan terletak pada kurangnya

pelatihan karyawan, atau pada kemalasan dan ketidaktanggungjawaban mereka,
melainkan pada fakta bahwa organisasi, yang hanya peduli dengan masalah ekonomi
dan keuangan, telah mengabaikan sumber daya manusianya. Oleh karena itu, sangat
mendesak untuk menetapkan dan menerapkan strategi di mana staf merasa termotivasi,
dihargai dan, di atas segalanya, dihargai; masalah ini sangat dipicu oleh kurangnya
komunikasi organisasi yang tepat. Akhirnya, konsultan membuat komentar terakhir
tentang informasi yang dikirimkan direktur kepadanya, dengan demikian mengucapkan
selamat kepada Departemen Pemasaran atas proposalnya dan, di atas segalanya,
analisis situasinya. Demikian pula, direktur umum berasumsi bahwa konsultan benar dan
mendukung strategi yang diusulkan dan memberikan dukungan penuh untuk mencoba
menghasilkan perubahan, yaitu perubahan organisasi yang sebenarnya.

Selesaikan yang berikut ini:

1. Mengidentifikasi seluruh kasus di mana komunikasi formal dan informal terjadi.

• Formal: ini terjadi antara konsultan, direktur umum dan direktur dari berbagai
bidang. Itu juga dilakukan ketika laporan akhir disampaikan kepada manajer serta
kepada direktur daerah, melalui email yang dikirimkan kepada mereka, disk dan
secara tertulis.

• Informal: ini terjadi pada konsultan dan pekerja organisasi, dimana komunikasi ini
lebih terlihat, ketika dia pergi bertamasya, juga terlihat di ruang makan.
Kesempatan lain adalah di toilet eksekutif di mana direktur dari kedua area
mendiskusikan pandangan mereka tentang laporan tersebut. Terlihat juga bahwa
hal itu terjadi antara controller dan asisten manajer umum, ketika mereka bertemu
di luar kamar mandi dan berbicara sejenak.

2. Temukan di mana masalah muncul karena kesalahan dalam proses komunikasi .

• Masalah pertama yang muncul karena kesalahan dalam proses komunikasi terjadi
ketika para direktur bidang Pemasaran dan Administrasi/Produksi bertemu di
ruang istirahat eksekutif dan mengomentari kesimpulan yang diperoleh dalam
laporan mereka. Dan kebetulan karena perbedaan kesimpulan yang ditemukan,
direktur Administrasi dan Produksi sedikit kesal ketika mendengarkan komentar
sebelumnya dan menegaskan bahwa solusi tidak dapat diselesaikan secara tim
melainkan serangkaian tindakan disipliner harus dilaksanakan. , dan bahwa , jika
staf memiliki perputaran yang tinggi, yang harus Anda cari adalah orang-orang
yang benar-benar ingin bekerja dan tidak selalu mengeluh; Selain itu, dia berpikir
bahwa mempekerjakan konsultan eksternal sangat mahal dan tidak perlu, karena
dia dapat melakukan pekerjaan konsultan dengan lebih baik, dan dia juga
berkomentar bahwa menurutnya konsultan tersebut sangat mengejutkan dan
sombong. Situasi yang mengganggu Anda menyebabkan informasi palsu
 dihasilkan, yang mendorong hal ini adalah informasi yang ditangani dalam konteks
non formal, membuat pesan tidak diterima dengan baik dan terdistorsi.

• Masalah kedua yang ditimbulkan oleh kesalahan komunikasi adalah ketika

pengontrol, yang juga berada di kamar kecil, tetapi agak jauh dari percakapan,
mendengarkan bagian dari percakapan dan pergi. Meninggalkan kamar mandi, dia
bertemu dengan asisten manajer umum, yang telah menjadi teman baik mereka
selama bertahun-tahun, dan mengatakan kepadanya bahwa tindakan korektif telah
direncanakan dan konsultan tersebut direncanakan untuk dipecat. Yang
merupakan interpretasi yang salah dari pesan yang menyebabkan distorsi.

• Kesalahan ketiga adalah ketika seperti controller, percaya bahwa konsultan akan
dipecat, tidak membuat laporan yang diminta pada pertemuan sebelumnya dengan
konsultan dan tidak mengirimkan informasi atau komentar apa pun kepada
konsultan. Menyebabkan ketidakpatuhan terhadap laporan Anda, semata-mata
berdasarkan percakapan dengan informasi yang tidak benar.

3. Temukan di mana masalah komunikasi yang timbul dari struktur dan operasi
organisasi muncul .

• Pada kesempatan pertama masalah komunikasi muncul dalam struktur organisasi

adalah ketika Departemen Administrasi dan Produksi, direktur, manajer dan
asisten manajer bertemu, dan mereka sendiri merasakan apa yang terjadi, dan
menyiapkan laporan yang saya minta kepada mereka .

Ini merupakan masalah besar dalam komunikasi organisasi, karena alih-alih

berkonsultasi dengan karyawan, seperti yang mereka lakukan di bidang
Pemasaran , mereka berkonsultasi dengan karyawan. Jika ditelaah lebih
mendalam, karena berkat komunikasi yang baik yang dihasilkan, informasi yang
terkumpul cukup dan mereka mampu menghasilkan laporan yang baik,
menemukan permasalahan yang menyebabkan seringnya pergantian personel ini.

Dalam hal ini dengan bagian Administrasi dan Produksi tidak terjadi komunikasi ke
atas, yang terjadi pada bagian Pemasaran. Dan alih-alih itu, komunikasi lateral
disajikan di mana mereka hanya intuisi, dan manajer area mencapai kesimpulan
mereka sendiri. Dan mereka sampai pada kesimpulan bahwa sebagian besar
 karyawan malas dan suka berkonflik, dan jika mereka memutuskan untuk keluar,
itu karena mereka tidak dapat mengimbangi kecepatan kerja dan tanggung jawab.
Pada akhirnya, kesimpulannya tidak begitu luas dan sangat berbeda dengan yang
dikemukakan oleh bagian Pemasaran.

4. Identifikasi setidaknya dua faktor distorsi yang muncul dalam kasus tersebut.

• Faktor distorsi pertama terjadi ketika direktur, manajer, dan asisten manajer
bidang Administrasi dan Manajemen Produksi bertemu untuk menyusun laporan
berdasarkan intuisi mereka sendiri tanpa menghasilkan analisis situasi yang benar
dengan para pekerja, sehingga menyebabkan kesimpulan yang salah tentang
faktor yang sebenarnya. dari masalah.

• Faktor distorsi kedua terjadi antara controller dan temannya, asisten general
manager, yang mengatakan kepadanya bahwa mereka berpikir untuk
memberhentikan konsultan. Informasi ini ternyata tidak benar dan controller tidak
membuat laporannya, percaya pada rumor obrolan sesekali.

5. Pada titik manakah komunikasi organisasi terjadi pada tingkat pribadi?

Pada saat pengawas keuangan meninggalkan kamar mandi dan bertemu dengan
asisten direktur umum sendiri yang telah berteman dengannya selama bertahun-tahun
dan dia memberi tahu dia tentang strategi baru di mana dia akan menerapkan disiplin
untuk semua staf, tetapi juga memecat banyak dari karyawan dan di antara mereka
adalah konsultan, dan setelah mengetahui hal ini, dia memutuskan untuk tidak
membuat laporan tersebut dan memilih untuk melakukan inspeksi visual dan
pengalaman terhadap para pekerja di perusahaan.

6. Pada titik manakah komunikasi organisasi terjadi pada tingkat kelompok.

Ini terjadi ketika direktur komersial bersama dengan manajer dan wakil manajer
berbicara lebih sering baik pada jam makan siang atau di kantor, kemudian ketika
konsultan mengundang mereka untuk bertamasya di mana masalah masalah
 perusahaan. Semua ini membantu para pekerja mengekspresikan pendapat mereka
dengan bebas, mempromosikan pengambilan keputusan.

7. Komunikasi organisasi dalam hal ini dihadirkan dalam tiga arah: descending,
ascending dan lateral; Identifikasi kapan masing-masing terjadi.

• Menurun: Itu terjadi ketika direktur komersial meminta manajer dan asisten
manajernya untuk bertemu dengan semua karyawan di areanya untuk bertukar
pandangan tentang kemungkinan alasan pergantian tinggi di perusahaan.

• Ascendant: Itu terjadi ketika seorang karyawan dari area administrasi dan seorang
pekerja masuk ke kantor manajer umum untuk menyampaikan keluhan tentang
kerusakan atasan mereka dari area masing-masing, untuk mencari solusi atas
masalah tersebut.

• Lateral: Komunikasi ini terjadi pada saat konsultan menjalin komunikasi dengan
semua karyawan perusahaan dari berbagai bidang, untuk mendengarkan mereka
dan melakukan pengamatan terhadap kemungkinan masalah yang terjadi dalam
organisasi dan yang menyebabkan rotasi tinggi. .

8. Sebutkan dan jelaskan alat komunikasi apa yang digunakan dalam kasus
tersebut.

• Tertulis: ini adalah laporan yang disusun, berisi kesimpulan akhir konsultan
mengenai langkah-langkah dan alternatif solusi bagi perusahaan.

• Mail: adalah email yang disiapkan dan dikirim ke konsultan dan, dengan cara yang
sama, yang dikirim konsultan ke direktur daerah.

9. Apakah alat komunikasi elektronik digunakan? Dalam momen atau situasi apa.

• Penggunaan email pertama kali adalah ketika konsultan bertanya kepada direktur
bidang Pemasaran, Administrasi dan Produksi, controller dan direktur umum
sendiri; bahwa mereka menyiapkan dan menyampaikan laporan tertulis tentang
apa yang menurut mereka menyebabkan masalah turnover ini, dan
 mengirimkannya ke alamat email mereka.

• Situasi kedua adalah ketika konsultan membuat laporan akhir dan

mengintegrasikan informasi yang dikirimkan direktur daerah kepadanya dalam
laporan mereka. Laporan ini disampaikan secara fisik (tertulis dan pada disk
fleksibel) kepada CEO, sementara manajer dan pengontrol lainnya dikirim
salinannya melalui email.

10. Jenis jaringan komunikasi (tipologi) apa yang paling sering terjadi pada kasus
tersebut?

Jaringan interpersonal sejak pertukaran data dan ide yang terjadi melalui dialog antar
pekerja untuk mencapai suatu kesimpulan di antara mereka.

11. Apakah jaringan komunikasi informal pernah diperkenalkan? Identifikasi dan

jelaskan.

Ya, pada saat dialog dengan orang lain di mana ide-ide para pekerja yang mereka
miliki selama ini, yang tidak resmi, dipresentasikan.

12. Asumsikan bahwa Anda adalah konsultan dalam kasus ini, kesimpulan apa
yang Anda dapatkan? Demikian juga, kembangkan solusi alternatif dari yang
diusulkan di atas mengenai komunikasi organisasi di perusahaan ini dan
diskusikan dengan rekan Anda sebagai kelompok.

Kesimpulan yang akan diambil bukan hanya masalah ekonomi yang membuat
perusahaan gagal, tetapi juga masalah dari kepala daerah, di mana kurangnya minat
terhadap masalah yang diamati oleh karyawan. perlakuan tegas dan acuh tak acuh,
maka selain menambahkan strategi motivasi dan penilaian kepada personel, juga
akan dilakukan evaluasi kepada direktur-direktur daerah, terutama kepada bagian
administrasi dan manajemen produksi serta controller, karena dalam hasil
pengawasan latihan menunjukkan kurangnya pribadi dan profesional untuk
menghadapi situasi dan mempertimbangkan kembali jika perlu untuk membuat kursus
pelatihan baru seputar perlakuan terhadap karyawan atau mengakhiri kontrak kerja
mereka untuk memberikan kesempatan kepada orang yang lebih kompetitif dan lebih
siap. Bergantung pada hasil yang diperoleh dalam evaluasi, menghasilkan strategi
solusi yang paling tepat dan nyaman bagi perusahaan.