Artikel Ilmiah
Peneliti:
Wisnu Sapto Adi (672011612)
Ramos Somya, S.Kom., M.Cs
1
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada
Koperasi "Dwi Guna" SMP Negeri 3
Ambarawa
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Wisnu Sapto Adi (672011612)
Ramos Somya, S.Kom., M.Cs
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada
Koperasi "Dwi Guna" SMP Negeri 3
Ambarawa
1)
Wisnu Sapto Adi, 2)Ramos Somya
Abstract
Abstrak
Koperasi "Dwi Guna" merupakan salah satu koperasi yang dimiliki oleh SMP
Negeri 3 Ambarawa. Dalam melakukan kegiatan operasional sehari-hari, maka koperasi
"Dwi Guna" membutuhkan aplikasi penjualan yang dapat mencatatkan semua transaksi
yang terjadi. Sistem informasi penjualan dibutuhkan dalam melakukan proses pelaporan
transaksi baik transaksi penjualan dan pembelian barang. Perancangan aplikasi yang
berbasis desktop memungkinkan pihak koperasi dapat menjalankan sitem informasi
penjualan dengan tidak mengluarkan biaya yang besar dalam implementasi sistem. Hasil
dari perancangan sistem informasi penjualan adalah ketersediaan laporan transaksi
penjualan , pembelian, dan stok barang yang dapat diakses dengan mudah sehingga pihak
koperasi dapat menyediaakan laporan yang diminta oleh pihak sekolah tanpa terkendala
oleh waktu. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem informasi penjualan yang dibuat
dapat membantu pihak koperasi "Dwi Guna" dalam kegiatan operasional sehari-hari.
11
1)
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Program Studi Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya
Wacana Salatiga.
2)
Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
1. Pendahuluan
12
2. Tinjauan Pustaka
13
memesan atau mengetahui produk yang dijual sehingga sistem penjualan masih
kurang maksimal. Berdasarkan kebutuhan tersebut, pada tugas akhir ini peneliti
merancang sebuah sistem informasi penjualan pada Toko Ali Computer yang
berupa aplikasi berbasis web dengan menggunakan metode modified waterfall
dengan alat bantu PHP sebagai bahasa Pemrograman Web dinamis, MySQL
sebagai DBMS, Apache sebagai aplikasi web server. Dengan adanya sistem
informasi yang telah dibangun ini Toko Ali Computer dapat meningkatkan
pelayanan terhadap konsumen secara optimal dan toko ini dapat memberikan
informasi 24 jam serta dapat diakses kapan saja dan di mana saja, mencetak
laporan-Iaporan yang diperlukan seperti laporan barang, laporan penjualan,
laporan pembelian, laporan hutang, dan laporan pendapatan [5].
Berbeda dari penelitian sebelumnya maka penelitian yang dilakukan oleh
peneliti saat ini adalah perancangan sistem informasi yang digunakan adalah
berbasis desktop. Sistem berbasis desktop ini dinilai lebih tepat sasaran digunakan
pada koperasi "Dwi Guna" SMP Negeri 3 Ambarawa karena pihak sekolah sendiri
tidak menyediakan jaringan komputer serta jaringan internet di lingkungan
sekolah. Sistem ini dapat digunakan pada komputer tersendiri yang nantinya akan
diletakan di koperasi itu sendiri.
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum
terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat
untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan
informasi keluaran kepada para pemakai [6]. Sistem informasi merupakan suatu
sistem yang saling berkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan
menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Menurut Satzinger, Jackson &
Burd (2012), kegiatan di Sistem Informasi mencakup: (1) Input, menggambarkan
suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. (2) Proses,
menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah. (3) Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan
laporan dari proses diatas tersebut. (4) Penyimpanan, suatu kegiatan untuk
memelihara dan menyimpan data. (5) Kontrol, ialah suatu aktivitas untuk
menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang
diharapkan.
Sistem informasi penjualan adalah sistem informasi yang menyangkut
pengolahan data penjualan. Dengan demikian sistem informasi penjualan
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu sistem penjualan dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi
penjualan merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengolah data-data
terkait dengan kegiatan penjualan baik dari transaksi pembelian sampai transaksi
penjualan digunakan untuk mendukung kegiatan penjualan tersebut [7].
14
tahap perancangan sistem, (3) tahap implementasi sistem, (4) tahap pengujian
sistem, seperti ditunjukkan dalam bentuk diagram pada Gambar 1.
15
Metode pengembangan sistem dimulai dengan listen to customer dimana
pada tahapan ini dilakukan pengumpulan semua kebutuhan sistem yang didapat
melalui hasil wawancara dengan user (pegawai sekolah yang bertugas mengelola
koperasi) maupun hasil pembelajaran dari setiap dokumen yang telah
dikumpulkan selama proses pengumpulan data. Setelah itu dilakukan proses
perancangan dan evaluasi prototype (build or revise mock-up) apakah sudah
sesuai dengan hasil yang dikumpulkan ataukah belum. Apabila sudah selesai
maka langkah selanjutnya adalah pengkodean sistem dimana hasil evaluasi
prototype dibuat dalam bentuk kode pemrograman yang mudah dibaca oleh
komputer. Setelah program selesai dibuat maka akan dilanjutkan dengan proses
pengujian dan evaluasi sistem (customer test drives mock-up) apakah sudah sesuai
dengan yang diharapkan oleh user ataukah belum. Tahap terakhir dalam metode
penelitian ini adalah penggunaan sistem yang telah dirancang.
Terdapat 2 protoype pada sistem yang akan dibuat yakni prototype satu dan
prototype dua. Pada prototype satu dilakukan design aplikasi secara keseluruhan
dan hasilnya adanya penambahan laporan penjualan yang dapat dilihat
berdasarkan tanggal yang dipilih oleh user. Hasil ini kemudian dijadikan sebagai
acuan pengerjaan protottype yang kedua dan setelah diperiksa pengembangan
sistem berakhir di prototype yang kedua.
Mengingat bahwa sistem yang dibuat adalah sistem yang baru pada koperasi
"Dwi Guna" maka ada beberapa proses bisnis sistem yang telah disepakati untuk
dikembangankan menjadi sistem informasi penjualan seperti pada Gambar 3.
16
atau kah tidak pada sistem. Pada sistem pembelian barang akan dicatat apakah
pembelian itu sudah dibayar atau belum. Setiap transaksi pembelian akan dicatat
ke sistem dan ditandai apakah sudah dibayarkan atau belum sehingga admin dapat
memantau setiap hutang yang belum dibayar. Kemudian untuk transaksi penjualan
juga akan dicatat penjualan yang dilakukan secara kredit. Sistem akan menyimpan
setiap transaksi penjualan yang belum dibayar lunas sehingga admin dapat
memantau setiap piutang yang belum dibayarkan oleh pembeli.
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari
sebuah sistem yang menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar
dengan merepresentasikan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat serta
memberikan gambaran fungsi-fungsi (nilai balik) yang diberikan sistem kepada
pengguna (user) [9]. User pada perancangan aplikasi terdiri dari 1 aktor yakni
kasir.
Kasir adalah pegawai sekolah yang diberikan kepercayaan untuk mengelola
setiap transaksi yang terjadi pada koperasi.
Activity Diagram atau Diagram aktivitas adalah bentuk visual dari alur kerja
yang berisi aktivitas dan tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, atau
pengulangan. Dalam Unified Modeling Language (UML), diagram aktivitas
17
dibuat untuk menjelaskan aktivitas komputer maupun alur aktivitas dalam
organisasi [9].
18
data customer apabila validasi login berhasil. Selanjutnya kasir akan memilih
menu data customer untuk melakukan aktivitas penambahan, penghapusan,
pengeditan, dan pencarian data customer yang ada pada sistem.
19
Gambar 7 merupakan sequence diagram pengolahan data barang pada
sistem. Urutan pengolahan data barang dapat dimulai dari kasir yang melakukan
login ke sistem kemudian aplikasi akan menampilkan menu utama pada sistem
kemudian kasir memilih menu pengolahan barang. Setelah ini terjadi proses
tambah, hapus, dan edit data barang yang terjadi pada database. Urutan diakhiri
dengan menutup menu barang pada sistem.
20
melakukan login ke sistem kemudian aplikasi akan menampilkan menu utama
pada sistem kemudian kasir memilih menu pengolahan penjualan. Setelah ini
terjadi proses tambah, hapus, dan edit data penjualan yang terjadi pada database.
Urutan diakhiri dengan menutup menu penjualan pada sistem.
Class diagram merupakan diagram yang membantu dalam visualisasi
struktur kelas-kelas dari suatu sistem. Dalam diagram ini, diperlihatkan hubungan
antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas [9].
21
4. Pembahasan dan Hasil Pengujian
Gambar 11 merupakan tampilan form master barang yang ada pada sistem.
Setiap data barang pada koperasi akan disimpan melalui form ini. Pada form ini
user harus mengisi harga jual dan stok minimal yang dibutuhkan oleh sistem.
Harga jual ini diisi sesuai dengan kebijakan dari koperasi "Dwi Guna" karena
tidak ada aturan yang mengatur mengenai penentuan harga jual dari sebuah
barang. Selain itu stok minimal diisi sebagai bentuk untuk memberikan
konfirmasi ke user apabila stok barang yang ada pada koperasi sudah mencapai
batas minimal. Stok ini hanya sebagai warning buat user namun dalam proses
transaksi penjualan tetap dapat dilakukan selama stok masih ada.
Setelah melakukan pengisian master barang maka tahapan selanjutnya
adalah proses pengisian master data supplier. Form master supplier dapat dilihat
pada Gambar 12.
22
Gambar 12 Form Master Supplier
Gambar 12 merupakan tampilan form master supplier yang ada pada sistem.
Data supplier disimpan pada sistem dan digunakan pada proses pembelian barang
dari supplier yang bersangkutan. Selain data supplier, sistem juga membutuhkan
inputan data customer yang akan digunakan pada sistem. Form master customer
dapat dilihat pada Gambar 13.
23
Gambar 14 Form Transaksi Penjualan
24
Gambar 15 merupakan tampilan form transaksi piutang yang ada pada
sistem. Setiap piutang yang terjadi dari proses penjualan akan dicatatkan pada
form ini sehingga pihak koperasi dapat memantau transaksi piutang yang terjadi
pada lingkungan koperasi. Setiap transaksi penjualan yang terjadi akan diberikan
nota penjualan seperti yang terlihat pada Gambar 16.
Gambar 16 merupakan nota penjualan yang dihasilkan pada sistem. Nota ini
merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan. Nota ini berfungsi sebagai
bukti hutang customer apabilah nilai cash back yang ada pada nota menghasilkan
angka negatif sehingga pihak koperasi tidak perlu mengeluarkan nota hutang
terbaru atas transaksi kredit yang dilakukan oleh customer.
Pengujian tahap prototype dua dimulai dengan adanya permintaan
pembuatan laporan penjualan yang tersedia pada sistem. Laporan penjualan yang
diminta pada tahap prototype kedua ini dapat dilihat pada Gambar 17.
25
Gambar 17 merupakan laporan penjualan yang dihasilkan pada sistem.
Laporan ini dapat dilihat berdasarkan periode waktu yang ditentukan oleh user itu
sendiri. Pada laporan ini terlihat semua transaksi penjualan yang terjadi
berdasarkan nota transaksi yang dicatat kedalam sistem. Selain laporan keuangan,
sistem juga menyediakan laporan transaksi penjualan dan pembelian yang dibuat
dalam bentuk grafik batang. Laporan ini bertujuan untuk melihat transaksi
pembelian dan penjualan barang dalam waktu yang dipilih oleh user seperti yang
terlihat pada Gambar 18.
26
Tabel 1 User Testing Black Box
Point Status
No Pengujian Validasi Input Data Input Hasil Uji Uji
Form Verifikasi
1 Login Username & Username & Sistem akan memberikan
peringatan kepada user OK
Password. Password.
apabila tidak mengisi
username & password.
5. Simpulan
Berdasarkan hasil uji coba dan analisa maka dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi penjualan yang dikembangkan pada penelitian ini dapat
membantu pihak koperasi "Dwi Guna" dalam melakukan proses pencatatan
transaksi baik pembelian maupun penjualan yang tejadi setiap harinya. Hal ini
didukung dengan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan serta hasil
wawancara dari user yang bersangkutan. Sistem ini dapat digunakan secara offline
27
dikarenakan tidak tersedianya jaringan komputer serta proses transaksi yang
masih dilakukan di lingkungan koperasi maupun sekolah sehingga tidak
membutuhkan biaya tambahan dalam proses implementasi sistem di lingkungan
koperasi.
Saran pada penelitian ini adalah sistem dapat dikembangakan berbasis web
sehingga mempermudah user dalam melakukan transaksi tanpa dibatasi oleh
ruang dan waktu. Selain itu sistem yang akan dikembangkan dapat dilengkapi
dengan metode pembayaran yang telah terintegrasi dengan mesin kasir sehingga
transaksi yang terjadi dapat dilakukan bukan hanya menggunakan uang tunai
melainkan dapat dilakukan melalui kartu.
6. Daftar Pustaka
28