KORESPONDENSI

Program Keahlian Manajemen Perkantoran

SMK/MAK

Kelas X
BAB I
KOMUNIKASI KANTOR
Kompetensi Dasar:

3.1 Memahami Komunikasi Kantor

4.1 Melakukan Klasifikasi Komunikasi Kantor

Kata Kunci:

 Bentuk Komunikasi
 Jenis Komunikasi
 Kantor
 Komponen Komunikasi
 Komunikasi
 Sarana Komunikasi

Peta Konsep:

KOMUNIKASI
KANTOR

PENGERTIAN DAN JENIS DAN PRINSIP

KOMPONEN KOMUNIKASI
KOMUNIKASI KANTOR

Pengertian Komunikasi
Kantor

Komponen Komunikasi Jenis Komunikasi

Proses Komunikasi Sarana Komunikasi

Kantor
Bentuk-Bentuk
Komunikasi Efektivitas Komunikasi
Kantor
Fungsi Komunikasi
A. Pengertian dan Komponen Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi Kantor
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin Communication, yang artinya
‘sama’. Kata ‘sama’ dapat diartikan ‘sama makna’. Oleh karena itu, komunikasi
dapat diartikan sebagai proses saling mengirim informasi oleh beberapa pihak yang
mempunyai perihal sama. Secara luas pengertian komunikasi adalah proses saling
menukarkan informasi antarindividu maupun kelompok melalui sebuah sistem yang
lazim, baik dengan sinyal-sinyal, symbol-simbol, atau tindakan.
Komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi dari suatu individu
atau suatu pihak tertentu kepada pihak lain, yang berlangsung dalama suatu kantor.
Komunikasi kantor dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat
komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.
2. Komponen Komunikasi
Aspek-aspek komponen komunikasi antara lain sebagai berikut:
a. Pengirim atau komunikator (sender)
b. Pesan (message)
c. Saluran (channel)
d. Penerima (receiver)
e. Umpan balik (feedback)
f. Aturan yang telah disepakati oleh para pelaku komunikasi tentang cara
komunikasi akan dijalankan (protocol)
3. Proses Komunikasi
a. Proses komunikasi secara primer
b. Proses komunikasi secara sekunder
4. Bentuk-bentuk Komunikasi
a. Komunikasi Personal, komunikasi yang terjadi antarindividu bersifat dialog.
b. Komunikasi Organisasi, komunikasi yang terjadi di dalam lingkungan organisasi.
c. Komunikasi Massa/Publik, terdiri atas sebagian keterampilan, sebagian seni, dan
sebagian ilmu.
5. Fungsi Komunikasi Kantor
a. Fungsi kontrol
Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol
karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia
harus melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan
komunikasi dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol
perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lamban atau
lelet, teman yang lain akan melakukan komunikasi atas dasar ketidak puasan
mereka dengan kinerjanya, baik berupa menjauhi, atau mengejek secara langsung
bahwa yang bersangkutan bekerja terlalu lambat.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan cara
memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya dilakukan
melalui pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai apa
yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang
 sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya. Motivasi tersebut dapat
berupa memberikan kata-kata yang dapat membangkitkan semangat kerja,
pemberian insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah
lebih tinggi, memberikan kenaikan pangkat atau apapun yang dapat
meningkatkan kinerja para pekerja.
c. Fungsi Emosi
Salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi dengan lingkungan sosial.
Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah komunikasi dimana masing-masing
anggota dapat menyampaikan emosinya, baik emosi positif maupun emosi yang
negatif. Emosi yang negatif misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan
yang dikerjakannya, tidak puas dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan
pelayanan manajemen yang diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang
mengandung hal negatif bagi organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti
penyampaian dari emosi yang membangun yang harus dikelola untuk kemajuan
perusahaan, misalnya dengan kepuasan karena dilayani dengan baik dalam
bekerja, diperhatikan oleh atasan, gaji yang mencukupi dan hal-hal lain yang
mengandung hal positif bagi organisasi
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang
dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternatif
pilihan yang ada, individu atau organisasi akan lebih mudah dalam mengambil
keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada seluruh
elemen kantor. Informasi yang diberikan sebaiknya harus berdasarkan fakta,
transparan dan memberikan manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.
B. Jenis dan Prinsip Komunikasi Kantor
1. Jenis Komunikasi
Ada beberapa jenis komunikasi yang didasarkan dari beberapa hal, berikut
merupakan jenis-jenis komunikasi.
a. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT CARA
PENYAMPAIANYA
1) Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah
komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,
yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak
secara bertatap muka.
2) Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk
komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:

 Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan

suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis
dengan maksud tertentu.
 Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang
sifatnya komplek.
 Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita
dalam bentuk daftar.
  Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang
ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau
kalimat.
 Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah
informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
b. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT KELANGSUNGANYA
Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun
lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih
tersebut sebagai mana berikut:
1) Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah
bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan,
perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh
jarak.
2) Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan
melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat
komunikasi lainnya.
c. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT PERILAKUNYA
Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui
belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis
dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat,
berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:
1) Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu
organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan
dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau
perusahaanya.
2) Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu
oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak
dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap
kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan
antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
3) Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi
yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang
bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
d. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT MAKSUDNYA
Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang
jika diperhatikan dilakukan dengan maksud tertentu dari yang
menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu
diantaranya adalah:
1) Pidato
2) Ceramah
3) Wawancara
4) Memberi tugas atau perintah
e. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUPNYA
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi
yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup
dapat dibedakan sebagai berikut :
1) Komunikasi Internal: Komunikasi yang berlangsung dalam ruang
lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi
 diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi
yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi
lagi menjadi 3 macam yaitu:

 Komunikasi vertikal
 Komunikasi horizontal, dan
 Komunikasi diagonal
2) Komunikasi Eksternal: Komunikasi eksternal merupakan komunikasi
yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada
di luar organissi atau perusahaan tersebut. Komunikasi dengan pihak
luar dapat berbentuk :
1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
2. Komperensi pers
3. Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
4. Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian,
kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga
pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan
sekaligus daerahnya.
f. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan
sebagai berikut :
1) Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung
dari satu pihak saja.
2) Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat
timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk
memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
3) Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari
bawahan kepada atasan
4) Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari
atasan kepada bawahan.
5) Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi
diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian
arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi
komunikasinya.
g. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat
terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang
dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan
menjadi
1) Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran
hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola
komunikasi formal.
2) Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui
saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
 3) Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu
sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.
h. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak
lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi
ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses
komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
1) Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
2) Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
3) Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
i. JENIS JENIS KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH PELAKU
DALAM KOMUNIKASI
Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu
maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan
mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan
komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
1) Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara
perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang
permasalahan yang bersifat pribadi juga.
2) Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu
kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut
kepentingan banyak orang dalam kelompok.
2. Sarana Komunikasi Kantor
Macam-macam sarana komunikasi yang digunakan di kantor, antara lain sebagai
berikut:
1) Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang dibuat dengan cara-cara
tertentu sesuai fungsinya. Peranan surat dalam suatu organisasi atau kantor,
antara lain:
a. Fungsi surat
a) Sebagai tanda bukti tertulis uang otentik
b) Sebagai pedoman menjalankan tugas
c) Sebagai alat pengingat
d) Sebagai duta atau wakil perusahaan
b. Tujuan penulisan surat
a) Untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain
b) Sebagai sumber informasi penjelasan atau tanggapan
c) Memperlancar arus informasi
2) Telepon
Telepon merupakan media komunikasi dua arah sehingga antara komunikator
dan komunikan dapat berbicara secara langsung. Ada dua jenis sistem telepon
yang bisa digunakan di beberapa perusahaan antara lain sebagai berikut:
a) Key system
b) PMBX (Privare Manual Branch Exchange)
3) Teleks (Teleprinter Exchange)
 Teleks merupakan mesin atau pesawat yang berfungsi untuk mengirimkan
pesan singkat.
4) Faksimile
Merupakan perangkat komunikasi jarak jauh berupa pengiriman pesan teks.
5) Email (electronic mail)
Dinamakan surat elektronik karena surat dikirim melalui media elektronik
dengan memanfaatkan jaringan internet.
6) Voice Mail
Mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu untuk mengirim
pesan.
3. Efektivitas Komunikasi Kantor
a. Indikator Efektivitas Komunikasi
a) Perbedaan persepsi
b) Reaksi emosional
c) Ketidakkonsistenan Komunikasi Verbal dan Nonverbal
d) Kecurigaan
b. Prinsip Komunikasi Efektif
a) Prinsip berbicara efektif
b) Mendengar dengan aktif