MAKALAH

Sistem Informasi Akuntansi

Pengelolaan Kas Kecil

Dosen Pembibing: Dwi Ferdiatmoko Cahya Kumoro, S.pd.,MM

Kelompok (6) Disusun Oleh:

Desi Supiati : 2022104025
Anisa Antonia : 2022104016
Yulianti : 2022104007

UNIVERSITAS INSAN PEMBANGUNAN INDONESIA

PROGRAM STUDI AKUNTANSI (S1)
2022/2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Pengolaan Kas Kecil” ini
tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Bapak
Dwi Ferdiatmoko Cahya Kumoro, S.pd.,MM. pada mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang
pengelolaan/ kas kecil bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Tidak lupa kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Bapak Dwi Ferdiatmoko
Cahya Kumoro, S.pd.,MM selaku Dosen Pengantar Sistem Informasi Akuntansi yang telah
memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan
bidang studi yang kami tekuni. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membagi sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.
Kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Tangerang, 19 Desember 2022

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................... 3
BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................................ 4
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah...................................................................................... 5
1.3 Tujuan Penulisan ....................................................................................... 5

BAB II PEMBAHASAAN ........................................................................................... 6

2.1 Sistem Informasi ........................................................................................ 6
2.2 Akuntansi ................................................................................................... 10
2.3 Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) .......................................................... 12
2.4 Pengelolaan ................................................................................................ 15
2.5 Petty Cash Atau Kas Kecil ........................................................................ 17
2.6 Usaha Dagang Sembako ............................................................................ 22
2.7 Toko Grosir Sembako Bintang Baru ......................................................... 26
2.8 Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis .............................................. 28

BAB III PENUTUP ...................................................................................................... 31

3.1 Kesimpulan ................................................................................................ 31
3.2 Saran .......................................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 33

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengertian kas kecil adalah dana yang digunakan untuk biaya operasional
perusahaan maupun hal lainnya yang sifatnya mendadak dan jumlahnya tidak besar.
Walaupun uang didalam kas kecil jumlahnya relatif sedikit perusahaan harus tetap
melakukan pencatatan terhadap segala jenis transaksi tersebut. Biasanya pencatatan ini
nantinya akan dimasukan dalam buku kas kecil. Sebuah perusahaan biasanya akan
menetapkan jumlah dana yang akan disimpan dalam kas kecil pada satu periode, hal ini
bertujuan agar dana tersebut dapat lebih mudah dikendalikan. Secara umum karakteristik
kas kecil adalah transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai awal jam operasional
hingga akhir jam operasional. Setiap perusahaan tentu memiliki anggaran untuk berbagai
kebutuhan yang dimiliki. Termasuk anggaran untuk kas kecil alias petty cash. Mengelola
kas kecil pun sudah menjadi bagian dari tim keuangan sebuah perusahaan. Umumnya,
pengeluaran kecil butuh dikeluarkan secara lebih cepat atau bersifat segera. Untuk itu,
setiap bisnis memiliki dana terpisah untuk menangani pengeluaran kecil yang sering.
Sebagai gambaran, kas kecil adalah dana tetap yang harus dicadangkan dan diisi ulang
secara berkala. Semua kebutuhan bisnis reguler dapat dengan cepat ditangani oleh dana
kas kecil. Jika pengeluaran kecil ini tidak didokumentasikan dengan baik, pengeluaran
dapat membengkak dan tidak terkontrol dalam jangka panjang.

Usaha grosir sembako adalah yang paling umum dilakukan oleh banyak orang yaitu
membeli barang dengan kuantitas yang banyak dan harga yang murah. Sedangkan pebisnis
yang menjual barang pada konsumen tingkat akhir dalam jumlah yang kecil disebut
sebagai ritel/pengecer. Para pengecer yang membeli produk dari pihak grosir/kami akan
menjual kembali pada konsumen akhir atau juga untuk kebutuhan bisnis lain miliknya.
usaha grosir semacam ini menjual beragam kebutuhan pokok masyarakat, seperti minyak
goreng, beras, terigu, gula, telur, dan produk rumahan lainnya. Meski supermarket atau
minimarket terus menjamur, nyatanya usaha grosir sembako tetap dapat melaju kencang.
Pasalnya, minimarket dan supermarket umumnya menyasar ke konsumen langsung.
Sedangkan, kami menjual sembako secara grosir, yang berarti target pasaran kami adalah
para pengecer. Seperti yang kita ketahui, kami pedagang grosir akan membeli produk
dalam jumlah yang banyak dari produsen agar bisa memperoleh potongan harga atau

4
 diskon. Dengan volume yang dibeli lebih banyak, otomatis perputaran uang dari usahamu
pun semakin cepat dan menguntungkan. Keuntungan yang didapatkan oleh grosir adalah
dari adanya selisih harga antara harga barang yang dibeli dari pihak produsen dengan harga
barang yang dijual ke pihak retail. kami akan menghasilkan uang dengan cara menjual
berbagai produk tersebut ke pihak pengecer dengan harga yang lebih tinggi dari harga yang
sudah mereka keluarkan ke pihak produsen, tapi masih dengan harga yang lebih rendah
daripada yang bisa diperoleh langsung dari pihak pengecer ke produsen.

1.2 Rumusan Masalah

1. Pengertian pengelolaan kas kecil?

2. Siapa pihak yang terlibat dalam Pengelolaan kas kecil tersebut?

3. Dokumen apa yang saja yang digunakan dalam Pengelolaan kas kecil?

4. Informasi apa saja yang dibutuhkan dalam Pengelolaan kas kecil?

5. Bagaimana DFD dalam Pengelolaan kas kecil

6. Bagaimana flow chart dalam Pengelolaan kas kecil sembako tersebut?

7. Seperti apa pengendalian usaha gosir dalam pengelolaan kas kecil?

1.3 Tujuan

1. Menjelaskan tentang pengelolaan kas kecil

2. Untuk mengetahui siapa saja yang terlibat dalam usaha grosir

3. Untuk mengetahui dokumen yang dipakai dalam usaha grosir

4. Untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan dalam usaha grosir

5. Untuk mengetahui bentuk DFD dalam usaha grosir

6. Untuk mengetahui bentuk flow chart dalam usaha grosir

7. Untuk mengetahui seperti apa sistem pengendalian grosir dalam pengelolaan kas kecil

5
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Sistem Informasi

A. Pengertian sistem

Sistem adalah kata yang cukup sering kita dengar di berbagai segi kehidupan.
Kata ini muncul ketika seseorang membicarakan perihal negara, pendidikan, hingga
teknologi informasi. Aplikasi sistem adalah sesuatu yang dibutuhkan dalam berbagai
bidang. Hal tersebut dimaksudkan agar suatu tujuan dalam bidang tertentu dapat
tercapai dengan baik dan dijalankan dengan lancar. Lalu, apa itu sistem dan mengapa
hal tersebut diperlukan? Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (Systema)
dan bahasa Yunani (Sustema) yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen
atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu entitas yang berinteraksi. Advertisement Sistem juga merupakan
kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah
serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara.

Pengertian sistem menurut ahli Sejumlah ahli turut menyumbangkan pikirannya

terkait pengertian sistem, seperti:

• Awad (1979) Sistem adalah hubungan yang berlangsung di antara satuan-satuan atau
komponen secara teratur.

• Anwar Arifin (1992) Sistem adalah sebuah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian
saling bergantung dan kait berkait satu dengan lainnya.

• Rapoport (1968) Sistem adalah totalitas yang berfungsi sebagai keseluruhan karena
adanya saling ketergantungan dari bagian-bagiannya.

• Sutabri (2012) Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari suatu unsur,
komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung
satu sama lain dan terpadu.

• Fatansyah (2015) Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas
sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi dan tugas khusus) yang saling

6
 berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses
tertentu.

Teori Sistem Teori sistem dikembangkan oleh Lodwig von Bertalanffy (1968),
juga disebut sebagai "Bapak Teori Sistem". Teori sistem adalah seperangkat prinsip
yang terorganisasikan secara longgar dan bersifat abstrak yang berfungsi mengarahkan
jalan pikiran, namun dapat ditafsirkan secara berbeda-beda. Dalam terori sistem
dijelaskan bahwa prinsip sebuah sistem adalah suatu totalitas atau keseluruhan dari
sesuatu. Mekanisme kerja sistem adalah keseluruhan dari sesuatu yang bersifat utuh
dan terdiri dari unsur-unsur/ subsistem-subsistem yang saling bergantung satu dengan
lainnya. Setiap subsistem memiliki fungsi tertentu, yang mungkin berbeda satu dengan
lainnya, namun antar subsistem tersebut saling berkaitan dan saling melengkapi.

Ciri-ciri Sistem Suatu sistem yang baik umumnya memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Adanya interdependensi.

• Output sesuai dan konsisten dengan tujuan yang sudah direncanakan.

• Eksistensi kesatuan (totalitas) dipengaruhi oleh komponen-komponennya, dan

sebaliknya.

• Sebagai suatu kesatuan yang mempunyai masukan (input) dan keluaran (output) atau
tujuan tertentu.

Elemen Sistem

Suatu sistem dapat dijalankan dan berpeluang untuk meraih mimpinya jika mengandung
elemen pembentuk sebagai berikut:

• Tujuan: Tujuan merupakan sesuatu yang membuat sistem terarah dan bergerak sesuai
kendalinya. Suatu sistem memiliki tujuannya masing-masing.

• Masukan: Elemen ini merujuk pada segala sesutu yang dimasukan ke dalam sistem
untuk kemudian diproses.

• Proses: Adalah cara yang dipilih untuk melakukan perubahan dari masukan (input)
menjadi keluaran (output).

7
• Keluaran: Hasil dari proses yang sudah dilakukan. Batas: Sesuai tujuannya, sistem perlu
dibatasi.

• Batas suatu sistem terbentuk antar satu sistem dengan lainnya atau dengan
lingkungannya.

• Mekanisme pengendalian: Elemen ini dilakukan dengan menggunakan umpan balik,

untuk mengendalikan input serta prosesnya. Hal ini diperlukan agar sistem dapat
berjalan dengan semestinya.

• Lingkungan: Elemen lingkungan adalah segala sesuau yang berada di luar sistem.

Macam-macam Sistem

Macam-macam sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang. Berikut

macam-macam sistem:

• Sistem abstrak

Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa gagasan atau pemikiran yang tidak
memiliki wujud fisik. Sedangkan, sistem fisik adalah sistem yang memiliki wujud fisik.

• Sistem tentu dan tak tentu

Sistem tentu berjalan dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi antara
bagian yang satu dengan lainnya dapat dideteksi, sehingga keluaran sistem ini bisa
perkirakan. Sedangkan, sistem tak tentu adalah kondisi sistem dengan kondisi masa
depan yang tidak bisa diramalkan karena adanya unsur probabilitas.

• Sistem alamiah dan buatan manusia

Sistem alamiah terjadi melalui proses alam, bukan dibuat oleh manusia. Sebaliknya,
sistem buatan manusia merupakan buah pikiran dan rancangan manusia.

• Sistem terbuka dan tertutup

• Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya.

Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya. Sementara itu, sistem tertutup adalah sistem yang tidak

8
 berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem tertutup
berjalan secara otomatis tanpa adanya intervensi pihak luar.

B. Pengertian informasi

• Menurut Anton M. Meliono (1990: 331) informasi adalah data yang telah diproses
untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah
keputusan.
• Menurut George H. Bodnar (2000: 1) informasi adalah data yang diolah sehingga
dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
• Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah
atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Menurut Gordon B. Davis (1991: 28), informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
• Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), informasi adalah hasil dari pengolahan data
dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan
untuk pengambilan keputusan.
• Raymond Mc.leod menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

C. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu komponen yang saling bekerja satu sama lain untuk
mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan juga menyebarkan informasi untuk
mendukung kegiatan suatu organisasi, seperti pengambilan keputusan, koordinasi,
pengendalian, analisis masalah, dan juga visualisasi dari organisasi. (Laudon dan
Laudon, 2012). Menurut Simkin Mark G dalam bukunya yang berjudul “computer
system for bussines”. Sistem informasi adalah sekumpulan eleme yang bekerja secara
bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis computer dalam melaksanakan
pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk

9
 menghasilakan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan
keputusan. Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “informasi system : theory and
practice”. Sistem informasi adalah sekumpulan fungsi-fungsi yang bergabung secara
formal dan sistematis yaitu :

1. Melaksanakan pengolahan data transakasi operasional.

2. Menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan

aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.

3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi.

2.2 Akuntansi

A. Pengertian

Akuntansi adalah suatu proses pencatatan transaksi keuangan, yang akan

menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak. Pihak yang
dimaksud adalah pihak berkepentingan dalam setiap organisasi, maupun perusahaan
baik dalam masyarakat maupun pemerintah.

Apa yg dimaksud dengan akuntansi? Dikutip dari Modul Teknisi Akuntansi Dalam
Jaringan terbitan Kemdikbud, Akuntansi adalah seni dalam mengukur, berkomunikasi,
dan menginterpretasikan aktivitas keuangan.

Profesi akuntan adalah seseorang yang bekerja di semua bidang yang

mempergunakan keahlian akuntansi. Pekerjaan akuntan dapat digolongkan sebagai,
akuntan publik, internal, pemerintah dan pendidik. Seorang akuntan perlu memakai
prinsip akuntansi. Prinsip dasar akuntansi adalah hal penting yang perlu diterapkan
dalam semua proses pembuatan sebuah laporan keuangan.

Berikut adalah beberapa pengertian akuntansi yang dikemukakan oleh beberapa

ahli maupun lembaga:

10
 • Weygandt, Kimmel, dan Kieso

Akuntansi merupakan kegiatan yang terdiri dari identifikasi, pencatatan, dan

pengkomunikasian kejadian ekonomi suatu organisasi kepada pihak yang
berkepentingan.

• American Institute of Certified Public Accountans (AICPA)

Akuntansi merupakan suatu seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan yang

tepat dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi, dan kejadian-kejadian bersifat
finansial.

• American Accounting Association (AAA)

Akuntansi adalah proses pengindentifikasian, pengukuran, dan pelaporan

informasi ekonomi, yang memungkinkan adanya penilaian dan pengambilan
keputusan yang jelas dan tegas oleh mereka yang menggunakan informasi
keuangan tersebut.

B. Tujuan Akuntansi

Akuntansi bertujuan untuk menyiapkan suatu laporan keuangan yang akurat, agar
dapat dimanfaatkan oleh para manajer, pengambil kebijakan, dan pihak berkepentingan
lainnya, seperti pemegang saham, kreditur, atau pemilik.

C. Fungsi Akuntansi

Dikutip dari e-Modul Ekonomi Kemdikbud karya Ratna Suzana, SE. M.Si,
informasi akuntansi disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Fungsi Akuntansi
adalah sebagai berikut:

• Sebagai alat perencanaan

Akuntansi berfungsi alat perencanaan untuk pengendalian berbagai kegiatan

perusahaan, sekaligus dasar pembuatan keputusan bagi para pimpinan.

• Sebagai laporan

Fungsi akuntansi adalah sebagai laporan yang dapat dipertanggungjawabkan kepada

pihak di luar maupun dalam organisasi/perusahaan.

11
 D. Jenis Akuntansi

Jenis dan bidang spesialisasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

• Akuntansi Keuangan atau Akuntansi Umum (Financial Accounting)

• Akuntansi Manajemen (Management Accounting)
• Akuntansi Biaya (Cost Accounting)
• Akuntansi Pemeriksaan (Auditing)
• Akuntansi Perpajakan (Tax Accounting)
• Akuntansi Anggaran (Budgeting)
• Sistem Akuntansi (Accounting System)
• Akuntansi Pemerintahan (Government Accounting)

E. Pentingnya Akuntansi dalam Bisnis

Secara luas, akuntansi juga dikenal sebagai "bahasa bisnis". Tidak ada satupun
organisasi atau perusahaan yang tidak membutuhkan ilmu Akuntansi, terutama dalam
lingkup bisnis. Pentingnya Akuntansi dalam bisnis karena memiliki manfaat bisa
dijadikan untuk mengendalikan efisiensi (mencegah pemborosan).

2.3 Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash)

Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty
Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai
transaksi-transaksi kecil dan rutin.

a. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan
menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
(biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,-);

2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari;

3. Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan
petty cash box atau di dalam sebuah amplop;

12
 4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior
Cashier).

b. Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan
yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap
hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam
operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan
pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada
alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak
memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran
operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas
kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.

Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

1. Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan

nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil.
Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan
skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk
mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh
dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi dan
disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan
dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan
permintaan akan dana atau pembelian barang.

2. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil
yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin
setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil
meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya

13
 masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas
kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

a. Menguasai dasar-dasar akuntansi;

b. Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil;

c. Dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang

memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Microsoft Excel).

3. Pelatihan (Training)

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai

mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana
melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai
dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

c. Pengisian Kembali Kas Kecil

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka
Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum
(General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas
kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung, hendaknya dilakukan serah
terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil
yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas
kecil tersebut. Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan
minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang
signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal
saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau
melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan
melewati batas atas yang telah ditentukan).

d. Penggunaan Kas Kecil

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum

melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan

14
 pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang
telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk
setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang
ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil,
kemudian Bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik.

Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Untuk itu setiap pembukaan di awal jam kerja dan penutupan
di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan
fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan
rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik kas kecil dengan catatan
yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller.
Jika sudah diapprove, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment (penyesuaian)
atas perbedaan tersebut.

2.4 Pengelolaan

A. Pengertian pengelolaan

Pengelolaan keuangan adalah upaya yang dilakukan sebuah perusahaan dalam

merancang kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan serta pengendalian dana dan
aset. Mengingat pentingnya pengelolaan keuangan, Anda harus merencanakannya
secara cermat.

Saya mengajak Anda agar tahu tentang pentingnya memahami tujuan dan fungsi
pengelolaan keuangan. Hal ini penting karena uang yang dikelola tanpa ilmu bisa
memunculkan permasalahan dikemudian hari.

B. Tujuan pengelolaan keuangan

Setiap perusahaan yang ingin maju dan berkembang wajib mengelola keuangannya
dengan benar. Beberapa tujuan pengelolaan keuangan antara lain:

1. Menjaga cash flow agar belanja perusahaan tetap terkendali.

15
 2. Meningkatkan kinerja keuangan perusahaan dengan mengurangi budget yang tidak
prioritas.

3. Membuat struktur modal menjadi lebih seimbang antara anggaran dengan dana yang
terpinjam.

4. Pengelolaan keuangandapat meningkatkan keuntungan perusahaan dalam kurun

waktu yang panjang.

5. Dengan pengelolaan keuangan yang baik, otomatis anggaran perusahaan akan

semakin efisien.

6. Memaksimalkan modal perusahaan, salah satunya karena kepercayaan para investor

yang semakin meningkat sehingga mereka bersedia meningkatkan investasinya.

7. Mengurangi biaya modal karena perencanaan yang tepat.

8. Mengurangi risiko kerja karena keputusan manajemen keuangan yang tepat.

C. Fungsi pengelolaan keuangan

1. Fungsi Planning, yakni sebuah perencanaan keuangan di perusahaan yang mencakup

manajemen uang kas, perhitungan rugi laba, serta perencanaan cash flow.

2. Fungsi Budgeting merupakan kegiatan penganggaran untuk pengadaan barang/jasa.

Anda harus menekan budget seminimal mungkin untuk meraih keuntungan yang
lebih besar.

3. Fungsi Controlling fokus pada pengawasan dan evaluasi terhadap kondisi keuangan
sehingga sistem keuangan berjalan dengan baik.

4. Fungsi Auditing mengarahkan Anda untuk memeriksa keuangan sesuai prinsip

akuntansi untuk menghindari potensi penyelewengan dana.

5. Fungsi Reporting adalah kegiatan pelaporan kinerja keuangan. Prosesnya harus

dilakukan secara terbuka karena laporan ini berisi informasi tentang kondisi
keuangan perusahaan.

16
 Pengelolaan keuangan adalah sebuah proses manajemen perusahaan, mulai dari
perolehan dana hingga bagaimana dana itu dimanfaatkan untuk kemajuan
perusahaan. Maka, keuangan perusahaan harus dikelola secara baik.

2.5 Petty Cash Atau Kas Kecil

A. Pengertian petty cash atau kas kecil

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar
untuk membayar sesuatu. Namun, tanpa disadari ternyata perusahaan juga dapat
mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak.

Meskipun demikian, setiap uang yang keluar tetap harus dibuat di dalam sebuah
buku (pembukuan) ataupun aplikasi akuntansi untuk mempermudah akuntan
perusahaan mencatat keuangan perusahaan. Pembukuan inilah yang akan mencatat
setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak
atau biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash.

Petty cash atau kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional
perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan
oleh perusahaan.

Jenis kas ini digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang

jumlahnya relatif kecil seperti conth dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan,
dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus
dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana dan membuat catatan laporan
keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas
keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk
mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar
kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan
dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil
untuk berbagai kepentingan.

17
B. Tujuan kas kecil

Ada beberapa tujuan kas kecil adalah untuk beberapa berikut di antaranya:

1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian

di kantor.

2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal

kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.

4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga
tidak terencana sebelumnya.

C. Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang

ada. Sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang
terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metode pencatatan jurnal kas kecil ada 2 (dua).

a. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil
jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak
serta merta langsung mencatatnya di buku jurnal kas kecil, tetapi hanya sekedar
mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain :

• Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola.

• Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya
dengan dana yang telah digunakan sehingga jumlah dana petty cash kembali
kepada jumlah yang ditetapkan semula.

18
 Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

• Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas nanti diberi sejumlah uang
tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa
memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.

• Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.

• Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas
kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

b. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas

kecil di mana jumlahnya akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).
Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan
tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan,
perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian
digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Ketika waktu
pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil
harus sama jumlahnya dengan saldo awal. Namun pada metode sistem dana berubah
(dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan
jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini :

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di dalam akun debit

• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit
akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun tersebut

• Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan
perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

19
Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil

Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran
Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan
dalam pengelolaan dana kas kecil adalah :

1. Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi
Kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem dana kas Kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pengisian kembali
dana kas kecil.

2. Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya
tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang
kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini
berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang
kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri
dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana
kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada
bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas
kecil.

20
D. Langkah-Langkah Pengelolaan Kas Kecil

1.Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan
saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka
waktu tertentu. Terdapat dua jenis metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan
sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu :

a. Metode Imprest

Saldo kas kecil selalu tetap, sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan
perusahaan. Biasanya pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta
pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan
demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

b. Metode Fluktuatif

Saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah
pengeluaran kas kecil.

2. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo telah ditetapkan, maka selanjutnya harus ada
karyawan yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau
biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi
kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Ada
beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti
menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil,
jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti Microsoft Excel
atau program sejenisnya. Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan
training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian
kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian. Akan
tetapi dibeberapa perusahaan, kas kecil juga dapat dipegang kendalainya oleh
sekretaris pada masing-masing bagian dalam perusahaan.

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya
financial controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas

21
 dari bank. Kemudian uang diserahkan kepada sekretaris atau kasir kas kecil, dilakukan
penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana sekretaris atau
kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai
tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut. Jika suatu saat saldo kas
kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali
kepada financial controller.

4. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk
permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh financial
controller. Sekretaris atau kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil
untuk setiap pengeluaran yang ditanda tangani oleh penerima dana. Kemudian
transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau
diarsip.

2.6 Usaha Dagang Sembako

A. Pengertian Usaha Sembako dan Sumber Hukumnya

Sembako adalah singkatan dari Sembilan Bahan Pokok. Istilah sembako sangat
akrab di telinga masyarakat Indonesia. Tentu saja karna hal tersebut sangat dekat
dengan kebutuhan masyarakat. Secara luas sembako adalah hal yang dibutuhkan
manusia dalam kegiatan pemenuhan kebutuhannya atas pangan. Secara

khusus istilah sembako ini memang hanya akrab di lingkungan masyarakat Indonesia.

Karena istilah ini memang diciptakan oleh Pemerintah Indonesia melalui Kementrian
Industri dan perdagangan pada tahun 1998 lalu. Kesembilan bahan pangan yang
termasuk dalam kategori pokok tersebut sudah dipatenkan oleh pemerintah dalam
sebuah keputusan. Keputusan tersebut dikeluarkan oleh Kementrian Industri dan
Perdagangan dengan Nomor Peraturan 15/MP P/Kep/2/1998 pada 27 Februari 1998.
Sedangkan kata “sembako” merupakan singkatan dari tiga kata yakni “sembilan”,
“bahan”, dan “pokok”. Kata “sembilan” memiliki arti bilangan bagi lambang bilangan
asli 9 (angka Arab) atau IX (angka Romawi); urutan yang menunjukkan tingkat sesudah
yang kedelapan dan sebelum yang kesepuluh. Kata “bahan” memiliki arti barang yang

22
 akan dibuat menjadi barang lain; sesuatu yang dapat dipakai untuk tujuan tertentu. Dan
kata “pokok” berarti yang utama; yang paling penting.

Negara telah memiliki beberapa instrumen hukum untuk „mengejar‟pelaku usaha

yang melakukan penyimpanan dan penimbunan tersebut. Instrumen hukum tersebut
ialah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan (UU Perdagangan).
17 Di dalam ketentuan Pasal 53 UU Pangan diatur bahwa Pelaku Usaha Pangan
dilarang menimbun atau menyimpan Pangan Pokok melebihi jumlah maksimal yang
ditetapkan oleh Pemerintah. Demikian juga dalam ketentuan Pasal 29 ayat (1) UU
Perdagangan diatur bahwa Pelaku Usaha dilarang menyimpan barang kebutuhan pokok
dan/atau barang penting dalam jumlah dan waktu tertentu pada saat terjadi kelangkaan
barang, gejolak harga, dan/atau hambatan lalu lintas perdagangan barang. Larangan
tersebut dimaksudkan untuk menghindari adanya penimbunan barang yang akan
menyulitkan konsumen dalam memperoleh barang kebutuhan pokok dan/atau barang
penting.

Berdasarkan Pasal 1 huruf a Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1982 tentang Wajib

Daftar Perusahaan (“UU 3/1982”), yang dimaksud dengan Daftar Perusahaan adalah
daftar catatan resmi yang diadakan menurut atau berdasarkan ketentuan UU 3/1982 dan
atau peraturan-peraturan pelaksanaannya, dan memuat hal-hal yang wajib 16
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta:
Balai Pustaka, 1990, h. 179 17 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2014 tentang
Perdagangan (UU Perdagangan) didaftarkan oleh setiap perusahaan serta disahkan oleh
pejabat yang berwenang dari kantor pendaftaran perusahaan.18

B. Urgensi Sembako Komoditas Lainnya

Sembako yang terdiri atas berbagai bahan-bahan makanan dan minuman yang
secara umum sangat dibutuhkan masyarakat Indonesia. Di bawah ini adalah daftar
bahan-bahan pokok sembako sesuai dengan keputusan Menteri Industri dan
Perdagangan No. 15/MPP/Kep/2/1998 tanggal 27 Februari 1988 yaitu sebagai berikut:

a. Beras dan Sagu

b. Susu

c. Gula

23
 d. Air Galon

e. Minyak goreng dan margarin

f. Berbagai produk kebutuhan sehari hari lainnya.

Dari sisi ekonomi permintaan barang-barang sembako bersifat inelastis yaitu

perubahan harga sembako tidak akan banyak mempengaruhi tingkat permintaan produk
oleh konsumen selama tidak terlalu signifikan. Jika harga produk sembilan 18 Undang-
Undang Nomor 3 Tahun 1982 tentang Wajib Daftar Perusahaan (“UU 3/1982”) bahan
pokok tersebut naik secara signifikan, maka sebagian konsumen akan beralih ke produk
serupa pengganti (substitusi).

C. Distribusi Sembako

Dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan di bidang

pemasaran, setiap perusahaan melakukan kegiatan penyaluran. Penyaluran merupakan
kegiatan pemyampaian produk sampai ke tangan si pemakai atau konsumen pada waktu
yang tepat. Beberapa pengertian mengenai saluran distribusi yang berkaitan dengan
saluran distribusi oleh pakar di bidangnya sebagai berikut : Saluran distribusi
merupakan serangkaian partisipan organisasional yang melakukan semua fungsi yang
dibutuhkan untuk menyampaikan produk/jasa dari penjual ke pembeli akhir. Saluran
distribusi terdiri dari serangkaian lembaga yang melakukan semua kegiatan yang
digunakan untuk menyalurkan produk dan status pemilikannya dari produsen ke
konsumen atau pemakai bisnis. Distribusi adalah suatu perangkat organisasi yang
saling bergantung dalam menyediakan satu produk untuk digunakan atau dikonsumsi
oleh konsumen/pengguna.

Maka, dapat diambil kesimpulan bahwa saluran distribusi merupakan aliran

barang-barang dari produsen ke konsumen. Oleh karena itu saluran distribusi
dibutuhkan karena adanya perbedaan yang menimbulkan celah-celah atau kesenjangan
di antara produksi dan konsumsi. Saluran distribusi dibedakan menjadi saluran
distribusi untuk barang konsumsi, untuk barang industri dan untuk jasa. Ketiga jenis
barang tersebut diatas, tentunya memerlukan saluran distribusi yang berbeda karena
memang pasar yang dituju juga berbeda. Atas dasar jenis dan segmen produk yang
dipasarkan, jenis saluran distribusi dapat dibedakan atas

24
a. Saluran Distribusi Barang Konsumsi

Penjualan barang konsumsi ditujukan untuk pasar konsumen, dimana umumnya

dijual melalui perantara. Hal ini dimaksudkan untuk menekan biaya pencapaian
pasar yang luas menyebar yang tidak mungkin dicapai produsen satu persatu. Dalam
menyalurkan barang konsumsi ada lima jenis saluran yang dapat digunakan.

1) Produsen -Konsumen

Bentuk saluran distribusi yang paling pendek dan yang paling sederhana adalah
saluran distribusi dari produsen ke konsumen, tanpa menggunakan perantara.
Produsen dapat menjual barang yang dihasilkannya melalui pos atau langsung
mendatangi rumah konsumen (dari rumah ke rumah). Oleh karena itu saluran ini
disebut saluran distribusi langsung.

2) Produsen -Pengecer -Konsumen

Seperti hainya dengan jenis saluran yang pertama (Produsen -Konsumen), saluran
ini juga disebut sebagai saluran distribusi langsung. Disini, pengecer besar
langsung melakukan pembelian kepada produsen. Adapula beberapa produsen
yang mendirikan toko pengecer sehingga dapat secara langsung melayani
konsumen. Namun alternatif akhir ini tidak umum dipakai.

3) Produsen -Pedagang Besar -Pengecer -Konsumen

Saluran distribusi semacam ini banyak digunakan oleh produsen, dan dinamakan
sebagai saluran distribusi tradisional. Disini, produsen hanya melayani penjualan
dalam jumlah besar, kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer.
Pembelian oleh pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen
dilayani pengecer saja.

4) Produsen -Agen -Pengecer -Konsumen

Disini, produsen memilih agen sebagai penyalurnya. la menjalankan kegiatan

perdagangan besar, dalam saluran distribusi yang ada. Sasaran penjualannya
terutama ditujukan kepada para pengecer besar.

5) Produsen -Agen -Pedagang Besar -Pengecer -Konsumen

25
 Dalam saluran distribusi, sering menggunakan agen sebagai perantara untuk
menyalurkan barangnya kepedagang besar yang kemudian menjualnya kepada
toko-toko kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama agen
penjualan.

b. Saluran Distribusi Barang Industri

Saluran distribusi barang industri juga mempunyai kemungkinan atau kesempatan

yang sama bagi setiap produsen untuk menggunakan kantor/cabang penjualan.
Kantor atau cabang ini digunakan untuk mencapai lembaga distribusi berikutnya.

2.7 Toko Grosir Sembako Bintang Baru

A. Siapa pihak yang terlibat pada Toko Sembako Grosir.

1. Pemilik Toko Sembako Grosir.

2. Manajer
3. Supervisor.
4. Kasir.
5. Sales.

B. Dokumen apa yang terpakai pada Toko Sembako Grosir.

1. Bukti Transaksi
2. Katalog
3. Jurnal
4. Nota

C. Beberapa dokumen yang perlu disiapkan dalam mendirikan sebuah usaha.

1. Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)

2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
3. Izin Usaha Dagang (UD)
4. Surat Izin Tempat Usaha (SITU)
5. Surat Izin Prinsip
6. Surat Izin Usaha Industri (SIUI)

26
 7. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
8. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
9. Tanda Daftar Industri (TDI)
10. HO Surat izin gangguan
11. Surat Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
12. Dokumen Tambahan Izin BPOM

D. DFD (Data flow diagram)

27
 F. Flowchart

2.8 Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

Sistem pembukuan kas kecil adalah sistem pencatatan dana yang disediakan untuk
membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar
dengan cek. Perusahaan tidak selalu menggunakan kas untuk alat pembayarannya, tapi
terkadang memakai cek untuk transaksi keuangan bernilai besar dan memanfaatkan dana
kas kecil untuk transaksi dengan nilai yang relatif kecil. Umumnya, perusahaan ini
memang sengaja menyediakan dana kas kecil untuk transaksi dengan nominal yang kecil.

Hal ini tidak hanya terjadi pada perusahaan kecil saja, tapi perusahaan besar juga karena
tanpa transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar.
Karena itu, sangat perlu mempelajari sistem pembukuan kas kecil dalam segala
perusahaan. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir
kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran.

28
Pada kas kecil, terdapat dua sistem pembukuan yang umum digunakan oleh perusahaan.
Berikut adalah kedua sistem pembukuan tersebut.

a. Sistem Dana Tetap

Sistem dana tetap adalah sistem pembukuan kas kecil yang menetapkan dan
menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah tiap periode
pengisiannya. Kecuali jika perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil.

Kondisi tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan merasa kas kecil yang sudah
disisihkan ternyata tidak dapat memenuhi semua keperluan operasional kecil, sehingga
perlu ditambah lagi nilainya. Atau bisa juga perusahaan merasa dana kas kecil terlalu
besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi jumlahnya. Dengan
adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, seorang kasir pembukuan
kas kecil harus melakukan pencatatan untuk penyesuaian atas penambahan atau
pengurangan nilai tersebut.

Yang perlu diingat dalam sistem dana tetap adalah pencatatan pengeluaran kas
kecil tidak dicatat seketika terjadi pengeluaran. Melainkan dicatat ketika terjadi
pengisian kembali kas kecil.

Adapun prosedur dalam sistem dana tetap adalah sebagai berikut:

1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode
(mingguan/bulanan).

2. Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

3. Pada akhir periode jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi,
sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.

b. Sistem Dana Fluktuasi

Sistem dana fluktuasi adalah sistem pembukuan yang menetapkan nilai dana kas
kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap
atau fluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil.

Jadi nominal saldonya akan berubah pada tiap-tiap periode sesuai dengan
kebutuhan operasional perusahaan.

29
Contohnya, saat menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan
jumlah kas kecil sebesar Rp1.000.000 (saldo awal).

Kemudian kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga
akhir periode.

Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah yang sama atau
berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti bisa kurang atau lebih dari nilai saldo
awalnya.

Hal ini disesuaikan apakah kebutuhan perusahaan memerlukan tambahan dana atau
pengurangan dana atau bahkan tidak perlu ada keduanya.

Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil maka harus
langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran.

Jadi, buku pengeluaran kas kecil memiliki fungsi sebagai pembukuan jurnal dan
menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar nantinya.

Adapun prosedur dalam sistem pembukuan kas kecil dana fluktuasi adalah:

1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode
(mingguan/bulanan).

2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas
kecil.

3. Pada akhir periode, jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi
namun tidak harus nominalnya sama dengan saldo awal. Bisa berkurang atau
bertambah tergantung kebutuhan.

30
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

1. Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran
yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai
pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana
entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas
pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk
mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar
kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

2. Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan
bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam
pengelolaan dana kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas
kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil.

3. Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system)
dan metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap adalah metode
pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap
pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya,
tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil
dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem
ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai
dengan kebutuhan.

3.2 Saran

1. Menerapkan dasar akuntansi yaitu dasar akrual. Dimana transaksi dicatat atau diakui
pada saat terjadinya transaksi tanpa melihat apakah kas sudah diterima atau
dikeluarkan.

2. Melakukan pencatatan sesuai dengan konsep-konsep dasar akuntansi, yaitu kesatuan

usaha, dengan cara memisahkan pengeluaran usaha dengan pengeluaran rumah tangga

31
3. Menerapkan konsep periode waktu selama 1 (satu) tahun atau kuarta.

4. Menerapkan konsep kelangsungan. Yang mana diharapkan usaha tersebut dapat

beroperasi dalam jangka waktu yang tidak terbatas.

5. Melakukan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan konsep penandingan karena

dengan melakukan perhitunga laba rugi maka usaha mengetahui keuntungan atau
kerugian dari usaha yang dikelola.

6. Menerapkan pencatatan akuntansi yang baik dan benar dimana bisa membantu dan
mengevaluasi, mengukur, kemajuan usaha agar dapat mengambil keputusan yang
tepat.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia:

Akademia permata
pdf.nscpolteksby.ac.id/6-Kas%20Kecil-20150126.ppt diakses 7 April 2015
eprints.undip.ac.id/26466/1/SKRIPSI(R).pdf diakses 7 April 2015
eprints.uns.ac.id/9733/1/107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
kesekeer httpeprints.uns.ac.id97331107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
nichonotes.blogspot.com diakses 24 April 2015

33