BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang
Tata Naskah di UPT Puskesmas Kasiyan Jember diperlukan dalam
mendukung tugas pokok dan fungsi UPT Puskesmas Kasiyan. Salah satu
komponen penting dalam ketatalaksanaan UPT Puskesmas Kasiyan adalah
Administrasi Umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga,
singkatan/ akronim, dan kearsipan.
Pengertian umum yang digunakan dalam tata naskah UPT Puskesmas Kasiyan
yaitu:

1.1. Dokumen adalah tulisan yang memuat informasi, biasanya ditulis di kertas dan
informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media
elektronik (seperti printer).
1.2. Dokumen level 1 adalah dokumen kebijakan yang diterbitkan oleh Kepala
Puskesmas sendiri, yaitu: Surat Keputusan (SK), pedoman internal, form
terkait materi telusur dan pedoman pelaksanaan kegiatan.
1.3. Dokumen level 2 adalah dokumen internal maupun eksternal yang memuat
tentang : Peraturan Perundangan, Pedoman dari Kementrian Kesehatan,
Dinas Kesehatan Provinsi/ Kabupaten/ Kota dan organisasi profesi.
1.4. Dokumen level 3 adalah dokumen internal yang terdiri dari Kerangka Acuan
Kegiatan (KAK), Standar Operasional Prosedur (SOP), dan Daftar Tilik (DT).
1.5. Dokumen Induk adalah Dokumen master dan telah disahkan oleh Kepala
Puskesmas.
1.6. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada tiap unit
pelayanan/ pelaksana, terdaftar dalam buku register dokumen terkendali, dan
menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/ stempel TERKENDALI.
1.7. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan untuk
kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar Puskesmas digunakan
untuk keperluan insidential, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/ stempel TIDAK TERKENDALI
dan yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggungjawab
Manajemen Mutu dan tercatat pada buku register dokumen tidak terkendali.
1.8. Dokumen Kadaluarsa adalah dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku
oleh karena telah mengalami perubahan/ revisi sehingga tidak dapat lagi
menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada
tanda / stempel KADALUARSA. Dokumen induk diindetifikasi dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
1.9. Pengendalian dokumen adalah pengendalian terhadap seluruh dokumen,
termasuk dokumen eksternal yaitu persyaratan perundangan, persyaratan
pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan
puskesmas dan disyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam
bentuk tercetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (media elektronik/ magnetik/
software)
1.10. Surat masuk adalah semua jenis surat dengan berbagai macam keperluan
yang datang baik dari Dinas Kesehatan maupun dari instansi lain dan

1
 ditujukan kepada Kepala UPT Puskesmas Kasiyan maupun unit –unit di UPT
Puskesmas Kasiyan.
1.11. Surat keluar adalah seluruh kegiatan pada proses pembuatan, pemeriksaan,
pencatatan, pemberiaan nomor, pengesahan sampai dengan penyimpanan
arsip surat keluar.
1.12. Rekaman adalah surat pertanggungjawaban yang ditujukan/ dilaporkan pada
penyandang dana.
1.13. Dokumen penunjang disimpan di pemegang program/ pelayanan masing-
masing.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Tata naskah di lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan Jember sebagai salah satu
unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, stempel,
penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan sangat di
perlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas
UPT Puskesmas Kasiyan secara berdaya guna dan berhasil guna. Tata naskah ini
berlaku di seluruh lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan baik untuk Administrasi,
Pelayanan Kesehatan Perorangan maupun Pelayanan Kesehatan Masyarakat.

2.1 . Maksud
Tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan dimaksudkan
sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah di Lingkungan UPT
Puskesmas Kasiyan.

2.2 . Tujuan
Tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang berdaya guna dan berhasil
guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan UPT
Puskesmas Kasiyan.

3
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1. Penyelenggaraan Tata Naskah :

3.1.1 Pengelolaan Surat Keluar.
3.1.1.1 Semua surat yang dikeluarkan oleh UPT Puskesmas Kasiyan;
3.1.1.2 Semua surat keluar mendapat paraf dari KasubagTata Usaha
kemudian di tanda tangani oleh Kepala Puskesmas setelah itu
di stempelUPT Puskesmas Kasiyan yang berbentuk bulat
terletak di nama Kepala Puskesmas terletak disisi sebelah kiri;
3.1.1.3 Surat keluar yang telah di tandatangani dan diberi stempel,
didaftarkan ke buku agenda surat keluar dan kemudian segera
di kirim sesuai dengan keperluan;
3.1.1.4 Penomoran untuk Surat Keluar
3.1.1.4.1 Surat : A/B/C/D
Contoh : 440/ /311.06 /2021
3.1.1.4.2 Undangan : A/B/C/D
Contoh : 005/ /311.06 /2021
3.1.1.4.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas: A/B/C/D
Contoh : 094/ /311.06 /2021
3.1.1.4.4 Surat Perintah Tugas : A/B/C/D
Contoh : 893/ /311.06/2021
Keterangan :
A: Surat (440), Undangan (005), Surat
Perintah Perjalanan Dinas (094) dan
Surat Perintah Tugas (893);
B: Nomor Dokumen di Kendali Surat Keluar;
C: Nomor Dinas Kesehatan Kab. Jember (311.) dan
Kode Puskesmas (06)
D: Tahun berlaku dokumen (2020,2021, dst)

3.1.2 Pengelolaan Surat Masuk

3.1.2.1 Semua jenis surat dengan berbagai macam keperluan yang datang
baik dari Dinas Kesehatan maupun dari instansi lain dan ditujukan
kepada Kepala UPT Puskesmas Kasiyan maupun unit –unit di UPT
Puskesmas Kasiyan.
3.1.2.2 Pengendali dokumen memberilembar disposisi dan didaftarkan ke
buku agenda surat masuk untuk selanjutnya diverifikasi oleh
Kasubag Tata Usaha untuk selanjutnya disampaikan ke Kepala
Puskesmas untuk mendapatkan arahan;
3.1.2.3 Surat yang telah mendapatkan arahan dari Kepala Puskesmas ke
unit administrasi untuk selanjutnya disampaikan sesuai isi disposisi
kemudian disimpan sebagai arsip di lemari etalase dokumen.

3.1.3 Penggunaan Kertas dan Pengetikan

3.1.3.1 Kertas yang digunakan untuk naskah dinas HVS Folio / F4 70 gram;
3.1.3.2 Font : Arial, dengan ukuran 12;
3.1.3.3 Spasi 1 untuk SOP, KAK, dan Daftar Tilik serta pedoman yang
lainnya. Spasi 1,5 untuk SK dan bisa menyesuaikan.
4
 3.1.3.4 Peraturan tepi kertas adalah sebagai berikut :
Margin atas dan kiri 2,5 cm margin bawah dan kanan 2 cm.
3.1.3.5 Warna tinta adalah hitam

3.1.4 Penomeran ganda

Penggunaan penomeran bila membutuhkan item yang banyak,
dengan contoh sebagai berikut:
3.1.4.1 Sistem pertama :
1. ...............;
1.1. ..................;
1.1.1 .......................;
(dst).

3.1.4.2 Sistem kedua :

A..........;
1.........;
a............;
1)............;
a)..............:
3.1.5 Naskah dinas
Adapun jenis naskah dinas yang digunakan adalah :
3.1.5.1 Surat Keputusan (SK);
3.1.5.2 Pedoman/ Manual Mutu;
3.1.5.3 Rencana Kerja Lima Tahunan Puskesmas;
3.1.5.4 Plant Of Action (POA);
3.1.5.5 Pedoman/ Panduan Pelayanan;
3.1.5.6 Kerangka Acuan Kegiatan (KAK);
3.1.5.7 Standar Operasional Prosedur (SOP);
3.1.5.8 Plant Of Action (POA);
3.1.5.9 Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja ;
3.1.5.10 Dokumen-dokumen

3.1.6 Penggunaan Stempel

3.1.6.1 Administrasi Puskesmas Kasiyan Jember
Stempel bulat ukuran diameter 4 cm sebagai stempel administrasi
secara umum;
3.1.6.2 Pengendali Dokumen Akreditasi
3.1.6.2.1 Stempel kotak ukuran panjang dan lebar 4 x 1,5 cm
sebagai stempel dokumen MASTER di pojok kanan atas
yang disimpandi lemari dokumen kontrol.
3.1.6.2.2 Stempel kotak ukuran panjang dan lebar 4 x 1,5 cm
sebaga stempel dokumen TERKENDALI di pojok kanan
atas yang disimpan di lemari dokumen kontrol.
3.1.6.2.3 Stempel kotak ukuran panjang dan lebar 4 x 1,5 cm
sebagai stempel dokumen TIDAK TERKENDALI di
pojok kanan atas yang disimpan di lemari dokumen
kontrol.
3.1.6.2.4 Stempel kotak ukuran panjang dan lebar 4 x 1,5 cm
sebagaistempel dokumen KADALUARSA di pojok kiri
atasyang disimpan di lemari dokumen kontrol.

5
 3.2 Surat Keputusan Kepala Puskesmas
3.2.1 Suatu proses penunjukan/ pertanggungjawaban tugas pada pegawai
dalam pelaksanaan kegiatan dinas;
3.2.2 Pernyataan tertulis tentang tanggung jawab yang dibebankan pada
pegawai dalam pengelolaan kegiatan yang disesuaikan dengan
program yang ada.
3.2.3 Penomoran untuk Surat Keputusan (SK) Kepala Puskesmas
3.2.3.1 Dokumen Akreditasi : A/B.C.D/E/F
A : Kode surat (440)
B : Surat Keputusan (SK)
C : Kode bab : Angka Romawi I – V sesuai nama bab
D : Nomor urut dokumen 3 digit sesuai buku register SK
E : Kode Dinkes Kab. Jember dan UPT Puskesmas Kasiyan
F : Tahun Pembuatan SK (2020, 2021, dst)
 Contoh : 440/SK.I/ /311.06/2021
3.2.3.2 Dokumen Program: A/B.C/D/E
A : Kode surat (440)
B : Surat Keputusan (SK)
C : Nomor urut dokumen 3 digit sesuai buku register SK
D : Kode Dinkes Kab. Jember dan UPT Puskesmas Kasiyan
E : Tahun Pembuatan SK (2020, 2021, dst)
 Contoh : 440/SK.II/ /311.06/2021
3.3 Pedoman/ Manual Mutu
3.3.1 Pedoman yang disusun sebagai acuan Puskesmas dalam
membangun sistem manajemen mutu untuk penyelenggaraan
Administrasi, Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya
Kesehatan Perorangan (UKP).
3.3.2 Komponen dalam pedoman mutu yaitu :
3.3.2.1 BAB I Pendahuluan
3.3.2.1.1 Latar belakang
3.3.2.1.2 Profil organisasi
3.3.2.1.3 Struktur organisasi
3.3.2.1.4 Visi, misi, tujuan, tata nilai, logo organisasi dan
budaya kerja
3.3.2.1.5 Kebijakan mutu
3.3.2.1.6 Ruang lingkup
3.3.2.1.7 Tujuan
3.3.2.1.8 Landasan hukum dan acuan

3.3.2.2 BAB II Sistem Manajemen Mutu dan Penyelenggaraan

Pelayanan
3.3.2.3 BAB III Tanggung Jawab Manajemen
3.3.2.4 BAB IV Tinjauan Manajemen
3.3.2.5 BAB V Manajemen Sumber Daya
3.3.2.6 BAB VI Penyelenggaraan Pelayanan
3.3.2.7 BAB VII Penutup

1.1. Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

Disusun sebagai dasar yang memberi arah langkah dalam merencanakan
aktifitas organisasi puskesmas selama kurun waktu lima tahun.
6
 Adapun sistematika dalam pembuatannya sebagai berikut:
1.1.1. BAB I Pendahuluan;
1.1.2. BAB II Kendala dan Masalah
1.1.3. BAB III Indikator dan Standar Kinerja untuk Tiap Jenis Pelayanan
dan Upaya Puskesmas;
1.1.4. BAB IV Analisis Kinerja;
1.1.5. BAB V Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun;
1.1.6. BAB VI Pemantauan dan Penilaian;
1.1.7. BAB VII Penutup.

1.2. Plant Of Action (POA)/ Rencana Usulan Kegiatan (RUK)/ Rencana

Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Disusun sebagai langkah melaksanakan/ penyelenggaraan aktifitas
organisasi.
Adapun sistematika dalam pembuatannya :
3.5.1 BAB I Pendahuluan
3.5.2 BAB II Program Kesehatan
3.5.3 BAB III Analisis/ situasi
3.5.4 BAB IV Identifikasi masalah dan penyusunan RPK Puskesmas
3.5.5 BAB V Penutup

1.3. Pedoman/ Panduan Pelayanan

Kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang
harus dilakukan. Pedoman / panduan merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan. Pedoman /panduan dapat
diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP.
Adapun format sistematika pedoman sebagai berikut :
1.3.1. BAB I Definisi;
1.3.2. BAB II Ruang Lingkup;
1.3.3. BAB III Tata Laksana;
1.3.4. BAB IV Dokumentasi.

1.4. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan
dilakukan. Adapun sistematika dalam pembuatan kerangka acuan kegiatan
antara lain :
1.4.1. Pendahuluan;
1.4.2. Latar Belakang;
1.4.3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus;
1.4.4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan;
1.4.5. Cara Melaksanakan Kegiatan;
1.4.6. Sasaran;
1.4.7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan;
1.4.8. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan;
1.4.9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

1.5. Standart Operasional Prosedur (SOP)

1.5.1. Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses

7
 penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan dan oleh siapa dilakukan;
1.5.2. Format SOP yang digunakan harus seragam satu Puskesmas;
1.5.3. Kop SOP terdiri dari :
1.5.3.1. Judul SOP
1.5.3.2. Logo Pemda
1.5.3.3. Lambang Puskesmas Nasional
1.5.3.4. Nama Puskesmas
1.5.3.5. Nama Kepala Puskesmas
1.5.3.6. NIP Kepala Puskesmas
1.5.3.7. Tanda tangan Kepala Puskesmas
1.5.3.8. No. Dokumen
1.5.3.9. No. Revisi
1.5.3.10. Tanggal terbit
1.5.3.11. Halaman
1.5.4. Komponen dalam SOP yaitu :
1.5.4.1. Pengertian;
1.5.4.2. Tujuan;
1.5.4.3. Kebijakan;
1.5.4.4. Referensi;
1.5.4.5. Prosedur;
1.5.4.6. Langkah – langkah ;
1.5.4.7. Bagan Alir;
1.5.4.8. Unit Terkait;
1.5.4.9. Dokumen Terkait;
1.5.4.10. Rekaman Histori Perubahan.

1.5.5. Dokumen Akreditasi : A/B.C.D/E/F

A : Kode surat (440)
B : Standar Operational Prosedur (SOP)
C : Kode Bab : Angka Romawi I – V sesuai nama bab
E : Nomor urut dokumen 3 digit sesuai buku register SOP
F : Kode Dinkes Kab. Jember dan UPT Puskesmas Kasiyan
G : Tahun Pembuatan SOP (2020, 2021, dst)
 Contoh :440/SOP.I/ /311.06/2021

1.5.6. Dokumen Program: A/B.C/D/E

A : Kode surat (440)
B : Standar Operational Prosedur (SOP)
C : Kode Program :
KIA : untuk Program Kesehatan Ibu dan Anak
KB : untuk Program Keluarga Berencana
Gizi : untuk Program Gizi
Promkes : untuk Program Promosi Kesehatan
Kesling : untuk Program Kesehatan Lingkungan
P2M : untuk Program Pemberantasan Penyakit
Menular
CHN : untuk Program Community Health Nursing
Imun : untuk Program Imunisasi
Surveylans : untuk Program Surveylans
Matra : untuk Program Pembinaan Calon Jemaah
8
 Haji
PTM : untuk Penyakit Tidak Menular
Gilut : untuk Program Kesehatan Gigi dan Mulut
Jiwa : untuk Program Kesehatan Jiwa
UKK : untuk Program Kesehatan Kerja
Indra : untuk Program Kesehatan Indra
Batra : untuk Program Pengobatan Tradisional
Usila : untuk Program Kesehatan Usia Lanjut
OR : untuk Program Kesehatan Olah Raga
UKS : untuk Program Usaha Kesehatan Masyarakat
PU : untuk Pelayanan Poli Umum/ Pengobatan
UGD : untuk Pelayanan Unit Gawat Darurat
Lab : untuk Pelayanan Laboratorium
Farmasi : untuk Pelayanan Ruang Farmasi
Pusling : untuk Pelayanan Pusling
D : Nomor urut dokumen 3 digit sesuai buku register SOP
E : Kode Dinkes Kab. Jember dan UPT Puskesmas Kasiyan
F : Tahun Pembuatan SOP (2020, 2021, dst)
 Contoh : 440/SOP.II.KIA/ /311.06/2021

1.6. Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja

Kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang
harus dilakukan. Pedoman/ panduan merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan di unit kerja/ organisasi.
Adapun format sistematika pedoman sebagai berikut :
3.9.1 BAB I Pendahuluan
3.9.2 BAB II Gambaran Umum Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP)
3.9.3 BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai, dan Tujuan FKTP
3.9.4 BAB IV Struktur Organisasi FKTP
3.9.5 BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
3.9.6 BAB VI Uraian Jabatan
3.9.7 BAB VII Tata Hubungan Kerja
3.9.8 BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personel
3.9.9 BAB IX Kegiatan Orientasi
3.9.10 BAB X Pertemuan Rapat
3.9.11 BAB XI Pelaporan

1.7. Dokumen Eksternal

1.7.1. Dokumen yang di dapat dari luar instansi, peraturan perundangan,
Pedoman dari Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/
Kabupaten/ Kota dan organisasi profesi;
1.7.2. Semua dokumen eksternal harus dicatat dan disimpan di buku
pengendali dokumen eksternal;

1.8. Dokumen Internal

1.8.1. Dokumen yang diterbitkan oleh Puskesmas sendiri, yaitu Pedoman
Internal, Surat Keputusan (SK), Kerangka Acuan Kegiatan (KAK),
Standar Operasional Prossedur (SOP), Daftar Tilik (DT), Form terkait
materi telusur dan pedoman pelaksanaan kegiatan;
1.8.2. Semua dokumen internal harus dicatat dan disimpan di buku
pengendali dokumen internal.
9
1.9. Dokumen Terkendali
1.9.1. Dokumen yang didistribusikan oleh sekretariat/ tiap unit/ pelaksana,
terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali, dan menjadi
acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/ stempel
TERKENDALI;
1.9.2. Semua dokumen terkendali harus dicatat dan disimpan di buku
pengendali dokumen internal.

1.10. Dokumen Tidak Terkendali

1.10.1. Dokumen yang didistrbusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidential,
tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan
dan memiliki tanda/ stempel TIDAK TERKENDALI dan yang berhak
mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggungjawab Manajemen
Mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen tidak terkendali;
1.10.2. Semua dokumen tidak terkendali harus dicatat dan di buku pengendali
dokumen internal.

1.11. Dokumen Kadaluarsa

1.11.1. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/ revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan
dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/
stempel KADALUWARSA. Dokumen induk diindetifikasi dan dokumen
sisanya dimusnahkan;
1.11.2. Semua dokumen Kadaluarsa harus dicatat dan disimpan di buku
pengendali dokumen kadaluarsa.

1.12. Revisi Dokumen

1.12.1. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang;
1.12.2. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada perubahan dokumen.
1.12.3. Pemberian nomor revisi dengan format :
1.12.3.1. 0 = Dokumen berlaku pertama kali
1.12.3.2. 1,2,3 dst = Revisi Ke 1, Ke 2, Ke 3, dst

1.13. Penyimpanan Dokumen

1.13.1. Dokumen master atau dokumen induk agar tersimpan di etalase
kantor yang terkunci;
1.13.2. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit pelayanan
pelayanan/ program dimana dokumen tersebut dipergunakan;
1.13.3. Penyimpanan dokumen harus rapi agar mudah dicari kembali apabila
dibutuhkan;
1.13.4. Dokumen yang tersimpan di lemari hanya dokumen tahun berjalan;
1.13.5. Penyimpanan dokumen di ordner Untuk dokumen 1 tahun dari tahun
berjalan dan disimpan di lemari etalase dimana dokumen tersebut
dipergunakan;
1.13.6. Penyimpanan dokumen dari ordner ke lemari arsip yaitu dokumen 2
tahun dari tahun berjalan.

10
1.14. Pendistribusian Dokumen
1.14.1. Dalam proses pendistribusian dokumen harus menggunakan buku
register dokumen/ buku ekspedisi.

1.15. Pemusnahan Dokumen

1.15.1. Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen telah tersimpan
selama 5 tahun berjalan.

1.16. Rekaman
1.16.1. Surat Pertanggung Jawaban yang ditujukan/ dilaporkan kepada
penyandang dana (Program Kegiatan) ;
1.16.2. Dalam pembuatan SPJ disesuaikan dengan aturan dari Dinas
Kesehatan Jember;
1.16.3. Penyimpanan SPJ harus rapi agar mudah dicari kembali apabila
dibutuhkan;
1.16.4. SPJ disimpan di masing-masing unit pelayanan/ program di mana
dokumen tersebut dipergunakan;
1.16.5. Penyimpanan SPJ di Kardus Arsip Untuk dokumen 1 tahun dari tahun
berjalan dan di simpan di unit pelayanan/ program di mana dokumen
tersebut dipergunakan;
1.16.6. Penyimpanan SPJ dari kardus arsip ke gudang arsip yaitu dokumen 2
tahun dari tahun berjalan.

1.17. Laporan
1.17.1. Laporan dari pemegang program/ unit pelayanan disetorkan ke unit
administrasi dalam softcopy;
1.17.2. Softcopy yang sudah dicetak rangkap 2 (dua), satu untuk dikirim ke
Dinas Kesehatan Kabupaten Jember dan satu untuk arsip di
Puskesmas;
1.17.3. Laporan yang sudah dicetak ditandatangai pemegang program,
Kepala Tata Usaha dan Kepala Puskesmas;
1.17.4. Penyimpanan laporan di kardus arsip untuk dokumen 1 tahun dari
tahun berjalan dan di simpan di unit administrasi;
1.17.5. Penyimpanan laporan dari kardus arsip ke gudang arsip yaitu
dokumen 2 tahun dari tahun berjalan.

1.18. Alur Pengendalian Dokumen untuk Dokumen Level 3

1.18.1. Dokumen level 3 dari pemegang program/ unit pelayanan disetorkan
ke pengendali dokumen dalam bentuk softcopy ;
1.18.2. Pengendali dokumen memeriksa dokumen sesuai dengan tata naskah
yang ada di puskesmas.
1.18.3. Pengendali dokumen mencetak dokumen level 3 untuk diverfikasi oleh
tim mutu.
1.18.4. Dokumen yang sudah diverifikasi, diserahkan kepada kepala
puskesmas untuk disahkan.
1.18.5. Pengendali dokumen mendaftarkan dokumen pada buku register
dokumen.
1.18.6. Pengendali dokumen menggandakan dokumen sesuai dengan
kebutuhan unit terkait.
1.18.7. Pengendali dokumen memberi stempel master untuk dokumen asli
dan stempel terkendali untuk unit terkait.
11
1.18.8. Pengendali dokumen menyimpan dokumen master di lemari etalase
dokumen dan mendistribusikan dokumen terkendali ke unit terkait.

12
 BAB IV
PENUTUP

Tata naskah ini adalah untuk memberikan bekal pelaksanaan teknis, langkah
dan aksi yang harus dilaksanakan oleh petugas baik di Upaya Kesehatan Perorangan
(UKP), Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan unit administrasi sehingga
operasional puskesmas dan pelayanan masyarakat berjalan lancar, tertib, dan aman.
Di samping itu juga sebagai acuan dan alat kendali puskesmas dalam supervisi
dan mengontrol serta mengevaluasi semua kegiatan, apakah semua sistem telah
berjalan dan berfungsi dengan baik dan efektif.
Dengan dibuatnya pedoman ini, semoga bisa berguna sebagai acuan
pelaksanaan ketertiban administrasi di lingkungan UPT Puskesmas Kasiyan.

13