DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS TELUKNAGA
JL. RAYA KAMPUNG MELAYU KM.2, DS KP. MELAYU TIMUR
KEC TELUKNAGA - KABUPATEN TANGERANG 15510
KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS TELUKNAGA
NOMOR : 824/Kep. /ADM/PKM-tlk/2018
TENTANG
TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS TELUKNAGA
meliputi :
1. Tata Naskah Dokumen Secara Umum
2. Kebijakan/Surat Keputusan
3. SOP
4. KAK
5. Pedoman
Ketiga :
Keputusan Kepala Puskesmas ini tetap berlaku meskipun
terjadi penggantian Kepala Puskesmas.
Keempat :
Pembakuan tata naskah terlampir dalam keputusan ini
yang merupakan bagian tidak terpisahkan.
Kelima :
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan
adan diadakan perbaikn dan perubahan sebagaimana
mestinya.
HUSNA MEIYANTI
LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA
PUSKESMAS TELUKNAGA
TANGGAL :
NOMOR : 824/Kep. /ADM/PKM
BNG/2018
TENTANG : TATA NASKAH DOKUMEN
PUSKESMAS TELUKNAGA
9. Dokumen
Ada beberapa dokumen di Puskesmas Teluknaga yang
dibedakan dalam beberapa kategori, antara lain :
a. Berdasarkan Sumber
1. Dokumen Internal
Merupakan dokumen yang disediakan oleh Puskesmas
Teluknaga untuk memenuhi standar akreditasi.
2. Dokumen Eksternal
Merupakan peraturan perundangan dan pedoman yang
diberlakukan oleh pihak luar sebagai acuan bagi
Puskesmas Teluknaga dalam penyelenggaraan
administrasi manajemen dan upaya kesehatan
perorangan serta upaya kesehatan masyarakat.
b. Berdasarkan Jenis
1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah di sahkan oleh Kepala
Puskesmas Teluknaga
2. Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusi kepada sekretariat/tiap
unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi
Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan atau revisi. Dokumen ini diberi tanda /
stempel “TERKENDALI”
3. Dokumen Tidak Terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan
eksternal atau atas permintaan pihak di luar Puskesmas
Teluknaga untuk keperluan insidentil. Dokumen ini
diberi tanda / stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang
berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil
Manajemen Mutu dan tercatat dalam Daftar Distribusi
Dokumen Tidak Terkendali.
4. Dokumen Kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh
karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga
tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini diberi tanda / stempel
“KADALUWARSA”. Dokumen induk di indentifikasi dan
dokumen sisanya dimusnahkan.
4. Diktum
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris ditengah dengan
menggunakan huruf capital
b. Diktum “menetapkan” dicantumkan dibaris setelah kata
“memutuskan” dengan cara penulisan “menetapkan” sejajar
dengan kata menimbang dan ditulis dengan huruf capital dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
6. Kaki
Kaki Kebijakan / Keputusan Kepala Puskesmas merupakan bagian
akhir substansi yang memuat penanda tangan penetap kebijakan /
Surat Keputusan, yang terdiri dari :
1) Tempat ditetapkan yaitu ditetapkan di Teluknaga. Tulisan
Teluknaga ditulis dengan diawali dengan huruf capital;
2) Tanggal ditetapkan yaitu diisi tanggal bulan dan tahun
ditetapkannya kebijakan / Surat Keputusan Kepala
Puskesmas Teluknaga;
3) Jabatan yang menetapkan kebijakan / Surat Keputusan yaitu
ditulis “KEPALA PUSKESMAS TELUKNAGA” dengan
menggunakan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca
koma (,);
4) Tanda tangan pejabat yang menetapkan kebijakan / Surat
Keputusan;
5) Nama pejabat yang menetapkan kebijakan / Surat Keputusan
yaitu nama Kepala Puskesmas Teluknaga dengan huruf kapital
tanpa menggunakan gelar, nip dan garis bawah.
6) Letak kaki kebijakan / Keputusan Kepala Puskesmas berada
di sisi sebelah kanan dengan margin rata kanannya.
7. Lampiran
1) Halaman pertama lampiran berada lebih di sisi kanan dengan
margin kanan dan kiri lurus
2) Huruf yang digunakan huruf capital dan tipe huruf bookman
Old Style dengan ukuran 10 sampai 12 spasi 1 sampai 1,5
3) Mencantumkan Keterangan Lampiran yaitu “LAMPIRAN”
dilanjutkan dengan tanda baca titik dua (:) dituliskan
“KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TELUKNAGA”;
4) Mencantumkan “NOMOR”, nomor diisi sesuai dengan nomor
yang berada di pembukaan Kebijakan / Surat Keputusan ;
5) Mencantumkan “TANGGAL”, tanggal diisi sesuai dengan
tanggal pada kaki Kebijakan / Surat Keputusan;
6) Mencantumkan “TENTANG”, merupakan kepala/judul
Kebijakan/Surat Keputusan yang terdapat pada pendahuluan
kebijakan / Surat Keputusan.
7) Halaman terakhir lampiran harus ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas Teluknaga dengan format seperti pada format kaki
kebijakan/Surat Keputusan.
2. Isi SOP
Berikut adalah contoh dari isi SOP yang terdiri dari beberapa
komponen:
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Langkah-langkah /
Prosedur
6. Diagram alir (jika
dibutuhkan)
7. Hal-hal yang perlu
diperhatikan
8. Unit terkait
9. Dokumentasi terkait
10.Rekam Historis Perubahan
Komponen pada isi SOP tidak boleh ditinggal dalam pembuatan SOP.
Adapun penjelasan dari masing-masing komponen adalah sebagai
berikut:
a. Pengertian: diisi dengan definisi judul SOP dan berisi
penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan
multi persepsi.
b. Tujuan: didisi dengan tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik
dengan kata kunci “ Sebagai acuan penerapan langkah-
langkah untuk………”.
c. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas Teluknaga yang
menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut.
d. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan
penyusunan SOP, bias berbentuk buku panduan, peraturan
perundangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
e. Langkah-langkah prosedur: diisi dengan uraian langkah-
langkah kegiatan pada suatu proses atau dengan kata lain
merupakan urutan langkah-langkah dari awal hingga akhir
sebuah proses.
f. Diagram Alir: disebut juga bagan alir atau flow chart yang
merupakan bagian dari langkah-langkah proses yang
dituangkan dalam bentuk bagan alir untuk memudahkan
pengguna SOP memahami langkah-langkah sebuah proses.
Bagan alir ini dibagi menjadi dua bagian, antara lain diagram
makro dan diagram mikro.
1) Diagram alir makro, menujukan kegiatan secara garis
besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya
mengenalsatu symbol, yaitu symbol balok:
- Akhir kegiatan
Ya
- Simbol keputusan ?
Tidak
- Penghubung
- Dokumen
- Arsip
b. Latar Belakang
Latar belakang merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data sehingga alasan
diperlukannya kegiatan tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Dalam tujuan dituangkan tujuan dari kegiatan yang akan
dilaksanakan. Tujuan Umum merupakan tujuan secara garis
besarnya sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara lebih rinci.
d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Dalam kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah
kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan kegiatan
yang akan dilaksanakan. Sehingga antara tujuan dan kegiatan harus
berkaitan dan sejalan.
e. Cara Melaksanakan Kegiatan
Merupakan metode atau cara untuk melaksanakan kegiatan.
f. Sasaran
Sasaran adalah target yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan kegiatan.
g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Merupakan perencanaan waktu untuk tiap rincian kegiatan yang
akan dilaksanakan dan digambarkan dalam bentuk bagan Gantt
h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan pelaporan
Merupakan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan. Selain itu juga dapat berupa jadwal kapan akan
dilaksanakan evaluasi dan dibuatkan pelaporannya.
E. PEDOMAN
Pedoman atau panduan merupakan kumpulan dari ketentuan dasar
yang memberikan arah atau langkah langkah yang harus dilakukan.
Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan
kegiatan. Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar
melalui penerapan SOP.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman
atau panduan, yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan
atau Surat Keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan
pedoman/panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas
3. Setiap pedoman/panduan dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali.
4. Apabila Kemeterian Kesehatan telah menerbitkan
Pedoman/panduan untuk suatu keiatan, maka Puskesmas dalam
membuat pedoman/panduan wajib mengacu pada
Pedoman/panduan tersebut.
KEPALA PUSKESMAS
TELUKNAGA,
QOTRUN NADA
CONTOH FORMAT SOP
JUDUL
No. dokumen
SOP No. Revisi
Tanggal terbit
Halaman
PUSKESMAS
TELUKNAGA Tanda Tangan Ka.Puskesmas dr. Qotrun Nada
19770405 200801 2 024