APLIKASI BUKU TAMU KANTOR LURAH SIKUMANA KUPANG

MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS

LAPORAN KERJA PRAKTIK

KANTOR LURAH SIKUMANA

Oleh :
JERMINBERTHUS L. GADJA (198111011)

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS CITRA BANGSA
2023
 HALAMAN PERSETUJUAN

Judul KP : APLIKASI BUKU TAMU KANTOR LURAH SIKUMANA

KUPANG MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE
ACCESS
Tempat KP : Kantor Lurah Sikumana Kupang
Waktu Pelaksanaan : 8 Februari - 8 Maret 2023
Nama : JERMINBERTHUS L. GADJA
NIM : 198111011

Kupang, 8 Februari 2023

Menyetujui,

Lurah Sikumana Pembimbing Lapangan

GETRUIDA ISABELA GETRUIDA ISABELA

19681006 200212 2 2 003 19681006 200212 2 2 003

HALAMAN PENGESAHAN
Judul KP : APLIKASI BUKU TAMU KANTOR LURAH SIKUMANA
KUPANG MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE
ACCESS
Tempat KP : Kantor Lurah Sikumana Kupang
Waktu Pelaksanaan : 8 Februari - 8 Maret 2023
ii
 Nama : JERMINBERTHUS L. GADJA
NIM : 198111011

Kupang, 8 Februari 2023

Menyetujui,

Koordinator Kerja PraktIk Dosen Pembimbing

Ryan Peterzon Hadjon, S.Kom, MT Ryan Peterzon Hadjon, S.Kom, MT

NIDN 0802048504 NIDN. 0802048504

Mengetahui

Dekan Fakultas Teknik Ka. Prodi Teknologi Informasi

Dr Ir. Adreas Wellem Koreh, M.T, IPM, ASEAN. Eng. James Adam Seo, S.kom, M.kom
NIDK. 8919040022 NIDN. 1507067901

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus atas kebaikan dan
cinta kasih-Nya, sehingga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat penulis
selesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan. Laporan Praktik Kerja Lapangan
berjudul “APLIKASI BUKU TAMU KANTOR LURAH SIKUMANA KUPANG
MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS”. Pelaksanaan kerja praktik ini

iii
merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik di Universitas
Citra Bangsa.
Dalam kesempatan ini, penulis berterima kasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu proses penulisan laporan kerja Praktik ini. untuk itu penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Ibu atas segala yang diberikan, doa dan dukungan moral maupun materi
2. Bapak Dr Ir. Andreas Wellem Koreh, M.T, IPM, ASEAN. Eng. Selaku
Dekan Fakultas Teknik Universitas Citra Bangsa, Terimakasih telah
membantu kelancaran mulai dari yang mengeluarkan surat kerja
Praktik, hingga menandatangani lembar pengesahan laporan PKL ini.
3. Bapak James Adam Seo, S.kom, M.kom Selaku Ketua Program Studi
Teknologi Informasi Universitas Citra Bangsa yang telah memberikan
pengarahan dan pandangan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan
Praktik Kerja Lapangan.
4. Bapak Ryan Peterzon Hadjon, S.Kom, MT selaku Dosen pembimbing
yang selalu senantiasa membantu dalam kerja praktik dan penyusunan
laporan.
5. Ibu Getruida Isabela Selaku Lurah yang telah memberikan kesempatan
kepada penulis dan menerima penulis untuk melakukan Praktik kerja
lapangan di Kantor Lurah Sikumana Kota Kupang
Penulis laporan ini tentu tidak lepas dari berbagai kekurangan namun
diharapkan mampu menyediakan seluruh perancangan sistem yang dibangun
sehingga dapat membantu membantu instansi dan dapat memberikan suatu kontribusi
pada Teknologi dan Informasi.
Kupang, 08 Maret 2023

Jerminberthus L. Gadja
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN .......................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iii
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv
DAFTAR ISI ..................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... vi

iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 1
1.3 Batasan Masalah ........................................................................................... 1
1.4 Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 2
1.5 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik .............................................. 3
BAB II TINAJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah dan Profil Kelurahan Sikumana ........................................................ 4
2.2 Visi Misi Kelurahan Sikumana ..................................................................... 5
2.3 Kondisi Fisik Dan Potensi Wilayah .............................................................. 6
2.4 Struktur Organisasi Kelurahan Sikumana ..................................................... 7
2.5 Uraian Kegiatan ........................................................................................... 10
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
3.1 Teknologi Informasi .................................................................................... 11
3.2 Buku Tamu.................................................................................................. 11
3.3 Konsep Database ......................................................................................... 11
3.4 Microsoft Access ......................................................................................... 12
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Hasil Pengamatan ........................................................................................ 14
4.2 Evaluasi dan Pembahasan ............................................................................ 14
4.3 Pembahasan ................................................................................................. 15
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................................................. 21
5.2 Saran ........................................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 22
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... 23
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Peta Kelurahan Sikumana........................................................................5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Sikumana................................................7
Gambar 3.1 Logo Microsoft Access..........................................................................12
Gambar 4.1 Desain Login..........................................................................................16
Gambar 4.2 Desain Input Data Tamu........................................................................16
Gambar 4.3 Desain Riwayat Data Tamu....................................................................17
v
Gambar 4.4 Halaman Login Admin...........................................................................17
Gambar 4.5 Halaman Dashboard Admin...................................................................18
Gambar 4.6 Halaman Edit Data Tamu.......................................................................18
Gambar 4.7 Halaman Cetak Laporan........................................................................19
Gambar 4.8 Use Case Diagram..................................................................................19
Gambar 4.9 Diagram Activity....................................................................................20

vi
 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem
informasi dimanfaatkan sebagai sarana peningkatan informasi. Pemanfaatan
tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti hal nya pengolahan data
lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan
biaya.
Instansi sebagai sebuah organisasi yang besar memerlukan dukungan
teknologi informasi untuk semua pemrosesan data, membutuhkan pengolahan data
yang berhubungan dengan pengolahan data tamu, salah satu contohnya adalah
buku tamu, untuk mencatat kehadiran para tamu yang sedang berkunjung.
Permasalahan yang dihadapi kantor lurah sikumana saat ini adalah proses
pendataan data diri dari para tamu masih menggunakan metode manual, sehingga
sering kali menghadapi permasalahan pada kegiatan operasionalnya, karena masih
berupa kertas, dokumen dapat salah disimpan atau bahkan hilang.
Untuk dapat mempermudah melakukan proses pendataan para tamu serta
mendapatkan informasi-informasi secara lengkap dan terperinci, admin tidak
harus mendata daftar tamu dengan manual, cukup dengan mengakses aplikasi
yang telah penulis buat dan tidak memerlukan waktu yang lama. Sehingga dapat
mendata informasi dari para tamu-tamu di aplikasi tersebut dengan mudah.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut, yaitu “Bagaimana Perancangan Teknologi
Informasi Buku Tamu di Kantor Lurah Sikumana agar pengelolaan Buku Tamu
lebih efektif dan efisien?”.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka dapat dirumuskan bahwa
batasan masalah pada laporan kerja praktik ini adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi ini berjalan secara offline

1
 2. Pembuatan aplikasi surat tersebut ialah menggunakan Microsoft Acces.
3. Laporan yang dihasilkan hanya laporan buku tamu.

1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1 Tujuan
Tujuan dari terlaksananya praktik kerja lapangan adalah sebagai
berikut :
1. Mahasiswa dapat memperoleh kesempatan untuk menerapkan ilmu
pengetahuan yang telah diperoleh dalam perkuliahan untuk
diterapkan dalam lapangan kerja.
2. Melahirkan sikap bertanggung jawab, disiplin, sikap mental, etika
yang baik serta dapat bersosialisasi dengan lingkungan kerja.
3. Mahasiswa dapat mengenal pelaksanaan dan proses kerja yang
sebenarnya.

4. Dapat mengetahui kondisi pekerjaan di lapangan secara langsung

dan nyata, dan juga lebih mengenal keadaan sesungguhnya.
5. Untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi Teknologi
Informasi, Universitas Citra Bangsa.
1.4.2 Manfaat
Adapun beberapa manfaat bagi mahasiswa melaksanakan kegiatan
Praktik Kerja Lapangan:
1. Mengenalkan dan membiasakan diri terhadap suasana kerja
sebenarnya sehingga dapat membangun etos kerja yang baik, serta
sebagai upaya untuk memperluas cakrawala wawasan kerja.
2. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang
diperoleh di bangku perkuliahan.
3. Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian dibidang
kerja.
4. Menambah wawasan setiap mahasiswa mengenai dunia industri.
1.4.3 Manfaat Bagi Kelurahan
1. Mendapat tenaga kerja tambahan sementara, yang dapat membantu
meringankan pekerjaan staff.

2
 2. Membina dan mendidik tenaga kerja yang terampil dan kompeten
sehingga membantu perusahaan/instansi dalam mendapatkan
sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan.

1.4.4 Manfaat Bagi Akademik

1. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan
bermanfaat dengan Kelurahan Sikumana.
2. Dapat dijadikan sebagai sarana untuk melihat kesiapan mahasiswa
sebagai anak didik yang akan memasuki dunia kerja.

1.5 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik

Tempat Kerja Praktik dilaksanakan di :
Tempat : Kantor Lurah Sikumana

Alamat : JL. HR. Koroh, Kelurahan Sikumana

Kecamatan Maulafa, Kota Kupang

Tanggal : 08 Februari 2023 s.d. 08 Maret 2023

Waktu : 07:30 s.d. 15:00 WITA

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah dan Profil Kelurahan Sikumana

Sesuai dengan kebijakan Pemerintah Kota Kupang yang telah dituangkan
dalam rencana umum tata ruang daerah dan rencana uumu tata wilayah bahwa
kelurahan sikumana diarahkan untuk daerah bagian wilayah kota 5 yaitu daerah
pemukiman penduduk dengan kepadatan sedang dan sebagian lagi untuk daerah
ruang terbuka hijau dan daerah tangkapan air (oelon).
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap peristiwa yang terjadi tidak timbul
atau lahir dengan sendirinya melainkan ada faktor-faktor penyebab. Terlebih
lahirnya suatu organisasi atau pemerintah sangat ditentukan oleh faktor kebutuhan
masyarakatnya dalam rangka mencapai tujuan bersama.
Demikian pula lahirnya kelurahan sikumana mempunyai sejarah yang cukup
menarik dan panjang. Kelurahan sikumana terbentuk sejak zaman penjajahan
jepang pada tahun 1943 dengan sebutan ”Tamukun Siukman”. tamukun yang

3
artinya adalah pemerintahan desa dan siukman yang berasal dari bahasa daerah
timor yang berarti angkat kain di belakang. Hingga sekarang berubah nama
menjadi sikumana karena dipengaruhi oleh bahasa indonesia.
Sejak tahun 1942 tamukun sikumana bergabung dengan tamukun oepura.
sebagai pelaksana tamukun sikumana pada waktu itu adalah Sau Melu sedangkan
personil yang pernah mejabat menjadi mandor, tamukun, kepala desa dan lurah
sampai dengan sekarang adalah sebagai berikut :
1. Abe Dano Tamukun Sikumana Sampai Tahun 1952
2. Saul BessieTamukun Sikumana Sampai Tahun 1964
3. Benyamin Makandolu Tamukun Sikumana Sampai Tahun 1968
4. Simon John Mesakh Tamukun Sikumana Sampai Tahun 1971
5. Junus Sau Kepala Desa Sikumana Sampai Tahun 1975
6. Nikodemus Pah Kepala Desa Sikumana Sampai Tahun 1979
7. Thobias D. ManoeKepala Desa Sikumana Sampai Tahun 1984
8. Yakob Alexander Manoe Kepala Desa Sikumana Sampai Tahun 1994
9. Gabriel Yakob Hendrik Kepala Desa Sikumana Sampai Tahun 1996
10. Gariel Yakob Hendrik Lurah Sikumana Sampai Tahun 2004
11. Ferdy Haning.S.Sos Lurah Sikumana Sampai Tahun 2006
12. Oliviani E. S. Pello,Sstp Lurah Sikumana Sampai Tahun 2007
13. Ferdy Haning, S.Sos Lurah Sikumana Sampai Tahun 2011
14. Daniel Z. Mone, S.Sos Lurah Sikumana Sampai Tahun 2019
15. Getruida Isabela Lurah Sikumana tahun 2019 Sampai Sekarang
Pada tahun 1978 terbentuklah kota administratif kupang yang terdiri dari 2
(dua) Kecamatan yaitu : Kecamatan Kupang Selatan dan sebagian kecamatan
tengah yang saat itu Kelurahan Sikumana masih berada dibawah pemerintahan
kabupaten daerah tingkat ii Kupang.
Selanjutnya pada tahun 1996 dengan UU nomor 25 tahun 1996 tentang
pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Kupang, maka desa-desa yang
berada dibawah wilayah Kotamadya Kupang akan berubah numenklatur
menjadi Kelurahan termasuk Kelurahan Sikumana.

4
 Gambar 2.1 Peta Kelurahan Sikumana

2.2 Visi Misi Kelurahan Sikumana

2.2.1 Visi Kelurahan Sikumana : Terwujudnya masyarakat yang mandiri,
bermartabat yang mampu membangun diri sendiri atas prakarsa dan
partisipasi masyarakat itu sendiri

2.2.2 Misi Kelurahan Sikumana :

1. Mewujudkan aparat kelurahan sikumana yang profesional
2. Meningkatkan kelembagaan masyarakat melalui wadah lembaga
pemberdayaan masyarakat, pembinaan kesejahteraan keluarga,
karang taruna dan kelembagaan lainya
3. Mewujudkan Masyaraka Sikumana Yang Mandiri
4. Mewujudkan Kepastian Status Atas Aset-Aset Pemerintah Kota
Kupang.

5
2.3 Kondisi Fisik Dan Potensi Wilayah
2.3.1 Kondisi Fisik
Kelurahan Sikumana merupakan salah satu dari 9 kelurahan diwilayah
kecamatan Maulafa Kota Kupang dengan luas wilayah/Total Area (KM²) 3,36
berada pada 55 meter diatas Permukaan Laut dengan suhu udara ratarata
26oC – 37oC secara terperinci sebagai berikut :
Batas Wilayah
Utara : Kelurahan Oepura Dan Maulafa
Selatan : Kelurahan Fatukoa
Timur : Kelurahan Bello
Barat : Kelurahan Batuplat dan Naikolan
2.3.2 Keadaan Pemerintahan
Dalam penyelenggaraan Pemerintahan Kelurahan Sikumana telah
disesuaikan dengan PP 41 tahun 2008 dan perda 8 tahun 2008 tentang
struktur organisasi ,tupoksi dan tata kerja serta rincian tugas dan jabatan
,dengan susunan sebagai berikut :
1. Kepala Kelurahan

2. Sekretaris Lurah

3. Kepala Seksi Pemerintahan, Ketertiban Dan Ketentraman

4. Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial

5. Kepala Seksi Pembanguan Masyarakat Kelurahan

6. Kepala Seksi Pelayanan Masyarakat serta dibantu oleh organisasi
kemasyarakatan 44 Rukun Tetangga (RT), 18 Rukun Warga (RW),
1 Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM) dan 1 Petugas
Keluarga Berencana (KB).

6
2.4 Struktur Organisasi Kelurahan Sikumana

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Sikumana

2.4.1 Uraian Tugas Wewenang

Pada kelurahan talang kelapa memiliki beberapa
perangkat kelurahan yang dibentuk berdasarkan Peraturan
Walikota Kupang No.24 Tahun 2010 tentang tugas pokok
yaitu :
I. Lurah
1. Menyusun program kerja dan kegiatan kelurahan.
2. Mengatur kegiatan kelurahan meliputi penyiapan perumusan
kebijakan teknis dan operasional di kelurahan.
3. Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai
tugasnya masing- masing.
4. Memberi petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan
tugas sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan dan melakukan
perbaikan apabila terdapat kesalahan- kesalahan.

7
 6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan pemerintahan di
wilayah, dalam kegiatan pembangunan, sosial, ekonomi,
pelayanan masyarakat, serta pemberdayaan masyarakat agar
terpadu dan terarah.
7. Melaksanakan tugas - tugas kedinasan lain yang diberikan
oleh camat baik lisan maupun tertulis dalam rangka
pelaksanaan tugas
II. Sekretaris Lurah
1. Menyusun program dan rencana kerja serta anggaran
kegiatan kelurahan.
2. Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada kepala seksi
sesuai tugasnya masing-masing memberi petunjuk kepada
kepala seksi dalam melaksanakan tugas sesuai ketentuan
yang berlaku.
3. Melaksanakan kebijakan dibidang kesekretariatan meliputi
pengolahan administrasi umum, kepegawaian keuangan dan
perlengkapan serta rumah tangga kelurahan.
4. Melakukan pengawasan dan pembinaan pegawai di
lingkungan kelurahan
5. Mempersiapkan kegiatan rapat - rapat yang di selenggarakan
oleh kelurahan dan menyiapakan daftar hadir serta notulen
rapat dll.
6. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris kelurahan berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada lurah. III. Kepala

Seksi Ketentraman dan Ketertiban

1. Mengontrol setiap kegiatan pekerjaan meliputi pelaksanaan
kebijakan teknis dan operasional seksi ketentraman dan
ketertiban serta menyiapakan bahan pelayanan kelurahan
sesuai dengan standar pelayanan yang sudah ditetapkan.
2. Pelaksanaan pengawasan terhadap sarana ibadah, sarana
pendidikan, sarana kesehatan, fasilitas umum, fasilitas sosial,

8
 aset milik pemerintahan daerah yang ada di wilayah
kelurahan.
3. Membina dan memberdayakan anggota satuan perlindungan
masyrakat dalam memberikan perlindungan kepada
masyarakat.
4. Membantu dalam meningkatkan sistem keamanan terpadu di
wilayah kelurahan untuk meminimalisir gangguan keamanan.
5. Mengevaluasi setiap pelaksanaan kegiatan dan melaporkan
kepada Lurah.
IV. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat
1. Membimbing pelaksanaan kegiatan yang meliputi fasilitasi
penyusunan program dan pelaksanaan pemberdayaan
masyarakat kelurahan.
2. Membimbing pelaksanaan kegiatan pemberdayaan yang
meliputi koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah
atau instansi terkait dalam rangka penanggulangan masalah
kesehatan akibat bencana dan wabah penyakit skala
Kecamatan, masalah pencemaran lingkungan serta masalah
kesejahteraan sosial di Kecamatan.
3. Melakukan pengawasan terhadap keseluruhan unit kerja baik
pemerintahan maupun swasta yang mempunyai program
kerja dan kegiatan pemberdayaan masyarakat maupun
swasta.
4. Membuat laporan pelaksanaan.
5. Memfasilitasi pelaksanaan tugas yang dilimpahkan bupati
kepada camat dalam bidang ekonomi, pekerjaan umum dan
pembangunan skala kelurahan.
V. Kepala Seksi Pelayanan Masyarakat
1. Menyusun program kerja bidang seksi pemerintahan di
kelurahan.
2. Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada staf sesuai
dengan tugasnya masing-masing.

9
 3. Mengawasi dan memeriksa berkas pelayanan kepada
masyarakat dibidang pemerintahan.
4. Membina dan mengarahkan staf dalam peningkatan kinerja
pelayanan kepada masyarakat berdasarkan standar pelayanan
yang sudah ditetapkan
5. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisaan data,
penyiapan bahan pelayanan kelurahan di bidang
pemerintahan.
6. Memfasilitasi dan koordinasi pengumpulan, pengolahan dan
publikasi data profil atau monografi kelurahan.
7. Membantu tugas-tugas di bidang pemungutan pajak bumi dan
bangunan di kelurahan.
8. Mengavaluasi setiap pelaksanaan kegiatan serta
melaporkanya kepada lurah.

2.5 Uraian Kegiatan

Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan penulis selama menjalani
Praktik Kerja Lapangan Di Kelurahan Sikumana diantaranya membuat
aplikasi buku tamu di kantor lurah sikumana serta membantu pegawai
dalam pelayanan kepada masyarakat seperti membuat surat keterangan
tidak mampu untuk berobat maupun untuk mengurus beasiswa, surat
keterangan kematian, surat keterangan pindah masuk/keluar domisili,
surat keterangan kelahiran, surat keterangan izin membangun tempat
usaha, surat keterangan ahli waris, surat keterangan belum menikah, surat
keterangan perceraian, surat keterangan menikah.
BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang

10
berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan
untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang
strategis untuk pengambilan keputusan. (Kadir et al., 2013)

3.2 Buku Tamu

Buku Tamu adalah sebuah buku yang berfungsi untuk mencatat data serta
keperluan pengunjung, sehingga dapat dikatakan bahwa tujuan adanya buku tamu
adalah untuk mendapatkan data dari pengunjung. Menurut kamus besar Bahasa
Indonesia Buku Tamu adalah buku yang berisi nama tamu yang hadir dalam
pertemuan rapat. Buku Tamu adalah proses pencatatan identitas tamu kedalam
sebuah media penyimpanan yang digunakan dalam proses buku tamu.

3.3 Konsep Database

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer
untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Kegunaan utama sistem
basis data adalah agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view)
abstraksi data. Hal ini bertujuan untuk menyederhanakan intraksi antara pengguna
dengan sistemnya. (Sucipto, 2017)
Konsep database adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu
berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara yang tertentu
untuk membentuk data baru atau informasi. Atau basis data (database) merupakan
kumpulan dari data yang saling berhubungan (relasi) antara satu dengan yang
lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. (Duggan
et al., 2018)
3.4 Microsoft Acces

11
 Gambar 3.1 Logo Microsoft Access

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access merupakan sebuah aplikasi basis data
komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan
mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Microsoft
Access adalah software untuk membuat database dan manajemen
program. (Cerro Martínez, 2009)
Objek-objek Database
Pada Microsoft Access tedapat tiga objek yang berfungsi untuk
memudahkan dalam memasukkan, menyimpan, dan mengompilasi data
yang diinginkan. Tiga objek tersebut yaitu tabel, Form,dan Report. a.
Tabel
Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di
dalam tabel dapat dimanipulasi dilakukan operasi-operasi dasar
database, diurutkan datanya (men-sort), diperbaiki data yang telah
terkumpul, dan lain-lain. Jadi fungsi dari tabel sebenarnya adalah
sebagai tempat untuk menampung atau menyimpan data yang
kemudian dapat di olah/proses lebih lanjut.
Tabel dalam sebuah database peranannya sangatlah penting.
Tabel adalah objek pokok yang harus ada, karena tabel merupakan
tempat penyimpanan data yang sesungguhnya. Tabel dalam Microsoft
Access dan aplikasi database yang lainnya merupakan tempat
penampungan data atau informasi.
b. Form

12
 Form digunakan untuk mempresentasikan data yang tersimpan
di dalam tabel kepada admin atau menerima input dari admin ke tabel
dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain. Form biasanya
dipakai untuk memasukkan, memodifikasi, dan melihat record. Form
memudahkan admin untuk memasukkan data dengan benar. Ketika
pengguna memasukkan informasi ke form di Access, data akan
langsung masuk ke tempat yang dituju. c. Report
Report memungkinkan pengguna menampilkan data dalam
bentuk cetakan. Report ini sangat berguna dan memungkinkan
pengguna menampilkan komponen di database dengan format yang
mudah dibaca. Pengguna juga dapat mengostumisasi laporan untuk
membuat report yang menarik dari tabel.

13
 BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Hasil Pengamatan

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan selama

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Lurah Sikumana
pada awalnya melakukan pendataan data diri dari para tamu masih dikerjakan
dengan penulisan tangan sehingga dapat menghambat kinerja. Permasalahan
yang ada di Kantor Lurah Sikumana saat ini belum memiliki aplikasi yang
terkomputerisasi untuk pendataan para tamu, sehingga dalam laporan setiap
tahunnya sering terjadi kehilangan data. Sehingga dapat menambah
permasalahan pencarian informasi data dari para tamu.
Setelah mengetahui permasalahan pada cara yang lama, disini penulis
menawarkan solusi cara penyelesaian masalah yang dihadapi yaitu dengan
merancang sistem baru menggunakan Microsoft Acces. Untuk mempermudah
pendataan para tamu dan pembuatan laporan setiap tahun maka data laporan
yang sudah diinputkan akan masuk ke sistem database. Setelah permasalahan
dianalisa barulah diketahui masalah yang dihadapi saat ini adalah sebagai
berikut, sistem yang digunakan dalam pendataan data diri para tamu masih
tidak efektif dikerjakan dengan penulisan tangan sehingga resiko kehilangan
data para tamu dapat terjadi.

4.2 Evaluasi dan Pembahasan

Setelah melakukan pengamatan penulis menemukan beberapa masalah
dalam penginputan data diri tamu di Kantor Lurah Sikumana, selama ini
penginputan data diri tamu masih dilakukan secara manual, hal ini membuat
kesulitan pegawai Kantor Lurah Sikumana apabila terjadi kehilangan data diri
tamu, cetak laporan, dan pencarian infromasi data dari para tamu, maka dari
permasalahan tersebut penulis memberikan solusi yaitu sebuah aplikasi buku
tamu menggunakan Microsoft Access.
4.3 Pembahasan
4.3.1 Struktur Tabel

14
 Berikut ini merupakan struktur tabel yang telah penulis buat
1. Tabel Admin
Tabel ini digunakan untuk menampung data admin. Struktur tabel admin
dapat dilihat pada Tabel Admin
No Nama Field Type Data Ukuran Keterangan
Primary Key
1 ID AutoNumber 9
2 username Text 255
3 Pass Text 255

Tabel Admin
2. Tabel Tamu
Tabel tamu berisikan data diri seperti nama, alamat, keperluan, dan
nomor hp untuk di inputkan sendiri agar masuk ke database sebagai
riwayat laporan buku tamu Kantor Lurah Sikumana, struktur tabel tamu
dapat dilihat pada Tabel Tamu
No Nama Field Type Data Ukuran Keterangan
Primary
1 ID AutoNumber 9 Key
2 nama Text 255

3 alamat Text 255

4 keperluan Text 255

5 no hp Number 20

Tabel Tamu
4.3.2 Desain Interface
Rancangan Desain interface ini dibuat berdasarkan kebutuhan dan diharapkan
sistem yang dibuat memberikan tampilan yang menarik dan mudah di mengerti, adapun
sistem yang dibentuk
1. Desain Login Admin
Desain yang merupakan jalan akses admin untuk memulai mengolah data.
Admin harus login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke halaman
berikutnya. Desain form dapat dilihat pada Gambar 4.1

15
 Gambar 4.1 Desain Login
2. Desain Input Data Tamu
Desain yang merupakan halaman utama dari buku tamu, Desain yang
merupakan langkah awal proses input data diri dari para tamu yang
berkunjung. Desain form input data tamu dapat dilihat pada Gambar 4.2

Gambar 4.2 Desain Input Data Tamu

3. Desain Riwayat Data Tamu
Pada Gambar 4.3 Desain dibawah berisi rancangan tampilan aplikasi buku
tamu pada menu riwayat data tamu yang telah melakukan kunjungan

16
 Gambar 4.3 Desain Riwayat Data Tamu
4.3.3 Hasil Implementasi
1. Halaman Login
Didalam tampilan awal terdapat login untuk admin, dimana berisikan data
username dan password yang telah diatur didalam database Microsoft
Access sehingga admin dapat menggunakan username dan password yang
ada didalam database tersebut untuk akses masuk kedalam menu utama
pada Aplikasi Buku Tamu. Berikut tampilan halaman menu login Admin
itu sendiri

Gambar 4.4 Halaman Login

Pada gambar diatas menunjukkan tampilan login admin pada buku tamu
Kantor Lurah Sikumana.

17
2. Halaman Dashboard Admin

Gambar 4.5 Halaman Dashboard Admin

Pada halaman dashboard/menu utama menunjukan tampilan dashboard

admin yang dimana didalamnya adalah tempat dimana admin dapat
mengubah data tamu apabila terjadi kesalahan dalam penginputan dan juga
terdapat fitur riwayat tamu yang telah melakukan kunjungan.

3. Halaman Edit Data Tamu

Gambar 4.6 Halaman Edit Data Tamu

Pada menu edit data tamu terdapat tampilan edit data tamu oleh admin
apabila ada kesalahan saat penginputan.

4. Halaman Cetak Laporan

Pada Menu Cetak Laporan berisi data-data tamu yang akan dicetak untuk
merekap laporan Tahunan. Admin akan dialihkan pada menu daftar

18
 riwayat data tamu yang siap untuk dicetak dengan kertas menggunakan
printer.

Gambar 4.7 Halaman Cetak Laporan

Pada gambar halaman diatas terdapat tampilan pada menu cetak yang
dilakukan oleh admin sebelum mencetak data list tamu

4.3.4 Use Case Diagram & Activity Diagram

Pada perancangan use case diagram, terdapat satu aktor saja yaitu admin.
Tamu yang bertamu akan datang ke admin, dan admin adalah aktor yang mengisi
buku tamunya.
Admin memiliki hak akses untuk login, admin juga dapat melakukan input
data tamu, melihat berapa banyak jumlah pengunjung serta melihat dan mencetak
laporan dari buku tamu.

19
 Gambar 4.8 Use Case Diagram

Gambar 4.9 Activity Diagram

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

20
 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang ada maka kesimpulan dari
membuat aplikasi teknologi informasi buku tamu pada kantor lurah sikumana
yang dihasilkan penulis telah berhasil dibuat dan diharapkan dapat membantu
kinerja pengguna dalam menginput data diri tamu.

5.2 Saran
Agar sistem yang diusulkan dapat digunakan lebih optimal dan dapat berjalan
sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan
bahan pertimbangan, yaitu Sebelum menggunakan program aplikasi Teknolgi
Informasi buku tamu ini, sebaiknya diberikan pelatihan kepada pengguna, agar
program dapat memudahkan pengguna dalam mengoperasikannya.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Cerro Martínez, J. P. (2009). Microsoft Access 2007

Avanzado.
http://www.libreriaproteo.com/libro/ver/id/509680/titulo/MICROSOFT-
ACCESS-AVANZADO-MANUAL-DE-TEORIA.html
Duggan, M., Roderick, D. R., & Sieburg, J. (2018). Data bases. Proceedings of
the 25th Annual Conference on Computers and Crisis: How Computers Are
Shaping Our Future, ACM, 1–7. https://doi.org/10.1145/1147282.1147284 Kadir,
Abdul., & Wahyuni., T. (2013). Pengenalan Teknologi Informasi. April,
45.
Sucipto, S. (2017). Perancangan Active Database System pada Sistem Informasi
Pelayanan . Intensif, 1(1), 35. https://doi.org/10.29407/intensif.v1i1.562

22
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Praktik Kerja Lapangan

2. Catatan Mingguan Praktik Kerja Lapangan

23
 CATATAN MINGGUAN KEGIATAN PRAKTIK
KERJA LAPANGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Nama : Jerminberthus L. Gadja NIM

: 198111011
Tempat KP : Kantor Lurah Sikumana

Pekanke:1

No Hari&Tanggal UraianKegiatan

1 Rabu, Perkenalan kepada Ibu Lurah Sikumana dan

8Februari 2023 seluruh staff kantor Lurah Sikumana
2 Kamis, Pengarahan untuk pelayanan kepada masyarakat
09Februari 2023
3 Jumat, - Melakukan kegiatan Jumat bersih
10 Februari 2023 - Kunjungan oleh Badan Narkotika Nasional Prov
NTT
4 Sabtu, Libur
11 Februari 2023
5 Minggu, Libur
12 Februari 2023

Pekanke:2

No Hari&Tanggal UraianKegiatan

1 Senin, - Kegiatan Musrenbang Kelurahan Sikumana

13Februari 2023 tahun 2024
- Membuat surat keterangan Domisili
- Membuat surat keterangan meninggal dunia
2 Selasa, - Membuat surat keterangan kurang mampu
14Februari 2023 - Membuat surat keterangan belum menikah
- Membuat surat keterangan ahli waris

3 Rabu, - Membuat surat keterangan domisili perusahaan

15Februari 2023 - Membuat surat keterangan domisili sanggar
4 Kamis, - Membuat surat keterangan belum menikah
16Februari 2023 - Membuat surat keterangan janda
5 Jumat, - Melakukan Jumat bersih
17Februari 2023 - Melakukan Penanaman anakan Kelor di Kelurahan
Fatukoa

24
 6 Sabtu, Libur
18Februari 2023
7 Minggu, Libur
19Februari 2023

Pekanke:3

No Hari&Tanggal UraianKegiatan

1 Senin, - Membuat surat keterangan beda nama

20Februari 2023 - Membuat surat keterangan kelahiran
2 Selasa, - Melakukan pembersihan di sekitar Kelurahan
21Februari 2023 Sikumana (Hari Sampah Nasional)
- Membuat surat keterangan ahli waris
- Membuat surat keterangan usaha
3 Rabu, - Membuat surat keterangan duda
22Februari 2023 - Membuat surat keterangan tidak mampu
4 Kamis, - Membuat keterangan kelahiran
23Februari 2023 - Membuat surat keterangan domisili perusahaan
5 Jumat, - Melakukan Jumat bersih
24Februari 2023 - Membuat surat keterangan belum menikah
- Membuat surat keterangan tidak mampu untuk
beasiswa
6 Sabtu, Libur
25Februari 2023
7 Minggu, Libur
26Februari 2023

Pekanke:4

No Hari&Tanggal UraianKegiatan

1 Senin, - Membuat surat keterangan beda nama

27Februari 2023 - Membuat surat keterangan domisili sanggar
2 Selasa, - Membuat surat keterangan tidak mampu
28Februari 2023 - Membuat surat keterangan usaha
- Membuat surat keterangan kelahiran
3 Rabu, - Membuat surat keterangan domisili
01Maret 2023 - Membuat surat keterangan meninggal dunia
- Membuat surat keterangan belum menikah
4 Kamis, - Membuat surat keterangan usaha
02Maret 2023 - Membuat surat keterangan kelahiran
- Membuat surat keterangan domisili utnuk
pengurusan KK

25
 5 Jumat, - Melakukan kegiatan Jumat bersih
03Maret 2023 - Membuat surat keterangan tidak mampu
- Membuat surat keterangan Duda
6 Sabtu, Libur
04Maret 2023
7 Minggu, Libur
05Maret 2023

Pekanke:5

No Hari&Tanggal UraianKegiatan

1 Senin, - Membuat surat keterangan usaha

06 Maret 2023 - Membuat surat keterangan domisili
- Membuat surat keterangan tidak mampu

2 Selasa, - Membuat surat keterangan meninggal dunia

07 Maret 2023 - Membuat surat keterangan ahli waris
- Membuat surat keterangan pindah keluar

3 Rabu, Perpisahan dengan Ibu Lurah bersama semua staff

08Maret 2023 Kelurahan Sikumana

Pembimbing Lapangan,

( )
3. Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan

26
4. Lembar Penilaian dari Instansi

27
5.Sertifikat Telah Melakukan Praktik Kerja Lapangan

28
 6.Dokumentasi Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
No Dokumentasi Keterangan

29
1 Membuat
Surat
Keterangan
Domisili,
Surat
Keterangan
Kematian,
Surat
Keterangan
Belum
Menikah,
Surat
keterangan
Tidak Mampu
Untuk Berobat
Maupun Untuk
Mengurus
Beasiswa,
Surat
Keterangan
Kelahiran
2

Membuat
Aplikasi Buku
Tamu di
Kelurahan
Sikumana

30
3

Membuat
Surat
Keterangan
Penceraian,
Surat
Keterangan
Izin
Membangun
Tempat
Usaha,
Surat
Keterangan
Ahli Waris

Penyerahan
Plakat serta
Aplikasi
Buku
Tamu,
Aplikasi
Pencatatan
Surat Masuk
Keluar dan
Website
Untuk
Kantor Lurah
Sikumana

31
32