TUGAS

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Dosen Pengampu MK:

Sri Arita, S.Pd, M.Pd.E
Disusun Oleh :
Zakaria Fernando
22053115

DEPARTEMEN PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2023
Pengurusan surat masuk

adalah proses yang dilakukan untuk mengelola surat yang diterima oleh sebuah perusahaan
atau organisasi. Pengurusan surat masuk bertujuan untuk memastikan bahwa surat-surat
tersebut dapat disampaikan kepada pihak yang berwenang, dicatat, didisposisi, dan
ditindaklanjuti dengan baik. Pengurusan surat masuk juga penting untuk menjaga keamanan,
kerahasiaan, dan keterbukaan informasi yang terkandung dalam surat.

Berikut adalah beberapa tahapan pengelolaan surat masuk yang umum dilakukan:

● Penerimaan surat: Surat yang masuk akan diterima oleh bagian administrasi atau tata
usaha yang bertugas untuk mengecek kebenaran alamat, menandatangani tanda
terima, dan memberi stempel tanggal masuk.
● Penyortiran surat: Surat yang telah diterima akan disortir berdasarkan jenis, prioritas,
sifat, atau tujuan surat. Surat yang bersifat rahasia, penting, atau mendesak akan
dipisahkan dari surat yang bersifat umum atau rutin.
● Pembukaan surat: Surat yang tidak bersifat rahasia akan dibuka dan dibaca oleh
petugas administrasi atau tata usaha. Surat yang bersifat rahasia akan dibuka oleh
pihak yang berwenang atau yang ditunjuk oleh pimpinan. Surat yang dibuka akan
dicocokan dengan alamat yang tertera di amplop untuk memastikan tidak ada
kesalahan pengiriman.
● Pencatatan atau registrasi: Surat yang dibuka akan dicatat atau diregistrasi dalam buku
agenda surat masuk. Pencatatan ini bertujuan untuk memudahkan pencarian,
pelacakan, dan pengarsipan surat. Pencatatan surat masuk biasanya mencakup nomor
agenda, tanggal masuk, nomor dan tanggal surat, asal surat, perihal, dan sifat surat.
● Penyertaan lembar disposisi: Surat yang dicatat atau diregistrasi akan disertai dengan
lembar disposisi yang berisi arahan atau instruksi dari pimpinan kepada unit kerja
terkait untuk menindaklanjuti surat tersebut. Lembar disposisi juga mencantumkan
batas waktu, catatan, dan tanda tangan pimpinan.
● Pencatatan di buku ekspedisi intern: Surat yang telah disertai dengan lembar disposisi
akan dicatat dalam buku ekspedisi intern yang berisi informasi tentang nomor agenda,
tanggal masuk, nomor dan tanggal surat, asal surat, perihal, sifat surat, unit kerja
tujuan, dan tanggal pengiriman.
● Pendistribusian surat: Surat yang telah dicatat dalam buku ekspedisi intern akan
didistribusikan kepada unit kerja tujuan sesuai dengan lembar disposisi.
Pendistribusian surat dapat dilakukan melalui kurir, pos, atau media elektronik.
Pendistribusian surat harus dilakukan dengan cepat, tepat, dan aman.
● Klasifikasi surat: Surat yang telah didistribusikan akan diklasifikasikan oleh unit kerja
tujuan berdasarkan kategori, subkategori, dan kode klasifikasi surat. Klasifikasi surat
bertujuan untuk memudahkan penyimpanan, pengambilan, dan pemusnahan surat.
● Penyampaian surat: Surat yang telah diklasifikasikan akan disampaikan kepada
pejabat atau pegawai yang berwenang atau yang ditunjuk untuk menangani surat
tersebut. Penyampaian surat harus dilakukan dengan segera, sesuai dengan batas
waktu yang ditentukan dalam lembar disposisi.
● Tindak lanjut surat: Surat yang telah disampaikan akan ditindaklanjuti oleh pejabat
atau pegawai yang berwenang atau yang ditunjuk sesuai dengan arahan atau instruksi
dalam lembar disposisi. Tindak lanjut surat dapat berupa penelitian, analisis,
koordinasi, konsultasi, pengambilan keputusan, penyusunan surat balasan, atau
tindakan lain yang diperlukan. Tindak lanjut surat harus dilaporkan kepada pimpinan
dan dicatat dalam buku agenda surat masuk.
PENGARSIPAN SURAT

Pengarsipan surat adalah proses penyimpanan surat yang diterima atau dikirim oleh sebuah
kantor atau organisasi dalam bentuk fisik atau elektronik. Pengarsipan surat bertujuan untuk
menjaga keamanan, kerahasiaan, dan keterbukaan informasi yang terkandung dalam surat,
serta memudahkan pencarian, pelacakan, dan penggunaan surat di masa depan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengarsipan surat, seperti:

● Sistem pengarsipan: Sistem pengarsipan adalah cara mengelompokkan dan

mengurutkan surat berdasarkan kriteria tertentu, seperti abjad, nomor, tanggal,
perihal, atau wilayah. Sistem pengarsipan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
karakteristik kantor atau organisasi yang bersangkutan.
● Media pengarsipan: Media pengarsipan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
menyimpan surat, seperti map, folder, kabinet, rak, kotak, komputer, atau cloud.
Media pengarsipan harus dipilih sesuai dengan jenis, jumlah, dan sifat surat yang
diarsipkan.
● Lokasi pengarsipan: Lokasi pengarsipan adalah tempat atau ruang yang digunakan
untuk menempatkan media pengarsipan. Lokasi pengarsipan harus memenuhi syarat
keamanan, kenyamanan, dan ketersediaan ruang yang cukup untuk menampung surat
yang diarsipkan.
● Prosedur pengarsipan: Prosedur pengarsipan adalah langkah-langkah yang harus
dilakukan dalam mengarsipkan surat, seperti membaca, memeriksa, mengindeks,
membuat petunjuk silang, menyortir, menyimpan, dan mengambil surat. Prosedur
pengarsipan harus dilakukan dengan teliti, cepat, dan akurat.