LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk. KUPANG
(15 FEBRUARI 2016 S/D 20 FEBRUARI 2016)

Oleh :
Agnes V Lestary PO. 530333213681
Crolant I Pellopolin PO. 530333213685
Elisabia E Nue PO. 530333213687
Jublika J Lado PO. 530333213697
Wahyuni Abdullah PO. 530333213721

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES KUPANG
JURUSAN FARMASI
KUPANG
2016

i
 LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk. KUPANG
(15 FEBRUARI 2016 S/D 20 FEBRUARI 2016)

Telah disetujui untuk mengikuti ujian Praktek Kerja Lapangan

Kupang,
Menyetujui

Area Bussiness Manager Pembimbing Teknis Tempat PKL

Eko Tjahjono Duany B. Nalle, S.Si.,Apt

NIP : 199704806 NIP : 201100332

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk. KUPANG
(15 FEBRUARI 2016 S/D 20 FEBRUARI 2016)

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan

Untuk mengikuti Ujian Praktek Kerja Lapangan

Kupang, Maret 2016

Mengesahkan,
Pembimbing Teknis/Mitra PKL
Pembimbing Jurusan Farmasi
1. Eko Tjahjono
1. Emanuel G. A Rahmat S.Farm, Apt
NIP : 199704806 NIP. 198712202015031001
2. Duany B. Nalle, S.Si.,Apt
NIP : 201100332 2. Yulius B. Korassa, S.Farm, Apt, M.Sc

Ketua Jurusan,

Dra. Elisma,Apt,M.Si
NIP. 196507221995022001

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
karuniaNya penulis dapat menyelsaikan laporan ini tepat pada waktunya.
Tidak lupa pula penulis mengucapkan limpah terimakasih kepada pimpinan
PBF Enseval, pembimbing teknis PKL di PBF Enseval, dosen pembimbing di
Jurusan Farmasi Poltekkes Kemenkes Kupang, dan pihak-pihak yang turut
membantu dalam penyelesaian laporan ini.

Oleh karena itu,kritik dan saran yang membangun dari pembaca

sangat diharapkan untuk penyempurnaan dan bahan evaluasi bagi
penulis.Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.

Kupang, Maret 2016

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL .............................................................................. i
LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................ iv
DAFTAR ISI .......................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................... 1
B. Tujuan Praktek Lapangan............................................................ 2
C. Manfaat PKL .............................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian PBF ........................................................................... 4
B. Tugas dan Fungsi PBF................................................................ 4
C. Persyaratan PBF ......................................................................... 5
D. Kewajiban PBF dan PBF Cabang .............................................. 6
E. Larangan Untuk PBF................................................................... 7
F. Tata Cara Pemberian Izin PBF ................................................... 8
G. Pencabutan PBF ......................................................................... 10
BAB III PEMBAHASAN
A. Uraian Umum PBF ..................................................................... 18
B. Uraian Tugas............................................................................... 42
BAB V SIMPULAN DAN SARAN .................................................... 51
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 52
LAMPIRAN

v
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu nilai utama yang diharapkan oleh konsumen dari

produsen adalah kualitas produk. Menurut American Society For Quality

Control, kualitas adalah keseluruhan ciri serta sifat suatu produk atau

pelayanan yang berpengaruh pada kemampuannya untuk memuaskan

kebutuhan yang dinyatakan atau tersirat. Dalam buku Umar, bahwa

menurut Garvin yang dikutip oleh Gasperz untuk menentukan kualitas

produk dapat dimasukkan ke dalam delapan dimensi yaitu : performance,

feature, reliability, conformance, durability, aesthetic, service ability dan

fit and finish. Dengan kata lain untuk menjaga kepercayaan konsumen

maka mutu suatu produk harus dijamin mulai dari pembuatan,

pendistribusian, hingga penyerahan kepada konsumen.

Farmasis memiliki peranan yang besar dalam jaminan kualitas

suatu produk dengan cara menerapkan ilmu kefarmasian yang dimiliki dan

mengikuti seluruh prosedur yang telah ditetapkan dengan benar.

Pedagang Besar Farmasi sebagai salah satu tempat pengabdian

profesi seorang farmasis merupakan bagian terpenting dalam siklus

penyaluran sediaan farmasi melalui apotek, rumah sakit, toko obat, klinik

dan puskesmas hingga ke tangan konsumen.

PT. Enseval didirikan pada oktober 1973 sebagai akibat dari

pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi kalbe farma

1
 bersama anak perusahaan. Dalam perkembangannnya PT. Enseval Putera

Megatrading Tbk. juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja

menjadi distributor produk-produk farmasi tapi juga mencakup produk

keperluan konsumen , industri makanan dan alat kesehatan.

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan wujud terpadu antara

sikap, kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa di bangku

kuliah untuk menambah pengetahuan dan pengalaman mahasiswa di

lapangan PKL, dalam rangka mempersiapkan diri dalam memasuki dunia

kerja nyata. Salah satu lapangan PKL bagi calon farmasis yakni PBF.

Berdasarkan uraian di atas, maka pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan ( PKL) di Pedagang Besar Farmasi khususnya pada PT. Enseval

Putera Megatrading Tbk. Penting untuk dilakukan.

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

1. Tujuan umum

Praktek Kerja Lapangan bertujuan untuk:

a. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan

peserta didik sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja

yang sesuai dengan kebutuhan program pendidik yang

ditetapkan.

b. Meningkatkan mutu profesionalisme mahasiswa dalam bidang

kefarmasian yang dipersiapkan untuk melayani masyarakat.

c. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk

mensosialisasikan diri pada lingkungan kerja.

2
 2. Tujuan khusus

Adapun tujuan khusus dilakukannya Praktek Kerja Lapangan di PT.

Enseval Putera Megatrading Tbk. yakni :

a. Memberi bekal kemampuan dan keterampilan dalam hal

pengelolaan obat, makanan, minuman, dan alat kesehatan

dengan terlibat langsung dengan kegiatan di PBF.

b. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk

mengembangkan ilmu yang diperoleh selama pendidikan dan

penerapanya dilapangan, khususnya dalam bidang distribusi

yang sesuai dengan CDOB

C. Manfaat PKL

1. Mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat selama kuliah.

2. Mahasiswa dapat bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang

diberikan.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian PBF

Pengertian tersebut kemudian diperbaharui dalam Peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014, bahwa

Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah

perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar

sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

B. Tugas dan Fungsi PBF

Berikut adalah tugas dan fungsi PBF :

1. Tugas PBF

a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang

meliputi obat, bahan obat, dan alat kesehatan.

b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke

sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek,

rumah sakit, toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan

masyarakat lain serta PBF lainnya.

c. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung

jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin,

pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas

dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk apotek, rumah sakit dan

4
 PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas

terbatas, obat keras dan obat keras tertentu.

2. Fungsi PBF

a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.

b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke

seluruh tanah air secara merata dan teratur guna mempermudah

pelayanan kesehatan.

c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat

kesempurnaan penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.

d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

C. Persyaratan pendirian PBF

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34

tahun 2014, syarat-syarat memperoleh izin pendirian PBF :

1. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;

2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

3. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai

penanggung jawab;

4. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat,

baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan

perundang-undangan di bidang farmasi;

5. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat

melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta

dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF;

5
 6. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan

yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; dan

7. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain

sesuai CDOB.

D. Kewajiban PBF dan PBF Cabang

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.34 tahun 2014 tentang

Pedagang Besar Farmasi. Kewajiban PBF adalah sebagai berikut :

1. Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal

2. Setiap pergantian apoteker penanggung jawab, direksi/pengurus PBF

atau PBF Cabang wajib melaporkan kepada Direktur Jenderal atau

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya dalam jangka

waktu 6 (enam) hari kerja.

3. Setiap PBF dan PBF Cabang yang melakukan pengadaan,

penyimpanan, dan penyaluran narkotika wajib memiliki izin khusus

sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Setiap PBF atau PBF Cabang wajib melaksanakan dokumentasi

pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat usahanya dengan

mengikuti pedoman CDOB.

5. Setiap PBF atau PBF Cabang yang melakukan pengubahan kemasan

bahan obat dari kemasan atau pengemasan kembali bahan obat dari

kemasan aslinya wajib melakukan pengujian laboratorium.

6
 6. PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau

PBF Cabang lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan.

7. Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan

setiap 3 (tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan

penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan

Kepala Balai POM.

8. Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan

psikotropika wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran

narkotika dan psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan.

9. PBF dan PBF Cabang yang telah memiliki izin dan/atau pengakuan

sebelum Peraturan Menteri ini diundangkan, wajib menyesuaikan

perizinan dan penyelenggaraan usahanya paling lama 2 (dua) tahun

sejak mulai berlakunya Peraturan Menteri ini.

E. Larangan Untuk PBF

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.34 tahun 2014 tentang

Pedagang Besar Farmasi, sebagai berikut :

1. Pedagang Besar Farmasi dilarang menjual perbekalan farmasi secara

eceran, baik ditempat kerjanya atau ditempat lain.

2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter.

7
 3. PBF dilarang untuk melakukan pengadaan, penyimapan dan

penyaluran Narkotika dan Psikotropika tanpa izin khusus Menteri

Kesehatan.

F. Tata Cara Pemberian Izin PBF

Sesuai Permenkes RI No.34 tahun 2014 adalah sebagai berikut :

1. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan permohonan

kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan

menggunakan contoh Formulir 1 sebagaimana terlampir.

2. Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker

calon penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif

sebagai berikut:

a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua

b. Susunan direksi/pengurus;

c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak

pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang

farmasi

d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan

e. Surat Tanda Daftar Perusahaan

f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;

g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;

h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

8
 i. Peta lokasi dan denah bangunan

j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung

jawab, dan

k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

3. Untuk permohonan izin PBF yang akan menyalurkan bahan obat selain

harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus

melengkapi surat bukti penguasaan laboratorium dan daftar peralatan.

Pasal 8

4. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya

tembusan permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1),

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi kelengkapan

administratif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) dan ayat

(3).

5. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya

tembusan permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1),

Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB.

6. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan

memenuhi kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif

kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Balai POM

dan pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 2 sebagaimana

terlampir.

9
 7. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan

memenuhi persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan

rekomendasi hasil analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada

Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala

Dinas Kesehatan Provinsi dan pemohon dengan menggunakan contoh

Formulir 3 sebagaimana terlampir.

8. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ayat (4), dan

ayat (5) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat

surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal

dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala

Dinas Kesehatan Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir 5

sebagaimana terlampir.

9. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan

sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal menerbitkan

izin PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas

Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan

Kepala Balai POM.

G. Pencabutan Izin PBF

Menurut Surat Keputusan Direktur Bina Produksi dan Distribusi

Kefarmasian No: HK.03.06/01/424/2011 Tentang Pedoman Pelayanan

Perizinan Pedagang Besar Farmasi, izin Pedagang Besar Farmasi dicabut

apabila :

10
 1. Tidak mempekerjakan Apoteker Penanggung Jawab yang memiliki

surat izin kerja ; atau

2. Tidak aktif lagi dalam penyaluran obat selama 1 (satu) tahun; atau

3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana ditetapkan

dalamperaturan; atau

4. Tidak lagi menyampaikan informasi Pedagang Besar Farmasi tiga kali

dalam berturut-turut; dan atau

5. Tidak memenuhi Tata Cara Penyaluran Perbekalan Farmasi sesuai

peraturan perundang-undangan.

H. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Menurut Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik

Indonesia Nomor hk.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang Pedoman

Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik, pengelolaan perbekalan farmasi

sebagai berikut :

1. Perencanaan

a. Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan

obat dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

b. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain,

maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok

tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman

CDOB.

11
 c. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka

fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut

mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB.

d. Jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang

memproduksi bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka

fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut

mempunyai izin serta menerapkan prinsip CPOB.

2. Pengadaan

a. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan

prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta

didokumentasikan.

b. Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan

dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan

persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang

penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur

tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara

berkala.

c. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur kegiatan

administratif dan teknis terkait wewenang pengadaan dan

pendistribusian, guna memastikan bahwa obat hanya diperoleh dari

pemasok yang memiliki izin dan didistribusikan oleh fasilitas

distribusi resmi.

12
 d. Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas

distribusi harus melakukan pengkajian guna memastikan calon

pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat dipercaya untuk

memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini, pendekatan

berbasis risiko harus dilakukan.

3. Penerimaan

a. Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman

obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari

pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami

perubahan selama transportasi.

b. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kedaluwarsa,

atau mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar

obat dan/atau bahan obat telah kedaluwarsa sebelum digunakan

oleh konsumen.

c. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau

tindakan pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat

penyimpanan yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan.

d. Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat

harus dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah

penelusuran.

e. Jika ditemukan obat dan/atau bahan obat diduga palsu, bets

tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi

berwenang, dan ke pemegang izin edar.

13
 f. Pengiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana

transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap

keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta

label kemasan.

4. Penyimpanan

a. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus

mematuhi peraturan perundang-undangan.

b. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai

dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang

memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.

c. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus

memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan.

d. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk

selain obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang

tidak diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu,

kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus

diberikan untuk obat dan/atau bahan obat yang membutuhkan

kondisi penyimpanan khusus.

e. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang diterima harus

dibersihkan sebelum disimpan.

f. Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan

obat harus memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang

dipersyaratkan dan memungkinkan penyimpanan secara teratur

14
 sesuai kategorinya; obat dan/atau bahan obat dalam status

karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau diduga

palsu.

g. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock

sesuai dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat

mengikuti kaidah First Expired First Out (FEFO).

h. Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian

rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan

campur-baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung

diletakkan di lantai.

i. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik,

dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan

secara fisik untuk obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa harus

dilakukan secara berkala.

j. Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock

opname secara berkala berdasarkan pendekatan risiko.

k. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis

yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campur-baur,

kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau

bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan

harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan.

15
5. Pengiriman

a. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada

pelanggan yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

b. Untuk penyaluran obat dan/atau bahan obat ke orang / pihak yang

berwenang atau berhak untuk keperluan khusus, seperti penelitian,

special access dan uji klinik, harus dilengkapi dengan dokumen

yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan obat, bentuk

sediaan, nomor bets, jumlah, nama dan alamat pemasok, nama dan

alamat pemesan / penerima. Proses pengiriman dan kondisi

penyimpanan harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan

obat dari industri farmasi. Dokumentasi harus disimpan dan

mampu tertelusur.

c. Prosedur tertulis untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus

tersedia. Prosedur tersebut harus mempertimbangkan sifat obat

dan/atau bahan obat serta tindakan pencegahan khusus.

d. Dokumen untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus

disiapkan dan harus mencakup sekurang-kurangnya informasi

berikut:

1) Tanggal pengiriman;

2) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan

status dari penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau

klinik);

16
3) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk

sediaan dan kekuatan (jika perlu);

4) Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa

5) Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan

kuantitas per kontainer (jika perlu);

6) Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman

7) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat

perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas

personil ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa

ekspedisi) dan kondisi penyimpanan.

17
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Uraian Umum PBF

1. Profil PT. Enseval Putera Megatrading Tbk.

PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk merupakan perusahaan

farmasi multinasional yang bermarkas di Jakarta, Indonesia.

Perusahaan ini didirikan pada tahun 1973 dan mendistribusikan

berbagai macam-macam barang farmasi. Dalam perkembangannya,

PT Enseval tumbuh menjadi distributor umum, tidak hanya dalam

produk farmasi, tetapi juga dengan berbagai macam produk konsumen

dan peralatan medis, bahkan berperan sebagai agen dan distributor

bahan baku kimia untuk industri farmasi, kosmetik, dan makanan

industri. Sejalan dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia, PT Enseval

juga melakukan diversifikasi ke beberapa jenis usaha di luar bidang

perdagangan dan distribusi.

Pada tanggal 1 Agustus 1994, Perseroan tercatat di Bursa Efek

Jakarta sebagai PT Enseval Putera Megatrading Tbk. Kegiatan

Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang

terdiri dari empat divisi : (1) Penjualan produk farmasi dan Divisi

distribusi. (2) Produk konsumen, di balik produk dan penjualan nutrisi

dan divisi distribusi. (3) Perangkat medis pemasaran dan divisi

distribusi. (4) Pemasaran dan penjualan divisi produk kimia sebagai

18
bahan baku untuk industri farmasi, kosmetik dan makanan dan

kesehatan hewan

Sampai saat ini, Perseroan telah memiliki 46 cabang di seluruh

Indonesia beroperasi penuh. Cabang-cabang yang ada membentang

dari Banda Aceh ke Jayapura. Perseroan juga memiliki infrastruktur

yang memadai untuk mendukung kelancaran operasional logistik dua

Pusat Distribusi Regional, dengan fasilitas besar gudang, berlokasi di

Jakarta dan Surabaya, gudang cabang individu dan armada pengiriman

serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan

untuk memenuhi kebutuhan pihak pemasok (Prinsipal) dan pelanggan

kami (Outlet).

Saat ini, Perusahaan memiliki lebih dari 100 pemasok

(Prinsipal) dan lebih dari 200.000 outlet di seluruh Indonesia. Pada

akhir tahun 2008, Perseroan memiliki 5 anak perusahaan:

PT Tri Sapta Jaya

PT Millenia Dharma Insani

PT Enseval Medika Prima

PT Global Chemindo Megatrading

PT Renalmed Tiara Utama

PT. Tri Sapta Jaya, yang beroperasi di sektor distribusi farmasi dan

produk kesehatan, memperluas distribusi farmasi ke pasar bawah dan

daerah-daerah terpencil.

19
 PT. Millenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, yang

dimulai hanya dari bisnis apotik tetapi kemudian berkembang menjadi

klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana, menyediakan

fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi, yang terdiri dari

klinik, apotek, laboratorium dan mini market, yang kini juga

menawarkan pengobatan hemodialisis. Dengan visi dan misinya untuk

menjadi pilihan keluarga Indonesia sebagai klinik dengan layanan

prima dengan harga terjangkau, Klinik Mitrasana memperluas klinik

tunggal menjadi 13 klinik pada tahun 2009 di Jakarta dan daerah yang

lebih besar.

Dalam upayanya untuk memperluas usaha Perseroan dalam

pemasaran dan perdagangan alat kesehatan, Perusahaan mendirikan

anak perusahaan bernama PT. Enseval Medika Prima pada bulan

November 2007. Anak perusahaan ini resmi memulai bisnis pada

bulan Oktober 2008 dengan fokus pada pemasaran alat kesehatan dan

produk diagnostik dan perangkat.

PT Global Chemindo Megatrading yang juga didirikan pada

November 2007 merupakan anak perusahaan dalam bisnis

perdagangan bahan baku. Perusahaan akan fokus pada penjualan

bahan baku baik ke kelompok dan pelanggan non-kelompok. PT

Global Chemindo Megatrading kini sudah memulai kegiatan usaha

secara independen pada bulan Oktober 2008.

20
 Diversifikasi dalam penyediaan layanan kesehatan, Perusahaan

mendirikan PT Renalmed Tiara Utama pada bulan Juli 2008 dan

diperoleh dari pihak ketiga bisnis yang menyediakan mesin

hemodialisis dan perlengkapan terkait untuk pasien gagal ginjal di

rumah sakit dan klinik. Setelah akuisisi bahwa bisnis pada bulan

Oktober 2008, PT Renalmed Tiara Utama kemudian secara resmi

memulai bisnisnya.

Pada tahun 2008, perusahaan mendapatkan sertifikasi ISO

9001:2000 untuk pergudangan dan distribusi, bahan baku dan produk

kesehatan konsumen. Tahun 2009, Perusahaan mendapatkan

sertifikasi ISO 9001:2008 untuk pergudangan dan distribusi farmasi,

kosmetik, produk kesehatan dan produk konsumen. Pusat Distribusi

Regional Jakarta dan Surabaya juga menerima penghargaan Good

Distribution Practice (GDP) oleh BPOM (Badan Pengawasan Obat

dan Makanan). Tahun 2010 perusahaan Memperoleh sertifikasi

OHSAS 18001:2007 untuk Sistem Manajemen Kesehatan

dan Keselamatan Kerja. 2011, perusahaan menerbitkan Hak Memesan

Efek Terlebih Dahulu untuk mengeluarkan 428.640.000 saham baru

dengan nilai nominal Rp50 per lembar saham. Tahun 2012, Enseval

cabang Bogor Mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008

untuk pergudangan dan distribusi farmasi, kosmetik, produk kesehatan

dan produk konsumen. Tahun 2013, Enseval cabang Makassar,

Bandung dan Bekasi menerima sertifikasi Good Distribution

21
 Practices (GDP) yang diberikan oleh BPOM (Badan Pengawas Obat

dan Makanan) dan pada tahun 2014, menerima Sertifikasi Cara

Distribusi Obat yang Baik (CDOB) yang diberikan oleh Badan

Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia (BPOM RI) untuk

cabang Jakarta 1, Kupang, Palu, Balikpapan, Bogor, Jember, RDC

Jakarta & RDC Surabaya, Palembang, Jakarta 2, Padang, Pematang

Siantar, Tangerang dan Yogyakarta.

2. Visi dan Misi PBF PT Enseval Putera Megatrading Tbk.

Visi :

“Menjadi perusahaan jasa distribusi dan logistik terdepan yang

terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan prima,

penggunaan teknologi dan sumber daya manusia yang kompeten”

Misi :

“Sebagai perusahaan distribusi dan logistik kami menjadi partner

utama bagi principal, menciptakan nilai dalam saluran distribusi dan

mendukung kesehatan masyarakat melalui kemudahan akses dan

ketersediaan produk”

22
3. Struktur organisasi

23
4. Personalia

a. ABM (Area Business Manager)

ABM adalah pemimpin yang memiliki periode kerja 2 tahun pada

setiap cabang. ABM bertugas untuk menentukan kebijakan-

kebijakan yang berlaku di PBF, membuat estimasi untuk

pencapaian target omset, mengkoordinir proporsional di cabang,

rmemimpin perusahaan dalam segala aspek manajemen,

mendelegasikan tugas kepada staff, bertanggung jawab dalam

pengambilan keputusan, menjaga kerahasiaan perusahaan dan

membina hubungan yang baik dengan karyawan.

b. Penanggung jawab PBF

Penanggung jawab suatu PBF adalah seorang apoteker atau lebih

dikenal sebagai apoteker penanggung jawab (APJ) yang sudah

memenuhi kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Di

samping itu, telah memiliki pengetahuan, memiliki Surat Ijin Kerja

Apoteker (SIKA) mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek

keamanan, identifikasi obat dan bahan obat palsu dalam rantai

distribusi. Tanggung jawab APJ yakni menyusun, memastikan dan

mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu. Fokus pada

pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta

meluluskan obat kembalian ke dalam stok (recall) yang layak

dijual kembali, memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala,

turut serta dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau

24
 memusnahkan obat dan bertanggung jawab untuk

keabsahan/legalitas dokumen seperti (menandatangani faktur

penjualan, shiplist, receive; membuat laporan psikotropika ke

Dinas Kesehatan tembusan ke BPOM; membuat laporan dinamika

obat; mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan; arsip

faktur dan surat pesanan), serta menyusun dan menyetujui program

pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk

semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.

c. Administrasi ABM

Bertugas dalam menyelesaikan dan mendukung penyelesaian tugas

ABM.

d. Accounting supervisor

Menjaga kelancaran operasional perusahaan, mempertanggung-

jawabkan laporan akuntansi dan keuangan, menjaga kerahasiaan

perusahaan, membagi dan mengatur tugas bawahan.

1) Finance coordinator

Mengkoordinir tugas-tugas di bidang finansial perusahaan.

a) Cashier

Menerima setoran dari hasil tagihan oleh

kolektor/driver/loper/sales secara tunai, mengecek

pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas, membuat

rekonsiliasi bank, menyimpan uang tunai, pengeluaran-

25
 pengeluaran sesuai payment yang sudah di approved oleh

pimpinan cabang, directorate sales dan akuntansi.

b) Finance staff

Staff yang bekerja di bidang keuangan/akuntansi

perusahaan.

c) Invoice administration

Mengurus faktur.

d) Collector

Menagih pembayaran ke oulet-outlet jika sudah jatuh

tempo.

2) GL (General Ledger) staff atau staf klaim.

Memproses data yang telah ditolak dari pusat dan mengecek

payment.

3) Data proses

Melakukan proses atau pengolahan data pada sistem seperti

proses masuknya SO (Sales Order).

4) IT (Information Technology) channel

Bertugas dalam hal informasi dan teknologi. IT channel

bertugas dalam merawat software/hardware/komputer yang ada

pada perusahaan. Memastikan semua komputer bekerja dengan

optimal.

e. Warehouse supervisor

Bagian pengawasan gudang

26
 1) Checker

Mencek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika

tidak sesuai checker menginformasikan ke admin gudang,

mencek barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan

faktur, mencek barang yang akan masuk kanvas, dan menerima

dan mencek barang yang masuk dari pusat.

2) Warehouse administrator

Penyelesaian administrasi gudang.

3) Warehouse man

Melakukan pekerjaan seperti pengambilan produk dan packing.

f. Transportation coordinator/ekspedisi

Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim

tepat waktu, memastikan semua masalah administrasi yang

berkaitan dengan ekspedisi, bertanggung jawab atas keselamatan

barang faktur dan kendaraan pada saat pengiriman barang,

bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai sistem dan

prosedur, membuat dan mengatur rute pengiriman barang,

melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera

pada faktur.

1) Transport administrator

Bertugas pada penyelesaian administrasi ekspedisi seperti surat

jalan, dan pengecekan faktur kembali.

27
 2) Driver

Bertugas menghantarkan produk menggunakan mobil biasanya

ke luar kota atau dalam kota (apabila barangnya banyak)

3) Loper

Bertugas mengantarkan produk kepada outlet yang memesan

dalam kota dengan motor.

g. CC administartor/ECC

Menerima orderan dari salesman, memproses dan mencetak order

yang masuk, menginput order yang masuk secara manual, dan

menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk

menanyakan order yang akan dipesan.

h. FSS CHB (Customer Health Beauty)

Divisi yang bertanggung jawab atas makanan dan minuman non

kalbe, namun untuk sekarang produk kecantikan tidak

didistribusikan lagi.

i. FSS CHD (Customer Health Division)

Divisi yang bertanggung jawab pada obat dengan tanda lingkaran

biru yang bukan prekursor serta suplemen, obat jamu, OTC

j. FSS KND (Kalbe Nutrition Division)

Divisi khusus produk nutrisi dari Kalbe.

k. FSS Pharmamed

Bagian produk obat dan alkes, psikotropika dan prekursor

28
 l. Administrator sales

m. Salesman

Melakukan penawaran pada pihak pembeli. Setiap principal

memiliki salesman.

n. Assistant salesman

5. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

a. Perencanaan

Perencanaandilakukan oleh supervisor bagian directorate sales

dengan mengemail produk yang ingin dipesan dengan sistem

demand planning atas persetujuan apoteker penanggung jawab dan

ABM dengan melakukan pemesanan di RDC (Regional

Distribution Center) Jakarta atau RDC Surabaya.

b. Pengadaan

Produk yang dipesan kemudian dikirim ke PBF cabang.Selanjutnya

tugas admin gudang untuk membuat/mendownload surat pesanan

berdasarkan nomor register atau nomor pesanan. Untuk

psikotropika dikerjakan oleh apoteker penanggung jawab dengan

menyertakan nama, alamat, nomor register, surat, nama dan alamat

rumah, jenis dan jumlah produk, tandatangan, SIK, dan stempel.

Dokumen psikotropika dan prekursor dipisahkan dari dokumen

produk lainnya. Untuk psikotropika, SP di scan lalu dikirim dengan

email ke pusat , SP yang asli dikirimkan melalui pos. Pengadaan

29
 dilakukan setiap bulan. Untuk stock opname dilakukan dua bulan

sekali hal ini berlaku untuk seluruh PBF Enseval di seluruh

Indonesia. Selama stok opname berlangsung tidak dilakukan

penjualan agar prosesnya tidak terganggu.

c. Penerimaan

Pada saat proses penerimaan petugas gudang akan

melakukan pengecekan kembali kesesuaian shiplist dengan produk

atau barang yang datang. Pemeriksaan meliputi nomor IR

(Imployet Requisilion), nama produk, jumlah produk, batch

number, nomor register, storage temperature dan expired date. Hal

ini bertujuan untuk memastikan produk adalah produk farmasi

yang asli, jumlah dan nama produk sesuai dengan yang dipesan.

Setelah itu produk disimpan kemudian di input sesuai shiplist

ditambah dengan nama locator penyimpanan. Lalu, akan keluar

receiver, maka ini sebagai bukti bahwa barang sudah diterima.

Semua produk yang masuk, secara otomatis akan

ditambahkan ke kartu stock elektronik. Pekerja di gudang akan

menempatkan produk tersebut di locator dan mencatat nama

locator, kemudian di input lagi ke sistem. Jadi, saat pesanan masuk

dari outlet maka secara otomatis dengan sistem akan menunjukkan

pada locator mana yang harus diambil terlebih dahulu. Begitupula

saat cycle count semua produk akan dicek berdasarkan nama,

30
 jumlah, ED, batch, serta locator yang ditujjuk oleh sistem. Hal ini

untuk mengecek kesesuaian sistem dengan data di lapangan.

d. Penyimpanan

Produk yang diterima dan telah dicek kelengkapan

administratifnya selanjutnya disimpan di ruang penyimpanan.

Ruangan dilengkapi dengan pengatur suhu dan kelembaban agar

stabilitas obat tetap terjaga. Suhu di ruangan biasa diatur > 250C -

300C.Pada ruangan biasa terdapat 4 locator obat dan customer

product yakni locator AA (obat prekursor dan obat bebas terbatas),

BB & CC (customer product seperti susu), dan DD (alat

kesehatan). Terdapat juga area yang digunakan untuk menyusun

barang bad (retur atau rusak). Produk yang sudah hampir ED

(minimal 3 bulan sbelumnya) diretur dan diganti dengan produk

yang sama dan memiliki ED yang tentunya lebih lama. Hal ini

dilakukan agar ketersediaan obat dan customer product tetap ada di

outlet.Penyimpanan di gudang berdasarkan sistem FEFO (First

Expired First Out).

Ruangan penyimpanan lainnya yakni di cool room (1 dan

2). Pada cool room 1 digunakan untuk menyimpan obat-obat

ethical, dan cool room 2 untuk menyimpan alat kesehatan yang

biasa digunakan untuk pembedahan dengan suhu penyimpanan

untuk kedua ruangan yakni 200C - 250C. Penyimpanan sama seperti

pada ruang biasa, obat disusun pada rak obat dengan 6 pembagian

31
locator. Locator YA, YB, YC dan YE untuk obat-obat ethical pada

suhu 200C - 250C. Locator YD adalah alat kesehatan, Locator YF

merupakan chiller yang digunakan untuk menyimpan CCP dan

sitostatika yang membutuhkan penyimpanan pada suhu 2 0C - 80C.

Penentuan locator diatur secara tersistem oleh computer agar

memudahkan pengeluaran produk dan tetap menggunakan sistem

FEFO.Untuk sitostatika yang tidak disimpan di chiller, pada rak

diletakkan paling bawah untuk menghindari resiko pecahnya obat.

Ruang penyimpanan dilengkapi dengan alarm dan min-max stock.

Alarm berfungsi agar ketika suhunya sudah mencapai suhu kritis

maka alarm akan berbunyi secara otomatis, sedangkan min-max

stock untuk mengetahui banyaknya obat yang tersedia tanda hijau

(stock banyak), kuning (stock setengah) dan merah (perlu diisi

lagi).

Untuk penyimpanan prekursor maupun arsipnya harus

dipisahkan dari produk lainnya. Sesuai standarnya prekursor harus

disimpan dilemari khusus namun karena kondisi tidak memadai

maka penyimpanannya dipisahkan saja dari sediaan lain.

Penyimpanan vaksin/CCP (cold chain product) bertujuan

untuk menjamin produk vaksin disimpan dalam chiller khusus

yang aman, terpisah dari produk lainnya, mudah terpantau serta

sesuai dengan persyaratan yang ditentukan., stock by system dan

fisik barang. Pelaksanaan penyimpanan vaksin :

32
1) Produk vaksin/CCP disimpan dalam chiller khusus yang

terkunci dan terpisah dari produk lain.

2) Suhu chiller CCP 20C - 80C dilengkapi alat pemantau suhu

(Thermohygrometer dan Thermologger) dan alarm suhu kritis.

3) Petugas :

a) Mengecek kebersihan chiller

b) Kepala gudang memantau suhu secara sistem di komputer

setiap jam

c) Pengecekan aliran listrik ke chiller

4) Produk chiller dipisahkan berdasarkan perbedaan nilai

kandungan bahan aktif dan nomor batch.

Kartu stok yang digunakan berupa kartu stock elektronik

yakni menggunakan sistem komputer. Penggunaan kartu stok

elektronik untuk mengefisienkan waktu, tenaga, lebih akurat, dan

sewaktu-sewaktu apabila terjadi kehilangan dapat dilakukan

penarikan data dengan lebih cepat. Hal ini dikarenakan PBF

Enseval merupakan PBF yang berskala cukup besar maka sistem

yang mendukung perlu diberlakukan. Kartu stok non elektronik

berlaku untuk obat psikotropika karena dari segi pengarsipan kartu

stok psikotropika tidak dapat digabung dengan kartu stok lainnya,

jadi hal ini akan lebih mudah ketika ada audit dan pelaporan.

33
 Suhu dipantau 4 kali sehari yakni pada pukul (08.00,

11.00, 14.00 dan 16.00) WITA. Satu kali dalam setahun dilakukan

kalibrasi thermometer dan thermotesto, kalibrasi terakhir pada

tanggal 29 desember 2015 dan berlaku sampai tanggal 29

desember 2016. Untuk pengkalibrasian dikirim ke pusat.

PBF merupakan tempat transit produk farmasi ataupun

customer produk sebelum didistribusikan ke outlet dan sampai di

tangan konsumen, oleh karena itu kebersihan area harus terjaga.

Semua petugas gudang wajib bertanggung jawab atas kebersihan

area gudang, karenanya pada ruangan disiapkan form kebersihan.

Terdapat pula pets control untuk memantau serangga/tikus yang

masuk ke gudang. Ruangan dilengkapi APAR untuk

mengantisipasi bila terjadi kebakaran, APAR diganti bila sudah

ED.

e. Pengiriman

Pemesanan obat dapat dilakukan menggunakan SP (surat

pesanan). PBF Enseval Putera Megatrading Tbk. melayani

pemesanan produk farmasi dari rumah sakit, puskesmas, apotek,

toko obat, toko pangan dan PBF lokal lainnya. Semua alur

pemesanan menggunakan teknologi computer dimulai dari

pengorderan sampai faktur keluar, oleh karena itu apabila suatu

outlet memiliki hutang maka secara otomatis proses pemesanan

akan tercancel. Daftar produk yang diorder akan dikirim ke gudang

34
dan akan keluar sebagai lembar picklist yang memuat (nama obat,

nomor batch, ED, locator dan jumlah obat). Setelah picker

mengambil produk yang tertera maka selanjutnya diinput lagi ke

komputer kemudian keluar lembar new picklist. Lembar new

picklist ditempelkan dengan new picklist dan digunakan untuk

pengecekan kembali produk yang sudah diambil sebelum

dipacking.

Karena vaksin mudah dipengaruhi oleh suhu maka

diperlukan penanganan khusus. Untuk penyiapannya :

1) Picker gudang siapkan cool bag atau sterofoam, thermometer,

ice pack/ gel, min-max, form kontrol suhu pengiriman produk

dengan suhu 20C - 80C.

2) Masukkan ice gel ke dalam cool bag ddan thermometer untuk

conditioning.

3) Setelah mencapai suhu 20C - 80C masukkan ice pack setengah

dari total icepack di dasar cool bag (sesuai dengan lama

pengiriman). Letakkan partisi (potongan kardus) antara icepack

dan thermometer .

4) Siapkan produk di dalam kantong plastik dan diikat simpul.

5) Masukkan produk ke dalam cool bag (posisikan di atas partisi).

6) Tempatkan lagi partisi di atas produk dan letakkan ice pack di

atas partisi.

35
7) Tutup cool bag.

Untuk distribusi di luar pulau yang menggunakan jasa pihak ketiga.

Mereka wajib membuat kesepakatan mengenai perlakuan khusus

CCP ini agar ketika sampai di outlet kondisinya tetap sesuai

standar. Selain itu saat sampai produk harus segera dimasukkan ke

lemari penyimpanan.

Penyaluran psikotropika hampir sama dengan produk

pharma lainnya hanya saja diperlukan surat pesanan menggunakan

format khusus psikotropika, nomor register surat, nama dan alamat

rumah serta jabatan apoteker pemesan, nama dan alamat distributor

yang dituju , nama produk, jumlah produk, jenis, nama dan alamat

sarana pelayanan kesehatan, tandatangan apoteker, nama

SIKA/SIPA, dan stempel dari sarana pelayanan dan stempel alkes.

Terhadap SP yang tidak memenuhi persyaratan, apoteker membuat

penolakan, menyerahkan kembali untuk dilengkapi. Pesanan yang

memenuhi persyaratan, apoteker membubuhkan tandatangan di

SP.Apoteker menginfokan kepada ECC agar segera dientri admin

gudang menyerahkan picklist untuk di cek ulang. Bila salah entry

maka apoteker menandatangani picklist mengiformasikan agar

dibatalkan dan dientry ulang di ECC.Jika ada kesalahan, apoteker

mencatat transaksi pada kartu stock, tanggal picklist, nomor

picklist, nama sarana pelayanan kesehatan, jumlah barang keluar,

sisa barang, nomor batch barang keluar, expired date, paraf

36
 petugas pengambil barang dan kode locator. Proses selanjutnya

sama dengan produk pharmamed non-psikotropik namun pada saat

di daerah transit, psikotropika di letakkan di lemari khusus.

Obat dan customer product lainnya di letakkan di area

transit sebelum dihantar ke outlet. Selanjutnya dilakukan

pengecekan barang oleh checker, kemudian pengecekan kendaraan,

kebersihan. Produk diantar ke outlet kemudian sesampainya di

outlet, produk diserahterimakan dan dilakukan pengecekan

berdasarkan faktur. Selanjutnya, penandatanganan oleh apoteker

dan cap outlet. Biasanya untuk outlet di daerah daratan timor

produk pharma di antar sore hari sedangkan produk konsumen

pada pagi hari.

f. Pelaporan

Ada 2 jenis laporan yang harus dibuat oleh Apoteker penanggung

jawab yaitu :

1) Laporan triwulan

Laporan pendistribusian obat selama 3 bulan dibuat rangkap 4

dan ditunjukan kepada Menteri Kesehatan RI, dengan

tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala

Balai POM Provinsi dan arsip cabang.

2) Laporan OKT

Laporan distribusi golongan psikotropika (OKT) dilaporkan

setiap bulan. Laporan ini dibuat rangkap 4 ditujukan kepada

37
 Kepala Badan POM Pusat, Kepala Dinasa Kesehatan Provinsi

dengan membuat tembusan kepada BPOM Provinsi dan arsip.

Untuk obat psikotropika dan prekursor pelaporannya

menggunakan e-napza. Sedangkan untuk produk pharma

lainnya dan customer product menggunakan e-report.

3) Laporan produk recall

Laporan ini dibuat apabila terjadi penarikan kembali produk-

produk yang bermasalah. Berikut alur untuk produk yang

ditarik kembali sampai pelaporannya :

a) Principal mengeluarkan surat

b) Surat dari SM divisi yang bersangkutan

c) APJ mencetak mock recall

d) ABM mengeluarkan surat pemberitahuan recall ke outlet

e) Surat penarikan dikirim ke outlet oleh salesman dengan

membawa tanda terima surat dan BAP penarikan barang.

f) Proses retur dari outlet ke EPM, membawa tanda terima

retur barang.

g) Barang di shiplist dan proses retur ke RDC.

h) APJ membuat laporan rekapitulasi realisasi recal.l

i) E-mail ke pusat customer care ABM

j) Kepala gudang divisi yang bersangkutan

k) Laporan ke BPOM

l) Laporan dan lampiran di arsip APJ

38
g. Pengelolaan produk expired atau rusak

Barang-barang yang mengalami kerusakan fisik serta dekat

kadaluarsa atau yang sudah kadaluarsa, dikembalikan oleh

pelanggan EPM. Barang yang dikembalikan dari pelanggan dicek

dan ditempatkan di tempat khusus kemudian dibuat laporan barang

rusak. Kriteria pengembalian varang adalah :

1) Produk yang mendekati ED (maksimal 3 bulan sebelum ED)

atau yang sudah expire sesuai yang tertera pada kemasan

2) Kemasan rusak

3) Obat rusak (berubah warna atau bentuk/fisik)

Jika ada perintah dari pabrik karena alasan tertentu untuk

obat yang rusak/kadaluarsa dibuatkan laporan barang rusak.

Barang tersebut dicek jumlahnya kemudian dikirim ke kantor

pusat untuk selanjutnya dimusnahkan di pusat. . Untuk makanan

dan minuman, isinya dikeluarkan dahulu kemudian dikubur,

kemasannya dibakar.

Lembaran barang rusak (LBR) memuat ED, nama obat,

jumlah. Diisi form LBR dijelaskan mengapa barangnya

dimusnahkan (rusak, ED, kemasan rusak/ sobek/ basah/ bocor/

pecah/ digigit tikus, dan berubah warna). Tanggal pelaksanaan,

BAP, jumlah, saksi yang memusnahkan.

39
h. Pengelolaan penarikan obat kembali dan penanganan keluhan

Prosedurnya seperti alur di pelaporan di atas. Terdapat

ruang karantina khusus untuk produk yang ditarik kembali,

produk-produk diberi penandaan khusus dan ruangannya di kunci.

Penanganan keluhan dengan cara mencatat setiap keluhan

yang masuk kemudian diberikan solusi dan diselesaikan masalah

pada hari itu juga. Dilakukan Tran Analysis untuk mereview

banyaknya masalah dan evaluasi.

i. Fasilitas distribusi berdasar kontrak

PBF Enseval bekerja sama dengan pihak ketiga seperti POS, JNE,

FODA dan KGP apa ada perbedaan ekspedisi untuk. Khusus untuk

vaksin diberitahukan penanganan khusus agar kestabilan obat tetap

terjaga seperti pada penjelasan sebelumnya. Dengan kesepakatan

sebagai berikut :

1) Ketepatan pengiriman

2) MoU

3) Menjaga obat jangan rusak

4) Menjamin mutu obat

5) Bila kehilangan dilaporkan ke polisi dan laporan ke BPOM

6) Kerusakan atau kehilangan selama pengiriman dibuat berita

acara kehilangan.

40
j. Audit mutu

Audit terbagi menjadi 2 yaitu audit mutu internal dan eksternal.

Audit eksternal dilakukan oleh Kalbe, Enseval Pusat, BUMN,

BPOM, dan Dinas Kesehatan. Sedangkan, audit internal oleh PBF

bersangkutan seperti :

a) Surat penunjukan dan pemberian tugas

b) Jadwal audit

c) Check list internal audit

d) Laporan audit

e) Formulir tindakan koreksi dan pencegahan

f) Pemantauan keefektifan dan laporan CAPA.

41
B. Uraian Tugas

Berikut adalah uraian kegiatan yang dilakukan dan diamati selama proses

PKL di PBF Enseval.

1. Tugas dan fungsi PBF

Tugas :

a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang

meliputi obat, customer product dan alat kesehatan.

b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke

sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek,

rumah sakit, toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan

masyarakat lain serta PBF lainnya.

c. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung

jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin,

pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas

dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek, rumah sakit dan

PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas

terbatas, obat keras dan obat keras tertentu.

Fungsi :

a. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke

seluruh NTT secara merata dan teratur guna mempermudah

pelayanan kesehatan.

42
 b. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat

kesempurnaan penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.

Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja

2. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

a. Perencanaan

Dilakukan oleh supervisor bagian directorate sales dengan

membuat demand planning atas persetujuan APJ dan ABM.

b. Pengadaan

Pada praktek kerja lapangan, hanya dijelaskan bagaimana tata cara

pengadaannya. Namun, dalam pelaksanaannya tidak dilibatkan.

c. Penyimpanan

Pada praktek kerja lapangan, kami tidak melakukan kegiatan

penyimpanan tetapi kami melakukan cycle count atau

pengecekan stock.Untuk kegiatan penyimpanan dilakukan oleh

petugas gudang karena membutuhkan tenaga dan keahlian khusus

dalam mengoperasikan alat Electric Stacker Straddle. Cycle

count merupakan kegiatan pengecekan barang yang ada diruangan

penyimpanan atau lapangan dengan data pada system yang telah di

print. Cycle count biasa dilakukan pada pagi hari sekitar jam 9.

Tujuannya adalah untuk menyesuaiakan stock yang ada di

lapangan dengan yang ada pada di sistem.

d. Pengiriman

Secara umum, proses penyiapan dilakukan sebagai berikut :

43
1) Salesman yang berkunjung langsung ke outlet melakukan

order, lalu mengirimkan orderan kepada ECC (Enseval

Costumer Care) melalui PDE (Pusat Data Elektronik)yang

telah di program pada handphone masing-masing salesman.

Selain dengan bantuan salesman, outlet dapat memesan produk

melalui telepon ataupun dengan sp. Adapun produk yang

memiliki surat pesanan khusus yaitu obat golongan precursor

dan psikotropika.

2) Bagian ECC mengentry orderan ke computer dan hasilnya

berupa SO (Surat Orderan) atau picklist (apabila outlet masih

memiliki masalah seperti hutang maka secara otomatis pesanan

yang telah di entry akan tercancel)

3) Apabila ada produk kosong, secara otomatis computer akan

memproses produk yang tidak tersedia dan keluarlah surat

pesanan tidak terpenuhi.

4) Setelah picklist keluar, kegiatan selanjutnya yakni mengambil

produk sesuai yang tertera pada picklist.

5) Setelah selesai melakukan picking produk, kemudian dilakukan

entry sehingga keluar lembar new pikclist.

6) Dilakukan proses pengecekan menggunakan new picklist.

7) Setelah itu, di lakukan proses packing dan produk letakkan

sesuai tempat tujuannya. Khusus produk CCP, di packing

sesuai standar.

44
 Proses pengiriman barang

1) Setelah faktur tercetak maka admin ekspedisi membuat surat

jalan untuk ekspedisi (driver/loper). Kemudian tim ekspedisi

mengambil barang ke gudang sesuai faktur outlet.

2) Kemudian tim ekspedisi mengantar barang ke outlet.

3) Setelah barang diserahkan, faktur ditandatangani dan di

stempel outlet. Jika outlet memsn barang secara kredit maka

faktur yang berwarna biru diserahkan ke outlet tetapi kalau

COD (Cash On Delivery) maka faktur asli diserahkan ke

outlet.

4) Kemudian tim ekspedisi kembali ke PBF membawa sisa

fakturnya dan diserahkan ke bagian administrasi ekspedisi

untuk di cocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus

kembali di hari yang sama.

5) Untuk pengiriman barang keluar pulau, PBM Enseval bekerja

sama dengan pihak ketiga.

6) Mekanisme pembayaran dapat berupa COD, Kredit dan tender.

e. Pelaporan

Kegiatan yang dilakukan berupa pembelajaran mengenai laporan

dan arsip-arsip apa saja yang ada di dalamnya. Ada 2 jenis laporan

yang di buat, yaitu :

45
 a. Laporan Triwulan

Pelaporan triwulan menggunakan E-report.Adapun yang

tercantum dalam pelaporan triwulan, antara lain :

1) Data penyaluran meliputi nama obat, jumlah yang keluar.

2) Tanda terima

3) Laporan ke Menteri Kesehatan RI dengan tebusan kepada

Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala BPOM provinsi dan

arsip cabang.

b. Laporan OKT

Laporan OKT di tujukan untuk obat golongan psikotropika dan

dilaporkan tiap bulan.Adapun yang tercantum dalam

pelaporannya, antara lain :

1) Surat Tanda terima barang (terima dari, berupa, keterangan,

tanda tangan apoteker, No. dokumen, No. revisi, tanggal,

efektif, referensi)

2) Dilaporkan ke Dinas Kesehatan

3) Laporan ke BPOM pusat dengan tebusan ke BPOM

Provinsi, dan sebagai arsip.

4) Pelaporan menggunakan E-napza (Approval laporan

penyaluran)

3. Register shiplist barang psikotropika terdiri dari No. surat, No. ER,

nama item, No. shiplist, No. receiver, Amount, tanda tangan apoteker

pusat).

46
4. Pemisahan dan Penyusunan Faktur

Faktur terdiri dari 4 rangkap yaitulembar asli dan 3 lembar copyan

(putih 2 lembar, hijau 1 lembar dan biru 1 lembar). Lembar putih yang

asli untuk outlet ditempelkan bersama dengan faktur pajak, lembar

hijau untuk APJ, lembar biru untuk accounting EPM (Enseval Putra

Megatrading), dan lembar biru untuk outlet. Kegiatan yang dilakukan

juga selama PKL yaitu pemisahan faktur penjualan berdasarkan jenis

produknya seperti faktur obat ethical,, obat bebas terbatas, obat

psikotropika dan produk costumer. Tujuan dilakukannya pemisahan

tiap faktur yaitu sebagai pengarsipan untuk pihak terkait seperti yang

telah disebutkan di atas. Selain itu, untuk memudahkan dalam

penelusuran jika terjadi kesalahan dalam pendistribusian pada outlet.

5. Menyusun Faktur Pajak

Faktur pajak berfungsi sebagai bukti “customer “ sudah melakukan

pembayaran pajak (apabila ada pemeriksaan yang meminta faktur

pajak). Karean hal ini masih bersifat sosialisasi, maka pihak Enseval

yang melakukan pencetakan faktur untuk kedepannya outlet akan

memprint sendiri faktur pajak.

6. Produk Sitostatika

Kegiatan yang kami lakukan pada kegiatan ini berupa pembelajaran.

Saat PKL tidak ada pemesanan produk sitostatika yang masuk.

Penyaluran produk sitostatika sama dengan produk regular biasanya,

tetapi perbedaannya terletak pada penyimpanan dan penanganan

47
 produk sitostatik jika terjadi kerusakan atau pecah. Produk sitostatika

disimpan di dalam cool room dan di letakkan pada locator dengan

pemberian kode YA bagian bawah rak dan sebagian ada di dalam

chiller. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya produk pecah

atau rusak karena membutuhkan penangan khusus.Di dalam cool

room terdapat lemari yang digunakan untuk menyimpan alat-alat

untuk penanganan produk sitostatik yang rusak/pecah. Adapun

tahapan yang dilakukan jika adanya tumpahan, yaitu :

a. Beritahu ke pekerja di gudang

b. Beritahu orang lain untuk waspada

c. Bila terkena maka basuh dengan air mengalir

d. Lokalisir tumpahan dengan majun

e. Masukkan ke dalam kantung plastik A.

f. Bersihkan detergen lalu serap dengan kain majun, hal ini dilakukan

selama 3x.

g. Masukkan ke kantong plastik B, diberi label “awas berbahaya”.

7. Dokumen Pengadaan Barang

Saat kegiatan PKL kami juga melakukan penempelan tanda (cap) pada

dokumen pengadaan barang yang terdiri dari Receiver, shiplist dan

surat pesanan.

a. Receiver

48
 b. Adapun yang tercantum dalam receiver, antara lain : description,

receipt Qty, sub inventory, locator, batch number, expired date dan

surat tanda terima barang.

c. Shiplist

Adapun yang tercantum pada shiplist, antara lain : description,

receipt Qty, sub inventory, locator, batch number, expired date dan

surat tanda terima barang, berat, volume, yang packing, pengirim,

penerima, supervisor.

d. Surat pesanan

Adapun yang tercantum pada surat pesanan, antara lain : apoteker

pemohon, kepada, kode produk, produk, unit, satuan, alamat.

8. Menempelkan Faktur dan Surat Jalan

Tujuan surat jalan serah terima barang dari ekspedisi sebagai bukti

barang yang akan di didistribusikan telah di serahterimakan. Surat

jalan biasanya dihitung untuk mendapatkan reward/intensif dengan

fungsi juga untuk menyatakan bahwa mereka adalah driver dari

distributor yang sah.

9. Menyusun Surat Tanda Setoran Sementara.

Surat Tanda Terima Setoran Sementara diberikan kepada pelanggan

yang melakukan transaksi secara COD (Cash On Delivery) diisi di

kantor ekspedisi lalu diserahkan ke kasir bersama uang tunai.Surat

tanda setoran sementara digunakan sebagai bukti pembayaran.

Misalnya, pada saat pengiriman barang ke outlet, pemilik outlet

49
langsung membayar pesanannya sehingga diberikan surat tanda

setoran sementara, copyan surat tanda setoran sementara diberikan

pada bagian administrasi/kasir. Secara resminya diberikan faktur pajak

yang didalamnya tertera harga.

50
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

1. Penulis telah mendapatkan bekal kemampuan dan keterampilan dalam

hal pengelolaan obat, makanan , minuman dan alat kesehatan dengan

terlibat langsung pada beberapa kegiatan di PBF.

2. Penulis telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan ilmu yang

diperoleh selama pendidikan dan penerapannya dilapangan, khususnya

dalam bidang distribusi yang sesuai dengan CDOB.

B. Saran

Semoga perhatian kepada pekerja berupa pelatihan Keselamatan dan

Kesehatan Kerja dapat ditingkatkan, hal ini untuk kebaikan pekerja itu

sendiri dalam memberi perlindungan kepada dirinya.

51
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim.1997. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 1997 tentang

Psikotropika. Jakarta
--------.2003. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2003 tentang
Ketenagakerjaan. Jakarta
--------.2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009
tentang Pekerjaan Kefarmasian.. Jakarta
--------.2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang
Kesehatan. Jakarta
--------. 2012. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia Nomor hk.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang Pedoman
Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta.
https://www.enseval.com (diakses tanggal 09 Maret 2016)

Kemenkes. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/Menkes/Per/VI/2011. Jakarta.
Kemenkes. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
tahun 2014 Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/menkes/per/vi/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta.
Balai POM. 2013. Peraturan Balai Pengawas Obat dan Makanan Nomor 40 Tahun
2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat
Mengandung Prekursor. Jakarta
Umar, Husein. 2003. Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen. PT Gramedia
Pustaka Utama.Jakarta.

52
53
LAMPIRAN FAKTUR

54
55
56
 ALUR DISTRIBUSI

 rumah sakit
swasta/pemerintah
 puskesmas FAKTUR DAN
SURAT PESANAN BARANG
 apotek
 toko obat berijin
 toko pangan/chane
store, SM,
minimarket,
hypermart

SALES ORDER

NEW PICLIST :

 nama obat
 nomor batch
TRANSACT  ED
AMBIL BARANG
 Locator
 jumlah obat
 no sales order