E-Office 1,2,3,4,5,6,7,8

Hak Cipta © Pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional

Edisi Tahun 2020
Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia

Inspektorat Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Jl. Akses Tol Cimanggis, Cikeas, Gunung Putri, Bogor, Jawa Barat.
Telp. (021) 8674586
PELATIHAN E-OFFICE DAN TATA KELOLA ARSIP

Tata Naskah ATR/BPN
Tim Pengarah Substansi:

1. Deni Santo, S.T., M.Sc.
2. Nurhadi Putra, A.Ptnh., M.M.
Penulis:
Supriyani, SIP.
Editor:
Rechtiyanto Iqbal Prakoso
JAKARTA - KEMENTERIAN ATR/BPN - 2020

KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas tersusunnya

modul yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan E-Office Dan
Tata Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena kerjasama
Tim Penyusun Modul yang sudah dirangkum melalui beberapa kali
workshop dan dukungan dari berbagai pihak di lingkungan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Untuk itu dalam kesempatan ini kami menyampaikan terima
kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:
1. Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional;
2. Biro Umum dan Layanan Pengadaan;
3. Pusat Data dan Informasi Pertanahan Lahan Pangan Pertanian
Berkelanjutan;
4. Tim Penyusun Modul;
5. Semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya
Modul ini.
Akhir kata, semoga Modul ini dapat memberikan manfaat bagi
peserta Pelatihan E-Office Dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran
dengan senang hati akan diterima untuk perbaikan modul ini.
Bogor, Juli 2020

Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Deni Santo, S.T., M.Sc.

NIP. 19700129 199703 1 004
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................... I
DAFTAR ISI............................................................................................................ II
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................V
DAFTAR TABEL .................................................................................................VIII
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL...................................................................IX
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG .................................................................................... 2

B. DESKRIPSI SINGKAT ................................................................................ 3
C. MANFAAT MODUL ..................................................................................... 4
D. HASIL BELAJAR ......................................................................................... 4
E. INDIKATOR HASIL BELAJAR ..................................................................... 4
F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK ............................................. 5
G. WAKTU ....................................................................................................... 6
BAB II PENGANTAR TATA NASKAH ATR/BPN .................................................. 7
A. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................................. 7

B. SASARAN ................................................................................................... 7
C. ASAS .......................................................................................................... 8
D. RUANG LINGKUP....................................................................................... 9
E. RANGKUMAN ............................................................................................. 9
F. EVALUASI ................................................................................................ 10
G. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ........................................................ 12
BAB III JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS ................................................. 13
A. NASKAH DINAS ARAHAN ........................................................................ 13

B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI........................................................ 39
C. NASKAH DINAS KHUSUS ........................................................................ 49
D. RANGKUMAN ........................................................................................... 70
ii
E. EVALUSI ................................................................................................... 71
F. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ........................................................ 73
BAB IV PEMBUATAN NASKAH DINAS ............................................................. 74
A. PERSYARATAN PEMBUATAN ................................................................ 74

B. NAMA JABATAN PADA KEPALA NASKAH DINAS .................................. 75
C. PENOMORAN DAN PEMBERIAN KODE NASKAH DINAS ...................... 83
D. NOMOR HALAMAN ................................................................................ 113
E. KETENTUAN JARAK DAN SPASI .......................................................... 113
F. PENGGUNAAN HURUF ......................................................................... 114
G. LAMPIRAN .............................................................................................. 116
H. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA/LOGO ATR/ BPN ........................ 116
I. PENGGUNAAN CAP LEMBAGA ............................................................ 119
J. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH
DINAS ............................................................................................................. 121
K. LAIN-LAIN ............................................................................................... 123
L. RANGKUMAN ......................................................................................... 132
M. EVALUASI .............................................................................................. 134
N. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ...................................................... 137
BAB V KEWENANGAN PENANDA TANGAN .................................................. 139
A. PENGGUNA GARIS KEWENANGAN ..................................................... 139

B. PENANDATANGANAN ........................................................................... 141
C. PENGATURAN PARAF PADA NASKAH DINAS ..................................... 144
D. KEWENANGAN PENANDATANGANAN ................................................ 146
E. RANGKUMAN ......................................................................................... 150
F. EVALUASI .............................................................................................. 151
G. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ...................................................... 153
BAB VI PENGAMANAN NASKAH DINAS ........................................................ 154
A. PENENTUAN KATEGORI KLASIFIKASI, KEAMANAN DAN AKSES

NASKAH DINAS ............................................................................................. 154
B. PERLAKUAN TERHADAP NASKAH DINAS BERDASARKAN
KLASIFIKASI, KEAMANAN DAN AKSES ....................................................... 155
C. RANGKUMAN ......................................................................................... 157
iii
D. EVALUASI .............................................................................................. 157

E. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ...................................................... 159
BAB VII PENGENDALIAN NASKAH DINAS ..................................................... 161
A. NASKAH DINAS MASUK ........................................................................ 161

B. NASKAH DINAS KELUAR ...................................................................... 166
C. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH
DINAS ............................................................................................................. 169
D. RANGKUMAN ......................................................................................... 170
E. EVALUASI .............................................................................................. 170
F. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ...................................................... 172
BAB VIII PENUTUP............................................................................................ 174
A. SIMPULAN .............................................................................................. 174

B. TINDAK LANJUT..................................................................................... 175
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 176
KUNCI JAWABAN ............................................................................................. 177
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Nama Jabatan Menteri ......................................................................... 76

Gambar 2 Nama Instansi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional ............................................................................................ 77
Gambar 3 Kop Naskah Dinas Surat Keputusan yang ditandatangani Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri .......................................................... 80
Gambar 4 Kop Naskah Dinas Surat Keputusan yang ditandatangani Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya langsung atau yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan
Tinggi Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atau ditandatangani
Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama langsung ......................................................... 80
Gambar 5 Kop Naskah Dinas selain Surat Keputusan dengan penulisan nama unit
satu baris .............................................................................................................. 81
Gambar 6 Kop naskah dinas selain Surat Keputusan dengan penulisan unit kerja
lebih dari satu baris ............................................................................................... 81
Gambar 7 Kop Naskah dinas Surat Keputusan yang ditandatangani Kepala Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional ................................................................... 82
Gambar 8 Kop Naskah dinas Surat Keputusan yang ditandatangani Kepala Kantor
Pertanahan ........................................................................................................... 82
Gambar 9 Kop Naskah dinas selain Surat Keputusan yang ditandatangani Kepala
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional ........................................................ 82
Gambar 10 Kop Naskah dinas selain Surat Keputusan yang ditandatangani
Kepala Kantor Pertanahan.................................................................................... 83
Gambar 11 Daftar Kode Wilayah Provinsi ............................................................ 92
Gambar 12 Contoh format dan penomoran Peraturan.......................................... 95
Gambar 13 Contoh format dan penomoran Instruksi ............................................ 95
Gambar 14 Contoh format dan penomoran Surat Edaran .................................... 96
Gambar 15 Contoh format dan penomoran Prosedur Tetap (Protap) ................... 96
Gambar 16 Contoh dan format penomoran Keputusan Umum Pejabat Pimpinan
Instansi ................................................................................................................. 97
v
Gambar 17 Contoh Penomoran Surat Keputusan yang ditanda tangani oleh Wakil
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (1) ...................................................................... 98
Gambar 18 Contoh Penomoran Surat Keputusan yang ditanda tangani oleh Wakil
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (2) ...................................................................... 98
Gambar 19 Contoh dan format penomoran Keputusan Umum Pejabat di Daerah99
Gambar 20 Contoh Penomoran Keputusan Pemberian dan Pembatalan Hak ..... 99
Gambar 21 Contoh format dan penomoran Surat Keputusan Bersama ............. 100
Gambar 22 Contoh format dan penomoran Naskah Dinas Penugasan .............. 101
Gambar 23 Contoh Format dan Penomoran Surat Tugas .................................. 102
Gambar 24 Contoh format dan penomoran Nota Dinas...................................... 103
Gambar 25 Contoh dan format penomoran Memorandum ................................. 104
Gambar 26 Contoh format dan penomoran Surat Dinas Ditandatangani oleh
Pejabat pimpinan instansi ................................................................................... 105
Gambar 27 Contoh dan format penomoran Surat Dinas yang ditandatangani oleh
Pejabat di bawah pimpinan instansi .................................................................... 106
Gambar 28 Contoh dan format Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat di
daerah................................................................................................................. 106
Gambar 29 Contoh format dan penomoran Surat Undangan ............................. 107
Gambar 30 Contoh format dan penomoran Surat Kuasa.................................... 108
Gambar 31 Contoh format dan penomoran Surat Keterangan ........................... 109
Gambar 32 Contoh format dan penomoran Surat Pernyataan ........................... 109
Gambar 33 Contoh format dan penomoran Surat Pengantar ............................. 110
Gambar 34 Contoh format dan penomoran Berita Acara.................................... 111
Gambar 35 Contoh format dan penomoran Pengumuman ................................. 112
Gambar 36 Contoh format dan penomoran Piagam ........................................... 112
Gambar 37 Contoh Lampiran ............................................................................. 116
Gambar 38 Nomor Salinan Surat ........................................................................ 124
Gambar 39 Ruang tanda tangan pada naskah dinas pengaturan ...................... 128
Gambar 40 Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani atas
nama ................................................................................................................... 128
Gambar 41 Ruang tanda tangan pada naskah dinas lainnya yang tidak bersifat
mengatur ............................................................................................................. 128
vi
Gambar 42 Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani untuk
belia .................................................................................................................... 129
Gambar 43 Contoh ruang penanda tanganan Surat Keputusan a.n Menteri Agraria
dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Direktur Jenderal Penetapan
Hak dan Pendaftaran Tanah ............................................................................... 129
Gambar 44 Contoh ruang penanda tanganan Surat Keputusan a.n Menteri Agraria
dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Direktur Jenderal Penetapan
Hak dan Pendaftaran Tanah ............................................................................... 130
Gambar 45 Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) .................................. 142
Gambar 46 Susunan penandatanganan untuk beliau (u.b) ................................ 143
Gambar 47 c Plt. ................................................................................................. 143
Gambar 48 Susunan penandatanganan untuk Plh ............................................. 144
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Kode Penandatangan unit kerja dan Penomoran pada naskah dinas yang
ditandatangani oleh Wakil Menteri Agraria dan Tata Ruang/Wakil Kepala Badan
Pertanahan Nasional dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya maupun Pejabat
Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di
lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional .. 85
Tabel 2 Kode Identifikasi Kementerian ................................................................ 86
Tabel 3 Kode Identifikasi Kantor Wilayah BPN .................................................... 90
Tabel 4 Kode Identifikasi Kantor Pertanahan....................................................... 91
Tabel 5 Ketentuan dimensi lambang/logo 3 x 3 cm dan warna dalam CMYK (Cyan
Magenta Yelow Key) ........................................................................................... 119
Tabel 6 Nomor Seri Cap Dinas Bernomor Seri Kantor Wilayah BPN ................ 120
Tabel 7 Pembubuhan paraf koordinasi .............................................................. 145
Tabel 8 Kolom Paraf Koordinasi Untuk Eselon II ............................................... 145
Tabel 9 Cap/Stempel Paraf Hierarki .................................................................. 146
Tabel 10 Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas di
lingkungan Kementerian ..................................................................................... 146
Tabel 11 Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas di Kantor
Wilayah BPN....................................................................................................... 147
viii
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan cara

yang berurutan. Jangan memaksakan diri sebelum benar-benar
menguasai bagian demi bagian dalam modul ini, karena masing-
masing saling berkaitan.
Di setiap akhir bagian kegiatan belajar terdapat evaluasi yang
disediakan guna menguji tingkat pemahaman Anda setelah
memperoleh pengajaran. Jawablah setiap pertanyaan dalam tes
tersebut, dan nilai yang anda peroleh agar dijadikan sebagai umpan
balik untuk menilai lagi apakah materi dalam kegiatan belajar sudah
Anda kuasai dengan baik atau belum. Jika anda belum menguasai
75% (tujuh puluh lima persen) dari setiap kegiatan, maka anda
dapat mengulangi untuk mempelajari materi yang tersedia dalam
modul ini.
Guna memudahkan Anda dalam memahami materi dalam
modul ini, Pengajar nantinya akan banyak melakukan simulasi atau
latihan selama proses pembelajaran berlangsung. Apabila anda
masih mengalami kesulitan memahami materi yang ada dalam
modul ini, silahkan diskusikan dengan teman atau fasilitator anda.
ix
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda akan segera mengikuti pembelajaran 1 (satu) dari 8 (delapan) modul
dalam Paket Modul E-Office dan Tata Arsip. Modul ”Tata Naskah
ATR/BPN” ini merupakan modul pertama yang akan Anda pelajari.
Semoga Anda tetap semangat belajar dalam menimba ilmu
REALITAS
Baca dan perhatikan kasus yang terjadi di bawah ini:
Pengelolaan Arsip Kementerian Jadi Indikator Citra Pemerintah
Rabu 23 Nov 2016 14:00 WIB
Jakarta-Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menilai pengelolaan
arsip yang baik menjadi salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang
baik. Lembaga ini mendorong pemerintah dan instansi terkait agar
memberikan perhatian dan sadar pentingnya pengelolaan arsip yang baik.
Kepala ANRI, Mustari Irawan, mengatakan, buruknya sistem pengelolaan
arsip justru akan menimbulkan masalah baru di kemudian hari. "Oleh
karena itu, kesadaran pentingnya arsip itu penting sekali. Saya
memfokuskan kesadaran itu dimulai dari kementerian dan lembaga.
Karena, kalau arsip ini tidak diperhatikan, akan banyak masalah yang akan
muncul, baik masalah hukum, politik, ekonomi, sosial, dan budaya," kata
Mustari menjelaskan di gedung ANRI, Jakarta, Selasa (22/11).
Pihaknya menyoroti sistem pengelolaan arsip di kementerian dan lembaga
di Indonesia yang masih sangat lemah. Dalam hasil audit pengelolaan
arsip dan dokumentasi yang dilakukan ANRI di setiap kementerian,
ditemukan hampir separuh dari jumlah kementerian yang ada masih
memiliki tata kelola arsip yang buruk. ANRI menilai, hanya ada dua
kementerian yang nilai pengelolaan arsipnya baik. Nilainya 76-90.
Sebanyak 16 kementerian nilainya cukup. Lima kementerian nilainya
kurang. Sedangkan, 11 kementerian dinilai buruk mengelola arsip.
Terdapat sejumlah indikator penilaian dalam audit ini. Di antaranya
masalah kebijakan, pengelolaan arsip, sumber daya manusia, program,
serta perhatian dari pimpinan. Kepala Pusat Akreditasi ANRI, Rudi Anton,
mengatakan, audit kearsipan ini penting dilakukan untuk mengetahui
kondisi penyelenggaraan kearsipan negara. Tim Pengawas Kearsipan
ANRI memperoleh berbagai temuan dan permasalahan terkait belum
tertibnya budaya pengarsipan. Hasil temuan permasalahan kearsipan ini
MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 1

nantinya akan disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk laporan

hasil pengawasan kearsipan nasional (LHPKN). "Banyak lembaga yang
belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis, yakni tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip," kata Rudi. Lemahnya pengelolaan kearsipan
juga disebabkan oleh masalah sumber daya manusia yang kurang optimal.
Sarana dan prasarana juga tidak memenuhi standar. Sebab, disebutkan
sarana utama, yakni depot arsip statis, bahkan tidak tersedia di provinsi.
Penyelidik Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Aminuddin,
menyampaikan pentingnya setiap lembaga dan institusi memiliki sistem
pengelolaan dan penyimpanan dokumen dan arsip secara baik. Sebab,
dokumen atau arsip merupakan salah satu alat bukti yang paling penting
dalam investigasi.
Sumber:
https://republika.co.id/berita/koran/nusantara-koran/16/11/23/oh324614-
pengelolaan-arsip-kementerian-jadi-indikator-citra-pemerintah
Dari realitas yang terjadi disampaikan bahwa pengelolaan arsip

yang baik menjadi salah satu indikator tata kelola pemerintahan
yang baik. Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar
pengelolaan arsip dinamis, yakni tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip. Sehingga pembahasan modul ini menjadi penting
untuk Peserta pahami.
A. LATAR BELAKANG
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam rangka
penyelenggaraan tugas umum pemerintahan di bidang
agraria/pertanahan dan tata ruang. Sedangkan, Tata Naskah
Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
2 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta

media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Tata Naskah Dinas yang seragam akan sangat
mendukung kelancaran administrasi, komunikasi, informasi,
dan pelayanan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang.
Dalam rangka mencapai tujuan dimaksud, Kementerian telah
menyusun Pedoman Tata Naskah Dinas agar dapat digunakan
untuk keperluan internal di Kementerian maupun dalam
berkoordinasi dengan instansi atau pihak lain.
Peraturan terkait tata naskah di Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional saat ini yang
berlaku adalah Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/
Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional. Selain itu, mengacu pada Surat Edaran Nomor 9/SE-
100.TU.02.01/VII/2020 Tentang Pengaturan Kop Naskah
Dinas, Kode Penandatanganan dan Penandatangan
Berdasarkan Sinkronisasi Pelaksanaan Tugasdan Fungsi Unit
Eselon I di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional.
B. DESKRIPSI SINGKAT
Mata Pelatihan ini membahas tentang pengertian jenis
dan format naskah dinas, pembuatan naskah dinas,
kewenangan penanda tangan, pengamanan naskah dinas, dan
pengendalian naskah dinas.

C. MANFAAT MODUL
1. Manfaat Bagi Peserta:
Memberikan pengetahuan dan meningkatkan
pemahaman terkait materi yang disampaikan, sehingga
peserta dapat memahami tentang tata naskah di dalam
Kementerian ATR/BPN dengan benar.
2. Manfaat Bagi Fasilitator:
Modul yang disusun memudahkan Fasilitator
dalam memberikan pengarahan dan motivasi kepada
Peserta serta sebagai media dalam penyamaan persepsi
antar Fasilitator.
3. Manfaat Bagi Pengelola Pelatihan:
Modul yang disusun sebagai bahan evaluasi bagi
Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia dan
pengendalian pelaksanaan pelatihan serta untuk
penyempurnaan modul pelatihan berikutnya agar lebih
baik.
D. HASIL BELAJAR
Setelah mempelajari materi dalam mata pelatihan ini
peserta dapat menjelaskan jenis dan format naskah dinas,
mengidentifikasi langkah pembuatan naskah dinas, membuat
naskah dinas, menjelaskan kewenangan penanda tangan,
mengidentifikasi pengamanan naskah dinas dan menjelaskan
pengendalian naskah dinas.
E. INDIKATOR HASIL BELAJAR

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat
memahami:

1. Menjelaskan latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran,

asas dan ruang lingkung tata naskah ATR/BPN;
2. Menjelaskan jenis dan format naskah dinas;
3. Membuat naskah dinas berdasarkan ketentuan yang ada;
4. Menjelaskan kewenangan penanda tangan;
5. Mengidentifikasi pengamanan naskah dinas;
6. Menjelaskan pengendalian naskah dinas.
F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK

Materi Pokok dan Sub Materi Pokok yang disajikan
dalam modul ini terdiri dari:
1. Pendahuluan
a. Latar Belakang;
b. Deskripsi Singkat;
c. Manfaat Modul;
d. Hasil Belajar;
e. Indikator Hasil Belajar;
f. Materi Pokok dan Sub Pokok Bahasan.
2. Pengantar Tata Naskah ATR/BPN
a. Maksud dan Tujuan Tata Naskah ATR/BPN;
b. Sasaran Tata Naskah ATR/BPN;
c. Asas Tata Naskah ATR/BPN;
d. Ruang Lingkup Tata Naskah ATR/BPN.
3. Jenis dan Format Tata Naskah ATR/BPN
a. Naskah dinas arahan;
b. Naskah dinas korespondensi;
c. Naskah dinas khusus.
4. Pembuatan Naskah Dinas
a. Persyaratan pembuatan naskah dinas ATR/BPN;

b. Nama Jabatan Pada Kepala Naskah;

c. Penomoran dan pemberian kode naskah dinas;
d. Nomor halaman naskah dinas ATR/BPN;
e. Ketentuan jarak dan spasi;
f. Penggunaan huruf;
g. Lampiran;
h. Penggunaan lambang Negara/logo ATR/BPN;
i. Penggunaan cap lembaga;
j. Perubahan, pencabutan, pembatalan naskah dinas;
k. Lain-lain terkait pembuatan naskah dinas ATR/BPN
5. Kewenangan Penandatanganan
a. Penggunaan garis kewenangan;
b. Penandatanganan;
c. Pengaturan paraf pada naskah dinas ATR/BPN;
d. Penandatanganan.
6. Pengamanan Naskah Dinas
a. Penentuan kategori klasifikasi, keamanan dan akses
naskah dinas ATR/BPN;
b. Perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan
klasifikasi, keamanan dan akses naskah dinas.
7. Pengendalian Naskah Dinas
a. Naskah dinas masuk;
b. Naskah dinas keluar;
c. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah
dinas ATR/BPN.
G. WAKTU
Waktu penyampaian mata pelatihan ini adalah 13 JP x @ 45
menit.

BAB II
PENGANTAR TATA NASKAH
ATR/BPN
Indikator Hasil Belajar:

Setelah membaca Bab II, peserta pelatihan diharapkan dapat memahami
Maksud dan Tujuan Tata Naskah ATR/BPN; Sasaran Tata Naskah
ATR/BPN; Asas Tata Naskah ATR/BPN; dan Ruang Lingkup Tata Naskah
ATR/BPN.
A. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud:
Peraturan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian
dimaksudkan sebagai pedoman dan keseragaman
pengelolaan tata naskah dinas di setiap unit kerja di
lingkungan Kementerian.
2. Tujuan:
bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis
yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
penyelenggaraan pemerintahan antar unit kerja di
B. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran
penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan di
lingkungan Kementerian;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas
dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Lancarnya komunikasi tulis akan mempermudah dalam

pengendalian;
4. Tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan
administrasi umum yang efisien dan efektif;
5. Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan
penyelenggaraan tata naskah dinas.
C. ASAS
Asas penyusunan naskah dinas adalah sebagai berikut:
1. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas dan perlu dilakukan
secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan
ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi,
serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,
benar dan lugas;
2. Asas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan;
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kewenangan dan keabsahan;
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait
dengan kegiatan administrasi umum dan unsur
administrasi lainnya;
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja,
tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu

dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan

redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan
penyampaian dan distribusi;
6. Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan
substansi/isi mulai dari penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan dan
distribusi.
D. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Peraturan Tata Naskah Dinas di
lingkungan Kementerian meliputi pengaturan tentang jenis dan
format naskah dinas, kewenangan penandatanganan,
penyusunan naskah dinas, tata surat dinas, penggunaan
lambang Negara, logo, cap dinas, dan papan nama
Kementerian, perubahan, pencabutan, pembatalan, ralat
naskah dinas dan legalisir dokumen.
E. RANGKUMAN
Naskah dinas disusun berdasarkan asas Efektif dan
Efisien, asas Pembakuan, asas Pertanggungjawaban, asas
Keterkaitan, asas Kecepatan dan Ketepatan, dan asas
Keamanan.

F. EVALUASI
Pilihlah salah satu jawaban yang Saudara anggap benar di
bawah ini!
1. Peraturan terkait tata naskah di Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional saat ini yang
berlaku adalah …..
A. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018
B. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
C. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
D. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
E. Semua jawaban salah
2. Berikut adalah yang tidak termasuk dalam ruang lingkup

meliputi pengaturan tentang …..
A. Jenis dan format naskah dinas
B. Kewenangan penandatanganan
C. Penyusunan naskah dinas
D. Penggunaan anggaran Negara

3. Berikut adalah definisi dari Naskah Dinas, yaitu …..

A. Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang
B. Surat yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang
C. Administrasi yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang
D. Alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
E. Jawaban A dan B benar
4. Apakah tujuan dari Tata Naskah Dinas di lingkungan

Kementerian?
A. Mempercepat komunikasi antar satuan kerja
B. Meningkatkan pola surat menyurat institusi
Kementerian
C. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil
guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan
pemerintahan antar unit kerja di lingkungan
Kementerian
D. Jawaban A, B, C benar
5. Berikut ini adalah asas Naskah Dinas, kecuali …..

A. Asas Efektif dan Efisien
B. Asas Produktifitas
C. Asas Pertanggungjawaban

D. Asas Kecepatan dan Ketepatan

E. Semua jawaban benar
G. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Cocokkan jawaban saudara dengan kunci jawaban
Evaluasi Materi yang terdapat pada bagian akhir modul ini.
Hitunglah jawaban saudara yang benar. Kemudian gunakan
rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan
saudara terhadap materi kegiatan belajar ini.
Rumus:
Arti tingkat penguasaan yang saudara peroleh adalah:

90 - 100% = Baik Sekali;
80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.
Bila saudara memperoleh tingkat penguasaan 80% atau lebih,
saudara dapat meneruskan dengan kegiatan belajar (modul)
selanjutnya. Sedangkan jika tingkat penguasaan saudara
masih berada di bawah 80% (delapan puluh pesersen),
saudara diwajibkan mengulangi kegiatan belajar (modul) ini,
terutama bagian yang belum saudara kuasai secara baik.

BAB III
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Setelah membaca Bab III, peserta pelatihan diharapkan dapat memahami
hal-hal terkait naskah dinas arahan; naskah dinas korespondensi; dan
naskah dinas khusus.
NASKAH DINAS NASKAH DINAS PENGATURAN

NASKAH DINAS PENETAPAN
ARAHAN
/KEPUTUSAN
NASKAH DINAS PENUGASAN
NASKAH DINAS NASKAH DINAS

NASKAH KORESPONDENSI INTERN
KORESPONDENSI NASKAH DINAS
KORESPONDENSI EKSTERN
NASKAH DINAS
KHUSUS
A. NASKAH DINAS ARAHAN

Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang
memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang
harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan
tugas dan kegiatan setiap instansi Pemerintah yang berupa
produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan
penugasan, meliputi:
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang
bersifat pengaturan terdiri atas Peraturan, Surat Edaran,

Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis dan

Prosedur Tetap.
a. Peraturan
1) Peraturan adalah kebijakan yang ditetapkan oleh
menteri berdasarkan materi muatan dalam rangka
penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang
agraria/ pertanahan dan tata ruang.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 21
Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Evaluasi
Produk Hukum di lingkungan Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional,
bahwa Peraturan Menteri termasuk salah satu jenis
peraturan perundang-undangan.
2) Susunan:
a) Kepala
Kepala Peraturan terdiri dari :
(1) ”Kop Peraturan Menteri”;
(2) Tulisan Peraturan Menteri dan nama
jabatan pejabat yang menetapkan ditulis
dengan huruf kapital secara simetris;
(3) Nomor Peraturan ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(4) Kata “TENTANG” ditulis dengan huruf
(5) Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan

Peraturan ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca koma secara
simetris.
b) Konsiderans
Konsiderans Peraturan terdiri dari:
(1) Kata menimbang yang memuat latar
belakang penetapan peraturan;
(2) Kata mengingat yang memuat dasar
hukum sebagai landasan penetapan
peraturan.
c) Batang tubuh
Bagian batang tubuh memuat substansi
peraturan.
d) Kaki
Bagian kaki peraturan terdiri dari:
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat
instansi) dan tanggal penetapan peraturan;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan,
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma(,);
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) Nama lengkap pejabat yang
menandatangani, ditulis dengan huruf
kapital tanpa mencantumkan gelar.
3) Lampiran peraturan adalah penjelasan/uraian/
keterangan lebih rinci dari materi muatan peraturan

dan merupakan satu kesatuan yang tidak

terpisahkan dari produk hukum;
4) Format Naskah Dinas Pengaturan terlampir di
Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada
gambar 1;
5) Format Lampiran Naskah Dinas Pengaturan
terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah
ATR/BPN pada gambar 2.
b. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
penting dan mendesak.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop Surat Edaran yang ditandatangani oleh
Menteri menggunakan Lambang Negara,
disertai nama jabatan yang ditulis dengan
huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2) Kop Surat Edaran yang ditandatangani
selain Menteri baik pusat maupun daerah
menggunakan Logo Kementerian, disertai
nama instansi yang ditulis dengan huruf
kapital, diletakkan secara simetris;
(3) Kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat
yang dikirimi Surat Edaran;
(4) Tulisan Surat Edaran yang dicantumkan di
bawah Lambang Negara/Logo

Kementerian, ditulis dengan huruf kapital

serta nomor Surat Edaran di bawahnya
secara simetris;
(5) Kata tentang, yang dicantumkan di bawah
kata Surat Edaran ditulis dengan huruf
(6) Rumusan judul Surat Edaran, yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris di
bawah kata “TENTANG”.
b) Batang Tubuh
(1) Latar belakang tentang perlunya dibuat
Surat Edaran;
(2) Maksud dan tujuan dibuatnya Surat
Edaran;
(3) Ruang lingkup diberlakukannya Surat
Edaran;
(4) Memuat peraturan yang menjadi dasar
pembuatan Surat Edaran;
(5) Isi edaran mengenai hal tertentu yang
dianggap mendesak
c) Kaki
(1) Tempat dan tanggal penetapan;


kapital;
(5) Cap Dinas;
(6) Tembusan apabila diperlukan
3) Distribusi
Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan
pihak terkait lainnya.
4) Format Surat Edaran terlampir di Lampiran Modul
1 Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 3.
c. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat
perintah berupa arahan tentang pelaksanaan
kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-
undangan
2) Susunan
a) Kepala
Kepala Instruksi terdiri dari:
(1) ”Kop” sama dengan kop yang digunakan
pada ”Peraturan Menteri”;
(2) Tulisan Instruksi dan nama jabatan pejabat
yang menetapkan ditulis dengan huruf
(3) Nomor Instruksi ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(4) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(5) Judul Instruksi ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;
Instruksi ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca koma secara
simetris.
b) Konsiderans
Konsiderans Instruksi terdiri dari:
(1) Kata menimbang yang memuat latar
belakang penetapan instruksi;
(2) Kata mengingat yang memuat dasar
hukum sebagai landasan penetapan
instruksi.
c) Batang tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat
substansi instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki instruksi terdiri dari:
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat
instansi) dan tanggal penetapan instruksi;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan
instruksi;
menandatangani yang ditulis dengan huruf
kapital.

3) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan, didistribusikan
kepada yang berkepentingan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan
pokok sehingga instruksi harus merujuk pada
suatu peraturan perundang-undangan;
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan
instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada
pejabat lain.
5) Format instruksi terlampir di Lampiran Modul 1
Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 4.
d. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis
1) Pengertian
Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah
naskah dinas pengaturan yang memuat cara
pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya serta wewenang dan
prosedurnya.
2) Lampiran petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis
adalah penjelasan uraian/keterangan lebih rinci
dari materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk
teknis dan merupakan satu kesatuan yang tidak
terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut.
3) Susunan
a) Kepala

Kepala petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis

adalah tulisan judul lampiran yang ditulis
disudut kanan atas dengan huruf kapital
seluruhnya, dan tanpa diakhiri tanda baca.
b) Batang Tubuh terdiri dari:
(1) “Pendahuluan”, memuat penjelasan umum,
maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan,
ruang lingkup, dan hal lain yang dipandang
perlu serta “dasar” memuat peraturan/
ketentuan yang dijadikan dasar/landasan
petunjuk pelaksanaan;
(2) Materi petunjuk pelaksanaan dengan jelas
menunjukkan urutan tindakan,
pengorganisasian, koordinasi,
pengendalian, dan hal-hal lain yang
dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan
(3) Penutup.
c) Kaki
kapital;
(4) Cap Dinas apabila yang menetapkan
bukan Menteri, Cap Jabatan apabila yang
menetapkan adalah Menteri.

4) Distribusi
Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis yang telah
ditetapkan, didistribusikan kepada pihak yang
berkepentingan/berhak secara cepat dan tepat
waktu;
5) Format Petunjuk Pelaksanaan/petunjuk teknis
ATR/BPN pada gambar 5;
6) Format Lampiran Petunjuk Pelaksanaan/petunjuk
teknis terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah
e. Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar)
1) Pengertian
Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas yang
memuat serangkaian manual/petunjuk tentang tata
cara dan urutan suatu kegiatan teknis operasional
atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh
pejabat/pegawai pada setiap unit organisasi di
2) Tujuan Prosedur Tetap
a) Menyederhanakan, memudahkan dan
mempercepat penyampaian perintah;
b) Memudahkan pekerjaan;
c) Memperlancar pelaksanaan kegiatan;
d) Memudahkan kerjasama antara pimpinan, staf
dan unsur pelaksana.
3) Susunan
a) Kepala

(1) Kop (menyesuaikan);

(2) Tulisan “PROSEDUR TETAP”
dicantumkan di bawah kop surat ditulis
dengan huruf kapital, serta nomor prosedur
tetap di bawahnya;
(3) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah
“NOMOR PROSEDUR TETAP” ditulis
dengan huruf kapital;
(4) Judul “PROSEDUR TETAP” ditulis simetris
dengan huruf kapital di bawah
“TENTANG”.
b) Batang Tubuh
(1) Dasar penetapan prosedur tetap;
(2) Pertimbangan ditetapkan prosedur tetap;
(3) Prosedur dan tata cara pelaksanaan
kegiatan.
c) Kaki
dengan tanda baca koma (,);
kapital;
(5) Cap dinas.
4) Format Prosedur Tetap terlampir di Lampiran
Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 7.

2. Naskah Dinas Penetapan/Keputusan

Naskah Dinas Penetapan dituangkan dalam bentuk
Keputusan
a. Keputusan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
1) Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat
mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan
yang digunakan untuk:
a) Menetapkan/mengubah status kepegawaian/
personal/keanggotaan/material/peristiwa;
b) Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu
kepanitiaan/Tim;
c) Menetapkan pelimpahan wewenang.
2) Susunan
a) Kepala
Bagian Kepala Keputusan terdiri dari:
(1) Kop naskah dinas yang berisi gambar
lambang Negara dan nama jabatan (untuk
pejabat Negara) atau logo instansi dan
nama instansi (untuk non-pejabat Negara),
yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(2) Tulisan Keputusan dan nama jabatan
pejabat yang menetapkan, yang ditulis

(3) Nomor Keputusan, yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;
(4) Kata penghubung tentang yang ditulis
(5) Judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf
kapital;
Keputusan, yang ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca
koma.
b) Konsiderans
Bagian Konsiderans Keputusan terdiri dari:
(1) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang
memuat
alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan
tentang perlu ditetapkannya Keputusan;
(2) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang
memuat peraturan perundang-undangan
sebagai dasar pengeluaran Keputusan;
(3) Apabila diperlukan, dalam konsiderans
dapat ditambahkan diktum membaca atau
memperhatikan, sesuai dengan keperluan.
c) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri dari:
(1) Diktum dimulai dengan kata memutuskan
yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti
kata menetapkan di tepi dengan huruf awal
kapital;

(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan

dicantumkan setelah kata menetapkan
yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat
dilengkapi dengan Salinan dan Petikan
sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan Batang Tubuh
Keputusan sama dengan ketentuan dalam
penyusunan Peraturan, tetapi substansi
Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal,
melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/
diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
e) Kaki
Bagian Kaki Keputusan terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
dengan tanda baca koma;
menandatangani Keputusan, yang ditulis
dengan huruf kapital.
3) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan
bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan
dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan
diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat

yang bertanggung jawab di bidang hukum atau

administrasi umum, atau pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan substansi Keputusan;
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang
tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas
kata salinan sesuai dengan aslinya, nama
jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda
tangan, dan nama jabatan dan nama lengkap
ditulis dengan huruf awal kapital.
4) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada pejabat yang berkepentingan;
5) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf
harus disimpan sebagai arsip;
6) Format Keputusan terlampir di Lampiran Modul 1
Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 8;
7) Format Keputusan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
a.n. Menteri terlampir di Lampiran Modul 1 Tata
Naskah ATR/BPN pada gambar 9;
8) Format Salinan Keputusan (Kepegawaian)
9) Format Petikan Keputusan (Kepegawaian)

10) Format Keputusan Pemberian Hak Kewenangan

Menteri terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah
ATR/BPN pada gambar 12
b. Keputusan Kepala Kantor Wilayah BPN dan Keputusan
Kepala Kantor Pertanahan, menyesuaikan dengan
Keputusan Menteri.
1) Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat
mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan
yang digunakan untuk:
a) Menetapkan/mengubah status kepegawaian/
personal/ keanggotaan/material/peristiwa;
b) Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu
kepanitiaan/Tim;
c) Menetapkan pelimpahan wewenang.
2) Susunan
a) Kepala
Bagian Kepala Keputusan terdiri dari:
(1) Kop naskah dinas yang berisi gambar
Lambang Negara dan nama jabatan (untuk
pejabat Negara) atau logo instansi dan
nama instansi (untuk nonpejabat Negara),
yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(2) Tulisan Keputusan dan nama jabatan
pejabat yang menetapkan, yang ditulis

(3) Nomor Keputusan, yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;
(4) Kata penghubung tentang yang ditulis
(5) Judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf
kapital;
Keputusan, yang ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca
koma.
b) Konsiderans
Bagian Konsiderans Keputusan terdiri dari :
(1) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang
memuat alasan/tujuan/kepentingan/
pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
Keputusan;
(2) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang
memuat peraturan perundang-undangan
sebagai dasar pengeluaran Keputusan;
(3) Apabila diperlukan, dalam konsiderans
dapat ditambahkan diktum membaca atau
memperhatikan, sesuai dengan keperluan.
c) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri dari:
(1) Diktum dimulai dengan kata memutuskan
yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti
kata menetapkan di tepi dengan huruf awal
kapital;

(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan

dicantumkan setelah kata menetapkan
yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat
dilengkapi dengan Salinan dan Petikan
sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan batang tubuh
Keputusan sama dengan ketentuan dalam
penyusunan Peraturan, tetapi substansi
Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal,
melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/
diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
e) Kaki
Bagian Kaki Keputusan terdiri dari:
(1) Tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
dengan tanda baca koma;
menandatangani Keputusan, yang ditulis
dengan huruf kapital.
3) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan
bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan
dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan
diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat

yang bertanggung jawab di bidang hukum atau

administrasi umum, atau pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan substansi Keputusan;
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang
tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas
kata salinan sesuai dengan aslinya, nama
jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda
tangan, dan nama jabatan dan nama lengkap
ditulis dengan huruf awal kapital.
4) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada pejabat yang berkepentingan.
a) Penerima pelimpahan kewenangan pemberian
hak atas tanah ditandatangani atas nama
Menteri;
b) Naskah asli dan salinan keputusan yang
diparaf harus disimpan sebagai arsip;
c) Dalam hal naskah Keputusan lebih dari 1
(satu) halaman dicantumkan awal kalimat pada
halaman berikutnya disertai tanda baca titik
sebanyak 3 kali (...) pada margin kanan bawah.
6) Format Contoh Format Keputusan Pemberian Hak
Kewenangan Kanwil BPN di Provinsi terlampir di
gambar 13;
7) Format Contoh Format Keputusan Pemberian Hak
Kewenangan Kantor Pertanahan di

Kabupaten/Kota terlampir di Lampiran Modul 1

3. Naskah Dinas Penugasan
a. Surat Tugas
1) Pengertian
Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh
atasan kepada bawahan dan memuat apa yang
harus dilakukan.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (menyesuaikan);
(2) Tulisan “SURAT TUGAS” dicantumkan di
bawah kop ditulis dengan huruf kapital,
diikuti nomor surat tugas ditulis dengan
huruf awal kapital simetris di bawahnya.
b) Batang Tubuh
Memuat alasan penugasan, diikuti dengan kata
“memberi tugas” kepada para pejabat/pegawai
yang mendapat tugas. Di bawahnya ditulis
“untuk” dicantumkan uraian penugasan yang
harus dilaksanakan, diikuti jadwal waktu
pelaksanaan.
Penutup yang memuat perintah melaksanakan
tugas dan menyampaikan laporan, dan apabila
diperlukan diikuti dengan permintaan bantuan
pihak-pihak terkait untuk memudahkan
pelaksanaan tugas.

c) Kaki
(2) Nama jabatan pejabat yang
menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
koma (,);
(3) Tanda tangan pejabat yang menugaskan;
menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) NIP, kecuali Menteri tidak menggunakan
NIP;
(6) Cap dinas;
(7) Tembusan (bila diperlukan).
3) Distribusi
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang
mendapat tugas;
b) Tembusan disampaikan kepada pejabat/
instansi yang terkait.
a) Surat Tugas tidak menggunakan konsiderans;
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar
pegawai yang ditugaskan dimasukkan dalam
lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut,
nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;
c) Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oleh
atasan pegawai, kecuali apabila karena
pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi

wewenang tertulis untuk menetapkan surat

tugas untuk diri sendiri;
d) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas
selesai dilaksanakan.
e) Dalam hal surat tugas lebih dari 1 (satu)
halaman dicantumkan awal kalimat pada
5) Format Surat Tugas terlampir di Lampiran Modul 1
6) Format Surat Tugas Untuk Kantor Wilayah BPN
b. Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri
1) Pengertian
Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah
naskah dinas yang dibuat dan diberikan oleh
Menteri kepada Pegawai Negeri Sipil dan TNI/Polri
yang bertugas di lingkungan Kementerian, yang
memuat persetujuan/tidak menyetujui usulan
perjalanan dinas luar negeri yang diajukan.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop yaitu Kop Menteri.
(2) Tulisan “Surat Izin Perjalanan Dinas Luar
Negeri” dicantumkan di bawah Kop ditulis
dengan huruf Kapital, diikuti dengan nomor

surat yang ditulis dengan huruf awal

Kapital simetris di bawahnya.
b) Batang Tubuh
Memuat:
(1) Maksud dari perjalanan dinas luar negeri
yang diadakan.
(2) Tempat tujuan di luar negeri baik jika
kunjungan tersebut dilakukan di satu
negara dan atau lebih dari satu negara.
(3) Pembebanan biaya yaitu sumber anggaran
yang digunakan dalam melaksanakan
perjalanan dinas luar negeri.
(4) Lamanya waktu melaksanakan perjalanan
dinas luar negeri, yaitu waktu selama
melaksanakan tugas di negara tempat
tujuan ditambah dengan waktu dalam
perjalanan baik ketika berangkat maupun
kembali.
(5) Tanggal keberangkatannya yaitu tanggal
dimana pelaksana perjalanan dinas luar
negeri tersebut melakukan keberangkatan.
(6) Tanggal kembali yaitu tanggal dimana
pelaksana perjalanan dinas luar negeri
tersebut melakukan perjalanan kembali.
(7) Memuat nama, NIP, Pangkat/Golongan
dan Jabatan pegawai yang melaksanakan
perjalanan dinas luar negeri.

(8) Pernyataan Menyetujui/Tidak Menyetujui

dari Menteri, dengan catatan-catatan.
c) Kaki
(1) Tempat dan tanggal penetapan
(2) Nama Jabatan Menteri
(3) Tanda Tangan Menteri
(4) Nama Lengkap Menteri
(5) Cap Jabatan
(6) Tembusan
3) Distribusi
(a) Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri
disampaikan kepada Sekretaris Jenderal Cq.
Kepala Biro Perencanaan dan Kerja sama
serta Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian
dan kepada pegawai yang bersangkutan;
(b) Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri dari
Menteri ini adalah syarat diterbitkannya Surat
Permohonan Izin Luar Negeri ke Kementerian
Sekretariat Negara dan Surat Permohonan
Paspor Dinas, Exit Permit dan Rekomendasi
Visa ke Kementerian Luar Negeri oleh
Sekretaris Jenderal;
(c) Pegawai Negeri Sipil/Anggota TNI dan Polri di
lingkungan Kementerian yang tidak memiliki
Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri
sebagaimana yang dimaksud dalam dokumen
ini tidak bisa meneruskan proses selanjutnya.

4) Format Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri

terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/
BPN pada gambar 17
c. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat Perintah adalah naskah dinas yang memuat
perintah apa yang harus dilakukan.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop naskah dinas (menyesuaikan);
(2) Tulisan “SURAT PERINTAH” dicantumkan di
bawah kop ditulis dengan huruf kapital, diikuti
nomor surat perintah ditulis dengan huruf kapital
secara simetris di bawahnya.
b) Konsiderans
(1) Meliputi “pertimbangan” dan atau ”dasar”,
“pertimbangan” diikuti dengan abjad dan kata
“bahwa” dengan huruf awal kecil memuat
alasan/tujuan ditetapkan surat perintah,
sedangkan “dasar” diikuti dengan angka arab
memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkan surat perintah tersebut;
(2) Diktum dimulai dengan kata “MEMBERI
PERINTAH” ditulis dengan huruf kapital
dicantumkan di tengah margin, diikuti kata
“kepada” di margin kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat perintah. Di bawah

“kepada” ditulis “untuk” disertai tugas-tugas yang

harus dilaksanakan.
c) Kaki
(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani,
ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri
(3) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani,
ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) NIP, kecuali Menteri tidak menggunakan NIP;
(6) Cap dinas;
(7) Tembusan (bila diperlukan).
3) Distribusi
a) Surat Perintah disampaikan kepada yang mendapat
perintah;
b) Tembusan disampaikan kepada pejabat/instansi yang
terkait.
a) Surat Perintah menggunakan konsiderans yang
memuat pertimbangan atau dasar pemberian
perintah;
b) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar
pegawai yang diperintahkan dimasukkan dalam
lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama,
pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;
c) Pada dasarnya surat perintah ditetapkan oleh atasan
pegawai, kecuali apabila karena pertimbangan

tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis

untuk menetapkan surat perintah untuk diri sendiri;
d) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah
selesai dilaksanakan;
e) Dalam hal surat perintah lebih dari 1 (satu) halaman
dicantumkan awal kalimat pada halaman berikutnya
disertai tanda baca titik sebanyak 3 kali (...) pada
margin kanan bawah.
5) Format Surat Perintah terlampir di Lampiran Modul 1 Tata
Naskah ATR/BPN pada gambar 18.
B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung
terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya
tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak
waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi
yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan administrasi instansi Pemerintah.
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern di
lingkungan unit kerja yang dibuat oleh seorang
pejabat dalam melaksanakan tugas guna
menyampaikan laporan, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, atau penyampaian
pendapat kepada pejabat lain. Nota dinas memuat
hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas dan
lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan

disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota dinas tidak

boleh digunakan untuk membuat putusan mutasi
pegawai.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop Nota Dinas terdiri dari nama lembaga
dan unit kerja yang ditulis secara simetris
di tengah atas;
(2) tulisan “NOTA DINAS” dicantumkan di
bawah kop, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris, tidak perlu digarisbawahi;
(3) kata nomor, yang ditulis dengan huruf
(4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal
kapital diikuti dengan tanda baca titik;
(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
(6) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
(7) kata Sifat, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
(8) kata Lampiran, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
(9) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
(10) Setelah “Hal” diberi garis bawah dari
margin kiri ke margin kanan.

b) Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat/alinea pembuka, isi, dan
penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
(1) Nama jabatan penanda tangan ditulis
dengan huruf awal kapital, dan diakhiri
(2) Tanda tangan pejabat;
(3) Nama lengkap penanda tangan, ditulis
dengan huruf awal kapital, tanpa diberi
tanda baca apapun, serta tidak perlu
digarisbawahi, dibawahnya ditulis Nomor
Induk Pegawai (NIP) pejabat yang
memberikan tanda tangan;
(4) Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri
bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan
tidak diberi garis bawah, dan tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenisnya.
Contoh:
Tembusan:
1. Direktur ..... ;
2. dst.
a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan
intern instansi;

c) Dalam hal nota dinas lebih dari 1 (satu)

4) Format Nota Dinas terlampir di Lampiran Modul 1
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah Naskah Dinas intern yang
bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan
pendapat kedinasan.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop Naskah Dinas, menyesuaikan;
(2) Tulisan ”MEMORANDUM” diletakkan di
margin tengah dicantumkan di bawah kop,
ditulis dengan huruf kapital;
(3) Kata Nomor ditulis di bawah kata
Memorandum dengan huruf kapital;
(4) Kata Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) Kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) Kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) Kata Tanggal, ditulis dengan huruf awal
kapital.
b) Batang Tubuh

c) Kaki
(1) nama jabatan penanda tangan ditulis
dengan huruf awal kapital, dan diakhiri
(2) tanda tangan pejabat;
(3) nama lengkap penandatangan, ditulis
digarisbawahi, dibawahnya ditulis Nomor
(4) Tembusan bila diperlukan.
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan
internal Kementerian.
c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan
mencantumkan kode Memo (singkatan dari
Memorandum), nomor Memorandum, kode
jabatan penanda tangan, bulan, dan tahun.
d) Dalam hal surat dinas lebih dari 1 (satu)
4) Format Memorandum Menteri terlampir di
gambar 20.

c. Disposisi
1) Pengertian
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak
lanjut penyelesaian surat/tanggapan terhadap surat
masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi,
tidak pada naskah asli. Lembar disposisi
merupakan satu kesatuan dengan naskah surat
yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan.
Pada lembar disposisi dicantumkan kalimat:
dilarang memisahkan sehelai suratpun yang
tergabung dalam berkas ini.
2) Format Disposisi terlampir di Lampiran Modul 1
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
a. Surat Dinas
1) Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan
tugas pejabat dalam menyampaikan informasi
kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan atau penyampaian naskah dinas atau
barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak
lain di luar lingkungan Kementerian, pejabat di
lingkungan Kementerian kepada pejabat di daerah
atau sebaliknya, antar Kantor Wilayah BPN dan
Kantor Pertanahan.
2) Susunan
a) Kepala Surat Dinas
Bagian Kepala Surat Dinas terdiri dari:

(1) Kop surat dinas yang ditandatangani oleh

Menteri menggunakan lambang negara
berwarna kuning emas disertai nama
jabatan dengan huruf kapital secara
simetris;
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama
Menteri menggunakan Logo Kementerian
disertai nama Kementerian dan nama
Jabatan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atau
Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
menggunakan logo Kementerian disertai
nama Kementerian, nama jabatan Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya dengan huruf
(4) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik
dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di
bawah kop naskah dinas;
(5) Tempat dan tanggal pembuatan surat,
yang diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
(6) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti
dengan nama jabatan yang dituju;
(7) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.

b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari
alinea pembuka, isi dan penutup.
c) Kaki Surat Dinas
Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari
(1) Nama jabatan, yang ditulis dengan huruf
kapital;
(2) Tanda tangan pejabat;
(3) Nama lengkap pejabat/penanda tangan,
yang ditulis dengan huruf kapital;
(4) Cap jabatan/dinas digunakan sesuai
dengan ketentuan;
(5) Tembusan yang memuat nama jabatan
pejabat penerima (jika ada), ditulis lengkap
di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik
dua (:) dan tidak diberi garis bawah dan
tidak perlu menambahkan kata sebagai
laporan, arsip atau istilah sejenisnya.
3) Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pejabat sesuai
dengan alamat yang dituju dengan menggunakan
buku ekspedisi atau lembar pengantar.
a) Kop surat hanya digunakan pada halaman
pertama;
b) Dalam hal surat dinas lebih dari 1 (satu)
halaman dicantumkan nomor halaman pada
lembar berikut di margin tengah atas;

c) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom

lampiran dicantumkan jumlahnya;
d) “Hal” berisi pokok surat dinas sesingkat
mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital
pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda
baca;
e) Dalam hal surat dinas lebih dari 1 (satu)
5) Format Surat Dinas Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
6) Format Surat Dinas Pimpinan Tinggi Madya a.n.
Menteri terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah
7) Format Surat Dinas Pejabat Pimpinan Tinggi
Madya dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
8) Format Surat Dinas Kantor Wilayah BPN terlampir
di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada
gambar 25;
9) Format Surat Dinas Kantor Pertanahan terlampir di
gambar 26.

b. Surat Undangan
1) Pengertian
Surat Undangan adalah Surat Dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai atau pihak
lainnya yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu,
misalnya rapat, upacara, pertemuan, dan
sebagainya.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang
negara dan nama jabatan (untuk pejabat
negara) atau logo dan nama instansi
(untuk non pejabat Negara);
(2) Nomor, sifat, lampiran, dan hal yang diketik
di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
(3) Tempat dan tanggal, pembuatan surat,
yang diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
(4) Kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang
diikuti dengan nama jabatan, dan alamat
yang dikirimi surat (jika diperlukan);
b) Batang Tubuh
(1) Alinea pembuka;
(2) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal,
waktu, tempat, dan acara;
(3) Alinea penutup.

c) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama
jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital,
tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis
dengan huruf awal kapital.
3) Hal yang perlu diperhatikan
Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat
berbentuk kartu.
4) Format Surat Undanganterlampir di Lampiran
Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 27;
5) Format Lampiran Surat Undangan terlampir di
gambar 28;
6) Format Kartu Undangan terlampir di Lampiran
Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 29.
C. NASKAH DINAS KHUSUS

1. Surat Perjanjian
a. Pengertian
Surat perjanjian adalah naskah dinas berisi
kesepakatan bersama tentang obyek yang mengikat
antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum
yang telah disepakati bersama.
b. Lingkup Perjanjian
Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan
perjanjian internasional (bilateral, regional dan
multilateral).

1) Perjanjian Dalam Negeri

Kerja sama antar instansi baik di pusat maupun
daerah di dalam negeri dibuat dalam bentuk
Kesepahaman Bersama atau Perjanjian Kerja
sama.
Susunan Perjanjian Dalam Negeri:
a) Kepala
Bagian Kepala terdiri dari
(1) Lambang negara (untuk pejabat negara)
diletakkan secara simetris, atau logo (untuk
non pejabat negara) yang diletakkan di
sebelah kanan dan kiri atas disesuaikan
dengan penyebutan nama instansi;
(2) Nama instansi;
(3) Judul perjanjian;
(4) Nomor.
b) Batang tubuh
Bagian batang tubuh Perjanjian kerja sama
memuat materi perjanjian, yang dituangkan
dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki Perjanjian kerja sama terdiri dari
nama penanda tangan para pihak yang
mengadakan perjanjian dan para saksi (jika
dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.

2) Perjanjian Internasional
Perjanjian Internasional adalah perjanjian dalam
bentuk dan nama tertentu yang diatur dalam
hukum internasional, yang dibuat secara tertulis
serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang
hukum publik.
Perjanjian Internasional dapat dilakukan
dengan satu Negara atau lebih, organisasi
internasional, atau subyek hukum internasional lain
berdasarkan kesepakatan dan para pihak
berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian
tersebut dengan itikad baik. Perjanjian
Internasional dilakukan sebagai upaya untuk
mengembangkan hubungan dan kerjasama antar
negara. Hubungan dan kerja sama luar negeri
dapat dilakukan atas prakarsa dari instansi
pemerintah, baik pusat maupun daerah, serta
Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri.
a) Pemerintah Daerah yang berminat
mengadakan kerja sama dengan Pemerintah
Kota/Provinsi di luar negeri memberi tahu
Kementerian Luar Negeri, Kementerian Dalam
Negeri, dan instansi terkait untuk mendapatkan
pertimbangan;
b) Pemerintah Daerah bersama dengan
Kementerian Luar Negeri melalui Perwakilan
Republik Indonesia di luar negeri mengadakan
penjajakan untuk mengetahui apakah minatnya

tersebut mendapatkan tanggapan positif dari

pemerintah Kota/Provinsi di luar negeri;
c) Dalam hal terdapat tanggapan positif dari
kedua Pemerintah Daerah mengenai rencana
kerja sama, kedua Pemerintah Daerah, jika
diperlukan dapat menyiapkan
penandatanganan kesepakatan awal dalam
bentuk Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of
Intent), Surat Minat/Surat Kehendak ini dapat
disiapkan oleh Pemerintah Daerah,
Kementerian Luar Negeri atau Perwakilan
Republik Indonesia di luar negeri untuk
disampaikan dan dimintakan tanggapan
kepada mitra asing di luar negeri;
d) Surat Minat/Surat Kehendak yang disepakati
dapat ditandatangani oleh pimpinan atau
pejabat setingkat dari kedua Pemerintah
Daerah;
e) Sebagai tindak lanjut dari Surat Minat/Surat
Kehendak, kedua pihak dapat bersepakat
untuk melembagakan kerja sama dengan
menyiapkan Memorandum of Understanding
(MoU);
f) Tindak lanjut MoU dilakukan dalam bentuk
pengaturan teknis lebih lanjut antar pihak yang
berkepentingan (Agreement and Treaty) atau
Surat Perjanjian Kerja Sama;

g) Setiap kerja sama antara Pemerintah Daerah

dan Pihak Asing harus menghormati
kedaulatan NKRI, persamaan kedudukan, tidak
memaksakan kehendak, memberi manfaat dan
saling menguntungkan, tidak mengarah pada
campur tangan urusan dalam negeri;
h) Dalam naskah kerja sama pemerintah pusat
dan daerah yang dilakukan pihak departemen,
kementerian, lembaga, provinsi, dan
kabupaten/kota dengan pihak asing, kedua
belah pihak menggunakan dua naskah asli
yang masing-masing pihak menandatangani
naskah perjanjian kerja sama sebagai berikut:
(1) Naskah yang menyebutkan pihak
Indonesia sebagai pihak yang disebutkan
terlebih dahulu, pembubuhan tanda tangan
wakil Indonesia diletakkan di sebelah kiri
bawah;
(2) Naskah yang menyebutkan pihak asing
sebagai pihak yang disebutkan terlebih
dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil
asing diletakkan di sebelah kiri bawah.
i) Masing-masing naskah perjanjian kerja sama
dimaksud diletakkan di dalam map dan
dipertukarkan antar kedua belah pihak.
j) Naskah asli milik pemerintah/wakil Indonesia
disimpan di ruang perjanjian (treaty room)
Kementerian Luar Negeri. Untuk kepentingan

daerah yang bersangkutan, Kementerian Luar

Negeri membuat salinan naskah resmi
(certified true copy).
k) Pembuatan perjanjian internasional dilakukan
di atas lembar kertas yang dicetak oleh
Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian
Internasional, Kementerian Luar Negeri.
l) Susunan Perjanjian Internasional:
(1) Kepala
Bagian Kepala terdiri dari
(a) Nama pihak yang mengadakan
perjanjian/ MoU;
(b) Judul perjanjian;
(2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh terdiri dari
(a) Penjelasan para pihak sebagai pihak
yang terikat oleh perjanjian/MoU;
(b) Keinginan para pihak;
(c) Pengakuan para pihak terhadap
perjanjian tersebut;
(d) Rujukan terhadap Surat Minat/Surat
Kehendak;
(e) Acuan terhadap ketentuan yang
berlaku;
(f) Kesepakatan kedua belah pihak
terhadap ketentuan yang tertuang
dalam pasal-pasal.

(3) Kaki
Bagian kaki terdiri dari
(a) Nama jabatan pejabat penanda tangan
selaku wakil pemerintah masing-
masing, tanda tangan, dan nama
pejabat penanda tangan, yang
letaknya disesuaikan dengan
penyebutan dalam judul perjanjian;
(b) Tempat dan tanggal penandatanganan
perjanjian;
(c) Penjelasan teks bahasa yang
digunakan dalam perjanjian;
(d) Segel asli.
J. Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam
Negeri terlampir di Lampiran Modul 1 Tata
K. Format Kesepakatan Awal/Letter Of Intent
L. Format Memorandum of Understanding
M. Format Perjanjian Kerja Sama Pemerintah
Lingkup Nasional terlampir di Lampiran Modul
1 Tata Naskah ATR/BPN pada gambar 33;
N. Format Map Perjanjian Internasional terlampir
di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN
pada gambar 34.

2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi
pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok
orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala terdiri dari:
a) Kop (menyesuaikan);
b) Judul Surat Kuasa;
c) Nomor Surat Kuasa.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi
yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian Surat Kuasa memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama
dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan,
dan dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan
perundang-undangan. Khusus untuk Surat Kuasa
dalam bahasa Inggris tidak menggunakan meterai.
c. Format Surat Kuasa terlampir di Lampiran Modul 1

3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian
tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus
ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala terdiri dari
b) Judul Berita Acara;
c) Nomor Berita Acara.
2) Batang Tubuh
a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun serta nama
dan jabatan para pihak yang membuat Berita
Acara;
b) Substansi Berita Acara.
3) Kaki
Bagian kaki memuat tempat pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda
tangan para pihak dan para saksi.
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan
1) Pembubuhan meterai pada naskah dinas Berita
Acara sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
2) Dalam hal surat dinas lebih dari 1 (satu) halaman
dicantumkan awal kalimat pada halaman

berikutnya disertai tanda baca titik sebanyak tiga

kali (…) pada margin kanan bawah.
d. Format Berita Acara terlampir di Lampiran Modul 1
e. Format Berita Acara Pemeriksaan (Daftar Riwayat
Hidup) terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah
f. Format Format Berita Acara Pemeriksaan (lanjutan1)
terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN
pada gambar 38;
g. Format Berita Acara Pemeriksaan (lanjutan2) terlampir
gambar 39.
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat Keterangan adalah surat yang berisi informasi
dari pejabat mengenai sesuatu hal atau kebenaran
sesuatu terhadap seorang pejabat/pegawai agar
pejabat/pegawai tersebut memperoleh kelancaran dan
kemudahan dalam kegiatannya.
b. Susunan
1) Kepala
b) Judul Surat Keterangan;
c) Nomor Surat Keterangan.
2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh memuat pejabat yang

menerangkan dan nama pegawai yang diterangkan
serta maksud dan tujuan diterbitkannya Surat
Keterangan;
3) Kaki
Bagian kaki memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan
nama pejabat yang membuat Surat Keterangan
tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian
kanan bawah.
c. Format Surat Keterangan terlampir di Lampiran Modul
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan
untuk mengantar/menyampaikan naskah atau barang.
b. Susunan
1) Kepala
a) Kop Naskah Dinas;
b) Nomor;
c) Tanggal;
d) Nama jabatan/alamat yang dituju;
e) Tulisan Surat Pengantar yang diletakkan
secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh dalam bentuk kolom terdiri
dari

a) Nomor urut;
b) Jenis naskah/barang yang dikirim;
c) Banyaknya naskah/barang;
d) Keterangan.
3) Kaki
a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang
meliputi:
(1) Nama jabatan pembuat surat pengantar;
(2) Tanda tangan;
digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor
(4) Cap Dinas.
b) Penerima yang berada di sebelah kiri, yang
meliputi
(1) Tanggal diterima;
(2) Nama jabatan penerima surat pengantar;
(3) Tanda tangan;
digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor
(5) Cap Dinas jika diperlukan;

(6) Nomor telepon/faksimili.

c. Hal yang Perlu Diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar
pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk
pengirim;
d. Format Surat Pengantar terlampir di Lampiran Modul 1
6. Pemberitahuan
a. Pengertian
Pemberitahuan adalah Naskah Dinas yang isinya
mengenai masalah/kegiatan tertentu yang disampaikan
kepada pejabat/pegawai dengan maksud agar
pejabat/pegawai tersebut mengetahui terhadap
masalah/kegiatan tersebut.
b. Susunan
1) Kepala
(a) Kop naskah dinas;
(b) Nomor, Sifat, Lampiran, Hal diletakkan di
margin kiri;
(c) Tempat, tanggal, bulan, tahun diletakkan di
margin kanan;
(d) Nama jabatan atau alamat yang dituju
diletakkan di margin kiri di bawah tulisan Hal.
2) Batang Tubuh
3) Kaki

(a) Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan

huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,);
(b) Tanda tangan pejabat;
(c) Nama lengkap penanda tangan, ditulis dengan
huruf awal kapital, tanpa diberi tanda baca
apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di
bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai (NIP)
pejabat yang memberikan tanda tangan;
(d) Cap Dinas;
(e) Tembusan bila diperlukan.
c. Format Pemberitahuan terlampir di Lampiran Modul 1
7. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan kepada semua
pejabat/pegawai dalam lingkungan Kementerian atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar
Kementerian.
b. Susunan
1) Kepala
(a) Kop (menyesuaikan);
(b) Tulisan ”PENGUMUMAN” dicantumkan di
bawah kop, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris dan nomor pengumuman dicantumkan
di bawahnya;

(c) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah

nomor pengumuman, ditulis dengan huruf
(d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan
huruf kapital, simetris di bawah “TENTANG”.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh hendaknya memuat
(a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
(b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan
pengumuman;
(c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang
dianggap mendesak.
3) Kaki
(a) Tempat dan tanggal penetapan;
(b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
(c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani,
(e) Cap Dinas.
c. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat kecuali yang
ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu;
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi,
tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu
peraturan;

d. Format Pengumuman terlampir di Lampiran Modul 1

8. Surat Pernyataan
a. Pengertian
Surat Pernyataan adalah surat yang dibuat oleh suatu
pihak baik perorangan maupun kelompok dengan
tujuan menjamin kepastian hukum tentang suatu hal
jika terjadi masalah di kemudian hari yang
menerangkan bahwa pihak yang bersangkutan
merupakan atau bukan merupakan bagian dari suatu
anggota tertentu, pernah atau tidak pernah melakukan
perbuatan tertentu dan akan menanggung segala
resiko yang berkaitan dengannya.
b. Susunan
1) Kepala
b) Judul Surat Pernyataan;
c) Nomor Surat Pernyataan.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh memuat pejabat yang
membuat pernyataan, maksud, dan tujuan
diterbitkannya Surat Pernyataan.
3) Kaki
Bagian kaki memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan
nama pejabat yang membuat Surat Pernyataan

tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian

kanan bawah.
c. Format Surat Pernyataan terlampir di Lampiran Modul
9. Laporan
a. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/
kejadian. Wewenang Pembuatan dan
Penandatanganan Laporan ditandatangani oleh
pejabat yang diberi tugas.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang
ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara
simetris.
2) Batang Tubuh
a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum,
maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan
sistematika laporan;
b) Materi laporan yang terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang
dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
c) Simpulan dan Saran sebagai bahan
pertimbangan;

d) Penutup yang merupakan akhir laporan

memuat harapan/permintaan arahan/ucapan
terima kasih.
3) Kaki
Bagian kaki laporan terdiri dari
a) Tempat dan tanggal pembuatan laporan;
b) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, yang
c) Tanda tangan;
d) Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
c. Format Laporan terlampir di Lampiran Modul 1 Tata
d. Format Laporan Hasil Pemeriksaan terlampir di
gambar 46;
e. Format Laporan Hasil Pemeriksaan (Bagian Kedua)
terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN
pada gambar 47;
f. Format Laporan Hasil Pemeriksaan Khusus terlampir di
gambar 48.
10. Telaahan Staf
a. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan
oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat
dan jelas, mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

b. Susunan
1) Kepala
a) Judul TELAAHAN STAF dan diletakkan secara
simetris di tengah atas;
b) Uraian singkat tentang permasalahan.
2) Batang Tubuh
a) Persoalan yang memuat pernyataan singkat
dan jelas tentang persoalan yang akan
dipecahkan;
b) Praanggapan yang memuat dugaan yang
beralasan, berdasarkan data yang ada, saling
berhubungan sesuai dengan situasi yang
dihadapi, dan merupakan kemungkinan
kejadian di masa yang akan datang;
c) Fakta yang mempengaruhi yang memuat fakta
yang merupakan landasan analisis dan
pemecahan persoalan;
d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan
serta keuntungan dan kerugiannya,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin
atau dapat dilakukan;
e) Simpulan yang memuat intisari hasil diskusi,
yang merupakan pilihan cara bertindak atau
jalan keluar;

f) Tindakan yang disarankan, yang memuat

secara ringkas dan jelas saran atau usul
tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi.
3) Kaki
a) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang
b) Tanda tangan;
c) Nama lengkap;
d) Daftar lampiran.
c. Format Telaahan Staf (1) terlampir di Lampiran Modul
d. Format Telaahan Staf (2) terlampir di Lampiran Modul
e. Format Telaahan Staf (3) terlampir di Lampiran Modul
f. Format Telaahan Staf (4) terlampir di Lampiran Modul
g. Format Telaahan Staf (5) terlampir di Lampiran Modul
h. Format Telaahan Staf (6) terlampir di Lampiran Modul
i. Format Telaahan Staf (7) terlampir di Lampiran Modul
j. Format Telaahan Staf (8) terlampir di Lampiran Modul

k. Format Telaahan Staf (9) terlampir di Lampiran Modul

11. Piagam
a. Pengertian
Piagam adalah naskah dinas yang berisi uraian
tentang penghargaan terhadap prestasi/ kinerja
seseorang ataupun instansi.
b. Susunan
1) Kepala
b) Kata “PIAGAM” ditulis dengan huruf kapital,
diikuti dengan nomor piagam ditulis simetris di
bawahnya.
2) Batang Tubuh
a) Hari/tanggal/bulan/tahun, tempat pelaksanaan,
nama lengkap, NIP, dan jabatan pihak atau
nama instansi/lembaga yang menerima
piagam;
b) Uraian materi jenis penghargaan;
c) Kalimat penutup.
3) Kaki
Memuat tempat, tanggal, bulan dan tahun
penandatanganan. Nama jabatan, tanda tangan,
nama lengkap, NIP, pejabat yang mengesahkan.
c. Format Piagam yang Ditandatangani Menteri terlampir
gambar 58.

12. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau
lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan
informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau
lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan
yang diperlukan.
13. Naskah Dinas Elektronik
a. Pengertian
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa
komunikasi dan informasi yang dilakukan secara
elektronik atau yang terekam dalam multimedia
elektronik.
b. Lingkup Kegiatan
Naskah Dinas Elektronik mencakupi surat menyurat
elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi
elektronik serta Naskah Dinas Elektronik lainnya.
Ketentuan lebih lanjut tentang Tata Naskah Dinas
Elektronik akan diatur tersendiri.
D. RANGKUMAN
Naskah Dinas terbagi menjadi 3 (tiga) yakni:
(1) Naskah Dinas Arahan;
(2) Naskah Dinas Korespondensi; dan
(3) Naskah Dinas Khusus.
Naskah Dinas Arahan terdiri dari:
(1) Naskah Dinas Pengaturan;
(2) Naskah Dinas Penetapan/Keputusan;
(3) Naskah Dinas Penugasan.
Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari:

(1) Naskah Dinas Korespondensi Intern

(2) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Naskah Dinas Khusus terdiri dari:
(1) Surat perjanjian;
(2) Surat Kuasa;
(3) Berita Acara;
(4) Surat Keterangan;
(5) Surat Pengantar;
(6) Pemberitahuan;
(7) Pengumuman;
(8) Surat Pernyataan;
(9) Laporan;
(10) Telaahan Staf;
(11) Piagam;
(12) Formulir;
(13) Naskah Dinas Elektronik.
E. EVALUSI
bawah ini!
1. Berikut adalah yang tidak termasuk dalam ruang lingkup
meliputi pengaturan tentang…..
A. Jenis dan format naskah dinas
B. Kewenangan penandatanganan
C. Penyusunan naskah dinas
D. Penggunaan anggaran Negara

2. Naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau

kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan
setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum
yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan
disebut dengan….
A. Naskah Dinas Korespondensi
B. Naskah Dinas Arahan
C. Naskah Dinas Khusus
D. Naskah Dinas Umum
3. Nota Dinas termasuk dalam naskah.....

A. Naskah Dinas Korespondensi intern
4. Surat Dinas termasuk dalam naskah.....

A. Naskah Dinas Korespondensi ekstern
5. Naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada

badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak

lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan

tertentu dalam rangka kedinasan disebut dengan…..
A. Surat perjanjian
B. Berita acara
C. Surat kuasa
D. Surat pengantar
F. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Rumus:

80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.
terutama bagian yang belum saudara kuasai secara baik

BAB IV
PEMBUATAN NASKAH DINAS

Setelah membaca Bab IV, peserta pelatihan diharapkan dapat
memahami persyaratan pembuatan naskah dinas ATR/BPN; Nama
Jabatan Pada Kepala Naskah; Penomoran dan pemberian kode naskah
dinas ATR/BPN; nomor halaman naskah dinas ATR/BPN; ketentuan
jarak dan spasi; penggunaan huruf; lampiran; penggunaan lambing
Negara/logo ATR/BPN; penggunaan cap lembaga; perubahan,
pencabutan, pembatalan naskah dinas ATR/BPN; lain-lain terkait
pembuatan naskah dinas ATR/BPN.
A. PERSYARATAN PEMBUATAN
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang
jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis.
Dalam penyusunannya perlu memperhatikan hal-hal berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian
dan kecermatan, jika dilihat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan
kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan
ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi
kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik
dan materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang
baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan
lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa
penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan
menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur
kalimat harus lengkap dan efektif, sehingga memudahkan
pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas yang disusun harus taat mengikuti aturan
yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan,
baik jika dilihat dari sudut formal maupun dari segi
penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi naskah dinas
B. NAMA JABATAN PADA KEPALA NASKAH DINAS

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas
Kementerian, pada halaman pertama naskah dinas
dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama jabatan atau
nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk
mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh
Pejabat Negara, sedangkan kepala nama instansi digunakan
untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan
oleh Pejabat yang bukan Pejabat Negara. Pencantuman
kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut:

1. Nama Jabatan Menteri.

Menggunakan kertas kop ukuran F4 dengan gambar
lambang negara warna emas dan di bawahnya tulisan
Menteri ditulis dua baris dengan huruf kapital di tengah
margin. Perbandingan ukuran lambang negara dengan
huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai ukuran
kertas.
Gambar 1 Nama Jabatan Menteri
2. Nama Instansi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/

Kertas dengan lambang negara burung garuda berwarna
hitam dan tulisan Kementerian digunakan untuk naskah
dinas berupa Surat Keputusan yang ditandatangani oleh
Pejabat yang ditunjuk yang menangani Bidang
Kepegawaian. Menggunakan kertas kop ukuran F4 dengan
gambar lambang negara burung garuda warna hitam dan
dibawahnya tulisan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional ditulis dua baris
dengan huruf kapital di tengah margin.

Gambar 2 Nama Instansi Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional
3. Nama Instansi/Unit Organisasi.

Kertas kop nama instansi di lingkungan Kementerian
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama, Pejabat Administrator sesuai dengan
kewenangannya. Berdasarkan Surat Edaran Nomor 9/SE-
Berdasarkan Sinkronisasi Pelaksanaan Tugas dan Fungsi
Unit Eselon I di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional, diatur perubahan
penyusunan naskah dinas berdasarkan sinkronisasi
pelaksanaan tugas dan fungsi unit Eselon I di lingkungan
Nasional terdiri atas:
a. Penyesuaian Kop Surat Naskah Dinas
Penyesuaian kop surat naskah dinas terdiri atas:
1) Ukuran Kertas
Naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya maupun Pejabat Pimpinan
Tinggi Pratama atas nama Pejabat Pimpinan
Tinggi Madya di lingkungan Kementerian Agraria

dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

menggunakan kertas kop ukuran A4 paling tinggi
80 gram yang berukuran 210 x 297 mm, kecuali
naskah dinas berupa Surat Keputusan
menggunakan kertas kop ukuran F4 paling tinggi
80 gram yang berukuran 210 x 330 mm.
Penggunaan kertas A4 di atas 80 gram atau jenis
lain yang mempunyai nilai kesamaan tertentu,
digunakan hanya terbatas untuk jenis naskah dinas
yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama
2) Tata Letak
Kop naskah dinas terdiri atas logo
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional diletakan di sebelah kiri
dengan jarak dari garis bagian kiri tepi kertas 1,5
cm dan di sebelah kanan tertera tulisan
Pertanahan Nasional ditulis dua baris dengan huruf
kapital rata tengah dengan garis bagian atas tepi
kertas berjarak 1 cm dan garis bagian kanan tepi
kertas berjarak 3 cm. Nama unit kerja diletakan
setelah Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional menggunakan huruf
kapital di tengah margin dengan ketentuan
penulisan Direktorat Jenderal di letakan pada baris
ke 3 yang diikuti dengan nama unit kerja di baris
selanjutnya. Penggunaan baris dalam penulisan

nama unit kerja disesuaikan dengan jumlah suku

kata dalam unit kerja.
Kop naskah dinas berupa Surat Keputusan
yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi
Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama atas
nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di
lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional, Kepala Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional, dan Kepala
Kantor Pertanahan tidak mencantumkan alamat,
nomor telepon dan email.
Kop surat naskah dinas selain Surat
Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi
Madya di lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kepala
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, dan
Kepala Kantor Pertanahan mencantumkan alamat,
nomor telepon dan email yang diletakan di bawah
tulisan unit kerja di tulis dalam satu baris. Kop
naskah dinas selain Surat Keputusan ditambahkan
garis di bagian bawah kop setelah alamat setebal 1
poin.
b. Contoh Penerapan Kop Surat di Lingkungan
Pertanahan Nasional

1. Naskah dinas Surat Keputusan yang

ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
atas nama Menteri.
Gambar 3 Kop Naskah Dinas Surat Keputusan yang

ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama
Menteri
ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
langsung atau yang ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya atau ditandatangani
Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama langsung.
Gambar 4 Kop Naskah Dinas Surat Keputusan yang

ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya langsung
atau yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atau
ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama langsung

3. Kop naskah dinas selain Surat Keputusan dengan

penulisan nama unit satu baris
Gambar 5 Kop Naskah Dinas selain Surat Keputusan dengan

penulisan nama unit satu baris
Kop naskah dinas selain Surat Keputusan dengan
penulisan unit kerja lebih dari satu baris
Gambar 6 Kop naskah dinas selain Surat Keputusan dengan

penulisan unit kerja lebih dari satu baris
c. Contoh Penerapan Kop Surat di Lingkungan Kantor

Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor
Pertanahan.
ditandatangani Kepala Kantor Wilayah Badan
Pertanahan Nasional

Gambar 7 Kop Naskah dinas Surat Keputusan yang

ditandatangani Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan
Nasional
ditandatangani Kepala Kantor Pertanahan
Gambar 8 Kop Naskah dinas Surat Keputusan yang

3. Naskah dinas selain Surat Keputusan yang

ditandatangani Kepala Kantor Wilayah Badan
Pertanahan Nasional
Gambar 9 Kop Naskah dinas selain Surat Keputusan yang

ditandatangani Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan
Nasional

4. Naskah dinas selain Surat Keputusan yang

ditandatangani Kepala Kantor Pertanahan.
Gambar 10 Kop Naskah dinas selain Surat Keputusan yang

C. PENOMORAN DAN PEMBERIAN KODE NASKAH

DINAS
Mengacu pada Surat Edaran Nomor 9/SE-
Berdasarkan Sinkronisasi Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Unit
Badan Pertanahan Nasional, Kode Klasifikasi diatur dalam
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tentang Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Kode dan nomor naskah dinas yang digunakan dalam
tata naskah dinas di lingkungan Kementerian adalah tanda
atau simbol tertentu berupa angka dan huruf sebagai identitas
terhadap unit organisasi berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Dalam rangka komunikasi administrasi
surat menyurat dan untuk tertib dalam penyelenggaraan tata

naskah dinas di lingkungan Kementerian perlu diatur

pemberian kode dan penomoran naskah dinas dalam
Peraturan Menteri.
1. Kode Jenis Naskah Dinas
a. Peraturan j. Surat Pernyataan (SPt)
b. Surat Keputusan (SK) k. Surat Pengantar (SP)
c. Instruksi (Ins) l. Berita Acara (BA)
d. Surat Edaran (SE) m. Surat Dinas
e. Surat Keputusan Bersama (SKB) n. Nota Dinas (ND)
f. Surat Perintah (SPh) o. Undangan (Und)
g. Surat Tugas (ST) p. Pengumuman (Peng)
h. Surat Kuasa (SKu) q. Piagam (Pgm)
i. Surat Keterangan (SKet)
2. Kode Identifikasi
a. Kode Identifikasi Kementerian
100.TU.02.01/VII/2020 Tentang Pengaturan Kop
Naskah Dinas, Kode Penandatanganan dan
Penandatangan Berdasarkan Sinkronisasi
Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Unit Eselon I di
Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional, Kode Penandatangan
unit kerja dan Penomoran pada naskah dinas yang
ditandatangani oleh Wakil Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya maupun Pejabat
Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Pejabat Pimpinan
Tinggi Madya di lingkungan Kementerian Agraria dan

Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

menyesuaikan berdasarkan perubahan nomenklatur
yaitu:
Tabel 1 Kode Penandatangan unit kerja dan Penomoran pada
naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Agraria dan
Tata Ruang/Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya maupun Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di lingkungan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Nomenklatur Sesuai Nomenklatur
Perpres Nomor 17 Sesuai Perpres
Kode Kode
No Tahun 2015 dan Nomor 47 Tahun
Penandatangan Penandatangan
Perpres 20 Tahun 2020 dan Perpres
2015 48 Tahun 2020
Wakil Menteri
1. ATR/Wakil Kepala WM
BPN
2. Sekretariat Jenderal 100 Sekretariat Jenderal 100
Direktorat Jenderal Direktorat Jenderal

3. 200 200
Tata Ruang Tata Ruang
Direktorat Jenderal
Direktorat Jenderal Survei dan
4. Infrastruktur 300 Pemetaan 300
Keagrariaan Pertanahan dan
Ruang
5. Hubungan Hukum 400 Penetapan Hak dan 400
Keagrariaan Pendaftaran Tanah

6. 500 500
Penataan Agraria Penataan Agraria
Direktorat Jenderal
Direktorat Jenderal Pengadaan Tanah
7. 600 600
Pengadaan Tanah dan Pengembangan
Pertanahan
Direktorat Jenderal
Direktorat Jenderal
Pengendalian
Pengendalian dan
8. Pemanfaatan Ruang 700 700
Penertiban Tanah
dan Penguasaan
dan Ruang
Tanah
Penanganan Masalah Penanganan
9. 800 800
Agraria, Pemanfaatan Sengketa dan
Ruang dan Tanah Konflik Pertanahan

Inspektorat
10. Inspektorat Jenderal 900 900
Jenderal
Sedangkan Kode sesuai dengan Peraturan Menteri

Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, adalah:
Tabel 2 Kode Identifikasi Kementerian

KODE IDENTIFIKASI UNIT KERJA UNTUK PENOMORAN PADA NASKAH DINAS
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL
MENYESUAIKAN PERATURAN MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/KEPALA BADAN
PERTANAHAN NASIONAL NOMOR 8 TAHUN 2015
100 SEKRETARIAT JENDERAL
Biro Perencanaan dan Kerja sama
1.1 Bagian Penyusunan Rencana
1. 1.2 Bagian Program dan Penganggaran
1.3 Bagian Kerjasama
1.4 Bagian Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan
Biro Organisasi dan Kepegawaian
2.1 Bagian Organisasi dan Tata Laksana
2. 2.2 Bagian Pengembangan Pegawai
2.3 Bagian Mutasi Kepegawaian
2.4 Bagian Umum Kepegawaian
Biro Keuangan dan Barang Milik Negara
3.1 Bagian Anggaran dan PNBP
3. 3.2 Bagian Perbendaharaan dan Tata laksana Keuangan
3.3 Bagian Akuntansi dan Pelaporan
3.4 Bagian Penatausahaan Barang Milik Negara
Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat
4.1 Bagian Perundang-undangan
4.
4.2 Bagian Advokasi dan Dokumentasi Hukum
4.3 Bagian Hubungan Masyarakat
Biro Umum dan Layanan Pengadaan
5.1 Bagian Persuratan dan Kearsipan
5. 5.2 Bagian Rumah Tangga
5.3 Bagian Perlengkapan dan Layanan Pengadaan
5.4 Bagian Layanan Pengadaan dan Protokol

6.1 Bagian Umum
6.
6.2 Bidang Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
6.3 Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Pusat Penelitian dan Pengembangan
7.1 Subbagian Tata Usaha
7.
7.2 Bidang Program dan Kerja Sama
7.3 Bidang Publikasi dan Perpustakaan

Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan
Berkelanjutan
8.1 Subbagian Tata Usaha
8.
8.2 Bidang Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi Informasi
8.3 Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang
8.4 Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan
200 DIREKTORAT JENDERAL TATA RUANG
Sekretariat Direktorat Jenderal
9.1 Bagian Program
9.
9.2 Bagian Hukum, Kepegawaian dan Ortala
9.3 Bagian Keuangan dan Umum
Direktorat Perencanaan Tata Ruang
10.1 Subdirektorat Perencanaan dan Kemitraan
10.2 Subdirektorat Pedoman Perencanaan T.R.
10.
10.3 Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Nasional
10.4 Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional Wil. I
10.5 Subdirektorat Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional Wil. II
Direktorat Pemanfaatan Ruang
11.2 Subdirektorat Pedoman Pemanfaatan Ruang
11.
11.3 Subdirektorat Pemanfaatan Ruang Wilayah Nasional, Kepulauan dan Pulau
11.4 Subdirektorat Pemanfaatan Kawasan Strategis Nasional Wilayah I
11.5 Subdirektorat Pemanfaatan Kawasan Strategis Nasional Wilayah II
Direktorat Penataan Kawasan
12.2 Subdirektorat Penataan Kawasan Perkotaan
12.
12.3 Subdirektorat Penataan Kawasan Perdesaan
12.4 Subdirektorat Penataan Kawasan Baru
12.5 Subdirektorat Penataan Kawasan Ekonomi
Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah

13.2 Subdirektorat Pembinaan Wilayah I
13.
13.3 Subdirektorat Pembinaan Wilayah II
13.4 Subdirektorat Pembinaan Wilayah III
13.5 Subdirektorat Pembinaan Wilayah IV
400 DIREKTORAT JENDERAL HUBUNGAN HUKUM KEAGRARIAAN
18. 18.1 Bagian Program dan Hukum
18.2 Bagian Kepegawaian dan Umum
Direktorat Pengaturan dan Penetapan Hak Tanah dan Ruang

19.1 Subdirektorat Penetapan Hak Guna Usaha
19.
19.2 Subdirektorat Penetapan Hak Milik, Hak Guna Bangunan dan Hak Pakai
19.3 Subdirektorat Penetapan Hak Atas Ruang, Hak Komunal dan Perpanjangan Hak
Direktorat Pengaturan Pendaftaran Hak Tanah, Ruang dan PPAT
20.1 Subdirektorat Pendaftaran Hak Tanah dan Ruang
20.
20.2 Subdirektorat Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Ruang
20.3 Subdirektorat PPAT
Direktorat Pemberdayaan Hak Atas Tanah Masyarakat
21.1 Subdirektorat Inventarisasi Potensi dan Pendampingan
21.
21.2 Subdirektorat Fasilitasi dan Kerjasama
21.3 Subdirektorat Pengembangan dan Diseminasi Model Pemberdayaan
500 DIREKTORAT JENDERAL PENATAAN AGRARIA

Direktorat Penatagunaan Tanah

23.1 Subdirektorat Perencanaan dan Evaluasi Penatagunaan Tanah
23.
23.2 Subdirektorat Data dan Neraca Penatagunaan Tanah
23.3 Subdirektorat Penatagunaan Tanah Kawasan Perkotaan dan Perdesaan
Direktorat Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-pulau Kecil, Perbatasan dan Wilayah
Tertentu
24.1
24. Subdirektorat Penataan dan Pemantauan Wilayah Pesisir
24.2
Subdirektorat Penataan dan Pemantauan Pulau-pulau Kecil
24.3
Subdirektorat Penataan dan Pemantauan Wilayah Perbatasan dan Wilayah Tertentu
Direktorat Konsolidasi Tanah
25.1 Subdirektorat Potensi dan Perencanaan
25.
25.2 Subdirektorat Penataan dan Kerjasama
25.3 Subdirektorat Pemantauan dan Evaluasi
Direktorat Landreform
26.1 Subdirektorat Inventarisasi dan Data Landreform
26.
26.2 Subdirektorat Penguasaan Tanah Obyek Landreform dan Ganti Kerugian
26.3 Subdirektorat Redistribusi Tanah dan Pemanfaatan Bersama
600 DIREKTORAT JENDERAL PENGADAAN TANAH
Direktorat Pemanfaatan Tanah Pemerintah

28. 28.1 Subdirektorat Pemanfaatan Tanah
28.2 Subdirektorat Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Tanah Pemerintah
Direktorat Pembinaan Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah

29. 29.1 Subdirektorat Bina Pengadaan Tanah Pemerintah
29.2 Subdirektorat Penetapan Hak Atas Tanah Pemerintah
Direktorat Penilaian Tanah

30.1 Subdirektorat Penilaian Bidang Tanah
30.
30.2 Subdirektorat Bina Zona dan Kendali Mutu Zona Nilai Tanah
30.3 Subdirektorat Bina Zona Nilai Ekonomi Kawasan dan Kendali Mutu
DIREKTORAT JENDERAL PENGENDALIAN PEMANFAATAN RUANG DAN
700
PENGUASAAN TANAH
Direktorat Pengendalian Pemanfaatan Ruang
32.1 Subdirektorat Perencanaan dan Pedoman
32.2 Subdirektorat Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah I
32.
32.3 Subdirektorat Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah II
32.4 Subdirektorat Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah III
32.5 Subdirektorat Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah IV
Direktorat Penertiban Pemanfaatan Ruang
33.1 Subdirektorat Perencanaan dan Pedoman
33.2 Subdirektorat Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah I
33.
33.3 Subdirektorat Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah II
33.4 Subdirektorat Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah III
33.5 Subdirektorat Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah IV
Direktorat Pengendalian dan Pemantauan Pertanahan

34.1 Subdirektorat Pengendalian Penerapan Kebijakan dan Program Pertanahan
34.
34.2 Subdirektorat Pemantauan dan Evaluasi Tanah Pertanian
34.3 Subdirektorat Pemantauan dan Evaluasi Tanah Non Pertanian

Direktorat Penertiban dan Pendayagunaan Tanah Terlantar

35.1 Subdirektorat Potensi Tanah Terlantar
35.
35.2 Subdirektorat Penertiban Tanah Terlantar
35.3 Subdirektorat Pendayagunaan Tanah Terlantar
DIREKTORAT JENDERAL PENANGANAN MASALAH AGRARIA, PEMANFAATAN
800
RUANG DAN TANAH
Direktorat Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang Wilayah I
Subdirektorat Pencegahan dan Pembatalan Wilayah I
37.1
37. Subdirektorat Sengketa Tanah dan Ruang
37.2
Wilayah I
37.3
Subdirektorat Konflik Tanah dan Ruang Wilayah I
Direktorat Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang Wilayah II
Subdirektorat Pencegahan dan Pembatalan Wilayah II
38.1
38. Subdirektorat Sengketa Tanah dan Ruang
38.2
Wilayah II
38.3
Subdirektorat Konflik Tanah dan Ruang Wilayah II
Direktorat Penanganan Perkara Ruang dan Tanah
39.1 Subdirektorat Penanganan Perkara Tanah dan Ruang Wilayah I
39.
39.2 Subdirektorat Penanganan Perkara Tanah dan Ruang Wilayah II
39.3 Subdirektorat Penanganan Perkara Tanah dan Ruang Wilayah III
900 INSPEKTORAT JENDERAL
Sekretariat Inspektorat Jenderal
41. Inspektorat Wilayah I
42. Inspektorat Wilayah II
43. Inspektorat Wilayah III
44. Inspektorat Wilayah IV
45. Inspektorat Wilayah V
1000 STAF AHLI
46. Staf Ahli Bidang Landreform dan Hak Masyarakat Atas Tanah
47. Staf Ahli Bidang Masyarakat Adat dan Kemasyakatan
48. Staf Ahli Bidang Ekonomi Pertanahan
1001 LAIN-LAIN
49. Staf Khusus
50. Tenaga Ahli
b. Kode Identifikasi Kantor Wilayah BPN

Mengacu pada Peraturan Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 9
Tahun 2018, Kode Identifikasi Kantor Wilayah BPN
adalah sebagai berikut.

Tabel 3 Kode Identifikasi Kantor Wilayah BPN
KODE IDENTIFIKASI UNIT KERJA UNTUK PENOMORAN PADA NASKAH DINAS KANWIL BPN
DI PROVINSI, STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN PERATURAN MENTERI AGRARIA
DAN TATA RUANG/KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL NOMOR 38 TAHUN 2016
100 Bagian Tata Usaha

1 Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
2 Subbagian Organisasi dan Kepegawaian
3 Subbagian Keuangan dan BMN
4 Subbagian Umum dan Informasi
200 Bidang Infrastruktur Pertanahan
5 Seksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar
6 Seksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral
7 Seksi Survei dan Pemetaan Tematik
300 Bidang Hubungan Hukum Pertanahan
8 Seksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
9 Seksi Pendaftaran Hak Tanah
10 Seksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
400 Bidang Penataan Pertanahan
11 Seksi Penatagunaan Tanah
12 Seksi Landreform dan Konsolidasi Tanah
13 Seksi Penataan Kawasan Tertentu
500 Bidang Pengadaan Tanah
14 Seksi Pemanfaatan Tanah Pemerintah
15 Seksi Bina Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah
16 Seksi Penilaian Tanah
600 Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan
17 Seksi Sengketa dan Konflik Pertanahan
18 Seksi Penanganan Perkara Pertanahan
19 Seksi Pengendalian Pertanahan
c. Kode Identifikasi Kantor Pertanahan

Tahun 2018, Kode Identifikasi Kantor Pertanahan
adalah sebagai berikut:

Tabel 4 Kode Identifikasi Kantor Pertanahan

KODE IDENTIFIKASI UNIT KERJA UNTUK PENOMORAN PADA NASKAH DINAS KANTOR
PERTANAHAN DI KABUPATEN/KOTA,
STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN PERATURAN MENTERI AGRARIA DAN TATA
RUANG/KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL
NOMOR 38 TAHUN 2016
100 Subbagian Tata Usaha

1 Urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
2 Urusan Umum dan Kepegawaian
3 Urusan Keuangan dan BMN
200 Seksi Infrastruktur Pertanahan
4 Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Tematik
5 Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral
300 Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
6 Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
7 Subseksi Pendaftaran Hak Tanah
8 Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
400 Seksi Penataan Pertanahan
9 Subseksi Penatagunaan Tanah dan Kawasan Tertentu
10 Subseksi Landreform dan Konsolidasi Tanah
500 Seksi Pengadaan Tanah
11 Subseksi Pemanfaatan Tanah Pemerintah dan Penilaian Tanah
12 Subseksi Fasilitasi Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah
600 Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan
13 Subseksi Penanganan Sengketa, Konflik dan Perkara Pertanahan
14 Subseksi Pengendalian Pertanahan
3. Kode Wilayah Provinsi

Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun
2018, Daftar Kode Wilayah Provinsi adalah sebagai
berikut:
10 Pusat 31 Provinsi D.K.I. Jakarta 64 Provinsi Kalimantan
11 Provinsi Aceh 32 Provinsi Jawa Barat Timur
12 Provinsi Sumatera Utara 33 Provinsi Jawa Tengah 71 Provinsi Sulawesi Utara
13 Provinsi Sumatera Barat 34 Provinsi D.I. Yogyakarta 72 Provinsi Sulawesi
14 Provinsi Riau 35 Provinsi Jawa Timur Tengah
15 Provinsi Jambi 36 Provinsi Banten 73 Provinsi Sulawesi
16 Provinsi Sumatera 51 Provinsi Bali Selatan
Selatan 52 Provinsi Nusa Tenggara 74 Provinsi Sulawesi
17 Provinsi Bengkulu Barat Tenggara
18 Provinsi Lampung 53 Provinsi Nusa Tenggara 75 Provinsi Gorontalo

19 Provinsi Kepulauan Timur 76 Provinsi Sulawesi Barat

Bangka Belitung 61 Provinsi Kalimantan 81 Provinsi Maluku
21 Provinsi Kepulauan Riau Barat 82 Provinsi Maluku Utara
62 Provinsi Kalimantan 91 Provinsi Papua
Tengah 92 Provinsi Papua Barat
63 Provinsi Kalimantan
Selatan
Gambar 11 Daftar Kode Wilayah Provinsi
4. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting
dalam kearsipan agar dapat memberikan kemudahan
penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
a. Penanggung Jawab Penomoran Naskah Dinas
1) Kepala Bagian Persuratan dan Kearsipan, Biro
Umum dan Layanan Pengadaan, Sekretariat
Jenderal, yaitu terhadap seluruh Naskah Dinas
yang di tandatangani oleh:
a) Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala BPN;
b) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang
kewenangan penandatangannya dilimpahkan
oleh Menteri, ditandatangani atas nama
Menteri;
c) Sekretaris Jenderal;
d) Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan.
2) Kepala Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro

Hukum dan Hubungan Masyarakat, Biro Keuangan
dan Barang Milik Negara, Biro Perencanaan dan
Kerja Sama, Kepala Subbagian Tata Usaha pada
unit kerja pusat-pusat, yaitu terhadap seluruh
Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat

Pimpinan Tinggi Pratama dan Pejabat

Administrator di lingkungan unit kerjanya masing-
masing;
3) Kepala Subbagian Umum dan Rumah Tangga
pada Sekretariat Direktorat Jenderal dan Kepala
Subbagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah
Tangga pada Sekretariat Inspektorat Jenderal,
yaitu terhadap seluruh Naskah Dinas yang di
tandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya,
Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Pejabat
Administrator, terkait dengan tugas pokok dan
fungsi masing-masing unit kerjanya;
4) Kepala Subbagian Tata Usaha dan Sistem
Informasi Kepegawaian, Biro Organisasi dan
Kepegawaian yaitu terhadap Petikan Surat
Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Sipil/Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil,
Pengangkatan dalam Jabatan
Struktural/Fungsional, Surat-surat Cuti Pegawai
serta seluruh naskah dinas yang ditandatangani
oleh Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian;
5) Khusus Agenda Pencatatan dan Penomoran Surat
Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP),
dikoordinasikan dan dibawah tanggung jawab
Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan
Kementerian, dengan ketentuan sebagaimana

diatur oleh Instansi Pembina Pendidikan dan

Pelatihan Pegawai Negeri Sipil.
b. Kode dan penomoran naskah dinas sebagai berikut:
Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata
Tahun 2018, kode dan penomoran naskah dinas
sebagai berikut:
1) Naskah Dinas Pengaturan
Kode Penandatangan unit kerja dan Penomoran
pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Wakil Kepala
Badan Pertanahan Nasional dan Pejabat Pimpinan
Tinggi Madya maupun Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi
Madya di lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
menyesuaikan berdasarkan perubahan
nomenklatur yaitu:
a) Peraturan
Susunan nomor Naskah Peraturan mencakup
nomor naskah dan tahun terbit (nomor urut
dalam satu tahun takwim). Contoh format dan
penomoran Peraturan:

Gambar 12 Contoh format dan penomoran Peraturan

b) Instruksi
Susunan Nomor Naskah Instruksi mencakup:
(1) Nomor Naskah (Nomor Urut Dalam Satu
Tahun Takwim);
(2) Kode Jenis Naskah Dinas dan Kode
Klasifikasi;
(3) Bulan Terbit (Angka Romawi);
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Instruksi:
Gambar 13 Contoh format dan penomoran Instruksi

c) Surat Edaran
Susunan Nomor Naskah Surat Edaran
mencakup:
(1) Nomor Naskah (Nomor Urut dalam satu
tahun takwim);
(2) Kode Jenis Naskah Dinas, Kode Penanda
Tangan, dan Kode Klasifikasi;
(4) Tahun Terbit.

Contoh format dan penomoran Surat Edaran:
Gambar 14 Contoh format dan penomoran Surat Edaran

d) Standar Operasional Prosedur (SOP)
Susunan nomor Prosedur Tetap mencakup
hal-hal sebagai berikut:
(1) Nomor Naskah (Nomor Urut dalam Satu
Tahun Takwim);
Tangan dan Klasifikasi;
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Prosedur Tetap
(Protap):
Gambar 15 Contoh format dan penomoran Prosedur

Tetap (Protap)

2) Naskah Dinas Penetapan/Keputusan

a) Contoh dan format penomoran Keputusan
Umum
(1) Pejabat Pimpinan Instansi
Gambar 16 Contoh dan format penomoran Keputusan

Umum Pejabat Pimpinan Instansi
Setelah adanya sinkronisasi pelaksanaan
tugas dan fungsi unit Esselon I di Kementerian
ATR/BPN, mengacu pada Pada Surat Edaran
Nomor 9/SE-100.TU.02.01/VII/2020 Tentang
Pengaturan Kop Naskah Dinas, Kode
Penandatanganan dan Penandatangan
Berdasarkan Sinkronisasi Pelaksanaan Tugas
dan Fungsi Unit Eselon I di Lingkungan
Pertanahan Nasional, kode dan penomoran
naskah dinas sebagai berikut:

SURAT KETERANGAN LUPA ABSEN
Gambar 17 Contoh Penomoran Surat Keputusan yang

ditanda tangani oleh Wakil Menteri Agraria dan Tata
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (1)
Gambar 18 Contoh Penomoran Surat Keputusan yang

ditanda tangani oleh Wakil Menteri Agraria dan Tata
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (2)

(2) Pejabat di Daerah
Gambar 19 Contoh dan format penomoran

Keputusan Umum Pejabat di Daerah
b) Keputusan Pemberian dan Pembatalan Hak
Gambar 20 Contoh Penomoran Keputusan Pemberian

dan Pembatalan Hak

c) Surat Keputusan Bersama

Susunan Nomor Naskah Surat Keputusan
Bersama mencakup:
tahun takwim);
Tangan dan Kode Klasifikasi;
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Surat
Keputusan Bersama:
Gambar 21 Contoh format dan penomoran Surat

Keputusan Bersama
3) Naskah Dinas Penugasan

a) Surat Perintah
Susunan Nomor Naskah Surat Perintah
mencakup:


tahun takwim);
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Naskah Dinas
Penugasan:
Gambar 22 Contoh format dan penomoran Naskah

Dinas Penugasan
b) Surat Tugas
Susunan Nomor Naskah Surat Tugas
mencakup:
tahun takwim);
(3) (3) Bulan Terbit (Angka Romawi);

(4) Tahun Terbit.

Contoh format dan penomoran Surat Tugas
Gambar 23 Contoh Format dan Penomoran Surat Tugas

4) Naskah Dinas Korespondensi Intern
a) Nota Dinas
Susunan Nomor Naskah Nota Dinas
mencakup:
tahun takwim);
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Nota Dinas

Gambar 24 Contoh format dan penomoran Nota Dinas

b) Memorandum
Susunan nomor Memorandum mencakup hal-
hal sebagai berikut:
Tahun Takwim)
Tangan dan Kode Klasifikasi
(3) Bulan Terbit (Angka Romawi)
(4) Tahun Terbit
Contoh dan format penomoran Memorandum

Gambar 25 Contoh dan format penomoran

Memorandum
5) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat
Dinas)
a) Surat Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan
instansi
Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal-hal
sebagai berikut:
(1) Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
(Jika Diperlukan)
(2) Kode Klasifikasi
Tahun Takwim)
(4) Bulan Terbit (Angka Romawi)
(5) Tahun Terbit
Contoh format dan penomoran Surat Dinas
Ditandatangani oleh Pejabat pimpinan instansi:

Gambar 26 Contoh format dan penomoran Surat Dinas

Ditandatangani oleh Pejabat pimpinan instansi
b) Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat
di bawah pimpinan instansi
memuat:
(1) Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
(Jika Diperlukan);
(2) Kode Klasifikasi;
(3) Nomor Naskah (Nomor Urut
Dalam Satu Tahun Takwim) dan
Kode Penanda Tangan;
(5) Tahun Terbit.
Contoh dan format penomoran Surat
Dinas yang ditandatangani oleh
Pejabat di bawah pimpinan instansi:

Gambar 27 Contoh dan format penomoran Surat Dinas

yang ditandatangani oleh Pejabat di bawah pimpinan
instansi
c) Ditandatangani oleh Pejabat di daerah

Contoh dan format Surat Dinas yang
ditandatangani oleh Pejabat di daerah
Gambar 28 Contoh dan format Surat Dinas yang

ditandatangani oleh Pejabat di daerah

d) Surat Undangan
Susunan nomor Surat Undangan mencakup
hal-hal sebagai berikut:
Tahun Takwim);
(4) Tahun Terbit
Undangan

Undangan
6) Naskah Dinas Khusus
a) Surat Kuasa
Susunan Nomor Naskah Surat Kuasa
mencakup:
Tahun Takwim);


(4) Tahun Terbit
Contoh format dan penomoran Surat Kuasa
Gambar 30 Contoh format dan penomoran Surat Kuasa
b) Surat Keterangan
Susunan Nomor Naskah Surat Keterangan
mencakup
(1) Nomor Naskah (Nomor urut dalam satu
tahun takwim);
Tangan, dan Kode Klasifikasi;
(4) Tahun Terbit
Keterangan


Keterangan
c) Surat Pernyataan
Susunan Nomor Naskah Surat Pernyataan
mencakup:
tahun takwim);
Penanda Tangan;
(4) Tahun Terbit.

Pernyataan

d) Surat Pengantar
Susunan Nomor Naskah Surat Pengantar
mencakup:
tahun takwim);
Tangan dan Kode Identifikasi;
(4) Tahun Terbit
Pengantar:

Pengantar
e) Berita Acara
Susunan Nomor Naskah Berita Acara
mencakup:
Tahun Takwim);


(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Berita Acara
Gambar 34 Contoh format dan penomoran Berita Acara
f) Pengumuman
Susunan Nomor Naskah Pengumuman
mencakup:
Tahun Takwim);
(4) Tahun Terbit
Contoh format dan penomoran Pengumuman

Gambar 35 Contoh format dan penomoran

Pengumuman
g) Piagam
Susunan Nomor Naskah Piagam mencakup :
tahun takwim);
Penanda Tangan;
(4) Tahun Terbit.
Contoh format dan penomoran Piagam
Gambar 36 Contoh format dan penomoran Piagam

7) Hal-hal mengenai penomoran surat akan diatur

tersendiri dalam Peraturan Menteri mengenai
Klasifikasi Arsip;
8) Setiap surat dan naskah dinas tanpa kode
penanda tangan memiliki pengertian surat/naskah
dinas yang ditandatangani atas nama Menteri.
Untuk Kode dan Data Wilayah Administrasi
Pemerintahan Per Provinsi, Kabupaten/Kota dapat
dilihat dalam lampiran Peraturan Menteri Nomor 9
Tahun 2018 tentang Tata Naskah ATR/BPN
D. NOMOR HALAMAN
Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan
menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung
(-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama
naskah dinas yang menggunakan kepala naskah dinas tidak
perlu mencantumkan nomor halaman.
E. KETENTUAN JARAK DAN SPASI

Badan Pertanahan Nasional, terdapat ketentuan sebagai
berikut:
Nama Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional ditulis dengan jenis huruf Times New

Roman dengan ukuran 17 poin dicetak tebal spasi single dan

nama unit kerja ditulis dengan jenis huruf Times New Roman
ukuran 15 poin dicetak tebal dengan spasi single. Kop surat
naskah dinas selain Surat Keputusan ditandatangani oleh
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya maupun Pejabat Pimpinan
Tinggi Pratama di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional mencantumkan alamat
dengan jenis huruf Arial Narrow dan ukuran huruf 11 poin tidak
dicetak tebal dengan jarak spasi dari nama unit kerja
berdasarkan jumlah baris yang digunakan dalam penulisan
nama unit kerja. Untuk unit kerja dengan penulisan satu baris
menggunakan spasi double (2) dengan 0 poin, dan untuk unit
kerja dengan lebih dari satu baris menggunakan spasi 1,5
dengan 0 poin.
F. PENGGUNAAN HURUF
2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Nasional, penggunaan huruf adalah:
1. Kop Surat Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri
menggunakan jenis huruf Bodoni MT 19 (sembilan belas)
poin dicetak tebal dan tanpa menggunakan alamat
Kementerian;
2. Kop Surat Naskah Dinas berupa Surat Keputusan yang
ditandatangani oleh Pejabat Tinggi Madya dan Pejabat
Tinggi Pratama tanpa alamat menggunakan jenis huruf:

a. Times New Roman dengan ukuran 17 (tujuh belas)

poin dicetak tebal untuk nama Kementerian;
b. Times New Roman dengan ukuran 15 (lima belas) poin
dicetak tebal untuk nama unit kerja.
3. Kop Surat Naskah Dinas selain Surat Keputusan yang
ditandatangani oleh Pejabat Tinggi Madya dan Pejabat
Tinggi Pratama dengan alamat menggunakan jenis huruf:
a. Times New Roman dengan ukuran 17 (tujuh belas)
poin dicetak tebal untuk nama Kementerian;
b. Times New Roman dengan ukuran 15 (dua belas) poin
dicetak tebal untuk nama unit kerja;
c. Arial Narrow dengan ukuran 11 (sebelas) poin tidak
dicetak tebal untuk alamat.
Untuk isi naskah dinas menggunakan jenis huruf
Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas) atau dapat
disesuaikan ukurannya.
Apabila mengacu pada Surat Edaran Nomor 9/SE-
Eselon I di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional, terdapat ketentuan
penggunaan huruf sebagai berikut:
Nama Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional ditulis dengan jenis huruf Times New
Roman dan nama unit kerja ditulis dengan jenis huruf Times
New Roman dicetak tebal. Kop surat naskah dinas selain Surat
Keputusan ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi

Madya maupun Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di

lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional mencantumkan alamat dengan jenis
huruf Arial Narrow dari nama unit kerja berdasarkan jumlah
baris yang digunakan dalam penulisan nama unit kerja.
G. LAMPIRAN
Jika Naskah memiliki beberapa lampiran, setiap
halaman lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab.
Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari
halaman sebelumnya. Di antara naskah dan lampiran di batasi
dengan lembar pemisah.
Contoh:
Gambar 37 Contoh Lampiran
H. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA/LOGO ATR/

BPN


2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Nasional, Lambang Negara, Logo, Cap Dinas dan papan nama
yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas di lingkungan
Kementerian merupakan tanda pengenal atau identifikasi yang
bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman
dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan
Kementerian, perlu ditentukan penggunaan Lambang Negara,
Logo, dan Cap Dinas pada kertas surat, sampul, map, dan
dokumen lainnya dan papan nama
1. Penggunaan Lambang Negara
Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah
dinas adalah sebagai berikut:
a. Lambang Negara Burung Garuda berwarna kuning
emas digunakan pada naskah dinas yang
ditandatangani oleh Menteri;
b. Lambang Negara Burung Garuda berwarna hitam
digunakan dalam tata naskah dinas Kementerian;
c. Lambang Negara ditempatkan pada bagian atas
Kepala Surat secara simetris pada Naskah Dinas.
2. Penggunaan Logo
Ketentuan penggunaan logo untuk tata naskah dinas
a. Logo Kementerian adalah tanda pengenal atau
identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan
dalam tata naskah dinas Kementerian agar publik lebih
mudah mengenal;

b. Setiap unit organisasi di lingkungan Kementerian

menggunakan logo Kementerian pada seluruh naskah
kedinasan;
c. Logo diletakkan di sebelah kiri Kepala Surat pada
Naskah Dinas dan kop sampul surat;
d. Penulisan nama instansi dan logo pada sampul surat
sama dengan pada kop surat.
3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam kerja sama
a. Dalam hal dilakukan kerja sama antara Kementerian
dengan pihak Luar Negeri, Lambang Negara diletakkan
di atas map naskah dinas;
b. Dalam hal dilakukan kerja sama antara Kementerian
dengan Kementerian/instansi lain yang setingkat,
digunakan Logo Kementerian/instansi masing-masing.
Berdasarkan Surat Edaran Nomor 9/SE-
Ruang/Badan Pertanahan Nasional, diatur terkait lambang
Negara/logo Kementerian ATR/BPN:
Lambang/Logo Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional di atur dalam
Keputusan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 59/KEP-5.11/III/2017 tentang
Lambang/Logo Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Dengan ketentuan

dimensi lambang/logo 3 x 3 cm dan warna dalam CMYK

(Cyan Magenta Yelow Key) sebagai berikut
Tabel 5 Ketentuan dimensi lambang/logo 3 x 3 cm dan warna dalam
CMYK (Cyan Magenta Yelow Key)
C M Y K
Hijau 49 0 99 0
Biru 100 55 10 48
Merah 16 69 82 5
Biru Muda 78 30 2 0
Kuning 0 24 91 0
Putih 0 0 0 0
I. PENGGUNAAN CAP LEMBAGA

Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah dan
berlaku di lingkungan Kementerian. Cap Dinas terdiri
atas:
1. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama jabatan, digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat yang
bersangkutan;
2. Cap Dinas yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai
wewenang menggunakannya;
3. Cap Dinas Bernomor Seri
a. Cap Dinas Burung Garuda Bernomor Seri Kantor
Wilayah BPN yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama unit organisasi digunakan atau
dibubuhkan pada Keputusan Pemberian Hak Atas

Tanah yang ditandatangani oleh Kepala Kantor

Wilayah BPN;
b. Cap Dinas Burung Garuda Bernomor Seri Kantor
Pertanahan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut
nama unit organisasi digunakan atau dibubuhkan pada
Keputusan Pemberian Hak Atas Tanah, Sertipikat Hak
Atas Tanah yang ditandatangani oleh Kepala Kantor
Pertanahan;
c. Nomor Seri Cap Dinas Kantor Wilayah BPN dan Kantor
Pertanahan adalah sebagai berikut.
4. Nomor Seri Cap Dinas Bernomor Seri Kantor Wilayah BPN
Tabel 6 Nomor Seri Cap Dinas Bernomor Seri Kantor Wilayah BPN
No seri cap dinas lainnya dapat dilihat pada Lampiran

Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun
2018.

J. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN

RALAT NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah
dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana
yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan dan atau
ralat.
1. Pengertian
a. Perubahan
Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas
diubah. Perubahan dinyatakan dengan naskah
perubahan;
b. Pencabutan
Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak
berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan
naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah
dinas baru;
c. Pembatalan
Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas
tidak berlaku mulai saat naskah dinas itu ditetapkan.
Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas yang baru;
d. Ralat
Ralat adalah perubahan yang bersifat pembetulan atas
kesalahan yang sifatnya tidak substansial, seperti
urutan angka atau huruf, penulisan huruf nama orang.
Di luar tersebut harus dengan perubahan.

2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

a. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,
dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas
yang setingkat atau lebih tinggi, misalnya Keputusan
Menteri harus dengan Keputusan atau Peraturan
Menteri;
b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan,
pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang
semula menandatangani naskah dinas tersebut, atau
oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya;
c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani
naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih
rendah, sebagai berikut:
3. Ralat suatu Peraturan/Keputusan Menteri, pada dasarnya
dilakukan oleh pejabat yang menerbitkan atau menetapkan
peraturan/keputusan dimaksud atau pejabat eselon
setingkat dibawahnya, dan dilakukan dengan peraturan/
keputusan yang setaraf sebagai berikut:
a. Ralat atas Peraturan/Keputusan Menteri yang
ditandatangani oleh Menteri sendiri dilakukan oleh
Sekretaris Jenderal atas nama Menteri;
b. Ralat atas Keputusan Menteri yang ditandatangani
oleh pimpinan unit organisasi eselon I atau eselon di
bawahnya atas nama Menteri dilakukan oleh pimpinan
unit organisasi eselon I yang bersangkutan atau eselon
di bawahnya atas nama Menteri;

c. Ralat atas keputusan yang ditandatangani oleh

pimpinan unit organisasi eselon I sesuai tupoksinya
dilakukan oleh pimpinan unit organisasi eselon I yang
bersangkutan;
d. Ralat Peraturan/Keputusan Menteri dan ralat
keputusan pimpinan unit organisasi eselon I atau
eselon di bawahnya tidak menerbitkan nomor
keputusan baru;
e. Ralat Peraturan Menteri dimuat ke dalam Berita
Negara Republik Indonesia.
K. LAIN-LAIN
1. Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan
sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman
berikutnya jika naskah lebih dari satu halaman. Kata
penyambung itu ditulis pada akhir setiap halaman pada
baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan
urutan berikut: kata penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama
halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman
berikutnya itu menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau
dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan
sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian
bagian. Contoh: Penulisan kata penyambung pada
halaman 4 baris paling bawah adalah/media

kata pertama pada halaman 5 baris paling atas kiri adalah

media elektronik………..dst.
media elektronik …………………………….dst.
2. Nomor Salinan Surat

Penomoran salinan surat dilakukan untuk
menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah
terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan
nomor salinan disusun sebagai berikut:
a. Semua naskah dinas yang mempunyai tingkat
keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor
salinan pada halaman pertama margin kanan atas;
b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya
satu salinan (salinan tunggal);
c. Pendistribusian naskah yang bernomor salinan harus
sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi
harus dicantumkan sebagai lampiran;
d. Cara penulisan nomor dan jumlah salinan dapat diketik
atau menggunakan stempel;
e. Contoh
Gambar 38 Nomor Salinan Surat

3. Daftar Distribusi
Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang
dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai
pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu
diperhatikan dalam pembuatan daftar distribusi, adalah
sebagai berikut:
a. Kelompok Pertama, yaitu pejabat yang langsung
berada di bawah Menteri;
b. Kelompok Kedua, yaitu pejabat pada kelompok
pertama ditambah dengan pejabat satu tingkat di
bawahnya;
c. Kelompok Ketiga, yaitu pejabat pada kelompok
pertama dan kelompok kedua ditambah pejabat lain
sesuai dengan keperluan.
Cara penggunaan daftar distribusi adalah sebagai berikut:
a. Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang
berhak menerima naskah. Dengan demikian, jika
naskah dimaksudkan sampai ke tingkat/pejabat
tertentu, pada alamat yang dituju tidak perlu
ditambahkan daftar distribusi untuk tingkat/pejabat di
bawahnya;
b. Daftar distribusi tidak digunakan jika naskah
didistribusikan untuk pejabat tertentu. Untuk itu, pada
naskah langsung dicantumkan pejabat yang dituju
4. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang
digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan
naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut:

a. Naskah yang berbentuk Keputusan dan Instruksi

rujukannya ditulis didalam konsideran mengingat;
b. Naskah yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas,
Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, dan
Pengumuman rujukannya ditulis dalam konsideran
dasar;
c. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi
rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi
materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari
satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis;
d. Kata rujukan ditulis pada bagian akhir naskah berikut
acuan yang digunakan, jika rujukan yang digunakan
cukup banyak, daftar rujukan dicantumkan pada bagian
akhir sebagai lampiran dan ditulis rujukan terlampir;
e. Rujukan yang digunakan lebih dari satu harus
dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor
urut, diikuti dengan penulisan judulnya;
f. Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah
yang bersangkutan.
5. Ruang Tanda Tangan
a. Pengertian
Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada
bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan
(misalnya: Menteri, Sekretaris Jenderal, Inspektur
Jenderal, Direktur Jenderal, Direktur, Kepala Biro,
Kepala Pusat Penelitian dan Kepala Pusat
Pengembangan Sumber Daya Manusia).

b. Cara Penulisan
1) Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan
bawah setelah baris kalimat terakhir;
2) Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama
tidak boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran
kecil; misalnya kartu dan identitas instansi;
3) Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat
mengatur dan naskah dinas keputusan ditulis
dengan huruf kapital dan nama jabatan pada
naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis
dengan huruf awal kapital;
4) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas
yang bersifat mengatur dan naskah dinas
keputusan ditulis dengan huruf kapital dan nama
pejabat yang menandatangani naskah dinas yang
bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal
kapital.
Menurut Mengacu pada Peraturan Menteri
Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 9 Tahun 2018, berikut contoh ruang
tanda tangan:
1) Ruang tanda tangan pada naskah dinas
pengaturan dan naskah dinas Keputusan ditulis
dengan huruf kapital di awal kata

MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/

KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL
Tanda tangan
(……Nama Jelas…..)
Gambar 39 Ruang tanda tangan pada naskah dinas

pengaturan
2) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang

ditandatangani atas nama.
a.n. Menteri Agraria dan Tata Ruang/
Kepala Badan Pertanahan Nasional,
Sekretaris Jenderal
Tanda tangan
NIP ............
Gambar 40 Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang

ditandatangani atas nama
3) Ruang tanda tangan pada naskah dinas lainnya

yang tidak bersifat mengatur
Sekretaris Jenderal,
Tanda tangan
NIP ...........
Gambar 41 Ruang tanda tangan pada naskah dinas lainnya

yang tidak bersifat mengatur

4) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang

ditandatangani untuk beliau
a.n Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan
Nasional
Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Umum dan TUP
Tanda tangan
NIP ............
Gambar 42 Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang
ditandatangani untuk belia

ruang penanda tanganan sebagai berikut:
Gambar 43 Contoh ruang penanda tanganan Surat Keputusan a.n

Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Direktur Jenderal Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah

Gambar 44 Contoh ruang penanda tanganan Surat Keputusan a.n

Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Direktur Jenderal Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah
6. Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam
penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh
permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena
itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah,
baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat
naskah dinas, yaitu:
a. Ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah
dinas, 2 spasi dibawah kop dan apabila tanpa kop
naskah dinas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas
kertas;
b. Ruang tepi bawah : sekurang-kurangya 2 cm dari tepi
bawah kertas;

c. Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi

kertas, batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar
agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan
penyimpanan dalam ordner/shelhecter agar tidak
mengakibatkan hilangnya salah satu huruf/kata/angka
pada naskah dinas tersebut;
d. Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi
kanan kertas.
batas/ruang tepi Standarisasi Pelaksanaan Publikasi,
Pemberitaan dan Media Sosial terkait Narasi Kunci dan
Nilai-Nilai Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional pada surat Sekretaris Jenderal
Nomor HM.01/909-100/VI/2020 tanggal 22 Juni 2020 yaitu
memasukkan nilai-nilai organisasi Melayani, Profesional,
dan Terpercaya pada setiap media publikasi di antaranya
dalam naskah dinassebagai berikut:
Huruf freestyle script rata tengah ukuran huruf 14
poin diletakan di bagian bawah surat dengan jarak dari tepi
batas bawah kertas 1 cm dengan warna biru muda (nilai
CMYK: 100,27,0,6). Penulisan Nilai-Nilai Kementerian di
tulis hanya pada halaman pertama naskah surat dinas.

Contoh penerapan tata letak dan Nilai-Nilai

Kementerian pada naskah dinas Surat Keputusan,
terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada
gambar 59.
Selain itu terdapat contoh penerapan tata letak dan
Nilai-Nilai Kementerian pada naskah dinas lainnya, yang
terlampir di Lampiran Modul 1 Tata Naskah ATR/BPN pada
gambar 60.
7. Penggunaan Bahasa
a. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas,
tepat dan menguraikan maksud, tujuan dan isi naskah.
Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan
kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar,
sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia;
b. Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan
Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD) yang
ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus
1975
L. RANGKUMAN
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang
jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis.
Dalam penyusunannya perlu diperhatikan: ketelitian,
kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan, serta
pembakuan.
Penyusunan naskah dinas terdiri dari pengaturan:
1. Nama jabatan pada kepala naskah dinas. Nama jabatan
atau nama istansi dicantumkan pada halaman pertama

naskah dinas, untuk mengidentifikasi naskah dinas

Kementerian, dicantumkan kepala naskah dinas;
2. Kode dan nomor naskah dinas. Merupakan tanda atau
simbol tertentu berupa angka dan huruf sebagai identitas
terhadap unit organisasi berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
3. Nomor halaman. Naskah dinas ditulis dengan
menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan
secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan
tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kepala
naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman;
4. Ketentuan jarak dan spasi. Dibuat sesuai aturan yang
berlaku;
5. Penggunaan huruf. Diatur dalam Peraturan Menteri Agraria
dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
6. Lampiran. Jika terdapat beberapa lampiran, setiap
halaman lampiran harus diberi nomor urut dengan angka
Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan
dari halaman sebelumnya;
7. Penggunaan lambang negara/logo ATR/BPN. Diatur dalam
Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional,

Lambang Negara, Logo, Cap Dinas dan papan nama yang

digunakan dalam Tata Naskah Dinas di lingkungan
Kementerian merupakan tanda pengenal atau identifikasi
yang bersifat tetap dan resmi;
8. Penggunaan cap lembaga. Cap Dinas adalah tanda
pengenal yang sah dan berlaku di lingkungan Kementerian;
9. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah
dinas. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat
naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah
dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan,
pembatalan dan atau ralat;
10. Lain-lain. Yang mengatur tentang kata penyambung,
nomor salinan surat, daftar distribusi, rujukan, ruang tanda
tangan, penentuan batas/ruang tepi, serta penggunaan
bahasa
M. EVALUASI
Pilihlah salah satu jawaban yang Saudara anggap benar
di bawah ini!
1. Ketelitian adalah ...
a. Bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah
bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan disusun dengan cermat dan teliti.
b. Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek
fisik dan materi.
c. Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat,
padat, dan lengkap).

d. Naskah dinas yang disusun harus taat mengikuti

aturan yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan
pembuatan, baik jika dilihat dari sudut formal maupun
dari segi penggunaan bahasanya agar memudahkan
dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
e. Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti
bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas
dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan.
2. Kejelasan adalah ...
fisik dan materi.

3. Pembakuan adalah ...

fisik dan materi.
4. Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan ...
a. Nomor urut angka arab dan dicantumkan secara
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
b. Huruf alfabet sesuai urutan dan dicantumkan secara
simetris di tengah.
c. Nomor urut angka arab dan dicantumkan di pojok kiri
dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan
setelah nomor.
d. Huruf alfabet sesuai urutan dan dicantumkan secara
simetris di tengah.

e. Semua jawaban benar.
5. Aturan tentang Lambang Negara, Logo, Cap Dinas dan

papan nama ...
a. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
b. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
c. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
d. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
e. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
N. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Rumus:

80 - 90% = Baik;

70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB V
KEWENANGAN PENANDA TANGAN

Setelah membaca Bab V, peserta pelatihan diharapkan dapat memahami
hal-hal terkait penggunaan garis kewenangan; penandatanganan;
pengaturan paraf pada naskah dinas ATR/BPN; dan kewenangan
penandatanganan.
A. PENGGUNA GARIS KEWENANGAN

1. Pimpinan Kementerian bertanggung jawab atas segala
kegiatan yang dilakukan di lingkungan Kementerian.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan
atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat
yang berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat
dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat
pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
2. Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas
a. Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani naskah dinas antar/ke luar
Kementerian yang bersifat kebijakan/keputusan/
arahan berada pada Menteri;
b. Kewenangan penandatanganan naskah dinas ke luar
yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat
dilimpahkan kepada:
1) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (Sekretaris
Jenderal, Inspektur Jenderal, para Direktur
Jenderal) sesuai tugas dan fungsi sesuai masing-

masing yang bertindak untuk dan atas nama

Menteri;
2) Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama (para Kepala
Biro, Inspektur Wilayah, Sekretaris Direktorat
Jenderal, Direktur, Kepala Pusat);
3) Kepala Kantor Wilayah BPN dan Kepala Kantor
Pertanahan yang bertindak untuk dan atas nama
Menteri untuk Surat Keputusan Pemberian Hak
Atas tanah;
4) Pejabat Administrator di Kantor Wilayah BPN
sesuai tugas dan fungsi masing-masing yang
bertindak untuk dan atas nama Kepala Kantor
Wilayah BPN; dan
5) Pejabat Pengawas di Kantor Pertanahan sesuai
tugas dan fungsi masing-masing yang bertindak
untuk dan atas nama Kepala Kantor Pertanahan.
Penandatanganan Naskah Dinas sebagaimana
dimaksud pada angka 2 huruf b sub angka 1) dan sub
angka 2), wajib ditembuskan kepada Menteri.
3. Pernyataan Penutup
Disampaikan dengan maksud untuk memberikan
penekanan akhir pada isi surat dengan cara yang sopan
dan dengan harapan agar penerima surat merasa dihargai
dan bersedia menanggapi isi surat dengan lebih baik.
Contoh:
a. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih;
b. Atas kerja sama Saudara, kami sampaikan terima
kasih.

B. PENANDATANGANAN
Penandatanganan naskah dinas yang menggunakan
garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan
tiga cara.
1. Atas nama (a.n.); digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh
pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang
tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
a. Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis
antara lain berbentuk Surat Kuasa, Keputusan,
Instruksi;
b. Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar
menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang
melimpahkan;
c. Rentang pelimpahan paling banyak hanya dua tahap
dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;
d. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang;
e. Pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang;
f. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) yaitu
nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap
dengan huruf kapital untuk SK Penetapan Hak dan
untuk naskah dinas lainnya menggunakan huruf kapital
pada setiap awal kata.

Gambar 45 Susunan penandatanganan atas nama (a.n.)

baru contoh penggunaan Atas nama (a.n.) yang terdapat
pada gambar 44 dan gambar 45 modul ini.
2. Untuk beliau (u.b.); digunakan jika yang diberikan kuasa
memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah
atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti
urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan
kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

Contoh:
a.n. Menteri Agraria dan Tata Ruang/
Kepala Badan Pertanahan Nasional
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan
Nama Lengkap
NIP
Gambar 46 Susunan penandatanganan untuk beliau (u.b)
3. Pelaksana Tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai

berikut.
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum
ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian lebih lanjut;
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif ditetapkan;
c. Plt. bertanggung jawab atas naskah dinas yang
ditandatanganinya.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan
Nama Lengkap
NIP
Gambar 47 c Plt.
4. Pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai

berikut.
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat
yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak
berada di tempat dalam waktu tertentu sehingga untuk

kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu

ada pejabat sementara yang menggantikannya;
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai
dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang
ditandatanganinya kepada pejabat definitif.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan
Nama Lengkap
NIP
Gambar 48 Susunan penandatanganan untuk Plh
C. PENGATURAN PARAF PADA NASKAH DINAS

1. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkis
a. Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang, wajib di paraf terlebih dahulu oleh
minimal 2 (dua) orang pejabat dibawahnya secara
berjenjang untuk ikut bertanggung jawab terhadap
substansi, redaksi dan format penulisan naskah dinas
tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat
yang akan menandatangani naskah dinas tersebut
tidak memerlukan paraf;
c. Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa
lembar, sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang, harus diparaf terlebih
dahulu oleh pejabat dibawahnya pada sudut kanan
bawah setiap lembar naskah dinas.

2. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

a. Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat penanda tangan naskah dinas dibubuhkan di
sebelah kanan/setelah nama jabatan penanda tangan;
b. Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penanda tangan naskah dinas dibubuhkan di
sebelah kiri/sebelum nama jabatan penanda tangan
surat;
3. Pembubuhan paraf koordinasi
Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan
memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang
berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf
pada kolom paraf koordinasi.
Contoh:
Tabel 7 Pembubuhan paraf koordinasi
JABATAN TANGGAL PARAF
SEKRETARIS JENDERAL
INSPEKTUR JENDERAL
DIRJEN I
DIRJEN II
DIRJEN III
DIRJEN IV
STAF AHLI BID….
Tabel 8 Kolom Paraf Koordinasi Untuk Eselon II
JABATAN TANGGAL PARAF
KARO UMUM DAN TUP
KARO KEUANGAN DAN BMN
KARO KEPEGAWAIAN
KARO PERENCANAAN

4. Cap/Stempel Paraf Hierarki

Pembubuhan paraf hiraerki juga dapat dibuat dengan
cap/stempel persegi empat dengan ukuran 7 x 9 cm, mulai
dari staf pengolah sampai dengan pejabat eselon tertinggi
di unit kerja masing-masing
Tabel 9 Cap/Stempel Paraf Hierarki
D. KEWENANGAN PENANDATANGANAN
Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah
Dinas di lingkungan Kementerian.
1. Kementerian
Tabel 10 Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah
Dinas di lingkungan Kementerian
Pejabat Pimpinan Pejabat
Menteri/ Tinggi Madya Pimpinan Pejabat Pejabat
No. Naskah Dinas Ket.
Kepala Tinggi Administrator Pengawas
Sekjen Irjen Dirjen
Pratama
Naskah Dinas
A.
Arahan
1. Peraturan √
2. Pedoman √
Petunjuk
3. √
Pelaksanaan
4. Instruksi √
Prosedur
5. √ √ √ √ √
Tetap (Protap)
6. Surat Edaran √ √ √ √
7. Keputusan √ √ √ √ √
8. Surat Tugas √ √ √ √ √
9. Surat Perintah √ √ √ √ √
Naskah Dinas
B.
Korespondensi
1. Nota Dinas √ √ √ √ √ √

Pejabat Pimpinan Pejabat

Menteri/ Tinggi Madya Pimpinan Pejabat Pejabat
No. Naskah Dinas Ket.
Kepala Tinggi Administrator Pengawas
Sekjen Irjen Dirjen
Pratama
2. Memorandum √ √ √ √ √ √
3. Surat Dinas √ √ √ √ √
Surat
4. √ √ √ √ √
Undangan
Naskah Dinas
C.
Khusus
Surat
1. Perjanjian/ √ √ √ √ √
MoU
2. Surat Kuasa √ √ √ √
3. Berita Acara √ √ √ √ √
Surat
4. √ √ √ √ √
Keterangan
Surat
5. √ √ √ √ √ √
Pengantar
6. Pemberitahuan √ √ √ √ √
7. Pengumuman √ √ √ √ √
Naskah Dinas
D.
Lainnya
1. Laporan √ √ √ √ √
2. Telaahan Staf √ √ √ √ √ √ √
3. Piagam √ √ √ √
2. Kantor Wilayah BPN

Tabel 11 Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah
Dinas di Kantor Wilayah BPN
Kepala Pejabat Pejabat

No. Naskah Dinas Keterangan
Kantor Administrator Pengawas
A. Naskah Dinas Arahan
1. Peraturan
2. Pedoman
3. Petunjuk Pelaksanaan
4. Instruksi
5. Prosedur Tetap (Protap)
6. Surat Edaran

Kepala Pejabat Pejabat

Kantor Administrator Pengawas
Pejabat
Administrator
khusus
7. Keputusan √ √ mengenai
disiplin
pegawai
8. Surat Tugas √ √
9. Surat Perintah √ √
B. Naskah Dinas
Korespondensi
1. Nota Dinas √ √ √
2. Memorandum √ √ √
3. Surat Dinas √ √
4. Surat Undangan √ √ √
1. Surat Perjanjian Kerja Sama √
2. Surat Kuasa √
3. Berita Acara √ √
4. Surat Keterangan √ √
5. Surat Pengantar √ √ √
6. Pemberitahuan √
7. Pengumuman √
D. Naskah Dinas Lainnya
1. Laporan √ √ √
2. Telaahan Staf √ √ √
3. Piagam √

3. Kantor Pertanahan
Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah
Dinas di Kantor Pertanahan
Kepala Pejabat
Kantor Pengawas
A. Naskah Dinas Arahan
1. Peraturan
2. Pedoman
3. Petunjuk Pelaksanaan
4. Instruksi
5. Prosedur Tetap (Protap)
6. Surat Edaran
7. Keputusan √
8. Surat Tugas √ √
9. Surat Perintah √ √
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Nota Dinas √ √
2. Memorandum √ √
3. Surat Dinas √ √
4. Surat Undangan √ √
Surat Perjanjian
1. Kerja Sama √
2. Surat Kuasa √
3. Berita Acara √ √

Kepala Pejabat
Kantor Pengawas
4. Surat Keterangan √ √
5. Surat Pengantar √ √
6. Pemberitahuan √ √
7. Pengumuman √
D. Naskah Dinas Lainnya
1. Laporan √ √
2. Telaahan Staf √ √ √
3. Piagam √
E. RANGKUMAN
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas
ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari
pejabat yang berwenang.
Kewenangan penandatanganan untuk melaksanakan
dan menandatangani naskah dinas antar/ke luar Kementerian
yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada
Menteri. Sedangkan kewenangan penandatanganan naskah
dinas ke luar yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan
dapat dilimpahkan kepada:
1. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (Sekretaris Jenderal,
Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal) sesuai tugas
dan fungsi sesuai masing-masing yang bertindak untuk dan
atas nama Menteri;
2. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama (para Kepala Biro,
Inspektur Wilayah, Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktur,
Kepala Pusat);

3. Kepala Kantor Wilayah BPN dan Kepala Kantor

Pertanahan yang bertindak untuk dan atas nama Menteri
untuk Surat Keputusan Pemberian Hak Atas tanah;
4. Pejabat Administrator di Kantor Wilayah BPN sesuai tugas
dan fungsi masing-masing yang bertindak untuk dan atas
nama Kepala Kantor Wilayah BPN; dan
5. Pejabat Pengawas di Kantor Pertanahan sesuai tugas dan
fungsi masing-masing yang bertindak untuk dan atas nama
Kepala Kantor Pertanahan
F. EVALUASI
bawah ini!
1. Garis kewenangan digunakan jika ...
a. Surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang
mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
b. Surat dinas dibuat oleh menteri.
c. Surat dinas ditujukan untuk seluruh rakyat Indonesia.
d. Surat dinas untuk keperluan internal.
e. Semua jawaban benar.
2. Kewenangan penandatanganan naskah dinas ke luar yang
tidak bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat
dilimpahkan kepada, kecuali ...
a. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya (Sekretaris Jenderal,
Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal) sesuai
tugas dan fungsi sesuai masing-masing
b. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama (para Kepala Biro,
Inspektur Wilayah, Sekretaris Direktorat Jenderal,
Direktur, Kepala Pusat)

c. Pejabat eselon II dan III di Kementerian terkait tugas

pembantuan
d. Kepala Kantor Wilayah BPN dan Kepala Kantor
Pertanahan yang bertindak untuk dan atas nama
Menteri untuk Surat Keputusan Pemberian Hak Atas
tanah
e. Pejabat Pengawas di Kantor Pertanahan sesuai tugas
dan fungsi masing-masing yang bertindak untuk dan
atas nama Kepala Kantor Pertanahan
3. Penandatanganan naskah dinas yang menggunakan garis
kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan ...
a. atas nama (a.n.)
b. Untuk beliau (u.b.)
c. Pelaksana Tugas, yang disingkat (Plt.)
d. Pelaksana harian, yang disingkat (Plh.)
e. Semua jawaban benar
4. Penandatanganan naskah dinas jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh
pejabat yang bertanggung jawab adalah dengan ...
a. atas nama (a.n.)
5. Penandatanganan naskah dinas yang diberikan kuasa
memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya ...
a. atas nama (a.n.)


G. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Cocokkan jawaban saudara dengan kunci jawaban Evaluasi
Materi yang terdapat pada bagian akhir modul ini. Hitunglah
jawaban saudara yang benar. Kemudian gunakan rumus di
bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan saudara
terhadap materi kegiatan belajar ini.
Rumus:

80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB VI
PENGAMANAN NASKAH DINAS

Setelah membaca Bab VI, peserta pelatihan diharapkan dapat memahami
hal-hal terkait penentuan kategori klasifikasi, keamanan dan akses naskah
dinas ATR/BPN; dan perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan
klasifikasi, keamanan dan akses naskah dinas
A. PENENTUAN KATEGORI KLASIFIKASI,

KEAMANAN DAN AKSES NASKAH DINAS
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas, terdiri atas:

1. Sangat rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan
informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan
negara;
2. Rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan
mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan
negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk
terhadap ekonomi makro. apabila informasi yang terdapat
dalam Naskah Dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga
maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang
serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan

tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan;
4. Biasa/terbuka yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan
informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak
apapun terhadap keamanan negara.
5. Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut
disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah
Dinas.
Hak akses Naskah Dinas meliputi:
1. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan
terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan ANRI dan
yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin,
pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan
2. Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses
diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang
berhak
B. PERLAKUAN TERHADAP NASKAH DINAS

BERDASARKAN KLASIFIKASI, KEAMANAN DAN
AKSES
Perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di
amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas serta
penggunaan amplop rangkap dua untuk Naskah Dinas yang
sangat rahasia dan rahasia.
Kode klasifikasi keamanan terdiri atas:
1. Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode „SR‟ dengan
menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;

2. Naskah Dinas Rahasia diberikan kode „R‟ dengan

menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;
3. Naskah Dinas Terbatas diberikan kode „T‟ dengan
menggunakan tinta hitam; dan
4. Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode „B‟ dengan
menggunakan tinta hitam.
Security printing merupakan percetakan yang

berhubungan dengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah,
dengan tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan
serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan
Naskah Dinas.
Security printing menggunakan metode teknis sebagai berikut:
1. Kertas khusus, kertas yang dipakai sebagai pengamanan
memiliki nomor seri pengaman yang letaknya diatur secara
tersendiri dan hanya diketahui oleh pihak tertentu,
penggunaan kertas ini harus berurutan sesuai dengan
nomor serinya sehingga memudahkan pelacakan;
2. Watermarks merupakan gambar dikenali atau pola pada
kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari
sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari
belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas;
3. Emboss merupakan tulisan atau cetakan timbul.
a. Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman
serta pencetakan pengamanan Naskah Dinas
dilakukan oleh Bagian Humas dan Layanan
Pengadaan;
b. Pembuatan nomor seri pengaman dikoordinasikan
dengan Unit Kearsipan.

C. RANGKUMAN
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas, terdiri atas:
1. Sangat rahasia;
2. Rahasia;
3. Terbatas;
4. Biasa/terbuka
Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan
tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi
Naskah Dinas.
Hak akses Naskah Dinas meliputi:
1. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan
terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan ANRI dan
yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin,
pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan
2. Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses
diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang
berhak.
Perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di
amplop dan disebelah kiri atas Naskah Dinas serta
penggunaan amplop rangkap dua untuk Naskah Dinas yang
sangat rahasia dan rahasia.
D. EVALUASI
bawah ini!
1. Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas yang apabila
fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat membahayakan kedaulatan negara,

keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

dan keselamatan negara adalah ...
a. Sangat rahasia
b. Rahasia
c. Terbatas
d. Biasa/ terbuka
berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi
penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,
ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro,
bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan
akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy,
keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta
merusak kemitraan dan reputasi adalah ...
a. Sangat rahasia
b. Rahasi
c. Terbatas
d. Biasa/terbuka
berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang
signifikan adalah ...
a. Sangat rahasia
b. Rahasia

c. Terbatas
d. Biasa/terbuka
4. Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas yang yang
apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak
membawa dampak apapun terhadap keamanan negara
adalah ...
a. Sangat rahasia
b. Rahasia
c. Terbatas
d. Biasa/terbuka
5. Percetakan yang berhubungan dengan pengamanan
tingkat tinggi pada naskah, dengan tujuan untuk mencegah
pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap
keautentikan dan keterpercayaan Naskah Dinas disebut ...
a. Security printing
b. Printing Sekuritas surat berharga
c. Rahasia percetakan
d. Jawaban a dan b benar
e. Jawaban a dan c benar
E. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT


Rumus:

80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB VII
PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Setelah membaca Bab VII, peserta pelatihan diharapkan dapat memahami
hal-hal terkait naskah dinas masuk; naskah dinas keluar; perubahan,
pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas ATR/BPN
A. NASKAH DINAS MASUK

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima
oleh Kementerian. Untuk memudahkan pengawasan dan
pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan di unit Tata
Usaha
Penanganan Surat Masuk
1. Penerimaan Surat
Surat masuk yang diterima dikelompokkan berdasarkan
tingkat keamanan (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidential,
Biasa) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat,
Sangat Segera, Segera, Biasa). Untuk Surat masuk yang
bersifat Sangat Rahasia, dan Rahasia, yang berhak untuk
membuka adalah pejabat/pegawai yang diberi
kewenangan.
2. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
a. Petugas loket pelayanan, menerima dan
menandatangani, memberikan cap resmi penerimaan
surat;

b. Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup

dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (Sangat
Rahasia, Rahasia, dan Biasa) dan tingkat kecepatan
penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan
biasa);
c. Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat
keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya;
d. Surat masuk yang diterima dicatat pada kartu kendali,
lembar pengantar, buku agenda menurut tingkat
keamanan;
e. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat
keamanan Sangat Rahasia dan Rahasia dilakukan
oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu
yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan
instansi;
f. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat
keamanan biasa dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk
oleh pimpinan kesekretariatan;
g. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian;
h. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi
dengan mencatat nomor agenda dan tanggal
penerimaan;
i. Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada
bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam
satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember;

j. Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi

pemindahan dan penyimpanan.
3. Sarana penanganan surat masuk
a. Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan
pengawasan surat masuk. Semua surat masuk
pertama kali dicatat pada Buku Agenda, yang disusun
dalam kolom catatan sebagai berikut:
1) Tanggal;
2) Nomor agenda;
3) Nomor dan tanggal surat masuk;
4) Lampiran;
5) Alamat pengirim;
6) Hal/isi surat;
7) Isi disposisi;
8) Keterangan.
Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat
ditambah.
b. Kartu Kendali (KK), Lembar Pengantar dan Buku

Ekspedisi.
Selain Buku Agenda, penanganan surat masuk dapat
menggunakan sarana lain sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit organisasi, berupa Kartu Kendali
(KK), Lembar Pengantar dan Buku Ekspedisi.
c. Komputer, digunakan untuk membuat aplikasi
persuratan yaitu dengan meng-entri surat-surat masuk
yang akan didistribusikan ke unit-unit kerja.

4. Dalam hal pengawasan dan pengendalian penerimaan

surat masuk wajib dipusatkan melalui loket pelayanan
sebagai berikut:
a. Surat masuk ditujukan ke Kementerian melalui loket
pelayanan pada Bagian Persuratan dan Kearsipan cq.
Subbagian Tata Persuratan, Jalan Sisingamangaraja
Nomor 2 Jakarta Selatan;
b. Surat masuk ditujukan ke Kantor Wilayah BPN Provinsi
melalui loket pelayanan pada Bagian Tata Usaha
Subbagian Umum dan Informasi;
c. Surat masuk ditujukan ke Kantor Pertanahan
Kabupaten/Kota melalui loket pelayanan pada
Subbagian Tata Usaha cq. Urusan Umum dan
Kepegawaian.
5. Penyampaian surat masuk yang terkait dengan kedinasan
ditujukan cukup mencantumkan nama Jabatan yang dituju
tanpa menyebutkan nama pribadi.
6. Penilaian dan pengarahan surat masuk:
a. Kegiatan Penilaian atau pengarahan surat masuk
sudah mulai dilaksanakan pada tahap agenda
pencatatan;
b. Pengarahan surat masuk disampaikan kepada
pimpinan yang dituju, atau dapat disampaikan juga
langsung kepada pejabat yang menangani, dengan izin
dan ketentuan/aturan dari pejabat atasannya;
c. Pengarahan surat masuk yang beralamat pribadi
(nama orang) dinilai termasuk surat yang harus

disampaikan langsung kepada yang bersangkutan

dalam keadaan sampul tertutup;
d. Penilaian atau pengarahan surat dilakukan dengan
berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian surat.
7. Pengolahan surat masuk :
a. Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat yang
menangani memutuskan tindakan yang akan diambil
sehubungan dengan surat masuk tersebut;
b. Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak
lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah
dinas sebagai jawaban;
c. Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa
sesuai dengan kebutuhan.
8. Penyimpanan surat masuk :
a. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali jika diperlukan;
b. Surat masuk yang melalui proses pemberkasan
naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut
bidang permasalahan;
c. Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan
sesuai dengan kebutuhan

B. NASKAH DINAS KELUAR

Naskah Dinas keluar merupakan semua Naskah Dinas
yang akan dikirim dari unit tata usaha/sekretariat/unit lain yang
menyelenggarakan fungsi ketatausahaan kepada pejabat yang
tercantum pada tujuan Naskah Dinas.
Penanganan Surat Keluar
1. Surat Keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim
kepada subyek (instansi/lembaga/perorangan/badan
hukum) yang tercantum pada alamat surat dinas dan
sampul surat dinas. Seperti penanganan surat masuk,
pencatatan, pemberian nomor dan cap dinas, dan
pengiriman surat keluar dipusatkan di Unit Tata Usaha
untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian;
2. Penanganan Surat Keluar melalui tahapan sebagai berikut:
a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan
hingga ke penandatanganan surat dinas;
2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar:
a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh
pegawai/pejabat yang berwenang di
Kementerian;
b) Setiap konsep yang akan diajukan kepada
pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh
pejabat unit tata usaha atau pejabat yang
ditunjuk;
c) Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan
surat dinas harus membubuhkan parafnya

pada konsep surat sebagai bukti bahwa surat

dinas telah diteliti dan dikoordinasikan;
d) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang
bersangkutan, proses selanjutnya adalah surat
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
pemberian nomor, tanggal surat, dan
pembubuhan cap dinas.
b. Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan
Surat Keluar yang bentuk, susunan dan tata cara
pencatatannya sesuai ketentuan yang berlaku di
c. Penggandaan
1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak
surat dinas sesuai dengan banyak alamat yang
dituju;
2) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil
penggandaan harus asli (bukan salinan);
3) Penggandaan surat keluar yang tingkat
keamanannya sangat rahasia/rahasia harus
diawasi dengan ketat.
d. Pengiriman
1) Semua surat keluar yang akan dikirim dimasukkan
ke dalam sampul dicatat dalam Buku Ekspedisi
sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda
bukti pengiriman tersendiri;
2) Pada sampul surat keluar dicantumkan alamat
lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai

dengan tingkat kecepatan (Kilat/Segera/Sangat

Segera/Biasa) dan keamanan (Sangat
Rahasia/Rahasia);
3) Untuk kepentingan keamanan, pejabat unit Tata
Usaha melaksanakan pengawasan terhadap
pengiriman semua surat keluar.
e. Penyimpanan
1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus
disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
tentang kearsipan;
2) Naskah asli surat dinas keluar yang diparaf harus
disimpan di unit pengolah.
3. Dalam rangka pengawasan dan pengendalian pengiriman
surat keluar maka:
a. Surat keluar yang ditandatangani oleh Menteri,
Sekretaris Jenderal, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
a.n Menteri di lingkungan Kementerian, Kepala Biro
Umum dan Layanan Pengadaan, pengirimannya
dipusatkan di Bagian Persuratan dan Kearsipan;
b. Surat Keluar yang ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya, dan Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama di lingkungan Kementerian selain pada huruf
a, pengirimannya dipusatkan pada Sekretariat
Inspektorat Jenderal dan Para Sekretariat Direktorat
Jenderal, Tata Usaha Biro, Tata Usaha Pusat sesuai
tugas pokok dan fungsi masing-masing;

c. Surat Keluar dari unit pengolah di lingkungan Kantor

Wilayah BPN pengirimannya dipusatkan pada Bagian
Tata Usaha cq. Subbagian Umum dan Informasi;
d. Surat keluar dari unit pengolah di lingkungan Kantor
Pertanahan, pengirimannya dipusatkan di Subbagian
Tata Usaha cq. Urusan Umum dan Kepegawaian.
C. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN

RALAT NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah
Dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan
Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut
yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau
ralat.
Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,
dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan
dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi.
1. Dalam hal Peraturan Kepala ANRI harus diubah, dicabut,
atau dibatalkan, harus dengan Peraturan Kepala ANRI;
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan,
dan pembatalan merupakan pejabat yang menandatangani
Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi
kedudukannya;
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah
Dinas.

D. RANGKUMAN
Usaha. Penanganan surat masuk terdiri dari penerimaan surat,
penanganan surat masuk, sarana penanganan surat masuk,
pengawasan dan pengendalian penerimaan surat masuk,
penyampaian surat masuk, penilaian dan pengarahan surat
masuk, pengolahan surat masuk serta penyimpanan surat
masuk.
Naskah Dinas keluar merupakan semua Naskah Dinas
yang akan dikirim dari unit tata usaha/ sekretariat/unit lain yang
menyelenggarakan fungsi ketatausahaan kepada pejabat yang
tercantum pada tujuan Naskah Dinas. penanganan surat keluar
terdiri dari pengolahan, pencatatan, penggandaan, pengiriman,
penyimpanan.
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah
Dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan
Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut
yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau
ralat.
E. EVALUASI
bawah ini!
1. Berikut ini adalah Penanganan surat masuk, kecuali…
a. Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup


biasa)
b. Surat masuk yang diterima dicatat pada kartu kendali,
keamanan
c. Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke
penandatanganan surat dinas
d. Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan
e. Surat masuk wajib dipusatkan melalui loket pelayanan
2. Surat masuk adalah ...
a. Semua surat dinas yang diterima oleh Kementerian
b. Semua surat dinas yang akan dikirim kepada subyek
(instansi/lembaga/perorangan/badan hukum) yang
tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat
dinas
c. Semua surat dinas yang dimasukkan ke kantor
Pimpinan
3. Surat keluar adalah ...
a. Semua surat dinas yang diterima oleh Kementerian
b. Semua surat dinas yang akan dikirim kepada subyek
(instansi/lembaga/perorangan/badan hukum) yang
tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat
dinas

c. Semua surat dinas yang dimasukkan ke kantor

Pimpinan
4. Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah
Dinas dapat dilakukan dengan syarat ...
a. Harus jelas menunjukkan Naskah Dinas atau bagian
mana dari Naskah Dinas tersebut yang diadakan
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat
b. Harus dikerjakan oleh orang yang tepat
c. Harus dikerjakan sebelum surat terkirim
5. Dalam hal Peraturan Kepala ANRI harus diubah, dicabut,
atau dibatalkan harus dengan ...
a. Peraturan Kepala ANRI.
b. Pejabat yang memiliki kedudukan lebih tinggi
c. Pejabat yang dilimpahi kewenangan
F. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT


Rumus:

80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB VIII
PENUTUP
Bekerja bukan hanya untuk mencari materi. Bekerja adalah

bermanfaat bagi orang banyak.” – Merry Riana
Oleh karena itu, Selamat bagi Anda semua yang telah berproses dengan
baik dan telah menyelesaikan Modul I ini dengan baik.
A. SIMPULAN
Peraturan Tata Naskah Dinas di lingkungan
Kementerian dimaksudkan sebagai pedoman dan
keseragaman pengelolaan tata naskah dinas di setiap unit
kerja di lingkungan Kementerian. Peraturan terkait tata naskah
di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional saat ini yang berlaku adalah Peraturan Menteri
Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional.
Naskah Dinas terdiri dari Naskah Dinas Arahan, Naskah
Dinas Korespondensi, dan Naskah Dinas Khusus. Naskah
Dinas Arahan terdiri dari Naskah Dinas Pengaturan, Naskah
Dinas Penetapan/Kebijakan, dan Naskah Dinas Penugasan.
Sedangkan Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari Naskah
Dinas Korespondensi Intern dan Naskah Dinas Korespondensi
Ekstern.

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran

yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang
sistematis. Penyusunannya memerlukan penerapatan
ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan,
serta pembakuan.
B. TINDAK LANJUT
Bagi Peserta, agar segera dapat semakin memahami terkait
tata naskah Kementerian ATR/BPN dengan benar. Sedangkan, bagi
Fasilitator, agar dapat mengarahkan, memotivasi dan menyamakan
persepsi antar Fasilitator. Dan, bagi Pengelola Pelatihan segera
dapat menyempurnaan materi modul pelatihan berikutnya secara
lebih baik

DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2020 tentang Kementerian

Agraria dan Tata Ruang
Peraturan Presiden Nomor 48 tahun 2020 tentang Badan
Pertanahan Nasional
Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun
2018 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan
Nasional
Surat Edaran Nomor 9/SE-100.TU.02.01/VII/2020 Tentang
Pengaturan Kop Naskah Dinas, Kode Penandatanganan dan
Penandatangan Berdasarkan Sinkronisasi Pelaksanaan
Tugasdan Fungsi Unit Eselon I di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
https://medan.tribunnews.com/2019/10/02/wujudkangood-
governance-pemko-medan-gelar-bimtek-tata-naskah-dinas

KUNCI JAWABAN
EVALUASI BAB II
1. A
2. D
3. A
4. C
5. B
EVALUASI BAB III

1. D
2. B
3. A
4. A
5. C
EVALUASI BAB IV
1. A
2. B
3. D
4. A
5. A
EVALUASI BAB V
1. A
2. C
3. E
4. A
5. B
EVALUASI BAB VI
1. A
2. B
3. C
4. D

5. A
EVALUASI BAB VII

1. C
2. A
3. B
4. A
5. A

179
Edisi Tahun 2020

Inspektorat Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Telp. (021) 8674586

Klasifikasi Arsip

Penulis:
Supriyani, SIP.
Editor:
Rechtiyanto Iqbal Prakoso

KATA PENGANTAR

modul yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan E-Office Dan
Nasional;
Berkelanjutan;
Modul ini.
peserta Pelatihan E-Office Dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran
Bogor, Juli 2020


NIP. 19700129 199703 1 004
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................... I
DAFTAR ISI............................................................................................................ II
DAFTAR TABEL ...................................................................................................IV
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL....................................................................V
A. LATAR BELAKANG .................................................................................... 2

C. MANFAAT MODUL ..................................................................................... 3
D. HASIL BELAJAR ......................................................................................... 4
G. WAKTU ....................................................................................................... 5
BAB II KLASIFIKASI FASILITATIF ....................................................................... 6
A. KEUANGAN ................................................................................................ 7
B. KEPEGAWAIAN ......................................................................................... 9
C. ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN ............................................... 12
D. PERENCANAAN ....................................................................................... 13
E. HUKUM ..................................................................................................... 14
F. HUBUNGAN MASYARAKAT .................................................................... 16
G. KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN .................................... 16
H. PERLENGKAPAN DAN LAYANAN PENGADAAN .................................... 18
I. INFORMATIKA/SIM/TIK ............................................................................ 19
J. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN ..................................................... 20
K. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA ........................................ 23
L. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN ..................................................... 24
M. RANGKUMAN ........................................................................................... 25
N. EVALUASI ................................................................................................ 25
O. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ........................................................ 27
ii
BAB III KLASIFIKASI SUBTANTIF ..................................................................... 28
A. PENATAAN DAN PEMANFAATAN RUANG ............................................. 29

B. SURVEI DAN PEMETAAN PERTANAHAN DAN RUANG ......................... 39
C. PENETAPAN HAK DAN PENDAFTARAN TANAH ................................... 46
D. PENATAAN AGRARIA .............................................................................. 52
E. PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN PERTANAHAN .............. 63
F. PENGENDALIAN DAN PENERTIBAN TANAH DAN RUANG ................... 69
G. PENANGANAN SENGKETA DAN KONFLIK PERTANAHAN ................... 78
H. RANGKUMAN ........................................................................................... 86
I. EVALUSI ................................................................................................... 87
J. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT ........................................................ 88
BAB VIII PENUTUP.............................................................................................. 90
A. SIMPULAN ................................................................................................ 90
B. TINDAK LANJUT....................................................................................... 90
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 91
KUNCI JAWABAN ............................................................................................... 92
MODUL KLASIFIKASI ARSIP iii

DAFTAR TABEL
TABEL 1 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI KEUANGAN .......................... 7
TABEL 2 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI KEPEGAWAIAN .................... 9
TABEL 3 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI ORGANISASI DAN
KETATALAKSANAAN ..................................................................................................... 12
TABEL 4 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PERENCANAAN ................. 13
TABEL 5 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI HUKUM ............................... 15
TABEL 6 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI HUBUNGAN MASYARAKAT 16
TABEL 7 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI KETATAUSAHAAN DAN
KERUMAHTANGGAN ..................................................................................................... 17
TABEL 8 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PERLENGKAPAN DAN
LAYANAN PENGADAAN ................................................................................................. 19
TABEL 9 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI INFORMATIKA/SIM/TIK ...... 20
TABEL 10 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PENGAWASAN DAN
PEMERIKSAAN............................................................................................................... 21
TABEL 11 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PENGEMBANGAN SUMBER
DAYA MANUSIA ............................................................................................................. 23
TABEL 12 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN .......................................................................................................... 24
TABEL 13 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PERENCANAAN TATA
RUANG ........................................................................................................................... 29
TABEL 14 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PEMANFAATAN RUANG .. 32
TABEL 15 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PENATAAN KAWASAN ..... 34
TABEL 16 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PEMBINAAN
PERENCANAAN TATA RUANG DAN PEMANFAATAN RUANG DAERAH ...................... 36
TABEL 17 KODE ARSIP DAN JENIS ARSIP PADA FUNGSI PENGUKURAN DAN
PEMETAAN DASAR ........................................................................................................ 39
iv

Di setiap akhir bagian kegiatan belajar terdapat evaluasi yang
disediakan guna menguji tingkat pemahaman Anda setelah
memperoleh pengajaran. Jawablah setiap pertanyaan dalam tes
tersebut, dan nilai yang anda peroleh agar dijadikan sebagai umpan
balik untuk menilai lagi apakah materi dalam kegiatan belajar sudah
Anda kuasai dengan baik atau belum. Jika anda belum menguasai
75% (tujuh puluh lima persen) dari setiap kegiatan, maka anda
dapat mengulangi untuk mempelajari materi yang tersedia dalam
modul ini.
modul ini, Pengajar nantinya akan banyak melakukan simulasi atau
latihan selama proses pembelajaran berlangsung. Apabila anda
masih mengalami kesulitan memahami materi yang ada dalam
modul ini, silahkan diskusikan dengan teman atau fasilitator anda.
v
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda telah menyelesaikan 1 (satu) dari 8 (delapan) modul dalam
Paket Modul E-Office dan Tata Arsip. Modul ”Klasifikasi Arsip” ini
merupakan modul ke 2 (dua) yang akan Anda pelajari.
Semoga Anda tetap semangat belajar dan menimba ilmu.
REALITAS
ANRI Apresiasi Pengelolaan Arsip Kementan
Juli 29, 2020 3:47 pm
INIPASTI.COM, JAKARTA - Pengeloaan Arsip Kementerian Pertanian

(Kementan) mendapat apresiasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Direktur Akuisisi ANRI, Rudi Anton menuturkan pengelolaan arsip di Kementan
patut dibanggakan.
“Dari data penyerahan arsip statis lembaga negara 2015-2019, Kementan cukup
bagus karena masuk urutan ketiga 10 besar lembaga negara yang
menyerahkan arsip,” demikian dikatakan Rudi saat mengisi Webinar Kearsipan
seri II yang diselenggatakan Biro Umum dan Pengadaan Kementan, kemarin
Selasa (28/7/2020).
….….
“Kementerian juga telah mengeluarkan berbagai perangkat lunak dalam
membangun Sistem Kearsipan Kementerian Pertanian, mulai dari penetapan
Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, Jadual Retensi Arsip,
dan perangkat atau instrumen kearsipan yang baru saja disempurnakan yakni
Permentan Nomor 6 tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian
Pertanian, yang di dalamnya juga mengatur sarana pengendalinya yakni Tata
Naskah Dinas Elektronik,” tuturnya.
............................
Sumber: https://inipasti.com/anri-apresiasi-pengelolaan-arsip-kementan/
Dari realitas yang terjadi di Kementerian Pertanian ini, kita dapat

membaca bersama dimana seluruh Kementerian tidak hanya
Kementerian Pertanian melakukan mengeluarkan berbagai
MODUL KLASIFIKASI ARSIP 1

perangkat lunak dalam membangun Sistem Kearsipan

Kementerian Pertanian, mulai dari penetapan Klasifikasi Arsip,
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, Jadual Retensi Arsip, dan
perangkat atau instrumen kearsipan rangka mewujudkan reformasi
birokrasi dalam kondisi tatanan normal baru. Proses tersebut
sangat penting dan akan berlaku di seluruh institusi publik
manapun termasuk unit kerjanya, sehingga pembahasan modul
tentang klasifikasi arsip ini menjadi penting untuk Peserta pahami.
A. LATAR BELAKANG
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pada Modul ini akan dibahas tentang klasifikasi arsip di
jajaran Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional. Adapun peraturan yang digunakan
adalah Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
Badan Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tentang
Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Selain itu, mengacu pada
Surat Edaran Nomor 9/SE-100.TU.02.01/VII/2020 tentang
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
2 MODUL KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara

berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Klasifikasi
Arsip di lingkungan Kementerian disusun berdasarkan
klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif..
Mata pelatihan ini membahas tentang klasifikasi arsip
yang tediri atas klasifikasi faslititatif dan klasisifikasi subtantif.
C. MANFAAT MODUL
Memberikan pengetahuan dan meningkatkan
pemahaman terkait materi yang disampaikan, sehingga
peserta dapat memahami tentang klasifikasi arsip di
dalam Kementerian ATR/BPN dengan benar.
Modul yang disusun memudahkan Fasilitator
dalam memberikan pengarahan dan motivasi kepada
Peserta serta sebagai media dalam penyamaan persepsi
antar Fasilitator.
Modul yang disusun sebagai bahan evaluasi bagi
Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia dan
pengendalian pelaksanaan pelatihan serta untuk
penyempurnaan modul pelatihan berikutnya agar lebih
baik.

D. HASIL BELAJAR
peserta dapat menjelaskan klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi
substantif dalam klasifikasi arsip.

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat
memahami:
1. Menjelaskan klasifikasi fasilitatif;
2. Menjelaskan klasisifikasi subtantif.

1. Pendahuluan
a. Latar Belakang;
b. Deskripsi Singkat;
c. Manfaat Modul;
d. Hasil Belajar;
e. Indikator Hasil Belajar;
f. Materi Pokok dan Sub Pokok Bahasan.
2. Klasifikasi Fasilitatif
a. Keuangan;
b. Kepegawaian;
c. Organisasi dan ketatalaksanaan;
d. Perencanaan;
e. Hukum;
f. Hubungan masyarakat;
g. Ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

h. Perlengkapan dan layanan pengadaan;

i. Informatika/SIM/TIK;
j. Pengawasan dan pemeriksaan;
k. Pengembangan Sumber Daya Manusia;
l. Penelitian dan pengembangan.
3. Klasifikasi Subtantif
a. Penataan dan Pemanfaatan Ruang;
b. Survei dan Pemetaan Pertanahan dan Ruang;
c. Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah;
d. Penataan Agraria;
e. Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pertanahan;
f. Pengendalian dan Penertiban Tanah dan Ruang;
g. Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan.
4. Penutup
a. Simpulan;
b. Tindak Lanjut.
G. WAKTU
menit.

BAB II
KLASIFIKASI FASILITATIF

klasifikasi fasilitatif pada fungsi keuangan, fungsi kepegawaian, fungsi
organisasi dan ketatalaksanaan, fungsi perencanaan, fungsi hokum, fungsi
hubungan masyarakat, fungsi ketata usahaan dan kerumah tanggan, fungsi
perlengkapan dan layanan pengadaan, fungsi informatika/SIM/TIK, fungsi
pengawasan dan pemeriksaan, fungsi pendidikan dan pelatihan, dan fungsi
penelitian dan pengembangan.
Klasifikasi Fasilitatif adalah klasifikasi penunjang yang

berkaitan dengan fungsi pengorganisasian, prosedur dan kebijakan
instansi, kerumahtanggaan, perencanaan, keuangan, kepegawaian,
serta fungsi administrasi internal instansi.
Ruang lingkup klasifikasi fasilitatif terdiri dari klasifikasi
penunjang yang menyangkut fungsi:
a. pengorganisasian dan tata laksana;
b. prosedur dan kebijakan instansi;
c. perencanaan;
d. keuangan;
e. kepegawaian;
f. pengawasan dan pengendalian;
g. penelitian dan pengembangan;
h. pengembangan sumber daya manusia; dan
i. data dan informasi.
Setiap arsip pada tiap fungsi akan dirinci ke dalam kode arsip dan
jenis arsip. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda
pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu

menyusun tata letak identitas arsip. Sedangkan Jenis Arsip adalah

sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari rekaman
kegiatan sejak awal sampai akhir. Dan, berikut adalah keterangan
masing-masing fungsi dalam ruang lingkup yang terdiri dari jenis
arsip dengan kode klasifikasinya:
A. KEUANGAN
Pada fungsi Keuangan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Anggaran dan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP);
2. Perbendaharaan dan Tata Laksana Keuangan;
3. Akuntansi dan Pelaporan;
4. Penatausahaan Barang Milik Negara (BMN).
Berikut rincian jenis arsip beserta kode klasifikasinya:
Tabel 1 Kode Arsip Dan Jenis Arsip Pada Fungsi Keuangan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
KU KEUANGAN
Anggaran dan Pendapatan Negara Bukan Pajak
KU.01
(PNBP)
01.01 Penyusunan Anggaran
Naskah-naskah yang berkaitan dengan penyiapan bahan
koordinasi dan penyusunan rencana anggaran dan
belanja pegawai.
01.02 Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
pelaksanaan fasilitasi pengurusan dan pengesahan
dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).
01.03 Pengelolaan Anggaran
koordinasi dan pengelolaan belanja pegawai untuk satuan
kerja di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
01.04 Pengelolaan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP)
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan
pengelolaan pemanfaatan PNBP terintegrasi baik untuk
satuan kerja Kantor Pusat maupun Kantor Wilayah
Nasional.

01.05 Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan

pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pengelolaan
anggaran dan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP)
untuk satuan kerja di lingkungan Kantor Pusat dan
Wilayah Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
KU.02 Perbendaharaan dan Tata Laksana Keuangan
02.01 Perbendaharaan
penyiapan bahan pengelolaan urusan administrasi,
petunjuk teknis, pemantauan, pelaporan penyelesaian
kerugian negara dan perbendaharaan.
02.02 Pencairan Anggaran
urusan administrasi pencairan anggaran Kantor Pusat
Kementerian, pelaksanaan pemantauan pencairan
anggaran di tingkat pusat dan daerah, serta pengembalian
setoran Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP).
02.03 Tata Laksana Keuangan dan Tata Usaha Biro
penyiapan bahan pelaksanaan urusan administrasi
keuangan, pembayaran biaya pindah mutasi/pemulangan
pensiun, inventarisasi dan pelaporan rekening pemerintah
serta melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga
KU.03 Akuntansi dan Pelaporan
03.01 Rekonsiliasi Data dan Penyusunan Laporan Keuangan
rekonsiliasi data dan penyusunan laporan keuangan
UAKPA, UAPA, UAPPA-E1, UAPPAW, dan akuntansi.
03.02 Verifikasi dan Sinkronisasi
verifikasi dan sinkronisasi data laporan keuangan.
03.03 Realisasi Anggaran dan Neraca
analisis realisasi pelaksanaan anggaran dan neraca
UAPPA-E1 Kantor Pusat dan UAPPAW Kantor Wilayah
Nasional.
03.04 LHP
penyelesaian tindak lanjut LHP.
03.05 Hibah
pengelolaan dan pelaporan pendapatan hibah langsung.

KU.04 Penatausahaan Barang Milik Negara (BMN)

04.01 Rekonsiliasi Data
rekonsiliasi data pengelolaan barang milik Negara.
pemantauan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan barang
milik negara, dan kompilasi data/neraca barang milik
negara, menyusun laporan barang milik negara pada
masing-masing tingkat satuan kerja di Kementerian
04.03 Sengketa dan Surat Keputusan
analisis sengketa barang milik negara, dan menyiapkan
surat keputusan Pengguna Barang/Kuasa Pengguna
Barang melakukan pembuatan BAST BMN.
04.04 Monitoring dan Koordinasi
monitoring dan koordinasi penyelesaian temuan auditor
internal maupun eksternal.
B. KEPEGAWAIAN
Pada fungsi Kepegawaian, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Pengembangan Pegawai;
2. Mutasi Kepegawaian;
3. Administrasi Kepegawaian;
4. Kinerja;
5. Kesejahteraan Pegawai;
6. Penegakan Disiplin dan Kode Etik.
Tabel 2 Kode Arsip Dan Jenis Arsip Pada Fungsi Kepegawaian
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
KP KEPEGAWAIAN
KP.01 Pengembangan Pegawai
01.01 Pengadaan dan Pengembangan Kapasitas Pegawai
penyiapan bahan koordinasi, perencanaan, penyusunan
dan pelaksanaan pengadaan, penyiapan pengangkatan
Calon Pegawai Negeri Sipil serta peningkatan kapasitas

pegawai.
01.02 Karier Jabatan Struktural dan Fungsional
penyiapan bahan analisis pola karir, koordinasi, dan
pengusulan karier pegawai yang menduduki jabatan
struktural dan jabatan fungsional, pelaksanaan ujian
jabatan bagi pegawai, pengelolaan administrasi jabatan
fungsional serta izin pencantuman gelar.
01.03 Penilaian dan Kompetensi Pegawai
penyiapan bahan koordinasi, perencanaan, penyusunan
dan penyiapan bahan pelaksanaan penilaian kompetensi
pegawai.
KP.02 Mutasi Kepegawaian
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan dan
analisis penyiapan bahan keputusan pengangkatan,
mutasi dan pemberhentian pegawai, pengambilan
sumpah jabatan atau janji, kenaikan gaji berkala, dan cuti
pegawai serta mutasi kepegawaian pada wilayah I,
wilayah II, dan wilayah III.
02.01 Pengangkatan CPNS menjadi PNS
analisis penyiapan bahan keputusan tentang
pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
menjadi Pegawai Negeri Sipil ( PNS).
02.02 Kenaikan Pangkat
analisis penyiapan bahan keputusan tentang kenaikan
pangkat.
02.03 Mutasi Kerja
analisis penyiapan bahan keputusan tentang mutasi kerja.
02.04 Pemberhentian dan Pensiun
pemberhentian dan pensiun pegawai.
02.05 Pengambilan Sumpah dan Janji
pengambilan sumpah dan janji.
02.06 Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
analisis penyiapan bahan keputusan tentang Kenaikan
Gaji Berkala (KGB)
02.07 Cuti Pegawai


analisis penyiapan bahan keputusan tentang Cuti
Pegawai.
02.08 Pengangkatan dan Mutasi dalam Jabatan
pengangkatan dan mutasi dalam jabatan.
02.09 Mutasi dari/ke Instansi Lain
analisis penyiapan bahan keputusan tentang mutasi dari
dan ke instansi lain (lolos butuh).
KP.03 Administrasi Kepegawaian
03.01 Sistem Informasi Kepegawaian
koordinasi pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan
Sistem Informasi Kepegawaian.
03.02 Tata Naskah Kepegawaian
yang berkaitan dengan tata naskah khusus masalah
kepegawaian
03.03 LHKPN/LHKASN
Naskah-naskah yang berkaitan dengan asistensi dan
monitoring LHKPN/LHKASN.
KP.04 Kinerja
penyiapan bahan pengelolaan dan penilaian kinerja,
penghitungan tunjangan kinerja, penghargaan kinerja
kepada PNS di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
KP.05 Kesejahteraan Pegawai
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengurusan dan
pemberian kesejahteraan pegawai.
05.01 Tabungan Perumahan (Taperum)
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengurusan
pengembalian Tabungan Perumahan (Taperum) bagi
pegawai yang telah pensiun.
05.02 Asuransi Kesehatan dan Karpeg/Karsu/Karis
Asuransi Kesehatan Pegawai (Askes/BPJS), pengurusan
Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Suami (Karsu)/Kartu Istri
(Karis).
05.03 Tanda Jasa
pemberian penghargaan tanda jasa Pegawai Negeri Sipil.
KP.06 Penegakan Disiplin dan Kode Etik


penegakan disiplin dan kode etik pegawai, dan koordinasi
penegakan tindakan disiplin dengan Inspektorat Jenderal
serta pengelolaan absensi.
C. ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN
Pada fungsi Organisasi dan Ketatalaksanaan, jenis arsip
terbagi menjadi:
1. Organisasi;
2. Tata Laksana;
3. Analisis Jabatan
Tabel 3 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Organisasi dan
Ketatalaksanaan
KKODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
OT.01 Organisasi
koordinasi dan penyusunan rancangan kebijakan, bimbingan
teknis, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan kegiatan
penataan dan penguatan organisasi meliputi evaluasi tipe
kantor, pembentukan kantor dan perwakilan kantor, serta
evaluasi kelembagaan berkaitan dengan struktur organisasi, tata
kerja dan tugas fungsi kelembagaan.
OT.02 Tata Laksana
penataan dan penguatan tata laksana meliputi norma, standar,
prosedur dan mekanisme kerja, serta penilaian kinerja kantor.
OT.03 Analisis Jabatan
analisis jabatan, meliputi analisis beban kerja, evaluasi jabatan,
penyusunan standar kompetensi, peningkatan kapasitas
organisasi dan kinerja organisasi.

D. PERENCANAAN
Pada fungsi Perencanaan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Penyusunan Rencana;
2. Program dan Anggaran;
3. Kerja Sama;
4. Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan.
Tabel 4 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Perencanaan
KODE JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PR PERENCANAAN
PR.01 Penyusunan Rencana
01.01 Perencanaan Umum
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penyiapan
bahan koordinasi dan penyusunan rencana kerja, program,
anggaran, dan kegiatan, serta penetapan kinerja di lingkungan
Nasional.
01.02 Perencanaan Strategis
bahan koordinasi, penyusunan rencana strategis rencana
jangka panjang dan jangka menengah Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
01.03 Sistem dan Standardisasi
bahan rancangan konsolidasi program dan anggaran, aplikasi
teknis perencanaan, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.
PR.02 Program dan Anggaran
02.01 Perencanaan Program dan Anggaran
bahan koordinasi dan penyusunan rancangan kegiatan dan
penganggaran tahunan pagu sementara maupun definitif.
02.02 Revisi Anggaran
perubahan/revisi daftar isian pelaksanaan anggaran.
02.03 Telaah Kepatuhan Anggaran
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penelaahan
kepatuhan rancangan kegiatan dan anggaran tahunan.
02.04 Evaluasi, Laporan Program dan Anggaran
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan evaluasi dan
penyusunan laporan program dan anggaran di Unit Kerja Pusat

(Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal)

dan Unit Kerja Daerah, serta Sekolah Tinggi Pertanahan
Nasional.
PR.03 Kerja Sama
03.01 Kerja Sama Dalam Negeri (DN)
koordinasi pelaksanaan dan administrasi kerja sama,
pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan
kerja sama dalam negeri.
03.02 Kerja Sama Luar negeri (LN)
koordinasi pelaksanaan dan administrasi kerja sama, perjalanan
dinas luar negeri dan hibah luar negeri, pemantauan, evaluasi
dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja sama luar negeri.
PR.04 Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan
04.01 Pemantauan
pemantauan pelaksanaan program dan kegiatan serta
pelaksanaan kendali mutu kegiatan dan penganggaran kegiatan
pertanahan dan tata ruang.
04.02 Evaluasi
bahan evaluasi dan bimbingan penyusunan program, kegiatan,
dan anggaran.
04.03 Penyusunan Pelaporan
bahan koordinasi dan penyusunan Laporan Kinerja
Nasional serta pengelolaan data dan informasi perencanaan
dan kerja sama.
Sumber: Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018.
E. HUKUM
Pada fungsi Hukum, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Program Legislasi;
2. Perundang-undangan;
3. Advokasi;
4. Dokumentasi hukum.

Tabel 5 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Hukum

KODE JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
HK HUKUM
HK.01 Program Legislasi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan program
legislasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional maupun program legislasi nasional.
HK.02 Perundang-undangan
02.01 Perundang-undangan Lingkup Pengaturan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan
rancangan Peraturan Perundang-undangan yang bersifat
pengaturan dari pelaksanaan sinkronisasi dan harmonisasi
rancangan peraturan perundang-undangan, serta evaluasi dan
pengkajian ketentuan peraturan perundang-undangan di
02.02 Perundang-undangan Lingkup Penetapan
rancangan Peraturan Perundang-undangan yang sifatnya
penetapan dari pelaksanaan sinkronisasi dan harmonisasi
rancangan peraturan perundang-undangan, serta evaluasi dan
pengkajian ketentuan peraturan perundang-undangan di
HK.03 Advokasi
03.01 Pertimbangan dan Konsultasi Hukum
bahan koordinasi dan pemberian pertimbangan dan konsultasi
hukum serta penyusunan naskah perjanjian/kerja
sama/peraturan bersama.
03.02 Advokasi Hukum
bahan koordinasi dan pelayanan advokasi hukum baik sebagai
saksi ahli, penasihat hukum maupun bantuan hukum.
HK.04 Dokumentasi Hukum
04.01 Dokumentasi Hukum
bahan publikasi dan dokumentasi peraturan perundang-
undangan.
04.02 Jaringan Informasi Hukum
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penyiapan dan
pengelolaan jaringan informasi hukum.

F. HUBUNGAN MASYARAKAT
Pada fungsi Hubungan Masyarakat, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Hubungan antar lembaga;
2. Media Center/Publikasi;
3. Layanan pengaduan informasi dan penyuluhan
masyarakat;
4. Berikut rincian jenis arsip beserta kode klasifikasinya:
Tabel 6 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Hubungan Masyarakat
KODE JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.01 Hubungan Antar Lembaga
penyiapan hubungan antar lembaga baik pemerintah
maupun swasta, pers dan media massa.
HM.02 Media Center/Publikasi
pendokumentasian dan publikasi kegiatan menteri dan
pimpinan serta pengelolaan media center
HM.03 Layanan Pengaduan Informasi dan Penyuluhan
Masyarakat
pengelolaan pengaduan, penerangan dan penyuluhan
kepada masyarakat di bidang agraria/pertanahan dan tata
ruang.
Sumber: Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 8 Tahun 2020.
G. KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN

Pada fungsi Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan, jenis arsip
terbagi menjadi:
1. Persuratan;
2. Kearsipan;
3. Ketatausahaan pimpinan;
4. Keprotokolan;
5. Rumah Tangga.


Tabel 7 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Ketatausahaan dan
Kerumahtanggan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
TU KETATAUSAHAAN
TU.01 Persuratan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan urusan tata usaha
pelayanan tata naskah dinas.
01.01 Persuratan Khusus
pengurusan surat yang ditandatangani oleh Menteri
dan/atau eselon I atas nama Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional.
01.02 Persuratan Umum
pengurusan surat yang ditandatangani oleh selain Menteri
dan/atau atas nama Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
TU.02 Kearsipan
02.01 Pengelolaan Kearsipan
pengelolaan kearsipan meliputi penyimpanan,
pemeliharaan, dan pengelolaan arsip sandi (komunikasi
kedinasan biasa, komunikasi kedinasan dalam bentuk
kode sandi, dan hasil transliterasi sandi).
02.02 Layanan Arsip
peminjaman dan penggunaan arsip di lingkungan
Nasional.
02.03 Pembinaan Kearsipan
pembinaan Kearsipan yang meliputi
sosialisasi/penyuluhan kearsipan, bimbingan teknis,
supervisi dan monitoring.
02.03 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
penyusunan dan persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
02.04 Penyusutan Arsip
pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak
bernilai guna dan penyerahan arsip statis, serta
penyusunan dan persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

TU.03 Ketatausahaan Pimpinan

Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan urusan
ketatausahaan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
Badan Pertanahan Nasional, Sekretaris Jendral, dan Staf
Ahli.
TU.04 Keprotokolan
penyiapan urusan protokol bagi Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional, Sekretaris
Jenderal, para Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan
Staf Ahli.
TU.05 Rumah Tangga
05.01 Urusan Dalam
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengelolaan
urusan kebersihan gedung, halaman, taman, penyiapan
prasarana dan sarana, kegiatan rapat, upacara,
penyelenggaraan kesehatan pegawai, urusan
administrasi perjalanan dinas dan administrasi
pengelolaan kebersihan.
05.02 Pengelolaan Gedung dan Kendaraan Dinas
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pelaksanaan
penyiapan bahan inventarisasi dan pemeliharaan sarana
prasarana fisik kantor pusat dan rumah dinas menteri
pengurusan, penggunaan pendistribusian dan perbaikan
kendaraan dinas, serta pengurusan surat-surat
kendaraan dinas pendistribusian BBM.
05.03 Pengamanan
pengurusan keamanan menteri/kepala dan para pimpinan
serta urusan pengamanan dalam di lingkungan Kantor
Nasional.
Nomor 10 Tahun 2018.
H. PERLENGKAPAN DAN LAYANAN PENGADAAN

Pada fungsi Perlengkapan dan Layanan Pengadaan, jenis
arsip terbagi menjadi:
1. Perlengkapan;
2. Layanan Pengadaan;
3. Penyimpanan, distribusi dan pelaporan;
4. Pengelolaan layanan pertanahan.


Tabel 8 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Perlengkapan dan
Layanan Pengadaan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PL PERLENGKAPAN DAN LAYANAN PENGADAAN
PL.01 Perlengkapan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengelolaan dan
penyiapan bahan analisis perencanaan, kebijakan, kebutuhan
sarana dan prasarana serta penganggarannya, koordinasi
kegiatan dan kebutuhan sarana dan prasarana, monitoring,
pembangunan, perawatan/ renovasi/rehabilitasi gedung, serta
pembinaan pengembangan sarana dan prasarana di lingkungan
Nasional.
PL.02 Layanan Pengadaan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan pelaksanaan penyiapan
bahan pengumpulan data, harga dan mutu untuk pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa, koordinasi dan monitoring rencana
pengadaan, pembinaan kelembagaan unit layanan pengadaan
(ULP) dan sumber daya ULP/pejabat pengadaan serta
pelayanan informasi pengadaan barang dan jasa di lingkungan
kementerian.
PL.03 Penyimpanan, Distribusi dan Pelaporan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan administrasi kegiatan
penyiapan bahan penyusunan kebijakan, kegiatan dan
penganggaran pemeriksaan penyimpanan, pendistribusian dan
pelaporan hasil pengadaan serta pengelolaan gudang.
PL.04 Pengelolaan Layanan Pertanahan
I. INFORMATIKA/SIM/TIK
Pada fungsi Informatika/SIM/TIK, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi
Informasi;
2. Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata
Ruang;
3. Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan.

Tabel 9 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Informatika/SIM/TIK

KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
DI DATA DAN INFORMASI
DI.01 Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi Informasi
01.01 Pengembangan Sistem Teknologi Informasi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pelaksanaan
pengembangan dan standarisasi Sistem teknologi informasi serta
penyusunan pelaksanaan strategi perancangan, pengembangan,
penyediaan, pelayanan, penerapan, pemeliharaan dan
standarisasi sistem teknologi informasi.
01.02 Standarisasi Sistem Teknologi Informasi
bahan penyusunan standar mutu, kemanan, kehandalan, dan
kesesuaian sistem teknologi informasi dan pelaksanaan
pemantauan, evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan
pengembangan dan standarisasi sistem teknologi informasi.
DI.02 Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang
02.01 Pengelolaan Data Pertanahan dan Tata Ruang
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pengolahan data
pertanahan dan tata ruang.
02.02 Penyajian Informasi Pertanahan dan Tata Ruang
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penyajian
informasi pertanahan dan tata ruang.
DI.03 Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan
03.01 Pengelolaan Data Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan
pengelolaan data Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan
03.02 Penyajian Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan
penyajian informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan.
J. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN

Pada fungsi Pengawasan dan Pemeriksaan, jenis arsip terbagi
menjadi:
1. Pengawasan Inspektorat Wilayah I;
2. Pengawasan Inspektorat Wilayah II;
3. Pengawasan Inspektorat Wilayah III;
4. Pengawasan Inspektorat Wilayah IV;
5. Pengawasan Inspektorat Wilayah V.


Tabel 10 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengawasan dan
Pemeriksaan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PW PENGAWASAN
PW.01 Pengawasan Inspektorat Wilayah I
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan di
lingkungan Wilayah I meliputi Ditjen III, Itjen, Pusdatin, Kantor
Wilayah BPN dan Kantor Pertanahan di Provinsi Aceh, Sumatera
Selatan, Jawa Barat, Kalimantan Selatan, Sulawesi Barat dan
Nusa Tenggara Barat
01.01 Penyusunan Kebijakan Teknis Pengawasan Intern
kebijakan pengawasan intern terhadap audit kinerja di Inspektorat
Wilayah I.
01.02 Pelaksanaan Pengawasan Intern
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan
intern terhadap audit kinerja di lingkungan Sekretariat Inspektorat
Jenderal, Inspektorat Wilayah I.
01.03 Pengawasan untuk Tujuan Tertentu
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan terhadap audit
dengan tujuan tertentu lingkungan Wilayah I.
01.04 Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan
laporan hasil pengawasan pada lingkungan Wilayah I.
PW.02 Pengawasan Inspektorat Wilayah II
lingkungan Wilayah II meliputi Ditjen I, Ditjen IV, Pusdiklat, Kantor
Wilayah BPN dan Kantor Pertanahan di Provinsi Jambi,
Lampung, Jawa Tengah, Kalimantan Barat, Sulawesi Utara,
Maluku dan Gorontalo.
Wilayah II.
Jenderal, Inspektorat Wilayah II.
dengan tujuan tertentu lingkungan Wilayah II.
laporan hasil pengawasan pada lingkungan Wilayah II.
PW.03 Pengawasan Inspektorat Wilayah III


Wilayah III meliputi meliputi Ditjen II , Ditjen IV, Kantor Wilayah
BPN dan Kantor Pertanahan di Provinsi Sumtera Barat,
Kepulauan Riau, DI Yogyakarta, Banten, Sulawesi Selatan,
Kalimantan Utara, Nusa Tenggara Timur, serta Sekolah Tinggi
Wilayah III.
Jenderal, Inspektorat Wilayah III.
dengan tujuan tertentu lingkungan Wilayah III.
laporan hasil pengawasan pada lingkungan Wilayah III.
PW.04 Pengawasan Inspektorat Wilayah IV
lingkungan Wilayah IV meliputi meliputi lingkungan Setjen, Ditjen
VII, Kantor Wilayah BPN dan Kantor Pertanahan di Provinsi Riau,
Bengkulu, Jawa Timur, Kalimantan Tengah, Sulawesi Tenggara,
dan Maluku Utara.
Wilayah IV.
Jenderal, Inspektorat Wilayah IV.
dengan tujuan tertentu lingkungan Wilayah IV.
laporan hasil pengawasan pada lingkungan Wilayah IV.
PW.05 Pengawasan Inspektorat Wilayah V
lingkungan Wilayah V meliputi lingkungan Ditjen V, Puslitbang,
Kantor Wilayah BPN dan Kantor Pertanahan di Provinsi Sumatera
Selatan, Kepulauan Bangka Belitung, DKI Jakarta, Kalimantan
Timur, Sulawesi Tengah, Bali, Papua dan Papua Barat
Wilayah V.


Jenderal, Inspektorat Wilayah V.
dengan tujuan tertentu lingkungan Wilayah V.
laporan hasil pengawasan pada lingkungan Wilayah V.
K. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pada fungsi Pengembangan Sumber Daya Manusia, jenis arsip
terbagi menjadi:
1. Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
2. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan.
Tabel 11 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengembangan Sumber
Daya Manusia
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
DL PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
DL.01 Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
01.01 Perencanaan Program Pengembangan Sumber Daya
Manusia
bahan penyusunan kebijakan teknis, program dan anggaran,
pelaksanaan kerja sama pendidikan dan pelatihan, serta
penyusunan pedoman, metode, kurikulum, dan materi pendidikan
dan pelatihan.
01.02 Evaluasi dan Pelaporan
bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan penyusunan
laporan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
DL.02 Penyelenggaraan Pengembangan Sumber Daya Manusia
02.01 Pendidikan dan Pelatihan Struktural
bahan koordinasi, dan rencana penyelenggaraan, serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan struktural
02.02 Pendidikan dan Pelatihan Fungsional
bahan koordinasi, dan rencana penyelenggaraan, serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan fungsional.

02.03 Pendidikan dan Pelatihan Teknis

bahan koordinasi dan rencana penyelenggaraan, serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknis.
02.04 Database Fasilitator/Tenaga Fasilitator
database Fasilitator/Tenaga Fasilitator
02.05 Database Alumni Diklat
database alumni pendidikan dan pelatihan
L. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Pada fungsi Penelitian dan Pengembangan, jenis arsip terbagi
menjadi:
1. Program dan Kerja Sama;
2. Publikasi dan Perpustakaan;
3. Penelitian dan Pengembangan.
Tabel 12 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penelitian dan
Pengembangan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
LB PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
LB.01 Program dan Kerja Sama
01.01 Program
program dan anggaran dalam pelaksanaan penelitian dan
pengembangan.
01.02 Kerja Sama

kerja sama penelitian dan pengembangan
LB.02 Publikasi dan Perpustakaan
02.01 Publikasi
bahan pelaksanaan dan koordinasi kegiatan diseminasi, forum
ilmiah, penghimpunan dan penetapan materi publikasi ilmiah.
02.02 Perpustakaan
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan
perpustakaan dan penyiapan bahan pelaksanaan dokumentasi
serta distribusi hasil penelitian dan pengembangan.
LB.03 Penelitian dan Pengembangan

Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penelitian dan

pengembangan bidang agraria/pertanahan dan tata ruang.
M. RANGKUMAN
Setiap arsip pada tiap fungsi akan dirinci ke dalam kode
arsip dan jenis arsip. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau
tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk
membantu menyusun tata letak identitas arsip. Sedanglan
Jenis Arsip adalah sekelompok berkas yang memiliki fungsi
yang sama, dari rekaman kegiatan sejak awal sampai akhir.
N. EVALUASI
bawah ini!
1. Simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang
digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas
arsip disebut dengan…
a. Klasifikasi Arsip
b. Kode Klasifikasi Arsip
c. Jenis Arsip
d. Semua jawaban salah
2. Sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari
rekaman kegiatan sejak awal sampai akhir dikenal dengan
sebutan…
a. Klasifikasi Arsip
b. Kode Klasifikasi Arsip
c. Jenis Arsip

3. Pengklasifikasian Arsip diatur dalam…

a. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
b. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
c. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
d. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala
4. Klasifikasi penunjang yang berkaitan dengan pekerjaan
pengorganisasian, prosedur dan kebijakan instansi,
kerumahtanggaan, perencanaan, keuangan, kepegawaian,
serta pekerjaan administrasi internal instansi disebut
dengan…
a. Konservatif
b. Normatif
c. Substantif
d. Fasilitatif
5. Pembinaan wilayah I dilakukan di tingkat daerah, kecuali…
a. Provinsi
b. Kabupaten
c. Kota dan perkotaan
d. Pedesaan

O. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Rumus:

80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB III
KLASIFIKASI SUBTANTIF

klasifikasi substantif pada Penataan dan Pemanfaatan Ruang, Survei dan
Pemetaan Pertanahan dan Ruang, Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah,
penataan agraria, Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pertanahan,
Pengendalian dan Penertiban Tanah dan Ruang, Penanganan Sengketa
dan Konflik Pertanahan
Klasifikasi Substantif adalah klasifikasi yang berkaitan dengan

fungsi dan tugas sesuai maksud dan tujuan instansi yang secara
operasional mempunyai kepentingan bagi kehidupan
kemasyarakatan.
Ruang lingkup klasifikasi substantif terdiri dari klasifikasi
penunjang yang menyangkut fungsi:
1. Penataan dan Pemanfaatan Ruang
2. Survei dan Pemetaan Pertanahan dan Ruang
3. Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah
4. Penataan Agraria
5. Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pertanahan
6. Pengendalian dan Penertiban Tanah dan Ruang
7. Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan
Berikut adalah keterangan masing-masing ruang lingkup yang
terdiri dari jenis arsip dengan kode klasifikasinya:

A. PENATAAN DAN PEMANFAATAN RUANG

Ruang lingkup fungsi Penataan dan Pemanfaatan
Ruang terbagi lagi ke dalam fungsi perencanaan tata,
pemanfaatan ruang, penataan kawasan, dan pembinaan
perencanaan tata ruang daerah.
1. Perencanaan Tata Ruang
Pada fungsi Perencanaan Tata Ruang, jenis arsip
terbagi menjadi:
a. Kebijakan Perencanaan Tata Ruang;
b. Perencanaan dan Kemitraan Bidang Perencanaan
Tata Ruang;
c. Pedoman Perencanaan Tata Ruang;
d. Perencanaan Tata Ruang Nasional;
e. Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional
Wilayah I;
f. Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional
Wilayah II.
Tabel 13 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Perencanaan Tata
Ruang
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
TR PERENCANAAN TATA RUANG
TR.01 Kebijakan Perencanaan Tata Ruang
penyiapan dan penyusunan kebijakan Perencanaan
dan Kemitraan, Perencanaan Tata Ruang,
Perencanaan Tata Ruang Nasional dan Perencanaan
Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional serta
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria
mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan
konsep final.

TR.02 Perencanaan dan Kemitraan Bidang Perencanaan

Tata Ruang
02.01 Perencanaan Umum Bidang Perencanaan Tata
Ruang
pelaksanaan perencanaan umum dan program di
bidang perencanaan tata ruang wilayah nasional,
pulau/kepulauan, dan kawasan strategis nasional.
02.02 Monitoring Evaluasi Bidang Perencanaan Tata

Ruang
pelaksanaan monitoring dan evaluasi program di
bidang perencanaan tata ruang wilayah nasional,
02.03 Data dan Informasi Bidang Perencanaan Tata
Ruang
pengelolaan data dan informasi di bidang
perencanaan tata ruang wilayah nasional,
02.04 Kemitraan Bidang Perencanaan Tata Ruang
pelaksanaan kemitraan dengan dunia usaha,
lembaga pendidikan, dan organisasi non pemerintah
dan pemberdayaan masyarakat bidang perencanaan
tata ruang.
TR.03 Pedoman Perencanaan Tata Ruang
03.01 Perencanaan Tata Ruang Kawasan Perkotaan
pelaksanaan identifikasi dan inventarisasi kebutuhan
NSPK (Norma, Standar, Pedoman dan Kriteria) di
bidang perencanaan tata ruang kawasan perkotaan.
03.02 Perencanaan Tata Ruang Wilayah dan Kawasan
Pedesaan
pelaksanaan identifikasi dan inventarisasi kebutuhan
NSPK (Norma, Standar, Pedoman dan Kriteria) di
bidang perencanaan tata ruang wilayah dan kawasan
perdesaan.
TR.04 Perencanaan Tata Ruang Nasional
04.01 Tata Ruang Wilayah Nasional
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan di
bidang perencanaan tata ruang, serta penyusunan
dan peninjauan kembali Rencana Tata Ruang

Wilayah Nasional.
04.02 Tata Ruang Wilayah Pulau dan Kepulauan
peninjauan kembali Recana Tata Ruang Pulau
Sumatera, Jawa-Bali, Kalimantan, Sulawesi,
Kepulauan Nusa Tenggara, Kepulauan Maluku, dan
Pulau Papua.
04.03 Tata Ruang Kawasan Perbatasan Negara
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan di
bidang perencanaan tata ruang, penyusunan serta
peninjauan kembali Rencana Detail Tata Ruang
(RDTR) kawasan perbatasan negara di Pulau
Sumatera, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi,
Kepulauan Nusa Tenggara, Kepulauan Maluku, Pulau
Papua dan laut lepas termasuk pulau-pulau kecil
terluar.
TR.05 Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis
Nasional Wilayah I
05.01 Penyusunan Kebijakan dan Stategi Nasional
penyusunan kebijakan dan strategi nasional tata
ruang kawasan strategis nasional di wilayah Pulau
Sumatera, Pulau Jawa dan Pulau Bali.
05.02 Penyusunan dan Peninjauan Kembali Rencana
Tata Ruang
penyusunan dan peninjauan kembali tata ruang
kawasan Strategis Nasional di Wilayah Pulau
Sumatera, Pulau Jawa dan Pulau Bali
TR.06 Perencanaan Tata Ruang Kawasan Strategis
Nasional Wilayah II
06.01 Penyusunan Kebijakan dan Stategi Nasional
Kalimantan, Pulau Sulawesi, Kepulauan Nusa
Tenggara, Kepulauan Maluku dan Pulau Papua
06.02 Penyusunan dan Peninjauan Kembali Rencana
Tata Ruang
Kalimantan, Pulau Sulawesi, Kepulauan Nusa
Tenggara, Kepulauan Maluku dan Pulau Papua

2. Pemanfaatan Ruang
Pada fungsi Pemanfaatan Ruang, jenis arsip terbagi
menjadi:
a. Kebijakan Pemanfaatan Ruang;
b. Perencanaan dan Kemitraan Bidang Pemanfaatan
Ruang;
c. Pedoman Pemanfaatan Ruang;
d. Pemanfaatan Ruang Wilayah Nasional, Kepulauan dan
Pulau;
e. Pemanfaatan Ruang Kawasan Strategis Nasional.
Tabel 14 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pemanfaatan Ruang
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PF PEMANFAATAN RUANG
PF.01 Kebijakan Pemanfaatan Ruang
dan penyusunan kebijakan Perencanaan dan Kemitraan,
Pemanfaatan Tata Ruang, Pemanfaatan Ruang Wilayah
Nasional, Kepulauan dan Pulau dan Pemanfaatan Ruang
Kawasan Strategis Nasional mulai dari perencanaan,
pelaksanaan sampai dengan konsep final.
PF.02 Perencanaan dan Kemitraan Bidang Pemanfaatan
Ruang
02.01 Perencanaan Umum Bidang Pemanfaatan Ruang
strategi, pelaksanaan program perencanaan umum
pemanfaatan ruang.
02.02 Monitoring Evaluasi Bidang Pemanfaatan Ruang
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan monitoring
dan evaluasi pelaksanaan kegiatan teknis dan program di
bidang pemanfaatan ruang Wilayah Nasional,
Pulau/Kepulauan, dan Kawasan Strategis Nasional.
02.03 Data dan Informasi Bidang Pemanfaatan Ruang
pengelolaan data dan informasi di bidang pemanfaatan
ruang Wilayah Nasional, Pulau/Kepulauan, dan Kawasan
Strategis Nasional.
02.04 Kemitraan Bidang Pemanfaatan Ruang
pelaksanaan kemitraan dengan dunia usaha, lembaga

pendidikan dan organisasi non pemerintah dan

pemberdayaan masyarakat bidang pemanfaatan ruang.
PF.03 Pedoman Pemanfaatan Ruang
03.01 Pedoman Keterpaduan Pemanfaatan Ruang
pelaksanaan identifikasi dan inventarisasi, serta
penyusunan pedoman di bidang keterpaduan pemanfaatan
ruang.
03.02 Pedoman Penataan Kawasan
pelaksanaan identifikasi dan inventarisasi, serta
penyusunan pedoman di bidang penataan kawasan.
PF.04 Pemanfaatan Ruang Wilayah Nasional, Kepulauan dan
Pulau
04.01 Pemanfaatan Ruang Nasional
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan koordinasi
dan sinkronisasi program pemanfaatan ruang Wilayah
Nasional.
04.02 Pemanfaatan Ruang Kepulauan
Kepulauan
04.03 Pemanfaatan Ruang Pulau
Pulau
04.04 Koordinasi Pemanfaatan Penataan Ruang Nasional
pelaksanaan koordinasi penataan ruang nasional lintas
sektor
04.05 Buletin Tata Ruang
bahan dan penyusunan buletin yang berkaitan dengan Tata
Ruang
PF.05 Pemanfaatan Ruang Kawasan Strategis Nasional
05.01 Rencana Tata Ruang
pelaksanaan rencana tata ruang kawasan strategis
nasional.
05.02 Sinkronisasi Program
pelaksanaan sinkronisasi program sektoral dan program
kewilayahan dan sinkronisasi program sektor strategis pada
kawasan strategis nasional di Wilayah Pulau Sumatera,
Pulau Jawa dan Bali, Pulau Kalimantan dan Pulau
Sulawesi, Kepulauan Nusa Tenggara, Kepulauan Maluku
dan Pulau Papua.
05.03 Koordinasi Pemanfaatan Ruang Kawasan Strategis
Nasional

pelaksanaan koordinasi lintas sektor, lintas wilayah dan

lintas pemangku kepentingan,
3. Penataan Kawasan
Pada fungsi Penataan Kawasan, jenis arsip terbagi
menjadi:
a. Kebijakan Penataan Kawasan;
b. Perencanaan dan Kemitraan Penataan Kawasan;
c. Penataan Kawasan Perkotaan;
d. Penataan Kawasan Pedesaan;
e. Penataan Kawasan Ekonomi;
f. Penataan Kawasan Baru.
Tabel 15 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penataan Kawasan
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PK PENATAAN KAWASAN
PK.01 Kebijakan Penataan Kawasan
dan penyusunan kebijakan perencanaan dan kemitraan
penataan kawasan, penataan kawasan perkotaan,
penataan kawasan pedesaaan, penataan kawasan
ekonomi dan penataan kawasan baru mulai dari
perencanaan, pelaksanaan sampai dengan konsep final.
PK.02 Perencanaan dan Kemitraan Penataan Kawasan
02.01 Perencanaan Umum Penataan Kawasan
pelaksanaan penyusunan rencana dan program di bidang
penataan dan pengembangan kawasan.
02.02 Monitoring Evaluasi Penataan Kawasan
dan evaluasi pelaksanaan teknis dan program di bidang
penataan dan pengembangan kawasan.
02.03 Data dan Informasi Penataan Kawasan
pengelolaan data dan informasi di bidang penataan dan
pengembangan kawasan.
02.04 Kemitraan Hal Penataan Kawasan


pelaksanaan kemitraan dengan dunia usaha, lembaga
pendidikan dan organisasi pemerintah dan pemberdayaan
masyarakat bidang penataan dan pengembangan kawasan.
PK.03 Penataan Kawasan Perkotaan
03.01 Pengembangan, Perwujudan dan Pengelolaan Kawasan
bahan, penyusunan konsep, penyusunan rencana
pengembangan, perwujudan, dan pengelolaan kawasan
perkotaan di wilayah Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau
Bali, Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Kepulauan Nusa
Tenggara, Kepulauan Maluku dan Pulau Papua.
03.02 Koordinasi Penataan Kawasan
pelaksanaan koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan
lintas pemangku kepentingan kawasan perkotaan di
wilayah Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau Bali, Pulau
Kalimantan, Pulau Sulawesi, Kepulauan Nusa Tenggara,
Kepulauan Maluku dan Pulau Papua.
PK.04 Penataan Kawasan Pedesaan
pedesaan di wilayah Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau
lintas pemangku kepentingan kawasan pedesaan di wilayah
Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau Bali, Pulau
PK.05 Penataan Kawasan Ekonomi
ekonomi di wilayah Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau
lintas pemangku kepentingan pada kawasan ekonomi di
PK.06 Penataan Kawasan Baru


baru di wilayah Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau Bali,
Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, Kepulauan Nusa
lintas pemangku kepentingan pada kawasan baru di
Nomor 10 Tahun 2018
4. Pembinaan Perencanaan Tata Ruang Dan Pemanfaatn

Ruang Daerah
Pada fungsi Pembinaan Perencanaan Tata Ruang
dan Pemanfaatan Ruang Daerah, jenis arsip terbagi
menjadi:
a. Kebijakan Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan
Pemanfaatan Ruang Daerah;
b. Perencanaan dan Kemitraan Pembinaan Perencanaan
Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah;
c. Pembinaan Wilayah I;
d. Pembinaan Wilayah II;
e. Pembinaan Wilayah III;
f. Pembinaan Wilayah IV;
g. Bimbingan.
Tabel 16 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pembinaan
Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PB PEMBINAAN PERENCANAAN TATA RUANG

DAN PEMANFAATAN RUANG DAERAH

PB.01 Kebijakan Pembinaan Perencanaan Tata Ruang
dan Pemanfaatan Ruang Daerah
penyiapan dan penyusunan kebijakan perencanaan
dan kemitraan, pembinaan wilayah I, pembinaan
wilayah II, pembinaan wilayah III dan pembinaan
wilayah IV mulai dari perencanaan, pelaksanaan
sampai dengan konsep final.
PB.02 Perencanaan dan Kemitraan Pembinaan
Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan
Ruang Daerah
02.01 Perencanaan Umum Pembinaan Perencanaan
Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah
penyusunan rencana dan program di bidang
pembinaan perencanaan tata ruang dan
pemanfaatan ruang daerah.
02.01 Perencanaan Umum Pembinaan Perencanaan
monitoring dan evaluasi di bidang pembinaan
perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang
daerah.
02.03 Data dan Informasi Pembinaan Perencanaan
pengelolaan data dan informasi di bidang
02.04 Kemitraan
pelaksanaan kemitraan dengan dunia usaha,
lembaga pendidikan dan organisasi non pemerintah
dan pemberdayaan masyarakat di bidang
PB.03 Pembinaan Wilayah I
03.01 Bina Provinsi dan Kabupaten
pemanfaatan ruang provinsi dan kabupaten di
wilayah Pulau Sumatera.
03.02 Bina Kota dan Perkotaan


pemanfaatan ruang kota dan perkotaan wilayah
Pulau Sumatera.
PB.04 Pembinaan Wilayah II
wilayah Pulau Jawa dan Pulau Bali.
Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan
Pemanfaatan Ruang Kota dan Perkotaan wilayah
Pulau Jawa dan Pulau Bali.
PB.05 Pembinaan Wilayah III
wilayah Pulau Kalimantan dan Pulau Sulawesi.
Pulau Kalimantan dan Pulau Sulawesi.
PB 06 Pembinaan Wilayah IV
wilayah Kepulauan Nusa Tenggara, Kepulauan
Maluku dan Pulau Papua.
Kepulauan Nusa Tenggara, Kepulauan Maluku dan
Pulau Papua.
PB 07 Bimbingan
07.01 Bimbingan Teknis
bimbingan teknis pembinaan perencanaan tata
ruang dan pemanfaatan ruang.
07.02 Bantuan Teknis

Bantuan Teknis Pembinaan Perencanaan Tata

Ruang dan Pemanfaatan Ruang.
07.03 Pengembangan Kapasitas Pemerintah Daerah
pengembangan kapasitas pemerintah daerah.
07.04 Monitoring dan Evaluasi
monitoring dan evaluasi bidang pembinaan
perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang.
B. SURVEI DAN PEMETAAN PERTANAHAN DAN

RUANG
Ruang lingkup fungsi Survei dan Pemetaan Pertanahan
dan Ruang terbagi lagi ke dalam fungsi pengukuran dan
pemetaan dasar, pengukuran dan pemetaan kadastral, dan
survei dan pemetaan tematik.
1. Pengukuran Dan Pemetaan Dasar
Pada fungsi Pengukuran dan Pemetaan Dasar, jenis
a. Pengukuran Dasar;
b. Peralatan;
c. Pemetaan Dasar;
d. Pembinaan Surveyor;
e. Sinkronisasi Pengelolaan Data Dasar;
f. Informasi (Pengelolaan) Data Dasar.
Tabel 17 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengukuran dan
Pemetaan Dasar
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PU PENGUKURAN DAN PEMETAAN DASAR
PU.01 Pengukuran Dasar
01.01 Perumusan Kebijakan


penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan
kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan
kriteria di bidang pengukuran dasar.
01.02 Pemberian Bimbingan Teknis dan Supervisi
penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis dan
supervisi di bidang pengukuran dasar.
01.03 Pemantauan, Evaluasi Dan Pelaporan
penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi,
dan pelaporan di bidang pengukuran dasar.
PU.02 Peralatan
kriteria di bidang peralatan survei, pengukuran dan
pemetaan.
supervisi di bidang peralatan survei, pengukuran dan
pemetaan.
dan pelaporan di bidang peralatan survei, pengukuran
dan pemetaan.
PU.03 Pemetaan Dasar
kriteria di bidang pemetaan dasar.
supervisi di bidang pemetaan dasar.
dan pelaporan di bidang pemetaan dasar.
PU.04 Pembinaan Surveyor


kriteria di bidang pembinaan surveyor.
supervisi di bidang pembinaan surveyor.
dan pelaporan di bidang pembinaan surveyor.
PU.05 Sinkronisasi Pengelolaan Data Dasar
kriteria di bidang sinkronisasi data dasar
agraria/pertanahan dan tata ruang.
05.02 Bimbingan Teknis dan Supervisi
supervisi di bidang sinkronisasi data dasar
dan pelaporan di bidang sinkronisasi data dasar
PU.06 Informasi (Pengelolaan) Data Dasar
kriteria di bidang informasi data dasar
supervisi di bidang informasi data dasar
dan pelaporan di bidang informasi data dasar


2. Pengukuran Dan Pemetaan Kadastral

Pada fungsi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral,
jenis arsip terbagi menjadi:
a. Pengukuran Kadastral Bidang Tanah;
b. Pengukuran Kadastral Ruang dan Perairan;
c. Pemetaan Kadastral Bidang Tanah;
d. Pemetaan Ruang dan Perairan;
e. Sinkronisasi Pengelolaan Data Kadastral.
Tabel 1 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengukuran dan
Pemetaan Kadastral
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
UK PENGUKURAN DAN PEMETAAN KADASTRAL
UK.01 Pengukuran Kadastral Bidang Tanah
kriteria di bidang pengukuran kadastral dan pengukuran
batas bidang tanah.
supervisi di bidang pengukuran kadastral dan
pengukuran batas bidang tanah.
dan pelaporan di bidang pengukuran kadastral dan
pengukuran batas bidang tanah.
UK.02 Pengukuran Kadastral Ruang dan Perairan

kriteria di bidang pengukuran batas ruang dan perairan

supervisi di bidang pengukuran batas ruang dan
perairan
dan pelaporan di bidang pengukuran batas ruang dan
perairan
UK.03 Pemetaan Kadastral Bidang Tanah
kriteria di bidang pemetaan kadastral dan pemetaan
batas bidang tanah
supervisi di bidang pemetaan kadastral dan pemetaan
batas bidang tanah
dan pelaporan di bidang pemetaan kadastral dan
pemetaan batas bidang tanah.
UK.04 Pemetaan Ruang dan Perairan
kriteria di bidang pemetaan ruang dan perairan.
supervisi di bidang pemetaan ruang dan perairan.
dan pelaporan di bidang pemetaan ruang dan perairan.
UK.05 Sinkronisasi Pengelolaan Data Kadastral


kriteria di bidang sinkronisasi data batas bidang tanah,
ruang dan perairan.
supervisi di bidang sinkronisasi data batas bidang tanah,
ruang dan perairan.
dan pelaporan di bidang sinkronisasi data batas bidang
tanah, ruang dan perairan
05.04 Informasi Data Kadastral
dan pelaporan di bidang sinkronisasi data batas bidang
tanah, ruang dan perairan
Nomor 10 Tahun 2018
3. Survei dan Pemetaan Tematik

Pada fungsi Survei dan Pemetaan Tematik, jenis arsip
terbagi menjadi:
a. Kebijakan Survei dan Pemetaan Tematik;
b. Tematik Pertanahan;
c. Tematik Tata Ruang, Perbatasan dan Wilayah
Tertentu;
d. Tematik Agraria dan Sosial Ekonomi.
Tabel 2 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Survei dan Pemetaan
Tematik
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
ST SURVEI DAN PEMETAAN TEMATIK
ST.01 Kebijakan Survei dan Pemetaan Tematik
dan penyusunan kebijakan Tematik Pertanahan, Tematik
Tata Ruang, Perbatasan dan Wilayah Tertentu, dan

Tematik Agraria dan Sosial Ekonomi mulai dari

perencanaan, pelaksanaan sampai dengan konsep final.
ST.02 Tematik Pertanahan
02.01 Survei Tematik Pertanahan
pelaksanaan survei tematik pertanahan.
02.02 Pemetaan
pelaksanaan pemetaan.
02.03 Analisis Tematik Pertanahan
pelaksanaan analisis Tematik Pertanahan.
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan bimbingan
teknis terkait dengan Tematik Pertanahan.
02.05 Supervisi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan supervisi
terkait dengan tematik pertanahan.
dan evaluasi terkait dengan tematik pertanahan.
ST.03 Tematik Tata Ruang, Perbatasan dan Wilayah Tertentu
03.01 Survei Tematik Tata Ruang, Perbatasan dan Wilayah
Tertentu
pelaksanaan survei tematik tata ruang, perbatasan dan
wilayah tertentu.
03.02 Pemetaan Tematik Tata Ruang, Perbatasan dan Wilayah
Tertentu
pelaksanaan pemetaan tematik tata ruang, perbatasan dan
wilayah tertentu.
teknis terkait dengan tematik tata ruang, perbatasan dan
wilayah tertentu
03.04 Supervisi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan supervisi
terkait dengan tematik tata ruang, perbatasan dan wilayah
tertentu
naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan monitoring
dan evaluasi terkait dengan tematik tata ruang, perbatasan
dan wilayah tertentu
ST.04 Tematik Agraria dan Sosial Ekonomi
04.01 Survei Tematik Agraria dan Sosial Ekonomi
pelaksanaan survei tematik agraria dan sosial ekonomi
04.02 Pemetaan Tematik Agraria dan Sosial Ekonomi

pelaksanaan pemetaan tematik agraria dan sosial ekonomi

teknis terkait dengan tematik agraria dan sosial ekonomi
04.04 Supervisi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan Supervisi
terkait dengan tematik agraria dan sosial ekonomi
dan evaluasi terkait dengan tematik agraria dan sosial
ekonomi
Nomor 10 Tahun 2018
C. PENETAPAN HAK DAN PENDAFTARAN TANAH

Ruang lingkup fungsi Penetapan Hak dan Pendaftaran
Tanah terbagi lagi ke dalam fungsi pengaturan dan penetapan
hak tanah dan ruang, Pengaturan dan Pendaftaran Hak Tanah,
Ruang dan PPAT, dan Pemberdayaan Hak Atas Tanah
Masyarakat
1. Pengaturan Dan Penetapan Hak Tanah dan Ruang
Pada fungsi pengaturan dan penetapan hak tanah dan

ruang, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Penetapan Hak Guna Usaha;
b. Penetapan Hak Milik, Hak Guna Bangunan dan Hak
Pakai;
c. Penetapan Hak Atas Ruang, Hak Komunal dan
Perpanjangan Hak.
Tabel 3 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengaturan dan
Penetapan Hak Tanah dan Ruang
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
HT PENGATURAN DAN PENETAPAN HAK TANAH DAN
RUANG

HT.01 Penetapan Hak Guna Usaha

penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria dalam
rangka masalah penetapan hak guna usaha.
penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis, dan
supervisi menyangkut kegiatan penetapan hak guna
usaha
01.03 Inventarisasi dan Identifikasi
penyiapan bahan pelaksanaan inventarisasi dan
identifikasi tanah hak guna usaha.
penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan
pelaporan dalam rangka penetapan dan penetapan
kembali hak guna usaha serta perpanjangan jangka waktu
pendaftaran bagi perseorangan dan badan hukum swasta.
HT.02 Penetapan Hak Milik, Hak Guna Bangunan dan Hak
Pakai
rangka masalah penetapan hak milik, hak guna bangunan
dan hak pakai.
supervisi menyangkut kegiatan penetapan hak milik, hak
guna bangunan dan hak pakai.
identifikasi tanah hak milik, hak guna bangunan dan hak
pakai.
02.04 Perizinan
penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas
tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya,
penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai
hak milik.
pelaporan badan hukum swasta dan badan
sosial/keagamaan, serta penegasan sebagai tanah wakaf.

HT.03 Penetapan Hak Atas Ruang, Hak Komunal dan

Perpanjangan Hak
rangka penetapan hak atas ruang, hak komunal serta
perpanjangan jangka waktu hak atas tanah.
supervisi menyangkut kegiatan dalam rangka penetapan
hak atas ruang, hak komunal serta perpanjangan jangka
waktu hak atas tanah.
identifikasi penetapan hak atas ruang, hak komunal serta
perpanjangan jangka waktu hak atas tanah.
pelaporan dalam rangka penetapan hak atas ruang, hak
komunal serta perpanjangan jangka waktu hak atas tanah.
2. Pengaturan Dan Pendaftaran Hak Tanah, Ruang dan

PPAT
Pada fungsi Pengaturan dan Pendaftaran Hak
Tanah, Ruang dan PPAT, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Pendaftaran Hak Tanah dan Ruang;
b. Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Ruang;
c. PPAT.
Tabel 4 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengaturan dan
Pendaftaran Hak Tanah, Ruang dan PPAT
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
HR PENGATURAN DAN PENDAFTARAN HAK
TANAH, RUANG DAN PPAT
HR.01 Pendaftaran Hak Tanah dan Ruang


penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan
kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur
dan kriteria dalam rangka masalah pendaftaran hak
tanah dan ruang.
supervisi menyangkut kegiatan pendaftaran hak
tanah dan ruang.
01.03 Izin Hak Tanah dan Ruang
penyiapan pelaksanaan pemberian izin pelepasan
hak, perubahan penggunaan dan perubahan
pemanfaatan/komoditas, serta peralihan saham.
penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan,
evaluasi dan pelaporan pendaftaran tanah pertama
kali, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah
susun, komunal, dan wakaf
01.05 Spesifikasi Teknis Tanah dan Ruang
penyiapan spesifikasi teknis blanko buku tanah,
guna ruang/surat ukur/sertipikat dan blanko lembar
tambahan untuk buku tanah, guna ruang/surat
ukur/sertipikat.
(Surat pendaftaran hak tanah, Risalah Pengolahan
Data (RPD), surat izin pelepasan hak, peralihan
saham, perubahan penggunaan/pemanfaatan,
spesifikasi teknis blanko buku tanah, dll, laporan
kegiatan pembinaan dan supervisi, laporan
monitoring evaluasi).
HR.02 Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Ruang
dan kriteria dalam rangka masalah pemeliharaan
data hak tanah dan ruang.
supervisi menyangkut kegiatan pemeliharaan data
hak tanah dan ruang.

02.03 Izin Pemeliharaan Hak Tanah dan Ruang

pelaksanaan penyiapan pemberian izin peralihan
hak
evaluasi dan pelaporan dalam rangka peralihan hak,
pembebanan hak dan pemeliharaan data atas
tanah/hak milik atas satuan rumah susun, hak atas
ruang, komunal, wakaf, pendaftaran tanah lainnya.
HR.03 PPAT
dan kriteria dalam rangka masalah pengadaan,
pengembangan, pengangkatan pertama kali,
pengangkatan kembali, pemberhentian, penyusunan
formasi PPAT, penyusunan daerah wilayah kerja
(regional), sanksi, cuti, perubahan data PPAT dan
penyusunan dan pengelolaan basis data dan
pemegang/penerima protokol PPAT
supervisi menyangkut kegiatan pengadaan,
pemegang/penerima protokol PPAT.
03.03 Spesifikasi Teknis PPAT
penyiapan spesifikasi teknis blanko Akta PPAT dan
penyiapan spesifikasi teknis Formulir Akta PPAT.
evaluasi dan pelaporan pengadaan,


pemegang/penerima protokol PPAT.
Nomor 10 Tahun 2018
3. Pemberdayaan Hak Atas Tanah Masyarakat

Pada fungsi Pemberdayaan Hak Atas Tanah Masyarakat,
a. Inventarisasi Potensi dan Pendampingan;
b. Fasilitasi dan Kerja Sama;
c. Pengembangan dan Diseminasi Model Pemberdayaan
Masyarakat (Biasa).
Tabel 5 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pemberdayaan Hak
Atas Tanah Masyarakat
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PH PEMBERDAYAAN HAK ATAS TANAH MASYARAKAT
PH.01 Inventarisasi Potensi dan Pendampingan
01.01 Identifikasi dan Inventarisasi Potensi
identifikasi nama-nama penerima manfaat yang telah
mendapatkan sertipikat dan inventarisasi potensi yang
dimiliki daerah (Database nama penerima dan potensi
daerah).
01.02 Pendampingan Pemberdayaan Hak Atas Tanah
Masyarakat
pendampingan usaha yang dilakukan masyarakat
(Laporan pendampingan, laporan monitoring evaluasi).
PH.02 Fasilitasi dan Kerja Sama
02.01 Fasilitasi dan Kerja Sama Lembaga Pemerintah
pembuatan MoU kerja sama dengan lembaga pemerintah
dalam rangka fasilitasi pendampingan masyarakat
terhadap lembaga keuangan, Kementerian Kelautan dan
Perikanan, Kementerian Pertanian, Kementerian Koperasi
02.02 Fasilitasi dan Kerja Sama Lembaga Non Pemerintah
pembuatan MoU kerja sama dengan lembaga non
pemerintah dalam rangka fasilitasi pendampingan
masyarakat. (MoU, laporan kegiatan fasilitasi dan laporan

monev)
PH.03 Pengembangan dan Diseminasi Model Pemberdayaan
Masyarakat (Biasa)
03.01 Pengembangan Model Pemberdayaan Masyarakat
pembuatan dan pengembangan model pemberdayaan
masyarakat berdasarkan data-data potensi di daerah
(data model pemberdayaan masyarakat
03.02 Diseminasi Model Pemberdayaan Masyarakat
diseminasi model pemberdayaan masyarakat kepada
lembaga terkait
Nomor 10 Tahun 2018
D. PENATAAN AGRARIA
Ruang lingkup fungsi Penataan Agraria terbagi lagi ke
dalam fungsi penatagunaan tanah; Penataan Wilayah Pesisir,
Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan dan Wilayah Tertentu;
konsolidasi tanah, dan Land Reform.
1. Penatagunaan Tanah
Pada fungsi Penatagunaan Tanah, jenis arsip terbagi
menjadi:
a. Perencanaan Penatagunaan Tanah;
b. Evaluasi Penatagunaan Tanah;
c. Data Penatagunaan Tanah;
d. Neraca Penatagunaan Tanah;
e. Penatagunaan Tanah Kawasan Perkotaan;
f. Penatagunaan Tanah Kawasan Pedesaan.
Tabel 6 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penatagunaan Tanah
KODE
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
PG PENATAGUNAAN TANAH
PG.01 Perencanaan Penatagunaan Tanah


kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan
kriteria di bidang perencanaan dan program
penatagunaan tanah.
supervisi di bidang perencanaan dan program
penatagunaan tanah.
pelaporan di bidang perencanaan dan program
penatagunaan tanah.
PG.02 Evaluasi Penatagunaan Tanah
kriteria di bidang pemantauan, verifikasi dan evaluasi
persediaan tanah regional dan sektoral serta pelaporan
penatagunaan tanah.
supervisi di bidang pemantauan, verifikasi dan evaluasi
penatagunaan tanah.
pelaporan di bidang pemantauan, verifikasi dan evaluasi
penatagunaan tanah.
PG.03 Data Penatagunaan Tanah
kriteria di bidang penyusunan dan pengelolaan data,
pembangunan sistem informasi geografis serta pelaporan
data penatagunaan tanah.
supervisi di bidang penyusunan dan pengelolaan data,


pelaporan di bidang penyusunan dan pengelolaan data,
PG.04 Neraca Penatagunaan Tanah
kriteria di bidang penyusunan neraca penatagunaan tanah
nasional, regional dan sektoral.
supervisi di bidang penyusunan neraca penatagunaan
tanah nasional, regional dan sektoral.
pelaporan di bidang penyusunan neraca penatagunaan
tanah nasional, regional dan sektoral.
PG.05 Penatagunaan Tanah Kawasan Perkotaan
kriteria di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,
penggunaan, dan pemanfaatan tanah dalam kawasan
termasuk tanah kritis dan tanah Negara bekas kawasan,
analisis penguasaan, pemilikan, penggunaan dan
pemanfaatan tanah, dan pemantauan perubahan
penggunaan tanah pada kawasan perkotaan serta
pelaporan
supervisi di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,
pelaporan.
pelaporan di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,


pelaporan.
PG.06 Penatagunaan Tanah Kawasan Pedesaan
kriteria di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,
penggunaan tanah pada kawasan perdesaan.
supervisi di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,
pelaporan di bidang inventarisasi penguasaan, pemilikan,
Nomor 10 Tahun 2018
2. Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan

Dan Wilayah Tertentu
Pada fungsi Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-Pulau
Kecil, Perbatasan dan Wilayah Tertentu, jenis arsip terbagi
menjadi:
a. Kebijakan Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-pulau
Kecil, Perbatasan dan Wilayah tertentu;
b. Penataan dan Pemantauan Wilayah Pesisir;
c. Penataan dan Pemantauan Pulau-Pulau Kecil;

d. Penataan dan Pemantauan Wilayah Perbatasan dan

Wilayah Tertentu.
Tabel 7 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penataan Wilayah
Pesisir, Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan dan Wilayah Tertentu
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
PS PENATAAN WILAYAH PESISIR, PULAU-PULAU
KECIL, PERBATASAN DAN WILAYAH TERTENTU
PS.01 Kebijakan Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-pulau
Kecil, Perbatasan dan Wilayah tertentu
penyiapan dan penyusunan kebijakan Penataan Wilayah
Pesisir, Pulau-pulau Kecil, Perbatasan dan Wilayah
Tertentu mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai
dengan konsep final.
PS.02 Penataan dan Pemantauan Wilayah Pesisir
02.01 Penataan Wilayah Pesisir
Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penataan
kawasan wilayah pesisir
Inventarisasi dan Identifikasi pertanahan di wilayah pesisir
02.03 Pemantauan dan Evaluasi
pemantauan/monitoring dan evaluasi kawasan wilayah
pesisir
bimbingan teknis dan supervisi di bidang penataan dan
pemantauan wilayah pesisir
02.05 Data dan Informasi
pengelolaan basis data di bidang penataan dan
pemantauan wilayah pesisir
PS.03 Penataan dan Pemantauan Pulau-Pulau Kecil
03.01 Penataan Pulau-Pulau Kecil
Pulau-Pulau Kecil
Inventarisasi dan Identifikasi pertanahan di Pulau-Pulau
Kecil
pemantauan/monitoring dan evaluasi Pulau-Pulau Kecil


bimbingan teknis dan supervisi di bidang Penataan dan
Pemantauan Pulau-Pulau Kecil
pengelolaan basis data di bidang Penataan dan
Pemantauan Pulau-Pulau Kecil
PS.04 Penataan dan Pemantauan Wilayah Perbatasan dan
Wilayah Tertentu
04.01 Penataan Wilayah perbatasan dan Wilayah Tertentu
Wilayah perbatasan dan Wilayah Tertentu
Inventarisasi dan Identifikasi pertanahan di Wilayah
Perbatasan dan Wilayah Tertentu
pemantauan/monitoring dan evaluasi Wilayah perbatasan
dan Wilayah Tertentu
bimbingan teknis dan supervisi di bidang Penataan dan
Pemantauan Wilayah Perbatasan dan Wilayah Tertentu
pengelolaan basis data di bidang Penataan dan
Pemantauan Wilayah Perbatasan dan Wilayah Tertentu
Nomor 10 Tahun 2018
3. Konsolidasi Tanah
Pada fungsi Konsolidasi Tanah, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Potensi Objek Konsolidasi Tanah;
b. Perencanaan Konsolidasi Tanah;
c. Penataan;
d. Kerja Sama;
e. Pemantauan;
f. Evaluasi.

Tabel 8 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Konsolidasi Tanah
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
KT KONSOLIDASI TANAH
KT.01 Potensi Objek Konsolidasi Tanah
kriteria di bidang penyusunan potensi objek konsolidasi
tanah dan pelaksanaan sosialisasi potensi objek
konsolidasi tanah dan konsolidasi tanah.
supervisi di bidang penyusunan potensi objek konsolidasi
pelaporan di bidang penyusunan potensi objek konsolidasi
KT.02 Perencanaan Konsolidasi Tanah
kriteria di bidang perencanaan program dan anggaran,
bimbingan teknis, dan pengembangan potensi objek
supervisi di bidang perencanaan program dan anggaran,
pelaporan di bidang perencanaan program dan anggaran,
KT.03 Penataan

kriteria di bidang pelaksanaan pembinaan dan

pengembangan desain konsolidasi tanah.
supervisi di bidang pelaksanaan pembinaan dan
pelaporan di bidang pelaksanaan pembinaan dan
KT.04 Kerja Sama
kriteria di bidang promosi, koordinasi dan kerja sama
konsolidasi tanah serta bimbingan partisipasi masyarakat.
supervisi di bidang promosi, koordinasi dan kerja sama
pelaporan di bidang promosi, koordinasi dan kerja sama
KT.05 Pemantauan
kriteria di bidang pemantauan dan pengelolaan data
potensi objek konsolidasi tanah dan konsolidasi tanah.
supervisi di bidang pemantauan dan pengelolaan data
pelaporan di bidang pemantauan dan pengelolaan data
KT.06 Evaluasi


kriteria di bidang evaluasi, penanganan permasalahan
dan pelaporan potensi objek konsolidasi tanah dan
konsolidasi tanah.
supervisi di bidang evaluasi, penanganan permasalahan
konsolidasi tanah.
pelaporan di bidang evaluasi, penanganan permasalahan
konsolidasi tanah.
Nomor 10 Tahun 2018
4. Land Reform
Pada fungsi Land Reform, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Inventarisasi Tanah Objek Landreform;
b. Pengelolaan Data Landreform;
c. Penguasaan Tanah Objek Landreform;
d. Ganti Kerugian Tanah Objek Landreform;
e. Redistribusi Tanah;
f. Pemanfaatan Bersama;
g. Data-Data Landreform
Tabel 9 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Land Reform
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
LR LANDREFORM
LR.01 Inventarisasi Tanah Objek Landreform
kriteria di bidang inventarisasi tanah objek landreform.


supervisi di bidang inventarisasi tanah objek landreform.
penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi
dan pelaporan di bidang inventarisasi tanah objek
landreform.
LR.02 Pengelolaan Data Landreform
kriteria di bidang pengelolaan data landreform.
supervisi di bidang pengelolaan data landreform.
dan pelaporan di bidang pengelolaan data landreform.
LR.03 Penguasaan Tanah Objek Landreform
kriteria di bidang penguasaan tanah objek landreform.
supervisi di bidang penguasaan tanah objek landreform.
dan pelaporan di bidang penguasaan tanah objek
landreform.
LR.04 Ganti Kerugian Tanah Objek Landreform
kriteria di bidang pemberian ganti kerugian tanah objek
landreform.
supervisi di bidang pemberian ganti kerugian tanah objek
landreform.


dan pelaporan di bidang pemberian ganti kerugian tanah
objek landreform.
LR.05 Redistribusi Tanah
kriteria di bidang redistribusi tanah.
supervisi di bidang redistribusi tanah.
dan pelaporan di bidang redistribusi tanah.
LR.06 Pemanfaatan Bersama
kriteria di bidang pemanfaatan bersama atas tanah.
supervisi di bidang pemanfaatan bersama atas tanah.
dan pelaporan di bidang pemanfaatan bersama atas
tanah.
LR.07 Data-Data Landreform
Naskah-naskah yang berkaitan dengan data-data
landreform antara lain IP4T, SK Penegasan, dokumen
pembayaran ganti rugi, penertiban administrasi
landreform (Buku A dan B), dokumen tanah objek
landreform, dokumen redistribusi tanah, dokumen
penyelesaian masalah landreform.
Nomor 10 Tahun 2018

E. PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN

PERTANAHAN
Ruang lingkup fungsi Pengadaan Tanah dan
Pengembangan Pertanahan terbagi lagi ke dalam fungsi
Pemanfaatan Tanah Pemerintah; Pembinaan Pengadaan dan
Penetapan Tanah Pemerintah; dan Penilaian Tanah.
1. Pemanfaatan Tanah Pemerintah
Pada fungsi Pemanfaatan Tanah Pemerintah, jenis arsip
terbagi menjadi:
a. Pemanfaatan Tanah Instansi;
b. Pemanfaatan Tanah Badan Usaha Pemerintah;
c. Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Tanah
Instansi;
d. Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Tanah Badan
Usaha Pemerintah.
Tabel 10 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pemanfaatan Tanah
Pemerintah
KODE JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
TP PEMANFAATAN TANAH PEMERINTAH
TP.01 Pemanfaatan Tanah Instansi
kriteria di bidang pemanfaatan tanah instansi.
01.02 Bimbingan Teknis, Supervisi dan Perizinan
penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis, supervisi,
dan perizinan di bidang pemanfaatan tanah instansi.
dan pelaporan di bidang pemanfaatan tanah instansi.
TP.02 Pemanfaatan Tanah Badan Usaha Pemerintah


kriteria di bidang pemanfaatan tanah badan usaha
pemerintah.
02.02 Bimbingan Teknis, Supervisi dan Perizinan
penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis, supervisi,
dan perizinan di bidang pemanfaatan tanah badan usaha
pemerintah.
dan pelaporan di bidang pemanfaatan tanah badan
usaha pemerintah.
TP.03 Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Tanah
Instansi
kriteria di bidang pemantauan dan evaluasi pemanfaatan
tanah instansi.
supervisi di bidang pemantauan dan evaluasi
pemanfaatan tanah instansi.
dan pelaporan di bidang pemantauan dan evaluasi
pemanfaatan tanah instansi.
TP.04 Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Tanah Badan
Usaha Pemerintah
kriteria di bidang pemantauan dan evaluasi pemanfaatan
tanah badan usaha pemerintah.
supervisi di bidang pemantauan dan evaluasi
pemanfaatan tanah badan usaha pemerintah.

dan pelaporan di bidang pemantauan dan evaluasi

pemanfaatan tanah badan usaha pemerintah.
2. Pembinaan Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah

Pada fungsi Pembinaan Pengadaan dan Penetapan Tanah
Pemerintah, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Bina Perencanaan dan Persiapan Pengadaan Tanah
Pemerintah;
b. Bina Pelaksanaan Pengadaan Tanah Pemerintah;
c. Penetapan Hak Pengelolaan Atas Tanah Pemerintah;
d. Penetapan Hak Atas Tanah.
Tabel 11 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pembinaan
Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
BP PEMBINAAN PENGADAAN DAN PENETAPAN TANAH
PEMERINTAH
BP.01 Bina Perencanaan dan Persiapan Pengadaan Tanah
Pemerintah
kriteria di bidang perencanaan dan persiapan pengadaan
tanah pemerintah.

supervisi di bidang perencanaan dan persiapan
pengadaan tanah pemerintah.
dan pelaporan di bidang perencanaan dan persiapan
pengadaan tanah pemerintah.
BP.02 Bina Pelaksanaan Pengadaan Tanah Pemerintah


kriteria di bidang pengadaan tanah pemerintah.
supervisi di bidang pengadaan tanah pemerintah.
dan pelaporan di bidang pengadaan tanah pemerintah.
BP.03 Penetapan Hak Pengelolaan Atas Tanah Pemerintah
kriteria di bidang Penetapan Hak Pengelolaan.
supervisi di bidang Penetapan Hak Pengelolaan.
dan pelaporan di bidang Penetapan Hak Pengelolaan.
BP.04 Penetapan Hak Atas Tanah
kriteria di bidang Penetapan Hak Atas Tanah.

supervisi di bidang Penetapan Hak Atas Tanah.
dan pelaporan di bidang Penetapan Hak Atas Tanah.

3. Penilaian Tanah
Pada fungsi Penilaian Tanah, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Bina Penilaian Tanah;
b. Pengadaan dan Kendali Mutu Penilaian Bidang Tanah
dan Properti;
c. Bina Zona Nilai Tanah;
d. Kendali Mutu Zona Nilai Tanah;
e. Bina Zona Nilai Ekonomi Kawasan;
f. Kendali Mutu Nilai Ekonomi Kawasan.
Tabel 12 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penilaian Tanah
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
PT PENILAIAN TANAH
PT.01 Bina Penilaian Tanah
kriteria di bidang pembinaan penilai tanah
supervisi di bidang pembinaan penilai tanah

dan pelaporan di bidang pembinaan penilai tanah
PT.02 Pengadaan dan Kendali Mutu Penilaian Bidang
Tanah dan Properti
kriteria di bidang Pengadaan dan Kendali Mutu Penilaian
Bidang Tanah dan Properti.

supervisi di bidang Pengadaan dan Kendali Mutu

Penilaian Bidang Tanah dan Properti.
dan pelaporan di bidang Pengadaan dan Kendali Mutu
Penilaian Bidang Tanah dan Properti.
PT.03 Bina Zona Nilai Tanah
kriteria di bidang pembuatan peta zona nilai tanah.
supervisi di bidang pembuatan peta zona nilai tanah.
dan pelaporan di bidang pembuatan peta zona nilai
tanah.
PT.04 Kendali Mutu Zona Nilai Tanah
kriteria di bidang pembinaan zona nilai tanah.
supervisi di bidang pembinaan zona nilai tanah.
dan pelaporan di bidang pembinaan zona nilai tanah.
PT.05 Bina Zona Nilai Ekonomi Kawasan
kriteria di bidang pembuatan peta Zona Nilai Ekonomi
Kawasan.
supervisi di bidang pembuatan peta Zona Nilai Ekonomi
Kawasan.


dan pelaporan di bidang pembuatan peta Zona Nilai
Ekonomi Kawasan.
PT.06 Kendali Mutu Nilai Ekonomi Kawasan
kriteria di bidang pembinaan peta Zona Nilai Ekonomi
Kawasan.
supervisi di bidang pembinaan peta Zona Nilai Ekonomi
Kawasan.
dan pelaporan di bidang pembinaan peta Zona Nilai
Ekonomi Kawasan.
F. PENGENDALIAN DAN PENERTIBAN TANAH DAN

RUANG
Ruang lingkup fungsi Pengendalian dan Penertiban
Tanah dan Ruang terbagi lagi ke dalam fungsi Pengendalian
Pemanfaatan Ruang; Penertiban dan Pemanfaatan Ruang;
Pengendalian dan Pemantauan Pertanahan; dan Penertiban
dan Pendayagunaan Tanah Terlantar.
1. Pengendalian Pemanfaatan Ruang
Pada fungsi Pengendalian Pemanfaatan Ruang, jenis arsip
terbagi menjadi:
a. Perencanaan Pemanfaatan Ruang;
b. Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah;
c. Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Ruang
Wilayah.


Tabel 13 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengendalian
Pemanfaatan Ruang
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
MR PENGENDALIAN PEMANFAATAN RUANG
MR.O1 Perencanaan Pemanfaatan Ruang
kriteria di bidang perencanaan pengendalian
pemanfaatan ruang,
supervisi di bidang perencanaan pengendalian
pemanfaatan ruang.
dan pelaporan di bidang perencanaan pengendalian
pemanfaatan ruang.
MR.02 Pengendalian Pemanfaatan Ruang Wilayah
kriteria di bidang pengawasan teknis penataan ruang dan
pembinaan pengendalian pemanfaatan ruang di wilayah
supervisi di bidang pengadaan dan kendali mutu
penilaian bidang pengawasan teknis penataan ruang dan
pembinaan pengendalian pemanfaatan ruang di wilayah.

dan pelaporan di bidang pengawasan teknis penataan
ruang dan pembinaan pengendalian pemanfaatan ruang
di wilayah.
MR.03 Pemantauan dan Evaluasi Pemanfaatan Ruang
Wilayah


kriteria di bidang pengawasan khusus penataan ruang
dan pelaksanaan pengendalian pemanfaatan ruang di
wilayah.
supervisi di bidang pengawasan khusus penataan ruang
dan pelaksanaan pengendalian pemanfaatan ruang di
wilayah.
dan pelaporan di bidang pengawasan khusus penataan
ruang dan pelaksanaan pengendalian pemanfaatan
ruang di wilayah.
2. Penertiban dan Pemanfaatan Ruang

Pada fungsi Penertiban dan Pemanfaatan Ruang,
a. Perencanaan;
b. Pedoman;
c. Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah.
Tabel 14 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penertiban dan
Pemanfaatan Ruang
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
PM PENERTIBAN DAN PEMANFAATAN RUANG
PM.01 Perencanaan
kriteria di bidang perencanaan penertiban pemanfaatan
ruang, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai
dengan konsep final.
supervisi di bidang perencanaan penertiban
pemanfaatan ruang.


penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi ,
dan pelaporan di bidang perencanaan penertiban
pemanfaatan ruang.
PM.02 Pedoman
kriteria di bidang penyusunan pedoman penertiban
pemanfaatan ruang.
supervisi di bidang penyusunan pedoman penertiban
pemanfaatan ruang.
dan pelaporan di bidang penyusunan pedoman
penertiban pemanfaatan ruang.
PM.03 Penertiban Pemanfaatan Ruang Wilayah
kriteria pelaksanaan tugas, pembinaan dan
peningkatan kapasitas penyidik pegawai negeri sipil
penataan ruang serta koordinasi penyidikan
pelanggaran pemanfaatan ruang di willayah.
supervisi dalam rangka pembinaan dan peningkatan
kapasitas penyidik pegawai negeri sipil penataan ruang
serta koordinasi penyidikan pelanggaran pemanfaatan
ruang di willayah.
dan pelaporan di bidang pembinaan dan peningkatan
kapasitas penyidik pegawai negeri sipil penataan ruang
serta koordinasi penyidikan pelanggaran pemanfaatan
ruang di willayah.

3. Pengendalian dan Pemantauan Pertanahan

Pada fungsi Pengendalian dan Pemantauan Pertanahan,
a. Pengendalian Penerapan Kebijakan Pertanahan;
b. Pengendalian Program Pertanahan;
c. Pemantauan Tanah Pertanian;
d. Evaluasi Tanah Pertanian;
e. Pemantauan Tanah Non Pertanian;
f. Evaluasi Tanah Non Pertanian.
Tabel 15 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Pengendalian dan
Pemantauan Pertanahan
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
PP PENGENDALIAN DAN PEMANTAUAN PERTANAHAN
PP.01 Pengendalian Penerapan Kebijakan Pertanahan
kriteria di bidang pengendalian penerapan kebijakan
pertanahan.
supervisi di bidang pengendalian penerapan kebijakan
pertanahan.
dan pelaporan di bidang di bidang pengendalian
penerapan kebijakan pertanahan.
PP.02 Pengendalian Program Pertanahan
kriteria di bidang pengendalian program pertanahan.

supervisi di bidang pengendalian program pertanahan.

dan pelaporan di bidang pengendalian program
pertanahan.
PP.03 Pemantauan Tanah Pertanian
kriteria di bidang pemantauan tanah pertanian.
supervisi di bidang pemantauan tanah pertanian.
dan pelaporan di bidang pemantauan tanah pertanian.
PP.04 Evaluasi Tanah Pertanian
kriteria di bidang evaluasi dan pembinaan pemanfaatan
tanah pertanian.
supervisi di bidang evaluasi dan pembinaan
pemanfaatan tanah pertanian.
dan pelaporan di bidang evaluasi dan pembinaan
pemanfaatan tanah pertanian.
PP.05 Pemantauan Tanah Non Pertanian
kriteria di bidang pengendalian program pertanahan.
supervisi di bidang pengendalian program pertanahan.

dan pelaporan di bidang pengendalian program

pertanahan.
PP.06 Evaluasi Tanah Non Pertanian
kriteria di bidang evaluasi dan pembinaan pemanfaatan
tanah non pertanian.
supervisi di bidang evaluasi dan pembinaan
pemanfaatan tanah non pertanian.
dan pelaporan di bidang evaluasi dan pembinaan
pemanfaatan tanah non pertanian.
4. Penertiban dan Pendayagunaan Tanah Terlantar

Pada fungsi Penertiban dan Pendayagunaan Tanah
Terlantar, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Identifikasi Potensi Tanah Terlantar;
b. Pengelolaan Data Tanah Terlantar;
c. Penertiban Tanah Terlantar;
d. Penetapan Tanah Terlantar;
e. Analisis pemanfaatan Tanah Terlantar;
f. Peruntukan Tanah Terlantar.
Tabel 16 Kode Asip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penertiban dan
Pendayagunaan Tanah Terlantar
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
TL PENERTIBAN DAN PENDAYAGUNAAN TANAH
TERLANTAR
TL.01 Identifikasi Potensi Tanah Terlantar


kriteria di bidang identifikasi dan verifikasi potensi tanah
terlantar serta pengelolaan data tanah terlantar mulai
dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan konsep
final.
supervisi di bidang identifikasi dan verifikasi potensi
tanah terlantar serta pengelolaan data tanah terlantar.
dan pelaporan di bidang di bidang identifikasi dan
verifikasi potensi tanah terlantar serta pengelolaan data
tanah terlantar.
TL.02 Pengelolaan Data Tanah Terlantar
kriteria di bidang pengelolaan data tanah terlantar.
supervisi di bidang pengelolaan data tanah terlantar.
dan pelaporan di bidang pengelolaan data tanah
terlantar.
TL.03 Penertiban Tanah Terlantar
kriteria di bidang penertiban tanah terlantar.
supervisi di bidang penertiban tanah terlantar.
dan pelaporan di bidang penertiban tanah terlantar.
TL.04 Penetapan Tanah Terlantar


kriteria di bidang penetapan tanah terlantar.
supervisi di bidang penetapan tanah terlantar.
dan pelaporan di bidang penetapan tanah terlantar.
TL.05 Analisis pemanfaatan Tanah Terlantar
kriteria di bidang analisis pemanfaatan tanah terlantar.
supervisi di bidang analisis pemanfaatan tanah
terlantar.
dan pelaporan di bidang analisis pemanfaatan tanah
terlantar.
TL.06 Peruntukan Tanah Terlantar
kriteria di bidang peruntukan tanah terlantar.
supervisi di bidang peruntukan tanah terlantar.
dan pelaporan di bidang peruntukan tanah terlantar.

G. PENANGANAN SENGKETA DAN KONFLIK

PERTANAHAN
Ruang lingkup fungsi Penanganan Sengketa dan Konflik
Pertanahan terbagi lagi ke dalam fungsi Sengketa dan Konflik
Tanah dan Ruang Wilayah; dan Penanganan Perkara Tanah
dan Ruang.
1. Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang Wilayah
Pada fungsi Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang
Wilayah, jenis arsip terbagi menjadi:
a. Pencegahan dan Pembatalan (Wilayah 1A-IB);
b. Sengketa Tanah dan Ruang (Wilayah 1A-IB);
c. Konflik Tanah dan Ruang (Wilayah 1A-IB);
d. Pencegahan dan Pembatalan (Wilayah IIA-IIB);
e. Sengketa Tanah dan Ruang (Wilayah IIA-IIB);
f. Konflik Tanah dan Ruang (Wilayah IIA-IIB).
Tabel 17 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Sengketa dan
Konflik Tanah dan Ruang Wilayah
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
SK SENGKETA DAN KONFLIK TANAH DAN RUANG
WILAYAH
SK.01 Pencegahan dan Pembatalan (Wilayah 1A- IB)
kriteria di bidang pencegahan sengketa/konflik tanah
dan ruang, serta melaksanakan pembatalan hak atas
tanah.
supervisi di bidang pencegahan sengketa/konflik tanah
dan ruang, serta melaksanakan pembatalan hak atas
tanah.

01.03 Pemantauan, evaluasi dan pelaporan

dan pelaporan di bidang pencegahan sengketa/konflik
tanah dan ruang, serta melaksanakan pembatalan hak
atas tanah.
SK.02 Sengketa Tanah dan Ruang (Wilayah 1A- IB)
kriteria di bidang pengkajian dan penanganan,
mengolah dan menyiapkan bahan penyusunan alternatif
penanganan dan penyelesaian sengketa tanah dan
ruang.
supervisi di bidang pengkajian dan penanganan,
ruang.
dan pelaporan di bidang pengkajian dan penanganan,
ruang.
SK.03 Konflik Tanah dan Ruang (Wilayah 1A- IB)
penanganan dan penyelesaian konflik tanah dan ruang.
penanganan dan penyelesaian konflik tanah dan ruang
penanganan dan penyelesaian konflik tanah dan ruang
SK.04 Pencegahan dan Pembatalan (Wilayah IIA- IIB)


kriteria di bidang pencegahan sengketa/konflik tanah
dan ruang, melaksanakan pembatalan hak atas tanah.
supervisi di bidang pencegahan sengketa/konflik tanah
dan ruang, melaksanakan pembatalan hak atas tanah.
dan pelaporan di bidang pencegahan sengketa/konflik
tanah dan ruang, melaksanakan pembatalan hak atas
tanah.
SK.05 Sengketa Tanah dan Ruang (Wilayah IIA – IIB)
ruang.
ruang.
ruang.
SK.06 Konflik Tanah dan Ruang (Wilayah IIA – IIB)


Nomor 10 Tahun 2018
2. Penanganan Perkara Tanah dan Ruang

Pada fungsi Penanganan Perkara Tanah dan Ruang, jenis
a. Penanganan Perkara Tata Usaha Negara (Wilayah I);
b. Penanganan Perkara Perdata (Wilayah I);
c. Penanganan Perkara Tata Usaha Negara (Wilayah II);
d. Penanganan Perkara Perdata (Wilayah II);
e. Penanganan Perkara Tata Usaha Negara (Wilayah III);
f. Penanganan Perkara Perdata (Wilayah III).
Tabel 18 Kode Arsip dan Jenis Arsip pada Fungsi Penanganan
Perkara Tanah dan Ruang
KODE JENIS ARSIP

KLASIFIKASI
PN PENANGANAN PERKARA TANAH DAN RUANG
PN.01 Penanganan Perkara Tata Usaha Negara
(Wilayah I)
penyiapan bahan perumusan kebijakan,
pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma,
standar, prosedur dan kriteria di bidang
penanganan dan penyelesaian perkara tanah dan
ruang dalam lingkup perkara tata usaha negara,
melaksanakan analisis dan pembatalan hak dalam
rangka penyelesaian perkara tanah dan ruang
berdasarkan putusan Pengadilan Tata Usaha

Negara yang berkekuatan hukum tetap dan/atau

hasil perdamaian baik di pengadilan maupun di luar
pengadilan.
supervisi di bidang penanganan dan penyelesaian
perkara tanah dan ruang dalam lingkup perkara tata
usaha negara, melaksanakan analisis dan
pembatalan hak dalam rangka penyelesaian
perkara tanah dan ruang berdasarkan putusan
Pengadilan Tata Usaha Negara yang berkekuatan
hukum tetap dan/atau hasil perdamaian baik di
pengadilan maupun di luar pengadilan
evaluasi, dan pelaporan di bidang penanganan dan
penyelesaian perkara tanah dan ruang dalam
lingkup perkara tata usaha negara, melaksanakan
analisis dan pembatalan hak dalam rangka
penyelesaian perkara tanah dan ruang berdasarkan
putusan Pengadilan Tata Usaha Negara yang
berkekuatan hukum tetap dan/atau hasil
perdamaian baik di pengadilan maupun di luar
pengadilan.
PN.02 Penanganan Perkara Perdata (Wilayah I)
ruang dalam lingkup perkara perdata,
berdasarkan putusan pengadilan umum yang
pengadilan.
perkara tanah dan ruang dalam lingkup perkara

perdata, melaksanakan analisis dan pembatalan

hak dalam rangka penyelesaian perkara tanah dan
ruang berdasarkan putusan pengadilan umum yang
pengadilan.
lingkup perkara perdata, melaksanakan analisis dan
pengadilan umum yang berkekuatan hukum tetap
dan/atau hasil perdamaian baik di pengadilan
maupun di luar pengadilan.
(Wilayah II)
pengadilan.
pengadilan maupun di luar pengadilan.


pengadilan.
PN.04 Penanganan Perkara Perdata (Wilayah II)
pengadilan.
pengadilan.


(Wilayah III)
pengadilan.
pengadilan maupun di luar pengadilan.
pengadilan.
PN.06 Penanganan Perkara Perdata (Wilayah III)


pengadilan.
pengadilan.
Nomor 10 Tahun 2018
Klasifikasi dan kode arsip ini selanjutnya dan yang lebih

rinci dapat dirumuskan dan diatur dalam peraturan yang
berwenang dan berlaku
H. RANGKUMAN
Ruang lingkup klasifikasi substantif terdiri dari klasifikasi
penunjang yang menyangkut fungsi: Penataan dan
Pemanfaatan Ruang, Survei dan Pemetaan Pertanahan dan
Ruang, Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah, Penataan

Agraria, Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pendaftaran,

Pengendalian dan Penertiban Tanah dan Ruang, dan
Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan.
I. EVALUSI
bawah ini!
1. Yang termasuk jenis arsip perencanaan tata ruang adalah
sebagai berikut, kecuali…
a. Perencanaan dan Kemitraan Bidang Perencanaan
Tata Ruang
b. Kebijakan perencanaan tata ruang
c. Pedoman perencanaan tata ruang
d. Pemanfaatan ruang
2. Berikut ini yang bukan merupakan jenis arsip Penataan

Kawasan adalah…
a. Kebijakan dan kemitraan penataan kawasan
b. Pembinaan wilayah
c. Penataan kawasan perkotaan
d. Penataan kawasan pedesaan
3. Berikut yang bukan merupakan jenis arsip penataan

wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah
tertentu adalah…
a. Kebijakan Penataan Wilayah Pesisir, Pulau-pulau
Kecil, Perbatasan dan Wilayah tertentu
b. Penataan dan Pemantauan Wilayah Pesisir
c. Penataan dan Pemantauan Pulau-Pulau Kecil

d. Penataan wilayah daerah istimewa
4. Land Reform terdiri dari jenis arsip berikut ini, kecuali…

a. Pengelolaan Data Landreform
b. Kepemilikan landreform
c. Inventarisasi Tanah Objek Landreform
d. Penguasaan Tanah Objek Landreform
5. Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan penyiapan

bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di
bidang pemanfaatan tanah instansi termasuk ke dalam
arsip…
a. Pemanfaatan tanah instansi
b. Penilaian tanah instansi
c. Pengalihan hak tanah instansi
J. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT

Rumus:


80 - 90% = Baik;
70 - 80% = Cukup;
< 70% = Kurang.

BAB VIII
PENUTUP
“Sometimes later become never” – Anonim

Kutipan ini sangat sederhana namun memiliki makna yang dalam.
Berhentilah menunda-nunda pekerjaan sebelum semua terlambat.
Saatnya bangkit dan kerjakan apa yang bisa kamu lakukan sekarang,
detik ini juga!
Oleh karena itu, Selamat bagi Anda semua yang telah berproses
dengan baik dan telah menyelesaikan Modul 2 ini dengan baik.
A. SIMPULAN
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara
berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Klasifikasi
arsip untuk Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional terdiri dari klasifikasi fasilitatif dan
klasifikasi substantif.
B. TINDAK LANJUT
Bagi Peserta, agar segera dapat semakin memahami terkait
tata naskah Kementerian ATR/BPN dengan benar. Sedangkan, bagi
Fasilitator, agar dapat mengarahkan, memotivasi dan menyamakan
persepsi antar Fasilitator. Bagi Pengelola Pelatihan segera dapat
menyempurnaan materi modul pelatihan berikutnya secara lebih
baik.

DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian

Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan
Pertanahan Nasional
Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Surat Edaran Nomor 9/SE-100.TU.02.01/VII/2020 Tentang
https://www.timesindonesia.co.id/read/news/277073/kementan-ri-
arsip-berbasis-it-kunci-reformasi-birokrasi-di-masa-new-
normal

KUNCI JAWABAN
EVALUASI BAB II
1. B
2. C
3. A
4. D
5. D
EVALUASI BAB III

1. D
2. B
3. D
4. B
5. A

93

Edisi Tahun 2020

Telp. (021) 8674586

Pengenalan E-office

3. Ir. Virgo Eresta Jaya, M.Eng.Sc.
Penulis:
Dodi Sudaryanto, SPd., M.M.
Editor:
Alfredo Pamungkas J.G
JAKARTA - KEMENTERIAN ATR/BPN – 2020

KATA PENGANTAR

Modul yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan E-office dan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional
dan Masyarakat Profesi Penilai Indonesia.
Nasional;
2. Biro Umum dan Layanan Pengadaan Kementerian Agraria
Dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
3. Pusat Data dan Informasi Pertanahan Lahan Pangan
Pertanian Berkelanjutan Kementerian Agraria Dan Tata
4. Pelaksana Tugas E-office dan Tata Kelola Arsip;
Modul ini.
peserta Pelatihan E-office dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran
Bogor, Juli 2020


NIP. 19700129 199703 1 004
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................ i
Daftar Isi ..........................................................................................ii
Daftar Gambar ................................................................................iv
Petunjuk Penggunaan Modul ........................................................ v
BAB I. PENDAHULUAN .................................................................. 1
A. Latar Belakang ......................................................................... 2
B. Deskripsi Singkat ..................................................................... 4
C. Manfaat Modul ......................................................................... 4
D. Hasil Belajar ............................................................................. 5
E. Indikator Hasil Belajar .............................................................. 5
F. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok ......................................... 5
BAB II. PENGANTAR E-OFFICE .................................................... 7
A. Definisi ..................................................................................... 7
B. Kendala Persuratan.................................................................. 8
C. Risiko Pengelolaan Surat Manual .......................................... 10
D. Tujuan dan Manfaat E-office .................................................. 13
E. Informasi Surat ....................................................................... 15
F. Alamat Aplikasi ....................................................................... 15
G. Rangkuman ........................................................................... 16
H. Latihan ................................................................................... 18
BAB III. ALUR KERJA DAN TAHAPAN PEMAKAIAN E-OFFICE 20
A. Tahapan Pemakaian .............................................................. 20
B. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Pusat .............................. 22
C. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Menteri ATR/Kepala
BPN ............................................................................................ 27
D. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Wakil Menteri ................. 28
E. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Kanwil/Kantah ................ 28
F. Alur Surat Keluar Dari Pusat ke Kanwil/Kantah ...................... 30
ii
G. Alur Surat Keluar Dari Kanwil/Kantah ke Pusat ...................... 33

H. Alur Surat Keluar dari Kantah ke Kanwil................................. 33
I. Alur Surat Keluar dari Kanwil ke Kantah .................................. 34
J. Rangkuman ............................................................................ 34
K. Latihan ................................................................................... 35
BAB IV. PENUTUP ........................................................................ 38
A. Simpulan ................................................................................ 38
B. Tindak Lanjut.......................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................... 41
KUNCI
JAWABAN..................................................................................... 36
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tampilan Halaman Alamat Aplikasi .............................. 16
Gambar 2. Alur SIstem Surat Masuk .............................................. 21
Gambar 3. Alur Sistem Surat Keluar .............................................. 22
Gambar 4. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Pusat ..................... 23
Gambar 5. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Menteri ATR/Kepala
BPN. .............................................................................................. 27
Gambar 6. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Wakil Menteri ........ 28
Gambar 7. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Kanwil ................... 29
Gambar 8. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Kantah .................. 29
Gambar 9. Alur Surat Keluar dari Pusat ke Kanwil ......................... 31
Gambar 10. Alur Surat Keluar dari Pusat ke Kantah ...................... 32
Gambar 11. Alur Surat Keluar dari Kanwil/Kantah ke Pusat ........... 33
Gambar 12. Alur Surat Keluar dari Kantah ke Kanwil ..................... 33
Gambar 13. Alur Surat Keluar dari Kanwil ke Kantah ..................... 34
iv
Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan

memilih salah satu materi yang menurut Anda mudah dipahami
namun untuk pelatihan ini wajib menyelesaikan pembelajaran dalam
modul secara keseluruhan karena masing-masing saling berkaitan.
Pada awal kegiatan belajar terdapat potongan artikel yang
terkait dengan materi sebagai gambaran realitas atau kenyataan yang
terjadi di lapangan. Pada setiap bab terdapat indikator hasil belajar
sebagai gambaran apa yang dapat dipahami oleh peserta pelatihan
setelah pembelajaran bab tersebut telah selesai. Dan di akhir bagian
kegiatan belajar akan terdapat evaluasi pada lembar terpisah yang
akan disediakan guna menguji tingkat pemahaman Anda.
terjadi di lapangan. Pada setiap bab materi terdapat indikator hasil
belajar yang didapatkan oleh peserta setelah mengikuti pembelajaran
pada bab tersebut. Selain itu pada bagian akhir setiap bab, terdapat
rangkuman materi dan soal pilihan ganda sebagai evaluasi hasil
belajar pada bab tersebut.
v
BAB I
PENDAHULUAN
Selamat...
Anda telah menyelesaikan 2 dari 8 modul dalam paket Modul Pelatihan E-
office dan Tata Kelola Arsip. Modul “Pengenalan E-Office” ini merupakan
modul ke-3 yang akan Anda pelajari.
REALITAS
Baca dan perhatikan kasus yang terjadi di bawah ini.
Kementerian Agraria dan Tata Ruang BPN Terapkan Sistem e-Office
batampos.co.id – Kementerian Agraria dan Tata Ruang (ATR/BPN) bakal
mengembangkan sistem administrasi digital e-Office untuk mendukung administrasi
pelayanan pertanahan.
Menteri ATR/Kepala BPN Sofyan A. Djalil mengungkapkan bahwa penerapan e-
Office pada kementerian ATR/BPN akan dilakukan pada tahun ini.
”Semua arsip pertanahan akan kami scan dan dimasukkan kedalam sebuah aplikasi
e-Office, sehingga lebih mudah dalam penyimpanan dan pencariannya,” katanya sabtu
(5/1/2019).
Sofyan mengatakan bahwa saat ini adalah era digital. Pengelolaan dokumen terlebih
lagi arsip pertanahan akan menggunakan e-Office. Kementerian ATR/BPN nantinya tidak
akan lagi menyimpan arsip pertanahan dalam bentuk fisik kertas.
”Semuanya sudah digital, arsip fisik kita serahkan saja kepada pemilik tanah untuk
merawatnya, seperti kepolisian yang sudah tidak lagi menyimpan faktur kendaraan,” ujar-
nya.
Sofyan menambahkan, selain e-Office, tahun ini pihaknya juga akan menggunakan
aplikasi digital dalam program Pendaftaran Tanah Sistematik Lengkap (PTSL) yaitu Smart
PTSL.
”Saya berharap dengan teknologi dan aplikasi yang modern, kerja kita semakin efektif
dan efisien sehingga capaian tahun ini dapat melampaui target yang telah ditetapkan
seperti tahun 2018 bahkan lebih,” pungkasnya.
Sekjend Kementerian ATR BPN Himawan Arief Sugoto mengungkapkan bahwa
program ini merupakan salah satu penerapan e-Government. Aplikasi e-Office adalah
produk dari e-Government yang bertujuan untuk mendukung kegiatan administrasi
perkantoran.
”Di Indonesia e-Office saat ini lebih banyak digunakan oleh kalangan swasta.
Sementara di kalangan pemerintahan e-Office baru saja dikembangkan,” katanya.
Sistem manual yang selama ini dijalankan oleh Pemerintah dianggap tidak efektif dan
efisien karena membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian dokumen.
Masalah lainnya dalam sistem manual adalah penyimpanan dokumen yang
membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan kantor menjadi
semakin sempit dan berantakan. Sementara itu dalam hal pencarian dokumen juga sulit
apabila dokumen tersebut tidak disimpan dengan teratur.
Hal tersebut kata Himawan juga dialami oleh Kementerian ATR/BPN yang dengan
target pendaftaran tanah sedemikian besar juga akan menghasilkan dokumen arsip
pertanahan yang banyak pula sehingga diperlukan pengelolaan arsip pertanahan yang
modern. (tau)
Sumber: Batampos.co.id, (Senin, 7 Januari 2019 - 15:59 WIB). Diakses dari
https://batampos.co.id/2019/01/07/kementerian-agraria-dan-tata-ruang-bpn-terapkan-
sistem-e-office/
MODUL 3 | PENGENALAN E-OFFICE 1

Dari realitas di atas, kita dapat membaca bahwa rencana

pengembangan e-office di Kementerian ATR/BPN sudah dimulai
sejak awal tahun 2019. E-office ini dikembangkan untuk
memodernisasi pengelolaan arsip pertanahan meningkatkan
efektifitas dan efisiensi pendistribusian dokumen.
A. LATAR BELAKANG
Hari ini di era informasi, digital mendorong kita maju
dan mengatakan bahwa masa depan pemerintahan tanpa
kertas (paperless) masuk akal. Untuk mewujudkan kantor tanpa
kertas, proses otomatis adalah kuncinya. E-office adalah
langkah maju menuju administrasi tanpa kertas dan otomatis.
Karena e-office mampu mengotomatisasi dan mengubah
beragam proses administrasi (Bansal, 17 November 2016).
Alur kerja pemerintah menunjukkan beberapa
karakteristik unik; mereka membutuhkan kolaborasi tinggi,
kepatuhan terhadap SOP dan perutean dokumen untuk
persetujuan. Untuk mewujudkan kebutuhan tersebut dibutuhkan
reformasi administrasi, dengan cara:
1. Alur kerja yang adaptif - Membuat alur kerja yang mudah
digunakan dan fleksibel berdasarkan kebutuhan
Departemen. Jika alur kerja tidak menghasilkan output yang
diharapkan; sistem memungkinkan organisasi pemerintah
untuk menganalisis dan mendefinisikan ulang alur kerja.
2. Integrasi yang sempurna dengan sistem manajemen
konten, Proses pemerintahan pada dasarnya intensif
dengan dokumen. Kemampuan integrasi yang mudah
berfungsi sebagai solusi satu atap untuk menangani kertas
dan dokumen elektronik. Selanjutnya, kemampuan

pencitraan dan akses di ponsel memungkinkan pemindaian

dan berbagi dokumen kapan saja dan di mana saja.
3. Kemampuan pemantauan dan pelacakan real time – sistem
menawarkan lingkungan peningkatan proses yang
berkelanjutan. Dasbor intuitif memfasilitasi pelacakan dan
pemantauan, yang mampu menghasilkan identifikasi
masalah atau hambatan dalam proses, sehingga
memungkinkan berfungsinya suatu departemen dengan
lebih baik.
4. Mengelola implementasi besar dengan volume tinggi -
Dalam kasus otomatisasi sekretariat di seluruh wilayah
(Pemerintah Pusat), yang melibatkan transformasi proses di
berbagai departemen dalam suatu negara, diperlukan
sistem dengan kemampuan konkurensi untuk lebih dari
5000 pengguna. E-office akan memungkinkan untuk
mengambil beban ini secara mulus dan juga
meningkatkannya jika diperlukan.
Selain itu, kepemerintahan yang baik (good governance),
telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam
pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal
tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi
pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah
penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah.
Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas
pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang
administrasi perkantoran. Pemanfaatan teknologi dapat

dilakukan dengan cara mengubah sistem manual administrasi

ke sistem komputerisasi (Integra Indonesia, n.d.).
Paperless (e-office) adalah masa depan dan perlu
diadopsi untuk dapat dituai manfaatnya. Dengan pilihan
pemerintah untuk melakukan manajemen perubahan, terdapat
kebutuhan untuk menggunakan sistem, menangani kebutuhan
urusan saat ini tetapi juga scalable (dapat diukur dan
dimutakhirkan) untuk memenuhi persyaratan di masa depan
(Bansal, 17 November 2016).
Mata pelatihan ini mempelajari tentang pengenalan e-
office yang terdiri atas alur kerja dan tahapan pemakaian e-
office.
C. MANFAAT MODUL
Memberikan pengetahuan dan meningkatkan pemahaman
terkait materi yang disampaikan, sehingga peserta dapat
memahami e-office dengan benar.
Modul yang disusun memudahkan Fasilitator dalam
memberikan pengarahan dan motivasi kepada Peserta
serta sebagai media dalam penyamaan persepsi antar
Fasilitator.
Modul yang disusun sebagai bahan evaluasi bagi Pusat
Pengembangan Sumber Daya Manusia dan pengendalian

pelaksanaan pelatihan serta untuk penyempurnaan modul

pelatihan berikutnya agar lebih baik.
D. HASIL BELAJAR
peserta dapat menjelaskan tentang e-office, alur kerja dan
tahapan pemakaian e-office.

Setelah mempelajari mata pelatihan ini peserta
diharapkan dapat memahami definisi e-office, kendala
persuratan, risiko pengelolaan surat manual, tujuan dan manfaat
e-office, informasi surat, alamat aplikasi, tahapan pemakaian,
alur surat masuk dari eksternal ke Pusat, alur surat masuk dari
eksternal ke Menteri ATR/Kepala BPN, alur surat masuk dari
eksternal ke Wakil Menteri, alur surat masuk dari eksternal ke
Kanwil/Kantah, alur surat keluar dari Pusat ke Kanwil/Kantah,
alur surat keluar dari Kanwil/Kantah ke Pusat, alur surat keluar
dari Kantah ke Kanwil, serta alur surat keluar dari Kanwil ke
Kantah.

Materi pokok dalam modul ini adalah sebagai berikut:
1. Pengantar E-Office
a. Definisi
b. Kendala Persuratan
c. Resiko Pengelolaan Surat Manual
d. Tujuan dan Manfaat
e. Informasi Surat
f. Alamat Aplikasi

2. Tahapan pemakaian
a. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Pusat
b. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Menteri ATR/Kepala
BPN
c. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Wakil Menteri
d. Alur Surat Masuk Dari Eksternal ke Kanwil/Kantah
e. Alur Surat Keluar Dari Pusat ke Kanwil/Kantah
f. Alur Surat Keluar Dari Kanwil/Kantah ke Pusat
g. Alur Surat Keluar dari Kantah ke Kanwil
h. Alur Surat Keluar dari Kanwil ke Kantah
G. WAKTU
menit

BAB II
PENGANTAR E-OFFICE
Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan konsep dasar e-
office.
"Pendidikan bukan cuma pergi ke sekolah dan mendapatkan gelar. Tapi
juga soal memperluas pengetahuan dan menyerap ilmu kehidupan." -
Shakuntala Devi
A. DEFINISI
Tatum (1 Mei 2010) mengemukakan bahwa kantor
elektronik (e-office) adalah istilah yang mengacu pada
lingkungan kantor apa pun yang menggunakan teknologi
komputer secara signifikan untuk beroperasi. Istilah ini pertama
kali diciptakan pada pertengahan abad ke-20 dan mulai
digunakan secara umum selama dekade 1980-an karena lebih
banyak lingkungan kantor yang meniadakan metode manual
dan mulai lebih bergantung pada kombinasi komputer desktop,
mainframe, dan server untuk mengelola sejumlah pekerjaan.
Saat ini, kantor elektronik lebih umum disamakan dengan kantor
virtual, yang melibatkan penggunaan teknologi nirkabel untuk
memungkinkan orang bekerja dari mana saja secara virtual
dengan laptop atau notebook jenis yang tepat dan koneksi
nirkabel yang andal. Pendapat serupa juga dikemukakan oleh
Tim FaceOffice (17 September 2018), yang menyatakan bahwa
e-office adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran
organisasi/perusahaan berbasis elektronik. Sistem ini
menggantikan proses administrasi dan manajemen terdahulu
yang berbasis manual. E-Office memanfaatkan fasilitas jaringan
komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain.

Oleh karena itu, E-Office juga dapat didefinisikan sebagai suatu

sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur
aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau
perusahaan.
Electronic Office (E-Office) juga bsia didefinisikan
sebagai layanan aplikasi yang dikembangkan oleh Lembaga
Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK)
dengan konsep paperless guna meminimalisir penggunaan
kertas dalam administrasi perkantoran, korespondensi surat-
menyurat bagi setiap karyawan/pejabat suatu institusi secara
elektronis (E-office Universitas Andalas, n.d.).
B. KENDALA PERSURATAN
Aktivitas surat menyurat merupakan salah satu aktivitas
pokok di instansi pemerintahan yang tidak pernah sepi, dimana
media komunikasi di dalam internal pemerintahan maupun
keluar (eksternal) hingga saat ini masih melibatkan peran surat.
Sehingga tak heran jika sampai sat ini masih sering melihat
tumpukan-tumpukan kertas di meja para staf pemerintahan. Hal
yang sangat lumrah jika aktivitas surat menyurat masih terus
dilakukan, baik antar instansi pemerintah maupun pemerintah
kepada masyarakat. Namun, ternyata aktivitas persuratan di
instansi pemerintahan masih memiliki beeberapa kendala.
Berikut beberapa kendala yang dialami dalam persuratan
manual di instansi pemerintahan:
1. Rumitnya pengarsipan. Banyaknya surat-surat yang
diterbitkan setiap harinya dengan berbagai kategori dan
tujuan yang berbeda memerlukan klasifikasi yang tepat atas
masing-masing surat. Hal ini memunculkan ketidakefektifan

dan kerumitan, dimana staf harus dituntut selalu telaten

membuat klasifikasi pada setiap surat.
2. Sulit untuk menemukan surat kembali saat dibutuhkan.
Klasifikasi yang tidak benar akan menyulitkan dalam hal
pencarian surat jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Apalagi bila
sistem pengasirpan organisasi belum efisien, maka akan
ada kemungkinan akan dibuthkan waktu yang lama untuk
mencari suatu arsip surat. Sistem arsip manual tidak dapat
dilakukan tracking posisi surat dan disposisinya
3. Kebutuhan akan ruang pengarsipan. Semakin hari akan
semakin banyak surat yang ada. jika ditaruh dimeja maka
kantor akan terlihat berantakan, oleh karena itu dibutuhkan
ruang pengarsipan tersendiri, semakin besar dan banyak
aktivitas organisasi semakin besar ruang arsip yang
dibutuhkan.
4. Tidak terintegrasi satu sama lain. Surat umumnya memiliki
tembusan untuk beberapa komponen sekaligus. Sehingga
surat dalam bentuk hard file perlu di-copy sebanyak
kebutuhan tembusan tersebut. Dalam faktor ini tidak ada
unsur “saling terintegrasi” dalam metode persuratan manual
di instansi Pemerintahan.
5. Tidak bisa monitoring surat. Dalam persuratan manual tidak
akan diketahui apakah surat yang dikirim sudah diterima dan
dibaca atau belum.
6. Anggaran sulit dihemat. Dalam pengadaan dokumen surat
akan terus menerus dibutuhkan banyak kertas dan tinta,
semakin besar dan banyak aktivitas organisasi semakin
besar anggaran yang dibutuhkan.

7. Lambatnya proses persuratan. Misalnya dalam proses

disposisi, surat akan berproses dari satu pihak ke pihak lain,
dan diagendakan secara manual. Hal ini memperlambat
waktu penerimaan surat pada pihak yang dituju.
8. Ketidaklengkapan arsip. Misalnya pada arsip surat keluar
hanya diatur pada penomoran surat saja, arsip fisik ada di
masing-masing unit pengolah.
C. RISIKO PENGELOLAAN SURAT MANUAL

Mengembangkan sistem administrasi pertanahan yang
efektif merupakan tantangan. Sistem administrasi pertanahan
membutuhkan sumber daya keuangan dan tenaga terlatih, yang
idealnya tersebar diseluruh pelosok negeri. Administrasi
pertanahan adalah istilah umum untuk proses pengakuan hak
atas tanah, perencanaan penggunaan lahan, perpajakan tanah,
dan pengembangan informasi lahan yang akurat. Administrasi
pertanahan meliputi: alokasi hak atas tanah; pengaturan batas
tanah; pengalihan hak atas tanah melalui penjualan, sewa,
pinjaman, hadiah atau warisan; dan ajudikasi sengketa tanah.
Ini mencakup penegakan peraturan penggunaan lahan dan
penilaian tanah. Administrasi pertanahan dapat diterapkan
melalui aturan kepemilikan tanah formal (wajib) atau informal
(Focus on Land in Africa, n.d.).
Administrasi pertanahan yang tidak memadai dapat
menyebabkan masalah. Tanpa pendaftaran tanah yang efektif,
yang menyediakan catatan perbuatan atau dokumen hak milik
bidang tanah dapat dialokasikan kepada banyak orang, yang
mengakibatkan konflik dan penguasaan lahan yang tidak aman.
Tanpa mekanisme penyelesaian konflik yang efektif,

perselisihan dapat meningkat menjadi keresahan sipil dan dapat

berubah menjadi kekerasan. Dan tanpa perencanaan tata guna
lahan yang efektif, tanah tidak akan dimanfaatkan secara efisien
(Focus on Land in Africa, n.d.).
Berikut 4 ulasan tentang dampak risiko yang ditimbulkan
bila dokumen secara umum tidak dikelola dengan baik:
1. Dokumen/surat mudah hilang. Banyaknya dokumen/surat
berupa kertas yang harus didokumentasi oleh organisasi,
memungkinkan salah satu dokumen/surat terselip, hilang,
ataupun rusak
2. Meningkatkan stres karyawan/pegawai. Terkait dengan
kerumitan arsip dan proses persuratan serta banyaknya
jumlah dokumen, bila tidak dikelola dengan baik bisa
mengakibatkan pegawai semakin stres. Hal ini juga dapat
menjadi salah satu faktor penghambat berkembangnya
organisasi.
3. Mengurangi produktivitas. Produktivitas organisasi tidak
terlepas dari tata cara pengelolaan dokumen organisasi.
Ketika dokumen tidak dikelola dengan baik, maka
kegiatan/produksi bisa menjadi terhambat karena ada
dokumen yang hilang ataupun rusak.
4. Follow-up dokumen tidak jelas. Lama dan panjangnya
prosedur keluar-masuk surat merupakan hal yang
merepotkan, apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan
karena kesibukan yang bermacam-macam sehingga tidak
bisa memberikan penjelasan tugas dengan jelas. Bisa jadi
surat diterima lama/terlambat, jawaban surat tidak tepat
waktu, dan surat salah kirim.

Risiko-risiko pengelolaan surat menurut Handoyo, (2018)

antara lain dikelompokkan sebagai:
1. Risiko Operasional
Risiko operasional yang disebabkan oleh proses internal,
manusia dan sistem yang memadai, yaitu tidak adanya
proses dan sistem pengelolaan dokumen yang baik
sehingga manusia yang bekerja tidak memiliki panduan
kerja yang benar.
2. Risiko Hukum
Pemusnahan dokumen yang salah (misal dokumen
transaksi keuangan yang belum jatuh tempo) dan tidak
menggunakan berita acara pemusnahan adalah melanggar
hukum dan dapat dikenakan sangsi pidana karena
melanggar Undang-Undang.
3. Risiko Reputasi
Dengan kejadian tersebut reputasi organisasi bisa
dipertaruhkan, organisasi dianggap tidak mampu menjaga
dokumen. Dan yang lebih buruk lagi kepercayaan
masyarakat terhadap organisasi akan hilang.
4. Risiko Finansial
Risiko ini berkaitan dengan risiko hukum, apabila
pengelolaan dokumen dilakukan secara salah
mengakibatkan konsekuensi hukum hal ini juga
membebankan sejumlah kerugian finansial bagi negara dan
masyarakat.

D. TUJUAN DAN MANFAAT E-OFFICE

Sistem E-Office dimaksudkan untuk memfasilitasi
organisasi pemerintah dalam pengelolaan dokumen surat
menyurat dan aktivitas perkantoran secara online (Integra
Indonesia, n.d.). Adapun tujuan penerapan Sistem E-Office di
organisasi pemerintah adalah untuk:
1. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata
naskah organisasi pemerintahan
2. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan
pemborosan penyelenggaraan tata naskah organisasi
pemerintahan
3. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah
organisasi pemerintahan dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum.
4. Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di
intansi pemerintah
Penerapan E-Office dilakukan untuk mendapkan manfaat
yang optimal dari keunggulan sistem ini dibanding sistem lain.
Keunggulan E-Office antara lain (Integra Indonesia, n.d.):
1. Database terpusat
Database sistem disimpan secara terpadu di server terpusat
2. Terintegrasi
Dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang ada di instansi
3. Cloud sistem
Database sistem dapat disimpan secara
cloud/vps/collocation server
4. Network

Sistem bisa dijalankan baik melalui intranet maupun

internet.
5. Realtime online
Sistem diakses secara online dan menampilkan data secara
realtime kapan saja dan dimana saja
6. Notification
Sistem dapat diintegrasikan dengan layanan sms & email
broadcast untuk notifikasi kepada pengguna.
7. Reporting
Menyediakan berbagai laporan yang dibutuhkan baik dan
penyajikan data dengan grafis pie chart/bar
8. Mobile support
Sistem dirancang untuk mudah diakses melalui perangkat
mobile seperti smartphone dan tablet
Penerapan sistem e-office memberikan manfaat sebagai
berikut:
1. Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar
secara elektronik
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat
menyurat dan pelayanan publik
3. Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Pemerintahan
secara Elektronik
4. Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di
Instansi Pemerintah
5. Membantu dalam menyampaikan informasi dan aktivitas
komunikasi pada suatu organisasi, baik dalam lingkungan
satu kantor, antarkantor dalam satu organisasi, hingga
hubungan organisasi dengan pihak eksternal

6. Mempercepat proses penyampaian laporan sehingga

sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
7. Mengurangi ketergantungan pada dokumen cetak untuk
mengelola berbagai tugas pekerjaan
8. Mengurangi dampak lingkungan akibat besarnya jumlah
dokumen (seperti pengurangan jumlah pohon yang ditebang
untuk kertas, dll)
9. Dalam penerapan mobile e-office, pekerjaan tata kelola
administrasi dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
E. INFORMASI SURAT
Informasi surat adalah suatu menu aplikasi dalam e-office
yang digunakan untuk melacak surat yang telah terinput ke
dalam sistem. Informasi surat memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Detail Surat
2. Tracking Surat/Perjalanan Surat
3. File Terunggah
4. Status Surat
5. Catatan Disposisi Surat
F. ALAMAT APLIKASI
Alamat aplikasi e-office APR/BPN adalah (lihat gambar 1):
https://eoffice.atrbpn.go.id/Account/Index?returnUrl=http://eoffic
e.atrbpn.go.id/

Gambar 1. Tampilan Halaman Alamat Aplikasi
G. RANGKUMAN
Kantor elektronik (e-office) adalah istilah yang mengacu
pada lingkungan kantor apa pun yang menggunakan teknologi
komputer secara signifikan untuk beroperasi. Electronic Office
(e-Office) juga bsia didefinisikan sebagai layanan aplikasi yang
dikembangkan oleh Lembaga Pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (LPTIK) dengan konsep paperless
guna meminimalisir penggunaan kertas dalam administrasi
perkantoran, korespondensi surat-menyurat bagi setiap
karyawan/pejabat suatu institusi secara elektronis.
Aktivitas persuratan di instansi pemerintahan masih
memiliki beeberapa kendala yaitu:
1. Rumitnya pengarsipan.
2. Sulit untuk menemukan surat kembali saat dibutuhkan.
3. Kebutuhan akan ruang pengarsipan.
4. Tidak terintegrasi satu sama lain.

5. Tidak bisa monitoring surat.

6. Anggaran sulit dihemat.
7. Lambatnya proses persuratan.
8. Ketidaklengkapan arsip.
Dampak risiko yang ditimbulkan bila dokumen secara
umum tidak dikelola dengan baik:
1. Dokumen/surat mudah hilang.
2. Meningkatkan stres karyawan/pegawai.
3. Mengurangi produktivitas.
4. Follow-up dokumen tidak jelas.
Tujuan penerapan Sistem E-Office di organisasi
pemerintah adalah untuk:
pemerintahan
intansi pemerintah
Alamat aplikasi E-Office ATR/BPN adalah:
https://eoffice.atrbpn.go.id/Account/Index?returnUrl=http://eoffic
e.atrbpn.go.id/

H. LATIHAN
Pilihlah salah satu jawaban di bawah ini!
1. Yang merupakan kendala persuratan adalah ...
a. Lambatnya surat yang diterima
b. Rumitnya pengarsipan
c. Anggaran yang tidak bisa dihemat
d. Tidak bisa monitoring surat
e. Jawaban a, b, c benar
2. Kantor tanpa kertas dapat diwujudkan dengan ...
a. Membakar semua kertas
b. Proses otomatis
c. Mengurangi kebutuhan administrasi
d. Mengurangi jumlah karyawan
e. Melakukan investasi besar-besaran
3. Berikut ini adalah karakteristik unik alur kerja pemerintah ...
a. Membutuhkan kolaborasi tinggi
b. Kepatuhan terhadap SOP
c. Perutean dokumen untuk persetujuan
d. Sederhana
4. Reformasi administrasi yang dibutuhkan pemerintah antara
lain ...
a. Alur kerja yang adaptif
b. Intergrasi dengan sistem manajemen konten
c. Mengelola implementasi besar dengan implementasi
tinggi
d. Kemampuan pemantauan dan pelacakan real time

5. E-Office adalah ...

a. Kantor khusus administrasi
b. Kantor tempat orang-orang yang bernama awal huruf e
c. Sistem aplikasi tata kelola perkantoran
organisasi/perusahaan berbasis elektronik
d. Sistem aplikasi kantor yang mewah dan canggih

BAB III
ALUR KERJA DAN TAHAPAN
PEMAKAIAN E-OFFICE
Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan alur kerja dan
tahapan pemakaian e-office.
"Pendidikan adalah senjata paling ampuh yang bisa digunakan untuk
mengubah dunia." -Nelson Mandela
A. TAHAPAN PEMAKAIAN
Alur Sistem Surat Masuk
Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata
Usaha/ agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari
surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-office dan di scan
untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi.
Selanjutnya surat siap untuk didistribusikan atau didisposisi
secara elektronik kepada penerima surat.
Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui
aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut.
Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan
pimpinan dapat mengetahui posisi surat sampai dengan tindak
lanjut dari surat tersebut.
Khusus untuk surat yang ditujukan kepada Kepala
Instansi atau Pimpinan Tertinggi di Unit Kerja/Satuan Kerja,
surat yang diterima harus dilakukan pengecekan dan
persetujuan surat di Bagian Kasubbag Tata Usaha. Pengecekan
ini dilakukan untuk menyortir apakah surat perlu sampai kepada
Kepala Instansi atau tidak, pada surat masuk yang disetujui
akan langsung disampaikan kepada Kepala Instansi atau
Pimpinan Tertinggi di Unit Kerja/Satuan Kerja (lihat gambar 2).

KASUBAG TU
Pengecekan/
Penyotiran
Surat
Gambar 2. Alur SIstem Surat Masuk
Alur Sistem Surat Keluar

Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh
pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka
akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta
tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah
ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta
tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui
oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk
diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan
surat.
Pada aplikasi e-office, proses mekanisme permohonan
petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat
dilakukan secara elektronik/online.

Gambar 3. Alur Sistem Surat Keluar

Sumber: Integra Indonesia, (n.d.)
B. ALUR SURAT MASUK DARI EKSTERNAL KE

PUSAT
Usaha.

Gambar 4. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Pusat
Berikut ini prosedur yang berkaitan dengan surat masuk

menurut Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala
Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional:
1. Penerimaan Surat Surat masuk yang diterima
Rahasia, Rahasia, Konfidential, Biasa) dan tingkat
kecepatan penyampaiannya (Kilat, Sangat Segera, Segera,
Biasa). Untuk Surat masuk yang bersifat Sangat Rahasia,
dan Rahasia, yang berhak untuk membuka adalah
pejabat/pegawai yang diberi kewenangan.
2. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut :
a. Petugas loket pelayanan, menerima dan
menandatangani, memberikan cap resmi penerimaan
surat;

b. Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup

biasa);
c. Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat
keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya;
d. Surat masuk yang diterima dicatat pada kartu kendali,
keamanan;
e. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat
keamanan Sangat Rahasia dan Rahasia dilakukan oleh
pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang
mendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi;
f. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat
keamanan Biasa dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk
oleh pimpinan kesekretariatan;
g. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian; h. Pencatatan
dilakukan pula pada lembar disposisi dengan mencatat
nomor agenda dan tanggal penerimaan;
h. Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada
bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam
satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember;
i. Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan.

3. Sarana penanganan surat masuk

a. Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan
pengawasan surat masuk.
Semua surat masuk pertama kali dicatat pada Buku
Agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai
berikut: 1) Tanggal; 2) Nomor agenda; 3) Nomor dan
tanggal surat masuk; 4) Lampiran; 5) Alamat pengirim;
6) Hal/isi surat; 7) Isi disposisi; 8) Keterangan. Sesuai
dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah.
b. Kartu Kendali (KK), Lembar Pengantar dan Buku
Ekspedisi. Selain Buku Agenda, penanganan surat
masuk dapat menggunakan sarana lain sesuai dengan
kebutuhan masingmasing unit organisasi, berupa Kartu
Kendali (KK), Lembar Pengantar dan Buku Ekspedisi.
c. Komputer, digunakan untuk membuat aplikasi
persuratan yaitu dengan meng-entri surat-surat masuk
yang akan didistribusikan ke unit-unit kerja.
4. Dalam hal pengawasan dan pengendalian penerimaan surat
masuk wajib dipusatkan melalui loket pelayanan sebagai
berikut:
a. Surat masuk ditujukan ke Kementerian melalui loket
pelayanan pada Bagian Persuratan dan Kearsipan cq.
Subbagian Tata Persuratan, Jalan Sisingamangaraja
Nomor 2 Jakarta Selatan;
b. Surat masuk ditujukan ke Kantor Wilayah BPN Provinsi
melalui loket pelayanan pada Bagian Tata Usaha
Subbagian Umum dan Informasi;

c. Surat masuk ditujukan ke Kantor Pertanahan

Kabupaten/Kota melalui loket pelayanan pada
Subbagian Tata Usaha cq. Urusan Umum dan
Kepegawaian.
5. Penyampaian surat masuk yang terkait dengan kedinasan
ditujukan cukup mencantumkan nama Jabatan yang dituju
tanpa menyebutkan nama pribadi.
6. Penilaian dan pengarahan surat masuk:
a. Kegiatan Penilaian atau pengarahan surat masuk sudah
mulai dilaksanakan pada tahap agenda pencatatan;
b. Pengarahan surat masuk disampaikan kepada
pimpinan yang dituju, atau dapat disampaikan juga
langsung kepada pejabat yang menangani, dengan izin
dan ketentuan/aturan dari pejabat atasannya;
c. Pengarahan surat masuk yang beralamat pribadi (nama
orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan
langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan
sampul tertutup.
d. Penilaian atau pengarahan surat dilakukan dengan
berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian surat.
7. Pengolahan surat masuk:
a. Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat yang
menangani memutuskan tindakan yang akan diambil
sehubungan dengan surat masuk tersebut;
b. Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak
lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah
dinas sebagai jawaban;

c. Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses

pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa
8. Penyimpanan surat masuk:
a. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali jika diperlukan;
b. Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah
disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang
permasalahan;
c. Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan
C. ALUR SURAT MASUK DARI EKSTERNAL KE

MENTERI ATR/KEPALA BPN
Gambar 5. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Menteri ATR/

Kepala BPN

D. ALUR SURAT MASUK DARI EKSTERNAL KE

WAKIL MENTERI
Gambar 6. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Wakil Menteri
E. ALUR SURAT MASUK DARI EKSTERNAL KE

KANWIL/KANTAH
Surat yang dibalas akan diteruskan ke Kepala Subbagian
Umum dan Informasi kemudian dikirimkan ke pengirim surat
(Wewenang persetujuan surat dan pengolahan surat saat ini di
set untuk akun Kasubbag TU dan/atau Kabag TU pada sistem
sementara untuk Kantah dan Kanwil wewenang pemrosesan
surat ada di Kasubbag Umum dan Informasi, perlu
penyesuaian).

Gambar 7. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Kanwil
Gambar 8. Alur Surat Masuk dari Eksternal ke Kantah

F. ALUR SURAT KELUAR DARI PUSAT KE

KANWIL/KANTAH
Surat keluar dari Pusat merupakan surat masuk bagi Kanwil,
alur surat masuk di Kanwil meliputi:
1. Surat masuk dan diterima oleh Kepala Urusan Umum dan
Informasi
2. Surat diteruskan ke Kepala Bagian Tata Usaha dan
diinputkan ke dalam sistem
3. Surat diteruskan kepada tujuan asli surat
4. Surat didisposisikan ke Kepala Seksi atau Kepala Subseksi
atau Staf
5. Surat dapat diproses dengan surat balasan ataupun
diarsipkan
6. Surat yang dibalas akan diteruskan ke Kepala Subbagian
Umum dan Informasi kemudian dikirimkan ke pengirim surat

Gambar 9. Alur Surat Keluar dari Pusat ke Kanwil
Surat keluar dari Pusat merupakan surat masuk bagi Kantah,

alur surat masuk di Kantah meliputi:
1. Surat masuk dan diterima oleh Kepala Urusuan Umum dan
Kepegawaian
2. Surat diteruskan ke Kepala Bagian Tata Usaha dan
diinputkan ke dalam sistem
3. Surat diteruskan kepada tujuan asli surat
4. Surat didisposisikan ke Kepala Seksi atau Kepala Subseksi
atau Staf

5. Surat dapat diproses dengan surat balasan ataupun

diarsipkan
6. Surat yang dibalas akan diteruskan ke Kepala Subbagian
Tata Usaha kemudian dikirimkan ke pengirim surat
Gambar 10. Alur Surat Keluar dari Pusat ke Kantah

G. ALUR SURAT KELUAR DARI KANWIL/KANTAH KE

PUSAT
Gambar 11. Alur Surat Keluar dari Kanwil/Kantah ke Pusat
H. ALUR SURAT KELUAR DARI KANTAH KE KANWIL
Gambar 12. Alur Surat Keluar dari Kantah ke Kanwil

I. ALUR SURAT KELUAR DARI KANWIL KE KANTAH
Gambar 13. Alur Surat Keluar dari Kanwil ke Kantah
J. RANGKUMAN
Alur Sistem Surat Masuk
Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata
Usaha/ agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari
surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-office dan di scan
untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi.
Selanjutnya surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara
elektronik kepada penerima surat.
Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui
aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut.
Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan
pimpinan dapat mengetahu posisi surat sampai dengan tindak
lanjut dari surat tersebut.

Alur Sistem Surat Keluar

Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh
pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka
akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta
tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah
ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta
tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui
oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk
diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan
surat.
Pada aplikasi E-Office, proses mekanisme permohonan
petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat
dilakukan secara elektronik/online.
K. LATIHAN
1. Yang dimaksud dengan surat masuk dalam alur kerja E-
Office Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasioanal adalah ...
a. Surat yang masuk melalui bagian tata usaha atau
bagian yang ditunjuk menangani ketatausahaan,
maupun surat yang masuk langsung ke personal
dan/atau karena jabatannya
b. Pelimpahan surat (berbentuk disposisi) dari satu akun
ke akun lain baik secara berjenjang atau langsung
sesuai dengan kebutuhan surat, tindak lanjut dan
konsep balasan surat yang dibuat
c. Surat balasan atas surat masuk yang telah diterima

d. Surat keluar dan masuk yang melalui kotak pos masuk

e. Jawaban a dan b benar
2. Yang dimaksud dengan disposisi dalam alur kerja E-Office
Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan
a. Semua surat yang ditujukan dan diterima oleh
Nasioanal
b. Pelimpahan surat masuk dari satu akun ke akun lain
c. Surat balasan surat masuk yang telah diterima
d. Peyampaian surat keluar kepada pihak di luar
Nasioanal
3. Yang dimaksud dengan surat keluar dalam alur kerja E-
Office Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan
a. Semua surat yang ditujukan dan diterima oleh
Nasioanal
b. Pelimpahan surat masuk dari satu akun ke akun lain
c. Surat balasan surat masuk yang telah diterima
d. Surat keluar masuk yang melalui kotak pos masuk

4. Penerimaan surat masuk di Kementerian Agraria Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasioanal dikelompokkan
berdasarkan ....
a. Tingkat keamanan
b. Tingkat bobot
c. Tingkat kecepatan penyampaian
d. Tingkat kerumitan
5. Sarana penanganan surat masuk antara lain ....
a. Kartu Kendali (KK)
b. Sekuriti
c. Buku agenda
d. Komputer
e. Jawaban a, c, dan d benar

BAB IV
PENUTUP
"Jangan pernah berhenti belajar, karena hidup tak pernah berhenti
mengajarkan." -Anonim
A. SIMPULAN
Kantor elektronik (E-Office) adalah istilah yang mengacu
pada lingkungan kantor apa pun yang menggunakan teknologi
komputer secara signifikan untuk beroperasi. E-Office juga
dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang
membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja
setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan.
Aktivitas persuratan di instansi pemerintahan masih
memiliki beberapa kendala diantaranya: rumitnya pengarsipan,
sulit untuk menemukan surat kembali saat dibutuhkan,
kebutuhan akan ruang pengarsipan, tidak terintegrasi satu sama
lain, tidak bisa monitoring surat, anggaran sulit dihemat,
lambatnya proses persuratan, serta ketidaklengkapan arsip.
Sedangkan, risiko yang ditimbulkan bila dokumen secara umum
tidak dikelola dengan baik: dokumen/surat mudah hilang,
meningkatkan stres karyawan/pegawai, mengurangi
produktivitas, dan follow-up dokumen tidak jelas.
Sistem E-Office dimaksudkan untuk memfasilitasi
organisasi pemerintah dalam pengelolaan dokumen surat
menyurat dan aktivitas perkantoran secara online. Adapun
tujuan penerapan Sistem E-Office di organisasi pemerintah
adalah untuk:


pemerintahan
intansi pemerintah
B. TINDAK LANJUT
Pengetahuan dan keterampilan yang telah dihasilkan
melalui pembelajaran dengan Modul ini, memberikan bekal
kepada peserta pelatihan untuk menapaki proses-proses
pembelajaran berikutnya. Oleh karena itu, pendalaman materi
dan penyelesaian terkait substansi dalam Modul ini perlu terus
menerus dilakukan.
Sebagai tindak lanjut dari pembelajaran modul ini, maka:
1. Bagi peserta pelatihan diharapkan mampu
mengimplementasikan hasil pembelajaran pengenalan E-
Office.
2. Bagi Fasilitator, diharapkan mampu menyampaikan
pengarahan dengan lebih mudah dan modul mampu
menjadi media dalam penyamaan persepsi antar pelajar.
3. Bagi pengelola pelatihan, diharapkan mampu menjadikan
modul sebagai bahan evaluasi bagi Pusat Pengembangan
Sumber Daya Manusia dan pengendalian pelaksanaan

pelatihan E-Office dan tata kelola arsip serta untuk

penyempurnaan modul pelatihan berikutnya agar lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA
Bansal, Arpan. (17 November 2016). E-Office – Building a paperless

future for Government. Diakses dari
https://newgensoft.com/blog/e-office-building-paperless-
future-government/ tanggal 16 Juni pukul 08.00 WIB
E-office Universitas Andalas, (n.d.). Tentang Sistem Informasi e-
Office. Diakses dari https://e-
office.unand.ac.id/live/#:~:text=Electronic%20Office%20(e%2
DOffice),karyawan%2Fpejabat%20suatu%20institusi%20seca
ra tanggal 16 Juni pukul 08.00 WIB
Focus on Land in Africa, (n.d.). Land Administration. Diakses tanggal
16 Juni pukul 08.00 WIB dari
http://www.focusonland.com/property-rights-issues/land-
administration-1/
Handoyo, S. Widhi. (2018). Modul 1: Manajemen Kearsipan Modern.
Jakarta : Universitas Terbuka
Integra Indonesia, (n.d.). E-office: Sistem Informasi E-Office,
Mewujudkan Digital Government Services. Diakses dari
https://www.integraindonesia.co.id/e-office/ tanggal 16 Juni
pukul 08.00 WIB
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional

Tatum, Malcolm. (1 Mei 2020). What Is an Electronic Office? Diakses

dari https://www.wisegeek.com/what-is-an-electronic-
office.htm
Tim FaceOffice, (17 September 2018). Mengenal E–Office Lebih
Dekat. Diakses dari https://blog.docotel.com/mengenal-e-
office-lebih-dekat/

KUNCI JAWABAN
Latihan Bab II
1. E
2. B
3. E
4. E
5. C
Latihan Bab III

1. E
2. B
3. C
4. E
5. E



Edisi Tahun 2020

Telp. (021) 8674586

Penggunaan E-Office Web dan Mobile di Kementerian ATR/BPN

Penulis:
Darwanto, ST., M.M
Editor:
Alfredo Pamungkas J.G
JAKARTA - KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA

RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL - 2020
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas

tersusunnya Modul yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan
E-office dan Tata Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena
kerjasama Tim Penyusun Modul yang sudah dirangkum melalui
beberapa kali workshop dan dukungan dari berbagai pihak di
lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan
Pertanahan Nasional dan Masyarakat Profesi Penilai Indonesia.
Nasional;
2. Biro Umum dan Layanan Pengadaan, Agraria dan Tata
Berkelanjutan, Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional;
Modul ini.
peserta Pelatihan E-Office dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran
Bogor, Juli 2020

Kepala Pusat Pengembangan
Sumber Daya Manusia
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................. i

DAFTAR ISI .......................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................. vi
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL............................................... xiii
BAB I. PENDAHULUAN....................................................................... 1
A. Latar Belakang............................................................................ 2
B. Deskripsi Singkat ........................................................................ 3
C. Manfaat Modul ............................................................................ 3
D. Hasil Belajar................................................................................ 4
E. Indikator Hasil Belajar ................................................................. 4
F. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok........................................... 5
BAB II. ADMINISTRASI AKUN ............................................................ 7
A. Aktivasi Akun Pertanahan ........................................................... 8
1. Data Kepegawaian di SIMPEG valid (Riwayat Hidup,
Riwayat Jabatan, Pangkat dan Pendidikan Umum) ............ 8
2. Buat Email di https://registrasi.atrbpn.go.id ....................... 11
3. Registrasi Akun Pertanahan dan Login Email ATR/BPN .. 12
4. Aktivasi akun oleh Administrator ....................................... 28
B. Pengaturan Profil Tata Usaha .................................................. 36
1. Penambahan Profil Pengguna Pegawai ASN oleh
Administrator ..................................................................... 36
2. Penambahan Profil Pengguna Pegawai PPNPN oleh
Administrator ..................................................................... 40
C. Hak Akses................................................................................. 42
D. Log In ........................................................................................ 44
E. Rangkuman .............................................................................. 45
F. Latihan ...................................................................................... 46
ii
BAB III. ADMINISTRASI SURAT ....................................................... 48

A. Kotak Masuk ............................................................................. 52
1. Disposisi ............................................................................ 54
2. Selesai/arsip ...................................................................... 55
3. Tolak .................................................................................. 56
4. Kembalikan ........................................................................ 57
5. Buat Surat Keluar Jawaban............................................... 58
6. Notulen .............................................................................. 59
B. Inisiatif ....................................................................................... 60
1. Kirim .................................................................................. 61
2. Buat Surat Keluar .............................................................. 62
3. Notulen .............................................................................. 65
C. Surat Terkirim ........................................................................... 65
1. Lihat ................................................................................... 67
2. Kirim Ulang ........................................................................ 68
D. Edit Surat .................................................................................. 68
E. Proses/Setuju Surat .................................................................. 70
F. Surat Pengantar........................................................................ 72
G. Cetak Lembar Disposisi ............................................................ 74
H. Notulen ..................................................................................... 75
I. Rangkuman .............................................................................. 75
J. Latihan ...................................................................................... 77
BAB IV. BUAT DATA SURAT............................................................ 80
A. Buat Surat Masuk ..................................................................... 80
B. Buat Surat Inisiatif..................................................................... 81
C. Rangkuman .............................................................................. 82
D. Latihan ...................................................................................... 82
iii
BAB V. INFORMASI SURAT ............................................................. 84

A. Pencarian Surat ........................................................................ 84
B. Informasi alur surat yang sudah masuk .................................... 85
C. Rangkuman .............................................................................. 86
D. Latihan ...................................................................................... 86
Bab VI. Laporan ................................................................................. 88
A. Surat Masuk .............................................................................. 88
B. Surat Keluar .............................................................................. 89
C. Rangkuman .............................................................................. 89
D. Latihan ...................................................................................... 89
Bab VII. Pengembangan E-Office .................................................... 92
A. Penerapan Tanda Tangan Elektronik ....................................... 92
1. Login .................................................................................. 93
2. Registrasi User Oleh Kasubbag Tata Usaha Sesuai Satuan
Kerja..................................................................................94
3. Validasi User Oleh Pusdatin .............................................. 97
4. Setting Pin Passphrase oleh Pemohon Tanda Tangan
Elektronik ................................................................................. 99
B. Pengembangan E-Office Versi Mobile .................................... 104
1. Log-In .............................................................................. 104
2. E-Office Persuratan ......................................................... 105
3. Dashboard ....................................................................... 115
4. Absensi............................................................................ 117
5. Rapat Online ................................................................... 120
6. E-mail .............................................................................. 121
C. Rangkuman ............................................................................ 122
D. Latihan .................................................................................... 123
iv
Bab VIII. Penutup............................................................................. 126

A. Simpulan ................................................................................. 126
B. Tindak Lanjut .......................................................................... 127
Daftar Pustaka ................................................................................. 129
Kunci Jawaban ................................................................................ 131
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Contoh Administrasi Akun dan Penggunanya ..................... 7

Gambar 2. Tampilan url https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan....... 9
Gambar 3. Simulasi Tampilan Pengisian Password ............................. 9
Gambar 4. Simulasi Tampilan Registrasi Pegawai ............................. 10
Gambar 5.Contoh Simulasi Tampilan Cek dan Validasi data untuk
Pendaftaran Akun Pertanahan ............................................................ 10
Gambar 6. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Akun ..................... 11
Gambar7. Contoh Simulasi Tampilan url
https://registrasi.atrbpn.go.id ............................................................... 11
Gambar 8. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan NIP .................... 12
Gambar 9.Contoh Simulasi Tampilan Registrasi Informasi Pegawai .. 13
Gambar 10. Contoh Simulasi Tampilan login email ............................ 14
Gambar 11. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Akun ................... 15
Gambar 12. Contoh Simulasi Tampilan Menunggu Aktivasi Akun...... 16
Gambar 13.
Contoh Silulasi Tampilan Login PPNPN ............................................. 17
Gambar 14.
Contoh Simulasi Tampilan Form Isian Daftar Baru PPNPN ............... 18
Gambar 15.
Contoh Simulasi Tampilan saat Registrasi Akun PPNPN Berhasil ..... 19
Gambar16.
Contoh Simulasi Tampilan Pengecekan Email PPNPN ...................... 20
Gambar17.
Contoh Simulasi Tampilan saat Konfirmasi Email Berhasil ................ 20
vi
Gambar 18. Contoh Simulasi Login PPNPN setelah Konfirmasi Email

Berhasil ............................................................................................... 21
Gambar 19. Contoh Simulasi Tampilan Awal Setelah Login .............. 21
Gambar 20. Contoh Simulasi Pengisian Data Diri PPNPN ................. 22
Gambar 21. Contoh Simulasi Tampilan Awal Pengisian Data Pendidikan
............................................................................................................ 22
Gambar 22. Contoh Simulasi Pengisian Data Pendidikan .................. 23
Gambar 23. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Pengisian Informasi
Pendidikan .......................................................................................... 24
Gambar 24. Contoh Simulasi Tampilan Awal Penginputan Data Kontrak
............................................................................................................ 24
Gambar 25. Contoh Simulasi Penginputan Data Kontrak ................... 25
Gambar 26. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Penginputan Data
Kontrak ................................................................................................ 25
Gambar 27. Contoh Simulasi Tampilan Validasi Data PPNPN ........... 26
Gambar 28. Contoh Simulasi Pemberitahuan Bahwa Data Valid ....... 26
Gambar 29. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Data Berhasil Divalidasi
(1) ........................................................................................................ 27
Gambar 30. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Data Berhasil Divalidasi
(2) ........................................................................................................ 27
Gambar 31. Contoh Simulasi Aktivasi Akun Pegawai oleh Administrator
(1) ........................................................................................................ 29
Gambar 32. Contoh Simulasi Aktivasi Akun Pegawai oleh Administrator
(2) ........................................................................................................ 30
Gambar 33. Contoh Simulasi Tampilan setelah Pengecekan Informasi
Pegawai ASN ...................................................................................... 31
Gambar 34. Contoh Simulasi saat Akun Pegawai ASN Berhasil di
Aktivasi ................................................................................................ 32
vii
Gambar 35. Contoh Simulasi Pengaksesan Aplikasi Akun

Pertanahan.......................................................................................... 33
Gambar 36. Contoh Simulasi Penginputan Nama oleh Administrator 33
Gambar 37. Contoh Simulasi Penginputan Kantor (Wilayah Kerja) oleh
Administrator ....................................................................................... 34
Gambar 38. Contoh Simulasi Pencarian Data oleh Administrator ...... 34
Gambar 39. Contoh Simulasi Pengecekan Data PPNPN oleh
Administrator ....................................................................................... 35
Gambar 40. Contoh Simulasi Tampilan Aktivasi Data Berhasil Dilakukan
............................................................................................................ 36
Gambar 41. Contoh Simulasi Aktivasi Akun Pegawai ASN ................ 37
Gambar 42. Contoh Simulasi Tampilan saat Profil Berhasil Disimpan38
Gambar 43. Contoh Simulasi Tampilan Data Informasi Pengguna (ASN)
Setelah Penambahan Profil ................................................................ 38
Gambar 44. Contoh Simulasi saat Status User Sudah Aktif ............... 39
Gambar 45. Contoh Simulasi Setelah User Sudah Aktif ..................... 40
Gambar 46. Contoh Simulasi Tampilan saat Profil Berhasil Disimpan41
Gambar 47. Contoh Simulasi Data Informasi Pengguna (PPNPN)
setelah Penambahan Profil ................................................................. 42
Gambar 48. Contoh Simulasi Tampilan untuk Menambahkan Hak Akses
............................................................................................................ 43
Gambar 49. Contoh Simulasi Tampilan Pilihan Penambahan Hak Akses
............................................................................................................ 44
Gambar 50. Contoh Simulasi Login untuk Memulai Penggunaan
Aplikasi E-Office .................................................................................. 45
Gambar 51. Contoh Simulasi Tampilan Menu Beranda ...................... 52
Gambar 52. Contoh Simulasi Tampilan Sub Menu untuk Kotak
Masuk.................................................................................................. 53
viii
Gambar 53. Contoh Simulasi Tampilan untuk Melakukan Disposisi

Surat Masuk ........................................................................................ 55
Gambar 54. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Proses/Setujui Surat
untuk Melakukan Penolakan Surat ..................................................... 55
Gambar 55. Contoh Simulasi Membuat Arsip Surat Masuk ................ 56
Gambar 56. Contoh Simulasi Tampilan Penolakan Surat................... 57
Gambar 57. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Kotak Masuk ........ 57
Gambar 58. Contoh Simulasi Tampilan pada Surat Masuk yang akan
Dikembalikan....................................................................................... 58
Gambar 59. Contoh Simulasi Tampilan Detail Tracking Surat............ 58
Gambar 60. Contoh Simulasi Tampilan pada Kotak Masuk yang akan
Dijawab ............................................................................................... 59
Gambar 61. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan Surat
Keluar/Jawaban .................................................................................. 59
Gambar 62. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Notulen ................ 60
Gambar 63. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Inisiatif Surat ........ 61
Gambar 64. Contoh Simulasi Pengiriman Surat Inisiatif ..................... 62
Gambar 65. Contoh Simulasi Sub Menu Surat Masuk untuk Membuat
Surat Keluar Internal ........................................................................... 63
Gambar 66. Contoh Simulasi Tampilan Kotak Masuk yang Akan Dibuat
Surat Keluar Inisitif .............................................................................. 64
Gambar 67. Contoh SImulasi Input Surat Keluar Inisiatif.................... 64
Gambar 68. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Notulen ................ 65
Gambar 69. Contoh Simulasi Submenu Surat Terkirim (1) ................. 66
Gambar 70. Contoh Simulasi Submenu Surat Terkirim (2) ................. 67
Gambar 71. Contoh Simulasi untuk Melihat Surat Terkirim ................ 68
Gambar 72. Contoh Simulasi untuk Mengirim Ulang Surat ................ 68
Gambar 73. Contoh Simulasi Tampilan Daftar Surat pada Submenu Edit
Surat.................................................................................................... 69
ix
Gambar 74. Contoh Simulasi Pengeditan Surat ................................. 69

Gambar 75. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Proses/setuju
Surat.................................................................................................... 71
Gambar 76. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Persetujuan Surat
dan saat Surat Berhasil Diproses........................................................ 72
Gambar 77. Contoh Simulasi untuk Membuat Surat Pengantar Baru 73
Gambar 78. Contoh Simulasi Penginputan Data Surat Pengantar ..... 73
Gambar 79. Contoh Simulasi untuk Mencetak Lembar Disposisi ....... 74
Gambar 80. Contoh Simulasi untuk Membuat Data Surat Masuk ...... 80
Gambar 81. Contoh Simulasi untuk Membuat Data Surat Inisiatif ...... 81
Gambar 82. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Informasi Surat .... 84
Gambar 83. Contoh Simulasi untuk Melakukan Pencarian................. 84
Gambar 84. Contoh Simulasi untuk Melihat Informasi Surat dan
Tracking Surat ..................................................................................... 85
Gambar 85. Contoh Simulasi Tampilan Pencetakan Laporan Surat
Masuk.................................................................................................. 88
Gambar 86. Contoh Simulasi Tampilan Pencetakan Surat Keluar ..... 89
Gambar 87. Contoh Simulasi Sign in untuk Registrasi Tanda Tangan
Elektronik ............................................................................................ 93
Gambar 88. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan Kantor untuk
Registrasi Tanda Tangan Elektronik ................................................... 94
Gambar 89. Contoh Simulasi Tampilan Registrasi User..................... 94
Gambar 90. Contoh Simulasi Mencari Pegawai Berdasarkan NIP ..... 95
Gambar 91. Contoh Simulasi Pengecekan Informasi User (1) ........... 95
Gambar 92. Contoh Simulasi Pengecekan Informasi User (2) ........... 96
Gambar 93. Contoh Simulasi Tampilan Tanda Tangan Elektronik ..... 96
Gambar 94. Contoh Simulasi Login untuk Validasi User oleh Pusdatin
(1) ........................................................................................................ 97
x
Gambar 95. Contoh Simulasi Login untuk Validasi User oleh Pusdatin
(2) ........................................................................................................ 98
Gambar 96. Contoh Simulasi Tampilan untuk Validasi User .............. 98
Gambar 97. Contoh Simulasi Pengecekan Data Pegawai untuk Validasi
............................................................................................................ 99
Gambar 98. Contoh Simulasi Setting Pin Passphrase oleh Pemohon
Tanda Tangan ................................................................................... 100
Gambar 99. Contoh Simulasi Tampilan Login untuk Pengecekan Status
User oleh Pusdatin ............................................................................ 101
Gambar 100. Contoh Simulasi Tampilan Menu Status User ............ 102
Gambar 101. Contoh Simulasi Menu Status User ............................ 102
Gambar 102. Contoh Surat Rekomendasi Permohonan Sertifikat
Elektronik .......................................................................................... 103
Gambar 103 Contoh Simulasi Membuka Aplikasi E-Office di
Smartphone....................................................................................... 104
Gambar 104. Contoh Tampilan Beranda (Home) E-Office pada Aplikasi
E-Office versi mobile ......................................................................... 105
Gambar 105.Contoh Simulasi E-Office Persuratan pada Aplikasi E-
Office versi Mobile............................................................................. 105
Gambar 106. Contoh Simulasi Kotak Masuk pada Aplikasi E-Office versi
Mobile................................................................................................ 106
Gambar 107. Contoh Simulasi Disposisi pada Aplikasi E-Office versi
Mobile................................................................................................ 107
Gambar 108. Contoh Simulasi Membuat Arsip Surat Masuk pada
Aplikasi E-Office versi Mobile............................................................ 108
Gambar 109. Contoh Simulasi Buat Surat Keluar (Jawab Surat Masuk)
pada Aplikasi E-Office versi Mobile................................................... 109
Gambar 110. Contoh Simulasi Surat Keluar pada Aplikasi E-Office versi
Mobile................................................................................................ 110
xi
Gambar 111. Contoh Tampilan Kotak Surat Keluar pada Aplikasi E-

Gambar 112. Contoh Simulasi Surat Terkirim pada Aplikasi E-Office
versi Mobile ....................................................................................... 111
Gambar 113.Contoh Simulasi Proses/Setuju Surat pada Aplikasi E-
Gambar 114. Contoh Simulasi Surat Pengantar pada Aplikasi E-
Gambar 115. Contoh Simulasi Cetak Lembar Disposisi pada Aplikasi E-
Gambar 116. Contoh Simulasi Dashboard PTSL pada Aplikasi E-
Gambar 118. Contoh Simulasi Absen pada Aplikasi E-Office versi
Mobile................................................................................................ 119
Gambar 119. Contoh Tampilan Apabila Pengguna Menggunakan Anti
Fake GPS.......................................................................................... 119
Gambar 120.Contoh Simulasi Tampilan Rapat Online pada Aplikasi E-
Gambar 121. Contoh Simulasi Tampilan Email pada Aplikasi E-
Office versi mobile............................................................................. 122
xii
Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan

memilih salah satu materi yang menurut Anda mudah dipahami
namun untuk pelatihan ini wajib menyelesaikan pembelajaran dalam
modul secara keseluruhan karena masing-masing saling berkaitan.
terkait dengan materi sebagai gambaran realitas atau kenyataan
yang terjadi di lapangan. Pada setiap bab terdapat indikator hasil
belajar sebagai gambaran apa yang dapat dipahami oleh peserta
pelatihan setelah pembelajaran bab tersebut telah selesai. Dan di
akhir bagian kegiatan belajar akan terdapat evaluasi pada lembar
terpisah yang akan disediakan guna menguji tingkat pemahaman
Anda.
terkait dengan materi sebagai gambaran realitas atau kenyataan
yang terjadi di lapangan. Pada setiap bab materi terdapat indikator
hasil belajar yang didapatkan oleh peserta setelah mengikuti
pembelajaran pada bab tersebut. Selain itu pada bagian akhir setiap
bab, terdapat rangkuman materi dan soal pilihan ganda sebagai
evaluasi hasil belajar pada bab tersebut.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
Selamat...
Anda telah menyelesaikan 3 dari 8 modul dalam paket Modul Pelatihan E-
office dan Tata Kelola Arsip. Modul “Penggunaan E-office Wen dan Mobile” ini
merupakan modul ke-4 yang akan Anda pelajari.
REALITAS
Baca dan perhatikan kasus yang terjadi di bawah ini.
Aplikasi Berbasis Website Permudah Pelayanan
NGAMPRAH, (PR).- Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik
(Diskominfotik) Kabupaten Bandung Barat menyiapkan 13 aplikasi pelayanan
berbasis website dan Android. Sejumlah aplikasi ini disiapkan untuk menuju
sistem pemerintahan berbasis elektronik sesuai dengan Peraturan Presiden
Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE.
Kepala Diskominfotik KBB Ludi Awaludin mengungkapkan, sejumlah aplikasi
tersebut diperuntukkan bagi para pegawai di lingkungan Pemkab serta
masyarakat umum. Saat ini, ke-13 aplikasi sudah diterapkan dengan berbasis
website.
"Ke depannya, kami juga akan mengembangkan aplikasi ini menjadi berbasis
Android, sehingga lebih mudah digunakan," katanya, Kamis 2 Mei 2019.
Dia menyebutkan, sejumlah aplikasi tersebut di antaranya pelayanan
perizinan, layanan pengaduan, administrasi kependudukan, hibah bansos online,
quick response, e-planning, e-kinerja, e-office, e-audit, LPSE (Layanan
Pengadaan Secara Elektronik), dan fingerprint atau absensi berbasis elektronik.
Saat ini, baru aplikasi perizinan dan quick response yang bisa diakses langsung
oleh masyarakat umum. Sementara sisanya, digunakan oleh para pegawai
Pemkab.
Menurut Ludi, sejumlah aplikasi ini dibuat untuk memudahkan pelayanan
oleh pemerintah daerah. Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan kebutuhan di
setiap satuan kerja perangkat daerah. "Desain dan kebutuhan fiturnya itu dari
SKPD, sedangkan kami yang membuat aplikasinya," ujar Ludi.
Ke depan, aplikasi untuk pelayanan publik seperti administrasi
kependudukan, pendidikan, dan kesehatan juga akan disiapkan dengan berbasis
Android. Dengan demikian, masyarakat pun bisa mengaksesnya melalui
smartphone.
Meski demikian, menurut Ludi, hal itu membutuhkan kesiapan sarana,
prasarana, dan infrastruktur, seperti jaringan internet, server dan juga SDM.
"Jadi, kami lakukan secara bertahap. Targetnya, 2023 semua aplikasi sudah bisa
digunakan dan diakses masyarakat," tuturnya.
MODUL 4 | PENGGUNAAN E-OFFICE WEB DAN MOBILE 1

Saat ini, pihaknya juga terus memperluas jangkauan internet ke desa-desa

dengan memasang fiber optik. Dari 165 desa, fiber optik sudah menjangkau
sekitar 70 desa termasuk di daerah pelosok.
Ludi menambahkan, penerapan SPBE di Bandung Barat sudah berjalan
sejak 2018 lalu. Penerapan SPBE mencakup tiga poin, yakni kebijakan
pemerintah, tata kelola pemerintahan, dan pelayanan publik secara elektronik.
"Terkait penerapan SPBE ini, kami mendapatkan penilaian kategori baik dari
Kementerian PAN-RB. Keunggulan kami, penerapan SPBE ini sudah didukung
regulasi berupa perda dan perbup," tuturnya.***
Sumber: Batampos.co.id, (Senin, 7 Januari 2019 - 15:59 WIB). Diakses dari
https://www.pikiran-rakyat.com/bandung-raya/pr-01311373/aplikasi-berbasis-
website-permudah-pelayanan?page=2
Dari realitas di atas, kita dapat membaca bahwa mulai tahun 2019 di
Kabupaten Bandung telah mengembangkan aplikasi berbasis
elektronik dan android. Secara keseluruhan aplikasi berbasis
elektronik dan android untuk memudahkan pelayanan kepada
masyarakat serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas tata kelola
pemerintah.
A. LATAR BELAKANG
Dengan diterapkannya Undang-Undang (UU) nomor
11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau
yang lebih kita kenal dengan UU ITE, pengelolaan persuratan
yang semula menggunakan kertas dapat dilaksanakan dengan
menggunakan dokumen digital dengan bantuan aplikasi
E-Office. E-Office Web merupakan sistem aplikasi tata kelola
perkantoran institusi atau organisasi atau perusahaan berbasis
website.
Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat
mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung
dengan baik atau tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin
bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan dan
sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan internet,

maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan

single database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti
yang terjadi pada persuratan secara manual dimana satu surat
diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat dihindarkan
(Wahyudi, 20 September 2018).
Dengan penerapan aplikasi ini, banyak keunggulan dan
keuntungan yang didapat, diantaranya:
1. Cepat
2. Efisien
a. Mendukung implementasi ISO
b. Aman dan Terdokumentasi
c. Mudah, Dapat Diakses Kapanpun dan Dimanapun
d. Mendukung Program
Mata pelatihan ini mempelajari tentang penggunaan
E-Office Web yang terdiri atas administrasi akun, administrasi
surat, buat data surat, informasi surat dan laporan. Selain itu,
akan dipelajari juga rencana pengembangan tanda tangan
elektronik dan E-Office versi Mobile.
C. MANFAAT MODUL
memahami dan menggunakan E-Office di Kementerian
Agraria Tata dan Ruang/Badan Pertanahan Nasional
dengan benar.


Fasilitator.
D. Hasil Belajar
peserta dapat melakukan administrasi akun, administrasi surat,
buat data surat, informasi surat dan laporan pada aplikasi
E-Office Web dan dapat menjelaskan tentang rencana
pengembangan tanda tangan elektronik dan E-Office versi
Mobile.

Setelah mempelajari mata pelatihan ini peserta diharapkan
dapat:
a. Melakukan Aktivasi Akun Pertanahan
b. Melakukan Pengaturan Profil Tata Usaha, Hak Akses, Log
In, Kotak Masuk, Inisiatif, Surat Terkirim, Edit Surat,
Proses/Setuju Surat, Surat Pengantar, Cetak Lembar
Disposisi, Notulen, Buat Surat Masuk, Buat Surat Inisiatif,

Pencarian Surat, Informasi alur surat yang sudah masuk,

Surat Masuk, dan Surat Keluar.

Materi pokok dalam modul ini adalah sebagai berikut:
1. Administrasi Akun
a. Aktivasi Akun Pertanahan
b. Pengaturan Profil Tata Usaha
c. Hak Akses
d. Log In
2. Administrasi Surat
a. Kotak Masuk
b. Inisiatif
c. Surat Terkirim
d. Edit Surat
e. Proses/Setuju Surat
f. Surat Pengantar
g. Cetak Lembar Disposisi
h. Notulen
3. Buat Data Surat
a. Buat Surat Masuk
b. Buat Surat Inisiatif
4. Informasi Surat
a. Pencarian Surat
b. Informasi alur surat yang sudah masuk
5. Laporan
a. Surat Masuk
b. Surat Keluar

6. Pengembangan E-Office
a. Penerapan Tanda Tangan Elektronik
b. Pengembangan E-Office versi Mobile
G. WAKTU
menit

BAB II
ADMINISTRASI AKUN

Setelah membaca bab ini, peserta dapat melakukan administrasi akun.
"Barangsiapa tidak mau merasakan pahitnya belajar, ia akan
merasakan hinanya kebodohan sepanjang hidupnya." -Imam Syafi'i
rahimahullah
Administrasi akun E-Office adalah pengaturan akun

E-Office. Dalam penggunaan E-Office secara umum pada
organisasi atau perusahaan pengaturan akun adalah rangkaian
fitur pengelolaan akun yang tersedia bagi Pemilik Akun dan,
untuk taraf yang lebih rendah, Pemilik Tim. Biasanya, E-Office
memiliki empat jenis pengguna: Pemilik Akun, Pemilik Tim,
Pengguna Dashboard, dan Pengguna baca-saja. Gambar di
bawah menjelaskan apa yang dapat dilakukan oleh masing-
masing:
Gambar 1. Contoh Administrasi Akun dan Penggunanya

Sumber: Silverman, (2020)
MODUL 4 | PENGGUNAAN E-OFFICE 7

WEB DAN MOBILE
Sedangkan di Kementerian ATR/BPN tidak ada

wewenang pembuatan tim baru dan mempromosikan pemilik
akun, tidak ada pemilik tim dengan izin pengelolaan tim dan
mempromosikan pemilik tim. Pengguna dashboard adalah
seluruh user yakni seluruh pegawai yang telah memiliki akses
dan telah menerapkan penggunaan E-Office Website,
dashboard bersifat embedded pada sistem yang bertujuan
untuk menampilkan counter surat pemilik akun. Seluruh
pengguna di Kementerian ATR/BPN dapat melakukan edit dan
pemrosesan surat pada E-Office Website.
Pengaturan akun terdiri dari aktivasi akun, pengaturan
profil, pengaturan unit kerja, dan pengaturan hak akses.
A. AKTIVASI AKUN PERTANAHAN

Aktivasi akun pertanahan adalah proses membuat aktif
akun pertanahan. Pada tahap ini pengguna mendaftarkan
akun pertanahannya agar akunnya memiliki hak akses untuk
pemanfaatan e-office.
1. Data Kepegawaian di SIMPEG valid (Riwayat Hidup,

Riwayat Jabatan, Pangkat dan Pendidikan Umum)
Sebelum memasukkan data kepegawaian,
pengguna perlu memastikan data diri termasuk nomor hp
yang masih aktif, riwayat terbaru pangkat, jabatan dan
pendidikan umum yang telah divalidasi oleh pejabat yang
berwenang serta memvalidasi data simpeg di Unit
Kerja/Satuan Kerja.
Registrasi Pegawai ASN dilakukan dengan mengakses
alamat resmi https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan.

WEB DAN MOBILE
Gambar 2. Tampilan url https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan
Langkah-langkah untuk melakukan registrasi

Pegawai ASN adalah sebagai berikut (ATR/BPN, 2019):
1) Masukkan nomor NIP ke kolom Input NIP (nomor 1)
2) Klik cari (nomor 2)
Gambar 3. Simulasi Tampilan Pengisian Password
3) Masukkan password sesuai password akun KKP

WEB DAN MOBILE
Gambar 4. Simulasi Tampilan Registrasi Pegawai
4) Cek kesesuaian nama, pilih kantor (Untuk pegawai di

lingkungan Kementerian ATR/BPN, kantor yang dipilih
adalah Kantor Badan Pertanahan Nasional.
5) Klik Ya, email saya valid (apabila data tidak muncul
sama sekali, cek kembali validasi data dan data diri
pada simpeg).
Gambar 5. Contoh Simulasi Tampilan Cek

dan Validasi data untuk Pendaftaran Akun Pertanahan
6) Tampilan pendaftaran akun pertanahan yang belum

melakukan cek dan validasi data simpeg

WEB DAN MOBILE
Gambar 6. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Akun
2. Buat E-mail di https://registrasi.atrbpn.go.id

Langkah-langkah pembuatan akun email:
1) Buka url https://registrasi.atrbpn.go.id
Gambar 7. Contoh Simulasi Tampilan url

https://registrasi.atrbpn.go.id
2) Masukkan NIP;
3) Verifikasi Nomor HP dengan memasukkan 4 digit
terakhir nomor HP (pasikan nomor HP yang teretera di
Simpeg adalah nomor HP yang masih aktif
digunakan);
4) Cek kode aktivasi yang masuk via SMS;
5) Masukkan Kode Aktivasi;
6) Konfirmasi link pendaftaran Akun Pertanahan yang
masuk ke email domain @atrbpn.go.id, dan klik link
yang masuk.

WEB DAN MOBILE
Atau dapat mengisi data pada

link bit.ly/daftaremailatrbpn jika ingin melakukan request
e-mail secara kolektif.
3. Registrasi Akun Pertanahan dan Login Email

ATR/BPN
Regitrasi akun untuk ASN dapat dilakukan di
https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan, sedangkan
untuk PPNPN registrasi dilakukan di
https://mitra.atrbpn.go.id/ppnpn/login/.
Registrasi Akun Pertanahan dan Login Email untuk

Pegawai ASN
Pegawai ASN adalah sebagai berikut (ATR/BPN, 2019):
1. Masukkan nomor NIP ke kolom Input NIP (nomor 1)
2. Klik cari (nomor 2)
Gambar 8. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan NIP
3. Masukkan password sesuai password akun KKP

WEB DAN MOBILE
Gambar 9.Contoh Simulasi Tampilan Registrasi Informasi Pegawai
4. Cek kesesuaian nama, pilih kantor (Untuk pegawai di

lingkungan Kementerian ATR/BPN, kantor yang dipilih
adalah Kantor Badan Pertanahan Nasional.
5. Klik Ya, email saya valid (apabila data tidak muncul
sama sekali, cek kembali validasi data dan data diri
pada simpeg).
Pegawai ASN login ke email untuk mengecek email
yang dikirim dari Kementerian Agraria dan Tata Ruang /

WEB DAN MOBILE
Gambar 10. Contoh Simulasi Tampilan login email
6) Input user name (nomor 14)

7) Input password (nomor 15)
8) Klik sign in (nomor 16)

WEB DAN MOBILE
Gambar 11. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Akun
9) Melakukan konfirmasi akun melalui email, Klik tautan

“Klik disini untuk menyetujui” yang ada pada email
tersebut (nomor 17)
10) Tampilan persetujuan konfirmasi pendaftaran user
(nomor 18)
11) ASN mengecek kembali pada aplikasi akun
pertanahan dengan menginput NIP (nomor 19)

WEB DAN MOBILE
Gambar 12. Contoh Simulasi Tampilan Menunggu Aktivasi Akun
12) Tampilan menunggu pengaktifan akun ASN dari

admin akun pertanahan (nomor 20)
Registrasi akun pertanahan untuk PPNPN melalui
aplikasi mitra, langkah-langkah yang perlu dilakukan
adalah:
Registrasi Akun Pertanhan dan Login Email untuk
PPNPN
Login PPNPN dilakukan dengan mengakses alamat
resmi http://mitra.atrbpn.go.id/ppnpn. Jika dalam hal
tertentu terdapat perubahan, maka perubahan alamat
tersebut akan diumumkan melalui saluran resmi yang
dimiliki oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
pegawai PPNPN adalah sebagai berikut:
Login PPNPN dilakukan dengan mengakses alamat
resmi http://mitra.atrbpn.go.id/ppnpn.

WEB DAN MOBILE
Jika dalam hal tertentu terdapat perubahan, maka

perubahan alamat tersebut akan diumumkan melalui
saluran resmi yang dimiliki oleh Kementerian Agraria dan
Tata Ruang.
Gambar 13. Contoh Silulasi Tampilan Login PPNPN
Adapun langkah-langkah untuk mendaftar akun

baru sebagai berikut:
1) Klik Silahkan Daftar (nomor 1);
Pada informasi Pegawai, user menginputkan
beberapa isian form untuk kelengkapan Registrasi

WEB DAN MOBILE
Pegawai ASN, kemudian akan muncul tampilan

seperti dibawah ini
Gambar 14. Contoh Simulasi Tampilan

Form Isian Daftar Baru PPNPN

WEB DAN MOBILE
2) Input NIK (nomor 2);

3) Input nama sesuai KTP (nomor 3);
4) Input Tempat Lahir dan Tanggal Lahir (nomor 4);
5) Input Email (nomor 5);
6) Input Nomor Handphone (nomor 6);
7) Input Username (nomor 7);
8) Input Password (Minimal 8 karakter, Punya Minimal 1
Huruf Besar dan Angka) (nomor 8);
9) Input Konfirmasi Password (nomor 9);
10) Pilih Kantor sesuai dengan satuan kerja (nomor 10);
11) Klik Daftar (nomor 11).
Gambar 15. Contoh Simulasi Tampilan saat Registrasi

Akun PPNPN Berhasil
WEB DAN MOBILE
12) Registrasi akun telah berhasil (nomor 12);

13) Pegawai PPNPN cek email untuk mengkonfirmasi
akun yang di daftarkan
Gambar 16. Contoh Simulasi Tampilan Pengecekan E-mail PPNPN
14) Konfirmasi akun PPNPN akan secara otomatis dikirim

ke email pegawai PPNPN (nomor 13);
15) Klik tautan terlampir pada email untuk mengkonfirmasi
akun (nomor 14)

saat Konfirmasi Email Berhasil
16) Konfirmasi Email Berhasil (nomor 16);
17) Klik login (nomor 17).

WEB DAN MOBILE
Gambar 18. Contoh Simulasi Login PPNPN

setelah Konfirmasi E-mail Berhasil
18) Input Username yang telah di daftarkan (nomor 18);
19) Input password (nomor 19);
20) Klik masuk (nomor 20).
Gambar 19. Contoh Simulasi Tampilan Awal Setelah Login

21) Tampilan awal setelah login;
22) Selanjutnya melengkapi data diri.
WEB DAN MOBILE
Gambar 20. Contoh Simulasi Pengisian Data Diri PPNPN
23) Melengkapi Data Diri klik data PPNPN (nomor 23);

24) Klik akun saya (nomor 24);
25) Klik cek NIK (nomor 25);
26) Input e-mail aktif (nomor 26);
27) Input nomor handphone (nomor 27);
28) Pilih status perkawinan (nomor 28);
29) Input NPWP (nomor 29);
30) Input kode pos (nomor 30);
31) Pilih gambar (Pas foto) (nomor 31);
32) Klik simpan (nomor 32).
Gambar 21. Contoh Simulasi Tampilan Awal Pengisian

Data Pendidikan

WEB DAN MOBILE
33) Melengkapi data Pendidikan klik data PPNPN

(nomor 33);
34) Klik Pendidikan (nomor 34);
35) Klik tambah pendidikan (nomor 35).
Gambar 22. Contoh Simulasi Pengisian Data Pendidikan
36) Pilih Tipe Pendidikan (nomor 36);

37) Pilih Nama Perguruan Tinggi (nomor 37);
38) Apabila Nama Perguruan Tinggi tidak ditemukan
maka bisa memilih “Klik disini (nomor 38);
39) Input Jurusan (nomor 39);
40) Pilih Kabupaten/ Kota (nomor 40);
41) Input No Ijazah (nomor 41);
42) Pilih tanggal Ijazah (nomor 42);
43) Pilih Tahun Lulus (nomor 43);
44) Pilih Jenis Gelar (nomor 44);
45) Input Gelar (nomor 45);
46) Upload File ijazah dan Transkrip Nilai (pdf)
(nomor 46);

WEB DAN MOBILE
47) Nama Pegawai PPNPN yang telah di inputkan gelar

akan otomatis muncul pada tampilan (nomor 47);
48) Klik Simpan (nomor 48);
49) Pemberitahuan Data pendidikan berhasil disimpan
(nomor 49).
Gambar 23. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Pengisian

Informasi Pendidikan
50) Tampilan setelah mengisi informasi pendidikan

(nomor 50).
Gambar 24. Contoh Simulasi Tampilan Awal Penginputan

Data Kontrak
51) Melengkapi inputan data kontrak klik data PPNPN

(nomor 51);
52) Klik kontrak (nomor 52);
53) Klik tambah kontrak (nomor 53).

WEB DAN MOBILE
Gambar 25. Contoh Simulasi Penginputan Data Kontrak
54) Input no kontrak (nomor 54);

55) Pilih tanggal kontrak (nomor 55);
56) Pilih kantor wilayah sesuai dengan satuan kerja
(nomor 56);
57) Pilih file scan kontrak berformat pdf (nomor 57);
58) Klik simpan (nomor 58).
Gambar 26. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Penginputan

Data Kontrak
59) Tampilan informasi setelah melengkapi data kontrak

(nomor 59).

WEB DAN MOBILE
Gambar 27. Contoh Simulasi Tampilan Validasi Data PPNPN
60) Proses validasi data PPNPN, Klik data PPNPN

(nomor 60);
61) Klik validasi (nomor 61);
62) ada tampilan paling bawah klik validasi (nomor 62).
Gambar 28. Contoh Simulasi Pemberitahuan Bahwa Data Valid
63) Pemberitahuan bahwa data benar valid,

klik ok (nomor 63).

WEB DAN MOBILE
Gambar 29. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Data

Berhasil Divalidasi (1)
64) Tampilan info bahwa data berhasil divalidasi

(nomor 64);
65) Klik tutup (nomor 65).
Gambar 30. Contoh Simulasi Tampilan Setelah Data

Berhasil Divalidasi (2)

WEB DAN MOBILE
66) Tampilan data berhasil divalidasi (nomor 66).

67) Tampilan Dashboard yang datanya sudah lengkap.
Selanjutnya pegawai PPNPN berkoordinasi
dengan Administrator akun pertanahan, agar
Registrasi Pegawai PPNPN yang telah terdaftar bisa
segera di aktivasi oleh Administrator.
4. Aktivasi akun oleh Administrator

Aktivasi Akun ASN oleh Administrator
Administrator mengaktivasi akun ASN dengan
mengakses alamat resmi https://app.atrbpn.go.id/akun/
pertanahan. Jika dalam hal tertentu terdapat perubahan,
maka perubahan alamat tersebut akan diumumkan melalui
Tata Ruang.
Langkah-langkah untuk melakukan aktivasi akun
Pegawai ASN adalah sebagai berikut:

WEB DAN MOBILE
Gambar 31. Contoh Simulasi Aktivasi Akun

Pegawai oleh Administrator (1)
1. Klik aktivasi akun & profile (nomor 1);

2. Klik “ASN” (nomor 2)
3. Administrator menginput nama sesuai dengan akun
yang telah dimiliki (nomor 3);

WEB DAN MOBILE
4. Administrator menginput kata sandi sesuai dengan

kata sandi yang telah dimiliki (nomor 4);
5. Klik log in (nomor 5).
6. Administrator memilih Kantor sesuai dengan wilayah
kerja administrator (nomor 6);
7. Klik sign in (nomor 7).
8. Input NIP Pegawai ASN yang belum di aktivasi
(nomor 8);
9. Pilih status Pegawai ASN (Menunggu aktivasi, Sudah
Aktif, Belum verifikasi email/ ditolak) (nomor 9);
10. Klik cari (nomor 10).
Gambar 32. Contoh Simulasi Aktivasi Akun

Pegawai oleh Administrator (2)

WEB DAN MOBILE
11. Tampilan data Pegawai ASN menunggu aktivasi

(nomor 11);
12. Klik proses (nomor 12).
13. Administrator mengecek kembali NIK Pegawai ASN
dengan mengklik cek NIK (nomor 13).
Gambar 33. Contoh Simulasi Tampilan setelah Pengecekan

Informasi Pegawai ASN
14. Tampilan setelah dilakukan pengecekan informasi
Pegawai ASN dengan informasi Dukcapil (nomor 14)
15. Klik aktivasi (nomor 15)
Catatan: apabila terdapat ketidak sesuaian data maka
administrator berhak melakukan penolakan aktivasi akun
Pegawai ASN.

WEB DAN MOBILE
Gambar 34. Contoh Simulasi saat Akun Pegawai ASN

Berhasil di Aktivasi
16. Notifikasi aktivasi user yang telah aktif akan otomatis

dirikim ke email Pegawai ASN (nomor 16).
Aktivasi Akun Pertanahan (PPNPN) oleh Administrator
Administrator mengaktivasi akun PPNPN dengan
mengakses alamat resmi http://app.
.atrbpn.go.id/akun/pertanahan. Jika dalam hal tertentu
terdapat perubahan, maka perubahan alamat tersebut
akan diumumkan melalui saluran resmi yang dimiliki oleh
Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

WEB DAN MOBILE
Gambar 35. Contoh Simulasi Pengaksesan Aplikasi Akun

Pertanahan
1. Administrator mengakses aplikasi akun pertanahan

(nomor 1);
2. Klik aktivasi akun & Profile (nomor 1);
3. Klik PPNPN (nomor 1).
Gambar 36. Contoh Simulasi Penginputan Nama oleh Administrator
3. Administrator menginput nama sesuai dengan akun

yang telah dimiliki (nomor 4);
4. Administrator menginput kata sandi sesuai dengan
kata sandi yang telah dimiliki (nomor 5);
5. Klik login (nomor 6).

WEB DAN MOBILE
Gambar 37. Contoh Simulasi Penginputan Kantor

(Wilayah Kerja) oleh Administrator
6. Administrator memilih Kantor sesuai dengan wilayah

kerja (nomor 7).
Gambar 38. Contoh Simulasi Pencarian

Data oleh Administrator
7. Tampilan pencarian data PPNPN (nomor 8);

8. Memasukkan NIK PPNPN (nomor 9);
9. Klik cari (nomor 10);
10. Hasil data pegawai PPNPN (nomor 11);
11. Klik Proses (nomor 12).

WEB DAN MOBILE
Gambar 39. Contoh Simulasi Pengecekan Data

PPNPN oleh Administrator
Pengecekan data PPNPN.

12. Pada tampilan status masih “Menunggu Konfirmasi”
(nomor 13)
13. Klik cek nik (nomor 14);
14. Jika data informasi Pegawai PPNPN dengan Informasi
Dukcapil sesuai selanjutnya klik aktivasi (nomor 15).

WEB DAN MOBILE
Gambar 40. Contoh Simulasi Tampilan Aktivasi Data

Berhasil Dilakukan
15. Tampilan informasi data berhasil di aktivasi.
B. PENGATURAN PROFIL TATA USAHA

1. Penambahan Profil Pengguna Pegawai ASN oleh
Administrator
Administrator menambahkan profil pengguna/ user
profile akun ASN dengan mengakses alamat resmi
https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan. Jika dalam hal

WEB DAN MOBILE
Gambar 41. Contoh Simulasi Aktivasi

Akun Pegawai ASN

Pegawai ASN adalah sebagai berikut:
a. Tampilan setelah di aktivasi maka status berubah
menjadi “User Sudah Aktif” (nomor 1);
b. Administrator menambahkan profile Pegawai ASN
dengan cara memilih profile (nomor 2);
c. Input tanggal mulai sesuai dengan SK
pengangkatan Pegawai ASN (nomor 3);
d. Klik Tambah (nomor 4).

WEB DAN MOBILE
Gambar 42. Contoh Simulasi Tampilan saat Profil

Berhasil Disimpan
e. Tampilan informasi profile berhasil di simpan

(nomor 5)
Gambar 43. Contoh Simulasi Tampilan Data Informasi

Pengguna (ASN) Setelah Penambahan Profil

WEB DAN MOBILE
f. Profile yang ditambahkan otomatis tampil pada

aplikasi, apabila profile Pegawai ASN tersebut sudah
tidak berlaku atau berganti profile maka administrator
bisa menghapus profile dan menon-aktifkannya.
Kemudian unggah SK pengantian akun sebagai bukti
(nomor 6)
g. “Hapus” berlaku apabila Pegawai ASN yang
bersangkutan salah memilih profile (nomor 7)
Gambar 44. Contoh Simulasi saat Status User Sudah Aktif

h. Pegawai ASN mengakses kembali alamat akun
pertanahan dengan mengiput NIP
i. Klik cari
j. Status user sudah aktif.

WEB DAN MOBILE
2. Penambahan Profil Pengguna Pegawai PPNPN oleh

Administrator
Administrator menambahkan profil pengguna/ user
profile pegawai PPNPN dengan mengakses alamat resmi
https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan. Jika dalam hal
Langkah-langkah untuk menambahkan profile
Gambar 45. Contoh Simulasi Setelah User Sudah Aktif
a. Tampilan setelah di aktivasi maka status berubah

menjadi “User Sudah Aktif” (nomor 1);

WEB DAN MOBILE
b. Administrator menambahkan profile pegawai PPNPN

dengan cara memilih profile (nomor 2);
c. Input tanggal mulai sesuai dengan SK pengangkatan
Pegawai PPNPN (nomor 3);
d. Klik Tambah (nomor 4).

saat Profil Berhasil Disimpan
e. Tampilan informasi profile berhasil di simpan

(nomor 5).

WEB DAN MOBILE
Gambar 47. Contoh Simulasi Data Informasi Pengguna

(PPNPN) setelah Penambahan Profil
f. Profile yang ditambahkan otomatis tampil pada
aplikasi, apabila profile pegawai PPNPN tersebut
sudah tidak berlaku maka administrator bisa
melakukan pencabutan akun (nomor 6);
“Hapus” berlaku apabila Pegawai PPNPN yang
bersangkutan salah memilih profile (nomor 7)
C. HAK AKSES
Hak ases adalah kewenangan yang diberikan oleh root
kepada pihak tertentu, untuk memanfaatkan e-office sesuai
dengan kapasitas/ perannya. menu Hak Akses bukan untuk
menambahkan user baru ke dalam sistem pada suatu Unit
Kerja/Satuan Kerja melainkan Hak Akses adalah fitur untuk

WEB DAN MOBILE
menambahkan wewenang khusus bagi pegawai yang diberi

wewenang untuk penginputan dan pengelolaan surat sesuai
kebutuhan yang termasuk didalamnya adalah hak akses
Pembuat Nomor Agenda, Pembuat Nomor Surat dan Pembuat
Surat. Ketiga Hak Akses tersebut wajib dicentang untuk jabatan
pemegang wewenang utama pemrosesan surat di bagian Tata
Usaha.
Hak akses pada aplikasi e-office website Kementerian
ATR/BPN kini memuat unit kerja pegawai yang dapat dicari dan
akan ditambahkan hak akses ketataausahaannya.
Langkah-langkah untuk menambahkan hak akses
1. Pilih menu Administrasi klik Hak Akses

untuk Menambahkan Hak Akses
2. Tahapan untuk menambahkan Hak Akses

3. Masukkan Nama Pegawai
4. Klik Nama Pegawai yang akan diset Hak Aksesnya

WEB DAN MOBILE
Gambar 49. Contoh Simulasi Tampilan Pilihan

Penambahan Hak Akses
6. Checklist (centang) pilihan Hak Akses
7. Klik Simpan.
D. LOG IN
Surat masuk dientri satu pintu melalui bagian Persuratan
agar memudahkan pelacakan surat dan dientrikan oleh staf
Kepala Subbagian Persuratan.
Langkah yang perlu dilakukan adalah:
1. Buka alamat aplikasi https://eoffice.atrbpn.go.id/,
masukkan Nama Pengguna atau username (Gambar 1);
2. Masukkan Kata Sandi atau password (Gambar 2);
3. Klik tombol Sign In (Gambar 3).
Username dan password yang digunakan untuk login
pada aplikasi E-Office adalah username dan password yang
sama dengan akun pertanahan.

WEB DAN MOBILE
Gambar 50. Contoh Simulasi Login untuk Memulai Penggunaan

Aplikasi E-Office
E. Rangkuman
Pada aplikasi Kementerian ATR/BPN pengguna
dashboard adalah seluruh user yakni seluruh pegawai yang
telah memiliki akses dan telah menerapkan penggunaan
E-Office Website, dashboard bersifat embedded pada sistem
yang bertujuan untuk menampilkan counter surat pemilik akun.

WEB DAN MOBILE
Semua pengguna di Kementerian ATR/BPN dapat melakukan

edit dan pemrosesan surat pada E-Office Website.
Pengaturan akun terdiri dari aktivasi akun, pengaturan
F. Latihan
1. E-Office Web adalah ...
a. Sistem aplikasi tata kelola perkantoran institusi/
organisasi/ perusahaan berbasis website
b. Jejaring aplikasi untuk administrasi
c. Multi level jaringan untuk melakukan pengelolaan
sumber daya manusia dan dana
d. Aplikasi yang terhubung dengan andoid
2. E-Office Web sangat bergantung pada ...
a. Manajemen sistem
b. Jaringan internet
c. Komitmen pimpinan
d. Alih fungsi kewenangan
e. SDM yang melaukan investasi
3. Berikut ini keunggulan E-Office Web, kecuali ...
a. Cepat
b. Mendukung implementasi ISO
c. Sulit diakses
d. Aman dan terdokumentasi
e. Terintergrasi

WEB DAN MOBILE
4. E-Office Web mudah, dapat diakses kapanpun dan

dimanapun artinya ...
a. Sistem webservice dan server yang menyala 24 jam
dalam sehari, memungkinkan pengguna dapat
mengakses aplikasi ini selama 24 jam dalam sehari
dan 7 hari dalam seminggu
b. Pengguna dapat mengakses dengan personal
komputer (laptop) dari mana saja
c. Semua proses administrasi tata kelola surat berjalan
secara otomatis tanpa membutuhkan campur tangan
SDM
d. Sistem bisa diedit dan dirubah kapanpun, 24 jam dan
7 hari
5. Efisiensi aplikasi E-Office dapat dilihat dari ...
a. Biaya investasi hanya sedikit
b. Volume percetakan dan penggandaan dokumen dapat
ditekan
c. Tidak diperlukan biaya pelatihan, karena semua SDM
pasti bisa menggunakan web
d. Tidak memerlukan biaya pengembangan dan
pemeliharaan

WEB DAN MOBILE
BAB III
ADMINISTRASI SURAT
Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat melakukan administrasi surat.
"Kalau mau menunggu sampai siap, kita akan menghabiskan sisa
hidup kita hanya untuk menunggu" -Lemony Snicket
Kegiatan administrasi surat menyurat secara manual

pada institusi atau organisasi atau perusahaan biasanya terdiri dari
(Contoh Surat, n.d.):
A. PROSEDUR PENERIMAAN SURAT MASUK

Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan
kedalam administrasi bagian umum. Bagian umum mengolah
surat masuk tersebut kemudian di ekspedisi bagian Tata Usaha
Organisasi. Setelah diproses, pihak yang berwenang akan
memberikan balasan surat masuk yang disebut surat keluar.
Dalam prosedur surat masuk terdapat hal yang perlu
diperhatikan yaitu:
1. Mengadakan surat masuk
2. Mengentri data surat masuk
3. Memfilekan surat masuk
4. Mengarsip surat masuk
B. PENGGOLONGAN SURAT MASUK

Dalam penggolongan surat masuk terdapat beberapa
ketentuan yang mengatur atau menetapkan sesuatu hal, yaitu:
1. Bentuk penanganan surat
2. Keputusan
3. Instruksi

4. Edaran
5. Pengumuman
C. FORMULIR DAN BUKU AGENDA SURAT MASUK

Formulir pengendalian surat masuk dipergunakan untuk
mencatat data yang ada pada surat masuk yang dipergunakan
untuk mengendalikan dan atau mengarahkan surat masuk.
D. PEMBERIAN KODE SURAT MASUK

Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat
masuk dan pengendalian surat masuk, ditulis lengkap sesuai
identitas yang ada pada surat tersebut. Pemberian kode surat
masuk diberi kode sesuai dengan kerangka yang ditetapkan.
E. Tahap Pengolahan Surat Masuk

Untuk menangani surat masuk para petugas wajib
mengikuti tahap-tahap berikut:
1. Penerimaan Surat
Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani
tanda terima, sebelumnya surat diperiksa terlebih dahulu
2. Pencatatan Surat
Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk,
kode masalah dan kemudian dicatat dalam buku agenda
surat masuk. Surat masuk diberi lembar pengendalian surat
masuk untuk mempermudah identifikasi surat.
3. Menyortir Surat
Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut:
menyortir surat menurut tanggal penerimaannya dan
menggolongkan surat menurut jenisnya.

4. Pendistribusian
Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan
ke bagian-bagian dengan buku ekspedisi sebagai bukti
bahwa surat telah diterima.
5. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut: menyusun arsip ke dalam folder menurut kode atau
sub masalah, serta tanggal surat masuk dan keluar beserta
masalah yang tertera dalam surat tersebut dicatat di buku
petunjuk.
F. PROSEDUR SURAT-SURAT KELUAR
Dalam penanganan surat keluar biasanya penulis
melakukan pengentrian surat keluar. Pengentrian surat keluar di
komputer, pengisian tersebut berdasarkan:
1. Kode masalah
2. Tahun agenda
3. Nomor surat
4. Konseptor
5. Unit pengolah
G. PENGGOLONGAN SURAT KELUAR

Dalam penggolongan surat keluar meliputi kegiatan yaitu:
konsep, pengetikan, pengesahan, penomoran, pencatatan,
penggandaan, pengiriman, dan perorangan.
Pengolahan surat keluar meliputi surat yang mengatur
dan surat yang tidak mengatur. Pengolahan surat keluar untuk
surat yang mengatur terdiri dari:

1. Konsep. Konsep ini memiliki keputusan yang dibuat oleh

bagian hukum.
2. Penetapan. Hasil perumusan perancangan keputusan
diparaf oleh konseptor, kepala staf terkait dalam pemimpin.
3. Pengetikan. Setelah ditetapkan, rancangan keputusan
diketik rangkap tiga (3) dalam bentuk asli oleh konseptor.
4. Pengesahan
a. Rancangan keputusan
b. Pemberian nomor dilakukan oleh unit tata usaha setelah
keputusan tersebut ditanda tangan oleh pemimpin.
c. Pemberian stempel.
5. Penyimpanan
a. Lembar asli I beserta rancangannya disimpan oleh unit
tata usaha
b. Lembar asli II disimpan oleh bagian hukum
Untuk administrasi surat dengan aplikasi E-Office web site

kementerian ATR/BPN menu beranda merupakan dashboard
pengelolaan surat yang dimiliki oleh pengelola akun. Dashboard
memuat informasi antara lain (ATR/BPN, 2019a):
a. Jumlah Surat;
b. Jumlah Inbox;
c. Jumlah Terkirim;
d. Jumlah Selesai;
e. Daftar Notulensi;
f. Jumlah surat selesai pada Satuan Kerja pemilik akun;
g. Jumlah Surat Selesai Saya (jumlah surat pemilik akun);

h. Daftar informasi akun dan jumlah pengelolaan data oleh

semua pegawai pada Satuan Kerja yang sama dengan
pemilik akun;
Contoh tampilan menu beranda yaitu:
Gambar 51. Contoh Simulasi Tampilan Menu Beranda
Pada aplikasi e-office di Kementerian ATR/BPN

administrasi surat menu administrasi surat terdiri dari submenu:
surat masuk, surat keluar, surat terkirim, proses/setujui surat,
surat pengantar, serta cetak lembar disposisi.
H. KOTAK MASUK
Submenu Kotak Masuk berisi daftar surat masuk yang
ditujukan oleh pemilik akun. Untuk melihat daftar surat masuk
yang diterima oleh pemilik akun, langkah-langkah yang perlu
dilakukan adalah:
1. Klik Menu Administrasi Surat (Gambar 1);
2. Klik Submenu Kotak Masuk (Gambar 2);
3. Klik surat masuk yang akan dibuka dan diproses (Gambar
3).

Surat masuk dapat di-sortir sesuai keinginan dengan

memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan
Pilihan Sortir Ascending atau Descending.
Pencarian surat masuk dapat dilakukan dengan
menginputkan, nomor surat, asal surat, perihal dan sifat surat
pada kolom pencarian.
Gambar 52. Contoh Simulasi Tampilan Sub

Menu untuk Kotak Masuk
Surat Masuk yang telah dibuka memuat informasi antara

lain (ATR/BPN, 2019a):
1. Tombol selesai untuk menyelesaikan surat (Gambar 1);
2. Tombol Kembalikan untuk mengembalikan surat apabila
terdapat koreksi atas kesalahan input pada surat (Gambar
2);
3. Tombol Buat Surat Keluar Jawaban (Gambar 3);

4. Tombol Notulen untuk membuat notulensi berdasarkan surat

masuk terkait (Gambar 4);
5. Ikon printer untuk cetak dan Fitur cek perjalanan surat
(Gambar 5);
6. Informasi surat antara lain Asal Surat, Sifat Surat, Jenis
Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Nomor Agenda,
Nomor Surat, Keterangan Surat (Gambar 6);
7. Attachment File atau scan surat masuk dan fitur
tambah attachment file* (Gambar 7);
8. Catatan sebelumnya dari pemberi disposisi (Gambar 8);
9. Perintah disposisi (Gambar 9);
10. Field catatan pemilik akun untuk perintah disposisi (Gambar
10);
11. Field kirim/disposisi ke untuk meneruskan/mendisposisikan
surat masuk (Gambar 11).
I. DISPOSISI
Untuk mendisposisikan surat masuk langkah yang perlu
dilakukan adalah:
1. Pilih Unit Kerja sesuai unit kerja pemilik akun, Jabatan
tujuan perintah disposisi, Pegawai yang akan menerima
disposisi, Keterangan disposisi serta pilih perintah disposisi
dan catatan disposisi (Gambar 12);
2. Klik tombol pilih (Gambar 13). Apabila akan didisposisi,
ulangi tahap 12;
3. Klik tombol Kirim (Gambar 14).

Gambar 53. Contoh Simulasi Tampilan untuk Melakukan

Disposisi Surat Masuk
Kalimat disposisi merupakan referensi data yang

digunakan untuk mendata kalimat-kalimat yang umum
digunakan dalam memberikan disposisi surat. Sehingga dengan
adanya referensi data kalimat disposisi ini dapat mempermudah
pengguna dan mempercepat proses mendisposisikan surat.
J. SELESAI/ARSIP
Gambar 54. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Proses/

Setujui Surat untuk Melakukan Penolakan Surat

Untuk menginput arsip surat dapat dilakukan dengan

cara:
1. Klik/ pada Surat Masuk yang akan diarsipkan pada
Submenu Surat Masuk (gambar 55), untuk memunculkan
tampilan seperti pada gambar 54.
2. Klik/tekan tombol selesai/arsip yang ada di pojok kiri atas.
Gambar 55. Contoh Simulasi Membuat Arsip Surat Masuk
K. TOLAK
Fitur tolak surat adalah fitur khusus yang diperuntukkan
bagi unit kerja ketatausahaan yang berfungsi untuk
memudahkan proses sortir dan persetujuan surat masuk ke
suatu unit kerja/satuan kerja. Surat akan dicek oleh unit
ketatausahaan sebelum akhirnya disetujui untuk diproses lebih
lanjut apabila tidak terdapat kekeliruan pada surat masuk
tersebut. Namun apabila terdapat kekeliruan pada surat masuk
dan memerlukan perbaikan maka langkah-langkah yang perlu
dilakukan adalah:
1. Klik Menu Administrasi Surat;
2. Klik Submenu Proses/Setujui Surat;
3. Klik surat akan ditolak;

Gambar 56. Contoh Simulasi Tampilan Penolakan Surat

4. Klik Tombol Tolak.
L. KEMBALIKAN
Fitur kembalikan adalah fitur yang digunakan untuk
mengembalikan surat masuk yang diterima oleh pemilik akun ke
pengirim surat apabila terdapat ketidaksesuaian pada surat
masuk yang diterima.
Langkah-langkah untuk menggunakan
Gambar 57. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Kotak Masuk

2. Klik Submenu Kotak Masuk;
3. Klik pada surat masuk yang akan dikembalikan;

Gambar 58. Contoh Simulasi Tampilan pada Surat

Masuk yang akan Dikembalikan
4. Klik Tombol Kembalikan
Gambar 59. Contoh Simulasi Tampilan Detail Tracking Surat

Tampilan detail tracking surat dengan status proses suratnya
M. BUAT SURAT KELUAR JAWABAN

Untuk membuat surat keluar yang digunakan untuk
membalas surat masuk dapat menggunakan tautan Reply atau
Balas. Tautan ini membantu pengguna untuk membalas
pengirim file. Langkah-langkah untuk membuat surat keluar
jawaban yaitu:

1. Pada Submenu Kotak Masuk (Gambar 57), pilih dengan

mengeklik surat yang akan dijawab
2. Klik Buat Surat Keluar/ Jawaban (nomor 4) (Gambar 60)
Gambar 60. Contoh Simulasi Tampilan pada Kotak

Masuk yang akan Dijawab
Gambar 61. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan

Surat Keluar/Jawaban
N. NOTULEN
Fitur Menu Notulen bisa ditambahkan dari surat masuk
dengan mengklik tombol Notulen. Fungsi Fitur Notulen adalah

untuk menambahkan notulensi atau rangkuman hasil rapat atau

rangkuman pembahasan sesuai dengan agenda yang
dilaksanakan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:
2. Klik Submenu Notulen;
Gambar 62. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Notulen
O. INISIATIF
Surat inisiatif adalah sebuah sub menu dalam aplikasi
yang digunakan untuk pembuatan draft/konsep
dasar/ide/gagasan yang dapat ditindaklanjuti dengan proses
pembuatan Surat Keluar (baik berupa Nota Dinas, Surat Dinas,
Undangan, dsb). Surat inisiatif dapat berupa surat keluar
mandiri (bukan surat tindak lanjut surat masuk) seperti Nota
Dinas, Surat Edaran, Undangan, dan sebagainya (ATR/BPN,
2019a).

Gambar 63. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Inisiatif Surat
Untuk melihat daftar surat inisiatif yang diterima oleh

pemilik akun, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:
1. Klik Menu Administrasi Surat (Gambar 1);
2. Klik Submenu Inisiatif (Gambar 2);
3. Klik surat insiatif yang akan dibuka dan diproses (Gambar 3).
Surat inisiatif dapat di-sortir sesuai keinginan dengan
P. KIRIM
Untuk mendisposisikan surat inisiatif langkah yang perlu
dilakukan adalah:
1. Pilih Unit Kerja sesuai unit kerja pemilik akun, Jabatan
tujuan perintah disposisi, Pegawai yang akan menerima
disposisi, Keterangan disposisi serta pilih perintah disposisi
dan catatan disposisi (Gambar 10);

2. Klik tombol pilih (Gambar 11). Apabila akan didisposisi, ulangi

tahap 11;
3. Klik tombol Kirim (Gambar 12).
Gambar 64. Contoh Simulasi Pengiriman Surat Inisiatif
Q. BUAT SURAT KELUAR

Untuk membuat surat elektronik, pilih pada menu Buat
Surat. Menu ini digunakan untuk membuat dan mengirim surat.
Surat yang dibuat adalah surat yang disesuaikan bentuk
template/ templat berdasarkan Permendagri Nomor 54 Tahun
2009.
1. Membuat Surat Keluar Internal

Langkah – langkah yang perlu dilakukan adalah:
a. Klik Menu Administrasi Surat;
b. Klik Submenu Surat Masuk;
c. Klik Surat Masuk yang akan ditindak lanjuti dengan
surat keluar/surat balasan;

d. Klik tombol Buat Surat Keluar Jawaban;

e. Isikan Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Perihal
dan Keterangan Surat;
f. Isikan data Tembusan Surat, pilih Unit Kerja, Jabatan,
Pegawai dan Redaksi Surat;
g. Klik tombol Simpan;
h. Upload file scan surat balasan;
i. Klik Kirim.
Gambar 65. Contoh Simulasi Sub Menu Surat Masuk untuk

Membuat Surat Keluar Internal

Gambar 66. Contoh Simulasi Tampilan Kotak Masuk yang Akan

Dibuat Surat Keluar Inisitif
Gambar 67. Contoh SImulasi Input Surat Keluar Inisiatif

2. Notulen
Fitur Menu Notulen bisa ditambahkan dari surat
masuk dengan mengklik tombol Notulen. Fungsi Fitur
Notulen adalah untuk menambahkan notulensi atau
rangkuman hasil rapat atau rangkuman pembahasan sesuai
dengan agenda yang dilaksanakan. Langkah-langkah yang
perlu dilakukan adalah:
2. Klik Submenu Notulen;
Gambar 68. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Notulen
3. Surat Terkirim
Surat terkirim adalah daftar surat keluar terkirim,
surat inisiatif terkirim maupun disposisi surat dari pemilik
akun.

Gambar 69. Contoh Simulasi Submenu Surat Terkirim (1)

Untuk melihat daftar surat terkirim pemilik akun,
langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:
b. Klik Submenu Terkirim;
c. Fitur Lihat untuk melihat kembali surat yang telah
terkirim;
d. Fitur Kirim Ulang untuk mengirim ulang surat;
e. Fitur Pencarian surat yang dapat digunakan untuk
mencari surat dengan mengiputkan nomor surat
ataupun perihal surat.
Surat terkirim dapat di-sortir sesuai keinginan dengan

Gambar 70. Contoh Simulasi Submenu Surat Terkirim (2)

Surat terkirim yang dibuka memuat informasi antara lain:
a. Asal Surat, Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat,
Tanggal Surat, Tanggal Terima, Nomor Surat,
Keterangan Surat, Perihal dan Resume (Gambar 1);
b. Attachment File (Gambar 2);
c. Perjalanan Surat yang memuat alur perjalanan surat,
status surat, jenis redaksi dan catatan disposisi surat
(Gambar 3) dan dapat difilter berdasarkan kategori
dipilih;
d. Tombol Buat Surat Keluar untuk membuat surat keluar
berdasarkan surat inisiatif terkait (Gambar 4);
e. Tombol Notulen untuk membuat notulensi (Gambar 5).
4. Lihat
Submenu Surat Kembali berisi informasi daftar surat
terkirim yang dikembalikan ke pemilik akun apabila terdapat
revisi atau kekeliruan pada surat terkirim. Langkah yang
dilakukan untuk melihat daftar surat kembali yaitu:

b. Klik Submenu Surat Terkirim, kemudian klik surat yang

akan dibuka pada bagian lihat (nomor 3).
Gambar 71. Contoh Simulasi untuk Melihat Surat Terkirim
5. Kirim Ulang
Kirim ulang berarti pengguna mengirim kembali surat
yang pernah dikirim sebulumnya, namun surat gagal
terkirim/ dikembalikan. Untuk mengirim ulang, pada tampilan
daftar surat terkirim, klik surat yang akan dikirim ulang,
kemudian tekan kirim ulang (nomor 4).
Gambar 72. Contoh Simulasi untuk Mengirim Ulang Surat
6. Edit Surat
Submenu Edit Surat hanya dapat digunakan oleh
akun Kepala Subbagian Tata Usaha selaku pengirim surat
keluar dan pemberi nomor surat. Langkah-langkah untuk
mengedit surat antara lain (ATR/BPN, 2019a):
b. Klik Submenu Edit Surat;
c. Klik surat yang akan di-edit.

Gambar 73. Contoh Simulasi Tampilan Daftar

Surat pada Submenu Edit Surat
Surat dapat di-sortir sesuai keinginan dengan memilih
urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan
Gambar 74. Contoh Simulasi Pengeditan Surat
Untuk mengedit surat, langkah-langkah yang dilakukan

adalah:
a. Edit informasi surat yang akan diganti (Asal Surat,
Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat,
Nomor Surat, Perihal dan Keterangan Surat)
(Gambar 1);
b. Klik Tombol Simpan (Gambar 2);

c. File attachment dapat diedit antara lain dengan

menambahkan file ataupun menghapus file yang sudah
terunggah (Gambar 3).
Perlu diingat bahwa Nomor agenda tidak dapat diubah.
7. Proses/Setuju Surat
Proses atau setuju merupakan fitur atau tautan di
e-office yang berfungsi untuk mengeksekusi surat-surat
yang diajukan oleh pengguna lain kepada pengguna yang
diberi otorisasi untuk menyetujui atau menolak surat tsb.
Sebelum surat dikirim ke tujuan, surat harus diproses
dengan approval atau persetujuan dari Kepala Subbagian
Tata Usaha.
Kepala Subbagian Persuratan berwewenang untuk :
a. Melakukan proses approval atau persetujuan dan
pemrosesan surat;
b. Mencetak Surat Pengantar.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah :
1) Klik Menu Administrasi Surat;
2) Pilih Submenu Proses/Setujui Surat;
3) Klik checklist merah pada kolom setujui;
4) Klik tombol “Ya” untuk mengkonfirmasi
proses/setuju surat.

Gambar 75. Contoh Simulasi Tampilan Submenu

Proses/setuju Surat

Gambar 76. Contoh Simulasi Tampilan Konfirmasi Persetujuan Surat

dan saat Surat Berhasil Diproses
8. Surat Pengantar
Setelah surat diproses, fisik surat akan dikirimkan
langsung kepada tujuan surat, pegiriman surat memerlukan
surat pengantar sebagai bukti bahwa surat telah diterima
oleh tujuan surat.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
membuat surat pengantar baru adalah sebagai berikut:
a. Klik Menu Administrasi Surat (Gambar 1);
b. Klik Submenu Surat Pengantar (Gambar 2);
c. Klik Tombol Buat Baru (Gambar 3);
d. Klik Tombol Edit untuk mengedit surat pengantar yang
telah ada (Gambar 4);
e. Klik Tombol Cetak untuk mencetak surat pengantar
yang telah ada (Gambar 5).

Gambar 77. Contoh Simulasi untuk Membuat Surat Pengantar Baru
Gambar 78. Contoh Simulasi Penginputan Data Surat Pengantar
Klik Tombol Buat Baru; Pilih tujuan unit kerja, tujuan

jabatan, periode penerimaan surat dari tanggal/jam sampai
tanggal/jam (Gambar 4); Klik tombol “Cari” (Gambar 5);

Checklist datar surat yang akan dibuatkan Surat Pengantar

(Gambar 6); Klik tombol “Buat Pengantar” (Gambar 7).
Apabila surat pengantar telah dibuat sebelumnya, langkah
yang dapat dilakukan adalah:
a. Klik ikon Edit untuk menyunting kembali surat
pengantar yang telah dibuat sebelumnya;
b. Klik ikon Printer untuk mencetak surat pengantar yang
telah dibuat.
9. Cetak Lembar Disposisi

Langkah-langkah untuk mencetak lembar disposisi antara
lain:
a. Klik Menu Adinistrasi Surat;
b. Klik Submenu Cetak Lembar Disposisi;
c. Klik ikon Cetak.
Gambar 79. Contoh Simulasi untuk Mencetak Lembar DIsposisi

Langkah selanjutnya yang perlu dilakukan untuk
mencetak lembar disposisinya adalah sebagai berikut:

a. Pilih Unit Kerja sesuai dengan unit kerja pemilik akun,

jabatan dan pegawai penerima disposisi (Gambar 4);
b. Klik tombol simpan (Gambar 5);
c. Apabila ingin menampilkan seluruh pegawai dalam satu
Unit Kerja sebagai penerima disposisi pada lembar
disposisi maka klik Tombol Tambah Otomatis dari Unit
Kerja (Gambar 6);
d. Klik Tombol Cetak untuk mencetak (Gambar 7);
e. Klik Tombol Kembali untuk kembali ke halaman
sebelumnya (Gambar 8).
10. Notulen
Untuk mengedit Notulensi yang pernah dibuat,
langkah-langkah yang dilakukan antara lain: Klik Menu
Administrasi Surat; Klik Submenu Notulen; Klik ikon Edit.
Untuk menghapus notulensi, klik ikon hapus.
11. Rangkuman
Pada aplikasi e-office administrasi surat menu
administrasi surat terdiri dari submenu: surat masuk, surat
keluar, surat terkirim, proses/setujui surat, surat pengantar,
serta cetak lembar disposisi. Dalam administrasi kotak
masuk pengguna dapat melakukan disposisi, arsip/selesai
(penyimpanan apabila surat masuk tidak perlu
didisposisi/dijawab), penolakan, pengembalian,
penjawaban, serta notulensi.
Untuk administrasi surat dengan aplikasi E-Office
web site kementerian ATR/BPN menu beranda merupakan
dashboard pengelolaan surat yang dimiliki oleh pengelola

akun. Dashboard memuat informasi antara lain (ATR/BPN,

2019a):
a. Jumlah Surat;
b. Jumlah Inbox;
c. Jumlah Terkirim;
d. Jumlah Selesai;
e. Daftar Notulensi;
f. Jumlah surat selesai pada Satuan Kerja pemilik akun;
g. Jumlah Surat Selesai Saya (jumlah surat pemilik akun);
h. Daftar informasi akun dan jumlah pengelolaan data oleh
semua pegawai pada Satuan Kerja yang sama dengan
pemilik akun;
Submenu Kotak Masuk berisi daftar surat masuk
yang ditujukan oleh pemilik akun. Surat inisiatif adalah
sebuah sub menu dalam aplikasi yang digunakan untuk
pembuatan draft/konsep dasar/ide/gagasan yang dapat
ditindaklanjuti dengan proses pembuatan Surat Keluar (baik
berupa Nota Dinas, Surat Dinas, Undangan, dsb). Surat
terkirim adalah daftar surat keluar terkirim, surat inisiatif
terkirim maupun disposisi surat dari pemilik akun. Submenu
Edit Surat merupakan sub menu yang hanya dapat
digunakan oleh akun Kepala Subbagian Tata Usaha selaku
pengirim surat keluar dan pemberi nomor surat untuk
melakukan perubahan atau pengeditan surat. Proses atau
setuju merupakan fitur atau tautan di e-office yang berfungsi
untuk mengeksekusi surat-surat yang diajukan oleh
pengguna lain kepada pengguna yang diberi otorisasi untuk
menyetujui atau menolak surat tsb. Surat pengantar

merupakan fitur surat yang dikirimkan untuk bukti bahwa

surat yang diproses dan terkirim telah diterima oleh tujuan
surat. Fitur Notulen berfungsi sebagai fitur untuk
menambahkan notulensi atau rangkuman hasil rapat atau
rangkuman pembahasan sesuai dengan agenda yang
dilaksanakan.
12. Latihan
1. Dashboard dalam aplikasi e-office memuat informasi
antara lain, kecuali ...
a. Jumlah surat
b. Jumlah terkirim
c. Jumlah surat selesai pada Satuan Kerja
pemilik akun
d. Jumlah kegiatan yang diikuti satuan kerja
e. Daftar Notulensi
2. Langkah-langkah untuk mencetak lembar disposisi
antara lain, kecuali ...
a. Klik Menu Adinistrasi Surat
b. Klik Submenu Cetak Lembar Disposisi
c. Klik ikon buang/hapus
d. Klik ikon Cetak
3. Surat inisiatif adalah ....
a. Sebuah sub menu dalam aplikasi yang digunakan
untuk pembuatan draft/konsep dasar/ide/gagasan

yang dapat ditindaklanjuti dengan proses

pembuatan Surat Keluar
b. Daftar surat keluar terkirim, surat inisiatif terkirim
maupun disposisi surat dari pemilik akun
c. Sub menu yang hanya dapat digunakan oleh akun
Kepala Subbagian Tata Usaha selaku pengirim
surat keluar dan pemberi nomor surat untuk
melakukan perubahan atau pengeditan surat
d. Fitur atau tautan di e-office yang berfungsi untuk
mengeksekusi surat-surat yang diajukan oleh
pengguna lain
e. Fitur surat yang dikirimkan untuk bukti bahwa surat
yang diproses dan terkirim telah diterima oleh tujuan
surat
4. Surat terkirim adalah ...
pengguna lain


surat
5. Submenu Edit Surat adalah ...
pengguna lain
surat

BAB IV
BUAT DATA SURAT

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat membuat data surat.
"Masa depan adalah milik mereka yang menyiapkan hari ini." -Anonim
A. BUAT SURAT MASUK

Data surat masuk hanya dapat dilakukan oleh Unit
Ketatausahaan.
Gambar 80. Contoh Simulasi untuk Membuat

Data Surat Masuk
Fitur Submenu Buat Surat Masuk hanya dapat digunakan

oleh Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Subbagian Tata Usaha
dan pegawai yang memiliki wewenang untuk mengentri surat
masuk pada Aplikasi E-Office.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat data
surat masuk yaitu: Klik Menu Buat Surat (nomor 1); Klik
Submenu Buat Surat Masuk (nomor 2); Inputkan Asal Surat,
Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Nomor

Surat, Perihal dan Keterangan Surat (nomor 3); Pilih Unit Kerja,
Jabatan, Pegawai dan Redaksi (nomor 4); Klik Tombol Simpan
(nomor 5). Apabila ingin menambahkan daftar penerima surat
inisiatif, ulangi langkah 1-4; Klik File Surat untuk meng-upload
file (opsional) (nomor 6); Klik Tombol Kirim (nomor 7).
B. Buat Surat Inisiatif

Submenu Buat Inisiatif berfungsi untuk membuat surat
inisiatif. Fitur ini digunakan untuk surat yang sudah fix (tidak ada
perubahan). Input surat Inisiatif, Upload file kirim ke Kasubbag
TU.
Gambar 81. Contoh Simulasi untuk Membuat Data Surat Inisiatif

Langkah-langkah untuk membuat surat inisiatif antara
lain: Klik Menu Buat Data (Gambar 1); Klik Submenu Buat
Inisiatif (Gambar 2); Inputkan Perihal, Tanggal Selesai dan
Catatan Anda (Gambar 3); Pilih Unit Kerja, Jabatan, Pegawai
dan Redaksi (Gambar 4); Klik Tombol Simpan (Gambar 5).
Apabila ingin menambahkan daftar penerima surat inisiatif,

ulangi langkah 1-4; Klik File Surat untuk meng-upload

file (opsional) (Gambar 6); Klik Tombol Kirim (Gambar 7).
C. Rangkuman
Fitur Submenu Buat Surat Masuk hanya dapat digunakan
oleh Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Subbagian Tata Usaha
dan pegawai yang memiliki wewenang untuk mengentri surat
masuk pada Aplikasi E-Office. Submenu Buat Inisiatif berfungsi
untuk membuat surat inisiatif. Fitur ini digunakan untuk surat
yang sudah fix (tidak ada perubahan). Input surat Inisiatif,
Upload file kirim ke Kasubbag TU.
D. Latihan
1. Data surat masuk dapat dilakukan oleh ...
a. Semua pengguna
b. Pegawai ASN yang mendapat surat masuk
c. Semua pegawai ASN eselon II
d. Unit ketatausahaan
2. Fitur Submenu Buat Surat Masuk hanya dapat digunakan
oleh ...
a. Kepala Bagian Tata Usaha
b. Kepala Subbagian Tata Usaha
c. Pegawai yang memiliki wewenang untuk mengentri surat
masuk
d. Seluruh pengguna pegawai ASN
e. Jawaban a, b, dan c benar

3. Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat data surat

masuk yaitu, kecuali …
a. Klik Submenu Buat Surat Masuk
b. Inputkan Asal Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal
Surat, Tanggal Terima, Nomor Surat, Perihal dan
Keterangan Surat
c. Pilih Unit Kerja, Jabatan, Pegawai dan Redaksi
d. Klik Submenu Surat Pengantar
e. Klik Tombol Kirim
4. Submenu Buat Inisiatif berfungsi untuk ...
a. Membuat surat inisiatif
b. Membuat surat masuk
c. Membuat surat terkirim
d. Membuat surat pos
e. Membuat surat pelacakan
5. Langkah-langkah untuk membuat surat inisiatif antara lain,
kecuali ...
a. Klik Submenu Buat Inisiatif
b. Klik Submenu Informasi Surat
c. Pilih Unit Kerja, Jabatan, Pegawai dan Redaksi
d. Inputkan Perihal, Tanggal Selesai dan Catatan Anda
e. Klik Tombol Kirim

BAB V
INFORMASI SURAT
Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan informasi surat.
"Jangan pernah berhenti belajar, karena hidup tak pernah berhenti
mengajarkan." -Anonim
Menu Informasi Surat memuat detail surat, attachment file dan

perjalanan surat. Langkah-langkah untuk mengecek informasi surat
yaitu sebagai berikut: Klik Menu Informasi Surat (nomor 1); Klik surat
terkait yang akan dicek informasinya (nomor 2) (Gambar 81).
Surat dapat di-sortir sesuai keinginan dengan memilih urutan
data berdasarkan kategori yang tersedia dan Pilihan Sortir Ascending
atau Descending.
Gambar 82. Contoh Simulasi Tampilan Submenu Informasi Surat
A. Pencarian Surat
Saat melalukan pencarian surat kita dapat memilih tombol
“pencarian”.
Gambar 83. Contoh Simulasi untuk Melakukan Pencarian

Isi kata kunci berdasarkan action, nomor surat, kepada, perihal,

tanggal surat dikolom diatas untuk memudahkan pencarian.
B. Informasi alur surat yang sudah masuk

Seluruh surat yang telah yang telah diproses dapat
dilacak melalui Menu Informasi Surat. Menu Informasi Surat
memiliki catatan alur surat (tracking).
Langkah – langkah untuk melihat informasi surat atau
melakukan tracking surat antara lain:
1. Klik Menu Informasi Surat;
2. Klik Surat untuk melihat informasi surat dan tracking surat.
Gambar 84. Contoh Simulasi untuk Melihat Informasi Surat dan

Tracking Surat

C. Rangkuman
Menu Informasi Surat memuat detail surat, attachment
file dan perjalanan surat. Langkah-langkah untuk mengecek
informasi surat yaitu sebagai berikut: Klik Menu Informasi Surat
kemudian Klik surat terkait yang akan dicek informasinya.
Surat dapat di-sortir sesuai keinginan dengan memilih
urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan Pilihan
Sortir Ascending atau Descending.
D. Latihan
1. Menu Informasi Surat memuat ...
a. Detail surat
b. Attachment file
c. Perjalanan surat
d. Proses penginputan surat
2. Pencarian surat dapat dilakukan dengan ...
a. Klik fitur pencarian surat yang memiliki logo loop (kaca
pembesar)
b. Klik fitur simpan
c. Klik fitur kirim
d. Klik fitur tambah yang memiliki logo plus
e. Klik fitur input surat
3. Langkah-langkah untuk melihat informasi surat atau
melakukan tracking surat antara lain …
a. Klik Menu Informasi Surat
b. Klik Fitur simpan

c. Klik Surat untuk melihat informasi surat dan tracking

surat
4. Surat dapat disortir sesuai dengan pilihan ...
a. Sortir ascending
b. Sortir descending
c. Sortir upfront
d. Sortir backward
5. Untuk memudahkan pencarian informasi surat dapat
dilakukan dengan mengisikan kata kunci berupa ...
a. Nomor surat
b. Biaya surat
c. Bukti fisik surat
d. Tanda tangan surat

BAB VI
LAPORAN

Setelah membaca bab ini, peserta dapat melakukan laporan.
"Pendidikan bukan cuma pergi ke sekolah dan mendapatkan gelar.
Tapi juga soal memperluas pengetahuan dan menyerap ilmu
kehidupan." Shakuntala Devi
Laporan berisi berita atau informasi terkait keseluruhan surat masuk

dan surat keluar. Menu laporan ini berfungsi untuk pengguna
mencetak laporan surat masuk dan surat keluar.
A. SURAT MASUK
Langkah-langkah untuk mencetak laporan surat masuk
yaitu: Klik Menu Laporan; Klik Submenu Surat Masuk; Pilih
urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis urutan, cetak
berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu; Klik Tombol
Cetak (ATR/BPN, 2019a).
Gambar 85. Contoh Simulasi Tampilan Pencetakan

Laporan Surat Masuk

B. Surat Keluar
Langkah-langkah untuk mencetak laporan surat keluar
yaitu: Klik Menu Laporan; Klik Submenu Surat Masuk; Pilih
urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis urutan, cetak
berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu; dan Klik
Tombol Cetak.
Gambar 86. Contoh Simulasi Tampilan Pencetakan Surat Keluar
C. Rangkuman
Laporan berisi berita atau informasi terkait keseluruhan
surat masuk dan surat keluar. Menu laporan ini berfungsi untuk
pengguna mencetak laporan surat masuk dan surat keluar.
D. Latihan
1. Menu laporan dalam aplikasi e-office adalah ...
a. Pemberitahuan yang berisi berita atau informasi terkait
keseluruhan surat masuk dan surat keluar
b. Pemberitahuan kinerja para pegawai ASN
c. Dokumen pemberitahuan capaian hasil kinerja


2. Menu laporan dalam aplikasi e-office dapat digunakan untuk
mencetak ...
a. Laporan keuangan
b. Laporan surat masuk dan keluar
c. Laporan kinerja
d. Laporan perencanaan
e. Laporan pengawasan
3. Menu laporan berfungsi untuk ...
a. Pencetakan laporan surat masuk dan surat keluar oleh
pengguna
b. Memberitahukan kabar kepada pihak lain
c. Membagikan bebapa surat yang berlaku umum
4. Langkah-langkah untuk mencetak laporan surat masuk yaitu
…
a. Klik Menu Laporan
b. Klik Submenu Surat Masuk
c. Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis
urutan, cetak berdasarkan kategori yang ada dan
rentang wakt
d. Klik Tombol Cetak
5. Langkah-langkah untuk mencetak laporan surat keluar yaitu
…
a. Klik Menu Laporan

b. Klik Submenu Surat Masuk

c. Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis
urutan, cetak berdasarkan kategori yang ada dan
rentang waktu
d. Klik Tombol Cetak

BAB VII
PENGEMBANGAN E-OFFICE
Setelah membaca bab ini, peserta dapat menjelaskan pengembangan e-
office di Kementerian ATR/BPN
"Orang bijak belajar ketika mereka bisa. Orang bodoh belajar ketika
mereka terpaksa." (Arthur Wellesley)an ATR/BPN.
A. PENERAPAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK

Biasanya orang-orang membutuhkan tanda tangan
menggunakan bolpoin di atas secarik kertas sebagai tanda
persetujuan atau sekedar memberi informasi data diri. Namun,
kini tanda tangan pun bisa dibuat secara elektronik yang juga
berfungsi sama seperti tanda tangan konvensional. Penggunaan
tanda tangan digital di Indonesia diatur dalam UU Nomor 11
Tahun 2008 Pasal 11 ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (UU ITE), lalu Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun
2012 Pasal 52 ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem
dan Transaksi Elektronik.
Tanda tangan berbentuk digital juga memiliki kelebihan
lain yaitu akan terjaminnya keamanan melalui teknologi
asymmetric cyrptography, dibandingkan dengan yang
konvensional. Hal ini sejalan dengan penggunaan tanda tangan
konvensional yang berisiko pada pemalsuan tanda tangan.
Sebagai contoh, penipuan berupa penyalahgunaan identitas
seseorang demi keuntungan pribadi (Saputri, 24 Maret 2019).
Alur Pembuatan Akun Tanda Tangan Elektronik pada
aplikasi E-Office di Kementerian ATR/BPN:

1. Login
Kasubbag Tata Usaha setiap satuan kerja mengakses
alamat resmi :
https://app.atrbpn.go.id/Akun/SertifikatElektronik.
Jika dalam hal tertentu terdapat perubahan, maka
perubahan alamat tersebut akan diumumkan melalui
Tata Ruang.
Langkah-langkah untuk melakukan registrasi tanda
tangan elektronik adalah sebagai berikut:
Gambar 87. Contoh Simulasi Sign in untuk Registrasi

Tanda Tangan Elektronik
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Input nama pengguna sesuai dengan akun KKP
(nomor 1);
b. Input kata sandi sesuai dengan kata sandi KKP
(nomor 2);
c. Klik login (nomor 3).

Gambar 88. Contoh Simulasi Tampilan Penginputan Kantor untuk

Registrasi Tanda Tangan Elektronik
d. Memilih kantor sesuai wilayah kerja (nomor 4);
e. Klik login (nomor 5).
2. Registrasi User Oleh Kasubbag Tata Usaha Sesuai

Satuan Kerja
Gambar 89. Contoh Simulasi Tampilan Registrasi User

a. Memilih menu Registrasi User (nomor 1).

Gambar 90. Contoh Simulasi Mencari Pegawai Berdasarkan NIP

b. Mencari pegawai berdasarkan NIP dan mengisi data
user (nomor 2)
Gambar 91. Contoh Simulasi Pengecekan Informasi User (1)

c. Melakukan Cek NIK dan mengunggah file KTP dan
surat rekomendasi (nomor 3);
d. Klik disini untuk mengunduh Draft Surat Rekomendasi
Permohonan Penerbitan Sertifikat Elektronik;
e. Klik simpan (nomor 4).

Gambar 92. Contoh Simulasi Pengecekan Informasi User (2)

f. Tampilan setelah data-data disimpan (nomor 5).
Gambar 93. Contoh Simulasi Tampilan Tanda Tangan Elektronik

g. Tampilan tanda tangan elektronik (nomor 6).
h. Kasubbag Tatausaha Persatuan kerja melakukan
koordinasi dengan administrator Pusat Data dan
Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pangan
Berkelanjutan untuk aktivasi sertifikat elektronik.

3. Validasi User Oleh Pusdatin

Administrator Pusat Data dan Informasi Pertanahan,
Tata Ruang dan Lahan Pangan Berkelanjutan melakukan
validasi dengan mengakses alamat resmi
https://app.atrbpn.go.id/Akun/SertifikatElektronik. Jika
dalam hal tertentu terdapat perubahan, maka perubahan
alamat tersebut akan diumumkan melalui saluran resmi
yang dimiliki oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
Langkah-langkah untuk melakukan validasi adalah
sebagai berikut:
Gambar 94. Contoh Simulasi Login untuk Validasi

User oleh Pusdatin (1)
a. Input nama pengguna sesuai dengan akun KKP
(nomor 1);
b. Input kata sandi sesuai dengan kata sandi KKP
(nomor 2);

Gambar 95. Contoh Simulasi Login untuk Validasi

User oleh Pusdatin (2)
e. Klik sign in (nomor 5);
Gambar 96. Contoh Simulasi Tampilan untuk Validasi User

f. Klik menu Validasi User (nomor 6).

Gambar 97. Contoh Simulasi Pengecekan Data

Pegawai untuk Validasi
g. Memilih pegawai yang akan diaktifkan (nomor 7);
h. Melakukan pengecekan data (nomor 8);
i. Apabila data sudah sesuai klik Kirim Aktivasi atau Tolak
jika tidak sesuai (nomor 9);
j. Tautan aktivasi akan dikirim secara otomatis kepada
email individu/pejabat yang mengajukan permohonan
Tanda Tangan Elektronik setelah BSRE melakukan
verifikasi ulang data.
4. Setting Pin Passphrase oleh Pemohon Tanda Tangan

Elektronik
Individu/pejabat yang mengajukan permohonan
Tanda Tangan Elektronik, login ke email yang telah terdaftar
untuk melakukan pengaturan pin atau set passphrase.

Gambar 98. Contoh Simulasi Setting Pin Passphrase oleh Pemohon

Tanda Tangan
1. Jika terdapat informasi Invalid Token atau DN Telalu
Panjang silahkan laporkan melalui tiket ITSM dengan
memberikan NIK dan Email pegawai.
2. Pemohon tanda tangan elektronik Melakukan pengaturan
pin melalui link aktivasi yang telah dikirimkan melalui email
pemohon sertifikat elektronik, dan submit

3. Melakukan permintaan verifikasi user kepada pusdatin.

Pengecekan Status User oleh Pusdatin
Administrator Pusat Data dan Informasi Pertanahan,
Tata Ruang dan Lahan Pangan Berkelanjutan melakukan
validasi dengan mengakses alamat resmi
https://app.atrbpn.go.id/Akun/SertifikatElektronik. Jika dalam
hal tertentu terdapat perubahan, maka perubahan alamat
tersebut akan diumumkan melalui saluran resmi yang dimiliki
oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
Langkah-langkah untuk melakukan pengecekan
status user adalah sebagai berikut:
Gambar 99. Contoh Simulasi Tampilan Login untuk Pengecekan

Status User oleh Pusdatin
a. Input nama pengguna sesuai dengan akun KKP (nomor 1);
b. Input kata sandi sesuai dengan kata sandi KKP (nomor 2);


e. Klik login (nomor 5).
Gambar 100. Contoh Simulasi Tampilan Menu Status User

f. Memilih menu Status User (nomor 6).
Gambar 101. Contoh Simulasi Menu Status User

g. Melakukan pengecekan status user menggunakan NIK
pegawai yang telah tervalidasi (nomor 7).

Gambar 102. Contoh Surat Rekomendasi

Permohonan Sertifikat Elektronik

B. PENGEMBANGAN E-OFFICE VERSI MOBILE

1. Log-In
Log-in merupakan proses untuk mengakses
komputer/ aplikasi web/ aplikasi mobile dengan
memasukkan identitas akun pengguna dan kata sandi guna
mendapatkan hak akses menggunakan sumber daya
komputer aplikasi web/aplikasi mobile tujuan.
Sebagai contohnya, setelah proses instal/
pemasangan aplikasi selesai, buka aplikasi e-office
ATR/BPN di smartphone.
Masukkan user name sesuai

aplikasi e-office web dalam
kolom Nama Pengguna.
Masukkan password sesuai

aplikasi e-office web dalam
kolom Kata Kunci.
Gambar 103 Contoh Simulasi Membuka Aplikasi

E-Office di Smartphone
Setelah username dan password terisi tekan tombol

masuk dan Anda dapat menggunakan aplikasi e-office
mobile ATR/BPN sesuai kebutuhan. Aplikasi ini bisa
digunakan untuk menu persuratan, presensi, dashboard,
e-meeting, pengaduan, IKU, daftar pegawai, serta Tukin.

Gambar 104. Contoh Tampilan Beranda (Home)

E-Office pada Aplikasi E-office versi mobile
2. E-Office Persuratan
E-Office persuratan ATR BPN terdapat di pojok kiri atas.
Gambar 105.Contoh Simulasi E-office

Persuratan pada Aplikasi E-Office versi mobile
Tekan menu persuratan, kemudian akan muncul

pilihan kotak masuk, inisiatif, dan informasi surat.
Surat Masuk
Untuk menggunakan menu surat masuk dapat
dilakukan dengan cara tekan pilihan surat masuk untuk
melihat daftar surat masuk yang ada (lihat gambar 22).
Kemudian pilih tindakan yang akan dilakukan untuk kotak
masuk yang ada, tindakan yang dilakukan terdiri dari
disposisi, arsip/selesai dan buat surat keluar.
Gambar 106. Contoh Simulasi Kotak Masuk

pada Aplikasi E-office versi mobile
Untuk mendisposisikan surat:

a. Klik/tekan Surat Masuk yang akan didisposisikan
b. Pilih perintah disposisi dan catatan disposisi;
c. Isikan tujuan disposisi (pilih Unit Kerja, Jabatan,
Pegawai dan Keterangan);

d. Klik tombol Pilih;

e. Klik tombol Kirim;
Gambar 107. Contoh Simulasi Disposisi

pada Aplikasi E-Office versi mobile
Menu ini digunakan oleh pengguna untuk

menyimpan atau mengarsipkan file surat masuk dengan
kata lain surat masuk sudah tidak perlu didiposisikan
dijawab atau dikembalikan. Sehingga nanti akan
memudahkan pengguna untuk melihat kembali/
menggunakan surat saat dibutuhkan.
a. Klik/tekan Surat Masuk yang akan diarsipkan, untuk
memunculkan tampilan seperti pada gambar 9.
b. Klik/tekan tombol selesai/arsip yang ada di pojok kiri
atas.

Gambar 108. Contoh Simulasi Membuat Arsip Surat Masuk pada

Aplikasi E-office versi mobile
Untuk membuat surat keluar yang digunakan untuk

membalas surat masuk dapat menggunakan buat surat
keluar jawaban. Tautan ini membantu pengguna untuk
membalas pengirim surat. Untuk mengirim balasan pada
surat masuk harus melakukan langkah-langkah berikut:
a. Klik/tekan Surat Masuk yang akan dibalas atau
dibuatkan surat keluarnya, untuk memunculkan
tampilan seperti pada gambar 9.
b. Klik/tekan tombol buat surat keluar jawaban.
c. Isikan Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Perihal
dan Keterangan Surat;
d. Isikan data Tembusan Surat, pilih Unit Kerja, Jabatan,
Pegawai dan Redaksi Surat;

e. Klik tombol Simpan;

f. Upload file scan surat balasan;
g. Klik Kirim.
4 6
Gambar 109. Contoh Simulasi Buat Surat Keluar (Jawab Surat Masuk)
Surat Keluar
Surat keluar adalah area penyimpanan sementara
tempat file yang terhubung sementara dengan server surat
dan pesan yang disimpan sementara, sampai penerima
berhasil menerima surat tersebut. Jika pengguna menulis

dan mencoba mengirim surat, file surat keluar tersebut

masuk ke Kotak Surat Keluar sampai berhasil diatur,
memastikan koneksi aman ke server SMTP yang
dikonfigurasi. Jika koneksi tidak dibuat atau terhubung ke
koneksi internet apa pun, surat tetap ada di Kotak keluar.
Surat akan tetap ada di kotak surat keluar sampai berhasil
dikirim ke penerima. Jika koneksi gagal, sistem aplikasi
dapat mencoba mengirim ulang surat secara otomatis
setelah koneksi dipulihkan. Segera setelah pesan dikirim,
mereka akan dihapus dari Kotak surat keluar.
Sederhananya, Kotak surat keluar adalah tempat surat
keluar dikirim dan disimpan sampai diterima oleh penerima.
Untuk melihat surat keluar berikut ini adalah langkahnya:
1) Klik Menu
Administrasi
Surat;
2) Klik Submenu
Surat Keluar;
Gambar 110. Contoh Simulasi Surat Keluar pada Aplikasi

E-office versi mobile

Jika surat keluar tidak ada berarti surat terkirim.

Berikut ini adalah contoh tampilan apabila masih terdapat
surat keluar.
Gambar 111. Contoh Tampilan Kotak Surat Keluar pada Aplikasi

Surat Terkirim
Pilihan Terkirim atau Sent berisi daftar semua File
yang dikirim sebagai korespondensi keluar (NIC, 2013).
Gambar 112. Contoh Simulasi Surat Terkirim pada Aplikasi

Surat yang sudah diproses/setujui selanjutnya akan
terkirim ke tujuan surat. Untuk melihat daftar surat yang

sudah dikirim, langkah-langkah yang perlu dilakukan antara

lain:
b. Klik Submenu Surat Terkirim;
c. Untuk melihat detail surat klik ikon pada kolom Lihat;
d. Untuk mengirim ulang surat klik ikon Kirim Ulang.
Proses/Setuju Surat
Proses atau setuju merupakan fitur atau tautan di
e-office yang berfungsi untuk mengeksekusi surat-surat
yang diajukan oleh pengguna lain kepada pengguna yang
diberi otorisasi untuk menyetujui atau menolak surat tsb.
Sebelum surat dikirim ke tujuan, surat harus diproses
dengan approval atau persetujuan dari Kepala Subbagian
Tata Usaha. Kepala Subbagian Persuratan berwewenang
untuk:
a. Melakukan proses approval atau persetujuan dan
pemrosesan surat;
b. Mencetak Surat Pengantar.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:
b. Pilih Submenu Proses/Setujui Surat;
c. Klik checklist merah pada kolom setujui;
d. Klik tombol “Ya” untuk mengkonfirmasi proses/setuju
surat.

+
Gambar 113.Contoh Simulasi Proses/Setuju Surat pada Aplikasi
Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan surat yang dibuat untuk
memberitahu kepada pihak tertentu yang dituju oleh penulis
surat tersebut. Fungsi utama dari surat ini adalah untuk
menjadi tanda bahwasannya tujuan sang pembawa atau
penulis surat sudah diketahui dan bisa dipertanggung-
jawabkan. Karena melalui surat pengantar maka segala hal
yang berkaitan dengan kepentingan si pembawa atau
penulis surat sudah diketahui oleh pihak yang bisa
bertanggung jawab. Dengan adanya surat ini pula, pihak
pembawa atau penulis surat memiliki kewenangan untuk
bisa melakukan ataupun mendapatkan apapun sesuai
dengan konteks yang ada dalam surat tanpa perlu lagi
dicurigai oleh pihak yang dituju (Finansialku.com, 2019).
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
membuat surat pengantar adalah sebagai berikut:

b. Pilih Submenu Surat Pengantar;

c. Klik tombol “Buat Baru”;
d. Masukkan Nomor Surat Pengantar, Tujuan Surat;
e. Pilih periode penerimaan surat pada filter dari tanggal
sampai tanggal dan tanggal terima;
f. Masukkan nama penerima surat masuk;
g. Klik simpan.
Gambar 114. Contoh Simulasi Surat Pengantar pada Aplikasi

Cetak Lembar Disposisi

Untuk mencetak lembar disposisi, langkah-langkah
yang perlu dilakukan antara lain:
2. Klik Submenu Cetak Lembar Disposisi;
3. Klik ikon Cetak pada list Lembar Disposisi yang akan
dicetak.

Gambar 115. Contoh Simulasi Cetak Lembar Disposisi

3. Dashboard
Dashboards adalah sebuah User Interface yang
cukup unik, ia berada diantara data dan desain.
Menampilkan berbagai matriks, angka ataupun visualisasi
data.Tujuan utama dashboards adalah membantu user
atau pengguna untuk membuat keputusan yang tepat dan
cepat berdasarkan dari data yang ada. Di banyak
organisasi, dashboards dibuat oleh data analis atau tim
yang fokus pada analisis data (Dwinawan, 18 Agustus
2017).
PTSL adalah proses pendaftaran tanah untuk pertama
kali, yang dilakukan secara serentak dan meliputi semua
obyek pendaftaran tanah yang belum didaftarkan di dalam
suatu wilayah desa atau kelurahan atau nama lainnya yang
setingkat dengan itu. Melalui program ini, pemerintah
memberikan jaminan kepastian hukum atau hak atas tanah

yang dimiliki masyarakat (Kementerian Komunikasi dan

Informatika, 2018).
Metode PTSL ini merupakan inovasi pemerintah
melalui Kementerian ATR/BPN untuk memenuhi kebutuhan
dasar masyarakat: sandang, pangan, dan papan. Program
tersebut dituangkan dalam Peraturan Menteri No 12 tahun
2017 tentang PTSL dan Instruksi Presiden No 2 tahun
2018.
PTSL yang populer dengan istilah sertifikasi tanah ini
merupakan wujud pelaksanaan kewajiban pemerintah
untuk menjamin kepastian dan perlindungan hukum atas
kepemilikan tanah masyarakat. Selain itu nantinya
masyarakat yang telah mendapatkan sertifikat dapat
menjadikan sertifikat tesebut sebagai modal
pendampingan usaha yang berdaya dan berhasil guna bagi
peningkatan kesejahteraan hidupnya (Kementerian
Komunikasi dan Informatika, 2018).
Fitur mencolok dari e-office APR/BPN adalah
dashboard yang menyediakan ikhtisar peringatan untuk file
dan sertifikat ke berbagai kategori dan kecenderungan file
dan sertifikat terkait dengan pertanahan dan tata ruang.

Gambar 116. Contoh Simulasi Dashboard PTSL pada Aplikasi

Untuk menu dashboard klik menu dashboard di pojok
kanan atas seperti ditunjukkan pada gambar 17. Kemudian
pilih sesuai kebutuhan yang diinginkan, apakah ingin
melihat perencanaan, keuangan dan BMN, PTSL rupiah
murni, PTSL bantuan luar negeri, reforma agraria, SKB,
early warning, peta, hak tanggungan, roya, informasi, rekap
pengiriman akta, rekap akta HT, rekap penerbitan HT,
rekap regis TTE.
4. Absensi
Dewasa ini, terdapat beberapa jenis sistem
manajemen kehadiran, dan mereka diklasifikasikan ke
dalam kategori berikut dan kombinasinya (Iio, September
2016):
a. kartu identifikasi karyawan dan sistem pembaca kartu,
b. sistem berbasis komunikasi lapangan dekat (NFC),
c. barcode dan sistem berbasis kode serupa,

d. sistem biometrik, dan

e. sistem kata sandi satu kali
Sistem-sistem tersebut memiliki dua masalah utama;
satu masalah antrian dan yang lainnya adalah masalah
biaya. Di awal atau di akhir jam kerja, dapat dilihat bahwa
karyawan, yang ingin mencatat kehadiran mereka,
membuat jalan panjang di depan pembaca kartu, jika
jumlah karyawan terlalu banyak. Itu masalah antrian. Selain
itu, organisasi harus membayar banyak biaya untuk
mengganti seluruh kartu identifikasi jika kartu tidak memiliki
fungsi menyimpan informasi.
Oleh karena itu manajemen kehadiran dengan
aplikasi web dan mobile dibuat untuk mengatasi masalah
tersebut. Selain itu manajemen kehadiran dengan aplikasi
web dan mobile bisa diintegrasikan langsung dengan
sistem e-office, sehingga pengelolaan datanya akan
menjadi lebih mudah.
Aplikasi e-office mobile ATR/ BPN juga dapat
digunakan untuk melakukan absensi atau pendataan
kehadiran pegawai.
Langkah-langkah untuk melakukan absensi
menggunakan aplikasi e-office mobile ATR/ BPN adalah:
a. login untuk masuk pada home (beranda)
b. klik pada bagian presensi yang ada di bagian tengah
atas beranda.

Gambar 117. Contoh Simulasi Absen pada Aplikasi

Aplikasi e-office mobile ATR/ BPN memiliki
keunggulan yang dapat menggunakan deteksi kemiripan
wajah, langsung menggunakan waktu saat itu juga dan anti
fake GPS. Data Pengguna yang menggunakan Fake GPS
akan langsung terekam oleh server secara otomatis.
Gambar 118. Contoh Tampilan Apabila Pengguna

Menggunakan Anti Fake GPS

5. Rapat Online
Rapat oniine adalah pertemuan yang diadakan secara
online (Twin, 25 Juni 2019). Dewasa ini rapat online sedah
menjadi kebutuhan organisasi yang lumrah. Rapat
merupakan kegiatan vital di organisasi Kementerian
ATR/BPN. Rapat online dapat menjadi peluang yang layak
untuk organisasi mana pun, dengan banyak keuntungan.
Berikut ini beberapa di antaranya (Team NetFortris, 2020):
a. Penghematan waktu. Ketika sebuah organisasi
memutuskan untuk melakukan pertemuan fisik,
diperlukan waktu untuk memesan ruang konferensi,
merencanakan acara itu sendiri, dan kemudian
menunggu pendatang baru yang tak terelakkan yang
akan menunda dimulainya pertemuan. Rapat online
tidak memerlukan proses tersebut, sehingga waktu bisa
dihemat. Akses jarak jauh ini juga memungkinkan
orang-orang yang secara fisik tidak di kantor untuk
berpartisipasi dalam rapat.
b. Pertemuan yang direkam. Dalam pertemuan rapat tatap
muka langsung sering muncul pertanyaan: “Bukankah
kita baru saja mendiskusikannya minggu lalu?
Mengapa kita membicarakannya lagi?" dengan rapat
online salah itu dengan menyediakan opsi mudah untuk
merekam setiap konferensi atau rapat, dengan
demikian potensi tumpang tindih dari minggu ke minggu
dapat dikurangi melalui ulasan sederhana dari
pertemuan terakhir yang direkam.

c. Peningkatan produktivitas secara keseluruhan. Untuk

pekerjaan yang memiliki kebijakan kerja-dari-rumah
(work from home), ketersediaan rapat online
menjanjikan peningkatan produktivitas yang signifikan,
karena pekerja yang melakukan pekerjaannya dari
rumah tidak perlu mengemudi ke kantor pada hari-hari
pertemuan, yang berarti bahwa waktu yang mereka
hemat saat mengemudi adalah waktu yang dapat
digunakan untuk meningkatkan produktivitas
organisasi.
Di Kementerian ATR/BPN e-office versi mobile, juga
dikembangkan fitur rapat online. Untuk menggunakannya
dari menu beranda, tekan/klik pada fitur e-meeting (di
tengah kiri). Kemudian akan muncul tampilan seperti di
bawah ini.
Gambar 119.Contoh Simulasi Tampilan Rapat Online pada Aplikasi

6. Email
Pengembangan aplikasi e-office versi mobile juga
diintegrasikan dengan email pengguna. Untuk

menggunakannya pada menu informasi pengguna tekan

fitur email untuk memunculkan tampilan seperti di bawah
ini.
Gambar 120. Contoh Simulasi Tampilan Email pada Aplikasi

7. Rangkuman
Kini tanda tangan pun bisa dibuat secara elektronik
yang juga berfungsi sama seperti tanda tangan
konvensional. Penggunaan tanda tangan digital di
Indonesia diatur dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 11
ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE),
lalu Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52
ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan
Transaksi Elektronik.
Tanda tangan berbentuk digital juga memiliki
kelebihan lain yaitu akan terjaminnya keamanan melalui
teknologi asymmetric cyrptography, dibandingkan dengan
yang konvensional.

Penerapan tanda tangan elektronik di Kementerian

ATR/BPN dilakukan dengan langkah-langkah: login,
registrasi user oleh Kasubbag Tata Usaha sesuai Satuan
Kerja, validasi user oleh Pusdatin, serta setting pin
passphrase oleh pemohon tanda tangan elektronik.
Pengembangan e-office mobile di Kementerian
ATR/BPN diintegrasikan dengan penggunaan e-office
website, khususnya dalam fitur persuratan. Selain itu
e-office mobile Kementerian ATR/BPN juga
mengembangkan aplikasi untuk sistem absensi dengan
deteksi kemiripan wajah, langsung menggunakan waktu
saat itu juga dan anti fake GPS, dashboard PTSL, rapat
online, serta email.
8. Latihan
1. Penggunaan tanda tangan digital di Indonesia diatur
dalam ...
a. UU Nomor 11 Tahun 2008
b. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012
c. UU Nomor 12 Tahun 2009
d. Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2012
2. Berikut ini adalah pernyataan yang benar...
a. Sistem aplikasi tata kelola perkantoran
organisasi/perusahaan hanya bisa dilakukan
dengan berbasis smartphone

b. Penggunan aplikasi e-office berbasis android

memudahkan pengguna untuk dapat mencari
semua informasi yang berkaitan dengan surat
masuk, surat keluar, disposisi masuk/keluar
c. Sistem aplikasi e-office seringkali menyulitkan
proses tata kelola persuratan
d. Sistem aplikasi e-office dapat disambungkan lewat
line pesawat telepon kantor
3. Berikut ini adalah pernyataan yang benar...
a. Sistem aplikasi tata kelola perkantoran
organisasi/perusahaan hanya bisa dilakukan
dengan berbasis smartphone
b. Aplikasi e-office mobile harus terintegrasi dengan
e-office web
c. Aplikasi e-office web lebih baik dari aplikasi e-office
mobile
d. Jabawan a dan c benar
4. Berikut adalah pernyataan yang tepat terkait dashbord
...
a. Sebuah User Interface yang cukup unik, ia berada
diantara data dan desain
b. Menampilkan berbagai matriks, angka ataupun
visualisasi data
c. Bagian dari interior mobil

5. Berikut ini adalah klasifikasi jenis manajemen

kehadiran, kecuali ..
a. Kartu identifikasi karyawan
b. Sistem biometrik
c. Sistem TA/ titip absen
d. Sistem kata sandi satu kali
e. Barcode dan sistem kode serupa

BAB VIII
PENUTUP
Hiduplah seakan-akan kau akan mati besok, Belajarlah seakan-akan kau
akan hidup selamanya – Mahatma Gandhi-
A. Simpulan
E-office web merupakan sistem aplikasi tata kelola
perkantoran organisasi/perusahaan berbasis website. Untuk
dapat memanfaatkan aplikasi e-office sebelumnya dilakukan
terlebih dahulu administrasi akun e-office atau pengaturan akun
e-office. Pengaturan akun terdiri dari aktivasi akun, pengaturan
Dalam menu administrasi surat pengguna dapat
memanfaatkannya untuk pengelolaan kotak masuk, inisiatif,
pengelolaan surat terkirim, mengedit surat,
memproses/menyetujui surat, mengelola surat pengantar,
mencetak lembar disposisi, dan pengelolaan notulen.
Menu buat data surat hanya dapat dilakukan oleh Unit
Ketatausahaan. Fitur Submenu Buat Surat Masuk hanya dapat
digunakan oleh Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Subbagian
Tata Usaha dan pegawai yang memiliki wewenang untuk
mengentri surat masuk pada Aplikasi E-Office. Submenu Buat
Inisiatif berfungsi untuk membuat surat inisiatif. Input surat
Inisiatif, Upload file kirim ke Kasubbag TU.
Terdapat juga menu untuk mengecek informasi surat
yaitu menu informasi surat. Menu ini dapat digunakan untuk
melakukan pencarian surat dan mencari informasi surat yang
sudah masuk.

Dan terakhir terdapat menu yang dapat digunakan

untuk membantu pelaporanan surat masuk dan keluar, yaitu
menu pelaporan. Laporan berisi berita atau informasi terkait
keseluruhan surat masuk dan surat keluar. Menu laporan ini
berfungsi untuk pengguna mencetak laporan surat masuk dan
surat keluar.
Pengembangan aplikasi e-office di Kementerian
ATR/BPN kini sampai pada penerapan tanda tangan elektronik
dan pengembangan e-office mobile. E-office mobile di
Kementerian ATR/BPN diintegrasikan dengan penggunaan e-
office website, khususnya dalam fitur persuratan. Selain itu e-
office mobile Kementerian ATR/BPN juga mengembangkan
aplikasi untuk sistem absensi dengan deteksi kemiripan wajah,
langsung menggunakan waktu saat itu juga dan anti fake GPS,
dashboard PTSL, rapat online, serta email.
B. Tindak Lanjut
melalui pembelajaran dengan Modul ini, memberikan bekal
menerus dilakukan.
Sebagai tindak lanjut dari pembelajaran modul ini, maka:
mengimplementasikan hasil pembelajaran penggunaan
e-office web dan memahami rencana pengembangan e-
office di Kementerian ATR/BPN.

2. Bagi fasilitator, diharapkan mampu menyampaikan

Bagi pengelola pelatihan, diharapkan mampu
menjadikan modul sebagai bahan evaluasi bagi Pusat
pelaksanaan pelatihan e-office dan tata kelola arsip serta untuk

DAFTAR PUSTAKA
ATR/BPN, (2019). Panduan Akun Pertanahan. Diakses dari

https://docs.atrbpn.go.id/akun/
ATR/BPN, (2019a). E-office. Diakses dari
https://docs.atrbpn.go.id/eoffice/menu/
Batampos.co.id, (Senin, 7 Januari 2019 - 15:59 WIB). Aplikasi
Berbasis Website Permudah Pelayanan. Diakses dari
https://www.pikiran-rakyat.com/bandung-raya/pr-
01311373/aplikasi-berbasis-website-permudah-
pelayanan?page=2 tanggal 16 Juni 2020 pukul 10.14 WIB
Contoh Surat, (n.d.). Apa Saja Kegiatan Administrasi Surat Menyurat
di Bagian Umum Suatu Instansi atau Perusahaan. Diakses dari
http://contohsuratyangbenar.blogspot.com/2016/04/apa-saja-
kegiatan-administrasi-surat.html
NIC/ National Informatics Centre, (2013). File Management System:
User Manual. Diakses dari
http://www.reis.railnet.gov.in/eoffice/eFile_User_Manual.pdf
tanggal 12 Juni 2020 pukul 08.30 WIB
NIC/ National Informatics Centre, (2016). E-File: User Manual.
Diakses dari http://gstjalandhar.gov.in/uploads/eOffice-
portal.pdf tanggal 12 Juni 2020 pukul 08.30 WIB
NIC/National Informatic Centre. (2018). File Management System:
User Manual. Diakses dari
https://docs.eoffice.gov.in/eFileMU.pdf
Silverman, (2020). Administrasi Akun: Mengelola Pengguna dan
Akses. Diakses dari
https://help.crowdtangle.com/id/articles/2238254-administrasi-

akun-mengelola-pengguna-dan-akses tanggal 16 Juni 2020

pukul 10.14 WIB
Sub Bagian Data dan Informasi, (n.d). Petunjuk Teknis Operasional
Sistem Informasi Tata Persuratan SITP. Diakses dari
https://docplayer.info/32349024-Petunjuk-teknis-operasional-
sistem-informasi-tata-persuratan-sitp.html
Wahyudi, Hendik Tri. (20 September 2018). E-Office, Modernisasi
Persuratan di Era Digital. Diakses dari
https://www.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel-dan-opini/e-
office-modernisasi-persuratan-di-era-digital/ tanggal 10 Juli
2020 pukul 8.34 WIB
Team NetFortris, (2020). 4 Key Benefits of Online Meetings. Diakses
dari https://www.netfortris.com/blog/4-key-benefits-of-online-
meetings
Twin, (25 Juni 2019). Electronic Meeting System (EMS). Diakses dari
https://www.investopedia.com/terms/e/electronic-meeting
system.asp
Saputri, Y. D. (24 Maret 2019). Pengertian Tanda Tangan Digital dan
Cara Membuatnya di Android. Diakses dari
https://www.liputan6.com/tekno/read/3920688/pengertian-
tanda-tangan-digital-dan-cara-membuatnya-di-android

KUNCI JAWABAN
Latihan Bab II
1. A
2. B
3. C
4. E
5. B
Latihan Bab III

1. D
2. C
3. A
4. B
5. C
Latihan Bab IV
1. D
2. C
3. A
4. B
5. C
Latihan Bab V
1. E
2. A
3. E
4. E
5. A

Latihan Bab VI
1. A
2. B
3. A
4. E
5. E
Latihan Bab VII

1. E
2. B
3. B
4. D
5. C


i

Edisi Tahun 2020

Inspektorat Jenderal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Telp. (021) 8674586

Pengelolaan Arsip Dinamis

Tim Penulis Modul:

Lisma Niken Pertiwi, S. IP
Editor:
Rinny Purnama Sari, S.IP.

KATA PENGANTAR

Modul yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan E-office dan Tata
Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena kerjasama Tim
Penyusun Modul yang sudah dirangkum melalui beberapa kali
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional dan
Masyarakat Profesi Penilai Indonesia.
Nasional;
Berkelanjutan Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional;
6. Semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Modul
ini.
Bogor, Juli 2020


NIP. 19700129 199703 1 004
Modul 5. Pengelolaan iArsip Dinamis

i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................... I
DAFTAR ISI............................................................................................................ II
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................V
DAFTAR TABEL ...................................................................................................VI
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL..................................................................VII
A. LATAR BELAKANG .................................................................................... 2

C. MANFAAT MODUL ..................................................................................... 3
D. HASIL BELAJAR ......................................................................................... 4
BAB II PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ..................................... 6
A. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................................. 7

B. ASAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS .................................................. 10
C. ORGANISASI KEARSIPAN ...................................................................... 11
D. PROSES BISNIS PENGELOLAAN KEARSIPAN ...................................... 19
E. RANGKUMAN ........................................................................................... 22
F. LATIHAN ................................................................................................... 23
BAB III PENGELOLAAN ARSIP AKTIF .............................................................. 25
A. KARAKTERISTIK DAN KRITERIA ARSIP AKTIF ...................................... 25

B. KETENTUAN PENYIMPANAN ARSIP AKTIF ........................................... 28
C. PENGELOLAAN AKSES DAN PEMBATASAN AKSES ARSIP AKTIF ...... 29
D. RANGKUMAN ........................................................................................... 30
E. LATIHAN ................................................................................................... 31
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF .......................................................... 34
ii
A. KARAKTERISTIK DAN KRITERIA ARSIP INAKTIF .................................. 34

B. KETENTUAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF ....................................... 35
C. PENGELOLAAN AKSES DAN PEMBATASAN AKSES ARSIP INAKTIF .. 36
D. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN FISIK ARSIP INAKTIF .................. 36
E. RANGKUMAN ........................................................................................... 38
F. LATIHAN ................................................................................................... 38
BAB V ALIH MEDIA ARSIP ................................................................................. 41
A. KONSEP DASAR ALIH MEDIA ARSIP...................................................... 41

B. KEBIJAKAN ALIH MEDIA ARSIP .............................................................. 43
C. RANGKUMAN ........................................................................................... 44
D. LATIHAN ................................................................................................... 45
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ............................................................................ 47
A. KEBIJAKAN .............................................................................................. 48
B. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF ................................................................ 49
C. PEMUSNAHAN ......................................................................................... 50
D. PENYERAHAN ARSIP STATIS ................................................................ 51
E. RANGKUMAN ........................................................................................... 53
F. LATIHAN ................................................................................................... 53
BAB VII SUMBER DAYA PENDUKUNG IMPLEMENTASI KEARSIPAN ........... 56
A. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN .................................................. 56

B. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN .................................................. 60
C. RANGKUM MATERI ................................................................................. 68
D. LATIHAN ................................................................................................... 69
BAB VIII PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN ..................................................... 71
A. KONSEP DASAR PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN ............................. 71

B. METODE PEMBINAAN ............................................................................. 74
C. RANGKUMAN ........................................................................................... 77
D. LATIHAN ................................................................................................... 78
BAB IX MONITORING DAN EVALUASI.............................................................. 81
A. KONSEP DASAR PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN ............................. 81
iii
B. TUJUAN, KEBIJAKAN DAN TANGGUNG JAWAB.................................... 83

C. RANGKUMAN ........................................................................................... 85
D. LATIHAN ................................................................................................... 85
BAB X PENUTUP................................................................................................. 89
A. KESIMPULAN ........................................................................................... 89
B. TINDAK LANJUT....................................................................................... 89
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 91
KUNCI JAWABAN LATIHAN .............................................................................. 94
iv
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1. DIAGRAM PETA PROSES BISNIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ........ 22

GAMBAR 2. CONTOH FILLING CABINET ....................................................................... 61
GAMBAR 3. CONTOH LEMARI ARSIP............................................................................ 62
GAMBAR 4. CONTOH FOLDER ...................................................................................... 62
GAMBAR 5. CONTOH TIGA JENIS SEKAT..................................................................... 62
GAMBAR 6. CONTOH FORMULIR A. PEMINJAMAN DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN
TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL DAN B. FORMULIR PEMINJAMAN
ARSIP DI KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL ................................. 64
GAMBAR 7. CONTOH FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP ............................................... 64
GAMBAR 8 CONTOH RAK BERGERAK ......................................................................... 67
GAMBAR 9 CONTOH RAK TIDAK BERGERAK .............................................................. 67
GAMBAR 10. CONTOH BOKS PENYIMPANAN ARSIP ................................................... 67
GAMBAR 11. CONTOH FOLDER PENYIMPANAN ARSIP .............................................. 68
v
DAFTAR TABEL
TABEL 1. TEMPERATUR RUANG ARSIP DENGAN JANGKA SIMPAN .......................... 66
vi

modul ini, Fasilitator nantinya akan banyak melakukan simulasi atau
latihan selama proses pembelajaran berlangsung.
Apabila anda masih mengalami kesulitan memahami materi
yang ada dalam modul ini, silahkan diskusikan dengan teman atau
Fasilitator.
vii
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda telah menyelesaikan 4 (empat) dari 8 (delapan) modul
dalam Paket Modul Pelatihan E-Office dan Tata Kelola Arsip.
Modul ”Pengelolaan Arsip Dinamis” ini merupakan modul ke 5
(lima) yang akan Anda pelajari.
REALITAS
Desiminasi Pengelolaan Arsip Dinamis, ini Tujuannya
BANJARMASINPOST.CO.ID, BANJARBARU - Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi (Dispersip) Kalimantan Selatan menggelar
Desiminasi Pengelolaan Arsip Dinamis di Fave Hotel Banjarbaru, Rabu
(26/6).
Narasumber kegiatan itu Tato Pujiarto, Drs Tato Pujiarto, Kasubdit
Akuisi Arsip I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan
Selatan, Hj Nurliani Dardie menyampaikan, peserta adalah perwakilan
SKPD dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
Hadir pula Kepala Bidang, Kepala Seksi, Pejabat Fungsional dan staf
di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalsel.
"Desiminasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Provinsi
Kalimantan Selatan Tahun 2019 ini untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis yang efektif dan efisien," jelasnya.
Sebagaimana diamanatkan pada pasal 12 ayat (2) huruf c Peraturan
Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 1 Tahun 2017 tentang
Modul 5. Pengelolaan1Arsip Dinamis 1

Penyelenggaraan Kearsipan, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Kalsel melaksanakan kegiatan desiminasi bimbingan teknis
pengelolaan arsip dinamis, kegiatan ini dikhususkan mengenai
Penyusutan Arsip.
Juga berdasar Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 014
Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Fungsi Non
Keuangan dan Non Kepegawaian dan Subtantif Provinsi Kalimantan
Selatan, begitu juga Kabupaten/Kota masing – masing sudah mempunyai
Jadwal Retensi Arsip yang mana sebagai pedoman penyusutan arsip.
"Sehingga kita tidak perlu menyimpan arsip yang tidak bernilai guna
lagi, dan dengan kegiatan ini kita dapat menambah wawasan dan
pemahaman terhadap pengelolaan arsip dinamis khususnya bagaimana
prosedur penyusutan arsip yang baik dan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan," tandasnya.
Sumber: banjarmasinpost.co.id/salmah saurin, Rabu, 26 Juni 2019
A. LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal istilah arsip
bahkan masing-masing memiliki persepsi tersendiri mengenai
arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Setiap
organisasi harus berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk
itu organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip, pengelolaan
2 Modul 5. Pengelolaan Arsip Dinamis

arsip menurut fungsi dibedakan menjadi 2 yaitu arsip dinamis

dan arsip statis.
Mata pelatihan ini mempelajari tentang pengelolaan arsip
dinamis yang tediri atas pengelolaan arsip aktif, pengelolaan
arsip inaktif, alih media arsip, penyusutan arsip, sumber daya
pendukung implementasi, pembinaan sistem kearsipan serta
monitoring dan evaluasi.
C. MANFAAT MODUL
memahami pengelolaan arsip dinamis.

Fasilitator.

Modul yang disusun sebagai alat kelengkapan dalam
menyelenggarakan pelatihan bagi Pusat Pengembangan
pelatihan serta untuk penyempurnaan modul pelatihan
berikutnya agar lebih baik.
Modul 5. Pengelolaan Arsip Dinamis 33

D. HASIL BELAJAR
peserta dapat memahami pengantar pengelolaan arsip dinamis,
pengelolaan arsip aktif, pengelolaan arsip inaktif, alih media
arsip, penyusutan arsip, sumber daya pendukung implementasi,
pembinaan sistem kearsipan serta monitoring dan evaluasi.

Setelah mempelajari modul pelatihan ini peserta
diharapkan menjelaskan dan menjabarkan tentang pengelolaan
arsip dinamis dengan pemahaman tentang karakteristik arsip
aktif dan inaktif, ketentuan penyimpanan arsip aktif dan inaktif,
pengelolaan akses dan pembatasan akses arsip aktif dan inaktif,
pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif, kebijakan alih media
arsip, kebijakan penyusutan arsip inaktif, pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan arsip inaktif, penyerahan arsip statis, serta
pemahaman tentang SDM kearsipan, sarana dan prasarana,
penrapan metode pembinaan dan yang terakhir pemahaman
tentang tujuan, kebijakan, dan, tanggung jawab monitoring dan
evaluasi.

1. Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Maksud dan Tujuan
b. Asas Pengelolaan Arsip Dinamis
c. Organisasi Kearsipan
d. Proses Bisnis Pengelolaan Arsip Dinamis

2. Pengelolaan Arsip Aktif

a. Karakteristik dan Kriteria Arsip Aktif
b. Ketentuan Penyimpanan Arsip Aktif
c. Pengelolaan Akses dan Pembatasan Akses Arsip Aktif
3. Pengelolaan Arsip Inaktif
a. Karakteristik dan Kriteria Arsip Inaktif
b. Ketentuan Penyimpanan Arsip Inaktif
c. Pengelolaan Akses dan Pembatasan Akses Arsip Inaktif
d. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Inaktif
4. Alih Media Arsip
a. Konsep Dasar Alih Media Arsip
b. Kebijakan Alih Media Arsip
5. Penyusutan Arsip
a. Kebijakan
b. Pemindahan Arsip Inaktif
c. Pemusnahan
d. Penyerahan Arsip Statis
6. Sumber Daya Pendukung Implementasi
a. Sumber Daya Manusia Kearsipan
b. Sarana dan Prasarana
7. Pembinaan Sistem Kearsipan
a. Konsep Dasar Pembinaan Sistem Kearsipan
b. Metode Pembinaan
8. Monitoring dan Evaluasi
a. Konsep Dasar Monitoring dan Evaluasi
b. Tujuan, Kebijakan dan Tanggung Jawab
9. Waktu penyampaian mata pelatihan ini adalah 8 JP x @ 45
Menit.

BAB II
PENGANTAR PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan latar belakang,
maksud dan tujuan, asas, organisasi kearsipan dan proses bisnis pengelolaan
arsip dinamis.
Orang bijak belajar ketika mereka bisa. Orang bodoh belajar ketika
mereka terpaksa
Arsip dari segi fungsi terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris dikenal sebagai
record yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi arsip
dinamis. Arsip dinamis yang disimpan permanen karena alasan
historis, administratif, ilmu pengetahuan, keuangan, hukum disebut
arsip statis atau cukup disingkat arsip, dalam bahasa Inggris disebut
archives dan dalam bahasa Belanda dikenal sebagai archief.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis aktif
2. Arsip dinamis inaktif
3. Arsip vital

A. MAKSUD DAN TUJUAN
Pengelolaan arsip dinamis dimaksudkan untuk

mendukung peningkatan dan pencapaian kinerja di lingkungan
Kementrian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Pemeliharaan arsip dinamis bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
seluruh unit pengolah di lingkungan Kementrian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya sistem pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
4. Menjamin perlindungan kepentingan lembaga dan
stakeholders melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik, terpercaya dan utuh;
5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;
dan/atau
6. Meningkatkan kualits pelayanan dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik, terpercaya dan utuh.
Arsip dinamis memiliki berbagai fungsi sebagaimana
diuraikan dibawah ini (Basuki, 2003:31):
1. Merupakan memori badan korporasi
Arsip dinamis atau rekaman yang akurat diperlukan untuk
menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa
mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa

lampau. Karena itu rekaman atau arsip dinamis merupakan

sumber daya badan korporasi sekaligus aset badan
korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis
menyediakan informasi sedangkan sebagai aset
menyediakan dokumentasi (Basuki, 2003:31)
2. Pengambilan keputusan manajemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus
memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan
baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian
besar informasi yang digunakan untuk pengambilan
keputusan bersumber pada arsip dinamis (Basuki, 2003:31-
32)
3. Menunjang ligitasi
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang
mengadukan atau menuntut badan korporasi maka semakin
lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan.
Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan
korporasi lain, maka arsip dinamis menyediakan
dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di
pengadilan (Basuki, 2003:32)
4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas
Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya
volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya
yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan,
penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu
perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang
digunakan yang berimbas pada biaya pemeliharaannya.
Untuk itu dibutuhkan desain sistematis terhadap konsep

arsip dinamis secara utuh, mulai dari penciptaan sampai

dengan penyusutan, dalam upaya mengendalikan volume
kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang
semakin meningkat.
5. Efisiensi badan korporasi
Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan
menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari
berkas arsip dinamis yang salah tempat. Waktu yang hilang
tersebut sama saja dengan pembuangan waktu serta
hilangnya waktu yang produktif bagi karyawan yang
memerlukan informasi. Badan korporasi akan mengalami
inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera
tersedia. Desain yang sistematis terhadap manajemen arsip
dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna
meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan
korporasi (Basuki, 2003:32).
6. Ketentuan badan hukum
Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja,
pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi tersebut
harus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur
pemerintah. Arsip dinamis yang ada di badan korporasi
tersebut yang ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk
pada ketentuan badan korporasi. Bilamana ada
pemeriksaan, badan korporasi yang memperoleh kontrak
kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu
menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa
(Basuki, 2003:33).

7. Rujukan historis
Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi
mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak,
sebagian besar informasi yang terkandung di dalamnya
tidak dapat diperoleh kembali (Basuki, 2003:33).
B. ASAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Nasional menggunakan metode asas gabungan yang digunakan
dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
1. Asas sentralisasi
a. Penetapan kebijakan Pengelolaan arsip dinamis di
b. Pembinaan kearsipan tersentral di unit kearsipan I yang
berada pada Biro Umum dan Layanan Pengadaan,
Bagian Persuratan dan Kearsipan, Subbagian Kearsipan;
c. Penyimpanan arsip inaktif tersental di unit kearsipan,
yaitu:
1) Unit kearsipan I untuk penyimpanan arsip inaktif
2) Unit kearsipan II untuk penyimpanan arsip inaktif Biro
dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal,
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, STPN dan
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional;

3) Unit kearsipan III untuk penyimpanan arsip inaktif

Kantor Pertanahan.
d. Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengelolaan arsip
aktif, pengelolaan arsip inaktif, pelaksanaan alih media,
pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan
arsip bernilai guna sejarah ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
2. Asas desentralisasi
a. Pengelolaan arsip aktif yang dilakukan di masing-masing
unit pengolah;
b. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan;
c. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital aset di unit
kearsipan;
d. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital non aset di
unit pengolah.
Asas-asas yang diperlukan dalam menyelenggarakan
penyimpanan arsip pada setiap lembaga atau organisasi tidak
selalu sama, yang membedakan adalah pada penyelenggaraan
penyimpanan arsip di setiap kantor.
C. ORGANISASI KEARSIPAN
Organisasi kearsipan terdiri atas :

1. Unit Kearsipan. Unit kearsipan merupakan satuan kerja
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip
arsip inaktif dan pembinaan terhadap penyelengaraan
kearsipan di lingkungan kementerian.
Unit kearsipan memiliki fungsi antara lain (Suraja, 2012):

11
a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di

lingkungannya;
b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Unit Kearsipan dibedakan di lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata ruang/Badan Pertanahan Nasional menjadi
3 tingkat yaitu:
a. Unit Kearsipan I
Kedudukan unit kearsipan I berada pada Sekretariat
Jenderal, Biro Umum an Layanan Pengadaaan, Bagian
Persuratan dan Kearsipan.
Tugas unit kearsipan I:
1) Merancang pedoman dan sistem pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan kementerian;
2) Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
kementerian;
3) Membimbing pelaksana/tenaga pengelola arsip di
lingkungan unit pengolah;
4) Mengoordinasikan pemindahan arsip inaktif dengan
unit pengolah di lingkungan kementerian;
5) Melakukan penyimpanan arsip inaktif dengan retensi
paling kurang 5 tahun dan berketerangan permanen;

6) Melakukan koordinasi penyimpanan arsip yang

berasal dari unit pengolah di lingkungan Kanwil
Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan
untuk arsip dengan retensi paling kurang 5 tahun dan
berketerangan permanen;
7) Melakukan pelayanan peminjaman arsip inaktif;
8) Melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif;
9) Melakukan pemusnahan arsip yang berketerangan
musnah berdasarkan prosedur pemusnahan dan
atas persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional
republik Indonesia dan Menteri Agraria dan Tata
10) Menyimpan dan memelihara arsip yang tercipta dari
kegiatan pemusnahan arsip;
11) Melakukan penyerahan arsip yang memiliki nilai
sejarah dan nilai kepentingan nasional ke Arsip
Nasional Republik Indonesia;
12) Koordinasi pembuatan daftar, pemberkasan dan
pelaporan serta penyerahan arsip terjaga.
b. Unit Kearsipan II
Unit kearsipan II dibedakan menjadi 2 wilayah/lingkungan
yaitu pertama, di Kementerian tingkat pusat berada pada
Tata Usaha Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat
Jenederal, Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang,
Sekretariat Direktorat Jenderal Insfrastruktur Keagrariaan,
Sekretariat Direktorat Jenderal Hubungan Hukum
Keagrariaan, Sekretariat Direktorat Jenderal Penataan
Agraria, Sekretariat Direktorat Jenderal Pengadaan

13
Tanah dan Pengembangan Pertanahan, Sekretariat

Direktorat Jenderal Pengendalian dan Penertiban Tanah
dan Ruang, Sekretariat Direktorat Jenderal Penanganan
Sengketa dan Konflik Pertanahan, Sekretariat Direktorat
Jenderal, STPN. Kemudian yang kedua, unit kearsipan II
yang berada pada Tata Usaha Kantor Wilayah Badan
Tugas unit kearsipan II:
1) Mengimplementasikan pedoman pengelolaana arsip
dinamis;
2) Menyimpan dan mengelola arsip inaktif dari unti
pengolah Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat
Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal,
STPN, dan Kanwil Badan Pertanahan Nasional;
3) Melakukan pelayanan arsip inaktif;
5) Melakukan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
I yang retensinya paling kurang 5 tahun dan
6) Melaksanakan pembinaan pengelolaan arsip dinamis
di unit pengolah Biro dan Pusat di lingkungan
Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat
Jenderal, STPN, dan Kanwil Badan Pertanahan
Nasional;
7) Melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah habis
masa retensinya dan berketerangan musnah yang
diusulkan oleh Panitia Penilai Arsip berdasarkan

persetujuan Panitia Penilai Arsip Pusat yang terdiri dari

unt kearsipan I, Unit Hukum, dan Inspektorat Jenderal;
8) Mengoordinasikan pemindahan arsip inaktif dengan
unit pengolah di lingkungannya.
c. Unit Kearsipan III
Unit kearsipan III berada pada Tata Usaha Kantor
Pertanahan.
Tugas unit kearsipan III:
1) Mengimplementasikan pedoman pengelolaan arsip
dinamis;
2) Melakukan pelayanan peminjaman arsip inaktif;
4) Menyimpan dan mengelola arsip ianktif di lingkungan
unit pengolah Kantor Pertanahan;
5) Melakukan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan II
yang retensinya paling kurang 5 tahun dan
6) Melaksanakan pembinaan pengelolaan arsip dinamis di
unit pengolah yang berada di lingkungan Kantor
Pertanahan;
7) Melaksanakan pemusnahan arsip yang diusulkan oleh
Panitia Penilai Arsip Kantor Pertanahan berdasarkan
persetujuan Panitia Penilai Arsip Kanwil Badan
Pertanahan Nasional selaku unit kearsipan II dan
berdasarkan persetujuan Panitia Penilai Arsip
Pusat/unit kearsipan I;
Tanggung jawab unit kearsipan di Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional:

15
a. Tanggung jawab unit kearsipan I

1) Bertanggung jawab atas tata tertib penyelenggara
kearsipan di lingkungan kementerian;
2) Bertanggung jawab atas terlaksananya pembinaan
pengelolaan arsip dinamis di lingkungan kementerian;
3) Bertanggung jawab atas terimplementasikannya
pedoman pengelolaan arsip dinamis di lingkungan
kementerian;
4) Bertanggung jawab atas pembuatan, pelaksanaan,
dan perubahan terkait dengan peraturan/kebijakan
tentang kearsipan di lingkungan kementerian;
5) Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip inaktif di
sentral arsip inaktif/records center ( pengendalian,
pelayanan, dan pemeliharaan);
6) Bertanggung jawab atas pelaksanaan alih media arsip;
7) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan
arsip;
8) Penyerahan arsip bernilai kesejarahan dan nilai
kepentingan nasional ke Arsip Nasioanl Republik
Indonesia.
b. Tanggung jawab unit kearsipan II dan unit kearsipan III:
1) Bertanggung jawab atas penyimpanan arsip inaktif
yang tercipta dilingkungannya;
2) Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip inaktif yang
tercipta di lingkungannya;
3) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan
arsip inaktif di lingkungannya;

4) Bertanggung jawab atas pelayanan dan peminjaman

arsip inaktif di lingkungannya.
2. Unit Pengolah. Unit pengolah adalah satuan kerja yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua
arsip yang berkaitan dengan kegiatan di lingkungannya.
Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap
pengelolaan arsip dan/atau pelaksana.
a. Pimpinan di lingkungan kementerian adalah:
1) Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan
2) Sekretaris Jenderal;
3) Direktur Jenderal;
4) Inspektur Jenderal;
5) Staf ahli;
6) Direktur/ kepala biro/ kepala pusat/ ketua STPN/
kepala kantor wilayah;
7) Kepala subdirektorat/ kepala bagian/ kepala bidang/
kepala kantor;
8) Kepala seksi/kepala subbagian/kepala subbidang.
b. Pelaksana
1) Jabatan fungsional umum;
2) Jabatan fungsional tertentu.
c. Tugas unit pengolah
1) Tugas pimpinan unit pengolah:
a) Menyelesaikan proses kerja yang menghasilkan
arsip;

17
b) Memberikan perintah simpan pada berkas yang

telah selesai diproses;
c) Melakukan kontrol dan pengendalian penglolaan
arsip aktif;
d) Melakukan kontrol terhadap arsip yang akan
dipindahkan ke unit kearsipan.
2) Arsiparis, pengelola arsip dan/atau pelaksana
a) Menerima dan menyimpan berkas kerja yang
masih dalam proses;
b) Memberkaskan, mencatat, dan membuat daftar
berkas kerja yang sudah selesai diproses;
c) Menyimpan arsip aktif;
d) Memberikan layanan arsip aktif dengan cepat,
tepat, dan benar;
e) Melakukan pemindahan arsip inaktif ke unit
kearsipan.
d. Tanggung jawab unit pengolah
1) Pimpinan utama pengolah
a) Bertanggung jawab atas penyelenggaraan
pengelolaan arsip aktif;
b) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip
aktif dan pembinaan kearsipan di lingkungan kerja
masing-masing;
c) Bertanggung jawab dalam pengendalian arsip
yang akan dipindahkan ke unit kearsipan;
d) Bertanggung jawab terhadap pemindahan arsip
inaktif ke unit kearsipan.
2) Arsiparis, pengelola arsip dan/atau pelaksana

a) Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;

b) Pengolahan dan penyajian arsip menjadi
informasi;
c) Bertanggung jawab dalam pengolahan dan
menjaga keamanan arsip aktif di lingkungan unit
pengolah.
e. Tujuan unit pengolah
1) Terwujudnya pengelolaan arsip dinamis yang andal
sesuai dengan peraturan perundang-undangan dalam
rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja
di lingkungan kementerian;
2) Tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
3) Menjamin kualitas layanan kearsipan dalam rangka
meningkatakn kepuasan pengguna danpemangku
kepentingan/stakeholders lainnya;
4) Menjamin keselamatan arsip yang memiliki
kepentingan nasional dan memiliki nilai sejarah.
D. PROSES BISNIS PENGELOLAAN KEARSIPAN
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara,

pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan
nasional.
Pengelolaan arsip dinamis terdiri dari (Peraturan
Pemerintah Nomor 28 tahun 2012):
1. Penciptaan
a. Pembuatan arsip

19
1) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata

naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip yang ditetapkan oleh
kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
2) Pembuatan arsip harus diregistrasi, arsip yang sudah
diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak
secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman
dan dilakukan dengan pengendalian;
3) Pembuatan arsip harus dijaga autentisitasnya
berdasarkan tata naskah dinas.
b. Penerimaan arsip
1) Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh
petugas atau pihak yang berhak menerima;
2) Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang
menerima;
3) Arsip yang diterima didistribusikan kepada unit
pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian;
4) Penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya
berdasarkan tata naskah dinas.
2. Penggunaan arsip
a. Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi
kepentingan pemerintahan dan masyarakat;
b. Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip;
c. Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak
dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
3. Pemeliharaan arsip

a. Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab

pimpinan unit pengolah;
b. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan
pemberkasan dan penyimpanan arsip;
c. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
1) pemberkasan arsip aktif;
2) penataan arsip inaktif;
3) penyimpanan arsip;
4) alih media arsip.
4. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip meliputi kegiatan:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
Diagram peta proses bisnis pengelolaan arsip dinamis,
konsep input, proses output, dan pendukung.

21
Gambar 1. Diagram Peta Proses Bisnis Pengelolaan Arsip Dinamis
E. RANGKUMAN
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dikategorikan dalam 2 jenis
arsip yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
Pemeliharaan arsip dinamis bertujuan untuk: menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh seluruh unit
pengolah di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional, menjamin ketersediaan
arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah,
menjamin terwujudnya sistem pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, menjamin perlindungan kepentingan
lembaga dan stakeholders melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik, terpercaya dan utuh,
menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban pelaksanan tugas pokok dan fungsi, dan

meningkatkan kualits pelayanan dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik, terpercaya dan utuh.
Pengelolaan arsip dinamis di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional menggunakan asas
kombinasi yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan dan unit
pengolah. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan. Unit kearsipan dibagi menjadi 3,
yaitu unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan unit kearsipan III.
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis terdiri dari 4
bagian yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan arsip.
F. LATIHAN
1. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap…

a. Arsip aktif dan arsip inaktif
b. Arsip baru dan arsip lama
c. Arsip pengelolaan dan arsip manajemen
d. Arsip barang dan arsip jasa
e. Arsip elektronik dan arsip fisik
2. Pengelolaan arsip dinamis dimaksudkan untuk …
a. Mendata arsip yang ada
b. Sumber pengetahuan

23
c. Mendukung peningkatan dan pencapaian kinerja di

Pertanahan Nasional
d. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh pencipta arsip
e. Mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya
3. Arsip dari segi fungsi terbagi dua, yaitu …
a. Arsip dinamis dan arsip statis
b. Arsip aktif dan arsip inaktif
c. Arsip elektronik dan arsip non elektronik
d. Arsip hard copy dan arsip soft copy
e. Arsip pengelolaan dan arsip manajemen
4. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah…
a. Kegunaaanya untuk penyelenggaraan kerja masih
tinggi dalam arti, arsip masih sering digunakan sebagai
berkas kerja
b. Merupakan memori badan korporasi
c. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh pencipta arsip
d. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah
e. Mendukung peningkatan dan pencapaian kinerja di
Pertanahan Nasional
5. Asas yang dipergunakan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam pengelolaan
arsip dinamis adalah ...

a. Asas sentralisasi
b. Asas desentralisasi
c. Asas gabungan
d. Asas keterbukaan
e. Asas keamanan
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan pengelolaan arsip
aktif.
Fokuslah menjadi produktif, bukan sekadar sibuk saja
A. KARAKTERISTIK DAN KRITERIA ARSIP AKTIF
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus

menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-
hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
Karakteristik arsip aktif adalah sebagai berikut:
1. Umum
Arsip aktif harus mencerminkan secara benar hal yang
dikomunikasikan atau ditentukan, atau tindakan yang telah
diambil. Arsip aktif harus dapat mendukung kebutuhan kerja

25
yang berkaitan dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas.

Kebijakan, prosedur dan pelaksanaan pengelolaan arsip aktif
harus mengarah pada arsip aktif yang menyatu dan memiliki
karakteristik arsip aktif;
2. Autentisitas/Keaslian
Arsip aktif yang autentik adalah arsip aktif yang dapat
dibuktikan maksud sebenarnya yang tertulis, diciptakan dan
dikirim oleh pihak yang berwenang untuk mencipta dan
mengirimkan, diciptakan dan dikirim pada waktu yang
ditetapkan.
3. Reliabel/Andal
Arsip aktif yang andal adalah arsip aktif yang isinya dapat
dipercaya sebagai representasi akurat, sehingga kegiatan atau
fakta yang daripadanya dapat dibuktikan dan didasarkan pada
seluruh transaksi dan kegiatan yang berjalan;
4. Keutuhan
Keutuhan arsip aktif mengacu kepada kelengkapan dan
ketiadaan perubahan. Arsip aktif perlu dilindungi dari
perubahan oleh pihak yang tidak berwenang.
Kriteria arsip aktif di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional:
1. Secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi;
2. Berisi informasi yang relevan dengan aktifitas mutakhir
(current activity)
Pemberkasan arsip dalam pengelolaan arsip dinamis
dilaksanakan dengan tahapan:

1. Pemeriksaan, yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi

fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang
tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu
dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain
yang sudah tersimpan.
2. Penyortiran, penyortiran dilakukan untuk memilah antara
kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
3. Penentuan indeks, penentuan indeks dilakukan untuk
menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption)
atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks
dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah,
nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
4. Penentuan kode, penentuan kode dilakukan berdasarkan
kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang
berupa gabungan huruf dan angka.
5. Pembuatan label, pembuatan label dilaksanakan pada sekat
penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip
lainnya dilaksanakan secara konsisten.
6. Pembuatan daftar isi berkas, mencatat jenis dan jumlah isi
berkas dalam sebuah daftar.
7. Pembuatan tunjuk silang, pembuatan tunjuk silang
dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu
dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
8. Penyimpanan/penempatan arsip (filing), penempatan
arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok
subjeknya.

27
Pengelolaan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan

berdasarkan asas Desentralisasi yaitu dikelola di masing-masing
Unit Pengolah. Pengelolaan arsip aktif bertujuan untuk:
1. Untuk Mendukung kelancaran kegiatan administrasi
Nasional;
2. Untuk menjamin keamanan baik fisik maupun informasi arsip
aktif yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi di
Kebijakan yang diberlakukan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional untuk pengelolaan arsip
aktif yaitu:
1. Pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh unit pengolah
2. Kode klasifikasi arsip sebagai pedoman untuk melakukan
pemberkasan arsip aktif.
B. KETENTUAN PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha

unit pengolah dilaksanakan dengan ketentuan:
1. Sentral Arsip/Central File harus terhindar dari sinar matahari
langsung, air, dan tempat lembab karena akan
mengakibatkan kerusakan arsip;
2. Sarana penyimpanan arsip aktif seperti rak dan lemari arsip,
filing cabinet, map gantung/rotary file dan lain-lain dianjurkan
dari bahan metal. Hindari rak dan lemari yang terbuat dari
kayu yang mudah dimakan rayap, dan mudah terbakar;

3. Penempatan Arsip ke dalam folder atau ordner harus sesuai

dengan rak dan/atau lemari. Penyimpanan yang terlalu padat
akan mengkibatkan sulit mengambil dan atau menempatkan
kembali Arsip dan dapat mempercepat kerusakan karena
sirkulasi udara terhambat. Sedangkan apabila terlalu longgar,
arsip akan melengkung yang dapat mengakibatkan
kerusakan;
4. Fisik arsip dan lampirannya jangan sampai terlipat;
5. Lampiran-lampiran harus disatukan, jangan terpisah/terlepas
dan hindarkan penggunaan paper clip, staples, binder yang
menimbulkan karat.
C. PENGELOLAAN AKSES DAN PEMBATASAN AKSES

ARSIP AKTIF
Pengelolaan akses arsip aktif di Kementerian Agraria dan

Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dilakukan sebagai
berikut:
1. Arsip dikelompokkan menurut status akses;
2. Akses hanya diizinkan kepada pihak yang berhak dan yang
berwenang;
3. Arsip yang diminta dapat disajikan ketika diperlukan dan
diizinkan;
4. Transaksi dan proses pengunaan arsip dilakukan oleh pihak
yang berwenang melakukannya.
Pembatasan akses di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional diberlakukan terhadap arsip
aktif yang terkait dengan hal sebagai berikut:

29
1. Informasi perseorangan dan rahasia pribadi;

2. Keamanan lembaga;
diizinkan;
4. Transaksi dan proses penggunaan arsip dilakukan oleh pihak
yang berwenang melakukannya;
5. Informasi yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
D. RANGKUMAN
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus

menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-
hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Pengelolaan dan
penyimpanan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan asas
desentralisasi yaitu dikelola di masing-masing unit pengolah.
Karakteristik arsip aktif dikategorikan menjadi 4 kategori
yaitu karakterisitk secara umum, autentikasi/keaslian,
reliable/andal, dan keutuhan. Dalam penyimpanan arsip,
Nasional memiliki ketentuan-ketentuan tertentu yang harus
diikuti, yaitu ketentuan tentang pencahayaan ruang simpan arsip
yang tidak boleh terkena matahari langsung, sarana
penyimpanan tidak boleh terbuat dari kayu, penempatan arsip ke
dalam folder atau ordner harus sesuai dengan rak dan/atau
lemari, arsip tidak boleh terlipat dan pengelompokan arsip.
Pengelolaan akses arsip aktif terkait dengan
pengelompokan arsip, pemberian ijin, serta proses transaksi dan

penggunaan arsip. Pembatasan akses arsip aktif terkait dengan

informasi, keamanan, perijinan, transaksi dan proses
penggunaan.
E. LATIHAN
1. Yang merupakan karakteristik arsip aktif adalah…

a. Arsip aktif harus mencerminkan secara benar hal yang
dikomunikasikan atau ditentukan, atau tindakan yang telah
diambil
b. Arsip aktif yang dapat tidak dibuktikan maksud sebenarnya
yang tertulis, diciptakan dan dikirim oleh pihak yang
berwenang untuk mencipta dan mengirimkan, diciptakan
dan dikirim pada waktu yang ditetapkan
c. Segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam
aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan
d. Arsip aktif yang isinya dapat dipakai sebagai representasi
e. Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta
masih dikelola oleh unit pengolah.
2. Pembatasan akses di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional diberlakukan terhadap
arsip aktif yang terkait dengan hal sebagai berikut, kecuali...
a. Informasi perseorangan dan rahasia pribadi
b. Keamanan ruang
c. Arsip yang diminta dapat disajikan ketika diperlukan dan
diizinkan
d. Transaksi dan proses penggunaan arsip dilakukan oleh
pihak yang berwenang melakukannya

31
e. Informasi yang diatur dalam peraturan perundang-

undangan yang berlaku
3. Pengelolaan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan
berdasarkan asas …
a. Asas Sentralisasi
b. Asas Desentralisasi
c. Asas Gabungan
d. Asas Keterbukaan
e. Asas Keamanan
4. Dalam pengelolaan akses arsip aktif di Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional arsip
dikelompokkan menurut ...
a. Status Akses
b. Kategori Arsip
c. Umur Arsip
d. Jenis Arsip
e. Informasi Arsip
5. Berikut merupakan ketentuan penyimpanan dan pemeliharaan
arsip aktif oleh tata usaha unit, kecuali ...
a. Sentral arsip/central file harus terhindar dari sinar matahari
langsung, air, dan tempat lembab karena akan
mengakibatkan kerusakan arsip
b. Sarana penyimpanan arsip aktif seperti rak dan lemari
arsip, filing cabinet, map gantung/rotary file dan lain-lain
dianjurkan dari bahan metal
c. Penempatan arsip ke dalam folder atau ordner harus
sesuai dengan rak dana atau lemari dan dipadatkan
d. Fisik arsip dan lampirannya jangan sampai terlipat

e. Lampiran-lampiran harus disatukan, jangan

terpisah/terlepas dan hindarkan penggunaan paper clip,
staples, binder yang menimbulkan karat

33
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan pengelolaan
arsip inaktif.
You are never too old to learn
A. KARAKTERISTIK DAN KRITERIA ARSIP INAKTIF
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun.
Kriteria arsip inaktif adalah:
1. Arsip yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggaraan
administrasi lembaga sudah menurun/jarang digunakan.
2. Masih memiliki nilai guna atau masih harus disimpan sesuai
jangka waktu inaktif sebagaimana tertera dalam Jadwal
Retensi Arsip.
Asas yang digunakan oleh Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam pengelolaan arsip
inaktif adalah asas sentralisasi. Tujuan diadakannya pengelolaan
arsip inaktif adalah terwujudnya pengelolaan arsip inaktif yang
efisien, efektif, mudah ditemukan dan aman. Kebijakan dalam
pengelolaan arsip inaktif di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip inaktif dilakukan oleh unit kearsipan;

2. Pengalihan tanggung jawab kewenangan pengelola arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan melalui
kegiatan pemindahan arsip inaktif disertai Berita Acara
Pemindahan Arsip dan Daftar Arsip Inaktif.
Tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif diserahkan pada
masing-masing tingkat unit kearsipan yang berwenang.
B. KETENTUAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan

untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai
dengan Jadwal Retensi Arsip.
Penyimpanan arsip inaktif di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional mengikuti ketentuan-
ketentuan sebagai berikut:
1. Arsip tidak boleh secara langsung terkena sinar
matahari/lampu, sebab akan mengakibatkan kertas menjadi
kering dan rapuh yang menyebabkannya mudah robek;
2. Sarana penyimpanan (rak/lemari arsip dan sebagainya)
terbuat dari bahan metal, hindari rak/lemari terbuat dari kayu
karena mudah dimakan rayap;
3. Kapasitas boks harus sesuai dengan jumlah arsip yang akan
disimpan ke dalam boks, jangan terlalu penuh ataupun longgar
karena dapat menyebabkan kerusakan arsip;
4. Fisik arsip dan lampirannya jangan terlipat;
5. Lampiran-lampiran harus disatukan, jangan terlepas/terpisah
dan hindarkan penggunaan paper clips, staples, binder yang
menyebabkan karat.

35
C. PENGELOLAAN AKSES DAN PEMBATASAN

AKSES ARSIP INAKTIF
Syarat dan ketentuan akses arsip adalah sebagai berikut:

1. Arsip dikelompokkan menurut status akses;
2. Akses hanya diijinkan kepada pihak yang berhak dan yang
berwenang;
diijinkan;
4. Transaksi dan proses penggunaan arsip dilakukan oleh
pihak berwenang.
Pembatasan akses diberlakukan terhadap arsip yang
terkait dengan hal sebagai berikut:
1. Informasi perorangan dan rahasia pribadi;
2. Keamanan lembaga;
3. Hak-hak hukum dan hak-hak istimewa profesional lainnya;
4. Keamanan kekayaan lembaga (fisik, keuangan);
5. Informasi yang diatur dalam peraturan perundang-
undangan.
D. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN FISIK ARSIP

INAKTIF
Dalam pemeliharaan arsip inaktif terdapat ketentuan tata
ruang di sentral arsip inaktif berikut ini:
1. Mengatur tata letak/layout ruangan dengan membagi menjadi
3 ruang, yaitu ruang kerja, ruang penyimpanan, dan ruang
layanan;

2. Membagi ruangan kerja sekurang-kurangnya untuk

menerima arsip yang baru dipindahkan (transit), layanan,
membaca arsip inaktif, mengelola arsip inaktif, memusnahkan
arsip yang tidak bernilai guna dan ruang administrasi;
3. Membagi area penyimpanan arsip menjadi 2, yaitu area
penyimpanan arsip tekstual dan arsip non-tekstual;
4. Mengatur peta lokasi penyimpanan:
a. Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan berdasarkan
pengaturan peta lokasi simpan menurut unit pengolah
(principle of provenance);
b. Peta lokasi arsip dijadikan sebagai dasar penentuan
lajur/baris, kolom, penomoran rak, dan boks arsip yang
merujuk pada lokasi simpan arsip.
Selain tata ruang, terdapat ketentuan dalam penataan
rak/boks penyimpanan arsip:
1. Penataan rak arsip dalam setiap ruang simpan arsip
dilaksanakan secara sistematis dan teratur;
2. Jarak antara rak dengan dinding minimal 50 cm, jarak antara
baris rak yang satu dengan yang lain minimal 75 cm, jarak
atap rak dengan langit-langit minimal 60 cm;
3. Arsip diatur sesuai dengan unit pengolah;
4. Dalam setiap baris rak/boks atau tempat penyimpan arsip
ditata secara berderet dari nomor terkecil ke nomor yang lebih
besar;
5. Susunan boks atau tempat penyimpan arsip, disusun
menurut “model lingkar ular”, yakni urutan boks disusun dari
arah kiri ke kanan, kemudian turun dari kanan ke kiri, turun
lagi dari kiri ke kanan dan seterusnya.

37
Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan secara rutin

setiap hari terutama kebersihan ruang simpan arsip. Merawat
arsip dengan fumigasi dan restorasi disesuaikan dengan
kebutuhan.
E. RANGKUMAN
Kriteria arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan
untuk penyelenggaraan administrasi lembaga sudah
menurun/jarang digunakan dan masih memiliki nilai guna atau
harus disimpan sesuai dengan yang tertera pada Jadwal Retensi
Arsip.
Penyimpanan arsip inaktif diatur sedemikian rupa seperti
pengaturan tentang pencahayan pada ruangan tidak boleh
terkena matahari langsung, sarana penyimpanan hindari bahan
yang terbuat dari kayu, kapasitas boks penyimpanan yang sesuai,
arsip tidak boleh terlipat, dan pengelompokan arsip.
Pengelolaan akses arsip aktif terkait dengan pengelompokan
arsip, pemberian ijin, serta proses transaksi dan penggunaan
arsip. Pembatasan akses terhadap arsip inaktif berkaitan dengan
informasi/rahasia perorangan, keamanan lembaga, hak-hak
hukum, dan keamanan kekayaan lembaga.
F. LATIHAN
1. Asas yang digunakan oleh Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam pengelolaan arsip
inaktif adalah...

c. Asas Gabungan
d. Asas Keterbukaan
e. Asas Keamanan
2. Pengalihan tanggung jawab kewenangan pengelola arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan melalui
kegiatan pemindahan arsip inaktif disertai ...
a. Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Arsip Inaktif
b. Jadwal Retensi Arsip dan daftar arsip inaktif
c. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Jadwal Retensi
Arsip
d. Jadwal Retensi Arsip dan daftar arsip alih media
3. Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk
menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai
dengan ...
a. Status Arsip
b. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
c. Jadwal Retensi Arsip
d. Daftar Arsip Inaktif
e. Daftar Penyerahan Arsip
4. Dalam pemeliharaan arsip inaktif terdapat ketentuan tata ruang
di sentral arsip inaktif pengaturan tata letak/layout ruangan
dibagi menjadi 3 ruang, yaitu ...
a. Ruang Arsip, Ruang Pemeliharaan, Dan Ruang Layanan
b. Ruang Kerja, Ruang Penyimpanan, Dan Ruang Layanan
c. Ruang Kerja, Ruang Pemeliharaan, Dan Ruang Layanan
d. Ruang Arsip, Ruang Penyimpanan, Dan Ruang Layanan
e. Ruang Arsip, Ruang Pemeliharaan, Dan Ruang Layanan

39
5. Dalam pemeliharaan arsip inaktif terdapat ketentuan tata ruang

di sentral arsip inaktif area penyimpanan arsip dibagi menjadi
2 yaitu ...
a. Arsip Dokumen Dan Arsip Elektronik
b. Arsip Fisik Dan Arsip Non-Fisik
c. Arsip Hard File Dan Arsip Soft File
d. Arsip Tekstual Dan Arsip Non-Tekstual
e. Arsip Statis Dan Arsip Vital

BAB V
ALIH MEDIA ARSIP

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan alih media arsip.
Do not ever give up, the beginning is always the hardest
A. KONSEP DASAR ALIH MEDIA ARSIP
Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan

alih media arsip. Ketentuan dalam alih media arsip yaitu:
1. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media
apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan (Peraturan Arsip Nasional, 2018).
2. Alih media arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana
yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi (Peraturan Arsip Nasional, 2018).
3. Prasarana dan sarana alih media arsip harus memperhatikan
hal sebagai berikut (Peraturan Arsip Nasional, 2018):
a. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik
dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan
masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan
perundang-undangan;
b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan,
kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik
dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;

41
c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk

dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
d. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang
diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang
dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan
e. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga
kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban
prosedur atau petunjuk.
Alih media di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dilakukan dengan asas
desentralisasi yang dilaksanakan oleh masing-masing unit
pengolah dengan berkoordinasi dengan unit kearsipan I. Alih
media bertujuan untuk:
1. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dinamis;
2. Arsip dikelola dan diakses oleh pihak-pihak yang berwenang
sehingga dapat mendukung fungsi kerja dan kegiatan
Nasional;
3. Perlindungan arsip yang memiliki nilai guna.
Tanggung jawab yang ditetapkan terhadap pelaksanaan alih
media yaitu:
1. Menetapkan pejabat yang ditunjuk yang bertanggung jawab
untuk meneliti dan menetapkan arsip yang akan
dialihmediakan;
2. Menetapkan keputusan prioritas arsip yang dialihmediakan;
3. Menetapkan keputusan penyimpanan arsip asli yang telah
dialihmediakan.

Unit pengolah memiliki tugas terhadap pelaksanaan alih

media yaitu:
1. Meneliti dan meverifikasi arsip yang akan dialihmediakan.
2. Mengusulkan jenis arsip yang harus dialihmediakan.
Unit kearsipan melakukan koordinasi dengan unit kerja yang
menyelenggarakan fungsi pengelolaan teknologi informasi
untuk:
1. Menyediakan fasilitas pendukung untuk kegiatan alih media;
2. Melaksanakan dukungan teknis pelaksanaan alih media
arsip;
3. Melaksanakan pemeliharaan fasilitas dan alih media arsip;
4. Memberikan asistensi pelaksanaan alih media arsip.
B. KEBIJAKAN ALIH MEDIA ARSIP
Kebijakan alih media yang berlaku di Kementerian Agraria

dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah sebagai
berikut (Rapermen Arsip Dinamis Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional, 2020):
1. Arsip dialihmediakan ke dalam media elektronik WORM
(Writer Once Read Many) atau media sejenis sesuai
perkembangan teknologi, sehingga informasi hasil alih media
tidak dapat dimodifikasi atau diubah setelah disimpan.
Perangkat perlindungan data harus dapat memberikan
perlindungan dan menjamin bahwa data tidak akan rusak
setelah disimpan;
2. Alih media dapat dilakukan sejak arsip tersebut dibuat atau
diterima oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan

43
3. Pimpinan unit pengolah/pejabat yang ditunjuk memberikan

pertimbangan akan perlunya menyimpan naskah asli;
4. Kewajiban untuk tetap menyimpan naskah asli yang memiliki
kekuatan pembuktian autentik, mengandung kepentingan
hukum;
5. Kewajiban autentikasi arsip yang dialihmediakan dengan
pembuatan berita acara;
6. Autentikasi terhadap hasil alih media dan cetak arsip yang
telah dialihmediakan dilakukan oleh pejabat yang berwenang
di lingkungan unit pengolah masing-masing.
C. RANGKUMAN
Alih media di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional dilakukan dengan asas
desentralisasi yang dilaksanakan oleh masing-masing unit
pengolah dengan berkoordinasi dengan unit kearsipan I. Alih
media bertujuan untuk efisiensi dan efektifitas, mendukung fungsi
kerja dan kegiatan, serta perlindungan terhadap arsip yang
memiliki nilai guna.
Kebijakan alih media adalah arsip di Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional berkaitan dengan
penyesuaian aplikasi dengan perkembangan teknologi, waktu
pelaksanaan alih media arsip, penyimpanan naskah asli, dan
autentikasi arsip.

D. LATIHAN
1. Asas yang digunakan dalam proses alih media di lingkungan

Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan adalah ...
c. Asas Gabungan
d. Asas Keterbukaan
e. Asas Keamanan
2. Berikut yang termasuk tujuan dari alih media adalah ...
a. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dinamis
b. Arsip dikelola dan diakses oleh semua pihak sehingga
dapat mendukung fungsi kerja dan kegiatan Kementerian
c. Perlindungan arsip yang memiliki fungsi
d. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah
e. Mempermudah akses arsip
3. Prasarana dan sarana alih media arsip harus memperhatikan
hal sebagai berikut, kecuali ...
a. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau
dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa
retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-
undangan
b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan,
kerahasiaan, dan akses informasi elektronik dalam
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut
c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk
dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut

45
d. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang

diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang
hanya dipahami oleh pihak tertentu
e. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga
kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban
prosedur atau petunjuk
4. Autentikasi terhadap hasil alih media dan cetak arsip yang
telah dialihmediakan dilakukan oleh ...
a. Pejabat yang berwenang
b. Pimpinan Kementrian
c. Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional
d. Kepala Bagian Unit Kearsipan
e. Pejabat Fungsional
5. Berikut adalah hal yang perlu dilakukan oleh unit kearsipan
ketika berkoordinasi dengan unit kerja yang
menyelenggarakan fungsi pengelolaan teknologi informasi,
kecuali ...
a. Menyediakan fasilitas pendukung untuk kegiatan alih
media
b. Melaksanakan dukungan teknis pelaksanaan alih media
arsip
c. Melaksanakan pemeliharaan fasilitas dan alih media arsip
d. Memberikan penilaian pelaksanaan alih media arsip
e. Memberikan asistensi pelaksanaan alih media arsip.

BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan penyusutan arsip.
A little progress each day in your self is ads thing up to big result
Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai
guna yang jangka waktunya berbeda-beda. Ada arsip yang memiliki
nilai kegunaan abadi serta ada yang dimiliki kegunaan jangka waktu
tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh lembaga memiliki
nilai kegunaan yang jangka waktunya terbatas, arsip semacam itu
suatu ketika harus dilakukan penyusutan. Penyusutan Arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan (PerKa ANRI, 2016).
Sebelum dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut
perlu diadakan penilaian untuk menggolongkan arsip ke dalam kelas-
kelas tertentu menurut kepentingannya. Penggunaan cara seperti itu
untuk pengelolaan arsip dapat berlangsung secara aman dan efisien.
Aman dalam arti bahan penyusutan dilakukan berdasarkan penilaian
yang tepat dan dapat dijamin bahwa arsip yang disingkirkan adalah
arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Mengehemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan
arsip;
2. Menekan biaya serendah mungkin daam pengelolaan arsip;

47
3. Mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja lembaga;

4. Memudahkan dalam menemukan kemabli arsip jika sewaktu-
waktu diperlukan;
5. Terjaminnya penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna
permanen bagi kepentingan nasional dan sebagai bahan
pertanggungjawaban lembaga.
A. KEBIJAKAN
Kebijakan umum penyusutan arsip adalah:
1. Pemindahan dan pemusnahan arsip dilakukan secara
reguler sesuai dengan kebutuhan;
2. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Pengelolaan arsip badan pemerintah, penyusutan arsip
diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip, Pasal 2 menyebutkan penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau
badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Pihak yang bertanggung jawab dalam penyusutan arsip:
1. Unit pengolah bertanggung jawab atas pemindahan arsip
dari unit pengolahnya;

2. Pelaksanaan pemindahan melalui koordinasi dengan unit

kearsipan I;.
3. Unit kearsipan I bertanggung jawab atas pemusnahan
arsip dan penyerahan arsip statis.
B. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan arsip inaktif menganut asas desentralisasi
dilakukan oleh masing-masing unit pengolah.
Ketentuan Pemindahan Arsip:
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip;
2. Pemindahan arsip inaktif dilakukan secara teratur dan tetap;
3. Pemindahan arsip inaktif disertai dengan Daftar Arsip dan
Berita Acara.
Prinsip dari pemindahan arsip inaktif:
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara
teratur dan tetap;
2. Arsip yang dipindahkan telah selesai retensinya sebagai
arsip aktif;
3. Pemindahan arsip inaktif harus mendapat persetujuan
pimpinan unit pengolah.
Kriteria arsip yang dipindah yaitu:
1. Arsip telah selesai jangka simpan aktifnya;
2. Arsip aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

49
C. PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk memusnahkan
arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna. “Arsip yang sudah
dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan (dari arsip aktif
menjadi arsip inaktif) dan jangka waktu penyimpanan sudah
melewati batas waktu sesuai daftar retensi, maka bagi arsip
yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi harus segera
dihapus” (Mulyono, 2011:78).
Kebijakan yang diberlakukan dalam Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah:
1. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna;
2. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang telah selesai
jangka simpan/retensinya dan dinyatakan musnah dalam
Jadwal Retensi Arsip;
3. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional setelah
mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan
persetujuan tertulis Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia;
4. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab
unit kerja yang menyelenggarakan fungsi tata usaha dan
kearsipan;
5. Pemusnahan disaksikan oleh paling kurang 2 pejabat dari
unit hukum dan/atau unit pengawasan serta unit pengolah
yang arsipnya dimusnahkan. Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional harus

mendokumentasikan kegiatan pemusnahan dengan

membuat berita acara pemusnahan arsip dan daftar arsip
yang dimusnahkan;
6. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,
undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiaangan dapat
dilaksanakan di masing-masing unit pengolah.
Kriteria arsip yang dapat dimusnahkan:
1. Telah habis retensinya/melampaui retensi arsip yang
tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip dan berketerangan
musnah;
2. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan lembaga;
3. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
4. Tidak terkait dengan gugatan yang ditunda atau sedang
berlangsung atau dalam penyeledikan;
5. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
D. PENYERAHAN ARSIP STATIS
Ketentuan dalam pelaksanaan penyerahan arsip yaitu:

1. Arsip statis diserahkan kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia;
2. Penyerahan arsip statis disertai Berita Acara dan Daftar Arsip.
Prinsip yang diterapkan dalam melaksanakan penyerahan
arsip statis di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional adalah arsip yang memiliki nilai guna bagi
kepentingan nasional wajib diserahkan ke Arsip Nasional
Republik Indonesia.
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan
arsip, prosedur pelaksanaannya sebagai berikut:

51
1. Penyerahan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia

dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan
lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga
setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
2. Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga
negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus
diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Sedangkan
bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip
Nasional Wilayah.
Dalam rangka penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional
Republik Indonesia terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan
diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap Daftar
Penyerahan Arsip tersebut dan telah disetujui Arsip Nasional
Republik Indonesia untuk diserahkan, dibuat berita Acara
penyerahan arsip.
Kriteria arsip statis yang ke Arsip Nasional Republik
Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Arsip statis yang diserahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia terdiri atas arsip bernilai guna kesejahteraan, telah
habis retensinya dan berketerangan permanen;
Indonesia lebih diutamakan Arsip Asli;
Indonesia adalah Arsip yang informasinya dapat dibaca atau
dilihat, baik dengan alat maupun tanpa alat bantu.

E. RANGKUMAN
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Kebijakan umum penyusutan arsip adalah pemindahan dan
pemusnahan arsip dilakukan secara regular sesuai dengan
kebutuhan, penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Pihak yang bertanggung jawab dalam penyusutan arsip
adalah unit pengolah dan unit kearsipan I. Pemindahan arsip
inaktif menganut asas desentralisasi dilakukan oleh masing-
masing unit pengolah.
Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk memusnahkan
arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna.
Prinsip yang diterapkan dalam melaksanankan
penyerahan arsip statis di Kementerian adalah arsip yang
memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan ke
Arsip Nasional Republik Indonesia.
F. LATIHAN
1. Yang termasuk dalam penyusutan arsip adalah berikut ini

adalah …
a. Penggantian
b. Pemindahan
c. Peleburan
d. Penghancuran

53
e. Penghapusan
2. Dalam penyusutan arsip, unit kearsipan bertanggung jawab
untuk …
a. Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Aktif
b. Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Statis
c. Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Inaktif
d. Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Semua Jenis Arsip
e. Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Vital
3. Dalam penyusutan arsip, unit pengolah bertanggung jawab
untuk ...
a. Melakukan Pemindahan Arsip dari Unit Pengolahnya
b. Melakukan Pemindahan Arsip dari Unit Kearsipan I
c. Melakukan Pemindahan Arsip dari Unit Kearsipan Ii
d. Melakukan Pemindahan Arsip dari Unit Kearsipan Iii
e. Melakukan Pemindahan Arsip ke Arsip Nasional Republik
Indonesia
4. Kriteria arsip yang dimusnahkan adalah ...
a. Telah habis Retensinya/Melampaui Retensi Arsip yang
Tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip dan Berketerangan
Musnah
b. Tidak lagi Mempunyai Nilai Guna bagi Unit Pengolah
c. Tidak mempunyai Nilai Guna Bagi Unit Kearsipan
d. Terkait dengan Gugatan yang Ditunda atau Sedang
Berlangsung atau dalam Penyelidikan
e. Tidak memiliki Fungsi Arsip yang Semestinya
5. Prinsip yang diterapkan dalam melaksanakan penyerahan
arsip statis di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional adalah ...

a. Arsip yang Memiliki Nilai Guna bagi Kepentingan

Nasional Wajib diserahkan ke Kementerian
b. Arsip yang Memiliki Nilai Guna bagi Kepentingan
Regional Wajib diserahkan Ke Arsip Nasional Republik
Indonesia
c. Arsip yang Memiliki Nilai Guna bagi Kepentingan
Nasional Wajib diserahkan Ke Arsip Nasional Republik
Indonesia
d. Arsip yang memiliki Nilai Guna Kepentingan Regional
Wajib diserahkan ke Kementerian
e. Arsip yang memiliki Nilai Historis Wajib diserahkan ke
Kementerian

55
BAB VII
SUMBER DAYA PENDUKUNG
IMPLEMENTASI KEARSIPAN

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan sumberdaya
pendukung implementasi kearsipan.
"Tak ada jalan pintas ke tempat yang layak dituju." (Beverly Sills)
A. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

Sumber daya manusia kearsipan dalam pedoman
pengelolaan arsip dinamis adalah pelaksana yang mempunyai
kompetensi untuk bertugas di bidang pengelolaan arsip dinamis
secara teknis mulai dari tahap penciptaan (creation), tahap
penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance), dan
tahap penyusutan. Tujuan diadakannya sumber daya kearsipan
adalah untuk menjamin tersedianya sumber daya manusia
kearsipan yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan arsip.
Arsip memiliki peran penting dalam suatu organisasi
sehingga perlu dikelola dengan baik dan benar, maka dalam
pengelolaan arsip ditangani oleh orang yang mengerti dan
memahami tentang arsip yaitu yang memiliki pengetahuan
tentang arsip dan bagaimana menangani arsip. “Untuk mengurus
arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi

persyaratan keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan”

Mulyono (2011:39), dengan begitu arsip dikelola dengan baik
yaitu sesuai dengan pedoman pengelolaan arsip di organisasi
bersangkutan agar arsip tidak hanya ditumpuk-tumpuk sehingga
dapat merusak arsip dan berkurang fungsinya bahkan tidak
memiliki nilai guna.
Sumber daya manusia yang bertanggung jawab mengelola
arsip di unit kerja/organisasi meliputi:
1. Pengelola arsip yaitu orang yang diberikan kewenangan oleh
pimpinan organisasi dalam menjalankan fungsi, tugas dan
tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan
arsip di unit kerja/organisasi tersebut
2. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
Sumber daya manusia Kearsipan di Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional memiliki tanggung
jawab yaitu:
1. Menjamin terselenggaranya kegiatan pengelolaan arsip
dinamis secara baik dan benar;
2. Bertanggung jawab terhadap keamanan arsip baik fisik
maupun informasi.
Kualifikasi arsiparis dibedakan menjadi 2 (dua) jenis yaitu
(PerKa ANRI Nomor 20, 2012):
1. Arsiparis tingkat terampil adalah arsiparis dengan kualifikasi
teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas

57
dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan

teknis di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.
Untuk arsiparis terampil diharapkan mampu mengolah arsip
dan informasi, melakukan penataan serta pelestarian arsip,
yang pengangkatannya harus memenuhi persyaratan:
a. Ijazah Diploma III bidang kearsipan atau;
b. Berijazah Diploma III bidang ilmu lain sesuai kualifikasi
yang ditentukan untuk jabatan arsiparis;
c. Mengikuti pendidikan dan pelatihan pengangkatan
arsiparis terampil, apabila memiliki ijazah Diploma III
bidang ilmu lain.
2. Arsiparis tingkat ahli adalah arsiparis dengan kualifikasi
profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya
mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi
di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Untuk
arsiparis ahli diharapkan mampu mengelola arsip dan
informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian
dan pengembangan sistem kearsipan dengan berbagai
aspeknya. Yang pengangkatannya harus memenuhi
persyaratan :
a. Berijazah Strata 1(S1)/Diploma IV bidang kearsipan atau;
b. Berijazah Strata 1(S1)/Diploma IV bidang ilmu lain sesuai
kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan arsiparis;
c. Mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional
arsiparis tingkat ahli, apabila memiliki ijazah S1 bidang
ilmu lain;

d. Mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan

penjenjangan arsiparis tingkat terampil ke tingkat ahli,
apabila ingin alih jenjang dari terampil ke ahli.
Persyaratan yang dipenuhi sebagai petugas arsip agar
dapat menyajikan informasi secara tepat. Dengan demikian
petugas arsip harus memenuhi keempat syarat tersebut
(Mulyono, 2011:39):
1. Keterampilan
Keterampilan ini dimaksudkan agar petugas arsip cekatan
dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip, terampil
dalam memilah golongan arsip.
2. Ketelitian
Petugas arsip harus memiliki tingkat kecermatan yang
memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata
yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama.
3. Kerapian
Seorang petugas arsip perlu memiliki sifat kerapian berarti
segala sesuatu disikap dengan keteraturan, ketertiban, dan
keapikan.
4. Kecerdasan
Kecerdasan tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi,
berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai
dengan porsi dan tugas pekerjaannya.
Tugas pokok sumber daya manusia kearsipan adalah:
1. Melaksanakan kegiatan layanan arsip dengan cepat, tepat,
dan benar;
2. Melaksanakan penyimpanan arsip;
3. Melaksanakan pemindahan arsip;

59
4. Melaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan prosedur

kerja;
5. Melaksanakan penyerahan arsip berdasarkan prosedur yang
berlaku;
6. Melaksanakan alih media arsip.
B. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

Pengelolaan arsip yang baik dan benar dalam
pelaksanaannya tentu didukung dengan fasilitas pengelolaan arsip
yang memadai seperti tempat penyimpanan arsip, lemari arsip, rak
arsip, boks arsip, dan lain-lain. Berdasarkan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 32 ayat (2) “Pencipta arsip dan
lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1)”. Adanya fasilitas
yang memadai, dapat mendukung pelaksanaan pengelolaan arsip
yang didukung pula dengan keterampilan, ketelitian, kerapian dan
kecerdasan sumber daya manusianya dalam memanfaatkan
fasilitas yang ada.
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam
penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh
setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan
kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan
alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan
kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan
pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur
sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai

kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan
penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan
standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan
mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan
sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas,
bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan
atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan
sarana kearsipan. Agar pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien,
maka faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis
dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta
kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan harus diperhatikan dan
dipenuhi.
Sarana penyimpanan arsip aktif yang digunakan terdiri
dari:
1. Filing Cabinet, digunakan untuk penyimpanan arsip kertas.
Gambar 2. Contoh Filling Cabinet
2. Lemari Arsip/Roll O’Pack, tempat penyimpanan arsip yang

dapat digunakan untuk menyimpan arsip aktif dalam jumlah
cukup besar, seperti personal file, namun umumnya digunakan
untuk menyimpan arsip inaktif dalam jumlah cukup banyak.

61
Gambar 3. Contoh Lemari Arsip
3. Folder/Map Gantung, tempat penyimpanan arsip yang

dilengkapi tab untuk mencantumkan kode indeks.
Gambar 4. Contoh Folder
4. Sekat/Guide, merupakan penyekat/pembatas antar berkas

satu dengan yang lain dengan kode klasifikasi berbeda. Pada
sekat terdapat tab yang memuat kode (abjad, nomor, alfa
numerik).
Gambar 5. Contoh Tiga Jenis Sekat

5. Tanda Keluar/Out Indicator, alat atau sarana sebagai

pengganti arsip yang sedang dipinjam. Berbentuk berupa sekat
atau folder dengan warna berbeda. Pada sekat tersebut
tercantum kolom-kolom yang memuat informasi mengenai:
nomor urut, jenis arsip yang keluar, jumlah, nama peminjam,
tanggal pinjam, tanggal kembali. Out indicator digunakan untuk
peminjaman 1 (satu) berkas arsip.
6. Klasifikasi arsip, dipergunakan sebagai dasar penataan arsip
di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional. Klasifikasi arsip adalah identifikasi
sistematis dan pengaturan terhadap informasi mengenai
kegiatan kerja ke dalam kategori-kategori menurut
kesepakatan, metode, dan ketentuan prosedural yang
terstruktur secara logis, yang terwujud dalam sistem klasifikasi.
Kode klasifikasi yang digunakan pada Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional menggunakan
kode angka desimal.
Contoh :
a. KP Kepegawaian
b. KP.01 Pengembangan Pegawai
c. KP.01.01 Pengadaan dan Pengembangan Kapasitas
Pegawai
d. KP.01.02 Karir Jabatan Struktural dan Fungsional.
7. Formulir Peminjaman Arsip, formulir yang digunakan untuk
peminjaman arsip oleh pengguna arsip (unit pengolah) kepada
unit kearsipan.

63
Gambar 6. Contoh Formulir A. Peminjaman di Kementerian Agraria

dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dan B. Formulir
Peminjaman Arsip di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional
Gambar 7. Contoh Formulir Peminjaman Arsip

di Kantor Pertanahan

Sarana dan prasarana penyimpanan arsip inaktif adalah sebagai

berikut:
1. Lokasi sentral arsip inaktif/records center, memiliki ketentuan
yaitu: jauh dari ancaman bencana alam, jauh dari lingkungan
berpolusi udara tinggi, jauh keramaian atau pemukiman
penduduk, akses mudah dijangkau.
2. Konstruksi dan bahan baku, konstruksi records center dibuat
kokoh terhadap gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar,
bahan bangunan yang anti dari binatang perusak seperti
rayap.
3. Tata ruang, disesuaikan dengan kebutuhan minimal memiliki
ruang standar dan ruang pelayanan. Ketentuan untuk tata
ruang arsip adalah:
a. Ruang penyimpanan, diatur dengan ketentuan sebagai
berikut:
1) Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif
didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan.
Sebagai dasar perhitungan satuan volume arsip
adalah meter linear:
2) Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-
rata 1200 kg per meter persegi, berat beban o’roll pack
2400 kg
per meter persegi, kapasitas disesuaikan dengan luas

ruangan penyimpanan misal setiap 200 meter persegi

65
dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1000

meter linier arsip dengan rak konvensional.
3) Suhu dan kelembaban diatur sedemikian rupa agar
arsip tidak rusak dalam penyimpanan dengan jangka
waktu lama, suhu dicek secara periodik dengan alat
hydrometer, ruangan harus senantiasa bersih dan
memiliki sirkulasi udara yang baik. Berikut adalah tabel
temperatur ruang arsip inaktif dengan jangka simpan
kurang dari 30 tahun.
Tabel 1. Temperatur Ruang Arsip dengan Jangka Simpan
kurang dari 30 Tahun
b. Pencahayaan dan sinar tidak menyilaukan, berbayang

dan kontras, cahaya matahari tidak boleh langsung
mengenai arsip.
c. Ruang kerja dan pelayanan, ukuran ruangan disesuaikan
dengan kondisi kemampuan dan kebutuhan lembaga,
dilengkapi dengan sarana bantu penemuan arsip inaktif,
dilengkapi jaringan online, dilengkapi peralatan untuk
mengakses arsip inaktif, ruangan terpisah dari runag lain.
d. Peralatan dan perlengkapan,
1) Rak, ketinggian dan jarak diatur sedemikian rupa dan
disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang ada.
Contoh rak:

Gambar 8 Contoh Rak Bergerak
Gambar 9 Contoh Rak Tidak Bergerak
2) Boks Arsip, diatur sedemikian rupa sesuai dengan

kebutuhan dan aturan yang berlaku.
Gambar 10. Contoh Boks Penyimpanan Arsip
3) Folder, sarana untuk menempatkan Arsip (volume

kecil). Untuk volume besar dapat menggunakan
ordner.

67
Gambar 11. Contoh Folder Penyimpanan Arsip
4) Daftar arsip, daftar yang digunakan sebagai

sarana/alat bantu untuk menemukan arsip yang berisi
keterangan series arsip (jenis arsip), jumlah dan
nomor lokasi penyimpanan.
C. RANGKUM MATERI
Sumber Daya Manusia kearsipan dalam pedoman
pengelolaan arsip dinamis adalah pelaksana yang mempunyai
kompetensi untuk bertugas di bidang pengelolaan arsip dinamis
secara teknis. Tujuan diadakannya Sumber Daya Kearsipan
adalah untuk menjamin tersedianya Sumber Daya Manusia
kearsipan yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan arsip.
Sumber daya manusia yang bertanggung jawab mengelola
arsip di unit kerja/organisasi meliputi pengelola arsip dan
arsiparis. Sumber daya manusia Kearsipan di Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional memiliki
tanggung jawab yaitu, menjamin terselenggaranya kegiatan
pengelolaan arsip dinamis secara baik dan benar dan
bertanggung jawab terhadap keamanan arsip baik fisik maupun
informasi.
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam
penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan

oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan

kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan
dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses
pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan,
pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan
dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi
sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
D. LATIHAN
1. Tujuan diadakannya sumber daya kearsipan adalah untuk ...
a. menjamin tersedianya sumber daya manusia kearsipan
yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan arsip
b. untuk mengurus arsip dengan baik
c. untuk pengelolaan arsip dengan baik yaitu sesuai dengan
pedoman pengelolaan arsip di organisasi bersangkutan
d. menjamin terselenggaranya kegiatan pengelolaan arsip
dinamis secara baik dan benar
e. untuk menjamin penyimpanan arsip sesuai dengan
pedoman yang ada
2. Pengangkatan Arsiparis tingkat ahli harus memenuhi
persyaratan, diantaranya adalah…
a. Berijazah S2 Bidang Kearsipan
b. Berijazah Diploma I Bidang Kearsipan
c. Berijazah S1(S1)/Diploma Iv Bidang Kearsipan
d. Berijazah Diploma Ii Bidang Kearsipan
e. Berijazah Diploma Iii Bidang Kearsipan

69
3. Persyaratan yang dipenuhi sebagai petugas arsip agar dapat

menyajikan informasi secara tepat menurut Mulyono adalah ...
a. Kesehatan
b. Keteraturan
c. Kemauan
d. Kerapian
e. Ketangkasan
4. Perhatikan gambar berikut ini,
Gambar tersebut adalah tempat penyimpanan arsip yang

dapat digunakan untuk menyimpan arsip aktif dalam jumlah
cukup besar, namun umumnya digunakan untuk menyimpan
arsip inaktif dalam jumlah cukup banyak, disebut...
a. Ordner
b. Cabinet
c. Rool O’pack
d. Filing Cabinet
e. Archive Box
5. 5Jauh dari ancaman bencana alam, jauh dari lingkungan
berpolusi udara tinggi, jauh pemukiman penduduk, akses
mudah dijangkau adalah ketentuan dari...
a. Records Center
b. Konstruksi Bangunan
c. Ruang Penyimpanan
d. Ruang Pelayanan
e. Ruang Pemeliharaan

BAB VIII
PEMBINAAN SISTEM
KEARSIPAN

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan pembinaan
sistem kearsipan.
"Pendidikan bukan hanya pergi ke sekolah dan mendapatkan gelar.

Tetapi juga soal memperluas pengetahuan dan menyerap ilmu
kehidupan." (Shakuntala Devi, Penulis)
A. KONSEP DASAR PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN

Sejalan dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pembinaan kearsipan
bertujuan untuk membina penyelenggaraan sistem kearsipan
nasional pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai
dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang
kearsipan.
Pelaksanaan pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh
arsiparis lembaga kearsipan di cakupan daerahnya masing-
masing. Dalam praktiknya, Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) berperan sebagai pembina kearsipan nasional, Lembaga
Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi bertanggung jawab terhadap
pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan Lembaga
Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, adapun Lembaga Kearsipan

71
Daerah Kabupaten/Kota melaksanakan kegiatan pembinaan

kearsipan kepada masing-masing lembaga pencipta arsip di
lingkungan daerah kabupaten/kota (ANRI, 2012:14).
Pembinaan kearsipan dalam kerangka penyelenggaraan
kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional
terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga
kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pembinaan kearsipan dilakukan terhadap aspek kebijakan,
pengelolaan arsip, sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
dan sumber daya pendukung lainnya. Adapun bentuk pembinaan
kearsipan meliputi penyediaan pedoman kearsipan, sosialisasi,
pendidikan dan pelatihan, bimbingan dan konsultasi, supervisi dan
pelaporan, rapat koordinasi serta kegiatan lain yang diperlukan.
Berbagai peraturan yang mendasari pembinaan kearsipan
antara lain sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Secara keseluruhan pembinaan penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan berdasarkan Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Menurut Pasal 5, ruang
lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
Penyelenggaraan kearsipan oleh kementerian/lembaga
dan pemerintahan daerah - dalam kedudukannya sebagai
pencipta arsip – diharapkan mampu menunjukkan peran nyata
dalam mendukung implementasi Undang-Undang Nomor 14

Tahun 2008, khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh,

autentik, dan terpercaya untuk melahirkan informasi yang
akurat dan tidak menyesatkan bagi pemenuhan kebutuhan
informasi publik.
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik
Dalam kaitan dengan pelayanan publik, penyelenggaraan
kearsipan oleh setiap kementerian/lembaga dan pemerintahan
daerah diharapkan mampu menunjukkan peran nyata dalam
mendukung implementasi Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009, khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh, autentik,
dan terpercaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam rangka memperoleh kepastian hukum antara
masyarakat dengan penyelenggara urusan publik.
4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang RPJPN 2005-
2025 dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah
Penyelenggaraan kearsipan perlu dilaksanakan secara
sinergis dengan program dan capaian nasional serta dalam
hubungan lintas sektor maupun dalam hubungan antara
pemerintah pusat dan daerah. Untuk itu RPJPN dan RPJMN
serta Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 menjadi salah
satu acuan dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan.
Pembinaan penyelenggaraan kearsipan harus mampu
membawa kepada kondisi yaitu:
1. Penyelenggaraan kearsipan disadari dan diyakini oleh
kementerian/lembaga dan pemerintahan daerah selaku
lembaga pencipta arsip, dan lembaga kearsipan sebagai

73
bagian yang tidak terpisahkan dari penyelenggaraan

kehidupan pemerintahan, kenegaraan, dan pembangunan;
2. Pemerintah dan masyarakat dapat merasakan bahwa kinerja
bidang kearsipan berguna bagi kehidupan kemasyarakatan,
kebangsaan, dan kenegaraan.
Tujuan pembinaan kearsipan di Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah meningkatkan
kualitas kinerja pengelolaan arsip di seluruh unit pengolah di
Kebijakan pembinaan sistem kearsipan:
1. Pra implementasi pedoman pengelolaan arsip dinamis;
2. Bimbingan implementasi;
3. Implementasi pedoman pasca bimbingan.
Penanggungjawab pembinaan pengelolaan arsip dinamis
adalah unit pengolah yang menyelenggarakan fungsi tata usaha
dan kearsipan.
B. METODE PEMBINAAN
Metode Pembinaan yang dilaksanakan di Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional:
1. Sosialisasi, pedoman pengelolaan arsip dinamis
disosialisasikan kepada seluruh pegawai terutama pengelola
arsip, bentuk-bentuk sosialisasi dapat dilakukan dengan tatap
muka langsung, presentasi, ceramah dan penjelasan oleh
pejabat yang ditunjuk.
2. Apresiasi, dilakukan terhadap seluruh pejabat di

Nasional untuk mendapatkan dukungan kuat dari pihak

pimpinan.
3. Pelatihan, pengembangan kompetensi pegawai diperlukan
untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan kearsipan
melalui pelatihan baik secara internal maupun eksternal,
sehingga pegawai akan kritis terhadap pedoman pengelolaan
arsip dinamis yang ada.
Pembinaan dalam rangka mewujudkan sasaran dapat
dilakukan terhadap aspek (Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012):
1. Kelembagaan Pembinaan
Kelembagaan dilakukan guna menuju peningkatan
optimalisasi lembaga beserta tugas, fungsi, dan program yang
dibuat, melalui:
a. Optimalisasi lembaga sesuai dengan kebutuhan baik
dalam hal bentuk, perumpunan, maupun tingkat
eselonering.
b. Optimalisasi fungsi dilakukan dengan perumusan fungsi
dan tugas standar agar dapat memenuhi cakupan fungsi
dan tugas yang diamanatkan oleh Undang-Undang
Kearsipan.
c. Optimalisasi program-program kearsipan sesuai dengan
amanat peraturan perundang-undangan dibidang
penyelenggaraan kearsipan.
d. Optimalisasi kegiatan kearsipan yang dapat memenuhi
kebutuhan dan dirasakan manfaatnya oleh pemerintah dan
masyarakat.

75
2. Sumber Daya Manusia

Pembinaan SDM kearsipan diarahkan pada:
a. Pemenuhan kecukupan kebutuhan arsiparis secara
kuantitatif dan kualitatif. Koordinasi untuk pengembangan
arsiparis dilaksanakan lebih intensif dengan lembaga-
lembaga terkait.
b. Penyebaran dan pemberdayaan arsiparis di suatu
kementerian, lembaga, daerah, lembaga pendidikan,
badan usaha, dan organisasi kemasyarakatan agar
arsiparis tidak hanya bekerja untuk lingkungan unit
kerja/satuan kerja dimana ia ditempatkan, melainkan dapat
diberdayakan lebih dinamis dengan memberinya tugas
untuk menangani penataan arsip di unit/satuan kerja lain
sesuai dengan kebutuhan. Untuk hal ini, pimpinan Unit
Kearsipan/Lembaga Kearsipan perlu menempuh langkah
koordinasi secara persuasif dan lebih intensif.
c. Dalam hal lembaga yang dibina belum memiliki kecukupan
arsiparis, pengangkatan pengelola arsip harus diarahkan
agar kemampuan teknis dari pegawai yang ditugasi
sebagai pengelola kearsipan menjadi perhatian. Untuk hal
ini, koordinasi dan sinkronisasi program kediklatan atau
bimbingan teknis perlu ditingkatkan.
d. Pola karier dan kesejahteraan dengan memperhatikan
rasio pekerjaan yang dapat menghasilkan angka kredit
dengan keberadaan arsiparis maupun penerapan reward
and punishment untuk arsiparis maupun pengelola arsip,
agar dapat memacu semangat kerja penataan arsip secara
berkesinambungan.

3. Sarana-prasarana
a. Standar prasarana arsip, ditujukan demi terpenuhinya hal-
hal sebagai berikut:
1) Gedung/ruang perkantoran;
2) Ruang pusat arsip inaktif (record center);
3) Gedung depo, dengan kelengkapan fungsinya);
4) Ruang visualisasi dan ruang pelayanan informasi.
b. Standar sarana arsip, ditujukan demi terpenuhinya hal-hal
sebagai berikut:
1) Sarana penataan dan penyimpanan arsip aktif
pengolah/unit kerja;
2) Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip
inaktif di record center;
3) Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip
statis di depo.
c. Sarana penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip vital
dan arsip terjaga dengan pengelolaan secara khusus.
C. RANGKUMAN
Pembinaan kearsipan bertujuan untuk membina
penyelenggaraan sistem kearsipan nasional pada setiap pencipta
arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran
pembangunan nasional di bidang kearsipan.
Pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan
daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.

77
Tujuan pembinaan kearsipan adalah meningkatkan

kualitas kinerja Pengelolaan Arsip Dinamis di seluruh Unit
Pengolah di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Penanggungjawab
pembinaan pengelolaan Arsip Dinamis adalah Unit Pengolah
yang menyelenggarakan fungsi Tata Usaha dan kearsipan.
Untuk mewujudkan sasaran, pembinaan dilakukan
terhadap aspek kelembagaan pembinaan, Sumber Daya
Manusia, dan sarana prasarana.
D. LATIHAN
1. Berbagai peraturan yang mendasari pembinaan kearsipan
antara lain sebagai berikut,
i. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
ii. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik
iii. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik
iv. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Jawaban yang benar adalah…
a. ii dan iv
b. i dan ii
c. iv dan iii
d. ii dan iii
e. i dan iv
2. Tujuan pembinaan kearsipan di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah ...

a. meningkatkan kualitas kinerja pengelolaan arsip dinamis

di seluruh unit pengolah di lingkungan Kementerian
b. diharapkan mampu menunjukkan peran nyata dalam
mendukung implementasi Undang-Undang Nomor 14
Tahun 2008, khususnya dalam penyediaan arsip yang
utuh, autentik, dan terpercaya untuk melahirkan informasi
yang akurat dan tidak menyesatkan bagi pemenuhan
kebutuhan informasi publik.
c. meningkatkan kualitas penilaian terhadap pengelolaan
arsip dinamis di seluruh unit pengolah
d. meningkatkan kualitas kinerja pengelola arsip dinamis di
seluruh unit pengolah di lingkungan Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
e. diharapkan mampu menunjukkan peran nyata dalam
mendukung implementasi Undang-Undang Nomor 24
Tahun 2008, khususnya dalam penyediaan arsip yang
utuh, autentik, dan terpercaya untuk melahirkan informasi
yang akurat dan tidak menyesatkan bagi pemenuhan
kebutuhan informasi publik.
3. Berikut yang termasuk kebijakan pembinaan sistem kearsipan,
adalah ...
a. Implementasi Pedoman Arsip Vital
b. Bimbingan Implementasi
c. Implementasi Pengelolaan Pasca Bimbingan
d. Bimbingan Arsiparis
e. Implementasi Pedoman Pemeliharaan Arsip

79
4. Standar prasarana arsip, ditujukan demi terpenuhinya hal-hal

sebagai berikut, kecuali...
a. Gedung/Ruang Perkantoran
b. Ruang Pusat Arsip Inaktif (Record Center)
c. Gedung Depo, Dengan Kelengkapan Fungsinya
d. Ruang Visualisasi Dan Ruang Pelayanan Informasi
e. Ruang Pemeliharaan Arsip
5. Yang termasuk dalam metode pembinaan yang dilaksanakan
di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional Agraria adalah ...
a. Pembinaan
b. Penilaian
c. Pengelolaan Arsip
d. Implementasi Pedoman
e. Sosialisasi

BAB IX
MONITORING DAN
EVALUASI

Setelah mempelajari bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat
memahami monitoring dan evaluasi, serta tujuan, kebijakan, dan
tanggung jawabnya.
"Masa depan adalah milik mereka yang menyiapkan hari ini."
A. KONSEP DASAR PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN

1. Monitoring
Monitoring adalah penilaian secara berkala terhadap
fungsi kegiatan-kegiatan atau program-program. Adapun
pengertian monitoring menurut para ahli:
a. Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian
penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu
merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari
(Cassely dan Kumar 1987).
b. Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat,
mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan
informasi untuk membantu pengambilan keputusan
manajemen program/proyek (Calyton dan Petry 1983).

81
2. Evaluasi
Evaluasi adalah kegiatan untuk menilai tingkat kinerja
suatu kebijakan. Evaluasi baru dapat dilakukan kalau suatu
kebijakan sudah berjalan cukup waktu. Adapun pengertian
evaluasi menurut para ahli:
a. Evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk
mengetahui keadaan sesuatu obyek dengan
menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan
dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan
(Yunanda : 2009).
b. Evaluasi merupakan proses menggambarkan,
memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna
untuk merumuskan suatu alternatif keputusan (Lababa:
2008).
3. Dasar hukum Pengawasan/Monitoring Kearsipan

Dasar hukum dalam pengawasan kearsipan:
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071)
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286)
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan

Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015

Nomor 1547)
d. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan.
4. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi

a. Monitoring dan evaluasi terhadap pengorganisasian
pengelolaan arsip dinamis;
b. Monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan arsip aktif;
c. Monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan arsip inaktif;
d. Monitoring dan evaluasi terhadap program arsip vital;
e. Monitoring dan evaluasi terhadap arsip terjaga;
f. Monitoring dan evaluasi terhadap alih media arsip;
g. Monitoring dan evaluasi terhadap implementasi penerapan
klasifikasi arsip;
h. Monitoring dan evaluasi terhadap implementasi penerapan
Jadwal Retensi Arsip;
i. Monitoring dan evaluasi terhadap implementasi
pemindahan arsip;
j. Monitoring dan evaluasi terhadap sentral arsip
inaktif/records center.
B. TUJUAN, KEBIJAKAN DAN TANGGUNG JAWAB

Tujuan monitoring dan evalusi dalam kegiatan
pengawasan kearsipan:
1. Monitoring dan evaluasi kepatuhan dilakukan secara reguler
untuk menjamin sistem dan prosedur pengelolaan arsip
dinamis diimplementasikan sesuai dengan ketentuan yang

83
sudah ditetapkan sehingga memberikan outcome yang

dinginkan;
2. Meningkatkan sistem pengelolaan arsip dinamis;
3. Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem;
4. Pemenuhan secara hukum untuk meyakinkan pimpinan
tentang pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis.
Kebijakan yang diberlakuklan di lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah:
1. Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk menilai kinerja
pengelola arsip dinamis dan kepuasan pengguna sistem
penglolaan arsip dinamis berkoordinasi dengan inspektorat;
2. Pedoman pengelolaan arsip dinamis adalah benchmark bagi
pelaksanaan monitoring dan auditing;
3. Modifikasi terhadap sistem pengelolaan arsip dinamis segera
dilakukan jika ditemukan ketidaktepatan atau
ketidakefektifan;
4. Monitoring dan evaluasi wajib didokumentasikan dan
dibuatkan laporan sebagai catatan yang sangat berguna dan
diperlukan untuk perbaikan yang berkelanjutan.
Penanggung jawab dalam pelaksanaan monitoring dan
evaluasi di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional adalah:
1. Unit Kearsipan I, Biro umum dan Layanan Pengadaan,
Bagian Persuratan dan Kearsipan, Subbagian Kearsipan
untuk lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional Agraria dan Tata

2. Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III di lingkungan masing-

masing.
C. RANGKUMAN
Monitoring adalah penilaian secara berkala terhadap
fungsi kegiatan-kegiatan atau program-program untuk membantu
pengambilan keputusan. Evaluasi adalah kegiatan untuk menilai
tingkat kinerja suatu kebijakan dan hasil penilaian dapat
digunakan sebagai sarana untuk merumuskan keputusan
alternatif.
Tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan
pelaksanaan monitoring da evaluasi, peningkatan sistem,
penjaminan sistem, dan pemenuhan hukum tentang pelaksanaan
sistem pengelolaan arsip dinamis.
D. LATIHAN
1. Dasar hukum pengawasan/monitoring kearsipan…
a. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
Nomor 5071)
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

85
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 28 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan
Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015
Nomor 1547)
d. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 30 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan
e. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang
2. Yang dimaksud dengan monitoring menurut Cassely dan
Kumar 1987 adalah ...
a. aktifitas yang ditujukan untuk memberikan informasi
tentang sebab dan akibat dari suatu kebijakan yang
sedang dilaksanakan
b. kegiatan untuk menilai tingkat kinerja suatu kebijakan
c. pencegahan agar kesalahan awal dapat segera diketahui
dan dapat dilakukan tindakan perbaikan, sehingga
mengurangi risiko yang lebih besar
d. membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional
pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai
dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di
bidang kearsipan
e. Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian
penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu
merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari
3. Berikut adalah ruang lingkup monitoring dan evaluasi, kecuali

a. Monitoring dan evaluasi terhadap pengorganisasian

pengelolaan arsip dinamis;
b. Monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan arsip aktif;
c. Monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan arsip inaktif;
d. Monitoring dan evaluasi terhadap program arsip vital;
e. Monitoring dan evaluasi terhadap arsip vital;
4. Berikut adalah tujuan monitoring dan evaluasi, kecuali ...
a. meningkatkan sistem pengelolaan arsip dinamis
b. menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem
c. pemenuhan secara hukum untuk meyakinkan pimpinan
tentang pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis
d. monitoring dan evaluasi kepatuhan dilakukan sekali waktu
e. pemenuhan secara hukum untuk meyakinkan pimpinan
tentang pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis
5. Yang dimaksud dengan evaluasi menurut Yunanda: 2009
adalah ...
a. aktifitas yang ditujukan untuk memberikan informasi
tentang sebab dan akibat dari suatu kebijakan yang
sedang dilaksanakan
b. kegiatan untuk menilai tingkat kinerja suatu kebijakan
c. pencegahan agar kesalahan awal dapat segera diketahui
dan dapat dilakukan tindakan perbaikan, sehingga
mengurangi risiko yang lebih besar
d. membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional
pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai
dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di
bidang kearsipan

87
e. evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk

mengetahui keadaan sesuatu obyek dengan
menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan
dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.

BAB X
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Pengelolaan arsip dinamis di Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional menggunakan asas
kombinasi yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Pengelolaan arsip dinamis di Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional dilakukan terhadap:
1. pengelolaan arsip aktif;
2. pengelolaan arsip inaktif;
3. alih media arsip;
4. penyusutan arsip;
5. sumber daya pendukung implementasi kearsipan;
6. pembinaan sistem kearsipan; dan
7. monitoring dan evaluasi.
B. TINDAK LANJUT
melalui pembelajaran dengan Modul 4 ini, memberikan bekal
menerus dilakukan.

89
Sebagai tindak lanjut dari pembelajaran modul

pengelolaan arsip dinamis, maka:
mengimplementasikan hasil pembelajaran.
pengarahan dengan lebih mudah dan modul mampu menjadi
media dalam penyamaan persepsi antar pelajar.
modul sebagai alat kelengkapan dalam menyelenggarakan
pelatihan bagi Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
dan pengendalian pelaksanaan pelatihan serta untuk

DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta
2009
Arsip Nasional RI, Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta: ANRI,
2001.
Basuki, Sulistya. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
Casely, D. J., & Kumar, K. (1987). Project Monitoring and Evaluation
in Agriculture. Baltimore and London: World Bank. The John
Hopkins University Press.
Clayton,Eric, Petry Francoise.1983. Monitoring for Agricultural and
Rural Development Projects. Vol 2 : Food & Agriculture Org.
The Macmillan. London.
Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman
Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan
Swasta
Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
09/KEP/M.PAN/2/2002, Tahun 2002 tentang Jabatan Arsiparis
dan Angka Kreditnya.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36
Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi jabatan Arsiparis.

91
Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip

Statis
Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional
Republik Indonesia.
Lababa, Djunaidi. (2008). Evaluasi Program: Sebuah Pengantar.
diakses dari
http://evaluasipendidikan.blogspot.com/2008/03/evaluasi-
program-sebuahpengantar.html.
Mulyono, Sularso dkk. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang:
Unnes Press.
Peraturan Arsip Nasional Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun
2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37
Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip.
Rapermen Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia tahun 2020 tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis
Suraja. 2012. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis. ASMI Santa
Maria Yogyakarta diakses dari http://yohannes-
suraja.blogspot.com/2012/08/pengelolaan-arsip-dinamis-dan-
statis.html
Undang-Undang Nomor. 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan. Presiden Republik Indonesia.

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.
Yunanda, M. 2009. Evaluasi Pendidikan. Jakarta : Balai Puataka.
Yusuf, Farida. 2000. Evaluasi Program. Jakarta: Rineka Cipta.

93
KUNCI JAWABAN LATIHAN
LATIHAN BAB II LATIHAN BAB III

1. A 1. A
2. C 2. B
3. A 3. B
4. D 4. A
5. C 5. C
LATIHAN BAB IV LATIHAN BAB V

1. A 1. B
2. A 2. A
3. C 3. D
4. B 4. A
5. D 5. D
LATIHAN BAB VI LATIHAN BAB VII

1. B 1. A
2. B 2. C
3. A 3. D
4. A 4. C
5. C 5. A
LATIHAN BAB VIII LATIHAN BAB IX

1. B 1. B
2. A 2. E
3. B 3. E
4. E 4. D
5. E 5. E


95

Edisi Tahun 2020
Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria

dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Telp. (021) 8674586

Jadwal Retensi Arsip

Penulis:
Nur Choizin, S.E.
Editor:
Anggi Soraya Murat, S.Pd.

KATA PENGANTAR
Tata Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena kerjasama Tim
Nasional;
3. Pusat Data dan Informasi Pertanahan Lahan Pangan
Pertanian Berkelanjutan;
Modul ini.
Akhir kata, semoga Modul ini dapat memberikan manfaat bagi peserta
Pelatihan E-office dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran dengan
senang hati akan diterima untuk perbaikan modul ini.
Bogor, Juli 2020

Kepala Pusat Pengembangan Sumber
Daya Manusia

NIP. 19700129 199703 1 004
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................ii
DAFTAR TABEL ................................................................................ v
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
Kementan Musnahkan Arsip yang Habis Masa Berlaku ..................... 1
A. LATAR BELAKANG ................................................................... 2
B. DISKRIPSI SINGKAT................................................................. 3
C. MANFAAT MODUL .................................................................... 3
D. HASIL BELAJAR ....................................................................... 4
E. INDIKATOR HASIL BELAJAR ................................................... 4
F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK ........................... 4
G. WAKTU ..................................................................................... 6
BAB II JADWAL RETENSI Arsip Fasilitatif ......................................... 7
A. KEUANGAN ............................................................................... 8
B. KEPEGAWAIAN ...................................................................... 20
C. PERENCANAAN ..................................................................... 27
D. HUKUM ................................................................................... 29
E. ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN .............................. 33
F. KEARSIPAN............................................................................. 34
G. KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN .................. 35
ii
H. HUBUNGAN MASYARAKAT ................................................... 37
I. KEPUSTAKAAN ........................................................................ 40
J. INFORMATIKA/SIM/TIK ........................................................... 41
K. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN .................................... 43
L. PERLENGKAPAN .................................................................... 46
M. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA ...................... 47
N. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN .................................... 50
O. RANGKUMAN ......................................................................... 51
P. LATIHAN.................................................................................. 52
BAB III JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF ........................... 54
A. KEBIJAKAN ............................................................................. 55
B. TATA RUANG .......................................................................... 56
C. SURVEI DAN PEMETAAN PERTANAHAN DAN RUANG ....... 60
D. PENETAPAN HAK DAN PENDAFTARAN TANAH .................. 61
E. PENATAAN AGRARIA............................................................. 65
F. PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN PERTANAHAN

..................................................................................................... 69
G. PENGENDALIAN DAN PENERTIBAN TANAH DAN RUANG . 71
H. PENANGANAN SENGKETA DAN KONFLIK PERTANAHAN .. 74
I. RANGKUMAN ........................................................................... 77
J. LATIHAN .................................................................................. 78
BAB IV PENUTUP ........................................................................... 80
A. SIMPULAN .............................................................................. 80
iii
B. TINDAK LANJUT ..................................................................... 80
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................... 81
KUNCI JAWABAN ........................................................................... 83
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Keuangan ............................... 9

Tabel 2 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kepegawaian ........................ 20
Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Perencanaan ........................ 28
Tabel 4 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Hukum .................................. 30
Tabel 5 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Organisasi Dan Ketatalaksanaan
........................................................................................................ 33
Tabel 6 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kearsipan ............................. 34
Tabel 7 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Ketata Usahaan Dan Kerumah
Tanggan .......................................................................................... 36
Tabel 8 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Hubungan Masyarakat .......... 38
Tabel 9 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kepustakaan......................... 40
Tabel 10 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Informatika/SIM/TIK ............ 42
Tabel 11 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengawasan Dan Pemeriksaan
........................................................................................................ 43
Tabel 12 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Perlengkapan ..................... 46
Tabel 13 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengembangan Sumber Daya
Manusia ........................................................................................... 48
Tabel 14 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penelitian Dan Pengembangan
........................................................................................................ 50
Tabel 15 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kebijakan ............................ 55
Tabel 16 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Tata Ruang ......................... 56
Tabel 17 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Survei dan Pemetaan
Pertanahan dan Ruang .................................................................... 60
Tabel 18 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah .......................................................................... 61
v
Tabel 19 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penataan Agraria ................ 65

Tabel 20 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengadaan Tanah dan
Pengembangan Pertanahan ............................................................ 69
Tabel 21 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengendalian dan Penertiban
Tanah dan Ruang ............................................................................ 71
Tabel 22 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penanganan Sengketa dan
Konflik Pertanahan........................................................................... 75
vi

Fasilitator.
v
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda telah menyelesaikan 5 (lima) dari 8 (delapan) modul dalam Paket
Modul E-Office dan Tata Arsip. Modul ”Jadwal Retensi Arsip (Rapermen
JRA)” ini merupakan modul ke 6 (enam) yang akan Anda pelajari.
REALITAS
Kementan Musnahkan Arsip yang Habis Masa Berlaku
Sabtu 04 Jul 2020 11:51 WIB
REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- Kementerian Pertanian (Kementan) pada

Jumat (3/7) melakukan pemusnahan arsip yang sudah habis jangka waktu
penyimpanan atau retensi arsipnya. Kegiatan ini merupakan salah satu dari empat
pilar yang menunjang pembinaan arsip yang terdiri dari tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip hingga sistem klasifikasi keamanan akses
arsip.
Kasubbag Kearsipan, Eko Nugroho mengatakan kegiatan pemusnahan arsip
tersebut dilakukan oleh Unit Kearsipan I Sekretariat Jenderal (Sekjen) Kementan
yang diikuti oleh Unit Kearsipan II dan III lingkup Kementan. Jumlah Arsip yang
dimusnahkan mencapai 348.787 berkas.
"Kegiatan pemusnahan ini sudah melalui tahapan kegiatan mulai dari
penyampaian daftar arsip usul musnah hasil seleksi arsiparis pada masing-masing
unit kerja,"ujar Eko setelah menerima secara simbolis box arsip dari masing-
masing eselon lingkup Kementan.
Selain itu, kegiatan pemusnahan tersebut sudah sesuai dengan penilaian,
verifikasi serta persetujuan dari Arsip Nasional RI dan Kepmentan tentang
Penetapan Pemusnahan Arsip.
"Arsip tidak selamanya dijaga dan disimpan, arsip yg sudah tidak bernilai guna lagi
baik primer maupun sekunder dan tidak memiliki nilai guna kebuktian, nilai guna
informasi dan nilai guna kesejarahan maka harus dimusnahkan,"ucapnya.
Di kesempatan tersebut turut hadir Kepala Biro Umum dan Pengadaan Sekjen,
Maman Suherman. Dalam sambutannya ia mengatakan bahwa kegiatan
Modul 3 Jadwal Retensi Arsip Rapermen JRA 1

pemusnahan arsip tersebut dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi dari
Kementan dalam pengelolaan arsip.
"Manajemen pengelolaan untuk pemusnahan arsip harus dilakukan karna kalau
tidak maka mungkin satu gedung Kementan sudah habis untuk simpan surat
pertanggungjawaban,"katanya.
Sebelumnya, Kementan sudah memiliki prestasi dibidang kearsipan yang
kategorinya terbaik. Menurutnya pemusnahan merupakan salah fungsi
pengawasan kearsipan di tingkat Kementan.
"Saya kira ini bagus, mohon nanti masing-masing Eselon I melaksanakan
fungsinya terutama di kearsipan,"tuturnya.
Kedepan, Maman mengatakan akan mengembangkan arsip digital juga seperti
video, foto kompres dan digitalisasi supaya filenya kecil dan bisa diperbanyak. Hal
ini juga akan lebih bagus karna tidak memakan waktu dan ruangan, kalau sudah
sistem online akan lebih mudah dicari.
"Jadi pelaksaan arsiparis ini bisa berlanjut terus dalam rangka mengefektifkan dan
mengefisienkan manajemen kearsipan maupun manajemen aset di masing-
masing Eselon I," tuturnya.
Sumber:https://republika.co.id/berita/qcxhi1349/kementan-musnahkan-arsip-
yang-habis-masa-berlaku
Dari realitas yang terjadi di Kementerian Pertanian ini, kita dapat

membaca bersama dimana Kementerian Pertanian (Kementan)
melakukan pemusnahan arsip yang sudah habis jangka waktu
penyimpanan atau retensi arsipnya. Kegiatan ini merupakan salah satu
dari empat pilar yang menunjang pembinaan arsip yang terdiri dari tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip hingga sistem
klasifikasi keamanan akses arsip. Proses tersebut sangat penting dan
berlaku di seluruh institusi publik manapun termasuk unit kerjanya,
sehingga pembahasan modul ini menjadi penting untuk Peserta
pahami.
A. LATAR BELAKANG
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Saat ini Jadwal Retensi
Arsip mengacu pada Peraturan Menteri Agraria dan Tata

Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2020

tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Selain itu juga mengacu
pada Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2020 tentang Kementerian
Agraria dan Tata Ruang, dan Peraturan Presiden Nomor 48 tahun
2020 tentang Badan Pertanahan Nasional.
Setiap arsip di lingkungan Kementerian ATR/BPN ditentukan
retensinya atas dasar Nilai Guna Arsip. Retensi Arsip dituangkan
dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip Kementerian
memuat Jenis Arsip, Retensi Arsip dan keterangan.
B. DISKRIPSI SINGKAT
Mata pelatihan ini mempelajari tentang jadwal retensi arsip yang tediri
atas jadwal retensi Arsip Fasilitatif dan jadwal retensi arsip substantif.
C. MANFAAT MODUL
memahami tentang jadwal retensi arsip di Kementerian
ATR/BPN dengan benar.
memberikan pengarahan dan motivasi kepada Peserta serta
sebagai media dalam penyamaan persepsi antar Fasilitator.


D. HASIL BELAJAR
Setelah mempelajari materi dalam mata pelatihan ini peserta dapat
mengidentifikasi jadwal retensi Arsip Fasilitatif dan jadwal retensi arsip
substantif.

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat memahami:
1. Mengidentifikasi jadwal retensi arsip fasiltatif.
2. Mengidentifikasi jadwal retensi arsip substantif.

Materi Pokok dan Sub Materi Pokok yang disajikan dalam
modul ini terdiri dari :
1. Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Deskripsi Singkat
c. Manfaat Modul
d. Hasil Belajar
e. Indikator Hasil Belajar
f. Materi Pokok dan Sub Pokok Bahasan
g. Waktu

2. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif

a. Keuangan
b. Kepegawaian
c. Perencanaan
d. Hukum
e. Organisasi dan Ketatalaksanaan
f. Kearsipan
g. Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan
h. Hubungan Masyarakat
i. Kepustakaan
j. Informatika/SIM/TIK
k. Pengawasan dan Pemeriksaan
l. Perlengkapan
m. Pengembangan Sumber Daya Manusia
n. Penelitian dan Pengembangan
3. Jadwal Retensi Arsip Subtantif
a. Kebijakan
b. Tata Ruang
c. Survei dan Pemetaan Pertanahan dan Ruang
d. Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah
e. Penataan Agraria
f. Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pertanahan
g. Pengendalian Pemanfaatan Ruang dan Penguasaan Tanah
h. Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan
4. Penutup
a. Simpulan
b. Tindak Lanjut

G. WAKTU
Penyampaian Mata Diklat ini adalah 4 JP x @ 45 Menit.

BAB II JADWAL RETENSI ARSIP

FASILITATIF

jadwal retensi Arsip Fasilitatif pada fungsi keuangan; kepegawaian;
organisasi dan ketatalaksanaan; perencanaan; hukum; hubungan
masyarakat; kearsipan; ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
perlengkapan; informatika/SIM/TIK; pengawasan dan pemeriksaan;
pendidikan dan pelatihan; penelitian dan pengembangan; dan kepustakaan.
Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar arsip yang berisi

jenis Arsip Fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan
Arsip Fasilitatif meliputi Keuangan; Kepegawaian; Organisasi dan
Ketatalaksanaan; Perencanaan; Hukum; Hubungan Masyarakat;
Kearsipan; Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan; Perlengkapan;
Informatika/SIM/TIK; Pengawasan dan Pemeriksaan; Pengembangan
Sumber Daya Manusia; Penelitian dan Pengembangan; dan
Kepustakaan.
Retensi Arsip ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif.
Penentuan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif didasarkan kriteria sebagai
berikut: Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk
kepentingan pertanggungjawaban di Unit Pengolah; dan Retensi
Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja
terkait dan kepentingan lembaga. Retensi Aktif dihitung setelah arsip

dinyatakan selesai prosesnya. Retensi Inaktif dihitung sejak arsip

selesai masa simpan aktifnya.
Status Arsip terdiri atas: musnah, permanen; atau dinilai
kembali. Penentuan status Arsip ditetapkan berdasarkan
pertimbangan sebagai berikut:
1. Keterangan Musnah ditentukan pada masa akhir retensi arsip
tersebut tidak memiliki nilai guna;
2. Keterangan Permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai
guna kesejarahan; dan
3. Keterangan dinilai kembali apabila pada masa akhir retensi arsip
berakhir dan belum dapat ditetapkan sebagai arsip musnah atau
permanen.
Pada kerangka penyusunan Jadwal Retensi Arsip, hal-hal yang terkait
antara lain:
1. Jenis Arsip;
2. Retensi Arsip Aktif
3. Rentensi Arsip Inaktif
4. Keterangan (diisi misalnya: musnah, dinilai kembali, permanen)
A. KEUANGAN
Pada fungsi Keuangan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN)
dan RUU APBN-P;
2. Pelaksanaan Anggaran;
3. Bantuan/Pinjaman Luar Negeri;
4. Pengelola APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN)
5. Pertanggungjawaban Keuangan Negara

6. Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)

Berikut tabel Jadwal Retensi Arsipnya:
Tabel 1 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Keuangan
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I KEUANGAN
A Rencana Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara (RAPBN) dan
RUU APBN-P
1. Penyusunan RAPBN 2 Tahun 3 tahun permanen
Kebijakan umum, Renstra, Strategi setelah
dan Prioritas tidak
a. Dokumen Rencana Strategis berlaku
atas Rencana Kerja Jangka
Panjang atau Rencana Kerja
Lima Tahun
b. Dokumen Rencana Kerja
Tahunan Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
2. APBN 2 Tahun 4 tahun musnah
a. Dokumen Rencana Kerja setelah
Anggaran tahun
Kementerian/Lembaga (RKA- anggaran
K/L) berakhir
b. Kesepakatan Bersama Menteri 2 Tahun 4 tahun musnah
Keuangan dan Ketua Bappenas setelah
mengenai pagu indikatif, pagu tahun
anggaran, dan alokasi pagu anggaran
anggaran berakhir
c. Kesepakatan bersama 2 Tahun 4 tahun musnah
pemerintah (Menteri Keuangan) setelah
dan DPR mengenai pagu tahun
indikatif, pagu anggaran, dan anggaran
alokasi pagu anggaran berakhir
ATR/BPN
d. Daftar Isian Pelaksanaan 2 Tahun 3 tahun musnah
Anggaran (DIPA), Petunjuk setelah
Operasional Kegiatan (POK) tahun
dan revisinya anggaran
berakhir

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3. Dokumen Usulan dan 2 Tahun 4 tahun musnah
Penetapan Target Penerimaan setelah
Negara tahun
anggaran
berakhir
B Pelaksanaan Anggaran
1. Ketentuan/Peraturan Menteri 1 Tahun 4 tahun musnah
Keuangan Menyangkut setelah
Pelaksanaan, Penatausahaan diperbarui
dan Pertanggungjawaban
Anggaran
2. Dokumen Realisasi Pendapatan
a. Surat Setoran Pajak (SSP) 2 Tahun 5 tahun musnah
setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
b. Surat Setoran Bukan Pajak 2 Tahun 5 tahun musnah
(SSBP) atau Bukti Setor setelah
Penerimaan Negara Bukan tindak
Pajak lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
c. Bukti Setor Sisa Anggaran 2 Tahun 5 tahun musnah
Lebih atau Bukti Setor setelah
Pengambilan Belanja tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
d. Bukti Setor Bunga dan atau 2 Tahun 5 tahun musnah
Jasa Giro Bank setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
e. Laporan Realisasi Pendapatan 2 Tahun 5 tahun musnah
Negara dari masing-masing setelah
Satuan Kerja tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
f. Dokumen Piutang Negara Selama 5 tahun Permanen
(antara lain kelebihan Piutang
pembayaran gaji atau tunjangan belum
kinerja) tertagih
g. Pengelolaan Investasi, Selama 5 tahun Permanen
penyertaan Modal Negara dan Investasi
sejenisnya masih ada
h. Laporan Pengelolaan Barang Selama 1 tahun Permanen
Milik Negara barang
masih
dikuasai
3. Belanja
a. Dokumen pelaksanaan
pengadaan barang/jasa
termasuk dokumen-dokumen
pembayarannya:
1) Barang pakai habis 2 Tahun 3 tahun musnah
setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
2) Barang inventaris
a) Barang bergerak/Barang 2 Tahun 8 tahun musnah
inventaris setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
b) Tanah dan Bangunan Selama 1 tahun Permanen
barang
masih
dikuasai

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3) Jasa 2 Tahun 8 tahun musnah
setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
4) Software Komputer Selama 1 tahun Permanen
software
masih
digunakan
Catatan:
Yang termasuk dokumen
pengadaan barang dan jasa
antara lain:
a) Pengumuman Lelang
b) Dokumen Prakualifikasi
c) Dokumen Peninjauan
Lapangan
d) Berita Acara Penjelasan
Pekerjaan
e) Berita Acara Pelelangan
f) Usulan Calon Pemenang
g) Penetapan Pemenang
h) Surat Perintah Kerja (SPK)
i) Kontrak/Adendum Kontrak
b. Dokumen Pembayaran 2 Tahun 5 tahun musnah
Keuangan setelah
1) Pengajuan Kebutuhan tindak
Penarikan Kas lanjut hasil
2) Bukti-bukti tagihan dari pihak pemeriksaa
ketiga n telah
3) Surat Permintaan selesai
Pembayaran (SPP)
4) Surat Perintah Membayar
(SPM)
5) Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D
c. Dokumen Tata Usaha Anggaran 2 Tahun 5 tahun musnah
yaitu: setelah
1)Buku Kas Umum (BKU) tindak
2)Buku Kas Pembantu (BKP) lanjut hasil

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3)Buku Kas Pengawasan Kredit pemeriksaa
Anggaran n telah
4)Rekening Koran Bank selesai
d. Daftar 2 Tahun 3 tahun musnah
Gaji/Tunjangan/Lembur/Honorar setelah
ium tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
e. Kartu Gaji Selama 3 tahun musnah
yang
bersangkut
an masih
pegawai
f. Bukti Setor Iuran/Kontribusi 2 Tahun 5 tahun Permanen
Pemerintah Republik Indonesia setelah UU
kepada Badan/Organisasi tentang
Internasional Pertanggun
gjawaban
APBN
disahkan
g. Dokumen Penyertaan Modal 2 Tahun 5 tahun Permanen
Pemerintah setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
h. Dokumen Pembayaran Hutang 2 Tahun 5 tahun Permanen
Negara antara lain Tagihan dari setelah UU
Negara Kreditur, Bukti Transfer, tentang
Nota Debet dari Bank Indonesia Pertanggun
dll gjawaban
APBN
disahkan
i. Dokumen Akuntansi Keuangan: 2 Tahun 5 tahun Musnah
1) Berita Acara Pemeriksaan setelah
Kas tindak
2) Kas/Register Penutupan lanjut hasil
Kas pemeriksaa
3) Arsip Data Komputer (ADK)

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
4) Berita Acara Rekonsiliasi n telah
Antara Satuan Kerja dan selesai
KPPN
j. Laporan keuangan dan kinerja
Laporan sistem akuntansi
1) Laporan keuangan bulanan 2 Tahun 5 tahun Musnah
setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
2) Laporan keuangan semesteran 2 Tahun 5 tahun Musnah
setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
3) Laporan Keuangan Tahunan 2 Tahun 5 tahun Permanen
terdiri dari: setelah
a) Laporan Realisasi Anggaran tindak
(LRA) lanjut hasil
b) Neraca pemeriksaa
c) Catatan Atas Laporan n telah
Keuangan (CALK) selesai
4) Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) 2 Tahun 5 tahun Musnah
Bulanan setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
5) BAR Semesteran, BAR Tiga 2 Tahun 5 tahun Musnah
Pihak setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
6) Register Transaksi Harian 2 Tahun 5 tahun Musnah
setelah

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
tindak
lanjut hasil
pemeriksaa
n telah
selesai
C Bantuan/Pinjaman Luar Negeri
1. Daftar Proyek-Proyek yang akan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
dibiayai dari Pinjaman Luar setelah
Negeri (Blue Book) diterbitkan
2. Dokumen kesanggupan Negara 2 Tahun 3 Tahun Permanen
donor untuk membiayai (Green setelah
Book) Loan
Agreement
ditandatang
ani
3. Dokumen Memorandum of 2 tahun 5 tahun Permanen
Understanding (MOU) dan setelah
dokumen sejenisnya pinjaman
berakhir
4. Dokumen Loan Agreement 2 tahun 5 tahun Permanen
Pinjaman Hibah Luar Negeri setelah
(PHLN), Legal Opinion, pinjaman
Perjanjian Penerusan Pinjaman berakhir
dan Surat Menyurat Lender
5. Alokasi dan Relokasi 2 tahun 5 tahun Permanen
Penggunaan Dana setelah
Pinjaman/Hibah Luar Negeri pinjaman
berakhir
6. Aplikasi Penarikan Dana 2 tahun 5 tahun Musnah
Pinjaman/Hibah Luar Negeri setelah
(PHLN) berikut lampirannya: pinjaman
a. Reimbursement berakhir
b. Direct Payment/Transfer
Procedure
c. Special Commitment/L/C
Opening
d. Special Account/Imprest
Fund
e. Dokumen Pengesahan atas
Penerimaan Hibah Luar
Negeri
f. Notice of Disbursement

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
7. Otorisasi penarikan dana 2 tahun 5 tahun Musnah
(payment advice) setelah
perjanjian
pinjaman
berakhir
8. Realisasi Pencairan Dana 2 tahun 5 tahun musnah
Pinjaman/Hibah Luar Negeri, setelah
yaitu: Surat perintah pencairan perjanjian
dana (SP2D), SPM beserta pinjaman
lampirannya, a.l: SPP, Kontrak, berakhir
BA, dan data pendukung
lainnya
9. Replenisment (permintaan 2 tahun 5 tahun musnah
penarikan dana dari negara setelah
donor) meliputi antara lain: No perjanjian
objection letter (NOL), Project pinjaman
Implementation, Notification of berakhir
Contract, Withdrawal
Authorization (WA), Statement
of Expenditure (SE)
10. Staff Appraisal Report 2 tahun 5 tahun permanen
setelah
perjanjian
pinjaman
berakhir
11. Report/ laporan yang terdiri 2 tahun 5 tahun permanen
dari: setelah
a. Progress Report perjanjian
b. Monthly Report pinjaman
c. Quarterly Report berakhir
d. Final report/Completion
Report
12. Ketentuan/peraturan yang Selama 1 tahun permanen
menyangkut Pinjaman/Hibah peraturan
Luar Negeri masih
berlaku
D Pengelola APBN/Dana
Pinjaman/Hibah Luar Negeri
(PHLN)
Keputusan Pengguna Anggaran 1 tahun 4 tahun Musnah
tentang Penetapan setelah
- Kuasa Pengguna Anggaran masa

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Kuasa Pengguna Barang/Jasa jabatan
- Pejabat Pembuat Komitmen berakhir
- Pejabat Pembuat Daftar Gaji
- Pejabat Penandatangan SPM
- Bendahara
Penerimaan/Pengeluaran
- Pengelola Barang
- Unit Akuntansi Pengguna
Barang (UAPB)
- Unit Akuntansi Pengguna
Anggaran (UAPA)
- Panitia Pengadaan Barang dan
Jasa
- Panitia Penerimaan Barang dan
Jasa
Termasuk Berita Acara Serah
Terima Jabatan
E Sistem Akuntansi Instansi
1. Manual Implementasi Sistem Selama 2 tahun Musnah
Akuntansi Instansi (SAI) belum ada
perubahan
2. Kebijakan Akuntansi Selama 2 tahun Musnah
belum ada
perubahan
3. Arsip data komputer dan Berita 2 tahun 5 tahun musnah
Acara Rekonsiliasi setelah UU
tentang
Pertanggu
ngjawaban
APBN
disahkan
4. Laporan Realisasi Semesteran 2 tahun 2 tahun musnah
APBN setelah UU
tentang
Pertanggu
ngjawaban
APBN
disahkan
F Pertanggungjawaban Keuangan
Negara

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1. Laporan Hasil Pemeriksaan atas 2 tahun 5 tahun permanen
Laporan Keuangan oleh Badan setelah
Pemeriksa Keuangan Republik tindak
Indonesia atas laporan lanjut hasil
keuangan pemeriksa
an selesai
2. Hasil pengawasan dan 2 tahun 5 tahun musnah
pemeriksaan internal setelah
tindak
lanjut hasil
pemeriksa
an selesai
3. Laporan Aparat pemeriksa 2 tahun 5 tahun musnah
fungsional setelah
a. Laporan Hasil Pemeriksaan tindak
(LHP) lanjut hasil
b. Memorandum hasil pemeriksa
pemeriksaan an selesai
c. Tindak lanjut/tanggapan LHP
4. Dokumen Penyelesaian 2 tahun 3 tahun musnah
Kerugian Negara setelah setelah
a. Tuntutan Perbendaharaan diperoleh hak dan
b. Tuntutan Ganti Rugi keputusan kewajiban
dan habis
berkekuat
an hukum
tetap
G Pengelolaan Barang Milik Negara
(BMN)
1. Simak BMN 1 tahun 2 tahun Musnah setelah
setelah data diperbarui
tahun
anggaran
2. Pembukuan BMN 2 tahun 3 tahun Musnah setelah
a. Daftar barang data diperbarui
kuasa/pengguna
b. Kartu identitas barang (KIB)
c. Buku penerimaan PNBP
3. Daftar barang ruangan 1 tahun 1 tahun musnah
setelah
diperbarui

JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
4. Inventarisasi BMN Selama 1 tahun Musnah setelah
a. Keputusan pembentukan tim barang ada data diperbarui
b. Rencana kerja pelaksanaan
inventarisasi
c. Kertas kerja inventarisasi
d. Berita acara inventarisasi
e. Daftar opname fisik barang
inventaris (DOFBI)
f. Daftar Inventaris (DIR)
g. Daftar inventaris barang
(DIB)/Buku barang/Daftar
barang lainnya
h. Laporan hasil inventarisasi
5. Laporan BMN 2 tahun 3 tahun Musnah setelah
a. Laporan kondisi barang data diperbarui
b. Laporan barang kuasa
pengguna
c. Berita Acara rekonsiliasi
eksternal dan internal
d. Laporan persediaan habis
pakai
e. Laporan persediaan tidak
habis pakai
6. Dokumen kepemilikan aset Selama 1 tahun Musnah kecuali
(sertipikat tanah, IMB, BPKB, barang Berita Acara
STNK, Blueprint dan lain-lain) masih Penghapusan/p
dikuasai emindahtangan
an BMN dan
Daftar Arsip,
permanen.
7. Perbaikan/pemeliharaan barang 1 tahun 2 tahun musnah
bergerak dan inventaris setelah
pemeriksaa
n
8. Penghapusan Barang Milik 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali
Negara (inventaris) setelah Berita Acara
pelaksanaa Penghapusan/p
n emindahtangan
an BMN dan
daftar
Sumber: Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun
2020.

B. KEPEGAWAIAN
Pada fungsi Kepegawaian, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Formasi Pegawai;
2. Pengadaan Pegawai;
3. Pembinaan Karir Pegawai;
4. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai;
5. Mutasi Pegawai;
6. Administrasi Pegawai
7. Kesejahteraan Pegawai
8. Pemberhentian Pegawai tanpa Hak Pensiun
9. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
10. Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun
Pegawai/Janda/Dudanya dan PNS yang tewas.
11. Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil
12. Berkas perseorangan Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional, Pejabat Eselon
I, dan pejabat-pejabat lain yang secara individual ditentukan
oleh instansi dan PNS yang berjasa/terlibat peristiwa
berskala nasional permanen
Tabel 2 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kepegawaian
II KEPEGAWAIAN
Jangka Waktu
Penyimpanan
No Jenis Arsip Keterangan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Formasi Pegawai

Usulan dari Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah

Analisis Jabatan setelah
Beban Kerja tahun
anggaran
berakhir
Usulan Permintaan Formasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
kepada Menpan dan RB dan setelah
Kepala BKN tahun
anggaran
berakhir
Persetujuan Menpan dan RB 2 Tahun 3 Tahun Musnah
setelah
tahun
anggaran
berakhir
Penetapan Formasi PNS 2 Tahun 3 Tahun Musnah
setelah
tahun
anggaran
berakhir
Penetapan Formasi Khusus 2 Tahun 3 Tahun Permanen
setelah
realisasi
B Pengadaan Pegawai
Proses Penerimaan Pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah
meliputi: setelah
Pengumuman pengangkat
Seleksi Administrasi an PNS
(elektronik)
Pemanggilan Peserta Test
(elektronik)
Pelaksanaan Ujian Tertulis
Keputusan Hasil Ujian
Wawancara
Penetapan Pengumuman 2 Tahun 2 Tahun Musnah
Kelulusan setelah
pengangkat
an PNS
Berkas lamaran yang tidak 1 Tahun 1 Tahun Musnah
diterima setelah
tahun
anggaran
berakhir
Penetapan NIP dan Petikan 1 Tahun 1 Tahun Masuk
Surat Keputusan berkas
Pengangkatan CPNS/CASN perseoranga
n

Nota Usul Pengangkatan Calon 1 Tahun 2 Tahun Masuk

Pegawai Negeri Sipil (CPNS) setelah berkas
menjadi Pegawai Negeri Sipil Surat perseoranga
(PNS)/ASN Keputusan n, lebih dari
(SK) 2 tahun
ditetapkan dihapus
Surat Keputusan CPNS/PNS 2 Tahun 3 Tahun Masuk
Kolektif setelah berkas
Petikan perseoranga
Surat n
Keputusan
(SK)
ditetapkan
C Pembinaan Karir Pegawai
Diklat/Kursus/Ujian Dinas/Ijin 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Belajar Pegawai setelah
Surat Perintah/Surat Surat
Tugas/SK/Surat Ijin Keputusan
Laporan Kegiatan (SK)
Pengembangan Diri ditetapkan
Surat Tanda Tamat Pendidikan 1 Tahun 1 Tahun Masuk
dan Pelatihan berkas
(STTPL)/Sertifikat perseoranga
n
Penilaian Kinerja 3 Tahun 1 Tahun Musnah
Pegawai/Penilaian Prestasi
Kerja PNS/Sasaran Kinerja
Pegawai
Daftar Usul Penetapan Angka 1 Tahun 2 Tahun Musnah,
Kredit setelah kecuali SK
penetapan PAK masuk
angka berkas
kredit/PAK perseoranga
ditetapkan n
Disiplin Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Daftar Hadir anggaran
Rekapitulasi Daftar Hadir berjalan
Berkas Hukuman Disiplin 1 Tahun 2 Tahun Musnah,
anggaran kecuali BAP
berjalan dan SK
masuk
berkas
perseoranga
n
Satya Lencana/Tanda 2 Tahun 2 Tahun Musnah,
Jasa/Bintang Jasa setelah kecuali SK
Surat masuk

Keputusan berkas
(SK) perseoranga
ditetapkan n
Assesment/Profiling 1 Tahun 2 Tahun Masuk
berkas
perseoranga
n
Pakta Integritas Pegawai 1 tahun 3 Tahun Musnah
setelah
diperbarui
D Penyelesaian Pengelolaan 1 tahun, 5 Tahun Musnah,
Keberatan Pegawai setelah kecuali SK
memperole Penetapan
h keputusan masuk
tetap berkas
perseoranga
n
E Mutasi Pegawai
Pengangkatan, mutasi dan 1 Tahun 2 Tahun musnah,
pemberhentian pegawai, antara setelah SK kecuali Nota
lain pengangkatan PNS, ditetapkan Persetujuan/
pejabat struktural, fungsional Pertimbang
tertentu, fungsional umum, an Kepala
pindah antar instansi, pindah BKN dan SK
antar wilayah, pindah JFU, masuk
kenaikan pangkat, pensiun berkas
pengambilan sumpah jabatan perseoranga
atau janji serta mutasi n
kepegawaian lainnya
Nota 1 Tahun 1 Tahun Masuk
Persetujuan/Pertimbangan berkas
Kepala BKN perseoranga
n
Mutasi Keluarga 1 Tahun 1 Tahun Masuk
Surat Izin berkas
Pernikahan/Perceraian perseoranga
Surat Penolakan Izin n
Pernikahan/Perceraian
Surat Nikah/Cerai
Akte Kelahiran Anak
Akte Keterangan Adopsi Anak
Surat Keterangan Meninggal
Dunia
Usul Kenaikan Pangkat/ 1 tahun 2 Tahun Musnah,
Golongan/Jabatan setelah SK kecuali Nota
ditetapkan Persetujuan/
Pertimbang

an Kepala
BKN dan SK
masuk
berkas
perseoranga
n
Berkas Baperjakat dan Usul 1 tahun 1 Tahun Musnah,
Pengangkatan dan setelah SK kecuali Nota
Pemberhentian dalam Jabatan ditetapkan Persetujuan/
Struktural/Fungsional Pertimbang
an Kepala
BKN dan SK
masuk
berkas
perseoranga
n
Usul Penetapan Perubahan 1 tahun 2 Tahun Musnah,
Data Dasar/Status/Kedudukan setelah SK kecuali
Hukum Pegawai ditetapkan Surat
Persetujuan
dan SK
masuk
berkas
perseoranga
n
Peninjauan Masa Kerja 2 tahun 2 Tahun musnah,
setelah SK kecuali Nota
ditetapkan Persetujuan/
Pertimbang
an Kepala
BKN dan SK
masuk
berkas
perseoranga
n
Berkas Baperjakat 1 tahun 5 Tahun Musnah,
setelah SK kecuali
ditetapkan berkas
pejabat
eselon I dan
Eselon II,
Permanen
F Administrasi Pegawai
Surat Perintah Dinas/Surat 1 tahun 2 Tahun Musnah,
Tugas setelah kecuali
pelaksanaa Surat masuk
n berkas

perseoranga
n
Cuti Besar 1 tahun 1 Tahun Masuk
setelah SK berkas
ditetapkan perseoranga
n
Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti 1 tahun 2 Tahun Musnah
Tahunan setelah
pelaksanaa
n
Cuti Alasan Penting 1 tahun 2 Tahun Musnah
setelah
pelaksanaa
n
Cuti di Luar Tanggungan 3 tahun 1 Tahun Masuk
Negara (CLTN) setelah berkas
pelaksanaa perseoranga
n n
Dokumentasi Identitas Pegawai 1 tahun 2 Tahun Musnah
Usul Penetapan setelah
Karpeg/KPE/Karis /Karsu identitas
Keanggotaan organisasi ditetapkan
profesi/kedinasan
Laporan Pajak Penghasilan
Pribadi (LP2P)
Keterangan Penerimaan
Pembayaran Penghasilan
Pegawai (KP4)
Berkas Kepegawaian dan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Berkas Pengurusan Kenaikan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
Gaji Berkala
G Kesejahteraan Pegawai
Berkas tentang Layanan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
Pemeliharaan Kesehatan
Pegawai
Berkas tentang Layanan
Asuransi Pegawai
Tabungan Perumahan
Bantuan Sosial
Pakaian Dinas
Pegawai yang meninggal
karena dinas

Berkas tentang Pemberian Tali

Kasih
Olahraga dan Rekreasi
H Pemberhentian Pegawai tanpa 1 tahun 2 tahun Masuk
Hak Pensiun setelah SK berkas
ditetapkan perseoranga
n
I Perselisihan/Sengketa 1 tahun 2 tahun Musnah
Kepegawaian setelah setelah
memperole hak dan
h keputusan kewajiban
hukum yang nya habis
bersifat
tetap
J Usul Pemberhentian dan 1 tahun 2 tahun Musnah
Penetapan Pensiun setelah SK
Pegawai/Janda/Dudanya dan ditetapkan
PNS yang tewas
K Berkas Perseorangan Pegawai
Negeri Sipil
Nota Penetapan NIP dan/atau 1 tahun 1 tahun musnah,
Ralat Penetapan NIP setelah setelah kecuali
Nota berhenti/ hak dan pejabat
Persetujuan/Pertimbangan pensiun kewajiban eselon I dan
Kepala BKN nya habis pejabat
SK Pengangkatan CPNS lainnya yang
SK Pengangkatan PNS secara
SK Kenaikan Pangkat individu
Surat Pernyataan ditentukan
Melaksanakan Tugas/ oleh instansi
Menduduki Jabatan/Surat yang
Pernyataan Pelantikan bersangkuta
SK Pengangkatan dalam atau n dan ASN
Pemberhentian dari Jabatan yang
Struktural/ Fungsional berjasa/terli
SK Perpindahan Wilayah Kerja bat peristiwa
SK Perpindahan Antar Instansi berskala
SK Cuti di Luar Tanggungan nasional,
Negara (CLTN) permanen
Berita Acara Pemeriksaan
SK Hukuman
Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
SK Perbantuan/Dipekerjakan di
luar Instansi Induk
SK Penarikan Kembali dari
Perbantuan/Dipekerjakan

SK Pembebasan dari Jabatan

Organik karena diangkat
sebagai PejabatNegara
SK Pengalihan PNS
SK Pemberhentian sebagai
PNS
SK Pemberhentian Sementara
Akta Nikah/ Cerai
Akta Kelahiran
Berita Acara Pengambilan
Sumpah/Janji PNS dan Jabatan
Surat Keterangan Meninggal
Dunia/Hilang
Penetapan Angka Kredit
Jabatan Fungsional
Surat Pemberitahuan Kenaikan
Gaji Berkala
Ijasah/Sertipikat
SK Penempatan/Penarikan
Pegawai
SK Pengangkatan pada
Jabatan di luar Instansi Induk
Surat Pernyataan Pengunduran
diri dari jabatan organik karena
dicalonkan sebagai
Kepala/Wakil Kepala Daerah
L Berkas perseorangan Menteri 1 tahun 2 tahun Permanen
Agraria dan Tata Ruang/Kepala setelah
Badan Pertanahan Nasional, pensiun/ber
Pejabat Eselon I, dan pejabat- henti
pejabat lain yang secara
individual ditentukan oleh
instansi dan PNS yang
berjasa/terlibat peristiwa
berskala nasional permanen
2020.
C. PERENCANAAN
Pada fungsi Perencanaan, jenis arsip terbagi menjadi:
(1) Pokok-pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan Bidang
Pertanahan;
(2) Program Kerja Tahunan;

(3) Perjanjian Kinerja, yang meliputi pakta integritas dan hasil

capaian PK;
(4) Laporan
(5) Monitoring dan Evaluasi Program.

Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Perencanaan
III PERENCANAAN
No Jenis Arsip Jangka Waktu Keterangan
Penyimpanan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Pokok-pokok Kebijakan dan
Strategi Pembangunan
Bidang Pertanahan:
1. Rencana Pembangunan 1 tahun 4 tahun permanen
Jangka Panjang atau setelah
Master Plan (RPJP) diperbarui
2. Rencana Pembangunan 1 tahun 4 tahun permanen
Jangka Menengah (RPJM) setelah
diperbarui
3. Rencana Strategis 1 tahun 4 tahun permanen
(RENSTRA Kementerian setelah
ATR/BPN) diperbarui
B Program Kerja Tahunan
1. Usulan program satuan 2 tahun 1 tahun musnah
kerja beserta data kecuali draft
pendukung akhir masuk
program kerja
tahunan
2. Program kerja tahunan unit 1 tahun 2 tahun musnah
kerja/satuan kerja setelah
masuk
laporan
tahunan BPN
3. Program kerja tahunan 2 tahun 3 tahun permanen
Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/BPN
C Perjanjian Kinerja, yang
meliputi pakta integritas dan
hasil capaian PK:

1. Menteri Agraria dan Tata 3 tahun 4 tahun permanen

Ruang/Kepala BPN
2. Pimpinan setingkat Eselon I 3 tahun 4 tahun permanen
3. Pimpinan unit kerja/satuan 3 tahun 4 tahun musnah
kerja
D Laporan
1. Laporan Insidental 2 tahun 3 tahun Musnah,
kecuali
laporan yang
bersifat
kepentingan
Nasional,
permanen.
2. Laporan berkala
a. Laporan bulanan unit 1 tahun 1 tahun musnah
kerja/satuan kerja
b. Laporan triwulanan unit 1 tahun 1 tahun musnah
kerja/satuan kerja
c. Laporan semesteran 1 tahun 2 tahun musnah
unit kerja/satuan kerja
d. Laporan tahunan unit 2 tahun 3 tahun musnah
kerja/satuan kerja
3. Laporan tahunan 2 tahun 3 tahun permanen
Tata Ruang/ BPN
4. Laporan Kinerja (LKJ)
a. Laporan Kinerja (LKJ) 2 tahun 3 tahun permanen
tata Ruang/BPN
b. Laporan Kinerja (LKJ) 2 tahun 3 tahun musnah
Satuan Kerja
E Monitoring dan Evaluasi
Program
1. Monitoring dan Evaluasi 2 tahun 3 tahun musnah
program unit kerja/satuan
kerja
2. Monitoring dan Evaluasi 2 tahun 3 tahun permanen
program Kementerian
ATR/BPN
2020.
D. HUKUM
Pada fungsi Hukum, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN;

2. Keputusan/ketetapan Menteri ATR/Kepala BPN;

3. Keputusan/ketetapan Pejabat Eselon I dan lainnya;
4. Instruksi/Surat Edaran Menteri ATR/Kepala BPN
5. Standar/Pedoman/Prosedur Kerja/ Petunjuk Pelaksanaan
/Petunjuk Teknis
6. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)/
Kontrak/Perjanjian Kerjasama Dalam Negeri dan Luar Negeri
7. Dokumentasi Hukum
8. Sosialisasi/Penyuluhan/Pembinaan Hukum
9. Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi
10. Kasus atau Sengketa Hukum
11. Perizinan
12. Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI)
Tabel 4 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Hukum
IV HUKUM
No Jenis Arsip Jangka Waktu Keterangan
Penyimpanan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Peraturan Menteri ATR/Kepala 1 tahun 4 tahun permanen
BPN setelah
(mulai dari Naskah Akademik, diperbarui
rancangan/draft/ rancangan final,
telaah/kajian/evaluasi dan
pertimbangan hukum, naskah asli
yang ditandatangani, risalah
pembuatan)
B Keputusan/ketetapan Menteri 1 tahun 5 tahun permanen
ATR/Kepala BPN (mulai dari setelah
Naskah Akademik, rancangan/draft/ diperbarui
rancangan final,
telaah/kajian/evaluasi dan


pembuatan)
C Keputusan/ketetapan Pejabat 1 tahun 5 tahun permanen
Eselon I dan lainnya (mulai dari setelah
Proposal/Naskah Akademik, diperbarui
rancangan/draft/rancangan final,
telaah/kajian/ evaluasi dan
pembuatan)
D Instruksi/Surat Edaran Menteri 1 tahun 2 tahun permanen
ATR/Kepala BPN (mulai dari setelah
Proposal/Naskah Akademik, diperbarui
rancangan/draft/rancangan final,
telaah/ kajian /evaluasi dan
pembuatan)
E Standar/Pedoman/Prosedur 1 tahun 4 tahun permanen
Kerja/Petunjuk setelah
Pelaksanaan/Petunjuk Teknis diperbarui
yang bersifat
nasional/regional/instansional
termasuk rancangan awal sampai
dengan rancangan akhir
F Nota 2 tahun 3 tahun permanen
Kesepahaman/Memorandum of setelah
Understanding (MoU)/ perjanjian
Kontrak/Perjanjian Kerjasama berakhir
Dalam Negeri dan Luar Negeri
G Dokumentasi Hukum Sampai 1 tahun Simpan di
Undang-Undang, Peraturan dengan Perpustakaa
Pemerintah, Keputusan Presiden, tidak n
Peraturan-peraturan lainnya yang berlaku
dijadikan Referensi
H Sosialisasi/Penyuluhan/Pembina 2 tahun 3 tahun musnah
an Hukum
1. Berkas yang Berhubungan
Dengan Kegiatan Sosialisasi
atau Penyuluhan Hukum
2. Laporan Hasil Pelaksanaan
Sosialisasi Penyuluhan Hukum
I Bantuan/Konsultasi 1 tahun 5 tahun Musnah
Hukum/Advokasi Berkas Tentang setelah
Pemberian Bantuan/Konsultasi diperoleh
Hukum (Pidana, Perdata, Tata keputusan
Usaha Negara dan Agama) berkekuatan

hukum
tetap
J Kasus atau Sengketa Hukum

1. Pidana 1 tahun 3 tahun musnah
Berkas tentang kasus atau setelah
sengketa pidana, baik kejahatan diperoleh
maupun pelanggaran: keputusan
a. proses verbal mulai dari berkekuatan
penyelidikan, penyidikan hukum
sampai dengan vonis tetap dan
b. berkas pembelaan dan dipenuhi
bantuan hukum hak dan
c. telaah hukum dan opini kewajiban
hukum
2. Perdata 1 tahun 3 tahun musnah
Berkas tentang kasus atau setelah
sengketa perdata: diperoleh
a. proses verbal mulai dari keputusan
penyelidikan, penyidikan berkekuatan
sampai dengan vonis hukum
b. berkas pembelaan dan tetap dan
bantuan hukum dipenuhi
c. telaah hukum dan opini hak dan
hukum kewajiban
3. Tata Usaha Negara 1 tahun 3 tahun musnah
Berkas tentang kasus/sengketa setelah
tata usaha negara: diperoleh
a. proses verbal mulai dari keputusan
b. berkas pembelaan dan tetap dan
c. telaah hukum dan opini hukum hak dan
kewajiban
4. Arbitrase atau Mediasi 1 tahun 3 tahun musnah
Berkas tentang kasus/sengketa setelah
arbitrase: diperoleh
a.proses verbal mulai dari keputusan
b.berkas pembelaan dan tetap dan
c. telaah hukum dan opini hukum hak dan
kewajiban

K Perizinan 1 tahun 3 tahun musnah

Berkas perizinan sejak permohonan setelah izin
sampai dengan diterbitkannya surat diperbarui
izin
L Hak atas Kekayaan Intelektual 1 tahun 2 tahun permanen
(HaKI) setelah
a. Hak Cipta HaKI terbit
b. Hak Paten
c. Paten biasa
2020.
E. ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN

Pada fungsi Organisasi dan Ketatalaksanaan, jenis arsip terbagi
menjadi:
1. Struktur Organisasi di lingkungan Kementerian ATR/BPN
2. Uraian Jabatan dan Tata Kerja
3. Evaluasi Kelembagaan
4. Standar Kompetensi Jabatan Struktural dan Fungsional

Tabel 5 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Organisasi Dan
Ketatalaksanaan
V ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
Jangka Waktu
Penyimpanan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Struktur Organisasi di 2 tahun 3 tahun permanen
lingkungan Kementerian setelah
ATR/BPN diperbarui
1. Pembentukan
2. Pengubahan
3. Pembubaran
B Uraian Jabatan dan Tata 2 tahun 3 tahun permanen
Kerja setelah
diperbarui
C Evaluasi Kelembagaan 1 tahun 4 tahun permanen

D Standar Kompetensi 2 tahun 3 tahun permanen

Jabatan Struktural dan setelah
Fungsional diperbarui
2020.
F. KEARSIPAN
Pada fungsi Kearsipan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Administrasi Persuratan
2. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
3. Layanan Arsip (Peminjaman, Penggunaan Arsip)
4. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
5. Penyusutan Arsip
6. Pembinaan Kearsipan
Tabel 6 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kearsipan
VI KEARSIPAN
Jangka Waktu
Penyimpanan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Administrasi Persuratan
1. Buku Agenda Selama 2 tahun Musnah
dipergunaka
n
2. Lembar pengantar/buku ekspedisi 1 tahun 1 tahun Musnah
3. Formulir/catatan permintaan dan 1 tahun 2 tahun Musnah
layanan pengadaan
dokumen/arsip
B Penyimpanan dan Pemeliharaan
Arsip
1. Daftar Arsip selama 1 tahun musnah
dipergunaka
n
2. Pemeliharaan arsip dan ruang 1 tahun 2 tahun musnah
penyimpanan (seperti kegiatan
fumigasi)

3. Daftar pencarian arsip selama 1 tahun musnah

dipergunaka
n
C Layanan Arsip (Peminjaman,
Penggunaan Arsip) 1 tahun 4 tahun musnah
D Jadwal Retensi Arsip (JRA) 1 tahun 4 tahun permanen
1. Persetujuan Kepala ANRI setelah
2. Ketetapan Pimpinan Lembaga penetapan
E Penyusutan Arsip
1. Pemindahan arsip inaktif Selama 2 tahun musnah
a. Berita acara pemindahan berlaku
b. Daftar arsip yang dipindahkan
2. Pemusnahan arsip yang tidak 2 tahun 3 tahun permanen
bernilai guna
a. Berita acara pemusnahan
b. Daftar arsip yang
dimusnahkan
c. Rekomendasi/pertimbangan/
pemusnahan arsip dari
instansi terkait
d. Surat keputusan pemusnahan
arsip
3. Penyerahan arsip statis 2 tahun 3 tahun permanen
a. Berita acara serah terima arsip
b. Daftar arsip yang diserahkan
G Pembinaan Kearsipan 1 tahun 2 tahun musnah
1. Apresiasi/sosialisasi/penyuluhan
kearsipan/lokakarya/ workshop
2. Bimbingan teknis
3. Supervisi dan monitoring
2020.
G. KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN

Pada fungsi Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan, jenis arsip
terbagi menjadi:
1. Telekomunikasi;
2. Administrasi Penggunaan Fasilitas Kantor;
3. Risalah/notulen rapat;
4. Administrasi Penyediaan Konsumsi dan Akomodasi

5. Pengurusan Kendaraan Dinas

6. Pemeliharaan Gedung dan Taman
7. Pengelolaan Jaringan Listrik, Air, Telepon, dan Komputer
8. Ketertiban dan Keamanan
9. Administrasi Pengelolaan Parkir
10. Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas
kebersihan, dan sopir
Tabel 7 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Ketata Usahaan Dan
Kerumah Tanggan
VII KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
Jangka Waktu
Penyimpanan
NO Jenis Arsip Keterangan
Retensi Retensi
Aktif Inaktif
A Telekomunikasi: 1 tahun 1 tahun musnah
Administrasi
penggunaan/langganan
peralatan telekomunikasi
1. Dalam Negeri
2. Luar Negeri
B Administrasi Penggunaan 2 tahun 1 tahun musnah
Fasilitas Kantor
Meliputi Permintaan dan
Penggunaan Ruang, Gedung,
Kendaraan, Wisma dan Fasilitas
Kantor Lainnya
C Risalah/notulen rapat
1. Rapat Pimpinan 1 tahun 4 tahun Permanen
2. Rapat Staf 1 tahun 4 tahun musnah
D Administrasi Penyediaan 2 tahun 1 tahun musnah
Konsumsi dan Akomodasi
E Pengurusan Kendaraan 2 tahun 3 tahun musnah
Dinas:
1. Pengurusan surat-surat
kendaraan dinas
2. Pemeliharaan dan perbaikan
3. Pengurusan kehilangan dan
masalah kendaraan

F Pemeliharaan Gedung dan 2 tahun 3 tahun musnah

Taman:
1. Pertamanan/Landscaping
2. Penghijauan
3. Perbaikan gedung
4. Perbaikan rumah
dinas/wisma
5. Kebersihan gedung dan
taman
G Pengelolaan Jaringan Listrik, 2 tahun 3 tahun musnah
Air, Telepon, dan Komputer
1. Perbaikan/pemeliharaan
2. Pemasangan
H Ketertiban dan Keamanan
1. Pengamanan, penjagaan dan 2 tahun 3 tahun musnah
pengawal terhadap pejabat,
kantor, dan rumah dinas
a. Daftar nama satuan
pengamanan
b. Daftar jaga/daftar piket
c. Catatan
gangguan/pelanggaran/ke
jadian
d. Surat izin keluar masuk
orang atau barang
2. Laporan ketertiban dan 2 tahun 3 tahun musnah
keamanan
a. Kehilangan
b. Kerusakan
c. Kecelakaan
d. Gangguan
I Administrasi Pengelolaan 2 tahun 1 tahun musnah
Parkir
J Administrasi pakaian dinas 2 tahun 1 tahun musnah
pegawai, satpam, petugas
kebersihan, dan sopir
2020.
H. HUBUNGAN MASYARAKAT
Pada fungsi Hubungan Masyarakat, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Keprotokolan;
2. Dokumentasi atau Liputan;

3. Pengumpulan, Pengolahan dan Penyajian Informasi

Kelembagaan
4. Hubungan Antar Lembaga Negara dan Badan
Pemerintah/Instansi.
5. Dokumen Rapat Dengar Pendapat DPR/DPD RI
6. Penerbitan Majalah, Buletin dan Jurnal
7. Publikasi Melalui Media Cetak Maupun Elektronik
8. Pameran/Sayembara/Lomba/Festival/Pembuatan Spanduk,
dan Iklan
9. Penghargaan/Tanda Kenang-Kenangan
10. Ucapan Terimakasih, Ucapan Selamat, Bela Sungkawa,
Permohonan Maaf dan Pamit
Tabel 8 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Hubungan Masyarakat
VIII HUBUNGAN MASYARAKAT
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Keprotokolan:
1. Penyelengaraan acara 2 tahun 1 tahun musnah, kecuali
kedinasan (upacara, pelantikan, pelantikan
peresmian, dan jamuan pejabat
termasuk acara peringatan hari- permanen
hari besar)
2. Buku tamu 1 tahun 4 tahun musnah
3. Agenda kegiatan Menteri 1 tahun 4 tahun permanen
ATR/Kepala BPN
4. Kunjungan dinas dalam dan luar
negeri
a. Kunjungan dinas Menteri 1 tahun 4 tahun permanen
ATR/Kepala BPN
b. Kunjungan dinas pimpinan 1 tahun 4 tahun musnah
selain Menteri ATR/Kepala
BPN/pegawai

5. 5. Daftar nama/alamat kantor/pejabat Selama 1 tahun musnah

ATR/BPN berlaku
B Dokumentasi atau Liputan
Kegiatan Dinas Pimpinan, Acara
Kedinasan dan Peristiwa-Peristiwa
Bidang masing-masing Dalam
Berbagai Media: Kertas/Foto/Video/
Rekaman suara/Multimedia
1. Menteri ATR/Kepala BPN 1 tahun 4 tahun permanen
2. Pejabat lain/pegawai 1 tahun 3 tahun musnah
C Pengumpulan, Pengolahan dan
Penyajian Informasi
kelembagaan:
1. Kliping koran 1 tahun 4 tahun Disimpan di
perpustakaan
2. Brosur/leaflet/poster/plakat 1 tahun 2 tahun musnah, kecuali

Master
permanen
3. Pengumuman atau pemberitaan 1 tahun 2 tahun musnah
D Hubungan Antar Lembaga Negara
dan Badan Pemerintah/Instansi:
1. Hubungan antar lembaga 1 tahun 4 tahun musnah
pemerintah
2. Hubungan dengan swasta/LSM 1 tahun 4 tahun musnah
3. Hubungan dengan dunia usaha 1 tahun 4 tahun musnah
dan industri
4. Hubungan dengan perguruan 1 tahun 4 tahun musnah
tinggi
5. Forum kehumasan 1 tahun 2 tahun musnah
(Bakohumas/Perhumas)
6. Hubungan dengan media massa
a. Siaran pers atau konferensi 1 tahun 4 tahun musnah, kecuali
pers/press berkaitan
release/wawancara dengan Menteri
ATR/Kepala
BPN dan
Pejabat Eselon
I, permanen
b. Kunjungan wartawan atau 1 tahun 2 tahun musnah
peliputan
E Dokumen Rapat Dengar Pendapat 1 tahun 4 tahun permanen
DPR/DPD RI
F Penerbitan Majalah, Buletin dan 1 tahun 3 tahun musnah
Jurnal kecuali master
permanen

G Publikasi Melalui Media Cetak 1 tahun 3 tahun musnah

Maupun Elektronik kecuali master
permanen
H Pameran/Sayembara/Lomba/Fest 1 tahun 4 tahun musnah
ival/Pembuatan Spanduk, dan
Iklan
I Penghargaan/Tanda Kenang- 2 tahun 3 tahun permanen
Kenangan
Administrasi pemberian
penghargaan/tanda kenang-
kenangan kepada masyarakat yang
memiliki jasa prestasi besar
J Ucapan Terimakasih, Ucapan 1 tahun - musnah
Selamat, Bela Sungkawa,
Permohonan Maaf dan Pamit
2020.
I. KEPUSTAKAAN
Pada fungsi kepustakaan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka
2. Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
3. Layanan Bahan Pustaka (peminjaman dan penggunaan bahan
pustaka)
Tabel 9 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kepustakaan
IX KEPUSTAKAAN
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU KETERANGAN
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Penyimpanan Deposit Bahan
Pustaka
1. Bukti penerimaan koleksi 2 tahun 3 tahun musnah
bahan pustaka deposit
2. Administrasi pengelolaan 2 tahun 3 tahun musnah
deposit bahan pustaka
B Pengadaan dan Pengolahan
Bahan Pustaka

1. Buku induk koleksi Sampai 3 tahun permanen

tidak
dipergunak
an
2. Daftar buku terseleksi 1 tahun 3 tahun musnah
3. Daftar buku dalam 1 tahun 2 tahun musnah
pemesanan
4. Daftar buku dalam 1 tahun 2 tahun musnah
permintaan
5. Daftar penerimaan bahan 1 tahun 2 tahun musnah
pustaka hasil pembelian,
hadiah, deposit, dan hibah
6. Daftar pengiriman Bahan 1 tahun 2 tahun musnah
Pustaka Surplus
7. Lembar kerja pengolahan 1 tahun 2 tahun musnah
BP (Buram, pengkatalogan)
8. Shelf list/Jajaran Kartu Sampai 2 tahun musnah
Utama (master list) tidak
dipergunak
an
9. Daftar tambahan buku 2 tahun 3 tahun musnah
(assesion list)
10.Daftar/Jajaran kendali Selama 2 tahun musnah
(subjek dan pengarang) dipergunak
an
C Layanan Bahan Pustaka 1 tahun 2 tahun musnah
(peminjaman dan kecuali
penggunaan bahan pustaka) kartu
anggota
sampai
dengan
diperbarui
2020.
J. INFORMATIKA/SIM/TIK
Pada fungsi Informatika/SIM/TIK, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Rencana Strategis/Master Plan Pembangunan Sistem
Informasi (SIM);
2. Dokumentasi Arsitektur dan implementasi;
3. Perekaman dan Pemuktahiran Data
4. Migrasi Sistem Aplikasi dan Data

5. Dokumen Hosting
6. Layanan Back-up Data Digital
7. Database
8. Desain sistem informasi dan komunikasi
9. Administrasi Keanggotan/Langganan/Jaringan
10. Evaluasi sistem dan media
Tabel 10 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Informatika/SIM/TIK
X INFORMATIKA/SISTEM INFORMASI (SIM)/ TIK
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU KETERANGAN
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Rencana Strategis/Master Plan Selama 5 tahun permanen
Pembangunan Sistem berlaku
Informasi (SIM)
B Dokumentasi Arsitektur dan 1 tahun 5 tahun musnah
implementasi (Desain
Pembangunan dan
Pengembangan Sistem)
1. Sistem Informasi
2. Sistem aplikasi
3. Infrastruktur
C Perekaman dan Pemuktahiran 2 tahun 2 tahun musnah
Data:
1. Formulir isian
2. Daftar petugas Perekaman
3. Jadwal pelaksanaan
4. Laporan hasil perekaman dan
pemutakhiran data
D Migrasi Sistem Aplikasi dan 1 tahun 3 tahun musnah
Data:
1. Perencanaan migrasi
2. Pelaksanaan migrasi
3. Berita acara kegiatan migrasi
4. Daftar sistem aplikasi dan
database yang dimigrasi
5. Laporan hasil migrasi

E Dokumen Hosting 1 tahun 3 tahun musnah

1. Formulir permintaan hosting
2. Laporan hasil uji kelayakan
3. Laporan pelaksanaan hosting
F Layanan Back-up Data Digital 1 tahun 2 tahun musnah
G Database sampai 3 tahun musnah
dengan
diperbarui
H Desain sistem informasi dan sampai 3 tahun musnah
komunikasi dengan
diperbarui
I Administrasi 1 tahun 2 tahun musnah
Keanggotan/Langganan/Jaring
an
J Evaluasi sistem dan media 1 tahun 2 tahun musnah
2020.
K. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN

Pada fungsi Pengawasan dan Pemeriksaan, jenis arsip terbagi
menjadi:
1. Rencana Pengawasan;
2. Pelaksanaan Pengawasan;
3. Pelaksanaan Pemeriksaan.
Tabel 11 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengawasan Dan
Pemeriksaan
XI PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Rencana Pengawasan
1. Kebijakan Umum dan 2 tahun setelah 3 tahun musnah
SOP Pengawasan diperbarui
2. Rencana Strategis 5 tahun 5 tahun permanen
Pengawasan
3. Rencana Kerja 2 tahun 3 tahun musnah
Tahunan

4. Rencana dan 2 tahun 3 tahun musnah

Penetapan Kinerja
Tahunan
5. Rakor Pengawasan 2 tahun setelah 3 tahun musnah
Tingkat Nasional pelaksanaan
6. Rencana Kerja dan 2 tahun setelah 3 tahun musnah
Anggaran Kementerian tahun anggaran
Agraria dan Tata
Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
(RKAKL)
B Pelaksanaan
Pengawasan
1. Laporan Hasil Audit 2 tahun setelah 3 tahun permanen
(LHA), Laporan Hasil tindak lanjut
Evaluasi (LHE), hasil
Laporan Akuntan (LA), pemeriksaan
Laporan Auditor selesai
Independen (LAI) yang
memerlukan tindak
lanjut (TL)
2. Laporan Hasil Audit 2 tahun setelah 3 tahun permanen
Investigasi (LHAI) yang tindak lanjut
mengandung unsur hasil
Tindak Pidana Korupsi pemeriksaan
(TPK) dan memerlukan selesai dan
tindak lanjut setelah
mempunyai
kekuatan hukum
tetap
3. Laporan Hasil Audit 2 tahun setelah 3 tahun musnah
(LHA), Laporan Hasil penerbitan LHP
Evaluasi (LHE),
Laporan Akuntan (LA),
Laporan Auditor
Independen (LAI) yang
tidak memerlukan
tindak lanjut (TL)
4. Laporan Hasil Audit 2 tahun setelah 3 tahun musnah
Investigasi (LHAI) yang penerbitan LHAI
mengandung unsur
Tindak Pidana Korupsi
(TPK) dan tidak
memerlukan tindak
lanjut
5. Laporan 1 tahun 2 tahun musnah
perkembangan

penanganan surat
pengaduan masyarakat
6. Laporan Pemutakhiran 1 tahun 3 tahun musnah
Data Tindak Lanjut
Temuan
Perkembangan Barang
Milik Negara
8. Laporan Kegiatan 2 tahun 3 tahun musnah
Pendampingan
Penyusunan Laporan
Keuangan dan Review
Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
9. Laporan Monitoring dan 2 tahun setelah 3 tahun permanen
Evaluasi Badan tindak lanjut
Pemeriksa Keuangan selesai
Pendampingan Badan
Pemeriksa Keuangan
11. Laporan penyusunan 2 tahun 3 tahun musnah
Daftar Materi
Pemeriksaan
12. Laporan penilaian 2 tahun 3 tahun musnah
Jabatan Fungsional
13. Laporan Penilaian 2 tahun 3 tahun musnah
Mandiri Pelaksanaan
Reformasi Birokrasi
14. Laporan Monitoring 2 tahun 3 tahun musnah
Pelaksanaan
Reformasi Birokrasi
15. Laporan Hasil review 2 tahun setelah 3 tahun musnah
RKAKL Kementerian tahun anggaran
Agraria dan Tata
Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
16. Laporan pengadaan 2 tahun setelah 3 tahun musnah
PTT/PPNPN tahun anggaran
17. Laporan Harta 1 tahun 4 tahun musnah
Kekayaan
Penyelenggara
Negara/Laporan Harta
Kekayaan Aparatur
Sipil Negara
(LHKPN/LHKASN)

C Pelaksanaan
Pemeriksaan
1. Laporan Hasil 2 tahun setelah 5 tahun musnah
Pemeriksaan (LHP), tindak lanjut
Laporan Hasil hasil
Pemeriksaan pemeriksaan
Operasional (LHPO) selesai
yang memerlukan
tindak lanjut
2. Laporan Hasil 2 tahun setelah 3 tahun musnah
Pemeriksaan (LHP), penerbitan
Laporan Hasil LHP/LHPO
Pemeriksaan
Operasional (LHPO)
yang tidak memerlukan
tindak lanjut
2020.
L. PERLENGKAPAN
Pada fungsi perlengkapan, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Rencana Kebutuhan barang;
2. Berkas Penawaran;
3. Pengadaan Barang;
4. Pengadaan Jasa
5. Penyimpanan barang dan distribusi
Tabel 12 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Perlengkapan
XII PERLENGKAPAN
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Rencana Kebutuhan barang
1. Unit kerja/satuan kerja 2 tahun 1 tahun musnah
2. Lembaga 1 tahun 4 tahun musnah
B Berkas Penawaran 2 tahun 1 tahun musnah
C Pengadaan Barang

1. Telaahan pelaksanaan 1 tahun 4 tahun musnah

lelang/ pemilikan/ setelah
penunjukan langsung pemeriksaan
2. Dokumen lelang 1 tahun 4 tahun musnah
a. Barang inventaris kantor/ setelah
barang bergerak pemeriksaan
(penawaran
pengumuman pemenang,
daftar rekanan)
b. Barang investasi
(penawaran
pengumuman pemenang,
daftar rekanan)
3. Dokumen penunjukan 1 tahun 4 tahun musnah
langsung setelah
pemeriksaan
D Pengadaan Jasa 2 tahun 3 tahun musnah
setelah
kontrak
selesai
E Penyimpanan barang dan
distribusi
1. Penyimpanan inventaris 1 tahun 4 tahun musnah
kekayaan Negara setelah
a.Surat bukti barang masuk pemeriksaan
b.Surat bukti pengeluaran
barang
2. Pendistribusian 1 tahun 2 tahun musnah
- Surat jalan setelah
pemeriksaan
2020.
M. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pada fungsi Pengembangan SDM, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Kurikulum-kurikulum Diklat
2. Modul-modul Diklat
3. Panduan Fasilitator
4. Saran atau Rekomendasi Penyelenggaraan Diklat
5. Notulen Sosialisasi/Rapat Koordinasi Kebijakan Diklat
6. Rencana Tahunan Diklat

7. Rencana Penyelenggaraan Diklat

8. Penyelenggaraan Diklat (Diklat Prajabatan, Diklat
Kepemimpinan, Diklat fungsional, Diklat teknis, Diklat
Tertentu)
9. Akreditasi Lembaga Diklat
10. Sertifikasi Sumber Daya Manusia (SDM)
11. Sistem Informasi Diklat
12. Registrasi Sertifikat/STTPL Peserta Diklat
13. Pengelolaan Data dan Informasi Diklat
14. Laporan Penyelenggaraan Diklat
15. Evaluasi
Tabel 13 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengembangan Sumber
Daya Manusia
XIII
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Kurikulum-kurikulum Diklat Setelah 4 tahun musnah
menjadi
pedoman
B Modul-modul Diklat Selama 5 tahun permanen
berlaku
C Panduan Fasilitator Selama 5 tahun permanen
berlaku
D Saran atau Rekomendasi 1 tahun 2 tahun musnah
Penyelenggaraan Diklat
E Notulen Sosialisasi/Rapat
Koordinasi Kebijakan Diklat 1 tahun 2 tahun musnah
F Rencana Tahunan Diklat 2 tahun 2 tahun musnah
G Rencana Penyelenggaraan Diklat 2 tahun 2 tahun musnah
H Penyelenggaraan Diklat (Diklat 1 tahun 4 tahun musnah
Prajabatan, Diklat setelah
Kepemimpinan, Diklat pelaksana
an

fungsional, Diklat teknis, Diklat

Tertentu)
a. Surat pemanggilan peserta
b. Surat Keputusan tim
penyelenggara diklat
c. Surat Keputusan tim Fasilitator
diklat
d. Panduan diklat
e. Jadwal/Silabus
f. Administrasi pengiriman peserta
diklat
g. Laporan penyelenggaraan diklat
h. Sambutan pembukaan dan
penutupan diklat
i. Daftar peserta diklat
j. Bahan ajar diklat
k. Daftar hadir peserta diklat
l. Daftar hadir Fasilitator
m. Formulir evaluasi Peserta diklat
n. Formulir evaluasi Fasilitator
o. Sertifikat/STTPL
I Akreditasi Lembaga Diklat Selama 2 tahun musnah,
1. Surat permohonan akreditasi berlaku kecuali SK
2. Laporan hasil verifikasi lapangan Penetapan
3. Berita acara rapat tim penilai akreditasi,
4. Surat keputusan penetapan permanen
akreditasi
5. Sertifikat akreditasi
6. Laporan akreditasi lembaga
diklat
J Sertifikasi Sumber Daya Manusia Selama 2 tahun musnah kecuali
(SDM) berlaku SK Penetapan
1. Surat permohonan sertifikasi Sertifikasi,
2. Laporan hasil verifikasi lapangan permanen
3. Berita acara rapat tim penilai
4. Surat keputusan penetapan
sertifikasi
5. Sertifikat sertifikasi
6. Laporan sertifikasi individual
K Sistem Informasi Diklat 1 tahun 5 tahun musnah
1. Data lembaga diklat setelah
2. Data prasarana diklat diperbarui
3. Data sarana diklat
4. Data pengelola diklat
5. Data penyelenggara diklat
6. Data program diklat

L Registrasi Sertifikat/STTPL 1 tahun 4 tahun musnah, kecuali

Peserta Diklat setelah Buku Induk
1. Surat permohonan kode pelaksana Registrasi
registrasi an permanen
2. Buku Induk Registrasi
3. Surat penyampaian kode
registrasi
M Pengelolaan Data dan Informasi 1 tahun 2 tahun musnah
Diklat setelah
update
data
N Laporan Penyelenggaraan Diklat 2 tahun 3 tahun musnah
O Evaluasi 2 tahun 3 tahun musnah
1. Penyelenggaraan diklat
2. Sistem diklat
2020.
N. PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Berikut tabel jadwal retensi arsip fungsi penelitian dan
pengembangan:
Tabel 14 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penelitian Dan

Pengembangan
XIV PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Penelitian dan 1 tahun 4 tahun Musnah
Pengembangan meliputi: kecuali laporan
1. Rencana kerja, TOR atau akhir hasil
proposal, Pembentukan penelitian dan
tim kerja, riset dan surat pengembangan
menyurat sampai dengan berskala
hasil penelitian dan nasional,
pengembangan mulai dari permanen
rancangan awal sampai
dengan laporan penelitian,
administrasi penelitian

2. Hasil Penelitian dan 1 tahun 4 tahun musnah kecuali

Pengembangan (mulai hasil penelitian
rancangan hingga hasil dan
litbang termasuk pengembangan
analisis, masukan, dll) skala nasional
permanen
3. Sosialisasi dan Diseminasi 2 tahun 3 tahun musnah
Hasil Penelitian dan
Pengembangan
4. Jurnal Pertanahan dan 2 tahun 3 tahun Musnah
Jurnal Iptek Pertanahan setelah kecuali master
terbit permanen
5. Daftar Inventarisasi 2 tahun 3 tahun musnah
Masalah (DIM)
6. Kumpulan Paper 2 tahun 3 tahun musnah kecuali
Kebijakan terkait dengan
kebijakan
nasional
permanen
7. Buletin Penelitian dan 1 tahun 2 tahun musnah
Pengembangan
8. Naskah Akademis 2 tahun 3 tahun musnah
9. Himpunan Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun musnah
dan Pengembangan
10. Panduan 1 tahun 3 tahun musnah
Penyelenggaraan
Seminar/FGD
11. Kegiatan Seminar/FGD 1 tahun 2 tahun musnah
2020.
O. RANGKUMAN
Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar arsip yang berisi
jenis Arsip Fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan Arsip Fasilitatif meliputi Keuangan; Kepegawaian;
Organisasi dan Ketatalaksanaan; Perencanaan; Hukum; Hubungan
Masyarakat; Kearsipan; Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan;
Perlengkapan; Informatika/SIM/TIK; Pengawasan dan Pemeriksaan;

Pengembangan Sumber Daya Manusia; Penelitian dan

Pengembangan; dan Kepustakaan. Status Arsip terdiri atas:
musnah, permanen; atau dinilai kembali. Retensi Aktif dihitung
setelah arsip dinyatakan selesai prosesnya. Retensi Inaktif dihitung
sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.
P. LATIHAN
1. Apakah pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)?

A. Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan
penyusunan dan persetujuan Jadwal Retensi Arsip
B. Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan
pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip
C. Naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan evaluasi
Jadwal Retensi Arsip
D. A dan B benar
2. Jadwal Retensi Arsip berisi sekurang-kurangnya hal berikut,

kecuali…..
A. Jenis arsip
B. Masa simpan arsip
C. Nasib akhir suatu arsip
D. Penataan arsip
3. Penyusunan jadwal retensi arsip disiapkan oleh Bagian

A. Bagian Pengadaan
B. Bagian Informasi
C. Bagian Persuratan dan Kearsipan
D. Bagian keuangan
4. Bagian Persuratan dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi

sebagai berikut, kecuali….
A. penyusunan jadwal retensi arsip pertanahan dan
penyusutan arsip

B. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan penyusunan

laporan kinerja tata persuratan, kearsipan, tata usaha dan
rumah tangga Biro
C. pelaksanaan pengelolaan dan penataan kearsipan di
Pertanahan Nasional
D. merubah arsip pertanahan
5. Daftar arsip yang berisi jenis Arsip Fasilitatif beserta jangka

waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Fasilitatif meliputi
keuangan, persuratan dan kearsipan, perlengkapan,
ketatausahaan dan kerumah tanggaan, perencanaan, hukum,
organisasi dan ketatalaksanaan, kepegawaian, hubungan
masyarakat, kerjasama standardisasi dan penilaian
kesesuaian, perpustakaan, pengawasan disebut dengan…..
A. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif
B. Jadwal Retensi Arsip Substantif
C. Jadwal Retensi Arsip Normatif
D. Semua jawaban benar

BAB III JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF

jadwal retensi substantif pada kebijakan, tata ruang, survei dan pemetaan
pertanahan dan ruang, penetapan hak dan pendaftaran tanah, penataan
agraria, pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan, pengendalian
dan penertiban tanah dan ruang, penanganan sengketa dan konflik
pertanahan
Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar arsip yang berisi

jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
arsip substantif yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Kementerian
ATR/BPN.
Jenis Arsip Substantif, meliputi:
1. penataan dan pemanfaatan ruang;
2. Survei dan Pemetaan dan Ruang;
3. Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah;
4. Penataan Agraria;
5. Pengadaan Tanah dan Pengembangan Pertanahan;
6. Pengendalian dan Penertiban Tanah dan Ruang; dan
7. Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan.

A. KEBIJAKAN
Berikut tabel jadwal retensi arsip fungsi kebijakan:
Tabel 15 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Kebijakan
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I KEBIJAKAN
Rumusan Kebijakan Bidang Tata 1 tahun 4 tahun permanen
Ruang; Bidang Survei,Pengukuran setelah
dan Pemetaan Infrastruktur tidak
Keagrariaan; Bidang Pengaturan, berlaku
Penetapan dan Pendaftaran Hak
Tanah, Pembinaan Pejabat
Pembuat Akta Tanah, serta
Pemberdayaan Hak Atas Tanah
Masyarakat; Bidang Penatagunaan
Tanah, Penataan, Penguasaan dan
Pemanfaatan Wilayah Pesisir,
Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan dan
Wilayah Tertentu, Konsolidasi
Tanah, dan Landreform; Bidang
Pengadaan, Penilaian, Pengaturan
dan Penetapan Tanah Instansi,
Pembinaan, Pengendalian
Pemanfaatan Tanah; Bidang
Pengendalian Pemanfaatan Ruang
dan Penguasaan Tanah serta
Penertiban dan Pendayagunaan
Tanah Terlantar; Bidang
Penyelesaian Sengketa, Konflik dan
Perkara Agraria/Pertanahan,
Pemanfaatan Ruang dan Tanah.
a Pengkajian dan Pengusulan
. Kebijakan
b
Penyiapan Kebijakan
.
c
Perumusan Kebijakan
.
d Harmonisasi/pemberian
. masukan
e Penetapan dalam bentuk
. NSPK

2020.
B. TATA RUANG
Pada fungsi tata ruang, jenis arsip terbagi menjadi:
1. Perencanaan dan Kemitraan
2. Perencanaan dan Pemanfaatan Ruang
Tabel 16 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Tata Ruang

JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
II TATA RUANG
A Perencanaan dan Kemitraan
1. Perencanaan Umum dan Monitoring Evaluasi Bidang Tata Ruang
a. Rencana program, monitoring dan 2 tahun 3 tahun musnah
evaluasi di bidang perencanaan setelah
tata ruang wilayah nasional, tidak
pulau/kepulauan, dan kawasan dipergunak
strategis nasional. an
b. Rencana program, monitoring dan
evaluasi di bidang pemanfaatan
ruang wilayah nasional,
pulau/kepulauan, dan kawasan
strategis nasional.
c. Rencana program, monitoring dan
evaluasi bidang penataan dan
pengembangan kawasan
perkotaan, penataan kawasan
pedesaan, penataan kawasan
pedesaan, penataan kawasan
ekonomi dan penataan kawasan
baru.
d. Rencana program, monitoring dan
evaluasi bidang pembinaan
perencanaan tata ruang dan
pemanfaatan ruang di daerah
wilayah I, pembinaan wilayah II,

pembinaan wilayah III dan

pembinaan wilayah IV.
2. Data, Informasi dan Kemitraan

a. Data dan informasi di bidang 2 tahun 3 tahun musnah
perencanaan tata ruang wilayah setelah
nasional, pulau/kepulauan, dan diperbarui
kawasan strategis nasional.
b. Data dan informasi di bidang
pemanfaatan ruang wilayah
nasional, pulau/kepulauan, dan
kawasan strategis nasional
c. Data dan informasi bidang
penataan dan pengembangan
kawasan perkotaan, penataan
kawasan pedesaan, penataan
kawasan ekonomi dan penataan
kawasan baru
d. Data dan informasi bidang
pembinaan perencanaan tata
ruang dan pemanfaatan ruang
daerah di wilayah I, pembinaan
wilayah II, pembinaan wilayah III
dan pembinaan wilayah IV
e. Kemitraan bidang tata ruang
dengan dunia usaha, lembaga
pendidikan, dan organisasi non
pemerintah
f. Pemberdayaan masyarakat di
bidang tata ruang
Perencanaan dan Pemanfaatan
B
Ruang
1. Perencanaan Tata Ruang 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Kebijakan dan strategi nasional di
bidang perencanaan tata ruang
dan peninjauan kembali rencana
tata ruang wilayah Nasional,
pulau dan kepulauan dan
kawasan perbatasan negara
b. Kebijakan dan strategi nasional di
dan peninjauan kembali tata
ruang kawasan strategis nasional
di wilayah I
c. Kebijakan dan strategi nasional di

dan peninjauan kembali tata

ruang kawasan strategis nasional
di wilayah II
2. Pemanfaatan Ruang
a. Kebijakan dan strategi nasional di 1 tahun 4 tahun Permanen
bidang pemanfaatan ruang setelah tidak
wilayah nasional, pulau dan berlaku
kepulauan, dan kawasan
perbatasan negara
b. Rencana Terpadu Program 1 tahun 2 tahun Permanen
Investasi Pemanfaatan Ruang setelah tidak
Jangka Menengah (RTPIPRJM) dipergunaka
Pulau/Kepulauan n
c. Rencana Terpadu Program 1 tahun 2 tahun Permanen
Investasi Pemanfaatan Ruang setelah tidak
Jangka Menengah (RTPIPRJM) dipergunaka
Kawasan Strategis Nasional di n
Wilayah I dan II
d. Sinkronisasi Program 1 tahun 2 tahun Permanen
Pemanfaatan Ruang Kawasan setelah tidak
Strategis Nasional di Wilayah I dipergunaka
dan II n
3. Penataan Kawasan
a. Roadmap Penataan dan 1 tahun 4 tahun Musnah
Pengembangan Kawasan setelah
Ekonomi, Kawasan Perdesaan, diperbarui
Kawasan Perkotaan, dan
Kawasan Baru
b. Kajian Teknis Penataan dan 3 tahun Musnah, kecuali
Pengembangan Kawasan setelah tidak 2 tahun master kajian,
Ekonomi, Kawasan Perdesaan, di permanen
Kawasan Perkotaan, dan pergunakan
Kawasan Baru
c. Rencana Induk Kawasan 1 tahun 2 tahun Permanen
Ekonomi, Kawasan Perdesaan, setelah
Kawasan Perkotaan, dan diperbarui
Kawasan Baru
d. Perancanagn dan Kelembagaan 3 tahun 4 tahun Musnah
Pengelolaan Kawasan Ekonomi,
Kawasan Perdesaan, Kawasan
Perkotaan, dan Kawasan Baru
e. Kesepakatan Lintas Sektor, 1 tahun 4 tahun Musnah
Lintas Wilayah, dan Lintas setelah
Pemangku Kepentingan di rencana
Kawasan Ekonomi, Kawasan induk
Perdesaan, Kawasan Perkotaan, diperbarui
dan Kawasan Baru

4. Pembinaan dan Perencanaan Tata

Ruang dan Pemanfaatan Ruang
Daerah
a. Pembinaan dan Perencanaan 1 tahun 4 tahun Musnah
Tata Ruang dan Pemanfaatan setelah tidak
Ruang Daerah di Wilayah I, II, III, dipergunaka
IV n
b. Bimbingan Teknis dan Bantuan 1 tahun 4 tahun Musnah
Teknik Perencanaan Tata Ruang setelah tidak
dan Pemanfatan Ruang Daerah dipergunaka
serta Standar Pelayanan n
Minimum Bidang Penataan
Ruang di Wilayah I, II, III, IV
c. Pelaksanaan evaluasi dalam 3 tahun Musnah
rangka Persetujuan Substansi setelah tidak 4 tahun
Rancangan Peraturan Daerah dipergunaka
tentang Rencana Tata Ruang n
Wilayah Provinsi dan Rencana
Tata Ruang Wilayah Kabupaten
beserta Rencana Rinci
d. Pengembangan kapasitas 1 tahun 4 tahun Musnah
pemerintah provinsi dan setelah tidak
kabupaten dalam perencanaan dipergunaka
dan pemanfaatan ruang n
5. Pembinaan Perencanaan Tata
Ruang dan Pemanfaatan Kota dan
Perkotaan di Wilayah I, II, III, IV
a. Bimbingan Teknis dan Bantuan 5 tahun 2 tahun Permanen
Teknis perencanaan Tata Ruang setelah tidak
dan Pemanfaatan ruang dan dipergunaka
daerah serta Standar n
Pelayananan Minimum Bidang
Penataan Ruang di Wilayah I, II,
III, IV
b. Pelaksanaan evaluasi dalam 5 tahun 2 tahun Permanen
rangka Persetujuan Substansi setelah tidak
Rancangan Peraturan Daerah dipergunaka
tentang Rencana Tata Ruang n
Wilayah Kota beserta Rencana
Rinci
c. Pengembangan kapasitas 3 tahun 2 tahun Musnah
pemerintah kota dalam setelah tidak
perencanaan dan pemanfaatan dipergunaka
ruang n
2020.

C. SURVEI DAN PEMETAAN PERTANAHAN DAN

RUANG
Di dalam Klasifikasi Substantif, Jenis arsip terkait Survei dan
Pemetaan Pertanahan dan Ruang adalah sebagai berikut:
1. Survei Keagrariaan
2. Pengukuran Keagrariaan
3. Pemetaan Infrastruktur Keagrariaan
Tabel 17 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Survei dan Pemetaan
Pertanahan dan Ruang
III SURVEI DAN PEMETAAN PERTANAHAN DAN RUANG
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Survei Keagrariaan
1. Perencanaan kegiatan survei, 2 tahun 3 tahun Musnah
pengukuran, dan pemetaan
2. Laporan kegiatan survei, pengukuran
dan pemetaan
B Pengukuran Keagrariaan
1. Pengukuran Selama 3 tahun Permanen
a. Permohonan Pengukuran dipergunak
Pertama Kali an
b. Pemeliharaan Data Pengukuran
c. Pengembalian Batas Pengukuran
d. Mengetahui Status Pengukuran
2. Inventarisasi Pengukuran 2 tahun 3 tahun Permanen
C Pemetaan Infrastruktur Keagrariaan
1. Peta Indikatif Batas Kawasan dan 1 tahun 4 tahun Musnah
Wilayah Administrasi
2. Peta Dasar Pertanahan 1 tahun 4 tahun permanen
setelah
diperbahar
ui
3. Peta Dasar Teknis (Distribusi TDT) 1 tahun 4 tahun Musnah
4. Peta Koridor Batas Kawasan/Batas 1 tahun 4 tahun Permanen
Wilayah

5. Peta Tematik 1 tahun 4 tahun Permanen

a. Peta Tematik Penggunaan Tanah setelah
b. Peta Tematik Kemampuan Tanah diperbarui
c. Peta Tematik Gambaran Umum
Penguasaan Tanah
d. Peta Tematik Pemanfaatan
Tanah
e. Peta Tematik Kepemilikan Tanah
(Status Tanah)
f. Peta Tematik Sebaran Bidang
Tanah
g. Peta Tematik Masalah
Pertanahan
h. Peta Tematik Sosial Ekonomi
i. Peta Tematik Lainnya
6. Layanan Informasi/Data 1 tahun 1 tahun musnah
a. Titik Dsar Teknik/titik batas
kawasan dan wilayah
b. Layanan Data Epemeris
GPS/CORS
2020.
D. PENETAPAN HAK DAN PENDAFTARAN TANAH

Di dalam Klasifikasi Substantif, jenis arsip terkait Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah adalah sebagai berikut:
1. Pengaturan dan Penetapan Hak Atas Tanah dan Ruang
2. Pendaftaran Hak Atas Tanah
3. Pembinaan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)
4. Pemberdayaan Hak Atas Tanah Masyarakat
Tabel 18 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah
IV PENETAPAN HAK DAN PENDAFTARAN TANAH
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF

A Pengaturan dan Penetapan Hak Atas Tanah dan Ruang

1. Penetapan Panitia Pelaksana, Sampai SK 3 tahun Musnah
Penguasaan Benda-Benda diterbitkan
Milik Belanda (P3MB)/Prk.5
yang belum ditindaklanjuti
dengan penerbitan SK
2. Data pendukung izin prinsip Selama 3 tahun Permanen
pembelian bangunan dan tanah dipergunaka
(Peta 6) n
3. Klarifikasi penjelasan terkait 2 tahun 3 tahun Musnah
dengan obyek P3MB/Prk.5 dan
bekas milik asing dan
Keturunan Tionghoa
4. Keputusan Menteri Keuangan Selama 3 tahun Permanen
tentang penyelesaian status dipergunaka
kepemilikan aset bekas milik n
asing atau Keturunan Tionghoa
dan keputusan yang akan
diterbitkan oleh instansi lain
yang terkait
5. Hasil evaluasi pengaturan dan 1 tahun 2 tahun Musnah
penetapan hak obyek setelah
P3MB/Prk.5 dan aset bekas penetapan
milik asing lainnya
6. Permohonan penetapan Hak Sampai SK 2 tahun Musnah
Milik (HM), Hak Guna diterbitkan
Bangunan (HGB), dan Hak
Pakai(HP) yang belum
ditindaklanjuti dengan
penerbitan SK (masih dalam
proses)
7. Permohonan Sampai SK 3 tahun Musnah
Perpanjangan/Pembaruan diterbitkan
HGU/HGB/HP yang belum
ditindaklanjuti dengan
proses)
8. Permohonan penetapan Hak Sampai SK 3 tahun Musnah
Guna Usaha (HGU) yang diterbitkan
belum ditindaklanjuti dengan
proses)
9. Inventarisasi data hak atas 2 tahun 3 tahun Permanen
tanah setelah
diperbarui

10. Surat Keputusan Pemberian 2 tahun 3 tahun Permanen

Hak Milik, setelah SK
Pemberian/Perpanjangan/ diterbitkan
Pembaharuan Hak Guna
Usaha, Hak Guna Bangunan,
Hak Pakai, Pemberian Hak
Atas Ruang (HAR), Hak
Komunal (HK)
a. Risalah Pengolahan
Data (RPD)
b. Surat Keputusan
c. Nota Dinas SK
11. Penjualan dan Pemberian Hak 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
Atas Tanah Objek P3MB/Prk.5 setelah SK SK, permanen
a. Izin Pembelian/Izin diterbitkan
Prinsip
b. Risalah Pengolahan
Data (RPD)
c. SK Penjualan dan
Pemberian Hak Atas
Tanah Objek
P3MB/Prk.5 (Konsep
Peta 7)
d. Nota Dinas (ND)
12. Surat Keputusan Penunjukan 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
Badan Hukum Keagamaan setelah SK SK, permanen
yang dapat memperoleh Hak diterbitkan
Milik
a. Risalah Pengolahan
Data (RPD)
b. Surat Keputusan (SK)
c. Nota Dinas (ND)
13. Berkas dukungan 1 tahun 3 tahun Musnah
administrasi/korespondensi
14. Kumpulan tembusan surat/SK 2 tahun 3 tahun Musnah
dari Daerah
B Pendaftaran Hak Atas Tanah
1. Warkah Penerbitan Hak Atas Selama 5 tahun Permanen
Tanah dipergunaka
n
2. Izin Peralihan Hak 1 tahun 5 tahun Musnah,
setelah apabila izin
surat izin tidak diproses
terbit
3. Izin Pelepasan Hak 1 tahun 5 tahun Musnah,
setelah apabila izin
tidak diproses

surat izin
terbit
4. Warkah Pencatatan dan Selama 1 tahun Musnah
Informasi Pertanahan dipergunaka
n
5. Warkah dan Buku Tanah Hak Sampai 1 tahun Musnah
Tanggungan dilakukan
Penghapus
an Hak
Tanggunga
n (Roya)
6. Warkah Pemeliharaan Data Selama 1 tahun Permanen
Pendaftaran Tanah dipergunaka
n
C Pembinaan Pejabat Pembuat
Akta Tanah (PPAT)
1. Permohonan Pengangkatan 1 tahun 3 tahun Musnah
PPAT untuk pertama kali setelah SK
pengangkat
an
ditetapkan
2. Laporan Bulanan PPAT 1 tahun 2 tahun Musnah
3. Permohonan Pindah Wilayah 1 tahun 5 tahun Musnah
Kerja PPAT setelah SK
ditetapkan
4. Permohonan Pengangkatan 1 tahun 3 tahun Musnah
Kembali PPAT karena setelah SK
mengikuti jabatan notaris pengangkat
an kembali
ditetapkan
5. Permohonan pensiun PPAT 1 tahun 1 tahun Musnah
setelah SK
ditetapkan
6. Permohonan cuti PPAT 1 tahun 1 tahun Musnah
setelah SK
ditetapkan
7. Rekomendasi Kanwil/Kantah Selama 1 tahun Musnah
terkait dengan PPAT dipergunaka
n
8. Berita Acara Penyerahan Selama 3 tahun Musnah
Protokol PPAT dipergunaka
n
9. Database PPAT 1 tahun 4 tahun Permanen
setelah
diperbarui
D Pemberdayaan Hak Atas Tanah
Masyarakat

1. Data penerima manfaat untuk 1 tahun 4 tahun Musnah

kegiatan pasca legalisasi aset setelah
diperbarui
2. Surat Keputusan Kelompok Selama SK 4 tahun Musnah
Kerja untuk kegiatan legalisasi berlaku
aset lintas sektor
3. Laporan program 2 tahun 1 tahun Musnah
pemberdayaan masyarakat
melalui Legalisasi Aset Lintas
Sektor
4. Laporan Kegiatan Layanan 2 tahun 1 tahun Musnah
Rakyat untuk Sertifikasi Tanah
2020.
E. PENATAAN AGRARIA
Di dalam Klasifikasi Substantif, jenis arsip terkait Penataan Agraria
1. Penatagunaan Tanah;
2. Penataan, Penguasaan dan Pemanfaatan Wilayah Pesisir,
Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan dan Wilayah Tertentu (WP3WT);
3. Pelaksanaan Konsolidasi Tanah
4. Laporan Rencana Umum Pelaksanaan Konsolidasi Tanah
(RUPKT)
5. Pelaporan Kegiatan Konsolidasi Tanah
6. Land Reform
Tabel 19 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penataan Agraria
V PENATAAN AGRARIA
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Penatagunaan Tanah

1. Buku A, B, C Kabupaten/Kota 1 tahun 4 tahun Musnah

setelah
diperbarui
2. Neraca Penatagunaan Tanah 1 tahun 4 tahun Musnah
a. Buku Laporan setelah
b. Album Peta diperbarui
c. Data Digital
3. Permohonan Pertimbangan Sampai SK 5 tahun Musnah
Teknis Pertanahan ditetapkan
4. Pertimbangan Teknis 5 tahun Musnah
Pertanahan dalam rangka Izin Sampai SK
Lokasi ditetapkan
a. Surat Keputusan
Pertimbangan Teknis
Pertanahan Izin Lokasi
b. Risalah Izin Lokasi
c. Database Peta Digital
d. Database Peta Tekstual
5. Pertimbangan Teknis Sampai SK 5 athun Musnah
Pertanahan dalam rangka Izin ditetapkan
Perubahan Penggunaan Tanah
a. Surat Keputusan
Pertimbangan Teknis
Pertanahan Izin Perubahan
Penggunaan Tanah
b. Risalah Izin Perubahan
Penggunaan Tanah
c. Database Peta Digital
d. Database Peta Tekstual
6. Telaah Analisa Dampak 1 tahun 1 tahun Musnah
Lingkungan
B Penataan, Penguasaan dan
Pemanfaatan Wilayah Pesisir,
Pulau-Pulau Kecil, Perbatasan
dan Wilayah Tertentu (WP3WT)
1. Inventarisasi dan identifikasi 1 tahun 4 tahun Permanen
WP3WT setelah
a. Laporan hasil kegiatan diperbarui
b. Peta P4T WP3WT
c. Peta Pertanahan WP3WT
d. Peta Digital
2. Penataan kawasan WP3WT 1 tahun 4 tahun Permanen
a. Laporan Hasil Kegiatan setelah
Penataan Kawasan diperbarui
b. Peta Potensi Penataan
Kawasan WP3WT
c. Peta Digital

3. Monitoring dan Evaluasi 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali

Pemanfaatna Kawasan setelah peta, permanen
a. Laporan hasil kegiatan diperbarui
monitoring Pemanfaatan
Kawasan
b. Peta monitoring dan evaluasi
pemanfaatan kawasan
c. Peta Digital
C Pelaksanaan Konsolidasi Tanah
1. Permohonan Konsolidasi Tanah 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
dari masyarakat/Pemda/Kantah setelah SK sertipikat dan
2. SK Pembentukan Tim diterbitkan buku tanah
3. Identifikasi Subjek dan Objek
a. Peta Keliling dan rincikan
b. Peta topografi dan
penggunaan tanah
c. Data yuridis/kepemilikan
4. Penyusunan Blok Plan dan
Desain
- Peta blok plan dan desain
konsolidasi tanah
5. Musyawarah kesepakatan
a. Peta desain konsolidasi
tanah yang telah disepakati
b. Berita Acara persetujuan
desain konsolidasi tanah
6. Pelepasan Hak Atas Tanah
a. Surat pelepasan hak atas
tanah
b. Berita Acara peneriman
pelepasan hak atas tanah
7. Usulan penegasan tanah
sebagai objek konsolidasi tanah
8. SK Penegasan Tanah sebagai
objek konsolidasi tanah
9. SK Penetapan Lokasi
Konsolidasi Tanah
10. Peta bidang tanah hasil stacking
out berdasarkan desain
11. Penetapan/Pemberian Hak Atas
Tanah
12. SK Penetapan Hak Atas Tanah
13. Penerbitan sertipikat dan Buku
Tanah

D Laporan Rencana Umum

Pelaksanaan Konsolidasi Tanah
(RUPKT)
1. Permohonan Keterangan Lokasi 2 tahun 3 tahun musnah
Konsolidasi Tanah
E Sosialisasi Konsolidasi Tanah
1. Bukti Sosialisasi dan 2 tahun 3 tahun Musnah
penyuluhan
a. Daftar hadir
b. Profil calon lokasi konsolidasi
tanah
2. Buku dan Peta Potensi Objek Selama 5 tahun musnah
Konsolidasi Tanah dipergunak
an
F Pelaporan Kegiatan Konsolidasi
Tanah
1. Monitoring tindak lanjut 2 tahun 3 tahun musnah
konsolidasi tanah
2. Hasil akhir kegiatan konsolidasi
tanah
G Landreform
1. SK Penegasan Tanah yang Selama 2 tahun Permanen
dikuasai langsung oleh negara dipergunak
sebagai objek landreform an
2. SK Persetujuan Pembayaran Selama 10 tahun musnah
Ganti Rugi Tanah Kelebihan dipergunak
Maksimum, an
Absentee
-SK dan berkas usulan
pembayaran ganti kerugian dan
realisasi pembayaran ganti
kerugian
3. Partikelir Selama 10 tahun Permanen
dipergunak
an
4. Daftar Penerimaan Redis Selama 10 tahun Musnah
Perdesa (Buku A dan B) dipergunak
an
5. Daftar tanah-tanah partikelir Selama 10 tahun Permanen
dan eigendom yang luasnya dipergunak
lebih dari 10 Bouw yang an
terkena UU No. 11 tahun 1958
6. SK Lokasi Kegiatan 2 tahun 5 tahun Musnah
Inventarisasi Penguasaan,
Pemilikan, Penggunaan, dan
Pemanfaatan tanah

7. Data spasial dan tekstual Selama 2 tahun Musnah

kegiatan IP4T dipergunak
an
2020.
F. PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN

PERTANAHAN
Di dalam Klasifikasi Substantif, jenis arsip terkait Pengadaan Tanah
dan Pengembangan Pertanahan adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan Tanah;
2. Penilaian Tanah
3. Pengaturan Penetapan Hak Atas Tanah
InstansiPemerintah/BUMN/ BUMD
4. Pembinaan dan Pengendalian Pemanfaatan Tanah
Tabel 20 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengadaan Tanah dan
Pengembangan Pertanahan
VI PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN PERTANAHAN
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Pengadaan Tanah
1. Permohonan Pengadaan Tanah 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
beserta lampirannya setelah hasil
2. Pelimpahan kewenangan serah musyawarah
3. Pembentukan Satgas-Satgas terima penetapan
4. Hasil pengukuran dan pemetaan lokasi bentuk ganti rugi,
keliling dan bidang tanah pengada permanen
- Mulai dari surat tugas sampai an tanah
data ukur, sketsa lokasi,
koordinat, peta bidang, peta
keliling, daftar luas tanah
5. Hasil pengumpulan data pihak
yang berhak dan objek
pengadaan Tanah

6. Pengukuran dan pemetaan

serta pengumpulan data pihak
yang berhak setelah dilakukan
verifikasi dan perbaikan
7. Hasil Penilaia Objek
Pengadaan Tanah
8. Hasil musyawarah persiapan
penetapan bentuk ganti
kerugian
9. Pembayaran ganti kerugian
10. Penitipan ganti kerugian
11. Pemutusan hubungan hokum
12. Eksekusi lokasi pengadaan
tanah
13. Penyerahan lokasi pengadaan
tanah
14. Laporan inventarisasi data
tanah pemerintah
a. Administrasi
b. Survei
B Penilaian Tanah
1. Laporan Nilai Properti Tanah 2 tahun 2 tahun Musnah
2. Lisensi Penilai Pertanahan 2 tahun 2 tahun Musnah
a. Lisensi Perorangan
b. Lisensi Perbadan
3. Peta Zona Nilai Ekonomi 1 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
Kawasan master,
permanen
4. Peta Zona Nilai Tanah 1 tahun 2 tahun Musnah, kecuali
a. Survei berdasarkan persepsi master,
masyarakat permanen
b. Peta penyebaran transaksi
jual beli
c. Hasil updating Peta Zona
Nilai Tanah, Indeks Nilai
Tanah, Pembaruan Peta
ZNT
C Pengaturan Penetapan Hak Atas
Tanah
InstansiPemerintah/BUMN/
BUMD
1. Permohonan penetapan Hak 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali
Pakai, Hak Milik (sesuai setelah SK, permanen
ketentuan), Hak Pengelolaan, SK
Hak Guna Bangunan, dan Hak ditetapka
Guna Usaha n

2. Klarifikasi penjelasan terkait

dengan objek Hak Pakai, Hak
Milik (Lembaga Perbankan),
Hak Pengelolaan, Hak Guna
Bangunan, dan Hak Guna
Usaha
3. Perjanjian kerjasama Hak
Pengelolaan
4. Persetujuam memperoleh HGB
di atas HPL
5. Surat Keputusan Hak Atas
Tanah Pemerintah
6. Permohonan Hak Atas Tanah
Instansi
Pemerintah/BUMN/BUMD yang
ditolak
D Pembinaan dan Pengendalian 2 tahun 3 tahun Musnah
Pemanfaatan Tanah
2020.
G. PENGENDALIAN DAN PENERTIBAN TANAH DAN

RUANG
Di dalam Klasifikasi Substantif, jenis arsip terkait Pengendalian dan
Penertiban Tanah dan Ruang adalah sebagai berikut:
1. Pengendalian Pemanfaatan Ruang;
2. Penertiban dan Pemanfaatan Ruang;
3. Penertiban dan Pendayagunaan Tanah Terlantar
Tabel 21 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Pengendalian dan
Penertiban Tanah dan Ruang
VII PENGENDALIAN DAN PENERTIBAN TANAH DAN RUANG
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENS RETENSI
I AKTIF INAKTIF
A Pengendalian Pemanfaatan Ruang
1. Bimbingan teknis dan supervisi 2 tahun 3 tahun Musnah

a. Bahan bimbingan teknis dan

supervisi
b. Bimbingan teknis dan supervisi
c. Pemanataun dan evaluasi
bimbingan teknis dan supervise
2. Pemantauan, Evaluasi dan 2 tahun 3 tahun Musnah
Pelaporan
a. Laporan pemantauan bidang
pengawasan teknis dan khusus
b. Laporan evaluasi bidang
c. Laporan penyelenggaraan
B Penertiban dan Pemanfaatan
Ruang
1. Pembinaan Penyidikan Pegawai 2 tahun 3 tahun Musnah
Negeri Sipil (PPNS) bidang setelah
penataan ruang diperbaru
a. Database PPNS penataan i
ruang
b. Laporan hasil koordinasi
nasional, pembinaan, serta
monitoring dan evaluasi
pelaksanaan tugas PPNS
c. Mengevaluasi pelaksanaan
pembinaan dan peningkatan
kapasitas PPNS penataan
ruang
2. Penyidikan tindak pidana 2 tahun 3 tahun Musnah
penataan ruang setelah
a. Perencanaan penyidikan diperbaru
b. Pelaksanaan penyidikan i
c. Pengendalian dan pengawasan
penyidikan
d. Serat terima berkas penyidikan
e. Pengawasan persidangan
3. Sosialisasi Kebijakan 1 tahun 4 tahun Musnah
4. Pengawasan, evaluasi, dan 2 tahun 3 tahun Musnah
pelaporan pemanfaatan ruang
5. Pelaksanaan penertiban 2 tahun 3 tahun Musnah
pemanfaatan ruang
6. Bimbingan teknis dan supervise 2 tahun 3 tahun Musnah
pelaksanaan penertiban
pemanfaatan ruang
7. Pengawasan, pengamatan, 2 tahun 3 tahun Musnah
penelitian atau pemeriksaan
(WASMATLITRIK)

a. Penerimaan pengaduan
masyarakat (pencatatan
sekretariat)
b. Persiapan
c. Pengamanan dan penanganan
Tempat Kejadian Perkara
(TKP)
d. Laporan pengawasan,
pengamatan, penelitian atau
pemeriksaan
C Penertiban dan Pendayagunaan
Tanah Terlantar
1. Identifikasi dan Verifikasi Potensi 2 tahun 3 tahun Musnah
Tanah Terlantar
a. Penyelenggaraan kegiatan
identifikasi dan verifikasi
potensi tanah terlantar
b. Mengendalikan kegiatan
indetifikasi dan verifikasi
c. Evaluasi penyelenggaraan
identifikasi dan verifikasi
2. Pembangunan Struktur Data 2 tahun 3 tahun Musnah
Tanah Terlantar setelah
a. Pembangunan struktur data diperbar
penyimpanan, pemeliharaan ui
dan pengamanan data tanah
terlantar
b. Mengendalikan pembangunan
struktur data tanah terlantar
c. Mengevaluasi
penyelenggaraan
pembangunan struktur data
tanah terlantar
d. Laporan hasil penyimpanan
struktur data tanah terlantar
3. Pemutakhiran Data Tanah 2 tahun 3 tahun Musnah
Terlantar setelah
a. Pengelolaan/pengumpulan diperbar
basis data tanah terlantar ui
b. Laporan data tanah terlantar,
data berasal dari penertiban
tanah terlantar
4. Penertiban dan Penetapan Tanah 2 tahun 3 tahun Musnah
Terlantar

a. Penertiban dan penetapan

tanah terlantar
b. Pengendalian dan penertiban
tanah terlantar
c. Evaluasi penertiban dan
penetapan tanah terlantar
d. Laporan hasil penertiban dan
penetapan tanah terlantar
5. Surat Keputusan Penetapan 2 tahun 3 tahun Permanen
Tanah Terlantar
6. Pendayagunaan Tanah Terlantar 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Analisis peruntukan tanah
terlantar
b. Indentifikasi ketersediaan
dankepastian objek TCUN
c. Analisis pemanfaatan tanah
terlantar
d. Evaluasi pemanfaatan tanah
terlantar
e. Laporan pemanfatan tanah
terlantar
f. Analisis objek tanah negara
bekas tanah terlantar
g. Evaluasi analisis peruntukan
tanah terlantar
h. Laporan analisis peruntukna
tanah terlantar
7. Surat Keputusan Penetapan 3 tahun 5 tahun Permanen
Peruntukan Tanah Cadangan setelah
Umum Negara (TCUN) SK
diterbitka
n
8. Surat Keputusan penetapan badan 3 tahun 5 tahun Permanen
hukum penerima tanah cadangan setelah
umum negara SK
diterbitka
n
2020.
H. PENANGANAN SENGKETA DAN KONFLIK

PERTANAHAN
Di dalam Klasifikasi Substantif, jenis arsip terkait Penanganan
Sengketa dan Konflik Pertanahan adalah sebagai berikut:

1. Penyelesaian Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang;

2. Penanganan Perkara Tanah dan Ruang
3. Penanganan, Pencegahan dan Pembatalan Sengketa dan
Konflik Tanah dan Ruang
4. Pembatalan Hak Atas Tanah
5. Pemanfaatan Ruang dan Tanah
6. Laporan Kasus Pertanahan
Tabel 22 Jadwal Retensi Arsip Fungsi Penanganan Sengketa dan
Konflik Pertanahan
VIII PENANGANAN SENGKETA DAN KONFLIK PERTANAHAN
JANGKA WAKTU
SIMPAN
RETENSI RETENSI
AKTIF INAKTIF
A Penyelesaian Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang
1. Penyelesaian Sengketa Tanah Selama 5 tahun Musnah
dan Ruang dipergun
a. Surat Pengaduan akan
b. Resume
c. Laporan hasil penelitian data
administrasi yuridis dan fisik
d. SK Tim Penyelesaian
Sengketa (jika diperlukan)
e. Hasil analisis sengketa tanah
dan ruang
f. Hasil pengkajian sengketa
tanah dan ruang
g. Notulen dan Berita Acara
Gelar/Paparan Kasus
h. Notulen dan Berita Acara
Pelaksanaan Mediasi
i. Nota
Kesepakatan/Perdamaian
j. Surat Keluar
2. Penyelesaian Konflik Tanah dan Selama 5 tahun Musnah
Ruang dipergun
a. Surat gugatan akan
b. Relaas panggilan siding

c. Surat Tugas
d. Surat Kuasa
e. Jawaban, replik/duplik, bukti-
bukti, putusan
f. Memori banding/ kontra
memori banding, memori
kasasi/ kontra memori kasasi,
memori peninjauan kembali/
kontra memori peninjauan
kembali
B Penanganan Perkara Tanah dan
Ruang
1. Surat gugatan Selama 5 tahun Musnah
2. Relaas panggilan siding dipergun
3. Surat Tugas akan
4. Surat Kuasa
5. Jawaban replik/duplik, bukti-bukti,
putusan
6. Memori banding/kontra memori
banding, memori kasasi/kontra
memori kasasi, memori
peninjauan kembali/kontra memori
peninjauan kembali
C Penanganan, Pencegahan dan
Pembatalan Sengketa dan Konflik
Tanah dan Ruang
1. Surat Pengaduan Selama 5 tahun Musnah
2. Resume dipergun
3. Laporan hasil penelitian data akan
administrasi yuridis dan fisik
4. Hasil analisis sengketa dan konflik
tanah dan ruang
5. Hasil pengkajian sengketa dan
konflik tanah dan ruang
6. Notulen Berita Acara
Gelar/Paparan Kasus
7. Risalah Pengolahan Data
5 tahun Musnah
(RPD)/Laporan Penyelesaian
Selama
Sengketa dan Konflik Tanah dan
dipergun
Ruang
akan
8. Keputusan Pembatalan
Hak/Sertipikat
9. Notulen dan Berita Acara
Pelaksanaan Mediasi
10. Notta Kesepakatan Perdamaian
11. Surat Keluar

D Pembatalan Hak Atas Tanah

1. Risalah Pengolahan Data (RPD) Selama 5 tahun Musnah
dokumen resmi BPN atau Laporan dipergun
Penyelesaian Sengketa akan
2. Putusan pengadilan yang inkrah
3. Berdasarkan cacat administrasi
4. SK Pembatalan/Penghentian
hubungan hukum sebagai tindak
lanjut putusan pengadilan
5. SK Pembatalan/Penghentian
hubungan hukum karena adanya
cacat hukum administrasi
E Pemanfaatan Ruang dan Tanah
1. Pengkajian kasus pemanfaatan 5 tahun 5 tahun Musnah
ruang dan tanah
2. Peta kasus pemanfaatan ruang 5 tahun 5 tahun Musnah
dan tanah setelah
diperbaru
i
3. Permohonan informasi kasus 5 tahun 5 tahun Musnah
agrarian, ruang dan tanah
F Laporan Kasus Pertanahan
1. Laporan perkembangan Selama 3 tahun Musnah
penanganan kasus pertanahan dipergun
2. Laporan perkembangan akan
penanganan kasus pertanahan
yang bersifat strategis
3. Laporan penyelesaian
penanganan kasus pertanahan
2020.
I. RANGKUMAN
Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar arsip yang berisi
jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
arsip substantif yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Kementerian
ATR/BPN. Jenis Arsip Substantif, meliputi Penataan dan Pemanfaatan
ruang; Survei dan Pemetaan dan Ruang; Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah; Penataan Agraria; Pengadaan Tanah dan

Pengembangan Pertanahan; Pengendalian dan Penertiban Tanah dan

Ruang; dan Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan.
J. LATIHAN
1. Daftar arsip yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif yang
berkaitan dengan tugas dan fungsi ATR BPN disebut
dengan…..
A. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif
B. Jadwal Retensi Arsip Substantif
C. Jadwal Retensi Arsip Normatif
D. Semua jawaban benar
2. Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional diatur dengan
Peraturan……….
A. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 21 Tahun 2019
B. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
C. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
D. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
3. Biro Umum dan Layanan Pengadaan terdiri dari bagian-bagian

ini, kecuali…..
A. Bagian Persuratan dan Kearsipan
B. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
C. Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa (PBJ)
D. Bagian Kepegawaian
4. Jenis arsip terkait Penanganan Sengketa dan Konflik

Pertanahan adalah sebagai berikut, kecuali…
A. Laporan Kasus Pertanahan
B. Penertiban dan Pemanfaatan Ruang

C. Pembatalan Hak Atas Tanah

D. Penyelesaian Sengketa dan Konflik Tanah dan Ruang
5. Pedoman penyusutan Arsip Fasilitatif meliputi hal-hal berikut,

kecuali……
A. Keuangan
B. Persuratan dan kearsipan
C. Perlengkapan
D. Umum

BAB IV PENUTUP
"Semua perkembangan tergantung dari aktivitasnya. Tidak akan ada

pembangunan secara fisik maupun intelektual tanpa adanya usaha dimana
usaha tersebut berarti bekerja keras." (Calvin Coolidge)
Oleh karena itu, Selamat bagi Anda semua yang telah berproses dengan baik
dan telah menyelesaikan Modul 3 ini dengan baik.
A. SIMPULAN
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berisi sekurang-kurangnya jenis
arsip, masa simpan arsip, dan nasib akhir suatu arsip (permanen atau
musnah) yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pihak yang berkaitan dengan JRA adalah Biro Umum dan Layanan
Pengadaan yang terdiri atas: Bagian Persuratan dan Kearsipan;
Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan; Bagian Layanan
Pengadaan Barang/Jasa (PBJ); dan Kelompok Jabatan Fungsional.
B. TINDAK LANJUT
Bagi Peserta, agar segera dapat semakin memahami terkait jadwal
retensi arsip di Kementerian ATR/BPN dengan benar. Sedangkan,
bagi Fasilitator, agar dapat mengarahkan, memotivasi dan
menyamakan persepsi antar Fasilitator. Dan, bagi Pengelola Pelatihan
segera dapat menyempurnaan materi modul pelatihan berikutnya
secara lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA
https://nasional.tempo.co/read/720144/belitung-timur-ingin-menjadi-
daerah-tertib-arsip/full&view=ok
Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2020 tentang Kementerian
Peraturan Presiden Nomor 48 tahun 2020 tentang Badan Pertanahan
Nasional
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 8 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip di
Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di
Pertanahan Nasional
Nasional Nomor 23 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua Atas
Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan

Pertanahan Nasional

KUNCI JAWABAN
LATIHAN BAB II
1. A
2. D
3. C
4. D
5. A
LATIHAN BAB III

1. B
2. C
3. D
4. B
5. D



Edisi Tahun 2020

Telp. (021) 8674586

Penailaian dan Pengawasan Kearsipan

Penulis
Hilma Aulia Tejawati, S.S
Editor:

KATA PENGANTAR
Tata Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena kerjasama Tim
Nasional;
Berkelanjutan;
Modul ini.
Bogor, Juli 2020


NIP. 19700129 199703 1 004
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................... ii
DAFTAR TABEL ............................................................................... iv
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ................................................ v
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG .............................................................. 2
B. DESKRIPSI SINGKAT .......................................................... 2
C. MANFAAT MODUL ............................................................... 2
D. HASIL BELAJAR................................................................... 3
E. INDIKATOR HASIL BELAJAR .............................................. 3
F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK ...................... 4
BAB II KONSEP DASAR PENGAWASAN ........................................ 5
A. PENGERTIAN PENGAWASAN KEARSIPAN ....................... 5
B. DASAR HUKUM PENGAWASAN KEARSIPAN .................... 7
C. ASPEK PENGAWASAN KEARSIPAN .................................. 8
D. NILAI HASIL PENGAWASAN ............................................... 9
E. RANGKUMAN MATERI ...................................................... 10
F. LATIHAN............................................................................. 10
BAB III PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN .................. 13
ii
A. PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARA

KEARSIPAN ................................................................................. 13
B. PENGAWASAN ATAS PENEGAKAN PERATURAN

PERUNDANGUNDANGAN DI BIDANG KEARSIPAN .................. 15
C. PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS KEARSIPAN ............... 27
D. PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN ........................ 28
F. LATIHAN............................................................................. 32
BAB IV PENUTUP .......................................................................... 34
A. KESIMPULAN ..................................................................... 34
B. TINDAK LANJUT ................................................................ 35
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................... 36
KUNCI JAWABAN ........................................................................... 37
iii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Sanksi Administratif dalam Undang-undang Kearsipan ...... 15

Tabel 2. Sanksi Pidana dalam Undang-undang Kearsipan .............. 24
iv

Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan memilih
salah satu materi yang menurut anda mudah dipahami namun untuk
pelatihan ini wajib menyelesaikan pembelajaran dalam modul secara
keseluruhan karena masing-masing saling berkaitan.
belajar yang akan didapatkan oleh peserta setelah mengikuti
Fasilitator.
v
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda telah menyelesaikan 6 (enam) dari 8 (delapan) modul dalam Paket
Modul Pelatihan E-Office dan Tata Kelola Arsip. Modul ”Penilaian dan
Pengawasan Kearsipan” ini merupakan modul ke 7 (tujuh) yang akan Anda
pelajari.
REALITAS
Tata Kelola Arsip Provinsi Jateng Terbaik se-Indonesia
KOMPAS.com - Pengawasan kearsipan dan perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
(Jateng) mendapat penghargaan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ARSIP
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA). Capaian itu diperoleh usai Jateng menjadi
provinsi terbaik di Indonesia dalam pengawasan kearsipan, mengungguli Jawa
Barat di urutan kedua dan Daerah Istimewa Yogyakarta di urutan ketiga.
Penghargaan tersebut diberikan oleh ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
pada Rapat Koordinasi Evaluasi Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2019 di
Padang, Sumatera Barat, Rabu (27/2/2019). Adapun pengawasan pengarsipan
yang dimaksud meliputi kelayakan dan mutu penyelenggaraan kearsipan oleh unit
kearsipan, lembaga kearsipan, lembaga penyelenggara jasa dan diklat kearsipan
sesuai prinsip. Lalu juga pengawasan yang mempunyai standar dan kaidah
kearsipan yang ditetapkan dalam Keputusan dan Sertifikat Akreditasi Kearsipan
oleh Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jateng, Prijo Anggoro
mengatakan, penghargaan tersebut merupakan wujud kerja keras semua pihak di
Jawa Tengah. "Tentu ini sangat membanggakan bagi Jawa Tengah karena Jateng
menjadi terbaik nasional. Ini akan lebih memotivasi kami dalam menata arsip
karena ternyata arsip ini sangat penting dan menjadi salah satu faktor suksesnya
pembangunan," kata dia. Diraihnya predikat tersebut, lanjut Prijo, tidak lepas dari
inovasi yang dilakukan. Selain fokus pada kearsipan SMA dan SMK,
pihaknya juga fokus dalam menata arsip-arsip dari instansi terkait, khususnya
Organisasi Perangkat Daerah (OPD). "Kami juga memberikan pendampingan dan
pembinaan di seluruh kabupaten dan kota untuk pengawasan kearsipan ini.
Kebutuhan sarana prasarana penunjang serta sumber daya manusia juga kami
tingaktkan," tegasnya.
...
Sumber: Kompas.com - Editor : Mikhael Gewati, 28/02/2019.
MODUL 7 PENGAWASAN KEARSIPAN 1

A. LATAR BELAKANG
Secara umum pengawasan ialah suatu proses untuk
menegaskan bahwa seluruh aktifitas yang terselenggara telah
sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Selain itu ada juga yang menyebutkan bahwa pengawasan
adalah usaha yang disusun secara sistematis untuk menentukan
acuan kerja pada proses perencanaan sistem feedback
informasi, mengkonfirmasi hasil kerja dengan acuan kerja yang
telah dibuat serta menganalisis terjadinya penyimpanan dan
mengambil langkah perbaikan yang dibutuhkan untuk menjamin
penggunaan sumber daya organisasi/perusahaan secara efektif
dan efisien dalam rangka untuk mencapai tujuan suatu
organisasi/perusahaan.
Kearsipan dikatakan sebagai proses kegiatan yang
berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai
bentuk media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengolahan
informasi dan penggunaan, pengaturan, penyimpanan,
pelayanan, publikasi, pemeliharaan dan penyusutan sampai
dengan proses pelestariannya dan kegiatan pembinaannya.
Mata pelatihan ini mempelajari tentang nilai hasil
pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan ruang lingkup
pengawasan kearsipan.
C. MANFAAT MODUL

memahami penilaian dan pengawasan kearsipan dengan

benar.

Fasilitator.

D. HASIL BELAJAR
peserta dapat menjelaskan nilai hasil pengawasan
penyelenggaraan kearsipan dan ruang lingkup pengawasan
kearsipan.
Setelah mempelajari modul pelatihan ini peserta diharapkan
dapat memahami dan mampu menerapkan penilaian dan
pengawasan kearsipan dengan pemahaman tentang dasar
hukum penilaian arsip, tujuan penilaian, tahap-tahap penilaian,
dan nilai hasil pengawasan. Selain itu peserta pelatihan
diharapkan mampu memahami pengawasan atas pelaksanaan
penyelenggara kearsipan berupa pengawasan eksternal dan
internal, pengawasan atas penegakan peraturan perundang-

undangan di bidang kearsipan, pemebentukan tim pengawas

kearsipan, dan prosedur pengawas kearsipan.
modul ini terdiri dari:
1. Konsep dasar pengawasan
a. Pengertian pengawasan kearsipan
b. Dasar hukum pengawasan kearsipan
c. Aspek pengawasan kearsipan
d. Nilai hasil pengawasan
2. Pelaksanaan pengawas kearsipan
a. Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggara
Kearsipan
1) Pengawasan kearsipan eksternal
2) Pengawasan kearsipan internal
b. Pengawasan atas penegakan peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan
c. Pembentukan tim pengawas kearsipan
d. Prosedur pengawasan kearsipan
Menit.

BAB II
KONSEP DASAR PENGAWASAN

Setelah mempelajari mata pelatihan ini, peserta dapat menjelasakan nilai hasil
pengawasn penyelenggaran kearsipan.
Masa depan adalah milik mereka yang menyiapkan hari ini
A. PENGERTIAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Pengawasan merupakan proses suatu usaha sistematis
oleh manajemen untuk membandingkan kinerja standar,
rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk
menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan
untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk
melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif
dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan. Pengawasan
menurut para ahli:
1. George R. Tery (2006: 395) mengartikan pengawasan
sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan,
maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu,
menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil
pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Kertonegoro (1998: 163) menyatakan pengawasan itu
adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh
kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
perencanaannya.
3. Siagian (1990: 107) menyebutkan bahwa yang dimaksud
dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada

pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin

agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
Dalam pelaksanaanya pengawasan memiliki fungsi.
Menurut Ernie dan Saefulah (2005: 12), fungsi pengawasan
adalah :
1. Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta
target sesuai dengan indikator yang di tetapkan;
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas
penyimpangan yang mungkin ditemukan;
3. Melakukan berbagai alternatife solusi atas berbagai
masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan
perusahaan.
Menurut Maringan (2004: 62), fungsi pengawasan adalah :
1. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang
diserahi tugas dan wewenang dalam melaksanakan
pekerjaan;
2. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan;
3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan,
penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi
kerugian yang tidak diinginkan.
Dalam Undang-Undang 43 Tahun 2009 disebutkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin
terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal,
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan,

keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan arsip nasional,

serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Demi mewujudkan tujuan tersebut, maka perlu adanya
pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan
prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin pencipta
arsip menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan
kearsipan. Tanggung jawab pengawasan kearsipan merupakan
tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam
menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan
dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan
dilakukan melalui pengawasan atas pelaksanaan
penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan. Pengawasan
terhadap penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan audit
kearsipan dan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan tahun sebelumnya.
B. DASAR HUKUM PENGAWASAN KEARSIPAN

Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan berpedoman
pada peraturan perundang-undangan. Dasar Hukum
Pengawasan Kearsipan:
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
Nomor 5071)

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor
1547)
4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan
5. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan
C. ASPEK PENGAWASAN KEARSIPAN

Ruang lingkup kegiatan pengawasan kearsipan meliputi
beberapa aspek :
1. Aspek kebijakan;
2. Aspek pembinaan;
3. Aspek pengelolaan arsip inaktif
4. Aspek pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan
arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan
penyusutan arsip; dan
5. Aspek sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya
manusia kearsipan, organisasi kearsipan, prasarana dan
sarana serta pendanaan.

D. NILAI HASIL PENGAWASAN

Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan, nilai hasil
Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai Pengawasan
Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan internal.
Ketentuan nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagai berikut:
1. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60%
(enam puluh persen).
2. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki bobot 40%
(empat puluh persen);
Penilaian hasil monitoring didasarkan pada pelaksanaan
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan
sebelumnya. Dengan demikian akan terlihat perkembangan nilai
kearsipan untuk setiap tahunnya. Berikut adalah nilai hasil
pengawasan penyelenggaraan kearsipan pada objek
pengawasan:
1. nilai > 90 – 100 (lebih dari sembilan puluh sampai dengan
seratus) dengan kategori AA (sangat memuaskan);
2. nilai > 80 – 90 (lebih dari delapan puluh sampai dengan
sembilan puluh) dengan kategori A (memuaskan);
3. nilai > 70 – 80 (lebih dari tujuh puluh sampai dengan
delapan puluh) dengan kategori BB (sangat baik);
4. nilai > 60 – 70 (lebih dari enam puluh sampai dengan tujuh
puluh) dengan kategori B (baik);
5. nilai > 50 - 60 (lebih dari lima puluh sampai dengan enam
puluh) dengan kategori CC (cukup); dan
6. nilai > 30 – 50 (lebih dari tiga puluh sampai dengan lima
puluh) dengan kategori C (kurang); dan

7. nilai 0 - 30 (nol sampai dengan tiga puluh) dengan kategori

D (sangat kurang).
E. RANGKUMAN MATERI
Demi mewujudkan penyelenggaraan arsip yang sesuai
peraturan perundang-undangan dan memastikan pencipta arsip
melaksanakan tugasnya dengan baik, perlu diadakannya
pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan
melalui pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di
bidang kearsipan. Pengawasan terhadap penyelenggaraan
kearsipan dilakukan dengan audit kearsipan dan monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan tahun sebelumnya.
Ruang lingkup kegiatan pengawasan kearsipan meliputi
beberapa aspek yaitu: aspek kebijakan, aspek pembinaan, aspek
pengelolaan arsip inaktif, aspek pengelolaan arsip dinamis, dan
aspek sumber daya kearsipan.
Penilaian hasil monitoring didasarkan pada pelaksanaan
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan
sebelumnya. Dengan demikian akan terlihat perkembangan nilai
kearsipan untuk setiap tahunnya.
F. LATIHAN
1. Tanggung jawab pengawasan kearsipan merupakan
tanggung jawab ….
a. Arsip Nasional Republik Indonesia
b. Unit kearsipan
c. Unit pengolah

d. Lembaga kearsipan
e. Inspektorat Jenderal
2. Pengawasan arsip adalah ...
a. menilai pencipta arsip menyelenggarakan kearsipan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu
dilaksanakan pengawasan kearsipan
b. kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip,
kaidah dan standar kearsipan dengan
penyelenggaraan kearsipan
c. merupakan suatu proses aktivitas yang sangat
mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer
untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi
d. proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya
semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya
e. kegiatan membuat susunan program monitoring
terhadap kinerja penelola arsip
3. Ruang lingkup kegiatan pengawasan kearsipan meliputi
beberapa aspek berikut ini, kecuali …
a. aspek kebijakan
b. aspek pembinaan
c. aspek pengelolaan arsip aktif
d. aspek pengelolaan arsip dinamis
e. aspek sumber daya kearsipan

4. Salah satu dasar hukum pengawasan arsip adalah…

a. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan
b. Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang
Kearsipan
c. Undang-undang nomor 45 tahun 2009 tentang
Kearsipan
d. Undang-undang nomor 46 tahun 2009 tentang
Kearsipan
e. Undang-undang nomor 47 tahun 2009 tentang
Kearsipan
5. Nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot ...
a. 20%
b. 30%
c. 40%
d. 50%
e. 60%

BAB III
PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Setelah mempelajari mata pelatihan ini, peserta dapat menjelaskan ruang
lingkup pengawasan kearsipan.
"Tak ada jalan pintas ke tempat yang layak dituju." (Beverly Sills)
A. PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN

PENYELENGGARA KEARSIPAN
Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan
Kearsipan terdiri atas:
1. Pengawasan Kearsipan eksternal
Pengawasan sistem kearsipan eksternal dilaksanakan oleh:
a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap:
1) Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan
Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah,
Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Komisi
Yudisial, Bank Indonesia, kementerian, badan,
lembaga, TNI/POLRI, komisi, dan Badan Usaha
Usaha Milik Negara;
2) Pemerintahan daerah provinsi; dan
3) Perguruan Tinggi Negeri.
b. Pemerintahan Daerah provinsi terhadap:
1) Pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
2) Badan Usaha Milik Daerah tingkat provinsi; dan
c. Pemerintahan daerah kabupaten/kota terhadap Badan
Usaha Milik Daerah tingkat kabupaten/kota dan
BUMDes.

2. Pengawasan Kearsipan Internal

Pengawasan Kearsipan internal menjadi tanggung
jawab Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan
Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Mahkamah Agung,
Mahkamah Konstitusi, Komisi Yudisial, Bank Indonesia,
kementerian, badan, lembaga, TNI/POLRI, komisi, Badan
Usaha Usaha Milik Negara/ Badan Usaha Usaha Milik
Daerah, Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota
dan Perguruan Tinggi Negeri pada tiap wilayah
kewenangannya.
Pengawasan Kearsipan internal dilakukan oleh:
a. Unit Kearsipan I pada sekretariat lembaga negara
terhadap:
1) Seluruh Unit Pengolah setingkat eselon II pada tiap
lembaga negara sesuai wilayah kewenangannya;
2) Unit Kearsipan II pada tiap lembaga negara yang
memiliki unit kearsipan berjenjang.
b. Unit Kearsipan II terhadap Unit Kearsipan III dan Unit
Pengolah di Lingkungan Unit Kearsipan III serta Unit
Kearsipan dan Unit Pengolah jenjang berikutnya sesuai
wilayah kewenangannya;
c. Unit Kearsipan I pada Pemerintahan Daerah provinsi,
kabupaten/kota terhadap seluruh perangkat daerah pada
Pemerintahan Daerah provinsi, kabupaten/kota sesuai
wilayah kewenangannya;
d. Unit kearsipan I pada perguruan tinggi negeri terhadap unit
pengolah dan unit kearsipan satuan kerja pada rektorat,

fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain

di lingkungan perguruan tinggi negeri.
B. PENGAWASAN ATAS PENEGAKAN PERATURAN

PERUNDANGUNDANGAN DI BIDANG KEARSIPAN
Dalam rangka penegakan peraturan perundang-undangan,
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atau Gubernur dapat
merekomendasikan penerapan sanksi terhadap Objek
Pengawasan sesuai kewenangannya berdasarkan ketentuan
Dalam hal rekomendasi yang mengandung unsur
pelanggaran administrasi tidak ditindaklanjuti, kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia atau Gubernur dapat
merekomendasikan penjatuhan sanksi administratif kepada
atasan yang bersangkutan sesuai ketentuan peraturan
perundangundangan tentang Kearsipan.
Apabila dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan
ditemukan adanya dugaan tindak pidana, Arsip Nasional
Republik Indonesia dapat merekomendasikan kepada Aparat
Penegak Hukum untuk melakukan proses penerapan sanksi
pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
tentang Kearsipan.
Tabel 1. Sanksi Administratif dalam Undang-undang Kearsipan

No. Ketentuan Sanksi
1. 48 Lembaga negara, Jika pejabat dan/atau
(1) pemerintahan pelaksana tidak
daerah, perguruan tinggi melaksanakan atau
negeri, melanggar dapat

serta BUMN dan/atau dikenakan sanksi

BUMD berdasarkan Pasal 78
wajib memiliki JRA. UU 43 Tahun 2009:
1. Sanksi administratif
berupa teguran
tertulis.
2. Apabila selama 6 (enam)
bulan tidak
melakukan perbaikan,
pejabat
dan/atau pelaksana dikenai
sanksi
administratif berupa
penundaan
kenaikan gaji berkala untuk
paling
lama 1 (satu) tahun
bulan
berikutnya tidak melakukan
perbaikan, pejabat
dan/atau
pelaksana dikenai sanksi
penundaaan
kenaikan pangkat untuk
paling lama
1 (satu) tahun.

2. 56(1) Lembaga negara, Pejabat dan/atau

pemerintahan pelaksana yang tidak
daerah, perguruan tinggi melaksanakan atau
negeri, melanggar dapat
serta BUMN dan/atau dikenakan sanksi
BUMD berdasarkan Pasal 79
wajib membuat UU 43 Tahun 2009:
program 1. sanksi administratif
arsip vital. berupa teguran
tertulis.
bulan tidak
pejabat
sanksi
penurunan gaji
sebesar satu kali kenaikan
gaji
berkala untuk paling lama 1
(satu)
tahun.
bulan
perbaikan, pejabat
dan/atau


penurunan
pangkat pada pangkat yang
setingkat
lebih rendah untuk paling
lama 1
(satu) tahun.
3. 40 Untuk mendukung Pejabat, pimpinan instansi
(4) pengelolaan dan/atau
arsip dinamis pelaksana yang melanggar
yang efektif dan efisien ketentuan
pencipta dapat dikenakan sanksi
arsip membuat berdasarkan
tata naskah dinas, Pasal 80 UU 43 Tahun
klasifikasi 2009:
arsip, jadwal 1. Sanksi administratif
retensi arsip, serta berupa teguran
sistem tertulis.
klasifikasi keamanan 2. Apabila selama 6 (enam)
dan akses arsip. bulan tidak
pejabat,
pimpinan instansi dan/atau
penurunan


setingkat
lama 1
(satu) tahun.
bulan
perbaikan, pejabat,
pimpinan instansi
sanksi
pembebasan
dari jabatan.
4. 42 Pencipta arsip wajib Pejabat, pimpinan instansi
(1) menyediakan arsip dan/atau
dinamis bagi pelaksana yang melanggar
kepentingan pengguna ketentuan
arsip yang berhak. dapat dikenakan sanksi
berdasarkan
Pasal 80 UU 43 Tahun
2009:
1. Sanksi administratif
berupa teguran
tertulis.
bulan tidak

pejabat,
penurunan
setingkat
lama 1
(satu) tahun.
bulan
perbaikan, pejabat,
pimpinan instansi
sanksi
pembebasan
dari jabatan.
5. 43 Pejabat yang Pejabat, pimpinan instansi
(1) bertanggung jawab dan/atau
dalam kegiatan pelaksana yang melanggar
kependudukan, ketentuan
kewilayahan, kepulauan, dapat dikenakan sanksi
perbatasan, perjanjian berdasarkan

internasional, kontrak Pasal 80 UU 43 Tahun

karya, dan 2009:
masalah pemerintahan 1. Sanksi administratif
yang berupa teguran
strategis sebagaimana tertulis.
dimaksud 2. Apabila selama 6 (enam)
dalam Pasal 34 ayat (2) bulan tidak
wajib melakukan perbaikan,
memberkaskan dan pejabat,
melaporkan arsipnya pimpinan instansi dan/atau
kepada pelaksana dikenai sanksi
Arsip Nasional administratif
Republik Indonesia. berupa penurunan pangkat
pada
pangkat yang setingkat
lebih rendah
untuk paling lama 1 (satu)
tahun.
bulan
perbaikan, pejabat,
pimpinan instansi
sanksi
pembebasan dari
jabatan.

6. 43 Pemberkasan dan Pejabat, pimpinan instansi

(2) pelaporan dan/atau
sebagaimana dimaksud pelaksana yang melanggar
pada ayat ketentuan
(1) wajib dilakukan dapat dikenakan sanksi
paling berdasarkan
lama 1 (satu) tahun Pasal 80 UU 43 Tahun
sejak 2009:
terjadinya kegiatan. 1. Sanksi administratif
berupa teguran
tertulis.
bulan tidak
pejabat,
administratif
berupa penurunan pangkat
pada
pangkat yang setingkat
lebih rendah
untuk paling lama 1 (satu)
tahun.
bulan

perbaikan, pejabat,
pimpinan instansi
sanksi
pembebasan dari
jabatan.
7. 43 Arsip yang tercipta pada Pejabat, pimpinan instansi
(3) lembaga dan/atau
negara, pemerintahan pelaksana yang melanggar
daerah, dan ketentuan
perguruan tinggi negeri dapat dikenakan sanksi
yang berdasarkan Pasal
berkaitan dengan 80 UU 43 Tahun 2009:
kegiatan 1. Sanksi administratif
sebagaimana dimaksud berupa teguran
dalam Pasal tertulis.
34 ayat (2) wajib 2. Apabila selama 6 (enam)
diserahkan bulan tidak
kepada Arsip Nasional melakukan perbaikan,
Republik Indonesia pejabat,
dalam bentuk pimpinan instansi dan/atau
salinan autentik dari pelaksana
naskah dikenai sanksi administratif
asli paling lama 1 (satu) berupa
tahun penurunan pangkat pada
setelah dilakukan pangkat yang
pelaporan

kepada Arsip Nasional setingkat lebih rendah

Republik Indonesia. untuk paling
lama 1 (satu) tahun.
bulan
perbaikan,
pejabat, pimpinan instansi
dan/atau
administratif
berupa pembebasan dari
jabatan.
Tabel 2. Sanksi Pidana dalam Undang-undang Kearsipan

No. Ketentuan Sanksi
1. 33 Setiap orang yang Pasal 81:
dengan sengaja Pidana penjara paling lama
menguasai/memiliki 5 (lima)
arsip negara untuk tahun atau denda paling
kepentingan sendiri banyak
atau orang lain yang Rp.250.000.000,00
tidak berhak
(1) dengan Pidana penjara paling lama
sengaja menyediakan 3 (tiga)
arsip tahun atau denda paling
banyak

dinamis kepada Rp.125.000.000,00

pengguna
arsip yang tidak berhak

(3) dengan Pidana penjara paling lama
sengaja tidak menjaga 1 (satu)
keutuhan, kemananan tahun atau denda paling
dan banyak
keselamatan arsip Rp.25.000.000,00
negara
yang terjaga untuk
kepentingan negara
4. 43 Pejabat yang dengan Pasal 84:

(1) sengaja Pidana penjara paling lama
tidak melaksanakan 10
pemberkasan arsip (sepuluh) tahun dan denda
terjaga paling
banyak Rp.500.000.000,00
5. 44 Setiap orang yang Pasal 85: Pidana penjara
(2) dengan sengaja tidak paling lama 5 (lima) tahun
menjaga kerahasiaan atau denda paling banyak
arsip tertutup Rp.250.000.000,00
(1) dengan sengaja paling lama 3 (tiga) tahun
menyediakan arsip atau denda paling banyak
dinamis kepada Rp.125.000.000,00

pengguna arsip yang

tidak berhak
(3) dengan sengaja tidak paling lama 1 (satu) tahun
menjaga keutuhan, atau denda paling banyak
kemananan dan Rp.25.000.000,00
keselamatan arsip
negara yang terjaga
untuk kepentingan
negara
8. 43 Pejabat yang dengan Pasal 84: Pidana penjara
(1) sengaja tidak paling lama 10 (sepuluh)
melaksanakan tahun dan denda paling
pemberkasan arsip banyak Rp.500.000.000,00
terjaga
(2) dengan sengaja tidak paling lama 5 (lima) tahun
menjaga kerahasiaan atau denda paling banyak
arsip tertutup Rp.250.000.000,00
10. 51 Setiap orang yang Pasal 86: Pidana Penjara
(2) dengan sengaja paling lama 10 (sepuluh)
memusnahkan arsip di tahun dan denda paling
luar prosedur yang banyak Rp.500.000.000,00
benar
memperjualbelikan paling lama 10 (sepuluh)
atau menyerahkan

arsip yang memiliki tahun dan denda paling

nilai guna kesejarahan banyak Rp.500.000.000,00
kepada pihak lain di
luar yang telah
ditentukan
12. 58 Pihak ketiga yang tidak Pasal 88: Pidana penjara
(3) menyerahkan arsip yang paling lama 5 (lima) tahun
tercipta dari kegiatan atau denda paling banyak
yang dibiayai dengan Rp.250.000.000,00
anggaran negara
C. PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS KEARSIPAN

Tim Pengawas Kearsipan bekerja sama dengan lembaga
atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai
dengan wilayah kewenangannya. Dalam penyelenggaraan
Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan harus
memiliki kompetensi Pengawasan Kearsipan. Untuk memenuhi
kompetensi Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan
harus mengikuti bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan
Pengawasan Kearsipan. Bimbingan teknis atau pendidikan dan
pelatihan Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia, lembaga negara, pemerintahan
daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan Badan Usaha Milik
Negara/ Badan Usaha Milik Daerah dapat melaksanakan
bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan Pengawasan
Kearsipan setelah berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Tim Pengawas Kearsipan terdiri atas:

1. Tim Pengawas Kearsipan eksternal;

2. Tim Pengawas Kearsipan internal; dan
3. Tim Pengawas Kearsipan Independen.
Struktur Tim Pengawas Kearsipan terdiri atas:

1. pengarah;
2. penanggungjawab;
3. ketua tim;
4. anggota.
D. PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN
Kegiatan Pengawasan Kearsipan dilakukan sesuai dengan
prosedur Pengawasan Kearsipan. Prosedur Pengawasan
Kearsipan dilakukan melalui kegiatan:
2. Perencanaan Program;
Perencanaan pengawasan penyelenggaraan
kearsipan secara nasional disusun oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dengan melibatkan Pencipta Arsip dan
Lembaga Kearsipan yang disusun dalam program kerja
Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan
(PKPKT) yang meliputi:
a. Jadwal waktu pelaksanaan;
b. Objek pengawasan;
c. Prioritas;
d. Anggaran;
e. Jenis dan metode pengawasan; dan
f. Langkah kerja.
3. Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Berupa Audit
Kearsipan;

Kegiatan audit kearsipan diawali dengan penyusunan

rencana kerja audit. Penyusunan rencana kerja audit dilakukan
oleh Tim Pengawas Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
Instrumen yang digunakan dalam pelaksanaan Audit
Kearsipan:
a. Formulir audit kearsipan
b. Wawancara
c. Verifikasi lapangan
Audit kearsipan bertujuan untuk mengidentifikasi masalah,
analisis, dan evaluasi bukti di setiap instansi untuk menilai
kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan
keandalan dalam penyelengaraan kearsipan
4. Pelaporan
Penyusunan laporan hasil Pengawasan Kearsipan
harus memenuhi asas penyusunan laporan yang baik yang
meliputi tepat waktu, lengkap, akurat, objektif, jelas, dan
ringkas.
Dalam kegiatan Pengawasan Kearsipan
menghasilkan 4 (empat) jenis laporan yang terdiri atas:
a. LAKE;
Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) adalah
laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit
sistem kearsipan eksternal dan/atau laporan hasil
audit penyelamatan Arsip Statis pada pencipta arsip
dan lembaga kearsipan.
b. LAKI;
Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) adalah
laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip
berdasarkan hasil audit sistem kearsipan internal

dan/atau laporan hasil audit pengelolaan arsip aktif

yang dilaksanakan di lingkungannya.
c. LHM;
Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Kearsipan (LHM) adalah laporan yang
disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan atas hasil
kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan.
d. LHPKN.
Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional
(LHPKN) adalah laporan tahunan yang disusun oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
berdasarkan hasil pengawasan kearsipan yang
menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan
secara nasional.
5. Monitoring Hasil Pengawasan Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia, Pemerintahan
Daerah provinsi, Pemerintahan Daerah kabupaten/kota,
Badan Usaha Milik Negara/ Badan Usaha Milik Daerah, dan
perguruan tinggi negeri sesuai dengan kewenangannya
melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut
hasil Pengawasan Kearsipan. Kegiatan monitoring
dilaksanakan untuk mengukur tingkat perkembangan dan
status tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan pada
Objek Pengawasan. Kegiatan monitoring dilaksanakan
setelah dilakukan kegiatan Audit Kearsipan. Pelaksanaan
kegiatan monitoring merupakan tindak lanjut hasil
Pengawasan Kearsipan menggunakan instrumen
monitoring kearsipan.

Pelaksanaan kegiatan monitoring dapat dilakukan

melalui:
a. monitoring aktif
Monitoring aktif dilaksanakan melalui pengamatan
langsung (visitasi) pada Objek Pengawasan.
b. monitoring pasif.
Monitoring pasif dilaksanakan melalui verifikasi bukti
yang disampaikan atau wawancara Objek
Pengawasan.
E. RANGKUMAN MATERI
Dalam pelaksanaannya pengawasan kearsipan memiliki
cakupan ruang lingkupan. Ruang lingkup Pengawasan Kearsipan
terdiri atas, pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan, pengawasan atas penegakan peraturan
perundangundangan di bidang kearsipa, pembentukan tim
pengawas kearsipan; dan prosedur pengawasan kearsipan.
Dalam rangka penegakan peraturan perundang-undangan,
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atau Gubernur dapat
merekomendasikan penerapan sanksi terhadap Objek
Pengawasan sesuai kewenangannya berdasarkan ketentuan
Tim Pengawas Kearsipan bekerja sama dengan lembaga
atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai
dengan wilayah kewenangannya. Dalam penyelenggaraan
Pengawasan Kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan harus
memiliki kompetensi Pengawasan Kearsipan. Kegiatan
Pengawasan Kearsipan dilakukan sesuai dengan prosedur
Pengawasan Kearsipan. Prosedur Pengawasan Kearsipan
dilakukan melalui kegiatan berikut: perencanaan program,

pelaksanaan pengawasan kearsipan berupa Audit Kearsipan,

pelaporan, monitoring hasil pengawasan kearsipan.
F. LATIHAN
1. Pemerintah Daerah Provinsi melaksanakan pengawasan
sistem kearsipan eksternal kepada siapa?
a. Lembaga Pemerintah Daerah Provinsi
b. Komisi Yudisial
c. Perguruan Tinggi
d. Arsip Nasional Republik Indonesia
e. Pemerintah daerah kabupaten/kota
2. Apa sanksi pidana bagi setiap orang yang dengan sengaja
tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup?
a. Pidana penjara paling lama 2 (dua) tahun
b. Pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun
c. Pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun
d. Pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun
e. Pidana penjara paling lama 6 (lima) tahun
3. Siapa menjadi koordinator dalam pelaksanaan bimbingan
teknis atau pendidikan dan pelatihan kearsipan bagi tim
pengawas kearsipan?
a. Badan Usaha Milik Daerah
b. Perguruan tinggi negeri
c. Badan Usaha Milik Negara
d. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
e. Arsip Nasional Republik Indonesia

4. Dibawah ini siapa saja yang menjadi tim pengawas

kearsipan?
a. Tim pengawas eksternal
b. Tim pengawas independen
c. Tim pengawas internal
d. Tim pengawas sekunder
e. Tim pengawas primer
5. Apa saja prosedur kegiatan pengawasan kearsipan?
a. Perencanaan, pelaksanaan, pencatatan, dan
monitoring
b. Perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan
c. Perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pelaporan
d. Perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan monitoring
e. Perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan monitoring

BAB IV
PENUTUP
“Pendidikan adalah senjata paling mematikan di dunia, karena dengan

pendidikan, Anda dapat mengubah dunia." (Nelson Mandela)
A. KESIMPULAN
Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam
menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan
dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan
dilakukan melalui pengawasan atas pelaksanaan
penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan. Pengawasan
kearsipan dilakukan untuk mewujudkan penyelenggaraan arsip
yang sesuai peraturan perundang-undangan dan memastikan
pencipta arsip melaksanakan tugasnya dengan baik. Dalam
pelaksanaanya, pengawasan kearsipan berpedoman pada
perundang-undangan. Dalam pelaksanaannya pengawasan
kearsipan mencakup:
1. pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan

kearsipan;
2. pengawasan atas penegakan peraturan
perundangundangan di bidang kearsipan;
3. pembentukan tim pengawas kearsipan; dan
4. prosedur pengawasan kearsipan.

B. TINDAK LANJUT
melalui pembelajaran dengan Modul V ini, memberikan bekal
menerus dilakukan.
Sebagai tindak lanjut dari pembelajaran modul Penguatan
Pengawasan, maka:
modul sebagai alat kelengkapan menyelenggarakan
pelatihan bagi Pusat Pengembangan Sumber Daya
Manusia dan pengendalian pelaksanaan pelatihan serta
untuk penyempurnaan modul pelatihan berikutnya agar
lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA
Erni TrisKurniawan, Sule dan Saefullah, 2005. Pengantar Manajemen,

Jakarta. Prenada Media Jakarta.
Maringan, M, Simbolon. 2004. Dasar-Dasar Administrasi dan
Manajemen. Jakarta:Ghalia Indonesia
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun
2019 tentang Pengawasan Kearsipan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
R.Terry, George. Prinsip- Prinsip Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara,
2006)
Siagian, Sondang P. 1990. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta:PT Bumi Aksara.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

KUNCI JAWABAN
BAB II
1. A
2. B
3. C
4. A
5. E
BAB III
1. E
2. D
3. E
4. B
5. E



Edisi Tahun 2020

Telp. (021) 8674586

Dokumen Elektronik

Penulis
Dr. Endah Kumala Dewi
Editor:
JAKARTA - KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN

PERTANAHAN NASIONAL - 2020
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas tersusunnya Modul
yang menjadi pegangan bagi peserta Pelatihan E-office dan Tata
Kelola Arsip. Modul ini dapat terselesaikan karena kerjasama Tim
Untuk itu dalam kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih dan
penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:
Nasional;
2. Biro Umum dan Layanan Pengadaan Kementerian Agraria Dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
Berkelanjutan Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/Badan
Modul ini.
Akhir kata, semoga Modul ini dapat memberikan manfaat bagi peserta
Pelatihan E-office dan Tata Kelola Arsip. Kritik dan saran dengan
senang hati akan diterima untuk perbaikan modul ini.
Bogor, Juli 2020

Kepala Pusat Pengembangan Sumber
Daya Manusia

NIP. 19700129 199703 1 004
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................iii
DAFTAR TABEL ................................................................................ v
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................... vi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG .............................................................. 2
B. DESKRIPSI SINGKAT .......................................................... 2
C. MANFAAT MODUL ............................................................... 3
D. HASIL BELAJAR................................................................... 3
E. INDIKATOR HASIL BELAJAR .............................................. 3
F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK ...................... 4
BAB II PERUBAHAN PERILAKU DIGITAL ....................................... 6
A. ASN DI ERA DISRUPSI ........................................................ 6
B. REGULASI TENTANG INFORMASI DAN TRANSAKSI

ELEKTRONIK YANG MENDUKUNG PENERAPAN DOKUMEN
ELEKTRONIK ................................................................................ 8
C. KEUNGGULAN DAN KEMUDAHAN PENERAPAN

DOKUMEN ELEKTRONIK ........................................................... 10
D. RANGKUMAN .................................................................... 11
E. LATIHAN............................................................................. 12
BAB III PEMBENTUKAN DOKUMEN ELEKTRONIK ...................... 15
iii
A. JENIS DOKUMEN ELEKTRONIK ....................................... 17
B. PROSES PEMBENTUKAN DOKUMEN ELEKTRONIK ...... 18
C. BENTUK-BENTUK PENGESAHAN DOKUMEN

ELEKTRONIK .............................................................................. 20
D. VALIDASI DOKUMEN ELEKTRONIK ................................. 21
F. LATIHAN............................................................................. 27
BAB IV TATA KELOLA DOKUMEN ELEKTRONIK ......................... 31
A. KLASIFIKASI DOKUMEN ................................................... 31
B. METADATA DOKUMEN ..................................................... 34
C. INTEGRASI DATABASE..................................................... 37
D. DOKUMEN PERTANAHAN ................................................ 40
E. DOKUMEN ELEKTRONIK PERTANAHAN ......................... 43
F. RANGKUMAN MATERI ...................................................... 48
G. LATIHAN............................................................................. 48
BAB V PENUTUP ............................................................................ 52
A. KESIMPULAN ..................................................................... 52
B. TINDAK LANJUT ................................................................ 52
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................... 54
KUNCI JAWABAN ........................................................................... 56
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Keuntungan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ......... 10
v
Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan memilih

salah satu materi yang menurut anda mudah dipahami namun untuk
pelatihan ini wajib menyelesaikan pembelajaran dalam modul secara
keseluruhan karena masing-masing saling berkaitan.
belajar yang akan didapatkan oleh peserta setelah mengikuti
Fasilitator.
vi
BAB I
PENDAHULUAN
..::SELAMAT::..
Anda telah menyelesaikan 7 (tujuh) dari 8 (delapan) modul dalam Paket
Modul E –Office dan Tata Kelola Arsip. Modul ”Dokumen Elektronik” ini
merupakan modul terakhir yang akan Anda pelajari. Oleh sebab itu, peserta
diharapkan benar-benar mampu memahami materi pada mata pelatihan ini.
REALITAS
Kurangi Sengketa Tanah Lewat Digitalisasi Arsip
Liputan6.com, Jakarta Pemerintah akan melakukan digitalisasi untuk kurangi
masalah sengketa tanah di Kota Balikpapan. Seiring marak terjadinya sengketa
tanah yanng dimenangkan oleh ahli waris karena tidak lengkapnya data arsip yang
dimiliki. Solusinya pemerintah membuat arsip berbasis digital.
Penataan arsip secara terukur diharapkan dapat menjadi salah satu solusi
menghadapi persengketaan tanah di Balikpapan. Sekretaris daerah kota
Balikpapan Syaid Fadly pun tak memungkiri bahwa sengketa sejumlah tanah di
Balikpapan dimenangkan oleh ahli waris. Hal ini karena tidak lengkapnya data
arsip mengenai tanah di kota minyak.
"Oleh karena itu, arsip tidak lengkap, kita sering kalah jika ada sengketa
tanah sehingga di era sekarang pedulilah dengan arsip. Dengan adanya arsip
selama dirawat, tidak akan hilang. Melalui arsip digital ini juga memudahkan kita
dalam mencari arsip daerah," ungkapnya Rabu (11/12/2019).
Menurutnya pada era digital, arsip adalah barang yang sangat mahal. Bisa
dikatakan lebih mahal daripada minyak dan batubara. Dengan arsip yang
tersimpan rapi, turut memudahkan masyarakat mengetahui sejarah Balikpapan,
baik dari sejarah berdirinya kota, sejarah sistem pemerintahan, dan lain
sebagainya.
Sekarang ini sudah ada arsip berbasis digital atau disebut e-Arsip (elektronik
arsip). Menjadi suatu langkah dari pemerintah untuk menunjukkan bangkitnya
kesadaran pemerintah kota (pemkot) dalam tertib administrasi dan menyimpan
catatan sejarah Kota Balikpapan secara rapi dari segala aspek.
Sebelum meluncurkan digitalisasi arsip sejak dua tahun lalu, pemerintah kota
mencoba memunculkan aplikasi e-office. Memiliki kemudahan dalam surat
menyurat disposisi kepada daerah dan kepala OPD dimanapun berada.
.....
Sumber: Liputan6.com – Wahyu Ardianto, 13 Desember 2019
MODUL 8 DOKUMEN ELEKTRONIK 1

A. LATAR BELAKANG
Pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan
mudahnya akses ke perangkat mobile dinilai memberikan
pengaruh kepada cara untuk bekerja. Ruang untuk melalukan
pekerjaan tidak melulu harus dilakukan di kantor, tapi juga dapat
dilakukan dimanapun dan kapanpun melalui perangkat mobile
ataupun aplikasi berbasis cloud. Pekerjaan terkait tata naskah
dan/atau kearsipan juga turut ikut serta dalam perkembangan
perilaku digital dengan menggunakan teknologi untuk
menyelesaikan pekerjaan.
Dalam pekerjaan terkait dengan tata naskah dan/atau
kearsipan perubahan perilaku digital ini berkaitan erat denga
berkembangnya dokumen elektronik. Dokumen elektronik adalah
Informasi yang direkam melalui media komputer atau perangkat
elektronik lainnya untuk menampilkan, menafsirkan, dan
memprosesnya. Informasi ini dapat berupa dokumen (baik teks,
grafik, atau spreadsheet) yang dihasilkan oleh perangkat lunak
dan disimpan pada media magnetik (disk) atau media optik (CD,
DVD), serta surat elektronik dan dokumen yang dikirimkan dalam
pertukaran data elektronik (EDI). Berbeda dengan dokumen
kertas (hard copy), dokumen elektronik dapat berisi informasi
non-sekuensial (non-linear) sebagai hiperteks yang dihubungkan
oleh hyperlink.
Mata pelatihan ini mempelajari tentang perubahan perilaku
digital, pembentukan dokumen elektronik, dan tata kelola
dokumen elektronik.

C. MANFAAT MODUL
memahami materi tentang dokumen elektronik.

Fasilitator.

D. HASIL BELAJAR
peserta dapat menjelaskan perubahan perilaku digital,
pembentukan dokumen elektronik dan tata kelola dokumen
elektronik.

Setelah mempelajari modul pelatihan ini peserta diharapkan
dapat memahami dan mampu menerapkan penilaian dan
pengawasan kearsipan dengan pemahaman tentang ASN di era

disrupsi, regulasi tentang informasi dan transaksi elektronik yang

mendukung penerapan dokumen elektronik, keunggulan dan
kemudahan penerapan dokumen elektronik, jenis dokumen
elektronik, proses pembentukan dokumen elektronik, bentuk-
bentuk pengesahan dokumen elektronik, validasi dokumen
elektronik, klasifikasi dokumen, metadata dokumen, dan integrasi
database.

modul ini terdiri dari:
1. Perubahan perilaku digital
a. Asn di era disrupsi
b. Regulasi tentang informasi dan transaksi elektronik
yang mendukung penerapan dokumen elektronik
c. Keunggulan dan kemudahan penerapan dokumen
elektronik
2. Pemebentukan dokumen elektronik
a. Jenis dokumen elektronik
b. Proses pembentukan dokumen elektronik
c. Bentuk-bentuk pengesahan dokumen elektronik
d. Validasi dokumen elektronik
3. Tata kelola dokumen elektronik
a. Klasifikasi dokumen
b. Metadata dokumen
c. Integrasi database
d. Dokumen pertanahan
e. Dokumen elektronik


Menit.

BAB II
PERUBAHAN PERILAKU DIGITAL

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan perubahan perilaku
digital.
You are never too old to learn
A. ASN DI ERA DISRUPSI

Revolusi Industri 4.0 menyebabkan perubahan dalam
tatanan masyarakat dan menimbulkan disrupsi. Oleh karenanya
hal ini harus dipersiapkan sebaik mungkin, tak terkecuali Aparatur
Sipil Negara. Aparatur Sipil Negara atau ASN diharapkan mampu
mempersiapkan dan memiliki sejumlah kompetensi yang dapat
menjadi kunci dalam menghadapi tantangan zaman. Kompetensi
tersebut di antaranya kompetensi manajerial, kompetensi sosial
kultural, dan kompetensi teknis.
Pemerintah memacu kecepatan peningkatan kualitas
Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk pembentukan generasi Smart
Aparatur Sipil Negara demi terwujudnya birokrasi berkelas dunia.
Generasi ini juga diharapkan dapat mengantisipasi tantangan
disrupsi era revolusi industri 4.0. Digitalisasi birokrasi akan
menciptakan pelayanan masyarakat yang semakin optimal,
efisien, dan cepat.
Generasi Smart Aparatur Sipil Negara dibentuk sejalan
dengan prioritas pembangunan sumber daya manusia (SDM)
serta grand design reformasi birokrasi nasional. Kebijakan
strategis pembangunan sumber daya manusia Aparatur Sipil

Negara bertumpu pada reformasi manajemen Aparatur Sipil

Negara dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara, Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun
2020 tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11
Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil, dan
Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 tentang
Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja.
Kebijakan terkait Manajemen Aparatur Sipil Negara meliputi
perencanaan Aparatur Sipil Negara searah pembangunan
nasional dan potensi daerah, kemudian rekrutmen dan seleksi
berbasis komputer dan online, pengembangan kompetensi
melalui pendekatan pembelajaran Aparatur Sipil Negara
Corporate University, penilaian dan penghargaan kinerja, sistem
merit dalam promosi mutasi dan rotasi, dan peningkatan
kesejahteraan melalui reformasi sistem gaji, tunjangan, fasilitas,
serta jaminan hari tua.
Era digital menuntut kemampuan dalam memanfaatkan
peluang kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk
membuat terobosan-terobosan baru dalam menghadapi
tantangan disrupsi di era revolusi industri 4.0. Khususnya
Aparatur Sipil Negara milenial yang akrab dengan teknologi harus
selalu haus akan ilmu-ilmu yang positif untuk meningkatkan
wawasan dan keterampilan dimanapun, kapanpun, dan dalam
situasi apapun. Termasuk dalam keadaan yang mengharuskan
Aparatur Sipil Negara harus bekerja dari rumah (work from
home).
Tidak hanya cakap dalam segi intelektual dan skill, dalam
mewujudkan birokrasi berkelas dunia tentunya Aparatur Sipil

Negara milenial juga harus memilki kemampuan kolaborasi antar

generasi. Aparatur Sipil Negara milenial yang lekat dengan daya
kritis, inovatif, maupun cara kerja yang dinamis harus mampu
berkolaborasi dengan generasi terdahulu yang kemungkinan
besar adalah generasi yang cenderung lebih kaku dan formal.
B. REGULASI TENTANG INFORMASI DAN TRANSAKSI

ELEKTRONIK YANG MENDUKUNG PENERAPAN
DOKUMEN ELEKTRONIK
Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik mencabut
Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang
Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik, dalam Pasal 1 yang
menjelaskan tentang beberapa terminologi, yaitu data elektronik,
informasi elektronik, dan dokumen elektronik.
Peraturan Pemerintah tersebut diatas untuk menjamin
pengakuan serta penghormatan atas hak dan kebebasan orang
lain dan memenuhi tuntutan yang adil sesuai dengan
pertimbangan keamanan dan ketertiban umum dalam suatu
masyarakat yang demokratis. Beberapa ketentuan yang
diperlukan untuk pengaturan lebih lanjut, yaitu:
1. Kewajiban bagi setiap Penyelenggara Sistem Elektronik
untuk menghapus informasi elektronik dan/atau dokumen

elektronik yang tidak relevan yang berada di bawah

kendalinya atas permintaan orang yang bersangkutan
berdasarkan penetapan pengadilan;
2. Peran pemerintah dalam memfasilitasi pemanfaatan
teknologi informasi dan transaksi elektronik, melindungi
kepentingan umum dari segala jenis gangguan sebagai
akibat penyalahgunaan informasi elektronik dan transaksi
elektronik yang mengganggu ketertiban umum, dan
mencegah penyebarluasan dan penggunaan informasi
elektronik dan/atau dokumen elektronik yang memiliki
muatan yang dilarang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Dalam penyelenggaraan sistem elektronik, setiap

penyelenggara sistem elektronik memiliki kewajiban sebagai
berikut:
1. Menyelenggarakan sistem elektronik secara andal, aman
dan bertanggung jawab;
2. Tidak memuat dan/atau memfasilitasi penyebaran
informasi/dokumen elektronik yang dilarang UU;
3. Melakukan pendaftaran sistem elektronik;
4. Melaksanakan prinsip pelindungan data pribadi;
5. Menghapus informasi/dokumen elektronik yang tidak
relevan;
6. Melakukan pengelolaan, pemrosesan, dan penyimpanan
sistem/data elektronik di Indonesia oleh Penyelenggara
Sistem Elektronik Lingkup Publik;

7. Memberi akses dalam rangka pengawasan dan penegakan

hukum oleh Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup
Privat.
C. KEUNGGULAN DAN KEMUDAHAN PENERAPAN

DOKUMEN ELEKTRONIK
Beberapa keuntungan dari digitalisasi dokumen menjadi
dokumen elektronik adalah sebagai berikut (Kementerian Agraria
dan Tata Kelola Ruang, 2019):
Tabel 1 Keuntungan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
Digitalisasi dokumen elektronik dapat membantu

penyimpanan dokumen secara dalam ukuran kecil maupun
besar, dan dapat memudahkan dalam penyimpanan, pencarian,
penampilan di layar, dan bahkan memiliki workflow untuk semua
dokumennya.
Kelemahan Dokumen elektronik:
1. Dapat terjadi kebocoran data dan informasi

2. Bandwith yang terbatas untuk transaksi dokumen PDF yang

bukan text file
3. Kerentanan username dan password untuk akses dokumen
atau data
Dengan dokumen elektronik ini, menjadikan resiko hilang,
rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital. Selain itu juga
dapat mempermudah apabila kita membutuhkan dokumen
tersebut dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan cepat
dan tepat selama terkoneksi dengan jaringan internet.
D. RANGKUMAN
Seiring dengan perkembangan informasi dan tekhnologi di
era revolusi industri 4.0. aparatur Sipil Negara diharapkan mampu
mempersiapkan dan memiliki sejumlah kompetensi di antaranya
kompetensi manajerial, kompetensi sosial kultural, dan
kompetensi teknis. Penjaminan terhadap pengakuan serta
penghormatan atas hak dan kebebasan orang lain dan memenuhi
tuntutan yang adil sesuai dengan pertimbangan keamanan dan
ketertiban umum dalam suatu masyarakat yang demokratis
berpedoman pada peraturan pemerintah dan perundang-
undangan.
Dokumen elektronik memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan dokumen elektronik diantaranya adalah mempercepat
proses pelayanan dan meningkatkan kualitas pelayanan terhdap
masyarakat. Kekurangan dokumen elektronik diantaranya adalah
kerentanan informasi data yang bisa bocor dan kerentanan

username serta pasword yang dibutuhkan untuk mengakses

data.
E. LATIHAN
1. Yang merupakan keunggulan dari dokumen elektronik
adalah…
a. mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen
yang biasa saja karena sistem ini bersifat elektronik
b. mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai
jenis format
c. proses duplikasi lebih mudah
d. pengembangan tidak berkelanjutan
e. masih dipertanyakan keabsahannya ketika dijadikan
bukti hukum
2. Dalam penyelenggaraan sistem elektronik, setiap

penyelenggara sistem elektronik memiliki kewajiban
sebagai berikut, kecuali …
a. menyelenggarakan sistem elektronik secara andal,
aman dan bertanggung jawab
b. tidak memuat dan/atau memfasilitasi penyebaran
informasi/dokumen elektronik yang dilarang undang-
undang
c. melakukan pendaftaran sistem elektronik
d. melaksanakan prinsip pelindungan data pribadi
e. menghapus informasi/dokumen elektronik yang ada

3. Pemerintah memacu kecepatan peningkatan kualitas

Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk pembentukan generasi
Smart Aparatur Sipil Negara Demi terwujudnya birokrasi
berkelas dunia pemerintah memacu kecepatan peningkatan
kualitas Aparatur Sipil Negara untuk pembentukan ...
a. smart people
b. smart employee
c. smart civil servant
d. smart labor
e. smart system
4. Kebijakan strategis pembangunan sumber daya manusia

Aparatur Sipil Negara bertumpu pada reformasi manajemen
Aparatur Sipil Negara dalam Undang-Undang ...
a. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara
b. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang
c. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2015 tentang
d. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2015 tentang
e. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2015 tentang

5. Kebijakan terkait Manajemen Aparatur Sipil Negara meliputi

...
a. perencanaan Aparatur Sipil Negara searah dengan
pengembangan sumber daya
b. rekrutmen dan seleksi berbasis self service
recruitment
c. pengembangan kompetensi melalui pendekatan
pembelajaran Aparatur Sipil Negara corporate study
d. penilaian pengelolaan kinerja
e. peningkatan kesejahteraan melalui reformasi sistem
gaji, tunjangan, fasilitas, serta jaminan hari tua

BAB III
PEMBENTUKAN DOKUMEN ELEKTRONIK

Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan pembentukan
dokumen elektronik.
Do not ever give up, the beginning is always the hardest
Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang

dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk
analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat
dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem
Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya (Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Pasal 1 Angka 4 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik).
Dokumen elektronik berarti informasi apa pun dalam bentuk

digital yang disampaikan kepada agen atau pihak ketiga, di mana
informasi dapat mencakup data, teks, suara, kode, program komputer,
perangkat lunak, atau basis data. Data dalam konteks ini, mengacu
pada sekumpulan elemen data yang dibatasi, yang masing-masing
terdiri dari konten atau nilai bersama dengan pemahaman tentang apa
arti konten atau nilai; di mana dokumen elektronik mencakup data,
pemahaman tentang apa arti konten atau nilai elemen data harus

secara eksplisit dimasukkan dalam dokumen elektronik itu sendiri atau

tersedia untuk penerima dokumen elektronik.
Dokumen elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari

arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan
sebagai berikut:
1. Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen
elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai
solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform
management menyediakan dasar scanning, batch proses dan
import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam
teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat,
murah dan mudah. Proses scan yang baik akan meletakkan
kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
2. Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam
jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan
dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume
yang bertambah dan mempercepat teknologi.
3. Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara
terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan
mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur
yang berjalan dan lebih efektif.

4. Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg
mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem
perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen
dengan cepat dan mudah.
5. Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara
personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta
flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
A. JENIS DOKUMEN ELEKTRONIK

Jenis-jenis dokumen elektronik menurut Pangaribuan
(2008) yaitu:
1. Buku elekronik (e-book) adalah buku yang diterbitkan dalam

format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi (content) buku
elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena
formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun
berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti
halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam
dalam Compact Disk atau media rekam elektronik lainnya,
tetapi ada yang dilanggan secara online.
2. Jurnal elektronik (e-journal) pada prinsipnya tidak jauh
berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal
elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada
umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah
per judul atau dalam bentuk paket.

3. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah

seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan
sebagainya.
4. Dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh
lembaga/organisasi yaitu hasil alih media (digitalisasi)
dokumen cetak menjadi dokumen elektronik.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis

dokumen elektronik berupa buku elektronik (e-book), jurnal
elektronik (e-journal), dokumen lain dalam format elektronik atau
dokumen hasil alihmedia (digitalisasi).
Menurut Ardoni (2008) penyajian dokumen elektronik

terdapat dalam berbagai format antara lain:
1. Format Teks, dokumen elektronik dalam format teks dapat

dibaca dengan perangkat lunak pembaca teks, seperti
Mc.Word.
2. Format Gambar, dokumen dalam format gambar dibaca
dengan perangkat lunak pembaca gambar, seperti Adobe
Acrobat Reader.
Format apapun yang akan dipilih, pustakawan perlu
menetapkan format baku yang akan digunakan terhadap
dokumen elektronik sebelum mengelola dokumen tersebut.
B. PROSES PEMBENTUKAN DOKUMEN ELEKTRONIK
Proses pengolahan dokumen elektronik pada prinsipnya

memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen
tercetak. Tahapan yang dilakukan dalam proses pengolahan

dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan

pengaksesan/temu kembali dokumen.
1. Proses digitalisasi, proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap:

a. scanning yaitu dokumen tercetak (buku, jurnal, karya
deposit, dan sebagainya) diproses dengan sebuah alat
(scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik,
b. editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam
komputer dengan cara memberikan password,
watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink,
c. uploading yaitu proses input metadata dan meng-
upload berkas dokumen tersebut ke Sistem
2. Proses penyimpanan, pada tahap ini dilakukan proses
penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan
data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi
berdasarkan subjek dari dokumen.
3. Proses temu kembali, Temu kembali informasi berkaitan
dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap
representasi dokumen.
Proses kerja sistem dokumen elektronik ini nantinya
dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah
sebagai berikut:
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yang

digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan
Hybrid scanner untuk media microfilm.
2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: no.
index field , nama pelanggan, no rekening dll. Dapat pula

digunakan secara manual dengan menggunakan template

index
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut
ke dalam software DMS; yang sesuai dengan aturan Folder
maupun Sub Foldernya.
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang
berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan
dengan LAN / Network.
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut
untuk melihat dokumen yang diinginkan.
C. BENTUK-BENTUK PENGESAHAN DOKUMEN ELEKTRONIK
Dalam penggunaannya dokumen elektronik membutuhkan

pengesahan sebagai saranan autentikasi. Bentuk-bentuk
pengesahan dokumen elektronik (Makarim, 2014):
1. Electronic Signature, tanda tangan elektronik berarti data

dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau terkait
secara logis dengan data lain dalam bentuk elektronik dan
yang digunakan oleh penandatangan untuk
menandatangani.
2. Electronic Seal, segel elektronik adalah data dalam bentuk
elektronik, yang dilampirkan atau dihubungkan secara logis
dengan data lain dalam bentuk elektronik untuk memastikan
asal dan integritasnya.
3. Electronic time-stamping, berarti data dalam bentuk
elektronik yang mengikat data lain dalam bentuk elektronik

dengan waktu tertentu yang membuktikan bahwa data yang

terakhir ada pada waktu itu.
4. Electronic registered delivery services, berarti layanan yang
memungkinkan untuk mengirimkan data antara pihak ketiga
dengan cara elektronik dan memberikan bukti yang
berkaitan dengan penanganan data yang dikirimkan,
termasuk bukti pengiriman dan penerimaan data, dan yang
melindungi data yang dikirimkan terhadap risiko kehilangan,
pencurian, kerusakan, atau perubahan apa pun yang tidak
sah;
5. Web-site authentication, sertifikat untuk autentikasi situs
web 'berarti pengesahan yang memungkinkan untuk
mengotentikasi situs web dan menautkan situs web ke
orang alami atau badan hukum kepada siapa sertifikat
dikeluarkan.
D. VALIDASI DOKUMEN ELEKTRONIK
Authentification atau autentikasi adalah proses dalam

rangka validasi user pada saat memasuki sistem, nama dan
password dari user di cek melalui proses yang mengecek
langsung ke daftar mereka yang diberikan hak untuk memasuki
sistem tersebut. Autentikasi adalah suatu langkah untuk
menentukan atau mengonfirmasi bahwa seseorang (atau
sesuatu) adalah autentik atau asli. Melakukan autentikasi
terhadap sebuah objek adalah melakukan konfirmasi terhadap
kebenarannya. Sedangkan melakukan autentikasi terhadap
seseorang biasanya adalah untuk memverifikasi identitasnya.

Pada suatu sistem komputer, autentikasi biasanya terjadi pada

saat login atau permintaan akses.
Dalam pengertian teknis, proses autentikasi berarti

menjalankan suatu metode keautentikan, setidaknya untuk: (i)
mengidentifikasi atau menemukan dan memastikan kebenaran
identitas subyek hukum (baik orang ataupun badan hukum) yang
menyampaikan informasi (e-identification), dan (ii) memeriksa
dan menjamin validitas identitas konten informasi itu sendiri
sehingga tidak dimungkinkan adanya suatu penampikan (e-
authentication). Dengan kata lain, yang dicari adalah rantai
keautentikan itu sendiri. Hal tersebut juga dapat dilihat darihasil
penelitian OECD dan UNCITRAL yang mengungkapkan sebagai
berikut (Makarim, 2014):
OECD: ― ... untuk tujuan panduan ini, otentikasi

didefinisikan sebagai: fungsi untuk menetapkan validitas dan
jaminan identitas yang diklaim pengguna, perangkat atau entitas
lain dalam sistem informasi atau komunikasi. Definisi ini
mengimplikasikan dua proses dan satu hasil:
1. Klaim yang terkait dengan seseorang, entitas atau benda

lain disajikan (proses klaim);
2. Klaim itu dibuktikan (proses pembuktian)
3. Akibatnya, tingkat kepercayaan, atau ketiadaannya, dalam
klaim dihasilkan.
UNCITRAL: Otentikasi elektronik digunakan untuk merujuk

pada teknik yang, tergantung pada konteks di mana mereka
digunakan, dapat melibatkan berbagai elemen, seperti:

1. Identifikasi individu;
2. Konfirmasi otoritas seseorang (biasanya untuk bertindak
atas nama orang atau entitas lain) atau
3. Hak prerogatif (misalnya, keanggotaan dalam suatu institusi
atau berlangganan layanan) atau
4. Jaminan integritas informasi
Mencermati perspektif OECD dan UNCITRAL tersebut,

dalam suatu proses autentikasi terhadap suatu Informasi atau
dokumen elektronik paling tidak akan melibatkan:
1. Suatu data yang berfungsi sebagai Identitas tertentu;

2. Otoritas atau kewenangan pihak tertentu untuk melakukan
pembuatan atau pengecekan;
3. Peralatan (devices) tertentu;
4. Klaim terhadap quality assurance level terhadap proses
yang melibatkan pihak tertentu dan
pengukuhan/pembuktian terhadapnya;
5. Jaminan originalitas/integritas informasi.
Dikaji lebih dalam, maka proses autentikasi tersebut akan

memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. keabsahan, kebenaran, atau validitas identitas pihak dari
mana suatu Informasi atau dokumen elektronik berasal dan
pihak yang mengirimkan dan menerima Informasi atau
Dokumen Elektronik tersebut,
2. keabsahan wewenang pihak yang membuat, mengirimkan,
dan menerima Informasi atau Dokumen Elektronik tersebut,
3. keabsahan atau validitas dari peralatan (atau secara lebih
luas, sistem informasi dan komunikasi, termasuk sistem

elektronik) yang digunakan untuk membuat, menyimpan,

mengirimkan, dan menerima Informasi atau Dokumen
Elektronik tersebut,
4. keabsahan/validitas proses dalam pembuatan,
penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan Informasi atau
Dokumen Elektronik, serta
5. jaminan keutuhan/integritas Informasi atau Dokumen
Elektronik yang berarti bahwa informasi atau dokumen
tersebut memang informasi atau dokumen yang benar dan
sah, atau unik, yang memang dibuat pertama kali untuk
keperluan yang dituju tanpa ada pengubahan secara tanpa
hak/wewenang.
Dengan demikian, untuk mendukung proses autentikasi,

maka idealnya diperlukan fungsi dan peran pihak ketiga (trusted
third party) yang akan menguatkan informasi tersebut di atas
(mensertifikasi), dimana pihak ketiga tersebut akan menerbitkan
suatu pernyataan informasi (sertifikat) yang menjelaskan
originalitas dan jaminan keutuhan terhadap suatu informasi atau
dokumen elektronik dalam setiap proses pembuatan,
penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan atas informasi atau
dokumen elektronik tersebut.
Dalam perkembangan terakhir, pemikiran tersebut

kemudian diperkuat dengan telah berubahnya aturan yang
bersifat sebagai pedoman European Directive 1999/93/EC
tentang e-signature menjadi aturan yang bersifat mengikat pada
negara anggotanya, yakni Regulation 910/2014 tentang e-

identification and trust services. Berikut adalah beberapa definisi

penting pada EU Regulation 910/2014:
1. "Identifikasi elektronik" berarti proses penggunaan data

identifikasi seseorang dalam bentuk elektronik yang secara
unik mewakili karakter orang tersebut secara sah dan
sesuai hukum;
2. "identifikasi elektronik" berarti unit materi dan/atau
immaterial yang berisi data identifikasi orang dan yang
digunakan untuk otentikasi layanan online;
3. "Otentikasi" berarti proses elektronik yang memungkinkan
identifikasi elektronik orang alami atau sah, atau asal dan
integritas data dalam bentuk elektronik dapat dikonfirmasi
4. data validasi adalah data yang digunakan untuk
memvalidasi tanda tangan elektronik atau segel elektronik;
5. validasi berarti proses verifikasi dan konfirmasi bahwa tanda
tangan elektronik atau segel adalah valid.
Keautentikan terhadap Dokumen Elektronik (functional

equivalent approach + e-identification & authentication system):
1. Apa yang telah dituliskan/disimpan dapat ditemukan dan

dibaca kembali;
2. Terdapat infromasi yang dapat menemukan dan
memastikan subjek hukum yang bertanggung jawab
daripadanya (e-identification);
3. Informasi yang telah disimpan dan dikomunikasikandapat
dijamin tidak ada perubahan (terjamin keutuhannya);

4. Keberadaan Penyelenggaraan Layanan Jasa

Keterpercayaan (trust services) terhadap sistem keamanan
yang menjamin kejelasan proses Keautentikan itu sendiri.
Syarat sistem keautentikan secara elektronik: Adanya

penyelenggaraan suatu metode keautentikan yang reliable
melalui pengembangan sistem pengamanan informasi dan
komunikasi yang membuat tidak memungkinkan adanya
penampikan dari pihak yang mengirimkan dokumen dan juga
penerima dokumen (salah satunya adalah penggunaan tanda
tangan elektronik yang didukung oleh sertifikat elektronik pihak
ketiga terpercaya):
1. e-Identification memastikan bahwa identitas elektronik yang

digunakan adalah valid;
2. e-Autenthication memastikan bahwa sistem pengamanan
yang digunakan adalah valid (e-sign, eseal, time-stamping,
registered delivery services dan web-site authentication).
E. RANGKUMAN MATERI
Dokumen elektronik berarti informasi apa pun dalam bentuk
digital yang disampaikan kepada agen atau pihak ketiga, di mana
informasi dapat mencakup data, teks, suara, kode, program
komputer, perangkat lunak, atau basis data. Proses pengolahan
dokumen elektronik pada prinsipnya memerlukan teknik khusus
dengan pengolahan dokumen tercetak. Tahapan yang dilakukan
dalam proses pengolahan dokumen elektronik yaitu proses
digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali
dokumen.

Dalam pemanfaatan dokumen elektronik perlu dilakukan

adanya validasi atau autentifikasi dokumen untuk menghindari
penyalahgunaan dokumen atau untuk menghindari illegal
contents. Bentuk-bentuk validasi antara lain electronic signature,
electronic seal, electronic time-stamping, electronic registered
delivery services, dan web-site authentication.
F. LATIHAN
1. Berikut adalah proses kerja sistem dokumen elektronik,
i. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner
yg digunakan feedback atau auto feeder atau
menggunakan hybrid scanner untuk media microfilm
ii. untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat
yang berbeda, software dms tersebut dapat
dihubungkan dengan lan/network
iii. selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi
tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan
iv. proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen
tersebut ke dalam software dms; yang sesuai dengan
aturan folder maupun sub foldernya.
v. index dapat dipakai fasilitas ocr yang ada contoh: no.
index field, nama customer, no rekening dll. dapat pula
digunakan secara manual dengan menggunakan
template index
Urutan yang benar adalah…

a. i, ii, iv, v, iii
b. i, v, iv, ii, iii
c. v, ii, i, iii, iv

d. ii, i, iv, v, iii

e. i, iii, ii, iv, v
2. yang dimaskud Electronic Signature adalah…
a. segel elektronik adalah data dalam bentuk elektronik,
yang dilampirkan atau dihubungkan secara logis
dengan data lain dalam bentuk elektronik untuk
memastikan asal dan integritasnya.
b. data dalam bentuk elektronik yang mengikat data lain
dalam bentuk elektronik dengan waktu tertentu yang
membuktikan bahwa data yang terakhir ada pada
waktu itu.
c. tanda tangan elektronik berarti data dalam bentuk
elektronik yang dilampirkan atau terkait secara logis
dengan data lain dalam bentuk elektronik dan yang
digunakan oleh penandatangan untuk
menandatangani.
d. layanan yang memungkinkan untuk mengirimkan data
antara pihak ketiga dengan cara elektronik dan
memberikan bukti yang berkaitan dengan penanganan
data yang dikirimkan, termasuk bukti pengiriman dan
penerimaan data, dan yang melindungi data yang
dikirimkan terhadap risiko kehilangan, pencurian,
kerusakan, atau perubahan apa pun yang tidak sah.
e. proses autentikasi situs web 'berarti pengesahan yang
memungkinkan untuk mengotentikasi situs web dan
menautkan situs web ke orang alami atau badan
hukum kepada siapa sertifikat dikeluarkan

3. Proses digitalisasi, proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap,

yaitu…
a. scanning, drafting, saving
b. scanning, editing, uploading
c. scanning, uploading, saving
d. scanning, editing, saving
e. scanning, drafting, uploading
4. Proses kerja sistem dokumen adalah sebagai berikut,
kecuali ...
a. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner

yg digunakan feedback atau auto feeder atau
menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
b. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: no.
index field , nama customer, no rekening dll. Dapat
pula digunakan secara manual dengan menggunakan
template index
c. proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen
tersebut ke dalam software DMS yang sesuai dengan
aturan Folder maupun Sub Foldernya
d. untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat
yang berbeda, software DMS tersebut dapat
dihubungkan dengan LAN/Network
e. selanjutnya klien/user dapat mengunduh aplikasi
tersebut untuk mendapatkan dokumen yang
diinginkan

5. Pengertian dari electronic seal adalah ...

a. segel elektronik adalah data dalam bentuk elektronik,
yang dilampirkan atau dihubungkan secara logis
dengan data lain dalam bentuk elektronik untuk
memastikan asal dan integritasnya.
b. data dalam bentuk elektronik yang mengikat data lain
dalam bentuk elektronik dengan waktu tertentu yang
membuktikan bahwa data yang terakhir ada pada
waktu itu.
c. tanda tangan elektronik berarti data dalam bentuk
elektronik yang dilampirkan atau terkait secara logis
dengan data lain dalam bentuk elektronik dan yang
digunakan oleh penandatangan untuk
menandatangani.
d. layanan yang memungkinkan untuk mengirimkan data
antara pihak ketiga dengan cara elektronik dan
memberikan bukti yang berkaitan dengan penanganan
data yang dikirimkan, termasuk bukti pengiriman dan
penerimaan data, dan yang melindungi data yang
dikirimkan terhadap risiko kehilangan, pencurian,
kerusakan, atau perubahan apa pun yang tidak sah.
e. proses autentikasi situs web 'berarti pengesahan yang
memungkinkan untuk mengotentikasi situs web dan
menautkan situs web ke orang alami atau badan
hukum kepada siapa sertifikat dikeluarkan

BAB IV
TATA KELOLA DOKUMEN ELEKTRONIK
Setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menguraikan tata kelola dokumen
elektronik.
Masa depan adalah milik mereka yang menyiapkan hari ini
Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin

integritas, keabsahan, dan keasliannya. Sistem manajemen dokumen
elektronik yang baik akan mendukung:
1. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang
lebih baik antar lembaga pemerintah;
2. menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
3. prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi
informasi;
4. pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga
pemerintah.

memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen tercetak.
Tahapan yang dilakukan dalam proses pengolahan dokumen
elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan
pengaksesan/temu kembali dokumen.
A. KLASIFIKASI DOKUMEN
Dalam ilmu perpustakaan, ilmu informasi dan ilmu
komputer, klasifikasi dokumen atau kategorisasi dokumen ialah
persoalan kepada menetapkan suatu dokumen ke satu atau lebih
kelas atau kategori. Dapat dicapai secara manual (intelektual)

atau secara algoritma. Klasifikasi intelektual akan dokumen

sebagian besar telah menjadi bidang ilmu perpustakaan,
sementara klasifikasi secara algoritma akan dokumen ialah
utama dalam ilmu informasi dan ilmu komputer.
Dokumen yang mendapat klasifikasi bisa berupa teks,
gambar, musik, dll. Setiap macam dokumen memiliki persoalan
klasifikasi khusus. Kala tidak ditentukan, klasifikasi teks terlibat.
Dokumen dapat dikategorikan berdasarkan dengan subjek
atau atribut lain (seperti jenis dokumen, pengarang, tahun
cetakan, dll). Terdapat dua filosofi utama dari subjek klasifikasi
dokumen: pendekatan klasifikasi berbasis konten dan
pendekatan klasifikasi berbasis permintaan.
Berdasarkan pendekatannya klasifikasi dibedakan menjadi
2, yaitu:
1. Klasifikasi berbasis konten ialah klasifikasi yang mana bobot
diberikan kepada subjek tertentu dalam suatu dokumen
yang menentukan kelas tempat dokumen ditetapkan. Pada
klasifikasi otomatis dapat menjadi berapa banyak kata yang
diberikan muncul dalam dokumen.
2. Klasifikasi berbasis permintaan (atau pengindeksan) ialah
klasifikasi yang mengantisipasi permintaan dari pengguna
memengaruhi bagaimana dokumen diklasifikasikan.
Pengklasifikasi memeriksa: "Antara deskripsi mana entitas
dapat ditemukan?" dan "pertimbangkan semua gerangan
pertanyaan dan tentukan terhadap mana satu entitas yang
relevan"

Fungsi klasifikasi dokumen otomatis dapat dibagi ke dalam

tiga macam:
1. klasifikasi dokumen supervisi yang mana beberapa
mekanisme eksternal (seperti umpan balik) menyediakan
informasi pada klasifikasi yang tepat terhadap dokumen,
2. klasifikasi dokumen non-supervisi yang mana klasifikasi
harus dikerjakan penuh tanpa mengacu kepada informasi
eksternal,
3. klasifikasi dokumen semi-supervisi yang mana bagian
dokumen diberi label dengan mekanisme eksternal.
Terdapat beberapa macam teknik dalam klasifikasi

dokumen, teknik-teknik klasifikasi dokumen otomatis termasuk:
1. Algoritma k-nearest neighbor (k-NN)
2. Jaringan saraf tiruan
3. Naive Bayes classifier
4. Pendekatan pemrosesan bahasa alami
5. Support-vector machine (SVM)
Klasifikasi dokumen telah diterapkan pada berbagai hal,

diantaranya adalah:
1. perutean surel, mengirim surel yang dikirim kepada alamat
atau kotak surat bergantung pada topik
2. identifikasi bahasa, secara otomatis menentukan bahasa
dari teks
3. analisis sentimen, menentukan sikap dari seorang
pembicara atau seorang penulis sehubungan dengan
beberapa topik atau polaritas kontekstual keseluruhan
dokumen

4. penilaian keterbacaan, secara otomatis menentukan tingkat

keterbacaan teks, baik kepada menemukan bahan sesuai
kepada berbagai kelompok umur atau tipe pembaca atau
sebagai bagian dari sistem penyederhanaan teks yang lebih
besar.
B. METADATA DOKUMEN
Metadata adalah “sebagai bentuk pengindentifikasian,
penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari
sebuah data”. Sedangkan ALA berbunyi sebagai berikut:
“Metadata are structured, encoded data that describe
characteristics of information bearing entitites to aid in the
identification, discovery, assessment and management of the
described entities.” Metadata adalah data terstruktur dan
dikodekan yang menggambarkan karakteristik entitas yang
mengandung informasi untuk membantu dalam identifikasi,
penemuan, penilaian, dan manajemen entitas yang dijelaskan.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
metadata adalah data terstruktur untuk data/informasi. Data
dikodekan yang menggambarkan karakteristik informasi untuk
membantu dalam identifikasi, penemuan, penilaian dan
pengelolaan informasi.
Metadata yang biasa digunakan yaitu:
1. MARC & INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah
satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan
catalog koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog
perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of

Congress (LC), format LC MARC ternyata sangat besar

manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan
pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat.
Keberhasilan ini membuat Negara lain turut
mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan
nasionalnya masing-masing. Format INDOMARC
merupakan implementasi dari International Standard
Organization (ISO) Format 2719 untuk Indonesia, sebuah
format untuk tukar menukar informasi bibliografi melalui
format digital atau media yang terbacakan mesin (machine
readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup
pengarang, judul, subjek, catatan, data penerbitan dan
deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman
bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen
pengetahuan, seperti monograf (BK), manuskrip (AM), dan
terbitan berseri (SE) termasuk; buku pamflet, lembar
tercetak, atlas, skripsi, tesis, dan disertasi (baik diterbitkan
ataupun tidak), dan jurnal buku langka.
2. Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang

digunakan untuk web resource description and discovery.
Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh
rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap
terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya
dimengerti oleh pustakawan serta kurang bias digunakan
untuk sumber informasi dalam world wide web. Element
Dublin Core dan MARC intinya bias saling dikonversi.

Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan

sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara
umum
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan
lebih lanjut
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title: judul dari sumber informasi
2. Creator: pencipta sumber informasi
3. Subject: pokok bahasan sumber informasi, biasanya
dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor
klasifikasi
4. Description: keterangan suatu isi dari sumber
informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau
uraian
5. Publisher: orang atau badan yang mempublikasikan
sumber informasi
6. Contributor: orang atau badan yang ikut menciptakan
sumber informasi
7. Date: tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type: jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan
sebagainya
9. Format: bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran,
durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf
yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh
URL, alamat situs

11. Source: rujukan ke sumber asal suatu sumber

informasi
12. Language: bahasa yang intelektual yang digunakan
sumber informasi
13. Relation: hubungan antara satu sumber informasi
dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage: cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau
periode waktu
15. Rights: pemilik hak cipta sumber informasi (Arif, 2003)
C. INTEGRASI DATABASE
Integrasi database merupakan proses mengkombinasikan
dua atau lebih set database agar mempermudah dalam berbagi
dan analisis, dalam rangka mendukung manajemen informasi di
dalam sebuah lingkungan kerja. Integrasi database
menggabungkan database dari berbagai sumber yang berbeda
ke dalam sebuah penyimpanan. Alasan perlunya dilakukan
integrasi database yaitu:
1. Database yang sama (misalnya: database penduduk) dapat
dipakai bersama antar bagian organisasi (antar instansi).
2. Data suatu instansi dapat dipakai bersama oleh instansi-
instansi lain yang memerlukan (tidak perlu ada duplikasi
data dalam suatu lingkungan organisasi).
3. Meskipun fokus integrasi adalah data, tapi perlu juga
integrasi hal-hal lain yang terkait.
4. Integrasi data perlu dilakukan secara cermat karena
kesalahan pada integrasi data bisa menghasilkan

ouput/keluaran yang menyimpang dan bahkan

menyesatkan pengambilan keputusan nantinya.
Dalam melakukan integrasi dataase diperlukannya sebuah

perangkat lunak atau software. Software adalah perintah
(program komputer) yang dieksekusi memberikan fungsi dan
petunjuk kerja seperti yang diinginkan. Struktur data yang
memungkinkan program memanipulasi informasi secara
proporsional dan dokumen yang menggambarkan operasi dan
kegunaan program.
Software memiliki dua peran, disatu sisi berfungsi sebagai
sebuah produk dan disisi lain sebagai pengontrol pembuatan
sebuah produk. Sebagai produk, software mengantarkan potensi
perhitungan yang dibangun oleh software komputer. Software
merupakan transformer informasi yang memproduksi, mengatur,
memperoleh, memodifikasi, menampilkan atau memancarkan
informasi, ini dapat sesederhana bit tunggal atau sekompleks
sebuah simulasi multimedia. Sedangkan peran sebagai
pengontrol yang dipakai untuk mengantarkan produk, software
berlaku sebagai dasar untuk kontrol komputer (sistem operasi),
komunikasi informasi (jaringan), dan penciptaan serta kontrol dari
program-program lain (peranti dan lingkungan software).
Database perlu diintegrasikan dengan software. Integrasi
hanya dapat terjadi jika antara berbagai mesin dan aplikasi yang
berbeda-beda dapat saling bekerja sama (interoperate). Dalam
hal ini, data yang disediakan oleh suatu subsistem harus dapat
diakses juga oleh sistem lainnya. Di sinilah aplikasi middleware
memegang peranan. Middleware adalah software yang di
rancang untuk mendukung pengembangan sistem tersebar

dengan memungkinkan aplikasi yang sebelumnya terisolasi

untuk saling berhubungan.
Middleware juga dapat diartikan sebagai software yang
menghubungkan bagian-bagian berbeda pada sebuah aplikasi
atau rangkaian aplikasi. Middleware dapat diumpamakan menjadi
beberapa bentuk, pertama middleware sebagai semacam lem
yang menyatukan sebuah jaringan dan komputer-komputer yang
terhubung di dalamnya. Middleware dapat berupa sebuah
aplikasi tunggal, atau dapat berupa keseluruhan server. Kedua
middleware sebagai sebuah perangkat adapter (adapter device)
yang dapat dijalankan dari sebuah printer baru ke sebuah
komputer lama alias jadul. Adapter, atau middleware,
menghubungkan dua perangkat, memungkinkan komunikasi di
antaranya dan juga fungsionalitasnya.
Salah satu contoh integrasi database yaitu penggunaan e-
Gov dengan memanfaatkan database kependudukan nasional.
Perkembangan teknologi informasi telah banyak
diimplementasikan oleh instansi pemerintah pemerintah maupun
swasta dengan cara mengembangkan sistem informasi berbasis
komputer (Computer Based Information Systems/CBIS), baik
untuk sistem skala kecil, menengah, maupun besar, dalam
lingkup lokal, nasional, regional, bahkan internasional, termasuk
di lingkungan pemerintahan yang dikenal sebagai e-Gov.
Sebagian besar CBIS dalam e-Gov menggunakan data identitas
penduduk, namun masing-masing menggunakan database
terpisah yang dikembangkan sesuai kebutuhan masing-masing
CBIS, sehingga muncul banyak database yang bersifat sektoral,

banyak terjadi kerangkapan, banyak versi data, serta

inkonsistensi data.
Database yang digunakan pada masing-masing CBIS yang
berbeda dapat diintegrasikan menjadi sebuah sistem data
terpadu dengan memanfaatkan database penduduk nasional.
Upaya ini akan menghindari terjadinya redudansi dan
inkonsistensi data identitas penduduk, sehingga meningkatkan
akurasi informasi hasil pengolahan dari beragam CBIS.
Untuk mengintegrasikan antar CBIS dengan database
penduduk tersebut, memerlukan kunci penghubung antar
database yang harus memenuhi sifat unik, standar, lengkap,
permanen, dan terintegrasi. Sifat-sifat tersebut harus dipenuhi
oleh SIN yang digunakan sebagai nomor identifikasi setiap
penduduk dalam database penduduk.
D. DOKUMEN PERTANAHAN
Dokumen Pertanahan terdiri dari (Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, 2019):
1. DI208 adalah dokumen terkait Penyelesaian Pekerjaan
Pendaftaran Tanah;
2. Surat Ukur adalah Dokumen yang memuat data fisik suatu
bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian;
3. Buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang
memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftaran
tanah yang sudah ada haknya;
4. Gambar Ukur adalah hasil pengukuran dan pemetaan di
lapangan berupa peta batas bidang atau bidang-bidang
tanah secara kasar; dan

5. Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh

pimpinan tertinggi pada Satuan Kerja di Lingkungan
Nasional yang berisi suatu keputusan berkaitan dengan
kebijakan ataupun pernyataan dalam memutuskan sesuatu
hal dimana perubahan terhadap isi yang telah ditetapkan
dalam surat keputusan hanya dapat dirubah dengan surat
keputusan yang lain dan tidak dapat dirubah dengan surat
biasa.

Nasional memiliki program besar terkait Transformasi Digital,
dalam program ini didukung oleh digitalisasi dokumen
pertanahan dari kertas/ analog ke format digital. Program
Digitalisasi Dokumen Pertanahan ini akan menjadi data dukung
dari layanan digital yang didorong untuk menciptakan
akuntabilitas dan kecepatan layanan yang baik dan membuat
layanan pertanahan menjadi paperless. Digitalisasi Dokumen
Pertanahan ini telah dipelopori sejak 2018 secara massif dan
masal.
Proses digitalisasi dokumen pertanahan secara proses
terbagi 2 yaitu (Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional, 2019):
1. Pengelolaan Digitalisasi Dokumen Pertanahan Backfile
Dokumen backfile yang sudah lahir dalam bentuk kertas/
analog dan sudah memberkas dan tersimpan di setiap
kantor pertanahan, wilayah dan pusat Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Pengelolaan

ini akan membantu dalam standarisasi hasil digitalisasi

dokumen pertanahan, maka dari itu akan terbagi 2 dalam
proses ini yaitu:
a. Digitalisasi Dokumen Pertanahan Backfile Kegiatan ini
bermaksud untuk menstandarisasi hasil digitalisasi
agar memiliki standar yang sama dengan Hasil Kajian
Teknis
b. Penyempurnaan Digitalisasi 2018,2019,2020
Kegiatan ini bermaksud untuk menstandarisasi hasil
digitalisasi agar memiliki standar yang sama dengan
Hasil Kajian Teknis, dan menyamakan hasil digitalisai
yang telah terjadi pada 2018,2019 dan 2020.
2. Pengelolaan Digitalisasi Dokumen Pertanahan Ongoing
Kegiatan ini bertujuan untuk mendukung Transformasi
Digital yang akan menuju pelayanan penuh digital dan
beradaptasi dengan kondisi masyarakat Republik Indonesia
yang sangat beragam dan mayoritas masih menggunakan
dokumen analog/kertas dalam proses pengajuan layanan.
Dalam Peraturan Menteri Nomor 7 Tahun 2019 tentang

Perubahan Kedua Kedua Atas Peraturan Menteri Negara
Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun
1997 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah
Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah, menyatakan:
1. Penyelenggaraan tata usaha pendaftaran tanah dapat
dilaksanakan melalui Sistem Elektronik.

2. Data hasil penyelenggaraan tata usaha pendaftaran tanah

melalui sistem elektronik disimpan secara elektronik dengan
bentuk basis data dalam Sistem Elektronik.
3. Dokumen hasil penyelenggaraan tata usaha pendaftaran
tanah dapat dicetak dengan menggunakan Daftar Isian atau
dibuat dalam bentuk Dokumen Elektronik.
4. Dokumen Elektronik hasil penyelenggaraan tata usaha
pendaftaran tanah dalam bentuk Dokumen Elektronik
merupakan ekstraksi dari basis data dalam Sistem
Elektronik.
pendaftaran tanah disahkan dengan Tanda Tangan
Elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan dan dapat dicetak sebagai salinan Dokumen
Elektronik.
pendaftaran tanah mempunyai kekuatan hukum yang sama
dengan penyelenggaraan tata usaha pendaftaran tanah
yang dicetak dengan menggunakan daftar-daftar isian.
E. DOKUMEN ELEKTRONIK PERTANAHAN
1. Dokumen elektronik pertanahan implementasinya

Dalam Permen Agraria Dan Tata Ruang/Badan
Layanan Informasi Pertanahan Secara Elektronik
menyatakan layanan informasi pertanahan dapat diberikan
secara elektronik melalui sistem elektronik berupa aplikasi
Layanan Informasi Pertanahan yang disediakan oleh

Kementerian. Layanan Informasi Pertanahan secara

Elektronik adalah proses memberikan informasi secara
elektronik meliputi konfirmasi kesesuaian data fisik dan data
yuridis sertifikat Hak atas Tanah serta informasi lainnya di
pangkalan data. Layanan Informasi Pertanahan secara
Elektronik dapat dilakukan setelah data pertanahan tersedia
dalam pangkalan data Kementerian.
Jenis Layanan Informasi Pertanahan secara Elektronik
terdiri atas (Permen Agraria Dan Tata Ruang/Badan
Layanan Informasi Pertanahan Secara Elektronik):
a. pengecekan Sertipikat Hak atas Tanah;
b. Surat Keterangan Pendaftaran Tanah;
c. informasi data tekstual dan/atau spasial;
d. informasi Zona Nilai Tanah;
e. informasi titik koordinat;
f. informasi paket data Global Navigation Satellite
System (GNSS)/Continuously Operating Reference
System (CORS);
g. informasi peta pertanahan;
h. informasi tata ruang; dan
i. layanan informasi lainnya yang akan ditetapkan
kemudian.
Contoh layanan informasi pertanahan secara
elektronik adalah Hak Tanggungan Elektronik. Hak
Tanggungan Elekronik Nasional merupakan salah satu
upaya dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di
bidang pertanahan dengan memanfaatkan teknologi

informasi yang terintegrasi secara modern. Hak

Tanggungan Elektronik adalah serangkaian proses
pelayanan hak tanggungan dalam rangka pemeliharaan
data pendaftaran tanah yang diselenggarakan melalui
sistem elektronik yang terintegrasi (Permen Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 5 Tahun
2020 tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi
Secara Elektronik).
Komponen penyelenggaraan Pelayanan Hak
Tanggungan Elektronik, terdiri dari (Permen Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 5 Tahun
2020 tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi
Secara Elektronik):
a. Kementerian selaku penyelenggara bertanggung
jawab atas penyelenggaraan Sistem Hak Tanggungan
Elektronik dan tunduk pada ketentuan peraturan
perundang-undangan
b. Kantor Pertanahan selaku pelaksana merupakan
komponen Penyelenggara Sistem Hak Tanggungan
Elektronik yang berwenang memeriksa dan
mengesahkan hasil Pelayanan Hak Tanggungan
Elektronik dan tunduk pada ketentuan peraturan
perundang-undangan;
c. Kreditor, pejabat pembuat akta tanah atau pihak lain
yang ditentukan oleh Kementerian selaku pengguna
merupakan orang yang memanfaatkan Sistem Hak
Tanggungan Elektronik yang disediakan oleh
Penyelenggara.

Jenis Pelayanan Hak Tanggungan Elektronik yang

dapat diajukan melalui Sistem Hak Tanggungan Elektronik
meliputi (Permen Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi Secara
Elektronik):
a. pendaftaran Hak Tanggungan;
b. peralihan Hak Tanggungan;
c. perubahan nama Kreditor;
d. penghapusan Hak Tanggungan; dan
e. perbaikan data.
Menurut Permen Agraria dan Tata Ruang/Badan
Elektronik, objek Hak Tanggungan yang dapat diproses
dengan Pelayanan Hak Tanggungan Elektronik merupakan
objek Hak Tanggungan sebagaimana diatur dalam
peraturan perundangundangan.
Pengguna Sistem Hak Tanggungan Elektronik,
meliputi (Permen Agraria dan Tata Ruang/Badan
Elektronik):
a. Kreditor, merupakan perseorangan/badan hukum
sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-
undangan;
b. Pejabat pembuat akta tanah atau pihak lain yang
ditentukan oleh Kementerian.

2. Pengamanan dokumen elektronik pertanahan

Pertanahan Nasional terus berupaya meningkatkan layanan
dengan menerapkan sistem sertifikat elektronik. Untuk
mengamankan suatu dokumen dari modifikasi yang tidak
sah, digunakan suatu metode yang disebut dengan tanda
tangan elektronik. Penggunaan tanda tangan elektronik
untuk menjamin autentikasi secara bertahap diterapkan
pada dokumen elektronik pertanahan. Penerapan tanda
tangan elektronik diatur dalam Peraturan Menteri Nomor 3
tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik.
Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang
terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi
atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang
digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (Permen
Nommor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan
Elektronik). Tanda tangan elektronik dapat digunakan
sebagai alat pengesahan suatu dokumen elektronik. Tanda
tangan elektronik hanya dapat dilakukan oleh pihak yang
berwenang.
Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat
autentikasi dan verifikasi atas (Permen Nomor 3 Tahun
2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik):
a. identitas penanda tangan; dan/atau
b. keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.

F. RANGKUMAN MATERI
memerlukan teknik khusus dengan pengolahan dokumen
tercetak. Tahapan yang dilakukan dalam proses pengolahan
dokumen elektronik yaitu proses digitalisasi, penyimpanan dan
pengaksesan/temu kembali dokumen. Untuk memudahkan
dalam pengolahan dan pengelolaan dokumen elektronik
diperlukan adanya:
1. Klasifikasi dokumen
2. Metada dokumen
3. Integrasi database.
Nasional memiliki program besar terkait Transformasi Digital,
dalam program ini didukung oleh digitalisasi dokumen
pertanahan dari kertas/ analog ke format digital. Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional terus
berupaya meningkatkan layanan dengan menerapkan sistem
sertifikat elektronik. Untuk mengamankan suatu dokumen dari
modifikasi yang tidak sah, digunakan suatu metode yang disebut
dengan tanda tangan elektronik.
G. LATIHAN
1. Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai
berikut…
a. semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara
umum
b. machine readable

c. cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode

waktu
d. data terstruktur dan dikodekan
e. data yang dikelompokan
2. Alasan perlunya dilakukan integrasi database yaitu,
kecuali…
a. database yang berbeda satu dengan yang lain
b. data suatu instansi dapat dipakai bersama oleh
instansi-instansi lain yang memerlukan (tidak perlu
ada duplikasi data dalam suatu lingkungan organisasi)
c. meskipun fokus integrasi adalah data, tapi perlu juga
integrasi hal-hal lain yang terkait
d. integrasi data perlu dilakukan secara cermat karena
kesalahan pada integrasi data bisa menghasilkan
ouput/keluaran yang menyimpang dan bahkan
menyesatkan pengambilan keputusan nantinya
e. database yang sama
3. Proses digitalisasi dokumen pertanahan secara proses
terbagi 2 yaitu ...
a. pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan
goingback dan pengelolaan digitalisasi dokumen
pertanahan continue
b. pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan blackfile
dan pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan
continue
c. pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan backfile
continue

d. pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan blackfile

ongoing
e. pengelolaan digitalisasi dokumen pertanahan backfile
ongoing
4. Berikut adalah jenis layanan informasi pertanahan secara
elektronik, kecuali ...
a. pengecekan sertipikat hak atas tanah
b. surat keterangan pendaftaran tanah
c. informasi data tekstual dan/atau spasial
d. informasi nilai guna dokumen
e. informasi titik koordinat
5. Hak tanggungan elektronik adalah ...
a. proses memberikan informasi secara elektronik
meliputi konfirmasi kesesuaian data fisik dan data
yuridis sertifikat Hak atas Tanah serta informasi
lainnya di pangkalan data
b. salah satu upaya dalam meningkatkan penilaian
pelayanan publik di bidang pertanahan dengan
memanfaatkan teknologi informasi yang terintegrasi
secara modern
c. salah satu upaya dalam meningkatkan kinerja
memanfaatkan teknologi informasi yang terintegrasi
secara modern

d. proses memberikan informasi secara elektronik

meliputi konfirmasi kesesuaian data sertifikat Hak atas
Tanah serta informasi lainnya di pangkalan data
e. salah satu upaya dalam meningkatkan kinerja
memanfaatkan sistem manajemen elektronik

BAB V
PENUTUP
“Pendidikan adalah senjata paling mematikan di dunia, karena dengan
pendidikan, Anda dapat mengubah dunia." (Nelson Mandela)
A. KESIMPULAN
Di era revolusi industri 4.0 diperlukan perubahan untuk

mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Salah
satunya adalah digitalisasi dokumen. Digitalisasi dokumen
adalah pengalihmediaan dokumen menjadi dokumen elektronik.
Penerapan dokumen elektronik mampu mempercepat dan
mempermudah proses pelayanan publik, namun, disamping itu
digitalisasi dokumen juga memiliki kerentanan seperti bocornya
informasi data yang disimpan.
Nasional telah mulai melakukan digitalisasi dokumen secara
masif. Dalam pelaksanaan penerapan dokumen elektronik
kementerian juga secara bertahap telah menerapkan tanda
tangan elektronik sebagai sarana pengaman dokumen elektronik.
B. TINDAK LANJUT
melalui pembelajaran dengan Modul VI ini, memberikan bekal
menerus dilakukan.

Sebagai tindak lanjut dari pembelajaran modul Penguatan

Pengawasan, maka:
modul sebagai alat kelengkapan dalam menyelenggarakan
pelatihan bagi Pusat Pengembangan Sumber Daya
Manusia dan pengendalian pelaksanaan pelatihan serta
untuk penyempurnaan modul pelatihan berikutnya agar
lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA
Ardoni. 2008. Pengelolaan Dokumen Elektronik. Diakses dari

http://journaldatabase.info/download/pdf/pengelolaan_dokume
n_elektronik, .pdf
Date, C.J., 1995, An Introduction to Database Systems, Adisson
Wesley Publishing, Co., Inc.
Indonesia. 2019. Kajian Teknis Digitalisasi Dokumen
Pertanahan. Bogor
https://id.wikipedia.org/wiki/Klasifikasi_dokumen diakses pada 8 juli
2020
https://slideplayer.info/slide/1993827/ diakses pada 7 juli 2020
https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/smart-asn-menguasai-
era-digital diaskes pada 2 juli 2020
Makarim, edmon. Keautentikan Dokumen Publik Elektronik Dalam
Administrasi Pemerintahan Dan Pelayanan Publik. Jakarta
_____________, et. al. 2014. Laporan Penelitian Hibah Klaster Riset:
Penyelenggaraan Community Root Certification Authority dan
Pengamanan Sumber Daya Internet oleh Komunitas Untuk
Kesiapan ASEAN Regional E-Commerce, Fakultas Hukum
Universitas Indonesia.
Martin, J., 1975, Computer Database Organizations, parth I, Prentice-
Hall.
Soergel, Dagobert (1985). Organizing Information: Principles of Data
Base and Retrieval Systems. Academic Press.

Pangaribuan, Syakirin. 2008. Layanan Perpustakaan Elektronik.

http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/17395 diakses
pada 30 Juni 2020
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional Nomor 5 Tahun 2017 tentang Layanan Informasi
Pertanahan Secara Elektronik
Nasional Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda
Tangan Elektronik
Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2019 Tentang
Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Negara Agraria/
Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997
Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor
24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah
Nasional Nomor 5 Tahun 2020 tentang Pelayanan Hak
Tanggungan Terintegrasi Secara Elektronik
Pradnya, Ryan. 2015. Integrasi Database, Software, dan Middleware.
Universitas Udayana. Diakses dari
https://pradnyaryan.wordpress.com/2015/02/28/integrasi-
database-software-dan-
middleware/#:~:text=Integrasi%20database%20merupakan%2
0proses%20mengkombinasikan,berbeda%20ke%20dalam%20
sebuah%20penyimpanan.

KUNCI JAWABAN
BAB II
1. B
2. E
3. C
4. B
5. E
BAB III
1. B
2. C
3. B
4. E
5. C
BAB IV
1. A
2. A
3. E
4. D
5. A


E-Office 1,2,3,4,5,6,7,8

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

E-Office 1,2,3,4,5,6,7,8

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Hak Cipta © Pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/

Badan Pertanahan Nasional

Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia

PELATIHAN E-OFFICE DAN TATA KELOLA ARSIP

Tim Pengarah Substansi:

JAKARTA - KEMENTERIAN ATR/BPN - 2020

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas tersusunnya

Bogor, Juli 2020

Deni Santo, S.T., M.Sc.

KATA PENGANTAR ............................................................................................... I

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................V

DAFTAR TABEL .................................................................................................VIII

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL...................................................................IX

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG .................................................................................... 2

BAB II PENGANTAR TATA NASKAH ATR/BPN .................................................. 7

A. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................................. 7

BAB III JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS ................................................. 13

A. NASKAH DINAS ARAHAN ........................................................................ 13

BAB IV PEMBUATAN NASKAH DINAS ............................................................. 74

A. PERSYARATAN PEMBUATAN ................................................................ 74

BAB V KEWENANGAN PENANDA TANGAN .................................................. 139

A. PENGGUNA GARIS KEWENANGAN ..................................................... 139

BAB VI PENGAMANAN NASKAH DINAS ........................................................ 154

A. PENENTUAN KATEGORI KLASIFIKASI, KEAMANAN DAN AKSES

D. EVALUASI .............................................................................................. 157

BAB VII PENGENDALIAN NASKAH DINAS ..................................................... 161

A. NASKAH DINAS MASUK ........................................................................ 161

BAB VIII PENUTUP............................................................................................ 174

A. SIMPULAN .............................................................................................. 174

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 176

KUNCI JAWABAN ............................................................................................. 177

Gambar 1 Nama Jabatan Menteri ......................................................................... 76

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Anda dapat mempelajari keseluruhan modul ini dengan cara

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 1

nantinya akan disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk laporan

Dari realitas yang terjadi disampaikan bahwa pengelolaan arsip

2 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 3

E. INDIKATOR HASIL BELAJAR

4 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

1. Menjelaskan latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran,

F. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 5

b. Nama Jabatan Pada Kepala Naskah;

6 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

Indikator Hasil Belajar:

A. MAKSUD DAN TUJUAN

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 7

3. Lancarnya komunikasi tulis akan mempermudah dalam

8 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 9

2. Berikut adalah yang tidak termasuk dalam ruang lingkup

10 MODUL TATA NASKAH ATR/BPN

3. Berikut adalah definisi dari Naskah Dinas, yaitu …..

4. Apakah tujuan dari Tata Naskah Dinas di lingkungan

5. Berikut ini adalah asas Naskah Dinas, kecuali …..

MODUL TATA NASKAH ATR/BPN 11

D. Asas Kecepatan dan Ketepatan

G. UMPAN BALIK DAN TIDAK LANJUT