e) Kelemahan Pengendalian Internal Pada Prosedur Penggajian Universitas Andalas

Dalam Statements on Auditing Standards (SAS) Nomor 78, terdapat enam

elemen pengendalian fisik yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan untuk
mengendalikan keuangan internal. Berikut adalah analisis kelemahan
pengendalian internal pada Universitas Andalas untuk siklus penggajian
berdasarkan enam elemen pengendalian fisik tersebut :
1. Otorisasi Transaksi
Otorisasi transaksi adalah memastikan semua transaksi yang diproses oleh
system informasi valid dan sesuai tujuan pihak manajemen. Pada siklus
penggajian Universitas Andalas tidak terdapat kelemahan pada otorisasi
transaksi karena sudah sesuai dengan SOP dengan Nomor
118/UN16.21/SOP/2020.
2. Pemisahan Tugas.
Pemisahan tugas pada siklus penggajian begitu penting untuk mencegah
terjadinya fraud. Pada siklus penggajian Universitas Andalas untuk pemisahan
tugas tidak ada kelemahan karena pada bagian PPK dan PPSM telah
melakukan tugasnya sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor
190/PMK.05/2012 sebagaimana telah dirubah dengan PMK nomor
179/PMK.05/2018 dan Perpres No. 16 tahun 2008.
3. Pencatatan Akuntansi.
Pada Sistem Operasi yang bersumber dari Universitas Andalas melakukan
pencatatan pada Buku Kas Umum (BKU) oleh Bagian dan telah sesuai dengan
SOP penggajian.
4. Supervisi
Supervisi mengandung arti melihat dan meninjau dari atas atau menilik dan
menilai dari atas yang dilakukan oleh pihak atasan terhadap aktivitas,
kreativitas, dan kinerja bawahan.
Dari siklus penggajian Universitas Andalas tidak terdapat kelemahan karena
yang mengawasi siklus penggajian dan disetujuinya pencairan gaji adalah
PPK, secara administrasi telah diawasi dan dilakukan peninjauan oleh PPK.
 5. Pengendalian Akses
Pengendalian akses pada prosedur penggajian Universitas Andalas, telah ada
pengendalian akses pada Siklus Penggajian, yang mana hanya Petugas
Pengantar SPM yang telah ditunjuk oleh KPA yang berhak mengantar SPM
dan dokumen pelengkap ke KPPN.
6. Verifikasi Independen
Pada siklus penggajian Universitas Andalas telah ada verifikasi independent
yang dibuktikan dengan SPP hanya disetujui oleh PPK jika data gaji induk
dinyatakan benar dan akan dikembalikan jika dokumen tersebut terjadi
kesalahan atau tidak lengkap.

Saran Untuk Memperbaiki Kelemahan Pengendalian Internal Prosedur Penggajian

Universitas Andalas

1. Otorisasi Transaksi
Tidak terdapat kelemahan dalam otorisasi transaksi siklus penggajian pegawai
universitas Andalas dikarenakan penggajian sudah sesuai dengan peraturan dari
Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Siklus penggajian Universitas
Andalah sudah menggunakan system yang terkomputerisasi dengan penggajian
dan perhitungan penggajian menggunakan Aplikasi GPP (Gaji PNS Pusat).
2. Pemisahan Tugas
Tidak terdapat kelemahan pada pemisahan tugas siklus penggajian Universitas
Andalas dikarenakan pegawai yang terlibat dalam proses penggajian sudah
ditunjuk oleh KPA (Kuasa Pengguna Anggaran). Di mana PPSM, PPK dan petugas
Pengantar PSM pada Universitas Andalas tidak terjadi rangkap jabatan atau
tugas.
3. Pencatatan Akuntansi
 Tidak ada kelemahan pada prosedur penggajian Universitas Andalas karena dari
pihak Universitas Andalas sudah melakukan penggajian sesuai SOP.
4. Supervisi
Tidak terdapat kelemahan di bagian supervise penggajian Universitas Andalas,
dikarenakan pengawasan dalam prosedur penggajian dilakukan oleh PPK yang di
tetapkan oleh KPA sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pada KPPN juga
terdapat supervise yang baik karena ada validasi data menggunkan SPAN.
5. Pengendalian Akses
Pada Universitas Andalas tidak terdapat kelemahan di bagian pengedalian akses
karena sudah terdapat pengendalian akses terhadap Prosedur penggajian,
dimana hanya pejabat yang ditunjuk oleh KPA yang dapat melakukan prosedur
penggajian di Universitas Andalas.
6. Verifikasi Independen
Pada Universitas Andalas sudah terdapat verifikasi independen. Dimana data
induk gaji diverifikasi oleh PPAB, SPP ditandatangani dan diperiksa oleh PPK
selaku pejabat yang menjaga dan mengawal seluruh proses penggajian dari awal
perencanaan hingga akhir penyelesaian serta memastikan seluruh aspek dari
pengadaan tersebut berjalan sesuai dengan aturan yang berlaku baik dari sisi
teknis maupun administrasi.
 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis pada bab sebelumnya dapat diketahui bahwa
Universitas Andalas sudah memiliki system yang terkomputerisasi dalam setiap kegiatan
operasinya mulai dari Pengeluaran Kas, Penerimaan Kas, Penggajian serta Pembelian
Aset Tetap. Dapat dilihat pada diagram dan flowchart diatas kebanyakan menggunakan
aplikasi dan menggunakan computer. Kegiatan manual pada Universitas Andalas hanya
terdapat pada proses penandatanganan dokumen. Dengan proses yang menggunakan
aplikasi dan computer dapat memberikan keefektif-an dan efisiensi pegawai dalam
bekerja serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan penerapan
SOP yang tepat oleh Universitas Andalas, maka terbentuknya pekerjaan yang lebih
aman dan tidak terjadinya kecurangan. Berikut merupakan kesimpulan dari siklus- silus
diatas :

Sistem informasi pada siklus penerimaan kas, yang mana penerimaan kas Universitas
Andalas salah satunya berasal dari pembayaran UKT mahasiswa. Pada Pengeluaran kas
Universitas Andalas dilakukan apabila Fakultas unit membutuhkan Uang Persediaan.
Kemudian untuk system informasi penggajian Universitas Andalas yang dilakukan
secara komputerisasi den penggajian yang dicairkan oleh KPPN. Sama dengan system
informasi sebelumnya, dalam prosedur pembelian dan pengelolaan aktiva tetap
Universitas Andalas yang dikelola oleh Bagian Umum dan Pengelolaan Aset.
Berdasarkan keseluruhan siklus yang terjadi di Universitas Andalas sudah sesuai dengan
SOP, namun pada prosedur penerimaan kas pada bagian supervisi diperlukan
pengawasan yang lebih ketat supaya tidak terjadi kecurangan. Sama halnya dengan
siklus penerimaan kas, pada siklus penerimaan kas terdapat kelemahan yang sama
pada internal control bagian supervisi yang rentan terjadinya kecurangan bila tidak ada
pengawasan. Dalam siklus penggajian pegawai Universitas Andalas yang berstatus PNS,
penggajiannya dicairkan oleh KPPN dan diawasi oleh PPK. Berbeda dengan siklus-siklus
transaksi sebelumnya, pada siklus pembelian dan pengelolaan aktiva tetap terdapat
beberapa kelemahan internal control pada bagian supervise yang mana Universitas
Andalas kurang efektif dalam pemantauan asset tetap dan penjagaan asset tersebut.
Pada bagian pengendalian akses, Universitas Andalas harus melakukan pembatasan
akses ke Gudang penyimpanan aktiva tetap sehingga tidak ada kemungginan terjadinya
kecurangan.