lOMoARcPSD|17652108

2.2 Siklus Pemrosesan Pembelian bahan baku:

Siklus pembelian bahan baku merupakan kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa (Romney, 2005).

a) Narasi Pemrosesan Pembelian Bahan Baku

Sistem pembelian bahan baku perusahaan dimulai dari pemberitahuan oleh
karyawan di bagian produksi kepada pemilik yang memberitahu bawah stock bahan
baku habis, kemudian dilakukan pemesanan oleh pemilik ke supplier. Setelah
menyebutkan barang yang diperlukan, supplier akan membuat nota yang kemudian
akan dikirim kepada pemilik untuk ditanda-tangan. Sebelum ditanda-tangan, pemilik
akan memeriksa terlebih dahulu pesanan tersebut, jika sudah benar maka akan
ditanda-tangan oleh pemilik. Disini, pemilik tidak melakukan pencatatan apapun.
Mereka hanya menggunakan nota yang diberikan supplier sebagai simpanan berkas
mereka. Setelah itu barang akan dikirim oleh supplier ke pabrik dan diterima oleh
pemilik untuk kemudian di simpan disimpan dibagian gudang. Dalam pembelian
barang untuk persediaan barang belum jadi, perusahaan tidak ada kartu stock dan
juga tidak melakukan pencatatan persediaan yang masuk dan keluar.

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

b) DFD untuk Pengolahan Pembelian Bahan Baku

Bagian produksi

Melaporkan persediaan
bahan baku

pemilik

Purchase order

Purchase order Bahan baku pemasok

penerimaan

Barang dan nota pesanan

Menerima barang

Bagian gudang

Pembayaran

pemilik

Data Flow Diagram Siklus Pemrosesan Pembelian Bahan Baku

pada Usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

c) Dokumen / Diagram Alir Sistem untuk Pengolahan Pembelian

Bahan Baku

Bagian produksi Pemilik Pemasok

mulai

Pengecekan
persediaan
bahan baku List Bahan baku
yang habis

List Bahan baku

yang habis
Membuat list
bahan baku
yang akan
dipesan

Menerima
Menghubungi
pesanan dan
pemasok
membuat nota

A
2
1
Nota pesanan

Nota pesanan

Pengecekan
Untuk pemasok
nota dan
barang

pembayaran

Menyimpan
pesanan
digudang

selesai

Document Flowchart Pemrosesan Pembelian

Bahan Baku pada Usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

Bagian Produksi
d) Business Process

Membuat List
bahan baku
yang Habis
Start

Menerima list
Pembelian Bahan Baku Kerupuk Sanjai Amak Haji

Bahan baku Melakukan Menerima

Pemilik

yang Habis Pemesanan ke Nota pesanan pesanan

dari Bagian pemasok bahan baku
produksi
pemasok

Menyiapakan
Menerima Membuat
bahan baku
pesanan Nota pesanan
yang dipesan
Pengantaran

Pengantaran
Barang
Bagian gudang

Pesanan yang
diterima
disimpan
digudang End

Business Process Diagram Pemrosesan Pembelian Bahan Baku

pada Usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji

e) Kelemahan Pengendalian Internal Pada Pembelian Bahan Baku Usaha

Kerupuk Sanjai Amak Haji, Yaitu:
Dalam Statements on Auditing Standards (SAS) nomor 78, terdapat 6 elemen
pengendalian fisik yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan untuk
mengendalikan keuangan internal. Berikut adalah analisis kelemahan pengendalian
internal pada Usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji untuk siklus pemebelian bahan baku
berdasarkan 6 elemen pengendalian fisik tersebut.

1. Otorisasi Transaksi
Otorisasi transaksi adalah memastikan bahwa semua transaksi yang diproses
oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Pada usaha
Kerupuk Sanajai Amak Haji tidak terdapat kelemahan yang berkaitan dengan
otorisasi transaksi, karena dalam pembelian bahan baku karyawan di bagian produksi

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

harus melapor terlebih dahulu kepada pemilik yang kemudian pemilik yang
melakukan pemesanan kepada pemasok.

2. Pemisahan Tugas
Harus ada pemisahan tugas yang memadai agar pengendalian internal dapat
berlangsung dengan baik. Adanya peran ganda pemilik, yaitu bertanggung jawab
sebagi pemesan barang dan juga sebagai penerima barang, sehingga rentan terjadi
kesalahan dalam penerimaan bahan baku, contohnya adanya bahan baku yang tidak
sesuai dengan pesanan.

3. Pencatatan Akuntansi
Dalam melakukan pemesanan bahan baku pemilik tidak melakukan
pencatatan apapun. Mereka hanya menggunakan nota yang diberikan supplier
sebagai simpanan berkas mereka, sehingga rentan untuk kehilangan bukti nota
tersebut sangat besar yang nantinya akan berakibat pada kecurangan saat
pembayaran bahan baku dan sulit untuk melakukan pembukuan atas pembelian
bahan baku.

4. Supervisi
Supervisi mengandung arti melihat dan meninjau dari atas atau menilik dan
menilai dari atas yang dilakukan oleh pihak atasan terhadap aktivitas, kreativitas,
dan kinerja bawahan.
Supervisi yang dilakukan pemilik terhadap karyawan bagian produksi yang
juga bertanggungjawab melaporkan persediaan bahan baku di usaha Kerupuk Sanjai
Amak Haji dilakukan setiap hari dengan berada di tempat usaha. Walaupun supervisi
dilakukan hampir setiap hari, seringkali tidak semua karyawan dapat dilihat oleh
supervisi. Pada usaha Kerupuk sanjai Amak Haji, tidak ada alat kontrol yang cukup
untuk memantau seluruh kinerja karyawan bagian penjualan. Kegiatan supervisi
yang tidak menyeluruh berisiko menimbulkan terjadinya inefisiensi dan kecurangan
yang dilakukan oleh karyawan bagian penjualan, seperti proses pemakaian bahan
baku yang tidak sesuai dan munculnya pengelapan atas barang bahan baku yang
digunakan.

5. Pengendalian Akses
Pada usaha kerupuk sanjai amak haji, sudah terdapat pengendalian akses
terhadap persedian bahan baku, dimana hanya karyawan di bagian produski yang

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

dapat mengambil persediaan bahan baku di gudang untuk proses produksi dan
kemudian melaporkan persediaan bahan baku kepada pemilik jika persediaan bahan
baku habis.

6. Verifikasi Independen
Pada usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji sudah terdapat verifikasi independen.
Dimana nota pembelian bahan baku yang dibuat oleh pemasok akan diserahkan
kepada pemilik untuk ditanda tangani dan memastikan bahwa pesanan sudah sesuai
dengan yang dipesan.

f) Saran untuk Memperbaiki Kelemahan Pengendalian Internal

Pembelian Bahan Baku
1. Otorisasi Transaksi
Pada usaha Kerupuk Sanajai Amak Haji tidak terdapat kelemahan yang
berkaitan dengan otorisasi transaksi, karena dalam pembelian bahan baku karyawan
di bagian produksi harus melapor terlebih dahulu kepada pemilik yang kemudian
pemilik yang melakukan pemesanan kepada pemasok.

2. Pemisahan Tugas
Saran untuk mengatasi kelemahan pada usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji
pada elemen pemisahan tugas, yaitu harus ada pemisahan tugas yang memadai
agar pengendalian internal dapat berlangsung dengan baik. Saran untuk
memperbaiki kelemahan tersebut adalah membedakan bagian yang
bertanggungjawab atas pemesanan bahan baku dengan penerimaan bahan baku,
dimana pemilik bertanggung jawab sebagai pemesan bahan baku dan untuk
penerimaan bahan baku ditunjuk karyawan yang bertanggung jawab dibagian
gudang, sehingga karyawan di bagian gudang dapat mencocokkan barang yang
diterima dengan barang yang dipesan.

3. Pencatatan Akuntansi
Usaha kerupuk sanjai amak haji disarankan dapat menerapkan sistem
akuntansi dalam pembuatan laporan keuangan atau menyusun laporan keuangan
terkait dengan pembelian bahan baku. Pencatatan menggunakan excel atau aplikasi-
aplikasi akuntansi yang tersedia di perangkat mobile dapat digunakan untuk
menciptakan data keuangan yang rapi dan memperkecil kemungkinan hilangnya data

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

yang berkaitan dengan pembelian bahan baku. Jadi, semua bukti yang berkaitan
dengan pembelian bahan baku bisa diketik kedalam excel.

4. Supervisi
Untuk supervisi, usaha sanjai amak haji disarankan untuk memasang CCTV,
setidaknya ditempat-tempat yang penting pada bagian persediann bahan baku
sehingga semua aktifitas yang terjadi dapat dilihat oleh pemilik walaupun pemilik
sedang tidak berapa ditemat dan hal ini juga bertujuan agar karyawan yang berada
di bagian tersebut selalu merasa diawasi, sehingga karyawan bekerja dengan lebih
jujur.

5. Pengendalian Akses
Pada usaha kerupuk sanjai amak haji tidak terdapat kelemahan di bagian
pengedalian akses karena sudah terdapat pengendalian akses terhadap persedian
bahan baku, dimana hanya karyawan di bagian produski yang dapat mengambil
persediaan bahan baku di gudang untuk proses produksi dan kemudian melaporkan
persediaan bahan baku kepada pemilik jika persediaan bahan baku habis.

6. Verifikasi Independen
Pada usaha Kerupuk Sanjai Amak Haji sudah terdapat verifikasi independen.
Dimana nota pembelian bahan baku yang dibuat oleh pemasok akan diserahkan
kepada pemilik untuk ditanda tangani dan memastikan bahwa pesanan sudah sesuai
dengan yang dipesan.

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)

 lOMoARcPSD|17652108

g) Rancangan System Akuntansi Pembelian Bahan Baku yang Sesuai

dengan Pengendalian Interen yang Memadai
Bagian Produksi Pemilik Pemasok Bagian Gudang

Laporan Bahan Laporan Bahan Laporan Bahan

baku tidak baku tidak baku tidak
tersedia tersedia tersedia

Membuat
Nota
Pesanan

Nota Pesanan Nota Pesanan Nota Pesanan

Mengirim
Barang ke
Toko

List Barang yang List Barang yang

sudah diterima sudah diterima
Toko Toko

Menyesuaikan
Barang yang
ada dengan
List

List Barang yang List Barang yang

sudah diterima sudah diterima
Toko Toko

Menyesuaikan
List dari
Bagian gudang
dengan nota
Pemesanan

Update Bahan Baku

yang Baru datang

Rancangan document flowchart

Pemrosesan Pembelian Bahan Baku

Downloaded by Edwin Sing (danisa.krupa@eledeen.org)