Value Chain PROCURE TO PAY Page 1 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

Document Change Control

Version Date Authors Summary of Changes

1.0 06.12.2012 Daniel Siahaan Initial

Daniel Siahaan, BPO,

1.1 13.12.2012 Flow Revision and Description Revision
BPL
Daniel Siahaan, BPO,
1.2 19.12.2012 Flow Revision and Description Revision
BPL

Section 1: Definition

Material inspection adalah pemeriksaan untuk memastikan kualitas produk yang

dikirimkan supplier sesuai dengan spesifikasi yang sudah ditentukan oleh QA.
Inspection Lot otomatis ter-generate pada saat Warehouse memposting Goods Receipt
from Purchase Order.

Material Inspection mengacu kepada Inspection Lot atau Permintaan Pemeriksaan

Kualitas, yang secara otomatis ter-generate pada saat Warehouse melakukan Goods
Receipt terhadap Purchase Order.

Inspection lot dapat di-generate pada beberapa area berbeda sebagai hasil dari event
yang berbeda, misalnya:
a. Goods receipt
b. Production order in production
c. Delivery to a customer
d. Goods movements within a company
e. Deadline monitoring of materials managed in batches (recurring inspections)
f. Manual lot creation

Section 2: Description of Requirement

Kondisi saat ini :

1. Kurang optimalnya fungsi control terhadap penggunaan material yang belum
selesai diperiksa kualitasnya.
2. Traceability raw material di-supply dari vendor mana membutuhkan waktu yang
lama.
3. Keputusan penerimaan material yang tidak sesuai standar kurang terdata
dengan baik.
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 2 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

Kondisi kedepannya :

1. Semua material yang masih dalam proses pemeriksaan quality tidak dapat
digunakan untuk proses berikutnya.
2. Traceability raw material di-supply dari vendor dapat dianalisa secara system.
3. Seluruh defect yang terjadi / keputusan penerimaan material yang tidak sesuai
standar harus dicatat pada Quality Notification. Notifikasi dapat ditujukan
kepada Purchasing sehingga Purchasing dapat melakukan follow up action
terhadap vendor terhadap seluruh masalah kualitas yang ditemukan.
4. Hasil pemeriksaan kualitas untuk material inspection dapat dianalisa secara
realtime oleh seluruh departement yang terkait yaitu QC, Warehouse dan
Purchasing.

Section 3: Description of To Be Design

Untuk mengaktifkan Material Inspection terhadap sebuah material, perlu terlebih

dahulu mengaktifkan Inspection Type 01 (Goods Receipt Inspection for Order) di material
master.
Sistem SAP membuat Inspection Lot secara otomatis ketika transaksi Goods Receipt
diposting. Pada saat Inspection Lot dibuat, sistem akan membaca master data untuk
menentukan karakteristik dan spesifikasi pemeriksaan berserta jumlah sampel yang
diperlukan.
Untuk Fresh Milk, Palm Oil, dan material Dairy Farm tidak akan diset ke Inspection Stock
pada saat penerimaan sehingga Usage Decision-nya tidak mempengaruhi Posting Stock
karena ketika barang diterima langsung masuk ke Unrestriced Used Stock.

Inspection Lot terdiri dari informasi berikut:

A. Inspection Lot Header:
i. Plant
ii. Inspection Lot Number
iii. Material Code & Description
B. Scheduling Date:
i. Start date
ii. Insp. End Date
C. Data for Goods Receipt:
i. Vendor Code & Description
ii. Purchasing Document (PO Number)
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 3 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

iii. Material Document (Nomor material document ketika transaksi

Goods Receipt for Purchase Order di-post ke system SAP)
D. Inspection Lot Quantities:
i. Insp. Lot Qty
ii. Sample size
E. Inspection Specification

3.2 Process Flow

GI-PTP-030-020 Incoming Material Inspection

Roles Process Flow

START PTP-030-010
Goods Receipt 1
Tidak
from Purchase
Order (Material)

Melalui sistem
Weightbridge ?

OK
Ya
QC/Analyst Lab
QC/Analyst Lab
Material DF Menyiapkan Form
Melakukan
atau Material Material MP Pemeriksaan Material
pengambilan Sampel
MP & Titik Periksa QC
Incoming

Material DF
QC

QC/Analyst Lab QC/Analyst Lab

Melakukan OK Form Pemeriksaan
pengambilan Pre- Material Pemeriksaan kualitas
(Preprinted document) material Valuasi ?
Sample

Tidak OK

QC/Analyst Lab
Valuasi ?
Create Inspectrion Lot
Manual
(QA01) Tidak OK

QC/Analyst Lab QC/QC Monitoring QC/QC Monitoring

Memberi info ke
Result Recording Usage Decision Supplier bahwa ada END
(QE51N) (QA11) barang reject

1. Dairy Farm: QC dan QC Section Head

Version: 1.2
Notes 2. Milk Processing: QC monitoring, Analyst Lab, QC Section Head, QA Engineering
3. Untuk material yang tidak melalui Weightbridge ada pemeriksaan fisik sebelum di Goods Receipt tapi data tidak di-input di sistem Date: 19/12/2012
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 4 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

GI-PTP-030-020 Incoming Material Inspection

Roles Process Flow
QC/QC Monitoring

1 Cek Inspection Lot yang Apakah

statusnya masih open Inspection Lot
(QA33) ada ?
GR Material Ya
Material yang di
melalui sistem inspeksi melalui sistem
Weightbridge? Weightbridge?

QC Section Head/ QC
Monitoring Tidak
Tidak QC/QA Engineering
Ya
QC/Lab Analyst Usage Decission Transfer to Unrestricted
Menyiapkan Form (QA11) Valuasi ? OK Use Stock
(QA11) Tidak
Pemeriksaan Material
& Titik Periksa QC
Incoming Tidak OK
QC/Analyst Lab QC Section Head
Form Pemeriksaan Ya
Material Result Recording Defect Recording
(Preprinted document) (QE51N) (QA11)
QC

QC/Analyst Lab

Pemeriksaan kualitas FTS-050-040

material Quality Notification
Ya
Data result recording
sebagian berasal dari
input manual dan
sebagian lagi diambil dari
Milkoscan dengan
interface Release
Khusus ?
QC/QC Monitoring

Tidak Memberikankan status

material
QC/QA Engineering

Transfer to Blocked
Stock
END
(QA11)

1. Dairy Farm: QC dan QC Section Head

Version: 1.2
Notes 2. Milk Processing: QC monitoring, Analyst Lab, QC Section Head, QA Engineering
3. Untuk material yang tidak melalui Weightbridge ada pemeriksaan fisik sebelum di Goods Receipt tapi data tidak di-input di sistem Date: 19/12/2012

Berikut ini proses flow material inspection:

1. Jika kedatangan material melalui sistem weight bridge dan merupakan
material Dairy Farm (DF) maka:
a. QC/Analyst Lab melakukan pengambilan free sampel
b. QC/Analyst Lab membuat Inspection Lot Manual
c. QC/Lab Analyst mencatat hasil pemeriksaan kualitas ke Sistem SAP dengan
melakukan Result Recording.
d. Setelah seluruh pemeriksaan selesai, QC/Lab Analyst menginput Usage
Decision. Usage Decision adalah keputusan akhir yang menjelaskan apakah
material yang telah diperiksa tersebut diterima (accepted) atau ditolak
(rejected).
e. Jika status material ditolak maka QC/QC Monitoring menginformasikan
kepada supplier bahwa material tersebut ditolak, dan proses Incoming
Material Inspection selesai
f. Jika status material diterima, maka QC/Lab Analyst melakukan
pengambilan sampel
g. QC/Lab Analyst menyiapkan Form Pemeriksaan dan Titik Periksa.
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 5 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

h. QC/Lab Analyst melakukan pemeriksaan kualitas dan mencatatnya di Form

Pemeriksaan Material.
i. Jika hasil pemeriksaan ditolak, maka QC/QC Monitoring menginformasikan
kepada supplier bahwa material tersebut ditolak, dan proses Incoming
Material Inspection selesai
j. Jika hasil pemeriksaan dierima , maka dilakukan proses Good Receipt from
Purchase Order (Material) dan berlanjut ke proses selanjutnya (poin 3)
2. Jika kedatangan material melalui sistem weight bridge dan merupakan
material Milk Processing (MP) maka:
a. Maka QC/Analyst Lab melakukan pengambilan sampel
b. QC/Lab Analyst menyiapkan Form Pemeriksaan dan Titik Periksa QC
Incoming
c. QC/Lab Analyst melakukan pemeriksaan kualitas material
d. Jika hasil pemeriksaan ditolak, maka QC Monitoring menginformasikan
kepada supplier bahwa material tersebut ditolak, dan proses Incoming
Material Inspection selesai
e. Jika hasil pemeriksaan diterima , maka dilakukan proses Good Receipt from
Purchase Order (Material)
3. Untuk material MP yang proses Good Receipt from Purchase Order (Material)
tidak melalui sistem weight bridge, maka QC/Lab Analyst menyiapkan Form
Pemeriksaan dan Titik Periksa QC Incoming kemudian QC/Lab Analyst
melakukan pemeriksaan kualitas material, selanjutnya berlanjut ke proses
pada poin 5 dan seterusnya
4. QC/QC Monitoring mengecek secara berkala Inspection Lot baru yang
tergenerate di Sistem SAP
5. QC/Lab Analyst mencatat hasil pemeriksaan kualitas ke Sistem SAP dengan
melakukan Result Recording
6. Setelah seluruh pemeriksaan selesai, QC Section Head/QC Monitoring
menginput Usage Decision. Usage Decision adalah keputusan akhir yang
menjelaskan apakah material yang telah diperiksa tersebut diterima (accepted)
atau ditolak (rejected).
7. Jika Usage Decision tersebut merupakan Usage Decision material yang
diinspeksi melalui sistem weight bridge (Material DF, Fresh Milk dan Palm Oil),
maka QC Monitoring yang akan melakukan Usage Decision dan proses
Incoming Material Inspection selesai
8. Jika Usage Decision tersebut merupakan Usage Decision material yang tidak
diinspeksi melalui sistem weight bridge, maka QC Section Head yang akan
menginput Usage Decision tersebut. Dan jika status material diterima, maka
QC/QA Engineer mentransfer stock material tersebut dari QI Stock ke
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 6 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

Unrestricted Stock kemudian QC Monitoring memberikan label status pada

material tersebut
9. Jika pada material terdapat defect dan status material merupakan Release
Khusus, maka QC/QA Engineer mentransfer stock material tersebut dari QI
Stock ke Unrestricted Stock kemudian QC Monitoring memberikan status pada
material tersebut
10. Jika pada material terdapat defect dan status material bukan Release Khusus,
maka QC/QA Engineer mentransfer stock material tersebut dari QI Stock ke
Blocked Stock kemudian QC Monitoring memberikan label status pada
material tersebut

3.3 Roles and Authorisation

Activity Roles/Jobs Remarks

Check Inspection Lot wihout Result Recording (QA33) QC/QC Monitoring
Result Recording (QE51N) QC/QC Monitoring/ Lab
Analyst
Usage Decission (QA11) QC/QA

Section 4: Reporting, Interface, Enhancement, Form Requirement

No Type Name Departement

1 Form Printed Form Info Pengambilan Dairy Farm
Sampel
2 Enhancement Milkoscan Interface Milk Processing
3 Reporting Quality Report: List Report Dairy Farm & Milk Processing

Section 5: Data Conversion Requirement

No Type Name Source Estimated Volume Entity

1

Type:
M: Master Data
O: Opening Balance

Source:
 Value Chain PROCURE TO PAY Page 7 of 7

Activity ID
GI-PTP-030-020 Version 1.2
Incoming Material Inspection

Manual or Other system (put system name)

Entity:

Section 6: Organization Impact (Change Management Related)

Perintah pemeriksaan akan otomatis di-generate oleh system SAP pada saat Warehouse
melakukan GR terhadap PO sehingga seluruh data transaksi di warehouse akan
terintegrasi dengan QC.

*******