Modul 5

Alur Proses di Warehouse

Private & Confidential

Agenda Pembelajaran

1 Alur Proses Inbound - Checker

2 Alur Proses Inventory Control

3 Alur Proses Outbound - Picking

4 Alur Proses Outbound - Packing

Private & Confidential

 Alur Proses Gudang sampai dengan ke Customer

Pemesanan Produk Inbound Inventory Mengisi/memilih area Picking

ke Pemasok(Suplier)

Pre-QC
Penerimaan
Putaway(Menaruh barang di rack Perhitungan,PH, DEM

Outbound Production

Gudang/Hub Handover 3PL

Sorting
Expedisi

Checking
& Packing

Shipping

Pengiriman
QC = Quality Control
Customer Senang
PH = Problem Handler (PIC jika ada kendala barang tidak sesuai atau rack tidak
sesuai ketika picker sedang ambil barang
DEM = Damage(Rusak), Expired, Missing (Hilang)
 Alur Proses Gudang sampai dengan ke Customer

Pemesanan Produk Inbound Inventory Replenishment Picking

ke Pemasok(Suplier)

Unloading
QC
Receiving & Putaway Replenishment, Cycle count, dll

Gudang/Hub Handover 3PL

Sorting
Expedisi

Checking
& Packing

Shipping

Pengiriman Customer Senang Outbound Production

1. Alur Proses Inbound - Checker

Private & Confidential

Point Pembelajaran

A Mengelola Penerimaan Barang

B Merancang Prosedur Penerimaan Barang

C Inbound - Putaway

D Inbound - Quarantine

Private & Confidential

A. Mengelola Penerimaan Barang

Private & Confidential

 Komponen Mengelola Penerimaan Barang

Daftar Spesifikasi Order di Identifikasi

1 Lokasi Penerimaan Barang ditetapkan
Berdasarkan Dokumen 2 Berdasarkan Dokumen Pemesanan dari
Penerimaan barang dari supplier ke warehouse di Unit Bersangkutan dan Kesesuaian dengan
tentukan berdasarkan pengelompokan barang yang Karakteristik Barang
sudah ditentukan sebelumnya. Dalam proses Lokasi penerimaan barang ditentukan berdasarkan
penerimaan barang di warehouse shopee shop Id barang pada Warehouse. Untuk mengetahui
pengelompokan barang ditentukan berdasarkan jadwal inbound supplier, tim warehouse melakukan
shop ID yang sudah di bagi di masing – masing check schedule inbound yang sudah di isi pada
warehouse, sehingga produk – produk seperti Google Drive. Di mana Schedule ini sudah memuat
makanan, kosmetik, fashion, dan alat – alat rumah jumlah Qty, jumlah SKU dan Nomor Purchase order
tangga sudah terkelompok di satu warehouse dan yang akan datang, hal ini bertujuan untuk
agar tidak tercampur. mempermudah tim warehouse dalam menentukan
pembagian supplier berdasarkan kategori
warehouse.

Private & Confidential

 Komponen Mengelola Penerimaan Barang

Penerimaan Barang dilakukan Sesuai Barang yang diterima diidentifikasi

3 4
Prosedur Penerimaan Barang Sesuai dengan Spesifikasi Order
a. Supplier menyerahkan surat jalan / PO ke Dalam melakukan pengecekan barang dengan order
loket cek-in inbound. yang ada, maka beberapa tahap yang dilakukan
b. Karyawan / Planner melakukan kroscek PO checker adalah:
dengan schedule yang sudah ada, jika PO
a. Menyiapkan tempat untuk proses bongkar
terdapat dijadwal maka proses dilanjutkan.
muat
c. Planner melakukan konfirmasi di menu
b. Melakukan pengecekan barang sesuai Qty
Shopee dengan menginput kedatangan
PO
supplier
c. Melakukan pengecekan barang sesuai
d. Setelah cek-in selesai planner menempatkan
dengan Item yang ada di PO
surat jalan / PO di tempat antrian agar bisa
d. Menginput semua hasil cekan ke dalam PDA
diambil oleh checker inbound.
untuk dilakukan konfirmasi
e. Karyawan checker mengambil surat jalan
dan proses bongkar muat siap dilakukan.

Private & Confidential

 Komponen Mengelola Penerimaan Barang

Dokumen yang disertakan saat

5 Proses Uji Kualitas Barang 6
Pengiriman
Proses uji kualitas barang dilakukan oleh tim Quality Dokumen yang diserahkan oleh supplier saat
Control (QC) beberapa tahapan yang dilakukan di
pengiriman ke warehouse Shopee antara lain:
antaranya;
a. Memastikan kondisi box barang masih
bagus a. Surat jalan
b. Memastikan fisik barang tidak rusak b. Purchase Order
(damaged).
c. Memastikan berat barang, jenis barang,
ukuran dan gambar sama dengan apa yang
tertera pada menu Shopee.
d. Memastikan tanggal kedaluwarsa (Expiry
date) barang sesuai standar yang ditentukan
yaitu di atas 6 bulan.

Private & Confidential

 Komponen Mengelola Penerimaan Barang

7 Proses Uji Kualitas Barang

Setelah proses Checker dan QC selesai dalam menerima barang, kegiatan selanjutnya adalah
admin planner melakukan kroscek antara menu Shopee dan Checker list. Setelah proses kroscek
selesai admin planner akan memproses dokumen dan akan diberikan ke supplier sebagai tanda
penerimaan barang, adapun dokumen – dokumen terkait di antaranya ;

a. Good Receiving Note (GRN) dokumen ini diterbitkan ketika warehouse sudah melakukan
full receive sesuai dengan actual yang telah diterima oleh tim checker.
b. Berita Acara dokumen ini diterbitkan jika saat pengiriman terdapat barang kekurangan
barang dari Qty PO yang ada dan terdapat barang rusak maka barang akan ditolak dan
dibuatkan Berita acara sebagai tanda terima antara tim warehouse dan supplier
c. PO dan Surat jalan, dokumen yang dibawa oleh supplier dikembalikan sesuai dengan apa
yang mereka bawa

Private & Confidential

B. Merancang Prosedur Penerimaan
Barang

Private & Confidential

 Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang

1 Instrumen Verifikasi Penerimaan Barang 2 Dokumen Bukti Transaksi

Media yang digunakan sebagai acuan untuk a. Good Receive Note (GRN), dokumen hasil
penerimaan barang sebagai berikut : Receive secara system
a. Purchase Order, sebagai bukti atau acuan b. Temporary Receive Note (TRN) “tanda terima
untuk proses check fisik barang manual jika tidak ada PO”
b. PDA sebagai media untuk proses Scanning c. Berita Acara sebagai bukti selisih barang
dan input data ke menu Shopee d. Checker list, sebagai bukti hasil check
c. Laptop sebagai sarana pendukung untuk barang
menu Shopee
d. Scanner sebagai media support untuk laptop
e. Timbangan sebagai media untuk menimbang
berat barang
f. Meteran sebagai media untuk mengukur
panjang barang

Private & Confidential

 Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang

3 Prosedur Penerimaan Barang Prosedur Penerimaan Barang disusun

4 Berdasarkan tahapan dan waktu
Prosedur penerimaan barang sudah ditentukan pekerjaan
dengan beberapa aturan yang telah di tetapkan a. Flow Penerimaan barang
b. Waktu atau sesi penerimaan barang dibagi
diantaranya:
menjadi dua:
1. Sesi pertama dimulai dari jam 09:00 –
a. Penerimaan barang berdasarkan PO 12:00
b. Penerimaan barang harus sesuai data di 2. Sesi Kedua dimulai dari jam 14:00 –
17:00
menu Shopee ( berat, tinggi, panjang, lebar
dan Expired Date)
c. Quantity barang yang diterima harus
disesuaikan dengan Qty PO dan Qty di menu
Shopee

Private & Confidential

 Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang

5 Instrumen Penggunaan Verifikasi Penerimaan Barang

a. Login pada alat scan di menu Shopee

b. Masuk ke menu shopee
c. Pilih menu receive old - Scan
d. Masuk pada menu PO dan list barang
yang akan di terima
e. Pilih item barang lalu scan

Private & Confidential

C. Inbound Putaway

Private & Confidential

 Proses Inbound Putaway

1 Proses Putaway Barang 2 Proses yang dilakukan team Putaway

Tim putaway melakukan proses setelah tim Tim putaway menarik barang dan melakukan scan
Checker dan QC melakukan receive, dimana tim barcode agar lokasi area pada barang dapat
putaway akan memindahkan barang dari staging diketahui, secara sistem di menu Shopee akan
receive / staging putaway ke picking area agar mengarahkan tim putaway ke area picking yang
barang bisa terdisplay dan masuk ke dalam stok sesuai untuk melakukan putaway, tapi jika area
untuk di jual tersebut penuh maka tim putaway akan melakukan
proses secara manual dimana tim putaway akan
mencari lokasi yang kosong dan melakukan scam
manual pada bin/ picking area dan menginput
semua secara manual.

Private & Confidential

D. Inbound Quarantine

Private & Confidential

 Definisi Inbound Quarantine

“Inbound quarantine adalah area dimana tempat transit atau pemisahan barang yang bermasalah,
barang bermasalah disini dibagi dalam beberapa kategori“

1 Barang Berbeda Gambar 2 Barang Berbeda Berat

Barang berbeda gambar disini dimaksud adalah
barang actual yang di cek oleh tim QC berbeda
dengan yang ada di menu Shopee sedangkan untuk
berat ukuran dan barcode sama sehingga barang
diterima dan harus di ajukan untuk update gambar,
sehingga barang tersebut harus masuk ke area
transit sampai gambar di system wms dan actual
match.
Barang berbeda berat disini di dimaksud adalah
barang actual yang di cek oleh tim qc berbeda
dengan yang ada di wms, sehingga tim quarantine
harus request untuk perubahan berat ke team
suplier. Karena secara deskripsi barang sama hanya
berbeda di beratnya saja.

Private & Confidential

2. Alur Proses Inventory Control

Private & Confidential

Point Pembelajaran

A Pengertian dan Fungsi Inventory Control

B Penerapan Tugas Inventory Control

Private & Confidential

A. Pengertian dan Fungsi Inventory
Control

Private & Confidential

 Pengertian dan Fungsi Inventory Control

Inventory Control adalah salah satu divisi yang

berfungsi sebagai pengendali persediaan barang
untuk menjaga stok barang agar tetap akurat
sehingga proses order dapat terpenuhi

Private & Confidential

B. Penerapan Tugas Inventory Control

Private & Confidential

 Tugas Inventory Control

Pada dasarnya tugas Inventory Control dibagi menjadi empat macam, yaitu :
a. Cycle Count process
1. Putaway Transaction Counting (Audit)
2. Picking Transaction Counting (Audit)
3. Less Quantity Counting
4. Empty Location Check
5. Rack Transfer Transaction Counting
b. Problem Handler process
c. Return to Supplier process
1. Aktual Pengembalian Barang ke Pemasok
2. Virtual Pengembalian Barang ke Pemasok
d. Replenishment
1. Pengisian stock dari penyimpanan ke picking area

Private & Confidential

 a. Tugas Inventory Cycle Count Process
Tujuan dari tugas ini adalah untuk memeriksa akurasi stok dengan metode penghitungan
tertentu. Operator Warehouse harus menyiapkan data-data lokasi yang akan dihitung.
Metode yang digunakan dalam daily cycle count adalah sebagai berikut :

Putaway Transaction Counting (Putaway

1
Audit)
Metode ini bertujuan untuk menghitung barang
yang sudah disimpan dalam lokasi racking ataupun
pallet.

Picking Transaction Counting (Picking

2
Audit)
Bertujuan untuk memastikan barang yang sudah
diambil dari lokasi storage dengan benar antara
menu di Shopee vs fisik barang.

Private & Confidential

a. Tugas Inventory Cycle Count Process

3 Less Quantity Counting

Bertujuan menghitung barang dengan quantity yang

sedikit agar tidak terjadi stuck picking saat ada
order

4 Empty Location Check

Bertujuan memastikan lokasi kosong dan barang
nyasar yang tidak sesuai dengan system

5 Rack Transfer Transaction Counting

Bertujuan mengecek kembali barang yang di

transfer secara lokasi dan qty benar sesuai dengan
system di menu Shopee.
Private & Confidential
 b. Tugas Inventory Problem Handler (PH)

Tujuan dari tugas ini adalah menyelesaikan status barang yang berada diluar kondisi normal.
Barang-barang yang biasanya ditangani oleh Problem Handler barang yang lokasinya tidak sesuai
dengan system.

Tugas PH mencakup:

1. Penyelesaian barang “stuck picking”.

2. Reversal (kemunduran) barang pada order cancel.

3. Investigasi barang berlebih.

Private & Confidential

 c. Tugas Inventory Return to Supplier (RTS)
Tujuan dari tugas ini adalah memproses permintaan pengembalian barang kepada pihak supplier ataupun
permintaan dari pihak Seller. Proses RTS dibagi menjadi dua macam, yaitu :

Pengembalian Barang ke Pemasok

1
(Nyata)
Adalah proses pengembalian barang secara aktual
kepada pihak supplier.

Pengembalian Barang ke Pemasok

2
(Virtual)
Adalah proses pengembalian barang secara virtual
untuk dilakukan inbound kembali (re-inbound
process), proses ini dilakukan biasanya karena
adanya permintaan perubahan data barang pada
sistem Shopee

Private & Confidential

 d. Tugas Inventory Replenishment
Replenishment adalah suatu proses digudang untuk mengisi ulang stok ketika sudah mencapai kondisi
yang diinginkan (quantity minimum) dari rack. Tujuan dari tugas ini adalah untuk memastikan stok pada
rack selalu tersedia untuk memenuhi pesanan customer.

Pengambilan Barang pada Area Peletakan Barang pada Rack

1 2
Penyimpanan
Adalah proses pengambilan barang pada area
penyimpanan, sesuai permintaan kapasitas rack
barang.
Penyimpanan
Adalah proses pemindahan barang ke rack
penyimpanan, agar siap di picking oleh picker
dalam memenuhi orderan customer.

Private & Confidential

3. Alur Proses Outbound Picking

Private & Confidential

Point Pembelajaran

A Pengertian Proses Outbound Picking

B Memastikan Barang dalam Kondisi Baik

C Proses Picking Barang

Private & Confidential

Pengertian Proses Outbound Picking

Private & Confidential

 Pengertian Proses Outbound Picking

Proses outbound merupakan salah satu bagian dalam proses pergudangan dimana
order masuk diambil (picking) pada rak lalu di packing sesuai dengan ukuran barang.
Proses ini merupakan bagian dimana semua order yang masuk wajib melalui
beberapa tahapan agar barang yang diterima customer sesuai keinginan.

Private & Confidential

Memastikan Barang dalam Kondisi Baik

Private & Confidential

 Memastikan Barang dengan Kondisi Baik

Proses awal dalam outbound adalah memastikan barang yang diambil

benar. Beberapa kriteria yang wajib saat mengambil barang agar barang
yang diambil benar adalah:

1. Jenis barang
2. Deskripsi barang
3. Ukuran barang.

Ketiga kriteria tersebut sangat penting karena beberapa barang memiliki

kesamaan jenis namun berbeda deskripsi. Barang diambil harus dalam
kondisi yang bersih, jika berdebu harus di lap agar bersih dan pastikan
barang dalam kondisi yang utuh (tidak damage). Hal tersebut dilakukan
untuk memastikan barang sesuai dengan permintaan customer dan
menjaga kepercayaan customer.

Private & Confidential

 Memastikan Barang dalam Kondisi Baik

1 Barang tidak Rusak atau Damage 2 Barang dengan Kualitas Bagus

Private & Confidential

Proses Picking Barang

Private & Confidential

 Proses Picking Barang

1 Alat yang digunakan dalam Proses Picking Barang

Private & Confidential

 Proses Picking Barang

2 Instruksi Bekerja dalam Proses Picking Barang

a. Ambil alat scan pada rack picking

b. Login menggunakan user ID di alat scan
c. Ambil trolly agar memudahkan mengambil barang dalam jumlah
banyak
d. Ambil keranjang kecil, lalu scan barcode yang terdapat pada
keranjang untuk menunjukkan lokasi picking barang (Pastikan
keranjang tidak rusak)
e. Ketika sudah di lokasi, scan barcode lokasi atau rack barang
dengan PDA (pastikan barang dalam keadaan baik sebelum di
scan dan ambil)
f. Jika barang banyak, bisa menggunakan keranjang besar
(pastikan tumpukan barang tidak menghalangi pada saat
berjalan)
g. Selesai ambil barang, letakkan barang di checking station area
outbound packing

Private & Confidential

4. Alur Proses Outbound Packing

Private & Confidential

Point Pembelajaran

A Pengertian Proses Outbound

B Proses Checking Barang

C Proses Packing Barang

D Proses Manifest Barang

Private & Confidential

A. Pengertian Proses Outbound
Packing

Private & Confidential

Pengertian Proses Outbound Packing

Proses outbound merupakan salah satu bagian dalam proses pergudangan dimana
order masuk diambil pada rak lalu di packing sesuai dengan ukuran barang. Proses
ini merupakan bagian dimana semua order yang masuk wajib melalui beberapa
tahapan agar barang yang diterima customer sesuai keinginan.

Private & Confidential

 Proses Outbound Packing

Sebelum proses packing barang ada beberapa tahapan agar barang yang
sudah di picking sesuai dengan order pembeli. Tahapan tersebut yaitu:

1. Checking Barang
2. Packing Barang dan Pemisahan Barang Berdasarkan Jasa Pengiriman
3. Mencocokkan Manifest

Private & Confidential

 Proses Outbound Packing

1 Alat yang digunakan dalam Proses Packing Barang

Private & Confidential

B. Proses Checking Barang

Private & Confidential

 Proses Checking Barang

Proses checking untuk memastikan bahwa barang yang di ambil oleh team picking
sudah sesuai dengan order pembeli. Baik jumlah dan deskripsi barang

1 Tahapan Checking Barang

a. Ambil Keranjang Order dari Checking Station, lalu ambil keranjang

kosong untuk memindahkan barang
b. Scan Barcode Keranjang barang, lalu pindahkan produk ke keranjang
kosong yang sudah disediakan.
c. Timbang berat produk, lalu cek angka timbangan digital dan angka yang
tercopy di menu Shopee pada laptop harus sesuai. Jika sudah sesuai
klik complete atau enter (pastikan pegang keranjang produk dengan
dua tangan
d. AWB akan terprint secara otomatis, lalu letakkan AWB di keranjang dan
keranjang di letakkan pada rak packer untuk masuk proses packing
barang

Private & Confidential

C. Proses Packing Barang

Private & Confidential

 Proses Checking Barang

Proses packing barang adalah proses memasukkan barang pada kardus yang sudah
disediakan sesuai dengan SPO. Jika barangnya besar maka menggunakan dus besar,
jika barang berupa cairan maka wajib menggunakan bubble wrap

2 Tahapan Packing Barang

a. Buka akun di menu Shopee pada PC yang sudah disediakan, lalu pilih menu
outbound packing
b. Ambil satu keranjang paket dari rak checking, lalu Scan AWB yg ada di rak
(hasil scan harus status checked). Nantinya status akan berubah dari
checked ke packing
c. Cek total item di menu Shopee apakah sama
d. Jika sudah sesuai, ambil kardus/plastik lalu kemas barang sesuai dengan
standard
e. Tutup kardus dengan lakban fragile dengan cara memutasi seluruh sisi dan
tempelkan AWB di sisi atas kardus dengan menutupi lakban kardus
f. Jika menggunakan plastik, maka tempelkan AWB pada sisi atas lakban
plastik

Private & Confidential

 Proses Packing Barang

3 Pemisahan Barang Berdasarkan Urutan Jasa Pengiriman

Proses outbound juga berhubungan dengan jasa pengiriman (3PL), karena

jasa pengiriman sangat mempengaruhi alur kerja dalam proses outbound.
jika tidak memisahkan jasa pengiriman dari awal proses, maka akan sangat
tidak efektif serta efisien. Berikut contoh gambar barang yang sudah
dipisahkan per masing masing jasa pengiriman setelah barang di kemas oleh
team packing

Private & Confidential

D. Proses Manifest Barang

Private & Confidential

 Proses Manifest Barang

Proses outbound yang terakhir sebagai penentu untuk serah terima dengan jasa pengiriman adalah
sebuat dokumen berupa manifest. Manifest merupakan semua dokumen yang digunakan sebagai serah
terima yang sah untuk mewakili beberapa paket yang akan diantarkan ke jasa pengiriman. Manifest
tersebut harus ditandatangani beberapa pihak dan dibuat 2 rangkap agar sah sebagai serah terima.
Berikut contoh manifest

Private & Confidential

THANK YOU

Private & Confidential