UJIAN TENGAH SEMESTER ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN HOTEL

SUB SISTEM FINANCE AND ACCOUNTING

Disusun oleh:
I Made Sundhias Yogi Dipa
2005551120
Kelas D

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
BALI
2022

USER REQUIREMENTS DOCUMENT

Sistem Informasi Manajemen Hotel (SIMH)
 Version: 0.1 11/05/2022

© Kelompok 3 Analisa dan Desain Sistem

Project Identification
Project Name: Sistem Informasi Date : 11/05/2022
Manajemen Hotel (SIMH)

Distribution List:
Name. Post/Rank B/D Date
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................................4
1.1 TUJUAN..................................................................................................................................4
1.2 LATAR BELAKANG.............................................................................................................4
1.3 OBJEKTIF BISNIS.................................................................................................................5
1.4 CAKUPAN PROJEK..............................................................................................................5
1.5 OBJEKTIF PROYEK..............................................................................................................6
BAB II IDENTIFIKASI RESIKO, ASUMSI, DAN BATASAN...........................................................7
2.1 IDENTIFIKASI RESIKO........................................................................................................7
2.2 ASUMSI..................................................................................................................................7
2.3 KENDALA..............................................................................................................................7
BAB III TINJAUAN SISTEM YANG DIUSULKAN...........................................................................8
3.1 DESKRIPSI SISTEM MANAJEMEN YANG DIUSULKAN...............................................8
3.2 PROFIL PENGGUNA SISTEM.............................................................................................8
BAB IV PROSES BISNIS MASA DEPAN............................................................................................9
4.1 DAFTAR PROSES BISNIS MASA DEPAN.........................................................................9
4.2 PROSES BISNIS.....................................................................................................................9
4.2.1 Use Case Diagram Sistem Informasi Hotel.....................................................................9
4.2.2 Standar Operasional Prosedur Sistem Informasi Hotel...................................................9
4.2.3 Deskripsi Proses...............................................................................................................9
BAB V PERSYARATAN FUNGSIONAL...........................................................................................10
5.1 DAFTAR PERSYARATAN FUNGSIONAL.......................................................................10
BAB VI PERSYARATAN NON-FUNGSIONAL...............................................................................12
6.1 DAFTAR KEBUTUHAN NON-FUNGSIONAL.................................................................12
6.2 Persyaratan Audit, Kontrol dan Keamanan...........................................................................13
6.3 Persyaratan Aturan Bisnis Global..........................................................................................13
6.4 Persyaratan Data....................................................................................................................13
6.5 Persyaratan Usability.............................................................................................................13
6.6 Target Level Layanan............................................................................................................13
6.7 Pertumbuhan Data dan Persyaratan Penyimpanan Data........................................................13
6.8 Jumlah User dan Persyaratan Peralatan IT............................................................................13
BAB VII PERTIMBANGAN IMPLEMENTASI SISTEM..................................................................14
LAMPIRAN...........................................................................................................................................15
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 TUJUAN
User Requirements Documentation (URD) ini membahas tentang fungsi Sistem
Informasi Hotel dan mempertimbangkan berbagai persyaratan yang diperlukan untuk sistem ini.
Sistem informasi dalam dokumen ini di siapkan untuk para customer hotel yang akan melakukan
berbagai kegiatan reservasi hotel seperti melakukan Check-in/Check-out, pembayaran,
peminjaman fasilitas hotel serta perekapan laporan yang berkaitan dengan hotel menggunakan
sistem website.

1.2 LATAR BELAKANG

Hotel sudah menjadi kebutuhan bagi masyarakat khususnya bagi mereka yang sering
berpergian dari satu kabupaten, provinsi bahkan negara ke suatu kabupaten, provinsi dan negara
yang dituju. Untuk itu, bisnis perhotelan saat ini memiliki prospek keuntungan bagi mereka yang
dapat menjalankan dan mempertahankan integritas hotel tersebut. Salah satu faktor yang perlu
diperhatikan adalah bagaimana memperoleh informasi mengenai cara reservasi pada hotel
tersebut. Cara reservasi tersebut dapat berupa iklan di media cetak maupun di media elektronik
khususnya penggunaan internet secara online.
Penggunaan internet sebagai sarana untuk menginformasikan mengenai cara reservasi,
belum diterapkan oleh semua hotel. Masih ada hotel yang belum menggunakan sistem reservasi
secara online, salah satunya adalah Hotel Gianyar yang terdapat di Jl. Manik, Kec. Gianyar, Kab.
Gianyar. Prosedur untuk mendapatkan informasi reservasi hotel Luta melalui internet belum
tersedia sampai dengan saat ini, sedangkan Gianyar sebagai salah satu tujuan wisata banyak
diminati oleh wisatawan yang berasal dari luar wilayah tersebut, yang mana membutuhkan
kemudahan untuk melakukan reservasi hotel secara online. Saat ini Hotel Gianyar, masih
menggunakan cara yang manual. Pada umumnya pelanggan masih melakukan reservasi melalui
telepon, bahkan mendatangi hotel secara langsung. Sehingga proses check-in dan check-out tamu
pada Hotel Gianyar tidak berjalan dengan maksimal karena tidak terdapat suatu website reservasi
yang 2 dapat menanggulangi masalah tersebut. Diperlukan pula suatu fitur yang sejalan dengan
website reservasi hotel yang dapat mengolah data dan informasi pelanggan hotel yang akan
dijadikan acuan untuk menganalisis kebutuhan pelanggan karena saat ini dalam hal pendataan
reservasi hotel, masih mengalami kesulitan sehingga tidak menciptakan efektifitas dan efisiensi
dalam sistem reservasi hotel tersebut. Seiring dengan berkembangnya teknologi saat ini, begitu
banyak hal yang dapat dimanfaatkan. Pemanfaatan teknologi khususnya dalam bidang teknologi
informasi yang yang dapat diterapkan dalam hal ini untuk menjawab uraian diatas adalah
perancangan dan pembuatan suatu website yang dapat membantu pengelolaan data reservasi
Hotel Gianyar serta penerapan metode Customer Relationship Management (CRM) agar dapat
meningkatkan hubungan yang baik antara customer dengan pihak hotel sehingga dapat
meningkatkan mutu pelayanan dan standarisasi di Hotel Gianyar itu sendiri.

1.3 OBJEKTIF BISNIS

Sistem Informasi Reservasi Hotel ini berbasis Web yang menangani berbagai proses
reservasi hotel, peminjaman fasilitas, Informasi kamar hotel secara realtime maupun catatan
laporan seperti laporan booking, laporan pengunjung, dan laporan keuangan dengan tujuan
untuk:
a. Meningkatkan efektififitas segala proses reservasi dan pencatatan.
b. Memudahkan pertukaran data dan informasi dari satu bagian ke bagian hotel lain.
c. Meningkatkan kenyamanan pengguna dan kualitas pelayanan di hotel

1.4 CAKUPAN PROJEK

Sistem Informasi Reservasi Hotel ini digunakan untuk mempermudah proses reservasi
di sebuah hotel. Aplikasi sistem informasi ini berkaitan dengan beberapa entitas luar, yaitu
customer dan admin. Sistem informasi reservasi hotel merupakan suatu aplikasi yang mengolah
data tamu saat melakukan reservasi. Customer mendapatkan informasi mengenai kamar, setelah
menentukan kamar mana yang direservasi kemudian mengisi form reservasi untuk memesan
kamar. Dengan mempertimbangkan kemudahan navigasi dan lalu lintas data dimana
pelanggan harus memberikan beberapa informasi pribadi, reservasi dapat dapat dilakukan
melalui telepon dan secara langsung.
Sistem Informasi Reservasi Hotel ini dirancang untuk bisa melakukan sejumlah fungsi
utama system, di antaranya sebagai berikut:
a. Proses reservasi oleh user sebagai guest atau user sebagai admin
b. Admin dapat melihat data tamu, data kamar, serta data transaksi
c. Menampilkan pilihan kamar dan harga kamar kepada user
d. Menampilkan kategori dan jenis laporan

1.5 OBJEKTIF PROYEK

Dalam Sistem Informasi Manajemen Hotel ini, terdapat fungsi objektif yang ingin
diimplementasikan dengan adanya pengembangan proyek ini, di antaranya:
a. Menyediakan berbagai kegiatan reservasi hotel seperti melakukan Check-in / Check-out,
pembayaran, peminjaman fasilitas hotel melihat informasi seputar hotel dengan sistem
website
b. Memanfaatkan fasilitas TIK untuk untuk meningkatkan efektififitas pelaksanaan prosedur
hotel
c. Memperkuat pengendalian dan pemantauan data hotel
d. Memudahkan dalam pengaturan hak akses user;
e. Menyediakan fasilitas online untuk memudahkan pertukaran data dan informasi dari satu
bagian ke bagian lain pada hotel.
 BAB II
IDENTIFIKASI RESIKO, ASUMSI, DAN BATASAN

Berikut ini adalah risiko, asumsi, dan kendala yang teridentifikasi terkait dengan
persyaratan yang dikumpulkan pada tahap ini dari pengguna bisnis dan/atau pemangku
kepentingan terlibat.

2.1 IDENTIFIKASI RESIKO

Table 1.1 Identifikasi Resiko

Deskripsi Solusi dan Penanggung
No. Kemungkinan Dampak Rating
Resiko Mitigasi Jawab
Banyak dokumen
Kualitas
yang tidak terbaca
dokumen Menyiapkan Seksi
1. dengan jelas atau Rendah
pendukung
Rendah
solusi lanjutan dokumentasi
rusak selama proses
terpengaruh
pemindaian
Tidak dapat
mengekstraksi data Jadwal
Menyiapkan Seksi
2. terkait pengambilan Medium Projek akan Rendah
solusi lanjutan Dokumentasi
data pelaporan terpengaruh
hotel.

2.2 ASUMSI
Asumsi yang diidentifikasi tercantum di bawah ini:
1. Laporan kejadian perlu diverifikasi oleh pihat terkait sebelum dipublish.
2. Laporan yang sudah diposting tidak dapat dilakukan perubahan kembali.

2.3 KENDALA
Kendala yang diidentifikasi tercantum di bawah ini:
1. Sistem harus sesuai dengan Standar IAEA tentang xxxxx, dan Pedoman XXX diterbitkan oleh
XXX.
2. Sistem harus dijalankan di platform XXX Pemerintah/departemen untuk memfasilitasi
antarmuka dengan sistem lain yang ada di departemen.
 BAB III
TINJAUAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bagian ini memberikan gambaran singkat tentang sistem TI yang diusulkan untuk
dikembangkan dengan menghadirkan model konseptual dari sistem dan menunjukkan pengguna
system profil tentang pengguna sistem TI yang diusulkan yang akan dirujuk.

3.1 DESKRIPSI SISTEM MANAJEMEN YANG DIUSULKAN

Diagram konteks berikut dapat digunakan untuk gambaran umum sistem yang diusulkan
termasuk batas-batas sistem, pengguna/sistem eksternal dan internal yang berinteraksi dengan
sistem utama, gambaran umum sistem TI yang diusulkan dapat juga dinyatakan dalam bentuk
teks deskripsi. Berikut adalah diagram konteks dalam sistem informasi hotel.

Gambar 3.1 Diagram Sistem Informasi Hotel

Diagram konteks diatas memberikan gambaran umum untuk ruang lingkup dari sistem
informasi pada hotel, dan memberikan gambaran alur proses yang terjadi didalam sistem tersebut.

3.2 PROFIL PENGGUNA SISTEM

Berikut ini merupakan tabel pengguna eksternal dan internal dari IT yang diusulkan
sistem. Setiap pengguna akan memiliki peran dalam sistem TI yang diusulkan seperti yang
ditunjukkan pada lingkaran dalam diagram konteks di atas, dan dipetakan ke tipe pengguna pada
tabel di bawah.

No. User Profile Tanggung Jawab

1. Front Bertanggung jawab untuk memasukkan laporan kejadian.
End/fasilitas
2. Back Bertanggung jawab untuk memverifikasi laporan kejadian yang
 End/BAPETEN dimasukkan oleh Front End dan mengakses Laporan final.
3. Admin Bertanggung jawab untuk memodifikasi login user,
memodifikasi laporan kejadian dan Laporan Final.
4. Common User Dapat melihat laporan kejadian.

Gambar 3.1 Tabel Pengguna Internal dan Eksternal

Tabel diatas memperlihatkan user internal maupun eksternal yang memiliki tanggung
jawab masing-masing dalam membuat laporan yaitu laporan kejadian dan laporan final.
 BAB IV
PROSES BISNIS MASA DEPAN

4.1 DAFTAR PROSES BISNIS MASA DEPAN

Tabel berikut menyediakan daftar alur proses bisnis masa depan untuk sistem
informasi Hotel
Process-ID Judul Proses Bisnis
1 Integrasi dengan aplikasi mobile untuk notifikasi/verifikasi laporan
2 Integrasi dengan website untuk notifikasi/verifikasi laporan
3 Pembayaran pemesanan hotel dengan online
4 Pembuatan chat bot untuk sesi tanya jawab dengan pelanggan.

1. Contoh Proses Bisnis

2. Use Case Diagram Sistem Informasi Hotel

 Gambar 2 - Use Case Diagram Sistem Informasi Hotel

Pada gambar di atas ada dua posisi yaitu tamu dan staff front office. Staff front
office dapat login ke sistem menggunakan user dan password yang telah ditentukan, dapat
melakukan pengolahan data yang ada pada sistem. Tamu dapat login ke dalam sistem hotel,
melihat kamar, melakukan reservasi, melakukan pembatalan reservasi, dan pembayaran.

4.2 CONTOH SOP SISTEM INFORMASI HOTEL

Untuk setiap diagram use case, diagram alir digunakan untuk menggambarkan
secara grafis urutan operasi atau pergerakan proses bisnis, jika proses bisnis adalah salah satu
yang kompleks, dapat lebih dipecah menjadi sub proses.

Gambar 3 - Standard Operational Procedure Hotel

 i. DESKRIPSI PROSES
No. Kegiatan Actor Nama Input Output
Kegiatan dan
Deskripsi
1 User Membuka Mendapatkan Meminta data
aplikasi untuk data kamar kamar yang
 memesan kamar hotel tersedia ke
hotel bagian system
2 System Menyediakan Data kamar Memberikan
data kamar yang sudah data kepada
diolah di bagian database
database
3 Database Membuat Mendapatkan Memberikan
database data kamar dari data kamar yang
tentang data system sudah diolah di
kamar yang dalam database
telah di dapat untuk
dari system ditampilkan di
menu
 BAB V
PERSYARATAN FUNGSIONAL

5.1 DAFTAR PERSYARATAN FUNGSIONAL

ID Req. Judul Requirement Target User Prioritas
REQ-RSVS-001 Memberikan Travel Agent M
informasi serta detail
data kamar
REQ-RSVS-002 Memberikan Tamu M
informasi serta detail
data kamar
REQ-PBRV-001 Memberikan invoice Tamu M
pembatalan reservasi
REQ-CKIN-001 Memberikan data Bagian House M
kamar yang telah Keeping
ditempati/data
check-in
REQ-INHS-001 Melaporkan Tamu M
konfirmasi pindah
kamar, serta nomor
dan kunci kamar
 baru
REQ-INHS-002 Memberikan data Modul House M
status kamar yang Keeping
baru ditempati
REQ-INHS-003 Melaporkan Bagian Front Office M
konfirmasi pindah
kamar, serta nomor
dan kunci kamar
lama
REQ-CKOT-001 Memberikan struk Tamu M
atau total
pembayaran
keseluruhan
REQ-CKOT-002 Memberikan data Bagian House M
kamar tamu yang Keeping
akan melakukan
checkout
REQ-KSR-001 Memberikan data Modul Accounting M
tamu yang telah
melakukan checkout
serta data penjualan
dari tamu tersebut
REQ-KSR-002 Memberikan invoice Tamu M
pembayaran
REQ-NGAU-001 Memberikan report Modul Marketing, M
harian Bagian Front Office,
dan Modul
Accounting
REQ-RPRT-001 Memberikan report General Manager M
Tabel 3 - REQ-RSVS-001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-RSVS-001
Judul Req. Memberikan informasi serta detail data kamar
Prioritas Must
Deskripsi Informasi mengenai dan detail mengenai kamar harus diberikan kepada
Functional Req. travel agent agar tamu yang menggunakan travel agent tersebut dapat
mengetahui fasilitas apa saja yang ada dan tersedia di hotel yang
mereka akan tempati.
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Reservasi
yang
berhubungan

Tabel 4 - REQ-RSVS-002

Item Deskripsi
ID Req. REQ-RSVS-002
Judul Req. Memberikan informasi serta detail data kamar
Prioritas Must
Deskripsi Informasi mengenai dan detail mengenai kamar harus diberikan kepada
Functional Req. tamu agar tamu yang akan menginap di hotel ini dapat mengetahui
fasilitas apa saja yang ada dan tersedia di hotel yang mereka akan
tempati.
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Reservasi
yang
berhubungan
Tabel 5 - REQ-PBRV-001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-PBRV-001
Judul Req. Memberikan invoice pembatalan reservasi
Prioritas Must
Deskripsi Invoice yang diberikan kepada tamu yang telah membatalkan reservasi
Functional Req. menandakan bahwa reservasi yang dilakukan sebelumnya telah berhasil
dibatalkan
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Pembatalan Reservasi
yang
berhubungan

Tabel 6 - REQ-CKIN -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-CKIN-001
Judul Req. Memberikan data kamar yang telah ditempati/data check-in
Prioritas Must
Deskripsi Pemberian data kamar yang telah ditempati/data check-in untuk
Functional Req. menginfokan bahwa kamar tersebut telah ditempati
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Check In
yang
berhubungan
Tabel 7 - REQ-INHS -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-INHS-001
Judul Req. Melaporkan konfirmasi pindah kamar, serta nomor dan kunci kamar
baru
Prioritas Must
Deskripsi Konfirmasi pindah kamar dilakukan agar tamu yang berencana
Functional Req. berpindah kamar benar-benar yakin telah meminta untuk berpindah
kamar, sehingga nantinya, akan diberikan nomor kamar serta kunci
kamar baru
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses In House
yang
berhubungan

Tabel 8 - REQ-INHS -002

Item Deskripsi
ID Req. REQ-INHS-002
Judul Req. Memberikan data status kamar yang baru ditempati
Prioritas Must
Deskripsi Data status kamar harus terus di-update secara berkala untuk membantu
Functional Req. modul house keeping melacak kamar mana saja yang telah ditempati
dan perlu untuk dibersihkan segera, serta kamar mana saja yang
nantinya akan meminta room service
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses In House
yang
berhubungan
Tabel 9 - REQ-INHS -003

Item Deskripsi
ID Req. REQ-INHS-003
Judul Req. Melaporkan konfirmasi pindah kamar, serta nomor dan kunci kamar
lama
Prioritas Must
Deskripsi Data tamu yang meminta dan berpindah kamar harus dilaporkan
Functional Req. sehingga bagian front office mampu melacak kamar mana saja yang
kosong, dan kamar mana saja yang baru ditempati, sehingga dapat
meneruskan ke modul house keeping untuk dilakukan pembersihan,
serta juga mengembalikan kunci kamar yang lama
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses In House
yang
berhubungan

Tabel 10 - REQ-CKOT -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-CKOT-001
Judul Req. Memberikan struk atau total pembayaran keseluruhan
Prioritas Must
Deskripsi Pemberian struk check out kepada tamu agar tamu dapat melihat
Functional Req. rincian yang harus dibayarkan selama bermalam di hotel tersebut
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Check Out
yang
berhubungan
Tabel 11 - REQ-CKOT -002

Item Deskripsi
ID Req. REQ-CKOT-002
Judul Req. Memberikan data kamar tamu yang akan melakukan checkout
Prioritas Must
Deskripsi Pemberian data kamar tamu yang akan melakukan checkout kepada
Functional Req. bagian house keeping, agar bagian house keeping dapat melakukan
pengecekan barang tamu yang tertinggal, serta mengecek apakah ada
kerusakan ataupun kehilangan di kamar yang ditinggali
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Check Out
yang
berhubungan

Tabel 12 - REQ-KSR -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-KSR-001
Judul Req. Memberikan data tamu telah melakukan checkout serta data penjualan
dari tamu tersebut
Prioritas Must
Deskripsi Pemberian data tamu yang telah melakukan checkout beserta data
Functional Req. penjualan dari tamu tersebut kepada modul accounting agar dapat
diolah menjadi data untuk kemudian dimasukkan ke laporan dan neraca
keuangan perusahaan
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Kasir
yang
berhubungan

Tabel 13 - REQ-KSR -002

Item Deskripsi
ID Req. REQ-KSR-002
Judul Req. Memberikan invoice pembayaran
Prioritas Must
Deskripsi Invoice pembayaran dikirimkan kepada tamu yang telah menginap dan
Functional Req. telah melakukan check-out serta bukti bahwa pembayaran telah
dilakukan
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Kasir
yang
berhubungan

Tabel 14 - REQ-NGAU -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-NGAU-001
Judul Req. Memberikan report harian
Prioritas Must
Deskripsi Memberikan report harian kepada modul marketing, bagian front office
Functional Req. dan modul accounting masing masing entitas dapat mengetahui
pendapatan harian serta traffic tamu setiap harinya
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Kasir
yang
berhubungan

Tabel 15 - REQ-RPRT -001

Item Deskripsi
ID Req. REQ-RPRT-001
Judul Req. Memberikan report
Prioritas Must
Deskripsi Memberikan report harian kepada general manager, sehingga general
Functional Req. manager dapat bagian atau entitas apa yang kurang dalam memenuhi
tugas mereka di system informasi hotel ini.
Frequensi Daily
penggunaan
Kriteria
Penerimaan
Bisnis Proses Kasir
yang
berhubungan
 BAB VI
PERSYARATAN NON-FUNGSIONAL

6.1 DAFTAR KEBUTUHAN NON-FUNGSIONAL

ID. Req. Kategori Judul Req. Target Prioritas
Pengguna
REQ-ACS1 Audit , Control System Audit System M
& Security Administrator
REQ-ACS2 Audit , Control System Control System M
& Security Administrator
REQ-ACS3 Audit , Control System Security System M
& Security Administrator
REQ-ACS4 Audit, Control Backup and Control M
& Security Recovery Manager
Requirements
REQ-ACS5 Audit, Control Disaster Control M
& Security Recovery Manager
Requirements
REQ-ACS6 Audit, Control Privacy Control M
& Security Requirements Manager
REQ-GBR1 Global Business Global Business Control M
Rules Rules Manager
REQ-DAR1 Data Global Data Control M
Requirements Requirements Manager
REQ-USR1 Usability Usability Control M
General Requirements Manager
REQ-SLT1 Service Level System Control M
Targets Availability Manager
REQ-DGR1 Data Growth Data Growth Control M
and Retention and Retention Manager
Requirements Requirements

2
 BAB VII
PERTIMBANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

Pertimbangan implementasi sistem informasi gudang antara lain.

1. Sistem ini diharapkan dapat digunakan
2. Karena tidak ada sistem lama maka tidak diperlukan migrasi sistem dan tidak ada data
konversi diperlukan. Tetapi pra-pemuatan tabel kode seperti inventaris kode kategori,
kode item, dan profil pengguna diperlukan sebelum sistem diluncurkan.
3. Beberapa sesi pelatihan kelas untuk staf di Bagian Perlengkapan dan lainnya
Diperlukan Administrator dan Pemegang Catatan Inventaris
4.

3
2).
Analisis Sistem Berjalan
Kinerja Proses perhitungan biaya
yang dikeluarkan dalam
pembelian barang masih
sering mengalami kesalahan. yang dikeluarkan dalam
Misalnya pada sub sistem
ini, seringnya terjadi
kesalahan dalam melakukan
proses menghitung jumlah
pembayaran yang masuk.
Informasi informasi haruslah akurat,
karena masih sering terjadi
kesalahan dalam proses
pencatatan data, informasi
yang disajikan juga kurang
tepat waktu karena sering
terjadi keterlambatan dalam
pencarian data, serta kurang
akurat dalam pemberitahuan
harga jual barang.
Ekonomi Biaya-biaya yang
dikeluarkan dan banyaknya
tenaga kerja (karyawan)
yang dibutuhkan sangat
mempengaruhi. Serta
apabila pada bagian
pendataan ingin
mendapatkan aplikasi sistem
4
Sistem Usulan
Merancang sebuah sistem
yang akan memudahkan
dalam menghitung biaya
membeli barang.
Informasi yang baik akan
menghasilkan informasi
akurat, relevan dan tepat
waktu. Ketiga kriteria
tersebut merupakan syarat
yang akan dijadikan sebagai
dasar dari pengambilan
keputusan
Mengidentifikasi
pengeluaran berlebih
terhadap hal yang tidak
terlalu penting. Dalam hal
ini biaya yang dikeluarkan
harus sebanding dengan
hasil yang diperoleh.
Sehingga ada baiknya untuk
 informasi yang lebih baik
dan mudah penggunaannya
maka harus membeli
perangkat lunak untuk
aplikasi tersebut dengan
harga yang mahal.
Kontrol Kurangnya pengendalian
dan keamanan yang terdapat
pada sistem informasi data
yang dimana persediaan
barang tidak dapat diketahui
sewaktu-waktu dalam proses penyalahgunaan wewenang,
pengolahannya sehingga
sering tidak diketahui pasti
data barang yang habis dan
yang dibutuhkan.
Efisiensi Masih sering mengalami
pemborosan dalam hal
pembelian barang yang tidak meminimalkan pemborosan.
perlu dan perhitungan biaya
pembelian barang seringkali
salah.
Pelayanan Dalam pendataan masih
5
lebih memikirkan lagi dalam
mengeluarkan uang demi hal
yang tidak dibutuhkan.
Meningkatkan keamanan
dalam kinerja sistem agar
terkontrol drengan baik serta
sistem mampu mendeteksi
bahkan mencegah
dan menjamin keamanan
data serta informasi data.
Serta dengan adanya kontrol
maka tugas maupun kinerja
yang mengalami gangguan
bisa diperbaiki.
Mengutamakan sumber daya
yang ada guna untuk
Efisiensi dari sistem yang
dikembangkan adalah
pemakaian secara maksimal
atas sumber daya yang
tersedia yang meliputi
manusia, informasi, waktu,
uang, peralatan, ruang, dan
keterlambatan pengolahan
data.
Peningkatan pada pendataan
 kurang tertata dan pencarian
data yang masih sering
lambat sehingga kulaitas
pelayanan terhadap tamu
tidak memuaskan.
3).
6
perlu ditingkatkan adalah :1.
Akurasi yaitu terkait dengan
kebenaran dari hasil-hasil
pengolahan data.
2. Sistem mudah
digunakan agar
pengoperasian dalam
menggunakan bagi
pengguna merasa nyaman.
3. Konsistensi dalam hal
pengolahan data maupun
hasilnya.
4. Mampu menangani dan
mengkoordinasikan
perkecualian yang muncul
dari kondisi pengelolaan
yang normal dalam banyak
aktivitas sebuah sistem
untuk mencapai tujuan dan
sasaran .
Dashboard

Search

7
 Reservation

4).
Sistem Proses Permintaan Pembelian Barang

1. Proses permintaan pembelian barang merupakan proses yang dilakukan untuk

mendapatkan persetujuan dalam pengadaan barang, untuk memnuhi permintaan
yang dilakukan oleh setiap bagian ketika ada barang yang kosong di gudang.
2. DFD dari proses permintaan pembelian barang adalah sebagai berikut.

8
 Gambar diatas merupakan Diagram Alir untuk memulai proses pengadaan
barang dengan membuat surat permintaan pembelian dua rangkap. Kebutuhan barang
didasarkan pada perhitungan economic order quantity (EOQ) dan titik pesan ulang
(reorder point).

3. SOP dari proses permintaan pembelian barang adalah sebagai berikut.

9
 Gambar diatas merupakan proses permintaan pembelian barang. Proses
dimulai dari penginputan form purchase requisition. Jika form sudah dibuat dan
ternyata ada penambahan 27 maka akan dilakukan pembuatan form baru dengan
memasukan barang tambahan. Jika tidak maka dilakukan pembuatan draft Purchase
Requisition yang selanjutnya akan diserahkan ke kepala gudang untuk dilakukan
pengesahan, jika dokumen tidak disetujui maka akan dilakukan jika disetujui maka
dokumen akan dicetak dan diserahkan ke staff purchasing.

10