Records Center: Velin Ulvandhia, A.Md 38/ LATSAR / Golongan II / Angkatan IV NIP. 19990325 202012 2 001

NILAI NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL SEBAGAI ARSIPARIS TERAMPIL/PELAKSANA
DALAM UPAYA OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

DI RECORDS CENTER SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DENGAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL
DI BIRO UMUM, HUBUNGAN MASYARAKAT, DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Disusun Oleh :
VELIN ULVANDHIA, A.Md
38/ LATSAR / Golongan II / Angkatan IV
NIP. 19990325 202012 2 001
LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI
NEGERI SIPIL SEBAGAI ARSIPARIS TERAMPIL/PELAKSANA
DALAM UPAYA OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
DI RECORDS CENTER SEKRETARIAT DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Nama : Velin Ulvandhia, A.Md.
No. Presensi : 38/LATSAR/Golongan II/Angkatan IV/2022
NIP. 19990325 202012 2 001
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN II ANGKATAN IV
YOGYAKARTA
2022
ABSTRAK
Penulisan “Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Sebagai

Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi Pengelolaan Arsip Inaktif di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan Pemanfaatan
Teknologi Digital di Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta” dengan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan
bertujuan untuk optimalisasi pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta di Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta selaku Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta. Kegiatan tersebut antara lain (1) Melakukan sosialisasi penataan arsip
inaktif di masing-masing Unit Pengolah, (2) Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur, (3)
Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip, (4) Melakukan pendataan rak arsip di Records
Center, (5) Melakukan penataan daftar arsip inaktif, dan (6) Melakukan monitoring evaluasi
dan pelaporan.
Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan inovasi yang penulis lakukan di Biro Umum,

Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, selama
masa aktualisasi dalam waktu 1 (satu) bulan. Selain itu, penulis juga telah menyelesaikan
seluruh kegiatan yang ditulis pada rancangan aktualisasi dengan tingkat capaian 100%.
Kegiatan tersebut masih akan terus dilakukan dan diperbaiki meskipun masa aktualisasi telah
berakhir.
Kata kunci: Optimalisasi, Pengelolaan Arsip Inaktif, Biro Umum , Hubungan Masyarakat, dan
Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi ini. Adapun judul
laporan ini adalah “Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Sebagai
Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi Pengelolaan Arsip Inaktif di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan Pemanfaatan
Teknologi Digital di Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta”.
Laporan Aktualisasi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan di Pelatihan
Dasar CPNS Golongan II Angkatan IV Tahun 2022. Dalam penyusunan Laporan Aktualisasi
ini, tidak sedikit kendala dan hambatan yang ditemui penulis. Namun atas bantuan dan
dukungan berbagai pihak, Laporan Aktualisasi ini dapat terselesaikan tepat waktu. Oleh karena
itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Drs YB. Jarot Budi Harjo selaku Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah
Istimewa Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk dapat
mengikuti Latsar Golongan II Angkatan IV Tahun 2022;
2. Bapak Drs. Imam Pratanadi, M.T. selaku Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat,
dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta;
3. Ibu RA Prawitaningrum Dwi Lokecwari, S.Sos selaku Kepala Bagian Administrasi;
4. Ibu Nur Adhib Angayomi, S.S., M.A. selaku mentor dan Kepala Subbagian Tata
Persuratan dan Arsip yang telah berkenan meluangkan waktu untuk mendampingi
penulis selama penyusunan Laporan Aktualisasi ini;
5. Bapak Pandita Pratyaksa, S.P., M.M. selaku coach yang selalu membimbing dalam
menyusun Laporan Aktualisasi ini dengan bijaksana;
6. Bapak Drihardono, S.Sos. selaku penguji yang telah memberikan arahan dan masukan
dalam Laporan Aktualisasi;
7. Seluruh Widyaiswara selaku tutor yang telah memberikan materi pembelajaran di
Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan IV;
8. Teman-teman Pelatihan Dasar CPNS Pemerintah Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta khususnya Golongan II Angkatan IV kelompok 1 atas kekompakan dan
kesediannya berbagi informasi;
v
9. Seluruh rekan-rekan di Subbagian Tata Persuratan dan Arsip yang telah banyak
membantu sehingga Laporan Aktualisasi ini dapat terselesaikan;
10. Orang tua dan keluarga tercinta yang tidak pernah lelah memberikan doa, semangat,
dan dukungan.
Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam penulisan Laporan

Aktualisasi ini, oleh karena itu penulis berharap kepada semua pihak untuk memberikan
masukan, saran, dan kritik yang membangun sebagai bahan perbaikan dan penyempurnaan
untuk kedepannya.
Akhir kata, penulis juga berharap semoga Laporan Aktualisasi ini dapat digunakan
sebagaimana mestinya sehingga dapat memberikan manfaat bagi semua pihak dan dapat
memberikan contoh tentang implementasi nilai-nilai Ber-AKHLAK (Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) dalam kehidupan sehari-
hari di lingkungan kerja dan masyarakat.
Yogyakarta, 12 April 2022
Peserta
Velin Ulvandhia, A.Md.
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................................................. i

BERITA ACARA ....................................................................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................................iii
ABSTRAK................................................................................................................................. iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................................ v
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................. x
DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN ................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

A. Posisi Organisasi dalam Lingkup NKRI ......................................................................... 1
B. Visi, Misi, dan Nilai Organisasi ...................................................................................... 3
C. Struktur Organisasi .......................................................................................................... 5
D. Tugas dan Fungsi ............................................................................................................. 5
E. Kondisi Geografis ............................................................................................................ 9
BAB II AGENDA AKTUALISASI ....................................................................................... 17

A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan ................................................................. 17
B. Proses Aktualisasi .......................................................................................................... 46
1. Aktualisasi Nilai-nilai Dasar PNS 1 ....................................................................... 46
5. Aktualisasi Nilai-nilai Dasar PNS 5 ..................................................................... 109
6. Aktualisasi Nilai-nilai Dasar PNS 6 ..................................................................... 124
BAB III PENUTUP .............................................................................................................. 140

A. Kesimpulan .................................................................................................................. 140
B. Saran ............................................................................................................................ 143
C. Rencana Aksi Penyempurnaan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS ............................ 143
vii
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
A. Lembar Konsultasi (Mentor dan Coach)
B. Undangan Mentor dan lampirannya
C. Surat Pernyataan Mentor
D. Lembar Form Masukan (Penguji, Mentor, dan Coach)
E. Lembar Komitmen Revisi
F. Slide Presentasi Rancangan Aktualisasi
G. Slide Presentasi Laporan Aktualisasi
H. Label Boks dan Rak Arsip
I. Jadwal Aktualisasi
J. Presensi Kehadiran
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Sarana Prasarana ................................................................................................ 10

Tabel 2. Data Pegawai .............................................................................................................. 11
Tabel 3. Pengelompokan Isu .................................................................................................... 18
Tabel 4. Penetapan USG ........................................................................................................... 32
Tabel 5. Daftar Arsip Inaktif Tahun Penataan 2022 ................................................................. 80
Tabel 6. Daftar Arsip (Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif) ............................................. 120
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi ................................................................................................... 5

Gambar 2. Lokasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol ...................................... 9
Gambar 3. Arsip Inkatif Tidak Teratur ..................................................................................... 21
Gambar 4. Boks dan Rak Arsip ................................................................................................ 22
Gambar 5. Kartu Deskripsi Manual .......................................................................................... 22
Gambar 6. Hasil Survei Arsip Inaktif Teratur .......................................................................... 22
Gambar 7. Hasil Survei Arsip Inaktif Tidak Teratur ................................................................ 23
Gambar 8. Alat Higrometer di Records Center ........................................................................ 24
Gambar 9. Records Center Sekretariat Daerah DIY ................................................................ 26
Gambar 10. APAR .................................................................................................................... 27
Gambar 11. Arsip Rusak Akibat Rayap ................................................................................... 27
Gambar 12. Gulungan Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan) .......................................... 29
Gambar 13. Contoh Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan) .............................................. 30
Gambar 14. Hasil Survei Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan) ...................................... 30
Gambar 15. Fishbone Diagram ................................................................................................ 34
Gambar 16. Hasil Survei Petugas Kearsipan Dinamis ............................................................. 36
Gambar 17. Rincian Jabatan Petugas Kearsipan Dinamis ........................................................ 37
Gambar 18. Hasil Survei Arsiparis Sekretariat Daerah DIY .................................................... 39
Gambar 19. Boks dan Rak Arsip yang belum dilabel .............................................................. 41
Gambar 20. Daftar Arsip Inaktif yang belum tertata ................................................................ 43
Gambar 21. Foto Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 1 ............................................................... 57
Gambar 22. Proses Pembuatan Video ...................................................................................... 66
Gambar 23. Video Penataan Arsip Inaktif................................................................................ 67
Gambar 25. Foto Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur ........................................................... 81
Gambar 27. Pelabelan pada Boks dan Rak Arsip di Records Center ....................................... 93
Gambar 28. Foto Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 4 ............................................................. 106
Gambar 29. Pendataan dan Penginputan Rak Arsip ............................................................... 108
Gambar 30. Foto Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 5 ............................................................. 119
Gambar 31. Screenshot file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive ........................... 121
Gambar 32. Penataan Daftar Arsip Inaktif (tekstual dan file digital) ..................................... 122
Gambar 33. Notulen Monitoring Evaluasi Hasil Aktualisasi ................................................. 132
Gambar 34. Foto Kegiatan Monitoring Evaluasi.................................................................... 133
Gambar 35. Pelaporan Hasil Aktualisasi kepada atasan......................................................... 139
x
DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN
CPNS : Calon Pegawai Negeri Sipil

Optimalisasi : usaha memaksimalkan kegiatan sehingga mewujudkan
keuntungan yang diinginkan atau dikehendaki.
Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Arsip Inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan Arsip : meliputi pengaturan Records Center, penataan, pemeliharaan,
Inaktif dan pelayanan arsip inaktif untuk mencapai tujuan yang efektif
dan efisien.
Pencipta Arsip : pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
Pengelolaan Arsip Dinamis.
Unit Kearsipan : satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit Pengolah : satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Records Center : tempat yang didesign secara khusus untuk menyimpan arsip
inaktif dari Unit Kerja atau Central File dalam lingkungan
suatu organisasi.
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. POSISI ORGANISASI DALAM LINGKUP NKRI

Daerah Istimewa Yogyakarta keberadaannya dalam konteks historis dimulai dari sejarah
berdirinya Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat berdasarkan Perjanjian Giyanti 1755.
Berawal dari sini muncul suatu sistem pemerintahan yang teratur dan kemudian berkembang,
hingga akhirnya sebagai Daerah Istimewa Yogyakarta yang merupakan suatu bagian dari
Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat
didirikan pada Tahun 1755 oleh Pangeran Mangkubumi yang bergelar Sultan Hamengku
Buwono I, sedangkan Kadipaten Pakualaman didirikan pada Tahun 1813 oleh Pangeran
Notokusumo (saudara Sultan Hamengku Buwono II) yang bergelar Adipati Paku Alam I.
Sejak berdirinya, baik Kasultanan maupun Kadipaten adalah pemerintahan kerajaan yang
diakui kedaulatannya. Pada masa kolonial Belanda, pemerintahan di Kasultanan Yogyakarta
diatur kontrak politik yang dilakukan pada Tahun 1877, 1921, dan 1940, antara Sultan dengan
Pemerintah Kolonial Belanda. Hal ini menunjukkan bahwa Keraton tidak tunduk begitu saja
kepada Belanda. Pemerintah Hindia Belanda mengakui Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat
dan Kadipaten Pakualaman sebagai kerajaan yang berhak mengatur dan mengurus rumah
tangga pemerintahannya sendiri yang dikenal dengan istilah zilfbesturende
landschappen. Kontrak politik terakhir Kasultanan Ngayogyakarta tercantum
dalam Staatsblaad 1941 Nomor 47, sedangkan kontrak politik Kadipaten Pakualaman
dalam Staatsblaad 1941 Nomor 577.
Pada masa pendudukan Jepang, Yogyakarta diakui sebagai Daerah Istimewa
atau Kooti dengan Koo sebagai kepalanya, yakni Sri Sultan Hamengku Buwono IX. Di
bawah Kooti, secara struktural ada wilayah-wilayah pemerintahan tertentu dengan para
pejabatnya.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia (RI), Sri Sultan Hamengku Buwono
IX dan Sri Paku Alam VIII menyatakan kepada Presiden RI bahwa Daerah Kasultanan
Ngayogyakarta Hadiningrat dan Daerah Kadipaten Pakualaman menjadi wilayah Negara RI,
bergabung menjadi satu kesatuan yang dinyatakan sebagai Daerah Istimewa Yogyakarta. Sri
Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri Paku Alam VIII sebagai Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah bertanggung jawab langsung kepada Presiden RI. Hal tersebut dinyatakan
dalam:
1. Piagam Kedudukan Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri Paku Alam VIII
tertanggal 19 Agustus 1945 dari Presiden RI;
2. Amanat Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri Paku Alam VIII tertanggal 5
September 1945 (dibuat secara terpisah);
1
3. Amanat Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri Paku Alam VIII tertanggal 30
Oktober 1945 (dibuat dalam satu naskah).
Keunikan pengalaman Yogyakarta merupakan salah satu fakta yang menjadikannya
sebagai Daerah Istimewa. Dalam proses perkembangan pemerintahannya, Yogyakarta
berproses dari tipe pemerintahan feodal dan tradisional menjadi suatu pemerintahan dengan
struktur modern. Dalam perkembangan dan dinamika negara bangsa terdapat keterkaitan yang
erat antara Republik Indonesia dan Daerah Istimewa Yogyakarta. Entitas Daerah Istimewa
Yogyakarta mempunyai aspek politis-yuridis berkaitan dengan sejarah berdirinya yang
merupakan wujud pengintegrasian diri dari sebuah kerajaan ke dalam Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Istimewa Yogyakarta

merupakan respons atas eksistensi Daerah Istimewa Yogyakarta dan juga merupakan
pengakuan kewenangan untuk menangani berbagai urusan dalam menjalankan pemerintahan
serta urusan yang bersifat khusus. Undang-Undang ini telah diubah dan ditambah, terakhir kali
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1955 (Lembaran Negara Tahun 1959 Nomor 71,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 1819) yang sampai saat ini masih berlaku. Dalam Undang-
Undang tersebut dinyatakan bahwa Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan daerah setingkat
provinsi dan meliputi bekas Daerah Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat dan Daerah
Kadipaten Pakualaman. Pada setiap Undang-Undang yang mengatur Pemerintahan Daerah,
dinyatakan keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta tetap diakui.
Dalam rangka perubahan dan penyesuaian serta penegasan Keistimewaan Daerah Istimewa
Yogyakarta Pemerintah telah menetapkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2012 Tentang
Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta yang disahkan 31 Agustus 2012 dan diundangkan
pada tanggal 3 September 2012. Pengaturan Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta
bertujuan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik dan demokratis, ketentraman dan
kesejahteraan masyarakat, menjamin ke-bhineka-tunggal-ika-an, dan melembagakan peran dan
tanggung jawab Kasultanan dan Kadipaten dalam menjaga dan mengembangkan budaya
Yogyakarta yang merupakan warisan budaya bangsa. Pengaturan tersebut berlandaskan atas
pengakuan atas hak asal-usul, kerakyatan, demokrasi, kebhineka-tunggal-ika-an efektivitas
pemerintahan, kepentingan nasional dan pendayagunaan kearifan lokal. Oleh karenanya dengan
memperhatikan aspek historis, sosiologis, dan yuridis substansi Keistimewaan Daerah Istimewa
Yogyakarta diletakkan pada tingkatan pemerintah provinsi.
Kewenangan dalam urusan Kestimewaan seperti yang tertuang dalam Undang-Undang

Nomor 13 Tahun 2012 Pasal 7 ayat 2 meliputi : tata cara pengisian jabatan, kedudukan, tugas
dan wewenang Gubernur dan Wakil Gubernur; kelembagaan Pemerintah Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta; kebudayaan; pertanahan; dan tata ruang. Dengan demikian, Pemerintah
Daerah mempunyai kewenangan yang meliputi kewenangan urusan Keistimewaan berdasarkan
2
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2012 dan kewenangan berdasarkan Undang-Undang Nomor
32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun
2004, maka posisi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai daerah yang setara dengan provinsi
mengandung arti bahwa Gubernur merupakan Kepala Daerah Otonom dan sekaligus wakil
pemerintah pusat di daerah.
Sumber: https://jogjaprov.go.id/profil/3-sejarah
B. VISI, MISI, DAN NILAI ORGANISASI

1. Visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sesuai dengan Peraturan
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2018 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Daerah Istimewa Yogyakarta
Tahun 2017 – 2022 “Terwujudnya peningkatan kemuliaan martabat manusia Jogja”.
2. Misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

Misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sesuai dengan Peraturan
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2018 tentang Rencana
Tahun 2017 – 2022 sebagai berikut:
a. Meningkatkan kualitas hidup, kehidupan, dan penghidupan masyarakat yang
berkeadilan dan berkeadaban.
b. Mewujudkan tata pemerintahan yang demokratis.
3. Nilai Organisasi
Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 72 Tahun
2008 tentang Budaya Pemerintahan di Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu SATRIYA
yang memiliki dua makna. Pertama: SATRIYA yang dimaknai sebagai watak ksatriya
yang memiliki sikap memegang teguh ajaran moral sawiji, greget, sengguh ora
mingkuh (konsentrasi, semangat, percaya diri dengan rendah hati dan bertanggung
jawab) dan semangat golong gilig (semangat persatuan kesatuan antara manusia
dengan Tuhannya dan sesama manusia) yang harus dimiliki oleh seorang aparatur
negara dalam menjalankan tugasnya. Kedua: SATRIYA sebagai akronim Selaras,
3
Akal budi luhur-jati diri, Teladan-keteladanan, Rela melayani, Inovatif, Yakin percaya
diri dan Ahli Profesional, berikut penjelasannya :
a. Selaras artinya dalam kehidupan selalu menjaga kelestarian dan keseimbangan
hubungan manusia dengan Tuhan, alam dan sesama manuisa.
b. Akal budi luhur artinya keluhuran jati diri seseorang merupakan pengejawatahan
perikemanusiaannya.
c. Teladan-keteladanan artinya dapat dijadikan panutan/teladan/contoh oleh
lingkungannya.
d. Rela Melayani artinya memberikan pelayanan yang lebih baik dari yang
diharapkan masyarakat.
e. Inovatif artinya selalu melakukan pembaharuan yang bersifat positif ke arah
kemajuan individu dan kelompok.
f. Yakin dan percaya diri artinya dalam melaksanakan tugas selalu diri bahwa apa
yang dilaksanakan akan membawa kemajuan dan manfaat.
g. Ahli-profesional artinya mempunyai kompetensi, komitmen, dan prestasi pada
pekerjaannya.
4
C. STRUKTUR ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 136 Tahun 2021
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah.
Struktur organisasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta, sebagai berikut:
Gambar 1. Struktur Organisasi
Sumber: Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 136 Tahun 2021
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah.
D. TUGAS DAN FUNGSI

Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta diatur dalam Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 136 Tahun
2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat
Daerah mempunyai tugas melaksanakan fungsi pendukung perumusan kebijakan strategis
bidang umum, kehumasan, dan keprotokolan. Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan
Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dalam melaksanakan tugas
mempunyai fungsi, sebagai berikut;
5
1. Penyusunan program kerja Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol:
2. Penyiapan pelayanan bidang administrasi perkantoran, tata usaha pimpinan, rumah
tangga, kendaraan, kehumasan, serta keprotokolan;
3. Pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi pelayanan bidang administrasi perkantoran;
4. Penyiapan bahan koordinasi bidang administrasi perkantoran, tata usaha pimpinan,
rumah tangga, kendaraan, kehumasan, serta keprotokolan;
5. Penyelenggaraan pelayanan kehumasan Pemerintah Daerah;
6. Penyelenggaraan pelayanan keprotokolan dan tamu Pemerintah Daerah;
7. Penyelenggaraan kerumahtanggaan Sekretariat Daerah;
8. Pengelolaan sarana dan prasarana Sekretariat Daerah;
9. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan pimpinan Pemerintah Daerah;
10. Pembinaan dan penyelenggaraan kearsipan Sekretariat Daerah;
11. Fasilitasi pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur;
12. Pemantauan dan pegevaluasian pelaksanaan kebijakan bidang administrasi
perkantoran, tata usaha pimpinan, rumah tangga, kendaraan, hubungan masyarakat
serta keprotokolan;
13. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas biro;
14. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan; dan
15. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi biro.
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah,
tugas dan fungsi masing-masing bagian, sebagai berikut:
1. Bagian Administrasi
Bagian Administrasi mempunyai tugas mengelola keuangan, kearsipan, dan
ketatausahaan. Bagian Administrasi dalam melaksanakan tugasnya mempunyai fungsi:
a. Penyusunan program kerja Bagian Administrasi;
b. Penyiapan bahan administrasi;
c. Pengelolaan administrasi perkantoran;
d. Pengelolaan keuangan pimpinan dan Biro;
e. Pengoordinasian kegiatan pelayanan kearsipan Sekretariat Daerah;
f. Pelaksanaan ketatausahaan Biro;
g. Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Bagian Administrasi;
dan
6
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi
Biro.
2. Bagian Rumah Tangga

Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas menyiapkan kebutuhan bidang rumah
tangga, pelayanan kendaraan dinas untuk meningkatkan indeks kepuasan pelayanan
kerumahtanggaan terhadap pimpinan dan tamu. Bagian Rumah Tangga dalam
melaksanakan tugasnya mempunyai fungsi:
a. Penyusunan program kerja Bagian Rumah Tangga;

b. Pelayanan pemeliharaan dan perawatan perlengkapan kantor untuk kantor
Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah, dan pemeliharaan, perawatan
bangunan gedung dan barang lainnya yang dikelola Biro;
c. Pelayanan pemakaian kendaraan dinas untuk Gubernur, Wakil Gubernur,
Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, Staf Ahli Gubernur, tamu, dan Biro;
d. Pelayanan pemakaian tempat pertemuan yang dikelola biro beserta
perlengkapannya;
e. Penyelenggaraan jamuan pimpinan dan tamu;
f. Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Bagian Rumah Tangga;
dan
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi
Biro.
3. Substansi Hubungan Masyararakat

Substansi Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan
kebijakan, pengkoordinasian, pembinaan, fasilitasi, pemantauan dan pengevalusian
penyelenggaraan kehumasan untuk meningkatkan jumlah pengakses informasi Pemerintah
Daerah. Substansi Hubungan Masyarakat dalam melaksanakan tugasnya mempunyai
fungsi:
a. Penyusunan program kerja Substansi Hubungan Masyarakat;
b. Koordinasi penyelenggaraan pelayanan kehumasan serta hubungan dengan
lembaga kehumasan yang lain;
c. Penyelenggaraan peliputan, publikasi, dan pendokumentasian kebijakan dan
kegiatan Pemerintah Daerah;
7
d. Pelaksanaan kehumasan Pemerintah Daerah;
e. Penyusunan perumusan kebijakan teknis bidang pemberitaan dan kehumasan
pemerintah daerah;
f. Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Substansi Hubungan
Masyarakat; dan
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi
Biro.
4. Bagian Protokol
Bagian Protokol mempunyai tugas menyelenggarakan keprotokolan Pemerintah
Daerah untuk meningkatkan indeks kepuasan pelayanan protokol terhadap pimpinan dan
tamu. Bagian Protokol dalam melaksanakan tugasnya mempunyai fungsi
a. Penyusunan program kerja Bagian Protokol;

b. Penyiapan bahan keprotokolan;
c. Koordinasi penyelenggaraan keprotokolan kunjungan tamu Very Important
Person (VIP) dan Very Very Important Person (VVIP) Pemerintah Daerah;
d. Penyelenggaraan keprotokolan upacara bendera, upacara bukan upacara bendera,
dan acara resmi;
e. Penyelenggaraan keprotokolan kegiatan Gubernur, Wakil Gubernur, dan
Sekretaris Daerah;
f. Penyelenggaraan ketatausahaan Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah,
Staf Ahli Gubernur, dan Asisten;
g. Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Bagian Protokol; dan
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi
Biro.
8
E. KONDISI GEOGRAFIS
1. Letak Organisasi
Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta terletak di Komplek, Jl. Malioboro, Kepatihan, Danurejan, Yogyakarta City,
Special Region of Yogyakarta 55213. Secara keseluruhan komplek ini merupakan
bangunan berarsitektur tradisional Jawa yang terdiri atas pendapa, dalem ageng, gandhok,
dan gadri. Di dalam komplek juga terdapat fasilitas berupa masjid dan bangunan pelengkap
seperti Bale Mangu dan lain-lain. Keseluruhan komplek dibatasi pagar keliling dengan
pintu masuk utama di sisi barat. Bangunan ini ditetapkan sebagai Cagar Budaya dengan
Peraturan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata No. PM.07/PW.007/MKP/2010. Bangunan
Komplek Kepatihan juga dilestarikan menjadi Kantor Pemerintah meliputi Kantor
Gubernur, Kantor Wakil Gubernur, Kantor Sekretaris Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta, dan 8 Biro meliputi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol, Biro
Bina Mental dan Spiritual, Biro Bina Pemberdayaan Masyarakat, Biro Hukum, Biro
Organisasi, Biro Pengembangan Infrastruktur Wilayah dan Pembiayaan Pembangunan,
Biro Tata Pemerintahan, dan Biro Perekonomian dan Sumber Daya Alam. Selain itu,
terdapat kantor lainnya seperti Paniradya Kaistimewaan, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, dan Badan Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Gambar 2. Lokasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol
Sumber : Google Maps
9
2. Sarana dan Prasarana
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan
Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta didukung dengan sarana
prasarana sebagai berikut:
Tabel 1. Data Sarana Prasarana
KONDISI
NO JENIS BARANG JUMLAH BAIK TIDAK
BAIK
1 Kendaraan bermotor
Roda 6 : 2 Unit 2 0
Roda 4 : 43 Unit 43 0
Roda 3 : 1 Unit 1 0
Roda 2 : 34 Unit 34 0
2 Sepeda roda 2 21 Unit 21 0
3 Mesin fotocopy 3 Unit 3 0
4 Komputer 146 Unit 132 14
5 Printer 90 Unit 90 0
6 Mesin faximile 19 Unit 19 0
7 Kamera 8 Unit 6 0
8 Mesin ketik 30 Unit 30 0
9 LCD 11 Unit 8 0
10 Jaringan PABX 1 Unit 1 0
11 Lemari pakaian 11 Buah 11 0
12 Meja komputer 22 Buah 22 0
13 Meja rapat 611 Buah 611 0
14 Meja kerja 359 Buah 359 0
15 Kursi lipat 463 Buah 353 110
16 Kursi putar 279 Buah 279 0
17 Lemari kayu/besi 87 Buah 87 0
18 AC 102 Buah 102 0
19 Televisi 21 Buah 21 0
20 Filing cabinet 112 Buah 105 7
10
21 Meja kursi tamu (sice) 15 Set 15 0
22 Genset 8 Unit 8 0
23 CPU PABX 20 Buah 20 0
24 Power CPU PABX 2 Buah 2 0
25 Pemancar (Tower) 2 Buah 2 0
26 PABX Telepon 16 Buah 16 0
27 Pesawat Telepon 54 Buah 54 0
28 Pompa air 18 Buah 18 0
29 UPS 131 Buah 131 0
30 Rak besi 139 Buah 139 0
31 Tabung gas 12 Buah 12 0
32 Amplifier 13 Buah 13 0
33 Aqualizer 4 Buah 4 0
34 Wirelles 17 Buah 17 0
35 Microphone 55 Buah 55 0
Sumber: Rencana Strategis Tahun 2017-2022
3. Sumber Daya Manusia
Tabel 2. Data Pegawai

NO NAMA NIP GOLONGAN JABATAN PENDIDIKAN
1 Drs. IMAM 196710311997031001 Pembina Utama Kepala Biro S-2

PRATANADI M.T. Muda/IV/c Umum,
Hubungan
Masyarakat
dan Protokol
2 DITYA NANARYO 198209262006041006 Pembina/IV/a Kepala S-2
AJI, S.H., M.Ec.Dev. Koordinator
Substansi
Hubungan
Masyarakat
3 PUJO SUMEDI, 197606092009091002 Penata Tk. Pranata S-2

S.Kom., M.Si. I/III/d Hubungan
Masyarakat
Muda dan
Kepala
Koordinator
Kelompok
11
Substansi
Bahan
Informasi
Kebijakan
Pemerintah
Daerah
4 TIPOEK EKO 196505221989032005 Penata/III/c Pengelola Diploma
BERDIKARYANTIE, Dokumentasi III/Sarjana
B.A. Muda
5 SISWANTO 196801101990031007 Penata Muda Pengelola SLTA
Tk. I/III/b Dokumentasi
6 KARNA 196508171985031014 Penata Muda Pengelola SLTA
Tk. I/III/b Dokumentasi
7 ARIF LUKMAN 198609162015021002 Penata Muda Penyusun S-2
HAKIM, S.E., M.A. Tk. I/III/b Bahan
Informasi
dan Publikasi
8 ANANG FITRIANTO 198008122010011025 Penata Tk. Pranata S-1/Sarjana
SAPTO NUGROHO, I/III/d Hubungan
S.Sos. Masyarakat
Muda dan
Kepala
Koordinator
Kelompok
Substansi
Publikasi,
Dokumentasi
, dan Media
Massa
9 NANDA RIKE 198312292009022002 Penata/III/c Penyusun S-1/Sarjana
PRATIWI, S.Sos. Naskah
10 PANDU PRAYOGI, 198105102011011006 Penata/III/c Analis S-2
S.Psi., M.Psi. Informasi
11 HARTONO, S.S.T. 197409272008011010 Penata Muda Analis Diploma IV
Tk. I/III/b Informasi
12 RA 196404041997032001 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
PRAWITANINGRU I/III/d Bagian
M DWI Administrasi
LOKECWARI S.Sos
13 SARI WULANTI SE 196809181998032001 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
I/III/d Subbagian
Keuangan
14 MUHAMMAD 199505052017081002 Penata Muda Pelaksana Diploma IV
SYAIFUDDIN, Tk. I/III/b
S.STP.
15 WAHYUDI 196506161986121001 Penata Tk. Bendahara S-1/Sarjana
PARJUNIANTA, I/III/d
S.Sos.
16 SUMARI 196406111985032009 Penata Muda Pengadminist SLTA
Tk. I/III/b rasi
Keuangan
17 SAGIRI 196910231990031007 Penata Muda Pengelola SLTA
Tk. I/III/b Gaji
12
18 DIAN 198010292015022002 Penata Muda Bendahara S-1/Sarjana
NIRMALASARI Tk. I/III/b
UTAMI, S.E.
19 TRI SUMARDIYATI 196904121989032005 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
S.IP I/III/d Subbagian
Tata Usaha
Biro
20 YENI 197405071998032003 Penata Pengelola SLTA
INDARTRIYANI Muda/III/a Perpustakaan
21 DWI SUPRIYATI, 197811231998032003 Penata Muda Analis S-1/Sarjana
S.H. Tk. I/III/b Sumber
Daya
Manusia
Aparatur
22 YOHANES TRILANI 198905072011011005 Penata Muda Penyusun S-1/Sarjana
RIYADI, S.I.P. Tk. I/III/b Program
Anggaran
dan
Pelaporan
23 NUR ADHIB 198703302011012015 Penata/III/c Kepala S-2
ANGAYOMI S.S., Subbagian
M.A. Tata
Persuratan
dan Arsip
24 NUR AMRI YAHYA, 197506241998031002 Pembina/IV/a Arsiparis S-1/Sarjana
S.IP. Madya
25 HENDI PRIMAWAN, 198305112010011013 Penata/III/c Arsiparis S-1/Sarjana
S.IP. Muda
26 SRI SUMARNI, 197007211990032005 Penata Tk. Arsiparis Diploma
A.Md. I/III/d Penyelia III/Sarjana
Muda
27 SUDARSONO 196408081989031012 Penata Muda Pranata SLTA
Tk. I/III/b Kearsipan
28 SARJANA 196706101990031015 Penata Muda Pengadminist SLTA
Tk. I/III/b rasi
Persuratan
29 ROKHMAT 197204131997121001 Penata Muda Pengadminist Diploma
SUBANDI , Tk. I/III/b rasi III/Sarjana
A.Md.Tek Persuratan Muda
30 SUGIYANTA SIP 196507031992031010 Penata Tk. Plt. Kepala S-1/Sarjana
I/III/d Bagian
Rumah
Tangga
31 SYA`BANI 196910251990032004 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
RUNIWATI SE I/III/d Subbagian
Urusan
Rumah
Tangga
32 ADETYA 196711201989031004 Pengatur/II/c Pramu Bakti SLTP
SUHARTONO
33 MUHAROM 197503062012121001 Pengatur/II/c Teknisi SLTA
RIYANTA Sarana dan
Prasarana
13
34 KHARIS HERU 196706061988031009 Penata Muda Teknisi SLTA
PURWANTO Tk. I/III/b Sarana dan
Prasarana
35 MUHTADI 196708121989031007 Penata Muda Teknisi SLTA
Tk. I/III/b Sarana dan
Prasarana
36 AMBAR DEWANTI 196909241989032003 Penata Muda Pranata SLTA
Tk. I/III/b Jamuan
37 GEDE RIYADI 196812211991021001 Penata Muda Teknisi SLTA
Tk. I/III/b Sarana dan
Prasarana
38 DONI DARMAWAN 197908262008011014 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
S.I.P. I/III/d Subbagian
Kendaraan
39 SIGIT TRISNO 197911052005011011 Pengatur/II/c Pengemudi SLTA
BUWONO
40 ARIS MANON 196503271994031004 Pengatur Tk. Pengemudi SLTA
WIBOWO I/II/d
41 AGUS HARIYANTO 197008092007011008 Pengatur Tk. Pengemudi SLTA
I/II/d
42 IPNU YULIANTO 197307212008011020 Pengatur Tk. Pengemudi SLTA
I/II/d
43 ARFANGI 197102022009011003 Pengatur Tk. Pengemudi SLTA Kejuruan
I/II/d
44 SUGIONO 196710202006041005 Pengatur Muda Pengemudi SLTA
Tk. I/II/b
45 ANTONIUS 196908312009011003 Pengatur Muda Pengemudi SLTP
ENDARTO Tk. I/II/b
NOORSAPTADJI
46 LANGGENG 196904031997031005 Penata Pengemudi SLTA
EKOATMOJO Muda/III/a
47 TRI SUBIYATNO 196902031998031006 Penata Pengadminist SLTA
Muda/III/a rasi Umum
48 NOR EKA 197406011998031010 Penata Muda Penata S-1/Sarjana
YUNIANTA, S.IP. Tk. I/III/b Kendaraan
Dinas
49 SUGIYANTA SIP 196507031992031010 Penata Tk. Kepala S-1/Sarjana
I/III/d Bagian
Protokol
50 TIMUR AGUS 197105121990031006 Penata/III/c Kepala S-1/Sarjana
NUGROHO S.A.P. Subbagian
Upacara
51 ARI JATININGSIH 196602081990032003 Penata/III/c Analis Diploma
Protokol III/Sarjana
Muda
52 RINI PUJIHARSIWI, 197307301993022003 Penata/III/c Analis Diploma
A.Md. Protokol III/Sarjana
Muda
53 SOPHIA MARTHA 198004202011012005 Penata Muda Analis S-1/Sarjana
HENDRIETE Tk. I/III/b Protokol
SOUISA, S.S.
14
54 RADEN AJENG 196607181993032004 Penata Tk. Kepala Diploma
RETNA I/III/d Subbagian III/Sarjana
ISPUDYASTARI Tamu Muda
55 TAUFIK ANANTA, 199205202014061002 Penata Muda Analis S-2
S.STP., M.I.P. Tk. I/III/b Protokol
56 WAHYU 199805102020081003 Penata Analis Diploma IV
MUHAROMDONI, Muda/III/a Protokol
S.Stp
57 TITIS 199001232015032004 Penata Muda Analis S-1/Sarjana
RAHAYUNINGTIAR Tk. I/III/b Protokol
, S.Sn
58 WULAN SAPTO 198307062006041002 Penata Tk. Kepala S-2
NUGROHO S.Si.T., I/III/d Subbagian
M.T. Tata Usaha
Pimpinan
59 IS SUNARYANTO 196702111997031003 Pengatur Tk. Sekretaris SLTA
I/II/d
60 BIMA KOSTRAD 196510202006041007 Pengatur Tk. Ajudan SLTA
MUHAMMAD I/II/d
SANUSI SUHARTO
61 KARDI PRIYANTO 197006161998031008 Penata Sekretaris SLTA
Muda/III/a
62 DWI LESTARI, 198403022011012012 Penata Penyusun S-1/Sarjana
S.I.Kom. Muda/III/a Rencana
Kerja
Sekretariat
Daerah
63 LIAN KARTIKA, 198701112011012013 Penata Sekretaris Diploma
A.Md. Muda/III/a III/Sarjana
Muda
64 SANDY TIRTA 199402162018081001 Penata Penyusun Diploma IV
PRASADANA, S.STP Muda/III/a Rencana
Kerja
Sekretariat
Daerah
65 AGUS PRIYANTA 196408011990031016 Penata Muda Pengadminist SLTA
Tk. I/III/b rasi Umum
66 SURATMIATI 196502121990032007 Penata Muda Sekretaris SLTA
Tk. I/III/b
67 SUKRISNO 196705051992031015 Penata Muda Sekretaris SLTA
Tk. I/III/b
68 DWI NUGROHO 199105142014061003 Penata Muda Penyusun S-2
SAPUTRO, S.IP., Tk. I/III/b Rencana
M.M. Kerja
Sekretariat
Daerah
69 JOHARI ADI 199106272015031001 Penata Muda Penyusun S-1/Sarjana

WIBOWO, S.IP Tk. I/III/b Rencana
Kerja
Sekretariat
Daerah
15
CPNS
70 NUR SIFA 199909092021022001 Pengatur/II/c Pengelola Diploma
SEPTIANI, A.Md.Ak. Barang Milik III/Sarjana
Negara Muda
71 NUR MUSLIHIN, A. 199911292021021001 Pengatur/II/c Pengelola Diploma
Md. Ak Barang Milik III/Sarjana
Negara Muda
72 AAN TRI FAHTIAR, 199908152022011002 Pengatur/II/c Pengelola Diploma
A.Md.Kb.N. Gaji III/Sarjana
Muda
73 APSARI LINDA 198608272020122007 Pengatur/II/c CPNS Diploma
KUSUMANINGRU, III/Sarjana
A.Md Muda
74 GILANG PATRA 198907172020121008 Pengatur/II/c CPNS Diploma
PRENDAYASA, III/Sarjana
A.Md. Muda
75 ARIF KRISTIANTO, 198910172020121010 Pengatur/II/c CPNS Diploma
A.Md. III/Sarjana
Muda
76 RANI WIDYASTUTI, 199405212020122034 Pengatur/II/c CPNS Diploma
A.Md. III/Sarjana
Muda
77 YOAN SEPTIANA, 199509252020122031 Pengatur/II/c CPNS Diploma
A.Md.Ak. III/Sarjana
Muda
78 ESA HAYYU 199607252020122020 Pengatur/II/c CPNS Diploma
WIGUNA, A.Md III/Sarjana
Muda
79 LUTHFI 199608042020121006 Pengatur/II/c CPNS Diploma
TANDYANA III/Sarjana
PRABOWO, A.Md. Muda
80 YUSRINA AMALIA, 199704252020122017 Pengatur/II/c CPNS Diploma
A.Md.Ak. III/Sarjana
Muda
81 VELIN 199903252020122001 Pengatur/II/c CPNS Diploma
ULVANDHIA, A.Md III/Sarjana
Muda
82 PUTRI 198812222020122011 Penata CPNS S-1/Sarjana
HANDAYANI, Muda/III/a
S.Kom
83 INTANINGRUM, 198812262020122009 Penata CPNS S-1/Sarjana
S.Sos Muda/III/a
84 SAFIRIA FEBRIANI, 199302272020122016 Penata CPNS S-1/Sarjana
S. I. Kom Muda/III/a
85 ASTRID ERASARI, 199607242020122022 Penata CPNS S-1/Sarjana
S.T Muda/III/a
86 MUHAMMAD 199905152021081002 Penata CPNS Diploma IV
RAKHAMEI Muda/III/a
ALMAAS
(TITIPAN), S.Tr.Ip
Sumber : https://simpeg2.jogjaprov.go.id/prod/index.php/history/nominatif_user
16
BAB II
AGENDA AKTUALISASI
A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan

Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta mempunyai tugas melaksanakan fungsi pendukung perumusan kebijakan startegis
bidang umum, kehumasan, dan keprotokolan. Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, Biro
Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
terdiri dari 4 (empat) bagian antara lain:
1. Bagian Admnistrasi;
2. Bagian Rumah Tangga;
3. Substansi Hubungan Masyarakat; dan
4. Bagian Protokol.
Bagian Adminstrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta terdiri dari 3 (tiga) subbagian yaitu Subbagian Keuangan,
Subbagian Tata Persuratan dan Arsip, dan Subbagian Tata Usaha Biro yang mempunyai tugas
pengelolaan keuangan, kearsipan, dan ketatausahaan. Subbagian Tata Persuratan dan Arsip
Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol mempunyai tugas
melaksanakan tata persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah dengan fungsi
yaitu:
1. Penyusunan program kerja Subbagian Tata Persuratan dan Arsip;

2. Pengelolaan kearsipan Pimpinan dan Biro;
3. Pelaksanaan administrasi dan distribusi naskah dinas masuk Gubernur, Wakil
Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten, dan Staf Ahli;
4. Pelaksanaan pelayanan legalisasi naskah dinas keluar daerah;
5. Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi teknis kearsipan;
6. Pelaksanaan kerja sama pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Sekretariat Daerah;
7. Pembinaan dan fasilitasi pengelolaan kearsipan pada seluruh Biro di lingkungan
Sekretariat Daerah;
8. Pengelolaan data, pelayanan informasi dan pengembangan sistem informasi Biro, serta
pengelolaan sistem informasi naskah dinas Pemerintah Daerah;
17
9. Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan Subbagian Tata Persuratan dan Arsip;
dan
10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi Biro.
Subbagian Tata Persuratan dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan
Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai tugas
pokok dan fungsi pengelolaan kearsipan Pimpinan Daerah (Gubernur, Wakil Gubernur,
Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah) dan 8 (delapan) Biro. Pengelolaan arsip dinamis
adalah rangkaian kegiatan meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengelolaan kearsipan di lingkungan
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, terdapat kendala-kendala yang dihadapi.
Beberapa masalah yang penulis jumpai kiranya akan diangkat isu agar nantinya dapat menjadi
perhatian untuk ditemukan jalan keluarnya. Penulis akan mengambil tiga isu, isu tersebut
berasal dari hal-hal yang sudah menjadi sorotan, antara lain:
Tabel 3. Pengelompokan Isu
No. Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan Prinsip ASN

1. Belum optimalnya Optimalnya pengelolaan Manajemen ASN
pengelolaan arsip inaktif di arsip inaktif di Records
Records Center Center
2. Records Center belum Records Center yang Manajemen ASN
representatif representatif
3. Belum optimalnya Optimalnya pengolahan Manajemen ASN
pengolahan arsip arsip kearsitekturan di
kearsitekturan di Records Records Center
Center
Berikut ini adalah uraian dari permasalahan yang telah disebutkan pada tabel 3, antara lain:
1. Belum optimalnya pengelolaan arsip inaktif di Records Center
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Definisi tersebut dapat diartikan bahwa arsip
18
memiliki nilai guna yang sangat penting karena merupakan bukti kegiatan atau peristiwa
baik organisasi maupun perseorangan. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi 2
(dua) jenis yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi.
Menurut kegunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi dua (2) yaitu arsip dinamis aktif
dan arsip dinamis inaktif. Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta
Nomor 43 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis bahwa, arsip inaktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Meskipun arsip inaktif frekuensi
penggunaanya sudah menurun bukan berarti arsip tersebut tidak akan digunakan kembali,
oleh karena itu diperlukan pengelolaan arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif meliputi
pengaturan Records Center, penataan, pemeliharaan, dan pelayanan arsip inaktif untuk
mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Maksud dari efektif dan efisien yakni arsip dapat
cepat, tepat, dan benar ketika penemuan kembali dengan waktu relatif singkat serta biaya
seminimal mungkin. Pengelolaan arsip inaktif mempunyai tujuan meliputi melindungi
merawat arsip baik dari fisik maupun informasinya, mencegah penumpukan arsip,
memanfaatkan arsip untuk kepentingan organisasi, dan pengendalian arsip inaktif di suatu
organisasi.
Aspek yang tidak kalah penting dalam hubungannya dengan arsip inaktif adalah
pengelolaan Records Center. Walaupun arsip inaktif sudah berkurang atau menurun
kegunaannya, tidak berarti sebagai “barang berkas” yang kurang mendapat perhatian.
Arsip tersebut harus dikelola di Records Center dengan tahapan-tahapan yang benar
sehingga dapat didayagunakan. Records Center atau Pusat Arsip adalah tempat yang
didesign secara khusus untuk menyimpan arsip inaktif dari Unit Kerja atau Central File
dalam lingkungan suatu organisasi.
Subbagian Tata Persuratan dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan
Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta selaku Unit
Kearsipan Sekretariat Daerah telah menyimpan arsip inaktif dari Pimpinan Daerah
(Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah) dan 8
(delapan) Biro di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Berdasarkan kondisi yang terjadi saat ini, total estimasi arsip inaktif yang sudah teratur
atau tertata di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sejumlah
2.185 boks atau 437 ML (Meter Linier) dan arsip tidak teratur sejumlah 91, 1088 ML
(Meter Linier).
19
Permasalahan arsip inaktif tidak teratur di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta berasal dari sebagian besar arsip Pimpinan Daerah yang dipindahkan
dengan kondisi belum sesuai standar penataan arsip inaktif berupa tumpukan berkas yang
tidak tertata dan tidak memberkas. Hal ini dapat diatasi dengan dilakukan pendekatan
dengan cara pembinaan pengelolaan kearsipan di masing-masing Unit Pengolah baik
secara langsung maupun tidak langsung sehingga arsip dapat tertata sesuai kaidah
kearsipan.
tentang Pengelolaan Arsip Dinamis menyatakan bahwa, Unit Pengolah adalah satuan kerja
pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua arsip
yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Dalam hal ini, Unit
Pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta meliputi
Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro.
Di samping itu menurut pendapat penulis, penataan arsip inaktif tidak teratur di
Records Center masih belum optimal karena proses penataan arsip inaktif masih
menggunakan kartu deskripsi secara manual. Optimalisasi adalah usaha memaksimalkan
kegiatan sehingga mewujudkan keuntungan yang diinginkan atau kehendaki. Penataan
arsip inaktif tidak teratur di Records Center dapat lebih dioptimalkan dengan adanya
pemanfaatan teknologi secara maksimal berupa penggunaan Microsoft Excel agar menjadi
efektif dan efisien. Penggunaan teknologi juga dapat dilakukan dengan cara penyimpanan
hasil penataan arsip inaktif (daftar arsip inaktif) ke dalam suatu sistem penyimpanan
menggunakan Google Drive.
Selain itu, adanya keterbatasan ruang simpan dan banyaknya jumlah arsip dari Unit
Pengolah maka perlu adanya pengaturan identitas dalam penataan fisik arsip inaktif. Hal
ini dapat diatasi dengan melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip untuk menunjukkan
identitas arsip bersangkutan, serta pembuatan data rak arsip untuk mempermudah proses
penemuan kembali arsip.
20
Gambar 3. Arsip Inkatif Tidak Teratur
Sumber: Foto Pribadi Penulis
21
Gambar 4. Boks dan Rak Arsip Gambar 5. Kartu Deskripsi Manual
Gambar 6. Hasil Survei Arsip Inaktif Teratur
Sumber: Data Olahan Penulis
22
Gambar 7. Hasil Survei Arsip Inaktif Tidak Teratur
2. Records Center belum representatif
Records Center atau Pusat Arsip adalah tempat yang didesign secara khusus untuk
menyimpan arsip inaktif dari Unit Kerja atau Central File dalam lingkungan suatu
organisasi. Records Center mempunyai peran yang sangat penting dalam pengelolaan arsip
inaktif dan penyusutan arsip inaktif. Dengan adanya Records Center, pengelolaan arsip
inaktif dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Hal ini disebabkan penumpukan arsip di
unit kerja dapat dikurangi, perkembangan arsip dapat dikendalikan, mudah dalam
penemuan kembali arsip serta keamanan arsip inaktif baik fisik maupun informasinya dapat
terjamin.
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai tempat

penyimpanan arsip inaktif Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro di Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta belum memenuhi standar minimal dan ruang penyimpanan
arsip inaktif sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3
Tahun 2000. Berikut permasalahan tempat penyimpanan arsip inaktif pada Records Center
Sekretaiat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta:
23
a. Lokasi Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta berada di
bawah gedung atau basement dengan estimasi ukuran luas 800 m2 yang
menyebabkan suhu dan kelembaban udara belum sesuai dengan standar sehingga
dapat mempengaruhi fisik arsip inaktif yang disimpan. Secara standar pengelolaan
arsip inaktif, dalam menjaga suhu udara tempat penyimpanan arsip inaktif
konvensional atau tekstual sebaiknya tidak lebih dari 270C dan kelembaban tidak
lebih dari 60%. Berdasarkan pemeriksaan menggunakan alat higrometer, di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta kelembaban
udara dalam ruangan belum sesuai standar pengelolaan arsip inaktif konvesional
atau tekstual karena lebih dari 60%.
Gambar 8. Alat Higrometer di Records Center

Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
b. Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta belum maksimal

dalam pencegahan dan penanggulangan bahaya serangga dan varietas seperti
rayap yang dapat merusak fisik arsip. Pencegahan dapat diatasi dengan
24
penggunaan penggunaan kapur barus, thymol, fostoxin, atau paradecrolobensin.
Selain itu, perlu adanya pemaksimalan fumigasi dan penyuntikan DDT atau
termite control hingga kedalaman 50 cm pada lantai bangunan.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang
Pedoman Fumigasi Arsip menyatakan bahwa, fumigasi arsip adalah bagian dari
tindakan preservasi kuratif terhadap faktor biologi atau organisme yang dapat
merusak arsip dengan menggunakan fumigan di dalam ruang yang kedap gas
udara pada suhu dan tekanan tertentu. Berdasarkan kondisi di Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah dilaksanakan fumigasi
arsip dalam jangka waktu satu tahun sekali. Hal ini kurang maksimal karena
berdasarkan kondisi ruang penyimpanan arsip inaktif yang belum sesuai standar,
seharusnya memerlukan pemeliharaan lebih dibanding dengan tempat
penyimpanan arsip inaktif yang sudah ideal.
Selain itu, belum adanya penyuntikan DDT atau termite control di Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang menyebabkan rayap tidak
terkendali sehingga dapat mudah merusak fisik arsip. Lantai bangunan dianjurkan
untuk disuntik dengan DDT atau termite control hingga kedalaman 50 cm, karena
rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
c. Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta terdapat tabung
pemadam sejumlah 3 (tiga) unit, namun belum ada alat pencegahan dan
penanggulangan bahaya api/kebakaran seperti fire alarm system dan fire fight
system. Alat Pemadam Api Ringan (APAR) di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan tipe alat Dry Chemical Powder atau Alat
Pemadam Api Powder yang dapat digunakan untuk memadamkan semua
klasifikasi api pada kebakaran mulai dari Api Kelas A sampai dengan Api Kelas
D. Alat Pemadam Api Powder adalah merupakan kombinasi dari fosfat Mono-
amonium dan ammonium sulphate, yang fungsinya mengganggu reaksi kimia
yang terjadi pada zona pembakaran sehingga api berhenti. Alat Pemadam Api
Ringan (APAR) di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta telah terpelihara dengan baik, karena selalu diperiksa dan diisi ulang
secara rutin setiap 12 bulan sekali oleh Bagian Rumah Tangga yang bekerjasama
dengan CV Bina Cipta Abadi.
25
Gambar 9. Records Center Sekretariat Daerah DIY
26
Gambar 10. APAR
(Alat Pemadam Kebakaran Api Ringan)
Gambar 11. Arsip Rusak Akibat Rayap
3. Belum optimalnya pengolahan arsip kearsitekturan di Records Center
Pengolahan merupakan proses kegiatan pengaturan arsip dalam kondisi tidak teratur
menjadi sebuah informasi yang dapat dipercaya, sehingga arsip dapat dimanfaatkan
sebagai sumber informasi. Proses pengolahan berupa rekonstruksi arsip yang dilakukan
27
melalui survei arsip, perencanaan, dan penataan arsip berdasarkan prinsip asal usul dan
aturan asli. Pengolahan arsip bukan hanya menyimpan fisik arsip saja, namun
mempersiapkan sarana prasarana, sumber daya manusia, dan anggaran yang dibutuhkan.
Secara sederahana, pengolahan arsip adalah tindakan atau prosedur meliputi pengaturan
arsip, deskripsi arsip, dan preservasi arsip dalam memfasilitasi penggunaan arsip.
Berdasarkan keunikan media perekam arsip menyebut adanya special format records atau
arsip bentuk khusus meliputi:
a. Arsip audio visual, terdiri dari:

1) Moving image atau arsip gambar bergerak, misalnya: film dan video.
2) Still image atau arsip gambar diam, misalnya: foto.
3) Sound recording atau arsip rekaman suara.
b. Arsip kartografi dan kearsitekturan
Arsip kartografi dan kearsitekturan dikategorikan sebagai arsip bentuk khusus,
karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu
informasinya dalam bentuk simbul-simbul, gambar. Arsip ini kadang berukuran
besar, ada yang berukuran kecil tergantung dari besarnya skala.
c. Arsip publikasi
Arsip publikasi merupakan dokumen yang diciptakan untuk kepentingan umum
atau publik. Misalnya: majalah, bulletin, koran, data statistik, dan sebagainya.
d. Arsip elektronik
Arsip elektronik adalah dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh komputer,
misalnya e-mail, disket, dan arsip digital.
e. Arsip bentuk mikro
Arsip bentuk mikro sebagai salah satu kebutuhan untuk penyampaian dan
penemuan kembali secara cepat dalam rangka layanan jasa informasi. Untuk
membaca isi informasi yang ada dalam arsip bentuk mikro ini diperlukan alat yang
disebut Micro Reader. Arsip bentuk mikro terdiri dari mikrofilm yaitu salinan
fotografis dalam media rol film dan mikrofiche yaitu lembaran film berisi banyak
miniature gambar atau citra dalam suatu pola (frame).
Arsip kearsitekturan merupakan keberadaan struktur dan kelengkapan umum yang
perlu disimpan sepanjang struktur bangunan berdiri atau perlengkapan dalam
perbaikan/service sebagai sarana kebutuhan rekonstruksi dan penjualan. Kategori arsip
kearsitekturan adalah gambar konstruksi, arsip gambar alat, dan arsip gambar seni. Pada
28
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah menyimpan arsip
kearsitekturan khususnya gambar konstruksi atau bangunan. Arsip tersebut disimpan pada
roll o’pack dan digulung tanpa adanya penataan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan.
Diperlukan adanya pengoptimalan dalam penataan arsip kearsitekturan agar arsip dapat
teridentifikasi dengan jelas dan terjamin keamanan serta keselamatan arsip dengan
menggunakan sarana dan prasarana pengolahan arsip kearsitekturan secara khusus.
Sarana dan prasarana pengolahan arsip kearsitekturan di Records Center Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta belum ada sehingga dapat mengancam keselamatan
fisik arsip tersebut. Arsip kearsitekturan diperlukan sarana prasarana khusus dengan
menggunakan tempat penyimpanan khusus yakni horizontal filing berupa rak yang cara
penyimpanannya secara mendatar untuk meminimalisir kerusakan arsip robek/rusak dan
sarana prasarana pendukung lainnya.
Gambar 12. Gulungan Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan)
29
Gambar 13. Contoh Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan)
Gambar 14. Hasil Survei Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan)
30
Penetapan Isu
Dalam merumuskan isu prioritas ini akan digunakan analisis USG (Urgency, Serioussnes,
Growth). Metode USG merupakan salah satu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang
harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan
isu tersebut dengan menentukan skala penilaian 1-5. Semakin tinggi skala maka semakin tinggi
pula tingkat Urgency, Serioussnes, Growth. Berikut adalah penjelasan masing-masing aspek
pada USG:
1. Urgency (U)
Seberapa mendesak isu tersebut harus dipecahkan dengan mengaitkan waktu yang
tersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memcahkan masalah yang
menyebabkan isu tersebut. Semakin mendesak suatu isu berarti semakin tinggi nilai
urgency sehingga harus dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti.
2. Seriousness (S)
Seberapa serius suatu masalah dapat menimbulkan masalah lain yang lebih serius. Isu
tersebut akan dibahas untuk dikaitkan dengan sebab akibat yang timbul dengan
memecahkan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang ditimbulkan
oleh masalah dan merugikan bagi instansi apabila tidak segera dipecahkan.
3. Growth (G)
Seberapa kemungkinan masalah tersebut berkembang semakin memburuk dikaitkan
kemungkinan masalah penyebab isu apabila tidak ditanggulangi. Perkembangan isu
yang mampu memperburuk dan menimbulkan masalah-masalah lain bagi instansi
sehingga harus menjadi prioritas untuk segera diselesaikan.
31
Berikut tabel penetapan isu permasalahan dengan menggunakan metode USG dengan total
nilai berdasarkan penilaian kriteria masing-masing isu permasalahan.
Tabel 4. Penetapan USG
Penilaian Kriteria Total

No. Kondisi Rangking Prinsip ASN
U S G Nilai
1. Belum optimalnya 5 5 4 14 1 Manajemen
pengelolaan arsip ASN
inaktif di Records
Center
2. Records Center belum 5 4 4 13 2 Manajemen
ASN
representatif
pengolahan arsip ASN
kearsitekturan di
Records Center
Keterangan:
U (Urgency): S (Seriousness): G (Growth):
5 = Sangat Penting 5 = Sangat Serius 5 = Sangat Cepat
4 = Penting 4 = Serius 4 = Cepat
3 = Cukup Penting 3 = Cukup Serius 3 = Cukup Cepat
2 = Kurang Penting 2 = Kurang Serius 2 = Kurang Cepat
1 = Tidak Penting 1 = Tidak Serius 1 = Tidak Cepat
32
Isu Yang Diangkat
Dari ketiga isu permasalahan di atas yang telah dianalisis dengan menggunakan metode
USG telah ditemukan satu isu yang memiliki nilai tertinggi yaitu “belum optimalnya
pengelolaan arsip inaktif di Records Center” dengan perolehan total nilai 14 yang selanjutnya
akan dibuatkan rencana kegiatan. Dalam pembahasan selanjutnya akan dijabarkan secara rinci
terkait identifikasi isu yang terpilih untuk dibuatan rangkaian penyebab terjadinya isu tersebut
untuk ditemukan pemecahan solusinya.
Kriteria urgency dengan skala nilai 5 (lima) memiliki arti sangat penting. Hal tersebut
karena berkaitan dengan salah satu tugas pokok dan fungsi Subbagian Tata Persuratan dan
Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni pengelolaan kearsipan Pimpinan Daerah dan 8
(delapan) Biro. Di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta terdapat
total estimasi 91,1088 ML (Meter Linier) arsip tidak teratur. Arsip tidak teratur sebagian besar
dari arsip Pimpinan Daerah yang dipindahkan tanpa penataan arsip inaktif terlebih dahulu. Hal
ini disebabkan karena kurangnya jumlah dan pemahaman Sumber Daya Manusia Kearsipan
tentang penataan arsip inaktif. Pada dasarnya penataan arsip inaktif tidak teratur adalah dengan
melakukan penataan kembali arsip tidak teratur berdasarkan kaidah kearsipan.
Kriteri seriousness dengan skala penilaian 5 (lima) memiliki arti sangat serius. Hal tersebut
bernilai sangat serius karena apabila permasalahan tidak segera ditindaklanjuti akan sangat
mempengaruhi dalam penemuan kembali arsip dan proses penyusutan arsip karena arsip yang
tidak teratur belum bisa dinilai nasib akhirnya, apakah arsip tersebut masih harus disimpan
menjadi arsip inaktif, diserahkan ke Lembaga Kearsiapan Daerah, atau dimusnahkan secara
fisik maupun informasi arsip. Selain itu, apabila arsip tidak teratur masih bertumpuk dan tidak
ada tindaklanjut maka akan menjadi ancaman dan gangguan baik fisik maupun informasi arsip.
Hal ini, karena dapat memungkinkan arsip terkena gangguan serangga/varietas rayap dan
ancaman kebakaran serta kehilangan arsip.
Dan berdasarkan kriteria ketiga yaitu growth dengan nilai 4 (empat) yang artinya cepat.
Kemungkinan isu permasalahan menjadi berkembang dengan cepat yang berdampak pada
penilaian laporan triwulan kearsipan daerah dan adanya volume arsip yang bertambah lagi dari
pemindahan arsip oleh Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro akan menjadikan ruang
penyimpanan arsip semakin terbatas.
33
Fishbone Diagram sering disebut Cause and Effect Diagram adalah sebuah diagram yang
menyerupai tulang ikan yang dapat menunjukkan sebab akibat dari suatu permasalahan (John
Bank, 1992). Fishbone Diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan
penyebab masalah dengan memetakkan isu berdasarkan cabang-cabang terkait serta
menekankan pada hubungan sebab akibat. Dari isu yang telah dijabarkan di atas, selanjutnya
akan dianalisis dengan menggunakan pendekatan Fishbone Diagram untuk mengetahui
penyebab akan isu yang terjadi. Berikut analisis dengan menggunakan metode Fishbone
Diagram:
Gambar 15. Fishbone Diagram
Dari analisis fishbone diagram terdapat beberapa akar masalah penyebab pengelolaan arsip
inaktif di Records Center belum optimal. Berikut uraian akar penyebab masalah:
1. Kurangnya pemahaman petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah

Daerah Istimewa Yogyakarta mengenai penataan arsip inaktif di masing-masing Unit
Pengolah
Petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta merupakan Sumber Daya Manusia Kearsipan yang dipilih oleh Unit
Pengolah untuk menjalankan ketugasan pokok dan fungsi dalam bidang kearsipan di
34
masing-masing Unit Pengolah. Petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai tugas, antara lain:
a. Mencatatkan dan mengendalikan arsip dinamis aktif di masing-masing
bagian melalui Aplikasi SISMINKADA;
b. Memberkaskan, menata, dan menyimpan arsip dinamis aktif dan inaktif
secara sistematis, membuat daftar berkas, daftar isi berkas, dan daftar arsip
inaktif;
c. Melaksanakan penyusutan arsip dinamis inaktif;
d. Melayani penyediaan kebutuhan arsip dinamis aktif dan inaktif sebagai bahan
informasi manajemen bagi pimpinan dan pelaksana kegiatan serta pengguna
lain yang berhak;
e. Mengamankan dan menyelamatkan keutuhan berkas maupun kerahasiaan isi
arsip dinamis.
Berdasarkan ketugasan di atas, petugas kearsipan dinamis tentu menjalankan

penataan arsip inaktif di masing-masing bagian atau Unit Pengolah. Akan tetapi, dari
hasil penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah belum sesuai dengan
kaidah kearsipan. Hal tersebut, dikarenakan kurangnya pemahaman petugas kearsipan
dinamis mengenai penataan arsip inaktif. Penulis melakukan survei terhadap petugas
kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
dengan menggunakan Google Forms (https://forms.gle/wJ55nqFgpcm9otvr6). Hasil
survei menunjukkan bahwa petugas kearsipan dinamis mengalami kendala seperti
kurangnya sumber daya manusia yang mengolah arsip di Unit Pengolah, sarana
prasarana kearsipan terbatas, belum pernah ikut bimtek/pelatihan kearsipan, dan belum
paham mengenai penataan arsip inaktif. Berikut chart hasil survei dengan responden
sejumlah 8 (delapan) personil petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mengenai kurangnya pemahaman petugas
terkait penataan arsip inaktif dimasing-masing Unit Pengolah
35
Gambar 16. Hasil Survei Petugas Kearsipan Dinamis
8 responden
8 responden
8 responden
8 responden
Sumber: Google Forms (https://forms.gle/wJ55nqFgpcm9otvr6)
36
Berdasarkan survei di atas, dapat disimpulkan bahwa kurangnya pemahaman
petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni sebagian besar petugas belum pernah mengikuti bimtek/pelatihan
kearsipan sehingga dapat berdampak pada kurang maksimalnya pemberkasan di
Unit Pengolah dan belum tepatnya langkah-langkah penataan arsip inaktif sesuai
kaidah kearsipan. Kurang maksimalnya pemberkasan di Unit Pengolah dapat dilihat
dari presentase 66,7% petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta tidak memberkaskan arsipnya berdasarkan fungsi
substantif dan fungsi fasilitatif. Fungsi substantif adalah fungsi arsip berdasarkan
tugas pokok dan fungsi instansi, sedangkan untuk fungsi fasilitatif adalah fungsi
arsip sebagai pendukung operasional kegiatan instansi. Pengelompokan arsip
berdasarkan fungsi substantif dan fasilitatif meruapakan langkah penting dalam
penataan arsip, ini berkaitan dengan tahapan pemberkasan arsip inaktif.
Selain itu, kurangnya pemahaman petugas kearsipan dinamis di lingkungan

Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mengenai penataan arsip inaktif
di masing-masing Unit Pengolah dikarenakan sebagian besar jabatan utamanya
bukanlah pengelola arsip sehingga petugas kearsipan dinamis di lingkungan
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta belum dapat sepenuhnya
melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan Unit Pengolahnya secara tertib.
Gambar 17. Rincian Jabatan Petugas Kearsipan Dinamis
No Jabatan Jumlah
1 Analis Infrastruktur 1
2 Analis Kesehatan 1
3 Analis Pembangunan 1
4 Analis Pendidikan 1
5 Analis Produk Hukum 1
6 Analis Protokol 1
7 Analisis Pemberdayaan Masyarakat dan Kelembagaan 2
8 Analisis Peraturan Per-UU-an dan Rancangan Peraturan Per-UU-an 1
9 Arsiparis Terampil/Pelaksana 1
37
10 Pelaksana 1
11 Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa 1
12 Pengadministrasi Keuangan 1
13 Pengadministrasi Persuratan 2
14 Pengadministrasi Umum 7
15 Pengelola Barang Milik Negara 1
16 Pengelola Gaji 1
17 Penyusun Program Anggaran dan Pelaporan 1
18 Penyusunan Bahan dan Informasi dan Publikasi 1
19 Pranata Jamuan 1
20 Pranata Kearsipan 5
Total: 32
Sumber : Data Olahan Penulis
2. Belum optimalnya penggunaan teknologi administrasi perkantoran dalam penataan

arsip inaktif tidak teratur di Records Center
Perkembangan teknologi yang pesat dapat membantu manusia dalam
menyelesaikan pekerjaannya disegala bidang. Penggunaan teknologi di bidang
aplikasi perkantoran sudah menjadi hal yang harus dikuasai untuk mengelola
administrasi. Dengan penggunaan secara maksimal, banyak manfaat dan kegunaan
dari aplikasi tersebut yang dapat membantu mempercepat dan mempermudah
pengolahan administrasi. Salah satu program aplikasi perkantoran yang saat ini
berkembang seiring dengan teknologi informasi dan komunikasi adalah Microsoft
Office yang dapat digunakan untuk melakukan pengolahan dokumen dan
administrasi. Salah satu bagian dari Microsoft Office adalah Microsoft Excel yang
berfungsi sebagai aplikasi pengolah data.
Arsiparis Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta bertanggungjawab
atas Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta tentu sudah
menggunakan program aplikasi perkantoran yakni Microsoft Excel untuk mengolah
data. Akan tetapi, masih dapat dikatakan kurang maksimal karena banyak fitur-fitur
dari program Microsoft Excel yang belum digunakan secara optimal. Penulis
38
melakukan survei kepada 3 (tiga) Arsiparis Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni Arsiparis Madya, Arsiparis Muda, dan Arsiparis Penyelia dengan
menggunakan Google Forms (https://forms.gle/gbVKVVe5k9vT8mAk7).
Hasil survei menunjukkan penggunaan Microsoft Excel belum dijalankan
secara maksimal dalam proses penataan arsip inaktif tidak teratur. Penataan arsip
inaktif tidak teratur di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta masih menggunakan kartu deskripsi manual (1/4 kertas HVS) untuk
proses deskripsi, manuver arsip, dan dasar sebagai pembuatan daftar arsip inaktif.
Microsoft Excel dapat digunakan secara langsung sebagai pengganti kartu deskripsi
secara manual sehingga mempermudah proses pendeskripsian, pemberkasan,
pemanuveran, dan pembuatan daftar arsip inaktif.
Salah satu fitur yang dapat menunjang penting dalam proses pemberkasan dan
manuver arsip inaktif tidak teratur yakni fitur filter pada Microsoft Excel.
Pemanfaatan fitur filter secara maksimal, dengan melakukan penetapan kode dan
indeks pada data deskripsi arsip masing-masing berkas sehingga nanti berkas akan
dengan mudah difilter dengan tahapan pemfilteran berdasarkan tahun, kode
klasifikasi, dan abjad indeks. Berikut hasil survei dari 3 (tiga) responden Arsiparis
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogayakarta meliputi Arsiparis Madya,
Arsiparis Muda, dan Arsiparis Penyelia mengenai belum optimalnya penggunaan
Microsoft Excel untuk penataan arsip inaktif secara efektif dan efisien:
Gambar 18. Hasil Survei Arsiparis Sekretariat Daerah DIY
3 responden
39
3 responden
3 responden
Sumber: Google Forms (https://forms.gle/gbVKVVe5k9vT8mAk7)
3. Belum adanya pelabelan pada boks arsip dan rak arsip

Pelabelan adalah pencantuman segala informasi arsip digunakan sebagai
identitas untuk mempermudah proses penemuan kembali arsip. Dalam hal ini,
setelah arsip telah ditata sesuai dengan standar penataan arsip inaktif maka langkah
selanjutnya yakni memberikan label atau identitas pada boks arsip yang disimpan
dalam rak arsip. Boks arsip dan rak arsip adalah sarana untuk menyimpan arsip
inaktif di Records Center. Berdasarkan kondisi di Records Center Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang menyimpan arsip inaktif berasal dari
Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro belum dilaksanakan pelabelan secara khusus
untuk mempermudah proses penemuan kembali arsip dengan efektif dan efisien.
Dengan kondisi Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
40
yang terbatas perlu dilakukannya pelabelan secara khusus untuk mempermudah
proses penemuan kembali arsip. Salah satunya, dengan memberikan pelabelan boks
arsip dengan warna berbeda per Unit Pengolah dan memberikan nomor rak sebagai
nomor identitas arsip disimpan di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta.
Gambar 19. Boks dan Rak Arsip yang belum dilabel
4. Belum adanya data rak arsip di Records Center

Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15
Tahun 2014 tentang Standarisasi Sarana Kearsipan Daerah bahwa, rak arsip adalah
sarana untuk menyimpan arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 (sepuluh) tahun.
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta menyimpan arsip
berasal dari Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro di lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam penyimpanan arsip tersebut,
menggunakan rak arsip sebagai sarana dalam penyimpanan arsip inaktif.
Banyaknya volume arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta berpengaruh pada jumlah banyaknya rak arsip di tempat penyimpanan.
Menurut pendapat penulis, diperlukan pendataan rak arsip di Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta untuk mempermudah proses
41
penemuan kembali arsip. Hal tersebut karena, pendataan rak arsip ini dimungkinkan
untuk melihat posisi arsip yang akan dicari. Selain itu, pendataan rak arsip dapat
mendata mana rak yang sudah terisi dan belum.
5. Belum optimalnya penataan daftar arsip inaktif secara fisik dan file digital
Daftar arsip inaktif merupakan hasil output dari kegiatan penataan arsip inaktif.
Daftar arsip inaktif tersebut berasal dari pemindahan arsip inaktif Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan atau Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta sehingga perlu disimpan sesuai standar kaidah kearsipan untuk proses
kedepannya dalam menentukan nasib akhir arsip pada tahapan penyusutan arsip.
Berdasarkan kondisi di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta, daftar arsip inaktif dari Pimpinan Daerah dan 8 (delapan) Biro masih
belum disimpan sesuai standar kearsipan karena masih disimpan secara menumpuk
di almari kayu dan belum ada sarana penemuan kembali daftar arsip.
Selain itu, daftar arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta ada beberapa dalam bentuk file digital. Sehingga perlu
penataan dan penyimpanan secara digital yang memudahkan untuk penemuan
kembali arsip. Dalam penataan dan penyimpanan file digital daftar arsip dapat
memanfaatkan teknologi digital. Perkembangan teknologi yang memberikan
dampak perubahan di segala bidang hendaknya dimanfaatkan semaksimal mungkin
khususnya bagi individu sebagai alternatif penyimpanan dokumen agar dapat
dipergunakan sewaktu-waktu dan tidak hilang.
Google Drive merupakan salah satu layanan penyimpanan (storage) yang
memiliki oleh Google, Inc sejak April 2012. Aplikasi ini berasal dari Google Docs
yang memiliki kapasitas penyimpanan secara gratis sebesar 15 gigabyte (GB).
Google Drive dapat mudah diakses dimanapun, kapanpun dan menggunakan
perangkat apapun untuk menyimpan file dalam bentuk foto, video, dokumen teks,
spreadsheet dan presentasi (Rusmanto Maryanto, 2015, hal. 11-12). Dalam
penataan dan penyimpanan daftar arsip inaktif secara file digital dapat
memanfaatkan Google Drive. Selain itu, apabila sudah ada data rak arsip maka
dapat terhubung atau terlink dengan file digital daftar arsip sehingga mempermudah
proses penemuan kembali daftar arsip inaktif dan fisik arsipnya.
42
Gambar 20. Daftar Arsip Inaktif yang belum tertata
Penetapan Judul
Dari beberapa faktor tersebut, kegiatan yang dapat dilakukan sebagai Arsiparis
Terampil/Pelaksana selama masa aktualisasi adalah melakukan optimalisasi pengelolaan
arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, dengan
judul aktualisasi:
“LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL

SEBAGAI ARSIPARIS TERAMPIL/PELAKSANA DALAM UPAYA
OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI RECORDS CENTER
SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA DENGAN
PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL DI BIRO UMUM, HUBUNGAN
MASYARAKAT, DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA”
43
Gagasan Pemecahan Isu
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana
dalam pengelolaan arsip dinamis, maka penulis merencanakan kegiatan yang akan dilakukan
untuk mengatasi isu permasalahan yang terjadi di instansi penulis yang telah dilakukan
analisa sebelumnya. Terdapat beberapa gagasan kegiatan yang dapat dilakukan diantaranya:
1. Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah
Inovasi : Pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif yang
diunggah pada platform youtube.
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pembuatan konten video
sosialisasi penataan arsip inaktif
b. Melakukan pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif dan
mengunggah pada platform youtube
2. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
Inovasi : Pelaksanaan proses penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
menggunakan Microsoft Excel
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana penataan arsip inaktif

tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel
b. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft
Excel
3. Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
Inovasi : Pembuatan label pada boks dan rak arsip secara khusus untuk
mempermudah proses penemuan kembali arsip
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pembuatan pelabelan
pada boks dan rak arsip
b. Melakukan pembuatan label pada boks dan rak arsip
4. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center
Inovasi : Pembuatan data rak di Records Center dengan memanfaatkan aplikasi
Microsoft Excel yang terhubung dengan file digital daftar arsip inaktif
pada Google Drive
44
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pendataan rak di Records
Center yang terhubung dengan file digital daftar arsip inaktif pada Google
Drive
b. Melakukan pembuatan data rak di Records Center dengan file digital daftar
arsip inaktif pada Google Drive
5. Melakukan penataan daftar arsip inaktif
Inovasi : Penataan daftar arsip inaktif secara konvensional di filing cabinet dan
file digital dengan menggunakan Google Drive
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang penataan daftar arsip inaktif
b. Melakukan penataan daftar arsip inaktif
6. Melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan
a. Melakukan monitoring evaluasi kepada rekan kerja
b. Melakukan pelaporan kepada atasan
45
B. Proses Aktualisasi
1. Aktualisasi Nilai-nilai Dasar PNS 1
Kegiatan/Sub Kegiatan:
Kegiatan/Output Sub Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing
Kegiatan Unit Pengolah
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana
pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif
b. Melakukan pembuatan konten video penataan arsip inaktif
dan mengunggah pada platform youtube
Output Sub Kegiatan:

a. Terlaksananya 1 (satu) kali konsultasi kepada atasan
b. Terciptanya 1 (satu) konten video sosialisasi penataan
arsip inaktif
Tanggal Pelaksanaan 4 - 11 Maret 2022
Tingkat Capaian Kegiatan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing
Unit Pengolah melalui pembuatan video yang diunggah pada
platform youtube telah terlaksana dengan tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana
pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip
inaktif
Dalam melakukan konsultasi kepada atasan, penulis
menjelaskan maksud dan tujuan melakukan konsultasi, bahwa
penulis mengusulkan adanya pembuatan video mengenai
pengelolaan kearsipan dinamis, salah satunya penataan arsip
inaktif. Sesuai dengan fungsi dari Subbagian Tata Persuratan
dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan
Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni pembinaan dan fasilitasi pengelolaan
kearsipan pada seluruh Biro di lingkungan Sekretariat Daerah,
sehingga dengan adanya pembuatan video tersebut dapat
46
membantu dalam rangka pembinaan kearsipan di lingkungan
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta secara tidak
langsung untuk memberikan pemahaman kepada petugas
kearsipan dinamis mengenai pengelolaan kearsipan dinamis,
khususnya penataan arsip inaktif. Penulis memaparkan kepada
atasan bahwa video akan diunggah pada platform youtube
karena sangat mudah untuk diakses kapanpun dan dimanapun
oleh petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Atasan memberikan
saran dan masukan mengenai durasi video disesuaikan dengan
kebutuhan, apabila pada presentasi pelaksanaan aktualisasi
dapat diskip seperlunya saja sehingga tidak melebih ketentuan
waktu
b. Melakukan pembuatan konten video penataan arsip
inaktif dan mengunggah pada platform youtube
Setelah melaksanakan konsultasi dengan atasan, penulis
membuat konsep video tentang penataan arsip inaktif. Isi dari
konsep video menjelaskan terkait fungsi dari Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni sebagai
tempat menyimpan dan mengelola arsip inaktif dari Pimpinan
Daerah dan 8 (delapan) Biro di lingkungan Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta. Selanjutnya video berisi tentang
tahapan-tahapan dalam penataan arsip inaktif baik arsip inaktif
yang sudah teratur maupun arsip inaktif tidak teratur atau
kacau. Penulis membuat video yang lokasinya berada di
Records Center dibantu rekan kerja dalam proses perekaman
video. Setelah semua konten video telah terekam, maka
langkah selanjutnya proses editing video.
Hambatan Adanya jadwal Work Form Home (WFH) 50% : Work Form
Office (WFO) 50% sehingga keterbatasan rekan kerja yang
membantu dalam proses perekaman video tutorial penataan
arsip inaktif.
47
Solusi Koordinasi dengan rekan kerja untuk menjadwalkan ulang
proses perekaman video tutorial penataan arsip inaktif.
Daftar Lampiran a. Laporan hasil konsultasi dengan atasan
b. Script konsep video
c. Screenshot dan link video
d. Foto kegiatan
Penjelasan keterkaitan Kegiatan/Sub Kegiatan dengan Nilai-nilai Mata Pelatihan
Implementasi BerAKHLAK dalam Kegiatan 1:
Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah
Kegiatan ini mengacu pada substansi Manajemen ASN dan Smart ASN.
Manajemen ASN
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam mengimplementasikan Manajemen
ASN ditunjukkan dengan menjunjung profesionalitas kerja dengan cermat dan disiplin
agar video yang dibuat sesuai dengan kebutuhan kepentingan umum dan mengoptimalkan
penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah yang dilaksanakan oleh petugas
kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Smart ASN
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana sebagai Smart ASN memiliki kemampuan
memanfaatkan teknologi informasi agar konten video yang dibuat dapat disediakan pada
platform terkini (youtube) dengan cepat, akurat, dan dapat diakses oleh berbagai pihak
yang berkepentingan secara mudah. Nilai yang saya pelajari dari Smart ASN adalah
penguasaan teknologi informasi.
Sub Kegiatan:
BERORIENTASI PELAYANAN
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ketika melakukan konsultasi kepada atasan
harus selalu responsif terhadap saran dan masukan atasan sehingga akan menghasilkan
video sosialisasi penataan arsip inaktif yang berkualitas.
48
Solutif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memberikan ide solutif dalam
kegiatan pembinaan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta.
AKUNTABEL
Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menyusun rencana kegiatan penuh dengan
tanggung jawab tentang apa yang dibuat dengan melaporkan bukti secara fisik/digital.
Konsisten
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap konsisten dalam upaya
tercapainya hasil sesuai dengan kebutuhan.
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan konsultasi kepada atasan
tentang pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif dengan profesional
sesuai dengan pedoman dan ilmu bidang kearsipan.
Berorientasi Hasil
Sebagai CPNS Arsiparis berorientasi hasil terbaik dari konten dan tujuan pembuatan
konten video sosialisasi penataan arsip inaktif.
HARMONIS
Selaras
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus dapat menselaraskan pendapat
dengan atasan sehingga satu pemahaman.
Membangun Lingkungan yang Kondusif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu menghargai setiap perbedaan
pendapat dengan bijaksana sehingga dapat membangun lingkungan yang kondusif.
49
LOYAL
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki komitmen tinggi dalam
menjalankan rencana kegiatan agar berjalan sesuai perencanaan dengan menjelaskan
sedetail mungkin konsep video yang akan dibuat kepada atasan.
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan pembuatan konsep konten
video penataan arsip inaktif merupakan salah satu dedikasi untuk memberikan yang
terbaik.
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan mengambil
insiatif konsultasi kepada atasan secara langsung untuk memaparkan rencana kegiatan
tentang konsep video yang akan dibuat.
Kreatif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memaparkan pembuatan konten
video sosialisasi penataan arsip inaktif dengan ide kreatif yang menjadi salah satu upaya
dalam pembinaan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta.
KOLABORATIF
Komunikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ketika berkonsultasi dengan atasan tentang
rencana pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif harus mampu
berkomunikasi dengan baik dengan atasan.
Terbuka Menerima Masukan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ketika berkonsultasi dengan atasan maka
mampu terbuka terhadap masukan dari atasan sehingga menghasilkan output terbaik.
50
b. Melakukan pembuatan konten video penataan arsip inaktif dan mengunggah
pada platform youtube
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu responsif dengan menghasilkan
solusi pemecahan masalah mengenai kurangnya pemahaman penataan arsip inaktif di
lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Memahami dan Memenuhi Kebutuhan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memahami dan memenuhi
kebutuhan petugas kearsipan dinamis dengan pembuatan konten video sosialisasi
penataan arsip inaktif yang diunggah pada platform youtube.
AKUNTABEL
Integritas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membuat konten video sosialisasi penataan
arsip inaktif dengan penuh integritas tinggi agar menghasilkan video jelas dan menarik.
Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu bertanggung jawab atas
pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif sehingga petugas kearsipan
dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dapat dengan
mudah memahami konten video.
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan pembuatan konten
video sosialiasi penataan arsip inaktif dilakukan secara profesional berdasarkan pedoman
dan ilmu bidang kearsipan.
Membantu Orang Lain Belajar
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu membantu petugas kearsipan
dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dalam memahami
penataan arsip inaktif melalui konten video yang diunggah pada platform youtube.
51
HARMONIS
Peduli
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam pembuatan konten video penataan
arsip inaktif memiliki rasa peduli dengan cara membantu petugas kearsipan dinamis
dalam memahami penataan arsip inaktif sesuai kaidah kearsipan melalui pembuatan
konten video sosialisasi penataan arsip inaktif yang dapat diakses pada platform youtube.
Membangun Lingkungan Kerja yang Kondusif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu membangun lingkungan kerja
yang kondusif dengan menjalin hubungan baik kepada petugas kearsipan dinamis Unit
Pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi dalam proses pembinaan
pengelolaan kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta melalui pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif.
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam pembuatan konten video sosialisasi
penataan arsip inaktif salah satu bentuk dedikasi dalam memberikan yang terbaik kepada
instansi.
ADAPTIF
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam rangka memberikan sosialisasi
pembinaan pengelolaan kearsipan dinamis diperlukan ide dengan pemikiran inovatif dan
kreatif berupa pembuatan konten video penataan arsip inaktif.
Antusias terhadap Perubahan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana antusias terhadap perubahan dengan
memberikan pemahaman penataan arsip inaktif dengan memanfaatkan teknologi digital.
52
KOLABORATIF
Menggerakan Pemanfaatan Berbagai Sumberdaya untuk Tujuan Bersama
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu menggerakan pemanfaatan
berbagai sumberdaya untuk tujuan bersama dengan memanfaatkan teknologi digital
terkini yakni pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif untuk
mempermudah proses pembinaan pengelolaan kearsipan dinamis di lingkungan
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana terbuka menerima masukan sehingga
menghasilkan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif yang berkualitas.
Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi:
Kegiatan yang dilaksanakan yaitu melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-
masing Unit Pengolah melalui pembuatan konten video yang diunggah pada platform
youtube. Kegiatan tersebut sesuai dengan visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni terwujudnya peningkatan kemuliaan martabat manusia Jogja dan
misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni meningkatkan kualitas
hidup, kehidupan, dan penghidupan masyarakat yang berkeadilan dan
berkeadaban melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia serta sesuai
dengan salah satu fungsi organisasi yaitu pembinaan dan fasilitasi pengelolaan kearsipan
pada seluruh Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan
terciptanya konten video penataan arsip inaktif yang diunggah pada platform youtube
maka dapat dengan mudah petugas kearsipan dinamis Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta memahami penataan arsip inaktif sesuai kaidah kearsipan. Di samping itu,
youtube menjadi pilihan platform yang paling efektif karena sangat mudah untuk diakses
kapanpun dan dimanapun.
Penguatan Nilai Organisasi:
a. Selaras, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan
diawali dengan penuh niat dan berdoa kepada Tuhan Yang Maha Esa sebagai bentuk
rasa syukur. Pelaksanaan pembuatan konten video penataan arsip inaktif juga
melibatkan komunikasi dengan mentor, coach, dan rekan kerja sehingga selalu
menjaga hubungan yang harmonis agar terjadi keselarasan.
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus memiliki akal budi
yang luhur sehingga pekerjaan yang dikerjakan yaitu pembuatan konten video
53
penataan arsip inaktif sesuai dengan kaidah kearsipan dan menarik bagi pengguna
(petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta).
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berusaha menjadi panutan
untuk rekan-rekan sejawat yang lain untuk lebih kreatif dalam memanfaatkan
teknologi terkini.
d. Rela Melayani, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam membuat konten
video sosialisasi penataan arsip inaktif merupakan salah satu upaya rela melayani
dalam rangka pembinaan petugas kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta.
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam membuat konten video
sosialisasi penataan arsip inaktif merupakan salah satu inovasi dengan penyampaian
informasi melalui teknologi secara efektif dan efisien.
f. Yakin dan percaya diri, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus yakin
dan percaya bahwa konten video penataan arsip inaktif bermanfaat bagi petugas
kearsipan dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
g. Ahli-profesional, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana juga memiliki gelar
ahli profesional kearsipan sehingga menunjang kegiatan dalam pembuatan konten
video sosialisasi penataan arsip inaktif.
Makna yang diperoleh secara pribadi dengan dilaksanakannya kegiatan dilandasi
nilai-nilai dasar:
Seorang CPNS Arsiparis Terampil dalam perencanaan dan pelaksanaan pembuatan
konten video sosialisasi penataan arsip inaktif mampu berkomunikasi dan bekerjasama
dengan mentor, coach, dan rekan kerja demi menghasilkan sinergi yang lebih baik.
54
nilai-nilai wawasan kebangsaan dan bela negara:
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam berkontribusi pada kemajuan bangsa
dengan pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif yang bekerjasama
dengan rekan kerja di instansi dengan menerapkan nilai hidup gotong royong sesuai pada
sila ke-3 Pancasila yakni Persatuan Indonesia.
Yogyakarta, 11 Maret 2022
Disetujui oleh,
Mentor
NUR ADHIB ANGAYOMI, S.S., M.A.

NIP 19870330 201101 2 015
55
LAMPIRAN KEGIATAN 1
Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah
Sub Kegiatan:

Laporan Hasil Konsultasi

Hari/Tanggal : Jum’at, 4 Maret 2022
Waktu : 12:15 WIB
Tempat : Ruang Subbagian Tata Persuratan dan Arsip
Kegiatan : Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pembuatan
konten video sosialisasi penataan arsip inaktif
Hasil Kegiatan :
1. Kegiatan yang dilakukan telah berjalan baik sesuai dengan rencana.
2. Penulis memaparkan draft konsep konten video sosialisasi penataan arsip inaktif.
3. Atasan menyetujui draft konsep konten video sosialisasi penataan arsip inaktif.
4. Atasan mendukung pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif karena
bermanfaat untuk memberikan pemahaman kepada petugas kearsipan dinamis di
lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mengenai tahapan-
tahapan penataan arsip inaktif sesuai dengan kaidah kearsipan. Selain itu, dengan
konten video sosialisasi penataan arsip inaktif yang telah diunggah pada platform
youtube maka petugas kearsipan dinamis dapat dengan mudah mengakses dimanapun
dan kapanpun tentang konten tersebut.
5. Atasan memberikan masukan mengenai durasi video disesuaikan dengan kebutuhan,
apabila pada presentasi pelaksanaan aktualisasi dapat diskip seperlunya saja sehingga
tidak melebih ketentuan waktu.
Mengetahui,
Mentor Peserta Pelatihan
NUR ADHIB ANGAYOMI, S.S., M.A. VELIN ULVANDHIA, A.Md.

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
56
Foto Kegiatan :
Gambar 21. Foto Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 1
57
b. Melakukan pembuatan konten video penataan arsip inaktif dan mengunggah pada
platform youtube
Hari/Tanggal : 5 - 11 Maret 2022

Kegiatan : Melakukan pembuatan konten video penataan arsip inaktif dan
mengunggah pada platform youtube
Hasil Kegiatan :
1. Script konsep video
Penulis : Velin Ulvandhia, A.Md
Unit Kerja : Biro Umum, Hubungan Masyarakat, Protokol Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta
Video berjudul “Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta” merupakan video sebagai sarana bantu kepada petugas kearsipan
dinamis di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogykarta dalam memahami
tahapan-tahapan penataan arsip inaktif sesuai dengan kaidah kearsipan.
No. Alur Cerita Visual Audio Durasi
1 Judul Video Menampilkan - 00:05
Logo Tapersip
DIY dan Judul
Video
“Penataan
Arsip Inaktif di
Lingkungan
Seretariat
Daerah Daerah
Istimewa
Yogyakarta.
2 Pengantar Menampilkan “SALAM ARSIP SETDA 00:06 – 01.25
Records penulis dan DIY!!!
Center kondisi Records Center Sekretariat
Sekretariat Records Center Daerah DIY berada dibawah
Daerah dan suasana tanggungjawab Subbagian Tata
Daerah kantor di Biro Persuratan dan Arsip Bagian
Istimewa Umum, Administrasi Biro Umum
Yogyakarta Hubungan Humas dan Protokol. Records
Masyarakat, Center tersebut berfungsi untuk
dan Protokol mengelola dan menyimpan
Sekretariat arsip inaktif 8 biro meliputi Biro
Daerah Daerah Umum Humas dan Protokol,
58
Istimewa Biro Bina Mental, Biro
Yogyakarta. Pemberdayaan Masyarakat,
Biro Hukum, Biro Organisasi,
Biro Tata Pemerintahan, Biro
Perekonomian dan SDA, dan
Biro Pengembangan
Infrastruktur Wilayah dan
Pembiayaan Pembangunan
dan Pimpinan Daerah meliputi
Gubernur, Wakil Gubernur,
Sekretaris Daerah, dan Asisten
Sekretaris Daerah.
Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunannya telah
menurun. Meskipun frekuensi
penggunannya telah menurun
namun bukan berarti arsip
tersebut tidak akan berguna
kembali. Sehingga perlu
dilakukan penataan arsip
inaktif.
Dalam kesempatan kali ini, saya
akan menjelaskan tentang
penataan arsip inaktif dengan
penjelasan 2 bagian, yakni...
Pertama, penataan arsip inaktif
yang sudah teratur atau sudah
ditata
dan yang kedua, penataan arsip
inaktif tidak teratur atau kacau”.
3 Penataan Menampilkan “Untuk bagian pertama 01:26 - 04:20
Arsip tahapan- penataan arsip inaktif teratur,
Inaktif tahapan tentu tidak banyak
Teratur penataan arsip menimbulkan persoalan karena
inaktif teratur dengan mudahnya akan dapat
diolah berdasarkan prinsip asal-
usul (principle of provenance)
dan prinsip aturan asli
(principle of original order).
Secara sederhana, penataan
arsip inaktif ini dilakukan
secara mudah karena ketika
kondisi arsip masih aktif maka
59
telah tertata dengan secara baik
sesuai kaidah kearsipan.
Sehingga arsip tersebut hanya
perlu dibuatkan daftar arsip
inaktif dan ditata dengan sarana
prasarana arsip inaktif dimana
pemberkasannya berdasarkan
per kegiatan, per masalah
ataupun per jenis arsip. Adapun
langkah-langkahnya sebagai
berikut:
a) Melakukan persiapan
sarana prasarana yang
akan digunakan, sepertu
kertas kising/samson, boks
arsip, alat tulis, dan
komputer/laptop untuk
menginput dan membuat
daftar arsip inaktif.
b) Melakukan pemeriksaan
dan pendataan arsip per
berkas berdasarkan
kegiatan atau masalah
ataupun jenis arsipnya.
Dalam hal ini, petugas
arsip dapat memanfaatkan
fitur daftar arsip di
Aplikasi Sisminkada yang
didalamnya terdapat daftar
berkas dan daftar isi
berkas.
Hal tersebut,
mempermudah dalam
pembuatan daftar arsip
inaktif dengan cara
menyesuaikan antara data
dan fisik arsip yang telah
disimpan. Disini
kemungkinan terdapat
permasalahan yang timbul
yaitu ketidaksesuaian
antara daftar yang ada dan
fisik arsipnya. Solusi
60
disini, kita sebagai petugas
arsip harus aktif dalam
menelusuri fisik arsip agar
pemberkasan arsip
menjadi lengkap.
c) Melakukan
pembungkusan arsip
inaktif berdasarkan
perberkas dengan kertas
kising/samson dan
pemberian nomor
identitas.
d) Memasukkan arsip ke
dalam boks arsip dan
memberikan label
identitas pada boks
tersebut sesuai isi arsip
didalamnya.
e) Melakukan penyimpanan
arsip inaktif, yang
selanjutnya apabila
memungkinkan dapat
dipindahkan ke Records
Center Sekretariat Daerah
DIY.
f) Pemindahan arsip inaktif
Mengingat bahwa
pemindahan arsip juga
menyangkut pengalihan
wewenang dan
tanggungjawab dari Unit
Pengolah ke Unit
Kearsipan, maka
dituangkan pada Berita
Acara Pemindahan Arsip.
Dalam pelaksanaan
pemindahan, setelah arsip
tertata dalam boks yang
telah diberi nomor
identitas sesuai dengan
nomor di Daftar Arsip dan
dilengkapi dengan Berita
Acara Pemindahan arsip.
61
Maka dapat dilaksanakan
proses pemindahan arsip
inaktif ke Unit
Kearsipan”.
4 Penataan Menampilkan “Masuk pada Bagian Kedua. 04:21 – 08:24
Arsip tahapan- Untuk penataan arsip inaktif
Inaktif tahapan yang tidak teratur atau kacau.
Tidak penataan arsip Pada dasarnya penataan atau
Teratur inaktif tidak penataan arsip inaktif tidak
teratur atau teratur adalah melakukan
kacau. rekonstruksi arsip. Adapun
tahapan dalam penataan arsip
inaktif tidak teratur:
1 Survei arsip
Survei arsip merupakan
kegiatan pengumpulan data
dan informasi yang
dilakukan dengan cara
pengamatan terhadap arsip
dengan segala
kelengkapannya meliputi
mendata volume arsip, unit
pengolah dan tusinya, serta
media simpan arsip. Tujuan
Survai adalah
mempersiapkan langkah-
langkah yang perlu diambil
dalam pembenahan arsip.
2 Melakukan pemilahan/sortir
arsip dan non arsip
Sortir yaitu menyiangi atau
memilahi antara arsip,
duplikasi serta non arsip.
Yang termasuk non arsip
antara lain amplop, map,
blangko-blangko formulir
dan sebagainya.
3 Melakukan pemberkasan
Pemberkasan yaitu
pengelompokan arsip
sebagai kesatuan informasi
sesuai dengan hasil
identifikasi, baik
62
berdasarkan masalah, proses
kegiatan dan berdasarkan
jenis arsip.
4 Pendeskripsian arsip
Pendeskripsian arsip adalah
kegiatan mencatat informasi
berkas ke dalam kartu
deskripsi, antara lain
Identitas Unit Pengolah,
Nomor Sementara, Isi
(Uraian Informasi), Jumlah,
Keterangan, Tahun, Kode
dan Indeks. Akan tetapi, kita
bisa memanfaatkan
langsung teknologi
administrasi perkantoran
berupa microsoft excel
dalam pendeskripsian data
berkas arsip. Untuk
pendeskripsian arsip
diusahakan setiap nomor
diberi kode klasifikasi dan
indeks berdasarkan
kegiatan/masalah/jenis
arsipnya. Hal ini untuk
mempermudah proses
manuver data deskripsi
selanjutnya.
5 Pembungkusan berkas arsip
Setelah arsip sudah
dideskripsi pada daftar
deskripsi arsip, maka
langkah selanjutnya
membungkus arsip dengan
kertas kising/samson yang
kemudian diberikan nomor
sementara pada pojok kanan
kertas kising/samson.
6 Manuver data daftar
deskripsi arsip
Setelah semua arsip telah
dideskripsi, maka langkah
selanjutnya mengurutkan
63
data dari daftar deskripsi
arsip inaktif berdasarkan
tahun dan kode klasifikasi
serta urutan abjad indeks
arsip dengan menggunakan
fitur filter Microsoft Excel.
Kemudian pada daftar
deskripsi arsip inaktif
diberikan nomor definitif.
Apabila ada berkas arsip
yang sama atau dapat
memberkas menjadi satu
kesatuan maka digabungkan
dan diberikan hanya satu
nomor definitif.
7 Manuver fisik arsip
Setelah data sudah diurutkan
maka langkah selanjutnya
memanggil arsip
berdasarkan nomor definitif.
Kemudian nomor sementara
dicoret dan digantikan
dengan nomor definitif.
8 Memasukkan arsip dalam
boks
Setalah arsip dipanggil
berdasarkan nomor definitif
dan digabung apabila ada
kesamaan maka langkah
selanjutnya memasukkan
arsip kedalam boks.
9 Pemberian nomor boks
Arsip yang telah diberi
nomor definitif dimasukkan
ke dalam bok arsip. Boks
tersebut diberi nomor sesuai
dengan isi nomor definitif
arsip yang ada didalamnya.
10 Terakhir, pembuatan daftar
arsip inaktif
Pembuatan daftar arsip
inaktif berdasarkan data
daftar deskripsi arsip yang
64
telah dimanuver. Dalam hal
ini, nomor sementara dapat
dihapus dan hanya ada
nomor definitif. Daftar arsip
inaktif berfungsi sebagai
sarana temu kembali arsip
dan dapat digunakan untuk
penilaian arsip dalam
tahapan penyusutan arsip
inaktif.”
5 Penutup Penulis “Sekian penjelasan penataan 08:25 – 08:40
menghadap arsip inaktif. Apabila petugas
kamera arsip unit pengolah di lingkup
Sekretariat Daerah DIY
mengalami kesulitan dapat
menghubungi arsiparis untuk
dapat melakukan konsultasi
baik langsung maupun tidak
langsung.
SALAM ARSIP SETDA
DIY!!!”
65
2. Foto Kegiatan
Tanggal : 7-11 Maret 2022
Tempat : Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta
Kegiatan : Melakukan pembuatan konten video penataan arsip
inaktif dan mengunggah pada platform youtube
Gambar 22. Proses Pembuatan Video
Proses pembuatan video tanggal pada tanggal 7 Maret 2022
Proses pembuatan video pada tanggal 8 Maret 2022
66
Proses pembuatan video pada tanggal 9 Maret 2022
3. Screenshot dan link video
Gambar 23. Video Penataan Arsip Inaktif
Link Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=ITJJCfu4oDQ
67
Kegiatan/Output Sub Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
Kegiatan
Sub Kegiatan:
penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan
Microsoft Excel
b. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan

b. Terlaksananya 1 (satu) kali penataan arsip inkatif tidak
teratur dengan hasil 1 (satu) berkas daftar arsip inaktif
Tingkat Capaian Kegiatan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
menggunakan Microsoft Excel telah terlaksana dengan tingkat
capaian 100%
penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
penulis mengusulkan agar dalam proses penataan arsip inaktif
memanfaatkan penggunaan Microsoft Excel. Hal tersebut,
karena sebelumnya dalam proses penataan arsip inaktif di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta masih menggunakan kartu deskripsi manual untuk
mengidentifikasi dan mencatat arsip yang akan ditata, dengan
langkah selanjutnya manuver kartu deskripsi untuk
mengelompokkan arsip sesuai dengan masalah/kegiatan/jenis
68
arsip, kemudian manuver arsip dan dibuatkan daftar arsip
inaktif.
Dengan memanfaatkan penggunaan Microsoft Excel, petugas
arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta akan dengan mudah mendeskripsi arsip yang di
entry pada Microsoft Excel dengan mencantumkan kode dan
indeks pada setiap nomor deskripsi. Hal ini akan
mempermudah dalam proses manuver arsip, karena setelah
semua arsip telah dideskripsi maka akan dikelompokkan
berdasarkan masalah/kegiatan/jenis yang berdasar pada
kesamaan kode dan indeks yang sama dengan menggunakan
fitur filter pada Microsoft Excel. Setelah data deskripsi arsip
telah mengelompok dengan berdasarkan kode dan indeks,
maka langkah selanjutnya manuver arsip dan membuat daftar
arsip inaktif dari data deskripsi yang telah dimanuver. Dalam
kegiatan ini, atasan memberikan saran dan masukan mengenai
lampiran daftar arsip inaktif yang akan dijadikan bukti
kegiatan meliputi arsip yang telah ditata dengan kode
klasifikasi awal selama pengerjaan jadwal pelaksanaan
aktualisasi sub kegiatan 2 (dua).
b. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
dengan menggunakan Microsoft Excel
Adapun langkah-langkah penataan arsip inaktif tidak teratur
dengan menggunakan Microsoft Excel, sebagai berikut:
1) Melakukan pemilahan arsip dan non arsip.
2) Melakukan pemberkasan atau pengelompokan arsip.
3) Pendeskripsian arsip dengan menggunakan Microsoft
Excel dengan diberi kode klasifikasi dan indeks
berdasarkan kegiatan/masalah/jenis arsipnya. Hal ini
untuk mempermudah proses manuver data deskripsi.
4) Melakukan pembungkusan arsip dengan kertas
kising/samson.
69
5) Manuver data deskripsi arsip, atau mengelompokkan
data deskripsi sesuai dengan kesamaan kode
klasifikasi dan indeks.
6) Manuver fisik arsip berdasarkan dari hasil manuver
data deskripsi arsip.
7) Memasukkan arsip dalam boks
8) Memberikan label pada boks.
9) Pembuatan daftar arsip inaktif dari hasil data deskripsi
arsip dengan menyesuaikan daftar arsip inaktif sesuai
dengan pedoman pengelolaan arsip dinamis.
Office (WFO) 50% yang membuat penulis harus menyesuaikan
jadwal dengan rekan kerja (Arsiparis Penyelia) untuk proses
penentuan kode klasifikasi arsip dan manuver arsip.
Solusi Koordinasi dengan rekan kerja (Arsiparis Penyelia) dalam
melaksanakan penataan arsip inaktif tidak teratur.
Daftar Lampiran a. Laporan hasil konsultasi
b. Daftar Arsip Inaktif
c. Foto kegiatan
Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
Manajemen ASN
ASN dengan melaksanakan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan tanggung jawab
dan berintegritas tinggi untuk menghasilkan daftar arsip inaktif sesuai dengan fisik arsip
yang telah ditata.
70
Smart ASN
memanfaatkan teknologi administrasi perkantoran berupa Microsoft Excel sebagai proses
mempermudah pendeskripsian, pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan daftar arsip
inaktif dalam proses penataan arsip inaktif tidak teratur berjalan efektif dan efisien. Nilai
yang saya pelajari dari Smart ASN adalah penguasaan teknologi informasi.
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana penataan arsip inaktif
tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana bersikap responsif dengan memaparkan
rencana penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel.
Solutif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memberikan solutif bahwa sebelumnya
penataan arsip inaktif tidak teratur dilaksanakan dengan peggunaan kartu deskripsi manual
(1/4 HVS) yang dapat digantikan dengan memanfaatkan Microsoft Excel dalam proses
penataan arsip inaktif secara efektif dan efisien.
AKUNTABEL
Transparan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memberikan informasi terkait rencana
kegiatan dengan transparan kepada atasan.
Dapat Dipercaya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan penataan arsip inaktif
tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel penuh dengan keyakinan sehingga
dapat dipercaya atasan.
71
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan konsultasi kepada atasan
dengan memaparkan rencana penataan arsip inaktif tidak teratur dengan profesional
berdasarkan pedoman dan ilmu bidang kearsipan.
Keberhasilan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam memaparkan pelaksanaan kegiatan
penataan arsip inaktif tidak teratur dengan memanfaatkan Microsoft Excel kepada atasan
secara jelas agar kegiatan yang dijalankan berhasil sesuai perencanaan.
HARMONIS
Perbedaan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus mempertimbangkan perbedaan
pendapat untuk menghasilkan kesepemahaman bersama.
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil mampu membangun lingkungan kerja yang
kondusif dengan menerima masukan serta saran dari atasan sehingga mencapai
keberhasilan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan memanfaatkan Microsoft Excel
yang menghasilkan output yang bermanfaat bagi instansi.
LOYAL
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki dedikasi tinggi dengan
memanfaatkan penggunaan Microsoft Excel yang diwujudkan dalam bentuk membuat
perencanaan mengenai penataan arsip inaktif tidak teratur.
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomitmen untuk dapat
menjalankan pelaksanaan sesuai dengan rencana kegiatan.
72
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan mengambil
inisiatif untuk mempelajari cara baru agar efektif dan efisien dalam kegiatan penataan
arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel.
Tidak Mudah Putus Asa
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana tidak mudah putus asa dalam mempelajari
suatu hal yang baru yang diwujudkan dalam kegiatan penataan arsip inaktif tidak teratur
dengan menggunakan Microsoft Excel
KOLABORATIF
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ketika berkonsultasi dengan atasan mampu
terbuka menerima masukan sehingga dapat mencapai keberhasilan.
Berkomunikasi dan Kerjasama
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomunikasi dan bekerjasama
dengan baik untuk menghasilkan proses penataan arsip inaktif tidak teratur yang efektif
dan efisien.
b. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan

Microsoft Excel
Kualitas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu melaksanakan penataan arsip inaktif
tidak teratur dengan kualitas terbaik sesuai kaidah kearsipan dan menghasilkan output
yang dapat bermanfaat bagi instansi.
kebutuhan penataan arsip inaktif tidak teratur agar menjadi efektif dan efisien.
73
AKUNTABEL
Integritas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan penataan arsip inaktif tidak
teratur penuh integritas tinggi sehingga berupaya memanfaatkan sumberdaya teknologi
administrasi perkantoran berupa penggunaan Microsoft Excel.
Efektif dan Efisien
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memanfaatkan Microsoft Excel
untuk mempermudah proses penataan arsip inaktif menjadi lebih efektif dan efisien
dalam pendeskripisan, pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan daftar arsip inaktif.
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan penataan arsip inaktif
dengan menggunakan Microsoft Excel dijalankan secara profesional yang berpedoman
pada aturan pengelolaan kearsipan dinamis dan ilmu bidang kearsipan.
Learning Agility
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana terus mengembangkan dan
meningkatkan kompetensi diri yang diwujudkan dalam memperlajari penggunaan
Microsoft Excel guna mempermudah proses penataan arsip inaktif tidak teratur.
HARMONIS
Peduli
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam penataan arsip inaktif memiliki rasa
peduli dengan mengoptimalkan cara penataan arsip tidak teratur agar menjadi efektif dan
efisien.
Suka Menolong
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dengan menggunakan Microsoft Excel
dalam proses penataan arsip inaktif tidak teratur akan membantu petugas arsip dalam
mempermudah pendeskripisan, pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan daftar arsip
inaktif.
74
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi dalam pengelolaan kearsipan
dinamis Pimpinan Daerah dan Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta melalui penataan arsip inaktif tidak teratur di Records Center dengan
menggunakan Microsoft Excel.
Pengabdian
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menerapkan sikap pengabdian dan
loyalitas dalam bekerja untuk menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien dalam
penataan arsip inaktif tidak teratur di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta.
ADAPTIF
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki inovasi dengan memanfaatkan
penggunaan Micorsoft Excel dalam penataan arsip inaktif tidak teratur untuk
mempermudah proses pendeskripsian, pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan daftar
arsip inaktif.
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki rasa antusias terhadap
perubahan untuk menuju proses penataan arsip inaktif tidak teratur secara efektif dan
efisien.
KOLABORATIF
Menggerakan Pemanfaatan Berbagai Sumberdaya
berbagai sumberdaya teknologi administrasi perkantoran berupa Microsoft Excel untuk
proses penataan arsip inaktif tidak teratur.
Sinergi untuk hasil yang lebih baik
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomunikasi dengan berbagai
pihak untuk menghasilkan sinergi yang lebih baik
75
Kegiatan yang dilaksanakan yaitu melakukan penataan arsip inakif tidak teratur dengan
menggunakan Microsoft Excel. Kegiatan tersebut sesuai dengan visi Pemerintah Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta yakni terwujudnya peningkatan kemuliaan martabat
manusia Jogja dan misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni
meningkatkan kualitas hidup, kehidupan, dan penghidupan masyarakat yang
berkeadilan dan berkeadaban melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia
serta sesuai dengan salah satu fungsi organisasi yaitu pengelolaan kearsipan Pimpinan
Daerah dan Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan
adanya pelaksanaan kegiatan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan
Microsoft Excel untuk mempermudah proses pendeskripsian, pemberkasan, pemanuveran,
dan pembuatan daftar arsip inaktif.
penataan arsip inaktif tidak teratur selaras dengan fungsi Subbagian Tata Persuratan
dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta serta visi misi Pemerintah Daerah
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap adaptif
terhadap perubahan dengan menjalankan kegiatan penataan arsip inaktif tidak
teratur menggunakan Micorosft Excel agar kegiatan berjalan dengan efektif dan
efisien.
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menjadi pendorong dalam
perubahan kegiatan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan memanfaatkan
Microsof Excel.
d. Rela Melayani, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memahami
kebutuhan yang diperlukan instansi yakni cara efektif dan efisien proses penataan
arsip inaktif tidak teratur dengan mengoptimalkan penggunaan Microsoft Excel untuk
mempermudah proses pendeskripsian, pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan
daftar arsip inaktif.
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan kegiatan
penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel memiliki
76
rasa berkemauan keras untuk mencari dan menciptakan sesuatu yang baru
menuju kemajuan.
f. Yakin dan percaya diri, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus
meyakini kegiatan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsof
Excel membawa manfaat dan kemajuan positif.
g. Ahli-profesional, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mempunyai
komitmen tinggi yang tinggi dalam melakukan pekerjaan penataan arsip inaktif tidak
teratur secara efektif dan efisien.
nilai-nilai dasar:
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam perencanaan penataan arsip inaktif
tidak teratur mampu berkomunikasi dan bekerjasama dengan mentor, coach, dan rekan
kerja sehingga terjalin hubungan yang harmonis. Di samping itu, seorang CPNS Arsiparis
Terampil/Pelaksana juga antusias terhadap perubahan dengan menggunakan Microsoft
Excel dalam proses penataan arsip inaktif tidak teratur sebagai proses pendeskripsian,
pemberkasan, pemanuveran, dan pembuatan daftar arsip inaktif yang lebih efektif dan
efisien.
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki kesadaran berbangsa dan
bernegara dengan berpikir, bersikap, dan berbuat yang terbaik dan mampu bekerjasama
dengan Arsiparis Penyelia untuk melaksanakan penataan arsip inkatif tidak teratur dengan
menerapkan nilai hidup gotong royong sesuai pada sila ke-3 Pancasila yakni Persatuan
Indonesia.
Disetujui oleh,
Mentor

NIP 19870330 201101 2 015
77
LAMPIRAN KEGIATAN 2
Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana penataan arsip inaktif tidak
teratur dengan menggunakan Microsoft Excel
Hari/Tanggal : Senin, 14 Maret 2022
Waktu : 10:31 WIB
Kegiatan : Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana penataan
arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft Excel
Hasil Kegiatan :
2. Penulis memaparkan tahapan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
3. Atasan mendukung penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan
Microsoft Excel karena memberikan manfaat penataan arsip inaktif menjadi lebih
efektif dan efisien. Hal ini dilihat dari, penggunaan pemanfaatan fitur filter Microsoft
Excel dapat mempermudah proses manuver data arsip yang nantinya akan membantu
dalam proses pemberkasan atau pengelompokan arsip berdasar
kegiatan/masalah/jenis arsip.
4. Atasan memberikan saran dan masukan mengenai lampiran daftar arsip inaktif yang
akan dijadikan bukti kegiatan meliputi arsip yang telah ditata dengan kode klasifikasi
awal selama pengerjaan jadwal pelaksanaan aktualisasi sub kegiatan 2 (dua).

Mengetahui,

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
78
Foto Kegiatan :
79
b. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan Microsoft
Excel
Hari/Tanggal : 10 - 18 Maret 2022

Kegiatan : Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
Hasil Kegiatan :
1. Daftar Arsip Inaktif
Tabel 5. Daftar Arsip Inaktif Tahun Penataan 2022
80
2. Foto Kegiatan
Gambar 25. Foto Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Foto Pendeskripsian Arsip Foto Pembungkusan Arsip
Tanggal 11 Maret 2022 Tanggal 14 Maret 2022
81
Foto Pemberkasan Arsip Foto Memasukkan Arsip dalam Boks
Foto Pelabelan Arsip Foto Penataan Boks Arsip di Rak

Foto Pembuatan Daftar Arsip Inaktif

Tanggal 17 Maret 2022
82
Kegiatan/Output Sub Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
Kegiatan
Sub Kegiatan:
pembuatan pelabelan pada boks dan rak arsip

b. Terlaksananya 1 (satu) kali pembuatan label pada boks
untuk 7 Unit Pengolah dan 122 rak arsip
Tingkat Capaian Kegiatan pelabelan pada boks dan rak arsip telah terlaksana
dengan tingkat capaian 100%
pembuatan pelabelan pada boks dan rak arsip
penulis mengusulkan adanya pelabelan pada boks dan rak
arsip. Pelabelan boks dilakukan secara khusus dengan warna
yang berbeda per Unit Pengolah, sedangkan untuk pelabelan
pada rak dengan menggunakan nomor rak berurutan. Pelabelan
boks dan rak arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali
arsip di Records Center Sekretariat Daerah DIY agar lebih
mudah, cepat, dan tepat. Atasan memberikan saran dan
masukan bahwa dalam pembuatan label harus diperhatikan
secara teliti agar tidak terjadi kesalahan baik dari nama Unit
Pengolah, nomor boks, nomor arsip, tahun arsip, tahun pindah
arsip, dan nomor rak arsip.
83
Tahapan pembuatan label pada boks dan rak arsip:
1) Mendata boks dan rak arsip yang akan diberikan label
2) Membuat pelabelan boks arsip dengan menentukan
warna yang berbeda per Unit Pengolah
3) Membuat pelabelan nomor rak arsip
4) Mencetak label
5) Melaksanakan pelabelan
Hambatan Menentukan sarana label nomor rak yang lebih praktis dan jelas
Solusi Memilih stiker tempel nomor rak arsip dengan ukuran yang
sesuai
b. Foto kegiatan
Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
Manajemen ASN
ASN dengan melaksanakan pelabelan pada boks dan rak arsip mampu menjunjung
profesionalitas dengan memberikan keterangan secara jelas dan tepat sesuai kebutuhan
sebagai sarana mempermudah dalam proses penemuan kembali arsip di Records Center
Smart ASN
memanfaatkan sumberdaya dan teknologi dalam membuat label boks dan rak arsip secara
khusus sebagai identitas fisik arsip untuk mempermudah dalam proses penemuan kembali
arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Nilai yang saya
pelajari dari Smart ASN adalah penguasaan teknologi informasi.
84
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang tentang rencana pembuatan
pelabelan pada boks dan rak arsip
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu responsif dalam berkonsultasi
kepada atasan tentang pemaparan rencana kegiatan pelabelan boks dan rak arsip dengan
secara jelas tujuan dan manfaatnya.
Kualitas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menghasilkan output pelabelan boks dan rak
yang berkualitas.
AKUNTABEL
Konsisten
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan konsultasi kepada
atasan mampu berkomunikasi secara konsisten bahwa apa yang sampaikan harus
berlangsung terus dan berkesinambungan dengan pelaksanaan secara konkret.
Displin
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu displin dalam melaksanakan
pelabelan boks dan arsip sesuai dengan kondisi di Records Center Sekretariat Daerah
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memaparkan rencana kegiatan dengan
profesional mengenai pembuatan pelabelan pada boks dan rak arsip dengan menjelaskan
tujuan dan manfaat secara jelas.
Keberhasilan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil mampu memaparkan pembuatan pelabelan dan boks
arsip dengan baik agar memperoleh keberhasilan.
85
HARMONIS
Selaras
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu meselaraskan pendapat dari atasan
sehingga kegiatan pelabelan boks dan rak arsip berjalan sesuai perencanaan.
Saling Menghormati
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menerima masukan dan saran dari atasan
merupakan bentuk sikap saling menghormati.
LOYAL
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki dedikasi tinggi dengan
mempersiapkan rencana kegiatan pelabelan pada boks dan rak arsip secara khusus di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis/Terampil berkomitmen dengan melaksanakan pelabelan pada
boks dan rak arsip dengan tanggung jawab sehingga menghasilkan output terbaik.
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan berpikir
dengan matang terkait tujuan dan manfaat pelabelan pada boks dan rak arsip.
Kreatif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mencari ide kreatif yang yang diwujudkan
dalam pembuatan pelabelan pada boks dan rak arsip secara khusus sebagai sarana proses
mempermudah penemuan kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
KOLABORATIF
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ketika berkonsultasi dengan atasan mampu
terbuka menerima masukan sehingga menghasilkan output terbaik.
86
Komunikasi, Kerjasama
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomunikasi dan bekerjasama
sehingga menghasilkan pelabelan boks dan rak arsip secara khusus yang bermanfaat
sebagai sarana proses mempermudah penemuan kembali arsip di Records Center

Memenuhi Kebutuhan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membuat label secara jelas sesuai dengan
identitas fisik arsip sehingga dapat memahami dan memenuhi kebutuhan dalam
penemuan kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta.
Kualitas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dapat menghasilkan pelabelan boks dan rak
arsip yang berkualitas agar dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam penemuan
kembali arsip.
AKUNTABEL
Tanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membuat label boks dan rak arsip secara
khusus dengan penuh tanggung jawab sehingga label dapat dijadikan sarana penemuan
kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Konsisten
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap konsisten dengan
melakukan pelabelan boks dan rak arsip sesuai kondisi di Records Center Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
KOMPETEN
Kinerja terbaik
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan pelabelan pada boks dan rak
arsip dengan kinerja terbaik untuk menghasilkan output terbaik.
87
Keberhasilan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dapat tercapai keberhasilan dengan
terciptanya sarana penemuan kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
HARMONIS
Selaras
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam pelabelan boks dan rak arsip mampu
menselaraskan dengan identitas fisik arsip dengan hasil label yang telah dibuat.
Suka Menolong
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap suka menolong yang
diwujudkan dengan membantu pertugas arsip dalam mempermudah proses penemuan
kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi dalam pembuatan sarana
penemuan kembali arsip dengan pelabelan boks dan rak arsip secara khusus sebagai sarana
mempermudah proses penemuan kembali arsip di Records Center Sekretariat Daerah
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomitmen untuk melaksanakan
pelabelan secara konsisten dengan hasil terbaik.
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dalam mengambil
keputusan yang tepat dalam pembuatan sarana penemuan kembali arsip dengan pelabelan
boks dan rak arsip secara khusus.
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis/Terampil memberikan inovasi dalam pembuatan sarana
penemuan kembali arsip secara efektif dan efisien.
88
KOLABORATIF
Menggerakkan Pemanfaatan Sumberdaya
berbagai sumberdaya untuk pembuatan pelabelan boks dan rak arsip sehingga
menghasilkan output tebaik.
Kerjasama
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkerjasama dengan Arsiparis
Penyelia dalam melaksanakan pembuatan pelabelan boks dan rak arsip yang efektif dan
efisien.
Kegiatan yang dilaksanakan yakni pelabelan pada boks dan rak arsip. Kegiatan tersebut
sesuai dengan visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni terwujudnya
peningkatan kemuliaan martabat manusia Jogja dan misi Pemerintah Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta yakni meningkatkan kualitas hidup, kehidupan, dan
penghidupan masyarakat yang berkeadilan dan berkeadaban melalui peningkatan
kapasitas sumber daya manusia serta sesuai dengan salah satu fungsi organisasi yaitu
pengelolaan kearsipan Pimpinan Daerah dan Biro di lingkungan Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan adanya pelaksanaan kegiatan pelabelan boks dan
rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
menghasilkan sarana penemuan kembali arsip yang lebih efektif dan efisien.
pelabelan boks dan rak arsip menjalin komunikasi yang selaras dengan mentor,
coach, dan rekan kerja.
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis/Terampil dalam menjalankan kegiatan pelabelan
boks dan rak arsip bersikap santun dan bersedia menerima masukan.
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menjadi pendorong dalam
perubahan dalam kegiatan pelabelan boks dan rak arsip di Records Center Sekretariat
d. Rela Melayani, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membangun
kerjasama produktif dengan mentor, coach, dan rekan kerja dalam pelaksanaan
kegiatan pelabelan boks dan rak arsip.
89
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam kegiatan pelabelan pada
boks dan rak arsip memiliki rasa berkemauan keras untuk mencari dan
menciptakan sesuatu yang baru menuju kemajuan dengan membuat sarana
penemuan kembali arsip secara efektif dan efisien.
f. Yakin dan percaya diri, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana harus
meyakini kegiatan pelabelan pada boks dan rak arsip membawa manfaat dan
kemajuan positif.
komitmen tinggi yang tinggi dalam melakukan pekerjaan pelabelan pada boks dan
rak arsip secara konsisten dan berkesinambungan.
nilai-nilai dasar:
kerja sehingga terjalin hubungan yang harmonis. Di samping itu, seorang CPNS Arsiparis
Terampil/Pelaksana mampu konsisten dalam pelaksanaan pelabelan pada boks dan rak
arsip sehingga output dapat digunakan secara terus menerus sebagai sarana penemuan
kembali fisik arsip secara mudah.
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam pelaksanaan pembuatan label pada
boks dan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
memiliki sikap kesadaran berbangsa dan bernegara dengan memberikan kontribusi pada
kemajuan pengelolaan arsip inaktif bersama Arsiparis Penyelia dengan menerapkan nilai
hidup gotong royong sesuai pada sila ke-3 Pancasila yakni Persatuan Indonesia.
Disetujui oleh,
Mentor

NIP 19870330 201101 2 015
90
LAMPIRAN KEGIATAN 3
Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pembuatan pelabelan pada

boks dan rak arsip
Waktu : 15.05 WIB
Tempat : Ruang Rapat Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan
Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Kegiatan : Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana pembuatan
pelabelan pada boks dan rak arsip
Hasil Kegiatan :
2. Penulis memaparkan tahapan pelabelan pada boks dan rak arsip.
3. Atasan mendukung pelabelan pada boks dan rak arsip karena memberikan manfaat
dalam penemuan kembali arsip di Records Center. Hal ini karena per Unit Pengolah
diberikan identitas pelabelan secara khusus dengan warna yang berbeda, dan
pelabelan penomoran rak arsip yang dapat mempermudah penemuan kembali fisik
arsip.
4. Atasan memberikan saran dan masukan bahwa dalam pembuatan label harus
diperhatikan secara teliti agar tidak terjadi kesalahan baik dari nama Unit Pengolah,
nomor boks, nomor arsip, tahun arsip, tahun pindah arsip, dan nomor rak arsip.
Mengetahui,

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
91
Foto Kegiatan :
92
Tanggal : 18 - 22 Maret 2022
Kegiatan : Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
Hasil Kegiatan :
1. Foto kegiatan
Gambar 27. Pelabelan pada Boks dan Rak Arsip di Records Center
Membuat label boks dan rak arsip Melaksanakan pelabelan boks arsip
Melaksanakan pelabelan boks arsip Label boks arsip

Tanggal 18 Maret 2022 Biro Administrasi Pembangunan dan
Sumber Daya Alam
93
Label boks arsip Label boks arsip
Biro Organisasi Biro Administrasi Kesra dan
Pemasyarakatan

Biro Hukum Biro Umum, Hubungan Masyarakat,
dan Protokol
94
Biro Pengembangan Infrastruktur Sekretariat Daerah
Wilayah dan Pembiayaan Pembangunan
Melaksanakan pelabelan rak arsip

95
Kegiatan/Output Sub Melakukan pendataan rak arsip di Records Center
Kegiatan
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang pendataan rak
arsip di Records Center
b. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang
terhubung dengan daftar arsip file digital

b. Tersusunnya 1 (satu) file data rak arsip yang dapat
terhubung dengan file digital daftar arsip inaktif pada
Google Drive
Tingkat Capaian Kegiatan pendataan rak arsip telah terlaksana dengan tingkat
capaian 100%
Deskripsi Proses a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang
pendataan rak arsip di Records Center
pendataan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta dapat digunakan sebagai sarana
penemuan kembali arsip. Adanya data rak arsip dengan
menggunakan Microsoft Excel akan mempermudah penemuan
kembali arsip secara mudah, cepat, dan tepat. Selain itu, data
rak arsip dapat mempermudah penemuan kembali file digital
daftar arsip inaktif yang telah tersimpan pada Google Drive.
Atasan memberikan saran dan masukan untuk melakukan
pendataan rak arsip sesuai jumlah dan kondisi di Records
Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
96
b. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang
Adapun tahapan dalam pendataan rak arsip di Records Center
yang terhubung dengan daftar file digital daftar arsip inaktif,
sebagai berikut:
1) Melakukan pendataan rak arsip sesuai kondisi di
Records Center
2) Menginput data rak arsip kedalam Microsoft Excel dan
disimpan dalam Google Drive
3) Menghubungkan atau menglink data rak arsip yang
tersimpan di Google Drive dengan file digital daftar
arsip inaktif yang telah tersimpan
Hambatan Jumlah isi rak yang tidak sama di Records Center Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Solusi Teliti dalam mendata jumlah kapasitas setiap masing-masing
rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta
b. Screenshot dan link data rak arsip di Records Center pada
Google Drive
c. Foto kegiatan
Melakukan pendataan rak arsip di Records Center
Manajemen ASN
ASN dengan melaksanakan pendataan rak arsip dengan jujur, bertanggung jawab, dan
berintegritas tinggi sehingga menghasilkan data rak arsip sesuai kondisi di Records
97
Smart ASN
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana sebagai Smart ASN dalam pendataan rak
arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta memanfaatkan
teknologi digital dengan menghubungkan antara data rak arsip yang telah dibuat dengan
file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive. Nilai yang saya pelajari dari Smart ASN
adalah penguasaan teknologi informasi.
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang pendataan rak arsip di Records
Center
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap responsif dengan
memaparkan perencanaan tentang inisiatif penulis untuk melaksanakan pendataan rak
arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang
sebelumnya belum pernah ada.
kebutuhan di Records Center agar mempermudah dalam proses penemuan kembali arsip
secara efektif dan efisien.
AKUNTABEL
Integritas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam memamparkan perencanaan
pendataan rak arsip penuh dengan integritas tinggi diwujudkan dengan sikap yakin akan
terlaksananya kegiatan sesuai rencana target.
Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap bertanggung jawab dengan
memaparkan perencanaan pendataan arsip sesuai dengan kondisi di Records Center
98
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam merencanakan kegiatan penataan
pendataan rak arsip inaktif bersikap profesional sesuai pedoman dan ilmu kearsipan.
Keberhasilan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana yakin dan percaya diri bahwa kegiatan akan
berhasil sesuai target rencana.
HARMONIS
Bijaksana
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu menerima masukan dari atasan
dengan bijaksana sehingga akan menghasilkan output terbaik.
Keselarasan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki satu kesepemahaman dengan
atasan terkait tujuan dan manfaat output yang dihasilkan, hal ini bentuk dari keselarasan
di dalam lingkungan kerja.
LOYAL
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memaparkan rencana pendataan rak arsip di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan penuh dedikasi
akan mengimplementasikannya dengan profesional.
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkomitmen menghasilkan output
pendataan rak arsip terbaik sesuai dengan kondisi Records Center Sekretariat Daerah
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan cara selalu
berpikir sebelum bertindak sehingga menghasilkan keputusan yang tepat.
99
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana antusias terhadap perubahan dengan melakukan
pendataan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
dapat mempermudah proses penemuan kembali arsip.
KOLABORATIF
Komunikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomunikasi dengan atasan
untuk menghasilkan data yang sesuai dengan kondisi di Records Center Sekretariat
Sinergi untuk hasil yang lebih baik
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memaparkan tujuan dan manfaat
dari adanya pendataan rak arsip sehingga menghasilkan sinergi yang lebih baik.
b. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang terhubung dengan

daftar arsip file digital
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu selalu responsif dengan
melaksanakan pendataan rak arsip sesuai dengan kondisi di Records Center Sekretariat
Solutif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil memiliki ide yang solutif dalam penciptaan sarana
penemuan kembali arsip yang sebelumnya belum pernah ada di Records Center
AKUNTABEL
Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana bertanggung jawab melaksanakan
pendataan rak arsip sesuai dengan kondisi di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
100
Dapat dipercaya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membuat data yang dapat dipercaya
sehingga dapat dapat dijadikan sarana penemuan kembali fisik arsip secara efektif dan
efisien.
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan pendataan rak arsip di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan profesional
sehingga tersusun data secara relevan sebagai sarana penemuan kembali fisik arsip.
Produktif
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana bekerja dengan produktif sehingga menghasilkan
output yang bermanfaat bagi instansi.
HARMONIS
Peduli
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki rasa peduli terhadap belum adanya
data rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Suka Menolong
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menginisiasi pelaksanaan kegiatan
pendataan rak arsip agar dapat membantu dalam proses penemuan kembali arsip.
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi membuat sarana penemuan
kembali arsip dengan pendataan rak arsip di Records Center di Sekretariat Daerah Daerah
Komitmen
Selain itu, sebagai CPNS Arsiparis/Pelaksana mampu berkomitmen dalam pendataan rak
arsip di Records Center dengan hasil terbaik sesuai dengan kondisi di Records Center di
101
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana bersikap proaktif dengan mengambil
keputusan pendataan rak arsip Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yang sebelumnya belum pernah ada.
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki inovasi dengan menghubungkan
file digital daftar arsip inaktif dengan data rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah
KOLABORATIF
Menggerakkan Pemanfaatan Sumberdaya
berbagai sumberdaya dalam pendataan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah
Kerjasama
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkerjasama dengan Arsiparis
Penyelia dalam melaksanakan pendataan rak arsip yang dapat bermanfaat di Records
Kegiatan yang dilaksanakan yaitu melaksanakan pendataan rak arsip di Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan menggunakan Microsoft Excel
yang dapat terhubung dengan file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive. Kegiatan
tersebut sesuai dengan visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni
terwujudnya peningkatan kemuliaan martabat manusia Jogja dan misi Pemerintah
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni meningkatkan kualitas hidup, kehidupan,
dan penghidupan masyarakat yang berkeadilan dan berkeadaban melalui
peningkatan kapasitas sumber daya manusia serta sesuai dengan salah satu fungsi
organisasi yaitu pengelolaan kearsipan Pimpinan Daerah dan Biro di lingkungan
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan adanya pelaksanaan kegiatan
pendataan rak arsip inaktif menghasilkan sarana penemuan kembali arsip secara efektif
dan efisien.
102
a. Selaras, Seorang Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan
pendataan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta diawali dengan berdoa kepada Tuhan Yang Maha Esa sebagai bentuk
rasa syukur. Selain itu, dalam pelaksanaan kegiatan menjalin hubungan harmonis
dengan mentor, coach, dan rekan kerja sehingga menghasilkan keselarasan.
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis/Terampil dalam menjalankan kegiatan
Yogyakarta menjunjung tinggi etika dengan berperilaku sesuai aturan yang berlaku
di instansi.
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan
Yogyakarta menjadi pendorong kemajuan adanya salah satu pembuatan sarana
penemuan kembali arsip.
kebutuhan yang diperlukan instansi yakni cara efektif dan efisien penemuan kembali
daftar arsip inaktif dengan menjalankan pendataan rak arsip sesuai yang relevan sesuai
dengan kondisi di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan
Yogyakarta berkemauan keras ingin menciptakan sesuatu yang baru menuju
kemajuan dengan menghubungkan antara data rak arsip dengan file digital pada
Google Drive.
f. Yakin dan percaya diri, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam
menjalankan pendataan rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta dengan tujuan memberi manfaat dan kemajuan positif bagi
instansi.
g. Ahli-profesional, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan
Yogyakarta dengan penuh tanggung jawab sehingga menghasilkan kinerja terbaik.
103
nilai-nilai dasar:
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam perencanaan pendataan rak arsip di
Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mampu berkomunikasi
dan bekerjasama dengan mentor, coach, dan rekan kerja sehingga terjalin hubungan yang
harmonis. Di samping itu, sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap
peduli dengan belum adanya data rak arsip di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta sebagai sarana mempermudah penemuan kembali fisik arsip.
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menerapkan musyawarah dalam
mengambil keputusan sesuai sila ke-4 yakni Kerakyatan Yang Dipimpin oleh Hikmat
Kebijaksanaan Dalam Permusyawaratan Perwakilan dengan melakukan diskusi dengan
Arsiparis Penyelia dan mentor (atasan) tentang cara tepat dalam pelabelan boks dan rak
arsip sehingga dapat memberikan kontribusi pada kemajuan pengelolaan arsip inaktif
Disetujui oleh,
Mentor

NIP 19870330 201101 2 015
104
LAMPIRAN KEGIATAN 4
Melakukan pendataan rak arsip di Records Center
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang pendataan rak arsip di Records

Center
Hari/Tanggal : Rabu, 23 Maret 2022
Waktu : 11:57 WIB
Kegiatan : Melakukan konsultasi kepada atasan tentang pendataan rak arsip
di Records Center
Hasil Kegiatan :
2. Penulis memaparkan tahapan pendataan rak arsip di Records Center dengan
3. Atasan mendukung pendataan rak arsip di Records Center dengan menggunakan
Microsoft Excel karena dapat mempermudah proses penemuan kembali lokasi
simpan baik fisik maupun file digital daftar arsip inaktif yang telah tersimpan pada
Google Drive.
4. Atasan memberikan saran dan masukan untuk melakukan pendataan rak arsip sesuai
jumlah dan kondisi di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta.

Mengetahui,

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
105
Foto Kegiatan :
106
b. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang terhubung dengan daftar
arsip file digital
Tanggal : 21 - 25 Maret 2022
Kegiatan : Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang terhubung
dengan daftar arsip file digital
Hasil Kegiatan :
1. Screenshot dan link data rak arsip di Records Center pada Google Drive
Link Google Drive:

(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yX5Nd0WgfoIcDs_8NgbaQe-
Pk6CzTzBG/edit?usp=sharing&ouid=111460459813527752361&rtpof=true&sd=true)
107
2. Foto Kegiatan
Gambar 29. Pendataan dan Penginputan Rak Arsip

Pendataan Rak Arsip di Records Center
Menginput Data Rak Arsip kedalam Microsoft Excel

dan Disimpan pada Google Drive
108
Kegiatan/Output Sub Melakukan penataan daftar arsip inaktif
Kegiatan
Sub Kegiatan:
a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang penataan
daftar arsip inaktif

b. Terlaksananya 1 (satu) kali penataan daftar arsip inaktif
dengan hasil 1 (satu) berkas daftar arsip
Tanggal Pelaksanaan 28 - 31 Maret 2022 dan 1 April 2022
Tingkat Capaian Kegiatan penataan daftar arsip inaktif telah terlaksana dengan
tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses a. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang
penataan daftar arsip inaktif
penataan daftar arsip inaktif merupakan penataan hasil output
dari pengolahan dan pemindahan arsip inaktif ke Records
Center dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Berdasarkan
kondisi terkini, daftar arsip inaktif disimpan secara menumpuk
di almari tanpa adanya penataan arsip sesuai dengan kaidah
kearsipan untuk mempermudah proses penemuan kembali.
Mengingat begitu pentingnya daftar arsip inaktif untuk proses
kedepannya dalam menentukan nasib akhir arsip di Records
Center, maka perlu dilakukan penataan arsip inaktif baik
secara tekstual maupun digital.
Berita acara dan daftar arsip inaktif tekstual merupakan satu
kesatuan sehingga harus diberkaskan menjadi satu kesatuan.
Sedangkan untuk daftar arsip inaktif berupa file digital
109
merupakan daftar arsip dalam format Microsoft Word atau
Microsoft Excel dari Unit Pengolah yang melaksanakan
pemindahan maupun penataan arsip yang dilakukan petugas di
Records Center, yang perlu disimpan untuk proses penyusutan
arsip kedepannya. Atasan memberikan saran dan masukan
untuk melakukan penataan berita acara dan daftar arsip inaktif
sesuai dengan kondisi arsip yang disimpan di Records Center
Tahapan penataan daftar arsip inaktif secara fisik antara lain
melaksanakan pemilahan berita acara dan daftar arsip inaktif
sesuai dengan Unit Kerja (Biro di Lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta), kemudian menginput
berita acara dan daftar arsip inaktif pada Daftar Arsip Vital
kedalam Microsoft Excel, dan melaksanakan penataan berita
acara dan daftar arsip inaktif dalam filing cabinet dengan
menggunakan guide/sekat folder dan map gantung.
Tahapan penataan daftar arsip inaktif digital, yakni dengan
melaksanakan penyimpanan daftar arsip inaktif kedalam folder
sesuai dengan Unit Kerja (Biro di Lingkungan Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta) pada Google Drive.
Hambatan Terdapat berita acara dan daftar arsip inaktif sebagian Biro
dengan nomenklatur yang lama
Solusi Mengelompokkan berita acara dan daftar arsip sesuai dengan
nama nomenklatur yang sama
b. Daftar Arsip
c. Screenshot file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive
d. Foto kegiatan
110
Melakukan penataan daftar arsip inaktif
Manajemen ASN
ASN dengan melaksanakan penataan daftar arsip inaktif dengan cermat dan displin untuk
menghasilkan penataan daftar arsip inaktif baik fisik dan digital sesuai dengan kaidah
kearsipan.
Smart ASN
memanfaatkan sarana penyimpanan arsip secara maksimal berupa penggunaan filing
cabinet untuk penataan fisik tesktual daftar arsip inaktif dan teknologi penyimpanan data
berupa Google Drive untuk menyimpan daftar arsip inaktif digital. Nilai yang saya pelajari
dari Smart ASN adalah efektif dan efisien serta penguasaan teknologi informasi.
Sub Kegiatan:
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana bersikap responsif dengan memaparkan
perencanaan kegiatan penataan daftar arsip inaktif secara jelas.
Kualitas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menghasilkan output yang dapat
berkualitas dan bermanfaat bagi instansi.
AKUNTABEL
Integritas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil dalam memaparkan perencanaan kegiatan penataan
daftar arsip inaktif penuh dengan integritas yang diwujudkan perilaku jujur dan
bertanggung jawab.
111
Dapat dipercaya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memaparkan perencanaan kegiatan
penataan daftar arsip inaktif dengan keyakinan dan bukti sesuai kondisi di Records Center
sehingga dapat dipercaya atasan.
KOMPETEN
Ahli dibidangnya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam merencanakan kegiatan penataan
daftar arsip inaktif sesuai keahlian bidang kearsipan.
Learning Agility
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki kemauan terus belajar (learning
agility) dalam bentuk mempelajari penyimpanan daftar arsip inaktif di Google Drive agar
data tetap tersimpan secara aman.
HARMONIS
Selaras
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu menselaraskan pendapat untuk
menjadi pertimbangan sehingga menghasilkan output yang berkualitas.
yang kondusif yang diwujudkan dengan pemaparan perencanaan secara jelas dan terbuka
dalam menerima masukan dari atasan.
LOYAL
Dedikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memaparkan rencana dengan penuh
dedikasi tinggi yang diwujudkan dengan melakukan penataan daftar arsip inaktif yang
belum teratur.
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memberikan kontribusi berupa tindakan
secara konkret dengan penataan daftar arsip inaktif baik secara tekstual maupun digital.
112
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memliki sikap proaktif dengan menginisiasi
adanya penataan daftar arsip inaktif.
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memaparkan rencana kegiatan yang
inovatif kepada atasan sehingga menghasilan output yang bermanfaat bagi instansi.
KOLABORATIF
Komunikasi
untuk menghasilkan output yang dapat bermanfaat bagi instansi.
Terbuka untuk Menerima Masukan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana terbuka untuk menerima masukan sehingga
kegiatan akan berjalan sesuai dengan perencanaan.

Kualitas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu melaksanakan penataan daftar arsip
inaktif dengan kualitas output sesuai kaidah kearsipan.
kebutuhan instansi dengan melaksanakan penataan daftar arsip inaktif sehingga
mempermudah dalam proses penemuan kembali daftar arsip inaktif secara efektif dan
efisien.
AKUNTABEL
Integritas
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan penataan daftar arsip inaktif
penuh integritas tinggi dengan menghasilkan daftar arsip.
113
Jujur, Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berperilaku jujur, bertanggung jawab dan
mampu melaksanakan kegiatan secara konsisten apabila ada penambahan daftar arsip
inaktif.
KOMPETEN
Profesional
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan penataan daftar arsip
inaktif bersikap profesional dengan memanfaatkan sarana penyimpanan berupa filing
cabinet dan teknologi digital secara maksimal.
Berorientasi Hasil
Sebagai CPNS Arsiparis berorientasi hasil dari penataan daftar arsip inaktif yang dapat
bermanfaat bagi instansi.
HARMONIS
Peduli
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana peduli terhadap belum optimalnya penataan
daftar arsip inaktif sehingga dilaksanakannya kegiatan penataan daftar arsip inaktif baik
secara tekstual maupun file digital.
Suka Menolong
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil memiliki perilaku suka menolong yang diwujudkan
dengan penataan daftar arsip inaktif sehingga akan membantu mempermudah proses
penemuan kembali daftar arsip inaktif .
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi terciptanya tertib arsip di
instansi dengan melaksanakan penataan daftar arsip inaktif dengan penuh tanggung jawab
dan memanfaatkan sumberdaya yang ada.
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkomitmen untuk menghasilkan output
terbaik dalam melaksanakan penataan daftar arsip inaktif.
114
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan
menginisiasi pelaksanaan penataan daftar arsip inaktif.
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki bentuk inovasi penataan daftar
arsip inaktif secara tekstual dan file digital sebagai sarana penemuan kembali daftar arsip
inaktif secara efektif dan efisien.
KOLABORATIF
Komunikasi
sehingga menghasilkan output yang bermanfaat bagi instansi.
Terbuka untukMenerima Masukan
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu terbuka untuk menerima masukan
sehingga menghasilkan sarana penemuan kembali daftar arsip inaktif secara efektif dan
efisien.
Kegiatan yang dilaksanakan yaitu melakukan penataan daftar arsip inaktif tekstual dengan
memanfaatkan sarana penyimpanan filing cabinet dan daftar arsip inaktif berbentuk file
digital dengan menggunakan Google Drive. Kegiatan tersebut sesuai dengan visi
Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni terwujudnya peningkatan
kemuliaan martabat manusia Jogja dan misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni meningkatkan kualitas hidup, kehidupan, dan penghidupan
masyarakat yang berkeadilan dan berkeadaban melalui peningkatan kapasitas
sumber daya manusia serta sesuai dengan salah satu fungsi organisasi yaitu pengelolaan
kearsipan Pimpinan Daerah dan Biro di Lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta. Dengan adanya pelaksanaan kegiatan penataan daftar arsip inaktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip baik secara tekstual maupun file digital.
Selain itu, penataan daftar arsip ini dapat mempermudah dalam penemuan daftar arsip
yang akan digunakan.
115
a. Selaras, Seorang Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan penataan
daftar arsip inaktif diawali dengan berdoa kepada Tuhan Yang Maha Esa sebagai
bentuk rasa syukur. Selain itu, dalam pelaksanaan kegiatan menjalin hubungan
harmonis dengan mentor, coach, dan rekan kerja sehingga menghasilkan
keselarasan.
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis/Terampil dalam menjalankan kegiatan penataan
daftar arsip inaktif berkomunikasi dengan santun untuk menerima masukan dari
mentor, coach, dan rekan kerja.
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan
penataan daftar arsip inaktif berkepribadian yang cermat dan teliti sehingga menjadi
teladan dalam berperilaku di instansi.
kebutuhan yang diperlukan instansi yakni cara efektif dan efisien penemuan kembali
daftar arsip inaktif dengan mewujudkan penataan daftar arsip inaktif dengan
menghasilkan tertatanya informasi arsip.
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan penataan
daftar arsip inaktif senantiasa belajar untuk menghasilkan perubahan yang
bermanfaat bagi instansi dengan memanfaatkan sarana penyimpanan filing cabinet
dan penyimpanan digital Google Drive secara maksimal.
melaksanakan penataan daftar arsip inaktif penuh rasa semangat dan tanggung
jawab sehingga dapat terlaksana tepat waktu sesuai target rencana.
kreativitas dalam bekerja yang diwujudkan penataan daftar arsip inaktif dengan
memanfaatkan sarana penyimpanan filing cabinet dan penyimpanan digital Google
Drive.
nilai-nilai dasar:
kerja sehingga terjalin hubungan yang harmonis. Di samping itu, sebagai CPNS Arsiparis
Terampil/Pelaksana memiliki sikap peduli dengan belum tertatanya daftar arsip inaktif di
116
instansi sehingga diwujudkan penataan daftar arsip inaktif baik tekstual maupun file
digital dengan memanfaatkan sumberdaya dan teknologi digital sehingga dapat
mempermudah proses penemuan kembali daftar arsip inaktif secara efektif dan efisien.
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki kesadaran berbangsa dan
bernegara dengan memberikan kontribusi pada kemajuan pengelolaan arsip inaktif
dengan pelaksanaan penataan daftar arsip inaktif baik tekstual maupun file digital
bekerjasama dengan Arsiparis Penyelia dengan menerapkan nilai hidup gotong royong
sesuai pada sila ke-3 Pancasila yakni Persatuan Indonesia.
Disetujui oleh,
Mentor

NIP 19870330 201101 2 015
117
LAMPIRAN KEGIATAN 5
Melakukan penataan daftar arsip inaktif
Sub Kegiatan:

Waktu : 10:09 WIB
Kegiatan : Melakukan konsultasi kepada atasan tentang penataan daftar arsip
inaktif
Hasil Kegiatan :
2. Penulis memaparkan tahapan penataan daftar arsip inaktif baik secara fisik (tekstual)
maupun digital.
3. Atasan mendukung penataan daftar arsip inaktif, hal ini karena berita acara dan daftar
arsip inaktif merupakan arsip vital bagi Unit Kearsipan (Subbagian Tata Persuratan
dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta). Selain itu berita acara dan daftar
arsip inaktif apabila sudah ditata dan ada daftarnya maka dapat mempermudah proses
penyusutan arsip kedepannya.
4. Atasan memberikan saran dan masukan untuk melakukan penataan berita acara dan
daftar arsip inaktif sesuai dengan kondisi arsip yang disimpan pada Records Center

Mengetahui,

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
118
Foto Kegiatan :
119
Tanggal : 28 - 31 Maret 2022 dan 1 April 2022
Kegiatan : Melakukan penataan daftar arsip inaktif
Hasil Kegiatan :
1. Daftar Arsip
Tabel 6. Daftar Arsip (Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif)
120
2. Screenshot file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive
Gambar 31. Screenshot file digital daftar arsip inaktif pada Google Drive
121
3. Foto Kegiatan
Gambar 32. Penataan Daftar Arsip Inaktif (tekstual dan file digital)
Pengambilan berkas berita acara dan Pemilahan berita acara dan
daftar arsip inaktif di almari daftar arsip inaktif
Menginput berita acara dan daftar arsip inaktif

pada Microsoft Excel
122
Penataan berita acara Pelabelan filing cabinet
dan daftar arsip inaktif di filing cabinet sebagai identitas simpan
Tanggal 29 Maret 2022 berita acara dan daftar arsip inaktif
Penataan berita acara dan Penataan berita acara dan

daftar arsip inaktif pada filing cabinet daftar arsip inaktif pada filing cabinet
123
Kegiatan/Output Sub Melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan
Kegiatan
Sub Kegiatan:
b. Melakukan pelaporan hasil aktualisasi kepada atasan

a. Terlaksananya 1 (satu) kali monitoring evaluasi kepada
rekan kerja
b. Terlaksananya 1 (satu) kali pelaporan hasil aktualisasi
kepada atasan
Tanggal Pelaksanaan 1, 4, 5 April 2022
Tingkat Capaian Kegiatan monitoring evaluasi dan pelaporan terlaksana dengan
tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses a. Melakukan monitoring evaluasi kepada rekan kerja
Dalam melakukan monitoring evaluasi kepada rekan kerja,
penulis memaparkan output atau hasil dari kegaitan aktualisasi.
Penulis memaparkan 5 (lima) kegiatan meliputi hasil sosialisasi
penataan arsip inaktif, penataan arsip inaktif tidak teratur,
pelabelan pada boks dan rak arsip, pendataan rak arsip, dan
penataan daftar arsip inaktif. Adapun saran dan masukan
monitoring evaluasi dari rekan kerja, sebagai berikut:
1) Video sosialiasi penataan arsip inaktif perlu
ditambahkan format data deskrispsi arsip di
description box pada youtube.
2) Sebaiknya pelabelan boks dan rak arsip dilaksanakan
secara konsisten.
3) Apabila ada Biro atau Pimpinan Daerah (Gubernur,
Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, dan Asisten
Sekretaris Daerah) yang melaksanakan pemindahan
arsip inaktif ke Records Center maka dapat
124
mengirimkan softfile daftar arsip dan segera disimpan
di Google Drive. .
Setelah melaksanakan 5 (lima) kegiatan aktualisasi, penulis
melakukan pelaporan kepada atasan bahwa kegiatan aktualisasi
telah selesai sebagai bukti pertanggungjawaban.
Office (WFO) 50%
Solusi Melakukan koordinasi dengan rekan kerja selama 2 (dua) hari
untuk monitoring evaluasi
Daftar Lampiran a. Notulen rapat dengan rekan kerja
b. Laporan hasil aktualisasi kepada atasan
c. Foto kegiatan
Melakukan monitoring evaluasi kepada rekan kerja
Manajemen ASN
ASN dengan melaksanakan monitoring evaluasi dan pelaporan dengan atasan serta rekan
kerja dengan penuh tanggung jawab dan profesional sehingga dapat dipercaya instansi.
Smart ASN
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana sebagai Smart ASN dalam
mempertimbangkan dan menjalankan kegiatan rancangan aktualisasi penuh integritas
tinggi dengan mampu menyesuaikan dengan kebutuhan instansi sehingga dapat
dimanfaatkan secara efektif dan efisien.
125
Sub Kegiatan:
Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memilki sikap responsif dengan
menginisiasi kegiatan monitoring dan evaluasi untuk perbaikan kedepannya.
Dapat Diandalkan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dapat diandalakan dengan memberikan
hasil kegiatan dari apa yang telah dilaksanakan.
AKUNTABEL
Jujur, Bertanggung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan pemaparan hasil kegiatan
yang telah dilaksanakan dengan jujur dan bertanggung jawab.
Dapat Dipercaya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dapat memaparkan hasil kegiatan selama
aktualisasi dengan jelas sehingga dapat dipercaya oleh atasan dan rekan kerja.
KOMPETEN
Ahli dibidangnya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memaparkan kegiatan yang telah
dilaksanakan sesuai keahlian dibidang kearsipan.
Produktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memberikan hasil kerja yang
produktif sehingga dapat bermanfaat bagi instansi.
HARMONIS
Bijaksana
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu menerima masukan dengan
bijaksana dari atasan dan rekan kerja sehingga satu sepemahaman.
yang kondusif dengan memaparkan hasil kegiatan aktualisasi dengan baik.
126
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkontribusi dengan
menghasilkan output kegiatan aktualisasi.
Komitmen
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu memegang komitmen agar output
kegiatan aktualisasi dapat dipergunakan di instansi dengan baik.
ADAPTIF
Proaktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap proaktif dengan cara
menginisiasi pemaparan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan kepada rekan kerja.
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berusaha memberikan perubahan yang
lebih efektif dan efisien.
KOLABORATIF
Komunikasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomunikasi dengan baik kepada
rekan kerja.
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana selalu terbuka menerima masukan agar
menjadi perbaikan kedepannya.
b. Melakukan pelaporan kepada atasan

Responsif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap responsif dengan membuat
laporan hasil aktualisasi kepada atasan.
Cekatan
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memiliki sikap cekatan dengan melaporkan
hasil secara jelas sesuai dengan pelaksanaan aktualisasi.
127
AKUNTABEL
Jujur, Bertangung jawab
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana membuat laporan secara jujur dan dapat
dipertanggungjawabkan sesuai dengan pelaksanaan aktualisasi.
Dapat Dipercaya
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu melaksanakan aktualisasi sesuai
dengan perencanaan sehingga dapat dipercaya oleh atasan.
KOMPETEN
Kinerja terbaik
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menunjukkan kinerja terbaiknya
dengan laporan dilampiri hasil dan bukti yang telah dilaksanakan selama aktualisasi.
Produktif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu produktif dengan menghasilkan
output yang dapat bermanfaat bagi instansi.
HARMONIS
Selaras
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana melaksanakan pelaporan kepada atasan
sebagai bukti keselarasan antara target rencana dengan hasil aktualisasi.
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana, dengan membuat pelaporan kepada atasan dengan
baik maka akan membangun lingkungan kerja yang kondusif.
LOYAL
Kontribusi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana berkontribusi sesuai dengan fungsi instansi
sebagai pengelolaan kearsipan di lingkungan Sekretariat Daerah dengan membuat
penataan arsip inaktif dan membuat sarana penemuan kembali arsip yang lebih efektif dan
efisien.
Komitmen
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu berkomitmen dengan
melaksanakan kemajuan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi.
128
ADAPTIF
Kreatif
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi
penuh dengan ide kreatif dengan memanfaatkan sarana dan teknologi secara maksimal
yang bermanfaat bagi instansi.
Inovasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana memberikan inovasi dalam kegiatan
aktualisasi untuk kemajuan instansi menjadi lebih baik.
KOLABORATIF
Komunikasi
dengan melaporakan hasil aktualisasi sesuai dengan perencanaan.
Menggerakan Pemanfaatan Berbagai Sumberdaya
berbagai sumberdaya yang ada untuk kemajuan instansi menjadi lebih baik.
Kegiatan yang dilaksanakan yaitu melaksanakan monitoring evaluasi dan pelaporan
kepada rekan kerja. Kegiatan tersebut sesuai dengan visi Pemerintah Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta yakni terwujudnya peningkatan kemuliaan martabat manusia
Jogja dan misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yakni meningkatkan
kualitas hidup, kehidupan, dan penghidupan masyarakat yang berkeadilan dan
berkeadaban melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia. Dengan adanya
pelaksanaan kegiatan monitoring evaluasi dan pelaporan menghasilkan sikap pribadi
yang lebih bertanggungjawab terhadap pekerjaannya.
a. Selaras, Seorang Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan kegiatan
monitoring evaluasi dan pelaporan diawali dengan berdoa kepada Tuhan Yang Maha
Esa sebagai bentuk rasa syukur. Selain itu, dalam menjalankan kegiatan diiringi
dengan menjalin hubungan harmonis dengan mentor dan rekan kerja sehingga
menghasilkan keselarasan.
129
b. Akal budi, Seorang CPNS Arsiparis/Terampil dalam menjalankan kegiatan
monitoring evaluasi dan pelaporan dengan bersikap jujur dan bertanggungjawab
atas pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Teladan, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan
monitoring evaluasi dan pelaporan menjadi teladan rekan kerja untuk menghasilkan
kinerja terbaik.
d. Rela Melayani, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana mampu membangun
kerjasama produktif dengan monitoring evaluasi dan pelaporan dengan atasan dan
rekan kerja.
e. Inovatif, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan
monitoring evaluasi dan pelaporan berkemauan keras ingin menciptakan sesuatu
yang baru menuju kemajuan dengan mempertimbangkan banyak pendapat atasan
dan rekan kerja.
menjalankan monitoring evaluasi dan pelaporan yakin dan percaya diri atas apa
yang dilaksanakan.
g. Ahli-profesional, Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam menjalankan
monitoring evaluasi dan pelaporan merupakan bentuk tanggungjawab dari hasil
pelaksanaan kegiatan aktualisasi.
nilai-nilai dasar:
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam monitoring evaluasi dan pelaporan
kepada aasan dan rekan kerja mampu berkomunikasi dan bekerjasama dengan baik
sehingga terjalin hubungan yang harmonis. Di samping itu, seorang CPNS Arsiparis
Terampil/Pelaksana memiliki sikap bertanggungjawab, diwujudkan dalam memaparkan
hasil aktualisasi yang telah dilaksanakan kepada atasan dan rekan kerja sehingga dapat
menjadi perbaikan kedepan.
Seorang CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana menerapkan musyawarah dalam
mengambil keputusan sesuai sila ke-4 yakni Kerakyatan Yang Dipimpin oleh Hikmat
Kebijaksanaan Dalam Permusyawaratan Perwakilan dengan memiliki berpartisipasi aktif
130
dalam instansi untuk memaparkan kegiatan yang telah dilaksanakan dengan penuh
integritas tinggi.
Disetujui oleh,
Mentor

NIP 19870330 201101 2 015
131
LAMPIRAN KEGIATAN 6
Melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan
Sub Kegiatan:

1) Notulen rapat dengan rekan kerja
Gambar 33. Notulen Monitoring Evaluasi Hasil Aktualisasi
132
2) Foto Kegiatan
Gambar 34. Foto Kegiatan Monitoring Evaluasi
Tanggal 1 April 2022 Tanggal 4 April 2022
133
1) Laporan hasil aktualisasi kepada atasan
LAPORAN HASIL KEGIATAN AKTUALISASI TENTANG

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI
RECORDS CENTER SEKRETARIAT DAERAH
DI BIRO UMUM, HUBUNGAN MASYARAKAT, DAN
PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA
YOGYAKARTA
Disusun oleh:
NIP. 19990325 202012 2 001
BIRO UMUM, HUBUNGAN MASYARAKAT, DAN PROTOKOL

SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA
YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2022
134
LAPORAN
I. Pendahuluan
A. Umum/Latar Belakang
Subbagian Tata Persuratan dan Arsip Bagian Administrasi Biro Umum,
Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta mempunyai tugas pokok dan fungsi pengelolaan kearsipan
Pimpinan Daerah (Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten
Sekretaris Daerah) dan 8 (delapan) Biro di Lingkungan Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta. Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan
Records Center, penataan, pemeliharaan, dan pelayanan arsip inaktif untuk
mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Arsiparis Terampil/Pelaksana
melaksanakan kegiatan aktualisasi pengelolaan arsip inaktif di Records Center
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta pada tanggal 4 Maret sampai
dengan 5 April 2022.
B. Landasan Hukum
1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2) Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2016 tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis
3) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun
2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis
4) Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 43 Tahun
2021 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis
C. Maksud dan Tujuan
Sebagai bukti pertanggungjawaban atas hasil pelaksanaan aktualisasi pada
tanggal 4 Maret sampai dengan 5 April 2022.
II. Kegiatan yang dilaksanakan

Pelaporan pelaksanaan hasil aktualisasi meliputi 6 (enam) kegiatan berkaitan
dengan pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta. Adapun 6 (enam) kegiatan meliputi melakukan sosialisasi
penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah, melakukan penataan
arsip inaktif tidak teratur, melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip,
135
melakukan pendataan rak arsip di Records Center, melakukan penataan daftar
arsip inaktif, dan melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan.
III. Hasil yang dicapai

NO. KEGIATAN TANGGAL HASIL
AKTUALISASI PELAKSANAAN
(1) (2) (3) (4)
1. Melakukan sosialisasi 4 - 11 Maret 2022 Terciptanya 1 (satu)
penataan arsip inaktif di konten video
masing-masing Unit sosialisasi penataan
Pengolah arsip inaktif yang telah
di upload pada youtube
2. Melakukan penataan 10 - 18 Maret 2022 Terlaksananya 1 (satu)
arsip inaktif tidak teratur kali penataan arsip
inkatif tidak teratur
dengan hasil 1 (satu)
berkas daftar arsip
inaktif, yang dibuat
dengan proses
pendeskripsian arsip
menggunakan
Microsoft Excel
3. Melakukan pelabelan 18 - 22 Maret 2022 Terlaksananya 1 (satu)
pada boks dan rak arsip kali pembuatan label
pada boks untuk 7 Unit
Pengolah dengan
warna berbeda dan
pelabelan nomor 122
rak arsip
4. Melakukan pendataan 21 - 25 Maret 2022 Tersusun 1 (satu) file
rak arsip di Records data rak arsip yang
Center dapat terhubung
dengan file digital
daftar arsip inaktif pada
Google Drive
136
5. Melakukan penataan 28 - 31 Maret 2022 Terlaksananya 1 (satu)
daftar arsip inaktif dan 1 April 2022 kali penataan daftar
arsip inaktif dengan
hasil 1 (satu) berkas
daftar arsip. Selain itu
daftar arsip inaktif telah
tertata secara fisik
pada filing cabinet dan
daftar arsip inaktif
tertata pada Google
Drive.
6. Melakukan monitoring 1, 4, 5 April 2022 Terlaksananya
evaluasi dan pelaporan monitoring evaluasi
kepada rekan kerja,
dan pelaporan hasila
aktualisasi kepada
atasan.
IV. Kesimpulan
Kegiatan aktualisasi 6 (enam) kegiatan di atas telah terlaksana dengan tingkat
capaian 100%. Kegiatan tersebut bertujuan mengoptimalkan pengelolaan arsip
inaktif di Records Center agar arsip inaktif dapat tertata sesuai kaidah kearsipan
dengan pemanfaatan sumberdaya teknologi. Hal ini dapat dilihat, dengan
pemanfaatan penggunaan teknologi sebagai sarana pembuatan konten video
penataan arsip inaktif diharapkan mampu memberikan pemahaman kepada petugas
tentang tahapan-tahapan penataan arsip inaktif sesuai kaidah kearsipan seperti apa
dan bagaimana prosedurnya sehingga apabila petugas melaksanakan pemindahan
arsip inaktifnya ke Records Center maka arsip yang dipindahkan telah sesuai
dengan kaidah kearsipan. Selain itu, dengan tertatanya arsip berdasarkan kaidah
kearsipan tentu akan menjadi nilai tambah penting bagi suatu instansi mengenai
tertib arsip yang dapat mempengaruhi penilaian kearsipan triwulan di Organisasi
Perangkat Daerah. Disamping itu, dengan penggunaan teknologi berupa
pemanfaatan Microsoft Excel juga mempermudah pula dalam proses penataan arsip
137
inaktif tidak teratur meliputi pendeskripisan, pemberkasan, pemanuveran, dan
pembuatan daftar arsip inaktif.
Selain itu, kegiatan di atas juga akan menghasilkan sebuah output pengelolaan
arsip inaktif di Records Center dengan terciptanya sarana penemuan kembali arsip
secara efektif dan efisien. Maksud dari efektif dan efisien yakni arsip dapat cepat,
tepat, dan benar ketika penemuan kembali dengan waktu relatif singkat serta biaya
seminimal mungkin. Sebagai contoh, adanya pelabelan berdasarkan Unit Pengolah
akan membuat petugas dalam penemuan kembali arsip di Records Center mudah
ditemukan dengan kata kunci identitas yang akan dicari. Hal tersebut,
mempermudah proses penemuan kembali arsip secara tepat di Records Center
V. Penutup
Demikian laporan ini dibuat dalam rangka sebagai bukti pertanggungjawaban
kegiatan aktualisasi pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta tanggal 4 Maret sampai dengan 5 April 2022.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal 5 April 2022
KEPALA SUBBAGIAN CPNS ARSIPARIS
TATA PERSURATAN DAN ARSIP TERAMPIL/PELAKSANA

NIP 19870330 201101 2 015 NIP 19990325 202012 2 001
138
2) Foto Kegiatan
Gambar 35. Pelaporan Hasil Aktualisasi kepada atasan
Tanggal 4 April 2022
139
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Laporan Aktualiasi ini disusun untuk memaparkan proses pencapaian yang telah
dilakukan terkait dengan kegiatan yang telah direncanakan dalam rancangan aktualisasi.
Adapun kesimpulan yang diperoleh selama proses aktualisasi adalah:
1. Kondisi sebelum dan sesudah aktualisasi
Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana ikut bertanggungjawab dalam
meningkatkan pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta. Arsiparis Terampil/Pelaksana juga berinovasi serta mampu
memanfaatkan teknologi agar pengelolaan arsip inaktif menjadi efektif dan efisien
berdasarkan kaidah kearsipan. Adapun beberapa kondisi sebelum dan sesudah
aktualisasi dapat disampaikan sebagai berikut:
NO. SEBELUM SESUDAH
a. Belum ada sosialisasi penataan arsip Adanya konten video sosialisasi
inaktif dengan konten video yang penataan arsip inaktif yang
diupload di youtube diupload pada youtube
b. Masih menggunakan kartu deskripsi Adanya penataan arsip inaktif tidak

manual (1/4 HVS) untuk mendeskripsi teratur dengan menggunakan
arsip inaktif Microsoft Excel yang memberikan
manfaat penataan arsip inaktif
menjadi lebih efektif dan efisien.
140
c. Belum ada pelabelan pada boks dan rak Adanya pelabelan pada boks dan
arsip rak arsip untuk mempermudah
proses penemuan kembali
d. Belum ada jumlah data rak arsip pada Adanya data jumlah rak arsip pada
Records Center Records Center
141
e. Daftar arsip inaktif berbentuk tekstual Adanya penataan daftar arsip
masih disimpan dalam almari dan inaktif per Unit Pengolah dan
daftar arsip inaktif berbentuk file diurutkan berdasarkan kronologis
digital belum tertata dalam satu sistem pemindahan arsip, serta
penyimpanan daftar arsip inaktif
secara file digital pada Google
Drive
2. Hambatan dan solusi secara umum

Dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi, proses kegiatan telah terlaksana dengan
baik dan mencapai target 100%. Capaian target tersebut tidak lepas dari beberapa
kendala atau hambatan baik teknis maupun non teknis yang penulis hadapi namun masih
dapat diatasi dengan solusi yang telah dilakukan oleh penulis berdasarkan saran dan
bimbingan mentor dan coach. Selain itu, penulis melakukan koordinasi dengan rekan
kerja untuk menemukan solusi yang terbaik. Kegiatan optimalisasi pengelolaan arsip
inaktif dengan pemanfaatan teknologi digital di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta dapat terlaksana dengan baik sehingga menjadi lebih
efektif dan efisien dalam pembinaan, penataan, dan penemuan kembali arsip inaktif.
142
B. Saran
Dalam upaya optimalisasi pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta di Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol
Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, berikut ini beberapa saran yang dapat
penulis berikan:
1. Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah
Penulis memberi saran kepada Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan
Protokol selaku Pimpinan Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta untuk berkenan memfasilitasi Records Center yang sesuai dengan
Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.
2. Kepala Bagian Administrasi
Penulis memberi saran kepada Kepala Bagian Administrasi untuk berkenan
memfasilitasi sarana dan prasarana pengelolaan arsip inaktif di Records Center
3. Kepala Subbagian Tata Persuratan dan Arsip
Penulis memberi saran kepada Kepala Subbagian Tata Persuratan dan Arsip untuk
meningkatkan koordinasi pengelolaan arsip inaktif di Records Center Sekretariat
4. Pegawai di Subbagian Tata Persuratan dan Arsip
Penulis memberi saran kepada pegawai di Subbagian Tata Persuratan dan Arsip
Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat
Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta untuk berkenan selalu bekerjasama untuk
meningkatkan pengelolaan arsip inaktif, menjaga, dan menata sarana prasarana
dengan baik di Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
C. Rencana Aksi Penyempurnaan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

Sebagai CPNS Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi
optimalisasi pengelolaan arsip inaktif dengan pemanfaatan teknologi digital, tentunya tidak
luput dari kekurangan sehingga masih perlu dilakukan penyempurnaan agar pelayanan
semakin optimal. Rencana aksi penyempurnaan nilai-nilai dasar PNS adalah sebagai berikut:
143
1. Penulis akan melanjutkan kembali kegiatan pengelolaan arsip inaktif menggunakan
teknologi digital dengan menerapkan nilai-nilai dasar Ber-AKHLAK sebagai
berikut:
NO. NILAI DASAR TEKNIK
a. Berorientasi Pelayanan - Melaksanakan tugas dengan hasil kualitas
terbaik
- Mampu menghasilkan pemecahan solusi
terhadap masalah terkait tugas yang
dikerjakan.
b. Akuntabel - Bertanggung jawab dalam setiap kegiatan dan
pelaksanaan tugas
- Menjalankan tugas dengan penuh integritas
c. Kompeten - Profesional dalam penyelesaian tugas yang
dikerjakan berpedoman aturan yang berlaku
- Mengembangkan dan meningkatkan
kompetensi diri dengan mengikuti kegiatan
pelatihan, seminar, dan workshop
d. Harmonis - Membangun lingkungan kerja yang kondusif
dengan mempertimbangkan saran dan
masukan dari atasan dan rekan kerja
- Membantu rekan kerja apabila mengalami
kesulitan dalam menjalankan tugas
e. Loyal - Menerapkan sikap loyalitas dalam bekerja
- Berkontribusi terhadap perkembangan sistem
dalam bekerja agar lebih efektif dan efisien
f. Adaptif - Antusias terhadap perubahan yang lebih
efektif dan efisien dalam menjalankan
pekerjaan
- Berkomitmen dalam melaksanakan pekerjaan
dengan hasil terbaik
g. Kolaboratif - Mampu menggerakan pemanfaatan sumber
daya yang ada untuk menghasilkan output
terbaik
144
- Mampu bekerjasama dengan rekan kerja
untuk kemajuan yang lebih efektif dan efsiein
2. Penulis akan meningkatkan kemampuan diri melalui kegiatan pelatihan, seminar,

dan workshop yang diselenggarakan oleh dinas terkait.
3. Penulis akan melanjutkan kembali kegiatan pengelolaan arsip inaktif dengan
pemanfaatan teknologi digital dengan melanjutkan pembuatan konten video
kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan
arsip dalam rangka pembinaan di lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta, dan melaksanakan penataan arsip inaktif dengan menggunakan
Microsoft Excel agar lebih menjadi efektif dan efisien.
Demikian rencana aksi penyempurnaan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS yang penulis
buat sebagai komitmen serta pedoman dan dasar pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip
inaktif di instansi ke depannya, mudah-mudahan dapat diimplementasikan secara terus
menerus dengan baik dalam pelaksanaan tugas maupun kehidupan bermasyarakat.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal 12 April 2022
Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat,

dan Protokol Sekretariat Daerah Peserta Latsar
Drs. IMAM PRATANADI, M.T. VELIN ULVANDHIA, A.Md.

NIP 19671031 199703 1 001 NIP 19990325 202012 2 001
145
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah
Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar
Calon Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang
Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 Tentang
Pedoman Fumigasi Arsip
Peraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan
Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Peraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2018 tentang Rencana
Tahun 2017 – 2022
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 72 Tahun 2008 tentang Budaya
Pemerintahan di Daerah Istimewa Yogyakarta
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 Tahun 2014 tentang
Standarisasi Sarana Kearsipan
Pengelolaan Arsip Dinamis
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat
Daerah.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 Tentang
Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
Perubahan Kedua Rencana Strategis Satuan Organisasi Perangkat Daerah (Renstra-SOPD)
Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Setda DIY Tahun 2017-2022.
Saukdi Hadiwardoyo. 2002. Terminologi Kearsipan Nasional. Arsip Nasional Republik
Indonesia
Suhardo. 2017. Arsip Kartografi, Kearsitekturan, dan Artwork. Program Studi Kearsipan
Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon
PNS: Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara.
Pegawai Negeri Sipil: Manajemen Apratur Sipil Negara
Pegawai Negeri Sipil: Habituasi
PNS: Analisis Isu Kontemporer.
PNS: Kesiapsiagaan Bela Negara
Pegawai Negeri Sipil: Berorientasi Pelayanan
Pegawai Negeri Sipil: Akuntabel
Pegawai Negeri Sipil: Kompeten
Pegawai Negeri Sipil: Harmonis
Pegawai Negeri Sipil: Loyal
Pegawai Negeri Sipil: Adaptif
Pegawai Negeri Sipil: Kolaboratif
Pegawai Negeri Sipil: Smart ASN
https://arsip.ugm.ac.id/wp-content/uploads/sites/401/2014/08/Manajemen-Arsip-Inaktif-
HeriSantosa-1.pdf diakses pada tanggal 1 Februari 2022
https://jurnal.um-palembang.ac.id/digital/article/view/1651 diakses tanggal 5 Februari
2022
https://dewey.petra.ac.id/repository/jiunkpe/jiunkpe/s1/tmi/2017/jiunkpe-is-s1-2017-
25413060-40988-efektivitas-chapter2.pdf diakses tanggal 7 Februari 2022
https://media.neliti.com/media/publications/323520-pelatihan-pemanfaatan-microsoft-
office-p-2520f57e.pdf diakses tanggal 10 Februari 2022
http://eprints.polsri.ac.id/3107/3/BAB%20II.pdf diakses tanggal 4 Maret 2022
https://jogjaprov.go.id/profil/3-sejarah diakses tanggal 23 Maret 2022
https://kebudayaan.kemdikbud.go.id/bpcbyogyakarta/kompleks-kepatihan/ diakses tanggal
31 Maret 2022
LAMPIRAN
A. Lembar Konsultasi (Mentor dan Coach)
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN COACH

NIP : 19990325 202012 2 001
Unit Kerja : Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat
Jabatan : Arsiparis Terampil/Pelaksana
Isu : Belum optimalnya pengelolaan arsip inaktif di Records Center
Judul : Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi
Pengelolaan Arsip Inaktif di Records Center Sekretariat Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta dengan Pemanfaatan Teknologi
Digital di Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol
Kegiatan Komentar Tanda Tangan

1) Selasa, 8 Februari 2022 a. Penamabahan pengertian
dan 11 Februari 2022 Unit Pengolah, Records
Kegiatan 1. Konsultasi isu dan gagasan Center, arsip inaktif, arsip
pemecahan isu dalam rancangan kearsitekturan
aktualisasi. b. Membuat rekapitulasi arsip
Tanggal 8 Februari 2022 penulis teratur di Records Center
berkonsultasi kepada coach tentang isu c. Mencari pedoman APAR
dan gagasan pemecahan isu dalam dan fumigasi arsip
rancangan aktualisasi melalui d. Membuat survei sebagai
whatshapp. Kemudian, pada tanggal penguat isu yang akan dipilih
11 Februari 2022 dibahas rancangan yakni survei kepada
aktualisasi melalui zoom meeting. Arsiparis Sekretariat Daerah
Kegiatan tersebut sudah sesuai dengan DIY tentang penggunaan
visi Pemerintah Daerah Daerah teknologi administrasi
Istimewa Yogyakarta yakni perkantoran dan survei
terwujudnya peningkatan kepada petugas kearsipan
kemuliaan martabat manusia jogja dinamis di lingkungan
dan misi Pemerintah Daerah Daerah Sekretariat Daerah DIY
Istimewa Yogyakarta yakni tentang pemahaman
meningkatkan kualitas hidup, penataan arsip inaktif.
kehidupan, dan penghidupan e. Selanjutnya, apabila sudah
masyarakat yang berkeadilan dan diperbaiki dapat tabel
berkeadaban. kegiatan rencana aktualisasi
Dalam hal ini, penulis mampu dan jadwal pelaksanan.
responsif dalam dalam melakukan
konsultasi dengan coach untuk dapat
menghasilkan kualitas terbaik dalam
penyusunan rancangan aktualisasi.
Bukti kegiatan :
2) Jum’at, 25 Februari 2022 a. Penulisan berita acara
Kegiatan 2. Konsultasi perbaikan disesuaikan dengan
rancangan aktualisasi BAB A panduan penulisan
sampai dengan E, dan kegiatan rancangan aktualisasi.
rencana aktualisasi dan jadwal b. Penulisan pada daftar isi
pelaksanaan. untuk nomor halaman
Penulis berkonsultasi dengan daftar pustaka dan
mengirimkan file rancangan lampiran tidak perlu
aktualisasi melalui whathsapp dan dicantumkan.
dilanjutkan untuk dibahas melalui c. Penulisan daftar pustaka
zoom meeting. yang pertama
Kegiatan tersebut sudah sesuai peraturan/pedoman,
dengan visi Pemerintah Daerah kemudian modul, jurnal
Daerah Istimewa Yogyakarta yakni dan website.
terwujudnya peningkatan d. Penambahan pencantuman
kemuliaan martabat manusia jogja visi Pemerintah Daerah
dan misi Pemerintah Daerah Daerah DIY, nilai-nilai pancasila
Istimewa Yogyakarta yakni pada tabel kegiatan rencana
meningkatkan kualitas hidup, aktualisasi.
kehidupan, dan penghidupan e. Rancangan aktualisasi
masyarakat yang berkeadilan dan sudah hampir 90% dapat
berkeadaban. dilanjutkan untuk dapat
Dalam hal ini, penulis mampu menambahkan lampiran
melakukan perbaikan tiada henti
dengan adanya masukan dan saran
dari coach dapat membangun hasil
yang lebih baik.
Bukti Kegiatan :
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN MENTOR

NIP : 19990325 202012 2 001
Judul : Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil
Sebagai Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi

1) Senin, 14 Februari 2022 Mentor menyetujui isu
Kegiatan 1. Konsultasi isu dan gagasan yang akan diangkat oleh
pemecahan isu dalam rancangan penulis
aktualisasi.
Penulis mengkonsultasikan tentang isu
yang akan diangkat dalam rancangan
aktualisasi dengan mengirimkan hasil isu
dan gagasan pemecahan isu.
Kegiatan tersebut sudah sesuai dengan
visi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni terwujudnya
peningkatan kemuliaan martabat
manusia jogja dan misi Pemerintah
yakni meningkatkan kualitas hidup,
kehidupan, dan penghidupan
masyarakat yang berkeadilan dan
berkeadaban.
Dalam hal ini, penulis mampu
berkomunikasi dan bekerjasama dengan
atasan (mentor) untuk menghasilkan
keselarasan.
Bukti kegiatan :
2) Kamis, 24 Februari 2022 Mentor menyetujui

Kegiatan 2. Konsultasi secara rancangan aktualisasi
langsung terkait jadwal pelaksanaan mengenai jadwal
kegiatan aktualisasi pelaksanaan kegiatan
Penulis mengkonsultasikan tentang aktualisasi
jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi
secara langsung.
Kegiatan tersebut sudah sesuai dengan
visi Pemerintah Daerah Daerah
Istimewa Yogyakarta yakni
terwujudnya peningkatan kemuliaan
martabat manusia jogja dan misi
Pemerintah Daerah Daerah Istimewa
Yogyakarta yakni meningkatkan
kualitas hidup, kehidupan, dan
penghidupan masyarakat yang
berkeadilan dan berkeadaban.
Dalam hal ini, penulis mampu
membangun sinergi dengan atasan
(mentor) untuk menghasilkan output
yang dapat bermanfaat bagi instansi.
Bukti Kegiatan :
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN COACH

NIP : 19990325 202012 2 001
Judul : Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Sebagai
Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi

1) Jum’at, 11 Maret 2022 Untuk deskripsi proses Sub
Konsultasi via whatshapp Kegiatan 1 disebutkan
mengkonsultasikan Kegiatan 1 saran/masukan mentor saat
konsultasi.
Bukti Kegiatan:
2) Jum’at, 18 Maret 2022 Untuk konsisten dalam menulis

Konsultasi via whatshapp output dan menyebutkan
mengkonsultasikan kegiatan 2 jumlahnya.
Bukti Kegiatan:
3) Sabtu, 26 Maret 2022 a) Untuk merapikan penulisan

Konsultasi via whatshapp di deskripsi proses, sebagai
mengkonsultasikan kegiatan 3 dan 4 contoh Sub Kegiatan b
diletakan di halaman
berikutnya.
b) Untuk judul Sub Kegiatan
dicetak tebal pada proses
deskripsi proses.
Bukti Kegiatan:
4) Senin, 28 Maret 2022 a) Teliti dalam hal kerapian

Konsultasi dan pengarahan tulisan laporan aktualisasi
penulisan laporan aktualisasi via b) Untuk tanggal tandatangan
zoom meeting. coach sebelum tanggal
evaluasi laporan aktualisasi.
c) Penulisan tabel pegawai di
instansi.
d) Penulisan penutup (hasil
sebelum dan sesudah
aktualisasi, hambatan dan
solusi, serta nilai yang
diperoleh) dan saran.
Bukti Kegiatan:
5) Kamis, 31 Maret 2022 Untuk deskripsi proses ditulis

Konsultasi via whatshapp dalam narasi, bukan dalam
mengkonsultasikan kegiatan 5 bentuk poin-poin
Bukti Kegiatan:
6) Kamis, 7 April 2022 Untuk BAB III Penutup
Bimbingan Laporan Aktualisasi diusahakan untuk memberikan
saran secara spesifik dan untuk
penulisan dicek kembali secara
teliti agar tidak terjadi kesalahan.
Bukti Kegiatan:
7) Sabtu, 9 April 2022 Untuk penulisan “tahun”

Bimbingan Laporan Aktualisasi disesuaikan dengan EYD, dan
BAB III Penutup pada bagian
saran ditambahkan saran kepada
Kepala Bagian Adminitrasi
sesuai dengan pedoman susunan
organisasi dan tata kerja terbaru.
Bukti Kegiatan:
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN MENTOR

NIP : 19990325 202012 2 001
Judul : Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Sebagai
Arsiparis Terampil/Pelaksana dalam Upaya Optimalisasi

1) Jum’at, 4 Maret 2022 Atasan memberikan masukan
Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 1 mengenai durasi video
disesuaikan dengan kebutuhan
Bukti Kegiatan:
2) Senin, 14 Maret 2022 Atasan memberikan masukan

Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 2 mengenai lampiran daftar arsip
inaktif yang akan dijadikan
bukti kegiatan meliputi arsip
yang telah ditata dengan kode
klasifikasi awal selama
pengerjaan jadwal pelaksanaan
aktualisasi sub kegiatan 2 (dua).
Bukti Kegiatan:
3) Selasa, 22 Maret 2022 Atasan memberikan saran dan

Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 2 masukan bahwa dalam
pembuatan label diperhatikan
secara teliti.
Bukti Kegiatan:
4) Rabu, 23 Maret 2022 Atasan memberikan saran dan

Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 4 masukan untuk melakukan
pendataan rak arsip sesuai
jumlah dan kondisi di Records
Center
Bukti Kegiatan:
5) Senin, 28 Maret 2022 Atasan memberikan saran dan

Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 5 masukan untuk melakukan
pendataan rak arsip sesuai
jumlah dan kondisi di Records
Center
Bukti Kegiatan:
6) Rabu, 23 Maret 2022 Atasan memberiksan saran dan

Konsultasi Kegiatan Aktualisasi 6 masukan untuk
menindaklanjuti hasil
monitoring dan evaluasi. Selain
itu, atasan memberikan koreksi
penulisan laporan mengenai
hasil aktualisasi.
Bukti Kegiatan:
7) Rabu, 6 April 2022 Atasan memberiksan saran dan

Konsultasi Laporan Aktualisasi masukan untuk lebih teliti
dalam penulisan Laporan
Aktualisasi, agar tidak terjadi
kesalahan kata dan kalimat.
Bukti Kegiatan:
B. Undangan Mentor dan lampirannya
C. Surat Pernyataan Mentor
D. Lembar Form Masukan (Penguji, Mentor, dan Coach) saat Evaluasi Rancangan
Aktualisasi dan Evaluasi Laporan Aktualisasi
1. Lembar Form Masukan saat Evaluasi Rancangan Aktualisasi
E. Surat Pernyataan Komitmen

Gunungsempu, Tamantirto, Kasihan, Bantul 55183 Telepon (0274) 417704

Fax (0274) 411801 Website : http://diklat.jogjaprov.go.id
Email: diklat@jogjaprov.go.id
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN
Yang bertanda di bawah ini, Peserta Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan II Angkatan IV Tahun 2022

NIP : 19990325 202012 2 001
Unit Kerja : Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Sekretariat Daerah
Menyatakan :
1. Bersedia untuk merubah dan melaksanakan revisi dari Penguji, Mentor, dan Coach
terhadap hasil pengujian dalam Evaluasi Laporan Aktualisasi saya hari ini.
2. Apabila saya tidak melakukan hal tersebut sampai dengan batas waktu yang telah
ditentukan, saya bersedia memperoleh sanksi dalam hal pengurangan nilai dari
Aktualisasi saya tersebut.
Demikian surat pernyaataan ini saya buat dengan sesungguhnya, untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.

Yang Menyatakan

NIP. 19990325 202012 2 001
RANCANGAN AKTUALISASI
NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL SEBAGAI ARSIPARIS
TERAMPIL/PELAKSANA DALAM UPAYA OPTIMALISASI PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF DI RECORDS CENTER SEKRETARIAT DAERAH DAERAH
ISTIMEWA YOGYAKARTA DENGAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL
SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTADAERAH

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN II ANGKATAN IV Nama : Velin Ulvandhia, A.Md.
YOGYAKARTA
2022 No. Presensi : 38/LATSAR/Golongan II/Angkatan IV/2022
NIP. 19990325 202012 2 001
IDENTIFIKASI ISU KONTEMPORER
BIRO UMUM, HUBUNGAN Belum optimalnya

MASYARAKAT, DAN
PROTOKOL SETDA DIY pengelolaan arsip
inaktif di Records
Center
Records Center
belum representatif
Belum optimalnya
pengolahan arsip
kearsitekturan
1
METODE USG
Penilaian Kriteria Total
No. Kondisi Rangking Prinsip ASN
U S G Nilai
pengelolaan arsip ASN
inaktif di Records
Center
2. Records Center 5 4 4 13 2 Manajemen
ASN
belum representatif

pengolahan arsip ASN
kearsitekturan di
Records Center
FISHBONE DIAGRAM
2
GAGASAN PEMECAHAN ISU
Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-

1 masing Unit Pengolah
2 Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur
3 Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
4 Melakukan pendataan rak arsip di Records Center
5 Melakukan penataan daftar arsip inaktif
1. Melakukan sosialisasi Ber- Responsif

penataan arsip inaktif di masing-
masing Unit Pengolah A
Dapat dipercaya,
intergitas
1. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana Kinerja Terbaik, ahli

pembuatan konten video sosialisasi penataan arsip inaktif K dibidangnya
2. Melakukan pembuatan konten video penataan arsip inaktif
dan diunggah pada platform youtube
H Selaras, peduli
Output :
Terlaksananya 1 (satu) kali pembuatan konten video sosialisasi
penataan arsip inaktif sebanyak 1 (satu) video L Komitmen, kontribusi
Bukti Fisik :
1. Screenshoot dan link konten video sosialisasi penataan
arsip inaktif yang diunggah pada platform youtube A Proaktif dan inovasi
2. Foto kegiatan
Sinergi untuk hasil yang

K lebih baik
3
2. Melakukan penataan arsip Ber- Responsif, Kualitas
inaktif tidak teratur
A Transparan, Integritas
1. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana

penataan arsip inaktif tidak teratur dengan menggunakan K Sukses, Profesional
Microsoft Excel
2. Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur dengan
H Perbedaan, Peduli
Output :
Terlaksananya 1 (satu) kali penataan arsip inaktif tidak teratur L Dedikasi, Kontribusi
dengan hasil 1 (satu) berkas daftar arsip inaktif
Bukti Fisik : Proaktif, Inovasi, dan
1. Daftar Arsip Inaktif
A Antusias terhadap
Perubahan
2. Foto kegiatan
Kerjasama, Sinergi untuk
K hasil yang lebih baik
Ber- Kualitas
3. Melakukan pelabelan pada
boks dan rak arsip
A Konsisten
1. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang rencana Keberhasilan, Kinerja

pembuatan pelabelan pada boks dan rak arsip K Terbaik
2. Melakukan pembuatan label pada boks dan rak arsip
H Selaras
Output :
Terlaksananya pelabelan pada boks untuk 7 Unit Pengolah dan
122 rak arsip.
L Dedikasi, Kontribusi
Bukti Fisik :
1. Foto kegiatan A Proaktif

4
4. Melakukan pendataan rak Ber- Responsif
arsip di Records Center
Integritas, Dapat
A dipercaya
1. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang pendataan Keberhasilan, Kinerja

rak arsip di Records Center K Terbaik
2. Melakukan pendataan rak arsip di Records Center yang
H Selaras, Peduli
Output :
Terlaksananya pendataan pada 122 rak arsip di Records Center
dengan hasil 1 file data. L Komitmen, Kontribusi
Bukti Fisik :
A Proaktif, Inovasi
1. Screenshoot data rak arsip inaktif

Ber- Responsif, Kualitas

5. Melakukan penataan daftar
arsip inaktif
A Integritas
1. Melakukan konsultasi kepada atasan tentang penataan Learning agility, Kinerja

daftar arsip inaktif K terbaik, keberhasilan,
2. Melakukan penataan daftar arsip inaktif
dan ahli dibidangnya
H Selaras, Peduli
Output :
Terlaksananya 1 (satu) kali penataan daftar arsip inaktif dengan
hasil 1 (satu) berkas daftar arsip
L Dedikasi, Kontribusi
Bukti Fisik :
1. Daftar Arsip A Inovasi, Proaktif
2. Foto kegiatan
K Kerjasama
5
Ber- Responsif, Kualitas
6. Melakukan monitoring
evaluasi dan pelaporan
A Dapat dipercaya
1. Melakukan monitoring evaluasi kepada rekan kerja dan Ahli dibidangnya, Kinerja
atasan K Terbaik
2. Melakukan pelaporan kepada atasan
H Selaras,
Output :
Terlaksananya 1 (satu) kali monitoring evaluasi dan pelaporan
L Kontribusi
Bukti Fisik :
1. Notulen rapat dengan rekan kerja
2. Laporan hasil aktualisasi kepada atasan
A Proaktif, Inovasi
3. Foto kegiatan
“JADWAL PELAKSANAAN AKTUALISASI”
6
TERIMA
KASIH . . .
7
10/04/2022

No. Presensi : 38/LATSAR/Golongan II/Angkatan IV/2022
NIP. : 19990325 202012 2 001 Penguji : Drihardono, S.sos
Mentor : Nur Adhib Angayomi, S.S., M.A.
Coach : Pandita Pratyaksa, S.P., M.M.
Pengampu : Ridwan Kustiawan, SH.
13 April 2022
“Terwujudnya peningkatan
VISI kemuliaan martabat manusia jogja”
a. Meningkatkan kualitas hidup,

kehidupan, dan penghidupan
masyarakat yang berkeadilan dan
MISI berkeadaban.
b. Mewujudkan tata pemerintahan
Misi: yang demokratis.
1
10/04/2022
Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-

1 masing Unit Pengolah
2 Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur

Belum optimalnya
pengelolaan arsip 3 Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip
inaktif di Records 4 Melakukan pendataan rak arsip di Records Center

Center
5 Melakukan penataan daftar arsip inaktif
6 Melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan
Ber- Responsif, Solutif KEGIATAN 1

4-11 Maret 2022 (tingkat capaian 100%)
A Dapat dipercaya,
intergitas “Melakukan sosialisasi penataan arsip inaktif di masing-masing Unit Pengolah”
Kinerja Terbaik, ahli
K
dibidangnya Sub Keg 1. Sub Keg 2.
H Selaras, peduli Melakukan konsultasi kepada Melakukan pembuatan konten
atasan tentang rencana video penataan arsip inaktif dan
L Komitmen, kontribusi pembuatan konten video diunggah pada platform youtube
A Proaktif dan inovasi
Sinergi, Terbuka menerima

K
masukan
Makna yang diperoleh

secara pribadi:
1 2
“Kerjasama dan sinergi”
Hambatan : Adanya jadwal WFH 50%: WFO 50%
Solusi : Koordinasi dengan rekan kerja
2
10/04/2022
Ber- Responsif, Solutif KEGIATAN 2

A Dapat dipercaya,
transparan “Melakukan penataan arsip inaktif tidak teratur”
K Profesional, keberhasilan
Sub Keg 1. Sub Keg 2.
Perbedaan, lingkungan
H kondusif Melakukan konsultasi kepada Melakukan penataan arsip inaktif
atasan tentang rencana tidak teratur dengan
L Komitmen, dedikasi penataan arsip inaktif tidak menggunakan Microsoft Excel
teratur dengan menggunakan
Proaktif, tidak mudah Microsoft Excel Link Youtube:
A
putus asa https://www.you
tube.com/watch?
K Sinergi, kerjasama v=ITJJCfu4oDQ

secara pribadi: 2
“kerjasama dan konsisten” 1

Hambatan : Adanya jadwal WFH 50%: WFO 50%
Solusi : Koordinasi dengan rekan kerja (Arsiparis Penyelia)

3
Ber- Kualitas KEGIATAN 3

A Konsisten
“Melakukan pelabelan pada boks dan rak arsip”
Kinerja terbaik,
K
keberhasilan Sub Keg 1. Sub Keg 2.
H Selaras, peduli Melakukan konsultasi kepada Melakukan pembuatan label
atasan tentang rencana pada boks dan rak arsip
L Dedikasi, kontribusi pembuatan pelabelan pada boks
dan rak arsip
A Proaktif, inovasi
K Sinergi, kerjasama
3

secara pribadi:
1 2
“kerjasama dan konsisten”
Hambatan : Menentukan sarana label nomor rak
Solusi : Memilih stiker tempel nomor rak arsip dengan ukuran yang sesuai
3
10/04/2022
Ber- Responsif, memahami dan KEGIATAN 4

memenuhi kebutuhan
A Integritas,
bertanggungjawab “Melakukan pendataan rak arsip di Records Center”
H Selaras, bijaksana Melakukan konsultasi kepada Melakukan pendataan rak arsip
atasan tentang pendataan rak di Records Center yang
L Komitmen, kontribusi arsip di Records Center terhubung dengan daftar arsip
file digital
Proaktif, antusias terhadap
A
perubahan
K Sinergi, komunikasi

secara pribadi:
1 3
“kerjasama dan peduli”
2
Hambatan : Jumlah kapasitas isi rak arsip yang tidak sama
Solusi : Teliti dalam mendata jumlah kapasitas isi rak arsip
Ber- Responsif, memahami dan KEGIATAN 5

memenuhi kebutuhan
28-31 Maret & 1 April 2022 (tingkat capaian 100%)
A Integritas,
bertanggungjawab “Melakukan penataan daftar arsip inaktif”
H Selaras, bijaksana Melakukan konsultasi kepada Melakukan penataan daftar arsip
atasanatasan tentang penataan inaktif
L Komitmen, kontribusi daftar arsip inaktif

A
perubahan
Makna yang diperoleh 1 3

2
secara pribadi:
“kerjasama dan peduli” Hambatan : Terdapat berita acara dan daftar arsip inaktif
dengan nomenklatur lama
Solusi : Mengelompokkan berita acara dan daftar arsip

sesuai dengan nomenklatur yang sama.
4
4
10/04/2022
Ber- Responsif, cekatan KEGIATAN 6

1, 4, 5 April 2022 (tingkat capaian 100%)
A Dapat dipercaya, jujur
“Melakukan monitoring evaluasi dan pelaporan”
H Selaras, bijaksana Melakukan monitoring evaluasi Melakukan pelaporan hasil
kepada rekan kerja aktualisasi kepada atasan
L Komitmen, kontribusi

A
perubahan

secara pribadi: 1 2 3
“komunikasi, kerjasama, Hambatan : Adanya jadwal WFH 50% : WFO 50%

tanggungjawab”
Solusi : Melakukan koordinasi dengan rekan kerja selama 2
(dua) hari untuk monitoring evaluasi
TEKNIS NON TEKNIS

 Pemilihan sarana label  Adanya jadwal WFH
untuk rak arsip agar 50% : WFO 50%
lebih praktis
 Adanya ketugasan lain
 Memastikan pelabelan yang bersamaan
boks arsip sesuai dengan kegiatan
dengan isi arsip dalam aktualisasi
boks
SOLUSI: Manajemen waktu dan berkoordinasi dengan rekan kerja
5
10/04/2022
 Terdapat perubahan  Kepala Biro UHP Setda DIY:

sebelum dan sesudah untuk memfasilitasi Records  Melanjutkan kembali
aktualisasi Center kegiatan pengelolaan arsip
 Hambatan yang dihadapi  Kepala Bagian Administrasi: inaktif menggunakan
bisa diatasi memfasilitasi sarana dan teknologi digital dengan
prasarana pengelolaan arsip menerapkan nilai-nilai
inaktif dasar ber-akhlak
 Kepala Subbagian TPA:  Meningkatkan kemampuan
meningkatkan koordinasi diri melalui kegiatan
pengelolaan arsip inaktif di pelatihan, seminar, dan
Recrods Center workshop
 Pegawai di Subbagian TPA:  Melanjutkan kembali
untuk berkenan selalu
kegiatan pengelolaan arsip
bekerjasama untuk
inaktif dengan
meningkatkan pengelolaan arsip
pemanfaatan teknologi
inaktif, menjaga dan menata
sarana prasarana secara baik di digital
11
Records Center
Terimakasih!
12
6
H. Label Boks dan Rak Arsip
1. Label Boks Arsip
BIRO . . . . . .
SEKRETARIAT DAERAH
NOMOR BOKS :
NOMOR ARSIP :
TH.PENGOLAHAN :
2. Label Rak Arsip

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI
Keterangan :
: Pelaksanaan Kegiatan
: Hari Libur

Records Center: Velin Ulvandhia, A.Md 38/ LATSAR / Golongan II / Angkatan IV NIP. 19990325 202012 2 001

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Records Center: Velin Ulvandhia, A.Md 38/ LATSAR / Golongan II / Angkatan IV NIP. 19990325 202012 2 001

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

NILAI NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL SEBAGAI ARSIPARIS TERAMPIL/PELAKSANA

DALAM UPAYA OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Nama : Velin Ulvandhia, A.Md.

No. Presensi : 38/LATSAR/Golongan II/Angkatan IV/2022

NIP. 19990325 202012 2 001

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Penulisan “Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Sebagai

Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan inovasi yang penulis lakukan di Biro Umum,

Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam penulisan Laporan

Yogyakarta, 12 April 2022

Velin Ulvandhia, A.Md.

HALAMAN JUDUL .................................................................................................................. i

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

BAB II AGENDA AKTUALISASI ....................................................................................... 17

BAB III PENUTUP .............................................................................................................. 140

Tabel 1. Data Sarana Prasarana ................................................................................................ 10

Gambar 1. Struktur Organisasi ................................................................................................... 5

CPNS : Calon Pegawai Negeri Sipil

A. POSISI ORGANISASI DALAM LINGKUP NKRI

Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Istimewa Yogyakarta

Kewenangan dalam urusan Kestimewaan seperti yang tertuang dalam Undang-Undang

B. VISI, MISI, DAN NILAI ORGANISASI

2. Misi Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

Gambar 1. Struktur Organisasi

D. TUGAS DAN FUNGSI

2. Bagian Rumah Tangga

a. Penyusunan program kerja Bagian Rumah Tangga;

3. Substansi Hubungan Masyararakat

a. Penyusunan program kerja Bagian Protokol;

Gambar 2. Lokasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol

Sumber : Google Maps

Tabel 1. Data Sarana Prasarana

3. Sumber Daya Manusia

Tabel 2. Data Pegawai

1 Drs. IMAM 196710311997031001 Pembina Utama Kepala Biro S-2

3 PUJO SUMEDI, 197606092009091002 Penata Tk. Pranata S-2

69 JOHARI ADI 199106272015031001 Penata Muda Penyusun S-1/Sarjana

A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan

1. Penyusunan program kerja Subbagian Tata Persuratan dan Arsip;

Tabel 3. Pengelompokan Isu

No. Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan Prinsip ASN

1. Belum optimalnya pengelolaan arsip inaktif di Records Center

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, arsip

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Gambar 6. Hasil Survei Arsip Inaktif Teratur

Sumber: Data Olahan Penulis

Sumber: Data Olahan Penulis

2. Records Center belum representatif

Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai tempat

Gambar 8. Alat Higrometer di Records Center

Sumber: Foto Pribadi Penulis

b. Records Center Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta belum maksimal

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Gambar 11. Arsip Rusak Akibat Rayap

Sumber: Foto Pribadi Penulis

3. Belum optimalnya pengolahan arsip kearsitekturan di Records Center

a. Arsip audio visual, terdiri dari:

Gambar 12. Gulungan Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan)

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Sumber: Foto Pribadi Penulis

Gambar 14. Hasil Survei Arsip Kearsitekturan (Gambar Bangunan)