JOBSHEET

PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

MENGELOLA SURAT MASUK

Disusun oleh :

NAMA : TASYA RAMADANI

NIS/NISN :
KELAS : XII OTKP1
JURUSAN : OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
TP : 2023/2024

SMK NEGERI 1 KAMPAR

JALAN RAYA PEKANBARU-BANGKINANG KM 43
DESA PADANG MUTUNG KECAMATAN KAMPAR
KABUPATEN KAMPAR
PROVINSI RIAU
 KATA PENGANTAR

Segala dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
karunia-NYA sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan akhir kerja praktik ini tepat pada
waktunya. Shalawat berlimpah salam penulis haturkan keharibaan Nabi Muhammad SAW,
yang telah memnuntun perjalanan kehidupan manusia menuju alam yang penuh dengan ilmu
pengetahuan.
Laporan kerja praktek lapangan (PKL) dengan judul “ Mengelola Surat Masuk ”
dengan selesainya laporan ini penyusun menyadari akan segala keterbatasan ilmu
pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki, untuk itu dalam penyususan laporan Kerja
Praktik Lapangan ini penulis banyak mendapat bentuan, bimbingan, saran dan kritik berbagai
pihak yang sifatnya membangun agar penulis menjadi lebih baik kedepanya. Penulis berharap
semoga laporan Kerja Praktik Lapangan ini dapat bermanfaat bagi penulis.
Pada kesempatan penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan leporan kerja
Praktik Lapangan ini, penulis mengucap terimakasih kepada :
1. Bapak Abdullah Taufik M.Pd. sebagai kepala sekolah SMK NEGERI 1 KAMPAR.
2. Ibuk Harlina, SE. Sebagai ketua program studi Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
SMK NEGERI 1 KAMPAR sekaligus guru pembimbing dalam penyusunan Laporan
Praktik Kerja Lapangan (PKL).
3. Bapak Zullmanby, S.Kom selaku pembimbing Praktik Kerja Lapangan ( PKL) dan
seluruh staff PUPR BANGKINANG.
4. Kedua orang tua dan kakak-kakak yang sangat penulis cintai, serta keluarga besar.
5. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan leporan ini yang
namnya tidak dapat disebutkan satu persatu.

Bangkinang, Desember 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR..........................................................................................................................i
DAFTAR ISI........................................................................................................................................ii
LAPORAN PENGESAHAN PERUSAHAAN..................................................................................iii
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI..............................................................................................iv
LAPORAN SURAT MASUK.............................................................................................................1
I. TUJUAN...............................................................................................................................1
II. TEORI SINGKAT...............................................................................................................1
III. ALAT DAN BAHAN...........................................................................................................2
IV. KESELAMATAN KERJA..................................................................................................3
V. LANGKAH KERJA DAN GAMBAR KERJA..................................................................3
VI KESIMPULAN....................................................................................................................5
VII SARAN-SARAN..................................................................................................................6

ii
 LAPORAN PENGESAHAN PERUSAHAAN

Laporan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Dinas Pekerjaan Umum dan

Penataan Ruang Kebupaten Kampar Bangkinang 24 Juli 2023 s/d 23 Nopember 2023,

Menyatakan bahwa :

Nama : TASYA RAMADANI

KeLas : XII OTKP1

Jurusa: OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

Dengan sesungguhnya telah melaksanakan praktik kerja lapangan sesuai dengan petunjuk dan

sebagai Latihan kerja industri yang telah di tugaskan oleh SMKN 1 KAMPAR.

PEMBIMBING DU/DI GURU PEMBIMBING

ZULLMAMBY, S. Kom SAPUTRI LASTARI, S. Sos

NIP. NIP.

MENGETAHUI

KETUA JURUSAN

HARLINA, SE
NIP. .

iii
 LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI

GURU PENGUJI GURU PEMBIMBING

SAPUTRI LASTARI,S.Sos
NIP. NIP.

MENGETAHUI

KETUA JURUSAN

HARLINA,SE

NIP.

iv
 LAPORAN
SURAT MASUK

Nomor Kegiatan 1 Di Kerjakan Tanggal 21

September 2023
Nama Pekerjaan Mengelola Surat Masuk Selesai Tanggal Desember
2023

I. TUJUAN
1. Sebagai alat komunikasi

2. Sebagai wali penulis

3. Sebagai alat bukti historis

4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

II. TEORI SINGKAT

- Pengertian surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi dalam bentuk tulisan atau alat yang

digunakan dari pihak pengirim ke penerima. Fungsi umum surat secara garis besar

sebagai bukti hitam dan putih, sebagai pengungkap banyak hal dan informasi, dan

perekam peristiwa, dimana surat dapat dibaca Kembali oleh pembaca. Karna

banyaknya surat maka untuk memudahkan mengetahui macam atau jenis surat kita

dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya : Menurut Wujud nya, Menurut tujuan,

Menurut siapa isi dan asalnya.

- Pengertian Surat Masuk

Surat Masuk yaitu setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi macam atau

perusahaan dapat dikatakan sebagai surat berharga. Namun, surat masuk juga bisa

berasal dari intansi atau perusahaan yang sama, tatapi dari bagian yang lain.

Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat

dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan

1
 sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagiinstitusi atau perusahaan unutk

elaksanakan suatu kegiatan.

Pengelolaan Surat Masuk dalam pengelolaan surat dapat diselenggarakan

dengan du acara yaitu:

A. Buku Agenda

Pencatatan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan system kartu

kendali. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan menggunakan buku

angenda surat masuk dan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar,

yang bisa dibedakan tahunnya.

1. Buku Agenda Tunggal

Buku agenda tunggal adalah buku yang dugunakan untuk mencatat surat masuk

dan keluar sekaligus bertujuan pada tiap-tiap halaman.

2. Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat

masuk dihalaman kiri surat dan surat keluar dihalaman kanan dengan nomor surat

sendiri.

3. Buku Agenda Kembar

Buku agenda kambar adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk

dan surat keluar sendiri. https://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download

/6119/4746

III. ALAT DAN BAHAN

A. Bukti surat (tray) Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu

selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluanya.

B. Buku agenda Surat Masuk

2
 C. Buku agenda surat keluar

D. Kartu kendali

E. Lembar pengantar surat masuk

F. Lembar pengantar surat rahasia.

IV. KESELAMATAN KERJA

A. Mematuhi aturan yang berlaku

B. Jangan eroboh

C. Selalu tanggap

D. Disiplin waktu

E. Selalu memeriksa alat kerja

V. LANGKAH KERJA DAN GAMBAR KERJA

A. Menerima surat masuk yang di beri oleh perusahaan yang diantarkan oleh kurir

atau salah satu kepercayaan perusahaan.

B. Menulis surat masuk ke buku agenda. Mencatat surat yang masuk dalam

perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode 1 tahun.

3
C. Mengisi lembar disposisi dokumen-dokumen

D. Mengarsipkan surat masuk

4
VI KESIMPULAN

Dengan adanya praktek kerja Instansi (PKL), kami dapat mengambil kesimpulan

bahwa kegiatan ini sangat bermanfaat bagi siswi-siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).

Pengalaman kerja yang di dapatkan akan membuat para siswa memiliki keahlian yang

profesioanl dalam bidangnya,dan mendidik parasiswa untuk memiliki rasa disiplin dan

tanggung jawab yang tinggi. Pada penjelasan sebelumnya, maka kami dapat menganbil

kesimpulan sebagi berikut:

1. Kegiatan Praktek Kejra Lapangan (PKL) bermanfaat bagi para siswa-siswi SMK

NEGERI 1 KAMPAR. Dengan adanya kegiatan praktik kerja lapangan (PKL) siswa

dituntut untuk mempunyai sikap mandiri dan mampu berinteraksi dengan orang lain

sehingga siswa diharapkan dapat memiliki keterampailan serta wawasan yang tinggi.

2. PKL dapat menunjang kami untuk menjadi tenaga kerja menengah yang ahli dan

professional dalam bidangnya. Dengan begitu kami akan mempunyai sikap yang akan

menjadi bekal dasar gambaran diri secara berkelanjutan dan dapat mengamalkan apa

yang telah diperolehnya, dalam kehidupan sehari-hari.

3. Meningkatkan, memperluas dan memntapkan keterampilan yang membentuk

kemampuan dan wawasan kami, sebagai bekal untuk lapangan kerja serta sesuai

dengan program study yang diperoleh.

4. Menumbuh kembangkan serta memantapkan pribadi pribadi kami memasuki lapangan

kerja yang sesuai dengan bidang yang diminati.

5. Memberikan kesempatan kepda kami untuk membiasakan diri pada suasana

lingkungan kerja yang sebenarnya, khususnya yang berkenan dengan disiplin.

5
VII SARAN-SARAN

 Saran Untuk Sekolah

a. Pihak sekolah terus menjalin hubungan yang lebih baik lagi dengan pihak tempat

tempat PKL sehingga diharapkan tercipta kerja sama yang lebih baik.

b. Para pembimbing PKL berperan aktif dalam berkomunikasi dan berkoordinasi

dengan pihak perusahaan guna menjalin hubungan yang baik serta aktif dalam

mendampingi siswa PKL.

c. Penyaluran program PKL harus sesuai dengan program keahlian yang dimiliki

siswa PKL.

 Saran Untuk Dinas PUPR Kabupaten KAMPAR.

Meningkatkan soslisasi atau kerja sama antara pimpinan,pegawai,dan sisa-

siswi PKL, Sehingga degan demikian mampu menumbuhkan hubungan kekeluargaan

yang harmonis dan baik. Serta memeberikan suri tauladan yasng baik kepada siswa-

siswi SMKN 1 KAMPAR.

Demikianlah saran-saran yang dapat disampaikan penulis telah melaksanakan

(PKL) Paraktek Kerja Lapangan di PUPR KABUPATEN KAMPAR. Semoga dapat

bermanfaat bagi kemajuan kantor dan pihak sekolah.