KERANGKA KERJA yang terdapat di seluruh penyelenggara layanan kearsipan

SISTEM JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL statis (institusional maupun perorangan) yang masih dalam
( SJIKN ) format konvensional tetap relevan selamanya bagi kebutuhan
Dalam Rangka informasi masyarakat, namun terdapat resiko bahwa bahan-
Penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional bahan tersebut akan semakin kurang terpublikasi karena
masyarakat sudah cenderung menggunaan Internet
1. PENDAHULUAN merupakan pilihan sarana pencarian bahan-bahan informasi,
khususnya dalam masyarakat penelitian. Semakin lama
1.1. Latar Belakang penyelenggara layanan kearsipan statis tidak mampu
merespon kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh
Semakin meluasnya ketersediaan akses ke jaringan-jaringan
teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) ini, semakin besar
komunikasi seperti Internet telah menstimulasi begitu banyak
resikonya bahwa banyak khasanah arsip yang tidak
penelitian dan pembahasaan yang positif mengenai potensialitas
tereksplorasi oleh masyarakat, yang pada akhirnya memberi
dari jaringan yang mungkin dapat meningkatkan akses ke gudang
dampak buruk terhadap kualitas penelitian. Dalam konteks
informasi. Kekuatan dari teknologi komunikasi modern telah
yang lebih besar, masyarakat tidak dapat memperoleh
membuka kemungkinan untuk mencapai tingkat koordinasi dalam
informasi utuh terhadap salah satu warisan budayanya.
mempresentasikan sumber-sumber informasi ke pengguna akhir
yang mungkin belum dimungkinkan dimasa lampau. Koordinasi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang berbasiskan
yang meningkat seperti itu akan menjadikan proses pencarian teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan para
sumber-sumber informasi dalam khasanah arsip semakin lebih pengguna dimanapun di seluruh dunia yang memiliki akses ke
mudah dan lebih efisien, dan alasan utama bagi penciptaan suatu Internet untuk mampu mengontak suatu gateway,
jaringan kearsipan nasional adalah menyediakan kemudahan bagi mengirimkan permintaan dan langsung menerima respon
para pengguna untuk mencari bahan-bahan yang mereka perlukan. yang akan memberikan semua bahan-bahan relevan yang
terdapat di semua tempat penyimpanan arsip statis di seluruh
Konsekwensi dari kesempatan tersebut juga memberi pengaruh
Indonesia. Namun demikian, teknologi informasi bukanlah
signifikan kepada penyelenggara kearsipan. Informasi mengenai
sebagai satu-satunya sarana dalam mencapai hal tersebut,
warisan masa lampau baik yang telah dipublikasikan maupun belum
katalog nasional atau informasi katalog nasional merupakan
bentuk lain dari suatu media jaringan informasi kearsipan nasional representasi yang lengkap mengenai warisan nasional dalam
dalam rangka mencapai tujuan yang sama. bentuk arsip untuk waktu yang relatif singkat, salah satu
alternatifnya adalah dengan memfokuskan digitalisasi
Dasar dari kebutuhan tersebut adalah bahwa dengan jaringan akses terhadap katalog dan indeks, bukan pada dokumennya.
jarak jauh (remote-access network) yang dirancang sedemikian
rupa sehingga pengguna dapat mengejar kepentingan dan Dengan mengkonsentrasikan pada suatu jaringan sarana temu
kebutuhan mereka akan sangat berguna bila dibangun melampaui balik, dapat dipastikan bahwa hal ini merupakan fondasi bagi
batas-batas sektoral dalam masyarakat kearsipan. Suatu pencarian suatu layanan yang luas dimasa yang akan datang, karena
terhadap naskah dari seorang politikus atau penulis, untuk bukti entri-entri dalam katalog digital memberikan sarana
dari suatu gerakan sosial, politik atau keagamaan, atau sebagai pengindeksan penting yang diperlukan untuk penyampaian
referensi untuk suatu tempat atau urusan tertentu, akan format-format digital lainnya. Alternatif lainnya, untuk
membimbing seorang peneliti ke koleksi yang disimpan dalam dokumen-dokumen yang didigitalisasi dilakukan berdasarkan
berbagai tempat penyimpanan (repositori) dari berbagai sektor yang pemilihan tema-tema tertentu, dari pada melakukan
berbeda. Keunikan dari arsip menjamin bahwa koleksi (khasanah) digitalisasi terhadap semua khasanah arsip yang ada.
dari tempat penyimpanan yang berbeda bukan duplikasi satu sama
lain, namun secara bersama-sama membentuk jalinan memori Bahan-bahan yang dimasukkan antara lain:
nasional.
 gabungan dari bahan-bahan konvensional dan
media baru, seperti, naskah, peta, gambar bergerak
dan gambar statis, rekaman suara.
1.2. Kondisi saat ini
 sumber-sumber yang diperlukan untuk keperluan
Dengan kondisi keterbatasan teknologi yang ada saat ini, masih proses belajar dan penelitian.
dirasakan sulit untuk melakukan digitalisasi terhadap semua
khasanah yang ada. Dan meskipun telah dilakukan beberapa proses Arsiparis relatif lebih lamban dalam memanfaatkan teknologi
digitalisasi bahan-bahan arsip, jumlah yang ada akan semakin informasi modern, sebagian karena keunikan dari sifat arsip,
bertambah, sehingga akan semakin sulit. Untuk memberikan
dan sebagian lagi karena begitu besarnya jumlah khasanah yang jaringan yang harus sesuai dengan database pusat
ada secara nasional. jaringan;

Kemampuan komunikasi antar data ( intercommunicability of data)
mengenai khasanah arsip merupakan tantangan pertama yang
harus dihadapi dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi,
sehingga perlu adanya kerja sama nasional dan internasional untuk
mencari solusi terhadap permasalahan ini.
 masalah-masalah teknis, termasuk masalah akses,
dan deksripsi dan kontrol saran temu balik yang
merepresentasikan koleksi-koleksi yang memiliki
pokok masalah yang berelasi dari beberapa institusi
yang berbeda;

Perlu dijajaki teknologi yang memungkinkan pencarian dapat  masalah-masalah ekonomi, seperti biaya konversi
dilakukan lintas pemilik database sarana temu balik dan sarana temu balik, input data, pemeliharaan
mengembangkan tampilan untuk pencarian yang user friendly dan database, pelatihan dan dokumentasi.
tampilan yang efektif untuk respon.
2. KERANGKA KERJA JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN
Masalah-masalah dalam penggabungan database: NASIONAL

 masalah-masalah intelektual, termasuk pengembangan 2.1. Visi

standar isi (format) sarana temu balik yang
memungkinkan sarana temu balik dari institusi yang Visi dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasional adalah, pada
berbeda tetap bekerja salam database yang sama, dan tahun 2010 layanan-layanan arsip statis di seluruh Indonesia
bahkan dapat disatukan; telah mampu memberi akses para pengguna ke khasanah
mereka. Untuk mencapai ini semua penyelenggara kearsipan
 masalah-masalah politis, termasuk menelaah masalah- statis perlu mengeksploitasi manfaat dari teknologi informasi
masalah penciptaan sarana temu balik yang dan komunikasi (TIK) semaksimal mungkin, dan
terdesentralisasi dan pemeliharaan sarana temu balik mengembangkan cara-cara dalam memberikan layanan
tersebut, serta masalah-masalah disekitar kepemilikan kepada masyarakat.
dan tanggung jawab untuk membuat katalog anggota
Informasi katalog mengenai koleksi khasanah arsip statis dan hasil ulang kebijaksanaan-kebijaksanaan mereka dalam
digitalisasi dari arsip-arsip yang dimiliki oleh para penyelenggara pengumpulan arsip-arsip statis. Kebijaksanaan-kebijaksanaan
kearsipan statis dapat dijaringkan (dihimpun) dan dimasukkan ke ini harus merefleksikan kebutuhan-kebutuhan dari berbagai
informasi khasanah arsip statis nasional yang selanjutnya dapat komunitas, yang bertujuan untuk lebih inklusif dalam segala
diakses melalui sarana temu balik konvensional ataupun dengan bidang dan menghindari eksklusivitas sosial.
memanfaatkan sarana teknologi informasi dan komunikasi
(Internet), tercakup dalam dalam hal ini adalah khasanah yang Penyelenggara kearsipan statis harus menjadi sumber utama
dimiliki Arsip Nasional RI, Badan Arsip Daerah, Kantor Arsip dari ekspertise dan advis dalam manajemen arsip yang
Kabupaten/Kota, Lembaga Pendidikan Tinggi, serta Lembaga diciptakan dalam bentuk digital, para arsiparis dan
Swasta dan Perseorangan. Ini akan memungkinkan lebih banyak admistrator dalam sektor publik akan memerlukan pelatihan
pengguna, termasuk para pengguna di luar negeri, untuk yang ekstensif dalam bidang manajemen arsip elektronik. Para
mengapresiasi kekayaan dari warisan kearsipan kita. arsiparis dan pengelolala arsip juga akan memiliki profil yang
lebih dihargai dalam organisasi dimana mereka menginduk,
Informasi koleksi khasanah arsip statis yang terjaringkan secara karena advis-advis mereka akan diminta berkaitan dengan
nasional akan mencakup bahan-bahan kearsipan dalam jumlah undang-undang mengenai Kebebasan Mendapatan Informasi,
yang sangat banyak yang diperuntukkan bagi semua kelompok dan peraturan perundang-undangan lainnya yang memberi
sosial. Ini akan memungkinkan setiap anggota masyarakat pengaruh terhadap penangangan arsip elektronik.
memainkan peran penuh dalam ‘information society' dan
'knowledge economy'. Secara lebih mendasar lagi, layanan-layanan Badan-badan kearsipan daerah, propinsi maupun
kearsipan statis harus diarahkan dalam rangka merefleksikan kabupaten/kota, harus memiliki strategi dalam bidang
diversitas budaya dan sosial dari bangsa Indonesia, sehingga akan kearsipan yang menunjukkan relevansi dari kebijaksanaan
memperkuat identitas individual dan masyarakat. Penyelenggara kearsipan nasional dalam rangka pengembangan pada level
layanan kearsipan statis harus secara aktif menarik kelompok- lokal dan regional mereka masing-masing. Dalam hubungan
kelompok sosial yang kurang terwakili ( under-represented social mereka dengan organisasi-organisasi regional lainnya,
groups) dan mempelajari kebutuhan-kebutuhan dan aspirasi- pemerintah dan non-pemerintah (swasta dan perorangan),
aspirasi mereka melalui konsultasi secara rutin. Pada saat yang mereka harus mengutamakan kepentingan arsip nasional.
sama, penyelenggara layanan kearsipan statis, harus mengkaji
Penyelenggara kearsipan statis harus terus memacu program pemerintah (swasta dan perorangan) akan
modernisasi yang komprehensif, sehingga mereka dapat dilestarikan secara aman dan disediakan bagi
berpartisipasi secara penuh dalam perubahan teknologi baru dan masyarakat dalam suatu provisi jaringan yang
cara-cara dalam memberikan pelayanan. Program-program komprehensif.
apresiasi dan publisitas yang profesional termasuk pendidikan akan
membantu peningkatan kesadaran masyarakat terhadap sektor v. Kontribusi dari lembaga kearsipan non
kearsipan. pemerintah diakui sepenuhnya.

Dari visi diatas, hasil yang akan dicapai dalam 5 tahun mendatang vi. Penyelenggara kearsipan statis dan manajemen
adalah: arsip dinamis mampu mengelola arsip untuk
penggunaan masa kini dan masa yang akan
i. Akses ke arsip-arsip statis atau warisan dokumenter datang.
lainnya yang telah didigitalisasi akan tersedia bagi
siapapun yang menginginkannya. vii. Penyelenggara kearsipan statis akan bekerja
secara lebih erat lagi dengan perpustakaan-
ii. Penyelenggara kearsipan statis akan memberikan perpustakaan, museum-museum dan sektor
layanan-layanan publik baik secara onsite maupun budaya yang lebih luas balik pada level lokal,
online, yang akan merespon sesuai dengan kebutuhan- nasional, regional dan internasional.
kebutuhan pengguna.
2.2. Payung Kebijakan
iii. Links antara arsip nasional dan universitas-universitas,
sekolah-sekolah, dan sektor-sektor pendidikan lainnya Sebagai payung kebijaksanaan mengenai Jaringan Informasi
akan semakin kuat dan akan memenuhi kebutuhan Kearsipan Nasional telah dikeluarkan Keputusan Presiden No.
para pengguna di sektor tersebut. 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Namun
demikian, kebijakan tersebut perlu ditindaklanjuti dengan
iv. Semua arsip statis dalam tempat-tempat penyimpanan suatu Rencana Tindak yang jelas. Secara implisit dapat
milik pemerintah, maupun dalam pengelolaan non-
diuraikan 6 tujuan utama dari kebijakan yang tertuang dalam Tujuan 5: Untuk memungkinkan sektor kearsipan siap
Kepres tersebut, yakni: terhadap pengolahan data elektronik yang
jumlahnya semakin meningkat.
Tujuan 1: Untuk menjamin bahwa akses langsung dan cepat ke
arsip statis, dengan cara yang sangat mudah dan Tujuan 6: Untuk memaksimalkan nilai sumber informasi yang
nyaman, diberikan kepada semua warga negara disimpan oleh sektor kearsipan.
Indonesia dan para pengguna lainnya.

Tujuan 2: Untuk memungkinkan sektor pendidikan pada semua

level mempunyai akses yang baik ke sumber-sumber 3. MODEL SISTEM JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
kearsipan nasional, sehingga kebutuhan-kebutuhan
pendidikan nasional terpenuhi. 3.1. Umum

Tujuan 3: Untuk menjamin bahwa institusi-institusi publik, pada Model SJIKN adalah sarana yang digunakan oleh para

level lokal (propinsi dan kabupaten/kota) dan nasional, penyelenggara kearsipan, terutama ANRI selaku lembaga inti,

menseleksi, melestarikan dan mengelola arsip dinamis untuk memroyeksikan bangun atau pola pendayagunaan

dan arsip statis mereka dengan baik, apapun informasi arsip dengan memperhitungkan masalah-masalah

mediumnya, sesuai dengan dengan ketentuan-ketentuan yang berkaitan dan berpengaruh terhadap kegiatan

perundang-undangan, pedoman dan standar-standar pemberdayaan arsip tersebut.

profesional yang terkait.

Dengan Model SJIKN dimungkinkan dilakukannya pendekatan

Tujuan 4: Untuk mendorong organisasi-organisasi swasta dan secara nasional, dimana beberapa elemen yang memberi

perorangan untuk mengelola arsip-arsip mereka secara sumbangan bagi pencapaian tujuan pengelolaan arsip dan

efektif, dan melestarikan arsip-arsip statis yang bernilai pendayagunaan informasinya dimasukkan dalam suatu

historis dan bila memungkinkan memberikan kemudahan kerangka kebijakan yang utuh dan dengan pelimpahan

akses publik terhadap arsip-arsip tersebut. tanggung jawab yang jelas.

Model SJIKN tidak dirancang sebagai sebuah rencana yang siap 3. Tingkat nasional, untuk menjamin pengelolaan
untuk dilaksanakan, melainkan sebagai sarana bantu untuk keseluruhan arsip kepemerintahan sebagai
melakukan pemahaman, koordinasi, dan pemantauan berbagai sebuah khasanah yang utuh dan menjamin
macam permasalahan seputar SJIKN yang harus diperhatikan oleh penggunaan bersama informasinya oleh
para penyelenggara kearsipan dalam upaya mewujudkan Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan
pendekatan yang lebih terintegrasi dalam pengelolaan arsip dan Pemerintahan, swasta dan perseorangan dalam
pendayagunaan informasinya. rangka penyelenggaraan kehidupan berbangsa
dan bernegara.
Model SJIKN diarahkan untuk mencapai tujuan peningkatan kualitas
pengelolaan arsip dan kemudahan bagi Lembaga-lembaga Negara, 4. Tingkat pengguna, untuk memelihara kesadaran
Badan-badan Pemerintahan, swasta dan perorangan dalam bahwa telah tersedia arsip kepemerintahan yang
memperoleh informasi kearsipan yang akurat dalam format yang sarat dengan informasi dan kemudahan untuk
sesuai. memanfaatkannya.

Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan adanya Penyusunan dan penyempurnaan model pengelolaan arsip
perubahan-perubahan perilaku pada: secara nasional dan pendayagunaan informasinya merupakan
tanggung jawab pemerintah yang dilaksanakan oleh ANRI.
1. Tingkat individual pengelola arsip, untuk menjamin Dalam prosesnya harus melibatkan secara aktif semua
bahwa nilai informasi arsip ditentukan dan tetap terjaga lembaga Negara, badan pemerintahan, swasta dan
saat arsip diciptakan, dipelihara dan digunakan, serta perseorangan.
disusutkan sesuai dengan sistem pengelolaan arsip
yang menjamin kelengkapan, reliabilitas dan 3.2. Elemen Model SJIKN
autentisitasnya.
Model SJIKN terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut:
2. Tingkat lembaga, untuk menjamin pelaksanaan - Pinsip-prinsip
manajemen arsip yang efektif dan efisien dalam upaya - Kebijakan
pemberdayaan arsip bagi keperluan manajemen. - Perencanaan
 - Kerja sama Prinsip-prinsip pengelolaan arsip pemerintah dan
- Standar pendayagunaan informasinya akan menjadi dasar
- Peraturan perundang-undangan penyusunan kebijakan dan pengambilan keputusan
- Sumber daya administratif serta menjadi arahan untuk
- Arsitektur teknis penyelenggaraan SJIKN nantinya.
- Infrastruktur komunikasi
- Perencanaan Prinsip-prinsip:

Hubungan di antara elemen tersebut dapat dilihat pada gambar-1.

1. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan wajib memiliki sistem
Gambar-1
pengelolaan arsip (recordkeeping system) yang
mampu menjaga reliabilitas, autentisitas, dan
kelengkapan arsip Pemerintah yang
dikelolanya.

2. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintahan wajib menyelenggarakan
manajemen arsip (records management) yang
layak guna dapat melaksanakan sistem
pengelolaan arsip (recordkeeping system)
dengan baik.

3. Arsip Pemerintah pada dasarnya terbuka

sepenuhnya untuk pengguna di lingkungan
internal pemerintah sendiri.

3.2.1. Prinsip-Prinsip
4. Arsip Pemerintah adalah aset nasional sehingga penyelenggara kearsipan statis yang memiliki
setiap Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan staf yang banyak hingga khasanah-khasanah
harus menyadari dan menjamin bahwa arsip yang yang dioperasikan oleh perorangan. Dengan
mereka kelola merupakan bagian dari khasanah khasanah yang dimiliki mulai dari yang
arsip Pemerintah yang harus dapat diketahui bersifat khusus hingga yang sangat umum.
keberadaannya dan bisa diakses serta digunakan Dan dengan struktur data yang bervariasi,
oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan mulai dari level deskripsi tunggal, hingga yang
lainnya. tersturktur dengan baik dengan sarana-sarana
temu balik multi-level.
5. ANRI selaku inti organisasi dari Lembaga Kearsipan
Nasional berhak mengakses seluruh arsip Dalam konteks pemanfaatan teknologi informasi dan
Pemerintah. komunikasi dalam pengembangan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional, beberapa hal berikut ini bersifat
6. Pengaksesan oleh pihak luar lembaga terhadap arsip prinsip :
Pemerintah yang disimpan oleh sebuah Lembaga
Negara atau Badan Pemerintahan dilakukan sesuai 1. Semua penyelenggara kearsipan statis harus
dengan peraturan yang ditetapkan oleh ANRI. terkoneksi kedalam suatu infrastruktur
jaringan nasional (national networking
7. Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan wajib infrastructure).
membuat deskripsi dan metadata dari arsip yang
mereka simpan serinci mungkin sehingga 2. Institusi-institusi besar (misalnya Badan Arsip
mempermudah teknik pengolahan informasinya dan Daerah) harus menyediakan gateway untuk
pengaksesannya. mengakses sumber-sumber kearsipan
nasional baik terhadap sarana temu baliknya
8. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional harus maupun khasanah-khasanah yang telah
merangkul semua penyelenggara kearsipan statis didigitalisasi.
secara nasional, mulai dari lembaga-lembaga
 3. Gateways ini harus memberikan pengetahuan yang bidang kearsipan yang memenuhi kepentingan
lebih banyak lagi mengenai sumber-sumber lainnya masyarakat luas di seluruh negara, dapat diandalkan dan
baik yang telah masuk pada jaringan maupun yang terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif.
belum.
Dengan demikian perlu dikembangkan sistem dan proses
4. Situs-situs yang telah terkoneksi dengan baik harus kerja yang lebih lentur dalam pengelolaan arsip untuk
bertanggung jawab terhadap hosting bagi sumber- memfasilitasi berbagai bentuk interaksi yang kompleks
sumber elektronik yang belum mampu untuk dengan masyarakat.
berkoneksi dengan jaringan nasional baik
berdasarkan kewilayahan maupun dasar-dasar Perlu dikembangkan sistem manajemen organisasi
lainnya. jaringan yang dapat memperpendek lini pengambilan
keputusan serta memperluas rentang kendali dalam
pengelolaan dan layanan arsip. Pemanfaatan kemajuan
teknologi informasi dan komunikasi diarahkan untuk
meningkatkan kemampuan menciptakan, mengolah,
mendistribusikan, menyusutkan dan memberikan layanan
informasi arsip. Oleh karena itu ketika masyarakat
mendambakan terwujudnya reformasi sektor publik,
3.2.2. Kebijakan
pemerintah harus segera melaksanakan proses
transformasi menuju ke bentuk jaringan informasi.
Perlu dimengerti bahwa kemajuan teknologi informasi yang
Melalui proses tersebut dapat membentuk jaringan
pesat serta potensi pemanfaaatannya secara luas, membuka
sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan
peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan
instansi-instansi pemerintah bekerja secara terpadu
arsip dalam volume yang besar secara cepat dan akurat.
untuk menyederhanakan akses dan layanan arsip yang
harus disediakan oleh pemerintah.
Perubahan di atas harus mampu menjawab tuntutan perubahan
secara efektif dimana masyarakat menuntut pelayanan di
Agar kebijakan pengembangan sistem jaringan informasi memfasilitasi berbagai bentuk interaksi yang
kearsipan dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu, kompleks.
maka masih diperlukan peraturan, standarisasi dan peraturan
yang konsisten dan saling mendukung.  Harus dikembangkan sistem manajemen
organisasi jaringan informasi kearsipan.
Pemerintah harus mampu memenuhi tuntutan masyarakat,
yaitu;  Pemerintah harus mampu memanfaatkan
kamajuan teknologi informasi dan komunikasi
a. masyarakat menuntut layanan arsip yang memenuhi untuk meningkatkan kemampuan mengolah,
kepentingan masyarakat luas di seluruh wilayah mengelola, menyalurkan, dan
negara, dapat diandalkan dan terpercaya, serta mendistribusikan informasi dan layanan arsip
mudah dijangkau secara interaktif. untuk publik.

b. masyarakat menginginkan agar aspirasi mereka Dengan demikian pemerintah dapat mengoptimasikan
juga diarsipkan, dengan demikian pemerintah harus pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dan
memfasilitasi dokumentasi terhadap segala bentuk komunikasi untuk mengeleminasi sekat-sekat organisasi
partisipasi dan dialog publik di dalam perumusan birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen
kebijakan negara. dan proses kerja pengelolaan arsip yang memungkinkan
instansi-insatansi pemerintah bekerja secara terpadu
Untuk menjawab tantangan tersebut di atas pemerintah pusat untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan
dan daerah harus mampu membentuk dimensi baru ke dalam layanan arsip yang harus disediakan oleh pemerintah.
organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja pengelolaan Dengan demikian seluruh lembaga-lembaga negara,
arsip yang antara lain meliputi: masyarakat, dunia usaha, dan pihak-pihak
berkepentingan lainnya dapat setiap saat memanfaatkan
 Di masa mendatang pemerintah harus informasi dan layanan arsip pemerintah secara optimal.
mengembangkan sistem dan proses kerja
pengelolaan arsip yang lebih lentur untuk
3.2.3. Perencanaan  Pembentukan jaringan informasi dan transaksi
layanan arsip yang memiliki kualitas dan
Pengembangan sistem jaringan informasi kearsipan nasional lingkup yang dapat memuaskan masyarakat
(SJIKN) merupakan bagian dari upaya untuk mengembangkan luas serta dapat terjangkau di seluruh wilayah
penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis teknologi Indonesia.
informasi dan komunikasi dalam rangka meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisien.  Pembentukan mekanisme dan sarana akses
terhadap arsip pemerintah dalam upaya
Melalui pengembangan jaringan informasi dilakukan penataan memfasilitasi publik agar dapat berpartisipasi
ulang sistem manajemen dan proses kerja pengelolaan arsip di dalam perumusan kebijakan negara.
lingkungan pemerintah pusat dan daerah dengan
mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan  Pembentukan sistem manajemen dan proses
komunikasi. Pemanfaatan teknologi iformasi tersebut kerja pengelolaan arsip yang transparan dan
mencakup dua (2) aktivitas yang berkaitan yaitu: efisien serta memperlancar pengiriman/
penerimaan dan layanan arsip antar lembaga
a. penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, pemerintah pusat dan daerah.
penyusutan, serta layanan arsip secara elektronik;
Masyarakat mengharapkan layanan arsip yang
b. pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dan terintegrasi tidak tersekat-sekat oleh batasan organsasi
komunikasi agar arsip dapat diakses secara mudah dan kewenangan birokrasi. Oleh karena itu, pelayanan
dan murah oleh masyarakat diseluruh wilayah arsip harus transparan, terpercaya, serta terjangkau oleh
negara. masyarakat luas melalui jaringan komunikasi dan
informasi, dengan mencakup:
Untuk melaksanakan maksud tersebut pengembangan jaringan
informasi kearsipan diarahkan untuk mencapai tujuan; 1. Perluasan dan peningkatan kualitas jaringan
komunikasi dan informasi kearsipan ke
seluruh wilayah negara.
 2. Pembentukan portal-portal informasi dan layanan pemerintah harus dirancang agar dapat mengadopsi
arsip yang dapat mengintegrasikan sistem kemajuan teknologi informasi secara cepat. Organisasi
manajemen dan proses kerja pengelolaan arsip di pemerintah harus berevolusi menuju organisasi jaringan,
antara instansi pemerintah terkait; sasaran ini di mana setiap unsur instansi pemerintah berfungsi
akan diperkuat dengan kebijakan tentang sebagai simpul dalam jaringan desentralisasi
keawajiban instansi pemerintah pusat dan daerah kewenangan dengan lini pengambilan keputusan yang
untuk menyediakan informasi dan layanan arsip sependek mungkin dan tolok ukur akuntasibilitas yang
secara on-line. jelas.

3. Pembentukan jaringan organisasi pendukung yang Rasionalisasi peraturan dan prosedur operasi, termasuk
menjembatani portal-portal informasi dan layanan semua tahapan perubahan, perlu diperkuat dengan
arsip tersebut di atas dengan situs dan sistem landasan peraturan dan prosedur operasi yang
pengolahan dan pengelolaan informasi yang berorientasi pada organisasi jaringan, rasional, terbuka,
terkait pada sistem manajemen dan proses kerja serta mendorong pembentukan kemitraan dengan sektor
pengelolaan arsip di instansi yang berkepentingan. swasta.
Sasaran ini mencakup pengembangan kebijakan
pemanfaatan dan pertukaran informasi arsip antar Pelaksanaan setiap strategi memerlukan kemampuan
instansi pemerintah pusat dan daerah. dalam melaksanakan transaksi, pengolahan, dan
pengelolaan arsip dalam berbagai bentuk dalam volume
4. Pembakuan sistem manajemen arsip elektronik yang besar, sesuai dengan tingkatannya. Kemajuan
untuk menjamin kelancaran dan keandalan teknologi informasi dan perkembangan jaringan
transaksi informasi antar organisasi diatas. komunikasi dan informasi memberikan peluang yang luas
bagi instansi pemerintah untuk memenuhi keperluan
Pencapaian tujuan di atas harus ditunjang dengan penataan tersebut. Untuk itu diperlukan standardisasi dan
sistem manajemen dan proses kerja pengelolaan arsip di prosedur yang berkaitan dengan interoperabilitas
semua instansi pemerintah pusat dan daerah. Penataan sistem pertukaran dan transaksi informal antar portal
manajemen dan prosedur kerja di bidang kearsipan pemerintah.
 kerja pengelolaan arsip pada instansi
pemerintah ke dalam pelyanan publik yang
3.2.4. Kerjasama terpadu, kurang mendapat perhatian.

Pada saat ini banyak instansi pemerintah pusat dan daerah  pendekatan yang dilakukan secara sendiri-
berinisiatif mengembangkan pelayanan publik, termasuk di sendiri tersebut tidak cukup kuat untuk
bidang kearsipan, melalui jaringan komunikasi dan informasi. mengatasi kesenjangan kemampuan
Inisiatif tersebut belum menunjukkan arah pembentukan masyarakat untuk mengakses jaringan
jaringan informasi yang baik. Beberapa kelemahan yang internet, sehingga jangkauan dari layanan
menonjol adalah: arsip yang dikembangkan menjadi terbatas
pula.
 pelayanan yang diberikanmelalui situs pemerintah
tersebut belum ditunjang oleh sistem manajemen Tidak terstrukturnya data dan sistem informasi kearsipan
dan proses kerja pengelolaan arsip yang efektif serta keberagaman sistem yang dimiliki terjadi hampir
karena kesiapan peraturan, prosedur dan diseluruh badan pemerintah baik tingkat pusat maupun
keterbatasan sumber daya manusia angat daerah. Hal ini akan membawa permasalahan untuk
membatasi penetrasi komputerisasi ke dalam melakukan integrasi secara menyeluruh di mana jika
sistem manajemen dan proses kerja pengelolaan dilakukan penatap-mukaan (interfacing) secara satu
arsip pemerintah. persatu akan mengakibatkan usaha yang sedemikian
besar dan sulit serta berpotensi untuk mengakibatkan
 inisatif-inisiatif tersebut merupakan upaya instansi kekacauan sistem yang lebih besar.
secara sendiri-sendiri, dengan demikian sejumlah
faktor seperti standardisasi, keamanan informasi, Integrasi sistem informasi kearsipan tidak hanya
otentikasi, dan berbagai aplikasi dasar yang menuntut adanya interkoneksi dan interoperasi data di
memungkinkan interoperabilitas antar situs secara antara sistem melainkan juga menuntut adanya integrasi
andal, aman, dan terpercaya untuk dalam proses bisnis yang berlangsung di antara sistem.
mengintegrasikan sistem manajemen dan proses Integrasi proses bisnis diperlukan untuk mengurangi
inefisiensi dan inefektivitas yang ditimbulkan sebagai beban
pekerjaan yang berlebihan dan berulang.
Selain itu integrasi sistem informasi kearsipan secara
menyeluruh juga diperlukan dalam rangka mengembangkan
sistem informasi pemerintah yang bersifat elektronis dalam
bentuk sistem jaringan informasi kearsipan.
Untuk mendukung implementasi dan operasionalisasi SJIKN
perlu kerjasama dengan membentuk simpul-simpul yang
terjaring dalam SJIKN baik dari tingkat Pemerintahan Pusat,
Pemerintahan Provinsi hingga Pemerintahan Kabupaten/Kota.
Berdasarkan pada lingkup aplikasi dan manfaat yang akan
didapat, penerapan SJIKN akan sangat tergantung hubungan di
antara lembaga pemerintah, antara lembaga pemerintah dan
masyarakat serta pemerintah dan dunia usaha. Keberhasilan
penerapan SJIKN akan sangat bergantung kepada keberhasilan
dalam membangun infrastruktur sistem informasi kearsipan
sebagai wahana utama yang akan menjadi landasan kerja
secara teknis bagi SJIKN.
3.2.5. Standar dan Peraturan Perundang-Undangan
Upaya untuk menjalankan sistem jaringan informasi
kearsipan nasional tanpa dukungan yang memadai, akan
mengalami kegagalan yang tidak hanya menimbulkan
pemborosan namun juga menghilangkan kepercayaan
masyakarat. Disamping itu, data arsip memiliki beberapa
atribut yang bersifat khusus, antara lain:
 bersifat multi level
 bergantung pada konteks (context dependent)
 bervariasi secara struktur (structurally variable)
 memerlukan interpretasi bagi mereka yang
bukan bidangnya (non-specialist) melampaui
batas-batas sektoral dimanapun
keberadaannya.
Oleh karena itu perlu dibakukan sejumlah pengaturan
sebagai berikut;
 Standar yang berkaitan dengan interoperabilitas
pertukaran dan transaksi informasi arsip antar
instansi pemerintah.
 Standar dan prosedur yang berkaitan dengan
manajemen dokumen dan arsip elektronik,
serta standar metadata yang memungkinkan
 pemakai menelusuri informasi tanpa harus semakin tergantung pada pengadopsian standar dan
memahami struktur informasi pemerintah. protokol yang mendukung interoperabilitas
 Peraturan pengamanan informasi arsip serta antar-lembaga.
pembakuan sistem otentikasi dan public key
infrastructure (PKI) untuk menjamin keamanan Interoperabilitas tidak hanya mencakup interoperabilitas
informasi dalam penyelenggaraan transaksi dengan teknis melainkan juga interoperabilitas fungsional yang
pihak-pihak lain, terutama yang berkaitan dengan memungkinkan pengguna untuk menggunakan sistem
kerahasiaan informasi dan transaksi finansial. yang berbeda namun dengan cara yang tampak sama.
 Standar kualitas dan kelayakan sistem pengelolaan ANRI bekerjasama dengan instansi-instansi terkait akan
arsip pemerintah. menyusun sejumlah standar di bidang kearsipan. Standar
 Peraturan tentang kelembagaan dan kewenangan yang perlu disusun di antaranya adalah;
yang berkaitan dengan pengelolaan dan pemanfaatan
informasi arsip yang dimiliki pemerintah. Pengaturan - Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas

ini harus mencakup batasan tentang hak masyarakat - Standar Metadata Kearsipan

atas informasi arsip, kerahasiaan dan keamanan - Standar Tesaurus Kearsipan (Fasilitatif/Administratif)

informasi arsip pemerintah, serta perlindungan - Pedoman Penyusunan Tesaurus Kearsipan

informasi arsip yang berkaitan dengan masyarakat. (Substantif/Fungsional)

 Persyaratan sistem manajemen dan proses kerja - Pedoman/Kriteria Penentuan Arsip yang Memiliki Nilai

pengelolaan arsip, serta sumber daya manusia yang Guna Sekunder

diperlukan agar arsip pemerintah dapat berfungsi - Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip Dinamis

secara optimal dan mampu berkembang ke tingkat - Jadwal Retensi Arsip (Fasilitatif/Administratif)

pemanfaatan yang lebih baik. - Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

(Substantif/Fungsional)
Dengan pesatnya perkembangan otomasi di bidang kearsipan
- Pedoman Penyusunan Klasifikasi Keamanan dan Akses
dan juga infrastruktur jaringan komunikasi data di dalam
Arsip Dinamis
maupun antar-lembaga, keberhasilan pelaksanaan SJIKN akan
- Pedoman Tata Cara Pengendalian, Penyimpanan, dan
Penggunaan Arsip Aktif
- Pedoman Tata Cara Penyimpanan dan Penggunaan Arsip Selain menyusun dan mengubah peraturan perundangan
Inaktif yang dibutuhkan, ANRI juga perlu untuk mengeluarkan
- Pedoman Preservasi Arsip Statis pedoman-pedoman hukum yang akan digunakan seluruh
- Pedoman Penilaian dan Akuisisi Arsip Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan dalam
- Standar Deksripsi Arsip Statis melaksanakan SJIKN.
- Pedoman Kontrol Fisik Arsip Statis yang Masih Berada di
Lembaga Pencipta Arsip Secara umum hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
- Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis kaitannya dengan hukum adalah;
- Pedoman Pengelolaan Arsip Elektronik
- Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan 1. Hak akses terhadap arsip Pemerintah berikut

Kearsipan pendayagunaan informasinya

- Pedoman Pengawasan Kearsipan 2. Perlindungan arsip

- Standar Prasarana dan Sarana Kearsipan 3. Pengawasan dan pertanggungjawaban isi

informasi arsip
Sedangkan untuk standar teknologi informasi dan komunikasi
4. Hak intelektual
yang digunakan untuk penyelenggaraan SJIKN mengikuti
5. Sekuriti dan enkripsi
standar nasional maupun internasional yang telah ada.

Seluruh peraturan perundang-undangan yang berkaitan

3.2.6. Sumberdaya
dengan SJIKN hendaknya diinventarisir dan dikaji secara
seksama untuk melihat posisi hukum SJIKN sekaligus sebagai
Meskipun pengertian sumber daya bisa mencakup
bahan masukan bagi pengubahannya atau penyusunan
infrastruktur, aplikasi dasar, dan data kearsipan, namun
peraturan perundangan yang baru jika memang dibutuhkan.
sumber daya manusia adalah sumber daya utama yang
Untuk melaksanakannya, ANRI perlu bekerjasama dengan
harus mendapatkan perhatian utama. Semua prasarana
instansi terkait.
baik berbentuk perangkat keras dan perangkat lunak
diperlukan untuk mendukung pengelolaan, pengolahan,
transaksi, dan penyaluran arsip; baik antar back-office,
antar protal pelayanan publik dengan back-office, maupun format data yang berlaku sekarang. Namun format data
antar portal pelayanan publik dengan jaringan internet, secara secara umum tetap harus dapat ditetapkan untuk
andal, aman, dan terpercaya. mencegah agar tidak terjadi ketimpangan dalam
penerapan teknologi berbeda.
Dalam perangkat lunak terkandung pula infostruktur ( content)
yang akan mengarah pada tiga hal utama yaitu: Restrukturisasi sistem basis data dalam konteks struktur
data SJIKN akan mencakup pembenahan struktur data di
1. Penetapan interoperabilitas data kearsipan mana akan ditetapkan sistem informasi dasar sebagai
data primer dan menjadi data kunci bagi pembangunan
2. Restrukturisasi data kearsipan secara nasional data lain. Dengan metode ini dapat terjamin penyediaan
dan pemanfaatan data kearsipan secara universal,
3. Pembangunan pusat-pusat data kearsipan di
seragam, akurat dan aman serta efektif dan efisien.
tingkat nasional, propinsi dan kabupaten/kota.

Dengan model struktur basisdata kearsipan sampai

Pembangunan infostruktur (content) memiliki tujuan untuk
kaupaten/kota maka di setiap daerah tingkat
menselaraskan seluruh basis data arsip yang ada selama ini
kabupaten/kota mulai dapat terbentuk pusat-pusat data
guna dimanfaatkan secara optimal. Hal ini terkait erat dengan
kearsipan yang akan dapat menjadi data kearsipan umum
telah menjadi prasyarat utama dalam bentuk keteraturan
bagi seluruh sistem informasi kearsipan pemerintah
struktur data yang harus dapat diterapkan sebelum sistem
berbasis elektronik yang berada di daerahnya. Dengan
informasi pemerintah berbasis elektronik dibangun.
menggunakan pusat data kearsipan daerah
kabupaten/kota yang sama akan menjamin ketersediaan
Penetapan interoperabilitas data kearsipan akan mencakup
data kearsipan yang seragam untuk seluruh instansi.
format data standar yang dapat dipertukarkan. Namun dalam
perkembangannya format data standar tidak lagi menjadi
Sumber daya manusia (brainware) baik sebagai
suatu hal yang bersifat vital mengingat dengan kemajuan
pengembang, pengelola maupun pengguna jaringan
teknologi yang ada telah dapat dilakukan pengintegrasian
informasi kearsipan merupakan faktor yang turut
seluruh sistem secara utuh dengan tetap mempertahankan
menentukan bahkan menjadi kunci keberhasilan
pelaksanaan dan pengembangan jaringan informasi. Untuk itu 4. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
perlu upaya peningkatan kapasitas SDM dan penataan dalam teknologi informasi dan komunikasi bagi
pendayagunaannya, dengan perencanaan yang matang dan aparat pelaksana yang menangani kegiatan
komprehensif sesuai dengan kebutuhan, serta pelaksanaanya bidang kearsipan dan aparat yang bertugas
dilakukan melalui jalur pendidikan formal dan non formal, dalam memberikan layanan arsip kepada
maupun pengembangan standar kopetensi yang dibutuhkan publik.
delam pengembangan dan implementasi SJIKN.
5. Peningkatan kapasitas penyelenggaraan
Upaya pengembangan SDM yang perlu dilakukan untuk pendidikan dan pelatihan kearsipan jarak jauh
mendukung SJKN adalah: dengan memanfaatkan teknologi informasi
dan komunikasi.
1. Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang
pentingnya informasi arsip serta pendayagunaan 6. Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja
teknologi informasi dan komunikasi. aparat pemerintah yang mendukung
pelaksnaan jaringan informasi kearsipan
2. Pemanfaatan sumber daya pendidikan dan pelatihan nasional.
termasuk perangkat teknologi informasi dan
komunikasi secara sinergis. 7. Peningkatan motivasi melalui pemberian
penghargaan apresiasi kepada seluruh SDM
3. Pengembangan pedoman penyelenggaraan bidang kearsipan.
pendidikan dan pelatihan sistem kearsipan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi bagi lembaga Setiap perubahan berpotensi menimbulkan
pemerintah agar hasil pendidikan dan pelatihan ketidakpastian. Oleh karena itu pengembangan SJIKN
tersebut sesuai dengan kebutuhan pengembangan perlu direncanakan dan dilaksanakan secara sistematik
dan pelaksanaan jaringan informasi kearsipan melalui tahapan yang realistik dan sasaran yang terukur,
nasional. untuk itu perlu dilaksanakan:
 1. Pembuatan sistem kearsipan yang berbasis Lebih jauh perlu dilakukan pengubahan situasi kerja dari
teknologi informasi dan komunikasi di setiap situasi di mana para pegawai pemerintah dalam
lembaga yang dapat beroperabilitas dan memproses informasi kearsipan kurang bisa berpikir
berinteraktif. kritis karena sangat terpaku pada kegiatan teknis
pemrosesan ke situasi yang memungkinkan para pegawai
2. Penyiapan SDM. leluasa untuk berpikir kritis sementara pekerjaan teknis
diserahkan kepada teknologi yang saat ini semakin
3. Penyiapan sarana akses yang mudah. canggih dan pintar

Menghadapi dunia yang semakin terbuka dan kompetitif saat Arsiparis selaku pegawai pemerintah yang memiliki
ini, manajemen nasional harus memiliki kemampuan untuk kewenangan sekaligus kewajiban mengelola arsip
senantiasa bisa melakukan penyesuaian secara cepat pemerintah perlu secara lebih aktif diperkenalkan dengan
berdasarkan masukan informasi arsip yang akurat, karena itu pengetahuan dan ketrampilan manajemen informasi
pemerintah membutuhkan sumber daya manusia yang terdidik secara lebih luas dan mendalam. Di antaranya dapat
dan terlatih dalam hal pengelolaan dan pemanfaatan informasi, dilakukan melalui upaya penyelenggaraan diklat dan
termasuk informasi kearsipan. seminar manajemen informasi bagi arsiparis.

Menyimak kondisi yang ada sekarang ini, perlu dilakukan
pengubahan sikap pegawai pemerintah terhadap arsip dan
informasinya. Perlu disadarkan bahwa informasi arsip tidak
habis sekali pakai, diciptakan dan dimusnahkan pada akhir
proses kegiatan dari masing-masing unit kerja, melainkan
arsip merupakan aset nasional pemerintah yang dibutuhkan
untuk membantu keseluruhan aparatur pemerintah agar bisa
bekerja lebih cermat dan efektif, dan dengan demikian akan
lebih meningkatkan produktivitas masing-masing lembaga dan
produktivitas nasional pada akhirnya.
Selain para arsiparis, pengetahuan tentang manajemen
informasi dan pengelolaan arsip serta informasinya juga
perlu dimiliki oleh para pejabat senior yang memiliki
kewenangan untuk membuat keputusan-keputusan
strategis.
Mengingat bahwa teknologi informasi dan komunikasi
berubah sangat cepat dari waktu ke waktu, maka
pengetahuan dan ketrampilan pegawai pemerintah di
 bidang teknologi dan manajemen informasi harus sering Pada arsitektur teknis SJIKN dalam kaitannya dengan
diperbaharui pula. pengaksesan arsip dan informasinya perlu diperhatikan
beberapa masalah sebagai berikut;
3.2.7. Arsitektur Teknis
1. Visibilitas;
Selama ini arsip dinamis suatu Lembaga Negara atau Badan
Pemerintahan masih dikelola secara terpisah-pisah oleh Arsip yang dikelola oleh sebuah Lembaga Negara atau
masing-masing unit kerja, belum dikelola sebagai satu Badan Pemerintahan harus dibuat senyata mungkin
kesatuan khasanah arsip lembaga. Selain itu pengelolaan arsip
agar bisa diketahui keberadaanya oleh Lembaga
yang ada lebih berupa kegiatan penataan fisik/media arsip,
Negara atau Badan Pemerintahan lainnya. Untuk itu
belum pada pengelolaan informasinya. Dengan semakin
Lembaga Negara (LN) atau Badan Pemerintahan (BP)
berkembangnya kesadaran bahwa hakekat arsip adalah
informasi serta pentingnya nilai guna informasi kearsipan bagi perlu untuk mempresentasikan informasi tentang

manajemen, pendekatan terhadap pengelolaan arsip mulai khasanah arsipnya dan menyediakannya untuk
bergeser dari pengelolaan arsip yang sifatnya terpisah-pisah diakses oleh LN & BP lainnya secara mudah. Ada dua
menjadi terintegrasi dan pengelolaan terhadap informasi arsip hal yang perlu dilakukan berkenaan dengan hal
mulai disadari arti pentingnya. tersebut; pendeskripsian arsip (termasuk
metadatanya) dan mekanisme penemuan arsipnya.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat semakin
mendukung cara pendekatan baru tersebut. Penggabungan
2. Aksesibilitas;
teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan pengelolaan
arsip dan penggunaan informasinya mampu mengatasi
Arsip yang dikelola oleh sebuah Lembaga Negara atau
masalah ruang dan waktu, yang memang selama ini
Badan Pemerintahan tidak hanya sebatas diketahui
merupakan kendala utama dalam upaya mencapai pengelolaan
arsip dan pendayagunan informasinya secara efektif dan keberadaannya saja, melainkan juga bisa diakses

efisien. pada saat ia dibutuhkan.


3. Interoperabilitas;
Ketika arsip pemerintah beserta informasinya bisa diakses,
ia juga harus tersaji dalam format yang siap untuk
diproses-ulang dengan informasi lain yang tersaji dengan
format yang berbeda dalam upaya untuk mendapatkan
informasi baru.
Dalam kaitannya dengan deskripsi dan metadata arsip,
perlu disusun tesaurus umum kearsipan yang akan
digunakan bersama oleh seluruh Lembaga Negara dan
Badan Pemerintahan. Sedangkan untuk tesaurus
substantif/fungsional dapat disusun oleh masing-masing
instansi dengan bimbingan dan konsultasi dari ANRI.
Beberapa bentuk cara akses dan pelayanan informasi
yang dapat digunakan diantaranya;

4. Mekanisme yang transparan dan terintegrasi; 1. Kontak personal.

2. Akses telepon suara.
Agar arsip dan informasinya lebih visibel, bisa diakses dan 3. Akses on-line.
interoperabel, maka diperlukan adanya mekanisme yang 4. Konferensi-video.
transparan dan terintegrasi yang memungkinkan semuanya
Untuk melaksanakan model jaringan informasi kearsipan
itu.
nasional dan menjamin keterpaduan sistem pengelolaan

Strategi akses pada arsitektur teknis SJIKN, dengan dan pengolahan dokumen dan informasi elektronik,

memperhatikan empat hal tersebut di atas, terdiri dari dalam hal ini arsip, dalam rangka pengembangan

elemen-elemen; pelayanan publik yang transparan, pengembangan

1. Pembuatan deskripsi dan metadata unit arsip pada semua
tingkatan.
2. Penemuan dan penggunaan arsip beserta informasinya.
3. Sarana komunikasi.
jaringan informasi kearsipan pada setiap instansi harus
berorientasi pada struktur kelembagaan (gambar-2) dan
arsitektur teknis SJIKN (gambar-3 dan gambar 4).
Struktur kelembagaan SJIKN terdiri dari beberapa lapis

4. Titik akses lokal. struktur, yakni:

1. Arsip Nasional R.I. – berperan sebagai pusat penyaji, dan pengelola bahan kearsipan dari
jaringan informasi kearsipan nasional juga masing-masing lembaga swasta atau
bertindak sebagai pengelola, penyedia, penyaji, perseorangan yang bersangkutan.
advisor maupun supervisor kearsipan nasional.
Dalam pengembangan jaringan kearsipan nasional
2. Badan Arsip Provinsi – yaitu badan ditingkat mungkin terdapat banyak pendekatan teknologis yang
provinsi yang terjaring dalam jaringan informasi dapat diterapkan. Pendekatan pertama adalah semua
kearsipan sebagai penyedia, penyaji, dan pengelola tempat penyimpanan arsip statis yang berencana untuk
bahan kearsipan dari unit yang berada pada wilayah menjadikan khasanah arsip statisnya dapat diakses oleh
kerjanya. para pengguna yang terjaring, menggabung ke Internet
dengan jalan membangun situs web mereka sendiri atau
3. Kantor Arsip Kabupaten/Kota – yaitu kantor di menempatkan data pada situs induk (Arsip Nasional).
tingkat kabupaten/kota yang terjaring dalam Pendekatan ini memiliki keuntungan karena relatif
jaringan informasi kearsipan sebagai penyedia, mudah, dan menerapkan teknologi yang relatif sudah
penyaji, dan pengelola bahan kearsipan dari unit dipahami oleh para para pengguna yang telah biasa
yang berada pada wilayah kerjanya. menggunakan web browsers. Pada hakekatnya semua
situs dapat dikembangkan oleh masing-masing
4. Lembaga Pendidikan Tinggi (University Archives) – penyelenggara kearsipan statis sesuai dengan
yaitu lembaga di tingkat perguruan tingi yang keinginannya. Ini merupakan salah satu bentuk jaringan
terjaring dalam jaringan informasi kearsipan yang dapat dibangun bila tidak ada suatu rencana
sebagai penyedia, penyaji, dan pengelola bahan pembangunan atau investasi secara nasional.
kearsipan dari unit yang berada di lingkungan
perguruan tinggi yang bersangkutan. Namun demikian, Internet kadangkala tidak dapat
diprediksi dan diandalkan. Waktu respon sangat
5. Lembaga Swasta dan Perseorangan – yaitu lembaga bervariasi tergantung pada tingkat kesibukan lalu lintas
swasta dan atau perseorangan yang terjaring dalam sistem tersebut saat melaksanakan suatu perintah
jaringan informasi kearsipan sebagai penyedia, pencarian. Penampilan dari masing-masing situs dan
cara bagaimana informasi yang miliki dibangun didalamnya dapat memungkinkan para pengguna untuk mengontrol
akan berbeda-beda, dan ini dapat mengakibatkan koordinasi fokus geografi dari pencarian mereka (misalnya untuk
tidak berlangsung secara efektif. Dan mungkin hanya sedikit mencari bahan-bahan mengenai subjek tertentu dalam
pedoman bagi pengguna dalam mencari suatu sumber tepat-tempat penyimpanan arsip yang terdapat di dekat
informasi yang relevan. Para pengguna mungkin akan tempat tinggal mereka). Disamping itu, mungkin
disuguhkan dengan suatu gambaran khasanah arsip statis diperlukan membangun suatu deksripsi yang baru dan
yang bervariasi secara nasional dan terpaksa harus mendatangi meretrokonversi sarana-sarana temu balik lama agar
beberapa situs dalam rangka mencari informasi mengenai sesuai dengan standar internasional yang diterapkan,
suatu kategori bahan tertentu: untuk pencarian yang misalnya ISAD(G).
komprehensi mereka bahkan harus mendatangi ratusan situs
yang berbeda. Disamping itu, tempat-tempat penyimpanan Masalah utama lainnya berkaitan dengan pendekatan
mungkin menggunakan berbagai interface yang beragam tersebut adalah, bilamana masing-masing tempat
untuk sarana temu balik (finding aids) mereka, dan mungkin penyimpanan (repositori) berkembang sendiri-sendiri,
pengguna juga harus membutuhkan pedoman dan bantuan simpul tersebut akan tergantung pada infrastruktur lokal
dalam menggunakannya. Biaya untuk membangun sarana lokal yang bervariasi, dan tidak mencerminkan suatu tujuan
seperti ini, tentu saja, bervariasi dari satu lokasi ke lokasi nasional yang tunggal. Bila hal ini telah dimulai dari awal,
lainnya, tergantung pada sifat dari tampilan pelayanan maka akan sulit untuk memperbaiki (merenovasi) dan
pencarian, kemudahan penggunaan, kualitas fasilitas bantuan meningkatkan jaringan kesuatu bentuk infrasturktur yang
secara online, stuktur sarana temu balik, dan jenis koneksi konsisten.
jaringan yang digunakan (misalnya, dial-up atau dedicated
line). Pendekatan kedua, adalah pengaksesan melalui suatu
gerbang pusat (central gateway) untuk berbagai anggota
Dalam lingkungan seperti itu, adalah sulit, atau bahkan tidak jaringan lainnya. Pendekatan ini memberikan keuntungan
mungkin, untuk membangun suatu katalog bersama ( inter- bagi pengguna potensial karena layanan-layanan dan
operable catalogues) yang dapat mendukung suatu titik akses sumber-sumber yang tersedia di seluruh jaringan dapat
tunggal (single point of access) ke semua sarana temu balik dikembangkan dnegan suatu standar yang konsisten baik
arsip statis dan untuk memberikan fasilitas-fasilitas yang dari sisi kualitas maupun dari sisi formatnya, serta dapat
disampaikan dan diakses melalui suatu jarangan yang dapat
diprediksi dan andal (predictable and reliable network).
Jaringan tersebut dapat terdiri dari suatu central gateway, yang
terbuka dengan jaringan publik yang lebih luas, dengan link ke
server-server yang terdapat di beberapa simpul pusat dan
daerah sebagai institusi yang ikut serta menyumbang data,
beberapa tempat penyimpanan (anggota jaringan) dapat me-
link-kan server mereka secara langsung ke gerbang pusat
tersebut. Gerbang pusat dapat juga memberikan suatu pilihan
pencarian yang lebih fleksibel sehingga memungkinkan para
pengguna untuk membuat pencarian-pencarian mereka
sendiri.
Pembangunan suatu jaringan terstruktur tergantung pada
tindakan komunitas yang terpusat dan suatu perencanaan yang
matang baik pada tahap sebelum jaringan tercipta maupun
setelah ada jaringan (pre and postnetwork stages). Syarat-
syarat keanggotaan perlu dibuat dalam rangka mengatur
kewajiban-kewajiban anggota dan mengesahkan penggunakan
jaringan. Standar-standar dan protokol-protokol merupakan
hal yang penting dalam membangun jaringan layanan seperti
ini. Ini mencakup standar infrastruktur seperti jenis router atau
switch yang akan dipergunakan, standar jaringan, serta
standar data yang akan disumbangkan oleh masing-masing
tempat penyimpanan (anggota jaringan). Bila telah terbangun,
spesifikasi jaringan perlu dipantau sehingga begitu terdapat
perubahan-perubahan dan kemungkinan munculnya teknologi
baru, spesifikasi yang ada dapat ditingkatkan (upgraded).
Selain itu, jika protokol dan standar-standar telah
disetujui, para peserta jaringan dituntut untuk
mentaatinya dan meningkatkannya.
Masing-masing tempat penyimpanan arsip statis
(anggota jaringan) akan mensuplay data ke server wilayah
(regional server) yang memadai, dimana ia akan di-
mounted dengan suatu mesin pencarian (search engine)
sendiri. Data dapat dimasukkan pada level khasanah
(koleksi) atau level item, tergantung dari strategi yang
dikehendaki dan ketersediaan data pada masing-masing
institusi (namun sasaran akhirnya adalah me-mounting
data level item dari semua khasanah), dan ditambahkan
secara progresif bilamana isinya tersedia. Adalah penting
bagi anggota jaringan yang menyumbang data ke
jaringan untuk melakukan hal tersebut sesuai dengan
standar-standar yang telah disepakati.
Gambar-2
Gambar-3
Gambar-4 3.2.8 Infrastruktur Akses Lokal dan Komunikasi

Dalam penerapan SJIKN dibutuhkan infrastruktur yang

memadai untuk mencapai hasil yang diharapkan. Hal ini
disebabkan karena pada prinsipnya SJIKN adalah
perubahan proses dari suatu kegiatan yang biasanya
dilakukan secara manual kemudian berubah secara
elektronis dalam suatu jaringan. Hal yang harus
diperhatikan adalah kenyataan bahwa keberhasilan SJIKN
akan sangat dipengaruhi oleh back office system yang
dimiliki oleh lembaga, apakah telah tersedia secara
lengkap? Apakah data telah terstruktur dengan baik?
Apakah seluruh sistem telah terintegrasi dengan baik?
Seluruh jawaban atas pertanyaan tersebut akan
mempengaruhi keberhasilan penerapan SJIKN.

Dengan fungsi yang sedemikian strategis maka faktor

keamanan dari SJIKN menjadi hal yang sangat kritis. Dari
besar nilai informasi yang dihasilkan oleh teknologi
informasi, dapat dirasakan kebutuhan akan adanya suatu
sistem pengamanan sistem yang handal. Seperti halnya
nilai transaksi yang dilakukan oleh dunia perbankan, data
kependudukan, data kepemilikan atas tanah, kendaraan,
dan beragam data serta arsip lainnya baik yang bersifat
pribadi maupun publik telah menjadi aset yang
sedemikian penting baik bagi pihak pribadi, pemerintah
maupun swasta.
Untuk menjaga aset yang sedemikian berharga dibutuhkan 3.2.9. Pengguna
upaya maksimal untuk melindungi dan memanfaatkan seluruh
sumber daya informasi arsip yang dimiliki agar diperoleh nilai Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa tujuan dari
informasi arsip terbaik secara efektif dan efisien. pembangunan SJIKN adalah terselenggaranya suatu
sistem nasional pendayagunaan bersama informasi
Perlu juga untuk mendapatkan perhatian yang sangat serius kearsipan secara terpadu dan berkesinambungan
bahwa arsip harus mendapatkan perlindungan secara memadai sekaligus merupakan sarana pemberian layanan
sehingga dapat dikendalikan secara benar dan tidak informasi kearsipan secara mudah, cepat, dan akurat
dimanfaatkan untuk ha-hal yang bertentangan dengan norma kepada pengguna dengan dukungan teknologi
yang berlaku umum. Perlindungan harus dapat diterapkan komunikasi dan informasi. Tujuan tersebut secara jelas
secara menyeluruh terhadap sistem informasi dan seluruh menyatakan bahwa penyelenggaraan SJIKN berorientasi
teknologi yang berhubungan baik secara langsung maupun pada terpenuhinya kebutuhan dan kepuasan pengguna.
tidak.
Pengguna SJIKN bisa instansi pemerintah, lembaga
Untuk mencapai tujuan sebagaimana yang diharapkan, SJIKN swasta, perseorangan atau masyarakat bahkan dari
haruslah mampu untuk menjamin penyajian informasi yang komunitas dunia internasional. Pengguna yang semakin
ditujukan kepada pengguna dengan memenuhi kriteria sadar akan hak-haknya dan beragamnya latar belakang
informasi yang disyaratkan dan terukur melalui indikator- kebutuhan akan informasi arsip menjadikan semakin
indikator pencapaian tujuan utama. Agar dapat terlaksana kompleksnya permasalahan di seputar layanan kepada
haruslah dilakukan melalui pembentukan dan pelaksanaan pengguna dan juga semakin luas jangkauan wilayah
suatu sistem proses dan kontrol terbaik yang akan domisili pengguna yang harus dilayani. Di sisi lain
mengarahkan dan memonitor setiap penyajian informasi agar pengguna mengharapkan layanan informasi arsip yang
sesuai dengan nilai manfaat dari informasi arsip yang terintegrasi tidak tersekat-sekat oleh batasan organisasi
disajikan. dan kewenangan birokrasi.
4. PENUTUP

Pembangunan suatu Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

merupakan secara teknis dimungkinkan (feasible) namun terdapat
masalah-masalah yang menyangkut finansial, teknis dan substantif
yang harus dipertimbangkan secara matang. Suatu Jaringan
Kearsipan Nasional tidak tercipta dengan sendiri hanya dengan
menggabungkan database atau katalog khasanah kearsipan yang
ada di masing-masing anggota jaringan. Banyak hal yang harus
disinkronisasikan dan distandarkan terlebih dahulu, dan untuk ini
perlu adanya koordinasi dan partisipasi aktif dari semua pihak yang
terlibat.

Bagian ini hanya penyempurnaan dan pematangan model dari suatu

simpul jaringan informasi kearsipan nasional. Untuk implementasi
jaringan yang sebenarnya, perlu dibuat suatu disain induk ( grand
design) yang melingkupi penelaahan mendalam semua aspek yang
terkait dan perencanaan semua tahap-tahap pembangunan hingga
ke rencana tindak yang tegas dan lengkap.